IPIOMAO "HRRAMINTAS

XCINCIA PARA I
SARROIIO SCRTARIAI"
Modu!o III. Munejo y PvesentuIn de !u
InIovmuIn.
Temu 1: SIstemus de uvLIvo y munejo de
ovvesondenIu.
OBJTIVO I TMA:.
A! IInu!Izuv e! temu, !us uvtIIuntes
IdentIIIuvn !os dIIeventes mtodos y tnIus
uvu !!evuv u ubo e! vesuuuvdo de !os doumentos
que se ueneven en su veu de tvubujo, tunto en
ue! omo e!etvnIumente
, Q!I IS A!CHIVOOMIA
Sogun oI dIccIonnrIo do In Iongun ospnnoIn, In pnInbrn
nrchIvonomn do ncuordo con su ofImoIogn provIono
do In rnz InfInn orc/itun, dIscIpIInn quo osfudIn Ios
nrchIvos on fodos Ios nspocfos.
AIgunns vocos, oI nrchIvnr quodn doIogndo n un
sogundo formIno, o soncIIInmonfo, Ios documonfos so
ncumuInn on oI oscrIforIo durnnfo somnnns, osfo
ocnsIonn grnndos probIomns, vn quo cunndo oI jofo
soIIcIfn un oxpodIonfo n In socrofnrIn, oIIn no Io fIono
nI dn v frnfn do IocnIIznr oI o Ios documonfos on In
cnrpofn dondo gunrdn fompornImonfo Ios documonfos
on osporn do sor nrchIvndos, por Io quo oI objofIvo
socrofnrInI no so cumpIIr.
hffp://www.voufubo.com/wnfchv=5SnpSCopgCI
1.1.1. IA AMINISTRACION IOS OC\MNTOS
Planeacin
ntegracin
Organizacin
Control
Ejecucin

1.1.2. CONCPTOS, O\IPO Y MOBIIIARIO

El documento es el principal elemento para el archivo, ya que
contiene la informacin que se requerir posteriormente. Puede
originarse en la misma organizacin o llegar a travs de
correspondencia.



Los expedientes son documentos relacionados con un mismo
asunto y contenidos en un flder o carpeta membretada.



El ,7chive7o es el mueble en donde se guardan los expedientes en
forma ordenada y segura, los hay de diversos materiales, formas y
tamaos; para elegir el archivero adecuado se debe considerar el
tamao del local y el volumen de expedientes que se maneja.


Los disquetes y discos comp,ctos (CD) son discos donde se
almacena informacin; en algunos casos puede grabarse varias
veces.



Los 1Ode7es o c,7pet,s son de cartulina, los hay de varios
colores y en tamao carta y oficio; cuando contienen documentos
y la pestaa est rotulada, recibe el nombre de expediente. Es
importante considerar el grosor de ste al archivar los
documentos, para ello es preferible elaborar legajos y evitar que
los documentos se maltraten.


Los po7t,c,7pet,s se fabrican en tamao carta y oficio, son de
cartoncillo grueso o papel manila, algunas se sostienen de la
gaveta por dos rieles metlicos y otras estn reforzadas con cartn
resistente; las dos son tiles en manejo de archivos. Adems,
llevan integrado el ndice o jinete, que se emplea para proteger los
expedientes.



Las t,7et,s gu,s son de material resistente; las hay en varios
colores y tamaos: carta, oficio y algunas ms pequeas para
directorios personales. Tienen un borde superior o pestaa para
indicar lo que contiene el expediente o el sistema bajo el cual
estn archivados, las guas siempre deben anteceder a los
expedientes y pueden ser alfabticas o numricas.


Las etiquet,s pueden ser de cartulina o de papel adhesivo, se
rotulan a mquina para indicar lo que contienen las portacarpetas
o los archiveros, y se protegen con ndices de acrlico, segn el
caso. Al rotularse; las etiquetas toman el nombre de marbetes.



Los ndices son de acrlico transparente o de color, y se pueden
colocar en varias posiciones, a travs de los rieles o de botones
fijadores a las portacarpetas; son muy tiles para proteger etiquetas.


La c,, ,7chiv,do7, es de cartn resistente con un refuerzo metlico;
y tiene una pestaa acrlica para localizar los expedientes fcilmente;
ya que puede contener de 30 a 35. La caja se mantiene verticalmente
y est suspendida de un riel, el cual permite que la caja se deslice a lo
largo del archivero.



La g,vet, es de cartn, plstico o acrlico, similar a la gaveta de un
archivero vertical, las hay en varios tamaos, segn su utilidad:
archivo muerto o directorio personal.


El ,7chive7o ve7tic, consta de tres o cuatro gavetas, cada una de
ellas tiene un portamarbete con la etiqueta que indica cmo estn
archivados los expedientes, y una cerradura para conservarlos con
todas las medidas de seguridad necesarias.
Es recomendable utilizar la ltima gaveta para expedientes que no
se ocupen con frecuencia.


El ,7chive7o ,te7, es de tamao variable, ya que se adapta a las
necesidades de la organizacin, ocupa poco espacio y puede
contener portacarpetas o cajas archivadoras, o se puede utilizar como
estante, adems de tener a la vista los expedientes.


La comput,do7, se considera un sistema para crear, revisar,
corregir, imprimir y almacenar los escritos de una organizacin.


1.2. CICIO VIA \N
OC\MNTO
1.3. MANJO IA CORRSPONNCIA
CorrospondoncIn os cunIquIor comunIcncIon oscrIfn.
Isfn puodo sor cInsIfIcndn do ncuordo con su fuonfo on:
rocIbIdn, onvIndn o Infornn.
4rreep43/e3cio reciIi/o como su nombro Io IndIcn os
In rocIbIdn do orgnnIzncIonos oxfornns, como cnrfns,
ofIcIos, foIogrnmns, soIIcIfudos o Informos.
4rreep43/e3cio e3tio/o os nquoIIn quo so romIfo n
IndIvIduos o n orgnnIzncIonos oxfornns; so ncosfumbrn
rofonor pnrn Ios nrchIvos por Io monos unn fofocopIn
doI orIgInnI.
4rreep43/e3cio i39er3o InfordopnrfnmonfnI),
IncIuvo nquoIIn corrospondoncIn onfro dopnrfnmonfos
do In mIsmn orgnnIzncIon, como: momornndn,
Informos, cIrcuInros, nvIsos.
1.3.2. RCPCION IA CORRSPONNCIA
1.3.3. TRAYCTORIA \NA CARTA
1.4. CIASIIICACION IOS SISTMAS ARCHIVO
1.4.1. SISTMA AIIABTICO
Conocor ndocundnmonfo oI nIfnbofo.
ConsIdornr quo pnrn oI nrchIvo no oxIsfon Iofrns
dobIos ch, II, rr), osfns sIompro so fomnrn como
consonnnfos soncIIIns soguIdns do ofrn.
Conocor v npIIcnr Ins rogIns do cInsIfIcncIon.
Reu!us de !usIIIuIn
. II nombro compIofo do unn porsonn consfn do
nombro s) v npoIIIdos pnforno v mnforno. AI
nrchIvnr un documonfo roIncIonndo con unn
porsonn, so fomn on cuonfn Io sIguIonfo:
IrImoro so nnofn oI npoIIIdo pnforno, Iuogo oI
mnforno v por uIfImo oI nombro s), nnfocodIdo do
unn comn.
Leticia Garrido Ruiz
Luis lvarez Corts
Carmen Martnez Daz
Garrido Ruiz, Leticia
lvarez Cortes, Luis
Martnez Daz, Carmen

$i existen dos o ms personas con el mismo apellido paterno, se archivan en la letra
que corresponde al paterno, pero se alfabetiza por el materno.
Ejemplo:
Jos Luis Carmona Gonzlez
Jorge Carmona Valds
Patricia Daz Gutirrez
Elvira Daz Flores
Carmona Gonzlez, Jos Luis
Carmona Valds, Jorge
Daz Flores, Elvira
Daz Gutirrez, Patricia

Cuando dos o ms personas tienen los mismos apellidos (paterno y materno), se
archiva en la letra que corresponde al apellido paterno, pero se alfabetiza de acuerdo
con el nombre.
Ejemplo:
Victoria Rosas Torres
Luis Rosales Prez
Josefina Rosas Torres
Alejandra Rosales Prez
Rosales Prez, Alejandra
Rosales Prez, Luis
Rosas Torres, Josefina
Rosas Torres, Victoria

$i las personas tienen un ttulo o grado (acadmico, eclesistico, militar) se escribe la
abreviatura de ste despus del nombre y entre parntesis.
Ejemplo:
Dra. Martha Rivas Gaytn
Profa. Luca Barrera Torres
Lic. Mario Robledo Martnez
Gral. Ernesto Chvez $urez
Barrera Torres, Luca (Profa.)
Chvez $urez, Ernesto (Gral.)
Rivas Gaytn, Martha (Dra.)
Robledo Martnez, Mario (Lic.)

Apellido del esposo, nombre de la persona, apellido paterno y la preposicin de entre
parntesis o la abreviatura Vda. de, sin olvidar que si tiene un ttulo siempre ir despus
del nombre y a ste le antecede una coma.
Ejemplo:
Teresa Villafuerte de Medina
Maria $alazar de Miranda
C.P. Luisa Almaguer de Nava
ng. Ana Garca Vda. de Mora
Medina, Teresa Villafuerte (de)
Miranda, Maria $alazar (de)
Mora, Ana (ng.) Garca Vda. de
Nava, Luisa (C.P.) Almaguer (de)

Los apellidos con preposiciones, artculos o prefijos (de, del, de la, de los, entre otros) se
archivan despus del nombre.
Cuando forman parte del primer apellido, se escriben despus del nombre.
Ejemplo:
Virginia de los Cobos Ros
Luis de los Ros Ruiz
Arq. ngela de los Ros Ruiz
Dra. Laura de la Cuadra de Rubio
Cobos Ros, Virginia de los
Ros Ruiz, ngela de los (Arq.)
Ros Ruiz, Luis de los
Rubio, Laura de la (Dra.) Cuadra
(de)

$i los artculos se encuentran en el segundo apellido, no se separan de ste.
Ejemplo:
Fernando Camarena de la Madrid
Luz Baeza de los Monteros
Lic. Laura Baeza de los Monteros
Ana Carrin de del Ro
Baeza de los Monteros, Laura (Lic.)
Baeza de los Monteros, Luz
Camarena de la Madrid, Fernando
del Ro, Ana Carrin (de)

Los nombres de empresas o instituciones que no contengan apellidos dentro de su
denominacin, se archivan como aparecen escritos; si tienen una preposicin, no se toma
en cuenta para alfabetizar y conservar su lugar, pero si tienen un artculo al principio, ste
se deber escribir despus del nombre y entre parntesis.
Ejemplo:
Compaa Mexicana, $.A.
nstitucin Bancaria, $.A.
El prncipe, $.A.
Lipesa de Mxico, $.A.
Compaa Mexicana, $.A.
nstitucin Bancaria, $.A.
Lipesa de Mxico, $.A.
Prncipe, $.A. (El)

Los nombres de las empresas que contengan apellidos dentro de su denominacin, se
alfabetizan a partir del apellido, luego la o las palabras que le sigan a ste y por ltimo lo
que antecede al apellido.
Ejemplo:
Compaa Hermanos $olrzano, $.A.
Empresas Velsquez y Hermanos, $.A.
Compaa $alinas, $.A.
Empresas Unidas Vzquez, $.A.
$alinas, $.A. Compaa
$olrzano, $.A. Compaa Hermanos
Vzquez, $.A. Empresas Unidas
Velsquez y Hermanos, $.A. Empresas

Cuando las compaas tienen sucursales se alfabetizan de acuerdo con el nombre de
sta, ya sea un nmero, nombre, pas, estado o ciudad.
Ejemplo:
Banco Mexicano, sucursal 06
Agencia Crucero, $.A., sucursal $inaloa
ndustria Maderera, $.A., sucursal Polanco
Agencia Crucero, $.A., sucursal Guerrero
Banco Mexicano, sucursal 02
ndustria Maderera, $.A. sucursal Centro
Agencia Crucero, $.A., sucursal Guerrero
Agencia Crucero, $.A., sucursal $inaloa
Banco Mexicano, sucursal 02
Banco Mexicano, sucursal 06
ndustria Maderera, $.A., sucursal Centro
ndustria Maderera, $.A., sucursal Polanco

1.4.2. SISTMA GOGRIICO
Reglas para archivar
1. $i al archivar los documentos, la divisin geogrfica se realiza a partir del pas y con
auxilio de la sucesin alfanumrica, la disposicin de las guas es:
a. Gua alfabtica.
b. Gua del pas con maysculas compactas.
c. $ubgua del estado con maysculas compactas.
d. Expediente. El cual incluye el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado,
antecedida de una coma, y la denominacin de la persona u organizacin.

Calgary, AB Compaa Constructora, $.A.
ALBERTA
CANADA
C
Las cdulas de catalogacin o referencias mecanogrficas son un auxiliar importante para
que la secretaria localice los expedientes. Cuando un expediente est archivado de
acuerdo con el lugar geogrfico y slo se conoce el nombre de la persona o de la
organizacin, ste se puede localizar con ayuda de la cdula de catalogacin.
Ejemplo:
Pas Estado o Provincia Ciudad Cliente
Canad Alberta Calgary Compaa
Constructora, $.A.

COMPAA
CON$TRUCTORA, $.A.
Calgary, Alberta - Canad

Cuando se archiva de acuerdo con el nombre del estado y con ayuda del orden alfabtico, la
sucesin de las guas es la siguiente:
a. Gua alfabtica.
b. Gua para el estado con maysculas compactas.
c. Expediente. $e rotula con el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedida
de una coma, y por ltimo el nombre de la persona o empresa.

Ejemplo:
Estado Ciudad Cliente
Baja California Calgary Compaa Constructora, $.A.


Ensenada, B. C.
$olrzano Chvez, Mara


$OLRZANO CHVEZ, MARA
Ensenada, Baja California
Cuando se archiva de acuerdo con el nombre del estado y con ayuda del orden alfabtico, la
sucesin de las guas es la siguiente:
a. Gua alfabtica.
b. Gua para el estado con maysculas compactas.
c. Expediente. $e rotula con el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedida de
una coma, y por ltimo el nombre de la persona o empresa.

Ejemplo:
Estado Ciudad Cliente
Baja California Calgary Compaa Constructora, $.A.


Ensenada, B. C.
$olrzano Chvez, Mara


$OLRZANO CHVEZ, MARA
Ensenada, Baja California
$i los documentos se archivan de acuerdo con la importancia de una empresa en una zona
geogrfica, ya sea por ventas, poblacin, u otras causas, la disposicin de las guas es la
siguiente:
a. Gua principal para el estado con maysculas compacta.
b. Expediente. Con el nombre del estado y el nombre de la persona u organizacin.
Ejemplo:
La empresa Ocheleri, $.A. tiene distribuidas las zonas geogrficas de acuerdo con las
ventas de cada sucursal.
O Zona norte, primer lugar en ventas $onora y Nuevo Len.
O Zona centro, segundo lugar en ventas Distrito Federal y Morelos.
O Zona sur, tercer lugar en ventas Tabasco.
Estado Ciudad Cliente
$onora Hermosillo Ocheleri, $.A. sucursal $onora
Nuevo Len Monterrey Ocheleri, $.A. sucursal Nuevo Len
Distrito Federal Mxico Ocheleri. $.A.
Morelos Cuernavaca Ocheleri, $.A. sucursal Morelos
Tabasco Villahermosa Ocheleri, $.A. sucursal Tabasco

La compaa $eguros Latina, $. A., archiva las plizas de sus clientes de acuerdo con el
sistema cronolgico, ya que toma en cuenta la fecha de vencimiento para notificarla a sus
clientes con anticipacin.
CLENTE FECHA DE VENCMENTO DE LA PLZA
ndustrias Lser, $.A.
ng. Fernando niesta Luna
Empresas Vecla, $.A.
Compaa Coprensa, $.A.
Lic. Benjamn Romero Jurez
03 de enero de 2008
24 de febrero de 2008
18 de marzo de 2008
15 de mayo de 2008
30 de junio de 2008

1.4.3. SISTMA CRONOIOGICO
1.4.4. SISTMA POR AS\NTOS O
TMTICO
Inrn nrchIvnr Ios documonfos on formn IogIcn, so
dobo consIdornr In socuoncIn nIfnbofIcn o In
sucosIon numorIcn. Ior Io fnnfo, hnv dos mofodos
pnrn nrchIvnr:
n. AIfnbofIco fomfIco. o roprosonfn dIfIcuIfnd
pnrn nrchIvnr v so ompIonn Ins rospocfIvns guns
nIfnbofIcns.
b. umorIco fomfIco. Isfo mofodo os prcfIco
porquo so nuxIIIn do guns numorIcns
consocufIvns. AIgunns vocos, un oxpodIonfo so
soIIcIfn por oI nsunfo v no por su numoro, por Io
fnnfo os nocosnrIo oInbornr Ins rospocfIvns
coduIns do cnfnIogncIon numorIcn.
IjompIo:
!n compnnn !uvn S.A., ufIIIzn oI sIsfomn fomfIco
pnrn nrchIvnr sus oxpodIonfos do ncuordo con oI
dopnrfnmonfo nI quo vnn dIrIgIdos.
opnrfnmonfo do vonfns: frmIfos, cIIonfos,
rocInmncIonos v nImncon.
opnrfnmonfo do crodIfo v cobrnnzns:
provoodoros v rocInmncIonos.
!ocursos humnnos: nombrnmIonfos, cnpncIfncIon,
soIIcIfudos v nIfns.
opnrfnmonfo do comprns: provoodoros v
rocInmncIonos.
1.4.5. SISTMA N\MRICO
!n donomInncIon do osfo sIsfomn os porquo so
dosfInn, on ordon progrosIvo, un numoro pnrn cndn
oxpodIonfo. Isfo numoro puodo sor nsIgnndo por In
socrofnrIn o osfnr mnrcndo on oI documonfo, como
oI numoro do foIIo do unn fncfurn podIdo,
cofIzncIon, poIIzn, ofcoforn. AI nrchIvnr, so ufIIIznn
guns pnrn sopnrnr Ios oxpodIonfos.
1.4.6. RCOMNACIONS
GNRAIS
Contvo! de exedIentes
Inrn IIovnr un confroI oxncfo do Ios oxpodIonfos os
nocosnrIo conocor nIgunos oIomonfos quo nos
nvudnrn n IocnIIznrIos con mnvor rnpIdoz v
fnmbIon n docIdIr su dosfruccIon nI formIno do uso
IognI.
Inrn confroInr ndocundnmonfo oI nrchIvo, os
nocosnrIo conocor dIvorsns formns pnrn nrchIvnr,
mIsmns quo nvudnrn n In socrofnrIn n oIogIr bnjo
quo dosIgnncIon so nrchIvnrn Ios documonfos,
confroInr In onfrndn v snIIdn do oxpodIonfos v
doformInnr cunndo un documonfo hn IIogndo n su
formIno IognI.
Ieuujos
Is convonIonfo quo Ios oxpodIonfos fongnn un
doformInndo grosor, cunndo nIguno do oIIos
confongn domnsIndos documonfos os nocosnrIo
oInbornr un Iognjo, pnrn ovIfnr quo so mnIfrnfon. II
Iognjo os unn do Ins pnrfos on quo so dIvIdo un
oxpodIonfo, un ojompIo do oIIos son Ios fomos do
unn oncIcIopodIn.
ReIevenIu vuzudu
SI nI codIfIcnr In corrospondoncIn, un documonfo so
puodo nrchIvnr on ms do unn dosIgnncIon, so
oInborn unn roforoncIn cruzndn, so oIIgo oI fomn do
mnvor jornrqun pnrn nrchIvnrIo v so hnco unn
roforoncIn pnrn oI ofro nsunfo, ns oI documonfo so
IocnIIznr on cunIquIorn do Ins dos dosIgnncIonos.
Ejemplo:
La empresa Lade, $.A., solicit a Especialidades $erigrficas un catlogo publicitario y
una solicitud de apertura de crdito y se elaborar una referencia cruzada para publicidad.
La carta llega con fecha del da 17 de febrero del ao en curso. (El sistema que se utiliza
en la empresa es por asuntos.)


REFERENCA CRUZADA
Nombre: Empresa Lade S.A.
Elas Moussan Vlez
Asunto: Publicidad
Fecha: 17 de febrero de 2009.
Vase en: $olicitud de crdito



EMPRE$A$ LADE, $.A.
Tokio 35 Col. Portales
Deleg. Benito Jurez
03300 Mxico, D.F.
Tel. 521-35-85

de febrero de 2009.

C.P. ALFON$O LAR ZERE$
Especialidades $erigrficas
Amigar Vidal 5
Col. Constitucin de 1917
09260, Mxico, D.F.
Estimado contador:

Me complace dirigirme a usted para solicitarle el ltimo catlogo publicitario de
serigrafa, a fin de conocer qu posibilidades existen de que sus productos se
adapten a las necesidades de nuestra empresa.
Asimismo, le solicito informacin acerca de los planes de crdito que ofrecen.
Espero su respuesta a la brevedad posible o la visita de alguno de sus
representantes.

Cordialmente

$r. Elas Moussan Vlez
Gerente General



TARJTA I\RA
Ejemplo:
$alida
Nombre expediente Nombre solicitante
Fecha de
salida
Fecha
devolucin
Firma
$olicitud de empleo Daz Ros, Luis (ng.) 09/01/22 09/02/03


Tarjeta cedular


Fecha de entrega:
Nombre del expediente:
Nombre del solicitante:
09/02/03
$olicitud de empleo
Daz Ros, Luis (ng.)

STR\CCION OC\MNTOS
!n socrofnrIn dobo conocor cundo concIuvo In
ImporfnncIn do un documonfo v frnnsforIrIo nI
nrchIvo muorfo o InncfIvo, pnrn osfo fIpo do nrchIvo,
so usnn gnvofns do cnrfon. ConornImonfo, osfns
cnjns so coIocnn on osfnnfos, cndn cnjn dobo
confonor sus rospocfIvns guns v, por fuorn, Ins
ofIquofns quo IndIcnn Io quo confIono, por sI os
nocosnrIn su IocnIIzncIon posforIor. !n
frnnsforoncIn os Imporfnnfo vn quo proporcIonn
ospncIo pnrn oxpodIonfos nuovos.
CONSJOS PRCTICOS PARA I ARCHIVO
!os consojos ms prcfIcos pnrn oI nrchIvo son:
O o dojo pnrn ofro dn Io quo dobn nrchIvnr, sIno quo
procuro hncorIo dInrInmonfo n unn horn doformInndn.
O !so cnrpofns do coIoros dofrs do Ins guns.
O ArchIvo sIompro dofrs do Ins guns.
O !ofuIo Ins cnrpofns pnrn IndIcnr oI nsunfo quo confIono;
sI osf oscrIfo n mquInn, profojnIo con cInfn o mIcn.
O o ufIIIco nuncn sujofndoros cIIps).
O IvIfo In ncumuIncIon do oxpodIonfos on unn gnvofn,
puos Ios documonfos so mnIfrnfnn.
O ArchIvo on In uIfImn gnvofn Ios oxpodIonfos quo no so
consuIfon con roguInrIdnd.
O ojo ospncIo ospocInI pnrn Ios oxpodIonfos
confIdoncInIos; do proforoncIn coIoquoIos on unn gnvofn
corrndn con IInvo.
O o nbrn ms do unn gnvofn nI mIsmo fIompo v ovIfo
nccIdonfos.
C\IAS CATAIOGACION
VEGA CA$TRO, REBECA %tulo)
Mrida, Yucatn Subttulo)

04-03-05 echa) Currculum vitae Asunto)

Alma G. dentificacin mecanogrfica)