UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS DEPARTAMENTO DE PRCTICAS ESTUDIANTILES EN LA COMUNIDAD PROPECPRCTICA INTEGRADA GRUPO 8

ESTUDIO ECONMICO, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO-CONTABLE DE LA DIRECCIN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIN DE JALAPA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIN DE JALAPA

REA FINANCIERO-CONTABLE

TOMO III

GUATEMALA MAYO 2,011

MANUAL AUDITORA

REVISADO Y APROBADO POR:

Licenciada Luz Mara Urcuyo Mendoza

REA DE ECONOMA

____________________________

Licenciada Hilda Patricia Glvez Morales

REA DE ADMINISTRACIN

____________________________

Licenciado Baudilio Barrillas

REA DE AUDITORA

____________________________

INTEGRANTES

REA DE ECONOMA

NOMBRE GARCA RAMREZ JOS DE LA CRUZ GUZMN LVAREZ WILLIAN ANBAL REA DE ADMINISTRACIN

CARN 198316592 200612121

MENA OLIVA FLOR DE MARA ZUIGA RUIZ JOS ROBERTO ROBLEDO OROZCO MARCO GEOVANY SOLS CORTEZ LUIS FRANCISCO PALMA CASTAEDA ANA VICTORIA FERNNDEZ RIVAS JOS MANUEL GUEVARA DAZ MILDRED ROSSIBEL MONZN ESCOBAR HEYDY SUSANA FIGUEROA MAYORGA MNICA CARLOTA MARTNEZ PREZ JACQUELINE ISABEL CONTRERAS RUCAL CRISTIAN HUMBERTO HERNNDEZ LPEZ SILVIA SUCELY PAREDES CARBALLO EDVIN FERNANDO ROSALES MURALLES CARLOS EULICES VILA VILLAGRAN MARIELA ALEJANDRA OSORIO DE COTZOJAY FELIPA IRACEMA

200319043 200319251 200413306 200413623 200414241 200414262 200414346 200414370 200414386 200414413 200414586 200414725 200414796 200414801 200414888 200419207

REA DE AUDITORA

NOMBRE HERNNDEZ MARTNEZ FREDY RAMFER XOCOXIC CHVEZ SONIA LISSET SALGUERO RECINOS MELVIN ANTONIO MONTERROSO MARIO ALEXANDER SICAJAN RUCUCH SANTOS OTONIEL VALIENTE VANEGAS JOS ADALBERTO FLORES ROJAS ARISTIDES ESTUARDO GUZMN DURAN KELVIN GMEZ ROMPICH NORA ISABEL LIMA MORALES SELVIN ADOLFO MORALES GMEZ WILSON EDUARDO LPEZ XEC ALXIT JANET SINCAL LPEZ BAYRON ESTUARDO CHVEZ ALVAREZ VERNICA EMILIA TAQU LPEZ LUIS ANTONIO REYES MEJA JOS DONALDO QUEM POROJ TANO GONZALO ZEPEDA CENTES DAVID ALEJANDRO AMBROCIO SAMAYOA ILEANA DE JESS RUIZ ALONZO FRANK GERSSON BMACA FLORES WENDY DMARIS LPEZ US JOSUE EZEQUIEL CRUZ PAIZ MADELAINE AYM MAZATE HUIX NERY GABRIEL MEJA CHUMIL OSCAR BORIS

CARN 200314442 200314556 200314611 200314707 200314843 200314860 200314927 200314995 200315093 200315166 200315176 200315188 200315259 200315343 200315445 200315460 200315498 200315549 200315581 200315640 200315690 200316077 200316087 200316148 200415148

NDICE

Pgina INTRODUCCIN OBJETIVOS DEL MANUAL Objetivo General Objetivos Especficos NORMATIVA DE APLICACIN GENERAL DISPOSICIONES LEGALES Antecedentes INFORMACIN GENERAL DEL MANUAL Procedimiento No.1 Elaboracin De Caja Fiscal Procedimiento No.2 Elaboracin De Conciliaciones Bancarias Procedimiento No.3 Generacin De Comprobante nico De Registro ANEXOS i 1 1 1 2 3 3 5 6 12 19

INTRODUCCIN

Para entidades del sector gubernamental, es importante contar con una herramienta de apoyo que contenga los elementos bsicos para realizar sus actividades de manera ordenada, eficiente y eficaz; por lo tanto, se establece el presente Manual de Normas y Procedimientos, aplicables a Caja Fiscal, Conciliaciones Bancarias y Comprobante nico de Registro. Este manual

propiamente dicho es de gran importancia para la Direccin Departamental de Educacin de Jalapa, ya que establece los lineamientos que se deben seguir para que los procedimientos sean adecuados.

Dentro de las actividades del Departamento Administrativo Financiero de sta Institucin, la Coordinacin de la Seccin Financiera ha elaborado el Instructivo para la elaboracin de Conciliaciones Bancarias, con el propsito de contar con un documento que apoye al eficaz desempeo de quienes participan en los procesos de la conciliacin bancaria de los ingresos y egresos de los recursos de esta Direccin Departamental de Educacin.

Se pretende que el presente documento sea una herramienta til para el personal adscrito al rea de Contabilidad, responsable de la integracin, evaluacin y conciliacin de la informacin contable requerida para alcanzar los objetivos y acciones propuestos.

Con el siguiente manual se pretende dar a conocer a la Direccin y personal administrativo el proceso para la elaboracin del Comprobante nico de Registro para generar una informacin de calidad y optimizar el control interno.

OBJETIVOS DEL MANUAL

OBJETIVO GENERAL

Proporcionar al personal de la Direccin Departamental de Educacin (DIDEDUC) de Jalapa una gua de los procesos administrativos para la realizacin de los procesos de Caja Fiscal, Conciliaciones Bancarias y el Comprobante nico de Registro con la finalidad que los conocimientos sean tcnicos y de optimizar los procesos para reducir el riesgo de cometer errores.

OBJETIVOS ESPECIFICOS Que el personal que labora en el rea de Caja Fiscal, en la Direccin Departamental de Educacin del Departamento de Jalapa, tenga

conocimiento de los principales procesos que permitan el desarrollo de sus actividades de manera eficiente y eficaz. Permitir el registro sistemtico y ordenado de los movimientos de Caja Fiscal de la Institucin. Proporcionar la metodologa para la elaboracin de las conciliaciones bancarias que se manejan en esta Direccin Departamental, y darle uniformidad y consistencia a la formulacin y presentacin de dicha informacin. Presentar en un orden lgico y funcional los pasos que necesario para generar Comprobante nico de Registro (CUR).

NORMATIVA DE APLICACIN GENERAL El uso del Manual de Normas y Procedimientos, se establece para cumplir con los objetivos de la DIDEDUC de Jalapa. El Jefe del Departamento Administrativo Financiero y su personal, son responsables de velar por el cumplimiento de las normas procedimientos descritos en el presente manual. La entidad fiscalizadora de la Direccin Departamental es la Contralora General de Cuentas. Debe reproducirse el nmero de copias del Manual, para ser entregadas al personal del rea Financiera de la DIDEDUC de Jalapa.

DISPOSICIONES LEGALES

ANTECEDENTES

Hasta junio de 1991, La Direccin Departamental de Educacin de Jalapa, funcion como Supervisin Departamental de Educacin, para la administracin fueron creados dos distritos educativos 44 y 45 ms el rea urbana, que era cubierta por el Supervisor Departamental. El distrito 44 cubra los municipios de Mataquescuintla y San Carlos Alzatate y el Distrito 45 los municipios de San Pedro Pinula, San Luis Jilotepeque, San Manuel Chaparrn y Monjas. Posteriormente se crearon las Unidades Sectoriales Educativas, una en cada municipio.

De junio de 1991 a enero de 1997 funcion como Direccin Departamental de Educacin, pero como una extensin de la Direccin Regional con sede en Jutiapa, pues no haba sido creado oficialmente la figura de Direccin Departamental.

Al ser suprimidas las Unidades Sectoriales Educativas, se crearon las Supervisiones Educativas, una en cada municipio; con excepcin de Jalapa donde se crearon dos en el nivel primario y pre primario y una en el nivel medio y en el municipio de Monjas donde tambin fueron creadas dos supervisiones.

En el ao 1998 se crearon las Coordinaciones Tcnicas Administrativas, sin suprimir las Supervisiones Educativas, y al personal que desempeaba puestos de capacitadores tcnico pedaggicos, se les asign funciones administrativas.

Desde enero de 1997 hasta la fecha, ha funcionado como Direccin Departamental de Educacin, segn Acuerdo Gubernativo 165-96, siendo su primer Director Departamental en forma Oficial el Lic. Porfirio Aldana.

un

inicio

su

organizacin

constaba

de

cuatro

unidades:

Desarrollo

Administrativo, Desarrollo Educativo, Planificacin y Administracin Financiera y Servicio a la Comunidad.

Actualmente

funciona

por

departamentos

siendo

estos:

Departamento

Administrativo Financiero, Departamento Tcnico Pedaggico, Departamento de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa.

El artculo 14 del Acuerdo Gubernativo No. 165-96, establece que para ayudar a una eficiente organizacin y funcionamiento de la Direccin Departamental deben elaborarse Manuales de Normas y Procedimientos as como otros instrumentos tcnicos.

INFORMACIN GENERAL

Lugar y Fecha: Nombre del Jefe (a):

Guatemala Mayo de 2011

Licda. Ericka Noheli Duarte Orellana Direccin Departamental de Educacin de

Unidad:

Jalapa

INFORMACIN ESPECFICA

Ttulo o Denominacin de los Procedimientos 1. Caja Fiscal 2. Conciliaciones Bancarias 3. Comprobante nico de Registro (CUR)

PROCEDIMIENTO No. 1 ELABORACIN DE CAJA FISCAL

Informacin General

Lugar y Fecha: Guatemala Mayo de 2011 Unidad: Direccin Departamental de Educacin de Jalapa

Informacin Especfica

Titulo del Procedimiento: Elaboracin de Caja Fiscal Objetivos del Procedimiento: Que el personal que labora en el rea en la Direccin Departamental de Educacin de Jalapa, tenga conocimiento de los principales procesos que permita el desarrollo de sus actividades de manera eficiente y eficaz Permitir el registro sistemtico y ordenado de los movimientos de Caja Fiscal de la Institucin Normas del Procedimiento: La rendicin de Caja Fiscal debe entregarse a la Contraloria General de Cuentas en las fechas establecidas en la Ley. Forma (s) del Procedimiento: Forma 200-A-3 (Anexo 1)

Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Direccin Departamental de Educacin Jalapa Ttulo del Procedimiento: Elaboracin de Caja Fiscal Inicia: Unidad INGRESOS Puesto Responsable Termina: Paso No. Actividad

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO FINANCIERO

Encargado de la Unidad de Operacin de Caja Encargado de la Unidad de Operacin de Caja

Elabora la Forma 200-A-3 detallando el ingreso a la Caja. Traslada al Jefe de Departamento Financiero Para su revisin y firma. Recibe la Forma, verifica la documentacin de soporte previo a su firma. Traslada los documentos a Tesorera para dejar constancia de la acreditacin.

DEPARTAMENTO FINANCIERO

Jefe Financiero

DEPARTAMENTO FINANCIERO

Tesorera

Recibe la Forma y Nota de crdito del banco. Archiva originales y traslada las copias firmados y sellados al Encargado de Caja Fiscal.

DEPARTAMENTO FINANCIERO

Encargado de la Unidad de Operacin de Caja

Recibe las copias, suma, cuadra y los confronta contra los registros realizados en los libros de los ingresos efectuados durante el mes. Luego traslada a contabilidad los las copias.

DEPARTAMENTO FINANCIERO

Contabilidad

Recibe las copias y elabora los registros correspondientes, luego las devuelve al Encargado de Caja Fiscal.

Unidad EGRESOS DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO FINANCIERO

Puesto Responsable

Paso No.

Actividad

Encargado de la Unidad de Operacin de Caja Encargado de la Unidad de Operacin de Caja

Elaborar la Forma 200-A-3 detallando el egreso de la Caja.

Traslada al Jefe de Departamento Financiero Para su revisin y firma.

DEPARTAMENTO FINANCIERO

Jefe Financiero

Recibe la Forma, verifica la documentacin de soporte previo a su firma. Traslada los documentos a Tesorera para dejar constancia de los gastos.

DEPARTAMENTO FINANCIERO

Tesorera

Recibe la Forma y CUR. Archiva originales y traslada las copias firmados y sellados al Encargado de Caja Fiscal.

DEPARTAMENTO FINANCIERO

Encargado de la Unidad de Operacin de Caja

Recibe las copias, suma, cuadra y los confronta contra los registros realizados en los libros de gastos efectuados durante el mes. Luego traslada a contabilidad los las copias.

DEPARTAMENTO FINANCIERO

Contabilidad

Recibe las copias y elabora los registros correspondientes, luego las devuelve al Encargado de Caja Fiscal.

Unidad INFORME

Puesto Responsable

Paso No.

Actividad

a) Revisa los saldos y los confronta con los libros. b) Realiza las siguientes pruebas: Saldo Inicial + Ingresos del mes = Suma total de los Ingresos. Total egresos del mes + saldo final = Suma total de Ingresos. (Saldo Inicial + Suma total de los Ingresos del mes ) Egresos del mes = saldo Final Saldo para el siguiente mes. c) Registra en caja fiscal los formularios utilizados y deja constancia del saldo para el mes siguiente.(previo a realizar el corte de formas respectivo) d) Elabora la Caja Fiscal en original y dos copias ( Forma 200A-3 ), y la firma. e) Traslada al Jefe Administrativo Financiero para Visto Bueno.

DEPARTAMENTO FINANCIERO

Encargado de la Unidad de Operacin de Caja

a) Revisa la Caja (Forma 200A-3) DEPARTAMENTO FINANCIERO Jefe Administrativo Financiero

Fiscal

b) Traslada al Encargado de Caja Fiscal, para que contine con el trmite respectivo.

a) Recibe el documento de Caja fiscal (Original y dos copias) y lo distribuye de la siguiente manera: Original se archiva para integrarlo al libro de Caja Fiscal de la DIDEDUC Jalapa. Duplicado para enviar a la Contralora General de Cuentas. Triplicado se archiva junto con los documentos que integran la Caja Fiscal, para la glosa respectiva por parte de Contralora General de Cuentas.

DEPARTAMENTO FINANCIERO

Encargado de la Unidad de Operacin de Caja

DEPARTAMENTO FINANCIERO

Encargada de la Unidad de Operacin de Caja

CONTRALORA GENERAL DE CUENTAS

Direccin de Talonarios

a) Enva dentro de los primeros 5 das hbiles siguientes al cierre mensual el duplicado de la Caja Fiscal a la Direccin de Talonarios de la Contralora General de Cuentas para su control y registro. Archiva el documento de firmado y sellado de recibido a) Recibe el duplicado de los documentos y firma de recibido. b) Archiva para su control.

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DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIN DE CAJA FISCAL

Enc. de la U de Operacin

Jefe Financiero

Tesoreria

Contabilidad

INICIO

ELABORA LA FORMA 200A-3

REVISION Y FIRMA DEL JEFE FINANCIERO

RECIBE LA FORMA Y CUR

ARCHIVO DE ORIGINALES Y TRASLADO DE COPIAS

RECIBE LAS COPIAS, SUMA, CUADRA Y CONFRONTA LOS REGISTROS

RECIBE LAS COPIAS Y REALIZA LOS REGISTROS QUE CORRESPONDAN

ARCHIVO DE ORIGINALES

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PROCEDIMIENTO No. 2
ELABORACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

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PROCEDIMIENTO No. 2 Informacin General

Lugar y Fecha: Guatemala Mayo de 2011 Unidad: Direccin Departamental de Educacin de Jalapa

Informacin Especfica

Titulo del Procedimiento: Elaboracin de Conciliaciones Bancarias Objetivos del Procedimiento: Proporcionar la metodologa para elaboracin de las conciliaciones bancarias que se manejan en la Direccin Departamental, y darle uniformidad y consistencia a la formulacin y presentacin de dicha informacin Normas del Procedimiento: La conciliacin debe hacerse los primeros cinco das del mes. Forma (s) del Procedimiento: Ninguno

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Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Direccin Departamental de Educacin de Jalapa Titulo del Procedimiento: Elaboracin de Conciliaciones Bancarias Puesto Paso Unidad Actividad Responsable No. Para empezar a conciliar, es necesario obtener la informacin necesaria para este proceso, la cual se detalla a continuacin: a. Obtener una Fotocopia del Estado de Cuenta del Banco a conciliar, que debe incluir los movimientos del periodo a conciliar. En papel y en archivo electrnico de Hoja electrnica en Excel de Microsoft Office. b. Obtener los reportes del Programa de Contabilidad (SICOIN u otro donde se registren las transacciones bancarias) que muestre los siguientes movimientos: Encargado de Listado de cheques emitidos Cheques y rea Financiera (fecha, proveedor, valor y Conciliaciones 1 concepto) Bancarias Listado de depsitos bancarios (fecha, valor y concepto) Listado de Transferencias realizadas (fecha, proveedor, valor y concepto) Listado de Notas de Crdito realizadas Listado de Notas de Dbito realizadas Como medida preventiva deben verificar que los movimientos registrados sean todos los que afectan a la cuenta de referencia, incluyendo los gastos e ingresos financieros.

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Unidad

Puesto Responsable

Paso No.

Actividad c) Tener a la mano la Conciliacin del Mes Inmediato Anterior, para poder corresponder movimientos que hayan quedado pendientes de conciliar, normalmente son los Cheques en Circulacin. Con esta documentacin se procede a iniciar la conciliacin del mes en proceso. Consiste en Realizar el Punteo entre el Auxiliar Contable (Reportes del inciso b anterior) contra el Estado de Cuenta del Banco. Dicho punteo se inicia como sigue: a) Verificar que los CARGOS (depsitos, transferencias, productos financieros) del Auxiliar Contable (Reportes del inciso b anterior), estn en la columna de crditos del Estado de Cuenta del Banco.

rea Financiera

Encargado de Cheques y Conciliaciones Bancarias

b) Verificar que los ABONOS que se reflejen en el Auxiliar Contable, cheques emitidos, transferencias, gastos financieros, estn en la columna de los cargos del Estado de Cuenta del Banco. Se debe dejar constancia en ambos casos del cumplimiento de este punteo, anotando la misma marca en ambos documentos.

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c) Si al concluir el punteo existen diferencias pendientes de conciliar, stas se buscarn en la relacin de partidas en conciliacin del mes inmediato anterior. Luego de haber identificado las diferencias resultantes entre la Contabilidad y El Estado de Cuenta del Banco se procede a llenar las siguientes casillas del Formato de la Conciliacin Bancaria: Casilla 1 Saldo segn Estado de Cuenta del Banco: En esta lnea se coloca el saldo al ltimo da del Estado de Cuenta del Banco Casilla 2 Cheques en Circulacin: En esta lnea se hace un listado de los cheques que emiti la Direccin de Educacin de Jalapa, pero que los proveedores no los han cobrado an, y que no aparecen pagados en el Estado de Cuenta del Banco. 3 Casilla 3 Depsitos en Trnsito o No operados por el Banco: En esta lnea se hacer un listado de los depsitos que se efectuaron el ltimo da del mes que se est conciliando en horas de la tarde, por tal razn aunque la boleta fsica tenga fecha 30 o 31, en el Estado de Cuenta del Banco aparece el da 1 del mes siguiente. Casilla 4 Depsitos no operados en Contabilidad: Son depsitos efectuados en la cuenta bancaria que se est conciliando, pero no tenemos an la boleta fsica para registrarla en la contabilidad.

rea Financiera

Encargado de Cheques y Conciliaciones Bancarias

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Unidad

Puesto Responsable

Paso No.

Actividad Casilla 5 Notas de Crdito no operadas en Contabilidad: Normalmente son operadas por el Banco, por intereses ganados por la compaa, los cuales nicamente conocemos al momento de tener el Estado de Cuenta del Banco. Casilla 6 Notas de Dbito no operadas en Contabilidad: Las constituyen los cobros que realiza el Banco por manejo de cuenta o por cheque rechazado al momento que el proveedor lo fue a cobrar. Casilla 7 Notas de Crdito no operadas por el Banco: Su tratamiento es similar al de los Depsitos en Trnsito. En esta lnea se anotan las transferencias bancarias que se efectuaron el ltimo da del mes que se est conciliando en horas de la tarde, por tal razn aunque la boleta fsica tenga fecha 30 o 31, en el Estado de Cuenta del Banco aparece el da 1 del mes siguiente. Casilla 8 Notas de Dbito no operadas por el Banco: Su tratamiento es similar al de los Depsitos en Trnsito. En esta lnea se anotan las dbitos de la Cuenta Bancaria por concepto de pago de prstamos o traslado de fondos a otras cuentas bancarias, y que se efectuaron el ltimo da del mes que se est conciliando en horas de la tarde, por tal razn aunque la boleta fsica tenga fecha 30 o 31, en el Estado de Cuenta del Banco aparece el da 1 del mes siguiente.

rea Financiera

Encargado de Cheques y Conciliaciones Bancarias

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Unidad

Puesto Responsable

Paso No.

Actividad Casilla 9 Saldo Conciliado: En esta lnea se hacen las sumas y restas tal y como lo indica el formato de la Conciliacin Bancaria y consiste en hacer llegar el Saldo del Estado de Cuenta del Banco, con el Saldo que se tiene en la Contabilidad de la Direccin Departamental de Educacin de Jalapa. Revisa la Conciliacin Bancaria elaborada por el Encargado de Cheques y Conciliaciones Bancarias, si tuviera errores, se lo traslada nuevamente a l para que los corrija, y si no tiene errores, procede a firmar de revisada dicha conciliacin bancaria. Y se la traslada a l para que la archive. Luego de recibir firmada y revisada la conciliacin bancaria del Coordinador Financiero, la archiva en el flder correspondiente.

rea Financiera

Coordinador Financiero

rea Financiera

Encargado de Cheques y Conciliaciones Bancarias

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DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIN DE CONCILIACIN BANCARIA Encargado de Conciliaciones Bancarias Solicitud de Estado de Cuenta y Reportes Contab. Coordinador Financiero

Proporciona Estado de Cuenta y Reportes Contab.

Recibe reportes y empieza la revisin

Realiza punteo del Estado de Cuenta

Identificacin de Diferencias

Llena formato de Conciliacin Bancaria

Traslado de Conciliacin Bancaria a Revisin

Devuelve la Conciliacin para archivar

Archiva la Concilacin Bancaria

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PROCEDIMIENTO No. 3 GENERACIN DEL COMPROBANTE NICO DE REGISTRO (CUR)

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PROCEDIMIENTO NO. 3 Informacin General

Lugar y Fecha: Guatemala Mayo de 2011 Unidad: Direccin Departamental de Educacin de Jalapa

Informacin Especfica

Titulo del Procedimiento: Generar el Comprobante nico de Registro (CUR) Objetivos del Procedimiento: Servir de una herramienta til para dar a conocer a la Direccin y personal administrativo el proceso para el registro del CUR, para generar una informacin de calidad y optimizar el control interno Normas del Procedimiento: El CUR se debe generar por cada compra de bien o adquisicin de servicio, debe estar respaldada los documentos legales y validos Forma (s) del Procedimiento: Comprobante nico de Registro de Compromiso (Anexo 2), Comprobante nico de Registro Devengado (Anexo 3)

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Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Direccin Departamental de Educacin de Jalapa Titulo del Procedimiento: Comprobante nico de Registro, Disponibilidad Presupuestaria. Puesto Paso Unidad Actividad Responsable No. Elaborar la solicitud de adquisicin de bienes o servicios, considerando el tipo de gasto, renglones presupuestarios, cdigo de gastos, cantidad del bien o servicio que se Unidad 1 solicita, este documento debe de Solicitante estar firmado por el solicitante y autorizado por el jefe del departamento, la firma de la analista del presupuesto y Vo. Bo. Del Jefe de Presupuesto. Jefe de Adquisiciones 2 Realizar tres cotizaciones Adquisiciones Jefe de Adquisiciones 3 Realizar un cuadro comparativo Adquisiciones Traslada el expediente que Jefe de contiene: Tres cotizaciones, cuadro Adquisiciones 4 Adquisiciones comparativo y solicitud de pedido a Programacin de Presupuesto. Seguimiento y Programador Registro 5 Recibe y revisa el expediente. Presupuesto Presupuestario Seguimiento y Crea la partida presupuestaria en Programador Registro 6 base a la solicitud de adquisicin Presupuesto Presupuestario de bienes o servicios Seguimiento y Programador Elabora el oficio para la Registro 7 Presupuesto autorizacin de la compra Presupuestario Seguimiento y Traslada el expediente al asistente Programador Registro 8 de Registro y Tramite Presupuesto Presupuestario Presupuestario. Recibe el expediente del Programador Presupuestario, lo Asistente de revisa y lo traslada al Jefe de Seguimiento y Registro y Registro y Tramite Presupuestario Registro 9 Seguimiento para su autorizacin Presupuestario Presupuestario

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Unidad Seguimiento y Registro Presupuestario Seguimiento y Registro Presupuestario Seguimiento y Registro Presupuestario UDAF UDAF

Puesto Responsable Asistente de Registro y Seguimiento Presupuestario Asistente de Registro y Seguimiento Presupuestario Asistente de Registro y Seguimiento Presupuestario Encargado de CDP UDAF Encargado de CDP UDAF

Paso No. 10 Recibe el autorizacin

Actividad expediente para

11

Autoriza el oficio y lo traslada nuevamente al asistente de Registro y Tramite Presupuestario. Recibe el expediente autorizado y lo traslada a la UDAF Recibe el expediente para su aprobacin Aprueba el expediente y lo traslada al Asistente de Registro y Tramite Presupuestario.

12

13 14

21

Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Direccin Departamental de Educacin de Jalapa Titulo del Procedimiento: Comprobante nico de Registro de Compromiso. Unidad Seguimiento y Registro Presupuestario Seguimiento y Registro Presupuestario DIDEDUC JALAPA Puesto Responsable Asistente de Registro y Seguimiento Presupuestario Asistente de Registro y Seguimiento Presupuestario Jefe de Adquisiciones Paso No. 1 Actividad Elaborar la orden de adquisiciones de bienes o servicios Comunica al departamento de Adquisicin de Bienes o Servicios sobre la autorizacin de la compra. Realiza la compra Traslada a Presupuestos un expediente que contiene la factura original y el ingreso a almacenes e inventario (Forma 1-H, autorizado por la Contralora General de Cuentas. Crea el CUR de compromiso (Solicitud firmada y sellada), debe revisar el expediente el cual tiene que contar con tres cotizaciones, cuadro comparativo, solicitud de adquisicin de bienes o servicios, constancia de disponibilidad presupuestaria (CDP). Autoriza el CUR de Compromiso el cual debe firmar y sellar

DIDEDUC JALAPA

Jefe de Adquisiciones

Seguimiento y Registro Presupuestario

Asistente de Registro y Seguimiento Presupuestario

Seguimiento y Registro Presupuestario

Asistente de Registro y Seguimiento Presupuestario

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Descripcin del Procedimiento Nombre de la Unidad: Direccin Departamental de Educacin de Jalapa Titulo del Procedimiento: Comprobante nico de Registro Devengado Unidad Seguimiento y Registro Presupuestario Puesto Responsable Asistente de Registro y Seguimiento Presupuestario Asistente de Registro y Seguimiento Presupuestario Asistente de Registro y Seguimiento Presupuestario Jefe de Contabilidad UDAF Coordinador de UDAF Viceministro Financiero Tesorero Paso No. 1 Actividad Genera el CUR devengado el cual debe estar sellado y firmado. Autorizar el CUR devengado, la autorizacin se realiza por medio del SICOIN WEB, debe estar sellado y firmado, la cual debe trasladar al Asistente de Registro y Tramite Presupuestario. Recibe la autorizacin y la traslada a la UDAF para su aprobacin. Aprueba en el sistema el CUR para pago. Solicita el pago del CUR a Operaciones Caja Traslada el expediente y autoriza el pago a Operaciones Caja Traslada los fondos del Banco de Guatemala indicando el nombre, nmero de cuenta y nombre del proveedor

Seguimiento y Registro Presupuestario

Seguimiento y Registro Presupuestario UDAF UDAF Despacho

4 5 6

Operaciones Caja

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DIAGRAMA DE FLUJO GENERACIN DE COMPROBANTE NICO DE REGISTRO

Unidad Solicitante

Presupuesto

Adquisiciones

UDAF

Operaciones Caja

Inicio

Unidad Solicitante

Realiza cotizaciones, cuadro comparativo, traslada

Revisa, Crea la partida, Elabora el oficio

Autoriza el expediente y el oficio

Aprueba el expediente

Realiza la compra y traslada el expediente

Elabora orden de adquisicin

Crea el CUR de Compromiso y lo autoriza

Aprueba el CUR y solicita su pago

Realiza el pago

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ANEXOS

ANEXO No.1 FORMA 200-A-3 CAJA FISCAL

ANEXO No.2 FORMATO DE CONCILIACIN BANCARIA

ANEXO No.3 COMPROBANTE NICO DE REGISTRO COMPROMISO

ANEXO No.4 COMPROBANTE NICO DE REGISTRO DEVENGADO

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ANEXO No. 1 FORMA 200-A-3

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ANEXO No.2 FORMATO DE CONCILIACIN BANCARIA

DIRECCIN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIN DE JALAPA BANCO DE DESARROLLO RURAL, S.A. CONCILIACIN BANCARIA CUENTA No.30-3003046-0 MES DE ABRIL DE 2011 Casilla 1 Saldo segn Estado de Cuenta del Banco 0.00 0.00 Nmero Fecha Valor

Casilla 2 ( - ) Cheques en Circulacin Proveedor

Casilla 3 (+) Depsitos en Trnsito o No operados por el Banco Concepto

0.00 Nmero Fecha Valor

Casilla 4 ( - ) Depsitos no operados en Contabilidad Concepto

0.00 Nmero Fecha Valor

Casilla 5 ( - ) Notas de Crdito no operadas en Contabilidad Concepto

0.00 Nmero Fecha Valor

Casilla 6 (+) Notas de Dbito no operadas en Contabilidad Concepto

0.00 Nmero Fecha Valor

Casilla 7 (+) Notas de Crdito no operadas por el Banco Concepto

0.00 Nmero Fecha Valor

Casilla 8

(-) Notas de Dbito no operadas por el Banco Concepto

0.00 Nmero Fecha Valor

Casilla 9

SALDO CONCILIADO (SALDO DEL ESTADO DE CUENTA DEL BANCO IGUAL AL SALDO DE LA CONTABILIDAD)

0.00

Elaborado por:

Revisado por:

26

ANEXO No.3

27

ANEXO No.4

28