PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

En Venezuela actualmente se encuentran voluminosamente cantidades de instituciones educativas, segn datos informativos el 65% de ellas cuentan con sistemas de informacin para agilizar los procesos que se realizan en cada departamento y de esta manera lograr el objetivo propuesto de forma eficiente.

En el Liceo Dr. Domingo Guzmn Lander ubicado en la Av. Principal de Tronconal Segundo en Barcelona Estado Anzotegui, se presentan varias irregularidades en el Departamento de Evaluacin, con respecto al registro de las notas de los alumnos de dicha institucin. Actualmente se encuentran inscritos una gran cantidad de alumnos aproximadamente 700 alumnos por lo tanto el volumen de las notas registradas es considerable y todo el proceso de registro se realiza de manera manual lo que conlleva a que esta labor sea un poco tediosa, a dems de tardar un tiempo relativamente largo, lo que repercute en el retraso de la entrega de las notas a los estudiantes. Tambin se han recibido quejas por parte de algunos alumnos que argumentan que se le han perdido varias de sus notas, todo esto por el gran volumen de datos que se maneja en el departamento.

El proceso de registro de las notas se realiza de la siguiente manera:

El departamento realiza una planificacin anual de las actividades que deben realizar los profesores as como tambin de la culminacin de las mismas. Despus que los profesores han realizado las evaluaciones correspondientes, esta informacin es suministrada a la secretaria del departamento, la cual procede a evaluar alumno por alumno las notas para sacar su respectivo promedio y nota final, esto se realiza por cada lapso y luego al final del periodo escolar. Cabe destacar que la evaluacin se realiza de manera manual lo cual retrasa la entrega de las notas a los respectivos alumnos y hace que el proceso sea lento y un poco tedioso, es preciso mencionar que estos datos son guardados en nominas

organizadas por seccin, en un archivador, teniendo respaldo de todos los alumnos cursantes o ya graduados en la institucin.

Otro problema que se presenta es que los profesores no cumplen la entrega de las notas lo cual tambin retrasa que la informacin este a su debido tiempo.

Actualmente las actividades se realizan de manera manual llevando a un resultado inseguro y obsoleto producindose algunas veces las perdida de notas o errores en el clculo de las mismas, errores que se producen ya sea humanos o por el mal manejo de los datos respecto a los empleados.

Este problema se viene presentando ante el incremento de la matricula escolar que maneja el Liceo, hace aproximadamente como 2 aos el nmero de estudiantes aument considerablemente debido a que la zona geogrfica donde se encuentra la institucin educativa ha venido desarrollndose y creciendo en los ltimos aos.

Por lo antes mencionado, el Liceo Dr. Domingo Guzmn Lander, maneja de forma manual todas las notas de los alumnos por lo cual se hace necesaria la implementacin de un sistema de informacin que ayude al registro de las notas a los profesores y faciliten dicha actividad, adems de que a su vez asegure que no se generaran perdidas de las mismas.

Justificacin.

Los Sistemas de Informacin (SI) y las Tecnologas de Informacin (TI) han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A travs de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de informacin necesaria para la toma de decisiones y, lo ms importante, su implantacin logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales. 5

Este proyecto nace ante la necesidad de solucionar problemas de lentitud y poca precisin en el actual sistema de registro de notas del departamento de evaluacin del Liceo Dr. Domingo Guzmn Lander.

El trabajo realizado por el departamento de evaluacin es de gran importancia para cualquier escuela; es por ello que este debe realizarse de la forma ms eficiente posible, evitando cualquier tipo de errores o prdidas de las notas. La investigacin y anlisis del sistema de manejo, almacenamiento y administracin de las notas del departamento de evaluacin del liceo en estudio, hace resaltar la urgencia de implementar un sistema de informacin que permita mejorar el proceso que se realiza en dicho departamento.

Este nuevo sistema traer beneficios tanto para los empleados del departamento como para los estudiantes en general. Para los empleados porque sus actividades sern un poco ms fciles y podrn desarrollarlas de manera ms ptima y adecuada.

Para los alumnos ya que tendrn sus notas a tiempo y de forma correcta, eliminando las incomodidades y disgustos por los cuales tena que pasar al no tener las notas en el momento indicado.

La importancia de este proyecto investigativo radica en el hecho de que su implementacin dar un cambio total en la manera de administrar las notas acumuladas de los estudiantes, as como facilitar la realizacin de las actividades y agilizar la entrega de las notas.

La metodologa a utilizar en este proyecto es el desarrollo en cascada tambin llamada modelo en cascada, ya que esta metodologa nos permite estudiar el sistema, realizar los previos mtodos de su realizacin y se adapta a lo que queremos lograr con nuestro proyecto. 6

El desarrollo en cascada, es el enfoque metodolgico que ordena rigurosamente las etapas del ciclo de vida del software, de tal forma que el inicio de cada etapa debe esperar a la finalizacin de la inmediatamente anterior.

Un ejemplo de una metodologa de desarrollo en cascada es:

1. Anlisis de requisitos 2. Diseo del Sistema 3. Diseo del Programa 4. Codificacin 5. Pruebas 6. Implantacin 7. Mantenimiento

De esta forma, cualquier error de diseo detectado en la etapa de prueba conduce necesariamente al rediseo y nueva programacin del cdigo afectado, aumentando los costes del desarrollo. La palabra cascada sugiere, mediante la metfora de la fuerza de la gravedad, el esfuerzo necesario para introducir un cambio en las fases ms avanzadas de un proyecto. Si bien ha sido ampliamente criticado desde el mbito acadmico y la industria, sigue siendo el paradigma ms seguido al da de hoy.

Objetivos Objetivo General:

Proponer un Sistema de Informacin que permita mejorar el control de notas en el Departamento de Evaluacin del Liceo Dr. Domingo Guzmn Lander, ubicada en Barcelona, Estado Anzotegui. Objetivos especficos:

Describir la situacin actual del Departamento de Evaluacin del Liceo Dr. Domingo Guzmn Lander, a fin de determinar la problemtica existente.

y y

Describir el sistema propuesto. Determinar los requerimientos que se necesitan para elaborar la propuesta.

Asignacin de Recursos a Cada tarea Anlisis de los requerimientos

Se analizan las necesidades del colegio para determinar los objetivos a cumplir del sistema propuesto lo que conllevan a contratar un personal calificado para realizar esta tarea por lo cual tendr un valor de 1500 Bsf. Diseo del Sistema

Se descompone y organiza el colegio en actividades que puedan elaborarse por separado teniendo un costo de 2000 bsf. Diseo del Programa

En esta tarea se va a plantear las posibles interfaces que tendr el sistema propuesto; este diseo tendr un valor de 1000 bsf. Codificacin

Es la fase donde se desarrollara el sistema de informacin usando las herramientas de visual basic en una base de datos Microsoft Access, el cdigo de fuente tendr un valor de 3000 bsf. Pruebas

En esta actividad se verifica si el sistema propuesto cumple los requisitos y necesidades del colegio, se realiza una auditoria de evaluacin de seguridad al programa para definir errores. No se cobrara la prueba de errores porque va por parte del BetaTester (persona encargada de revisar los errores del programa).

Implantacin

Es cuando el programador realiza la instalacin del programa en los equipos de computacin de la institucin se realiza de manera gratuita. Mantenimiento

En esta fase se refiere a la actualizacin del sistema de informacin propuesto, ya que se necesitara ampliar la base de datos, agregar nuevos campos, entre otros; aproximadamente el mantenimiento tendr un costo de 500 bsf teniendo en cuenta el transcurrir el tiempo.

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IDENTIFICACION DE LAS TAREAS A REALIZAR 1. Anlisis de los requisitos 1.1 Conocer la capacidad del equipo de computacin en las instalaciones del colegio. 1.2 1.3 2 2.1 3 3.1 4 4.1 4.2 5 5.1 6 6.1 7 7.1 Estudiar detalladamente el sistema actual de la institucin. Contar con el personal capacitado para el manejo de la misma. Diseo del Sistema Evaluacin del desempeo de los equipos. Diseo del Programa Seleccin del software que se va a implementar Codificacin Construccin de Esquemas Codificacin de Programas Pruebas Prueba de sistema. Implantacin Presentacin y entrega del software Mantenimiento Actualizacin de los datos

P.C

A.R

D.S

D.P

C.O

IM

S.S.I C.C E.S C.C.P E.D.D C.E C.P P.S

P.E. A.D

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LEYENDA NUMERO: 1 NOMBRE: Anlisis de Requisitos DESCRIPCION: Se describieren las necesidades principales del usuario TIEMPO ESTIMADO: 5 Semanas ENTREGABLE: Informe detallado de las necesidades NUMERO: 1.1 NOMBRE: Conocer la capacidad del equipo de computacin en las instalaciones del colegio DESCRIPCION: Se estudiara la infraestructura del colegio y se verifica su equipo de computacin. TIEMPO ESTIMADO: 3 Das ENTREGABLE: Informe detallado. NUMERO: 1.2 NOMBRE: Estudiar detalladamente el sistema actual de la institucin DESCRIPCION: Se describirn como es el proceso de notas en el colegio su registro de notas.

TIEMPO ESTIMADO: 2 Das ENTREGABLE: Informe detallado de la situacin actual. NUMERO: 2 NOMBRE: Diseo del Sistema DESCRIPCION: Se disea como quedara el software de forma general respecto a los requisitos dados. TIEMPO ESTIMADO: 5 Semanas ENTREGABLE: Informe detallado del diseo del software NUMERO: 2.1 NOMBRE: Evaluacin del desempeo de los equipos 12

DESCRIPCION: Se realiza una evaluacin del desempeo de los equipos dentro de la institucin TIEMPO ESTIMADO: 2 Semanas ENTREGABLE: Evaluacin de equipos NUMERO: 3 NOMBRE: Diseo del Programa DESCRIPCION: Se realiza el diseo del programa como tal sus funciones principales. TIEMPO ESTIMADO: 1 Mes ENTREGABLE: Diseo NUMERO: 3.1 NOMBRE: Seleccin del software que se va a implementar DESCRIPCION: Se describe en que software se realizara el proyecto informtico. TIEMPO ESTIMADO: 2 Das ENTREGABLE: Informe detallado de la seleccin del software

NUMERO: 4 NOMBRE: Codificacin. DESCRIPCION: Se empieza a elaborar los diferentes cdigos del programa. TIEMPO ESTIMADO: 5 Meses ENTREGABLE: Codificacin NUMERO: 5.1 NOMBRE: Construccin de Esquemas DESCRIPCION: Elaboracin esquemas para el empleo de los usuarios. TIEMPO ESTIMADO: 2 Meses ENTREGABLE: Realizacin de esquemas automatizado

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NUMERO: 5.2 NOMBRE: Codificacin de Programas DESCRIPCION: Se elaboraran los programas de acuerdo al sistema operativo a emplearse y los requerimientos. TIEMPO ESTIMADO: 3 meses ENTREGABLE: Realizacin de los Programas NUMERO: 5 NOMBRE: Pruebas DESCRIPCION: Evaluacin del programa. TIEMPO ESTIMADO: 5 Das ENTREGABLE: Realizacin de los Programas NUMERO: 5.1 NOMBRE: Prueba de sistema DESCRIPCION: Elaboracin de enlaces que ayudaran al manejo de la informacin en el software a emplearse. TIEMPO ESTIMADO: 15 Das ENTREGABLE: Realizacin de esquemas automatizado NUMERO: 5.2 NOMBRE: Codificacin de Programas DESCRIPCION: Se elaboraran los programas deacuerdo al sistema operativo a emplearse, los requerimientos y lo estipulado en el anlisis. TIEMPO ESTIMADO: 30 Das ENTREGABLE: Realizacin de los Programas NUMERO: 6 NOMBRE: Implantacin DESCRIPCION: Se instalara el Software en la institucin con los requerimientos descrito 14

TIEMPO ESTIMADO: 1 Semana ENTREGABLE: Entrega del Software. NUMERO: 6.1 NOMBRE: Presentacin y entrega del programa DESCRIPCION: Se har entrega personal e instalacin del software. TIEMPO ESTIMADO: 5 Das. ENTREGABLE: Instalacin del Software a la institucin NUMERO: 7 NOMBRE: Mantenimiento DESCRIPCION: Se realiza el mantenimiento correspondiente al software TIEMPO ESTIMADO: 1 Semana ENTREGABLE: Mantenimiento del software NUMERO: 7.1 NOMBRE: Actualizacin de datos. DESCRIPCION: Se actualiza el sotfware TIEMPO ESTIMADO: 2 Das ENTREGABLE: Actualizacin.

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Matriz de Roles y Actividades ACTIVIDAD Anlisis de requisitos

Diseo del Sistema Diseo del Programa

GP CF US AS AP PR DC DURACION R R R R R R R I P C P C R C R I D S I D D I P R P P A C C R I I P A C I I I I R I C I S I R D I C 5 Semana 5 Semanas 1 Meses 5 Meses 5 Das 1 Semana 1 Semana

Codificacin. Pruebas Implantacin Mantenimiento

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Evaluacin Econmica del Proyecto Presupuesto N# 001 DESCRIPCIN Disco duro western digital 500GB 002 Memoria RAM DDR2 2gb 2 325bsf 650bsf
1250

UNIDAD 1

PRECIO 600bsf

TOTAL 600bsf

Presupuesto Resumen

Revisando los equipos con que dispone la escuela (Computadoras), es necesario el cambio de la memoria RAM y del Disco Duro de las computadoras presentas en el departamento para que se pueda instalar el nuevo sistema. Es preciso destacar que se van a utilizar los mismos equipos que posee el departamento en estudio pero sustituyndole los aspectos destacados anteriormente. Plan de Inversin PLAN DE INVERSIONES Gastos en Personal Gastos en Licencias ( Software Original) 1000 2500 AO 2011

TOTAL PLAN DE INVERSION

3500

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Gastos en Personal: Es la capacitacin, charlas, para brindarles informacin de los cambios y mejoras a implementar en este nuevo sistema, explicando as el modo de manejo y brindando ayuda a todo aquel que se le haga difcil el cambio. Gastos en Licencias: Son todos los gastos necesarios en la adquisicin o compra de programa.

8000 7500 7000 6500 6000 5500 5000 4500 4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0

Curva de Inversin

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Distribucin de Recursos El colegio cuenta con la cantidad a invertir de 5.000 bsf en el nuevo sistema para el registro de notas, los recursos econmicos se van a distribuir de la siguiente manera que se visualiza en el siguiente grafico

licencias

Personal

Equipos

Presupuesto

11% 54% 62% 27% 8%

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Conclusiones.

La organizacin y el control de las notas acadmicas de los alumnos en una institucin es de suma mucha importancia, ya que este es el resultado de los esfuerzos realizados por cada estudiante, y estos van a formar parte de su historial de calificaciones el resto de sus estudios.

El trabajo realizado por el departamento de evaluacin de una escuela es muy importante ya que cualquier falla o error en la totalizacin de las notas de un alumno puede traer serias consecuencias, es por esto que este trabajo debe realizarse de la manera ms eficaz para evitar cualquier problema futuro.

Por tal motivo se consider la planificacin de este proyecto para ayudar a mejorar el sistema de control de las calificaciones de los alumnos, el cual al ser implementado producir una mejora a gran escala para el departamento y a su vez para la institucin en general.

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Bibliografa. Asesora en Metodologa de Investigacin.

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Documento

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