Segn la Real academia de la lengua espaola, Provisin es la prevencin de mantenimientos, caudales u otras cosas que se ponen en alguna parte

para cuando haga falta. De aqu se desprende que la provisin busca prever una cosa para cuando haga falta, que llevado al tema contable, esa cosa no es otra que los recursos, de modo que la provisin tiene por objetivo prever unos recursos para cuando hagan falta, para cuando se necesiten para cumplir una obligacin o compromiso. La empresa se enfrenta a una serie de erogaciones futuras, y como el futuro es incierto, es preciso prever los recursos para cubrir esas erogaciones. La empresa, as como genera dinero as mismo lo gasta, y es muy probable que al llegar el momento de cumplir con una obligacin, la empresa no disponga del dinero necesario. Es por eso que en el pasivo se crean las provisiones para las diferentes obligaciones futuras de la empresa, como son obligaciones laborales, fiscales o demandas judiciales. Al crear la provisin, el valor correspondiente se lleva al gasto, y bien sabemos que el gasto disminuye los ingresos para obtener la utilidad de la empresa. En la medida en que se crean las provisiones, el gasto se incremente y la utilidad se disminuye, de modo que la empresa protege su patrimonio debido a que salen menos recursos por distribucin de utilidades o incluso por el pago de impuestos. Si no se hicieran las provisiones, la empresa distribuye ms utilidades, dinero que puede hacer falta para cubrir ciertas obligaciones. Hay que hacer lo posible para que salga menos dinero de la empresa, puesto que la operatividad de la empresa, y hasta su capacidad de expansin, depende de la disponibilidad de recursos, de modo que hay que evitar en lo posible la salida innecesaria de dinero, y una de las formas de hacerlo, es precisamente creando las provisiones necesarias.[1] De modo que, adicional al clculo del rol, segn la legislacin de algunos pases, los empleados tienen derecho a ciertos valores o bonos extras que es necesario provisionar para que cuando llegue la fecha de pago ya haya constancia en el pasivo de la contabilidad de la empresa. En Ecuador entre las provisiones sociales que legalmente se deben calcular mes a mes, tenemos las siguientes: Beneficios Sociales Aporte patronal.- Este valor corresponde al 12,15% del total de ingresos de cada empleado que debe asumir el patrono y se debe pagar junto con el valor que por concepto de aportes IESS se descuenta a los empleados en el rol, estos valores se pagan al IESS (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social) hasta el da 15 del mes siguiente.

Dcimo Tercer Sueldo o Bono Navideo.- Estos valores corresponden a una doceava parte del total de ingresos del empleado, se calcula desde el 1 de diciembre del ao anterior, hasta el 30 de noviembre del ao en que se procede al pago, se cancela hasta el 23 de diciembre de cada ao.
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Dcimo Cuarto Sueldo o Bono Escolar.- Este bono equivale a la doceava parte de un salario mnimo vital general (SMVG) y es una ayuda econmica que recibe cada empleado para el ingreso de sus hijos cuando inician clases, se paga en abril para la regin costa y en agosto para la regin sierra, cabe anotar que este bono reciben todos por igual, independientemente de si tienen hijos o no. Fondo de Reserva.- A este fondo tiene derecho todo empleado cuya permanencia en una misma empresa sea superior a un ao; es decir gana a partir del segundo ao y corresponde a la doceava parte del total de ingresos, se calcula desde el 1 de julio del ao anterior, hasta el 30 de junio del ao en que se procede al pago, se paga hasta el 15 de septiembre y equivale a la doceava parte del total de ingresos. Vacaciones.- Todo trabajador tiene derecho a 15 das continuos de vacaciones cuando haya cumplido un ao de trabajo en la misma entidad, el pago corresponde a la 24ava. parte del total de ingresos, se cancela antes de que el trabajador salga en goce de sus vacaciones anuales. Pueden haber otras provisiones dependiendo de la poltica que cada empresa tenga hacia sus empleados, las cuales deber provisionar en forma mensual. A continuacin se expone un cuadro en Excel que contiene las provisiones antes citadas.

Vamos a analizar el registro que estamos observando, en primer trmino, las columnas A, B y C, contienen la misma informacin del rol general, luego hemos registrado en la columna D, la fecha de ingreso de cada empleado, esto lo hacemos con el propsito de conocer

cuales personas ya tienen ms de un ao en la entidad, para efectos del clculo de los fondos de reserva. En la columna E tenemos el total de ingresos, estos datos son exactamente iguales a la columna L del rol general, con la diferencia de que en este registro nos sirve de referencia para el clculo de los beneficios sociales, estos valores han sido copiados del rol general del rango L7:L16 y pegados en este nuevo registro en el rango E7:E16. Para el clculo de los aportes patronales, en la celda F7, aplicamos la frmula =E7*12,15%, esto quiere decir que de los $ 650,00 obtenemos el 12,15%, la misma frmula copiamos para el resto de empleados hasta la celda F16. En cuanto al clculo del 13er. Sueldo en la celda G7, registramos la frmula =E7/12 lo cual significa que los $ 650,00 dividimos para 12, como en el caso anterior y las columnas siguientes, copiamos la frmula para el resto de filas hasta la celda G16. Para obtener el 14to. Sueldo, primero registramos el valor del salario mnimo vital general S.M.V.G. en la celda H2 ($ 218,00), luego en H7, ponemos la frmula =$H$2/12, es decir la doceava parte de 218, en este caso como el valor es igual para todos ponemos el signo $ antes y despus de la letra H, para que el valor de la celda H2 permanezca fijo en la frmula. En el caso de que un empleado tenga poco tiempo en la empresa y no haya trabajado el mes completo deber calcularse la parte proporcional, por ejemplo para alguien que en el mes de mayo solamente haya trabajado 8 das, la frmula ser =$H$2/12/30*8 ; es decir el valor que reciben todos se divide para 30 y se multiplica por los das trabajados. En la columna I observamos que en algunas celdas aparece la palabra SI y otras se encuentran en blanco, esto se da por aplicar la frmula =SI(($J$4-D7)>365;"SI";" "); es decir es un condicionante para calcular los valores de la columna siguiente, con esta frmula le decimos a Excel que si la diferencia entre el 31/05/2009 (J4) menos D7 (la fecha de ingreso del empleado) es mayor a 365 das, entonces devuelva la palabra SI de lo contrario nada. En la columna J vemos que el fondo de reserva se calcula nicamente para aquellas personas que tengan mas de un ao en la compaa como lo dicta el reglamento para el clculo de estos fondos, la frmula que se aplica es =SI(I7="SI";E7/12;0), esto quiere decir que si en la columna I tenemos la palabra SI, entonces dividimos el total de ingresos para 12, caso contrario 0, como vemos esta frmula se la aplica en coordinacin con los datos de la columna anterior. Para el clculo de las vacaciones (columna K), utilizamos la siguiente frmula =E7/24, es decir dividimos el total de ingresos para 24, en razn de que la provisin es para 15 das de vacaciones, si las vacaciones fueran de un mes completo dividiramos para 12, pero como son solo 15 das, dividimos para 24.