Teknik Penyusunan Acara

Diklat Depkominfo 2008

Istilah Protokol
Seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik di dalam maupun di luar ruangan Is a system of rules about the correct way to act on important formal occasions Serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan bagi seseorang karena Jabatan/Kedudukan dalam Negara, Pemerintahan atau Masyarakat.

PROTOKOL MELIPUTI :
Kegiatan - Acara - Protokol - MC - Announcer
Kepanitiaan Program/Acara Pembawa Acara

Pengarah Acara

Pengaturan Tata Acara

Announcer
Pembawa acara, adalah orang atau petugas yang mengumumkan jalannya suatu acara. Acara sejak di buka hingga penutupan.

Master of Ceremony
Pimpinan Pelaksana Upacara/Acara dengan tugasnya mengatur sejak persiapan hingga jalannya acara berikut hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan acara. Dalam suatu kegiatan MC dapat dibantu dengan Pembawa Acara (Announcer), atau seringkali MC merangkap Pembawa Acara.

Protokol
Dari asal kata Yunani protos dan kolla yang berarti lembar pertama dan melekatkan. Atau dapat dikatakan sebagai lembar pertama yang dilekatkan pada suatu dokumen yang berisi perjanjian antar dua pihak yang tidak boleh dilanggar.

Pejabat/petugas yang merencanakan dan mengatur jalannya acara sesuai dengan ketentuan kedinasan. Ketentuan kedinasan ini bermakna resmi sehingga disebut dengan istilah tata cara protokoler. Dalam penyelenggaraan upacara resmi, posisi Protokol lebih tinggi dari MC maupun Announcer. MC dan Announcer berada dalam kordinasi Protokol. (PP NO.62 Tahun1990)

Rundown (Susunan Acara

If you give someone a run-down of a group of things or a run-down on something, you give them details about it. (INFORMAL) Rangkaian acara yang tersusun secara detil (waktu ke waktu) meliputi bagian-bagian yang turut berperan bagi berlangsungnya acara.

Faktor2 Menyusun Acara 1

Semua pihak dihormati dan disenangkan Kesesuaian acara dengan promosi atau informasi Keteraturan: sesuai urutan, waktu, tanpa jeda Mengikuti ketentuan Protokol

Memperhatikan dinamika audiens, pengisi acara serta lingkungan (tempat-waktu) Komitmen melayani semua pihak Kreatif, inovatif dan berkesan Efektif, efisien, dan menyenangkan Fleksibel

Macam Acara
Formal dan Informal Dalam ruang atau luar ruang Protokol atau non protol Format Acara: Upacara, Seminar, Diskusi Meeting, Gathering, Birthday, Anniversary. dll

Struktur Acara
Acara Penuh (buka, proses, tutup) Acara Pembukaan Kelanjutan Acara (Acara Pokok) Acara Penutup

Susunan Acara Sederhana

Nomor Waktu Acara PIC

Susunan Acara Kompleks

Nomor Acara Aktivitas Waktu Acara Tempat

PIC + Sound Activitas

Lighting

Logistik Dll sesuai kebutuh an acara

Program/Acara Yang Menarik

Kriteria:
Berorientasi kepada publik/audiens (needs & wants) Mudah dilaksanakan dan menyenangkan Panitia/pelaksana yang sesuai dengan bidang, komit dan antusias Biaya ringan hasil menakjubkan (profit, kepuasan, kebanggaan, monumental) Tujuan dan target yang jelas

Program/acara dapat divisualisasikan (rundown) Program/acara dapat diprediksi Perbandingan dengan yang sejenis (trend) Menarik banyak pihak (sponsor) Kesesuaian yang ditawarkan dengan yang diterima Dapat dievaluasi (angket)

Latihan
Pisah Sambut Pimpinan Pembukaan Pameran (ada Menteri) Peresmian Proyek (ada Ibu Negara) Pembukaan Seminar Nasional (ada Menteri) Pernikahan Emas