PROTOKOL DALAM PENYEDIAAN & PENULISAN SURAT RASMI

DISAMPAIKAN OLEH:

ABDUL RAZAK BIN SAID, AMN PENYELIA KOKURIKULUM PEJABAT PELAJARAN DAERAH HULU LANGAT

MAJLIS RASMI DAN FORMAL

MAJLIS TIDAK RASMI DAN FORMAL

MAJLIS RASMI DAN TIDAK FORMAL

MAJLIS TIDAK RASMI DAN TIDAK FORMAL

SURAT RASMI
DOKUMEN KOMUNIKASI BERTULIS YANG SAHIH DAN SAH

TUJUAN
MENYAMPAIKAN :

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

MAKLUMAT ARAHAN PEMBERITAHUAN PERMOHONAN PENJELASAN PANDUAN PERATURAN dsb.

Pengutusan surat rasmi adalah suatu aplikasi hubungan formal di antara pihak yang mengutus dengan pihak yang menerima.

CIRICIRI-CIRI SURAT RASMI

RINGKAS & SPESIFIK DITULIS BERKENAAN SATU PERKARA YANG SPESIFIK SAHAJA

JELAS & TEPAT

- KANDUNGAN SURAT BERTEPATAN DENGAN MAKSUD DAN TAJUKNYA. - FAKTA / DATA / RUJUKAN MESTILAH TEPAT, SAHIH DAN RELEVAN

MUDAH DIRUJUK APABILA DIPERLUKAN - PERKARA 4 (BAB 3) ARAHAN PERKHIDMATAN KERAJAAN SEMUA SURAT RASMI HENDAKLAH MEMPUNYAI NOMBR RUJUKAN FAILNYA.

SAH
- DISEDIAKAN SECARA SAH DAN KELIHATAN SAH - DITAIP ATAS HELAIAN RASMI NAMA DAN ALAMAT JABATAN TERCETAK - DITANDATANGI

9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

COGANKATA KATA-KATA TANGGUNGJAWAB TANDATANGAN NAMA PENGIRIM NAMA JAWATAN SALINAN KEPADA MARKER

CONTOH
1. NOMBOR RUJUKAN

Bil(04)dlm.JPNSDE(UJ)03/01/008/Jld.1

PENERANGAN a) Bil(04) - Bil.Surat(Berdasarkan bilangan terakhir kertas minit dalam fail) - Akronim nama jabatan - Kod untuk bahagian/ cawangan/unit - Nombor kod fail bahagian/cawangan

b) JPNSDE c) (UJ) d) 03

e) 01 f) 008 g) Jld.1

Nombor kod fail mengikut susunan fungsi Nombor kod fail mengikut susunan perkara Bilangan jilid fail.

PROTOKOL PENYEDIAAN KAD JEMPUTAN

1.
1.1 1.2 1.3

PENDAHULUAN
MEMAKLUMKAN MAJLIS YANG AKAN DIADAKAN SECARA TEPAT MENYATAKAN SIAPA YANG MENJEMPUT MENYATAKAN SIAPA YANG DIJEMPUT (SAMA ADA BERSAMA SUAMI/ISTERI MENYATAKAN ATURCARA MAJLIS/UPACARA

1.4

1.5 Menyatakan jenis pakaian 1.6 Merangsangkan kehadiran 1.7 Tidak menjejaskan maruah orang yang dijemput. 1.8 Menyatakan tetamu kehormat yang hadir. 1.9 Menyatakan jumlah kad jemputan yang disediakan.

2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

KANDUNGAN KAD JEMPUTAN NAMA INDIVIDU/PIHAK YANG MENJEMPUT NAMA INDIVIDU/PIHAK YANG DIJEMPUT TARIKH & TEMPAT MAJLIS ATURCARA MAJLIS PAKAIAN NOMBOR TELEFON PIHAK YANG MENJEMPUT

2.7 2.8 2.9 2.10

KAD JAWAPAN TARIKH AKHIR TERIMA JAWAPAN NAMA TETAMU KEHORMAT YANG HADIR NOMBOR/BILANGAN KAD

3. PENULISAN KANDUNGAN 3.1 contoh:

Tan Sri Dato Dr. Haji Karim bin Ismail, PMN, DPMS, PJK Pengarah Kesihatan Negeri Selangor Merangkap Pengerusi Jawatankuasa Induk Hari Kesihatan Selangor

NAMA INDIVIDI/PIHAK YANG MENJEMPUT

Penerangan
Tan Sri Dato A.M.N P.J.K : Gelaran kehormat yang dianugerahi oleh Yang DiPertuan Agung. : Gelarah kehormat yang dianugerahi oleh Sultan : Ahli Mangku Negara : Pingat Jasa Kebaktian

CONTOH ATURCARA MAJLIS

2.00 ptg: 2.15 ptg: 2.25 ptg: 2.30 ptg: Ketibaan para jemputan Ketibaan Jemputan Khas Ketibaan Tuan Haji Adnan bin Haji Ibrahim Bacaan Doa

Contoh kertas taklimat

KERTAS TAKLIMAT YAB PERDANA MENTERI MALAYSIA SEMPENA MAJLIS PELANRAN PERAYAAN HARI GURU PERINGKAT KEBANGSAAN TAHUN 2004 Sekuen 1. 2. 3. Masa 9.00 pagi 9.01 pagi 9.02 pagi Perkara Tindakan Ketibaan YAB PM Roset disematkan di dada YAB PM PM berhenti seketika menyaksikan acara silat

CONTOH PENYELARASAN TEKNIKAL MAJLIS RASMI

Sekuen 1. 2. 3. 4. 5. Masa 9.00 pagi Perkara Tindakan Ketibaan YAB PM Gendang 9 Silat PM masuk ke dalam stadium PM duduk di pentas

9.08 pagi

 1. KEDUDUKAN TEMPAT DUDUK VIP

2. KEDUDUKAN TEMPAT DUDUK JEMPUTAN

 3. KEDUDUKAN BENDERA

 4. KEDUDUKAN GAMBAR RASMI

 5. KEDUDUKAN ROSTRUM

 6. ATURCARA PENTADBIRAN

 7. PLAN ALTERNATIF

 8. SKRIP JURUACARA

SKRIP
1. MUDAH DIFAHAMI DISEMAK, DIPINDA,DIPERSETUJUI DAN DILULUSKAN 2. GUNAKAN AYAT AKTIFBUKAN AYAT PASIF 3. TULIS SATU IDEA DALAM SATU AYAT ( SPOK) 4. MENULIS ANGKA 5- RIBU BUKAN 5,000 100- RIBU DOLLAR AMERIKA BUKAN US 100,000 5. TEKNIK MEMBACAKAN SKRIP BERLATIH MEMBACA SKRIP DENGAN SUARA KUAT,BUKAN DALAM HATI SAHAJA,SUPAYA KELUAR ANTONASI, AKSENTUASI, ARTIKULASI DAN KELAJUANNYA

6.

LAKUKAN SENAMAN PERNAFASAN DAN PEMANASAN SUARA 6.1 LATIHAN BERNAFAS 6.2 LATIHAN NADA SUARA 6.3 LATIHAN AKSENTUASI 6.4 LATIHAN KAWALAN SUARA 6.5 LATIHAN KELAJUAN 6.6 LATIHAN ARTIKULASI 6.7 LATIHAN SPOKENREADING

7. PERATURAN SOSIO BUDAYA PARA PETUGAS DANTETAMU DALAM MAJLIS-MAJLIS RASMI HENDAKLAH MEMATUHI PERATURAN SOSIOBUDAYA CONTOH: i.Selamat pagi Dato Rahim ii.Boleh kita masuk ke dalam dewan sekarang dato.

 10. TEKS UCAPAN RASMI

 11. MAJLIS PENYAMPAIAN HADIAH

JURUACARA MAJLIS RASMI

1. PERIBADI MENARIK DAN AKHLAK BAIK 2. WAJAH 3. SUARA 4. KELULUSAN 5. PENGETAHUAN AM YANG LUAS 6. BAKAT BAHASA 7. BAKAT DAN KEMAHIRAN BERKOMUNIKASI 8. PENGTAHUAN TENTANG PERATURAN BUDAYA 9. YAKIN DIRI 10. PENAMPILAN 11. SIHAT

SEKIAN TERIMA KASIH