O R G A N IS M D E C E R T IF IC A R E

I S O 9 0 0 1 I S O 1 4 0 0 1 O H S A S 1 8 0 0

MAPA CU DOCUMENTE INFORMATIVE PENTRU ORGANIZATIILE CARE SOLICITA CERTIFICAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII ( Cod CERTIND: M-SMC ) Editia 4, revizia 0

O R G A N IS M D E C E R T IF IC A R E
I S O 9 0 0 1 I S O 1 4 0 0 1 O H S A S 1

1. SCURT PREZENTARE A ORGANISMULUI DE CERTIFICARE CERTIND

1.1 SC CERTIND SA este un organism de certificare cu capital integral privat, acreditat conform certificatului de acreditare nr. 041-C de Asociaia Naional de Acreditare din Romnia RENAR pentru a desfasura activitati de certificare a sistemelor de management al calitii (in domeniile conform codului CAEN prezentate pe site-ul www.renar.ro) implementat de organizatii, n conformitate cu standardul ISO 9001 :2000 (SR EN ISO 9001 :2001). 1.2. Totodat CERTIND efectueaz activiti de certificare ale sistemelor de management al mediului (conform ISO 14001 :2004), sistemelor de management a sntii i securitii ocupaionale (conform OHSAS 18001), Automotive (ISO TS 164949), etc ; activiti de inspecii asupra calitii produselor precum i a fluxurilor de producie, precum i activiti de training n ceea ce privete reglementrile naionale i europene ce guverneaz infrastructura calitii. 1.3. Prin politica sa CERTIND urmrete satisfacerea cerinelor tuturor clienilor si n condiiile respectrii legilor i reglementrilor naionale i internaionale ce privesc activitile de certificare. DETALII : pagina Web www.certind.ro;

2. REGULI GENERALE PENTRU CERTIFICAREA SISTEMELOR DE MANAGEMENT AL CALITII (conform procedurii CERTIND cod R-CSMC)
2.1. INFORMATII GENERALE
2.1.1. Prezentele reguli generale conin pe lng informaii de ordin general i cerinele specifice ale SC CERTIND SA pentru solicitani n vederea: - obinerii certificrii pentru sistemul de management al calitii; - meninerii certificrii n timpul supravegherii; - prelungirii, extinderii sau renunrii la certificat. 2.1.2. Sistemele de management al calitii pe care SC CERTIND SA le certific trebuie s fie conforme cu standardul SR EN ISO 9001:2001. Certificatul acordat precizeaz conformitatea sistemului de management al calitii cu cerinele standardului de referin i nu face referire nici la calitatea produselor sau serviciilor i nici la conformitatea acestora cu un anumit document normativ. 2.1.3. SC CERTIND SA va publica periodic pe site-ul sau de internet www.certind.ro listele cu societile comerciale/organizaiile care au obinut certificarea sistemului de management al calitii, precum i listele cu cele crora li s-a suspendat sau retras certificatul. Totodat CERTIND se oblig s pstreze confidenialitate absolut asupra furnizorilor care n urma evalurii nu au obinut certificarea sistemului de management al calitii, precum i asupra datelor n posesia crora a intrat n timpul evalurii pentru certificare. 2.1.4. Toi furnizorii care doresc certificarea sistemului de management al calitii propriu au acces n mod nediscriminatoriu la serviciile SC CERTIND SA. Pentru obinerea certificrii i pentru meninerea acesteia, pe toat perioada de supraveghere, furnizorii trebuie s respecte cu strictee prezentele reguli generale. 2.1.5. Deciziile de acordare, suspendare sau retragere a certificatului, sunt luate de ctre CERTIND SA in conformitate cu prevederile standardelor si reglementarilor nationale si internationale in domeniu.
S C C E R T IN D S A P a la t u l U G IR 1 9 0 3 , s t a d a G e T e le f o n / f a x : 0 2 1 . 3 1 3 . 3 6 . 5 1 w w w . c e r to i n f fd i c . r eo @ c e r t in d . r o

B u c

u re

s t i,

rg

E n e

s c

2/14

2 7 - 2 9 ,

a l i t a t e a

e s t e

a s u r a

p e r f o r m

a n t e i

O R G A N IS M D E C E R T IF IC A R E
I S O 9 0 0 1 I S O 1 4 0 0 1 O H S A S 1

2.2. FAZELE CERTIFICARII SISTEMELOR DE MANAGEMENT AL CALITATII

2.2.1. INIIEREA CERTIFICRII
2.2.1.1 Solicitarea certificrii sistemului de management al calitii Prima faz a procesului de certificare o reprezint solicitarea adresat prin fax, e-mail, telefonic, scrisoare sau vizit la sediu. 2.2.1.2 Contactare, informare n aceast faz persoanele responsabile din cadrul SC CERTIND SA prezint solicitantului derularea procesului de certificare, documentaia utilizat, mapa de documente informative (inclusiv lista de tarife). 2.2.1.3. Cererea oficial de certificare Solicitantul va completa i va transmite la CERTIND cererea oficial de certificare a sistemului de management al calitii ce poate fi obtinuta de la sediul CERTIND sau poate fi descrcat de pe site-ul www.certind.ro. 2.2.1.4. Achitarea tarifelor iniiale de certificare Solicitantul trebuie s achite, n conformitate cu tarifele n vigoare, costurile etapei de iniiere a certificrii. 2.2.1.5. Contractarea Faza de certificare se ncheie cu semnarea contractului de certificare ntre CERTIND i reprezentanii solicitantului.

2.2.2 EXAMINAREA DOCUMENTAIEI SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII

2.2.2.1. Transmiterea documentaiei Solicitantul va transmite, pe suport electronic sau pe hrtie, documentaia sistemului de management al calitii coninnd : manualul calitii; proceduri de sistem; lista procedurilor operaionale, instruciunilor de lucru, metodologiilor etc; ultimul raport audit intern ; alte documente relevante ce privesc sistemul de management al calitii.

Conform obligaiilor contractuale, solicitantul achit n avans tarifele destinate urmatoarei etape a procesului de certificare a sistemului de management al calitatii. 2.2.2.2. Evaluare preliminar a documentaiei In cadrul etapei de evaluare preliminar se verific dac documentaia transmis de ctre solicitant este complet.Trecerea la etapa urmtoare are loc n momentul n care ntreaga documentaie solicitat se afl la sediul SC CERTIND SA, moment n care solicitantului i se aduce la cunotin acest fapt. Aceasta faza se efectueaza de SC CERTIND SA n conformitate cu ISO 19011 i cu procedura proprie. 2.2.2.3. Stabilirea echipei de audit

B u c

u re

s t i,

a l i t a t e a

S C C E R T IN D S A P a la t u l U G IR 1 9 0 3 , s t a d a G e T e le f o n / f a x : 0 2 1 . 3 1 3 . 3 6 . 5 1 w w w . c e r to i n f fd i c . r eo @ c e r t in d . r o

rg

E n e

s c

3/14

2 7 - 2 9 ,

e s t e

a s u r a

p e r f o r m

a n t e i

O R G A N IS M D E C E R T IF IC A R E
I S O 9 0 0 1 I S O 1 4 0 0 1 O H S A S 1

Conducerea SC CERTIND SA stabilete componena echipei de audit pe care mai apoi o comunic solicitantului pentru aprobare. Acesta are dreptul de a contesta unul sau mai muli membri ai echipei justificnd contestaia. Dac n termen de 3 zile de la transmitere componenei echipei de audit solicitantul nu transmite nici acceptul i nici contestarea acesteia SC CERTIND SA va considera echipa de audit acceptat tacit de ctre solicitant. In situaia n care contestaia se dovedete a fi ntemeiat, SC CERTIND SA are datoria de a modifica componena echipei de audit. In momentul n care componena echipei de audit este definitivat i acceptat de solicitant se trece la examinarea documentaiei, activitate ce se desfoar la sediul SC CERTIND SA. 2.2.2.4. Examinarea documentaiei Echipa de audit analizeaz documentaia sistemului de management al calitii urmrind conformitatea acesteia cu cerinele standardului ISO 9001:2000 (SR EN ISO 9001:2001). Examinarea documentaiei va lua n considerare mrimea, natura i complexitatea solicitantului, obiectivele i domeniul de aplicare al auditului. Dup examinarea documentaiei eful echipei de audit ntocmete raportul de examinare a documentaiei unde sunt prezentate constatrile la care s-a ajuns. Neconformitile descoperite sunt transmise solicitantului. In cazul n care n urma examinrii documentaiei s-au stabilit neconformiti, trecerea la etapa urmtoare este condiionat de implementarea aciunilor corective pentru fiecare dintre aceste neconformiti. Solicitantul are obligaia de a transmite la sediul SC CERTIND SA, n intervalul de timp convenit, toat documentaia afectat de implementarea aciunilor corective. Urmrirea implementrii aciunilor corective se realizeaz de ctre auditorul ef. NOTA 1 : In toate fazele auditului, solicitantul are dreptul de a contesta neconformitile semnalate de echipa de audit, argumentnd temeinic contestaia. NOTA 2 : Pentru scopurile ntregului audit sunt valabile urmtoarele definiii:

Neconformitate: Absenta sau lipsa de implementare si mentinere a uneia sau mai multor elemente ale SMC sau o situatie care, in baza dovezilor obiective disponibile ridica dubii serioase cu privire la calitatea produselor livrate de catre furnizor. Observaia : O abatere izolat de la o cerin a standardului sau a unui alt criteriu de audit. Observatia este vazuta mai degraba ca o oportunitate de imbunatatire. 2.2.3. PREAUDITUL
La cererea solicitantului se poate stabili efectuarea unui preaudit. Scopul preauditului este de a arata care sunt punctele slabe ale implementrii sistemului de management al calitii. Compartimentele auditate n acest caz sunt stabilite de comun acord cu solicitantul. Rezultatele auditului sunt comunicate solicitantului n cadrul unei edine de ncheiere sub forma unor concluzii. Preauditul se efectueaz de regul de auditorul ef (care va fi desemnat), sau de un auditor care apoi face parte din echip, iar durata preauditului este de o zi maxim dou zile. Concluziile preauditului nu pot reprezenta o garanie pentru acordarea certificatului i nu conduc la modificarea fluxului logic al activitilor de certificare.

2.2.4. VIZITA PRELIMINAR LA SEDIUL SOLICITANTULUI

Seful echipei de audit, daca considera necesar si, daca agentul economic nu a solicitat efectuarea unui preaudit, poate stabili impreuna cu acesta, efectuarea unei vizite preliminare la fata locului, pentru a avea o privire de ansamblu corespunztoare a informaiilor disponibile.
S C C E R T IN D S A P a la t u l U G IR 1 9 0 3 , s t a d a G e T e le f o n / f a x : 0 2 1 . 3 1 3 . 3 6 . 5 1 w w w . c e r to i n f fd i c . r eo @ c e r t in d . r o

B u c

u re

s t i,

rg

E n e

s c

4/14

2 7 - 2 9 ,

a l i t a t e a

e s t e

a s u r a

p e r f o r m

a n t e i

O R G A N IS M D E C E R T IF IC A R E
I S O 9 0 0 1 I S O 1 4 0 0 1 O H S A S 1

2.2.5. AUDITUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITII

2.2.5.1. Perioada evalurii sistemului de management al calitii Timpii normai pentru evaluarea sistemelor de management al calitii sunt n conformitate cu Ghidul European Accreditation 07 i sunt prezentai n tabelul 1. Tabelul indic numrul mediu de zile auditor necesar pentru evaluarea sistemelor de management al calitii. Totui pentru stabilirea timpului exact necesar pentru evaluarea sistemelor precum i pentru stabilrea tarifelor se va utiliza un coeficient i, care se negociaz cu solicitantul, avnd valori ntre 0,5 i 2 n funcie de care se poate reduce/crete timpul necesar evalurii sistemului. a) Exemple de factori care conduc la mrirea perioadei de evaluare:

b) -

nivelul deosebit al reglementrilor (ind. alimentar, medicamente, aerospaiale, energia nuclear, etc.) la care i= 1-2 procese care implic o combinaie de hardware, software, procese i service, la care i= 1-1,5 ; organizatii care au mai multe sedii, puncte de lucru, la care i=1-1,5;

Exemple de factori care conduc la micorarea perioadei de evaluare, la care i= 0,5-1: organizaia nu desfasoara activitati de proiectare; produse/procese fr nici un risc sau cu risc sczut; cunoatere prealabil a sistemului organizaiei; gradul de pregtire a clientului pentru certificare (este certificat de o ter parte);

procesele implic o singur activitate general.

Nivelul de complexitate al organizaiei include graficul urmtor care ilustreaz posibila interaciune a factorilor de suplimentare sau de reducere a timpului mediu de evaluare: Graficul 1 : Complexitate organizaie/sistem de management:

MARE
-Cu mai multe sedii -Multe procese -Domeniu de activ. larg -Procese unice -Responsabil proiectare

i = 1-2 MICA
-Cu 1 sediu -Procese puine -Procese repetitive -Domeniu de activitate redus

i = 0,5-1

B u c

u re

s t i,

a l i t a t e a

S C C E R T IN D S A P a la t u l U G IR 1 9 0 3 , s t a d a G e T e le f o n / f a x : 0 2 1 . 3 1 3 . 3 6 . 5 1 w w w . c e r to i n f fd i c . r eo @ c e r t in d . r o

rg

E n e

s c

5/14

2 7 - 2 9 ,

e s t e

a s u r a

p e r f o r m

a n t e i

O R G A N IS M D E C E R T IF IC A R E
I S O 9 0 0 1 I S O 1 4 0 0 1 O H S A S 1

SIMPLA i= 0,5-1
-Procese puine -Domeniu de activitate redus -Procese repetitive

COMPLEXA i = 1-2
-Multe procese -Responsabil proiectare -Domeniu de activitate larg -Procese unice

Tabelul 1. Timpii normai pentru evaluarea sistemelor de management al calitii conform European Accreditation Ghid EA 07. Audit de certificare (nr. zile mediu/auditor) La Total locului 2 1 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 2 2,5 3 4,5 5 6 6,5 7 7,5 9 9,5 11 12 12 13 14 15 16 17 17,5 18 Audit de supraveghere (nr. zile mediu/auditor) La faa Total locului 1 0,5 1 1,5 2 2 2,5 3 3 3,5 4 4 4,5 5 5 5,5 6 6 6,5 7 7 7,5 8,5 0,5 1 1 1 2 2 2 2,5 3 3 3,5 4 4 4,5 4,5 4,5 5 5 5 5,5 6 Audit de prelungire/rennoire (nr. zile mediu/auditor) Total 1,5 2 3 3,5 4 5 5,5 6 7 7,5 8 9 9,5 10 10,5 11,5 12 13 13,5 14 15 16 La faa locului 1 1 2 2 2,5 3 3,5 4,5 5 5,5 5,5 6 7 7 7,5 8 8 8,5 9 9 10 10,5

Nr. de salariai 1-10 11-25 26-45 46-65 66-85 86-125 126-175 176-275 276-425 426-625 626-875 876-1175 1176-1550 1551-2025 2026-2675 2676-3450 3451-4350 4351-5450 5451-6800 6801-8500 8501-10700 >10700

faa

Nota 3: Tabelul nu include timpul de deplasare a echipei de audit la sediul solicitantului. Nota 4: O zi de auditor este o zi normal de lucru de 8 ore.

B u c

u re

s t i,

a l i t a t e a

S C C E R T IN D S A P a la t u l U G IR 1 9 0 3 , s t a d a G e T e le f o n / f a x : 0 2 1 . 3 1 3 . 3 6 . 5 1 w w w . c e r to i n f fd i c . r eo @ c e r t in d . r o

rg

E n e

s c

6/14

2 7 - 2 9 ,

e s t e

a s u r a

p e r f o r m

a n t e i

O R G A N IS M D E C E R T IF IC A R E
I S O 9 0 0 1 I S O 1 4 0 0 1 O H S A S 1

2.2.5.2. Organizaii cu mai multe sedii/sucursale/filiale Auditul de certificare la societile cu mai multe sedii/sucursale/filiale (acestea pot fi: independente juridic, sedii de producie separate, service separat sau legat prin contract, ca de exemplu concesionate) poate fi realizat pe baz de eantionare dac sunt asigurate urmtoarele criterii: - produsele/serviciile oferite sunt similare; societatea mam mpreun cu toate sediile/sucursalele/filialele au acelai sistem de management al calitii; societatea mam are autoritatea juridic pentru a garanta c n toate sediile/sucursalele/filialele sale se aplic msurile de management al calitii, aciuni corective, etc.; proiectarea produselor sau proceselor au loc numai la sediu central. n acest caz, certificatul este valabil pentru ntreaga societate, inclusiv pentru sediile/sucursalele/filialele. Mrimea eantionului de sedii/sucursale/filiale n care se va desfura auditul pentru auditul pentru societi cu mai multe sedii/sucursale/filiale (n afar de sediul central) conform Ghidului European Accreditation EA 07: Nr. sedii/sucursale/filiale Mrimea eantionului 1-3 1 4-8 2 9-15 3 16-25 5 26-50 8 51-100 15 101-150 20

2.2.5.3. Planificarea auditului eful echipei de audit elaboreaz planul de audit precum i programul de desfurare a auditului care vor fi transmise solicitantului de ctre SC CERTIND SA pentru aprobare. Auditul se va desfura n conformitate cu precizrile din aceste documente. 2.2.5.4. Efectuarea auditului Auditul la sediul clientului va fi efectuat de ctre echipa de audit n conformitate cu specificaii standardului ISO 19011 i cu procedurile CERTIND. Auditul la sediul solicitantului va ncepe cu reuniunea de deschidere la care vor participa membrii echipei de audit precum i persoanele responsabile din departamentele ce urmeaz a fi auditate. Rolurile fiecrui membru din echipa de audit sunt stabilite de auditorul ef. Neconformitile i observaiile constatate de ctre echipa de audit se vor nscrie n Fiele de neconformiti i Fiele de observaii care vor constitui anexe ale raportului de audit. Auditul se va ncheia cu reuniunea de nchidere la care vor participa n mod normal aceleai persoane care au participat la reuniunea de deschidere. 2.2.5.5. Raportul de audit n urma finalizrii auditului, echipa de audit ntocmete Raportul de audit i face recomandrile ce se impun. 2.2.5.6. Comunicarea rezultatului auditului Solicitantului i se transmite raportul de audit coninnd i recomandarea echipei de audit. a) n situaia n care recomandarea este FAVORABIL CERTIFICRII, solicitantului i se cere achitarea tarifelor pentru etapa de acordare a certificrii. b) n situaia n care recomandarea NU ESTE FAVORABIL CERTIFICRII, SC CERTIND SA procedeaz dup caz, astfel:

B u c

u re

s t i,

a l i t a t e a

S C C E R T IN D S A P a la t u l U G IR 1 9 0 3 , s t a d a G e T e le f o n / f a x : 0 2 1 . 3 1 3 . 3 6 . 5 1 w w w . c e r to i n f fd i c . r eo @ c e r t in d . r o

rg

E n e

s c

7/14

2 7 - 2 9 ,

e s t e

a s u r a

p e r f o r m

a n t e i

O R G A N IS M D E C E R T IF IC A R E
I S O 9 0 0 1 I S O 1 4 0 0 1 O H S A S 1

1. ntiineaz solicitantul n vederea STABILIRII ACIUNILOR CORECTIVE (pentru neconformitatile depistate, daca exista), si trecerii la IMPLEMENTAREA acestora; 2. ntiineaz solicitantul asupra deciziei de SISTARE A CERTIFICARII (pn la rezolvarea neconformitilor) cnd exist un numr mare de neconformiti majore, pentru care implementarea aciunilor corective dureaza mai mult de 6 luni. n cazul 2., solicitantul poate contesta una sau mai multe dintre neconformitile prezentate n raportul de audit, iar SC CERTIND SA va aciona n conformitate cu prevederile procedurii proprii.

2.2.5.6. Urmrirea implementrii aciunilor corective CERTIND nu acorda certificatul de conformitate pana cand toate actiunile corective intreprinse de catre organizatie pentru eliminarea neconformitatilor nu au fost aprobate si evaluate de catre echipa de audit (prin vizita la fata locului sau alte metode de verificare). Solicitantul are dreptul de a contesta neconformitile prezentate n raportul de audit (n maxim 2 sptmni) i are obligaia de a formula propuneri de aciuni corective i termene de implementare pentru toate neconformitile necontestate sau a cror contestare a fost respins. Solicitantul trebuie s transmit la SC CERTIND SA, n maxim 15 zile calendaristice de la data primirii raportului de audit, fiele de neconformiti cu semntura de acceptare, cu aciunile corective propuse i cu termenele de implementare a acestor aciuni corective. Solicitantul trebuie s implementeze aciuni corective pentru toate neconformitile majore constatate, n maxim 6 luni de la data primirii raportului de audit.

2.2.6. ACORDAREA CERTIFICATULUI

2.2.6.1. Analiza documentelor certificarii Dupa finalizarea auditului si redactarea raportului de audit, dosarul de certificare al solicitantului este analizat de catre unul dintre evaluatorii CERTIND care va formula propunerea sa privind acordarea/ neacordarea certificarii. 2.2.6.2. Decizia privind certificarea Pe baza evaluarii documentelor din Dosarul de certificare, a Propunerii formulate de catre Evaluator CERTIND decide asupra acordarii certificarii. Solicitantul este informat cu privire la decizia CERTIND privind certificarea. n cazul contestarii de catre solicitant a deciziei privind certificarea, SC CERTIND SA acioneaz n conformitate cu prevederile procedurii proprii, rezolvand contestarea prin analiza si luarea deciziei de catre Directorul general si/sau Comitetul de Apel al SC CERTIND SA. In cazul acordrii certificatului care stabilete conformitatea sistemului de management al calitii cu standardul de referin, SC CERTIND SA, nscrie denumirea agentului economic respectiv n listele sale, pe care, periodic, le face publice.

2.2.7. SUPRAVEGHEREA
Timpii normati pentru efectuarea auditului de supraveghere sunt cei prevazuti n tabelul 1 de mai sus. Pe toat perioada de valabilitate a certificatului acordat, SC CERTIND SA, supravegheaz meninerea conformitii sistemului certificat. Solicitantului ii este transmis, impreuna cu certificatul de conformitate, un program de supraveghere care indica perioadele in care se vor efectua auditurile de supraveghere. Intervalul de timp intre 2 evaluari succesive ale sistemului de management (certificare sau supravegheri) nu poate fi mai mare de 1 an calendaristic.
S C C E R T IN D S A P a la t u l U G IR 1 9 0 3 , s t a d a G e T e le f o n / f a x : 0 2 1 . 3 1 3 . 3 6 . 5 1 w w w . c e r to i n f fd i c . r eo @ c e r t in d . r o

B u c

u re

s t i,

rg

E n e

s c

8/14

2 7 - 2 9 ,

a l i t a t e a

e s t e

a s u r a

p e r f o r m

a n t e i

O R G A N IS M D E C E R T IF IC A R E
I S O 9 0 0 1 I S O 1 4 0 0 1 O H S A S 1

In situatia in care pe parcursul auditului de supraveghere sunt constatate neconformitati, CERTIND va informa solicitantul cu privire la necesitatea implementarii de actiuni corective pentru aceste neconformitati in termen de maxim 2 luni de la data auditului de supraveghere. Daca aceste actiuni corective nu sunt implementate sau ele nu elimina cauzele neconformitatilor depistate CERTIND va suspenda certificatul pentru o periodada de 3 luni. Daca nici in acest interval solicitantul nu implementeaza actiuni corective certificatul va fi anulat.

2.2.8. EXTINDEREA DOMENIULUI DE CERTIFICARE

In situaia n care furnizorul deintor de certificat pentru sistemul de management al calitii, aflat n perioada de supraveghere, dorete extinderea certificatului asupra altor spaii i capaciti de producie sau asupra produciei unei noi game de produse, trebuie s solicite acest lucru organismului de certificare. Evaluarea sistemului de management al calitii pentru zona de extindere se desfoar n aceleai condiii prevzute n prezentele reguli generale pentru evaluarea n vederea certificrii. In situaia n care rezultatul evalurii este favorabil, SC CERTIND SA retrage vechiul certificat acordnd unul nou care precizeaz ntregul domeniu pentru care sistemul de management al calitii furnizorului respectiv este certificat.

2.2.9. RESTRANGEREA DOMENIULUI DE CERTIFICARE

n situaia n care furnizorul deintor de certificat pentru sistemul de management al calitii, aflat n perioada de supraveghere, dorete restrngerea domeniului de certificare prin renunarea/cedarea fabricaiei unor produse, renunarea la unele spaii de producie (sedii) prin desfiinarea unor compartimente/secii, sau printr-o nou distribuie de personal, etc., trebuie s solicite la sediul SC CERTIND SA un nou formular de cerere i chestionar de evaluare preliminar. Evaluarea sistemului de management al calitii pentru zona de restrngere se desfoar n aceleai condiii prevzute n prezentele reguli pentru certificri. n cazul n care cu ocazia auditului de supraveghere, deintorul de certificat nu face dovada acoperirii tuturor domeniilor de activitate (produse, servicii) incluse n certificatul acordat, SC CERTIND SA va suspenda certificatul. Deintorul care dorete un nou certificat, trebuie s se adreseze n scris la SC CERTIND SA printr-o cerere oficial de certificare.

2.2.10.

CERTIFICATUL

Certificatul emis reprezint o atestare a conformitii sistemului de management al calitii cu un standard de referin. Certificatul acordat de SC CERTIND SA este conform standardului are o perioad de valabilitate de 3 ani. Certificatul emis precizeaza cel puin: - denumirea i adresa furnizorului, (inclusiv sediile); - standardul de referin i cerine de reglementare sau alte documente pe baza crora sunt furnizate produsele/serviciile; - domeniul (iile) de activitate acoperit(e) de sistemul de management al calitii certificat; - data emiterii (certificare iniial/renoire); - data expirrii. In perioada de valabilitate a certificatului, deintorul are obligaia de a menine caracteristicile i nivelul sistemului de management al calitii de la data acordrii certificatului i s respecte condiiile contractuale i obligaiile prevzute de documentaia pus la dispoziia sa de SC CERTIND SA.

2.2.11.

PRELUNGIREA (REINNOIREA) CERTIFICARII

Pentru auditul de prelungire (rennoire) sunt valabile datele cuprinse n tabelul 1 de mai sus.

B u c

u re

s t i,

a l i t a t e a

S C C E R T IN D S A P a la t u l U G IR 1 9 0 3 , s t a d a G e T e le f o n / f a x : 0 2 1 . 3 1 3 . 3 6 . 5 1 w w w . c e r to i n f fd i c . r eo @ c e r t in d . r o

rg

E n e

s c

9/14

2 7 - 2 9 ,

e s t e

a s u r a

p e r f o r m

a n t e i

O R G A N IS M D E C E R T IF IC A R E
I S O 9 0 0 1 I S O 1 4 0 0 1 O H S A S 1

Deintorul care dorete un nou certificat trebuie s se adreseze n scris la SC CERTIND SA urmrindu-se aceeai procedur descris mai sus, existnd n aceast situaie urmtoarele particulariti: a) Dac cererea este adresat n scris n intervalul 3 luni nainte sau dup ca vechiul certificat s expire, SC CERTIND SA va asigura solicitantului respectiv prioritate astfel nct noul certificat s poat fi acordat (dac toate condiiile i cerinele sunt respectate) chiar la data expirrii vechiului certificat. b) Dac cererea este adresat n scris cu minim 6 luni nainte ca vechiul certificat s expire, SC CERTIND SA va asigura solicitantului respectiv, prioritate astfel nct noul certificat s poat fi acordat n urma efecturii celui de-al treilea audit de supraveghere, dac toate condiiile i cerinele sunt respectate. Acordarea certificatului se face chiar la data expirrii vechiului certificat.

2.2.12.SUSPENDAREA CERTIFICATULUI
SC CERTIND SA suspend certificatul n una din urmtoarele situaii: cnd n urma auditurilor de supraveghere (programate sau neprogramate) s-au depistat neconformiti majore, fa de standardul de referin; cnd n urma urmririi implementrii aciunilor corective, ce se desfoar pentru verificarea eliminrii neconformitilor, anterior prezentate, se depisteaz neconformitile nerezolvate sau rezolvate necorespunztor; cnd deintorul de certificat a fcut uz incorect sau a utilizat abuziv certificatul i nu ntreprinde n timp util msurile corespunztoare pentru a remedia problemele create; cnd deintorul de certificat a operat modificri n sistemul de management al calitii i aceste modificri nu au fost transmise la SC CERTIND SA; cnd deintorul de certificat nu aplic modificrile operate de SC CERTIND SA n regulile de certificare. cnd deintorul de certificat ntrzie achitarea tarifelor fazelor de certificare, cu mai mult de 45 zile de la data emiterii facturilor de ctre SC CERTIND SA. In cazul constatrii unei stri de fapt care se ncadreaz n situaiile mai sus menionate, SC CERTIND SA ntiineaz n scris deintorul c i se suspend certificatul pentru o perioad de 3 luni. Deintorului de certificat i revine datoria de a remedia deficienele existente ntr-un interval de timp a crui durat nu poate depi durata suspendrii (3 luni). SC CERTIND SA verific eliminarea deficienelor la data la care solicitantul anun rezolvarea acestora, dar nu mai trziu de expirarea celor 3 luni de suspendare.

2.2.13. RETRAGEREA / ANULAREA CERTIFICATULUI

Dac n intervalul de 3 luni de zile deintorul de certificat nu reacioneaz la atenionarea scris sau dac aciunile corective implementate de acesta nu elimin neconformitile care au generat suspendarea, SC CERTIND SA propune Comitetului de Certificare luarea deciziei de retragere a certificatului. Comitetul de Certificare este singurul organ de conducere care poate decide retragerea certificatului. In urma suspendrii sau retragerii certificatului : - deintorul nu are voie s fac nici o referire la certificat n activitatea sa; - deintorul poate face contestaie la organismele de acreditare; - SC CERTIND SA face public suspendarea/retragerea. Certificatul care atesta conformitatea sistemului de management al calitii cu standardul de referinta acordat de SC CERTIND SA, poate fi retras i anulat in urmatoarele situatii: a) Deintorul de certificat nu achit tarifele pentru desfurarea activitilor de supraveghere; b) Certificatul a fost suspendat i deintorul de certificat nu rezolv cauzele care au dus la suspendare, n perioada de timp stabilit, sau aciunile corective ntreprinse s-au dovedit a fi necorespunzatoare; c) Deintorul de certificat nu aplic noile cerine transmise de organismul de certificare; d) Deintorul de certificat se desfiineaz sau d faliment; e) Deintorul de certificat ncalc prevederile contractuale. Toate cheltuielile prilejuite de verificarea i analizarea eventualelor contestaii ale deintorului de certificat, referitoare la decizia de retragere i anulare a certificatului se suport de deintorul de certificat.

2.2.14.

RECLAMATII, CONTESTATII, APELURI

S C C E R T IN D S A P a la t u l U G IR 1 9 0 3 , s t a d a G e T e le f o n / f a x : 0 2 1 . 3 1 3 . 3 6 . 5 1 w w w . c e r to i n f fd i c . r eo @ c e r t in d . r o

B u c

u re

s t i,

rg

E n e

s c

10/14

2 7 - 2 9 ,

a l i t a t e a

e s t e

a s u r a

p e r f o r m

a n t e i

O R G A N IS M D E C E R T IF IC A R E
I S O 9 0 0 1 I S O 1 4 0 0 1 O H S A S 1

Solicitanii pot reclama/contesta activitile desfurate de personalul SC CERTIND SA, precum i deciziile acestuia, dup cum urmeaz: a) reclamarea/contestarea activitii i comportamentului echipelor de audit se poate face la Directorul General al societatii. In cazul n care Directorul General a fost implicat n activitatea care se contest se poate face contestaie la nivelul urmtor - Comitetul de Apel al SC CERTIND SA; b) contestarea respingerii unei reclamatii/contestaii care a fost naintat la Directorul General al societatii, precum i contestarea emiterii (de ctre personalul organismului de certificare) unor documente care contravin standardelor n vigoare, se pot face la Comitetul de Apel al SC CERTIND SA.

3. CERINTE PENTRU SOLICITANTI ( conform procedurii CERTIND cod C-CSMC )

Pentru ca o organizatie sa fie certificata de CERTIND, aceasta trebuie: 3.1. S aib implementat un sistem al calitii propriu, n conformitate cu unul din urmoarele standarde : SR EN ISO 9001:2001, sau alte standarde specifice domeniului propriu de activitate. 3.2. S i respecte prezentul document 3.3. S completeze i s transmit la CERTIND cererea oficial de certificare 3.4. S achite anticipat taxele pentru fiecare etap de certificare. 3.5. S declare prin Cererea oficial de certificare c are resursele, organizarea, dotrile i competena necesare desfurrii procesului de certificare. 3.6. S declare, de asemenea, numele conducerii, acceptarea cerinelor specifice certificrii i disponibilitatea pentru certificare. 3.7. S transmit la sediul organismului de certificare documentaia necesar pentru certificare. 3.8. Documentaia (Manualul calitii, Procedurile de sistem, Procedurile operationale) transmis la SC CERTIND SA pentru analiza si examinare, trebuie s fie complet fa de cerinele standardului dup care a fost solicitat certificarea i fa de cerintele CERTIND pentru certificare. 3.9. S implementeze aciuni corective pentru neconformitile semnalate n rapoartele de audit referitoare la analiza si examinarea documentaiei i la auditurile sistemului de management al calitii. 3.10. Dac solicitantul este deja certificat, se afl n perioada de supraveghere i dorete extinderea, restrngerea sau prelungirea certificrii, trebuie s solicite acest lucru in scris catre CERTIND. 3.11.Dup obinerea certificatului, solicitantul trebuie s utilizeze marca de certificare i s fac referire la aceasta numai n conformitate cu prevederile din Regulamentul de utilizare a mrcii de certificare. 3.12. S pstreze o nregistrare a tuturor reclamaiilor i a aciunilor corective referitoare la sistemul calitii. 3.13. S permit accesul echipelor de audit ale organismului de certificare la documentaia sistemului calitii n conformitate cu prevederile din contract i din capitolul Reguli generale pentru certificarea sistemelor calitii.

B u c

u re

s t i,

a l i t a t e a

S C C E R T IN D S A P a la t u l U G IR 1 9 0 3 , s t a d a G e T e le f o n / f a x : 0 2 1 . 3 1 3 . 3 6 . 5 1 w w w . c e r to i n f fd i c . r eo @ c e r t in d . r o

rg

E n e

s c

11/14

2 7 - 2 9 ,

e s t e

a s u r a

p e r f o r m

a n t e i

O R G A N IS M D E C E R T IF IC A R E
I S O 9 0 0 1 I S O 1 4 0 0 1 O H S A S 1

3.14. S aprobe planul de audit la faa locului n vederea certificrii /extinderii / restrngerii / rennoirii / supravegherii certificrii i componena echipei de audit. 3.15. S confirme (dup primirea planului de audit) existena nregistrrilor activitilor legate de furnizarea produselor / serviciilor ctre client, ntr-un sistem de management al calitatii i s confirme c pe perioada auditului sunt asigurate condiiile pentru desfurarea activitilor ce urmeaz a fi auditate. 3.16. S prezinte echipelor de evaluare CERTIND autorizatiile obtinute de la autoritati in situatia in care ii este solicitat.

3.

DREPTURILE ORGANIZATIILOR CARORA LI S-A CERTIFICAT SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITATII DE CATRE CERTIND

Organizatiile certificate de CERTIND beneficiaza de urmatoarele drepturi: 4.1. S utilizeze marca de certificare pe documentele de publicitate, reclam, pe panourile din localurile care i aparin, n conformitate cu prevederile din Regulamentul de utilizare a marcii de certificare. 4.2. S fie publicai la certificare pe situl www.certind.ro 4..3 S aib asigurat confidenialitatea din partea SC CERTIND SA asupra informaiilor furnizate acestuia; 4.4 S fie informat asupra modificrilor aprute n documentele de certificare referitoare la cerinele de meninere a certificrii sau tarife, care pot s-i influeneze activitatea; 4..5 S nu accepte componena ehipei de audit, pe motive bine intemeiate; 4.6 S formuleze observaiile documentate la rapoartele de audit i anexele acestora; 4.7 S convin cu SC CERTIND SA asupra, documentelor de interes comun (ex.programul de audit, planul de audit, programul de supraveghere, etc.); 4.8 S aib posibilitatea de audiere naintea lurii deciziei de suspendare sau retragere i anulare a certificatului; 4.9 S aib posibilitatea de a face contestaii i / sau recursuri la deciziile care l privesc i care au fost emise de SC CERTIND SA; 4.10 S aib acces la toate informaiile necesare procesului de certificare; 4.11 S fac cerere pentru prelungirea i extinderea certificrii.

4.

OBLIGATIILE ORGANIZATIILOR CARORA LI S-A CERTIFICAT SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITATII

Organizatiile certificate, au urmatoarele obligatii: 5.1 S se conformeze tot timpul la cerinele standardelor i propriului sistem de management al calitatii; 5.2 S fac referire la certificarea acordat de SC CERTIND SA, numai n domeniul(iile) de activitate prevzute n certificatul acordat i n coninutul standardului de referin. 5.3 S anune n scris imediat, SC CERTIND SA n cazul ntreruperii, chiar limitate, a unor activiti pentru care a fost certificat sistemul calitii; 5.4 S pstreze nregistrri referitoare la toate reclamaiile i aciunile de remediere referitoare la sistemele calitii; 5.5 S permit accesul echipelor de audit la documente, localurile unde i desfoar activitatea, nregistrrile asupra auditurilor anterioare, aciunile corective, reclamaiile, etc.,n scopul verificrii conformitii, cu ocazia auditurilor de supraveghere programate i neprogramate; 5.6 S pun la dispoziia echipelor de audit ale SC CERTIND SA asistena i mijloacele necesare pentru desfurarea activitilor acestora; 5.7 S permit pariticiparea reprezentantilor organismelor de acreditare cu care CERTIND colaboreaza n calitate de observatori la auditurile derulate;

B u c

u re

s t i,

a l i t a t e a

S C C E R T IN D S A P a la t u l U G IR 1 9 0 3 , s t a d a G e T e le f o n / f a x : 0 2 1 . 3 1 3 . 3 6 . 5 1 w w w . c e r to i n f fd i c . r eo @ c e r t in d . r o

rg

E n e

s c

12/14

2 7 - 2 9 ,

e s t e

a s u r a

p e r f o r m

a n t e i

O R G A N IS M D E C E R T IF IC A R E
I S O 9 0 0 1 I S O 1 4 0 0 1 O H S A S 1

5.8 S utilizeze marca de certificare a sistemului calitii i s fac referire la certificarea acordat, numai n condiiile menionate n Regulamentul pentru utilizarea mrcii de certificare; 5.9 S notifice imediat ctre SC CERTIND SA schimbrile intervenite n situaia sa iniial din momentul efectuarii certificarii sistemului de management al calitatii, ca de exemplu : - statutul juridic, comercial; - structura organizatoric sau administrativ; - politica n domeniul calitii i / sau procedurile sistemului calitii; - deschiderea/nchiderea de spaii de producie/restrngerea capacitii de producie; - achiziionarea de noi capaciti de producie; - extinderea asupra altor domenii de activitate, respectiv restrngerea acestora. 5.10 S transmit informaii asupra reclamaiilor i s menin nregistrri care pot fi disponibile echipei de audit la SC CERTIND SA. 5.11 S plteasc n avans pentru fiecare faz a contractului de certificare ncheiat cu SC CERTIND SA; 5.12 S suporte cheltuielile legate de deplasarea auditorilor n alt localitate, dect aceea de domiciliu; 5.13 S garanteze c nu are nici o pretenie asupra sumelor achitate, n cazul suspendrii sau rezilierii contractului; 5.14 S achite cheltuielile prilejuite de verificarea i analizarea eventualelor contestaii referitoare la decizia de retragere i anulare a certificatului; 5.15 S ntrerup utilizarea mrcii de certificare a sistemului calitaii i referirea la certificatul acordat, s napoieze la SC CERTIND SA certificatul, n cazul retragerii i anulrii certificrii, rmas ca decizie definitiv; 5.16 S anune n scris SC CERTIND SA, renunarea la certificat; 5.17 S remedieze deficienele existente n cazul suspendrii ntr-un interval de timp a crui durat nu poate depi maxim 3 luni.

6. UTILIZAREA MRCII DE CERTIFICARE

(extras din Regulamentului de utilizare a mrcii de certificare cod R-UMC)
Un agent economic certificat de ctre CERTIND poate utiliza marca de certificare pe scrisori, documentele de lucru, reclame, produse sau sediile proprii n condiiile prevzute mai jos i cele din REGULAMENTUL DE UTILIZARE A MRCII DE CERTIFICARE.. Un agent economic certificat care are n proprietate o marc de fabric/produs/serviciu o poate utiliza conjugat cu marca de certificare. Cnd marca de certificare se utlizeaz conjugat cu marca de fabric/produs/serviciu agentul economic certificat trebuie s ia msurile necesare pentru ca referirea la certificare s nu fie extins asupra activitilor necertificate. Marca de certificare trebuie s fie nsoit n mod obligatoriu de numrul certificatului acordat de ctre SC CERTIND SA. Marca de certificare se va utiliza de ctre agentul economic numai pe documentele care privesc domeniul/domeniile de activitate pentru care a fost certificat. n cazul retragerii certificrii agentul economic va nceta imediat utilizarea sub orice form a mrcii de certificare. n cazul retragerii certificrii numai pentru anumite domenii de activitate agentul economic va nceta imediat utilizarea mrcii de certificare pentru respectivele domenii.

Marca de certificare pe support electronic precum i REGULAMENTUL DE UTILIZARE A MRCII DE CERTIFICARE vor fi nmnate agentului economic mpreun cu certificatul de confomitate.

B u c

u re

s t i,

a l i t a t e a

S C C E R T IN D S A P a la t u l U G IR 1 9 0 3 , s t a d a G e T e le f o n / f a x : 0 2 1 . 3 1 3 . 3 6 . 5 1 w w w . c e r to i n f fd i c . r eo @ c e r t in d . r o

rg

E n e

s c

13/14

2 7 - 2 9 ,

e s t e

a s u r a

p e r f o r m

a n t e i

O R G A N IS M D E C E R T IF IC A R E
I S O 9 0 0 1 I S O 1 4 0 0 1 O H S A S 1

7. TARIFELE UTILIZATE DE SC CERTIND SA PENTRU CERTIFICAREA SISTEMELOR DE MANAGEMENT AL CALITII

7.1. SIMBOLURI UTILIZATE
-TIC = tarif iniiere certificare -TED = tarif pentru examinarea documentatiei sistemului de management al calitii -NZA = numar de zile auditor destinat efectuarii auditului (conform Tabel 1 din capitolul Reguli generale pentru certificarea sistemelor de management al calitii); -TA = tariful / zi / auditor i = coeficient care se aplic diferit n funcie de : complexitatea proceselor, marimea organizatiei, nr. locaii, nr, domenii de certificare, nr. vizite la sediul clientului, tip oferte licitaii, etc. si este cuprins intre 0,5 2 (vezi capitolul Reguli generale pentru certificarea sistemelor de management al calitii); -TC = tarif pentru acordarea certificatului -NZS = numar de zile auditor pentru efectuarea auditurilor de supraveghere (conform Tabel 1 din capitolul Reguli generale pentru certificarea sistemelor de management al calitii) -TUMC = tarif anual pentru aprobarea utilizarii Marcii ce Cetificare acordata de CERTIND SA -TAF = tarif pentru efectuarea preauditului -TVA = taxa pe valoarea adaugata (conform legii) -CD = cheltuieli legate de deplasarea personalui(auditori, experti, specialisti, etc.) 7.2.TARIFE PENTRU ACTIVITATI DE CERTIFICARE 1. Initierea Certificarii SMC Tarif: T = TIC + TVA + CD, unde: TCI = 50 EURO 2. Examinarea documentatiei Tarif: T = TED x i + TVA + CD , unde: TED = 150 EURO 3. Auditul SMC la fata locului Tarif : T = NZA x ixTA +TVA+ CD , unde : TA = 150 EURO 4. Urmarirea actiunilor corective (cnd este cazul) Tarif: idem pct. 4 5 - Acordarea Certificatului CERTIND Tarif: T = TC + TVA, unde: TC = 200 EURO 6.- Auditul de supraveghere Tarif: 7. - Extinderea Certificarii
S C C E R T IN D S A P a la t u l U G IR 1 9 0 3 , s t a d a G e T e le f o n / f a x : 0 2 1 . 3 1 3 . 3 6 . 5 1 w w w . c e r to i n f fd i c . r eo @ c e r t in d . r o

T = NZS x ixTA +TVA+ CD

B u c

u re

s t i,

rg

E n e

s c

14/14

2 7 - 2 9 ,

a l i t a t e a

e s t e

a s u r a

p e r f o r m

a n t e i

O R G A N IS M D E C E R T IF IC A R E
I S O 9 0 0 1 I S O 1 4 0 0 1 O H S A S 1

Tarifele pentru extinderea certificrii unui agent economic deintor de certificat, aflat n perioada de supraveghere, se calculeaz conform punctului 4. de mai sus. 8. - Acordarea dreptului de utilizare a MARCII DE CERTIFICARE Tarif : T = TUMC + TVA, unde : TUMC = 100 EURO 9. Preauditul (se efectueaz numai la cererea solicitantului) Tarif : T = TAF x i + TVA + CD , unde : TAF = 200 EURO

B u c

u re

s t i,

a l i t a t e a

S C C E R T IN D S A P a la t u l U G IR 1 9 0 3 , s t a d a G e T e le f o n / f a x : 0 2 1 . 3 1 3 . 3 6 . 5 1 w w w . c e r to i n f fd i c . r eo @ c e r t in d . r o

rg

E n e

s c

15/14

2 7 - 2 9 ,

e s t e

a s u r a

p e r f o r m

a n t e i