Universitas Semarang

Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT PADA BAGIAN RUMAH TANGGA, SANDI DAN TELEKOMUNIKASI SETDA KOTA SEMARANG MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0

ENY ROHMAWATI G.111.07.0035

Universitas Semarang
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi

LATAR BELAKANG
Perkembangan Ilmu dan Teknologi yang pesat, berpengaruh di berbagai kegiatan di sektor pemerintah maupun swasta. Di perlukan sistem informasi yang cepat dan tepat. Salah satu informasi terpenting adalah rekaman dari kegiatan itu sendiri yang terdapat pada arsip.

ENY ROHMAWATI / G.111.07.0035

Universitas Semarang
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi

PERUMUSAN MASALAH
 Pembukuan dan penyimpanan dokumen dilakukan secara manual sehingga kinerjanya kurang efektif dan efisien.  Memerlukan waktu yang lama dalam pencarian data-data surat masuk, keluar, dan surat-surat lainnya. Inti bagaimana cara penyimpanan datadata surat masuk, keluar, dan surat-surat lainnya dengan mudah dan cepat.

ENY ROHMAWATI / G.111.07.0035

Universitas Semarang
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi

BATASAN MASALAH
Proses pengarsipan surat. Penerimaan surat sampai penyimpanan surat oleh petugas kearsipan. Gambaran umum mengenai Sistem Informasi Pengarsipan Surat. Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dengan menggunakan software aplikasi Visual Basic 6.0 dan Microsoft Windows Seven sebagai sistem operasinya.
ENY ROHMAWATI / G.111.07.0035

Universitas Semarang
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi

TUJUAN KERJA PRAKTEK

Mahasiswa dapat menerapkan dan memahami halhal teknis di bidang Teknologi Informasi di Bagian Rumah Tangga, Sandi dan Telekomunikasi Setda Kota Semarang. Mempelajari perancangan sistem informasi pengarsipan surat pada Bagian Rumah Tangga, Sandi dan Telekomunikasi Setda Kota Semarang. Memberikan solusi.

ENY ROHMAWATI / G.111.07.0035

Universitas Semarang
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi

MANFAAT KERJA PRAKTEK

Bagi Penulis
Mengembangkan wawasan berfikir. Menambah wawasan dan pengetahuan tentang perancangan sistem informasi pengarsipan surat pada Bagian Rumah Tangga, Sandi dan Telekomunikasi Setda Kota Semarang.

ENY ROHMAWATI / G.111.07.0035

Universitas Semarang
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi

Bagi Instansi
Terjalin hubungan kemitraan dengan Perguruan Tinggi. Diharapkan dapat menjadi sumbangan pemikiran di Bagian Rumah Tangga, Sandi dan Telekomunikasi Setda Kota Semarang Untuk menunjang kelancaran aktifitas pada Instansi terutama mengenai Sistem Informasi Pengarsipan Surat.

ENY ROHMAWATI / G.111.07.0035

Universitas Semarang
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi

Bagi Perguruan Tinggi

Menambah literatur perpustakaan Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Semarang. Sebagai pertimbangan menentukan mutu kelulusan.

ENY ROHMAWATI / G.111.07.0035

Universitas Semarang
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi

Bagi Pembaca
Sebagai referensi untuk pembuatan laporan. Menambah pengetahuan tentang perancangan sistem informasi.

ENY ROHMAWATI / G.111.07.0035

Universitas Semarang
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi

METODE PELAKSANAAN
Pengumpulan data merupakan langkah awal dalam penulisan laporan. Data yang terkumpul nantinya akan digunakan dalam pembahasan laporan. 1. Sumber Data  Data Primer  Data Sekunder

ENY ROHMAWATI / G.111.07.0035

Universitas Semarang
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi

2. Metode Pengumpulan Data  Metode Observasi  Metode Wawancara  Metode Studi Pustaka

ENY ROHMAWATI / G.111.07.0035

Universitas Semarang
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi

GAMBARAN UMUM INSTANSI

BAGIAN RUMAH TANGGA, SANDI TELEKOMUNIKASI SETDA KOTA SEMARANG DAN

STRUKTUR ORGANISASI

ENY ROHMAWATI / G.111.07.0035

Universitas Semarang
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi

ANALISA KEBUTUHAN
Analisa Kebutuhan User Sistem yang aman dalam menyimpan data, aksesnya cepat dan berfungsi untuk menyimpan, mengedit, menghapus data-data surat.

ENY ROHMAWATI / G.111.07.0035

Universitas Semarang
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi

Analisa Hardware (Perangkat Keras) Prosessor Pentium IV Memori 256 Mb Harddisk 40 Gb Monitor VGA Printer

ENY ROHMAWATI / G.111.07.0035

Universitas Semarang
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi

Analisa Software (Perangkat Lunak) Software Microsoft Visual Basic 6.0 Database Microsoft Access 2003 Menggunakan sistem operasi Windows Seven.

ENY ROHMAWATI / G.111.07.0035

Universitas Semarang
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi

ALAT BANTU

UML (UNIFIED MODELLING LANGUAGE)

ENY ROHMAWATI / G.111.07.0035

Universitas Semarang
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi

IMPLEMENTASI SISTEM

SISFO KEARSIPAN

ENY ROHMAWATI / G.111.07.0035

Universitas Semarang
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi

KESIMPULAN
Penggunaan program ini akan mempermudah administrator dalam melakukan pengarsipan surat, karena tampilan program antarmuka (interface) sederhana. Keamanan data data surat yang tersimpan terjamin karena penggunaan aplikasi Sistem ini dibatasi oleh password.

ENY ROHMAWATI / G.111.07.0035

Universitas Semarang
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi

SARAN
Pengadaan hardware guna menjalankan sistem. Perlu pengetahuan dan pelatihan bagi administrator untuk menjalankannya. Perlu disediakan seorang pengembang sistem agar sistem tersebut dapat dikembangkan secara optimal, sesuai kebutuhan dari instansi.

ENY ROHMAWATI / G.111.07.0035

Universitas Semarang
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi

TERIMA KASIH

ENY ROHMAWATI / G.111.07.0035