2007

Pengembangan sistem ERP

Bagian dari layanan bisnis menyeluruh theaccountant.info
Artikel proposal ini membahas proses implementasi sistem informasi berbasis komputer pada perusahaan, hingga akhirnya perusahaan mengadopsi sistem besar yang terintegrasi penuh yang biasa disebut dengan Enterprise Resource Planning (ERP). Pada artikel ini juga dibahas bagaimana kami dapat membantu anda dalam melakukan implementasi sistem yang paling cocok untuk perusahaan anda.

Hafid f Habibi hafid@theaccountant.info theaccountant.info 1/1/2007

1 Latar belakang.

Pengembangan Sistem ERP

ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning yang merupakan solusi tepat untuk seluruh kebutuhan bisnis danmanajemen anda. Aplikasi ERP biasanya terdiri dari modul-modul seperti Marketing dan Sales, Operasional lapangan, Produksi, Inventory Control, Procurement, Distribusi, Human Resources, Finance dan akuntansi.

Daftar Isi
Latar belakang. 1 SCM Supply Chain Management. 2 Enterprise Resource Planning (ERP) 3 Sistem informasi akuntansi. 3 Sistem Informasi Manajemen 4 Penyatuan pulau-pulau informasi 5

Latar belakang.
Sistem informasi merupakan tulang punggung informasi perusahaan. Oleh karenanya adalah wajar apabila perusahaan mempunyai kebutuhan akan suatu sistem informasi yang mudah, handal dan tepat guna. Secara umum, seluruh sistem informasi perusahaan dapat digambarkan kedalam grafik berikut ini : Internal Perusahaan

CRM : Consumer Relationship Management 5 Strategi Implementasi. 7 Tahap pengembangan sistem informasi perusahaan 7 Tahap pengembangan perusahaan. 8 Tahap pengembangan sistem informasi akuntansi. 8 Tahap pengembangan sistem informasi manajemen. 9 Tahap pengembangan ERP. 9 Ketersediaan sumberdaya. 9
CRM - Customer Relationship Management

Supplier

SCM - Supply chain management

ERP Enterprise Resource Planning

Bagaimana kami bisa membantu anda. 13

Customer

Pengembangan perusahaan. 13 Pengembangan sistem akuntansi. 14 Solusi pada tahap pengembangan sistem akuntansi 16 Solusi terpisah. 16

Gambar 1 Diagram umum sistem informasi perusahaan

Solusi terintegrasi. 16 Pengukuran kinerja melalui akuntansi manajemen. 16 Pengembangan sistem manajemen dan pengembangan ERP. 17 Solusi Capital ERP 17 Solusi Operating ERP 18 Layanan lain 18

Dari gambar diatas, dapat dilihat sistem informasi internal perusahaan terdiri dalam 3 kelompok besar: SCM : adalah suatu sistem informasi untuk memudahkan pengendalian atas supplier. ERP : adalah sistem inti perusahaan yang mengendalikan semua aspek internal perusahaan. CRM : adalah sistem informasi untuk melakukan pengendalian atas konsumen perusahaan.

theaccountant.info
2007 | Proposal pengembangan ERP

theaccountant.info 2 Pengembangan sistem ERP

SCM Supply Chain Management.

Supply chain management adalah suatu sistem yang ditujukan untuk mengendalikan suplier. Pengendalian ini bertujuan utama untuk memastikan ketersediaan bahan baku atau bahan mentah agar tidak menghambat kinerja perusahaan secara keseluruhan. Sistem ini mempunyai modul-modul antara lain: Manajemen Stok bahan baku Manajemen Utang dan Aging Utang Manajemen Reorder Point Penilaian Persediaan (dengan metode real time average)

Pengembangan dari sistem ini adalah dengan teknologi Electronic Data Interchange (EDI) yang memungkinkan supplier dapat memantau stok kita secara realtime sehingga resiko kekurangan stok akan dapat diminimalisasikan. Secara global, ruang lingkup sistem pada bagian ini dapat digambarkan sebagai berikut :

ED I

Perencanaan Produksi

Supplier

Pengiriman

Stok gudang
C

Proses Produksi
os tin g

Utang Supply chain management

Gambar 2 Hubungan supply chain management dengan ERP

Akunting

ERP (sebagian)

Proposal pengembangan ERP | 2007

3 Latar belakang.

Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP adalah sebuah sistem komputer yang dirancang untuk dapat mengendalikan seluruh aspek dalam perusahaan. Secara garis besar, sistem ini dibagi dalam kelompok sebagai berikut :

Sistem informasi Akuntansi

Sistem Informasi Manajemen

ERP

Sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang pada dasarnya dirancang untuk memenuhi pengendalian akuntansi perusahaan. Sistem ini mempunyai karakteristik : (1) menyediakan suatu sistem kendali yang handal agar dapat menghasilkan data yang handal yang dapat dijadikan dasar pembuatan Sistem informasi akuntansi memiliki dua laporan keuangan; dan (2) mencatat dan karakteristik utama : mengkonversi transaksi keuangan menjadi informasi yang berguna bagi manajemen dalam mengambil - Pengendalian atas transaksi keuangan keputusan dan - Konversi data keuangan menjadi laporan Sistem Kendali Internal Sistem kendali internal adalah suatu sistem yang digunakan untuk manjaga seluruh aset perusahaan. Sistem kendali internal adalah suatu komponen yang sangat penting. Pada prinsipnya, sistem ini mempunyai tiga tujuan utama : Mencegah terjadinya kesalahan pencatatan akuntansi, baik yang disengaja maupun tidak. Mendeteksi apabila terjadi kesalahan. Melakukan koreksi atas kesalahan yang terjadi. Sistem Sistem kendali internal yang handal dapat menurunkan resiko kendali penyalahgunaan aset perusahaan secara efektif. Tetapi akuntansi Transaksi Perlakuan tidak menjamin bahwa dengan sistem kendali internal yang Keuangan Akuntansi canggih sekalipun, penyalahgunaan aset akan dapat dieliminasi sepenuhnya. Oleh karenanya, diperlukan audit Laporan secara periodik atas kendali internal dan laporan keuangan.
Keuangan

keuangan

Pencatatan Transaksi Keuangan Pada intinya, sistem informasi akuntansi berfungsi untuk melakukan konversi atas data transaksi menjadi informasi laporan keuangan.

Gambar 3 Komponen penyusun laporan keuangan

2007 | Proposal pengembangan ERP

theaccountant.info 4 Pengembangan sistem ERP Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen adalah semua hal yang bertujuan untuk melakukan pengukuran kinerja atas perusahaan. Sistem ini mencakup manajemen seluruh aspek perusahaan dalam pekerjaan seharihari
Controls Measurements Controls Measurements Controls Measurements Controls Measurements Controls Measurements

Management Information System

Gambar 4 Komponen sistem informasi manajemen

Komponen komponen tersebut dapat diterangkan lebih lanjut sebagai berikut : Assets Management : Mempunyai fungsi utama mencatat, mengendalikan, dan mengamankan seluruh aset perusahaan. Informasi ini dapat dihubungkan kedalam laporan keuangan kedalam pos aktiva. Termasuk dalam komponen ini adalah o Manajemen kas dan setara kas. o Manajemen piutang dari penjualan, pencadangan piutang yang tak tertagih, serta aging pencairan piutang. o Manajemen persediaan dari pembelian yang berhubungan dengan pembelian, costing persediaan dengan metode rata-rata realtime atau fifo. o Manajemen biaya dibayar dimuka (prepaids) termasuk amortisasinya. o Manajemen aktiva tetap termasuk penyusutan, perpindah-tanganan aktiva tetap, impairment nilai aktiva tetap, serta revaluasi aktiva tetap o Pengukuran kinerja penggunaan setiap aset pada performance perusahaan secara keseluruhan. Liabilities Management : Mempunyai fungsi utama mencatat, mengendalikan, dan sedapat mungkin memenuhi semua kewajiban perusahaan pada kerangka waktu yang telah disepakati oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Termasuk dalam komponen ini adalah o Manajemen kewajiban lancar. o Manajemen kewajiban jangka panjang, termasuk kedalamnya adalah membuat schedule perencanaan pembayaran kewajiban jangka panjang perusahaan.

Proposal pengembangan ERP | 2007

Accounting System

5 Latar belakang. Equity management : mempunyai fungsi utama mencatat, mengendalikan dan memberikan penilaian atas harga saham perusahaan, baik nilai riil atau nilai delutif,1 serta menghitung rasio Earning Per Share (EPS). Production Management system : merupakan sub sistem manajemen yang sangat kompleks. Sistem ini secara garis besar dapat dipecah lagi kedalam dua sub kelompok: o Sub Kelompok factory monitoring system. Sub sistem ini bertujuan untuk mengendalikan operasional pabrik. Sistem ini digunakan untuk : Melakukan monitoring pelaksanaan batch produksi agar tepat waktu, tepat guna, tepat kwalitas, dan tepat biaya. Melakukan analisis kambing hitam apabila terjadi produk cacat. Kesalahan produksi dapat ditentukan kepada kesalahan mesin, kesalahan operator, kesalahan bahan baku, atau kesalahan pada faktor lain. Melakukan analisis tingkat okupansi mesin, orang, ataupun fasilitas pabrik lain. Dan analisis-analisis lain yang berhubungan dengan produksi. o Sub kelompok akuntansi biaya. Sub sistem ini bertujuan untuk menentukan harga pokok produksi suatu barang dengan menggunakan metode pembiayaan (costing) yang sesuai dengan kebutuhan manajemen. o Sub kelompok akuntansi keuangan. Sub sistem ini bertujuan untuk memberikan informasi yang relevan kepada sistem informasi akuntansi perusahaan. Costing dan Expenses system. Sistem ini pada dasarnya adalah untuk mengendalikan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan.

Penyatuan pulau-pulau informasi Sistem ERP adalah suatu sistem yang menyatukan semua subsistem-subsistem diatas. Sistem ini luar biasa kompleks, tetapi apabila diinplementasikan, akan sangat memudahkan manajemen dalam melakukan monitoring pekerjaan sehari-hari, evaluasi, dan pada akhirnya mengambil keputusan.

CRM : Consumer Relationship Management

Kekuatan sekaligus kelemahan terbesar dari perusahaan menengah keatas adalah generalisasi produk dan layanan. Semakin besar suatu perusahaan , maka akan semakin perusahaan itu menjual produk masal yang seragam. Disisi lain, keinginan konsumen sangat berbeda-beda, tergantung dari banyak sekali faktor-faktor yang menjadi CRM adalah singkatan dari Customer Relationship pertimbangannya dalam membeli suatu Management. Software CRM mensupport proses bisnis produk2. anda untuk mencari, mendapatkan, dan mempertahankan konsumen. Aplikasi CRM biasanya terdiri atas modulCRM adalah sistem informasi yang bertujuan modul seperti Sales Force Automation, Call Management, untuk memudahkan pelayanan kepada dan Self Service.
1

Nilai delutif adalah nilai EPS saham yang didasarkan atas beredarnya instrumen derivatif yang dapat ditukarkan kesaham. Instrumen derivatif tersebut biasanya berbentuk option, swap, atau waran. 2 Disarikan dari buku marketing in venus Hermawan Kartajaya.

2007 | Proposal pengembangan ERP

theaccountant.info 6 Pengembangan sistem ERP konsumen perusahaan. Secara umum dapat digambarkan sebagai berikut :

ERP

Sales person

Penjualan

Marketing research

Persediaan barang
Piutang Costing

Pengiriman

Marketing

akuntansi

Customer Relationship Management system

Gambar 5 Hubungan ERP dengan Customer Relationship Management

Ruang lingkup CRM adalah : 1. Melakukan evaluasi atas marketing scheme3 yang dijalankan perusahaan. Dengan sistem ini, dapat dilakukan evaluasi efektivitas dari skema pemasaran yang dilakukan perusahaan dalam melakukan promosi atas suatu produk. 2. Melakukan profiling atas konsumen. Dengan membagi konsumen kedalam kelompok-kelompok, diharapkan perusahaan dapat dengan mudah menemukan sasaran pemasaran produkproduknya.

Marketing Scheme adalah suatu strategi dan metode pemasaran tertentu yang dianut perusahaan dalam memasarkan suatu produk.

Proposal pengembangan ERP | 2007

7 Strategi Implementasi. 3. Melakukan analisis lead time untuk pemenuhan kebutuhan konsumen. Konsumen dapat melakukan tracing atas produk pesanannya. 4. Dan lain-lain.

Strategi Implementasi.
Sistem ERP merupakan sistem yang luar biasa kompleks, dan oleh karenanya, butuh dana yang besar dan waktu yang lama agar perusahaan dapat mengimplementasi sistem ini secara menyeluruh. Bagian ini akan membahas strategi implementasi sistem ERP agar dapat diimplementasi secara tepat guna, tepat waktu dan tepat biaya. Untuk menghindari kegagalan

Tahap pengembangan sistem informasi perusahaan

Banyak sekali pengembangan sistem informasi yang gagal diimplementasikan perusahaan. Hal ini biasanya dikarenakan ketidak samaan interpretasi kebutuhan yang diinginkan oleh perusahaan dengan yang dilihat oleh konsultan pembuat sistem. Oleh karenanya adalah sangat penting untuk mengetahui evoulsi pengembangan sistem informasi Tahap pengembangan sistem informasi akuntansi
Infrastruktur IT mulai dikembangkan

pengembangan sistem, adalah penting untuk mengetahui tahapan pengembangan sistem yang tepat bagi perusahaan anda

Tahap pengembangan perusahaan

Tahap pengembangan sistem informasi manajemen

Intrastruktur jaringan mulai dipakai

Tahap ERP

Dibuat infrastruktur berbasis WEB

Mulai membuat analisis manajerial secara terkomputerisasi Pencatatan sederhana, banyak terjadi kesalahan sistem informasi akuntansi mulai dibenahi Terdapat kebutuhan sistem terintegrasi

Analisis manajerial dilakukan terkomputerisasi

Integrasi atas semua sistem informasi

Mulai ada analisis manajerial atas kinerja

Analisis kinerja menjadi lebih luas

Analisis kinerja pada semua aspek

Gambar 6 Strategi implementasi sistem informasi perusahaan

2007 | Proposal pengembangan ERP

theaccountant.info 8 Pengembangan sistem ERP Tahap pengembangan perusahaan. Pada tahap ini, perusahaan masih baru berdiri dan manajemen belum begitu butuh atas pelaporan dan pengukuran kinerja perusahaan. Tahap ini juga berlaku pada perusahaan lama yang manajemennya tidak butuh pengukuran.4 Solusi perusahaan pada tahap ini lebih kepada bagaimana mengimplementasikan sistem sederhana yang dapat memenuhi dua sasaran penting : 1. Membuat pengendalian internal yang cukup untuk menjaga aset perusahaan dan 2. Menyelenggarakan pencatatan akuntansi yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Tahap pengembangan sistem informasi akuntansi. Tahap ini ditandai dengan dimulainya pengembangan sistem informasi akuntansi. Biasanya pada tahap ini, perusahaan sudah mulai menambah modul pencatatan akuntansi (GL5) dengan modul-modul otomatis yang terspesialisasi, seperti modul utang piutang, penjualan, inventori, dan lain-lain. Tahap ini merupakan Tahap pengembangan sistem tahap yang paling krusial dari semua tahap, karena (1). Faktor manajemen yang biasanya mempunyai ekspektasi informasi akuntansi merupakan yang sangat tinggi atas sistem baru padahal perusahaan tahap yang paling krusial dalam belum mempunyai sumberdaya yang cukup (2). Faktor pengembangan sistem informasi internal perusahaan yang berkembang secara cepat sehinga kedepan sangat sulit untuk menemukan solusi sistem komputer yang cocok dan (3). Ketidaktahuan pihak manajemen dan pengembang software atas apa yang sebenarnya cocok dipakai oleh perusahaan, karena organisasi yang sedang berkembang. Solusi yang dapat dipakai pada perusahaan ditahap ini harus memenuhi beberapa sasaran penting : 1. Memberikan solusi modular atas kebutuhan perusahaan. 2. Mengembangkan kapasitas dari program akuntansi (GL) sehingga dapat meningkatkan ketepatan dan kecepatan penyajian laporan akuntansi secara tepat guna. 3. Menyiapkan infrastruktur jaringan komunikasi yang handal untuk menjadi dasar pengembangan sistem informasi. 4. Memperkenalkan manajemen atas sistem informasi manajemen.

Perusahaan seperti ini banyak ditemukan pada perusahaan retail tradisional. Sekalipun usaha memiliki omset yang besar, manajemen dan pemilik tidak begitu peduli atas pencatatan dan pengukuran kinerja. Kebanyakan dari mereka memiliki prinsip selama masih untung, ngapain repot? 5 GeneraL Ledger (GL) adalah program yang biasa digunakan perusahaan dalam membuat laporan keuangan

Proposal pengembangan ERP | 2007

9 Strategi Implementasi. Tahap pengembangan sistem informasi manajemen. Pada tahap ini manajemen telah membuat sistem-sistem kecil, biasa disebut pulau-pulau informasi, dan mereka sedang dalam tahap integrasi sistem. Pada saat ini, solusi yang ditawarkan harus memenuhi beberapa target sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. Integrasi pulau-pulau informasi. Memperluas skup sistem akuntansi manajemen yang terintegrasi. Menggabungkan sistem kendali kedalam komputer. Mulai diperkenalkan sistem ERP

Tahap pengembangan ERP. Tahap ERP merupakan pengembangan lebih lanjut dari tahap informasi manajemen diatas. Disini, seluruh integrasi mulai dibuka kepada pihak-pihak yang berkepentingan (seperti suplier dan konsumer). Apabila dirangkum, solusi seluruh tahap dapat digambarkan sebagai berikut :
Full Integration

es

AR

MGT Inv System

Sa l

To Supplier

Integrate

IC

To Consumer

GL

AP

Gambar 7 Rangkuman pengembangan sistem informasi

Ketersediaan sumberdaya.
Pengembangan sistem merupakan suatu pekerjaan yang sangat besar dan bisa jadi merubah fundamental perusahaan. Implementasi sistem juga membutuhkan sumber daya yang sangat banyak.

v In en r to y

Pengembangan perusahaan Pengembangan sistem akuntansi Pengembangan sistem manajemen Pengembangan ERP

2007 | Proposal pengembangan ERP

theaccountant.info 10 Pengembangan sistem ERP Contoh kasus6 : Implementasi ERP pada perusahaan manufaktur ABC PT. ABC merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur cat tembok emulsi. Pada kegiatannya sehari-hari, perusahaan memproduksi banyak sekali varian dan jenis produk. Produk utama perusahaan adalah cat tembok emulsi yang mempunyai ribuan corak dan warna. Atas permintaan pasar, perusahaan juga mulai membuat cat tembok beraneka aroma. Perusahaan mempunyai kantor pusat di Jakarta dan pabrik di karawang. Seluruh operasional perusahaan dapat dikendalikan secara realtime7 oleh kantor pusat Jakarta. Perusahaan menginvestasikan banyak uang untuk membangun server data dan web di Jakarta. Untuk menjaga kompabilitas dan tingkat ekonomis, server dijakarta dibangun menggunakan teknologi LINUX. Arsitektur database perusahaan dapat digambarkan sebagai berikut:

Bagian A

Server

Jaringan Komunikasi

Bagian B

Bagian C

Contoh kasus ini diambil dari kasus yang sebenarnya terjadi. Pihak manajemen keberatan apabila kami memasukkan identitas perusahaan dan oleh karenanya, kami menyamarkannya dengan menggunakan nama ABC. 7 Realtime adalah istilah yang digunakan untuk merujuk pada cara proses yang langsung mempengaruhi pencatatan pada sistem basis data pusat. Lawan dari kata ini adalah pemrosesan berangsur (Batch)

Proposal pengembangan ERP | 2007

11 Strategi Implementasi. Contoh kasus6 : Implementasi ERP pada perusahaan manufaktur ABC Bagian A adalah kantor pusat jakarta. Bagian B adalah bagian produksi pabrik dan bagian C merupakan departemen support pabrik. Pada mulanya, perusahaan menginvestasikan banyak sekali dana dalam membangun infrastruktur ini yang apabila dirinci dapat dijabarkan sebagai berikut: Investasi atas pengadaan komputer server Rp. 25.000.000 Investasi atas pengadaan jaringan komunikasi Rp. 5.000.000 Investasi atas pengadaan software ERP Rp. 150.000.000 Instalasi dan konfigurasi komputer klien tiap bagian Rp. 10.000.000 Training staff Rp. 5.000.000 Total Rp. 195.000.000 Pihak manajemen yakin bahwa sistem akan membawa keuntungan ekonomis pada masa depan. Sistem tersebut dicatat sebagai aktiva tetap dan kemudian disusutkan dengan metode garis lurus sepanjang 4 tahun (sesuai dengan tarif golongan I pajak). Pada kenyataannya, ternyata sistem hanya meningkatkan efisiensi sebesar Rp. 15.000.000 perbulan dan inipun dihasilkan hanya dari berkurangnya biaya fax. Semua biaya masih tinggi. Meskipun sedikit berkurang, Masih ditemukan transaksi penjualan yang tidak tercatat, kehilangan stok gudang, bocornya resep cat baru, dan lain-nya. -

Apa yang terjadi pada PT ABC? Kenapa implementasi sistem ERP sebesar lebih dari Rp. 150juta gagal? Untuk dapat berhasil, implementasi sistem tidak hanya membutuhkan dana yang lumayan besar dalam inplementasi, tetapi juga membutuhkan beberapa faktor penting seperti : 1. Resiko inheren perusahaan. Ada beberapa perusahaan yang memang sudah dari sananya Untuk implementasi sistem dapat mudah untuk diimplementasikan sistem, ada juga berhasil, beberapa faktor harus yang sangat sulit diimplementasikan sistem. Hal ini diperhatikan, yaitu : sangat berpengaruh pada seberapa esketensif dan rumitnya bisnis perusahaan. Sebagai contoh : 1. Resiko inheren bisnis. Koperasi simpan pinjam kecil pasti akan 2. Resiko kultur perusahaan. membutuhkan sistem yang jauh lebih rumit 3. Resiko Kolusi dibandingkan pembuatan sistem monitoring produksi pada perusahaan manufaktur menengah yang mempunyai produk homogen (standar). 2. Resiko kultur perusahaan. Kultur perusahaan sangat berpengaruh pada sukses atau tidaknya suatu implementasi sistem. Implementasi sistem baru biasanya disertai dengan perubahan proses bisnis. Reaksi seluruh pekerja, dari pemilik sampai pekerja lapangan dalam menerima atau menolak perubahan proses bisnis akan sangat berpengaruh pada sukses atau tidaknya implementasi sistem.

2007 | Proposal pengembangan ERP

theaccountant.info 12 Pengembangan sistem ERP FAKTA : Penentang Perubahan. Manusia secara psikologis malas untuk berubah kepada sesuatu yang baru, meskipun dia tahu persis bahwa perubahan itu akan membawa kearah yang lebih baik. 3. Kolusi. Seberapa canggihnya sistem baru, tidak akan dapat berhasil apabila para pengguna melakukan kolusi. Karena pada akhirnya, sistem dijalankan oleh manusia dan kolusi merupakan musuh utama sistem

Proposal pengembangan ERP | 2007

theaccountant.info
solusi menyeluruh atas kebutuhan bisa membantu anda. 13 Bagaimana kami akuntansi dan bisnis anda
Jl. Raya kebayoran lama no. 194a Blok B3 Jakarta 12230 Telp : (021) 92660024 Email : support@theaccountant.info Yahoo messenger : haf_habibi

Kualitas dengan biaya yang terjangkau. Tidak seperti perusahaan lain, kami menyediakan jasa sistem dan layanan akuntansi dan sistem secara integral dan komprehensif. Selain layanan sistem, kami juga memberikan layanan atestasi (audit) laporan keuangan.

Prinsip kerja kami adalah memberikan suatu layanan yang ekslusif untuk tiap-tiap klien. Oleh karenanya, adalah sangat penting bagi kami untuk mengetahui bagaimana kami dapat membantu anda. Semua biaya layanan akan sangat tergantung pada skup pekerjaan yang kami akan lakukan.

Bagaimana kami bisa membantu anda.

Secara keseluruhan, layanan kami dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 8 Solusi pada tiap tahap pengembangan sistem informasi

Pengembangan perusahaan.
Pada tahap ini, layanan kami lebih terfokus pada: 1. Membantu manajemen dalam membuat laporan keuangan (kompilasi). Kami menemukan bahwa banyak sekali perusahaan yang berada pada tahap ini belum sepenuhnya mengerti bagaimana membuat laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Produk dari layanan ini adalah: a. Laporan keuangan (neraca, laba rugi, aruskas, perubahan ekuitas, dan catatan atas laporan keuangan) yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia. b. Surat manajemen yang berisi hal-hal penting yang ditemukan ketika layanan kompilasi dilaksanakan. 2007 | Proposal pengembangan ERP

theaccountant.info 14 Pengembangan sistem ERP 2. Membantu manajemen untuk membuat sistem kendali internal sederhana tetapi efektif dalam mengendalikan transaksi. 3. Membantu manajemen agar dapat menghasilkan laporan keuangan sendiri dengan memperkenalkan standar akuntansi yang berlaku umum melalui training akuntansi keuangan. 4. Menyiapkan infrastruktur sistem informasi akuntansi, seperti piranti lunak general ledger, yang dapat membantu manajemen menyiapkan laporan keuangannya sendiri. Layanan Outsourcing Dewasa ini, banyak perusahaan multinasional8 yang merasa bahwa jauh lebih hemat untuk menyerahkan pelaporan akuntansi kepada akuntan. Perusahaan tersebut tidak mempunyai bagian akuntansi. Dengan kata lain, banyak perusahaan yang telah membuktikan bahwa jauh lebih hemat dan praktis untuk membiarkan akuntan membuatkan laporan keuangan untuk tiap bulannya. Kami juga menyediakan jasa outsourcing semacam ini untuk keperluan bisnis anda.

Pengembangan sistem akuntansi.

Pada tahap ini, pengembangan sistem akuntansi lebih dititik beratkan pada pengayaan fungsi akuntansi perusahaan. Secara umum, akuntansi keuangan dapat dibagi kedalam diagram dibawah ini:

Akuntansi Keuangan
Siklus kas masuk Siklus kas keluar Penyesuaian (adjustment)

Siklus penjualan

Siklus pembelian

Siklus pembiayaan

Piutang dagang

persediaan barang dagangan

persediaan barang dagangan

Hutang

Biaya-biaya

Gambar 9 Pengembangan sistem akuntansi

Perusahan multinasional dewasa ini sering kali memusatkan bagian akuntansinya kedalam satu divisi. Hewlett packard memusatkan akuntansinya ke malaysia. Ada pula perusahaan yang melepaskan divisi akuntansinya untuk dijalankan oleh akuntan. Perusahaan seperti Intel tidak memiliki akuntan internal yang khusus membuat laporan keuangan. Akuntan internal perusahaan lebih difokuskan untuk menghitung akuntansi manajemen.

Proposal pengembangan ERP | 2007

15 Bagaimana kami bisa membantu anda. Secara umum, akuntansi keuangan disusun atas : (1). Transaksi kas masuk dan keluar dan (2). Transaksi penyesuaian. Pada diagram diatas, dapat dilihat bahwa sebagian besar kas masuk dihasilkan dari penjualan, yang berimplementasi pada : a. Pencatatan piutang. Merupakan hasil dari transaksi penjualan yang bermuara pada arus kas masuk. Hal-hal yang krusial pada sub sistem piutang dagang adalah Analisis aging piutang, yang berguna untuk mengendalikan piutang agar tidak terlambat ditagih. Analisis ini juga berguna untuk mengelompokkan pengutang (debitor) kedalam tingkat kelancaran; lancar, kurang lancar atau tidak lancar. b. Penjualan akan mengakibatkan berkurangnya persediaan barang dagangan dan harga pokok penjualan barang tersebut. Subsistem persediaan akan secara otomatis menghitung stok barang yang tersisa dan harga pokoknya menurut metode yang telah ditetapkan sebelumnya9. Pengeluaran uang perusahaan biasanya dapat dikategorikan kedalam beberapa kelompok, yang penanganannya dapat digambarkan pada diagram dibawah ini:

Biaya biasa
Langsung dinikmati manfaatnya pada periode tertentu.

Dikapitalisasi menjadi Aktiva

Mempunyai manfaat jangka panjang bagi perusahaan.

Biaya Produksi atau biaya penjualan

Merupakan biaya yang terkait dengan produksi. Biaya konversi dan biaya bahan baku.

Lainnya

Biaya yang merupakan biaya dibayar dimuka

Misalnya :
beban listrik Beban gaji

Dimasukkan dalam neraca dan diamortisasi setiap tahun.

Mempengaruhi Harga Pokok Produksi dan Persediaan

Biaya-biaya lain yang sifatnya diakui. (accrued expenses)

Gambar 10 Pengelompokan biaya

Biaya biasa, biaya yang dikapitalisasi menjadi aktiva, dan biaya lainnya biasanya dapat dihitung dengan mudah tanpa bantuan modul khusus. Masalah paling krusial adalah menghitung biaya produksi atau biaya penjualan. Pada metode pencatatan biaya penjualan, faktor kerumitan terletak pada dua hal : 1. Pergerakan stok persediaan dan reorder point10. 2. Pembebanan biaya persediaan dengan metode yang telah ditetapkan sebelumnya. Untuk perusahaan manufaktur, kerumitan akan bertambah sangat tinggi dengan adanya Penetapan harga pokok penjualan dengan menghitung biaya bahan baku dan biaya konversi11.
9

Metode pembebanan harga pokok penjualan dari stok dapat dilakukan dengan 3 cara : (1) metode first in first out, (2) metode last in last out, dan metode rata-rata. Kebanyakan perusahaan menggunakan metode rata-rata karena kepraktisannya. 10 Reorder point adalah titik dimana perusahaan akan memesan stok kembali. Terdapat banyak metode untuk menentukan kapan sebaiknya perusahaan memesan stok kembali.

2007 | Proposal pengembangan ERP

theaccountant.info 16 Pengembangan sistem ERP

Solusi pada tahap pengembangan sistem akuntansi

Pada tahap ini, solusi yang terbaik bukanlah sistem yang sangat canggih dan terintegrasi, tetapi lebih kedalam eksplorasi manajemen atas kebutuhan otomatisasi perhitungan siklus pendapatan dan biaya serta pengukuran kinerja perusahaan melalui akuntansi manajemen. Banyak sekali kegagalan implementasi sistem pada tahap ini dikarenakan kesalahan dalam interpretasi kebutuhan klien oleh konsultan. Oleh karenanya, kami menawarkan solusi solusi sebagai berikut: Solusi terpisah. Merupakan solusi modul-modul tambahan GL yang bersifat terpisah dari GL (tidak otomatis mempengaruhi laporan keuangan). Solusi ini menawarkan biaya yang jauh lebih ekonomis tanpa menghilangkan akurasi perhitungan data. Solusi terpisah menawarkan biaya yang Faktor kendali kesalahan yang lebih kecil merupakan kekurangan dari solusi ini. Tetapi, sebagian besar masalah dapat dipecahkan melalui solusi ini.
jauh lebih ekonomis tanpa menghilangkan akurasi perhitungan

Solusi terintegrasi. Merupakan solusi modul-modul tambahan GL yang terintegrasi dengan GL (otomatis mempengaruhi laporan keuangan). Solusi ini menawarkan faktor kendali kesalahan yang lebih besar. Kekurangan dari solusi ini adalah biaya yang relatif lebih mahal ketimbang solusi terpisah. Pengukuran kinerja melalui akuntansi manajemen. Akuntansi manajemen mulai diperkenalkan untuk dipakai secara ekstensif pada perkembangan ditahap ini. Tujuan utama dari akuntansi manajemen adalah untuk lebih mengefisiensikan operasional perusahaan agar dapat bersaing lebih baik dengan kompetitornya. Akuntansi Manajemen : Pengelolaan biaya Akuntansi manajemen yang paling sering dipakai adalah untuk pengelolaan biaya. Sering kali manajemen salah memperlakukan biaya, sehingga mereka salah pula dalam mengambil keputusan stratejik yang pada akhirnya bisa kalah dalam persaingan. Contoh klasik adalah bagaimana sony corporation kurang dapat bersaing dengan perusahaan elektronik lain karena produk memory sticknya. Memory stick dirancang oleh sony dan digunakan secara eksklusif hanya untuk produk-produk sony saja. Manajemen ngotot untuk mempertahankan memory stick meskipun telah banyak produk sejenis yang sudah terlanjur merajai pasar (seperti secure digital, MultiMedia Card, dll). Manajemen sadar sepenuhnya apabila tidak dipaksakan kepada semua produk sony, maka produk memory stick tidak akan laku dipasaran. Hal ini dikarenakan harga yang terlalu mahal yang tidak dikompensasikan dengan kinerja yang lebih baik dibandingkan dengan produk sejenis lain yang ada dipasaran. Kenapa biaya produksi memory stick jauh lebih mahal untuk kinerja yang lebih buruk daripada
11

Biaya konversi adalah biaya yang digunakan untuk merubah bahan baku menjadi bahan jadi atau bahan jadi. Biasanya terdiri atas biaya tenaga kerja langsung dan biaya overhead pabrik.

Proposal pengembangan ERP | 2007

17 Bagaimana kami bisa membantu anda. Akuntansi Manajemen : Pengelolaan biaya MMC atau SD? Mungkin salah satunya karena manajemen salah dalam menjalankan stratejik perusahaan mereka. Hal ini sangat erat hubungannya dengan akuntansi manajemen yang mengendalikan biaya. Apabila perhitungan salah, maka dapat dipastikan pengambilan keputusan stratejik yang salah.

Pengembangan sistem manajemen dan pengembangan ERP.

Pada tahap ini, pengembangan lebih pada pengayaan fungsi akuntansi dan akuntansi manajemen dan persiapan kearah ERP. Pada tahap pengembangan ERP, biasanya perusahaan menemukan bahwa caranya melakukan bisnis bisa berubah dengan sangat dramatis. Pengaruh sistem teknologi informasi akan sangat berpengaruh pada seberapa jauh proses bisnis berubah. Perkembangan sistem ke ERP membutuhkan sumberdaya yang sangat amat besar dan banyak. Hal ini disebabkan karena : 1. ERP harus dibuat dan dikustomisasi spesifik hanya untuk suatu perusahaan tertentu. 2. ERP hanya bisa dijalankan pada perusahaan yang telah mempunyai prasarana teknologi informasi yang cukup canggih, baik dari prasarana komputer, sarana jaringan komunikasi data, dan hal-hal lain yang terkait. Oleh karenanya, kami menawarkan dua solusi untuk implementasi ERP sebagai berikut : Solusi Capital ERP Capital ERP merupakan solusi terlengkap dan termahal, karena pada solusi ini, sistem akan disetup untuk dipakai secara ekslusif hanya untuk perusahaan anda. Solusi ini termasuk : Setup infrastruktur komputer (server) untuk basis data dan server untuk web dan jaringan terkait. Termasuk didalamnya konfigurasi untuk keamanan data perusahaan anda. Instalasi dan konfigurasi ERP kedalam server. Kustomisasi ERP yang disesuaikan dengan perusahaan anda. Training untuk pengguna.

Solusi ini tidak termasuk pembelian segala piranti keras pendukung. Kelebihan dari sistem ini adalah : Sistem hanya dipakai ekslusif untuk anda. Oleh karenanya dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin untuk pengembangan kustomisasi lebih lanjut. Data relatif lebih aman, karena berada dalam pengawasan anda.

Sedangkan kelemahannya adalah : Anda mengurus sendiri server database dan server web anda. Investasi alat dan program yang sangat tinggi. Biaya operasional tinggi untuk perawatan sistem dan alat pendukungnya. 2007 | Proposal pengembangan ERP

theaccountant.info 18 Pengembangan sistem ERP Biaya upgrade alat yang harus dilakukan secara periodik. Reliabilitas sistem sangat tergantung atas seberapa sering perawatan atas sistem.

Solusi Operating ERP Operating ERP merupakan solusi yang paling praktis, karena anda hanya menyewa gunakan piranti lunak ERP kami. Kami yang merawat infra struktur server data dan web. Keuntungan dari solusi ini adalah : Biaya yang sangat terjangkau. Sewa sistem dapat dibayar perbulan, per tiga bulan, per enam bulan atau per tahun. Tidak ada investasi besar atas sistem dan server yang sangat mahal. Tidak ada biaya perawatan server. Kami yang akan merawat server untuk anda. Server yang sangat reliabel (99% uptime).

Keterbatasan skema ini adalah : ERP yang diberikan adalah ERP standar yang bisa dipakai oleh banyak perusahaan. Kurang dapat dikustomisasi untuk perusahaan yang sangat spesifik.

Layanan lain
Sebagai penyedia layanan menyeluruh, theaccountant juga memberikan layanan atestasi atas laporan keuangan seperti audit atas laporan keuangan.

Proposal pengembangan ERP | 2007