Optimisez vos prsentations PowerPoint

par SilkyRoad (silkyroad.developpez.com)

Date de publication : 18/05/2007 Dernire mise jour : 29/05/2007

Cette page prsente quelques conseils pour optimiser l'impact de vos prsentations.

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I - Introduction II - Optimisez vos prsentations II-A - L'efficacit du message II-B - L'aspect visuel II-B-1 - La structure II-B-2 - La syntaxe II-B-3 - Les styles II-C - Les animations II-D - La distribution II-E - Les modles III - Les liens IV - Tlchargement

-2Ce document est issu de http://www.developpez.com et reste la proprit exclusive de son auteur. La copie, modification et/ou distribution par quelque moyen que ce soit est soumise l'obtention pralable de l'autorisation de l'auteur.
http://silkyroad.developpez.com/powerpoint/OptimiserPresentations/

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I - Introduction
PowerPoint est un puissant outil de communication, disposant de multiples fonctions pour mettre en avant et accompagner vos exposs.

Vous pouvez crer des prsentations destines un vaste public: Pour des lecteurs seuls (affichage sur un cran d'ordinateur), Pour un petit groupe de personnes lors d'une runion ou Projet un large auditoire dans des grandes salles.

Chaque prsentation est compose d'une ou plusieurs pages. Chaque page peut contenir plusieurs zones de texte, des formes automatiques, des contrles et des images. Les objets et les diapositives possdent des options d'animation et de transition. Ceux-ci peuvent tre dclenchs par temporisation ou suite un vnement (Par exemple en cliquant sur l'objet ...).

PowerPoint offre la possibilit d'interagir facilement avec d'autres applications Office (Vous pouvez par exemple crer des liaisons vers des tableaux et des graphiques Excel).

L'objectif principal d'un expos est de transmettre des informations aux lecteurs ou aux participants d'une runion, d'ou l'importance des supports visuels que vous allez utiliser. Ce tutoriel propose quelques conseils pour amliorer la mise en oeuvre des prsentations et renforcer ainsi l'efficacit de votre propos.

Ce qui est important dans un message, ce n'est pas ce qu'il contient, mais la faon dont il est compris.

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II - Optimisez vos prsentations II-A - L'efficacit du message

Tout d'abord, avant de dbuter la cration de votre fichier, dfinissez prcisment l'information que vous souhaitez transmettre.

La prsentation doit captiver l'auditoire et favoriser la comprhension du propos.

La construction de l'expos doit rpondre plusieurs questions: * Quel est le message transmettre? * Suis-je clair? * Suis-je attrayant? * Le propos est il adapt l'auditoire? * Le message est il comprhensible? (S'assurer que l'information sera retenue en fin de prsentation) * La prsentation est elle structure? (Par exemple: L'objectif, la situation actuelle, les moyens pour atteindre l'objectif, la conclusion)

Faites apparatre uniquement les lments essentiels et non rptitifs dans la prsentation.

Evitez de faire une simple lecture des textes ou de dupliquer par la parole les images affiches l'cran. Cela va vite ennuyer l'auditoire. Le diaporama reste avant tout un complment visuel votre propos.

Si des questions sont susceptibles d'tre poses pendant la prsentation, vous pouvez donner l'information verbalement et ensuite diriger vers des documentations plus dtailles (Vous pouvez par exemple joindre des annexes qui seront remises aux participants en fin de runion ou crer des liens hypertextes de vos prsentations vers d'autres documents de rfrence stocks sur un serveur, sur le net...).

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Limitez la dure de votre prsentation 30 minutes maximum. Au del, vous perdez l'attention de l'auditoire. Une perte progressive de la concentration survient en gnral au bout de 20 minutes. Pensez y lorsque vous prparez l'organisation et les lignes matresses de votre projet. Une prsentation simplifie et pure rduira les risques d'inattention. Prvoyez aussi des temps de pose.

Respectez si possible un minimum de 3 minutes entre chaque diapositive.

Ajoutez une conclusion sur la dernire page, qui rappellera votre message principal. Ne fermez pas tout de suite votre fichier PowerPoint, gardez affiche cette dernire diapositive pendant les discussions qui peuvent s'engager la suite de la prsentation.

N'hsitez pas faire relire vos projets par d'autres personnes, pour vrifier la clart du message.

II-B - L'aspect visuel

Un travail bien prsent permet d'amliorer la comprhension et la mmorisation de l'information.

Intgrez des schmas et des illustrations en rapport avec votre propos. Si ncessaire, rognez, modifiez la luminosit, le contraste et la transparence des images.

Organisez l'espace visuel de la page afin que l'apparence gnrale reste cohrente entre les diffrents composants (Les titres, les logos, les tableaux, les graphiques, les images, les couleurs, les textes et leurs diffrents niveaux hirarchiques).

Respectez la charte graphique de votre modle (Voir le chapitre II-D).

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Restez sobre et jouez sur les nuances de symboles, de couleurs, de taille de caractres... Par exemple, limitez les graphiques 7 points d'affichage maximum. Ne l'encombrez pas avec des points peu importants. Eventuellement, regroupez les derniers lments sous une tiquette Divers (Utilisez l'analyse de Pareto). Appliquez des nuances de couleurs, allant du plus sombre pour les valeurs principales, vers les plus clairs pour les dernires donnes.

II-B-1 - La structure
Indiquez uniquement le titre principal sur la premire page.

Une page sommaire est recommande la suite, en dbut de prsentation.

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Veillez l'quilibre et au rythme des diapositives. Structurez votre projet de manire prsenter une ide par diapositive et associez y une image ou un symbole visuel.

Utilisez 8 lignes de texte en moyenne par diapositive (titre compris).

Respectez un maximum de 50 mots par diapositive. Votre prsentation y gagnera en lisibilit.

II-B-2 - La syntaxe
Apportez une attention particulire la grammaire et aux terminologies employes.

Evitez d'utiliser les expressions du langage parler.

Privilgiez l'infinitif.

Utilisez des mots simples et explicites, exprimant toujours une orientation positive.

Evitez les mots en majuscule et les soulignements.

Rdigez des titres qui orientent l'intrt de l'auditoire. Le titre principal doit tre court, tenir sur une seule ligne et permettre la comprhension immdiate du sujet.

Evitez les ponctuations dans les titres.

Utilisez un sous-titre par page, qui rsumera le contenu de la diapositive sur une seule ligne.

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Pour les zones de texte, prfrez des phrases courtes de 6 10 mots maximum. Espacez les textes afin d'en amliorer l'efficacit, et vitez les retours la ligne.

Ceci dit, rappelez vous que le langage graphique (par la reprsentation d'un tableau de synthse, de graphiques, d'illustrations ou de schmas) sera souvent plus efficace que du texte: un petit dessin vaut mieux qu'un long discours.

II-B-3 - Les styles

Dfinissez Le protocole typographique qui contribuera la lisibilit de votre projet.

Utilisez une seule police, dont les lettres sont dtaches et lisibles dans toutes les configurations. La taille de la police sert distinguer les niveaux de hirarchie (titres, sous-titres et textes).

Choisissez une taille de police d'environ: * 38 points pour les titres, * 32 points pour les sous-titres, * et 24 points pour le corps du texte.

Evitez les tailles de caractres trop petites, surtout si la prsentation doit tre projete dans une grande salle.

Placez des puces en dbut de ligne pour mieux visualiser les diffrents lments cls. Choisissez un type de puce spcifique pour chaque niveau hirarchique.

La couleur est un lment important pour le reprage et la mise en valeur des donnes. Utilisez 3 couleurs maximum par page.

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Privilgiez les Couleurs sombres pour identifier des niveaux hirarchiques levs , puis utilisez des dgrads de couleur plus clairs (en restant sur le mme ton) pour descendre vers les niveaux d'information infrieurs.

Ne surchargez pas les pages avec des dates et des copyrights. Placez ces informations dans les proprits du fichier (Menu Fichier/Proprits). Evitez les logos de trop grande taille qui nuiraient l'efficacit du message. Placez les de prfrence dans un angle de la page.

II-C - Les animations

Ajoutez des effets visuels et du son pour donner du rythme votre discours. Dans une dmarche de concision, limitez vous un effet d'animation par page. L'apparition d'une phrase complte est plus efficace que l'affichage lettre par lettre.

Dans une prsentation, limitez vous un seul type de transition entre les diapositives.

II-D - La distribution
Les prsentations peuvent tre distribues via les messageries lectronique et tlcharges depuis le web ou divers rseaux intranet. Appliquez les protections appropries vos fichiers si ncessaire. Les signatures numriques permettent de vous assurer qu'aucune modification ne sera apporte votre travail, sans votre accord.

Avant de distribuer votre prsentation, assurez vous que celle-ci ne contient plus de donnes personnelles ou confidentielles: les commentaires, les textes masqus, les informations d'identification qui vous permettent de rdiger ou de modifier des documents en groupe (travail collaboratif).

Pour supprimer les donnes confidentielles, utilisez: L'Inspecteur de document dans Excel2007 ou le complment de suppression des mtadonnes de Office 2003/XP.

II-E - Les modles

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Prenez le temps de parfaire votre modle. Soignez et harmonisez son apparence.

Concevez et appliquez une charte graphique qui symbolisera l'image de votre entreprise, de votre association ou de vos projets personnels. Ce modle deviendra ensuite la rfrence unique, pour chacune de vos communications.

Pour dfinir un modle (PowerPoint 2002): Ouvrez une nouvelle prsentation vierge. Menu Affichage/Masque/Masque des diapositives.

Appliquez les normes de votre modle: Insertion d'un Logo Ajout d'une image ou une couleur de fond Modification des styles de la zone de texte ...etc...

Dsactivez le mode Masque.

Vous allez maintenant sauvegarder le fichier en utilisant le menu Fichier/Enregistrer sous. Slectionnez le format "Modle" dans le champ "Type de fichier : ". Donnez un nom votre diapositive et enregistrez.

Pour appeler le modle personnalis, utilisez le menu "Nouveau". Slectionnez votre fichier dans la barre de menus qui s'affiche sur la droite de l'cran.

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Si le fichier n'apparat pas dans la zone "Crer partir d'un modle", cliquez sur la ligne "Modles gnraux". Choisissez votre modle dans la bote de dialogue pour l'afficher l'cran. Lorsque vous ajouterez une diapositive, celle-ci sera identique au modle.

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III - Les liens

Le forum Office.

Le forum PowerPoint.

La FAQ PowerPoint (en construction).

Vue d'ensemble de Microsoft Office PowerPoint 2007.

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IV - Tlchargement
Tlchargez un exemple de prsentation. Le fichier zip contient une prsentation ppt correspondant aux copies d'cran vues dans cette page, le modle (.pot) et les diffrentes images associes.

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