Professional Documents
Culture Documents
Lavric Anioara-Simona
SUCEAVA 2011
PREZENTARE GENERAL Gestionarea resurselor umane ntr-o instituie public reprezint o funcie suport important, fiind un domeniu de preferin al activitii auditorului intern, justificat n mare msur de multitudinea de procese care sunt derulate i n mod implicit de riscurile care le nsoesc. Ghidul de audit intern privind gestiunea resurselor umane reprezint un model practic de desfurare a unei misiuni de audit, care prezint n detaliu fiecare pas semnificativ al derulrii misiunii, situaiile concrete analizate fiind comentate pentru nelegere n mod didactic. Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurri managementului asupra modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din cadrul entitii, a funcionalitii sistemului de control intern, respectiv a conformitii cu cadrul legislativ normativ, fiind structurate pe urmtoarele domenii auditabile: - organizarea recrutrii personalului; - stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului; Elaborarea Ghidului privind gestiunea resurselor umane cuprinde procedurile i documentele specifice structurate pe cele patru etape stabilite prin normele generale. n etapa de pregtire a misiunii de audit intern au fost ntocmite documentele standard i s-au adus clarificri, fa de norme, cu privire la modul concret de iniiere a procedurii de analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora i modul de completare, nivelul de apreciere i mprire a acestora n mari, medii i mici, clasarea riscurilor i ierarhizarea acestora n vederea finalizrii procedurii Analiza riscurilor i obinerea Tematicii n detaliu a misiunii de audit, pe baza creia se va concentra munca pe teren. n etapa de intervenie la faa locului s-a realizat testarea efectiv pe baza listelor de verificare pregtite n etapa anterioar, prin utilizarea unor tehnici diferite de eantionare, teste de control, modele de interviuri, note de relaii i foi de lucru, elemente care au stat la baza elaborrii fielor de identificare i analiz a problemelor i eventual a formularelor de constatare i raportare a iregularitilor. n etapa de elaborare a Raportului de audit intern s-a urmrit redactarea acestuia ntr-un format standard prin prezentarea acestuia pe structura obiectelor auditabile din Tematica n detaliu a misiunii de audit i comentarea constatrilor, consecinelor i recomandrilor din formulare de constatare eliberate n etapa anterioar. n etapa de urmrire a recomandrilor care se va realiza n perioada de la finalizarea misiunii de audit intern pn la viitoarea misiune planificat propunem unele modele de documente pentru evaluarea intern i extern a activitii de audit intern. Ghidul practic privind gestiunea resurselor umane aduce o serie de contribuii la teoria i practica desfurrii misiunilor de audit intern. n acelai timp acesta reprezint un model general, dar este i o invitaie permanent pentru dezvoltarea sa, att de ctre responsabilii ghidului, ct i de practicienii din domeniul auditului.
Data: 29.10.2010
Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat D Da Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor privind gestiunea resurselor umane? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului Audit Public Intern de urgen? Auditor, Lavric Anioara-Simona X X x X x X x X x X x X x X x X x X x X x Nu x N
Procedura P03: Iniierea Auditului Serviciul Audit Public Intern Nr.108 din 10.08.2010 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Ctre: De la: S.C. ANNYA S.R.L.. ef Serviciu Audit Public Intern
Referitor la misiunea de audit intern Modul de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane Stimate domnule Ivan Sokolov n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2010, urmeaz ca n perioada 01.09.2010 - 15.11.2010 s efectum o misiune de audit intern cu tema Gestiunea resurselor umane. V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd: - prezentarea auditorilor; - scopul misiunii de audit intern; - prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; - programul interveniei la faa locului; - alte aspecte. Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar privind activitatea de gestiune a resurselor umane: legile i reglementrile ce se aplica activitilor dumneavoastr, organigrama direciei dumneavoastr, Regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor, procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizrii activitii, un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se refer la aceasta tem. Dac avei unele ntrebri privind desfurarea misiunii, v rugm s-l contactai pe doamna Lavric Anioara-Simona auditor intern, coordonatoarea misiunii. Cu stim,
N X -
Observaii
Data 29.10.2010
Nr.crt I.
DOMENIUL
ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Proiectul Planului de 1. ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice Organizarea concursurilor
OBS.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Statul de funcii Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor Constituirea comisiilor de concurs Anunul de concurs Publicarea anunului de concurs Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor Procesul verbal privind analiza dosarelor Contestaii privind respingerea dosarelor
Nr.crt
OBIECTE AUDITABILE 10. Stabilirea subiectelor 11. Susinerea probei scrise 12. Susinerea probei interviu 13. Verificarea i notarea lucrrilor i interviului 14. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor 15. Comunicarea rezultatelor 16. Contestaii privitoare la rezultatele concursului Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire 18. Comunicarea deciziei de numire
OBS.
II.
Stabilirea elementelor de 19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale natur salarial 20. Salariul de baz 21. Indemnizaii de conducere 22. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 23. Sporul pentru complexitatea n munc 24. Sporul de vechime n munc 25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 26. Salariul de merit 27. Sistemul de premiere
Nr.crt
DOMENIUL
Modificarea drepturilor salariale Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
OBIECTE AUDITABILE 28. Decizia de modificare a drepturilor salariale 29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale 30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 31. Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru 32. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia 33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
OBS.
NOTA: Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde, pentru acest studiu de caz, 7 obiecte auditabile, structurate pe 2 obiective, care vor fi analizate pe parcursul derulrii misiunii de audit intern.
Data: 29.10.2010 RISCURI SEMNIFICATIVE Schimbarea structurii obiectivelor entitii publice prin preluarea i prin transferul de obiective la i de la alte entiti publice Utilizarea personalului neadecvat activitii de elaborare a planului Utilizarea unor proceduri neadecvate Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare Adresele pentru solicitarea organizrii concursurilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Bibliografia incomplet/neactualizat Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile nainte de data organizrii concursului OBS.
Nr.crt.
DOMENIUL
RISCURI SEMNIFICATIVE Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs i de soluionare a contestaiilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii a concursurilor Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de conformitate Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de desfurare a concursului Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de participare la concurs Anunul de concurs nu este publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a, cu cel puin 30 de zile nainte de data desfurrii Anunul de concurs nu este afiat la sediul entitii sau pe pagina de Internet Neconcordana ntre coninutul anunului de concurs stabilit de comisie i cel publicat Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor Lipsa acordului membrilor comisiei Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate la sediul instituiei
OBS.
8. Anunul de concurs
Nr.crt.
DOMENIUL
RISCURI SEMNIFICATIVE Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Respingerea/acceptarea nejustificat a contestaiilor Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la data expirrii perioadei de nscriere Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scrisa nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal Diferene semnificative intre calitatea tratrii subiectelor si punctajelor acordate de membri comisiei Spaiile libere din lucrri nu au fost barate de membrii comisiei Declararea ca promovat a unor candidai care nu au obinut un punctaj final de cel puin 100 de puncte cumulat i cel puin 50 de puncte la fiecare prob
OBS.
Susinerea concursurilor
Nr.crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 21. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor 15. Comunicarea rezultatelor 16. Contestaii privitoare la rezultatele concursului
RISCURI SEMNIFICATIVE Procesul verbal nu s-a transmis la Direcia Resurse Umane Anunarea candidailor asupra rezultatelor nu s-a realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la data susinerii ultimei probe Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Candidaii nu au fost anunai in termen despre rezultatul contestaiei Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au stabilite corect Decizia de numire nu a fost emisa n termenul de 15 zile lucrtoare de la data admiterii candidatului Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere necuvenite Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de doctor Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc
OBS.
Deciziile de numire
II.
18. Comunicarea deciziei de numire 19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 20. Salariul de baz 21. Indemnizaii de conducere 22. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 23. Sporul pentru complexitatea n munc
Nr.crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 24. Sporul de vechime n munc 25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 26. Salariul de merit 27. Sistemul de premiere Modificarea drepturilor salariale 28. Decizia de modificare a drepturilor salariale
RISCURI SEMNIFICATIVE Stabilirea eronat a sporului de vechime n munc Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Acordarea de salarii de merit necuvenite Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profesional dup soluionarea contestaiilor Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de eful structurii Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat
OBS.
30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 31. Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru 32. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia
Nr.crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
RISCURI SEMNIFICATIVE Aplicarea eronat a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru
OBS.
NOTA: Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiilor stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil. n acest studiu de caz, au fost identificate 33 de operaii, prezentate n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, crora leau fost asociate 57 riscuri, aa cum rezult din documentul Identificarea riscurilor.
Anexa nr. 7
P2 30%
P3 20%
Vulnerabilitate mic
Vulnerabilitate medie
Vulnerabilitate mare
Not: Prin acest document se stabilesc, n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor. Cei trei factori de risc sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, trebuie s se aib n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100.
23
CHESTIONAR DE CONTROL INTERN Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2010 - 31.12.2010 ntocmit: Lavric Anioara-Simona Data: 27.10.2010 ACTIVITATEA DE AUDIT Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Proiectul planului de ocupare a funciilor publice: obiectivele nou preluate au influenat fundamentarea planului? obiectivele transferate au influenat fundamentarea planului? planul se ncadreaz n politicile i obiectivele curente i de perspectiva ale entitii? exist o fundamentare detaliat a planului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. exist persoan responsabil cu elaborarea planului? v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului? planul conine toate avizele i aprobrile persoanelor autorizate? exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. DA NU OBS. 1-17 1 X X X X X X X X X X Nu exist lista
24
ACTIVITATEA DE AUDIT - realizarea operaiunilor de control intern prin proceduri: - operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de verificare (check-list), sunt ntocmite cu respectarea prevederilor legale, iar controalele efectuate au fost formalizate prin acte de control, datate i semnate - operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de verificare (check-list), sunt ntocmite cu respectarea prevederilor legale, dar controalele efectuate nu sunt formalizate prin acte de control, datate i semnate - operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de verificare (check-list), care nu respect n totalitateprevederile legale i nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate i semnate - operaiunile de control intern nu sunt nsoite de liste de verificare (check-list), se efectueaz n virtutea unor atribuii din fia postului i nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate i semnate - se realizeaz operaiuni de control intern prin proceduri? - examinarea procedurilor: - exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate i se aplic? - exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate, sunt cunoscute, dar nu se aplic? - exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate, dar nu sunt cunoscute? - exist proceduri de lucru scrise, dar nu sunt aprobate i actualizate i nu sunt cunoscute? - exist proceduri de lucru
DA
NU -
OBS. activitilor
X X
25
Nu se elaboreaz check-list-uri
ACTIVITATEA DE AUDIT - dac da, v rog s ni le furnizai. Organizarea concursurilor - exist un sistem procedural privind organizarea concursurilor? - avei proceduri scrise i formalizate privind organizarea concursurilor? - dac da, v rog s ni le furnizai. - atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, separarea sarcinilor prin proceduri i compararea acestora cu cele prevzute n fia postului: - procedurile asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, separarea sarcinilor i corespund cu atribuiile din fiele postului - procedurile asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu atribuiile din fiele postului - procedurile nu asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor i separarea sarcinilor, dar corespund cu atribuiile din fiele postului, care la rndul lor sunt incomplete/neactualizate; - procedurile nu asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor i separarea sarcinilor i nici nu corespund cu atribuiile din fiele postului; - exist proceduri?/ (nu exist proceduri?) - dac da, v rugm s ne naintai fia postului. - v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului? - persoanele responsabile au experiena i pregtirea necesar? - statul de funcii este actualizat n funcie de rezultatele procesului de recrutare? - dac da, v rog s ne furnizai statul de funcii actualizat dup ultimul concurs
DA
NU X
X X X X
X X X X X
Fia postului
Statul de funcii
26
ACTIVITATEA DE AUDIT - exist lista activitilor pentru realizarea subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Susinerea concursurilor - exist un sistem privind susinerea concursurilor? -
DA obiectivului/ X X X
NU
OBS.
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Deciziile de numire avei proceduri scrise i formalizate privind emiterea i comunicarea deciziilor de numire? dac da, v rugm s ni le furnizai. exist stabilit persoan responsabil? respectai principiul dublei semnturi? exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Stabilirea elementelor de natura salarial exist un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de natur salarial? dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar. exist stabilit persoan responsabil pentru elaborarea i actualizarea procedurilor? exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului?
DA NU ACTIVITATEA DE AUDIT - dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. X Modificarea drepturilor salariale - exist un sistem procedural de organizare al activitii privind X modificarea i comunicarea drepturilor salariale? - exist stabilit persoana responsabil? X - v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea X profesional necesare postului? - exist responsabil cu actualizarea sistematic a procedurilor? X - dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. X - exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ X subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. X Salarizarea muncii peste programul normal de lucru - exista un sistem procedural privind timpul lucrat peste X programul normal de lucru? - se ine un registru special? X - avei stabilit un responsabil pentru analiza i aprobarea X fundamentrii timpului lucrat peste programul normal de lucru? - dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. X - avei stabilit un responsabil privind aprobarea efecturii muncii X peste programul normal de lucru? - dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. X - v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea X profesional necesare postului? - exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ X subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. X
Fia postului
Fia postului
28
Data: 29.10.2010 Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 3 2 2 2 2 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 2 2 2 2 1 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 2 2 3 1 1
Nr crt I.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Punctaj total
Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice Organizarea concursurilor
1.
Schimbarea obiectivului entitii publice prin preluarea i prin transferul de obiective Utilizarea personalului neadecvat activitii de elaborare a planului Utilizarea unor proceduri neadecvate Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare Adresele pentru solicitarea
nu de
29
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 0,5 2 2 0,3 0,3 2 1 0,2 0,2 2 1
Punctaj total
7. Anunul de concurs
Bibliografia incomplet neactualizat Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile nainte de data organizrii concursului Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs i de soluionare a contestaiilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii a concursurilor Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de conformitate Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de desfurare a concursului Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de participare la concurs Anunul de concurs nu este publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a, cu cel puin 30 de zile nainte de data desfurrii
2,0 1,5
0,5
0,3
0,2
1,5
2 1 2 1 2
1 2 1 2 1
1 1 2 2 2
30
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 0,5 2 2 0,3 0,3 1 1 0,2 0,2 2 2
Punctaj total
Anunul de concurs nu este afiat la sediul entitii sau pe pagina de Internet Neconcordana ntre coninutul anunului de concurs stabilit de comisie i cel publicat Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor Lipsa acordului membrilor comisiei Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate la sediul instituiei Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Respingerea nejustificat a contestaiilor
1,7 1,7
3 3 2 2 1
2 2 1 1 1
2 1 2 2 2
0,5 0,5
2 1
0,3 0,3
1 2
0,2 0,2
1 2
1,5 1,5
31
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 1 0,3 2 0,2 1
Punctaj total
Susinerea concursurilor
probei probei
Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la data expirrii perioadei de nscriere Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scris nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal Diferene semnificative intre calitatea tratrii subiectelor i punctajelor acordate de membri comisiei
1,3
3 3 3 3 2 2 2
3 2 2 2 2 2 1
2 2 3 2 2 2 2
32
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 2 0,3 1 0,2 1
Punctaj total
Deciziile de numire
Spaiile libere din lucrri nu au fost barate de membrii comisiei Declararea ca promovat a unor candidai care nu au obinut un punctaj final de cel puin 100 de puncte cumulat i cel puin 50 de puncte la fiecare prob 20. Procesul verbal Procesul verbal nu s-a transmis privind rezultatele la Direcia Resurse Umane concursurilor 21. Comunicarea Anunarea candidailor asupra rezultatelor rezultatelor nu s-a realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la data susinerii ultimei probe 22. Contestaii Acceptarea contestaiilor spre privitoare la analiz i soluionare fr ca rezultatele acestea s fie depuse n termen concursului de ctre candidai Candidaii nu au fost anunai n termen despre rezultatul contestaiei 23. Emiterea deciziei de Datele de identificare ale numire candidatului admis, a salariului de ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au fost stabilite corect
1,5
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,2
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5 0,5
2 2
0,3 0,3
1 2
0,2 0,2
1 3
1,5 2,2
33
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 2 2 3 3 3 2 2 2 2 2 2 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 1 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 2 1 2 2 2 1 1 1 1 3 2
Punctaj total
II.
24. Comunicarea deciziei de numire 25. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 26. Salariul de baz 27. Indemnizaii de conducere 28. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 29. Sporul pentru complexitatea n munc 30. Sporul de vechime n munc 31. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 32. Salariul de merit 33. Sistemul de premiere
Decizia de numire nu a fost emisa n termenul de 15 zile lucrtoare de la data admiterii candidatului Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere necuvenite Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de doctor Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc
1,7 1,8 2,5 2,5 2,5 1,8 1,8 1,8 1,8 1,9 2,0
Stabilirea eronat a sporului de vechime n munc Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Acordarea de salarii de merit necuvenite Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare
34
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 0,5 0,5 0,5 3 2 2 2 0,3 0,3 0,3 0,3 2 2 1 1 0,2 0,2 0,2 0,2 2 2 2 1
Punctaj total
34. Decizia de modificare a drepturilor salariale 35. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
36. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 37. Aprobarea efecturii Efectuarea muncii peste muncii peste programul normal de lucru nu a programul normal fost autorizat de eful structurii de lucru 38. Evidena timpului Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste lucrat peste programul normal programul normal de lucru nu este formalizat de lucru i recuperarea acestuia
Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profesional dup soluionarea contestaiilor Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5 0,5
2 3
0,3 0,3
1 2
0,2 0,2
2 2
1,7 2,5
35
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 2 0,3 1 0,2 2
Punctaj total
Aplicarea eronat a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru
1,7
Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este document ul din procedura de Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz riscurile pe baza documentelor n posesia crora a intrat pn n acest moment, dar i a expertizei personale n domeniu. Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar i n funcie de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.) i pentru continuarea analizei, au mprit riscurile, n urmtoarele trei categorii. Riscuri mici 1,0 - 1,7 Riscuri medii 1,8 - 2,2 Riscuri mari 2,3 - 3,0 Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate i din aceste motive auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri pe toat durata misiunii de auditpe toat perioada interveniei la faa locului n funcie de informaiile privind activitile auditate i a riscurilor ataate acestora, pe care le constat.
36
Punctaj total
OBS.
Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice Organizarea concursurilor
Schimbarea obiectivului entitii publice prin preluarea i prin transferul de obiective Utilizarea personalului neadecvat activitii de elaborare a planului Utilizarea unor proceduri neadecvate Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare
37
Nr. crt.
DOMENIUL
RISCURI SEMNIFICATIVE
Punctaj total
Clasare Mic Mediu Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mare Mare Mic
OBS. Nu
7. Anunul de concurs
Adresele pentru solicitarea organizrii concursurilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Bibliografia incomplet/neactualizat Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile nainte de data organizrii concursului Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs i de soluionare a contestaiilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii a concursurilor Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de conformitate Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de desfurare a concursului Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de participare la concurs Anunul de concurs nu este publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a IIIa, cu cel puin 30 de zile nainte de data desfurrii Anunul de concurs nu este afiat la sediul entitii sau pe pagina de Internet Neconcordana ntre coninutul anunului de concurs stabilit de comisie i cel publicat Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor
1,5 2,0 1,5 1,5 1,5 1,3 1,7 1,5 1,7 1,7 1,7 2,5 2,3 1,7
Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu
Nu
38
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 11. Procesul verbal privind analiza dosarelor 12. Contestaii privind respingerea dosarelor
RISCURI SEMNIFICATIVE
Punctaj total
Clasare Mic Mic Mic Mic Mic Mare Mare Mare Mare Mediu Mediu Mic Mic Mic
OBS. Nu Nu Nu Nu Nu
Susinerea concursurilor
13. Stabilirea subiectelor de ctre comisie 14. Susinerea probei scrise 15. Susinerea probei interviu
Lipsa acordului membrilor comisiei Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate la sediul instituiei Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Respingerea nejustificat a contestaiilor Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la data expirrii perioadei de nscriere Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scris nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal Diferene semnificative intre calitatea tratrii subiectelor i punctajelor acordate de membri comisiei Spaiile libere din lucrri nu au fost barate de membrii comisiei Declararea ca promovat a unor candidai care nu au obinut un punctaj final de cel puin 100 de puncte cumulat i cel puin 50 de puncte la fiecare prob
1,7 1,2 1,5 1,5 1,3 2,8 2,5 2,7 2,5 2,0 2,0 1,7 1,5 1,7
Nu Nu Nu
39
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 20. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor 15. Comunicarea rezultatelor 16. Contestaii privitoare la rezultatele concursului
RISCURI SEMNIFICATIVE Procesul verbal nu s-a transmis la Direcia Resurse Umane Anunarea candidailor asupra rezultatelor nu s-a realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la data susinerii ultimei probe Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Candidaii nu au fost anunai n termen despre rezultatul contestaiei Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au fost stabilite corect Decizia de numire nu a fost emisa n termenul de 15 zile lucrtoare de la data admiterii candidatului Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere necuvenite Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de doctor Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc Stabilirea eronat a sporului de vechime n munc
Punctaj total
OBS. Nu Nu Nu Nu
Deciziile de numire
Nu
II.
19. Comunicarea deciziei de numire 20. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 21. Salariul de baz 22. Indemnizaii de conducere 23. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 24. Sporul pentru complexitatea n munc 25. Sporul de vechime n munc
40
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Acordarea de salarii de merit necuvenite Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profesional dup soluionarea contestaiilor Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru
Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de eful structurii Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat Aplicarea eronat a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru
Punctaj total
Clasare Mediu Mediu Mediu Mare Mediu Mic Mic Mediu Mediu Mic Mare Mic
OBS.
26. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 27. Salariul de merit 28. Sistemul de premiere Modificarea drepturilor salariale 29. Decizia de modificare a drepturilor salariale 30. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
1,8 1,9 2,0 2,5 2,0 1,7 1,5 1,8 2,0 1,7 2,5 1,7
Nu Nu
Salarizarea muncii 31. Fundamentarea timpului peste programul lucrat peste programul normal de normal de lucru lucru 32. Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru 33. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia 34. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
Nu
Nu
41
Nota: Documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor cuprinde 33 de obiecte auditabile i 57 riscuri ataate acestora, care au fost grupate pe cele trei categorii (mari, medii i mic). n continuare, riscurile mici nu vor mai fi avute n vedere pentru auditare, iar riscurile semnificative (mari i medii) vor intra n auditare i vor fi preluate pentru ierarhizare n documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe. n baza acestui document au rezultat 18 obiecte auditabile care nu vor mai fi luate n considerare n vederea auditrii, fiind constituite numai din operaii ale cror riscuri au fost apreciate ca fiind mici, i n consecin, documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe cuprinde 22 de obiecte auditabile i 29 riscuri asociate acestora.
42
Data 29.10.2010 Consecintele funcionrii/ nefuncionri i controlului intern Grad de ncredere al auditorul ui n controlul intern Sczut Mediu Sczut Mediu
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
T/ S
Obs.
I.
Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice Organizarea concursurilor
Schimbarea obiectivului entitii publice prin preluarea i prin transferul de obiective Utilizarea personalului neadecvat activitii de elaborare a planului Utilizarea unor proceduri neadecvate Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare
S S S S
43
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
T/ S
Obs.
3. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor 4. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor Susinerea concursurilor 5. Stabilirea subiectelor de ctre comisie
Bibliografia incomplet/neactualizat Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scris nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal
44
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
T/ S
Obs.
Deciziile de numire
Datele de identificare ale candidatului admis, funciei, drepturilor salariale la ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au fost stabilite corect Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere necuvenite Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de doctor Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc Stabilirea eronat a sporului de vechime n munc Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Acordarea de salarii de merit necuvenite
10. Procedurile scrise privid acordarea drepturilor salariale 11. Salariul de baz 12. Indemnizaii de conducere 13. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 14. Sporul pentru complexitatea n munc 15. Sporul de vechime n munc 16. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 17. Salariul de merit
45
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
T/ S
Obs.
Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profe-sional dup soluionarea contestaiilor Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru Sistemul de eviden a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat
S S S S
19. Decizia de modificare a drepturilor salariale 20. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
Salarizarea muncii 21. Fundamentarea timpului peste programul lucrat peste programul normal normal de lucru de lucru 22. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia NOTA
Sczut
Sczut
Ierarhizarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor s-a realizat prin elaborarea documentului Tabelul puncte tari i puncte slabe, n care au fost cuprinse cele 22 de obiecte auditabile i 29 de riscuri asociate acestora, obinute din clasarea riscurilor. n urma analizei au fost identificate 2 obiecte auditabile i 3 riscuri asociate acestora , care au fost evaluate ca fiind puncte tari, diferenele fiind considerate puncte slabe. Operaiile identificate ca fiind puncte tari i riscurile asociate acestora au fost evaluate astfel urmare a unor controale interne funcionale, pe baza documentelor transmise de entitate i a misiunilor anterioare, care limiteaz apariia riscurilor. Pe baza activitii de ierarhizare a operaiilor/obiectelor auditabile se va elabora documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit n
46
care vor fi preluate numai operaiile considerate ca fiind puncte slabe n numr de 26, ocazie cu care vor fi renumerotate.
Data 29.10.2010
OBIECTE AUDITABILE Nr. crt. din Lista centralizatoare
DOMENIUL
ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice Organizarea concursurilor
Susinerea concursurilor Deciziile de numire II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE Stabilirea elementelor de natur salarial
2. Statul de funcii prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs 3. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor 4. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor 5. Susinerea probei scrise 6. Susinerea probei interviu 7. Emiterea deciziei de numire 8. Comunicarea deciziei de numire 9. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 10. Salariul de baz 11. Indemnizaii de conducere
2 3 7 11 12 17 18 19 20 21
47
Nr. crt.
DOMENIUL
CUVENITE PERSONALULUI
OBIECTE AUDITABILE
12. Sporul pentru complexitatea n munc 13. Sporul de vechime n munc 14. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 15. Salariul de merit 16. Sistemul de premiere 17. Decizia de modificare a drepturilor salariale 18. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale 19. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 20. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia
23 24 25 26 27 28 29 30 32
Procedura Analiza riscurilor a nceput cu elaborarea documentului Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 33 de operaii/obiecte auditabile, i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit, n care au fost selectate numai 20 de obiecte auditabile. n continuare, cele 20 de operaii/obiecte auditabile, vor fi avute n vedere n activitatea de auditare, deoarece reprezint riscuri semnificative pentru domeniul auditat i vor fi supuse diferitelor testri, stabilite pe baza Programului interveniei la faa locului, care se vor materializa n F.I.A.P.-uri i F.C.R.I.-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea din Tematica n detaliu a misiunii de audit.
48
29.10.2010
LOCUL DESFURRII
PERSOANELE IMPLICATE
1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu 2. Tiparirea i procesarea Declaraiei de independen 3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. ntocmirea Chestionarului de control intern
49
ETAPELE MISIUNII
DOMENIUL
ACTIVITI 6. ntocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor auditabile 7. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 8. ntocmirea Programului de audit intern 9.Intocmirea Notei i a Programului preliminar al interveniei la faa locului 10. Obinerea aprobrii Notei i a anexelor acesteia: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari i puncte slabe i Programul interveniei la faa locului. 11. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu Direcia Resurse Umane 12. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit.
PERSOANELE IMPLICATE
LOCUL DESFURRII
Bilauca Nelia Bilauca Nelia Bilauca Nelia AUDITAT Paval Corina Paval Corina Paval Corina
Cderea Georgeta Cderea Georgeta
SAI AUDITAT
1.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 1.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 1.4. Colectarea dovezilor 1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 2.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 2.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 2.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 2.4. Colectarea dovezilor
16 2 8 8 8 16 1 4 2
50
ETAPELE MISIUNII
DOMENIUL
ACTIVITI 2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
DURATA (H) 1
LOCUL DESFURRII
AUDITAT
Locul
Nr. test
Auditori
DRU DRU
T1 T2
2. 3. 4.
posturilor
- Eantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate n 2004, reprezentnd 100% - Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei scrise - Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei interviu - Eantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate n 2004 DRU 2 T3 LV 3 Bilauca Nelia
5. 6.
7. 8.
- Verificarea deciziilor de numire - Eantionul va fi constituit din cele 6 dosare profesionale ale candidailor admii n anul 2004 DRU 2 T4 LV 4 Baciu Otilia
Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Nr. crt. 9. OBIECTE AUDITABILE Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale Salariul de baz Indemnizaii de conducere Sporul pentru complexitatea n munc Sporul de vechime n munc Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte TIPUL TESTRII - Chestionarea managementului CCI - Verificarea stabilirii drepturilor salariale nscrise n carnetul de munc, dosarele profesionale i statele de plat - Eantionul va fi constituit din documentele celor 6 candidai admii n anul 2004
52
Locul
Durata (h) 2 10
Nr. test
Lista verificare
DRU DRU
T5
LV 5
Baciu Otilia
Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Nr. crt. 15. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul Durata (h) Nr. test Lista verificare Auditori
Salariul de merit
- Verificarea legalitii acordrii salariului de merit - Eantionul va fi constituit din documentele celor 6 candidai admii n anul 2004
16.
Sistemul de premiere
- Verificarea i analiza dosarelor profesionale - Eantionul va fi constituit din documentele celor 6 candidai admii n anul 2004
17. 18.
- Analiza diminurilor salariale - Verificarea operrii n carnetele de munc a diminurilor salariale ca urmare a sanciunilor - Eantionul va fi constituit din documentele celor 7 salariai sancionai n anul 2004 - Verificarea aprobrii efecturii muncii peste programul normal de lucru - Existena Registrului special de eviden a timpului prestat peste programul normal de lucru - Analiza stabilirii compensrii muncii efectuate peste programul normal de lucru - Eantionul va fi constituit din DRU 2 T7 LV 7
19.
20.
Baciu Otilia
53
Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Nr. crt. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII informaiile pe lunile aprilie i decembrie pentru 4 direcii din cele 10 ale entitii, respectiv 40% Auditor, Lavric Anioara-Simona Locul Durata (h) Nr. test Lista verificare Auditori
54
Procedura P07: edina de deschidere Serviciul Audit Public Intern MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2010 - 31.12.2010 ntocmit: Lavric Anioara-Simona A. Lista participanilor
Data 29.10.2010
Numele
Lavric Anioara-Simona Daniela Minu Boicu Mirela Fodor Maria Danezu Dina
Funcia
Auditor Director Inspector Inspector Inspector
Direcia/ Serviciul
ef SAPI Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane
Nr. telefon
Semntura
B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit; - Prezentarea funciei de audit intern de ctre eful Serviciului Audit Public Intern, n special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia auditului intern; - Prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate. n urma discuiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confrunt i anume: - Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezint o zon cu risc; - Complexitatea activitii Direciei Resurse Umane i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personalului specializat; - Fluctuaia mare a personalului implicat n activitatea de gestiune a resurselor umane; - Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea personalului existent; De asemenea, s-au stabilit: - persoanele pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri, programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - condiiile minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul misiunii, informarea sistematic asupra constatrilor; - data edinei de nchidere, inclusiv a participanilor; - modalitatea redactrii Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit).
23
Recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, vor fi discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv a Planului de aciune i a calendarului implementrii i persoanelor rspunztoare cu implementarea recomandrilor. Auditori, Lavric Anisoara-Simona
24
.2.
Examinarea procedurilor privind fundamentarea i elaborarea Planului de ocupare a funciilor publice: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor necesare fundamentrii i elaborrii planului: a) aprobarea de ctre persoanele competente; b) stabilirea modelelor de formulare necesare fundamentrii; c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului; d) precizarea modalitilor de completare a modelelor specifice activitilor; e) oferirea unor exemple n acest sens; f) solicitarea motivaiilor pentru faptul c nu se scot la concurs toate posturile vacante; g) justificarea numrului de funcii publice rezervate absolvenilor de formare specializat; h) cuprinderea modalitilor de actualizare a Panului de ocupare a funciilor publice urmare a atribuirii de obiective noi sau de transfer al altor obiective; 1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului de fundamentare i elaborare; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.4. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie, respectiv n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiilor acestora, algoritmi de prelucrare .a. 1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor. 1 Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedur i evaluarea completitudinii prelurii acestora
25
ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre responsabilii cu realizarea activitii 1 Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constatat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? 1 Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine: a) modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare, coninutul acestora, termene .a.; b) concordana dintre numrul posturilor solicitate a fi scoase la concurs i posturile vacante; c) existena motivaiei faptului c nu au fost scoase la concurs toate posturile vacante d) existena numrului de funcii publice rezervate absolvenilor programelor de formare specializat, organizate de INA sau de instituii similare din strintate. 1 Verificarea avizrii Planului de ctre persoanele autorizate Data: 21.10.2010 Auditor intern, Lavric Anioara-Simona
D DA NU
N -
OBS.
X X X X
Test nr. 1
.5.
Lista de control X
.6.
26
27
28
Constatri Din analiza Centralizatorului privind susinerea probelor scrise, prezentat n Anexa nr. 1, s-a constatat c la dosarul de concurs pentru ocuparea postului de consilier superior la Direcia Buget-Contabilitate-Financiar, procesul verbal nu a fost semnat de un membru al comisiei care a lipsit din motive medicale i nu a existat un membru supleant care s l poat nlocui n comisia de concurs. Analiza Centralizatorului privind susinerea probelor interviu, prezentate n Anexa nr. 2, ne-a permis s constatm c toate elementele examinate corespund prevederilor cadrului normativ n vigoare. Concluzii n baza testului i a Centralizatorului privind susinerea probelor scrise s-a elaborat FIAP nr. 3. Data: 28.10.2010 Auditor intern, Lavric Anioara-Simona
29
30
ACTIVITATEA DE AUDIT Stabilirea elementelor de natur salarial (Obiecte auditabile 19-27 - LC) Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natur salarial: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente stabilirii elementelor de natur salarial: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b) precizarea modalitilor de acordare a drepturilor salariale; c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului; d) cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale; e) oferirea unor exemple n acest sens; f) existena componentei de actualizare a procedurii. 1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind stabilirea drepturilor salariale n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente fiecrei faze; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare 1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor. Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n stabilirea drepturilor salariale Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) au constatat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) au propuneri de perfecionare a procedurii? Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a: a) salariului de baz b) indemnizaiei de conducere c) sporului pentru complexitatea n munc d) sporului de vechime n munc
DA
NU
OBS.
Obiecte auditabile 9-16 (TD)
X X X X
TEST nr. 5 X
- Liste de control - Centralizator privind sabilirea
1.5.
31
Nr. crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA X X X -
NU
OBS.
elementelor de natur salarial
e) sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte f) salariului de merit g) sistemului de premiere
1.6. Analiza modalitilor de arhivare a documentelor Data: 01.11.2010 Auditor intern, Lavric Anioara-Simona
32
Datorit constatrii cu ntrziere a erorii de ctre Serviciul salarizare, care avea obligaia verificrii conformitii cu cadrul legislativ i normativ, s-au efectuat pli suplimentare necuvenite. Ulterior, sumele au fost recuperate de la persoana care a beneficiat de acestea. Concluzii n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 5. Data: 01.11.2010 Auditor intern, Lavric Anioara-Simona
CAUZE - Nerespectarea atribuiilor din fia postului cu privire la verificarea drepturilor salariale stabilite prin decizia de numire cu cele prevzute de cadrul normativ. CONSECINE - Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul instituiei; - Inexistena unor proceduri adecvate. RECOMANDRI - Asigurarea pregtirii profesionale a personalului implicat n activitatea de organizare i gestionare a resurselor umane din cadrul entitii i evaluarea periodic a acestuia;
33
- Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaii nou angajai n anul 2003 i informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificrii; - Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice activitilor privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul entitii; - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i implementarea activitilor de control i a responsabilitilor ce se impun, pentru realizarea operaiilor specifice fiecrei activiti privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul entitii.
34
B. Concluzii: n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficienelor constatate. Pentru constatrile/deficienele prezentate nu au fost formulate obiecii, fiind nsuite n totalitate. n final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandrilor i datele de realizare ale acestora.
23
R PO T D A D IN A R E U IT TER N
STRUCTURA AUDITAT: DIRECIA RESURSELOR UMANE DIN CADRUL S.C. ANNYA S.R.L.
24
I.
INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost format din: Lavric Anioara-Simona - auditor coordonator al misiunii; din cadrul Serviciul Audit Public Intern al entitii publice Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr.45/15.03.2009 Baza legal a aciunii de auditare: - Planul de audit intern pe anul 2005 aprobat de conducerea instituiei; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare a auditului public intern; - Normele proprii de exercitare a auditului public intern n cadrul entitii publice Durata aciunii de auditare: 01.09 - 15.11.2010 Perioada supus auditrii: 01.01 - 31.12.2010 Obiectivele misiunii de audit: Organizarea recrutrii personalului cu principalele subobiective: - Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice; - organizarea concursurilor; - susinerea concursurilor; - deciziile de numire. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cu principalele subobiective: stabilirea elementelor de natur salarial; modificarea drepturilor salariale; Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.
Tehnici utilizate: a) verificarea n vederea asigurrii validrii, realitii i acurateei nregistrrilor n carnetele de munc i dosarele profesionale. Tehnici de verificare utilizate: - comparaia: pentru deciziile de numire i datele nscrise n carnetele de munc, n dosarele profesionale i n bazele de date; - examinarea: pentru detectarea erorilor n completarea carnetelor de munc, dosarelor profesionale, proceselor verbale etc.; - garantarea: pentru verificarea realitii datelor din documentele ce au stat la baza justificrii nregistrrilor; - urmrirea: pentru a se constata dac toate operaiunile au fost real efectuate. b) interviul pentru lmurirea unor aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor; c) eantionarea pentru analiza modului de ntocmire al documentelor; d) observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor.
25
Instrumente de audit: chestionarele; liste de verificare pentru a stabili condiiile pe care trebuie sa le ndeplineasc fiecare obiectiv auditabil. Documente i materiale examinate n cadrul Direciei de Resurse Umane: Verificarea la faa locului a vizat urmtoarele documente ntocmite i completate pentru perioada 01.01.2010 31.12.2010: - documente privind organizarea i susinerea concursurilor (Planul de ocupare a funciilor publice pe anul 2006, statul de funcii, procese verbale de selectare a dosarelor candidailor, procese verbale privind susinerea probelor de concurs .a.) - decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale; - carnete de munc, dosare profesionale, fie de post, Regulamentul de Organizare i Funcionare; - foile colective de prezen; - cererile de concedii de odihn, fr plat etc.; - Registrul de eviden a salariailor; - alte documente. Materiale ntocmite pe timpul auditrii: foi de lucru privind descrierea activitilor auditate; liste de verificare pe obiective (LV); fie de identificare i analiz a problemelor constatate (FIAP); documente de lucru; Tabel puncte tari i puncte slabe, Tematica n detaliu ; programul de audit, programul interveniei la faa locului; Chestionarul de control intern (CCI); rapoarte preliminare de audit, minutele edinelor de deschidere, de nchidere etc.
Organizarea Direciei Resurse Umane. Direcia a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 9 salariai, dintre care un post de director i un ef de serviciu. Organizarea i funcionarea direciei a fost n conformitate cu organigrama i Regulamentul de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii sunt ntocmite fie ale posturilor prin care sunt stabilite relaiile ierarhice i sarcinile de serviciu. Activiti desfurate n cadrul Direciei Resurselor Umane: ntocmirea statelor de funcii pe care le supune spre avizare conducerii; rspunderea privind aplicarea corect a reglementrilor legale n domeniul salarizrii personalului, precum salariul de baz, sporul de vechime, indemnizaiile, alte sporuri; fundamentarea corect i acordarea premiilor; aplicarea corect a prevederilor legale privind efectuarea i salarizarea muncii peste programul normal de lucru; fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile; verificarea foilor colective de prezen privind operarea corect a timpului lucrat i nelucrat; organizarea concursurilor de recrutare, promovare i avansare a personalului; ntocmirea i actualizarea carnetelor de munc; ntocmirea i actualizarea dosarelor profesionale; pregtirea i perfecionarea profesional continu a salariailor.
Echipa de auditori prin lucrrile specifice derulrii misiunii de audit a avut ca obiective principale activitile care se desfoar n cadrul DRU, stabilite prin ROF, prezentate mai sus
26
1.2. Organizarea concursurilor 1.2.1. Posturile prevzute n statul de funcii ce urmeaz a se scoate la concurs (2) . 1.2.2. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor (3) . 1.2.3. Dosarele candidailor la ocuparea posturilor (4)
.
27
Modul de constituire a comisiilor de concurs, respectiv a comisiilor de soluionare a contestaiilor, se realizeaz prin actul administrativ al conductorului entitii publice organizatoare a concursului. Din analiza acestui aspect, pe baza Testului nr. 3 elaborat n conformitate cu Lista de verificare nr. 3, poz. 1.5. i 1.6., s-a constatat c n cazul unui concurs comisia a funcionat cu un numr mai mic de membri dect cel aprobat prin ordin al ordonatorului de credite n conformitate cu prevederile H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici. Echipa de auditori apreciaz c i n aceast situaie, exista posibilitatea contestrii concursurilor urmare adoptrii unor soluii neprocedurale, fapt pentru care recomand elaborarea procedurilor de organizare i desfurare a concursurilor privind ocuparea funciilor publice, care s cuprind i numirea unor membri supleani pentru nlocuirea membrilor indisponibili din comisiile de organizare, precum i din comisiile de contestaii, avnd n vedere faptul c cadrul normativ nu este reglementat pentru aceast zon. 1.3.2. Susinerea probei interviu (6) Analiza efectuat de auditori, pe baza Testului nr. 3 referitor la modul de susinere al probelor interviu, le-a permis s constate c elementele verificate corespund cadrului normativ n vigoare. 1.4. Deciziile de numire 1.4.1. Emiterea deciziei de numire (7) ntocmirea deciziei de numire reprezint un element important n activitatea resurselor umane, n gestionarea raportului juridic prin care se angajeaz fondurile publice i, din acest punct de vedere, corectitudinea acesteia reprezint un risc potenial ridicat. Din analiza coninutului deciziilor de numire ale candidailor admii prin concurs n anul 2008, n numr de 6, conform Testului nr. 4 elaborat n baza Listei de verificare nr. 4, poz. 1.5.1., s-a constatat ncadrarea eronat a dl. Constantinescu Ion pe funcia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2, n loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3, pentru care fusese declarat admis de ctre comisia de concurs. ncadrarea eronat a avut drept consecin efectuarea plii unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entitii publice, situaie rezolvat ulterior prin anularea deciziei de numire i refacerea acesteia n conformitate cu prevederile legislative, precum i modificarea nregistrrii din carnetul de munc. Din analiza cauzelor producerii acestei erori, echipa de auditori recomand reverificarea conformitii deciziilor de numire emise n anul 2007, precum i implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice acestei activiti.
2.
STABILIREA
DREPTURILOR
SALARIALE
CUVENITE
28
PERSONALULUI 2.1. Stabilirea elementelor de natur salarial 2.1.1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale (9) . 2.1.2. Salariul de baz (10)
Salariile de baz pentru candidaii declarai admii la concursul pentru ocuparea funciilor publice de execuie sunt stabilite n conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici i prin echivalare cu salariile de baz prevzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natur salarial ale funcionarilor publici, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 228/2003. Din analiza eantionului descris n Testul nr. 5 i a elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5., echipa de auditori a constatat faptul c persoana autorizat din cadrul Serviciului financiar-salarizare nu i-a exercitat atribuiile din fia postului cu privire la verificarea conformitii drepturilor salariale stabilite prin deciziile de numire. Ca urmare, s-a efectuat plata unei sume necuvenite din bugetul instituiei ctre un salariat, sum recuperat ulterior. Pentru prevenirea unor asemenea situaii n viitor, echipa de auditori recomand elaborarea procedurilor scrise i formalizate, implementarea unui nivel suplimentar de control i n acelai timp asigurarea pregtirii profesionale a personalului implicat n activitatea de gestionare a resurselor umane i evaluarea periodic a acestuia. 2.1.3. Indemnizaii de conducere (11) . 2.1.4. Sporul pentru complexitatea n munc (12) . 2.1.5. Sporul de vechime n munc (13) . 2.1.6. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte (14) . 2.1.7. Salariul de merit (15) . 2.1.8. Sistemul de premiere (16) . 2.2. Modificarea drepturilor salariale 2.2.1. Decizia de modificare a drepturilor salariale (17)
29
n acest caz, auditorii i-au focalizat atenia asupra diminurii salariilor, urmare a constatrilor unei misiuni anterioare de audit n cadrul creia a fost analizat conformitatea acordrii sporurilor salariale. Din analiza modificrilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancionat, n anul 2006, respectiv a unui numr de 7 salariai, pentru care s-a elaborat Testul nr. 6, conform Listei de verificare nr. 6, s-a constatat c ntr-un caz sanciunea de 5% aplicat pe 3 luni a fost reinut din drepturile salariale i operat n baza de date, dar nu a fost nregistrat n carnetul de munc. Echipa de auditori a stabilit c principala consecin a acestui fapt a fost reflectarea eronat a situaiei personalului n documentele administrative, cu impact asupra carierei funcionarilor publici, n mod special, n situaia unui transfer. Recomandarea auditorilor pentru depistarea i evitarea unor situaii similare s-a ndreaptat spre organizarea unor verificri sistematice privind operarea diminurilor salariale la persoanele care au fost sancionate de ctre conducere i implementarea unui nivel de control suplimentar. 2.2.2. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale (18) . 2.3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru 2.3.1. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru (19) . 2.3.2. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia (20) Un element important al activitii de eviden a efecturii muncii peste programul normal de lucru, const n fundamentarea acestuia n vederea compensrii n timp liber echivalent sau n bani, n conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr. 123/2003 privind creterile salariale ce se vor acorda personalului din sectorul bugetar. Din analiza Testului nr. 7, care a utilizat elementele cuprinse n Lista de verificare nr. 7, poz. 1.5.-1.8., s-a constatat c nu exist organizat un sistem de eviden i de recuperare a timpului peste programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat c efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispus n scris de eful ierarhic, dei aceste lucruri sunt stipulate n cadrul normativ. Din aceast cauz, n practic nici nu s-a mai urmrit compensarea n timp liber corespunztor, n urmtoarele 30 de zile, ci au fost direct compensate n bani, ceea ce a reprezentat o cheltuial semnificativ pentru entitate care putea fi evitat. Echipa de auditori recomand utilizarea Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de lucru, realizarea procedurilor scrise privind compensarea muncii suplimentare cu timp liber corespunztor n urmtoarele 30 de zile, dup efectuarea acesteia, precum i pentru plata orelor suplimentare, n cazul n care compensarea nu a fost posibil. De asemenea, se recomand i desemnarea unei comisii pentru reverificarea evidenei timpului suplimentar peste programul normal de lucru i a modului de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaiilor de nerespectare a cadrului normativ.
30
III. CONCLUZII Echipa de auditori pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz Activitatea privind gestiunea resurselor umane din entitatea auditat conform grilei:
NR. CRT. 1. 2.
CRITIC
Precizm, faptul c constatrile prezentate au la baz probe de audit obinute pe baza testelor efectuate consemnate n documentele de lucru ntocmite de ctre echipa de auditori i nsuite de ctre factorii de management ai entitii. Aceste evaluri au la baz discuiile care au avut loc cu privire la recomandrile auditorilor n edinele de nchidere i conciliere ale misiunii, apreciate de ctre participanii la aceste edine, ca fiind realiste i fezabile, i materializate n minutele edinelor de nchidere i conciliere. Considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea gestiunea resurselor umane c se nscrie n parametri normali pentru aceast perioad de introducere a auditului intern n entiti. De asemenea, prin implementarea recomandrilor echipei de auditori sistemul de gestiune al resurselor umane va cunoate o ameliorare semnificativ. Auditori, Lavric Anioara-Simona
31
Data: 30.10.2010
B. Stenograma edinei n cadrul edinei de conciliere s-a discutat asupra constatrilor i recomandrilor cuprinse n proiectul Raportului de audit, iar reprezentanii structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu care se confrunt i anume: - activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezint o zon cu risc; - complexitatea activitii Direciei Resurse Umane i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personalului specializat; - fluctuaia mare a personalului implicat n activitatea de gestiune a resurselor umane; - neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea personalului existent; Pentru implementarea recomandrilor i remedierea problemelor constatate, structura auditat a ntocmit Planul de aciune i calendarul implementrii, prin care s-au stabilit persoanele responsabile pentru implementare i termenele/etapele de realizare, nmnnd un exemplar i auditorilor. Pentru toate celelalte constatri, structura auditat nu a formulat obiecii fiind de acord cu acestea, recunoscnd deficienele din activitatea specific. Not: Menionm c n situaia acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor echipei de auditori confirmat n cadrul edinei de conciliere de managementul structurii auditate, proiectul Raportului de audit intern va rmne nemodificat, constituind, n acelai timp, i raport de audit intern final.
32
Rec No. 1.
Recomandarea Instruirea personalului care se ocup cu elaborarea i aprobarea Planului de ocupare a funciilor publice la nivelul ministerului i evaluarea sistematic a acestuia Stabilirea de atribuii i responsabiliti, n acest sens, prin fiele posturilor Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funciilor publice n colaborare cu Agenia Naional a Funcionarilor Publici Instruirea membrilor comisiilor de concurs i ai comisiilor de contestaii, precum i a persoanelor care asigur munca de secretariat naintea organizrii acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii Elaborarea procedurilor de organizare i desfurare a concursurilor privind ocuparea funciilor publice, care s prevad numirea unor membri supleani pentru nlocuirea membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funciilor publice Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise n anul 2003 i informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificrii Pregtirea profesional a personalului implicat n activitatea de organizare i gestionare a resurselor umane din cadrul entitii i evaluarea sistematic a acestuia Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice activitilor privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul entitii
X X
2. 3. 4.
30.06.2010
5.
30.06.2010
6.
30.09.2010
7.
31.12.2010
8.
30.06.2010
33
ENTITATEA PUBLIC Direcia Resurse Umane 9. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaii nou angajai n anul 2003 i informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificrii Verificarea persoanelor care au fost sancionate de conducere pe anul 2003 pentru a se X depista dac mai exist i alte situaii de acest gen Efectuarea unei reverificri privind sistemul de eviden a timpului suplimentar peste programul normal de lucru i modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaiilor de nerespectare a cadrului normativ i informarea efului comparti-mentului de audit intern asupra rezultatelor obinute Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru n vederea compensrii n timp sau X n bani i implementarea n cadrul acestuia a activitilor de control i a responsabilitilor adecvate Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenierea prezenei personalului i justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odihn, pe o perioad de 6 luni Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern pn la zi, pentru completarea actelor administrative i documentelor care evideniaz cariera profesional a funcionarilor publici Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanul procedural Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de munc i a atribuiilor prin fiele de post Constituirea unei comisii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului
Serviciul de audit public intern Misiunea de audit public intern: Gestiunea resurselor umane X
10.
30.09.2010
11.
30.09.2010
12.
30.09.2010
13.
30.06.2010
14.
31.12.2010
15.
30.09.2010
16. 17.
X X
30.06.2010 30.06.2010
18.
X X
30.06.2010 31.12.2010
19.
34
Serviciul de audit public intern Misiunea de audit public intern: Gestiunea resurselor umane
20.
actualizrii carnetelor de munc i informarea cu rezultatele acesteia a efului compartimentului de audit intern Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea carnetelor de munc X n care s fie nglobate activitile de control i persoanele responsabile Realizarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat n gestionarea carnetelor de munc Testarea periodic a personalului i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestor testri Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instruciuni Actualizarea manualului de instruciuni de acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie, rspndire i utilizare a datelor Asigurarea unui numr corespunztor de manuale pentru toi utilizatorii Stabilirea n responsabilitatea administratorului de sistem a inserrii unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii doar a tranzaciilor corecte i autorizate Asigurarea unui sistem de pregtire i evaluare sistematic a personalului responsabil n utilizarea sistemului informatic Schimbarea sistematic a parolelor de acces de ctre utilizatorii sistemului informatic Desemnarea unei persoane cu atribuii i competene n verificarea schimbrii periodice a parolelor de acces Stabilirea atribuiilor cu verificarea schimbrii parolelor n lipsa persoanei desemnate Pregtirea specialitilor n asigurarea securitii sistemului informatic i informarea sistematic a utilizatorilor Elaborarea procedurilor scrise i formalizate specifice activitii de arhivare a documentelor, care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate Desemnarea unui salariat din cadrul X X X X
30.09.2010
21. 22.
X 31.12.2010
X X X X X
32.
X X
30.06.2010 30.06.2010
33.
35
ENTITATEA PUBLIC Direcia Resurse Umane Direcia Resurselor Umane care va avea atribuii i competene n evidena, constituirea i predarea dosarelor la arhiva instituiei Instruciuni 1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt prezentate n Raportul de audit 2. Verificai coloana corespunztoare: implementat, parial implementat, neimplementat 3. Introduceri data planificat pentru implementare n Raportul de audit i data implementrii
Serviciul de audit public intern Misiunea de audit public intern: Gestiunea resurselor umane
Entitatea/structura auditat: Direcia Resurse Umane Data i semntura conductorului: Dana Srbu Auditor: Data i semntura:
36
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat 01.01.20010- 31.12.20 ntocmit: Lavric Anioara-Simona Data: 15.11.2010 Bugetul de timp efectiv: 274 ore n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat corespunztor riscurile activitii Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat X Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i conducerea structurii de audit intern; A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de audit intern Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme identificate Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personal al auditorului intern. Bugetul de timp planificat: 274 1 2 3 4 5 Observaii X X A fost necesar s se lucreze peste orele de program X X X X X X X X X X X X X X
NOTA: Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj:
37
1 pentru nesatisfctor 2 pentru slab 3 pentru satisfctor 4 pentru bine 5 pentru foarte bine
38