Manuel de Procédures de Réhabilitation Et Reconstruction Post-Catastrophes Du FID (FID - 2011)

REPUBLIQUE DE MADAGASCAR
Fitiavana Tanindrazana Fandrosoana PRIMATURE FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT FID
TOME III MANUEL DE PROCEDURES DE REHABILITATION ET RECONSTRUCTION POSTCATASTROPHES
Version Mars 2011
ABREVIATIONS AEP ASBL BE BNGRC BTP CP CIRAM CRGRC DAO DG DIR FID GoM IDA IDB IEC MAEP MEN MINSAN MTPM MOD MPE MPI MT ONG ONU PTA RC REP RRPC RTP USD q. Adduction d'Eau Potable Association Sans But Lucratif Bureau dEtude Bureau National de Gestion des Risques et Catastrophes Btiments et Travaux Publics Cellule de Projet Commission Inter Rgionale dAttribution de Marchs Comit Rgional de Gestion des Risques et Catastrophes Dossier dAppel dOffre Direction Gnrale du FID Direction Inter Rgionale du FID Fonds d'Intervention pour le Dveloppement Gouvernement de Madagascar Association Internationale pour le Dveloppement Infrastructure de Base Information, Education, Communication Ministre de lAgriculture, de lElevage et de la Pche Ministre de lEducation Nationale Ministre de la Sant du Planning Familial et de la Protection Sociale Ministre des Travaux Publics et de la Mtorologie Matrise dOuvrages Dlgue Micro- et Petite Entreprise Micro-Primtre Irrigu Mmoire Technique Organisation Non Gouvernementale Organisation des Nations Unies Programme de Travail Annuel Renforcement des Capacits Responsable de lEntretien du Projet Rhabilitation Reconstruction Post Catastrophe Responsable Technique de Projet Dollar Amricain quivalent
MONNAIES
La monnaie de compte ainsi que de paiement des micro-projets financs par le FID reste lAriary (Ar.). Toutefois, certains montants mentionns dans le prsent manuel (en particulier pour dfinir les montants maxima des financements et les diffrents seuils dapprobation, ou pour se rfrer aux montants estims des contrats en matire de passation de marchs) sont exprims en USD quivalent (USD q.), pour viter davoir modifier trop souvent le manuel en cas de fluctuations trop frquentes du taux de change et, par voie de consquence, des prix.
Fonds dIntervention pour le Dveloppement Rhabilitation / Reconstruction Post Catastrophe Tome 3 Version Mars 2011
TABLE DES MATIERES

I- PRESENTATION GENERALE DE LA COMPOSANTE REHABILITATION / RECONSTRUCTION ET OBJECTIFS 4 4 4 7 7
II- CIBLAGE 1. SELECTION DES MICRO-PROJETS 2 . PREPARATION ET EVALUATION
III- MODE DE REALISATION TECHNIQUE 1.MODE DE REALISATION TECHNIQUE DES MICRO-PROJETS REHABILITATION / RECONSTRUCTION GERES PAR LES ASSOCIATIONS DES BENEFICIAIRES : 2. MODE DE REALISATION TECHNIQUE EN MAITRISE DOUVRAGE DELEGUEE (MOD) IV- GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE DES MICRO-PROJETS RRPC 1. 2. Micro-projets rhabilitation/reconstruction raliss par les bnficiaires : Micro-projetsraliss en MOD :
7 11 15 15 16 16 16 17 17 17 17 19 21 21 21 22
V- SUIVI ET EVALUATION 1. 2 Indicateurs globaux (pour lensemble de la composante) : Indicateurs spcifiques (pour les micro-projets) :
3. Rapports dexcution : 3.1 3.2
Rapport davancement de la Cellule de Projet : Rapport final du Matre de louvrage (Communauts des Bnficiaires) :
APPENDICE 1: DEFINITIONS DES TERMES
APPENDICE 2 : TYPOLOGIE DES INFRASTRUCTURES ELIGIBLES EN REHABILITATION / RECONSTRUCTION
APPENDICE 3 : PRESELECTION DES PARTENAIRES TECHNIQUES DU FID 1. Procdures de prslection des bureaux dtudes (BE) 2. Procdures de prslection des MPE du BTP
I- PRESENTATION GENERALE DE LA COMPOSANTE REHABILITATION / RECONSTRUCTION OBJECTIFS
ET
Lobjectif de cette composante est de rhabiliter et/ou reconstruire les infrastructures de base endommages par des catastrophes telles que celles ci sont dfinies par le Bureau National de Gestion des Risques et Catastrophes (BNGRC). Le choix des zones dintervention fait ainsi rfrence aux indications arrtes par le Bureau National pour la Gestion des Risques et Catastrophes (BNGRC) ou ses dmembrements lgalement comptents au niveau des Rgions ou Districts. Dans le cadre de la mise en uvre des activits relatives cette composante, le FID travaillera dans le cadre de Protocoles dAccord avec les ministres sectoriels concerns, principalement avec : le Ministre de lEducation Nationale (MEN) pour les Ecoles, le Ministre de la Sant Publique (Minsan) pour les formations sanitaires, le Ministre des Travaux Publics et de la Mtorologie (MTPM) pour les pistes et ouvrages de franchissement, le Ministre de lAgriculture, pour les amnagement hydro agricoles
Un Protocole de partenariat sera aussi tabli entre le FID et le Bureau National de Gestion des Risques et Catastrophes (BNGRC) quant la dfinition des zones dintervention du FID dans le cadre de cette composante. Le financement du FID pour un micro-projet de rhabilitation ou de reconstruction en post catastrophe ne peut tre suprieur 75.000 Dollars des Etats-Unis (USD) y compris toutes les taxes y affrentes pour les infrastructures autres que les pistes. Pour ces dernires, le financement ne peut tre suprieur 130.000 Dollars des Etats-Unis (USD) y compris toutes les taxes y affrentes. Lattribution dun financement par le FID pour un micro-projet rhabilitation et de reconstruction ne requiert pas une contribution des bnficiaires au cot du projet.
II- CIBLAGE 1. SELECTION DES SOUS-PROJETS
Le Bureau National de Gestion des Risques et Catastrophes (BNGRC) tablit la liste priorise des zones qui sont dclares sinistres suite une catastrophe ainsi que la liste des infrastructures endommages , suivant le Protocole dAccord sign entre le FID et le BNGRC. Sur la base de cet inventaire fourni par le BNGRC, le FID effectue une valuation technico-financire des infrastructures endommages et ligibles. A lissue de lvaluation qui se rfre au Manuel Pratique dEvaluation des Effets Socio-conomiques des Catastrophes appliqu en 2008 par la Banque Mondiale dans le cadre du Financement Track II, il sera tabli un mmoire de prparation de projet (MPP) dfinissant le type dintervention (rhabilitation ou reconstruction) et le cot. Le mode dintervention sera aussi dtermin : o en mode de gestion directe par les bnficiaires pour les infrastructures de base ne demandant pas une technicit complexe et dans des zones accessibles, en matrise douvrage dlgu (MOD) pour le cas des pistes, adduction deau potable, micro primtres irrigus et les ouvrages ncessitant une technicit complexe.
Le FID soumet ensuite la liste slectionne auprs du comit de concertation constitue des dmembrements locaux du BNGRC reprsent par le Comit Rgional de Gestion des Risques et Catastrophes (CRGRC) pour la priorisation. Un procs verbal de priorisation sera alors tabli lissue de cette runion.
CIBLAGE DES ZONES DINTERVENTION EN RECONSTRUCTION ET REHABILITATION PHASE ACTIONS - Collectes et valuation des dgts au niveau des Fokontany - Envoi des listes et dgts auprs CCGR - Collectes et envoi des informations fournies par les CLS au District - Collectes et envoi des informations fournies par les CCGRC au CRGRC - Collectes et envoi des informations fournies par les CRGRC au BNGRC - Dclaration des zones sinistres - Priorisation des rgions sinistres (selon le protocole daccord entre FID et BNGRC) ACTEURS OUTILS Fiche EIMA (Enqutes initiales multi alas) Liste des sinistrs et des dgts par Fokontany Liste des Fokontany sinistrs par Commune Liste des Communes sinistrs par District PRODUITS ATTENDUS Liste des sinistrs et des dgts par Fokontany Liste des Fokontany sinistrs par Commune Liste des Communes sinistres par District Liste des Districts sinistrs par Rgion
CLS
Postcatastrophes (Rle BNGRC)
CCGRC
District
CRGRC
BNGRC (selon le DECRET N 2006 904 fixant lorganisation, le fonctionnement et les attributions du BNGRC)
Liste des Districts sinistrs par Rgion
- Liste des zones dclares sinistres - Liste priorise des zones sinistres - Liste priorise de Communes (avec les donnes de base : nombre de population sinistre, nombre dIDB endommags : coles, CSB etc. superficie de parcelles agricoles endommages) - Liste priorise des IDB rhabiliter / reconstruire - Liste de microprojets raliser
Ciblage des zones dintervention
- Runion de concertation - Priorisation des IDB rhabiliter / reconstruire (selon les protocoles daccord entre FID/BNGRC et FID/MINISTERES)
CRGRC (selon le dcret 2005 866 du 05/09/2003) :
- Zones (Rgions, District, Commune) dclares sinistres - Liste priorise des zones sinistres
- Identification du microprojet raliser - Vrification de lligibilit des microprojetsidentifis
DIR FID DIR
- Liste priorise des IDB - Budget allou par DIR
Phase de prparation Phase de ralisation
Catastrophes
BNGRC CRGRC
ZONES SINISTREES PRIORISEES ET LISTE INDICATIVE INFRASTRUCTURES Liste priorise
FID
Eligibilit
OUI
NON
Termin
Arrtage de la liste des infrastructures raliser en fonction budget disponible
EVALUATION TECHNICO FINANCIERE
Mode dExecution
MOD
PC Communautaire
Matrise duvre Travaux Rception
2 . PREPARATION ET EVALUATION
La dmarche suit les tapes suivantes : Sur la base de la liste priorise tablie par les entits cites ci-dessus, le FID effectue alors des missions dvaluation sur terrain pour une analyse dligibilit technique et financire des infrastructures. Il sera alors tabli des mmoires de prparation de projets dans lesquels seront consigns la faisabilit technique ou non des travaux, les cots, le mode de ralisation des travaux (en gestion communautaire ou en matrise douvrage dlgue (MOD) ainsi que les rsultats attendus eu gard aux indicateurs requis dans le cadre des micro-projets raliser dans cette composante. Dans le cas dune catastrophe qui affecte une trs grande tendue (affectant simultanment plusieurs rgions et potentiellement difficiles daccs) et pour une meilleure efficacit dintervention, le FID peut dlguer lvaluation sur le terrain des consultants individuels ou des bureaux dtudes. Toutefois, la responsabilit finale quant aux diverses options dintervention revient au FID. Les mmoires de prparation de projet sont alors envoys pour approbation la Direction Gnrale du FID par la Direction Inter Rgionale avec le procs verbal de priorisation pour les micro-projets dont les cots unitaires sont valus plus de 10.000 USD q. Pour les mmoires de prparation de projet ne dpassant pas 10.000 USD q, lapprobation est faite au niveau de la Direction Inter Rgionale. Cette dernire transmet le dossier dapprobation la Direction Gnrale pour information. Au vu des rsultats de lapprobation (ou non) par la Direction Gnrale ou par la Direction Inter Rgionale, cette dernire envoie toutes les parties prenantes (Collectivits Territoriales Dcentralises, CRGRC, Services Territoriaux Dconcentrs) une note dinformation sur les rsultats du processus dvaluation. Au cas o linfrastructure a t finalement retenue, le FID inscrit celle-ci dans son Programme de Travail et procde sa ralisation. Note importante : La mise en norme pour la protection aux catastrophes naturelles notamment les cyclones, crues et inondations, base sur les recommandations issues des valuations menes au cours de lanne 2008 par le gouvernement de Madagascar avec lappui de lOrganisation des Nations Unies et de la Banque Mondiale.1 , sera tenue en compte dans les ralisations dinfrastructures socio conomiques de cette composante.
III- MODE DE REALISATION TECHNIQUE 1.MODE DE REALISATION TECHNIQUE DES MICRO-PROJETS REHABILITATION/RECONSTRUCTION GERES PAR LES ASSOCIATIONS DES BENEFICIAIRES :
Dans le cas o les conditions requises pour ce mode de ralisation sont remplies, principalement : Que la consistance des travaux raliser nest pas juge complexe et ne requiert pas des comptences particulires, Quune structure de gestion communautaire est facilement mobilisable en termes doprationnalit. (Ex : une cellule de projet ayant dj travaill avec le PDC ou autres programmes ou une association suffisamment structure pour signer une convention de financement) Les modalits de gestion financire (surtout la proximit dune banque primaire) sont values satisfaisantes.
GoM, UN and World Bank, May 2008, Damage, loss and need Assessment for disaster recovery and reconstruction after the 2008 cyclone season in Madagascar Cyclone Fame, Ivan and Jokwe
Les micro-projets communautaires financs par le FID sont grs et raliss par les associations de bnficiaires elles-mmes travers des cellules de projet (CP) constitues cet effet. a. Convention de financement et modalits gnrales de transfert de fonds aux Associations de Bnficiaires
La ralisation des micro-projets rhabilitation/reconstruction en gestion communautaire requiert la signature dune convention de financement entre le FID et lAssociation de bnficiaires. La convention de financement prcisent les droits et obligations des deux parties pendant la phase dexcution des tudes et des travaux, en particulier en ce qui concerne le montant du financement, les modalits de dcaissement, lutilisation du compte en banque de lassociation, la faon dont lactivit financer va tre ralis, les passations de march, lentretien futur du sous-projet, etc. Le montant de cette convention comprend : a. Le montant TTC du cot des travaux, b. Le montant TTC du cot des prestations de contrle et surveillance et, c. Les frais bancaires. Le financement du Projet relatif cette convention est vers au compte principal de la banque de lassociation de bnficiaires sur la base du Mmoire de Prparation de Projet (MPP) et en fonction de lavancement du micro-projet. Les modalits de dblocage des fonds relatifs cette convention sont dcrites dans le chapitre concernant les modalits de gestion financire2. o Louverture et lutilisation du compte principal de la banque de lassociation sont soumises certaines conditions, en particulier en ce qui concerne les retraits sur ce compte. Par ailleurs, le FID a un droit de regard sur ce compte, et il a le droit de le bloquer en cas de malversations dment constates par ses reprsentants ou ses mandataires dment autoriss. En cas davis dfavorable dun audit de la gestion des fonds par la Cellule de Projet ou de malversations dment prouves dans lutilisation de ces fonds, le FID se rserve le droit de suspendre le paiement de lune ou plusieurs des tranches ci-dessus, tant que lassociation des bnficiaires naura pas remdi aux dfaillances constates. En outre, le FID est subrog lassociation de bnficiaires pour intenter toute action judiciaire approprie en cas de dfaillance de cette dernire. Une fois le micro-projet ralis, la Cellule de Projet est charge de grer son entretien. Le responsable de lentretien du sous-projet3 au sein de la cellule de Projet a pour mission dassurer le planning et la gestion technique de lentretien. Il est form par la MPE du BTP pendant la priode des travaux et doit bien assimiler le Manuel de Gestion et dEntretien (MGE) qui est remis aux bnficiaires la rception provisoire et que les bnficiaires sengagent utiliser et appliquer.
En tant que Matre dOuvrage du micro-projet, lAssociation de Bnficiaires est responsable part entire de tout le processus de sa mise en uvre technique notamment concernant la passation de contrats aux diffrents sous traitants ou prestataires de service pour : o o la matrise duvre (Bureau dEtudes ou consultant individuel) la contractualisation avec les MPE du BTP ou les tcherons pour les travaux.
2 3
Cf Chap. IV Qui doit tre un membre de lassociation ayant comme rsidence principale le fokontany considre.
Il est souligner limportance de la transparence dans la gestion de lexcution des microprojets grs par les Associations de bnficiaires en particulier en ce qui concerne le dblocage et lutilisation des fonds ainsi que le processus de passation de marchs. Ainsi, outre son rle primordial dans le pilotage du micro-projet rhabilitation/reconstruction, la Cellule de Projet est tenue dinformer priodiquement (au moins par quinzaine) lensemble des membres de lassociation des bnficiaires de lavancement du sous-projet, des marchs passs et des dpenses effectues : o o par le biais de la tenue dune Assemble Gnrale des membres de lassociation; et par voie daffichage des grandes dcisions (en particulier les rsultats de consultations ou dappels doffres) ainsi que des tats des dpenses priodiques (au moins mensuels). A ce titre, pour viter tout conflit dintrt de la part des personnes responsables de la gestion ou du contrle du sous-projet, les membres de la Cellule de Projet, ainsi que toute structure (MPE, BE ou Consultant individuel) leur appartenant ou gres par eux, ne seront pas autoriss intervenir comme entrepreneurs ou fournisseurs de biens ou services pour la ralisation du sous-projet. Seront galement exclus les membres de leurs familles, et toute structure (MPE, BE ou Consultant individuel) gre par les membres de leurs familles.
Dans la ralisation des micro-projets rhabilitation/reconstruction par les associations de bnficiaires, le FID a deux rles essentiels: dune part, en tant quorganisme dexcution et organisme de financement, il est responsable de lutilisation du crdit et du dblocage des fonds au profit des associations de bnficiaires (conformment lchancier de paiement dans la convention de financement); dautre part, il a aussi un rle dappui technique, tendant notamment transfrer aux bnficiaires son savoir faire en gestion de Projet, et un rle de contrle de la qualit et de lavancement des microprojets communautaires. (cf. annexes 1, 2, 3) b. Mobilisation et renforcement des capacits des Associations de bnficiaires :
Ces activits seront assures par le FID dans le cadre des son rle de superviseur et par le matre duvre dans son rle daccompagnateur de la cellule de projet. La mobilisation sociale et le renforcement des capacits / formation pour des micro-projets grs et raliss par les Associations de Bnficiaires comprennent la revitalisation et/ou formation de la Cellule de Projet et laccompagnement tout au long du cycle du Projet. Ces activits relatives la mobilisation sociale et le renforcement de capacits se rapportent gnralement : 1. Sur leurs obligations gnrales quant la ralisation du micro-projet surtout le rle de matrise douvrage. 2. Sur la gestion financire simplifie : Tenue des livres comptables : journal de Banque et journal de caisse. Modalits de demande de dblocage de fonds, Modalits de paiement des factures des sous traitants (Consultants, BE, MPE) 3. Sur la gestion technique du micro-projet : Les rgles de passation de marchs et gestion des contrats des sous traitants, Suivi et contrle des prestations des sous traitants (Consultants, BE, MPE) La mise en exploitation et lentretien du micro-projet,
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c.
Le suivi valuation communautaire du micro-projet.
Matrise duvre :
La matrise duvre pour des micro-projets rhabilitation/reconstruction grs et raliss par les Bnficiaires comprend : o o o Lappui socio organisationnel. Les tudes techniques Le contrle et surveillance des travaux
La matrise duvre sera assure par un consultant individuel recrut par voie dappel manifestation dintrt ou un Bureau dEtudes retenu par consultation sur la base du registre tabli par le FID en dbut dexercice dans le cadre de sa prslection priodique. Le recrutement du Bureau dEtudes ou consultant individuel se fait suivant la procdure en vigueur au FID et diligent par la cellule de Projet qui signe le contrat avec le prestataire adjudicataire aprs avis de non objection du FID. Les rsultats des tudes techniques ainsi que les documents ncessaires la ralisation des travaux (DAO) sont aussi soumis pour accord pralable du FID. Lannexe 2 au prsent manuel dtaille les diffrentes phases ainsi que les modles de documents utiliser au cours de cette tape et qui se rapportent aux types dactivits raliser. d. Ralisation des Travaux :
Comme indiqu ci-dessus, les tudes techniques seront soumises un accord pralable du FID. En fonction de la technicit requise, ces tudes techniques proposeront de faon claire les diffrents lots de travaux, de services et de fournitures, ainsi que le planning prcis de leur excution respective, en distinguant entre: o o o les travaux confier un (ou des) tcheron(s); les travaux confier une ou des MPE du BTP par voie dappel doffres; les services de contrle et surveillance.
Le choix de la modalit de ralisation des travaux doit tre bas sur des considrations techniques, mais doit tenir compte aussi des prfrences et capacits des bnficiaires. Une fois que ce choix aura t fait, les procdures de passation de march seront fonction du montant estim de chaque contrat passer. (cf. annexe 3) i. Travaux par Tcheronnage:
Les travaux confis aux tcherons concernent tout lot de travaux dont le cot est estim moins de 10.000 USD q. La Cellule de Projet procdera une large publication locale de la consultation des tcherons dont le dlai ne saurait tre infrieur 10 jours calendaires (affichage au site du Projet, bureau de lassociation, bureau de la Commune, radio locale). Ceci devrait permettre aux tcherons locaux de manifester leurs intrts par crit tout en indiquant leurs rfrences techniques auprs de la Cellule de Projet. La Cellule de Projet pourra alors ngocier un contrat avec le tcheron de son choix. La signature du contrat ninterviendra quaprs validation de ce choix par lassemble gnrale des bnficiaires et avis de non objection du FID. Les diffrentes tapes dans le processus de recrutement dun tcheron par lAssociation des bnficiaires, les formulaires utiliser ainsi que le modle de contrat de tcheronnage sont donns en annexe 3.1.
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ii. Travaux ncessitant un appel doffres (lot > 10.000 USD q.) : Pour tous travaux dont le montant estim est suprieur 10.000 USD q. , la procdure par appel doffres ouvert au niveau national pour une dure qui ne peut pas tre infrieur 30 jours calendaires est obligatoire pour les travaux dun montant estimatif suprieur ou gal 50.000 USD q. Pour les montants estimatifs infrieurs 50.000 USD q, la mthode consultation restreinte de trois (03) six (06) MPE peut tre utilise avec un dlai minimum de dix (10) jours calendaires, avec laccord pralable de la Direction Gnrale. . Seules peuvent concourir les MPE prslectionnes par le FID en dbut dexercice dans le cadre de sa prslection priodique. Des modles de documents prcisant les conditions de lappel doffres sont prsents en annexes : o avis dappel doffres (annexe 3.2.3); o dossier dappel doffres (annexe 3.2.4) ; o fiches de dpouillement et dvaluation des offres (annexe 3.2.5) o et modle de contrat de travaux avec une MPE du BTP (annexe 3.2.6). Conformment aux prescriptions du Dossier dAppel dOffres (DAO), le contrat sera attribu au soumissionnaire ayant satisfait aux conditions de conformit et de qualification, et qui, en plus, a prsent loffre la moins disante. La cellule de Projet remettra la Direction Inter-Rgionale du Projet une copie du rapport dvaluation des offres, pour accord pralable. Des modles de fiches de dpouillement et dvaluation des offres sont donns dans lannexe 3.2.5. La notification du titulaire ninterviendra toutefois quaprs laccord pralable du FID sur la proposition de la commission dvaluation constitue par la Cellule de projet. Le contrat sera ensuite sign entre les deux parties aprs la remise par le titulaire dune caution de bonne excution quivalent 10% du montant des travaux TTC. iii. Procdures dAchat ou de Passation de Marchs de Fournitures :
Deux cas de figure peuvent se prsenter: pour lachat de fournitures dun montant infrieur ou gal 100.000 ariary (environ 50 USD q.), un achat direct partir de la caisse est valable; pour lachat dun lot de fournitures dont le montant estim est suprieur 50.000 ariary (environ 50 USD q.), les procdures suivantes sont respecter: o procder une demande de prix auprs de trois (3) fournisseurs minimum (voir proforma-type en annexe 4), ou, dfaut, une collecte de prix contresigne par 3 membres de la Cellule de Projet; valuer les offres conformes et en choisir la moins disante; tablir un bon de commande sign par le Prsident de lAssociation, le Trsorier et le Responsable Technique; rceptionner la facture et procder au rglement (correspondant uniquement la facture, donc chaque quantit livre).
o o o
Outre la tenue des journaux de caisse et de banque, lAssociation de bnficiaires apportera un soin particulier dans larchivage des pices relatives ces achats qui pourraient faire lobjet dun audit de la part du FID pendant ou la fin du sous-projet. Un mini manuel de gestion financire et comptable est remis la Cellule de Projet en fin de formation (voir annexe 4)
2. MODE DE REALISATION TECHNIQUE EN MAITRISE DOUVRAGE DELEGUEE (MOD)
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Sur la base de lvaluation sur le terrain et aprs les analyses techniques, financires et socio organisationnelles requises, dans les cas o les micro-projets raliser sont jugs complexes et ncessitant une comptence et technicit plus appropries ou dans le cas o la gestion directe de la ralisation ne peut 4 tre effectue dans les conditions optimales par les bnficiaires, la ralisation des activits est effectue par le FID en Matrise douvrage dlgue. Dans ce cas, le FID joue non seulement un rle dorganisme de financement, mais galement un rle dagence dexcution pour grer la prparation dtaille des micro-projets jusqu leur ralisation. Cette gestion doit bien entendu se faire en troite collaboration avec les associations de bnficiaires. a. Convention de Matrise dOuvrage Dlgu et Convention dEntretien : Pour la ralisation des micro-projets rhabilitation/reconstruction prvus tre raliss en matrise douvrage dlgu, lassociation de bnficiaires recevant une subvention passe avec le FID une convention de matrise douvrage dlgue (MOD), dont un modle se trouve dans lAnnexe 1.4. Cette convention de MOD qui est vise par la commune prcise entre autres les responsabilits de chacune des parties dans la conception et la ralisation du micro-projet et leur contribution au cot total du micro-projet rhabilitation/reconstruction. La signature dune telle convention de MOD est une condition pralable lapprobation formelle du micro-projet par le FID. Par cette convention, lassociation de bnficiaires dlgue au FID, qui accepte, lensemble des prrogatives, droits et obligations affrents la matrise douvrage des travaux, tudes et autres prestations ncessaires lexcution du micro-projet rhabilitation/reconstruction. Plus spcifiquement, le FID, matre douvrage dlgu, assume les prrogatives, droits et obligations suivants: o o o o o o o o o slection du bureau dtudes et passation du march de prestations de services; fourniture au bureau dtudes des donnes et informations pertinentes et prliminaires relatives au sous-projet; approbation des tudes relatives au micro-projet : Mmoire Technique (MT), Avant-Projet Sommaire (APS) et Avant-Projet Dtaill (APD); approbation du Dossier dAppel dOffres (DAO) et lancement de lappel doffres; adjudication du march et notification du choix de lentreprise; paiement des factures partir des avancements des travaux dresss par le Matre duvre; rception provisoire et rception dfinitive des travaux; paiement du dcompte dfinitif de travaux; paiement des prestations de services du Matre duvre.
Par ailleurs, lassociation de bnficiaires donne leur accord sur la conception du micro-projet avant que ne soit finalis le Mmoire Technique (MT) ou lAvant Projet Sommaire (APS) et lAvant Projet Dtaill (APD). Ils peuvent se faire reprsenter galement en qualit dobservateur aux travaux de la commission Inter-Rgionale dattribution des marchs (CIRAM) relatifs au sous-projet. Ils peuvent transmettre leurs observations sur le droulement des travaux au matre duvre charg du contrle et de la surveillance ou directement au FID, et ils doivent assister la rception provisoire et dfinitive des travaux dont les dates leur sont notifies par le FID. Lassociation de bnficiaires passe galement avec le FID une convention dentretien (dont un modle se trouve dans lannexe 1.4), qui fixe les conditions dexploitation et dentretien du micro-projet rhabilitation/reconstruction. Comme pour la convention de MOD, la signature dune telle convention dentretien, vise par la commune, est une condition pralable lapprobation formelle du micro-projet rhabilitation/reconstruction par le FID. Par cette convention dentretien, les bnficiaires sengagent :
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Voir III. Supra.
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o o o o
mettre en service louvrage au plus tard un mois aprs la rception provisoire, et ne pas dtourner linfrastructure de sa vocation initiale; constituer une structure formelle la signature de la convention et un fonds minimal ds la rception provisoire, pour assurer lexploitation et lentretien de linfrastructure; proposer au moins trois individus pour tre forms durant lexcution du sous-projet, et les utiliser pour les travaux dentretien; et utiliser et appliquer le manuel de gestion et dentretien qui lui est dlivr la rception provisoire.
De son cot, le FID sengage apporter tout appui ncessaire aux bnficiaires pour leur permettre dassurer convenablement la gestion et lentretien de louvrage. Le FID sengage en particulier assurer la supervision de: (i) la formation des trois stagiaires proposs par les bnficiaires; et (ii) la production et la remise du manuel de gestion et dentretien aux bnficiaires. b. Matrise duvre :
Il sagit essentiellement des procdures de consultation et de passation de marchs avec des bureaux dtudes (BE) pour assurer la matrise duvre de la ralisation des infrastructures de base endommages par les catastrophes. Les obligations affrentes la matrise duvre sont celles dcrites en dtail dans le modle de contrat avec un bureau dtudes pour la matrise duvre qui se trouve dans lAnnexe 2.5. En rsum, elles comprennent: o la ralisation des tudes techniques: Mmoire Technique (MT) ou Avant-Projet Sommaire (APS) et Avant-Projet Dtaill (APD); o ltablissement des dossiers dappel doffres; o le dpouillement des appels doffres et lanalyse des doffres; o le suivi et le contrle journaliers des travaux; o la vrification des attachements pour le paiement des entreprises; o lassistance technique au Matre douvrage dlgu pour la rception technique, provisoire et dfinitive des travaux. i. Procdures de consultation des bureaux dtudes (BE) : Pour la consultation des bureaux dtudes pour la matrise duvre des travaux de rhabilitation ou reconstruction dinfrastructures en post catastrophe,, la procdure est la suivante: La Direction Inter-Rgionale du FID groupe les micro-projets (par nature, proximit gographique et montants estims des marchs de travaux) de faon pouvoir lancer une consultation pour plusieurs micro-projets la fois. La CIRAM approuve la liste restreinte des bureaux dtudes (BE) qui seront consults pour ce groupe de projets. Cette liste, qui comprend au minimum trois BE, est tablie sur la base des informations contenues dans le registre des bureaux dtudes du FID, et des montants estims des marchs de travaux et donc de la catgorie de BE prslectionn pouvant tre retenu, tout en veillant ninclure dans cette liste que les BE ayant une capacit restante suffisante. La Direction Inter-Rgionale prpare les Termes de Rfrence du bureau dtudes et adresse aux BE inscrits sur la liste restreinte une lettre les invitant soumettre une proposition dans un dlai dtermin (un modle de lettre dinvitation est donn dans lannexe 2.3). La procdure de choix, qui est bien explicite dans la lettre dinvitation, ou demande de propositions, repose la fois sur une valuation technique et sur le prix de la proposition et dont la mthode sera fixe dans une Note de Service de la Direction Gnrale. Lvaluation technique prend en compte trois critres principaux:
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(i) (ii) (iii)
les rfrences techniques dans le domaine de la mission accomplir, la mthodologie et le planning proposs, et les qualifications et lexprience du personnel propos pour excuter la mission.
La CIRAM value les propositions, classe les BE sur la base de tous les lments dapprciation et de la pondration utilise pour les facteurs techniques et les facteurs financiers, et fait une proposition dattribution (au BE class le premier) qui est soumise la Direction Gnrale pour validation. Le rapport dvaluation de la CIRAM, comprenant la liste restreinte des bureaux dtudes invits soumettre des propositions, les rsultats de lvaluation des propositions soumises par les BE et la justification de la proposition dattribution, est sign par tous les membres de la commission. Dans le cas o plusieurs marchs de matrise duvre sont attribus dans la mme consultation, un mme bureau dtudes naura pas ncessairement droit plusieurs marchs. Si un BE est class le premier sur plusieurs marchs, il a le droit de choisir le march quil ralisera, et les autres marchs sont attribus aux BE classs deuxime, troisime, etc. Le BE slectionn pourrait tre invit ngocier un contrat avec le FID. A lissue de la consultation des bureaux dtudes, une convention de Matrise duvre est signe par le Directeur Inter-Rgional et le bureau dtudes adjudicataire. Les diffrentes tapes suivre, les formulaires utiliser ainsi que le modle de convention avec un bureau dtudes pour la matrise duvre se trouve dans lAnnexe 2. pour les micro-projets dinfrastructures pour lesquels le FID est Matre douvrage dlgu, lune des fonctions essentielles des responsables des services des oprations du FID est de superviser les Matres duvre qui ralisent les tudes techniques du micro-projet et assurent pour le compte du FID le suivi et contrle des travaux. A cet effet, le FID procde des visites inopines de chantiers auxquelles doit assister le Matre duvre concern ainsi que le reprsentant des bnficiaires, matre douvrage. Lobjet de ces visites est de contrler la bonne excution des obligations contractuelles du Matre duvre. c. Procdures applicables pour les marchs des travaux :
Les marchs de travaux font lobjet dun appel doffres dont la dure ne peut tre infrieur 30 jours calendaires dont la publication est faite sur le plan national pour les travaux dun montant estimatif suprieur ou gal 50.000 USD q. Pour les montants estimatifs infrieurs 50.000 USD q, la mthode consultation restreinte de trois (03) six (06) MPE peut tre utilise avec un dlai minimum de dix (10) jours calendaires, avec laccord pralable de la Direction Gnrale. Les appels doffres sadressent aux MPE du BTP prslectionnes et classes par le FID dans la catgorie de prslection correspondant aux travaux faisant lobjet de lappel doffres. Louverture des plis est publique. Toute offre qui nest pas conforme pour lessentiel aux conditions et spcifications du dossier dappel doffres (DAO) est rejete. Le march est attribu au soumissionnaire dont loffre a t juge la moins disante condition quil ait la capacit voulue pour excuter le march. Les critres remplir pour cela sont prciss dans le dossier dappel doffres, et si le soumissionnaire ny rpond pas son offre est rejete. Aprs la constitution de la caution de bonne excution gale 10% du montant du contrat (TTC), le FID mettra lordre de service de commencement des travaux au titulaire. Une sance de prise en charge du contrat sera par la suite tenue entre le FID, le matre duvre et le MPE titulaire afin de clarifier et fixer les obligations de tout un chacun, particulirement sur le dlai contractuel. Les diffrentes tapes suivre, les formulaires (dont le Dossier dAppel dOffres ou DAO) utiliser ainsi que le modle de contrat avec une MPE sont prsents en Annexe 3.
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NB. Reprise des travaux aprs rsiliation : En cas de rsiliation dun contrat dEntreprise, et aprs valuation des travaux restants par le B.E., deux cas de figure peuvent se prsenter : a) reliquat > 10.000 USD q. : un nouvel AO est lanc suivant les procdures prcdentes ; b) reliquat < 10.000 USD q. : le Projet procdera la consultation dau moins 03 (trois) tcherons locaux dont le dlai ne saurait tre infrieur 10 (dix) jours calendaires. IV- GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE DES MICRO-PROJETS RRPC 1. Micro-projets rhabilitation/reconstruction raliss par les bnficiaires :
Comme dj stipul, lAssociation des bnficiaires signe avec le FID une convention de financement dont le montant est bas sur les cots dfinis et approuvs dans les Mmoires de Prparation de Projets (MPP). Le transfert des fonds au compte bancaire de lAssociation (ouvert au titre de la ralisation du micro-projet) se fait en quatre (04) tranches :
a.
Cas des travaux de construction ou de rhabilitation dinfrastructure autre que btiment quip de mobiliers :
Premire tranche: 30% du total du cot du micro-projet hors formation5 aprs la signature de la convention de financement. Deuxime tranche: 60% du montant de la convention aprs avenant6 hors formation moins le montant du premier dblocage, aprs la signature du contrat des travaux ; Troisime tranche: 30% du montant de la convention aprs avenant hors formation quand les travaux, dune qualit juge acceptable par le FID auront atteint un avancement cumul de 50% pour la part finance par le FID ; Quatrime tranche: 10% du montant de la convention aprs avenant hors formation, aprs approbation du rapport final fourni par les Bnficiaires.
b. Cas des Travaux de construction ou de rhabilitation de btiment quip de mobiliers :
Premire tranche: 30% du total du cot du micro-projet hors formation1 aprs la signature de la convention de financement ; Deuxime tranche: 60% du montant de la convention aprs avenant n17 hors formation moins le montant du premier dblocage, aprs la signature du contrat des travaux ; Troisime tranche: 90% du montant de la convention aprs avenant n2 8 hors formation moins le montant du premier dblocage moins le montant du deuxime dblocage, quand les travaux, dune qualit juge acceptable par le FID auront atteint un avancement cumul de 50% pour la part finance par le FID ; Quatrime tranche: 10% du montant de la convention aprs avenant n2 hors formation, aprs approbation du rapport final fourni par les Bnficiaires.
Participation du FID sur le cot du micro-projet hors formation ; Montant convention aprs avenant = montant contrat Bureau dEtudes + montant contrat Entreprise + cot rel de la formation + frais bancaires 7 Montant convention aprs avenant n1 = montant contrat Bureau dEtudes + montant contrat Entreprise + cot MPP mobiliers + cot rel de la formation + frais bancaires 8 Montant convention aprs avenant n2 = montant convention aprs avenant n1 + diffrence entre cot MPP mobiliers et montant contrat de fourniture et livraison de mobiliers
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Pour lensemble des transferts de fonds qui lui sont effectus, la cellule de projet : doit tenir une comptabilit simplifie refltant les oprations de recettes et dpenses effectues par la cellule dans le cadre de ralisation du micro-projet9. Pour ce faire, deux personnes au sein de la cellule seraient dsignes pour le suivi des oprations financires afin de sassurer que les fonds sont rellement utiliss aux fins prvues. doit afficher par quinzaine et au panneau prvu cet effet sur le site de chantier une copie de ltat des dpenses du mois (voir modle dans l'annexe 4) pour informer l'ensemble des membres de l'association de bnficiaires et leur permettre de contrler l'utilisation des fonds. Les membres de l'association doivent aussi pouvoir consulter les journaux de banque et de caisse tenus par la Cellule de Projet. o Les Directions Inter-Rgionales du FID doivent suivre l'avancement des projets communautaires pour s'assurer de la qualit des ralisations et approuver les paiements au compte en banque de l'association, par tranches, en fonction de l'avancement des travaux. La Cellule de Projet donnera libre accs aux agents du Projet ou toute personne mandate par ce dernier pour visiter les ralisations techniques et consulter les documents du projet (Technique, environnemental, comptable et financier). aux fins des audits. En cas davis dfavorable dun suivi technico-financier de la gestion des fonds par la Cellule de Projet ou de malversations dment prouves dans lutilisation de ces fonds, le FID se rserve le droit de suspendre le paiement de lune ou plusieurs des tranches ci-dessus, tant que lassociation des bnficiaires-sinistrs naura pas remdi aux dfaillances constates. En outre, le FID est subrog lassociation de bnficiaires-sinistrs pour intenter toute action judiciaire approprie en cas de dfaillance de cette dernire. La restitution de la caution de bonne excution de lEntreprise titulaire se fait en deux tapes : - 50% de la caution la rception provisoire des travaux et, - 50% la rception dfinitive, une anne aprs la rception provisoire
Les pices justificatives ncessaires pour le dblocage des tranches de paiement sont stipules dans le MPAF. 2. Micro-projets rhabilitation/reconstruction raliss en MOD :
Les Directions Inter-Rgionales du FID doivent suivre l'avancement des micro-projets rhabilitation/reconstruction raliss en MOD pour s'assurer de la qualit des ralisations et approuver les attachements, les dcomptes et les factures prsents par les prestataires de service (PR, BE, MPE). Le FID paie directement les bureaux dtudes, les MPE du BTP (paiement des acomptes sur tats des travaux dresss par le matre duvre et paiement du dcompte dfinitif de travaux). Les modalits de paiement sont dtailles dans les contrats, qui constituent la rfrence lmentaire de comptabilisation des engagements et des dcaissements. Le rglement des prestations relatives la ralisation des micro-projets rhabilitation/reconstruction raliss en MOD est effectu par le FID au fur et mesure des avancements des activits (Cf MPAF).
V- SUIVI ET EVALUATION
1. Indicateurs globaux (pour lensemble de la composante) :

9 L'annexe 4 prsente un mini-manuel de gestion financire et comptable des sous micro-projets raliss par les associations de bnficiaires; ce manuel comprend des modles de journaux de banque et de caisse, de bon de caisse, de reu et d'tat des dpenses mensuelles.
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Pour une priode donne : Nombre de micro-projets rhabilitation / reconstruction raliss Nombre dinfrastructures rhabilites Nombre dinfrastructures reconstruites Nombre de micro-projets rhabilitation / reconstruction grs par les communauts Nombre de micro-projets rhabilitation / reconstruction grs en matrise douvrage dlgu
2 Indicateurs spcifiques (pour les MICRO-PROJETS) : Des indicateurs spcifiques sont dfinis par type de micro-projets tels que ceux-ci ont t spcifis par le document dvaluation du Projet (PAD). Les modalits de collecte de ces indicateurs sont dcrites en annexe 6. 3. Rapports dexcution : Priodiquement, loccasion dune demande de paiement, la Cellule de Projet remet au Projet un rapport davancement. 3.1 Rapport davancement de la Cellule de Projet : Avancement technique des travaux Situation financire du micro-projet Dblocage de fonds Attachement des travaux Rglement des entreprises et fournisseurs Avancement technique des travaux (par rapport au planning) Indicateurs dimpact et de rsultat Utilisation des matriaux de construction, matriaux locaux, ... Problmes rencontrs et les solutions adoptes
3.2 Rapport final du Matre de louvrage (Communauts des Bnficiaires) : A la rception provisoire de chaque Projet communautaire, la Cellule de Projet prpare et soumet au FID 10 un rapport de fin dexcution (ou rapport final) faisant le point sur les aspects techniques, financiers et institutionnels de la ralisation du Projet. Ce rapport, qui conditionne lapurement du solde de la convention de financement entre le Projet et les bnficiaires, rcapitule aussi en annexe 5 les indicateurs de ralisation et, ventuellement, dimpact du Projet communautaire. A titre indicatif, le rapport final de la Cellule de Projet comprendra les points suivants : Historique du micro-projet Description du micro-projet Les activits entreprises, les problmes et solutions adoptes: Au niveau institutionnel Au niveau technique Bilan de la contribution des bnficiaires Bilan financier du Projet Evaluation de la relation des bnficiaires avec Le micro-projet
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La remise de ce rapport final au FID est une condition du paiement l'association de bnficiaires de la dernire tranche du financement.
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Les entreprises et Tcherons Le Matre duvre (Bureau dEtudes ou Consultant Individuel); Les fournisseurs Elaboration de la mobilisation et la participation des bnficiaires Indicateurs de rsultat et dimpact
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Appendice 1: DEFINITIONS DES TERMES
Les termes suivants sont utiliss dans le prsent Manuel:
Association des Bnficiaires-sinistrs. Pour dsigner lassociation regroupant lensemble des bnficiairessinistrs - comme par exemple lassociation des usagers dun micro-primtre irrigu (MPI). LAssemble Gnrale constitue lorgane suprme de lassociation, dont le mode de fonctionnement est rgi par un statut et un rglement intrieur. Bnficiaires-sinistrs. Pour dsigner les populations dune communaut (groupements communautaires, associations) qui sont propritaires (Matres douvrage) des micro-projetsRRPC raliss, ou dont les ressortissants ou membres profitent, soit collectivement soit individuellement, des micro-projetsraliss. CIRAM : Pour dsigner la Commission Inter Rgionale dAttribution des Marchs qui a pour mission de proposer ou de statuer sur lattribution dun contrat de service ou travaux dans le cas de la ralisation par le FID de micro-projets en matrise douvrage dlgue (MOD). Cette commission, institue au niveau de la Direction Inter Rgionale du FID, est prside par le Directeur Inter Rgional et compose du Chef de Service Oprations de la DIR, du Chef de Service Administratif Financier, du Chef de Service Suivi Evaluation et du charg de projet responsable du micro-projet concern. Fokontany. Pour dsigner une subdivision administrative de base au niveau de la Commune comprenant des hameaux, villages, secteurs ou quartiers. Le Fokontany dbat, dcide ou dlibre en Assemble Gnrale sur convocation du Chef de Fokontany. Celui-ci est en charge de l'administration gnrale du Fokontany. Ses principales activits sont les suivantes : laborer avec la communaut une vision pour le dveloppement du Fokontany, mobiliser la population sur les problmes et le dveloppement de la communaut, apporter le leadership, le changement et lesprit dinitiative dans la conduite des projets de dveloppement du Fokontany. Communaut. Pour dsigner la population de lun des villages faisant partie dune commune. Un mico-projet est une activit singulire et bien dfinie, par exemple: la mise en place dun micro primtre irrigu pour augmenter la production et les revenus agricoles, des activits d'Information, Education, Communication (IEC), des activits de formation des bnficiaires-sinistrs et autres partenaires du FID, la construction dune route pour faciliter laccs des marchs, le creusement de puits pour lapprovisionnement en eau de la population, etc.. Cellule de Projet (CP) de lAssociation des Bnficiaires-sinistrs. Pour dsigner le comit caractre plutt technique charg de grer lexcution et lentretien du Projet Communautaire de lAssociation. Elle est prside par le Prsident lu de lAssociation, et comprend un Trsorier, un Secrtaire, un Responsable Technique de Projet (RTP) qui serait ventuellement le Responsable de lEntretien, ayant tous comme rsidence principale la commune considre et lus par lAssemble Gnrale. Le responsable technique de projet peut tre aussi la personne responsable de lentretien du micro-projet une fois que celui-ci est ralis. En tout tat de cause, le nombre des membres de la cellule ne devrait pas tre suprieur sept. Pendant la phase dexcution du projet, la cellule de projet rend compte mensuellement de l'tat davancement du micro-projet lAssemble Gnrale de l'Association des bnficiaires-sinistrs, .Une fois quun projet rhabilitation/reconstruction est ralis, la Cellule de Projet est charg de grer son entretien. Responsable Technique de Projet (RTP) de lAssociation. Pour dsigner un membre de lassociation des bnficiaires-sinistrs, choisi par lAssociation, ayant comme rsidence principale la commune considre et ayant, si possible, un savoir faire en technique et/ou gestion de projet, ainsi quune disponibilit suffisante pour coordonner et faire le suivi dexcution du sous-projet. Sa mission essentielle est dassurer la gestion technique de la ralisation du sous-projet, et il fait partie doffice de la cellule de projet. Il peut tre aussi la personne responsable de lentretien du micro-projet une fois que celui-ci est ralis. Sa mission nest pas cumulable avec celle de consultant individuel pour le mme sous-projet. En revanche, il peut tre rmunr par lAssociation pour ses prestations, qui peuvent tre plein temps ou presque, pour la gestion technique de la ralisation du microprojet.
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Responsable de lEntretien du Projet (REP) de lAssociation. Pour dsigner un membre de lassociation des bnficiaires-sinistrs, choisi par lAssociation, ayant comme rsidence principale la commune considre et ayant, si possible, un savoir faire en matire dentretien de projet. La mission essentielle du responsable de lentretien est dassurer le planning et la gestion technique de lentretien,. Dans le cas dun projet communautaire dinfrastructure, il est form par la MPE du BTP pendant la priode des travaux et doit bien assimiler le Manuel de Gestion et dEntretien (MGE) qui est remis aux bnficiaires-sinistrs. Le Cot d'un micro-projet est lensemble des dpenses effectues ou effectuer pour concevoir, prparer, raliser, superviser ce projet et renforcer la capacit de gestion de la cellule de projet, conformment aux objectifs et la description dudit projet. Pour un micro-projet de Rhabilitation ou Reconstruction en post catastrophe, le cot dun projet comprend les lments suivants: Les dpenses lies la matrise duvre comprenant les tudes techniques, la prparation des dossiers dappel doffre de travaux, lassistance la passation de marchs et le contrle et surveillance des travaux Le cot du contrat pour la ralisation des travaux dinfrastructures (Contrat MPE) ou activits sous traites dans le cadre des micro-projets ligibles pour la composante. Les dpenses lies au paiement de consultants pour les activits de sensibilisation et de formation pour lentretien de linfrastructure reconstruite ou rhabilite.
Matre de l'ouvrage. Pour dsigner la personne morale propritaire de louvrage reconstruit ou rhabilit, des fournitures livres ou des services fournis. Matre de l'ouvrage dlgu. Pour dsigner la personne morale qui travers une convention passe avec le matre de louvrage reoit les pleins pouvoirs dagir en lieu et place de ce dernier. Matre duvre. Pour dsigner le bureau dtudes, le consultant, lagence dencadrement ou le service dconcentr spcialis de ladministration charg de la conception technique, de la direction et du contrle de la bonne excution des travaux. Service spcialis dconcentr de ladministration. Pour dsigner un service technique de ladministration prsent au niveau rgional ou communal, linstar des directions rgionales de lducation, de la sant, des Travaux Publics, de lAgriculture, de lEau, etc. Micro et Petite Entreprise (MPE) du BTP. Pour dsigner une personne ou une socit organise suivant la forme prvue par la loi et les rglements pertinents nationaux pour raliser des btiments ou des travaux publics. Tcheron. Pour dsigner un ouvrier ou un artisan expriment exerant pour son compte des travaux manuels (maon, charpentier, menuisier etc.) et second si ncessaire par quelques aides placs sous sa responsabilit. Fournisseur. Pour dsigner un commerant ou un artisan, ou une socit, organis suivant une forme prvue par les lois et rglements pertinents nationaux, charg de livrer des quipements, fournitures et services y affrents faisant lobjet dun march pass suivant les procdures dcrites par le prsent manuel. Consultant. Pour dsigner un individu ou une firme organise suivant la forme prvue par les lois et rglements pertinents nationaux, charg de prester des services faisant lobjet dun march pass suivant les procdures dcrites par le prsent manuel.
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Appendice 2 : Typologie des infrastructures ligibles en rhabilitation / reconstruction
Les types dinfrastructures endommages ligibles sont : Micro-primtre irrigu (MPI) Infrastructures productives (March, Abattoirs, Grenier communautaire, ) Infrastructures de dblocage Infrastructures sanitaires Infrastructures scolaires Adduction deau potable et assainissement Digue de protection Btiments administratifs (Bureau commune, Poste Gendarmerie, )
Appendice 3 : PRESELECTION DES PARTENAIRES TECHNIQUES DU FID
Dans lexercice de son mandat, le FID fait appel aux services des partenaires techniques suivants : Bureaux dtudes (BE) faisant office de Matre duvre qui sont chargs de la conception technique, du suivi et contrle et rception des travaux ainsi que des appuis socio organisationnels ; et Micro et petites entreprises (MPE) du BTP qui sont confis la ralisation des travaux.
1. Procdures de prslection des bureaux dtudes (BE) La prslection des bureaux d'tudes est effectue sur la base de lvaluation de leurs dossiers. Le Dossier de prslection comporte les donnes suivantes : a) donnes gnrales sur le BE (Raison sociale, Grant, adresse, Numro didentification fiscale, rgime fiscal etc.) b) noms et qualifications du personnel du BE (niveau dinstruction, anne dobtention des diplmes, rfrences personnelles); c) d) l'exprience spcifique du BE et liste des rfrences; moyen matriel du BE; et
e) identification de la zone gographique dans laquelle le BE souhaite intervenir. La CIRAM statue sur les demandes d'inscription des bureaux d'tudes aprs avoir pris l'avis de toutes les personnes physiques ou morales ayant travaill avec ces bureaux dtudes. Les Bureaux d'tudes sont prslectionns en fonction de leurs rfrences techniques et financires dans les trois spcialits suivantes: btiments, routes, MPI/AEP/ouvrages. Ensuite, la CIRAM classe les bureaux dtudes (BE) en trois catgories en fonction de leur chiffre daffaires annuel et autres rfrences; ce classement par catgorie est utilis pour dterminer pour quelle catgorie de micro-projet(selon le montant estim du march de travaux) un bureau dtudes peut intervenir pour la Matrise duvre. Catgorie Chiffre daffaires annuel du BE, ou autres rfrences. > 25.000 USD q., et ayant suivi avec succs les formations organises par le FID (pour les routes rurales). BE ayant fourni des prestations de services satisfaisantes, BE dbutant, mais qui dispose dun personnel du mtier, qualifi et expriment. Catgorie de micro-projet pour lequel le BE peut intervenir en matrise d'uvre (montant estim du march de travaux) > 50.000 USD q.
1re Catgorie
2 Catgorie
< 50.000 USD q.
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La Direction Inter-Rgionale notifiera au bureau dtudes la dcision de la commission aprs la validation de la Direction Gnrale. Un bureau d'tudes ayant fait l'objet d'un rejet ne peut prsenter de nouvelle demande avant toute nouvelle prslection. Les bureaux d'tudes n'ayant pas donn satisfaction dans le cadre de prcdents contrats de prestations de services, en particulier ceux financs par le FID, seront rays du registre des bureaux d'tudes. 2. Procdures de prslection des MPE du BTP En vue de leur prslection, les MPE du BTP sont invites fournir un dossier comportant les donnes suivantes : a) Donnes gnrales sur les MPE (Raison sociale, Grant, adresse, Numro didentification fiscale, rgime fiscal...) ; b) Nom et qualification du personnel permanent ; c) Rfrences techniques et financires et autres informations y affrentes ; d) Moyens matriel des MPE ; e) Identification de la zone gographique dans laquelle les MPE souhaitent intervenir. La Commission Inter-Rgionale dAttribution des Marchs effectue la prslection sur la base des dossiers fournis par les MPE et statue aprs les vrifications suivantes : (i) enqute auprs de toutes les personnes physiques et morales ayant travaill avec les MPE du BTP ; (ii) enqute sur la vracit des informations fournies, et (iii) ventuellement, interview des dirigeants des MPE du BTP. Sont exclues a priori les MPE du BTP ayant eu des contrats rsilis leurs torts par le FID ou par dautres Projets financs par la Banque Mondiale (depuis trois ans), y compris celles rapparaissant sous un autre nom. Sont galement exclues de la prslection, les MPE qui sont la fois BE et Entreprise de travaux, y compris celles apparaissant sous un autre nom ou gres par un autre membre dune mme famille. Il en est de mme des MPE gres par les membres dune mme famille et ne disposant manifestement pas de moyens matriels, humains et financier individualiss. Comme la Commission Inter-Rgionale dAttribution des Marchs dune Direction Inter-Rgionale nest pas mme de mener denqutes sur des MPE du BTP, sigeant dans une rgion autre que la sienne, les rsultats seront consolids au niveau de la Direction Gnrale. Cette dernire tablira la liste dfinitive des MPE du BTP prslectionnes. La Commission Inter-Rgionale dAttribution des Marchs (CIRAM), classe les MPE en btiments, en pistes et MPI/AEP/ouvrages en deux catgories, en fonction de leur chiffre daffaires annuel comme indiqu dans le tableau ci-dessous. Une fois cette classification effectue, la commission prslectionne seulement les MPE ayant les capacits ncessaires pour mener bien lexcution de divers types de marchs (correspondant aux diffrentes catgories de projets IDB), compte tenu de leurs moyens en matriel, des qualifications et de la formation de leur personnel, et de leur exprience (excution de marchs similaires). Les renseignements fournis par une MPE dans la demande de prslection seront vrifis nouveau par le FID au moment de lattribution dun march (sur la base des renseignements fournis dans leurs offres ou par dautres sources pertinentes), qui pourra lui tre refuse si la MPE ne dispose plus des capacits ncessaires pour excuter le march de faon satisfaisante.
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CATEGORIE Total annuel des Chiffres daffaires (TCA) pour tous types dinfrastructures Total annuel des Chiffres daffaires (TCA) relatifs chaque type dinfrastructure Catgorie de Projet (ou lot de micro-projets) pour lequel la MPE est prslectionne (Montant estimatif en Ariary) Total annuel des Chiffres daffaires (TCA) pour tous types dinfrastructures
BATIMENTS > 200.000.000 Ariary
PISTES RURALES > 200.000.000 Ariary
MPI/AEPA/ OUVRAGES > 200.000.000 Ariary
Catgorie I
> 70.000.000 Ariary
> 100.000.000 Ariary
> 100.000.000 Ariary
> 80.000.000
> 100.000.000
> 60.000.000
< 200.000.000 Ariary
< 200.000.000 Ariary 0 < TCA relatifs aux pistes rurales < 100.000.000 Ariary < 100.000.000
< 200.000.000 Ariary 0 < TCA relatifs aux MPI/AEPA/OUVRAGES < 100.000.000 Ariary < 60.000.000
Total annuel des Chiffres Catgorie II daffaires (TCA) relatifs chaque type dinfrastructure Catgorie de Projet (ou lot de micro-projets) pour lequel la MPE est prslectionne (Montant estimatif en Ariary) Non class
< 70.000.000 Ariary
< 80.000.000
TCA relatifs aux TCA relatifs aux pistes MPI/AEPA/OUVRAGES rurales = 0 Ariary = 0 Ariary
REPUBLIQUE DE MADAGASCAR
Fitiavana Tanindrazana Fandrosoana PRIMATURE FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT FID
MANUEL DE PROCEDURES DE REHABILITATION ET RECONSTRUCTION POSTCATASTROPHES
ANNEXES
Mars 2011
TABLE DES MATIERES

ANNEXE 1 : REQUETE DE FINANCEMENT ET CONVENTIONS............................................................ 4 ANNEXE 1.1 : CONVENTION TYPE DE FINANCEMENT ENTRE UNE ASSOCIATION DE BENEFICIAIRES ET LE FID POUR LE FINANCEMENT DUN SOUS-PROJET ................................ 4 ANNEXE 1.2 : CONVENTION TYPE DE FINANCEMENT ENTRE UNE ASSOCIATION DES BENEFICIAIRES ET LE FID POUR LE FINANCEMENT DUN SOUS PROJET RRPC INFERIEUR A 30 000 000 AR ET/OU DELAI INFERIEUR A 45 JOURS ....................................................................... 8 ANNEXE 1.3 : MODLE DAVENANT A LA CONVENTION DE FINANCEMENT ENTRE LE FID ET LES BENEFICIAIRES ..................................................................................................................................1413 ANNEXE 1.4 : CONVENTION TYPE DE MAITRISE DOUVRAGE DELEGUEE ENTRE UNE ASSOCIATION DE BENEFICIAIRES ET LE FID ................................................................................1816 ANNEXE 2 : MAITRISE DUVRE ...............................................................................................................2018 ANNEXE 2.1 : PRPARATION ET RALISATION DES PRESTATIONS DE MATRISE DOEUVRE POUR LES SOUS-PROJETS RRPC GERES PAR LES ASSOCIATIONS DES BENEFICIAIRES ..........2018
ANNEXE 2.2 : PRPARATION ET RALISATION DES PRESTATIONS DE MATRISE DOEUVRE

POUR LES SOUS-PROJETS RRPC DE PISTES ET DAMENAGEMENTS HYDRAULIQUES EN MAITRISE DOUVRAGE DELEGUEE... 20 ANNEXE 2.3 : CONSULTATION POUR MAITRISE DUVRE DES SOUS PROJETS RRPC... 2625 ANNEXE 2.4 : CANEVAS DE TERMES DE REFERENCE POUR LA REHABILITATION OU LA CONSTRUCTION DES INFRASTRUCTURES DE MPI .......................................................................2625 ANNEXE 2.5 : MODELE DE CONTRAT AVEC UN BUREAU D'ETUDES (BE) POUR LA MAITRISE D'OEUVRE .............................................................................................................................2636 ANNEXE 3. TRAVAUX ..................................................................................................................................8444 ANNEXE 3.1. TRAVAUX PAR TACHERONNAGE ..............................................................................8444 ANNEXE 3.1.1. DIFFERENTES ETAPES ET CONDITIONS DE MISE EN UVRE DE TRAVAUX CONFIES AU TACHERON POUR LE CAS DU SOUS PROJET RRPC GERE PAR LES ASSOCIATIONS DES BENEFICIAIRES ....................................................................................8444 ANNEXE 3.1.2. DIFFERENTES ETAPES ET CONDITIONS DE MISE EN UVRE DE TRAVAUX CONFIES AU TACHERON POUR LE CAS DU SOUS PROJET RRPC REALISE EN MAITRISE DOUVRAGE DELEGUEE ...............................................................................................8545 ANNEXE 3.1.3. MODELE DE CONTRAT DE TACHERONNAGE ................................................8646 ANNEXE 3.2 : TRAVAUX NECESSITANT UN APPEL DOFFRES (LOT > 10.000 USD EQ. ........8949 ANNEXE 3.2.1 : TRAVAUX NECESSITANT UN APPEL DOFFRES (LOT > 10.000 USD EQ.) POUR UN SOUS PROJET RRPC GERE PAR LES BENEFICIAIRES ...........................................8949 ANNEXE 3.2.2 : TRAVAUX NECESSITANT UN APPEL DOFFRES (LOT > 10.000 USD EQ.) POUR UN SOUS PROJET RRPC REALISES EN MAITRISE DOUVRAGE DELEGUEE .........9151 ANNEXE 3.2.3 : AVIS D'APPEL D'OFFRES POUR MPE (1) ...........................................................9352 ANNEXE 3.2.4 : CONDITIONS ET FORMULAIRES DE LAPPEL DOFFRES : Contrat > 10.000 USD q.......................................................................................................................................................9453
ANNEXE 3.2.5 : RESULTATS DE LOUVERTURE DES PLIS SUR LAPPEL DOFFRES ......11066 ANNEXE 3.2.6 : MODELE DE CONTRAT DE MPE AVEC UNE MPE POUR UN PROJET RRPC .................................................................................................................................................................11968 ANNEXE 3.2.7 : MODELE DE DOSSIER DE CONSULTATION POUR LAFOURNITURE DE MOBILIERS SCOLAIRES ANNEXE 4 : MINI-MANUEL DE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE DES PROJETS RRPC GERES PAR LES ASSOCIATIONS DE BENEFICIAIRES ....................................................................14780 ANNEXE 5 : SOMMAIRE DU RAPPORT FINAL TYPE ........................................................................15285 ANNEXE 6 : SUIVI EVALUATION .........................................................................................................152856
ANNEXE 1 : REQUETE DE FINANCEMENT ET CONVENTIONS

ANNEXE 1.1 : CONVENTION TYPE DE FINANCEMENT ENTRE UNE ASSOCIATION DE BENEFICIAIRES ET LE FID POUR LE FINANCEMENT DUN SOUS-PROJET AUTRE QUE BATIMENT EQUIPE DE MOBILIERS
Entre
lAssociation des Bnficiaires-sinistrs , Commune de , District de .., Rgion de .., dnomme ci-aprs les Bnficiaires et reprsente par son Prsident : M./Mme.. Et Le FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT, sis , reprsent par son Directeur Inter-Rgional, M./Mme ., dnomm ci-aprs le FID . IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT : Article 1: Objet de la Convention 1.1. La prsente convention fixe les conditions de financement du sous-projet RRPC intitul .., dsign ci-aprs le Sous-projet , situ .., Commune de .., District de , Rgion de . 1.2. Le FID accepte de mettre le montant de Ariary (chiffres en lettres) la disposition des Bnficiaires afin de leur permettre de raliser le sous-projet. Toutefois un ajustement du montant de la prsente convention sera tabli sous forme dun avenant aprs arrt des couts rels de maitrise duvre, de travaux et autres frais qui dfinit en dfinive le montant effectif de la convention. 1.3. Cette prsente convention prend effet ds sa signature pour se terminer le date prvue pour la rception (dfinitive) des travaux moins dune modification par consentement mutuel. Article 2 : Obligations des Bnficiaires pour la Ralisation du sous-projet: 2.1. Les Bnficiaires excuteront le sous-projet et lexploiteront avec la diligence et lefficacit voulues, conformment des normes administratives, techniques anticycloniques, et financires appropres et en tenant dment compte des facteurs environnementaux et cologiques. Les Bnficiaires utiliseront les financements apports par le FID conformment au Mmoire Descriptif Estimatif du sous-projet qui a reu la non objection du FID et qui est annex la prsente convention. 2.2. Les Bnficiaires devront: a) se procurer les fournitures et les services de consultants conformment au Manuel de Procdures - projets RRPC - du FID; b) faire excuter les travaux dinfrastructures conformment au Manuel de Procdures - projets RRPC - du FID; c) veiller ce que lesdites fournitures et lesdits travaux et services de consultants servent exclusivement l'excution du sous-projet et la ralisation des objectifs du sous-projet ; et d) veiller ce que, une fois achev, le sous-projet soit exploit et entretenu conformment au plan dexploitation et dentretien convenu avec le FID. 2.3. Les bnficiaires rigeront une structure spcifique de gestion du projet prside par le Prsident de lAssociation et dite Cellule de Projet de lAssociation. Celle-ci prvoit en son sein un Responsable Technique du sous-projet qui sera linterlocuteur technique des diffrents acteurs. Il
soumet au FID les documents qui requirent une non-objection de celui-ci, il signe les documents techniques et financiers (Dcompte, Facture, demande de rapprovisionnement ) et il assure le suivi et le contrle du sous-projet. Une fois le sous-projet ralis, il sera charg de grer son entretien. 2.4. a) Les Bnficiaires ouvriront dans une banque commerciale un compte principal pour recevoir le financement du FID. Les versements au crdit de ce compte proviendront exclusivement du FID. L'intitul de ce compte principal doit toujours se prsenter comme suit : "FID Association" Tous les retraits effectus sur ce compte seront destins rgler exclusivement les dpenses pour le sous-projet. A cet effet, les retraits sur le compte seront effectus par le moyen dordre de virement ou chque barr non endossable. Toutefois, dans le cas de travaux en rgie ou par tcheronnage, le FID pourra autoriser les bnficiaires effectuer des retraits en espces au guichet, pour un montant ne dpassant pas 2 millions dariary par retrait; dans ce cas, une lettre du FID informera la banque des bnficiaires de loctroi dune telle autorisation 2.4. b) Les Bnficiaires notifieront par crit au FID les coordonnes de ces comptes avant le premier dblocage de fonds par le FID accompagn du RIB mis par la banque. 2.4. c) Ce compte sera mouvement sous la signature conjointe des 2 personnes suivantes: le Prsident de la Cellule de Projet.. le Trsorier de la Cellule de Projet.. 2.5 Louverture du compte principal spcifi au paragraphe 2.4 a. ci-dessus devra se conformer aux conditions suivantes: le FID aura un droit de regard sur le compte de lassociation, et aura en particulier le droit de bloquer le compte en cas de malversations dment constates par les reprsentants du FID ; une copie du relev de compte mensuel, prcisant les numros de chques et virements et les noms des bnficiaires de ces chques et virements, devra tre envoye au FID ; et lassociation demandera la banque dmettre une lettre de confirmation de ces conditions lattention du FID.
2.6. Les Bnficiaires tiendront une comptabilit de toutes les dpenses faites pendant la ralisation du sous-projet. Toutes pices justificatives et factures seront conserves pour au moins 5 ans et les dpenses seront enregistres par ordre chronologique dans un journal de caisse. 2.7. Les Bnficiaires faciliteront linspection et la vrification des documents comptables, des travaux ainsi que des marchandises, effectues par les reprsentants du FID. Ils rpondront aux diffrentes questions poses par ces reprsentants, les auditeurs et les reprsentants de la Banque Mondiale. 2.8. Les Bnficiaires soumettront au FID: a) Les documents qui requirent la non-objection du FID (tudes techniques, DAO, Rapport dvaluation des offres des Bureaux dtudes et Entreprises de travaux) conformment au planning prvisionnel, ainsi que tout projet de rsiliation de march. b) Le rapport succinct davancement des travaux dune priode au moment de la demande de paiement de la tranche suivante. c) Au plus tard quinze jours aprs la rception provisoire, un rapport final dcrivant : les activits entreprises, les problmes et les solutions adoptes ltat financier final (avec dtail des rubriques) Evaluation des relations des bnficiaires avec : FID, PR, BE, MPE ou tcherons, fournisseurs. 2.9. Pour viter tout conflit dintrt de la part des personnes reponsables de la gestion ou du contrle du sous-projet, les membres de la Cellule de Projet, ainsi que les MPE leur appartenant ou gres par
eux, ne seront pas autoriss intervenir comme entrepreneurs ou fournisseurs de biens ou services pour la ralisation du sous-projet. Seront galement exclus les membres de leurs familles, et les MPE gres par les membres de leurs familles. Article 3: Obligations du FID : 3.1. Le FID versera, en quatre tranches suivant les modalits ci-dessous, une somme correspondant la convention de maitrise duvre, au contrat de travaux et aux frais bancaires en Ariary titre de lexcution du sous-projet, et ce, au compte bancaire des bnficiaires. 3.2. Le FID, outre son rle dorganisme de financement, apportera son appui technique aux bnficiaires pour lexcution du prsent sous-projet. Il leur fournira entre autres au dmarrage du sous-projet la formation ncessaire sur le plan institutionnel et en gestion de projet aussi bien pour la phase de ralisation que pour la phase service aprs vente (fonctionnement et entretien). Article 4: Modalits de paiement 4.1. A la demande des bnficiaires et aprs approbation par le FID des rapports davancement du sous projet que la Cellule de projet prpare et soumet au FID, le paiement de cette contribution du FID seffectue comme suit: Premire tranche: 30% du total du cot du projet hors formation1 aprs la signature de la convention de financement Deuxime tranche: 60% du montant de la convention aprs avenant1 hors formation moins le montant du premier dblocage, aprs la signature du contrat des travaux ; Troisime tranche: 30% du montant de la convention aprs avenant hors formation quand les travaux, dune qualit juge acceptable par le FID auront atteint un avancement cumul de 50% pour la part finance par le FID ; Quatrime tranche: 10% du montant de la convention aprs avenant hors formation, aprs approbation du rapport final fourni par les Bnficiaires. 4.2. En cas davis dfavorable dun suivis technico-financier de la gestion des fonds par la Cellule de projet ou de malversations dument prouves dans lutilisation de ces fonds, le FID se rserve le droit de suspendre le paiement de lune ou plusieurs des tranches ci-dessus, tant que les bnficiaires nauront pas remdi aux dfaillances constates. Article 5: Obligations des Bnficiaires pour lEntretien et le Suivi-Evaluation du sous-projet 5.1. Une fois le sous-projet ralis, lassociation des bnficiaires sera charge de grer son entretien. Le responsable de lentretien du sous-projet2 au sein de lassociation a pour mission dassurer le planning et la gestion technique de lentretien. Il est form par la MPE du BTP pendant la priode des travaux et doit bien assimiler le Manuel de Gestion et dEntretien (MGE) qui est remis aux bnficiaires la rception provisoire et que les bnficiaires sengagent utiliser et appliquer. Dans la mesure du possible, lassociation des bnficiaires dsignera aussi trois autres personnes qui seront utilises pour les travaux dentretien et qui seront galement formes par la MPE du BTP pendant la priode des travaux. 5.2. Les bnficiaires sengagent cooprer avec le FID pour lorganisation ventuelle de: (i) campagnes dIEC ayant pour but de sensibiliser lensemble de la population sur limportance de
= montant convention aprs avenant = montant contrat Bureau dEtudes + montant contrat Entreprise + cot rel de la formation + Frais bancaires 2 Qui doit tre un membre de lassociation ayant sa rsidence principale dans la commune considre.
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lentretien pour assurer la prennit du sous-projet; et (ii) programmes de formation des personnes charges de lentretien. 5.3. Les Bnficiaires sengagent cooprer avec le FID pour assurer eux-mmes le suivi et valuation communautaire de leur sous-projet, pendant la priode de ralisation du sous-projet et pendant les cinq annes qui suivent Article 6: Sanctions en cas de Non Respect des Engagements 6.1. En cas de manquement leurs engagements pour la ralisation, le fonctionnement et lentretien du sous-projet, lassociation des bnficiaires dfaillante ne sera plus ligible pour un nouveau financement par le PSAR. Article 7: Rsiliation 7.1. Les Bnficiaires peuvent rsilier cette convention nimporte quel moment de lexcution du sous-projet, et doivent alors rembourser toutes les avances nayant pas encore t utilises. 7.2. Le FID peut rsilier cette convention pour les raisons suivantes : a) quand les Bnficiaires ne remplissent pas leurs obligations conformment la prsente convention; b) quand les passations de marchs en marchandises, services et travaux ne sont pas faites conformment au Manuel de procdures - projets RRPC - du FID; c) quand les bnficiaires arrtent les oprations ou subissent un changement dadministration pouvant compromettre la capacit dexcution du sous-projet; d) quand les fonds sont dtourns ou utiliss dautres fins que ceux mentionns dans la prsente convention. 7.3. La partie qui dsire rsilier doit informer lautre partie par crit, dans un dlai qui ne saurait tre infrieur 15 jours, en indiquant les motifs de la rsiliation. Toutes les obligations de la prsente convention cesseront compter de la date de rsiliation. Les Bnficiaires devront immdiatement rembourser toutes les avances non dpenses, sauf en cas de dtournement de fonds (clause 5.2.d) o les Bnficiaires devront rembourser la totalit des sommes avances. Article 8: Rglement des litiges: 8.1. En cas de diffrend qui pourrait survenir entre les deux parties en raison des dispositions de la prsente convention, les deux parties sefforceront de trouver un rglement lamiable. En cas dinsuccs, le conflit sera soumis au tribunal comptent d'Antananarivo, sige du FID. 8.2. Le FID se rserve expressment le droit dintenter toute action judiciaire en cas dirrgularits perptres par les membres de lassociation, ou par toute personne agissant en son nom ou pour son compte dans lexcution de la prsente convention. Le FID sera ds lors subrog lassociation. EN FOI DE QUOI, les soussigns, dment habilets ce faire, ont sign la prsente convention au nom des parties contractantes aux lieu et date indiqus ci-dessous. Le Prsident de lAssociation,
(mention manuscrite : lu et accept
Pour le F.I.D,
Visa du Maire de la Commune, Annexes: (i) Extrait du Manuel de Procdures; (ii) Mmoire descriptif estimatif du projet; (iii) Modalits de paiement des travaux suivant les Indicateurs davancement.
ANNEXE 1.2 : CONVENTION TYPE DE FINANCEMENT ENTRE UNE ASSOCIATION DE BENEFICIAIRES ET LE FID POUR LE FINANCEMENT DUN SOUS-PROJET BATIMENT EQUIPE DE MOBILIERS
Entre
lAssociation des Bnficiaires-sinistrs , Commune de , District de .., Rgion de .., dnomme ci-aprs les Bnficiaires et reprsente par son Prsident : M./Mme.. Et Le FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT, sis , reprsent par son Directeur Inter-Rgional, M./Mme ., dnomm ci-aprs le FID . IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT : Article 1: Objet de la Convention 1.1. La prsente convention fixe les conditions de financement du sous-projet RRPC intitul .., dsign ci-aprs le Sous-projet , situ .., Commune de .., District de , Rgion de . 1.2. Le FID accepte de mettre le montant de Ariary (chiffres en lettres) la disposition des Bnficiaires afin de leur permettre de raliser le sous-projet. Toutefois un ajustement du montant de la prsente convention sera tabli sous forme dun avenant aprs arrt des couts rels de maitrise duvre, de travaux et autres frais qui dfinit en dfinive le montant effectif de la convention. 1.3. Cette prsente convention prend effet ds sa signature pour se terminer le date prvue pour la rception (dfinitive) des travaux moins dune modification par consentement mutuel. Article 2 : Obligations des Bnficiaires pour la Ralisation du sous-projet: 2.1. Les Bnficiaires excuteront le sous-projet et lexploiteront avec la diligence et lefficacit voulues, conformment des normes administratives, techniques anticycloniques, et financires appropres et en tenant dment compte des facteurs environnementaux et cologiques. Les Bnficiaires utiliseront les financements apports par le FID conformment au Mmoire Descriptif Estimatif du sous-projet qui a reu la non objection du FID et qui est annex la prsente convention. 2.2. Les Bnficiaires devront: e) se procurer les fournitures et les services de consultants conformment au Manuel de Procdures - projets RRPC - du FID; f) faire excuter les travaux dinfrastructures conformment au Manuel de Procdures - projets RRPC - du FID; g) veiller ce que lesdites fournitures et lesdits travaux et services de consultants servent exclusivement l'excution du sous-projet et la ralisation des objectifs du sous-projet ; et h) veiller ce que, une fois achev, le sous-projet soit exploit et entretenu conformment au plan dexploitation et dentretien convenu avec le FID. 2.3. Les bnficiaires rigeront une structure spcifique de gestion du projet prside par le Prsident de lAssociation et dite Cellule de Projet de lAssociation. Celle-ci prvoit en son sein un Responsable Technique du sous-projet qui sera linterlocuteur technique des diffrents acteurs. Il soumet au FID les documents qui requirent une non-objection de celui-ci, il signe les documents
techniques et financiers (Dcompte, Facture, demande de rapprovisionnement ) et il assure le suivi et le contrle du sous-projet. Une fois le sous-projet ralis, il sera charg de grer son entretien. 2.4. a) Les Bnficiaires ouvriront dans une banque commerciale un compte principal pour recevoir le financement du FID. Les versements au crdit de ce compte proviendront exclusivement du FID. L'intitul de ce compte principal doit toujours se prsenter comme suit : "FID Association" Tous les retraits effectus sur ce compte seront destins rgler exclusivement les dpenses pour le sous-projet. A cet effet, les retraits sur le compte seront effectus par le moyen dordre de virement ou chque barr non endossable. Toutefois, dans le cas de travaux en rgie ou par tcheronnage, le FID pourra autoriser les bnficiaires effectuer des retraits en espces au guichet, pour un montant ne dpassant pas 2 millions dariary par retrait; dans ce cas, une lettre du FID informera la banque des bnficiaires de loctroi dune telle autorisation 2.4. b) Les Bnficiaires notifieront par crit au FID les coordonnes de ces comptes avant le premier dblocage de fonds par le FID accompagn du RIB mis par la banque. 2.4. c) Ce compte sera mouvement sous la signature conjointe des 2 personnes suivantes: le Prsident de la Cellule de Projet.. le Trsorier de la Cellule de Projet.. 2.5 Louverture du compte principal spcifi au paragraphe 2.4 a. ci-dessus devra se conformer aux conditions suivantes: le FID aura un droit de regard sur le compte de lassociation, et aura en particulier le droit de bloquer le compte en cas de malversations dment constates par les reprsentants du FID ; une copie du relev de compte mensuel, prcisant les numros de chques et virements et les noms des bnficiaires de ces chques et virements, devra tre envoye au FID ; et lassociation demandera la banque dmettre une lettre de confirmation de ces conditions lattention du FID.
2.6. Les Bnficiaires tiendront une comptabilit de toutes les dpenses faites pendant la ralisation du sous-projet. Toutes pices justificatives et factures seront conserves pour au moins 5 ans et les dpenses seront enregistres par ordre chronologique dans un journal de caisse. 2.7. Les Bnficiaires faciliteront linspection et la vrification des documents comptables, des travaux ainsi que des marchandises, effectues par les reprsentants du FID. Ils rpondront aux diffrentes questions poses par ces reprsentants, les auditeurs et les reprsentants de la Banque Mondiale. 2.8. Les Bnficiaires soumettront au FID: d) Les documents qui requirent la non-objection du FID (tudes techniques, DAO, Rapport dvaluation des offres des Bureaux dtudes et Entreprises de travaux) conformment au planning prvisionnel, ainsi que tout projet de rsiliation de march. e) Le rapport succinct davancement des travaux dune priode au moment de la demande de paiement de la tranche suivante. f) Au plus tard quinze jours aprs la rception provisoire, un rapport final dcrivant : les activits entreprises, les problmes et les solutions adoptes ltat financier final (avec dtail des rubriques) Evaluation des relations des bnficiaires avec : FID, PR, BE, MPE ou tcherons, fournisseurs. 2.9. Pour viter tout conflit dintrt de la part des personnes reponsables de la gestion ou du contrle du sous-projet, les membres de la Cellule de Projet, ainsi que les MPE leur appartenant ou gres par eux, ne seront pas autoriss intervenir comme entrepreneurs ou fournisseurs de biens ou services
pour la ralisation du sous-projet. Seront galement exclus les membres de leurs familles, et les MPE gres par les membres de leurs familles. Article 3: Obligations du FID : 3.1. Le FID versera, en quatre tranches suivant les modalits ci-dessous, une somme correspondant la convention de maitrise duvre, au contrat de travaux et aux frais bancaires en Ariary titre de lexcution du sous-projet, et ce, au compte bancaire des bnficiaires. 3.2. Le FID, outre son rle dorganisme de financement, apportera son appui technique aux bnficiaires pour lexcution du prsent sous-projet. Il leur fournira entre autres au dmarrage du sous-projet la formation ncessaire sur le plan institutionnel et en gestion de projet aussi bien pour la phase de ralisation que pour la phase service aprs vente (fonctionnement et entretien). Article 4: Modalits de paiement 4.1. A la demande des bnficiaires et aprs approbation par le FID des rapports davancement du sous projet que la Cellule de projet prpare et soumet au FID, le paiement de cette contribution du FID seffectue comme suit: Premire tranche: 30% du total du cot du projet hors formation1 aprs la signature de la convention de financement ; Deuxime tranche: 60% du montant de la convention aprs avenant n13 hors formation moins le montant du premier dblocage, aprs la signature du contrat des travaux ; Troisime tranche: 90% du montant de la convention aprs avenant n2 4 hors formation moins le montant du premier dblocage moins le montant du deuxime dblocage, quand les travaux, dune qualit juge acceptable par le FID auront atteint un avancement cumul de 50% pour la part finance par le FID ; Quatrime tranche: 10% du montant de la convention aprs avenant n2 hors formation, aprs approbation du rapport final fourni par les Bnficiaires. 4.2. En cas davis dfavorable dun suivis technico-financier de la gestion des fonds par la Cellule de projet ou de malversations dument prouves dans lutilisation de ces fonds, le FID se rserve le droit de suspendre le paiement de lune ou plusieurs des tranches ci-dessus, tant que les bnficiaires nauront pas remdi aux dfaillances constates. Article 5: Obligations des Bnficiaires pour lEntretien et le Suivi-Evaluation du sous-projet 5.1. Une fois le sous-projet ralis, lassociation des bnficiaires sera charge de grer son entretien. Le responsable de lentretien du sous-projet5 au sein de lassociation a pour mission dassurer le planning et la gestion technique de lentretien. Il est form par la MPE du BTP pendant la priode des travaux et doit bien assimiler le Manuel de Gestion et dEntretien (MGE) qui est remis aux bnficiaires la rception provisoire et que les bnficiaires sengagent utiliser et appliquer. Dans la mesure du possible, lassociation des bnficiaires dsignera aussi trois autres personnes qui seront utilises pour les travaux dentretien et qui seront galement formes par la MPE du BTP pendant la priode des travaux.
Montant convention aprs avenant n1 = montant contrat Bureau dEtudes + montant contrat Entreprise + cot rel de la formation + cot MPP mobiliers + Frais bancaires 4 Montant convention aprs avenant n2 = montant convention aprs avenant n1 + diffrence entre cot MPP mobiliers et montant contrat de fourniture et livraison de mobiliers 5 Qui doit tre un membre de lassociation ayant sa rsidence principale dans la commune considre.
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5.2. Les bnficiaires sengagent cooprer avec le FID pour lorganisation ventuelle de: (i) campagnes dIEC ayant pour but de sensibiliser lensemble de la population sur limportance de lentretien pour assurer la prennit du sous-projet; et (ii) programmes de formation des personnes charges de lentretien. 5.3. Les Bnficiaires sengagent cooprer avec le FID pour assurer eux-mmes le suivi et valuation communautaire de leur sous-projet, pendant la priode de ralisation du sous-projet et pendant les cinq annes qui suivent Article 6: Sanctions en cas de Non Respect des Engagements 6.1. En cas de manquement leurs engagements pour la ralisation, le fonctionnement et lentretien du sous-projet, lassociation des bnficiaires dfaillante ne sera plus ligible pour un nouveau financement par le PSAR. Article 7: Rsiliation 7.1. Les Bnficiaires peuvent rsilier cette convention nimporte quel moment de lexcution du sous-projet, et doivent alors rembourser toutes les avances nayant pas encore t utilises. 7.2. Le FID peut rsilier cette convention pour les raisons suivantes : e) quand les Bnficiaires ne remplissent pas leurs obligations conformment la prsente convention; f) quand les passations de marchs en marchandises, services et travaux ne sont pas faites conformment au Manuel de procdures - projets RRPC - du FID; g) quand les bnficiaires arrtent les oprations ou subissent un changement dadministration pouvant compromettre la capacit dexcution du sous-projet; h) quand les fonds sont dtourns ou utiliss dautres fins que ceux mentionns dans la prsente convention. 7.3. La partie qui dsire rsilier doit informer lautre partie par crit, dans un dlai qui ne saurait tre infrieur 15 jours, en indiquant les motifs de la rsiliation. Toutes les obligations de la prsente convention cesseront compter de la date de rsiliation. Les Bnficiaires devront immdiatement rembourser toutes les avances non dpenses, sauf en cas de dtournement de fonds (clause 5.2.d) o les Bnficiaires devront rembourser la totalit des sommes avances. Article 8: Rglement des litiges: 8.1. En cas de diffrend qui pourrait survenir entre les deux parties en raison des dispositions de la prsente convention, les deux parties sefforceront de trouver un rglement lamiable. En cas dinsuccs, le conflit sera soumis au tribunal comptent d'Antananarivo, sige du FID. 8.2. Le FID se rserve expressment le droit dintenter toute action judiciaire en cas dirrgularits perptres par les membres de lassociation, ou par toute personne agissant en son nom ou pour son compte dans lexcution de la prsente convention. Le FID sera ds lors subrog lassociation. EN FOI DE QUOI, les soussigns, dment habilets ce faire, ont sign la prsente convention au nom des parties contractantes aux lieu et date indiqus ci-dessous. Le Prsident de lAssociation,
(mention manuscrite : lu et accept
Pour le F.I.D,
Visa du Maire de la Commune, Annexes: (i) Extrait du Manuel de Procdures; (ii) Mmoire descriptif estimatif du projet;
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(iii) Modalits de paiement des travaux suivant les Indicateurs davancement.
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Association .. Intitul du sous-projet . Commune de. District de . Rgion de ..
MEMOIRE DE PREPARATION DU PROJET

1. Description du sous-projet : Rhabilitation / reconstruction de .
2. Devis Estimatif : (Estimation du MPP) Description Montant
Matrise d'uvre 1. Etudes 2. Contrle et Surveillance Total
Travaux I. En Rgie Fournitures Tacherons Fournitures Entreprise
II.
III. Total
Cot du sous-projet
NB : * Une provision pour frais financier est prvoir et qui est fix forfaitairement 60.000 Ariary.
3.Planning dexcution :
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ANNEXE 1.3. : MODELE DAVENANT A LA CONVENTION DE FINANCEMENT ENTRE LE FID ET LES BENEFICIAIRES
FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT

DIRECTION INTER-REGIONALE DE .. A d r es se : ___________________________________________________________________________
FINANCEMENT : PROJET FID/PSAR-Gouvernement Malagasy
ORIGINAL . /4 AVENANT A LA CONVENTION:

OBJET PROJET RRPC ".."
/PC/./20
Commune : District : Rgion : .. Province : .
Montant de la convention aprs avenant (en lettres).. ARIARY (EN chiffre

AR )
ASSOCIATION COMMUNE
14
DISTRICT REGION . PROVINCE ..
Contexte Compte tenu de larticle 1 de la convention initiale mentionnant la ncessit dun ajustement de cette convention, dune part et la ralisation terme des travaux dexcution du sous projet RRPC dans la commune de .. District de . Rgion de Province de . dautre part, le Fonds dIntervention pour le Dveloppement (FID) et lAssociation ..ont dcid dapporter les avenants ci-aprs la Convention de financement ./ PC /. / 20 AU LIEU DE :
Article 1: Objet de la Convention (ancien)
1.1. La prsente convention fixe les conditions de financement du sous-projet RRPC intitul .., dsign ci-aprs le Sous-projet , situ .., Commune de .., District de , Rgion de , Province de ... 1.2. Le FID accepte de mettre le montant de Ariary (chiffres en lettres) la disposition des Bnficiaires afin de leur permettre de raliser le sous-projet. Toutefois un ajustement du montant de la prsente convention sera tabli sous forme dun avenant aprs arrt des cots rels de maitrise duvre, de travaux et autres frais qui dfinit en dfinitive le montant effectif de la convention. LIRE : Article 1: Objet de la Convention 1.1. La prsente convention fixe les conditions de financement du sous-projet RRPC intitul .., dsign ci-aprs le Sous-projet , situ .., Commune de .., District de , Rgion de . 1.2. Le FID accepte de mettre le montant de [Montant total en lettre correspondant aux cots reels TTC de matrise duvre, travaux et frais bancaire Ariary (chiffres en lettres)] la disposition des Bnficiaires afin de leur permettre de raliser le sous-projet. Le reste sans changement EN FOI DE QUOI, les soussigns, dment habilets ce faire, ont sign la prsente convention au nom des parties contractantes aux lieux et date indique ci-dessous. Le Prsident de lAssociation, (Mention manuscrite : lu et accept ) Pour le F.I.D,
Visa du Maire de la Commune,
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Annexe : Tableau de rpartition des cots du projet

Cas des travaux de rhabilitation ou reconstruction dinfrastruture autre que btiment quip de mobiliers DESIGNATION Montant initial (Extrait du MPP) Montant avenant (1) Montant final aprs avenant
Etudes, Contrle et Surveillance
Travaux
Formation
Frais bancaires Montant total de la convention (Part du FID)
(1) Avenant concrtiser avant le transfert de la deuxime tranche de financement. Annexe : Tableau de rpartition des cots du projet Cas des travaux de rhabilitation ou reconstruction de btiment quip de mobiliers Avenant N1 (1)
DESIGNATION
Montant initial (Extrait du MPP)
Montant avenant
Montant final aprs avenant
Etudes, Contrle et Surveillance
Travaux
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Mobiliers
Formation
Frais bancaires Montant total de la convention (Part du FID)
Avenant N2 (2)
DESIGNATION
Montant initial (Extrait du MPP)
Montant avenant n1
Montant final aprs avenant n1
Montant avenant n2
Montant final aprs avenant n2
Etudes, Contrle et Surveillance Travaux Mobiliers Formation Frais bancaires Montant total de la convention (Part du FID) (1) Avenant n1 concrtiser avant le transfert de la deuxime tranche de financement (2) Avenant n2 concrtiser avant le dblocage de la troisime tranche de financement 0
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ANNEXE 1.4 : CONVENTION TYPE DE MAITRISE DOUVRAGE DELEGUEE ENTRE UNE ASSOCIATION DE BENEFICIAIRES ET LE FID FIFANARAHANA EO AMINNY F.I.D. SY IREO MPONINA HAHAZO TOMBOTSOA AMINNY TETIKASA
Andaniny Atoa ...........................................................solontenanny Mponina ao aminny fokontany ________________, antsoina amin ny hoe mahazo tombontsoa aminity fifanarahana ity Ankilany Ny Fonds dIntervention pour le Dveloppement (FID), izay soloinny Directeur Inter-Rgional de .., Atoa __________________________________________________, antsoina hoe F.I.D. aminity fifanarahana ity, dia nifanaraka fa : Andininy 1: Ity fifanarahana natao ity dia mamaritra ny fe-petra hanatanterahana ny tetikasa simba noho ny loza voajanahary __________________ ao ________________, Kaominina ___________________, Distrika ________________________. Andininy 2 : Ireo mahazo tombontsoa dia manolotra ny zo sy ny fahefana feno aminny FID mikasika ny fanatanterahana ny tetikasa toy ny fandalinana mialoha sy fanadihadiana aminny fanatontosana ny tetikasa. Ny FID no tomponandraikitra indrindra indrindra aminny fisafidianana ny mpanara-maso ny fanatanterahana ny asa, fanomanana ny antontan-taratasy andraisana ireo orinasa hanatanteraka ny tetikasa, fisivanana azy ireo (arakinny voafaritra ao aminny And. 3), fanaovan-tsonia ny fifanarahana, fanaraha-maso ary ny fandraisana ny asa vita, ny fandoavana ny vola laninny mpanatanteraka ny asa. Andininy 3 : Azonny mahazo tombotsoa ny manolotra solontena hanatrika ny fivoriana hanapahana anizay orinasa hanatanteraka ny asa mikasika ny tetikasa angatahiny. Ny andro sy ny toerana hivoriana dia ampafahantarinny FID dimy andro mialohanny fivoriana. Ny tsy fahatongavanny solontenanny mahazo tombotsoa anefa dia tsy misakana velively ny fandraisana fanapahan-kevitra. Andininy 4 : Ny mahazo tombotsoa dia tsy maintsy manatrika ny fandraisana ny tetikasa aminny fahavitany tanteraka. Ny andro dia ampafahantarinny FID dimy andro mialoha fara-faha-keliny. Ny hevitrinny FID no mana-danja kokoa aminny fandraisana na tsia ny asa vita. Na izany aza, raha misy fanakianana na fisalasalanny mahazo tombotsoa dia raisina an-tsoratra. Andininy 5 : Ny FID na ny mpanara-maso voatendry aminny fanatanterahana ny asa dia afaka mangataka ny hevitrireo mahazo tombotsoa mikasika ny fanatontosana ny tetikasa na mangataka fanampiana aminy ny aminny ara-panjakana raha ilaina izany. Manao izay ho afany ny mahazo tombotsoa aminny fanatanterahana ireo fangatahana ireo. Andininy 6 : Ny mahazo tombotsoa dia tokony hanaraka ny fepetra takianny andininy 3,4 ary 5 voalaza etsy ambony, ary indrindra indrindra tsy hitsabaka aminny fitantanana ny asa sy ny fifandraisana aminireo orinasa miandraikitra ny fanatanterahana.
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Andininy 7 : Manome toky ny mahazo tombotsoa fa hiantoka izay rehetra ilaina, indrindra ny ara-bola sy ny aratekinika, aminny fikojakojana ny asa vita sy ireo fitaovana mety napetraka eny an-toerana ary ny fiandraiketana ny fampandehanana hatrany ny tetikasa. Efa nampafahantarina ny mahazo tombotsoa, fa raha misy lesoka hita aminireo voalaza ireo, dia tsy ahazo fanampiana avy aminny FID intsony izy Andininy 8 : Tomponandraikitra irery aminireo olona na orinasa voakasika aminny fanatanterahana ny tetikasa ny FID. Izy no mandray an-tanana ny fiantohana rehetra mety ilaina mba hisorohana ny olana mety hitranga. Andininy 9 : Ity fifanarahana ity dia tsy manankery intsony aorianny fanolorana madiodio ny zava-bita eo aminny mahazo tombotsoa, izany hoe tokony ho aminny ______________. Raha sanatria ka misy ny fanemoram-potoana mihoatra ny telo volana, dia mampandre faranizay haingana ny mahazo tombontsoa ny FID. Ny mahazo tombotsoa no miandraikitra ny fanaraha-maso ny fifanarahana eo aminny orinasa manatanteraka mikasika ny tsy maintsy ho mbola fahatsaranny vokatrinny tetikasa mandritrinny fotoana voafetra. Andininy 10 : Voavinavina ho _____________ ariary ny vola mety ho lany aminny tetikasa, ka ho raisinny FID antanana manontolo. Andininy 11 Manaiky ny mahazo tombotsoa araky ny komity izay natsangany sy ny dina natao hifampifahezany, fa aorian'ny fandraisana ny asa vita dia raisin'izy ireo an-tnana ny fikojakojana sy fampandehanana ny tetik'asa natao teto aminy. Vonona ary miantoka izany izy ireo.
Natao teto ______________, androany faha....................
Ny mpahazo tombotsoa
Ny FID
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ANNEXE 2 : MAITRISE DUVRE

ANNEXE 2.1 : PREPARATION ET REALISATION DES PRESTATIONS DE MAITRISE DOEUVRE POUR LES SOUS-PROJETS RRPC GERES PAR LES ASSOCIATIONS DES BENEFICIAIRES
ACTIONS ACTEURS FID AUTRES QUE FID Phase de prparation Cellule de projet Fourniture de document type OBSERVATIONS
Etablissement de la lettre dinvitation et des TDR des bureaux dtudes ou consultants individuels Etablissement du shortlist
Le TDR mentionne le respect des normes anticycloniques et de lenvironnement
Cellule de projet
Fourniture du registre des bureaux dtudes prslectionns 150 jours au minimum Observateur Non objection Copie rapport dvaluation, notification au FID En cinq exemplaires originaux dont deux au FID Copie au FID Etudes respectant les normes anticycloniques et les mesures environnementales
Consultation des bureaux Cellule de projet dtudes Evaluation des offres des Cellule de projet bureaux dtudes Attribution et notification Cellule de projet du matre doeuvre Elaboration et signature de la convention du bureau dtudes Emission de lordre de service Etablissement MT, APS Cellule de projet, bureau dtudes
Phase tudes Cellule de projet Bureau dtudes
Soummission de lAPS lAssemble gnrale de lassociation des bnficiaires-sinistrs. Approbation MT, APS Etablissement APD
Bureau dtudes, association des bnficiaires-sinistrs. Cellule de projet Cellule de projet, bureau dtudes Cellule de projet, bureau dtudes Cellule de projet, bureau dtudes Cellule de projet, bureau dtudes Non objection du FID Copie MT, APS, approbation au FID
Soummission de lAPD la cellule de projet Approbation APD Etablissement DAO
Non objection du FID
Copie APD, approbation au FID Dlai dappel doffres de 30 jours au minimum pour les travaux dun montant estimatif suprieur ou gal 50.000 USD q. Pour les montants estimatifs infrieurs 50.000 USD q, la mthode
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Approbation DAO Lancement de lappel doffres
Cellule de projet, bureau dtudes Cellule de projet, bureau dtudes
Non objection du FID Publication des avis dappel doffres aux mdias
Organisation et tenue de la visite des lieux Dpouillement et valuation des offres Attribution du march et notification MPE Elaboration et signature du contrat du MPE
Cellule de projet, bureau dtudes Cellule de projet, bureau dtudes Cellule de projet, bureau dtudes Cellule de projet, bureau dtudes, MPE
Observateur
Non objection
consultation restreinte de trois (03) six (06) MPE peut tre utilise avec un dlai minimum de dix (10) jours calendaires, avec laccord pralable de la Direction Gnrale. Rduction des dlais dappel doffre 10 jours au minimum Possibilit de slection des MPE sur la base dun appel doffres (AO) restreint Copie DAO, approbation au FID Dlai dappel doffres de 30 jours au minimum pour les travaux dun montant estimatif suprieur ou gal 50.000 USD q. Pour les montants estimatifs infrieurs 50.000 USD q, la mthode consultation restreinte de trois (03) six (06) MPE peut tre utilise avec un dlai minimum de dix (10) jours calendaires, avec laccord pralable de la Direction Gnrale.Possibilit de rduction des dlais dappel doffres 10 jours au minimum Non obligatoire mais recommande Toutes les copies des offres sont archiver au FID Copie rapport dvaluation, notification au FID En cinq exemplaires originaux dont deux au FID
Notification de lordre de service du MPE Etablissement des attachements et factures MPE Elaboration rapport mensuel
Phase suivi et contrle Cellule de projet Cellule de projet, Supervision et audit bureau dtudes, MPE technico-financier inopin Bureau dtudes
Copie de la notification de lordre de service au FID Copie des attachements et factures au FID Copie du rapport approuv par la cellule de projet au
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Elaboration MGE Internalisation et formation de la cellule de projet sur les termes du MGE Phase de rception Rception technique des travaux Rception provisoire et dfinitive des travaux
Bureau dtudes Cellule de projet, bureau dtudes
Non objection
FID Copie au FID
Cellule de Projet, Bureaux dtudes ou Consultant individuel Cellule de Projet, Bureaux dtudes ou Consultant individuel
Copie du PV au FID
Supervision et signature Copie du PV au FID des PV
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ANNEXE 2.2 : PREPARATION ET REALISATION DES PRESTATIONS DE MAITRISE DOEUVRE POUR LES SOUS-PROJETS RRPC DE PISTES ET DAMENAGEMENTS HYDRAULIQUES EN MAITRISE DOUVRAGE DELEGUEE
ACTIONS ACTEURS AUTRE QUE FID FID OBSERVATIONS
Etablissement de la lettre dinvitation et des TDR des bureaux dtudes ou consultants individuels Etablissement du shortlist Consultation des bureaux dtudes Evaluation des offres des bureaux dtudes Attribution et notification
Phase de prparation Utilisation des documents type par la Direction InterRgionale (DIR) DIR Sur la base du registre des bureaux dtudes prslectionns 150 jours au minimum
Emission des lettres dinvitation et TDR par les DIR CIRAM
Elaboration et signature Bureaux dtudes ou de la convention du consultant individuel bureau dtudes
Envoi du rapport dvaluation la Direction Gnrale pour approbation Direction InterEn cinq exemplaires Rgionale
Emission de lordre de service Etablissement MT, APS Bureaux dtudes ou consultant individuel
Phase tudes DIR Etudes respectant les normes anticycloniques et les msures environnementales -Choix du scnario damnagement -Copie du PV de lassemble gnrale au FID
Soumission de lAPS lAssemble gnrale de lassociation des bnficiaires-sinistrs. Approbation MT, APS Etablissement APD Approbation APD Etablissement DAO Approbation DAO Lancement de lappel doffres
Bureaux dtudes ou consultant individuel, association des bnficiaires-sinistrs.
DIR en tant quobservateur
DIR Bureaux dtudes ou consultant individuel Bureaux dtudes ou consultant individuel Bureaux dtudes ou consultant individuel Bureaux dtudes ou consultant individuel DIR DIR DIR DIR Publication des avis dappel doffres aux mdias et par voie DAO en huit exemplaires Dlai dappel doffres de 30 jours au minimum pour les travaux dun
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daffichages
Organisation et tenue de la visite des lieux Dpouillement et valuation des offres Attribution du march et notification MPE
Bureaux dtudes ou consultant individuel Bureaux dtudes ou consultant individuel
montant estimatif suprieur ou gal 50.000 USD q. Pour les montants estimatifs infrieurs 50.000 USD q, la mthode consultation restreinte de trois (03) six (06) MPE peut tre utilise avec un dlai minimum de dix (10) jours calendaires, avec laccord pralable de la Direction Gnrale.Rduction des dlais dappel doffre 10 jours au minimum Possibilit de slection des MPE sur la base dun appel doffres (AO) restreint Non obligatoire mais recommande.
DIR Envoi du rapport dvaluation la Direction Gnrale pour approbation DIR En cinq exemplaires
Elaboration et signature du contrat du MPE
MPE
Notification de lordre de service du MPE Etablissement des attachements et factures MPE Elaboration de rapport mensuel Elaboration MGE Internalisation des termes du MGE lassociation des bnficiaires-sinistrs
Phase de suivi et de contrle DIR Bureaux dtudes ou consultant individuel, MPE Bureaux dtudes ou consultant individuel Bureaux dtudes ou consultant individuel Bureaux dtudes ou consultant individuel Vrification et paiement Factures en cinq des factures exemplaires
Approbation PV de linternalisation au FID
Phase de rception Rception technique des Bureaux dtudes ou Copie du PV au FID travaux consultant individuel, association des bnficiaires-sinistrs Rception provisoire et Bureaux dtudes ou Supervision et signature Copie du PV au FID dfinitive des travaux consultant individuel, des PV association des
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bnficiaires-sinistrs
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ANNEXE 2.3 : CONSULTATION POUR LA MAITRISE DUVRE DES MICRO PROJETS RRPC
INFRASTRUCTURES SCOLAIRES ET SANITAIRES (A UTILISER POUR LES BUREAUX DETUDES) MODELE DE LETTRE DINVITATION
Messieurs 1. Vous tes, par la prsente, invits soumettre des offres techniques et financires pour les prestations de services dfinies ci-aprs qui pourront tre sujettes des ngociations futures et donner lieu un contrat entre votre socit et le Matre dOuvrage Dlgu du micro projet. 2. Cette consultation consiste en la ralisation des prestations de Matrise duvre, en loccurrence : Les tudes techniques (Mmoire Technique, Dossier dAppel dOffres, Lettre de consultation des ateliers, Evaluation des offres des entreprises/tacherons/ateliers) les prestations de contrle et surveillance des travaux, de suivi au niveau des ateliers pour la fourniture et livraison de mobiliers ;
pour le micro projet suivant : N Intitul micro projet Commune District Rgion .
Pour vous aider prsenter votre proposition, vous trouverez ci-joint : i. ii 3. Visite des lieux : La visite des lieux est non obligatoire mais recommande et sera la charge exclusive des soumissionnaires. 4. Pour obtenir des renseignements directs sur les tches accomplir, vous pouvez contacter le personnel du Service Oprationnel et de lEnvironnement du FID, Direction Inter Rgionale .. (Le Responsable Technique de la Cellule de Projet) 5. Une procdure en deux temps sera utilise pour valuer votre proposition, conformment la mthode de slection au moindre cot : Les Termes de Rfrence (TDR) ; Un modle de contrat qui rgira les prestations des consultants.
Les propositions techniques seront values jusqu loccurrence de SOIXANTE DIX (70) points en fonction des critres suivants : -i. ii. iii. Les rfrences gnrales et spcifiques du Bureau dEtudes dans le domaine faisant lobjet de la consultation (15 points); Ladquation entre la mthodologie, le mandat des consultants, et le dlai dexcution des prestations (15 points); et Les qualifications et la comptence du personnel dont les services font lobjet de la consultation (40 points).
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Le personnel propos sera valu en fonction de leurs qualifications gnrales (diplme, formation et expriences professionnelles) avec pices justificatives et de leurs comptences dans les tches spcifiques accomplir dans le cadre de la consultation, Pour tre juges recevables, les propositions techniques devront avoir reu une note au moins gale CINQUANTE CINQ (55) points. Les offres financires des soumissionnaires dont loffre na pas atteint ce minimum ne seront pas ouvertes - La proposition retenue en vue de ngocier le contrat sera la proposition recevable et dont loffre financire TTC est la moins disante. Ce prix inclura tous les cots tels que les honoraires, les dpenses locales, etc. consistant le cot par tape ainsi que le cot global des prestations. 6. Le FID (La Cellule de Projet) se rserve le droit de ne retenir aucune des socits ayant soumis des propositions dans le cas ou la qualit technique nest pas satisfaisante. 7. Prsentation et lments constitutifs du dossier de soumission : - Tous les documents devront tre paraphs et signs par le soumissionnaire ; - Une seule enveloppe extrieure cachete, portant la mention " A N'OUVRIR QU'EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT", le numro de la consultation et le nom du micro projet objet de votre offre. Cette enveloppe contiendra en deux exemplaires entre autres les documents suivants constituant la proposition technique : - Identit et Rfrences du Bureau d'tudes, - Qualit et pouvoir de signataire, - Mthodologie et moyens humains et matriels affects la mission et planning dexcution - Structure de lquipe et les curriculum vitae des spcialistes La proposition technique ne doit comporter aucune information financire. Les propositions techniques comportant des informations financires seront rejetes. Une seconde enveloppe, dite enveloppe intrieure, cachete, indiquant d'une manire prcise le nom du Bureau d'tudes soumissionnaire, le N et lintitul de la consultation et la mention proposition financire , contenant en 2 exemplaires : Loffre financire, constitue par la lettre de soumission de la proposition financire, la dcomposition du prix global et forfaitaire paraph chaque page, dtaille par rubrique, arrte et signe par le soumissionnaire, et lattestation dassujettissement ou non la TVA Les propositions comportant une proposition financire non contenue dans une enveloppe ferme et spare de la proposition technique seront rejetes. Avant de procder lvaluation proprement dite des propositions stipule dans larticle 5, il sera vrifi si chaque proposition contient tous les lments constitutifs des propositions cits dans prsent larticle 7. Seules les propositions conformes du point de vue dossier, c'est--dire les propositions comportant les lments permettant de faire lvaluation technique et financire seront admises cette lvaluation, la proposition financire devant rester sous enveloppe ferme pendant lvaluation technique. 8. Selon les estimations, les travaux objet du prsent micro projet seront prvus la rception provisoire au bout dun dlai indicatif suivant :
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Micro projet .
Dlai JOURS
9. Loffre doit tre dpose avant le . .Heures . mn et ladresse suivante : FID Direction Interrgionale (Cellule de Projet) Adresse :. Louverture des plis aura lieu le .. . heures mn au bureau du FID Direction Interrgionale (Cellule de Projet) Adresse :. laquelle les soumissionnaires sont invits assister. Une invitation soumettre pour la mme offre de services a galement t envoye aux Bureaux dtudes suivants :
1-.. 2-.. 3-. 4-.
(Trois BE au moins) Veuillez agrer, Messieurs, lexpression de nos salutations distingues.
Pour le FID (Pour la Cellule de Projet)
le,
PJ
: -TDR - Modle de contrat
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CANEVAS DE TERMES DE REFERENCE POUR LA MAITRISE D'OEUVRE DES INFRASTRUCTURES SCOLAIRES ET SANITAIRES ( A ADAPTER A CHAQUE CAS REEL DE TERRAIN) 1. DESCRIPTION SOMMAIRE DES MICRO PROJETS A REALISER ( A dcomposer en fonction du nombre de micro projets objets de la consultation) A : MICRO PROJET 1 : A.1 * Prsentation du lieu Fokontany : . Commune Rurale : . District : . Rgion :
A.2
* Prsentation du micro projet : Construction de ...
A.3 *Les principaux travaux raliser A.4 A.5 * Le dimensionnement * Les donnes gnrales sur le micro projet : Matriaux locaux: ACCESSIBILITE QUANTITE DISTANCE OBSERVATIONS
MATERIAUX Carrire Eau Bois rond Sable
Il est prciser que le mode dextraction de ces matriaux ainsi que la remise en tat de leur zone demprunt feront lobjet de mesures environnementales pour minimiser les impacts ngatifs notamment les phnomnes drosion ainsi que le risque datteinte aux ressources naturelles. 2- OBJECTIFS DU MICRO PROJET Les objectifs de ces micro projets se rsument comme suit : 1.- Renforcer la capacit des Communes et communauts dans la ralisation de leur micro projet et la gestion de leur dveloppement, 12Mettre une infrastructure rpondant aux normes, 13Utiliser au maximum les ressources de la zone tant humaines qu'en matriaux locaux, tout en rationalisant ces ressources pour sauvegarder lenvironnement 14Former sur le tas, deux ou trois ouvriers locaux sur la technique lmentaires des BTP de faon faciliter l'entretien des ralisations, 15Crer des emplois temporaires, 16Promouvoir les initiatives entrepreunariales, 3- CONSISTANCE DES PRESTATIONS - Etudes techniques
Il est rappel que le FID (la cellule de Projet) mettra la disposition des ses partenaires les plans types des btiments et connexes, des Dossiers dAppel dOffres Type pour les coles et centres de soins de base. Il est donc recommand au Bureau dtudes dtablir son offre en tenant compte de la disponibilit de ces dossiers.
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Les Dossiers dAppel dOffres / La lettre de consultation Type FID contiennent : les prescriptions techniques : provenance et qualit des matriaux, mode dexcution des travaux / confection des mobiliers avec le devis descriptif, mode dvaluation avec la dfinition des prix et le bordereau de prix unitaires et devis quantitatif. Il est aussi rappel que les tudes techniques comprendront l'tude environnementale qui aboutira un Plan de Gestion Environnementale du Micro projet (PGEP) .Il est donc recommand au Bureau dtudes de se rfrer au Manuel de Procdures Environnementales du FID et du dcret MECIE. Ltude technique consistera donc procder la reconnaissance du (des ) site(s) dvelopper et en faire le mmoire technique avec tous les dtails techniques : plans dexcution, dtails fixation pannes, dtails acrotres, BDQE, devis descriptif .. Au titre de ltude technique donc, les prestations du Matre duvre se rsument : - Lappui technique aux bnficiaires sur le choix de la variante retenir sur la base du mmoire technique avec tous les dtails techniques Ltude de la fondation du futur ouvrage, (i)(ii)Sur la base des plans et dossier types FID, discussion et justification des variantes appuy par le PV de lAssemble gnrale de Bnficiaires, Ltablissement des divers plannings donnant la programmation des travaux, (iii)lapprovisionnement des matriaux Ltablissement d'une fiche environnementale selon le modle donn ci-aprs et qui (iv)comprend le Plan de Gestion Environnementale du micro projet. Le PGEP sera tabli sous forme de tableaux pour une meilleure lecture. Il comprendra au minimum : synthse des exigences, mesures, et moyens (cot) destins protger lenvironnement ; responsabilit quant leur application, calendrier de mise en uvre en fonction du cycle de vie du micro projet ; le cas chant, les plans spcifiques de gestion environnementale de certains aspects notamment plan de restauration de la vgtation ou les mesures biologiques prises. Ce PGEP constituera le Cahier de Charges Environnementales (CCE) du micro projet pour assurer la mise en uvre effective et efficace des mesures environnementales dans toutes les phases du micro projet. Il apportera un soin particulier pour un dcoupage appropri du micro projet en lots de travaux et dachat de fournitures : en rgie, par tcheronnage et lEntreprise, il en est de mme de la bonne programmation de lexcution de ces diffrents lots aux fins dune parfaite cohrence technique et chronologique. Le Matre duvre soumettra ces dossiers dtudes pour approbation par le Matre dOuvrage Dlgu.
Appel doffres
Lappel doffre comprend : 1) la mise au propre et le recollement des documents constitutifs dappel doffres et de consultation sur la base des documents type FID et qui tient compte de la variante retenue par les Bnficiaires, 2) lorganisation ventuelle de la visite des lieux des soumissionnaires pour les MPE, 3) lassistance au Matre de lOuvrage Dlgu dans la passation de march : dpouillement et analyse des offres (selon les critres dvaluation inclus dans le dossier dappel doffres) ainsi que la formulation du rsultat de lvaluation des offres aux fins des recommandations au Matre de lOuvrage Dlgu en vue de lattribution du contrat.
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1. Contrle et surveillance des travaux / suivi des prestations de fourniture et livraison de mobiliers : Le contrle et la surveillance des travaux / le suivi des prestations de fourniture et livraison de mobiliers comprennent la gestion administrative, technique et financire des travaux / des prestations de fourniture et livraison de mobiliers y compris la supervision et la prparation de la rception provisoire et dfinitive des ralisations ainsi que le volet formation sur le tas. Le Matre d'Oeuvre sera plus prcisment responsable des tches suivantes: 8- tenir jour le journal du chantier; 9- proposer au Matre de l'Ouvrage dlgu [Cellule de projet] le paiement des attachements pralablement vrifis; 10- proposer l'arrt des travaux / des prestations ou la dmolition des ouvrages au Matre de l'Ouvrage dlgu [Cellule de projet] et au FID en cas de graves malfaons; 11- procder avec les Bnficiaires la rception technique des travaux / des mobiliers, y compris la remise en tat de toutes les zones dextraction des matriaux ainsi que lvacuation des dbris dans des zonez de dpts agrs et le nettoyage gnral du chantier. 12- assister et participer la rception provisoire et dfinitive des travaux et des mobiliers 13- veiller au respect par lEntrepreneur de ses obligations de former aux techniques lmentaires de lentretien les personnes dsignes par les bnficiaires ; 14- suivre le bon droulement de la mise en uvre des mesures environnementales selon le PGEP 15- veiller leffectivit des mesures environnementales par les diffrentes entits dfinies dans le PGEP 16- donner des conseils techniques lEntrepreneur en fonction des besoins ; 17- contrler la qualit et quantit des fournitures et quipements mis en place par lEntrepreneur / latelier et par les bnficiaires ; 18- suivre la construction des infrastructures et des amnagements lis aux actions relatives lenvironnement raliss par les Bnficiaires et valant apports ; - conseiller le Matre de lOuvrage Dlgu [la Cellule de projet] sur des modifications ventuelles apporter aux plans, spcifications ou mthodes de construction et mettre au FID pour non objection ; 16- prparer les diffrents rapports : (a) Rapports d'avancement du micro projet et compte-rendu mensuel de ses activit (b) PV de runion de chantier rcapitulant le nombre rel moyen du personnel sur chantier pendant la semaine ; lavancement gnral des travaux ; le type et le nombre de matriels sur chantier ; le rapport et le gestion de stock et les recommandations possibles (c) Rapport de synthse technico-financier la rception provisoire et plans de recollement. Ce rapport rcapitulera en outre et par catgorie le nombre demplois pendant lexcution du micro projet, et incluant galement une valuation de la formation. (d) Rapport final la rception dfinitive, relatant la vie du micro projet y compris le dlai de garantie. (e) Formuler les procs verbaux de rceptions technique, provisoire et dfinitive. - Manuel de Gestion et dEntretien
Le titulaire aura sa charge ltablissement dun Manuel dexploitation, dentretien et de gestion du micro projet [en version malagasy et franaise].
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3- DELAI DEXECUTION ET CHRONOGRAMME ( A dcomposer en fonction du nombre de micro projets) Le dlai dexcution donn titre indicatif est donn dans le tableau suivant ainsi que le chronogramme prvisionnel des diffrentes tches :
Dlais prvisionnels dexcution
N A B ..
Nom des micro projets
Dlai prvisionnel . .
Chronogramme prvisionnel des tches : [semaine compter du dbut de la mission] 1er Mmoire technique Dossier dappel doffres / lettre de consultation pour les prestations de fourniture et livraison de mobiliers Visite de lieux Analyse et valuation des offres Contrle et surveillance des travaux / suivi des prestations de latelier 2me 3me 4me
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Intitul du micro projet Rgion : District : Commune : Fokontany : Principales composantes du micro projet: Localisation du micro projet: Localisation gographique
FICHE ENVIRONNEMENTALE BE:
Rf contrat:
Les principales composantes environnementales de la zone susceptibles d'tre affectes par le micro projet
Principaux problmes environnementaux lis au micro projets:
Mesures envisages pour attnuer, rduire ou supprimer les impacts environnementaux ngatifs:
Justification logique (confirmation) du classement environnemental du micro projet
Plan de Gestion Environnementale
Impacts
Mesures
Responsable
Calendrier dexcution
Cot estimatif
Observations - Remarques Visa Responsable du BE Charg de Projet et/ ou Responsable Environnemental Chef de Service Technique
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MODELE DE CONTRAT AVEC UN BUREAU D'ETUDES (BE) POUR LA MAITRISE D'OEUVRE INFRASTRUTURES SCOLAIRES ET SANITAIRES 1. MODELE DE CONTRAT
Contrat N.............................. Entre les soussigns, Le Fonds dIntervention pour le Dveloppement (FID) - Direction Inter-Rgionale de .. (La Cellule de Projet) .................................................................................................................................................................... (nom et adresse du Matre d'Ouvrage Dlgu), dsign ci-aprs le Matre d'Ouvrage dlgu , d'une part, et le Bureau d'Etudes suivant ............................................................................................. .......................................................................................................................................... (nom et adresse du Bureau d'Etudes), dsign ci-aprs le Matre d'uvre , d'autre part;
il est arrt et convenu que les prestations de services qui font objet du prsent contrat seront ralises par ce dernier selon les conditions et obligations dtailles dans ce prsent document. (Prsent par le Chef de Service des Oprations et Environnement de la Direction Inter Rgionale)
POUR LE MAITRE DUVRE Nom: ...........................................................
POUR LE MAITRE DOUVRAGE DELEGUE Nom: .........................................................
Fonction: .....................................................
Directeur Inter-Rgional (Prsident de la Cellule de Projet)
Signature: .................................................... Date: ............................................................
Signature: ................................................... Date: ............................................................
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2.
OBJET DU CONTRAT
Le prsent Contrat a pour objet l'excution, pour le compte du Matre d'Ouvrage Dlgu et selon les conditions du contrat, des prestations suivantes, en tout ou en partie: tudes techniques: appel d'offres: suivi et contrle des travaux relatifs au micro projet: sensibilisation et animation des bnficiaires: mmoire technique (MT) remettre ..jours calendaires aprs la signature du contrat.
tablissement du dossier d'appel d'offres jours calendaires aprs l'approbation du MT par le Matre d'Ouvrage (Dlgu). tablissement de la lettre de consultation pour les ateliers jours calendaires aprs l'approbation du MT par le Matre d'Ouvrage (Dlgu). dpouillement et analyse des offres des Entreprises / tacherons . jours calendaires au maximum suivant louverture des plis. dpouillement et analyse des offres des ateliers . jours calendaires au maximum suivant louverture des plis. 3. LOCALISATION DU (DES) SITE(S) Le micro projet dcrit au point 2 ci-dessus se droule dans le District.., Rgion 4. DEFINITION DES TERMES
Les prcisions suivantes sont apportes aux termes rencontrs dans le prsent contrat: - les tudes techniques comprennent: l'ensemble des tudes et estimations de cots du micro projet, l'examen et l'interprtation des donnes recueillies et la formulation des recommandations; la prparation de tous les documents et rapports constitutifs des dossiers MT; les TDR sur la formation sur le tas par lEntreprise Titulaire du march des travaux dau moins trois (03) personnes aux techniques lmentaires de BTP; llaboration du Manuel de Gestion et dentretien du futur ouvrage.
- l'appel d'offre comprend: l'tablissement des documents constitutifs d'appel d'offres; le dpouillement des offres soumises (selon les critres dvaluation inclus dans le dossier dappel doffres) ainsi que la formulation des recommandations au Matre d'ouvrage dlgu en vue de lattribution du contrat.
- le contrle et le suivi portent sur: la gestion administrative, technique et financire des travaux / prestations sous-traits; la supervision et les rceptions provisoire et dfinitive des ralisations ; le suivi des obligations dentretien des bnficiaires ainsi que du volet formation sur le tas.
- la sensibilisation et lanimation des bnficiaires comprennent lassistance en socio-organisation de ces derniers aux fins de concrtisation lentretien du futur ouvrage.
5. 5.1
OBLIGATIONS DU MAITRE D'OEUVRE Etudes techniques
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Sur la base des plans de btiment et des ouvrages connexes fournis par le Matre dOuvrage Dlgu, ltude technique consistera donc procder la reconnaissance du (des) site(s) dvelopper et en faire le Mmoire Technique (MT) relatif la fondation du (des) futur(s) ouvrage(s) en tenant compte des caractristiques du sol et du relief du (des) site(s) dimplantation avec tous les dtails techniques (plans dexcution, dtails fixation pannes, dtails acrotres, BDQE avec devis descriptif .). Le Matre doeuvre tablira les rapports de conception d'ouvrages, les cartes, les plans , les devis quantitatifs et estimatifs et les sous dtails de prix ainsi qu'une programmation indicative des travaux et llaboration des TDR pour la formation sur le tas par l'Entreprise Titulaire du march des travaux de dau moins deux (2) personnes aux techniques lmentaires de BTP. Ces donnes doivent apparatre clairement dans le dossier du mmoire technique. Lattention du matre duvre est surtout attire : Pour la conception des ouvrages : sur lutilisation maximale des matriaux locaux ; sur lapplication des rgles de construction para cycloniques (Cf. dcret N2010 0243 du 21 avril 2010).
Pour la ralisation des travaux : sur lapplication du systme HIMO.
Ces tudes comprendront galement l'tude environnementale qui aboutira un Plan de Gestion Environnementale du Micro projet (PGEP). Il est donc recommand au Bureau dtudes de se rfrer au Manuel de Procdures Environnementales du FID et du dcret MECIE. Le dossier MT comprendra en tout ou en partie des pices suivantes: (Voir TDR) 1) Donnes gnrales portant sur Le contexte gographique; La population et les groupes cibles; Les caractristiques et les disponibilits de la main-d'uvre locale; Les caractristiques socio-conomiques de base du milieu; Le potentiel de dveloppement; L'examen des quipements et des services existants; L'valuation sommaire des ressources locales disponibles (matriaux, petits quipements et outillage); La rcapitulation des organisations, associations communautaires existantes, y compris les ONG, sur lesquelles le micro projet pourrait s'appuyer; 2) Donnes sur les effets et impact du sous micro projet sur les Bnficiaires (population, usagers, collectivits) 3) Les documents ci-aprs : Ltude de la fondation du futur ouvrage ; Les plans dexcution : plans de ferraillage avec les dtails techniques (fixation des pannes, acrotres, ); Les devis estimatifs et quantitatifs des travaux / des prestations de fourniture et livraison de mobiliers ; Les sous dtails de prix ; Le procs verbal de lAssemble gnrale de Bnficiaires entriner les solutions techniques retenues avec le plan de masse des ouvrages ; Les plannings donnant la programmation des travaux, lapprovisionnement des matriaux ; Le TDR de formation sur le tas des ouvriers locaux en matire de techniques lmentaires de BTP ; Le Manuel de Gestion et dentretien (version provisoire) ; La fiche environnementale selon le modle fourni par le Matre dOuvrage Dlgu et qui comprend le Plan de Gestion Environnementale du micro projet ;
Le Matre doeuvre apportera un soin particulier pour un dcoupage appropri du micro projet en lots de travaux et dachat de fournitures : en rgie, par tcheronnage, lEntreprise et latelier, il en est de mme de la bonne programmation de lexcution de ces diffrents lots aux fins dune parfaite cohrence technique et chronologique.
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5.1.1
Nombre de documents fournir au Matre d'Ouvrage (Dlgu): Dossier Mmoire Technique : deux (2) exemplaires
5.2
Appel d'offres
Aprs approbation du dossier MT par le Matre d'Ouvrage Dlgu, le Matre d'uvre prparera les documents constitutifs de l'appel d'offres, savoir: Dossier dappel doffres et ses formulaires: huit (8) exemplaires, et une copie sur CDROM (ordinateur compatible IBM); Prescriptions techniques, y compris les plans et dessins: huit (8) exemplaires et un jeu de calques ou contre-calques reproductibles. Il participera aux visites des sites avec les Entreprises soumissionnaires pour le march des travaux. Le Matre duvre assistera le FID / la Cellule de Projet dans la passation de marchs. Il effectuera les prestations y affrentes dans les locaux que lui prescrit le FID / la Cellule de Projet et formulera des recommandations en vue de lattribution du contrat. 5.2.1. Aprs adjudication et cinq (5) jours aprs la notification, le Matre d'uvre prsentera pour signature au Matre d'ouvrage dlgu six (6) exemplaires originaux du contrat de lEntreprise / de latelier. 5.3 Suivi et contrle
Le contrle et le suivi comprennent la gestion administrative, technique et financire des travaux et des prestations de fourniture et livraison de mobiliers y compris la supervision et la prparation de la rception provisoire et de la rception dfinitive des ralisations. Le Matre d'uvre sera plus prcisment responsable des tches suivantes: 5.3.1 Tches administratives:
Tenir jour le journal du chantier; prparer les rapports d'avancement du micro projet et compte-rendu mensuel de ses activits. A cet effet, le BE remplira en particulier le modle de fiche de suivi des micro projets tabli par le FID; coordonner les activits des surveillants techniques dtachs sur les chantiers; effectuer les relevs contradictoires permettant de calculer les quantits effectivement excutes pour l'tablissement des dcomptes (attachements); proposer au Matre d'ouvrage dlgu le paiement des attachements pralablement vrifis; prparer les avenants ventuels au contrat, pour soumission au Matre d'ouvrage dlgu; proposer l'arrt des travaux / des prestations de fourniture et livraison de mobiliers au Matre d'ouvrage dlgu en cas de graves malfaons; assister et participer la rception provisoire et la rception dfinitive des travaux / des mobiliers ; veiller la bonne collaboration de tous les intervenants; assurer la liaison avec les autorits et institutions locales, essentiellement pour les questions suivantes: contestation foncire, autorisation de mener une enqute, accs aux carrires, etc.; et jouer autant que possible un rle modrateur dans le rglement des diffrents susceptibles de se produire entre l'Entrepreneur et le Matre d'ouvrage dlgu.
5.3.2
Tches techniques:
s'assurer du contrle et du respect par l'Entrepreneur / par latelier des normes de construction, des conditions de travail et des modes d'excution prvus dans le contrat; veiller au respect par lEntrepreneur de ses obligations de former aux techniques lmentaires des BTP les personnes dsignes par les bnficiaires; informer sans dlai le Matre d'ouvrage dlgu des malfaons de l'Entrepreneur / de latelier susceptibles de nuire la qualit des travaux / des mobiliers; procder l'chantillonnage et aux essais des matriaux sur le terrain; recueillir les chantillons pour les essais en laboratoire; donner des conseils techniques l'Entrepreneur / latelier en fonction des besoins; veiller ce que l'Entrepreneur / latelier respecte les dlais d'excution prvus; contrler la qualit et quantit des fournitures et quipements mis en place par l'Entrepreneur / fournis par latelier;
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conseiller le Matre d'ouvrage dlgu sur des modifications ventuelles apporter aux mthodes de construction; contrler la bonne excution des travaux confortatifs avant la rception dfinitive; et prparer les plans de recollement des ralisations acheves. Tches d'appui socio-organisationnel
plans,
spcifications
ou
5.3.3
Tout au long de ses prestations, le Matre duvre apportera son appui lAssociation des Bnficiaires. Cet appui portera sur la constitution des comits dentretien, le suivi de la ralisation des travaux dentretien requis en priode de garantie. 5.4 5.4.1 Autres obligations Rapport final
Rdaction d'un rapport final technico-financier, qui rcapitulera en outre et par catgorie le nombre d'emplois pendant l'excution du micro projet, et incluant galement une valuation de la formation. 5.4.2 Manuel de Gestion et dentretien
Rdaction dun Manuel de Gestion et dentretien de louvrage (versions Malagasy et Franaise) remettre aux bnficiaires avant la rception provisoire. 5.4.3 Qualifications
Le personnel affect sur le chantier par le Matre d'uvre devra possder les qualifications et l'exprience ncessaires l'excution des tches de contrle et de suivi dcrites ci-dessus. Le Matre d'uvre sengage affecter au micro projet le personnel professionnel indiqu dans son offre technique. Sil nest pas en position de respecter ses engagements, il sengage remplir le(s) poste(s) avec des agents ayant le mme niveau de qualifications et dexprience. Chaque proposition de changement du personnel doit tre soumise au Matre douvrage dlgu pour accord. Si lun des agents de surveillance (ingnieur de contrle, surveillant) savre dfaillant dans lexcution de ses tches, le Matre dOuvrage Dlgu peut demander son remplacement et le Matre d'uvre sera tenu de le satisfaire. 5.4.4 Normes de conduite
Le Matre d'uvre devra, en toutes circonstances, conformer sa conduite aux responsabilits qui lui sont confies par le Matre d'ouvrage dlgu. Il ne devra se livrer aucune activit qui soit incompatible avec l'exercice normal de ses activits dans ce sous micro projet. Il ne pourra accepter une faveur, un don ou une rmunration d'une source extrieure au Matre d'Ouvrage (Dlgu) dans le cadre de son contrat avec ce dernier. Le Matre d'uvre ne devra faire usage d'aucune information non publie ou confidentielle dont il aura eu connaissance dans l'exercice de ses fonctions aux termes du contrat, sauf si le Matre d'ouvrage dlgu l'y autorise. Il sengage en particulier effectuer toutes les prestations dassistance pour la passation des marchs dans les locaux que lAssociation lui prescrit. Cette disposition de confidentialit restera en vigueur aprs lexpiration ou la rsiliation du contrat. Le Matre d'uvre ne pourra en aucune faon sous-traiter tout ou une partie de ses obligations nes de ce contrat un autre Bureau d'Etudes sans l'accord pralable du Matre d'Ouvrage (Dlgu). 5.4.5 Moyens de transport
Le Matre d'uvre mettra la disposition de son personnel de surveillance de moyens de transports adquats afin de permettre ses agents dtre indpendant de lentrepreneur. 6. 6.1 6.1.1 OBLIGATIONS DU MAITRE D'OUVRAGE DELEGUE Etudes techniques Documents et informations fournis par le Matre d'ouvrage dlgu
Il s'agit de toutes les donnes et informations pertinentes relatives au micro projet (tudes et plans antrieurs utilisables; situation juridique des sites; spcifications techniques demandes; objectifs socio-conomiques poursuivis; choix d'une
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technologie adapte l'utilisation des ressources locales; association des collectivits locales aux diffrentes phases du micro projet). 6.1.2 Approbation du dossier MT
Dans un dlai de 10 jours le Matre d'ouvrage dlgu devra approuver ou demander la modification du dossier technique qui lui est soumis. 6.2 Appels d'offres
Il incombe au Matre d'ouvrage dlgu de prendre toutes les dispositions ncessaires pour inviter les entreprises de construction participer l'appel d'Offres et la visite des lieux. Ce dernier spcifiera galement au Matre d'uvre les conditions contractuelles auxquelles devront rpondre les documents d'Appel d'offres. 7. HONORAIRES ET INDEMNITES DU MAITRE D'OEUVRE globale forfaitaire de
7.1 Les honoraires du matre d'uvre sont fixs la somme ..............................................................................................................................................Ariary
Ce montant est rput inclure honoraires des consultants, frais de dplacement, de logement inhrents la supervision sur site, assurances, ainsi que tous les autres frais et charges lis au fonctionnement normal d'un Bureau d'Etudes. 7.2 En principe, les indemnits verses au Matre d'uvre doivent se faire sur prsentation de factures acquittes et concerner des prestations non prvues dans le prsent contrat et effectues la demande du matre d'ouvrage dlgu, telles que: l'impression d'un nombre supplmentaire de documents techniques. les essais effectus en laboratoire.
7.3 Les paiements seront effectus par chque barr ou par virement au compte bancaire du matre d'uvre n ....................................., auprs de la banque ................................................................................................................., de la manire suivante: ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. NOTE: Le calcul des sommes dues au Matre d'uvre se fera de la manire suivante (en pourcentage de la somme globale et forfaitaire): Etudes techniques: - approbation du dossier MT: 20 % Appel d'offres des travaux : - approbation du rapport d'valuation : 5 % - dition du contrat de lEntreprise: 5 % Appel d'offres de fourniture et livraison de mobiliers : - approbation du rapport d'valuation : 5 % - dition du contrat de latelier: 5 % Contrle et suivi: 8. au fur et mesure de l'avancement des travaux: jusqu' 50% l'acceptation du rapport final la rception dfinitive: 10% MODIFICATIONS
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8.1 Le Matre d'ouvrage dlgu se rserve le droit de modifier le volume des prestations de matrise d'uvre un stade quelconque d'avancement du micro projet. 8.2 Dans le cas d'une modification majeure des prestations du Matre d'uvre, il est convenu que les honoraires de ce dernier seront rajusts en fonction des prestations relles sur la base des prix unitaires du march principal, qui se trouvent dans lannexe jointe. Un avenant au prsent contrat sera alors rdig pour fixer dans ce cas les conditions de la rmunration (en plus ou en moins) revenant au Matre d'uvre. 8.3 Dans le cas o les travaux ont un retard de plus dun mois par rapport la dure spcifie dans le march des travaux et que ce retard nest pas imputable au Matre duvre, ce dernier sera rmunr pour le temps effectif pass par le surveillant sur le chantier sur la base du cot par mois pour le surveillant indiqu dans la dcomposition du prix global et forfaitaire jointe en annexe. 9. CONDITIONS D'EMPLOI
Le Matre d'uvre est soumis la rglementation du travail et la lgislation sociale en vigueur dans le pays. Pour son personnel de supervision affect aux sites de construction, il se conformera notamment aux points suivants: horaires et conditions de travail, salaires et charges sociales, mesures de scurit et hygine. 10. ASSURANCES
Dans les quinze (15) jours compter de la date de notification du march, le Matre d'uvre prsentera au Matre d'ouvrage dlgu un exemplaire des polices d'assurances qu'il aura souscrites pour la couverture des risques et des responsabilits professionnelles relatifs l'excution de ses prestations. 11. PENALITES - CONTESTATIONS ET RESILIATION
11.1 Pnalits de retard: Pendant la phase tude, en cas de non respect du dlai contractuel injustifi imputable au Bureau dEtudes, une pnalit pour retard de un millime (1/1000me) par jour calendaire de retard du montant du contrat est appliqu partir du 11me jour de la date dexpiration indique sans mise en demeure pralable. Le total cumul de cette pnalit pour retard ne pourra toutefois dpasser 10% du montant du contrat. 11.2 Rvocation dun agent: En cas de: incomptence avre dun agent du Bureau dEtudes; comportement ou conduite contraires aux rgles du mtier pouvant compromettre la bonne marche du micro projet, le Matre d'ouvrage dlgu se rserve le droit de rvoquer lagent incrimin et demander son remplacement immdiat par le Bureau dEtudes. Rsiliation Le contrat est rsili de plein droit et sans indemnit dans les ventualits dcrites ci-aprs:
11.3 11.3.1
en cas de dcs ou d'incapacit civile du Matre duvre; en cas de faillite ou liquidation judiciaire du Matre duvre; si une partie des tudes et des tches de suivi et contrle est sous-traite un autre bureau dtudes sans autorisation du Matre d'ouvrage dlgu; en cas de retard important, lorsque le Matre duvre aura dpass dun mois les dlais fixs dans le programme d'excution des tudes (MT); en cas derreurs ou omissions graves dans la conception des infrastructures; et sil existe une preuve de collusion entre le Matre duvre et lEntreprise.
11.3.2 Lorsque le Matre d'uvre ne se conforme pas, soit aux dispositions du contrat, soit aux ordres de service qui lui ont t donns, le Matre douvrage dlgu se rserve le droit de le mettre en demeure dy satisfaire dans un dlai de 2 semaines. Pass ce dlai, le Matre dOuvrage Dlgu peut aux torts du titulaire et selon la gravit de la faute soit diminuer les honoraires du Matre d'uvre dans la limite maximum de 10% du montant du contrat, soit prononcer la rsiliation du contrat.
11.4
Contestations - arbitrage
Si au cours de l'excution des prestations de matrise d'uvre, un diffrend survient entre le Matre d'uvre et le Matre d'ouvrage dlgu, les deux parties sefforceront de trouver un rglement lamiable. En cas dinsuccs, le conflit sera soumis l'arbitrage du tribunal comptent d'Antananarivo, sige du FID
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Prsent par: Le Chef de Service des Oprations du FID / Le Responsable Technique de la Cellule de Projet
Pour le Consultant ou le BE Lu et Approuv
Pour le FID ( Pour la Cellule de Projet) Le Directeur Interrgional ( Le Prsident de la Cellule de Projet)
Annexes :
- Mthodologie - Chronogramme de mise en oeuvre des prestations - Liste de Personnels - Liste de Matriels et quipements
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INTITULE DU SOUS MICRO PROJET U Qt MT Personnel Chef de mission Ingnieur d'tudes Dessinateur Secrtaire Fonctionnement Transport Edition et reprographie Bureau TOTAL MT DAO Fft Fft Mois HJ HJ HJ HJ
PU (Ar)
Montant (Ar)
(y compris visite des lieux, dition des cahiers de charges, analyse des offres) Personnel Chef de mission HJ Ingnieur d'tudes HJ Dessinateur HJ Secrtaire HJ Fonctionnement Transport Fft Edition et reprographie Fft Bureau Mois TOTAL DAO CONTRLE ET SURVEILLANCE Personnel Chef de mission HJ Ingnieur de contrle HJ Agent de surveillance HM Secrtaire HJ Fonctionnement Transport Fft Edition et reprographie Fft Bureau Mois TOTAL CONTRLE ET SURVEILLANCE RECAPITULATION CONVENTION RUBRIQUE MT DAO CONTROLE ET SURVEILLANCE TOTAL HT TAXE 20% TOTAL TTC NB : Pour le cas du Bureaux dtudes assujetti la TVA, TOTAL TTC = TOTAL HT + TVA ; Pour le cas du Bureau dtudes non assujetti la TVA, TOTAL TTC = TOTAL HT Montant (Ariary)
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Fonds dIntervention pour le Dveloppement
Direction Inter Rgionale de (Cellule de Projet) : . Adresse : .
RAPPORT DVALUATION DE CONSULTANTS BUREAU DETUDES

INFRASTRUCTURES SCOLAIRES ET SANITAIRES
Suivant la lettre dinvitation N.. du ., relative la Matrise duvre de :
Fonkontany : Commune : District : Rgion :
Date du rapport dvaluation
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1.Evaluation technique - Mthode de slection : Slection au moindre cot - Date de lancement de la consultation: .. - Date limite de dpts des offres : .. ..heures..minutes - Date douverture de la proposition technique: .. .h..mn
Les documents constitutifs de la proposition cits dans larticle 7 du dossier de consultation ont t pralablement vrifis et dont la prsence ou labsence a t consigne dans le Procs verbal douverture des propositions se trouvant en annexe 1: - Identit et Rfrences du Bureau d'tudes, - Qualit et pouvoir de signataire, - Mthodologie et moyens humains et matriels affects la mission et planning dexcution - Structure de lquipe et les curriculum vitae des spcialistes - Proposition technique ne comportant aucune information financire - Proposition financire sous enveloppe ferme Les rsultats de cette vrification sont rsums dans le tableau ci-dessous
Intitul du projet B.E consults Soumissionnaires (OUI/NON) .. .. .. .. .. CONFORMITE DES DOSSIERS (OUI/NON)
OBSERVATIONS
.. .. TRAVAUX DE . ..
Conformment larticle 7 du dossier de consultation, seules les propositions conformes du point de vue dossier, c'est--dire les propositions comportant les lments permettant de faire lvaluation technique et financire seront admises lvaluation technique. La mthode dvaluation technique est celle dcrite par larticle 5 du dossier de consultation (mthode de slection au moindre cot) : Les propositions techniques seront values jusqu loccurrence de SOIXANTE DIX (70) points en fonction des critres suivants : -ii. ii. iii. Les rfrences gnrales et spcifiques du Bureau dEtudes dans le domaine faisant lobjet de la consultation (15 points); Ladquation entre la mthodologie, le mandat des consultants, et le dlai dexcution des prestations (15 points); et Les qualifications et la comptence du personnel dont les services font lobjet de la consultation (40 points).
Le personnel propos sera valu en fonction de leurs qualifications gnrales (diplme, formation et expriences professionnelles) avec pices justificatives et de leurs comptences dans les tches spcifiques accomplir dans le cadre de la consultation
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. Les dtails des notes attribues aux Bureaux dEtudes se trouvent en annexe 2. Les rsultats issus de cette valuation se rsument comme suit: NOM DES BE Exprience gnrale (15 pts) Personnel (40pts) Mthodologie (15 pts) Total (70 points) PROPOSITION TECHNIQUE RECEVABLE (OUI/NON)
.. .. .. .. Comme le relate ce tableau, les bureaux d'tudes .. ont eu des notes suprieures 55 points. Leurs propositions techniques sont donc dclares recevables et leurs propositions financires seront ouvertes. 2. Evaluation des plis financiers Louverture des offres financires a eu lieu le .. .h mn au Bureau du FID, Direction Inter Rgionale de.. Les informations lues haute voix pendant la sance douverture des plis financiers se trouvent en annexe 3. La proposition retenue en vue de ngocier le contrat sera la proposition techniquement recevable et dont l'offre financire cohrente avec loffre technique est la moins disante.
BE
Montant (Ariary HT)
Montant (TVA)
Montant (Ariary TTC)
Corrections
Montant corrig (Ariary TTC)
Classement
Estimation (Ariary TTC)
Ecart
..
4. Proposition dattribution et recommandations La commission propose lattribution du march de Matrise duvre des travaux de . au Bureau dtudes . dont la proposition technique est recevable et dont l'offre financire Toutes taxes comprises cohrente avec loffre technique est la moins disante pour un montant de ..Ariary TTC (Ar TTC). 5. Personnels cl proposs :
Chef de mission Ingnieur dtudes Ingnieur de contrle
Agent de Surveillance
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Fait . le . Le Directeur Interrgional (Le Prsident de la cellule de Projet) Les membres de la Commission Inter Rgionale dAttribution de march (Les membres de la Cellule de Projet)
Le Chef de Service des Oprations et Environnement
Le Chef de Service Administratif et Financier
LIngnieur Charg de Projet
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ANNEXE 1 :
PROCES-VERBAL DE DEPOUILLEMENT DES OFFRES DES BUREAUX DETUDES Date: . Lieu: Salle de runion FID (Bureau de la cellule de Projet) .. Heure de dbut : .. heures .. CONSULTATION N../BE/.. /. Etaient prsents: Pour le FID (Pour la Cellule de Projet) : M M. M. Assistances. Cf. Fiche de prsence en annexe. Nom des projets TRAVAUX DE REHABILITATION/RECONSTRUCTION . COMMUNE RURALE DISTRICT .. REGION .. N projet
B.E CONSULTES .. ..
B.E S/AIRES ..
.. .. .. .. .. .. ..
Les informations lues haute voix pendant la sance douverture des plis se trouvent en annexe.
La sance a t leve ..h.mn Fait .., le ..
Le Prsident de la Commission
Les membres de la Commission
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FID/DIRECTION INTER REGIONALE DE . (CELLULE DE PROJET : ) Adresse :
FICHE DE DEPOUILLEMENT DES PROPOSITIONS TECHNIQUES

Consultation N Matrise d'uvre des Travaux de .. Date de lancement: Date limite de remise des propositions: Date d'ouverture des plis:
: .. Heures minutes : .. Heures minutes Proposition Financire sous pli ferm (oui/non)
BUREAUX D'ETUDES
PS
PL
Id BE
R Tec
App Mth
CV
Observations
PS: PL: Id BE: R Tec:
Pouvoir signataire Planning Identit du BE Rfrence technique
Ap Mth: P: CV: M:
Approche mthodologique Liste du personnel Curriculum Vitae Liste matriels
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ANNEXE 2 : FICHE INDIVIDUELLE DE NOTATION ( faire par chaque valuateur pour chaque BE)
Nom de lvaluateur 1 :
NOM DES B.E. REFERENCES GENERALE ET SPECIFIQUE DU BUREAU DETUDES Rfrences gnrales /03 Formation FID /04 Rfrences spcifiques /03 Agence Total QUALIFICATION COMPETENCE PERSONNELLE Diplme, Total formation FID Annes dexp. /40 a b c /40
METHODOLOGIE
Etude/DAO Planning Matriels Contrle Total
S/TOTAL (A)
Recevables
TECHN.
/05
/15
/05
/05
/2.5
/2.5
/15
/70
a : Chef de mission b : Ingnieur dtudes et de contrle c : Agent de survaillance
Date : Signature de lvaluateur 1
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RECAPITULATION DE LEVALUATION TECHNIQUE ( faire pour chaque Bureau dEtude)

NOM DES B.E. REFERENCES GENERALE ET SPECIFIQUE DU BUREAU DETUDES Rfrences gnrales /03 Formation FID /04 Rfrences spcifiques /03 Agence Total QUALIFICATION COMPETENCE PERSONNELLE Diplme, Total formation FID Annes dexp. /40 a b c /40
METHODOLOGIE
Etude/DAO Planning Matriels Contrle Total
S/TOTAL (A)
Recevables
TECHN.
EVALUATEUR 1 EVALUATEUR 2 EVALUATEUR 3 EVALUATEUR n Moyenne
/05
/15
/05
/05
/2.5
/2.5
/15
/70
a : Chef de mission b : Ingnieur dtudes et de contrle c : Agent de survaillance
Date : Signature de lvaluateur 1 Signature de lvaluateur 2 Signature de lvaluateur 3 Signature de lvaluateur n
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ANNEXE 3 :
PROCES-VERBAL DE DEPOUILLEMENT DES PROPOSITIONS FINANCIERES DES BUREAUX DETUDES Date: . Lieu: Salle de runion FID (Bureau de la Cellule de Projet) .. Heure de dbut : .. heures .. CONSULTATION N../BE/.. /. Etaient prsents: Pour le FID (Pour la Cellule de Projet) : M M. M. Assistances. Cf. Fiche de prsence en annexe. Nom des projets TRAVAUX DE REHABILITATION/RECONSTRUCTION . COMMUNE RURALE DISTRICT .. REGION .. N projet
Seules les propositions financires des Bureaux dEtudes dont les propositions techniques sont recevables (ayant obtenu la note technique minimale de 55 points) ont t ouvertes. Les informations lues haute voix pendant la sance douverture des plis se trouvent en annexe.
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53 FID (CELLULE DE PROJET ..) DIRECTION INTER REGIONALE DE (ADRESSE DE LA CELLULE DE PROJET) .
FICHE DE DEPOUILLEMENT DES PROPOSITIONS FINANCIERES DES BUREAUX D'ETUDES

Consultation N Matrise d'uvre des Travaux de ..
Date de lancement: Date limite de remise des propositions: Date d'ouverture des propositions financires:
: .. Heures minutes : .. Heures minutes
Les informations suivantes ont t lues hautes voix pendant la sance douverture des propositions financires: Proposition Financire sous pli ferm (oui/non) Dcomposition du prix global et forfaitaire Montant proposition financire (Ariary HT) Montant proposition financire Ariary TTC
BUREAUX D'ETUDES
Note technique
Lettre de soumission
Montant TVA
Observations
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CONSULTATION POUR LA MAITRISE DUVRE DES MICRO PROJETS RRPC

INFRASTRUCTURES AUTRE QUE BATIMENT (A UTILISER POUR LES BUREAUX DETUDES) MODELE DE LETTRE DINVITATION
Messieurs 1. Vous tes, par la prsente, invits soumettre des offres techniques et financires pour les prestations de services dfinies ci-aprs qui pourront tre sujettes des ngociations futures et donner lieu un contrat entre votre socit et le Matre dOuvrage Dlgu du micro projet. 3. Cette consultation consiste en la ralisation des prestations de Matrise duvre, en loccurrence : Les tudes techniques (APS, APD, Dossier dAppel entreprises/tacherons) les prestations de contrle et surveillance des travaux ; dOffres,Evaluation des offres des
pour le micro projet suivant : N Intitul micro projet Commune District Rgion .
Pour vous aider prsenter votre proposition, vous trouverez ci-joint : i. ii 3. Visite des lieux : La visite des lieux est non obligatoire mais recommande et sera la charge exclusive des soumissionnaires. 4. Pour obtenir des renseignements directs sur les tches accomplir, vous pouvez contacter le personnel du Service Oprationnel et de lEnvironnement du FID, Direction Inter Rgionale .. (Le Responsable Technique de la Cellule de Projet) 5. Une procdure en deux temps sera utilise pour valuer votre proposition, conformment la mthode de slection au moindre cot : Les Termes de Rfrence (TDR) ; Un modle de contrat qui rgira les prestations des consultants.
Les propositions techniques seront values jusqu loccurrence de SOIXANTE DIX (70) points en fonction des critres suivants : -iii. ii. iii. Les rfrences gnrales et spcifiques du Bureau dEtudes dans le domaine faisant lobjet de la consultation (15 points); Ladquation entre la mthodologie, le mandat des consultants, et le dlai dexcution des prestations (15 points); et Les qualifications et la comptence du personnel dont les services font lobjet de la consultation (40 points).
Le personnel propos sera valu en fonction de leurs qualifications gnrales (diplme, formation et expriences professionnelles) avec pices justificatives et de leurs comptences dans les tches spcifiques accomplir dans le cadre de la consultation, Pour tre juges recevables, les propositions techniques devront avoir reu une note au moins gale CINQUANTE CINQ (55) points. Les offres financires des soumissionnaires dont loffre na pas atteint ce minimum ne seront pas ouvertes 55
- La proposition retenue en vue de ngocier le contrat sera la proposition recevable et dont loffre financire TTC est la moins disante. Ce prix inclura tous les cots tels que les honoraires, les dpenses locales, etc. consistant le cot par tape ainsi que le cot global des prestations. 6. Le FID (La Cellule de Projet) se rserve le droit de ne retenir aucune des socits ayant soumis des propositions dans le cas ou la qualit technique nest pas satisfaisante. 7. Prsentation et lments constitutifs du dossier de soumission : - Tous les documents devront tre paraphs et signs par le soumissionnaire ; - Une seule enveloppe extrieure cachete, portant la mention " A N'OUVRIR QU'EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT", le numro de la consultation et le nom du micro projet objet de votre offre. Cette enveloppe contiendra en deux exemplaires entre autres les documents suivants constituant la proposition technique : - Identit et Rfrences du Bureau d'tudes, - Qualit et pouvoir de signataire, - Mthodologie et moyens humains et matriels affects la mission et planning dexcution - Structure de lquipe et les curriculum vitae des spcialistes La proposition technique ne doit comporter aucune information financire. Les propositions techniques comportant des informations financires seront rejetes. Une seconde enveloppe, dite enveloppe intrieure, cachete, indiquant d'une manire prcise le nom du Bureau d'tudes soumissionnaire, le N et lintitul de la consultation et la mention proposition financire , contenant en 2 exemplaires : Loffre financire, constitue par la lettre de soumission de la proposition financire, la dcomposition du prix global et forfaitaire paraph chaque page, dtaille par rubrique, arrte et signe par le soumissionnaire, et lattestation dassujettissement ou non la TVA Les propositions comportant une proposition financire non contenue dans une enveloppe ferme et spare de la proposition technique seront rejetes. Avant de procder lvaluation proprement dite des propositions stipule dans larticle 5, il sera vrifi si chaque proposition contient tous les lments constitutifs des propositions cits dans prsent larticle 7. Seules les propositions conformes du point de vue dossier, c'est--dire les propositions comportant les lments permettant de faire lvaluation technique et financire seront admises cette lvaluation, la proposition financire devant rester sous enveloppe ferme pendant lvaluation technique. 8. Selon les estimations, les travaux objet du prsent micro projet seront prvus la rception provisoire au bout dun dlai indicatif suivant : Micro projet . Dlai JOURS
9. Loffre doit tre dpose avant le . .Heures . mn et ladresse suivante : FID Direction Interrgionale (Cellule de Projet) Adresse :. Louverture des plis aura lieu le .. . heures mn au bureau du FID Direction Interrgionale (Cellule de Projet) 56
Adresse :. laquelle les soumissionnaires sont invits assister. Une invitation soumettre pour la mme offre de services a galement t envoye aux Bureaux dtudes suivants :
1-.. 2-.. 3-. 4-.
(Trois BE au moins) Veuillez agrer, Messieurs, lexpression de nos salutations distingues.
Pour le FID (Pour la Cellule de Projet)
le,
PJ
: -TDR - Modle de contrat
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CANEVAS DE TERMES DE REFERENCE POUR LA REHABILITATION OU LA RECONSTRUCTION DES INFRASTRUCTURES MPI

(A ADAPTER A CHAQUE CAS REEL DE TERRAIN) (A utiliser pou le recrutement de Bureau dEtudes) Description sommaire du MPI
Rhabilitation/ Construction du MPI : Fokontany : Commune : District : Rgion

Situation actuelle
Situation physique : Donnes physiques (accs, climat, ressource en eau, topographie,) Surface totale du primtre: Surface irrigue : Situation socio-organisationnelle : Type et nombre dexploitants : Bnficiaires demandeurs : Associations concernes : Situation agricole et potentiel de production :
Problmatique
Etat du rseau: Etat des infrastructures : Ensablement des rizires : Contraintes socio-organisationnelles : Autres problmes : Demande des bnficiaires : Objectifs du projet : Les objectifs de ce sous-projet peuvent se rsumer comme suit : Attnuer limpact de la crise alimentaire par lamlioration de la productivit et la comptitivit de lconomie rurale par la mise en place dune infrastructure convenable, accrotre la qualit des services fournis par le sous-projet et partant daccrotre le degr de satisfaction des populations bnficiaires par laugmentation des surfaces irrigues et cultives amlioration du rendement et par consquent lamlioration du niveau de vie des populations bnficiaires du sous-projet.
Le sous-projet se ralise : par lintermdiaire des Micros Petites Entreprises spcialistes en MPI ; par lutilisation au maximum des ressources de la zone tant humaines quen ce qui concerne les matriaux ; par limplication des bnficiaires dans toutes les phases de ralisation du sous projet, implication des bnficiaires dans la phase dtude en les faisant participer au choix dfinitif des variantes raliser, la
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formation sur le tas de trois ouvriers locaux sur les techniques de base des BTP dans le but de faciliter lentretien ultrieur des ouvrages, la formation du responsable technique et des bnficiaires responsables de gestion et de maintenance, lassistance aux agents de maintenance lors de lapplication des formations acquises lors de la priode de garantie; par la ralisation dun Programme dEngagement Environnemental (ou tablissement dune fiche environnementale dont un modle est donn en annexe)6.
Consistance des prestations :
Il est souligner quil sagit dans tout ce qui suit dune tude de lensemble dun systme dirrigation dun primtre et non pas un simple projet de rhabilitation ou la construction dun ouvrage, de faon assurer au mieux la viabilit et la prennit du projet. Il est aussi rappel que les tudes techniques intgreront les normes anticycloniques bases sur les recommandations issues des valuations menes au cours de lanne 2008 par le gouvernement de Madagascar avec lappui de lOrganisation des Nations Unies et de la Banque Mondiale.7 .et comprendront galement l'tude environnementale qui aboutira un Plan de Gestion Environnementale du Projet (PGEP). A cet effet, il est recommand au Bureau d'Etudes de se rfrer au Manuel de Procdures Environnementales du FID et au dcret MECIE. 1) Elaboration du mmoire technique comprenant : Un rapport synthtique dfinissant clairement les bnficiaires du sous-projet et des diffrentes options techniques anticycloniques et environnementales, et des actions dencadrement des bnficiaires proposes contenant : Les rsultats des tudes de base (hydrologique, hydraulique, topographique, gotechnique,..); les donnes sur le milieu physique; La description de la situation actuelle dont l'identification des bnficiaires rels du sous-projet; Le potentiel de production et de dveloppement agricole; Les ressources humaines; Mise en exergue des avantages et inconvenients de chaque option, La description des mesures dencadrement proposes; La description du milieu source et milieu rcepteur; Lidentification des impacts environnementaux; L'identification des mesures de protection environnementale efficace et un cot conomiquement acceptable (cf. MECIE); La proposition dun Plan de Gestion Environnementale du Projet; La description des variantes possibles et estimations correspondantes. La description synthtique de la variante retenue et des actions dencadrement des bnficiaires retenues ; Le Planning prvisionnel des travaux en conformit avec le calendrier cultural des paysans Le Plan de Gestion Environnementale du Projet qui constituera le cahier de charges environnementales (CCE) du sous-projet pour assurer la mise en uvre effective et efficace des mesures environnementales dans toutes les phases du sous-projet. Le PGEP sera tabli sous forme de tableaux pour une meilleure lecture. Il comprendra au minimum : synthse des exigences, mesures, et moyens (cot) destins protger lenvironnement ; responsabilit quant leur application, calendrier de mise en uvre en fonction du cycle de vie du sous-projet ; le cas chant, les plans spcifiques de gestion environnementale de certains aspects notamment plan de restauration de la vgtation ou les mesures biologiques prises. Le mtr dtaill selon le Bordereau de Devis Estimatif (BDE) et prix de rfrence ; La fiche environnementale contenant le PGE dont un modle est donn en annexe; Les spcifications techniques des travaux;
Selon le cas dvaluation environnementale faire NDLR : PREE ou fiche env) GoM, UN and World Bank, May 2008, Damage, loss and need Assessment for disaster recovery and reconstruction after the 2008 cyclone season in Madagascar Cyclone Fame, Ivan and Jokwe
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Le plan de travail et estimation de la dure dexcution par rapport aux moyens des entreprises ainsi que les chanciers des dpenses de ralisation du sous-projet ; Le P.V de runion avec les reprsentants des bnficiaires entrinant la conception retenue du sous-projet indiquant aussi les apports dj raliss (par rapport au plan initial). Les points spcifiques suivants doivent tre considrs : - Impacts des bassins versants sur les primtres irrigus : perturbation du rgime hydrique, crues, ensablement des canaux et rizires, carences en eau; - Impacts des primtres irrigus sur les bassins versants; - Dfinir et dterminer le mode dexploitation des sites et den proposer des mesures anti-rosives, de stabilisation et de restauration pour viter les rosions ventuelles (remises en tat); - Identifier au pralable et dlimiter les terrains indispensables aux emprunts et carrires; - Veiller sur la compensation du terrain expropri (ex : canaux, ). Et en Annexes Lavis des bnficiaires sur les variantes envisages et valuation des bnficiaires la ralisation de lentretien ; Le calcul de rentabilit des variantes ou rsultats des analyses cots/avantages. Les Cots estimatifs de chaque variante technique (cot total, cot lHa, cot par bnficiaire,) Plan du rseau Plan de situation du MPI (chelle 1/10.000 ou 1/25.000 dpendant de ltendue du MPI et les cartes IGN ou Google Earth disponibles (le cas chant, le BE doit acheter la planche de photos contenant le primtre Google Earth) ; Profils en long du rseau principal du MPI; Profils en travers sur A 4; Profils en long et en travers des petits ouvrages hydrauliques l'chelle de 1/50 Plans des ouvrages Les Plans dfinitifs pour les ouvrages importants comme barrage, prise deau, vacuateur de crues savoir: Plan de situation et coupe horizontale; Plan de situation lchelle ~ 1: 500; Plan de louvrage et profils; Dtails de la fondation et de lancrage de louvrage; Coupes en travers et en long; Plan de ferraillage et nomenclature des aciers sils sont construits en BA; Notes de calculs hydrologiques, hydrauliques et structurels des lments portant de louvrage. 2) Appels doffres (aprs approbation du MT par le Matre de lOuvrage Dlgu) : Documents constitutifs de lAppel doffres; Nombre dexemplaires de dossier et de CD; Visite des lieux. 3) Assistance au Matre de louvrage dlgu dans la passation de marchs et dition du contrat de travaux Ouverture des plis et valuations des offres; Edition des contrats de travaux en cinq exemplaires. 4) Suivi et contrle des travaux de lentreprise et de la mise en uvre des mesures environnementales selon le CGE. 1.Gestion technique, administrative et financire du contrat de l'Entreprise ; 2.Assistance au Matre de louvrage dlgu aux rceptions provisoire et dfinitive. 60
5) Rdaction des manuels de gestion et dentretien, formation et assistance technique des responsables de la gestion et de la maintenance du MPI, Le titulaire aura sa charge ltablissement dun Manuel dexploitation, dentretien et de gestion du projet [en version malagasy et franaise]. NB 3.1. Le soumissionnaire est inform qu'une premire phase de mobilisation sociale a dj t effectue par le FID. Le rapport correspondant peut tre consult au bureau du FID. 4.2. Lattention du soumissionnaire est attire sur le fait que les travaux envisags devraient sadapter au mieux lutilisation des ressources locales ( main duvre qualifie ou non, matriaux locaux ) et des matriels gnralement employs par les Micros Petites Entreprises ou Petites et Moyennes Entreprises. 5.3. Dans ltablissement de sa mthodologie, le Soumissionnaire accordera l'importance voulue sur ladquation comprhension de la problmatique -mthodologie - planification de lintervention personnel propos 6.4. Lors de llaboration de son offre, lattention du Soumissionnaire est aussi attire sur le fait quil est seul responsable de la composition de son quipe, la dtermination des dlais de ralisation des diffrentes phases.
Chronogramme prvisionnel des tches :
[semaine compter du dbut de la mission] 1er 2me 3me 4me
MT Dossier dappel doffres Visite de lieux Analyse et valuation Contrle et surveillance
Estimation des units doeuvre pour les intervenants INTITULE DU SOUS PROJET U MT Personnel Ingnieur chef de mission Ingnieur d'tudes Environnementaliste projeteur mtreur Dessinateur Topographe Secrtaire Fonctionnement Transport Edition et rprographie Bureau TOTAL MT Fft Fft Fft HJ HJ HJ HJ HJ HJ HJ Qt PU (Ar) Montant (Ar)
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DAO (y compris visite des lieux, dition des cahiers de charges, analyse des offres) Personnel Ingnieur chef de mission Ingnieur d'tudes Environnementaliste projeteur mtreur Dessinateur Topographe Secrtaire Fonctionnement Transport Edition et rprographie Bureau TOTAL DAO Fft Fft Fft HJ HJ HJ HJ HJ HJ HJ
CONTRLE ET SURVEILLANCE Personnel Ingnieur chef de mission Ingnieur de contrle Environnementaliste Agent de surveillance Secrtaire Fonctionnement Transport Edition et rprographie Bureau TOTAL CONTRLE ET SURVEILLANCE Fft Fft Fft HJ HJ HJ HM HJ
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RECAPITULATION CONVENTION RUBRIQUE MT DAO CONTROLE ET SURVEILLANCE TOTAL HT Taxe 20% TOTAL TTC Montant (Ariary)
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FICHE ENVIRONNEMENTALE
Intitul du projet Rgion : District : Commune : Fokontany : BE: Rf contrat:
Principales composantes du sous projet:
Localisation du sous-projet: Localisation gographique Les principales composantes environnementales de la zone susceptibles d'tre affectes par le sous projet
Principaux problmes environnementaux lis au sous projets:
Mesures envisages pour attnuer, rduire ou supprimer les impacts environnementaux ngatifs:
Justification logique (confirmation) du classement environnemental du projet
Plan de Gestion Environnementale
Impacts
Mesures
Responsable
Calendrier dexcution
Cot estimatif
Observations - Remarques Visa
Responsable du BE
Charg de Projet
Chef de Service Technique
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ANNEXE 2.5 : MODELE DE CONTRAT AVEC UN BUREAU D'ETUDES (BE) POUR LA MAITRISE D'OEUVRE
INFRASTRUCTURES AUTRES QUE BATIMENT
1.
MODELE DE CONTRAT
Contrat N.............................. Entre les soussigns, ........................................................................................................... .......................................................................................................................................... (nom et adresse du Matre d'ouvrage dlgu), dsign ci-aprs le Matre d'Ouvrage dlgu, d'une part, ET le Bureau d'Etudes suivant ............................................................................................. .......................................................................................................................................... (nom et adresse du Bureau d'Etudes), dsign ci-aprs le Matre d'uvre, d'autre part;
il est arrt et convenu que les prestations de services qui font objet du prsent contrat seront ralises par ce dernier selon les conditions et obligations dtailles dans ce prsent document. (Prsent par le Chef de Service Projet de la Direction Rgionale)
POUR LE MAITRE DUVRE
POUR LE DELEGUE
MAITRE
DOUVRAGE
Nom: ........................................................... Fonction: ..................................................... Signature: .................................................... Date: ............................................................
Nom: ......................................................... Le Prsident de lAssociation Signature: ................................................... Date: ............................................................
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2.
OBJET DU CONTRAT
Le prsent Contrat a pour objet l'excution, pour le compte du Matre d'ouvrage dlgu et selon les conditions du contrat, des prestations suivantes, en tout ou en partie: tudes techniques: appel d'offres: suivi et contrle des travaux relatifs au projet: sensibilisation et animation des bnficiaires: avant-projet sommaire (APS) remettre 10 jours calendaires aprs la signature du contrat.
avant-projet dtaill (APD) remettre .10 jours calendaires aprs l'approbation de l'APS par le Matre d'ouvrage dlgu. tablissement du dossier d'appel d'offres .2 jours calendaires aprs l'approbation de l'APD par le Matre d'ouvrage dlgu. 3. dpouillement et analyse des offres .5 jours calendaires au maximum suivant louverture des plis. LOCALISATION DU (DES) SITE(S) Le projet dcrit au point 2 ci-dessus se droule dans le District.., Rgion 4. DEFINITION DES TERMES
Les prcisions suivantes sont apportes aux termes rencontrs dans le prsent contrat: - les tudes techniques comprennent: l'ensemble des tudes et estimations de cots du sous-projet, l'examen et l'interprtation des donnes recueillies et la formulation des recommandations; la prparation de tous les documents et rapports constitutifs des dossiers APS et APD; les TDR sur la formation sur le tas par lEntreprise Titulaire du march des travaux dau moins trois (03) personnes aux techniques lmentaires de BTP; llaboration du Manuel de Gestion et dentretien du futur ouvrage.
- l'appel d'offre comprend: l'tablissement des documents constitutifs d'appel d'offres; le dpouillement des offres soumises (selon les critres dvaluation inclus dans le dossier dappel doffres) ainsi que la formulation des recommandations au Matre d'ouvrage dlgu en vue de lattribution du contrat.
- le contrle et le suivi portent sur: la gestion administrative, technique et financire des travaux sous-traits; la supervision et les rceptions provisoire et dfinitive des ralisations ; le suivi des obligations dentretien des bnficiaires ainsi que du volet formation sur le tas.
- la sensibilisation et lanimation des bnficiaires comprennent lassistance en socio-organisation de ces derniers aux fins de concrtisation lentretien du futur ouvrage. 5. OBLIGATIONS DU MAITRE D'OEUVRE
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5.1 5.1.1
Etudes techniques Avant-projet sommaire (APS):
Le Matre d'uvre procdera une reconnaissance du (des) site(s) dvelopper. Il tablira les rapports prliminaires de conception d'ouvrages, les cartes, les plans et les devis quantitatifs et estimatifs sommaires ainsi qu'une programmation indicative des travaux. Ces documents devraient permettre au Matre d'ouvrage dlgu de choisir l'option technique et sociale souhaitable, ainsi que la programmation des activits et de prvoir des arrangements particuliers. Le dossier APS comprendra en tout ou en partie des pices suivantes: (Voir TDR) 1) Donnes gnrales portant sur: le contexte gographique; la population et les groupes cibles; les caractristiques et les disponibilits de la main-d'uvre locale; les caractristiques socio-conomiques de base du milieu; le potentiel de dveloppement; l'examen des quipements et des services existants; l'valuation sommaire des ressources locales disponibles (matriaux, petits quipements et outillage); la rcapitulation des organisations, associations communautaires existantes, y compris les ONG, sur lesquelles le sous-projet pourrait s'appuyer; 2) Donnes sur les effets et impact du projet sur les Bnficiaires (population, usagers, collectivits) : cration demplois (temporaires ou permanents), augmentation de revenus; effets et impacts spcifiques du sous-projet; rentabilit conomique et/ou financire (infrastructures productives et de dblocage); cot/avantages sociaux (pour les infrastructures sociales). 3) Donnes spcifiques relatives au projet: ( prciser, suivant le type de projet: route, adduction deau, etc.) 4) Donnes sur les effets et impact du sous-projet sur les Bnficiaires (population, usagers, collectivits): 5.1.2 Avant-projet dtaill (APD) (Voir TDR )
Une fois le dossier APS approuv par le Matre d'ouvrage dlgu, le Matre d'uvre procdera: aux relevs dtaills des sites retenus; la prparation du dossier d'avant-projet dtaill comprenant la mise jour et la finalisation des donnes de l'APS, y compris les plans dfinitifs, les plans dexcution et les spcifications des travaux (normes techniques, mthodes d'excution et conditions de travail dans la perspective de travaux HIMO); l'tablissement d'un plan de travail; l'tablissement des TDR pour la formation aux techniques lmentaires des BTP de personnes dsignes par les bnficiaires; l'tablissement d'un chancier des dpenses de ralisation du projet; l'laboration de l'estimation du cot du projet selon le devis quantitatif et estimatif (prix de rfrence); ltablissement dun P.V de runion avec les reprsentants des bnficiaires qui entrinent ainsi la conception retenue du projet et la nature qualitative et quantitative des apports des bnficiaires; et llaboration du Manuel de Gestion et dentretien (version provisoire). 5.1.3 Nombre de documents fournir au Matre d'ouvrage dlgu: 67 dossier de l'APS: deux (2) exemplaires dossier de l'APD: deux (2) exemplaires
5.2
Appel d'offres
Aprs approbation du dossier APD par le Matre d'Ouvrage dlgu, le Matre d'uvre prparera les documents constitutifs de l'appel d'offres, savoir: Dossier dappel doffres et ses formulaires: huit (8) exemplaires, et une copie sur CDROM (ordinateur compatible IBM); Prescriptions techniques, y compris les plans et dessins: huit (8) exemplaires et un jeu de calques ou contre-calques reproductibles. Il participera aux visites des sites avec les Entreprises soumissionnaires. Le Matre duvre assistera ensuite la Cellule de Projet dans la passation de marchs. Il effectuera les prestations y affrentes dans les locaux que lui prescrit la Cellule de Projet et formulera des recommandations au Matre douvrage dlgu en vue de lattribution du contrat. 5.2.1. Aprs adjudication et cinq (5) jours aprs la notification, le Matre d'uvre prsentera pour signature au Matre d'ouvrage dlgu six (6) exemplaires originaux du contrat dEntreprise. 5.3 Suivi et contrle
Le contrle et le suivi comprennent la gestion administrative, technique et financire des travaux y compris la supervision et la prparation de la rception provisoire et de la rception dfinitive des ralisations. Le Matre d'uvre sera plus prcisment responsable des tches suivantes: 5.3.1 Tches administratives:
Tenir jour le journal du chantier; prparer les rapports d'avancement du projet et compte-rendu mensuel de ses activits. A cet effet, le BE remplira en particulier le modle de fiche de suivi des sous-projets tabli par le FID; coordonner les activits des surveillants techniques dtachs sur les chantiers; effectuer les relevs contradictoires permettant de calculer les quantits effectivement excutes pour l'tablissement des dcomptes (attachements); proposer au Matre d'ouvrage dlgu le paiement des attachements pralablement vrifis; prparer les avenants ventuels au contrat, pour soumission au Matre d'ouvrage dlgu; proposer l'arrt des travaux au Matre d'ouvrage dlgu en cas de graves malfaons; assister et participer la rception provisoire et la rception dfinitive des travaux; veiller la bonne collaboration de tous les intervenants; assurer la liaison avec les autorits et institutions locales, essentiellement pour les questions suivantes: contestation foncire, autorisation de mener une enqute, accs aux carrires, etc.; et jouer autant que possible un rle modrateur dans le rglement des diffrents susceptibles de se produire entre l'Entrepreneur et le Matre d'ouvrage dlgu. Tches techniques:
5.3.2 68
s'assurer du contrle et du respect par l'Entrepreneur des normes de construction, des conditions de travail et des modes d'excution prvus dans le contrat; veiller au respect par lEntrepreneur de ses obligations de former aux techniques lmentaires des BTP les personnes dsignes par les bnficiaires; informer sans dlai le Matre d'ouvrage dlgu des malfaons de l'Entrepreneur susceptibles de nuire la qualit des travaux; procder l'chantillonnage et aux essais des matriaux sur le terrain; recueillir les chantillons pour les essais en laboratoire; donner des conseils techniques l'Entrepreneur en fonction des besoins; veiller ce que l'Entrepreneur respecte les dlais d'excution prvus; contrler la qualit et quantit des fournitures et quipements mis en place par l'Entrepreneur ;
conseiller le Matre d'ouvrage dlgu sur des modifications ventuelles apporter aux plans, spcifications ou mthodes de construction; contrler la bonne excution des travaux confortatifs avant la rception dfinitive; et prparer les plans de recollement des ralisations acheves. Tches d'appui socio-organisationnel
5.3.3
Tout au long de ses prestations, le Matre duvre apportera son appui lAssociation des Bnficiaires. Cet appui portera sur la constitution des associations et comits dentretien, le suivi de la ralisation des travaux dentretien requis en priode de garantie. 5.4 5.4.1 Autres obligations Rapport final
Rdaction d'un rapport final technico-financier, qui rcapitulera en outre et par catgorie le nombre d'emplois pendant l'excution du projet, et incluant galement une valuation de la formation. 5.4.2 Manuel de Gestion et dentretien
Rdaction dun Manuel de Gestion et dentretien de louvrage (version dfinitive) la rception provisoire. 5.4.3 Qualifications
Le personnel affect sur le chantier par le Matre d'uvre devra possder les qualifications et l'exprience ncessaires l'excution des tches de contrle et de suivi dcrites ci-dessus. Le Matre d'uvre sengage affecter au projet le personnel professionnel indiqu dans son offre technique. Sil nest pas en position de respecter ses engagements, il sengage remplir le(s) poste(s) avec des agents ayant le mme niveau de qualifications et dexprience. Chaque proposition de changement du personnel doit tre soumise au Matre douvrage dlgu pour accord. Si lun des agents de surveillance (ingnieur de contrle, surveillant) savre dfaillant dans lexcution de ses tches, le Matre dOuvrage Dlgu peut demander son remplacement et le Matre d'uvre sera tenu de le satisfaire. 5.4.4 Normes de conduite
Le Matre d'uvre devra, en toutes circonstances, conformer sa conduite aux responsabilits qui lui sont confies par le Matre d'ouvrage dlgu. Il ne devra se livrer aucune activit qui soit incompatible avec l'exercice normal de ses activits dans ce sous-projet. Il ne pourra accepter une faveur, un don ou une rmunration d'une source extrieure au Matre d'ouvrage dlgu dans le cadre de son contrat avec ce dernier. Le Matre d'uvre ne devra faire usage d'aucune information non publie ou confidentielle dont il aura eu connaissance dans l'exercice de ses fonctions aux termes du contrat, sauf si le Matre d'ouvrage dlgu l'y autorise. Il sengage en particulier effectuer toutes les prestations dassistance pour la passation des marchs dans les locaux que lAssociation lui prescrit. Cette disposition de confidentialit restera en vigueur aprs lexpiration ou la rsiliation du contrat. Le Matre d'uvre ne pourra en aucune faon sous-traiter tout ou une partie de ses obligations nes de ce contrat un autre Bureau d'Etudes sans l'accord pralable du Matre d'ouvrage dlgu. 5.4.5 Moyens de transport
Le Matre d'uvre mettra la disposition de son personnel de surveillance de moyens de transports adquats afin de permettre ses agents dtre indpendant de lentrepreneur. 6. 69 OBLIGATIONS DU MAITRE D'OUVRAGE DELEGUE
6.1 6.1.1
Etudes techniques Documents et informations fournis par le Matre d'ouvrage dlgu
Il s'agit de toutes les donnes et informations pertinentes relatives au sous-projet (tudes et plans antrieurs utilisables; situation juridique des sites; spcifications techniques demandes; objectifs socio-conomiques poursuivis; choix d'une technologie adapte l'utilisation des ressources locales; association des collectivits locales aux diffrentes phases du sous-projet). 6.1.2 Approbation des dossiers APS et APD
Dans un dlai de 10 jours le Matre d'ouvrage dlgu devra approuver ou demander la modification des dossiers techniques qui lui sont soumis. 6.2 Appels d'offres
Il incombe au Matre d'ouvrage dlgu de prendre toutes les dispositions ncessaires pour inviter les entreprises de construction participer l'appel d'Offres et la visite des lieux. Ce dernier spcifiera galement au Matre d'uvre les conditions contractuelles auxquelles devront rpondre les documents d'Appel d'offres. 7. HONORAIRES ET INDEMNITES DU MAITRE D'OEUVRE forfaitaire de
7.1 Les honoraires du matre d'uvre sont fixs la somme globale ..............................................................................................................................................Ariary
Ce montant est rput inclure honoraires des consultants, frais de dplacement, de logement inhrents la supervision sur site, assurances, ainsi que tous les autres frais et charges lis au fonctionnement normal d'un Bureau d'Etudes. 7.2 En principe, les indemnits verses au Matre d'uvre doivent se faire sur prsentation de factures acquittes et concerner des prestations non prvues dans le prsent contrat et effectues la demande du matre d'ouvrage dlgu, telles que: l'impression d'un nombre supplmentaire de documents techniques. les essais effectus en laboratoire.
7.3 Les paiements seront effectus par chque barr ou par virement au compte bancaire du matre d'uvre n ..............., auprs de la banque ................................................................................................................., de la manire suivante: ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. NOTE: Le calcul des sommes dues au Matre d'uvre se fera de la manire suivante (en pourcentage de la somme globale et forfaitaire): Etudes techniques: - approbation du dossier APS: 15% - approbation du dossier APD: 10% Appel d'offres: - approbation du rapport d'valuation : 10 % 70
- dition du contrat dEntreprise: 15% Contrle et suivi: 8. au fur et mesure de l'avancement des travaux: jusqu' 40% l'acceptation du rapport final la rception dfinitive: 10% MODIFICATIONS
8.1 Le Matre d'ouvrage dlgu se rserve le droit de modifier le volume des prestations de matrise d'uvre un stade quelconque d'avancement du sous-projet. 8.2 Dans le cas d'une modification majeure des prestations du Matre d'uvre, il est convenu que les honoraires de ce dernier seront rajusts en fonction des prestations relles sur la base des prix unitaires du march principal, qui se trouvent dans lannexe jointe. Un avenant au prsent contrat sera alors rdig pour fixer dans ce cas les conditions de la rmunration (en plus ou en moins) revenant au Matre d'uvre. 8.3 Dans le cas o les travaux ont un retard de plus dun mois par rapport la dure spcifie dans le march des travaux et que ce retard nest pas imputable au Matre duvre, ce dernier sera rmunr pour le temps effectif pass par le surveillant sur le chantier sur la base du cot par mois pour le surveillant indiqu dans la dcomposition du prix global et forfaitaire jointe en annexe. 9. CONDITIONS D'EMPLOI
Le Matre d'uvre est soumis la rglementation du travail et la lgislation sociale en vigueur dans le pays. Pour son personnel de supervision affect aux sites de construction, il se conformera notamment aux points suivants: horaires et conditions de travail, salaires et charges sociales, mesures de scurit et hygine. 10. ASSURANCES
Dans les quinze (15) jours compter de la date de notification du march, le Matre d'uvre prsentera au Matre d'ouvrage dlgu un exemplaire des polices d'assurances qu'il aura souscrites pour la couverture des risques et des responsabilits professionnelles relatifs l'excution de ses prestations. 11. PENALITES - CONTESTATIONS ET RESILIATION
11.1 Pnalits de retard: Pendant la phase tude, en cas de non respect du dlai contractuel injustifi imputable au Bureau dEtudes, une pnalit pour retard de un millime (1/1000me) par jour calendaire de retard du montant du contrat est appliqu partir du 11me jour de la date dexpiration indique sans mise en demeure pralable. Le total cumul de cette pnalit pour retard ne pourra toutefois dpasser 10% du montant du contrat. 11.2 Rvocation dun agent: En cas de:
incomptence avre dun agent du Bureau dEtudes; comportement ou conduite contraires aux rgles du mtier pouvant compromettre la bonne marche du projet, le Matre d'ouvrage dlgu se rserve le droit de rvoquer lagent incrimin et demander son remplacement immdiat par le Bureau dEtudes. Rsiliation
11.3
11.3.1 Le contrat est rsili de plein droit et sans indemnit dans les ventualits dcrites ci-aprs: en cas de dcs ou d'incapacit civile du Matre duvre; en cas de faillite ou liquidation judiciaire du Matre duvre; si une partie des tudes et des tches de suivi et contrle est sous-traite un autre bureau dtudes sans autorisation du Matre d'ouvrage dlgu;
71
en cas de retard important, lorsque le Matre duvre aura dpass dun mois les dlais fixs dans le programme d'excution des tudes (APS et APD); en cas derreurs ou omissions graves dans la conception des infrastructures; et sil existe une preuve de collusion entre le Matre duvre et lEntreprise.
11.3.2 Lorsque le Matre d'uvre ne se conforme pas, soit aux dispositions du contrat, soit aux ordres de service qui lui ont t donns, le Matre douvrage dlgu se rserve le droit de le mettre en demeure dy satisfaire dans un dlai de 2 semaines. Pass ce dlai, le Matre dOuvrage Dlgu peut aux torts du titulaire et selon la gravit de la faute soit diminuer les honoraires du Matre d'uvre dans la limite maximum de 10% du montant du contrat, soit prononcer la rsiliation du contrat. 11.4 Contestations - arbitrage
Si au cours de l'excution des prestations de matrise d'uvre, un diffrend survient entre le Matre d'uvre et le Matre d'ouvrage dlgu, les deux parties sefforceront de trouver un rglement lamiable. En cas dinsuccs, le conflit sera soumis l'arbitrage du tribunal comptent du Chef lieu de la Rgion, sige de lAssociation.
Prsent par: Le Responsable Technique du sous-projet Pour le Consultant ou le BE Lu et Approuv Pour les Bnficiaires Le Prsident de Cellule de Projet la
Annexes : Termes de rfrence
72
Fonds dIntervention pour le Dveloppement
Direction Inter Rgionale de (Cellule de Projet) : . Adresse : .
RAPPORT DVALUATION DE CONSULTANTS BUREAU DETUDES Infrastructure autre que btiment

Suivant la lettre dinvitation N.. du ., relative la Matrise duvre de :
Fonkontany : Commune : District : Rgion :
Date du rapport dvaluation
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1.Evaluation technique - Mthode de slection : Slection au moindre cot - Date de lancement de la consultation: .. - Date limite de dpts des offres : .. ..heures..minutes - Date douverture de la proposition technique: .. .h..mn
Les documents constitutifs de la proposition cits dans larticle 7 du dossier de consultation ont t pralablement vrifis et dont la prsence ou labsence a t consigne dans le Procs verbal douverture des propositions se trouvant en annexe 1: - Identit et Rfrences du Bureau d'tudes, - Qualit et pouvoir de signataire, - Mthodologie et moyens humains et matriels affects la mission et planning dexcution - Structure de lquipe et les curriculum vitae des spcialistes - Proposition technique ne comportant aucune information financire - Proposition financire sous enveloppe ferme Les rsultats de cette vrification sont rsums dans le tableau ci-dessous
Intitul du projet B.E consults Soumissionnaires (OUI/NON) .. .. .. .. .. CONFORMITE DES DOSSIERS (OUI/NON)
OBSERVATIONS
.. .. TRAVAUX DE . ..
Conformment larticle 7 du dossier de consultation, seules les propositions conformes du point de vue dossier, c'est--dire les propositions comportant les lments permettant de faire lvaluation technique et financire seront admises lvaluation technique. La mthode dvaluation technique est celle dcrite par larticle 5 du dossier de consultation (mthode de slection au moindre cot) : Les propositions techniques seront values jusqu loccurrence de SOIXANTE DIX (70) points en fonction des critres suivants : -iv. ii. iii. Les rfrences gnrales et spcifiques du Bureau dEtudes dans le domaine faisant lobjet de la consultation (15 points); Ladquation entre la mthodologie, le mandat des consultants, et le dlai dexcution des prestations (15 points); et Les qualifications et la comptence du personnel dont les services font lobjet de la consultation (40 points).
Le personnel propos sera valu en fonction de leurs qualifications gnrales (diplme, formation et expriences professionnelles) avec pices justificatives et de leurs comptences dans les tches spcifiques accomplir dans le cadre de la consultation
74
. Les dtails des notes attribues aux Bureaux dEtudes se trouvent en annexe 2. Les rsultats issus de cette valuation se rsument comme suit: NOM DES BE Exprience gnrale (15 pts) Personnel (40pts) Mthodologie (15 pts) Total (70 points) PROPOSITION TECHNIQUE RECEVABLE (OUI/NON)
.. .. .. .. Comme le relate ce tableau, les bureaux d'tudes .. ont eu des notes suprieures 55 points. Leurs propositions techniques sont donc dclares recevables et leurs propositions financires seront ouvertes. 2. Evaluation des plis financiers Louverture des offres financires a eu lieu le .. .h mn au Bureau du FID, Direction Inter Rgionale de.. Les informations lues haute voix pendant la sance douverture des plis financiers se trouvent en annexe 3. La proposition retenue en vue de ngocier le contrat sera la proposition techniquement recevable et dont l'offre financire cohrente avec loffre technique est la moins disante.
BE
Montant (Ariary HT)
Montant (TVA)
Montant (Ariary TTC)
Corrections
Montant corrig (Ariary TTC)
Classement
Estimation (Ariary TTC)
Ecart
..
4. Proposition dattribution et recommandations La commission propose lattribution du march de Matrise duvre des travaux de . au Bureau dtudes . dont la proposition technique est recevable et dont l'offre financire Toutes taxes comprises cohrente avec loffre technique est la moins disante pour un montant de ..Ariary TTC (Ar TTC). 5. Personnels cl proposs :
Chef de mission Ingnieur dtudes Ingnieur de contrle
Agent de Surveillance
75
Fait . le . Le Directeur Interrgional (Le Prsident de la cellule de Projet) Les membres de la Commission Inter Rgionale dAttribution de march (Les membres de la Cellule de Projet)
LIngnieur Charg de Projet
76
ANNEXE 1 :
PROCES-VERBAL DE DEPOUILLEMENT DES OFFRES DES BUREAUX DETUDES Date: . Lieu: Salle de runion FID (Bureau de la cellule de Projet) .. Heure de dbut : .. heures .. CONSULTATION N../BE/.. /. Etaient prsents: Pour le FID (Pour la Cellule de Projet) : M M. M. Assistances. Cf. Fiche de prsence en annexe. Nom des projets TRAVAUX DE REHABILITATION/RECONSTRUCTION . COMMUNE RURALE DISTRICT .. REGION .. N projet
B.E CONSULTES .. ..
B.E S/AIRES ..
.. .. .. .. .. .. ..
77
FID/DIRECTION INTER REGIONALE DE . (CELLULE DE PROJET : ) Adresse :
FICHE DE DEPOUILLEMENT DES PROPOSITIONS TECHNIQUES

Consultation N Matrise d'uvre des Travaux de .. Date de lancement: Date limite de remise des propositions: Date d'ouverture des plis:
: .. Heures minutes : .. Heures minutes Proposition Financire sous pli ferm (oui/non)
BUREAUX D'ETUDES
PS
PL
Id BE
R Tec
App Mth
CV
Observations
PS: PL: Id BE: R Tec:
Pouvoir signataire Planning Identit du BE Rfrence technique
Ap Mth: P: CV: M:
Approche mthodologique Liste du personnel Curriculum Vitae Liste matriels
78
ANNEXE 2 : FICHE INDIVIDUELLE DE NOTATION ( faire par chaque valuateur pour chaque BE)
Nom de lvaluateur 1 :
NOM DES B.E. Recevables REFERENCES GENERALE ET SPECIFIQUE DU BUREAU DETUDES Rfrences gnrales /03 Formation FID /04 Rfrences spcifiques /03 Agence /05 Total /15 QUALIFICATION COMPETENCE PERSONNELLE Diplme, formation Total FID - Annes dexp. /40 a b c d e /40
METHODOLOGIE
Etude/DAO /05 Planning /05 Matriels /2.5 Contrle /2.5 Total /15
S/TOTAL (A)
TECHN. /70
Lgendes : a : Chef de mission b : Ingnieur dtudes et de contrle c : Agent de surveillance d : Environnementaliste e : Topographe
Date : Signature de lvaluateur 1
79
RECAPITULATION DE LEVALUATION TECHNIQUE ( faire pour chaque Bureau dEtude)

NOM DES B.E. REFERENCES GENERALE ET SPECIFIQUE DU BUREAU DETUDES Rfrences gnrales Formation FID Rfrences spcifiques Agence Total QUALIFICATION COMPETENCE PERSONNELLE Diplme, formation FID - Annes dexp. /40 a b c d e
METHODOLOGIE
Contrle Total
S/TOTAL (A)
Recevables
Total Etude/DAO Planning Matriels
TECHN.
EVALUATEUR 1
/03
/04
/03
/05
/15
/40
/05
/05
/2.5
/2.5
/15
/70
EVALUATEUR 2 EVALUATEUR 3 EVALUATEUR n Moyenne
Lgendes : a : Chef de mission b : Ingnieur dtudes et de contrle c : Agent de surveillance d : Environnementaliste e : Topographe
Date : Signature de lvaluateur 1 Signature de lvaluateur 2 Signature de lvaluateur 3 Signature de lvaluateur n
80
ANNEXE 3 :
PROCES-VERBAL DE DEPOUILLEMENT DES PROPOSITIONS FINANCIERES DES BUREAUX DETUDES Date: . Lieu: Salle de runion FID (Bureau de la Cellule de Projet) .. Heure de dbut : .. heures .. CONSULTATION N../BE/.. /. Etaient prsents: Pour le FID (Pour la Cellule de Projet) : M M. M. Assistances. Cf. Fiche de prsence en annexe. Nom des projets TRAVAUX DE REHABILITATION/RECONSTRUCTION . COMMUNE RURALE DISTRICT .. REGION .. N projet
Seules les propositions financires des Bureaux dEtudes dont les propositions techniques sont recevables (ayant obtenu la note technique minimale de 55 points) ont t ouvertes. Les informations lues haute voix pendant la sance douverture des plis se trouvent en annexe.
81
FID (CELLULE DE PROJET ..) DIRECTION INTER REGIONALE DE (ADRESSE DE LA CELLULE DE PROJET) .
FICHE DE DEPOUILLEMENT DES PROPOSITIONS FINANCIERES DES BUREAUX D'ETUDES

Consultation N Matrise d'uvre des Travaux de ..
Date de lancement: Date limite de remise des propositions: Date d'ouverture des propositions financires:
Les informations suivantes ont t lues hautes voix pendant la sance douverture des propositions financires: Proposition Financire sous pli ferm (oui/non) Dcomposition du prix global et forfaitaire Montant proposition financire (Ariary HT) Montant proposition financire Ariary TTC
BUREAUX D'ETUDES
Note technique
Lettre de soumission
Montant TVA
Observations
83
ANNEXE 3. TRAVAUX
ANNEXE 3.1. TRAVAUX PAR TACHERONNAGE ANNEXE 3.1.1. DIFFERENTES ETAPES ET CONDITIONS DE MISE EN UVRE DE TRAVAUX CONFIES AU TACHERON POUR LE CAS DU SOUS PROJET RRPC GERE PAR LES ASSOCIATIONS DES BENEFICIAIRES
ACTEURS AUTRE QUE FID Cellule de projet, FID OBSERVATIONS
ACTIONS Phase de prparation Emission appel manifestation dintrts Evaluation des offres techniques des tcherons Soumission du choix de tcherons lassemble gnrale Demande de prix au tcheron retenu
7 jours au minimum
Cellule de projet, Bureau dtudes ou Consultant individuel Cellule de projet, Bureau dtudes ou Consultant individuel Cellule de projet, Bureau dtudes ou Consultant individuel Ngociation du montant Cellule de projet, Bureau dtudes ou des travaux avec le Consultant individuel tcheron Notification du tcheron Cellule de projet, Bureau dtudes ou Consultant individuel Elaboration et signature Cellule de projet, du contrat de Bureau dtudes ou tcheronnage Consultant Individuel, tcheron Phase de travaux Emission de lordre de Cellule de projet, service Bureau dtudes ou Consultant individuel Etablissement des Cellule de projet, attachements et factures Bureau dtudes ou du tcheron Consultant individuel, Tcheron
Copie du PV de lassemble gnrale remettre au FID
Copie de la notification au FID Cinq exemplaires dont deux au FID
Supervision et supervision/contrle technico-financier inopin
Copie des attachements et factures au FID
Phase de rception Rception technique des Cellule de Projet, Copie du PV au FID travaux Bureaux dtudes ou Consultant individuel Supervision et signature Copie du PV au FID Rception des travaux Cellule de Projet, des PV Bureaux dtudes ou Consultant individuel et Tcheron
84
ANNEXE 3.1.2. DIFFERENTES ETAPES ET CONDITIONS DE MISE EN UVRE DE TRAVAUX CONFIES AU TACHERON POUR LE CAS DU SOUS PROJET RRPC REALISE EN MAITRISE DOUVRAGE DELEGUEE En cas de rsiliation dun contrat dEntreprise, et aprs valuation des travaux restants par le B.E. Si le reliquat de financement est infrieur 10.000 USD q. , le FID procdera la consultation dau moins 03 (trois) tcherons locaux dont le dlai ne saurait tre infrieur 10 (dix) jours calendaires.
85
ANNEXE 3.1.3. MODELE DE CONTRAT DE TACHERONNAGE

Matre de lOuvrage Dlegu Commune de :.
District de :.. Projet N/ Nom.
Nature des travaux : . Montant du contrat : ARIARY MALAGASY (AR)
Titulaire :. Adresse :.. Contrat : Compte bancaire ou CCP: Nom :. Date de notification au titulaire : Date de signature du titulaire :.. Date de signature de la Cellule de Projet:
Entre lAssociation..reprsente par le Prsident, M /Mme .. .dune part, et, le titulaire :.. dautre part, Il a t arrt et convenu ce qui suit :
CAHIER DES PRESCRIPTIONS
Article 1 : Consistance des Prestations Les prestations qui doivent tre assures par le Titulaire consistent la fourniture de Main duvre et matriaux pour lexcution des travaux de : Article 2 : Pices constituant le contrat
86
Le titulaire sengage excuter les prcdentes prestations conformment aux dispositions des documents numrs ci-dessous : NI : Le prsent cahier des prescriptions NII : Dcomposition du prix global et forfaitaire (Main duvre et Matriaux) NIII : La liste des plans Article 3 : Lautorit charge de la supervision des travaux est lAssociation reprsente par la Cellule de Projet ou son reprsentant. Le contrle et la surveillance sont assurs par un Bureau dtudes ou un Consultant Article 4 : Approvisionnement Le Titulaire fournira les approvisionnements ncessaires lexcution des travaux. Matriel et Outillage LAssociation nest pas tenue de fournir au titulaire loutillage (pelles, pics, barres mine, truelles) ncessaire la ralisation correcte des travaux. Il doit se procurer de cet outillage. Dlai dexcution des travaux Le dlai dexcution des travaux est de..jours, ce dlai tant compt partir de la date de notification de la convention. Pnalit pour retard Sauf cas de pluies persistantes et de cas de force majeure durant la ralisation des travaux, il sera appliqu au titulaire une pnalit gale un millime (1/1000me) du montant de la convention par jour calendaire de retard. Au del dun retard suprieur 30 jours, la commande pourra tre annule pour les parties des travaux non excutes. Dispositions financires et diverses Montant du contrat et modifications : Le montant du prsent contrat est deAriary Malagasy (Arg) Avance de dmarrage Une avance de dmarrage gale 10 % (dix pour cent) du montant de la convention pourra tre accorde au Titulaire au moment de la notification, aprs approbation de sa demande crite. Rglement des factures Pour tous les chantiers entrepris, le mode de rglement des factures est comme suit : - 10% du montant du contrat de tcheronnage est attribu au dmarrage des travaux ; - Le paiement des travaux raliss est bas sur des quantits de travaux rellement excuts dans des conditions du march et prix unitaires ; tel quils figurent au Bordereau des prix Unitaires et de devis Quantitatif et Estimatif ; Lieu et mode de paiement Le paiement des sommes dues au Titulaire sera effectu au compte ouvert la Banque .., Agence de ....., sous numro. et dont lintitul est le suivant ou CCPN.. Au cas o le Titulaire naurait pas de compte bancaire ou de CCP, le paiement des sommes qui lui sont dues est effectu par chque ou en espces. Rvision des prix
Article 5 :
Article 6 :
Article 7 :
Article 8 : 8.1
8.2
8.3
8.4
8. 5
87
Les prix unitaires sont fermes et non rvisables. Article 9 : Le contrat est rsili : - en cas de dcs et incapacit civile du tcheron ; - si le tcheron ne se conforme pas aux dispositions du contrat ou sil accuse un retard de 10 (dix) jours sur un corps de travaux importants. LAssociation le met en demeure dy satisfaire dans un dlai de quinze (15) jours. Pass ce dlai, en cas de non excution, la rsiliation sera prononce aux torts du titulaire. DEVIS QUANTITATIF ESTIMATIF DE TACHERONNAGE
N DESIGNATION U Qt PU (Ar) Montant (Ar)
Total tcheron
Arrt le prsent devis estimatif la somme de : .A riary Malagasy
Fait :
Le: Prsent par le responsable Technique: Pour lAssociation
Pour le Tcheron (en manuscrit lu et approuv)
88
ANNEXE 3.2 : TRAVAUX NECESSITANT UN APPEL DOFFRES (LOT > 10.000 USD EQ. ANNEXE 3.2.1 : TRAVAUX NECESSITANT UN APPEL DOFFRES (LOT > 10.000 USD EQ.) POUR UN SOUS PROJET RRPC GERE PAR LES BENEFICIAIRES
ACTIONS
Lancement de l'appel d'offres
ACTEURS AUTRE FID QUE FID Phase prparation Cellule de projet, bureau Publication de lappel dtudes ou consultant doffres aux mdias et individuel, affichage aux bureaux du FID
OBSERVATIONS
Organisation et tenue de Cellule de projet, bureau la visite des lieux dtudes ou consultant individuel, MPE Dpouillement et Cellule de projet, bureau valuation des offres dtudes ou consultant MPE individuel Attribution du march Cellule de projet, bureau et notification MPE dtudes ou consultant individuel Remise de caution de MPE bonne excution
Dlai dappel doffres de 30 jours au minimum pour les travaux dun montant estimatif suprieur ou gal 50.000 USD q. Pour les montants estimatifs infrieurs 50.000 USD q, la mthode consultation restreinte de trois (03) six (06) MPE peut tre utilise avec un dlai minimum de dix (10) jours calendaires, avec laccord pralable de la Direction Gnrale.Possibilit de rduction des dlais dappel doffres 10 jours au minimum Possibilit de slection des MPE sur la base dun AO restreint Non obligatoire mais recommande Toutes les copies des offres sont archiver au FID Copie rapport dvaluation, notification au FID - 10 jours maximum aprs notification - copie du bordereau de versement ou caution bancaire remettre au FID - 10% du montant des travaux TTC dont 5%
Observateur
Non objection
Vrification de lauthenticit des cautions de bonne excution
89
Elaboration et signature Cellule de projet, bureau du contrat du MPE dtudes ou consultant individuel, MPE Phase travaux Notification de lordre Cellule de projet de service du MPE Etablissement des attachements et factures MPE Recrutement et formation de trois ouvriers locaux en vue entretien Cellule de projet, bureau dtudes ou consultant individuel, MPE Cellule de projet, bureau dtudes ou consultant individuel, MPE Supervision et audit technico-financier inopin
restituer la RP et 5% la RD En cinq exemplaires originaux dont deux au FID Copie de la notification de lordre de service au FID Copie des attachements et factures au FID
Phase de rception Rception technique des Cellule de Projet, Copie du PV au FID travaux Bureaux dtudes ou Consultant individuel, MPE Rception provisoire et Cellule de Projet, Supervision et signature Copie du PV au FID dfinitive des travaux Bureaux dtudes ou des PV Consultant individuel, MPE
90
ANNEXE 3.2.2 : TRAVAUX NECESSITANT UN APPEL DOFFRES (LOT > 10.000 USD EQ.) POUR UN SOUS PROJET RRPC REALISES EN MAITRISE DOUVRAGE DELEGUEE
ACTIONS ACTEURS AUTRE QUE FID FID Phase prparation CIRAM OBSERVATIONS
Short-list MPE
Cas dun appel doffre restreint : Sur la base du registre des MPE prslectionns Lancement de l'appel Bureau dtudes ou Publication de Dlai dappel doffres d'offres consultant individuel lappel doffres aux de 30 jours au minimum mdias et affichage pour les travaux dun aux bureaux du FID montant estimatif suprieur ou gal 50.000 USD q. Pour les montants estimatifs infrieurs 50.000 USD q, la mthode consultation restreinte de trois (03) six (06) MPE peut tre utilise avec un dlai minimum de dix (10) jours calendaires, avec laccord pralable de la Direction Gnrale.10 jours au minimum Organisation et tenue de Bureau dtudes ou Non obligatoire mais la visite des lieux consultant individuel, MPE recommande Dpouillement et Bureau dtudes ou CIRAM valuation des offres consultant individuel MPE Proposition DIR et Direction Validation de la dattribution de march Gnrale proposition dattribution par la Direction Gnrale Attribution du march DIR et notification MPE Remise de caution de MPE Verification de - 10 jours maximum bonne excution lauthenticit des aprs notification cautions de bonne - 10% du montant des excution travaux TTC Elaboration et signature MPE DIR En cinq exemplaires du contrat du MPE originaux dont deux au FID Phase travaux Notification de lordre DIR de service du MPE Etablissement des Bureau dtudes ou Vrification et attachements et factures consultant individuel, MPE paiement des MPE factures
91
Recrutement et formatuion de trois ouvriers locaux en vue entretien Suivi et contrle des travaux
Association de bnficiaires-sinistrs, bureau dtudes ou consultant individuel, MPE Bureau dtudes ou Supervision et visite consultant individuel de chantier inopin ou priodique Copie du PV au FID
Phase de rception Rception technique des Association de travaux Bnficiaires-sinistrs, Bureaux dtudes ou Consultant individuel, MPE Rception provisoire et Association de Supervision et dfinitive des travaux Bnficiaires-sinistrs, signature des PV Bureaux dtudes ou Consultant individuel, MPE
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ANNEXE 3.2.3 : AVIS D'APPEL D'OFFRES POUR MPE (1)

Date de l'Avis: ............................................. AAO N: ....................................................... 1. Le Gouvernement de Madagascar a obtenu un crdit de la Banque Mondiale pour financer une partie du cot du Projet PSAR. Il est prvu qu'une partie des sommes accordes au titre de ce crdit sera utilise pour excuter des sous-projets RRPC dans la commune de ..District de .. Rgion de.. LAssociation. lance un appel doffres pour la rhabilitation/reconstruction construction de :.. Le prsent appel doffres est ouvert toutes les MPE normalement prslectionnes auprs du FID et qui remplissent les conditions dligibilit imposes par leur catgorie de classement, savoir: (2).. Le dossier dappel doffres et ses annexes peuvent tre achets aux Bureaux lAssociation. , de la Commune.. et la Direction Rgionale FID., moyennant paiement dun montant non remboursable Ariary. Les Soumissionnaires intresss peuvent obtenir renseignements complmentaires aux mmes adresses. de du de des
2.
3.
4.
5.
Toutes les offres doivent tre accompagnes d'un cautionnement de soumission d'un montant au moins gal Ariary (Ariary) ; les offres doivent tre dposes l'adresse ci-dessus au plus tard le ......(3) Les plis seront ouverts en prsence des reprsentants des soumissionnaires qui souhaitent tre prsents l'ouverture, le , aux bureaux de . Les dossiers en retard ne seront pas considrs. Fait .le Pour la Cellule de Projet, Le Prsident
6.
(1) large diffusion, dont obligatoirement Bureau District, Commune et Bureau Association, et toutes les Directions InterRgionales du FID. (2) prciser les catgories admises. (3) le dlai de la soumission ne saurait tre infrieur 10 jours calendaires.
93
ANNEXE 3.2.4 :
CONDITIONS ET FORMULAIRES DE LAPPEL DOFFRES : Contrat > 10.000 USD q.
DOSSIER-TYPE D'APPEL D'OFFRES POUR DES TRAVAUX A HAUTE INTENSITE DE MAIND'OEUVRE8 (HIMO) REALISES PAR DES MPE (N.B : A adapter suivant le type dinfrastructures)
Comprenant:
LAvis dappel doffres Chapitre I Chapitre II Chapitre III Chapitre IV Chapitre V Chapitre VI Les conditions de lAppel dOffres Moyens humains et matriels exigs par le Dossier dAppel dOffres Les diffrents formulaires remplir par les soumissionnaires Conditions et formulaires du Contrat Les Prescriptions Techniques, y compris les plans et les dessins Le Bordereau des Prix Unitaires et Devis Quantitatif et Estimatif de rfrence
Pour les projets communautaires de routes rurales et d'amnagements hydrauliques de moyenne envergure raliss par le FID en matrise d'ouvrage dlgue (MOD), un appel d'offres est obligatoire pour tout contrat de travaux.
94
Chapitre I : LES CONDITIONS DE LAPPEL DOFFRES

A. Gnralits
1. OBJET DE L'APPEL D'OFFRES
1.1 Le prsent Appel d'Offres a pour l'objet l'excution, pour le compte du Matre d'Ouvrage dlgu et selon les Conditions du Contrat et les Prescriptions Techniques dtailles respectivement aux chapitres II et III du prsent Dossier d'Appel d'Offres, des travaux suivants: .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .......................................................................... Commune :..District : ..Rgion :......................................... 1.2 Description sommaire des travaux Travaux prparatoires: ................................................................................................ ................................................................................................................................... ...................................................................................................................................
Terrassements: .............................................................................................................. ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... Ouvrages d'art: .............................................................................................................. .................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... Autres travaux: ............................................................................................................ ..................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... pour un dlai maximal dexcution de dpassant pas jours calendaires 1.3 Pour l'excution des travaux, il sera exig de faire appel au maximum la main-d'uvre locale et d'utiliser les matriaux locaux conformes aux Prescriptions Techniques.
2.
DEFINITION DES TERMES
Les prcisions suivantes sont apportes aux termes rencontrs dans le prsent march:
2.1
Le Matre de louvrage
Le Matre d'ouvrage est lassociation des bnficiaires sinistrs..
2.2
Le Matre d'ouvrage dlgu
Le Matre d'ouvrage dlgu est le Fonds dIntervention pour le Dveloppement FID.
2.3
Le Matre d'uvre
Le Matre d'uvre dsigne (dsignation du bureau d'tude, de l'institution) ........................
..................................................................................................................................................
95
Il est reprsent sur le chantier par .......................................................................... (nom du Contrleur des travaux), qui est un employ du Matre d'uvre. Le Contrleur des travaux assurera au nom du Matre d'uvre, les responsabilits du contrle journalier technique et administratif des travaux.
2.4
L'Entrepreneur
Le terme Entrepreneur dsigne l'entreprise qui est confie la ralisation du projet.
2.5
Le Contrat ou le March
Le document identifi comme "contrat" ou "march" sign entre le Matre d'Ouvrage dlgu et l'Entrepreneur pour l'excution des travaux du prsent sous-projet.
3. LES ENTREPRISES AUTORISEES A SOUMISSIONNER

Le prsent Appel d'Offres est lanc en application des dispositions du Manuel de Procdures du FID. Seules sont autorises participer au prsent Appel d'Offres les entreprises: - ayant t pralablement prslectionns par le FID dans le cadre de ses prslections priodiques ; - ayant effectivement achet le cahier des charges; - ayant t classes par le FID dans la catgorie de prslection correspondant au montant estim du march de travaux faisant lobjet de lappel doffres, ainsi que les entreprises classes dans la catgorie suprieure. Par ailleurs, ne sera pas autorise soumissionner une entreprise qui fait partie du bureau dtudes (BE) qui assure la matrise d'uvre du sous-projet, ou qui lui est affilie, ou dont les propritaires / dirigeants ont des liens de parent avec ceux du BE. Au moment de lattribution du march, le Matre d'ouvrage dlgu se rserve le droit de vrifier que les renseignements fournis par le soumissionnaires lors de la pr qualification sont toujours valables, en particulier que le soumissionnaire dont loffre a t juge la moins disante dispose toujours des capacits ncessaires pour excuter le march de faon satisfaisante. Si ce nest pas le cas, lattribution du march pourra lui tre refuse et le Matre d'ouvrage dlgu passe la deuxime de la liste et ainsi de suite jusqu satisfaction de cette condition.
4. VISITE DES LIEUX

Une visite des lieux de construction sera organise et un reprsentant du Matre d'Oeuvre sera prsent pour rencontrer les soumissionnaires aux sites de construction et de zones d'emprunt le ............... (date) .......................... (temps) ............................................... (lieu de rencontre). Les soumissionnaires ne sont pas tenus d'y assister ou dy participer. Toutefois, les soumissionnaires sont senss avoir effectu cette visite de lieux et que l'administration n'est pas oblige d'organiser une autre en dehors de celle qui est prvue. Les frais de dplacements, tels que, indemnits, carburant, frais de voyages, honoraires ou salaires etc. seront la charge exclusive des soumissionnaires.
5. SOUMISSION UNIQUE
Chaque Soumissionnaire ne prsentera quune seule offre. Si un Soumissionnaire prsente plus dune offre toutes les offres auxquelles il aura particip seront exclues
6. COUT DE LA SOUMISSION
Le Soumissionnaire assumera la totalit des cots associs la prparation et la prsentation de loffre et le FID ne sera en aucun cas responsable ni tenu de couvrir ces frais.
96
B. Dossier dAppel dOffres

7. COMPOSITION DU DOSSIER DAPPEL DOFFRES
Le dossier dappel doffres comprend les documents figurant dans la liste ci-dessous ainsi que les addenda publis conformment la Clause 9: LAvis dappel doffres Les conditions de lAppel dOffres Moyens humains et matriels exigs par le Dossier dAppel dOffres Les diffrents formulaires remplir par les soumissionnaires : 1.Soumission 2.Certificat de visite des lieux 3.Liste du personnel 4.Liste des matriel et outillages 5.Planning dexcution et dapprovisionnement
Chapitre I Chapitre II Chapitre III
Chapitre IV Conditions et formulaires du Contrat Chapitre V Les Prescriptions Techniques, y compris les plans et les dessins Chapitre VI Le Bordereau des Prix Unitaires et Devis Quantitatif et Estimatif de rfrence
8. ECLAIRCISSEMENTS APPORTES AU DOSSIER DAPPEL DOFFRES

o8.1 Un Soumissionnaire ventuel qui dsire des claircissements sur le Dossier dappel doffres peut en faire la demande par crit ladresse du FID. Le FID rpondra par crit toute demande dclaircissement condition que la demande soit reue 21 jours avant la date limite de dpt des soumissions. Une copie de la rponse du FID indiquant la question pose mais sans en indiquer lauteur, sera adresse tous les acqureurs du Dossier dappel doffres.
9.
AMENDEMENTS APPORTES AU DOSSIER DAPPEL DOFFRES
9.1 Avant la date limite de dpt des soumissions, le FID pourra amender le Dossier dappel doffres en publiant des addenda. 9.2 Tout addendum ainsi publi fera partie du Dossier dappel doffres et sera communiqu par crit tous les acqureurs du Dossier dappel doffres. Les Soumissionnaires feront parvenir au FID un accus de rception crit pour chaque addendum. 9.3 Afin de donner aux Soumissionnaires un dlai raisonnable permettant de prendre en compte un addendum dans leur soumission, le FID pourra, le cas chant, reporter la date limite de dpt des offres.
C. Prparation des offres

10. COMPOSITION DE LOFFRE
Loffre comprendra obligatoirement les documents ci-dessous, dment signs par le soumissionnaire lorsquil sagit dun formulaire remplir: (a) (b) (c) (d) (e) (f) La soumission (suivant le format indiqu la Chapitre III); La caution de soumission, conformment la Clause 13, Le bordereau des prix unitaire et le devis quantitatif et estimatif (conformment la Chapitre VI) Le certificat de visite des lieux (si visite obligatoire ; suivant le format indiqu la Chapitre III) La copie du reu de lachat du cahier des charges Liste et fonction du personnel cadre affect lexcution du contrat (suivant le format indiqu la Chapitre III)
97
(g) (h) (i) (j)
Liste des matriels et outillages (suivant le format indiqu la Chapitre III) Le planning dexcution des travaux assorti du planning dapprovisionnement (suivant le format indiqu la Chapitre III); Le planning dintervention pour lentretien (cette rubrique concerne uniquement les routes). Lattestation dassujettissement la TVA dans le cas o le soumissionnaire est assujetti la TVA
11. PRIX DE LA SOUMISSION

11.1 L'attention du soumissionnaire est attire sur le fait que son offre sera imprativement calcule sur la base du devis quantitatif du dossier dappel doffres. Il est en outre expressment indiqu que le prix global estim des travaux dans le dossier dappel doffres est donn titre dinformation et il lui appartient de bien calculer ses cots pour faire son offre. 11.2 Le montant de sa soumission sera obtenu par application de ses propres prix unitaires aux quantits.
11.3 Tous les droits, taxes et autres redevances quil appartient au soumissionnaire de payer en vertu du Contrat, ou pour une autre raison, seront inclus dans les prix unitaires et le prix total de loffre prsente par le Soumissionnaire. Si le Soumissionnaire est assujetti la TVA, le prix total de loffre devra faire ressortir le montant hors TVA, le montant de la TVA et le montant toute taxe comprise 11.4 Les prix unitaires inscrits sont fermes et non susceptibles de rvision.
12. DUREE DE VALIDITE DE LA SOUMISSION

12.1 Les offres resteront valables et irrvocables pendant 60 jours compter de la date limite fixe pour la remise des offres. 12.2 Dans ce dlai de 60 jours, les soumissionnaires seront informs par crit de l'acceptation ou du rejet de leur offre. 12.3 Les conditions et les prix stipuls aux documents d'offres ne pourront donc pas tre modifis durant cette priode de 60 jours. o12.4 Dans des circonstances exceptionnelles, il pourrait tre demand aux soumissionnaires de prolonger la priode de validit pour une dure dtermine. Cette demande et les rponses des Soumissionnaires se feront par crit. Un Soumissionnaire peut refuser daccepter la requte sans perdre pour autant la caution de Soumission. Un Soumissionnaire qui a accept la requte ne pourra pas demander et ne sera pas autoris modifier son offre.
13. CAUTION DE SOUMISSION

13.1 La caution de soumission de ..MGA sous forme de chque bancaire certifi (tir du propre compte du soumissionnaire) lordre de., ou sous forme de bordereau de versement despces la banque de ., compte No. . , banque . 13.2 Toute Soumission non accompagne de la caution de soumission, sera rejete pour raison de non-conformit. 13.3 La caution de Soumission pourra tre saisie si : (a) (b) (c ) un Soumissionnaire retire son offre pendant la priode de validit spcifie par lui dans le Formulaire de prsentation de lOffre, sauf dans les cas viss la clause 12.4 le Soumissionnaire naccepte pas la correction apporte au prix de sa soumission en application de la clause 20 ; le Soumissionnaire slectionn, dans les dlais prescrits : (v)(i) ne signe pas le Contrat ; ou
(vi)(ii) ne fournit pas la caution de bonne excution requise.
98
14. VARIANTES
Le soumissionnaire n'est pas autoris proposer des variantes techniques aux concepts dcrits dans les Prescriptions Techniques.
15. FORMAT ET SIGNATURE DE LA SOUMISSION

15.1 Le soumissionnaire tablira un original et une copie des documents constitutifs de l'offre indiqus la clause 10 en indiquant visiblement "Original" et "Copie". Le soumissionnaire cachettera l'Original et la Copie dans deux enveloppes spares dites enveloppes intrieures. Ces deux enveloppes intrieures seront places dans une enveloppe extrieure cachete adresse au ................................................... qui portera uniquement la mention du sous-projet et un avertissement de ne pas ouvrir les enveloppes avant lheure et le jour douverture des plis. 15.2 L'offre prpare par le soumissionnaire comprendra obligatoirement les documents mentionns la cause 10, dment paraphs et signs par une personne dment autorise pour signer au nom du Soumissionnaire. La soumission, le bordereau de prix unitaires et le devis quantitatif et estimatif, ainsi que les formulaires de la soumission seront dactylographis ou crits l'encre ou au stylo bille. Aucune rature ou effaure ne sera tolre sur des documents d'offre. Toute correction apporte aux prix ou toute autre donne sera rcrite en franais l'encre ou au stylo bille et dment paraphe. Les documents comportant une signature seront signes la main, l'encre, ou au stylo bille. 15.3 Les offres seront exprimes en Ariary (MGA) qui sera galement la monnaie de paiement.
15.4 Il est enfin rappel que certains documents ou renseignements demands au titre de la soumission seront rendus contractuels lors de la passation du contrat. Leur tablissement doit tre soign.
15.5
Erreurs, omissions ou imprcisions dans les documents doffres
Les soumissionnaires devront apporter le plus grand soin l'examen des pices du Dossier d'Appel d'Offres. Ils ne pourront en aucun cas se prvaloir d'erreurs, d'omissions ou d'imprcisions qu'ils auraient commises dans leur soumission.
D. Dpt des dossiers de Soumissions

16. DATE LIMITE DE DEPOT DES SOUMISSIONS
16.1 Les offres devront parvenir ............................................................................................. ............................................................................................................................................... (nom du reprsentant du Matre d'ouvrage dlgu ou du service responsable, son adresse), au plus tard le ....................................................................................... (la date et l'heure) (le dlai de la soumission ne saurait tre infrieur 30 jours calendaires). Elles peuvent tre soit adresses par pli recommand avec avis de rception, la date de celui-ci faisant foi, soit dposes contre reu du Matre d'ouvrage dlgu prcit ou de son reprsentant dment mandat. 16.2 La date limite de dpt des soumissions pourra tre reporte en publiant un amendement. Dans ce cas, tous les droits et obligations des Soumissionnaires prcdemment rgis par la date limite initiale seront rgis par la nouvelle date limite. 16.3 Toute Soumission reue aprs la date et lheure limite de remise des soumissions sera renvoye au Soumissionnaire sans avoir t ouverte.
99
E. Ouverture et valuation des dossiers de Soumissions

17. OUVERTURE DES DOSSIERS DE SOUMISSIONS
17.1 L'ouverture des plis aura lieu .............................................................................. (Indiquer l'adresse), le ..(indiquer la date) heures minutes. 17.2 L'ouverture des plis sera publique, c'est--dire que les soumissionnaires pourront assister ou se faire reprsenter par deux personnes au maximum, la sance d'ouverture des plis l'heure prvue, pour y entendre les prix indiqus dans les offres soumises. Le nom de chaque soumissionnaire, le montant de chaque offre et la prsence ou l'absence des documents constitutifs de l'offre dont il est fait rfrence l'article 10, seront annoncs haute voix et consigns au procs-verbal de la sance. 17.3 La commission d'examen des offres procde l'ouverture des plis, vrifie que les sceaux sont intacts et que les offres reues sont conformes aux clauses administratives de l'appel d'offres et informe les parties prsentes des noms des soumissionnaires et des montants des offres. Les offres sont paraphes et signes par les membres de la Commission dexamen. Cette sance est sanctionne par un procs-verbal sign par les parties prsentes. 17.4 La Commission dexamen des offres ne pourra pas statuer sur la conformit ou la non conformit des offres lors de cette sance sauf sur les dossiers dposs aprs la date limite et heure limite de dpt des offres qui seront rejets.
18. ECLAIRCISSEMENTS
Afin daider examiner, valuer et comparer les Soumissions, il pourra tre demand aux Soumissionnaires des claircissements sur leur Soumission. Les demandes dclaircissement et les rponse celles-ci devront tre prsentes par crit mais aucun changement de prix ou sur le contenu de la Soumission ne sera demand, offert ni autoris, si ce nest pour confirmer les corrections apportes aux erreurs de calcul dcouvertes par lors de lvaluation des dossiers conformment la Clause 20.
19. EXAMEN DES SOUMISSIONS ET DECISION DE CONFORMITE

19.1 Avant de procder lvaluation dtaille des Soumissions, il sera vrifi si chaque Dossier de Soumission (a) a t dment sign; (b) est accompagn de la caution de Soumission et; (c) est essentiellement conforme aux conditions nonces dans le Dossier dappel doffres. 19.2 Une Soumission conforme pour lessentiel est une Soumission qui satisfait tous les termes, conditions et spcifications du Dossier dappel doffres, sans diffrence significative ni rserve. Une diffrence ou une rserve est dite significative si elle (a) affecte dune manire fondamentale ltendue, la qualit ou le rsultat des Travaux ; (b) limite de manire fondamentale, contraire au Dossier dappel doffres, les droits du Matre de louvrage (ou du Matre douvrage dlgu) ou les obligations du Soumissionnaire consigns dans le Contrat ; 19.3 Les offres pourront tre rejetes pour non-conformit au Dossier dAppel dOffres, pour les causes suivantes: offre non prpare conformment la clause 10; offre non prsente daprs le modle fourni et/ou modification du modle; offre ou autre pice importante non signe; si le soumissionnaire remet sous le mme nom ou des noms diffrents aux plusieurs offres; si la soumission est dpose aprs lheure indique larticle 16 des prsentes instructions; toutes les offres peuvent tre rejetes sil existe une preuve de collusion entre une partie ou lensemble des soumissionnaires. si le soumissionnaire impose certaines conditions de base ou des rserves notables, en particulier un dlai suprieur au dlai maximum indiqu dans le Dossier dAppel dOffres ;
100
si les moyens humains et / ou matriels proposs sont infrieurs ceux requis par le prsent Dossier dAppel dOffres.
19.4 Si une Soumission nest pas conforme pour lessentiel, elle sera rejete et ne pourra pas tre admise ultrieurement mme aprs correction ou suppression de la diffrence ou de la rserve non conforme.
20. CORRECTION DES ERREURS

20.1 Les Soumissions juges conformes pour lessentiel feront lobjet de vrifications afin de dtecter les erreurs de calcul. Dans le cas o des erreurs matrielles seraient constates dans les calculs du Bordereau de Prix Unitaires et du Devis Quantitatif et Estimatif, celles-ci seront corriges sur la base des prix unitaires exprims en toutes lettres et les quantits inscrites dans le Dossier dAppel dOffres. Le montant ainsi corrig de la soumission aura force d'obligation pour le soumissionnaire. Si le Soumissionnaire naccepte pas les corrections derreurs, son offre sera carte et sa garantie pourra tre confisque 20.2 Le montant figurant dans la Soumission sera ajust par conformment la procdure dcrite ci-dessus afin de corriger les erreurs et, avec laccord du Soumissionnaire, le montant corrig devra tre accept par celuici. Si le Soumissionnaire naccepte pas le montant corrig, sa Soumission sera rejete et la caution de soumission pourra tre encaisse.
21. EVALUATION ET COMPARAISON DES SOUMISSIONS

21.1 L'valuation des offres sera effectue par la Commission dexamen des offres des Marchs compose des membres de la Commission Inter-Rgionale dAttribution de March (CIRAM) prsid par le Directeur Inter-Rgional et dun reprsentant du Matre d'uvre. 21.2. Le rsultat de l'appel d'Offres ne deviendra dfinitif qu'aprs vrification dtaille par la Commission dexamen: de la conformit des documents prsents par rapport aux diffrents formulaires prsents la Chapitre III et de leur et exhaustivit par rapport la clause 10; de la conformit des offres par rapport aux conditions du Dossier dAppel doffres suivant les clauses 3, 13 et 19 ; des calculs du bordereau des prix unitaires et du devis quantitatif et estimatif. Les erreurs seront corriges conformment la clause 20.
21.3 En cas de discordance entre les documents prsents et les modles du Dossier d'Appel d'Offres, ces derniers seront les seuls considrs comme valables.
F. Attribution du contrat
22.1 Le soumissionnaire qui prsentera l'offre la moins disante et qui aura satisfait aux dispositions de la clause 3 et toutes les conditions de conformit au Dossier dAppel dOffres conformment la Clause 19 sera dsign adjudicataire du contrat. Une lettre de notification lui sera adresse par le FID. Les autres soumissionnaires seront informs de la dcision prise par le Matre d'ouvrage dlgu par lettre du Matre d'uvre. Cette dcision est sans appel. Le Matre d'ouvrage dlgu se rserve le droit d'accepter ou d'carter toute offre, d'annuler la procdure d'appel d'offres et d'carter toutes les offres, un moment quelconque avant l'attribution du march, sans, de ce fait, encourir une responsabilit quelconque vis--vis du ou des candidats affects, ni tre tenu d'informer le ou les candidats affects des raisons de sa dcision.
101
22.3 Notification
Une lettre de notification sera adresse par le FID lEntreprise adjudicataire. Cette dcision est sans appel. 22.4 Caution de bonne excution et signature du contrat 22.4.1 La caution de bonne excution est fixe 10% du montant du contrat des travaux (TTC). Dix jours calendaires au plus tard aprs la date de notification, lentreprise adjudicataire remettra au FID la caution de bonne excution qui reprsente au total 10% du montant du contrat de travaux (TTC), sous forme de caution bancaire solidaire dune banque ou chque bancaire certifi (tir du propre compte de ladjudicataire) lordre du FID, conforme la validit ou sous forme de bordereau de versement despces la banque du FID, compte No. , banque ....... Cas dune caution de soumission sous forme de chque bancaire certifi ou sous forme de bordereau de versement despces la banque du FID A la demande du soumissionnaire, le FID transformera la caution de soumission fournie par lEntreprise adjudicataire en caution de bonne excution. Le soumissionnaire apportera son complment, sous forme de caution bancaire solidaire dune banque ou chque bancaire certifi (tir du propre compte de ladjudicataire) lordre du FID (validit conforme lexigence du contrat), ou sous forme de bordereau de versement despces la banque du FID, compte No. , de faon ce que la caution de bonne excution dtenue par le FID reprsente au total 10% du montant du contrat de travaux (TTC). Les deux parties procderont ensuite la signature du contrat dont le modle est donn en annexe. 22.4.2 En cas de dfaillance de l'entreprise fournir cette caution dans le dlai prescrit, le march sera attribu la deuxime entreprise sur la liste, et ainsi de suite. Pass ce dlai de 10 jours dans le cas dune incapacit de lEntreprise, la notification est annule doffice. 22.4.3 Libration de la caution de soumission La libration des cautions de soumissionnaires non attributaires du march sera effectue au plus tard 20 jours calendaires aprs la signature du contrat avec le Titulaire.
102
Chapitre II : MOYENS HUMAINS ET MATERIELS EXIGES PAR LE DOSSIER DAPPEL DOFFRES

1- Liste du personnel exig par le Dossier dAppel dOffres (liste remplir obligatoirement par le Matre dOuvrage Dlgu en fonction du type dinfrastructure objet de lAppel doffres) FONCTION OCCUPEE ANNEES DEXPERIENCE (prciser le domaine si ncessaire) QUALIFICATIONS /FORMATION, OU SPECIALITE
2- Liste des matriels et outillages exigs par le Dossier dAppel dOffres : (liste remplir obligatoirement par le Matre dOuvrage Dlgu en fonction du type dinfrastructure objet de lAppel doffres) Nom du matriel Description dtaille
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Chapitre III : LES DIFFERENTS FORMULAIRES A REMPLIR PAR LES SOUMISSIONNAIRES
1. MODELE DE SOUMISSION 1.Je soussign ..................................................................................................................... (nom, prnom, fonction) reprsentant ................................................................................ ..................................................................................... (nom et adresse de l'Entrepreneur) inscrit au registre du commerce (ou des mtiers) de .......................................................... titulaire de la patente de ...................................................................................................... catgorie suivant rcpiss n ................................ en date du ........................................... aprs avoir pris connaissance de toutes les pices constitutives du Dossier d'Appel d'Offres lanc le ............................................., par ........................................................................... ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ pour le compte du Matre d'Ouvrage dlgu, me soumets et m'engage excuter, dans les conditions d'Appel d'Offres et du Contrat, y compris tous les documents, les plans et dessins, les Prescriptions Techniques qui figurent au dit dossier et les addenda, les prestations concernant l'excution de .................................................................................................... .................................................................................... Contrat n ...................................... aux prix indiqus dans le Bordereau de Prix Unitaires - Devis Quantitatif et Estimatif joint la prsente soumission pour un montant total estim : . Ariary (en lettres et en chiffres) TTC, y compris la TVA au taux de 20% pour un montant de .Ariary (en lettres et en chiffres) ces prix unitaires tant fermes et non rvisables. 2. Dans le cas o notre offre a t accepte, je m'engage commencer les travaux dans un dlai de dix (10) jours calendaires partir de la date de la notification notre entreprise de l'ordre de service prescrivant le commencement des travaux et d'achever la totalit des travaux objets du prsent appel d'offres dans un dlai de ....................... jours calcul partir du dernier jour de la priode au cours de laquelle les travaux doivent commencer. 3. Dans un dlai de 10 jours calendaires aprs rception de l'avis d'acceptation du Matre d'ouvrage dlgu, je m'engage procder la signature du contrat. Au moment de la signature du contrat, je prsenterai la caution de bonne excution et la caution d'avance. En foi de quoi, j'ai appos ma signature sur la prsente offre.
Fait .......................................
Date: ......................................
............................................... Signature du Soumissionnaire
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2. CERTIFICAT DE VISITE DES LIEUX
1. que,
Ce formulaire doit tre complt au moment de la visite des lieux des travaux futurs raliser. Il certifie
................................................................................................................................................. (nom du soumissionnaire ou son reprsentant) .................................................................................................................................................. (nom de l'entreprise soumissionnaire)
accompagn de ................................................................................................................. (nom de l'ingnieur guidant la visite des lieux)
a visit des lieux qui font objet du Dossier d'Appel d'Offres pour le CONTRAT No ........... 2. Ayant examin antrieurement le Dossier d'Appel d'Offres, je reconnais m'tre assur de la nature et de la situation gographique des travaux, des conditions gnrales d'excution des travaux, de la prsence ventuelle de constructions voisines pouvant avoir une incidence sur le mode d'excution des travaux, de la position exacte des travaux, des sujtions de maintien du trafic l ou il est demand et de celles de l'coulement des eaux, des conditions physiques propres l'emplacement des travaux, des conditions climatiques, des conditions locales, des moyens de communication, de transport, des possibilits de fourniture en eau, lectricit et carburant, de la disponibilit de la main-d'uvre en nombre et en qualit, de toutes les contraintes et obligations rsultant de la lgislation sociale, fiscale ou douanire, et de toutes les conditions et circonstances susceptibles d'avoir une influence sur l'excution des travaux ou sur le prix.
............................................................................................................................................. (signature et fonction du soumissionnaire ou son reprsentant) ............................................................................................................................................... (signature et fonction de l'ingnieur guidant la visite des lieux)
Date .......................................
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3. LISTE DU PERSONNEL PRINCIPAL Indiquez l'exprience professionnelle des principaux membres de l'entreprise.
NOM
FONCTION OCCUPEE
ANNEES DEXPERIENCE (totales, dans la firme)
QUALIFICATIONS /FORMATION, OU SPECIALITE
1.
2.
3.
4.
5.
6. Date: ................................................ ............................................................................................................................................ (signature et fonction) Note: Ce formulaire constitue un modle. Des renseignements complmentaires peuvent tre donns sur des feuilles annexes.
106
4. LISTE DU MATERIEL ET DE L'OUTILLAGE
Le soumissionnaire donnera la liste du matriel et de l'outillage qu'il mettra en place pour l'excution des travaux qui font l'objet de ce Dossier d'Appel d'Offres en conformit avec son planning d'excution propos sur la page suivante. Ce formulaire constitue un modle. Le soumissionnaire peut donner des renseignements complmentaires sur des feuilles annexes afin de dcrire compltement son matriel et son outillage. Dans le cas des routes, la liste des matriels destins au compactage sera exhaustive, accompagne des pices authentifies justifiant de leur relle disponibilit en cas dadjudication. No. / nom didentification Type/ description Dimensions/ Capacit Age et tat Appartenant en propre En location
Date: ....................................... ....................................................................................................................................... (signature et fonction)
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5. PLANNING DEXECUTION DES TRAVAUX ET DAPPROVISIONNEMENT Le soumissionnaire indiquera les dtails du programme de construction propos, c'est--dire des activits principales, conforme au dlai d'excution qu'il propose mais qui ne saurait dpasser . jours calendaires (1). Dans ltablissement de son planning dexcution des travaux, le soumissionnaire doit tenir compte des conditions mtorologiques.
No.
Description des activits principales
Dure (en mois, ou quinzaines, ou semaines)
Date: ................................................... ......................................................................................................................................... (signature et fonction)
108
Chapitre IV : CONDITIONS ET FORMULAIRES DU CONTRAT
1. DOCUMENTS DU CONTRAT
1.1
Pices constituant le contrat issu de l'Appel d'Offres
L'ensemble des documents numrs ci-dessous fait partie du Contrat issu de l'Appel d'Offres: 1.1.1 Le prsent Cahier des Conditions du Contrat et ses formulaires: a) b) 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.2 le modle de contrat d'excution le modle de cautionnement de l'avance
Le Dossier d'Appel d'Offres et ses formulaires dment complts. Les Prescriptions Techniques, y compris les plans et les dessins. Le Bordereau des Prix Unitaires et Devis Quantitatif et Estimatif. Les additifs ventuels notifis l'adjudicataire. Signature du contrat _
1.2.1 Dans un dlai de 10 jours calendaires aprs rception de l'avis d'acceptation du Matre d'ouvrage dlgu, le soumissionnaire choisi signera l'accord contractuel dans les formes prvues dans ce dossier. 1.2.2 L'Entrepreneur adjudicataire prsentera un cautionnement de l'avance dans les formes requises (au cas o il dsirerait recevoir une avance de dmarrage) au moment de la signature du contrat.
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ANNEXE 3.2.5 : RAPPORT DEVALUATION DES OFFRES DES ENTREPRISES

FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT Direction Inter Rgionale de . Adresse : . : .
PASSATION DE MARCHES DE TRAVAUX
RAPPORT DEVALUATION DES OFFRES DES ENTREPRISES Sous projet : Commune de : District de : . Rgion de : .
Suivant le DAO N.. du .
MAITRISES DUVRE : (NOM ET ADRESSE DU BE)
Date du rapport dvaluation :
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1 PERIPETIE DE LAPPEL DOFFRES Intitul projet : Travaux de .. Date de lancement de lAppel dOffres : ..
N de lappel doffres : ././../.. Date et heure limites de remise des offres : Date douverture des offres :
Heure dbut : h..mn Heure de fin : h..mn Visite de lieux : Non obligatoire mais recommande Entreprise ayant achet le Entreprises cahier de charge soumissionnaires Catgorie Code Assistance louverture des plis Voir fiche de prsence
2 METHODE DEVALUATION DES OFFRES La mthode utilise a t celle dans les procdures du FID et celles stipules par les clauses 19 et 21 du Dossier dAppel dOffres
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3 ANALYSE ET EVALUATION DES OFFRES

Les informations suivantes ont t lues hautes voix pendant la sance douverture des offres: N SOUMISSIONNAIRES S BDQE V Pers Mat Pl RCC CS MCS Ariary Montant de l'offre Ariary TTC Observations
S: BDQE: V: Pers: Mat:
Soumission Bordereau des Dtails Quantitatifs Estimatifs Certificat de visite des lieux (si visite obligatoire) Liste et fonction du personnel cadre Liste des matriels et outillages
Pl: RCC: CS: MCS:
Planning d'excution et d'approvisionnement Reu achat cahier des charges Caution de soumission Montant caution de soumission
Tableau de vrification des offres : Conformit des documents de loffre par rapport aux formulaires (Oui/Non + ventuelles observations)
Exhaustivit des documents Noms de loffre Soumissionnaires (Oui/Non + ventuelles observations)
Validit de loffre (jours)
Conformit Conformit des moyens Dlai des moyens Caution de matriels dexcution humains soumission (Oui/Non + propos (Oui/Non + (Ariary) ventuelles (jours) ventuelles observations) observations)
Autres observations (ayant un impact sur la conformit de loffre)
Offre conforme pour lessentiel (Oui/Non)
112
Les offres des Entreprises .... ont t dclares conformes.
ENTREPRISES
RECEVABILITE CONFORME
CLASSEMENT
MONTANT SOUMISSION AR TTC
MONTANT CORRIGE
ECART EN % PAR RAPPORT AU COUT DE REFERENCE
Conclusion de la Commission: Compte tenu des observations sus-voques et selon la procdure en vigueur, la commission a propos d'attribuer le march des TRAVAUX DE ., Commune ., District de, l'Entreprise de la catgorie . dont loffre est conforme, classe premire, pour un montant TTC de .ARIARY (.Ar), y compris la TVA au taux de 20% pour un montant de . ARIARY (Ar). Il est noter que lEntreprise adjudicataire . a fourni dans son offre la caution de soumission dun montant de Ariary exige par le Dossier dAppel dOffres, sous forme de : chque certifi et la disponibilit de ce montant a t constate dans le compte du FID/de la Cellule de Projet. ou de versement en espces dans le compte du FID/ de la Cellule de Projet.
Les membres de la commission Pour le FID Pour le bureau dtudes
Le Directeur Interrgional
LIngnieur Charg de Projet 113
Pices jointes : Vrification des calculs arithmtiques des offres financires des Entreprises; Attestations dassujettissement ou non la TVA des Entreprises ayant prsent des conformes. Procs verbal de dpouillement des offres dentreprises Fiche de prsence la sance douverture des offres
114
PROCES VERBAL DE DEPOUILLEMENT DES OFFRES DENTREPRISES
Intitul projet
N de lappel doffre
: Travaux de ..
:
Date du dpouillement des offres : . Lieu : FID Direction interrgionale . Heure dbut : h..mn Heure de fin h..mn Visite de lieux : Non obligatoire mais recommande Il a t procd ce jour au dpouillement des plis relatifs aux offres des Entreprises et dont les spcifications sont ci-dessus. Etaient prsents : Pour le FID : M.. M. M.
Pour le Bureau dtudes :
M.. M..
Assistances : Les reprsentants des entreprises soumissionnaires (cf. fiche de prsence). Rsultat de louverture des plis Avant douvrir les plis, la commission a procd la lecture des clauses 17.1 17.3 du Dossier dAppel dOffres stipulant que la Commission dexamen des offres ne pourra pas statuer sur la conformit ou la non conformit des offres lors de cette sance sauf sur les dossiers dposs aprs la date limite et heure limite de dpt des offres qui seront rejets.
La sance a t leve .. h mn Pour le FID Pour le Bureau dtudes
115
FID DIRECTION INTER REGIONALE DE . FICHE DE DEPOUILLEMENT DES OFFRES D'ENTREPRISES DAO N Travaux de .. Date de lancement: Date limite de remise des offres: Date d'ouverture des plis:
Les informations suivantes ont t lues hautes voix pendant la sance douverture des offres: N SOUMISSIONNAIRES S BDQE V Pers Mat Pl RCC CS MCS Ariary Montant de l'offre Ariary TTC Observations
S: BDQE: V: Pers: Mat:
Soumission Bordereau des Dtails Quantitatifs Estimatifs Certificat de visite des lieux (si visite obligatoire) Liste et fonction du personnel cadre Liste des matriels et outillages Le Prsident de la Commission
Pl: RCC: CS: MCS:
Planning d'excution et d'approvisionnement Reu achat cahier des charges Caution de soumission Montant caution de soumission
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117
118
ANNEXE 3.2.6 : MODELE DE CONTRAT AVEC UNE MPE POUR UN PROJET RRPC
1.3 Modle de Contrat Contrat no. .... Entre les soussigns, LAssociation, .............................................................................................................................................. Reprsent par le Prsident : M/Mme .................................................................. dsign ci-aprs le Matre d'ouvrage dlgu, d'une part, ET L'Entreprise suivante ayant son sige (prciser l'adresse du sige), ..................................................et ayant lu officiellement domicile (adresse du site).............................................................................., dsigne ci-aprs l'Entrepreneur, d'autre part,
Il est arrt et convenu que les travaux qui font objet du prsent Contrat seront raliss par ce dernier selon les conditions, les spcifications et les prix dtaills dans les documents suivants: le prsent Cahier des Conditions du Contrat et ses formulaires, le Dossier d'Appel d'Offres et ses formulaires, les Prescriptions Techniques, les plans et les dessins, le Bordereau des Prix Unitaires et Devis Quantitatif et Estimatif, et les addenda.
Nom: .................................................................... Fonction: .............................................................. Signature: ............................................................. Date: ..................................................................... Nom, fonction et signature du reprsentant du Matre d'ouvrage dlgu
Nom: .................................................................... Fonction: .............................................................. Signature: ............................................................. Date: ..................................................................... Nom, fonction et signature du reprsentant de lEntrepreneur
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2 2.1
MODALITES D'EXECUTION DU CONTRAT Dbut des travaux
Les travaux devront dmarrer dans les dix (10) jours calendaires qui suivent la date de notification l'Entrepreneur de l'ordre de service prescrivant le commencement des travaux. 2.2 Dlai d'excution
Le dlai d'excution faisant l'objet du march des travaux est fix ............... compter du dernier jour du dlai de dmarrage des travaux indiqu ci-dessus. 2.3 Pnalit pour retard d'excution
En cas de retard l'achvement des travaux, il sera fait application des pnalits qui prendront effet sans mise en demeure pralable. En cas de force majeure, lEntreprise doit dposer une requte motive de prolongation de dlai. Le Matre douvrage dlgu lui notifie un nouveau dlai. Pass ce nouveau dlai, les pnalits pour retard qui en dcoulent sappliqueront dans leur intgralit sans quil y ait mise en demeure pralable ni possibilit de remise. Le montant des pnalits est fix un millime (1/1000) du montant du march, par jour de calendrier de retard, jusqu' un montant maximum de 10% du prix du march. Il sera retenu, le cas chant, sur des sommes dues l'Entrepreneur et viendra en dduction des dcomptes de travaux. Il ne sera pas attribu de prime pour avance sur travaux. 2.4 Cas de force majeure
L'excution des travaux ne peut tre interrompue que si l'Entrepreneur rencontre sur le terrain des conditions exceptionnelles (conditions mtorologiques exceptionnelles, inondations, guerres, meutes, troubles sociaux graves...). Dans tous les cas l'Entrepreneur devra produire des lments de preuves qui dmontrent l'incapacit o il s'est trouv d'accomplir sa mission. Sur cette base, il ngociera avec le Matre d'uvre la prolongation du dlai d'excution du contrat. 2.5 Programme des travaux
Les modalits d'excution du march devront tre conformes au planning de travail pralablement approuv lors de la soumission et aux modes d'excution dtaills dans les Prescriptions Techniques. 2.6 Conditions d'emploi de la main-d'uvre locale
2.6.1 L'Entrepreneur est soumis la rglementation du travail et la lgislation sociale en vigueur dans le pays. Il se conformera notamment aux points suivants: horaires et conditions de travail, salaires et charges sociales, rglements sanitaires, mesures de scurit et hygine. 2.6.2 Le Matre d'Ouvrage (dlgu) fait obligation l'Entrepreneur: de recruter et de payer la main-d'uvre non-qualifie locale sans distinction de sexe; de respecter la lgislation en vigueur en matire de salaire minimum ou de conventions collectives dans le secteur de la construction, si applicables; de faire appel en priorit aux artisans locaux (maons, menuisiers).
2.6.3 L'Entrepreneur maintiendra une liste des personnes employes, le temps travaill et des fiches de paie. Celles-ci doivent tre prsentes au Matre d'uvre chaque fois qu'il en fait la demande. 120
2.6.4 Dans le cas de plaintes contre l'Entrepreneur de ne pas avoir respect les conditions d'emploi prcites et si les preuves sont convaincantes pour le Matre d'uvre, le Matre de louvrage (dlgu) peut payer les salaires restants dus en utilisant des sommes dues l'Entrepreneur dans ce contrat. 2.7 Assurances
2.7.1 Dans les quinze (15) jours compter de la date de la notification de l'ordre de service, l'Entrepreneur prsentera au Matre d'uvre un exemplaire des polices d'assurances qu'il aura souscrites pour la couverture des risques suivants: la responsabilit civile de l'Entrepreneur l'gard des tiers, couvrant l'ensemble des dommages corporels et matriels, les pertes ou prjudices, susceptibles de provenir de l'excution des travaux (la police doit spcifier que le personnel du Matre d'ouvrage dlgu, du Matre d'uvre et ses reprsentants se trouvant sur le chantier sont considrs comme des tiers); les accidents du travail et dommages corporels susceptibles d'affecter son propre personnel.
Les assurances devront tre souscrites auprs d'une compagnie d'assurances agre par le Matre d'uvre et l'Entrepreneur devra prsenter au Matre d'uvre les attestations de quittances des polices d'assurances. 2.8 Panneaux de chantier
Dix jours au plus tard aprs sa notification, lEntrepreneur identifiera le chantier au moyen de panneaux aux endroits judicieusement choisis conformment au modle qui lui sera remis par le Matre d'uvre. 2.9 Rception provisoire
2.9.1 Aprs l'achvement des prestations dfinies dans le march par l'Entrepreneur, le Matre de louvrage (dlgu) et le Matre d'uvre procderont la rception provisoire des travaux. La visite de rception donne lieu un procs-verbal sur lequel seront enregistres les rserves mineures ventuellement exprimes par les diffrentes parties en prsence. Aprs signature du procs-verbal de la rception provisoire et la demande du Titulaire, le Matre dOuvrage (Dlgu) procdera, au plus tard 10 (dix) jours aprs la date de cette demande, la libration de la moiti de la caution de bonne excution. 2.9.2 Cette rception provisoire ne pourra tre requise par l'Entrepreneur, qu'aprs que le Matre d'uvre ait certifi au Matre d'Ouvrage (dlgu) et aprs la vrification par celui-ci, que toutes les prestations ou travaux requis par le contrat ont t compltement ralises et satisfont toutes les clauses des plans d'excution et prescriptions techniques faisant partie intgrale du contrat. 2.9.3. Dans le cas de rserves majeures constates, les travaux ne peuvent pas tre rceptionns.
Notification est faite l'Entrepreneur par voie d'ordre de service, des omissions, imperfections ou malfaons constates. Cet ordre de service invite galement l'entrepreneur terminer les ouvrages incomplets ou remdier aux imperfections et malfaons dans un dlai dtermin. 2.9.4. Une fois les rserves leves dans le dlai imparti, le procs-verbal de rception provisoire sera mis et la moiti de la caution de bonne excution libre. 2.10 Dlai et retenue de garantie
2.10.1 Le dlai de garantie est fix 12 mois compter de la date d'effet de la rception provisoire des travaux objet du prsent contrat.
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2.10.2
L'Entrepreneur est tenu, durant le dlai de garantie, une obligation dite "obligation de parfait achvement". Pour garantir l'obligation de parfait achvement des travaux par lEntreprise, lautre moiti de la caution de bonne excution sera garde pour constituer la retenue de garantie.
Au titre de lobligation de parfait achvement, lEntreprise doit, ses frais: remdier tous les dsordres signals par le Matre d'uvre ou le Matre de louvrage (dlgu) de telle sorte que l'ouvrage soit conforme l'tat o il tait lors de la rception provisoire; procder le cas chant, aux travaux complmentaires ou modifications dont la ncessit serait apparue.
L'obligation de parfait achvement ne s'tend pas aux travaux ncessaires pour remdier aux effets de l'usage ou de l'usure normale, la propret et l'entretien courant incombant au Matre de louvrage, ou aux dfauts de conception dont le Matre d'uvre est responsable. 2.10.3 Faute par l'Entrepreneur de faire face ses obligations et aprs mise en demeure dans laquelle sera prcis le dlai de leve de rserves, le Matre d'Ouvrage (dlgu) peut faire excuter les travaux complmentaires, modificatifs ou des rparations aux frais et aux risques de l'entrepreneur et gardera acquis dfinitivement son profit le montant de la retenue de garantie. 2.10.4 Le dlai de garantie sera prolong jusqu' l'excution complte des travaux et prestations. 2.11 Rception dfinitive
A l'expiration du dlai de garantie, il sera procd aux oprations de rception dfinitive, de la mme manire que pour la rception provisoire. Si le Matre de louvrage (dlgu) est d'avis que la rception dfinitive des travaux ne peut tre prononce cause de la dtrioration des ouvrages, qui n'est pas due aux effets de l'usage et de l'usure normale, l'Entrepreneur en sera inform par ordre de service et sera tenu de satisfaire ces rserves dans un dlai dtermin par le Matre de louvrage (dlgu). La rception dfinitive ne pourra tre prononce que s'il n'y a aucune rserve exprime. Si tel est le cas, le Matre d'ouvrage (dlgu) restituera l'entreprise la retenue de garantie. S'il y a des rserves que l'Entrepreneur ne lve pas ou ne peut pas lever dans le dlai fix, le Matre d'Ouvrage (dlgu) se rserve le droit d'utiliser ladite retenue de garantie pour faire excuter les travaux restants. 3. 3.1 DISPOSITIONS FINANCIERES Montant du march
3.1.1 Le montant du march est arrt la somme globale et forfaitaire ................................Ar dont .....................................................................................Ar pour la taxe sur la valeur ajoute (TVA). 3.1.2 Comme dj indiqu dans l'article 10 du Dossier d'Appel d'Offres, les prix unitaires convenus sont fermes et non susceptibles de rvision. 3.2 Modalits de paiement
3.2.1 Le paiement des travaux, objet du march, s'oprera par quinzaine ou par mois suivant prsentation des dcomptes des travaux excuts et dment approuvs par le Matre d'uvre et le Matre d'Ouvrage dlgu. Chaque dcompte provisoire du l'Entrepreneur au titre du march depuis son dbut d'excution comprend: l'avance de dmarrage et la part de son remboursement;
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le montant des travaux raliss, obtenu partir des quantits de travaux rellement excuts dans les conditions du march et des prix unitaires, tels qu'ils figurent au Bordereau des Prix Unitaires et Devis Quantitatif et Estimatif; le montant des retenues et des remboursements divers.
L'acompte rgler l'Entrepreneur sera dtermin par la diffrence entre le montant du dcompte concern et celui qui le prcde immdiatement. Pour donner droit paiement, le montant de l'acompte devra au moins tre gal dix (10) pour cent du montant TTC du march. A la fin des travaux, il est tabli un dcompte dfinitif de travaux. 3.2.2 Le montant du march TTC sera pay en totalit par le fonds allou au Matre douvrage dlgu suivant les modalits et procdures en vigueur. 3.2.3 Le paiement des sommes dues l'Entrepreneur sera effectu soit par chque barr, soit par virement au compte: ouvert : ....................................................................................................................... sous le numro: ............................................................................................................ et dont l'intitul est: ...................................................................................................... 3.2.4 Le Bordereau des Prix Unitaires et Devis Quantitatif et Estimatif est li au prsent contrat et la signature de l'Entrepreneur ainsi que celle du Matre d'ouvrage dlgu sont obligatoires pour rendre ce contrat lgal. 3.3 Avance de dmarrage
3.3.1 A la demande de l'Entrepreneur, une avance de dmarrage peut tre verse l'Entrepreneur. Dans ce cas, le dcompte provisoire relatif l'avance de dmarrage portera le numro zro (0). Elle devra tre garantie cent (100) pour cent par une caution solidaire d'un tablissement financier agr par le Matre d'uvre. Cette avance est fixe 10 pour cent du montant du march. 3.3.2 Le paiement de l'avance, qui est subordonn la fourniture d'une caution, doit intervenir dans les quinze jours compter de la fin de la quinzaine o est intervenu le dernier des vnements suivants: Notification de l'ordre de service; Rception de la caution d'avance. 3.3.3 Les remboursements se feront par retenue de 20 % sur chaque dcompte pay entre 30 et 80 pour cent de l'avancement des travaux. 3.3.4 Lentreprise ayant dj bnfici dune avance de dmarrage ne peut pas prtendre lacompte, objet de larticle 3.4 suivant. 3.4 Acomptes sur approvisionnement de matriaux
3.4.1 Au cas o lEntrepreneur ne peut pas prtendre une avance de dmarrage, une forme dacompte sur approvisionnement peut lui tre accorde dans la limite de 10 % du march. LEntrepreneur, peut disposer de cet acompte aprs constat contradictoire des matriaux de construction approvisionns sur chantier avec fourniture des factures y affrentes et de linstallation de chantier avec le Matre d'uvre telle que celle-ci a t dcrite dans le cahier des prescriptions techniques. 123
3.4.2 Les remboursements se feront par retenue de 20 % sur chaque dcompte pay entre 30 et 80 pour cent de l'avancement des travaux. 3.5 Modifications
Pour faire face des nouvelles situations rencontres au cours de l'excution des travaux, le Matre de louvrage (dlgu) se rserve le droit de modifier le volume des travaux concurrence de 10 pour cent du montant du contrat issu de lAppel d'Offres sans que l'Entrepreneur n'ait revendiquer quoi que se soit ou se dpartir de ses obligations. Les paiements supplmentaires ne porteront que sur les travaux pralablement approuvs par le Matre douvrage (dlgu), effectus par lentreprise et contrls par le Matre d'uvre, sur la base des prix unitaires de soumission ou sur celle de prix pralablement ngocis avec le Matre douvrage (dlgu). Ce dernier peut alors accepter, si ncessaire, une prolongation de la dure du contrat. 3.6 Dlai de paiement
3.6.1 Le paiement de tout ou partie de chaque dcompte devra intervenir au plus tard dans les deux (2) semaines qui suivront la prsentation par l'Entrepreneur de la facture dment approuve par le Matre duvre au Matre douvrage (dlgu). Au-del de ce dlai, le Matre d'Ouvrage (dlgu) devra payer des intrts moratoires sur les sommes dues l'Entrepreneur. Le taux d'intrt appliqu sera le taux d'intrt de la Banque centrale de Madagascar major de deux points. 3.6.2 Le Matre d'Ouvrage (dlgu) ne payera que les factures, ou parties de factures, dment approuves par le Matre duvre. 4. 4.1 5. 5.1 5.1.1 CONTROLE DES TRAVAUX Le contrle des travaux est assur par le Matre duvre ou son reprsentant. CONTESTATIONS ET RESILIATION Rsiliation Le contrat est rsili de plein droit et sans indemnit dans les ventualits dcrites ci-aprs:
en cas de dcs ou d'incapacit civile de l'Entrepreneur; en cas de faillite ou liquidation judiciaire de l'Entrepreneur; si une partie des travaux est sous-traite une autre entreprise sans autorisation du Matre douvrage (dlgu). 5.1.2. Tout retard de quinze (15) jours constat sur un corps de travaux importants ou critiques entrane une mise en demeure de lEntrepreneur. Si lEntrepreneur ne sexcute pas dune manire satisfaisante pour rattraper les retards constats, le Matre dOuvrage (Dlgu) peut prononcer la rsiliation du contrat aux torts de lEntrepreneur dans un dlai de trente (30) jours. 5.1.3. Lorsque lEntrepreneur ne se conforme pas, soit aux dispositions du contrat, soit aux ordres de service qui lui ont t donns, le Matre douvrage (dlgu) le met en demeure dy satisfaire dans un dlai de 30 jours. Pass ce dlai, si lEntrepreneur na pas excut les dispositions prescrites, le Matre de louvrage (dlgu) peut aux torts de lEntrepreneur prononcer la rsiliation du march et ordonner la passation dun autre contrat. Compte tenu des ventuelles prolongations de dlai notifies lEntreprise conformment larticle 2.3. ci-dessus, le Matre douvrage (dlgu) peut galement, aux torts de lEntreprise, sans mise en demeure au pralable, prononcer la rsiliation au 31me jour compt partir de cette nouvelle date de rception, si les travaux ne sont pas termins. 5.1.4. En cas de rsiliation, il sera procd en prsence de l'Entrepreneur (ou son Reprsentant), du Matre d'ouvrage (ou son Reprsentant dment mandat), et du Contrle, au relev des travaux 124
excuts, au contrle des matriaux approvisionns ainsi qu' l'inventaire descriptif de son matriel. L'Entrepreneur sera tenu d'vacuer le chantier dans le dlai qui lui sera fix par le Matre d'ouvrage dlgu. Un dcompte pour rglement des travaux excuts sera tabli. Dduction sera faite des acomptes dj rgls l'Entrepreneur, des avances qui lui auront t consenties, des retenues de garantie et des excdents de dpense qui rsultent du nouveau march. 5.1.5. Mise en demeure et rsiliation peuvent tre remises valablement soit ladresse de domiciliation de lentreprise sur site, soit son sige. En cas de refus, la mise en demeure ou la rsiliation se fera par voie dhuissier ou par lintermdiaire du Maire ou de son Reprsentant dment mandat. 5.1.6. En cas de rsiliation aux torts de lEntreprise, la caution de bonne excution sera retenue dfinitivement par le Matre d'ouvrage dlgu. 5.2 Contestations - arbitrage
5.2.1 Si au cours de l'excution des travaux, un diffrent survient entre le Matre duvre et l'Entrepreneur, celui-ci soumet au Matre douvrage (dlgu) un mmoire o il indique les motifs de dsaccord et ventuellement le montant de ses rclamations, ainsi que toutes les pices justificatives indispensables l'instruction du dossier. 5.2.2 Si aucune solution n'est trouve ce niveau, le Matre de louvrage (dlgu) et l'Entrepreneur sefforceront de trouver un rglement lamiable. En cas dinsuccs, le conflit sera soumis l'arbitrage du tribunal comptent d'Antananarivo, sige du FID.
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CHAPITRE III. PRESCRIPTIONS TECHNIQUES
1.1 Le Cahier des Prescriptions Techniques (CPT) comprend en gnral: les donnes gnrales (localisation des sites, plans et dessins, donnes gologiques, etc.); linstallation de chantier; les prescriptions techniques portant sur la provenance, la qualit et la prparation des matriaux; les normes de construction et le mode d'excution des diffrents travaux selon les rgles de l'art. Les prescriptions techniques sont spcifiques chaque catgorie de travaux; il convient de se rfrer aux normes standard actuellement en vigueur Madagascar.
CHAPITRE IV. SPECIFICATIONS PARTICULIERES
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CHAPITRE V. BORDEREAU DE PRIX UNITAIRES ET DEVIS QUANTITATIF ET ESTIMATIF
1. 1.1
PREAMBULE Composition des prix unitaires
Les prix unitaires du Bordereau des Prix Unitaires et Devis Quantitatif et Estimatif devront comprendre toutes les dpenses, sans exception, de l'Entrepreneur, en vue de raliser la totalit des travaux objet du prsent contrat. Ils comprennent de faon gnrale: la coordination technique des travaux et le pilotage des entreprises sous-traitantes; les salaires pays et les charges sociales; l'amortissement et le fonctionnement du matriel; les fournitures, matriaux et matriels consommables de toutes sortes; les frais de fret, de transport et de transit; la construction et l'entretien de l'accs et les chemins de service; l'tablissement, le fonctionnement et l'entretien des cltures et des dispositifs de scurit et installations d'hygine pour le chantier; les frais d'assurance; les frais de caution; les taxes, les impts et les autres charges normalement exigs pour un contrat de travaux publics; les frais de direction du chantier; les frais gnraux, les alas et les bnfices. En particulier, pour les activits suivantes: dblais: le prix s'appliquera au volume mesur d'aprs le profil thorique selon les prescriptions techniques sans tenir compte des surlargeurs et surprofondeurs accidentelles, y compris l'entreposage de la terre excave pour remblai ultrieur ou transport au dpt; remblais: le volume aprs compactage sera rmunr selon les plans ou les profils relevs; travaux de bton: le prix unitaire comprendra la fourniture des matriaux constitutifs, la prparation des coffrages, le malaxage et la mise en place du bton ainsi que le curage et le dcoffrage. 1.2 Etablissement des dcomptes
L'Entrepreneur prsentera la fin de chaque ... (quinzaine) la situation des travaux effectus pendant la priode coule partir desquels seront tablis, aprs vrification et prise en attachement, des dcomptes mensuels. La mesure des diffrentes activits se fait par la mthode indique dans les Prescriptions Techniques. Ces dcomptes seront obligatoirement accompagns de la situation quantitative et qualitative de la main-d'uvre utilise avec, notamment, la situation de la masse salariale et son pourcentage par rapport au cot total du march. Les articles stipuls en units de volume (mtres cubes de dblais, de bton etc.), de surface (toiture, enduit etc.) et linaire (assemblage d'lments de buses, piquetage) et en toute unit autre que les prix forfaitaires seront pays suivant les quantits effectivement ralises, jusqu concurrence de la somme globale et forfaitaire du march.
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2. RECAPITULATION DU DEVIS QUANTITATIF ET ESTIMATIF (Modle utiliser pour les pistes villageoises, ouvrages hydrauliqes,..) Titre du projet: .................................................................................................. Contrat No.: .................................................................................... ................. Description des oprations majeures 0. Installation de chantier 1. Travaux prparatoires 2. Terrassements 3. Assainissement 4. Ouvrage dart 5. Chausse 6. Entretien [1] = Montant Total H.T. de AR . [2] = Taxe sur la Valeur Ajoute (TVA ) : [3] = Montant Toutes Taxes Comprises (TTC) [2] = [1] x 20% AR [3] = [1]+[2] AR Montant (AR)
Soit en toutes lettres = [5]: ..Ariary ( en chiffres AR )

NB : Pour le cas dune Entreprise assujettie la TVA, TOTAL TTC = TOTAL HT + TVA ; Pour le cas dune Entreprise non assujettie la TVA, TOTAL TTC = TOTAL HT
Date et Signature du Soumissionnaire.
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3.
RECAPITULATION DU DEVIS QUANTITATIF ET ESTIMATIF (Modle utiliser pour les amnagements hydrauliques) Titre du projet: .................................................................................................. Contrat No.: .................................................................................... .................
Description des oprations majeures 0. Installation de chantier 1. Travaux prparatoires 2. 3. 4. 5. 6.
Montant (AR)
[1] = Montant Total H.T. de AR . 2] = Taxe sur la Valeur Ajoute (TVA ) : [2] = [1] x 20% AR [3] = [1]+[2] [3] = Montant Toutes Taxes Comprises (TTC) AR
Dress par Le Matre duvre Lu et accept (manuscrit) et signature: .................................................................................... Pour lEntrepreneur Signature: ......................................... Nom et fonction du signataire: .......................... Date:.......................................................... ....... Pour le Matre douvrage (dlgu) Signature: ............................................... Nom et fonction du signataire: . Date:.......................................................... .......
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MODELE DE CAUTION DE L'AVANCE
CAUTION No .............. en date du ..............................
Nous, soussigns, dlgus et reprsentants agissant au nom et pour le compte de....................................................................................................................................... (nom et adresse de l'institution financire) dclarons que nous nous portons caution personnelle et solidaire en faveur de
........................................................................................................................................
(nom et adresse de l'entreprise contractante) pour la somme de ................................................................................................................................AR, (en chiffres et en toutes lettres), reprsentant 100 pour cent du montant de l'avance qui correspond ................ pour cent du montant du Contrat No ........... du ................. exig pour l'excution des travaux suivants: ........................................................................................................................................... ...........................................................................................................................................
La prsente caution entre en vigueur partir de la date de paiement de l'avance et expire un mois aprs le remboursement complet de l'avance. Fait .................................................................; Date: ............................................... Nom: .............................................................................................................................. Fonction: ........................................................................................................................ Signature: ........................................................; Cachet: ............................................... (Nom, fonction et signature de l'Autorit comptente de l'Institution Financire et son cachet)
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CACHET EN RELIEF
F.I.D
DIMENSION - 15 cm de rayon - 5 cm dpaisseur - Lettres graves : . 2 cm de largeur . 1 cm de profondeur . 10 cm de hauteur MATIERE - En ciment EMPLACEMENT -Sur btiment : droite de la porte principale la hauteur des yeux. COULEUR - Surface en bleu FID - Lettres en jaune mimosa
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PANNEAUX DE CHANTIER REPOBLIKANI MADAGASIKARA Tanindrazana - Fahafahana - Fandrosoana -------------------PRIMATURE -------------------FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT -------------------EMERGENCY FOOD SECURITY AND RECONSTRUCTION PROJECT (EFSRP) INTITULE DU PROJET : Commune : .................................................... District : .. Rgion : . DELAI DEXECUTION : DATE DE DEBUT TITULAIRE : MAITRE DOEUVRE : FINANCEMENT : - BANQUE MONDIALE CREDIT IDA 4537 - MG - GOUVERNEMENT MALAGASY
DIMENSION Dimension standard : 1,50m x 1,50m MATIERE - Planche en clair voie sauf la partie Matre de lOuvrage Dlgu en bleu FID Pilier en bois carr de 15 x 15 cm EMPLACEMENT - En dbut et fin de chantier - A lentre par rapport un axe principal COULEUR - Surface en blanc - Ecriture en noir - Logo : des autocollants vous seront envoys -
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ANNEXE 3.2.7 : DOSSIER DE CONSULTATION POUR LA FOURNITURE DE MOBILIERS SCOLAIRES LETTRE D'INVITATION OBJET : Fournitures de mobiliers 1. Le Fonds dIntervention pour le dveloppement a reu un crdit de lAssociation Internationale de Dveloppement et a lintention dutiliser une partie du montant de ce crdit pour la mise en uvre des activits de la composante 3 Rhabilitation Reconstruction Post Catastrophe du Projet Scurit Alimentaire et Reconstruction (EFSRP) notamment les prestations de fourniture et livraison de mobiliers scolaires. 2. Ainsi, vous tes, par la prsente, invits soumettre une offre pour la fourniture de mobiliers scolaires dcrits en Annexe et qui pourra donner lieu un contrat entre votre Atelier/Entreprise et le Fonds d'Intervention pour le Dveloppement (FID). Le contrat qui sera tabli sera conforme au modle joint. 3. A cet effet, les soumissionnaires auront prsenter une offre qui sera constitue par un bordereau des prix remplis conformment aux dispositions des Clauses 5 et 6 de la prsente lettre dinvitation et des documents suivants qui font partie intgrante de la soumission : a. Lettre de soumission b. Lettre justifiant la qualit et le pouvoir du signataire c. Liste des moyens en personnel que le fournisseur sengage affecter pour lexcution du march; d. Liste des moyens en matriel que lacheteur sengage mettre en uvre pour lexcution du march; e. Planning dexcution ne dpassant . jours pour la mise en uvre; f. Planning de livraison ; g. Plan de charges; h. Copie de la carte professionnelle jour la date de lancement de la consultation, copies du Numro dIdentit Fiscale et de lattestation dassujettissement ou non la Taxe sur la Valeur Ajoute (TVA). Les pices justificatives doivent tre dlivres par lautorit fiscale habilite. i. Les pices justifiant que le candidat est en rgle vis vis des autorits forestires dans la rgion dattachement. j. Lettre dengagement dapprovisionnement en bois dment signe par leur fournisseur k. Reu de lachat de cahier de consultation. l. une caution de soumission dun montant de . Ariary, sous forme de chque bancaire
certifi (tir du propre compte du soumissionnaire) lordre du FID, ou sous forme de bordereau de versement despces la banque de ., compte No. . , banque :.
4. La caution de Soumission pourra tre saisie si : (c) (d) (c ) un Soumissionnaire retire son offre pendant la priode de validit spcifie la clause 6 le Soumissionnaire naccepte pas la correction apporte au prix de sa soumission en cas derreur; le Soumissionnaire slectionn, dans les dlais prescrits : (iii) (iv) ne signe pas le Contrat ; ou ne fournit pas la caution de bonne excution requise.
5. Le candidat indiquera sur le bordereau des prix, joint au prsent dossier, les prix unitaires et le prix total de l'offre des fournitures, y compris le frais de transport (et ventuellement le prix d'autres prestations additionnelles telles que installation, etc. ncessaires pour lexcution du march).
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Veuillez noter que le cot de la prparation des offres, y compris les frais de dplacements pour se rendre aux bureaux du FID, ne seront pas remboursables. 6. Les offres restent valables pour une dure de 30 (trente) jours compter de la date limite de remise des offres. Une offre prsente avec une clause de rvision des prix valable pour une priode plus courte (infrieure 30 jours) sera considre comme une offre ne satisfaisant pas aux conditions de la consultation et sera carte. Le FID fera tout son possible pour slectionner un Atelier ou Entreprise avant la fin de cette priode. 7. Le candidat prparera deux exemplaires de l'offre pour chaque lot, indiquant clairement sur les exemplaires "Original" et "Copie" selon le cas avec le nom du Projet. En cas de diffrence entre eux, l'original fera foi. Le candidat cachettera lOriginal et la Copie dans deux enveloppes spares dites Enveloppes intrieures . Les enveloppes intrieures seront places dans une Enveloppe extrieure ferme non identifiable et portant uniquement lobjet de la consultation et la mention A nouvrir quen sance de dpouillement . Le lot objet de cette consultation est indivisible. Toute offre incomplte sera rejete.
8. Les offres devront parvenir au plus tard le jj mm aa et avant xx heures locales, l'adresse suivante : Fonds dIntervention pour le Dveloppement (F.I.D) Direction Inter Rgionale XXXX Un reprsentant de votre organisme peut assister la sance de dpouillement des offres reues, le jj mm aa xx heures yy mn locales ladresse indique ci-dessus. 9. Le March sera attribu au soumissionnaire retenu, dont on aura dtermin que l'offre satisfait substantiellement aux conditions de la consultation, et qu'elle est la moins disante (Montant toutes taxes comprises) et dont le dlai d'excution nexcdera pas .. jours. Les offres financires des soumissionnaires seront compares sur la base du montant toutes taxes comprises qui sera le montant payer par le FID.
10. Le FID notifiera le candidat choisi par crit que son offre a t accepte. Cette notification constitue la formation du contrat. 11. La caution de bonne excution est fixe 5% du montant du contrat (TTC). 11.1 Dix (10) jours calendaires au plus tard aprs la date de notification, le fournisseur adjudicataire remettra au Matre douvrage dlgu la caution de bonne excution qui reprsente au total 5% du montant du contrat (TTC), sous forme de caution bancaire solidaire dune banque ou chque bancaire certifi (tir du propre compte de ladjudicataire) lordre de., conforme la validit ou sous forme de bordereau de versement despces la banque , compte No. , 11.2 A la demande du soumissionnaire, le FID transformera la caution de soumission fournie par le Fournisseur adjudicataire en caution de bonne excution. Le soumissionnaire apportera son complment, sous forme de caution bancaire solidaire dune banque ou chque bancaire certifi (tir du propre compte de ladjudicataire) lordre du FID (validit conforme lexigence du contrat), ou sous forme de bordereau de versement despces la banque du FID, compte No. , de faon ce que la caution de bonne excution dtenue par le FID reprsente au total 5% du montant du contrat (TTC). Les deux parties procderont ensuite la signature du contrat dont le modle est donn en annexe.
134
11.3 En cas de dfaillance du fournisseur fournir cette caution dans le dlai prescrit, le march sera attribu la deuxime entreprise sur la liste, et ainsi de suite. Pass ce dlai de 10 jours dans le cas dune incapacit de lEntreprise, la notification est annule doffice. 11.4 Libration de la caution de soumission La libration des cautions de soumissionnaires non attributaires du march sera effectue au plus tard 20 jours calendaires aprs la signature du contrat avec le Titulaire. 12. Le FID enverra au soumissionnaire adjudicataire du march la formule de contrat dment remplie conformment son offre. Celui-ci signera le march et devra le renvoyer au FID au plus tard dix jours aprs sa rception. 13. Le prix du dossier de consultation est de VINGT MILLE ARIARY (Ar 20 000,00) payer par le soumissionnaire par chque certifie libelle au nom de l ASSOCIATION FID ou en espce contre un reu. Le reu est joindre la soumission. Nous vous demandons de nous accuser rception de la prsente lettre dinvitation par Fax, ou E-mail, ou par tout autre moyen appropri, et de nous confirmer votre intention de participer la consultation dans les dix (10) jours qui suivront la rception de cette lettre dinvitation. Veuillez agrer, Mesdames/Messieurs, l'expression de nos sentiments distingus Le Directeur Interrgional P.J :
Modle du contrat ; Prescriptions techniques et plans ; Annexe 1 : BDQE Modle de lettre de soumission
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Modle : CONTRAT POUR LA FOURNITURE DES MOBILIERS SCOLAIRES
1.
CONTRAT
Contrat N . Entre les soussigns, ., Directeur Interrgional du FID , Adresse .. dsign ci-aprs le Matre d'Ouvrage Dlgu, d'une part,
ET
Le Grant de latelier ., Adresse : .. dsign ci-aprs le fournisseur, d'autre part;
Il est arrt et convenu que les prestations de services qui font objet du prsent contrat seront ralises par ce dernier selon les conditions et obligations dtailles dans ce prsent document. (Prsent par le Chef de Service des Oprations et Environnement et de la Direction Inter Rgionale)
POUR LE FOURNISSEUR Nom: ........................................................... Fonction: ..................................................... Signature:
POUR LE MAITRE DOUVRAGE DELEGUE Nom: ... Le Directeur Interrgional Signature:
Date: ............................................................
Date: ............................................................
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CONDITIONS DU MARCHE
I-
MODALITES D'EXECUTION DU CONTRAT
1.1. LAcheteur ou son reprsentant se rserve le droit de visiter les ateliers ou locaux du fournisseur en vue de contrler : lexistence de personnels et matriels lists dans le dossier de soumission et consultation, les fournitures utilises pour sassurer quelles sont bien conformes aux prescriptions techniques du March.
Cette mission de contrle fera lobjet dun P.V de constat contradictoire sign par les parties contractantes. Egalement, il a le droit de faire des visites et contrles inopines durant lexcution des prestations afin de constater le bon droulement des travaux conformment au planning fourni par le Fournisseur. 1.2. Si lors de ses visites et contrles, des irrgularits quelconques seront dceles sur la qualit des travaux (non conformit aux Spcifications, non respect des rgles de lart, non respect du planning) le Fournisseur devra y apporter toutes modifications ncessaires pour les rendre conformes aux Spcifications, sans que cela cote quoi que ce soit au Matre dOuvrage Dlgu. 1.3. Dbut des travaux
Les prestations devront dmarrer dans les dix (10) jours calendaires qui suivent la date de notification l'atelier/lEntrepreneur de l'ordre de service prescrivant le commencement des travaux. 1.4. Dlai d'excution
Le dlai d'excution faisant l'objet du dit march est fix ................................... compter de la date de notification de lOS1 de commencement des prestations. 1.5. Pnalit pour retard d'excution
En cas de retard l'achvement des prestations, il sera fait application des pnalits qui prendront effet sans mise en demeure pralable. Le montant des pnalits est fix un millime (1/1000) du montant du march, par jour de calendrier de retard, jusqu' un montant maximum de 10% du prix du march. Il sera retenu, le cas chant, sur des sommes dues au fournisseur et viendra en dduction des dcomptes de travaux. Il ne sera pas attribu de prime pour avance sur travaux. 1.6. Rception des fournitures 1.6.1 Rception technique latelier : 1.6.1.1 Aprs l'achvement des prestations dfinies dans le march par le Fournisseur, et la demande de ce dernier, le Matre douvrage Dlgu ou son reprsentant procdera la rception des fournitures latelier. La visite de rception technique donne lieu un procs-verbal sur lequel seront enregistres les rserves mineures ventuellement exprimes par les diffrentes parties en prsence. 1.6.1.2 Dans le cas de rserves majeures constates, les fournitures ne peuvent pas tre rceptionnes techniquement. Notification est faite au Fournisseur des omissions, imperfections ou malfaons constates. La notification invite galement le fournisseur terminer les prestations et remdier aux imperfections et malfaons dans un dlai dtermin.
137
1.6.1.3 LAcheteur peut refuser une partie ou la totalit des prestations. Dans ce cas, le fournisseur devrait se conformer la clause 1.6.1.2 ci-dessus ; 1.6.2. Rception Provisoire : 1.6.2.1. La livraison sur site des fournitures ne pourra tre entame quune fois la leve de rserves mises pendant la Rception Technique a t ralise par le fournisseur. Le Fournisseur est autoris procder des livraisons dites partielles sur une ou plusieurs sites dfinis dans la liste des sous-projets constituant lobjet du contrat. Dans ce cas, le dlai de garantie de six (6) mois mentionn dans la clause 1.7 au contrat sappliquera sur un ou plusieurs sous-projets selon la date de livraison des fournitures sur site. Cette rception provisoire ne pourra tre requise par le fournisseur, qu'aprs la vrification par le Matre d'Ouvrage Dlgu, que toutes les prestations prvues dans le cadre du contrat ont t compltement ralises et satisfont toutes les clauses des plans d'excution et prescriptions techniques faisant partie intgrale du contrat. La visite de rception provisoire donne lieu un procs-verbal sur lequel seront enregistres les rserves mineures ventuellement exprimes par les diffrentes parties en prsence. 1.6.2.2 Dans le cas de rserves majeures constates, les fournitures ne peuvent pas tre rceptionnes provisoirement. Le Matre douvrage Dlgu ou son reprsentant notifie le fournisseur pour redresser les omissions, imperfections ou malfaons constates. La notification invite galement le fournisseur terminer les prestations et remdier aux imperfections et malfaons dans un dlai dtermin. 1.6.2.3 Une fois les rserves leves dans le dlai imparti, le procs-verbal de rception provisoire sera mis et la caution de bonne excution sera libre. 1.6.2.4 LAcheteur peut refuser une partie ou la totalit des prestations. Dans ce cas, le fournisseur devrait se conformer la clause 1.6.2.2 ci-dessus 1.6.3. Rception Dfinitive : A l'expiration du dlai de garantie, il sera procd aux oprations de rception dfinitive, de la mme manire que pour la rception provisoire. 1.7 Priode de garantie :
1.7.1 Le dlai de garantie des fournitures est fix six (06) mois compter de la date d'effet de la rception provisoire des prestations objet du prsent contrat.
1.7.2 Durant cette priode, latelier / lEntreprise garantit
les fournitures livres contre tout vice de fabrication ou dfectuosit qui nest pas imputable une mauvaise utilisation par lAcheteur. 1.7.3 Faute par l'atelier / lEntrepreneur de faire face ses obligations et aprs mise en demeure dans laquelle sera prcis le dlai de leve de rserves, le Matre d'Ouvrage Dlgu peut faire excuter les prestations complmentaires, modificatifs ou des rparations aux frais et aux risques de l'atelier / lentrepreneur et gardera acquis dfinitivement son profit le montant de la retenue de garantie. 1.7.4 Le dlai de garantie sera prolong jusqu' l'excution complte des prestations.
II 2.1
DISPOSITIONS FINANCIERES Montant du march
138
2.1.1
Le montant du march est arrt la somme globale et forfaitaire de
............................................................................................................................................, .....................................................................................................................................Ar dont ............................................................................................................................. Ar, pour la taxe sur la valeur ajoute (TVA). 2.1.2 Comme dj indiqu dans l'article 10 du Dossier de Consultation, les prix unitaires convenus sont fermes et non susceptibles de rvision. 2.2 Modalits de paiement
2.2.1 Le montant du march sera pay en totalit par le Matre dOuvrage Dlgu. 2.2.2 Le paiement des sommes dues au Fournisseur sera effectu soit par chque barr, soit par virement au compte: ouvert : ....................................................................................................................... sous le numro: ............................................................................................................ et dont l'intitul est: ...................................................................................................... 2.2.3 Le Bordereau des Prix Unitaires et Devis Quantitatif et Estimatif est li au prsent contrat et la signature du Fournisseur ainsi que celle du Matre d'Ouvrage Dlgu sont obligatoires pour rendre ce contrat lgal. 2.2.4 A la demande du fournisseur, une forme dacompte sur approvisionnement peut lui tre accord dans la limite de 10 % du march. Le Fournisseur peut disposer de cet acompte aprs constat contradictoire des matriels utiliss, personnel affect et les matriaux destins lexcution des prestations et tels que ceux dcrits dans le Cahier des prescriptions techniques. Le constat contradictoire sera matrialis par un PV sign par les deux parties ou leurs reprsentants. Le paiement de lacompte se fera sur prsentation dune facture supporte par le PV de constat contradictoire. Les remboursements de lacompte sur approvisionnement se feront par retenue de 20 % sur chaque dcompte pay entre 30 et 80 pour cent de l'avancement des travaux. 2.2.5 Le Matre douvrage Dlgu peut accepter des paiements intermdiaires avant la rception des fournitures et contrle des prestations ralises. Toutefois, le montant total des sommes payes au Fournisseur ne doit excder 65% du montant du march jusqu la rception technique et au lev de rserves de la rception technique. Les paiements intermdiaires se feront sur la base des constats et valuation du Matre douvrage Dlgu de la qualit et avancement physique des prestations. Un PV ou certification correspondant sera tabli par le deux parties ou leurs reprsentants pour servir de pice jointe la facture. 2.2.7 Aprs la rception provisoire des fournitures, le Matre douvrage Dlgu procdera au paiement des 90% du montant du march au Fournisseur aprs vrification de la facture prsente par cette dernire et la pice certifiant la leve des ventuelles rserves mineures. 2.2.8 Le Matre douvrage Dlgu procdera au paiement des 100% du montant du march au Fournisseur aprs vrification de la facture prsente par cette dernire et la pice certifiant la rception dfinitive des fournitures. III31 CONTESTATIONS ET RESILIATION Rsiliation 139
3.1.1
Le contrat est rsili de plein droit et sans indemnit dans les ventualits dcrites ci-aprs: en cas de dcs ou d'incapacit civile du fournisseur; en cas de faillite ou liquidation judiciaire du fournisseur; si une partie des prestations est sous-traite un autre fournisseur sans autorisation du Matre douvrage (dlgu).
3.1.2. Lorsque le fournisseur ne se conforme pas, soit aux dispositions du contrat, soit aux notifications qui lui ont t donnes, le Matre douvrage Dlgu le met en demeure dy satisfaire dans un dlai de 30 jours. Pass ce dlai, si le fournisseur na pas excut les dispositions prescrites, le Matre douvrage Dlgu peut, aux torts du fournisseur, prononcer la rsiliation du march et ordonner la passation dun autre contrat. Compte tenu des ventuelles prolongations de dlai notifies au fournisseur conformment larticle 3.1.2 ci-dessus, le Matre douvrage Dlgu peut galement, aux torts du fournisseur, sans mise en demeure au pralable, prononcer la rsiliation au 31me jour compt partir de cette nouvelle date de rception, si les travaux ne sont pas termins. 3.1.3. En cas de rsiliation, il sera procd en prsence du fournisseur (ou de son Reprsentant), du Matre d'ouvrage Dlgu (ou de son Reprsentant dment mandat), au relev des travaux excuts, au contrle des matriaux approvisionns ainsi qu' l'inventaire descriptif de son matriel. Un dcompte pour rglement des travaux excuts sera tabli. Dduction sera faite des acomptes dj rgls au fournisseur, des avances qui lui auront t consenties, et des excdents de dpense qui rsultent du nouveau march. 3.1.4. Mise en demeure et rsiliation peuvent tre remises valablement soit ladresse de domiciliation du fournisseur sur site, soit son sige. En cas de refus, la mise en demeure ou la rsiliation se fera par voie dhuissier ou par lintermdiaire du Maire ou de son Reprsentant dment mandat. 3.1.5 En cas de rsiliation aux torts du Fournisseur, la caution de bonne excution sera retenue dfinitivement par le Matre d'ouvrage dlgu. 3.2 Contestations - arbitrage
Si un diffrend survient au cours de l'excution des travaux et du prsent March, les deux parties sefforceront de trouver un rglement lamiable. En cas dinsuccs, le conflit sera soumis l'arbitrage du tribunal comptent d'Antananarivo, sige du FID.
140
A- PRESCRIPTIONS TECHNIQUES La conception des diffrents types de mobiliers se rfre en premier lieu des normes qui ont t bass sur des thories et techniques trs diverses, destines mieux adapter aux possibilits et aux besoins de lhomme les quipements, les machines, les outils dont il se sert et aussi lambiance dans laquelle il se trouve. On a choisi, comme normes de base ceux des AFNOR. 1) NATURE ET QUALITE DES MATERIAUX - BOIS Les bois utiliser seront des bois essences dures, mi-dures ou la rigueur bois de pin bien trait et ayant une paisseur suprieure 3 cm. Les bois doivent tre sains exempts de toutes traces, de pourritures, dchauffures, de nuds vicieux, de nuds pourris, de flaches, de piqres, de fentes dabattage et de roulures. En aucun cas, laubier ne sera tolr. Il est spcifi que les bois mis en uvre doivent tre ltat dessch dont le degr dhumidit varie de 8 12%. Lutilisation deucalyptus et des essences prohibes par le Ministre de lEnvironnement, des Eaux et Forts est proscrite pour tout ouvrage. Avant toute confection et mise en oeuvre, les bois pourront faire lobjet dun essai dhumidit si l'Acheteur ou son reprsentant le juge utile. - METALLIQUE
Des lments mtalliques tels que les tubes carrs de 25 et les cornires de 25 sont utiliss pour lossature des tables bancs. Ces lments ne doivent pas comporter de dfauts techniques et doivent rpondre soit par nature, soit aprs protection (galvanisation, lectrozinguage, chromage, peintures, etc ) aux spcifications relatives la finition, la rsistance aux sollicitations physiques et chimiques.
- ACCESSOIRES
Les poignes, boutons douverture ainsi que les dispositifs de manipulation des parties mobiles doivent tre solidement fixs et de prhension facile. Tous les lments de quincaillerie visibles et notamment les vis de fixation doivent tre protgs soit par nature soit par un traitement de protection efficace. Ils doivent prsenter des qualits compatibles avec lemploi demand. Les parties mobiles doivent manuvrer sans difficult ni jeu excessif.
2) ASSEMBLAGES Les assemblages des lments mtalliques sont par soudure lisse et ceux des lments mixtes mtalliques / bois sont par boulon mcanique tte fraise. Larrt des crous se fera par soudure. Les bois doivent tre colls entre eux. La colle utiliser est du type Elcolle, Ponal ou similaire. Lassemblage cte cte se fait par rainure et languette. Les autres assemblages seront de types normaliss (cf. annexe). Un soin particulier doit tre apport aux assemblages. Ils doivent tre conus et dimensionns de faon assurer la transmission des efforts, la solidit des liaisons, les dformations fonctionnelles concomitantes restes lintrieur du domaine admissible et conformes aux rgles et usages pratiques en mobilier. Tout assemblage vicieux ou imparfait ne sera pas tolr. Toutes les dispositions devront tre prises pour que les variations dimensionnelles de bois, le fluage, le vieillissement des matriaux, la corrosion et tout autre facteur prvisible ne diminuent pas la qualit des assemblages et naccroissent pas les dformations fonctionnelles. Les tiroirs doivent obligatoirement comporter un dispositif darrt et doivent tre suffisamment insonores lors de louverture et de la fermeture.
141
Les colles seront adaptes aux fonctions quelles joueront assurer et devront garantir la bonne tenue de louvrage. Elles doivent rsister aux conditions normales de temprature et dhumidit et aux effets normaux que le meuble en service puisse supporter. Prendre des prcautions dusages dans les cas dexposition aux climats nuisibles lors des transports. 3) QUALITE DEXECUTION REVETEMENT - FINITION
Les travaux de faonnage de toutes les pices ( savoir : dessus de la table, dessus du banc, casier du banc, dossier etc ) devront tre particulirement soigns. Les arrtes doivent tre adoucies.
Les bois utiliss devront tre imprgns, avant lassemblage, dun produit fongicide et insecticide de longue dure de la catgorie de xylophne agre par le Client. Le traitement se fera soit par trempage soit par pulvrisation et le produit employ devra permettre aprs schage lapplication de la cire.
Le montage latelier des diffrentes pices devra tre men avec des soins particuliers. Toutes les pices fendues lors de leur assemblage ne seront pas acceptes. Pour la finition des bois, toutes les faces apparentes devront tre polies et ponces avant application de la cire. Lemploi de mastic ou autre pte pour cacher les imperfections est proscrite.
Les extrmits ouvertes des tubes devraient tre bouchonnes par des tles ( TPN2 ) et celles qui servent des appuis au sol devraient tre munies des embouts plastiques type standard, colls lintrieur du tube par des colles type depoxy steel, araldite ou similaire.
Les peintures de finitions, aprs antirouille, utilises pour les lments mtalliques sont du type glycrophtalique. Les parties intrieures, teintes ou non, sont propres. Elles ne doivent tre traites quavec des produits ne risquant pas de communiquer une odeur ou de tacher les objets qui y sont dposs. Pour chaque type de mobilier, le fournisseur ralisera un modle, qui devra tre soumis lagrment de lAcheteur. Chaque modle approuv, constitue une rfrence que le fournisseur devra la copier pour la mise en fabrication des quantits demandes. Les mobiliers pourront tre sanctionns des diffrentes vrifications et dessais par lAcheteur ou son reprsentant, au cours de leurs fabrications et la livraison. Tous mobiliers prsentant des malfaons ou ayant des lments manquants ne seront pas accepts.
142
Annexe 1 : BORDEREAU DES PRIX POUR LES MOBILIERS EPP .Commune District Rgion .
Rubrique Quantit Prix Unitaire Montant
Table banc
Table du Matre
Chaise du Matre . [1] = Montant Total . [2] = Taxe sur la Valeur Ajoute (TVA ) : [2] = [1] x 20% AR 100 %
[3] = Montant de la soumission ( AR )
[3] = [1]+[2] AR
[2] remplir uniquement pour les soumissionnaires assujetti la TVA : pice justificative joindre imprativement lors de la soumission.
[1] = [3] pour les soumissionnaires non assujettis la TVA
Soit en toutes lettres = [ 3]: ..Ariary ( en chiffres AR )
Pour lAtelier Signature: ......................................... Nom et fonction du signataire: .......................... Date:.......................................................... .......
Pour le Matre douvrage (dlgu) Signature: ............................................... Nom et fonction du signataire: . Date:.......................................................... .......
143
EPP .Commune District Rgion .

Rubrique Quantit Prix Unitaire Montant
Table banc
Table du Matre
Chaise du Matre . [1] = Montant Total . [2] = Taxe sur la Valeur Ajoute (TVA ) : [2] = [1] x 20% AR 100 %
[3] = Montant de la soumission ( AR )
[3] = [1]+[2] AR
[2] remplir uniquement pour les soumissionnaires assujettis la TVA : pice justificative joindre imprativement lors de la soumission.
Soit en toutes lettres = [ 3]: ..Ariary ( en chiffres AR )
Pour lAtelier Signature: ......................................... Nom et fonction du signataire: .......................... Date:.......................................................... .......
Pour le Matre douvrage (dlgu) Signature: ............................................... Nom et fonction du signataire: . Date:.......................................................... .......
144
RECAPITULATION GENERALE
Ecole 1/ . 2/ 3/ .. Montant HT [1] TVA [2] Montant TTC [3]
TOTAL
..
..
[2] remplir uniquement pour les soumissionnaires assujettis la TVA : pice justificative joindre imprativement lors de la soumission.
Soit en toutes lettres [3] ..Ariary ( en chiffres AR ) Pour lAtelier Signature: ......................................... Nom et fonction du signataire: .......................... Date:.......................................................... ....... Pour le Matre douvrage (dlgu) Signature: ............................................... Nom et fonction du signataire: . Date:.......................................................... .......
145
MODELE DE SOUMISSION 1.Je soussign ..................................................................................................................... (nom, prnom, fonction) reprsentant ................................................................................ ..................................................................................... (nom et adresse du Fournisseur) aprs avoir pris connaissance de toutes les pices constitutives du Dossier de consultation lanc le ............................................., par ........................................................................... ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ pour le compte du Matre d'Ouvrage dlgu, me soumets et m'engage excuter, dans les conditions du Dossier de consultation et du Contrat, y compris tous les documents, les plans et dessins, les Prescriptions Techniques qui figurent au dit dossier et les addenda, les prestations concernant l'excution de .................................................................................................... .................................................................................... Contrat n ...................................... aux prix indiqus dans le Bordereau de Prix joint la prsente soumission pour un montant total estim : . Ariary (en lettres et en chiffres) TTC, y compris la TVA au taux de 20% pour un montant de .Ariary (en lettres et en chiffres) ces prix tant fermes et non rvisables. 2. Dans le cas o notre offre a t accepte, je m'engage commencer les travaux dans un dlai de dix (10) jours calendaires partir de la date de la notification notre entreprise de l'ordre de service prescrivant le commencement des travaux et d'achever la totalit des travaux objets du prsent Dossier de consultation dans un dlai de ....................... jours calcul partir du dernier jour de la priode au cours de laquelle les travaux doivent commencer. 3. Dans un dlai de 10 jours calendaires aprs rception de l'avis d'acceptation du Matre d'ouvrage dlgu, je m'engage procder la signature du contrat. Au moment de la signature du contrat, je prsenterai la caution de bonne excution. En foi de quoi, j'ai appos ma signature sur la prsente offre.
Fait .......................................
Date: ......................................
............................................... Signature du Soumissionnaire
146
ANNEXE 4 : MINI-MANUEL DE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE DES PROJETS RRPC GERES PAR LES ASSOCIATIONS DE BENEFICIAIRES
La gestion financire et comptable des sous-projets au niveau de la Cellule de Projet a pour objectif de sassurer de la bonne utilisation des fonds conformment leur destination prvue dans la convention passe entre le FID et lAssociation. De ce fait, cette gestion est conue de manire simplifie, tout simplement pour clarifier et donner toute la transparence ncessaire aux mouvements de fonds dans le compte bancaire de lAssociation et dans la caisse que la pourra tre amene tenir pour ses besoins. 1) COMPTE BANCAIRE ET JOURNAL DE BANQUE : a) Compte bancaire : La (CP) ouvre un compte au nom de lAssociation dans un tablissement bancaire le plus proche de leur localit; Ce compte est destin exclusivement recevoir les fonds destins la ralisation du sous-projet, objet de la convention avec le FID. Ce compte a un caractre de compte courant et donne la possibilit dutilisation de chque. Le fonctionnement de ce compte (versement, mission chque ou OV) se fait par signature conjointe et solidaire du Prsident et du Trsorier de la Cellule de Projet; Les souches des chques mis et les doubles des OV doivent bien tre remplis et gards par la Cellule de Projet ; Pour faciliter la transmission des courriers, la Cellule de Projet demandera la banque de garder tous les courriers (Avis de dbit ou avis de crdit) ladresse de lAssociation auprs de la banque; les membres de la Cellule de projet viendront rgulirement prendre ces courriers la banque.
b) Journal de banque : Toutes les recettes et les dpenses sur le compte bancaire sont comptabilises dans un journal de banque ayant la forme suivante : Outil 1 : Journal de banque N Date Libell Report de solde . Recettes Dpenses Solde
. .
Solde reporter .
. .
Utilisation du journal: N : chaque opration est numrote chronologiquement de 001 jusqu la fin des oprations sur le compte bancaire. Ce numro sera inscrit manuellement sur la pice servant de base denregistrement lopration.
147
Date : la date utiliser est celle de ltablissement des chques ou celle figurant sur la pice de banque servant de base lopration. La comptabilisation doit se faire par ordre chronologique des dates. Libells : - pour les recettes: indiquer la provenance des fonds - pour les chques: indiquer le numro de chque (voir sur la souche) et la nature des dpenses - pour les OV: indiquer le VIREMENT et la nature de la dpense - pour les autres dpenses (Avis de dbit banque): indiquer la nature. Recettes: le montant inscrire est le montant net de la recette figurant sur lAvis de Crdit ou le bordereau de versement de la banque. Dpenses: le montant inscrire est le montant total de la dpense figurant sur le chque ou lAvis de dbit. Solde: calculer chaque opration le solde en faisant le calcul: Solde = Solde ligne prcdente Dpense de la ligne Ou Solde = Solde ligne prcdente + Recette de la ligne Solde reporter: cest le solde de la dernire ligne dopration de la page Les recettes sont enregistres sur la base exclusivement des avis de crdit reus de la banque ou des copies de bordereau de versement de la banque sur lesquelles figurent le tampon et la signature de la banque. Les dpenses sont enregistres sur la base: des souches de chque pour les dpenses par chque des avis de dbit reus de la banque pour toutes les autres dpenses (OV et autres)
c) Rlev bancaire: La Cellule de Projet demandera la banque lmission dun relev bancaire mensuel sur les comptes de lAssociation A la rception du relev, le trsorier de la Cellule de Projet vrifiera que toutes les oprations figurant sur le relev bancaire sont bien justifies par une pice en sa possession et sont enregistres dans le journal de banque. Pour les oprations pour lesquelles il ne possde pas de pice bancaire et qui ne sont pas encore enregistres dans le journal, le trsorier rclamera la banque les pices justificatives de ces oprations et enregistrera ces pices dans le journal de banque la rception.
2) CAISSE ET JOURNAL DE CAISSE La Cellule de Projet peut tenir une caisse qui servira uniquement payer des dpenses qui ne peuvent pas tre rgles par chque: paiement main-duvre, trs petites dpenses Les recettes de la caisse proviennent dun approvisionnement effectu de la banque (appro-caisse) ou de versement despces titre dapport des bnficiaires de la part des membres de lAssociation Le montant dargent mettre dans la caisse nest pas fix mais il est recommand la Cellule de Projet de programmer les paiements effectuer en espces et deffectuer lappro-caisse juste au moment des besoins de paiement en espces de faon ne pas garder dimportante somme dargent dans la caisse et prendre le minimum de risque pour la scurit des fonds. Le Trsorier de la Cellule de Projet doit tre lunique dtenteur et dpositaire des sommes en espces pour la caisse. Dans la mesure du possible, les sommes en espces doivent tre gardes 148
dans un coffret qui sera lui mme enferm dans un tiroir et/ou dans une armoire ferms clef. Le trsorier est lunique dtenteur de clefs du coffret, du tiroir et/ou de larmoire. Tous les mouvements de fonds, recettes et dpenses de la caisse doivent tre enregistrs dans un journal caisse suivant le modle ci-aprs:
Outil 2: Journal de caisse N Date Libell Report de solde . Recettes Dpenses Solde
. .
Solde reporter .
. .
Utilisation du journal: Le principe est le mme que pour le journal de banque avec, toutefois, les quelques diffrences ciaprs: Date = Cest la date de sortie ou de rception effective des fonds de la caisse Le montant des dpenses inscrire est le montant rel justifi de la dpense. Enregistrement des recettes: A chaque recette, le trsorier tablira un reu deux volets pr-imprim dont le premier volet servira de souche La recette sera enregistre sur la base de cette souche. Enregistrement des dpenses: Les dpenses relles sont justifies par des factures ou pices de dpenses, et sont enregistres sur la base de ces pices. Au moment de la sortie des fonds, le trsorier tablira un bon de caisse suivant le modle ci-aprs:
Outil 3: Bon de caisse BON DE CAISSE Date:
Remis : Pour:
Signature du rceptionnaire,
qui servira de dcharge dans lattente de la pices justificative de lachat rel. 149
Ce bon de caisse nest pas encore enregistr dans le journal. Au moment de la remise de la pice relle, le bon de caisse est remis la personne signataire pour tre dtruit. Arrt de caisse: A la fin de chaque semaine, le trsorier effectuera un arrt de caisse qui consiste : solder tous les bons de caisse et enregistrer toutes les pices justificatives tablir le solde hebdomadaire de la caisse et terminer la page du journal.
Le prsident de la Cellule de Projet vrifie ce moment: - quil ny ait plus de bon de caisse en suspens - que le solde sur le journal corresponde bien au montant des sommes dtenues par le trsorier. 3) PIECES COMPTABLES Toutes les dpenses de la banque et de la caisse qui sont destines des fournisseurs ou autres individus doivent faire lobjet dune facture en bonne et due forme. Dans le cas o il est impossible dobtenir une facture, les membres de la Cellule de Projet qui effectuent lachat se muniront dun reu et ltabliront suivant le modle ci-aprs, et qui servira de pice justificative la dpense.
Outil 4: Reu RECU Reu de lAssociation La somme de Ariary En rglement de . Nom, adresse et signature du rceptionnaire,
le trsorier effectue un classement distinct des pices justificatives de la banque et de la caisse les classements seffectuent suivant lordre chronologique denregistrement aux journaux
4) ETAT DE DEPENSES MENSUELLES A la fin de chaque mois, le trsorier tablira un tat de dpenses mensuelles suivant le modle ciaprs: Outil 5: Etat des dpenses mensuelles ETAT DES DEPENSES DU MOIS DE: Date: Dpenses: Achats effectus: - Matriaux . .. - Autres . Salaires pays: 150 Montant:
Main duvre .. Employs .
Autres dpenses: - Transport .. - Indemnits ________________ Total des dpenses du mois Solde avoir de lAssociation =============== ===============
Le solde de lavoir de lAssociation est la somme des soldes du journal de banque et de caisse la fin du mois. Ltat des dpenses mensuelles est affich dans un lieu public appropri, comme par exemple sur un panneau au site de chantier.
151
ANNEXE 6 : SOMMAIRE DU RAPPORT FINAL TYPE

( laborer par la , Matre de lOuvrage Dlgu, avec lappui du Matre duvre ventuel)
Historique du sous-projet Description du sous-projet Les activits entreprises, problmes et solutions: au niveau institutionnel au niveau technique
Bilan financier du sous-projet Evaluation des relations des bnficiaires avec: FID PR Tcheron ou MPE Matre duvre Fournisseurs
Indicateurs spcifiques
152
ANNEXE 6 bis : ORGANISATION DE COLLECTE DES INDICATEURS REQUIS POUR LA COMPOSANTE REHABILITATION RECONSTRUCTION POST CATASTROPHE Indicateurs Dfinition des indicateurs Support de collecte Resp de collecte et de saisie dans le SI Charg de projet DIR Priode de collecte et de saisie dans le SI Une semaine aprs la rception provisoire des sous projets RRPC
2. Pourcentage de ralisation des Nombre d'infrastructures RRPC PV RP pour les ralisations, infrastructures socio-conomiques ralises / prvus (6 mois aprs PTA pour les prvisions endommages prvues aprs 6 mois catastrophe) des catastrophes naturelles Composante 3 : Rhabilitation et Reconstruction Post Catastrophes 3.1 Nombre de sous-projets rhabilitation ou reconstruction 3.2 Nombre dcoles reconstruites ou rhabilites 3.3 Nombre de salles de classe reconstruites ou rhabilites 3.4 Nombre de centres de sant de base reconstruits ou rhabilits 3.5 Longueur en km de pistes rurales rhabilites Nombre de sous-projets RRPC raliss Nombre de sous-projets RRPC ECOLE raliss PV RP
Charg de projet DIR
Une semaine aprs la rception provisoire du sous projet RRPC Une semaine aprs la rception provisoire du sous projet RRPC Une semaine aprs la rception provisoire du sous projet RRPC Une semaine aprs la rception provisoire du sous projet RRPC Une semaine aprs la rception provisoire du sous projet RRPC
PV RP
Charg de projet DIR
Somme des salles de classe des PV RP sous-projets RRPC ECOLE raliss Nombre de sous-projets RRPC CSB raliss Somme des longueurs en km des sous-projets RRPC PISTE raliss PV RP
Charg de projet DIR
Charg de projet DIR
PV RP
Charg de projet DIR
Composante 4 : Administration de Projet 4.2 Pourcentage des sous-projets termins dans le delai contractuel Nombre des sous-projets termins dans le dlai contractuel / Total des sousprojets termins Nombre dvaluations RRPC ralises Rapport final PS ou BE approuv pour les dlais rels, Contrats pour les dlais contractuels Rapport final d'valuation approuv Charg de projet DIR Une semaine aprs l'approbation du rapport final PS ou BE
4.7 Nombre dvaluations ralises pour la composante rhabilitation reconstruction post-catastrophe
SISE DIRGEN
Une semaine aprs l'approbation du rapport final
153

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REPUBLIQUE DE MADAGASCAR

Fitiavana Tanindrazana Fandrosoana PRIMATURE FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT FID

TOME III MANUEL DE PROCEDURES DE REHABILITATION ET RECONSTRUCTION POSTCATASTROPHES

Version Mars 2011

TABLE DES MATIERES

II- CIBLAGE 1. SELECTION DES MICRO-PROJETS 2 . PREPARATION ET EVALUATION

3. Rapports dexcution : 3.1 3.2

APPENDICE 1: DEFINITIONS DES TERMES

APPENDICE 2 : TYPOLOGIE DES INFRASTRUCTURES ELIGIBLES EN REHABILITATION / RECONSTRUCTION

I- PRESENTATION GENERALE DE LA COMPOSANTE REHABILITATION / RECONSTRUCTION OBJECTIFS

Postcatastrophes (Rle BNGRC)

Liste des Districts sinistrs par Rgion

Ciblage des zones dintervention

CRGRC (selon le dcret 2005 866 du 05/09/2003) :

- Identification du microprojet raliser - Vrification de lligibilit des microprojetsidentifis

DIR FID DIR

- Liste priorise des IDB - Budget allou par DIR

Phase de prparation Phase de ralisation

Arrtage de la liste des infrastructures raliser en fonction budget disponible

EVALUATION TECHNICO FINANCIERE

Matrise duvre Travaux Rception

Le suivi valuation communautaire du micro-projet.

2. MODE DE REALISATION TECHNIQUE EN MAITRISE DOUVRAGE DELEGUEE (MOD)

Voir III. Supra.

(i) (ii) (iii)

1. Indicateurs globaux (pour lensemble de la composante) :

Appendice 1: DEFINITIONS DES TERMES

Les termes suivants sont utiliss dans le prsent Manuel:

Appendice 2 : Typologie des infrastructures ligibles en rhabilitation / reconstruction

< 50.000 USD q.

BATIMENTS > 200.000.000 Ariary

PISTES RURALES > 200.000.000 Ariary

MPI/AEPA/ OUVRAGES > 200.000.000 Ariary

> 70.000.000 Ariary

> 100.000.000 Ariary

> 100.000.000 Ariary

< 200.000.000 Ariary

< 70.000.000 Ariary

Fitiavana Tanindrazana Fandrosoana PRIMATURE FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT FID

MANUEL DE PROCEDURES DE REHABILITATION ET RECONSTRUCTION POSTCATASTROPHES

TABLE DES MATIERES

ANNEXE 2.2 : PRPARATION ET RALISATION DES PRESTATIONS DE MATRISE DOEUVRE

ANNEXE 1 : REQUETE DE FINANCEMENT ET CONVENTIONS

(iii) Modalits de paiement des travaux suivant les Indicateurs davancement.

Association .. Intitul du sous-projet . Commune de. District de . Rgion de ..

MEMOIRE DE PREPARATION DU PROJET

2. Devis Estimatif : (Estimation du MPP) Description Montant

Matrise d'uvre 1. Etudes 2. Contrle et Surveillance Total

Travaux I. En Rgie Fournitures Tacherons Fournitures Entreprise

FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT

FINANCEMENT : PROJET FID/PSAR-Gouvernement Malagasy

ORIGINAL . /4 AVENANT A LA CONVENTION:

Commune : District : Rgion : .. Province : .

Montant de la convention aprs avenant (en lettres).. ARIARY (EN chiffre

DISTRICT REGION . PROVINCE ..

Article 1: Objet de la Convention (ancien)

Visa du Maire de la Commune,

Annexe : Tableau de rpartition des cots du projet

Etudes, Contrle et Surveillance

Frais bancaires Montant total de la convention (Part du FID)

Montant initial (Extrait du MPP)

Montant final aprs avenant

Etudes, Contrle et Surveillance