KEMENTERIAN AGAMA MADRASAH ALIYAH NEGERI NEGARA KABUPATEN JEMBRANA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan oleh

03.01.02.01 30 Maret 2010 1 April 2010 Kepala MAN Negara

SOP PENGADAAN BARANG

Dasar Hukum : 1. Keppres 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan anggaran. 2. Keppres 80 Tahun 3. KMA Nomor 36 Tahun 1999 4. KMA Nomor 327 Tahun 2001 5. Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan 1. Kepala Madrasah 2. Bendahara 3. Kepala Urusan Tata Usaha 4. Bagian/Fungsi-Fungsi Lain yang terkait Peringatan 1. Terabaikannya SOP ini dapat mengakibatkan kerugian bagi pengguna barang. Kualifikasi Pelaksanaan : 1. Jenis Anggaran 2. Bendahara Penerimaan Anggaran 3. Bendahara Pengeluaran Anggaran 4. Persetujuan Penerimaan dan Pengeluaran Anggaran

Peralatan/Perlengkapan 1. Formulir

Pencatatan dan Pendataan : 1. Formulir Rencana Kebutuhan Barang Tahunan 2. Formulir Rencana Pengadaan Barang Tahunan 3. Formulir Permintaan Barang 4. Formulir Pemesanan Pembelian/Purchase Order ( PO) 5. Formulir Laporan Pembelian Barang 6. Formulir Laporan Pemakaian Barang 7. Formulir Evaluasi Penawaran 8. Formulir Daftar Pemasok Formulir 9. Daftar Peringkat Kinerja Pemasok.

Definisi: 1. Pengadaan Barang adalah kegiatan pengadaan barang/jasa baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun penyedia barang /jasa. 2. Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi/peralatan yang spesifikasinya ditetapkan oleh pengguna barang / jasa.

No 1.

Aktivitas Kaur TU mengajukan rencana kebutuhan barang habis pakai dan barang bergerak kepada Kepala Madrasah. Melakukan pemilahan rencana kebutuhan barang habis pakai dan bergerak yang dibutuhkan. Merekapitulasi rencana kebutuhan barang habis pakai dan barang bergerak. Membuat persetujuan pengadaan barang Melakukan Monitoring barang habis pakai dan barang bergerak.

KPA/ Kamad

Pelaksana Ka.TU/ panitia

Mutu Baku Staf Persyaratan/ Perlengkapan Kartu Kebutuhan Barang, RAPBM Waktu Awal Tahun Output Tersusunnya rencana pengadaan barang Ket

2.

1 Minggu

Terpilahnya kebutuhan barang

3.

Formulir Rencana Pengadaan Barang Tahunan

2 Hari

Rekap rencana kebutuhan barang

4.

1 Hari

5.

Cheklist monitoring Barang

Minimal setiaap 3 bulan

Terlaksananya monitoring barang

SOP Pengadaan Barang

No 6.

Aktivitas Melaksanakan pengadaan barang habis pakai dan barang bergerak ( dengan cara lelang, penunjukkan, pemilihan maupun swakelola ) sesuai ketentuan peraturan yang berlaku. ( Jika pengadaan barang dengan teknik lelang ), membuat surat perjanjian kerja ( SPK )/Kontrak pengadaan barang/jasa dengan mendapat persetujuan Pejabat berwenang/Kamad. Menerima barang/ Jasa Melakukan pengecekan kesesuaian terhadap surat Pemesanan Barang dengan Prosedur Inspeksi dan Pengujian ( dapat meminta bantuan tenaga ahli dari bidangnya jika diperlukan ). Membuat laporan pembelian barang.

KPA/ Kamad

Pelaksana Ka.TU/ panitia

Mutu Baku Staf Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Kondisional Output Terlaksananya pengadaan barang. Ket

7.

Dokumen lelang, HPS

Mengikuti dokumen perjanjian lelang.

Tersusunnya surat perjanjian kontrak.

8. 9.

1 hari HPS dan Spesifikasi jenis barang di perjanjian. 1 hari

Diterimanya barang Kesesuaian jenis barang dengan pemesanan.

10.

Kuitansi, Nota

Minimal setiap 3 bulan

11.

Membuat laporan pemakaian barang

Checklist penggunaan barang RAPBM, Kartu kebutuhan barang

UNIT-UNIT TERKAIT

Minimal setiap 3 bulan

12.

Melakukan evaluasi terhadap Rencana Pengadaan Barang Tahunan dan Realisasinya.

Setiap 6 bulan

13.

Melakukan Revisi jika ada Perubahan Rencana Pengadaan Barang Tahunan. Melakukan inventarisasi dan labeling barang bergerak yang sudah sesuai dengan pemesanan barang, spesifikasi dan prosedur inspeksi dan pengujian sesuai dengan peraturan yang berlaku.

3 Hari

Tersusunnya laporan pembelian barang. Tersusunnya laporan penggunaan barang. Terselenggara nya evaluasi rencana penggunaan barang tahunan berikutnya. Terlaksananya revisi rencana pengadaan barang.

14.

Sebelum didistribusikan pada yang mengajukan

SOP Pengadaan Barang

No 15.

Aktivitas Membuat daftar pemasok pengadaan barang

Pelaksana KPA/ Ka.TU/ Kamad panitia

Mutu Baku Staf Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Setiap akhir tahun Output Tersusunnya inventaris data pemasok/ rekanan Terselenggara nya evaluasi kinerja rekanan. Ket

16.

Melakukan evaluasi kinerja rekanan

Formulir daftar peringkat kinerja pemasok.

SOP Pengadaan Barang

FLOWCHART SOP PENGADAAN BARANG

MULAI

MENGAJUKAN RENCANA KEBUTUHAN BARANG

MEMILAH RENCANA KEBUTUHAN BARANG

REKAP RENCANA KEBUTUHAN BARANG

PERSETUJUAN PENGADAAN BARANG

MONITORING BARANG

MELAKSANAKAN PENGADAAN BARANG DAN JASA

MENERIMA BARANG DAN JASA KONFIRMASI DAN PENGEMBALIAN PENGECEKAN KESESUAIAN

TIDAK SESUAI

SESUAI MEMBUAT LAPORAN

EVALUASI REALISASI

BERUBAH

REVISI TIDAK BERUBAH INVENTARISASI DAN LABELING

REKAP DAFTAR REKANAN

EVALUASI KINERJA REKANAN

SELESAI

SOP Pengadaan Barang