Read without ads and support Scribd by becoming a Scribd Premium Reader.
See Premium Plans
 

W>d/,EWD,DEDdZ/Ed<E/^W><^EEKWZ^/KE>/^^/^/^d/DD/E/^dZ^/E,h<hDEDdZ/>/EzE'Z</dEE'Edh'^E:dEEKdZ/^'/E''Kd>hZ/^>KEEKdZ/^
D/E/^dZ^/<EdKZEKdZ/^
K>,E,E/E/dK^,D<:<Zd
 

 ADMINISTRASI KANTOR NOTARIS *)Oleh : Edna Hanindito, SH. MKn. **)PENDAHULUAN
Keberhasilan seorang Notaris tidak hanya bisa diukur dari banyaknya akta yang iabuat, melainkan juga dari kepiawaiannya mengatur administrasi di kantornya. Akta yangbanyak, tanpa disertai administrasi yang rapi dan teratur akan mengakibatkan masalah dankesulitan di kemudian hari, demikian pula sebaliknya. Oleh karena itu perlu bagi seorangcalon Notaris untuk mengetahui, mempelajari serta memperhatikan administrasi kantor,sebelum ia melaksanakan jabatannya sebagai Notaris.Kata
“administrasi”
dapat diatikan dalam arti sempit dan dalam arti luas. Dalam artisempit, administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan yang bersifat tulis menulis(ketatausahaan), seperti menulis daftar akta, daftar surat di bawah tangan yang disahkan,daftar surat di bawah tangan yang dibukukan dan lain-lain, membuat laporan-laporan dan lainsebagainya. Namun dalam ari luas, administrasi seringkali diartikan sebagai manajemenkantor, yakni perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasanpekerjaan ketatausahaan, sehingga mampu menyediakan informasi yang berguna danbermanfaat dalam pembuatan keputusan, di samping untuk mencapai tujuan yang telahdiperkirakan.
“Kantor”
adalah tempat (bisa berupa gedung, rumah atau ruangan) yangdipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis tersebut.Pasal 1 angka 1 Undang-undang Nomor 30 ahun 2004 tentang Jabatan Notaris (untuk selanjutnya disebut UUJN) menetapkan bahwa
“Notaris”
adalah pejabat umum yangberwenang untuk membuat akta otentik. Oleh karena itu, akta yang dibuat oleh dan dihadapan Notaris adalah dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dandipelihara dengan baik.Dengan demikian
“administrasi kantor Notaris”
mengandung makna sebagairangkaian kegiatan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas manajerial dan ketatausahaan darisebuah kantor Notaris untuk mencapai tujuan dengan cara yang seefisien mungkin.Agar berhasil melaksanakan seluruh kegiatan dan aktivitas sebagaimana tersebut diatas, perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini :1.
 
Kantor;2.
 
Inventaris (peralatan) kantor;3.
 
Karyawan;4.
 
Pendokumentasian/tata kearsipan;
______________________________
*)
Disajikan pada acara Pelatihan Pemahaman Materi dan Teknis Pelaksanaan Operasionalisasi SistemAdministrasi Badan Hukum dan Materi Lain Yang Berkaitan dengan Tugas dan Jabatan Notaris yangdiselenggarakan oleh Ikatan Notaris Indonesia di Balai Sidang Jakarta Convention Centre, pada tanggal 27 April2011.
 

**) Notaris dan Pejabat Pembuat Akta Tanah di Kota Bekasi.
KANTOR NOTARIS
Pada dasarnya, peran seorang Notaris adalah memberikan jasa bagi masyarakat(klien) yang berniat untuk membuat alat pembuktian yang bersifat otentik. Untuk itu Notarisharus mampu memikat kliennya agar sang klien puas dan di kemudian hari tertarik dan selaluteringat untuk kembali ke kantornya guna pembuatan akta-akta yang lain. Salah satu dayatarik tersebut adalah dengan penataan ruangan yang baik, rapi dan nyaman.Ruangan-ruangan dalam kantor yang ditata dengan baik dapat menimbulkan rasasenang dan nyaman, baik bagi tamu/klien yang datang, maupun bagi karyawan yang bekerjapada kantor yang bersangkutan. Penataan kantor sebaiknya memperhatikan hal-hal sebagaiberikut :1.
 
Kantor Notaris sebaiknya paling tidak mempunyai ruang kerja Notaris, ruangkaryawan, ruang rapat serta ruang penyimpanan protokol dan arsip. Penataannyaharus sedemikian rupa, sehingga sebagai contoh, ruang rapat yang semestinyatenang dan nyaman, jangan sampai terganggu oleh suara printer komputerkaryawan yang sedang mencetak akta.2.
 
Setiap ruangan harus selalu rapi dan bersih.3.
 
Setiap ruangan mempunyai penerangan yang cukup, sehingga memudahkanpenggunanya untuk saling melihat, membaca dan bekerja, di samping juga dapatmengurangi kesalahan-kesalahan.4.
 
Estetika kantor dan warna ruangan dapat pula mempengaruhi semangat kerja dankesan yang mendalam bagi setiap orang yang berkunjung ke kantor yangbersangkutan.
INVENTARIS (PERALATAN) KANTOR NOTARIS
Kecepatan dan kenyamanan bekerja dapat terwujud jika minimal dalam suatu kantorNotaris terdapat inventaris/peralatan sebagai berikut :1.
 
komputer dan printer;2.
 
internet;3.
 
mesin tik;4.
 
meja dan kursi;5.
 
lemari penyimpanan.
KARYAWAN NOTARIS
Demi kelangsungan kantornya, seorang Notaris memerlukan karyawan-karyawanyang dapat membantu, baik dalam persiapan dan penyelesaian akta-akta, maupun dalampengadministrasian akta/surat/dokumen.Oleh karena akta-akta yang dibuat oleh dan di hadapan Notaris adalah dokumennegara yang harus dijaga dengan baik, demikian pula banyak ketentuan-ketentuan yang harusdijalankan seorang Notaris dalam jabatan profesinya, maka karyawan pada kantor Notarisharus mengetahui dan paham dengan benar apa yang harus dilakukan, apa yang tidak bolehdilakukan dan apa yang harus dihindari. Di samping itu karyawan kantor Notaris jugasebaiknya memenuhi kriteria sebagai berikut :
Search
Search History:
Searching...
Result 00 of 00
00 results for result for
  • p.
    • Notes
    Load more