Anlisis de Gestin Administrativa (AGAD) o Auditoria Administrativa

Se refiere de acuerdo al anlisis y apreciacin del Dr. Jos Ruiz Roa al: "examen de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia y eficacia con el cual se estn cumpliendo la Planificacin, la Organizacin, la Direccin, la Coordinacin, la Ejecucin y el Control de los objetivos trazados por la empresa, para corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma, optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su control, mediante la mejor utilizacin de los recursos disponibles, conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas y polticas de la verdadera administracin". (1) Por su parte Franklin, indica que: "la auditoria administrativa es la revisin anlitica total o parcial de una organizacin con el propsito de precisar el nivel de desempeo y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable". (2) Se puede apreciar entonces como este resulta en un tema con plena vigencia, el cual debe ser del dominio del gerente de hoy, en el sentido de concientizar como marcha la organizacin desde un punto de vista global.

Objetivo del AGAD En un sentido general, se orienta a la correccin de deficiencias en la organizacin empresarial y producir mejoras en el funcionamiento administrativo, para optimizar los tiempos, costos y alcanzar la calidad deseada.

Etapas del AGAD El AGAD o Auditoria Administrativa presenta una etapa inicial de planificacin, en la cual se lleva a cabo la reunin respectiva con la alta gerencia de la organizacin objeto del AGAD. Posteriormente se realiza el examen preliminar que incluye el recorrido por las instalaciones de la empresa, la aplicacin de los cueationarios y las entrevistas de rigor. Asimismo se debe contemplar lo relativo al examen del control interno determinndose las reas crticas para proceder de sta forma a llevar a cabo el examen en profundidad de las reas que de acuerdo a los anlisis previos presentan dificultad, independientemente del grado de dificultad que las afecte. Por ltimo se extraen las conclusiones y recomendaciones que se presentarn con el Informe final.

Programa general para desarrollar un AGAD

1.- Constitucin de la empresa: se verifica toda la documentacin legal de la empresa para extraer los aspectos de mayor importancia. 2.- Posicin de la institucin: que ocupa en el mbito nacional e internacional. 3.- Organizacin: estructura general por divisiones y departamentos. 4.- Objetivos, planes y polticas: se determina que estn definidos claramente y de forma precisa. 5.- Finanzas: se verifica el cumplimiento de la programacin prevista. 6.- Control: se verifica la existencia de controles y frecuencia de elaboracin. 7.- Recursos humanos: se verifica las polticas de personal y el manejo del mismo. 8.- Medios fsicos: determinacin de los medios fsicos existentes y la razonabilidad de la inversin realizada en este sentido.

Informe final del AGAD

En principio este debe presentar como caractersticas fundamentales: ser oportuno, conciso, simple y claro de entender, con el mayor grado de exactitud, constructivo, til para la toma de decisiones, basado en evidencias e integral en cuanto a su contenido.

La estructura general de dicho informe debe contemplar: Sntesis, Objetivos, Elementos tcnicos considerados, Procedimientos aplicados, Observaciones, Propuestas, Colaboracin del personal de la empresa y Anexos.

BIBLIOGRAFA

Alvin A. Arens. Ao 1995. Auditoria Un enfoque Integral

Editorial Ocano. Enciclopedia de la Auditoria.

Francisco Gmez Rondon. Auditoria Administrativa

Joaqun Rodrguez Valencia. Ao 1997. Sinopsis de Auditoria Administrativa

Profesor A. Lpez de SA. Ao 1974. Curso de Auditoria

Vctor Lzzaro. Sistemas y Procedimientos

William P. Leonard. Auditoria Administrativa

(1) Ruiz Roa, J. (2007). Fundamentos para el anlisis de gestin administrativa. Editorial PANAPO. Caracas - Venezuela (2) Franklin, E. (2001). Auditoria administrativa. Editorial McGrawHill. Mxico

BIBLIOGRAFIA Auditoria Administrativa, JOSE ANTONIO FERNNDEZ ARENA Gua prctica de auditoria administrativa VICTOR M. RUBIO Sinopsis de auditoria Administrativa, JOAQUIN RODRIGUEZ VALENCIA

OBJETIVO Y CARACTERISTICAS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El objetivo primordial de la auditora administrativa consiste en describir deficiencias e irregularidades en alguna funcin organismo social examinado e indicar sus probables correcciones. En otras palabras, el objetivo bsico es ayudar a la direccin superior, al fin de que logre una administracin eficaz y eficiente.

La intencin de la auditora administrativa es examinar y evaluar los mtodos y desempeo en todas las reas y valorar el panorama administrativo (lo apropiado de los objetivos y planes, polticas y procedimientos, organizacin, recursos, exactitud y confiabilidad. En trminos generales, la auditora administrativa nos proporciona una evaluacin cuantificada de la eficiencia con la que cada rgano de la institucin desarrolla sus funciones administrativas y las diferentes etapas del proceso administrativo.

En otras palabras, nos presenta un programa administrativo general de la institucin auditada y seala aquellas reas cuyos problemas exigen una mayor atencin de parte de la direccin del organismo.

INTRODUCCION

El Anlisis de Gestin Administrativa se ha considerado como la tcnica capazde realizar el estudio y anlisis de la organizacin, en cada una de sus reas yproporcionar soluciones a las irregularidades halladas, por lo cual se consideraque el conocimiento de la misma es indispensable para la formacin acadmicay para el desarrollo profesional de los Administradores.Las actividades gerenciales, enmarcadas dentro de la globalizacin y lacompetitividad existente, necesitan revitalizarse y nutrirse de herramientas quele garanticen la eficiencia y el xito en cada una de las reas de laorganizacin. De mantenerse una actitud pasiva y renuente a los cambios queexperimenta su entorno, las empresas tendern paulatinamente, pero de formasostenida, a desaparecer.Es muy conocida tambin, la necesidad sugerida por muchos autores derealizar un Anlisis de la Gestin Administrativa con la finalidad de hacer unaevaluacin integral y conocer el estado en que se encuentra la empresa.Los trminos utilizados para denominar este anlisis han sido muy variados ymuchos se ubican, en esencia, dentro de la concepcin de lo que se deseahacer, otras, muestran limitaciones y algunas hasta crean confusin. Entre losnombres que ha recibido el anlisis de gestin administrativa estn: AuditoriaGerencial, Auditoria de la Empresa, Anlisis Administrativo, Anlisis deOperaciones, Investigacin de la Empresa,

Auditoria de Cumplimiento yAuditoria de Rendimiento.A travs de esta herramienta es posible evitar cualquier desperdicio de tiempoy evaluar los grados de eficiencia y efectividad de los sistemas de controlinterno, propios de la organizacin. Tambin es posible afirmar, que el Anlisisde Gestin Administrativa pone en evidencia aquellas reas problemticas y lasdebilidades que existen dentro de la empresa.

CONCLUSIONES

La Alta administracin, debido a la diversidad de los recursos y actividadesnecesarias as como su multiplicidad, debe poner en prctica con idoneidad lasfundamentales funciones de la ciencia administrativa para lograr los objetivos,tales como, la planificacin, organizacin, coordinacin, ejecucin y control.Funciones como estas son base de desarrollo y parte importantes para llevar acabo con xito el fin propuesto, tanto en empresas privadas como pblicas lascuales deben de ser relacionadas con la efectividad dentro de ellas.Para saber si en una empresa existe una Alta Administracin o una buenarealizacin del trabajo dentro de ella, por parte de empresarios, directivos yejecutivos, es necesario hacer de forma permanente la realizacin del Anlisisde Gestin Administrativa.Por estas razones es importante la ejecucin constante de dicho anlisis, asse puede evaluar los niveles y grado de eficiencia y eficacia con el cual seestn cumpliendo las funciones primordiales de la Ciencia Administrativa, encada uno de los departamentos y reas de las empresas lo cual es msadecuado cuando las circunstancias no ameritan hacerlo de forma integral.