Mini ensayo de auditoria administrativa

AUDITORIA ADMINISTRATIVA La Auditoria es un examen crtico (pero no mecnico) que se realiza con el fin de evaluar la eficacia y eficiencia de una seccin, un organismo, etc. La auditoria implica la preexistencia de fallas en la entidad auditada y que persigue el fin de evaluar y mejorar la eficacia y eficiencia de una seccin o de un organismo. Podemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora. Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como: " Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales". Mientras que Fernndez Arena J.A sostiene que es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin. El aspecto distintivo de estos diversos usos del trmino, es que cada caso de auditora se lleva a cabo segn el sentido que tiene esta auditora para la direccin superior. Otras definiciones de auditora administrativa se han formulado en un contexto independiente de la direccin superior, a beneficio de terceras partes. En las ltimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr una gran demanda de informacin respecto al desempeos de los organismos sociales. La auditoria tradicional (financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los informes financieros. Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa , as como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz ha de llevar a cabo el examen y evaluacin de: y La calidad, tanto individual como colectiva, de los geren tes (auditoria administrativa funcional) y La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditoria analtica) Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores externos e internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma. Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes:

De control.- Destinados a orientar los esfu erzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de ac tuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin. Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica de sta. La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Ms bien se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica. Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qu es lo que s est haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el supervisor piensan que est ocurriendo. Los procedimientos de auditora administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles. Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como: Naturaleza jurdica Criterios de funcionamiento Estilo de administracin

Proceso administrativo Sector de actividad mbito de operacin Nmero de empleados Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad La auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social. En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordina cin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en: 1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado) 2. Entidad Paraestatal 3. Organismos Autnomos 4. Gobiernos de los Estados 5. Comisiones Intersecretariales 6. Mecanismos Especiales En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas: 1. Tamao de la empresa. 2. Sector de actividad. 3. Naturaleza de sus operaciones. Conforme al tiempo han surgido nuevos enfoques para la realizacin de auditoras, los cuales surgen a partir de la necesidad de ampliar la informacin que se presenta a la empresa consultada, uno de estos enfoques se conoce como auditoria integral, cuyo mtodo involucra diversos tipos de auditoras. Esta postura mantiene que, adems de emitir una opinin sobre la razonabilidad de los esta dos financieros,

tambin se debe de opinar sobre la organizacin en s misma, en si la actividad auditora ha ido evolucionando su enfoque a lo largo del tiempo y ahora se encuentra en una disyuntiva entre una auditoria integral y otros enfoques, puesto que poseen varios promotores y deflactores que dicen que es un salto al vaco puesto que se pretende con ella garantizar a terceros la actuacin de una organizacin desde las perspectivas de eficiencia, efectividad, economa, tica y medio ambiente y hay quienes si inclinan a una auditoria relaciona solamente con los estados financieros. En la actualidad el concepto de auditora debe ir ms all de la revisin contable, las organizaciones requieren de una visin de conjunto como organizacin, que est en constante relacin con su entorno, donde lo que se busca es una cosmovisin de la empresa. Un enfoque holstico en autora, implica que se debe analizar a la empresa como un todo, con una visin de conjunto, y no por sectores o por tipos de auditora, lo que se pretende es tener un conocimiento adecuado del cliente y realizar un estudio al sistema de control interno para detectar las debilidades que puedan alterar el futuro organizacional, una auditoria bajo este enfoque, garantiza al usuario un informe til y pertinente para la toma de decisiones, y no compromete al auditor ms all de lo estipulado en la razonabilidad de saldos. Hoy ms que nunca las empresas estn preocupadas por implementar estrategias orientadas al logro de su competitividad y eficiencia, sin embargo igual preocupacin no se evidencia en la bsqueda de eficiencia del componente social de las organizaciones. La Auditora Social surge como la estrategia que permite a las organizaciones evaluar, medir y controlar, con fines de mejoramiento progresivo, la gestin social entendiendo esta como la aplicacin de polticas y prctica s relacionadas con las personas tanto al interior como al exterior de esta. El Balance Social es una herramienta de auditora en cuanto permite, mediante la aplicacin de una metodologa especfica, medir cuantitativa y cualitativamente la gestin social de cualquier organizacin, dentro del marco de su Responsabilidad Social respectiva. Su aplicacin permitir un mejor desempeo, lo cual redundar sin lugar a dudas una mayor rentabilidad del negocio. Se percibe como un fin en s mismo y no como un medio de contribucin y mejoramiento de condiciones organizacionales como la calidad de vida del personal, optimizacin de recursos, mayor eficiencia en servicios, evaluacin de resultados, entre otros. La informacin en la gestin empresarial moderna no puede ser considerada como un apoyo o soporte para las actividades operativas de la organizacin, sino que debe tratarse como uno de sus principales recursos. Es un elemento imprescindible para el funcionamiento de la misma, un recurso bsico e importante que requiere por tanto que se le aplique una planificacin, organizacin, direccin y control. Las organizaciones se han centrado poco en obtener informacin relevante para prevenir problemas, revelar altern ativas, reducir incertidumbres y ofrecer soluciones. Actualmente se apodera de un gran valor dentro de la empresa el papel de los trabajadores de la informacin como consultores internos que pueden generar informacin evaluada o nuevos conocimientos para la organizacin. La aplicacin de herramientas de gestin, como es el caso de las auditoras informacionales, permitir asegurar que la informacin que circule en las entidades sea la ms relevante y apropiada para ella. Est considerada como un recurso

valioso y costoso para las empresas, por lo que gestionarla adecuadamente es de suma importancia, para hacer uso y manejo adecuado de la misma. La gestin ha proporcionado mtodos y herramientas a las ciencias de la informacin con fundamentos bsicos y so luciones prcticas a problemas de la informacin. La ciencia moderna de la administracin en general, coincide en reconocer el impacto que est teniendo la informacin en las organizaciones. Se le llama gestin de informacin a la gestin de recursos de informacin, gestin de archivos, registros administrativos e inteligencia competitiva. Para llevar a cabo dicha gestin es necesario en primer lugar conocer perfectamente a la organizacin, dominar su visin, misin, objetivos generales, etc. Tambin para el xito del proceso se debe analizar cmo se utiliza la informacin, quines, para qu y cmo fluye la misma. Debido a la cantidad de informacin que es generada dentro de las organizaciones es que resulta necesario identificarla, organizarla para su ut ilizacin como recurso. Ante la importancia que actualmente est adquiriendo el conocimiento, se considera que es la principal fuente de ventajas competitivas, las empresas se enfrentan al reto de adquirir el conocimiento necesario, aplicarlo y aprender d e l, adems se ha acuado la expresin de sociedad de conocimiento que se caracteriza por la creciente importancia del conocimiento como recurso clave en la actividad econmica y por la aceleracin de la velocidad a la que se producen cambios. Por su parte el conocimiento es considerado de manera intuitiva como algo ms amplio, ms rico que los datos y la informacin. Es una mezcla de experiencia, valores, informacin y saber hacer que sirve como marco para la incorporacin de nuevas experiencias e informacin, y es til para la accin. El capital intelectual viene dado por el conjunto de los recursos intangibles de que dispone una empresa en un momento determinado y la gestin del conocimiento se entiende como el conjunto de procesos que utilizan el conocimiento para la identificacin y explotacin de los recursos intangibles existentes en la empresa, as como para la generacin de otros nuevos. Viene dado por la unin de las actividades e iniciativas especficas que se llevan a cabo para incrementar su volumen de conocimiento corporativo. A la hora de plantearse la medicin del capital intelectual hay que diferenciar dos aspectos relacionados y necesarios. Por una parte se estn desarrollando modelos de clasificacin que pretenden delimitar los tipo s de intangibles agrupndolos en bloques para facilitar su entendimiento, su estudio y su posterior medicin, por otro lado los modelos de medicin que tomando desde punto de partida los anteriores, buscan indicadores de medida mediante el desglose de los bloques identificados en las diversas clasificaciones, obtienen elementos que puedan ser objeto de medicin. La auditora del rendimiento tiene cada vez mayor aceptacin como tipo de actividad de revisin ex post facto conducida de forma profesional dentr o del gobierno. Esta categora subsume a especies familiares de tareas de revisin, como lo son las auditorias de eficiencia, y tambin a tipos menos familiares de tareas de revisin como las auditoras de informacin que generan los sistemas de gestin de l rendimiento. La nueva teora sociolgica institucionalista preiconiza que a medida que se institucionaliza el rea de auditora de rendimiento el nivel de actividad se incrementar, quizs acompaado de la elaboracin de subtipos diferentes o extensiones en la lnea de productos.

Entre las organizaciones gubernamentales esenciales para la auditora del rendimiento se incluyen las responsables de la elaboracin del presupuesto, de la auditoria, de la evaluacin y de la reforma administrativa. La forma en que los cuerpos centrales de auditora de rendimiento probablemente tendr un efecto de importancia sobre la escala y distribucin de la actividad de revisin dentro del gobierno, tales respuestas tendern a moldear le funcionamiento y el impacto de los sistemas gubernamentales sobre la rendicin de cuentas. El trmino auditoras de rendimiento se utiliza normalmente para marcar una distribucin entre este tipo de actividad de revisin y la auditora tradicional junto a la evaluacin de programas. La aud itora de rendimiento no constituye un tipo de auditora; son evaluaciones, sin embargo, a diferencia de las evaluaciones de programas, se conducen a menudo en una forma que se asemeja a una auditora. CONCLUSIONES Podemos concluir, que la aplicacin de una auditora administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura orgnica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegaci n de autoridad. La conjuncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de accin capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditora se traduzca en un proyecto innovador slido. El auditar es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una persona independiente y competente acerca de la informacin cuantificable de una entidad econmica especifica, con el propsito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la informacin cuantificable y los criterios establecidos. Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose conocimientos de su existencia ya en las lejanas pocas de la civilizacin sumeria. El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios pblicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administracin se hace ms complicada, adoptando mayor importancia la comprobacin y el control interno, debido a una mayor delegacin de autoridades y responsabilidad de los funcionarios. Debido a todos los problemas administrativos s han presentado con el avance del tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la administracin de un organismo social, realizado por un profesional ( auditor), es decir, es una nueva herramienta de control y evaluacin considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el propsito de descubrir oportunidades para mejorar su administracin. Tomando en consideracin todas las investigaciones realizadas, podemos concluir que la auditoria es dinmica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicacin debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.

Definitivamente como se indica, el objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeo de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades revisadas. Los miembros de la organizacin a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y las Gerencias. BIBLIOGRAFA Alvin A. Arens. Ao 1995. Auditoria Un enfoque Integral Editorial Ocano. Enciclopedia de la Auditoria. Francisco Gmez Rondon. Auditoria Administrativa Joaqun Rodrguez Valencia. Ao 1997. Sinopsis de Auditoria Administrativa Vctor Lzzaro. Sistemas y Procedimientos William P. Leonard. Auditoria Administrativa
Nombre: Diego David Lisano Toaquiza