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Memorando de Planeacin

EMPRESA XXXXX Auditoria Operacional ao 2009

Preparado por: Pedro A. Guevara R

XX de Julio de 2009 Versin 1.0

CONTENIDO

Pg. 1. Enfoque y tipo de Trabajo..................................................................................................................1 2. Presentacin........................................................................................................................................2 3. Alcance de la Auditora.......................................................................................................................3 4. Objetivos de la Auditoria Operacional...............................................................................................4 4.1. Objetivos Generales.....................................................................................................................4 4.2. Objetivos Especficos....................................................................................................................4 5. Riesgo de Auditoria.............................................................................................................................5 5.1. Control...........................................................................................................................................5 5.2. Inherente.......................................................................................................................................6 5.3. Deteccin.......................................................................................................................................6 5.4. Calificacin del Riesgo de Auditoria..........................................................................................7 6. Enfoque General del Trabajo de Auditoria.......................................................................................8 6.1. Etapas............................................................................................................................................8 1.1.1.Familiarizacin.........................................................................................................................8 1.1.2.Investigacin y Anlisis...........................................................................................................8 1.1.3.Diagnostico...............................................................................................................................8 1.1.4.Informe.....................................................................................................................................9 a.Informe de Control Interno ............................................................................................................9 b.Informe Final de Auditoria.............................................................................................................9 6.2. reas de importancia...................................................................................................................9 6.3. Asuntos de Importancia.............................................................................................................10 1.1.5.Para la Organizacin:.............................................................................................................10 1.1.6.Para la el Auditor:..................................................................................................................10 6.4. Pruebas de Auditoria Final.......................................................................................................10 6.5. Visitas..........................................................................................................................................10 1.1.7.Preliminar...............................................................................................................................10

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1.1.8.En el desarrollo del trabajo de auditoria.................................................................................11 1.1.9.Posterior.................................................................................................................................11 6.6. Fechas de ejecucin del trabajo de auditoria ..........................................................................11 7. Personal Involucrado........................................................................................................................12 7.1. Por la Empresa...........................................................................................................................12 7.2. Por la firma de Auditoria..........................................................................................................12 8. Presupuesto de Tiempo de la Auditoria...........................................................................................13 9. Anlisis de Riesgos de la Organizacin en el Proceso....................................................................14 9.1. Escenario de riesgos:..................................................................................................................14

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1. ENFOQUE Y TIPO DE TRABAJO


A continuacin se describe la planeacin relacionada con la Auditora Operacional del proceso de Cuentas por Pagar de la Organizacin MADIAUTOS LTDA. La auditoria a desarrollar, segn la propuesta presentada, conllevara una revisin y examen critico constructivo de los Procesos de la empresa MADIAUTOS LTDA, as como los procedimientos seguidos para su desarrollo economa establecidos. y determinar si se cumplen los principios de eficiencia, eficacia y

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2.

PRESENTACIN

Entidad auditada: DISTRIBUIDORA MAYORISTA DE AUTOMOVILES MADIAUTOS LTDA.

rea de trabajo

: Cuenta por Pagar

Equipo de Profesionales requerido: Johanna Gualdrn Medina Contador Pblico Libia Jeannette Bandera Rodrguez Contador Pblico Maria Fernanda Motta Tierradentro Contador Pblico Claudia Moreno Velsquez Contador Pblico Manuel Escobar Escobar Contador Pblico

Tiempo de ejecucin: 4.5 semanas Fecha Iniciacin: Septiembre 21 de 20XX Fecha de Terminacin: Noviembre 09 de 20XX

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3.

ALCANCE DE LA AUDITORA

La auditora del proceso de Cuentas por Pagar a realizar en MADIAUTOS LTDA. tiene como fin evaluar los procesos y procedimientos establecidos dentro de la organizacin, con el fin de determinar si se cumplen los principios de eficiencia, eficacia y economa establecidos. La auditora que se llevara a cabo es de tipo operacional, las pruebas a realizarse deben considerar y evaluar los siguientes aspectos: a) Realizacin de investigacin y verificacin de las operaciones en el proceso de Cuentas por Pagar. b) Se verificar que las operaciones efectivamente realizadas con los diferentes beneficiarios del pago cuenten con las aprobaciones establecidas dentro del procedimiento de Cuentas por Pagar. c) Evaluacin de procedimientos a las operaciones llevadas a cabo y relacionadas con el proceso de Cuentas por Pagar en cada uno de los beneficiarios, seleccionados aleatoriamente. d) Anlisis de los niveles de riesgo en el manejo de beneficiarios anteriormente evaluados. e) Para llevar a cabo el proceso de auditoria teniendo como fecha referencia el da 21 de Septiembre a 09 de Noviembre de 20XX.

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4.
4.1.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERACIONAL


OBJETIVOS GENERALES Evaluar el proceso de Cuentas por Pagar y verificar la razonabilidad de los controles utilizados por la compaa y sugerir en el informe final de la auditoria los cambios a realizar para que este proceso cumpla con los principios de eficiencia, eficacia y economa. Determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno estn de acuerdo a las normas que le son aplicables y si dicho procedimiento esta operando de manera efectiva, si son adecuados al logro del objetivo de la compaa.

4.2.

OBJETIVOS ESPECFICOS Determinar la confiabilidad de los procesos y la efectividad de los procedimientos internos. Evaluar y registrar los errores e irregularidades significativas, que se puedan presentar. Revelar las ineficiencias en las operaciones. Dar una opinin acerca del proceso de Cuentas por Pagar. Recomendar cambios necesarios en los procedimientos de la operacin.

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5.

RIESGO DE AUDITORIA

Dentro de la evaluacin de riesgos a los que se puede enfrentar el rea Ingresos, Costos y Gastos, debemos considerar tanto los factores internos y externos que puedan afectar el objetivo de la compaa. En la determinacin del nivel de riesgo, se tuvo en cuenta el impacto y la probabilidad de los controles existentes al interior de los diferentes procesos y procedimientos que se han de realizan. Para adelantar esta etapa se deben tener muy claro los puntos de control existente en los diferentes procesos, los cuales permiten obtener informacin para efectos de tomar decisiones estos niveles de riesgos pueden ser: ALTO: (1.0) MEDIO: (0.5) BAJO: (0.3) 5.1. CONTROL Cuando el riesgo hace altamente vulnerable a la entidad o unidad Cuando el riesgo presenta una vulnerabilidad media. Cuando el riesgo presente vulnerabilidad baja.

Este riesgo esta relacionado con los controles vigentes que se tengan, si los mismos son adecuados y suficientes, por lo tanto si este riesgo de control es mnimo significa que los controles del rea son suficientes
RIESGO CALIFICACION MEDIA

Revisar que las condiciones pactadas y polticas de pago con cada proveedor tales como: radicaciones, vencimientos, descuentos y forma de pago se estn cumpliendo. Confrontar que los proveedores estn dentro del Registro y aprobacin proveedores de MADIAUTOS LTDA.

MEDIA

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Evaluar la fecha de radicacin de las cuentas por pagar y su incidencia en el pago. La radicacin, contabilizacin y pago doble vez. El control y vigilancia de las fechas de vencimiento de las Cuentas por Pagar inmediatas. Verificar que las cotizaciones, rdenes de compra y remisiones se realicen en los tiempos establecidos. RIESGO DE CONTROL = R C = 50% 5.2. INHERENTE

MEDIA

MEDIA MEDIA

MEDIA

Este riesgo esta relacionado con


RIESGO CALIFICACION BAJA

Determinar el riesgo de efectuar pagos a terceros ficticios o integrantes de la lista emitida por la Superfinanciera investigados por ella. Verificar la ptima calidad de los materiales de fabricacin y condiciones de los repuestos y servicios utilizados por parte de los diferentes proveedores RIESGO INHERENTE = R I = 30% 5.3. DETECCIN

ALTA

Este riesgo esta relacionado con.


RIESGO CALIFICACION BAJA

Que no se lleve a cabo la programacin de auditoria de acuerdo al

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cronograma establecido. Que el acceso al sistema ECAS sea el adecuado. Que la compaa no facilite la informacin necesaria para efectuar la auditoria sobre el proceso de Cuentas por Pagar. RIESGO DETECCION = R D = 40% 5.4. CALIFICACIN DEL RIESGO DE AUDITORIA
MEDIA MEDIA

Calificacin del Riesgo de Auditoria RA RA = RC * RI * RD RA = 50% * 30% * 40%= 6%

Teniendo en cuenta las calificaciones expresadas independiente, objetiva y tcnicamente, en forma porcentual a los diferentes tipos de riesgos que se evaluaron, referente a la auditoria objeto del presente memorando de planeacin esta calculada en el 6%, es decir BAJO. La utilidad en la calificacin del riesgo de auditoria est en servir de insumo a los procesos de decisin. En el caso del auditor, esta calificacin brinda un indicador simple y objetivo de evaluacin del riesgo que complementa su propio anlisis, permitiendo as determinar el riesgo que puede exigir un proceso determinado dentro del desarrollo de la auditoria. Por otro lado, la compaa se beneficia con la posibilidad de esclarecer objetivamente los riesgos a que se enfrenta la auditoria y as poder apoyarla y complementarla.

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6.
6.1. 1.1.1.

ENFOQUE GENERAL DEL TRABAJO DE AUDITORIA


ETAPAS Familiarizacin Identificar a nivel general el funcionamiento del ciclo operacional de la organizacin y su influencia sobre las dems reas de la compaa. Para conocer el rea de XXXX, se elabora un programa de auditoria preliminar donde se solicitara informacin concerniente a la empresa, documentos legales, Organigrama y Mapa de proceso Administrativo de la compaa como el mapa de procesos del rea a evaluar, funciones por puesto y conformacin de grupos de trabajo.

1.1.2.

Investigacin y Anlisis Una vez recopilada la informacin se procede a analizarse en mesas de trabajo junto con el grupo de auditores. Con este proceso se pretende profundizar e indagar con el personal de las diferentes reas involucradas en el rea objeto de estudio, de esta forma logrando evidenciar fsicamente la informacin reunida debidamente clasificada y referenciada.

1.1.3.

Diagnostico Consiste en informar conceptualmente el estado de eficiencia y eficacia del control interno, teniendo en cuenta el resultado de pruebas de auditoria debidamente sustentados y documentados en los papeles de trabajo. Utilizando las diferentes tcnicas existentes tales como indagacin, observacin, inspeccin, entrevistas internas (desde asistentes hasta auxiliares) y externas (clientes) entre otras poder sacar el mejor provecho a la informacin obtenida anteriormente.

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1.1.4.

Informe Como resultados finales de la evaluacin que se desarrollara al proceso, se presentarn dos tipos de informes: a. Informe de Control Interno Soportado con las pruebas necesarias para poder dar una opinin acorde con la realidad del funcionamiento del control existente en las distintas reas que participan en el proceso de CxP. b. Informe Final de Auditoria En este informe se incluye el resultado del examen de la auditoria operacional con los soportes suficientes y competentes de la evaluacin, permitiendo identificar las posibles falencias en los procesos y as mismo, la gerencia pueda tomar decisiones acertadas acerca del mejoramiento de procesos.

6.2.

REAS DE IMPORTANCIA Dentro de la compaa xxx se tiene como reas importantes las siguientes: Gerencia Administrativa y Financiera Gerencia de Servicios Departamento de Contabilidad e Impuestos Departamento de Tesorera Departamento de Cartera Departamento de Almacn.

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6.3. 1.1.5.

ASUNTOS DE IMPORTANCIA Para la Organizacin: Obtener la base de proveedores autorizados vigentes. Analizar las ltimas cotizaciones, rdenes de compra y remisiones del ltimo semestre y cuentas por pagar efectivamente realizadas. Comparar los proveedores actuales con los autorizados Revisar las cuentas por pagar recibidas de los proveedores.

1.1.6.

Para la el Auditor: Obtener .

6.4.

PRUEBAS DE AUDITORIA FINAL Para desarrollar la auditoria aplicaremos pruebas sustantivas, analticas, cumplimiento y control por medio de la Indagacin, Observacin, Inspeccin, Documentacin y Confirmacin.

6.5.

VISITAS Con el fin de obtener informacin oportuna se realizarn las siguientes visitas: Preliminar, en el desarrollo de la auditoria, con las reas involucradas en el proceso evaluado y una visita final o posterior a la auditoria

1.1.7.

Preliminar En el acuerdo al que hemos llegado con la gerencia de MADIAUTOS LTDA. se realiza la auditoria en forma general al proceso de Cuentas por Pagar iniciando con las polticas establecidas en los procesos de la compaa hasta el manejo y el control interno de todos los procedimientos referentes al anterior mencionado, mediante una reunin con el personal de las siguientes reas: Departamento de Almacn

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Gerencia de Servicios Asistente del departamento de auditoria interna Asistente de Contabilidad Asistente de Cuentas por Pagar 1.1.8. En el desarrollo del trabajo de auditoria Para la realizacin de la auditoria se harn visitas habituales, mientras se desarrolla el transcurso normal del trabajo, para lograr la acertada y confiable obtencin de datos necesarios. 1.1.9. Posterior Culminado y una vez entregado el informe de auditoria (09 de noviembre) se har una ltima visita para obtener la idea clara del resultado del informe, si el Gerente se encuentra satisfecho con el trabajo realizado y conocer tambin opiniones del desempeo del equipo de auditoria. Dentro del cumplimiento de este paso se aclararan todas las expectativas que tenga, con respecto con lo escrito en el informe y las sugerencias que se le anotan, como un medio para tener un conocimiento amplio de la funcionalidad de todo el proceso de cuentas por pagar. 6.6. FECHAS DE EJECUCIN DEL TRABAJO DE AUDITORIA
Preliminar Trabajo Posterior

SEPT.22 OCT.13

SEPT.29 OCT.20

OCT.06 OCT.27 NOV.03 NOV.09

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7.

PERSONAL INVOLUCRADO

Para llevar a cabo la auditoria del proceso de cuentas por pagar en xxx se requiere la colaboracin de personas vinculadas en el proceso y de quienes efectan esta funcin dentro de la compaa 7.1. POR LA EMPRESA Nombre Enrique Guzmn Glvez Flix Daro Guevara Hctor Carranza German Rojas P. 7.2. POR LA FIRMA DE AUDITORIA Nombre Johana Gualdrn Medina Libia J. Bandera Rodrguez Maria F. Motta Tierradentro Claudia Moreno Velsquez Manuel Escobar Cargo Socio Gerente de Auditoria Socio Sector Operacional Snior de Auditora Asistente de Auditoria Asistente de Auditoria Gerente General Gerente Administrativo y Financiero Contador Auditor Cargo

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8.

PRESUPUESTO DE TIEMPO DE LA AUDITORIA

Cuadro explicativo presupuestado en horas de trabajo.


Planeacin

Preliminar 5 25 15 20 20 85

Posterior 12 30 15 20 20 97

Total 27 80 45 60 60 272

Gerente Gerente Operacional Senior Asistente de Auditoria Asistente de Auditoria TOTAL

10 25 15 20 20 90

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9.

ANLISIS DE RIESGOS DE LA ORGANIZACIN EN EL PROCESO

Es un proceso de identificacin, medicin, control, monitoreo, evaluacin y optimizacin de todas las situaciones que representan riesgos para la organizacin. Permite conocer, evaluar y administrar los riesgos de negocios en todos los niveles de la operacin. La administracin de riesgos hace posible la previsin de riesgos que pueden acabar con el negocio y facilita alternativas de administracin consideradas de mejor prctica. La administracin de riesgos es una parte integral del proceso de administracin, es un proceso multifactico de aspectos apropiados del cual son a menudo llevados a cabo mejor por un equipo multidisciplinario. Se evaluara con la metodologa de la firma. A travs de la Auditoria Operacional que llevaremos a cabo, en lo que tiene que ver con los procesos, se pretende identificar y clasificar los riesgos a los que esta expuesta la compaa objeto de esta auditoria, ya sean propios o generados por entes externos, que interactan con la compaa y con los departamentos relacionados. Para realizar estos procesos es muy importante evaluar el riesgo organizacional, para lo cual evaluaremos cada operacin relacionada directa e indirectamente con el proceso evaluado.

9.1.

ESCENARIO DE RIESGOS:

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Conclusiones
Las siguientes conclusiones de este documento:

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Referencias
1. Informacin confirmada con el SIC y los reportes sobre el Detalle de las Cuentas Por Pagar preparado por el Departamento de Contadura de acuerdo a informes enviados por las diversas reas o de Sucursales del Banco.

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Historia de Cambios
1. Versin 1.0: 16 de julio de 2003 Pedro A. Guevara Rojas.

Se estructur este documento de acuerdo a informe presentado. Participaron en la elaboracin y revisin de esta versin, .....

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