CUPRINS Seciunea 1 EXCEL I INSTRUMENTELE SALE DE LUCRU 4.1 4.1.1. 4.1.1.1. 4.1.1.2. 4.1.1.3. 4.1.1.4. 4.1.1.5. 4.1.1.6. 4.1.1.7.

. 4.1.1.8. 4.1.1.9. 4.1.1.10. 4.1.1.11. 4.1.2. 4.1.2.1. 4.1.2.2. 4.1.2.3. 4.1.2.4. Utilizarea aplicaiei Excel Elementele de baz Caracteristicile unei aplicaii Excel Deschiderea aplicaiei Excel Deschiderea unui registru de calcul (fiier) existent, efectuarea unor modificri i salvarea acesteia. Deschiderea mai multor registre de calcul Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia Salvarea unui registru de calcul existent, pe harddisk sau discheta Salvarea unui registru de calcul existent sub alt nume, n alt format i n alt loc. Salvarea unui registru de calcul n format web nchiderea registrului de calcul tabelar Folosirea funciei Help nchiderea aplicaiei Excel Personalizarea (modificarea) setrilor de baz Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul Schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran Modificarea afirii barelor de instrumente Modificarea numrului de foi de calcul din registrul curent

Seciunea 2 OPERAII DE BAZ 4.2 Introducerea datelor n foaia de calcul 4.2.1. 4.2.1.1. 4.2.1.2. 4.2.1.3. 4.1.2.4. 4.1.2.5. 4.2.2. 4.2.2.1. 4.2.2.2. 4.2.2.3. Noiuni de baz Introducerea valorilor numerice ntr-o celul Introducerea valorilor de text (etichete) ntr-o celul Introducerea comentariilor ntr-o celul Introducerea de formule simple ntr-o celul Utilizarea funciilor Undo i Redo Selectarea datelor Selectarea unei celule, sau a unui grup de celule adiacente sau neadiacente Selectarea unui rnd sau a unei coloane Selectarea foilor de calcul 2

Copiere, Mutare, tergere Copierea coninutului unor celule n cadrul foii curente, n alt foaie sau n alt registru de calcul. 4.2.3.2. Mutarea coninutului unor celule n cadrul foii curente, n alt foaie sau n alt registru de calcul. 4.2.3.3. tergerea coninutului celulelor pentru o selecie de celule data 4.2.4. Cutare i nlocuire 4.2.4.1. Folosirea comenzii Find (cutare) pentru un anume coninut al unei celule 4.2.4.2. Folosirea comenzii Replace (nlocuire) pentru un anume coninut al unei celule 4.2.5. Rnduri i coloane n foaia de calcul 4.2.5.1. Inserare de rnduri i coloane n foaia de calcul 4.2.5.2. Modificarea limii coloanei i nlimii rndului 4.2.5.3. tergerea rndurilor i coloanelor din foaia de calcul 4.2.6. Sortarea datelor 4.2.6.1. Sortarea datelor dup o singur coloan 4.2.6.2. Sortarea datelor dup mai multe coloane Seciunea 3 FORMULE I FUNCII 4.3. Noiuni de baz 4.3.1. Formule aritmetice i logice 4.3.1.1. Folosirea formulelor aritmetice i logice de baz ntr-o foaie de calcul 4.3.1.2. Folosirea instrumentului de AutoFill (completare automat) pentru a copia sau incrementa serii de date 4.3.1.3. nelegerea i folosirea referinei relative a celulei n formule sau funcii 4.3.1.4. nelegerea i folosirea referinei absolute a celulei n formule sau funcii 4.3.2. Lucrul cu funcii 4.3.2.1. Folosirea funciei Sum 4.3.2.2. Folosirea funciei Average (media aritmetic) 4.3.2.3. Recunoaterea mesajelor standard de eroare asociate formulelor Seciunea 4 ARANJAREA UNEI FOI DE CALCUL 4.4. Formatarea unei foi de calcul 4.4.1. Formatarea Celulelor 4.4.1.1. Formatarea celulelor pentru a afia diverse stiluri de numere 4.4.1.2. Formatarea celulelor pentru a afia diverse simboluri monetare 4.4.1.3. Formatarea celulelor pentru a afia numere drept procent 4.4.1.4. Formatarea celulelor pentru afiarea datei sub diverse formate 4.4.2. Formatarea textului unei celule 4.4.2.1. Schimbarea tipului de font, a stilului, dimensiunii i culorii fontului 4.4.2.2. Ajustarea orientrii textului ntr-o celul, sau grup de celule 4.4.3. Formatarea celulelor-grupuri de celule 4.4.3.1. Centrarea i alinierea orizontal a coninutului celulelor dintr-un grup de celule selectat 4.4.3.2. Centrarea coninutului unei celule peste mai multe coloane 4.4.3.3. Adugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat 4.4.3.4. Aplicarea unor combinaii de efecte cu ajutorul funciei AutoFormat

4.2.3. 4.2.3.1.

Verificarea scrierii Folosirea unui program de verificare a scrierii si efectuarea modificrilor necesare (AutoCorrect) 4.4.5. Setarea documentului 4.4.5.1. Schimbarea orientrii documentului i dimensiunii paginii 4.4.5.2. Modificarea setrilor marginilor documentului 4.4.5.3. Adugarea unui antet i subsol (Header and Footer) documentului 4.4.5.4. Ajustarea setrilor documentului astfel nct s ncap pe o singur pagin Seciunea 5 VIZIONAREA I TIPRIREA FOILOR DE CALCUL 4.5. Tiprirea foilor de calcul 4.5.1. Tiprirea foilor de calcul simple 4.5.1.1. Vizionarea (previzualizarea) foii de calcul pentru tiprire 4.5.1.2. Tiprirea foii de calcul active, sau a registrului de calcul 4.5.1.3. Tiprirea unei seciuni a foii de calcul active sau a unei selecii de celule predefinite Seciunea 6 DE LA CIFRE LA ILUSTRAII ARTISTICE I GRAFICE 4.6. Obiecte, grafice i diagrame 4.6.1. Importul de obiecte 4.6.1.1. Importul obiectelor ntr-un registru de calcul: fiiere imagine, grafice, fiiere text, etc. 4.6.1.2. Mutarea i modificarea dimensiunilor obiectului importat ntr-un registru de calcul 4.6.2. Grafice i diagrame 4.6.2.1. Crearea graficelor de diferite tipuri 4.6.2.2. Editarea (modificarea) unui grafic 4.6.2.3. Mutarea, redimensionarea i tergerea graficelor (diagramelor)

4.4.4. 4.4.4.1.

MODULUL 4 Calcul tabelar utiliznd programul Excel

Scopul Modulului Calculul tabelar solicit din partea candidatului nelegerea noiunilor de baz privind folosirea foilor de calcul tabelar i demonstrarea abilitii de a folosi o aplicaie de calcul tabelar pe un computer personal. Candidatul va trebui s neleag i s ndeplineasc operaii de baz asociate cu dezvoltarea, formatarea i folosirea foilor de calcul. Candidatul va trebui s fie capabil s realizeze operaii matematice i logice standard cu ajutorul formulelor de baz i funciilor. Candidatul va trebui s demonstreze competenta n folosirea unora dintre cele mai avansate caracteristici ale aplicaiilor de calcul tabelar, cum ar fi importul de obiecte i crearea de grafice . Denumirea seciunii Prezentarea seciunii

Seciunea 1 EXCEL I INSTRUMENTELE SALE DE LUCRU 4.1 4.1.1. Utilizarea aplicaiei Excel Elementele de baz

4.1.1.1. Caracteristicile unei aplicaii Excel Aplicaia Excel este un procesor de tabele (SpreadSheet), care manipuleaz i proceseaz date numerice organizate matricial n linii i coloane. Prin urmare, Excel ofer utilizatorului urmtoarele faciliti: Efectuarea de calcule utiliznd formule i funcii; Gestionarea unui spaiu de lucru mare, oferit de foi de calcul cu utilizri bidimensionale i tridimensionale. Utilizatorul i poate organiza lucrul genernd aplicaii complexe care s nglobeze informaii suficiente din punct de vedere cantitativ; Formatarea spaiului de lucru (celule, linii, coloane, foi de calcul), manipularea acestuia (copiere, mutare, tergere), vizualizarea (partajarea n ferestre, previzualizarea naintea tipririi) i partajarea acestuia; Portabilitatea informaiilor coninute n foile de calcul i implicit n celule, ceea ce conduce la schimbul de date ntre aplicaii de acelai tip, sau de tipuri diferite; Ofer posibilitatea reprezentrii grafice a datelor numerice coninute n foile de calcul, demonstrnd faptul c diagramele sunt mai relevante i mai uor de interpretat dect prezentarea tabelar a datelor. Ofer faciliti de sortare, grupare i gsire a informaiilor coninute n tabele tip registru (baze de date sau liste).

4.1.1.2. Deschiderea aplicaiei Excel Pentru deschiderea aplicaiei Excel exist urmtoarele posibiliti: a) Din meniul Start Programs Microsoft Excel

b) Se acioneaz dublu clic pe pictograma corespunztoare, dac este prezent pe ecran.

n ambele situaii, pe ecranul monitorului apare fereastra aplicaiei Excel. Aceasta conine trei zone funcionale: A) Panoul de comand

B) Zona de lucru

C) Bara de stare A) Panoul de comand se afl situat n partea superioar a ferestrei Excel, deasupra zonei de lucru. El este compus din: bara de titlu, bara de meniu mai multe bare de instrumente i bara de formule (Formula bar).

Bara de titlu, conine n partea stng numele aplicaiei (Microsoft Excel) i numele fiierului generic Excel (Book1). n extremitatea stng conine butonul sistem iar n partea dreapt conine butoanele de manipulare a ferestrei Excel: minimizare , maximizare , restaurare i de nchidere .

Bara de meniu, permite selectarea unor comenzi Excel din liste derulante corespunztoare opiunilor meniului. n extremitatea stng conine butonul sistem de control al registrului de calcul (fiierului) , iar n partea dreapt conine cele trei butoane de manipulare a ferestrei fiierului activ.

Barele de instrumente Standard i Formatting sunt afiate implicit. Ele conin butoane de comand, care permit utilizatorului realizarea rapid a unor operaii. Butoanele de comand sunt autodocumentate. Cnd se plaseaz cursorul de mouse pe un buton, apare numele acestuia afiat ntr-o caset de text. Cnd se acioneaz clic cu mouse-ul pe un buton, se realizeaz operaia corespunztoare (vezi Copy). Bara de instrumente Standard

Barade instrumente Formatting Bara de formule (Formula bar), permite introducerea i editarea datelor i formulelor. Bara de formule conine urmtoarele elemente: adresa celulei curente n care se introduc sau se editeaz datele la un moment dat, butonul de anulare (Cancel) editare formule (Edit Formula) de culoare alb). , butonul de confirmare (Enter) , butonul de i zona de editare a datelor sau formulelor (zona

B) Zona de lucru, reprezint suprafaa deinut de o foaie de calcul ce este ncadrat pe de o parte de echerul ce delimiteaz rndurile i coloanele, iar pe de alt parte de barele de defilare (orizontal i vertical) n foaia de calcul. Coloanele sunt identificate prin litere, de la A la IV (max. 256 coloane), iar rndurile sunt identificate prin numere de la 1 la 65536. 7

n partea de jos a zonei de lucru, se afl zona de afiare a foilor de calcul, care precizeaz numele (etichetele) foilor de calcul implicite sau create de utilizator (Sheet1, Sheet2, Sheet3 etc.).

Noiunea de baz cu care opereaz Excel este foaia de calcul (WorkSheet). Foaia de calcul este practic o matrice i poate fi asimilat cu un tabel format din 256 coloane i 65536 de rnduri. La intersecia unei rnd cu o coloan se afl celula. Celula Excel este principala unitate de memorare a datelor. Celula curent este celula activ n care se afl poziionat cursorul de mouse la un moment dat Ea este afiat pe ecran printr-un dreptunghi cu marginile ngroate. O celul poate fi referit printr-o adres de celul (referin de celul). Referina de celul este o combinaie dintre o liter (reprezentnd coloana) i un numr (reprezentnd rndul). De exemplu adresa de celul B4 (coloana B i rndul 4).

Celula curent

Celula

Un fiier creat n Excel poart numele de registru de calcul (WorkBook) i este salvat cu extensia .XLS. Fiierul Excel poate conine pn la 256 foi de calcul, identificate prin nume (etichete). Numrul implicit de foi de calcul afiat la deschiderea unui registru de calcul este 3. Acest numr poate fi setat de utilizator (vezi paragraful 4.1.2.4.). C) Bara de stare se afl situat la limita inferioar a ferestrei Excel. Ea conine indicatori de stare care precizeaz modul curent de lucru i starea n care se afl aplicaia Excel la un moment dat. Cele mai frecvente valori ale indicatorilor de stare sunt: READY- Excel ateapt o intrare ntr-o celul sau o comand. EDIT - Coninutul unei celule este corectat. PREVIEW Se execut o operaie de previzualizare naintea imprimrii. NUM A fost acionat tasta Num Lock.

CAPS A fost acionat tasta Caps Lock. ERROR Excel semnaleaz o eroare. 4.1.1.3. Deschiderea unui registru de calcul (fiier) existent, efectuarea unor modificri i salvarea acesteia. Pentru deschiderea unui registru de calcul (fiier) existent, se poate alege una dintre urmtoarele variante: 1. Se activeaz opiunea File din bara de meniu i se alege comanda Open, sau se acioneaz simultan tastele Ctrl+O.

Se poate aciona i clic cu mouse-ul pe butonul corespunztor pe bara de instrumente Standard.

, prezent

Pe ecran va fi afiat fereastra de dialog corespunztoare, n care se va specifica locaia (calea) ce conine fiierul (registrul) care va fi deschis. Pentru deschiderea efectiv a fiierului, se va proceda astfel: - Se selecteaz fiierul dorit i se acioneaz dublu clic pe numele lui sau - Se selecteaz fiierul dorit i se acioneaz clic pe butonul Open prezent n colul dreapta jos al ferestrei de dialog.

Fiierul selectat

Butonul Open

2. Cnd se activeaz opiunea File, n fereastra vertical sunt afiate n ordinea folosirii ultimele fiiere accesate. Acionnd clic pe numele fiierului dorit, se efectueaz deschiderea acestuia.

3. n meniul Start, din lista documentelor recent create, se alege fiierul dorit.

4. Dac este deschis aplicaia Explorer, se selecteaz locaia dorit i apoi dublu clic pe numele fiierului.

10

4.1.1.4. Deschiderea mai multor registre de calcul Se pot deschide simultan mai multe registre de calcul, folosind una din metodele precizate mai sus. Pe ecran ele vor fi suprapuse. Prezena lor este semnalat n Taskbar (bara de jos) sau n opiune Window prezent n bara de meniu.

4.1.1.5. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia Un registru de calcul (workbook) este un fiier proiectat pentru stocarea i organizarea unor foi de calcul (worksheet), n care sunt pstrate efectiv datele i se efectueaz calcule. Pentru crearea unui registru de calcul, se poate alege una dintre urmtoarele variante: 1. Se activeaz opiunea File din bara de meniu i se alege comanda New, sau se acioneaz simultan tastele Ctrl+N.

2. Se poate aciona clic cu mouse-ul pe butonul corespunztor prezent pe bara de instrumente Standard. 3. Dac este deschis aplicaia Explorer, se selecteaz locaia (directorul) n care va fi salvat registrul de calcul i apoi clic pe butonul dreapta mouse. Din meniul afiat, se alege comanda New Excel Worksheet. 4.1.1.6. Salvarea unui registru de calcul existent, pe harddisk sau discheta. Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i din meniul afiat se alege comanda Save As... Pe ecran va fi afiat fereastra Save As n care se va transmite locaia (pe harddisk sau dischet) n care va fi salvat registrul de calcul respectiv.

11

Locaia n care va fi salvat registrul de calcul

Numele registrului de calcul

Tipul registrului de calcul

4.1.1.7. Salvarea unui registru de calcul existent sub alt nume, n alt format i n alt loc. Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i se alege comanda Save As... Se va afia pe ecran fereastra Save As corespunztoare n care se vor transmite: calea unde va fi salvat registrul de calcul, noul nume i tipul dorit.
Calea unde va fi salvat registrul de calcul

Noul nume Tipul registrului de calcul

12

4.1.1.8. Salvarea unui registru de calcul n format web Registrul de calcul poate fi salvat i ntr-un format specific paginilor Web, cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). Pentru realizarea acestei operaii, se alege dintre urmtoarele variante: 1. Se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i se alege comanda Save As... n fereastra Save As corespunztoare (vezi imaginea de mai sus), se va alege tipul Web page (*.htm; *.html). sau 2. Se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i se alege comanda Save as Web Page...

4.1.1.9. nchiderea registrului de calcul tabelar Pentru nchiderea unui registru de calcul, fr nchiderea aplicaiei Excel, se procedeaz astfel: Se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i din fereastra afiat se alege comanda Close sau

Se acioneaz clic pe butonul de nchidere

ferestrei de aplicaie.
Comanda Close

prezent n colul dreapta sus al

Butonul Close

13

4.1.1.10. Folosirea funciei Help Informaiile ajuttoare se pot obine folosind Office Assistant. Dac ajutorul nu este prezent n ecran, el se va activa din opiunea Help sau din butonul corespunztor prezent n bara de instrumente Standard. n ambele situaii, pe ecran va aprea un asistent sub forma unei imagini animate.

Dac se acioneaz clic cu mouse-ul pe aceast imagine, ea devine activ. n cmpul Type your question here, se formuleaz ntrebarea (vezi Functions), apoi se caut acionnd butonul Search. Fereastra Help apare n partea dreapt a ecranului, astfel c se pot citi indicaiile precizate.

Asistentul se mai poate activa i acionnd tasta cheie funcional F1. Pentru nchiderea asistentului, se va aciona clic butonul dreapta mouse pe imagine i se va alege comanda Hide.

14

4.1.1.11 nchiderea aplicaiei Excel Pentru nchiderea aplicaiei Excel, se procedeaz astfel: Se activeaz opiunea File prezent n bara de meniu i din fereastra afiat se alege comanda Exit sau

Se acioneaz clic pe butonul de nchidere

ferestrei Excel. 4.1.2. Personalizarea /modificarea setrilor de baz 4.1.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul

prezent n colul dreapta sus al

Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea Tools i din submeniul afiat, se alege comanda Options Se va deschide fereastra de dialog Options, i se va selecta butonul View. Se pot modifica opiuni implicite ale aplicaiei Excel, ca de exemplu: afiarea barei de formule, a barei de stare, afiarea liniilor de grid etc. Opiunile implicite sunt precedate de o caset de validare care conine o bif. Printr-un simplu clic de mouse pe caseta de validare corespunztoare unei opiuni, aceasta se anuleaz sau se activeaz. De exemplu, pentru anularea afirii n ecran a barei de formule, se acioneaz clic pe caseta de validare care o precede.

S-a anulat bara de formule

15

4.1.2.2. Schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran Pentru schimbarea dimensiunii de vizualizare a foilor de calcul pe ecran, se poate alege una dintre urmtoarele variante: 1. Se activeaz opiunea View din bara de meniu i se alege comanda Zoom Se va deschide caseta de comand Zoom, din care se va alege dimensiunea dorit (vezi 75%).

2. Se activeaz butonul Zoom prezent n bara de instrumente Standard.

4.1.2.3. Modificarea afirii barelor de instrumente

Afiarea /anularea pe /de pe ecran a barelor de instrumente. Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea View din bara de meniu i apoi se alege comanda Toolbars. Se deschide fereastra care conine denumirea barelor de instrumente. Toate barele active sunt marcate cu o bif.
Pentru afiarea/anularea anumitor bare de instrumente, se acioneaz clic cu mouse-ul pe numele acestora. Nu se recomand afiarea unui numr mare de bare de instrumente, deoarece se micoreaz spaiul alocat lucrului efectiv.
Bara Formatting

16

 Personalizarea /modificarea barelor de instrumente

Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea View din bara de meniu i apoi se alege comanda Toolbars. Se deschide fereastra care conine denumirea barelor de instrumente i se activeaz comanda Customize... Pe ecran se va afia caseta de dialog Customize. Se acioneaz clic cu mouse-ul pe butonul Toolbars, pentru a se alege bara de instrumente care va fi personalizat. S-a ales, de exemplu, bara de instrumente Standard.

Se acioneaz clic cu mouse-ul pe butonul Commands i va fi afiat lista cu instrumentele de lucru care vor fi adugate n bara aleas. Se selecteaz instrumentul dorit (vezi Cut) care se va trage apoi cu mouse-ul n/din bara de instrumente
Din lista cu instrumente de lucru, se alege Cut

17

4.1.2.4.

Modificarea numrului de foi de calcul din registrul curent Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz opiunea Tools i din submeniul afiat, se alege comanda Options Se va deschide fereastra de dialog Options. Se activeaz butonul General i apoi la opiunea Sheets in new workbook se precizeaz numrul de calcul (de exemplu 4).

Seciunea 2 OPERAII DE BAZ 4.2 4.2.1. Introducerea datelor n foaia de calcul Noiuni de baz 4.2.1.1. Introducerea valorilor numerice ntr-o celul Valorile numerice sunt combinaii de cifre de la 0 la 9 i caractere specifice + (adunare) - (minus) , (virgula) . (punct) % (procent) $ (dolar) / (fracie) E (exponent). O valoare numeric poate fi un numr ntreg (230), un numr zecimal (340.75), o fracie ntreag (3/4) sau un numr n notaie tiinific (3.08E+10) Pentru introducerea valorilor numerice ntr-o celul, se procedeaz astfel: - Se face poziionarea pe celula respectiv, cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei; - Se tasteaz numrul dorit. Numrul apare afiat simultan n dou locuri: n bara de formule (Formula bar) i n celula curent; Se acioneaz tasta Enter, sau clic cu mouse-ul pe butonul Enter prezent n bara de formule; Valorile numerice se vor alinia n mod implicit n partea dreapt a celulei.

18

Butonul Cancel Bara de formule Butonul Enter

Se introduce numrul 3400 n celula de adres C3

Dac se dorete eliminarea numrului afiat n bara de formule, se acioneaz clic cu mouse-ul pe butonul Cancel , sau se acioneat tasta BackSpace. Dac numrul nu ncape n celul, Excel redimensioneaz n mod automat celula respectiv, sau va folosi notaia tiinific, afind mai puine zecimale. n situaia n care Excel afieaz ntr-o celul numrul cu notaia tiinific sau plaseaz un ir de diez (######), trebuie redimensionat manual limea coloanei respective (vezi subcap. 4.2.5.2.- Modificarea limii coloanei i nlimii rndului). Excel nregistreaz ntotdeauna intern numrul scris, indiferent de ceea ce afieaz n celul. Dac celula este activ , se poate vedea valoare subadiacent afiat pe bara de formule
Valoarea subadiacent Sir de semne diez

Notaia tiinific

19

4.2.1.2. Introducerea valorilor de text (etichete) ntr-o celul O valoare de text (o etichet) poate fi format din orice combinaie de caractere alfanumerice, inclusiv numere i simboluri existente pe tastatur. Pentru a introduce o valoare de text ntr-o celul, se procedeaz astfel: - Se face poziionarea pe celula respectiv, cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei; - Se tasteaz o valoare de text. Textul apare afiat simultan n dou locuri: n bara de formule (Formula bar) i n celula curent; Se acioneaz tasta Enter, sau clic cu mouse-ul pe butonul Enter n bara de formule; Valorile de text se vor alinia n mod implicit n partea stng a celulei. prezent

Dac n celulele adiacente nu apare nici o informaie, Excel permite textelor mai lungi s fie suprapuse peste celulele din dreapta. Dac celulele adiacente conin informaie, textul mai lung este trunchiat. ns, la fel ca n cazul valorilor numerice, Excel nregistreaz corect valoarea de text i este afiat pe bara de formule cnd celula este activ.
Text suprapus peste celulele goale Text alineat implicit la stnga

Text trunchiat

Dac introducei o valoare numeric, o dat calendaristic sau or, care trebuie nregistrate ca text, vor fi precedate de apostrof ()

20

4.2.1.3. Introducerea comentariilor ntr-o celul Pentru a introduce comentarii ntr-o celul, se procedeaz astfel: - Se face poziionarea pe celula respectiv, cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei; - Se activeaz opiunea Insert din bara de meniu i se alege comanda Comment - Se scrie un mesaj sub numele afiat; - Se execut clic pe orice celul pentru a nchide operaia; - Celula care conine un comentariu, va avea un triunghi rou n colul dreapta sus.

Pentru vizualizarea tuturor comentariilor din foaia de calcul, se alege comanda Comments din meniul View.

4.2.1.4. Introducerea de formule simple ntr-o celul Una din funciile importante ale programului Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor (ecuaiilor). O formul este o ecuaie care calculeaz o nou valoare folosind nite valori. Formulele conin una sau mai multe adrese de celule, numere, operatori matematici. Operatorii matematici utilizai n formule sunt: adunare (+), scdere (-), nmulire (*), mprire (/), ridicare la putere (^) i parantezele rotunde ( ) care schimb ordinea de evaluare. Toate formulele ncep cu semnul egal (=). Semnul egal indic nceputul unei operaii matematice i i arat programului Excel c trebuie s nregistreze ecuaia care urmeaz dup formul. De exemplu : =A1+A2-A3; =A5/10*2 ; =30+75-20. Pentru a introduce o formul simpl ntr-o celul, se utilizeaz unul dintre urtoarele moduri: 1. Introducerea formulei folosind tastatura: Se face poziionarea pe celula respectiv, cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei; Se tasteaz formula, care ncepe obligatoriu cu semnul egal (=).

21

2. Introducerea formulei folosind mouse-ul: Se face poziionarea pe celula respectiv (vezi E3), cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei; Se tasteaz semnul egal (=) pentru a ncepe formula. Se execut clic pe prima celul care va fi introdus n formul (vezi B3), apoi se introduce operatorul aritmetic (vezi +). Cnd se execut clic pe celul, ea va fi nconjurat de un chenar pulsant, iar adresa (referina) celulei apare n bara de formule.
Referina celulei n bara de formule

Chenar pulsant

Se repet procedura i pentru celelalte celule referite n celul. Se apas tasta Enter sau butonul corespunztor din bara de formule.

Dac formula a fost introdus corect, n celula curent se va afia rezultatul formulei, iar n bara de formule va fi afiat formula.
Formula

Rezultatul formulei

22

Dac formula genereaz ca rezultat mesajul Error in Formula, nseamn a fost folosit un operator necunoscut sau s-a scris greit formula. Dac formula nu ncepe cu semnul egal (= ), Excel va interpreta ecuaia ca valoare de text. 4.2.1.5. Utilizarea funciilor Undo i Redo Funcia Undo realizeaz anularea ultimei operaii efectuate. Pentru aceasta, se activeaz funcia Undo astfel: - Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Undo

sau Se acioneaz clic pe butonul corespunztor Standard , sau se apas simultan tastele Ctrl+Z. din bara de instrumente

Funcia Redo realizeaz refacerea ultimei operaii anulate. Pentru aceasta, se activeaz funcia Redo astfel: - Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Redo

sau Se acioneaz clic pe butonul corespunztor Standard , sau se apas simultan tastele Ctrl+Y. din bara de instrumente

4.2.2. Selectarea datelor 4.2.2.1. Selectarea unei celule, sau a unui grup de celule adiacente sau neadiacente Selectarea unei celule Selectarea unei celule se realizeaz n mai multe moduri: - Prin folosirea mouse-ului, acionnd clic pe celula dorit. - Prin utilizarea tastelor sgei; - Prin utilizarea comenzii Go to din meniul Edit. Dac se activeaz comanda Go To, se va deschide fereastra corespunztoare GoTo. n caseta Reference, se va tasta adresa (referina) celulei dorite (vezi F20) i apoi se va aciona clic cu mouse-ul butonul OK.

23

 Selectarea unui grup de celule adiacente sau neadiacente

Selectarea unui grup de celule (numit i domeniu), se realizeaz n mai multe moduri: - Selectarea unui grup de celule cu ajutorul mouse-ului. Pentru aceasta, se efectueaz urmtorii pai: 1. Se plaseaz indicatorul de mouse pe prima celul din grup. 2. Se ine apsat butonul stnga mouse i se trage (gliseaz) cu mouse-ul peste celelalte celule din grup. 3. Dac se dorete selectarea unor grupuri de celule neadiacente, se ine apsat tasta Ctrl. Cnd s-a terminat selecia, se elibereaz butonul mouse.

Au fost selectate grupuri de celule neadiacente

- Selectarea unui grup de celule cu ajutorul tastaturii. Pentru aceasta, se efectueaz urmtorii pai: 1. Cu ajutorul tastelor sgei, se va intra n prima celul din grup. 2. Se ine apsat tasta Shift, apoi se apas tasta cu sgeata corespunztoare pentru a selecta celelalte celule din grup. 3. Pentru a selecta i grupuri de celule neadiacente se apas simultan tastele Shift+F8. Pe bara de stare apare butonul ADD, indicnd faptul c se poate selecta un alt grup. La sfrit se apas din nou tastele Shift+F8.

24

Au fost selectate grupuri de celule neadiacente

Butonul ADD pe bara de stare

4.2.2.2. Selectarea unui rnd sau a unei coloane Pentru a selecta un rnd sau o coloan (n ntregime), se execut clic cu butonul stnga mouse pe numrul rndului, sau litera coloanei . Dac se dorete selectarea mai multor rnduri sau coloane adiacente, se ine apsat butonul stnga mouse i se trage peste restul domeniului. Dac se dorete selectarea mai multor rnduri sau coloane neadiacente, se ine apsat tasta Ctrl.

25

4.2.2.3. Selectarea foilor de calcul

Selectarea ntregii foi de calcul

Pentru a selecta ntreaga foaie de calcul, se acioneaz clic pe butonul de selecie total aflat n partea stng sus a foii de calcul, la intersecia rndurilor cu coloanele.

Clic aici

Selectarea mai multor foi de calcul

Pentru selectarea unor foi de calcul, se procedeaz astfel: - Se selecteaz prima foaie de calcul, acionnd clic cu mouse-ul pe eticheta ei. - Se ine apsat tasta CTRL, i se acioneaz clic cu mouse-ul pe eticheta altei foi de calcul.

Selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de calcul curent

Pentru selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de lucru curent, se procedeaz astfel: - Se plaseaz pointerul de mouse pe eticheta primei foi de calcul. - Se acioneaz clic cu butonul dreapta mouse i din submeniul afiat, se alege comanda Select All Sheets.

26

4.2.3. Copiere, Mutare, tergere 4.2.3.1 Copierea coninutului unor celule n cadrul foii curente, n alt foaie sau n alt registru de calcul. Copierea i mutarea coninutului unor celule este posibil datorit existenei Clipboard-ului. Clipboardul este o memorie temporar, folosit la pstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri: 1. Copierea coninutului unor celule folosind comenzile Copy i Paste . Se procedeaz astfel: - Se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. - Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Copy. Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz.

Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2), i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de calcul, se va face deschiderea acestuia, i apoi poziionarea. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Paste.

Comanda Paste Special ofer posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat coninutul Clipboard-ului

27

2. Copierea coninutului unor celule folosind butoanele Copy i Paste din bara de instrumente Standard. Se procedeaz astfel: - Se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. Se activeaz clic cu mouse-ul pe butonul Copy . Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia, i apoi poziionarea. Se activeaz clic cu mouse-ul pe butonul Paste .

3. Copierea coninutului unor celule folosind combinaii de taste. Se procedeaz astfel: - Se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. - Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+C. Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. - Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de calcul, se va face deschiderea acestuia i apoi poziionarea - Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+V. 4.2.3.2 Mutarea coninutului unor celule n cadrul foii curente, n alt foaie sau n alt registru de calcul. Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri: 1. Mutarea coninutului unor celule folosind comenzile Cut i Paste . Se procedeaz astfel: - Se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. - Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Cut. Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz.

28

Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de calcul, se va face deschiderea acestuia i apoi poziionarea. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Paste.

2. Copierea coninutului unor celule folosind butoanele Cut i Paste din bara de instrumente Standard. Se procedeaz astfel: - Se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. Se activeaz clic cu mouse-ul pe butonul Cut . Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de calcul, se va face deschiderea acestuia i apoi poziionarea. Se activeaz clic cu mouse-ul pe butonul Paste .

3. Copierea coninutului unor celule folosind combinaii de taste. Se procedeaz astfel: - Se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. - Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+X. Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. - Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2), i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de calcul, se va face deschiderea acestuia, i apoi poziionarea - Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+V.

29

4.2.3.3. tergerea coninutului celulelor pentru o selecie de celule dat Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri: 1. tergerea coninutului celulelor folosind comanda Clear Se procedeaz astfel: - Se selecteaz celulele al cror coninut va fi ters. - Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Clear. - Din submeniul afiat, se alege opiunea de tergere dorit (All, Formats, Contents, Comments). n exemplul prezentat, s-a ales opiunea All, care terge att coninut ct i formate.

2. tergerea coninutului celulelor utiliznd tasta Delete Se procedeaz astfel: - Se selecteaz celulele al cror coninut va fi ters. - Se acioneaz tasta Delete. Se va terge doar coninutul celulelor. 3. tergerea coninutului celulelor utiliznd comanda Delete Se procedeaz astfel: - Se selecteaz celulele al cror coninut va fi ters. - Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Delete. - Se afieaz caseta de dialog corespunztoare i se alege modalitatea de tergere dorit. Se va terge att coninutul ct i formatele celulelor referite.

30

4.2.4. Cutare i nlocuire 4.2.4.1. Folosirea comenzii Find (cutare) pentru un anume coninut al unei celule Cutarea rapid a datelor n foaia de calcul se realizeaz cu ajutorul comenzii Find. Procedura de cutare este urmtoarea: - Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Find - Se deschide fereastra Find. n cmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie cutat (vezi n exemplu valoarea 1000). - Se acioneaz butonul Find Next. n mod implicit, cutarea are loc n linie sau coloan, n ntreaga foaie de calcul (vezi n exemplu cutarea n linie). - De fiecare dat, cnd a fost gsit valoarea respectiv se ntrerupe cutarea, iar valoarea apare selectat (vezi n exemplu celula selectat). Se reia procesul de cutare acionnd din nou butonul Find Next.

4.2.4.2. Folosirea comenzii Replace (nlocuire) pentru un anume coninut al unei celule nlocuirea rapid a unor date cu alte date, se realizeaz cu ajutorul comenzii Replace. Procedura de nlocuire este urmtoarea: - Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Replace - Se deschide fereastra Replace. n cmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie cutat i nlocuit (vezi n exemplu valoarea 1000). - n cmpul Replace with se va introduce valoarea de nlocuire (vezi n exemplu valoarea 3000) i se va aciona butonul Replace. Dup nlocuire se poate continua procesul de cutare i nlocuire acionnd clic pe butonul Find Next. Dac se dorete nlocuirea peste tot, se acioneaz butonul Replace All.

31

4.2.5. Rnduri i coloane n foaia de calcul 4.2.5.1. Inserare de rnduri i coloane n foaia de calcul Pentru inserare de rnduri i coloane n foaia de calcul, se alege una dintre variantele urmtoare: 1. Inserare de rnduri i coloane folosind comenzi ale meniului Insert. - Se selecteaz o celul deasupra creia se dorete inserarea unui rnd nou, sau la stnga creia se dorete inserarea unei coloane noi. - Se activeaz meniul Insert i se alege comanda Rows, pentru inserarea unei linii, sau se alege comanda Columns, pentru inserarea unei coloane.

32

2. Inserare de rnduri i coloane folosind mouse-ul - Se selecteaz o celul deasupra creia se dorete inserarea unui rnd nou, sau la stnga creia se dorete inserarea unei coloane noi. - Se acioneaz clic pe butonul dreapta mouse. Se va afia un meniu derulant i se alege comanda Insert. Se afieaz caseta de dialog Insert i se alege opiunea dorit (vezi Entre row sau Entre column).

4.2.5.2. Modificarea limii coloanei i nlimii rndului Pentru modificarea limii coloanei, se alege una dintre variantele urmtoare: 1. Modificarea manual a limii coloanei. - Se plaseaz pointerul de mouse pe latura din dreapta a capului de coloan, n aa fel nct s ia forma unui indicator de dimensionare cu sgei indicnd spre dreapta i spre stnga. - Se trage indicatorul de dimensionare spre stnga sau spre dreapta, pentru a modifica limea coloanei. 2. Modificarea limii coloanei cu ajutorul comenzii Column Width. - Se selecteaz o celul din coloana de redimensionat. - Se activeaz opiunea Format din bara de meniu i apoi comanda Column Width. - n caseta de text Column Width se scrie noua dimensiune i se acioneaz butonul OK.
Aici se scrie dimensiunea

33

Pentru modificarea nlimii rndului, se alege una dintre variantele urmtoare: 1. Modificarea manual a nlimii rndului.. - Se plaseaz pointerul de mouse pe latura inferioar a capului de rnd n aa fel nct s ia forma unui indicator de dimensionare cu sgei indicnd n sus i n jos. - Se trage indicatorul de dimensionare n sus sau n jos, pentru a modifica nlimea rndului. 2. Modificarea nlimii rndului cu ajutorul comenzii Row Height. - Se selecteaz o celul din rndul de redimensionat. - Se activeaz opiunea Format din bara de meniu i apoi comanda Row Height. - n caseta de text Row Height, se scrie noua dimensiune i se acioneaz butonul OK.
Aici se scrie noua dimensiune

Dac se dorete redimensionarea automat a rndurilor i a coloanelor, se poate folosi comanda AutoFit

4.2.5.3. tergerea rndurilor i coloanelor din foaia de calcul. Pentru tergerea de rnduri i coloane din foaia de calcul, se alege una dintre variantele urmtoare: 1. tergerea de rnduri i coloane folosind comenzi ale meniului Edit. - Se selecteaz o celul din rndul sau coloana de ters. - Se activeaz meniul Edit i se alege comanda Delete. - Se afieaz caseta de dialog Delete i se alege opiunea dorit (vezi Entier row sau Entier column).

34

2. tergerea de rnduri i coloane folosind mouse-ul - Se selecteaz o celul din rndul sau coloana de ters. - Se acioneaz clic pe butonul dreapta mouse. Se va afia un meniu derulant i se alege comanda Delete. Se afieaz caseta de dialog Delete i se alege opiunea dorit (vezi Entre row sau Entre column). 4.2.6. Sortarea datelor 4.2.6.1 Sortarea datelor dup o singur coloan Excel memoreaz datele n ordinea introducerii lor. n anumite situaii se cere ordonarea cresctoare sau descresctoare a acestora, pe baza valorilor dintr-una sau mai multe coloane. Pentru a sorta rapid o list pe baza unei singure coloane se procedeaz astfel: - Se execut clic pe captul coloanei sau pe o celul din coloana respectiv. - Se activeaz butonul Sort Ascending de pe bara de instrumente Standard. n exemplul dat, lista este sortat cresctor dup coloana MEDIA OBTINUTA sau butonul Sort Descending

4.2.6.2. Sortarea datelor dup mai multe coloane Pentru a sorta o list pe baza a dou sau trei coloane, se procedeaz astfel: - Se execut clic pe o celul din lista ce va fi sortat. - Din meniul Data, se alege comanda SortExcel va selecta ntreaga list i va afia caseta de dialog Sort. - Se selecteaz din caseta cu list derulant Sort by cmpul principal pentru operaia de sortare. Se alege apoi ordinea de sortare ascendent sau descendent. - Se execut clic pe prima caset cu list derulant Then by i se alege a doua coloan pentru sortare. Se precizeaz apoi ordinea de sortare ascendent sau descendent.

35

- Se execut clic pe a doua caset cu list derulant Then by i se alege a treia coloan pentru sortare. Se precizeaz apoi ordinea de sortare ascendent sau descendent. - Se execut clic pe butonul OK pentru a efectua sortarea.

Seciunea 3 FORMULE I FUNCII 4.3. Noiuni de baz 4.3.1. Formule aritmetice i logice 4.3.1.1. Folosirea formulelor aritmetice i logice de baz ntr-o foaie de calcul Una dintre funciile importante Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor i funciilor . O formul este o expresie care poate s combine valori, referine de celule, nume de celule sau domenii (grup de celule), operatori matematici (vezi paragraf 4.2.1.4 Introducerea de formule simple ntr-o celul). O formul are urmtoarele caracteristici: - ncepe cu semul egal (=). Dac acesta este omis, Excel consider formula ca fiind un text. - Folosete unul sau mai muli operatori aritmetici. n aceast situaie, Excel respect regulile obinuite din algebr care devin reguli de executare a operaiilor. Regulile de executare impun ca primele s fie efectuate calcule exponeniale, apoi nmulirile i mpririle, iar la sfrit adunrile i scderile. Dac ntr-o formul sunt mai muli operatori de acelai tip, efectuarea calculelor se va face de la stnga la dreapta. - Poate s conin referine de celule (de exemplu A2, B3, C7 etc.), deoarece Excel va citi coninutul celulei respective ca i cum ar fi introdus n formul. Aadar, formula = A2+B2-C2 indic programului Excel urmtorul lucru: citete coninutul celulei A2, l adaug la coninutul celulei B2, apoi scade coninutul celulei C3. Avantajul oferit de prezena adreselor de celule n formule este acela c n momentul n care s-au modificat valorile existente n celule se va modifica i rezultatul formulei. - Pentru a controla ordinea operaiilor n formule, se folosesc parantezele rotunde ().

36

 Construirea formulelor prin exemple:

Adunarea numerelor Se presupune c n foaia de calcul curent (Sheet1) a fost creat tabelul urmtor:

S se calculeze cantitatea total vndut din fiecare produs pe trimestrul I (vezi eticheta TOTAL). Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul tastaturii (vezi paragraf 4.2.1.4 Introducerea de formule simple ntr-o celul). Se procedeaz astfel: - Se selecteaz celula n care se nscrie cantitatea total (vezi celula E4); - Se tasteaz formula = B4+C4+E4 i se apas tasta Enter, sau clic cu mouse-ul pe butonul Enter din bara de formule; - Dac formula a fost tastat corect, n celula E4 se afieaz rezultatul, iar n bara de formule este afiat formula. Se repet procedura pentru celelalte produse

S presupunem c la tastarea formulei s-a omis semnul egal (=). n aceast situaie, n celula E4 va fi afiat formula a valoare de text.

Deoarece n formul s-au folosit referine de celule, dac se modific coninutul celulei B4 (se va nlocui valoarea 3000 cu valoarea 4500), automat se va recalcula formula.

37

Coninut celul modificat

Noul rezultat

nmulirea numerelor Se presupune c n foaia de calcul curent (Sheet1) a fost creat tabelul urmtor:

S se calculeze valoarea fiecrui produs vndut pe trimestrul I (vezi eticheta VALOARE). Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul mouse-ului (vezi paragraf 4.2.1.4 Introducerea de formule simple ntr-o celul). Se procedeaz astfel: - Se selecteaz celula n care se nscrie cantitatea total (vezi celula D4) i se tasteaz semnul egal (=) - Se acioneaz clic pe celula B4. - Se tasteaz semnul nmulire (*) i apoi clic pe celula C4. - Se acioneaz tasta Enter sau clic pe butonul corespunztor din bara de formule. Se repet procedura pentru celelalte produse

38

 Editarea unei formule

Dac o formul a fost introdus greit, ea poate fi corectat astfel: - Se selecteaz celula care conine formula i se acioneaz tasta cheie funcional F2, sau dublu-clic pe celula n cauz. - Formula va fi afiat n bara de formule, se va corecta i apoi se acioneaz tasta Enter sau clic pe butonul corespunztor din bara de formule S presupunem c n exemplul de mai sus, s-a tastat din greeal, operatorul adunare (+), n locul celui de nmulire (*). Pentru corecie se va edita formula.

n urma editrii, rezultatul va cel dorit. 4.3.1.2. Folosirea instrumentului de AutoFill (completare automat) pentru a copia sau incrementa serii de date Cea mai simpl metod de introducere a unor date care se repet sau formeaz o serie aritmetic, const n utilizarea funciei AutoFill. Aceast funcie poate fi executat foarte uor cu ajutorul mouse-ului sau prin comenzi de umplere din meniul Edit. Funcia AutoFill realizat cu ajutorul mouse-ului. Se alege una dintre variantele urmtoare: 1. Pentru a repeta o valoare, se introduce textul sau numrul n prima celul i se execut clic pe marcajul de umplere. Marcajul de umplere se gsete n colul dreapta jos al celulei selectate i are forma unui semn plus (+). Cu aceast form a pointerului de mouse, se trage (drag and drop) peste toate celulele n care se dorete copierea. n felul acesta se obine o list cu noi valori.

39

2. Pentru a crea un ir simplu de numere, se introduce numrul de start n prima celul i se execut clic pe marcajul de umplere. Se ine apsat tasta Ctrl n timp ce se trage marcajul de umplere. Se genereaz o list care ncepe cu numrul iniial i n care celelalte numere sunt incrementate cu valoarea 1

3. Pentru a executa o list de luni sau zile, se introduce prima valoare din list (poate fi i n forma prescurtat, vezi ian) se trage marcajul de umplere.

4. Pentru a extinde o list de date calendaristice, se introduce prima dat, n orice format n celula dorit i se trage marcajul de umplere.

Folosirea comenzilor de umplere

Pentru a realiza operaii simple de copiere, se poate folosi o colecie de comenzi de umplere ale meniului Edit. Aceste comenzi permit copierea coninutului unei celule, ntr-un grup de celule adiacente selectate. Paii sunt urmtorii: - Se plaseaz pointerul de mouse pe celula al crei coninut va fi copiat, apoi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. - Se activeaz meniul Edit i se alege comanda Fill. Din submeniul afiat, se alege direcia de umplere.

40

 Crearea unei serii de date

Dac se dorete crearea unei serii personalizate, se procedeaz astfel: - Se plaseaz pointerul de mouse pe celula care conine valoarea de start i se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. - Se activeaz meniul Edit i se alege comanda Fill. Din submeniul afiat, se comanda Fill Series. - Pe ecran va fi afiat caseta de dialog corespunztoare, care permite transmiterea tipului de valori i a tipului de dat. Se pot transmite pasul i valoarea de oprire a generrii seriei. n exemplul dat, s-a creat o serie linear cu pasul valoarea 5.

4.3.1.3.

nelegerea i folosirea referinei relative a celulei n formule sau funcii Referinele de celule sunt utilizate n formule i funcii i indic poziia celulei al crei coninut este preluat n formula/funcia respectiv (vezi paragraful 4.3.1.1. Folosirea formulelor aritmetice i logice de baz ntr-o foaie de calcul). O referin identific i un grup de celule adiacente (alturate) numit domeniu (range). Referina (adresa) domeniului este dat de adresa celulei din colul stnga sus, urmat de ( : ) i adresa celulei din colul dreapta jos. De exemplu D2:E5, sau B3 :E10.

41

celul

domeniu

n construirea formulelor, Excel folosete mai multe tipuri de referine: relative (implicit), absolute i referine cu ajutorul numelor sau etichetelor. Cu ajutorul referinelor se pot utiliza date existente n diferite pri ale foii de calcul, sau se poate utiliza rezultatul unei formule n alt formul. De asemenea, se pot accesa date existente pe alt foaie de calcul, sau date din alt registru de calcul. Referina relativ este referina implicit care se modific prin operaia de copiere (de exemplu A2, D5, E7 etc.). Atunci cnd se copiaz o formul care conine referine de celule, Excel modific formula automat i anume: - Dac se efectueaz copierea formulei pe coloan, se va modifica automat numrul rndului. De exemplu, formula =B4+C4+D4 memorat n celula E4, prin copierea n celula E5 se modific automat n formula = B5+C5+D5

Dac se realizeaz copierea formulei pe un rnd, se va modifica automat numrul coloanei. De exemplu, formula =B4+C4+D4 memorat n celula E4, prin copierea n celula F4 se modific automat n formula = C4+D4+E4

42

4.3.1.4.

nelegerea i folosirea referinei absolute a celulei n formule sau funcii Referina absolut nu i schimb coordonatele prin operaia de copiere. Ea refer ntotdeauna aceeai celul. Pentru a transforma o adres relativ n adres absolut, se va pune simbolul dolar ($) n faa rndului i coloanei care dorii s rmn constante. Pentru transformarea rapid a unei referine relative n referin absolut, se procedeaz astfel: - Se acioneaz dublu clic pe celula a crei referin se va absolutiza. - Se plaseaz poinerul de mouse n faa literei coloanei i se acioneaz tasta cheie funcional F4.

Exemplul urmtor prezint copierea formulei din celula E4 n celulele F4 i F6. Deoarece n formul s-au folosit adrese absolute, rezultatul formulei nu se schimb.

Referina prin nume sau etichet de domeniu (grup de celule adiacente). Pentru a crea un nume de domeniu, se procedeaz astfel: - Se selecteaz domeniul cruia i se va atribui un nume. - Se activeaz meniul Insert, se alege comanda Name i apoi Define.. - Se afieaz caseta Define Name i n zona Names in workbook se introduce numele domeniului. Numele domeniului nu trebuie s conin spaii sau caractere speciale.

43

4.3.2. 4.3.2.1.

Lucrul cu funcii Folosirea funciei Sum Pentru a efectua ntr-o foaie de calcul mai multe operaii de prelucrare cu numere i text, Excel permite folosirea funciilor. Funciile sunt formule gata elaborate, care execut o serie de operaii cu o gam de valori specificate i genereaz o singur valoare. Excel conine o colecie de peste 200 de funcii, grupate pe categorii (vezi matematice, statistice, financiare etc.). Fiecare funcie este introdus n foaia de calcul folosind o anumit sintax, adic o anumit structur, pentru ca Excel s poat calcula corect rezultatul. O funcie conine urmtoarele trei elemente: 1. Semnul egal (=) specificnd o formul 2. Numele funciei care poate fi introdus n ntregime sau abreviat, cu litere mari, mici sau combinate (de exemplu SUM, Average, MAX etc.). 3. Lista de argumente specificat ntre paranteze rotunde ( ), iar argumentele sunt separate prin virgula (,). Argumentele unei funcii pot fi: valori, referine de celule, referine de domenii, nume de domenii sau chiar alte funcii. Numrul maxim de argumente ntr-o funcie este 30. Funcia SUM, este cea mai utilizat funcie din colecia Excel. Ea calculeaz total pentru un grup de celule. Deoarece este folosit foarte des, pe bara de instrumente Standard apare butonul AutoSum Pentru a calcula totalul unei linii sau coloane de numere folosind funcia SUM, se efectueaz urmtorii pai: - Se execut clic cu mouse-ul pe celula n care se va introduce funcia SUM (de regul se selecteaz celula din dreapta sau de sub ultimul numr din linia, respectiv coloana de sumat vezi n exemplu celula E4). . Excel introduce funcia SUM pe - Se execut clic pe butonul AutoSum bara de formule i va selecta n mod automat un grup de celule alturare ca argumente pentru funcie (vezi n exemplu grupul de celule B4:D4) - Se va aciona tasta Enter sau butonul Enter de pe bara de formule.

44

4.3.2.2.

Folosirea funciei Average (media aritmetic) Pentru introducerea funciilor in foaia de calcul, Excel ofer comanda special Function din meniul Insert. Aceast comand deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria i funcia dorit. Dac s-a ales funcia dorit, se deschide caseta pentru introducerea argumentelor funciei alese. Pentru exemplificare, vom folosi funcia statistic AVERAGE pentru a calcula valoarea media a unor numere (vezi n exemplu MEDIA OBTINUT) parcurgnd urmtorii pai: - Se selecteaz celula n care se va afia rezultatul funciei (vezi celula E4). - Se activeaz meniul Insert i se alege comanda Function. - Se deschide fereastra Paste Function, se aleg categoria i funcia (vezi categoria Statistical i funcia AVERAGE ) i se acioneaz butonul OK.

- Se va afia o caset de dialog, se transmit argumentele (n exemplul de fa, un singur argument C4:D4) i se acioneaz butonul OK.

45

Argumentele funciei se pot transmite i prin selecie, procedndu-se astfel: - Se execut clic pe butonul Collapse Dialog, butonul cu sgeat mic roie din dreapta casetei de text Number 1. Caseta de dialog va fi micorat i este vizibil caseta de text n care se introduce selecia. - Se selecteaz celulele care conin datele pentru calculul mediei aritmetice, se elibereaz butonul mouse i se acioneaz tasta Enter. Caseta de dialog i va recpta dimensiunea iniial, iar grupul de celule selectat va fi afiat n caseta de dialog.

Fereastra de dialog Paste Function poate fi activat i acionnd clic pe butonul corespunztor de pe bara de instrumente Standard.

4.3.2.3.

Recunoaterea mesajelor standard de eroare asociate formulelor Dac Excel nu tie cum s trateze anumite formule sau funcii inserate n foaia de calcul, afieaz n celulele corespunztoare mesaje de eroare. Mesajele de eroare sunt precedate de simbolul diez (#) i sunt urmate de semnul exclamrii (!). Cele mai obinuite mesaje de eroare sunt urmtoarele: #DIV/0 ! - Mesajul de eroare apare cnd s-a efectuat o mprire la zero. #N/A! - Mesajul de eroare apare cnd rspunsul nu poate fi dat, pentru c lipsete o informaie. #NAME! - Mesajul de eroare apare cnd Excel nu recunoate un nume de domeniu declarat cu ajutorul comenzii Define existent n meniul InsertName #NULL! - Mesajul de eroare apare cnd s-a introdus o referin de celul pe care Excel nu o nelege. #NUM! - Mesajul de eroare apare atunci cnd ntr-o anumit formul exist probleme cu anumite numere, n sensul c nu se ncadreaz n domeniul corespunztor. #REF! - Mesajul de eroare apare atunci cnd ntr-o formul sau funcie se folosete o celul, care n prealabil a fost tears. #VALUE! - Mesajul de eroare apare cnd se folosesc n formule operatori sau date necorespunztoare.

46

Seciunea 4 ARANJAREA UNEI FOI DE CALCUL 4.4. Formatarea unei foi de calcul 4.4.1. Formatarea Celulelor 4.4.1.1. Formatarea celulelor pentru a afia diverse stiluri de numere Formatare eficient a foii de calcul este esenial pentru prezentarea unor date compatibile importante. Formatarea coninutului unei celule nu modific modul n care Excel nregistreaz datele intern, ci numai modul n care apar informaiile pe ecran i la tiprire. Pentru a modifica formatul numeric pentru o celul sau un grup de celule, se procedeaz astfel: - Se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. - Se selecteaz meniul Format i se alege comanda Cells - Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se acioneaz butonul Number. Cnd exist mai multe opiuni, pentru a v uura selecia, Excel afieaz exemple de formatare.

Din caseta cu list Category, se alege categoria Number. Se specific, dac este cazul, numrul de zecimale. n mod implicit, Excel afieaz dou zecimale. Dac se renun la zecimale, numrul va fi rotunjit corespunztor (de exemplu numrul 5.77 devine 5.8) Rotunjirea numerelor nu afecteaz ns eventualele formule generate n foaia de calcul, deoarece Excel va folosi numerele introduse iniial. n cazul numerelor cu multe cifre se utilizeaz simbolul virgula (,) ca i separator de mii, iar pentru valorile negative se poate alege modul de afiare dorit.

47

4.4.1.2. Formatarea celulelor pentru a afia diverse simboluri monetare Formatul Currency afieaz valoarea cu simbol monetar (implicit simbolul $). Dac simbolul prestabilit pentru formatul monetar nu corespunde cerinelor utilizatorului, din lista derulant a rubricii Symbol se alege simbolul monetar dorit. Dac n celul s-a introdus o valoare negativ, modul de afiare a acesteia se poate alege din rubrica Negative Numbers. Alegerea formatului monetar pentru o celul sau un grup de celule, se realizeaz astfel: - Se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. - Se selecteaz meniul Format i se alege comanda Cells - Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se acioneaz butonul Number. Din rubrica Category, se alege Currency. Pentru alegerea altor opiuni vezi paragraful 4.4.1.1.

Formatul monetar poate fi activat i cu ajutorul butonului Currency prezent pe bara de instrumente Formatting. Ca o particularitate, Excel 2000 accept moneda Euro, care spre deosebire de yeni sau lire sterline (care sunt ncorporate n Excel), necesit activarea unei componente incluse la cerere. Astfel, se activeaz meniul Tools i se alege comanda Add-Ins, care activeaz lista de componente incluse la cerere. Se selecteaz apoi opiunea Euro Currency Tools. Pe bara de instrumente Formatting, se va afia butonul Euro Dolar ( ).

48

4.4.1.3. Formatarea celulelor pentru a afia numere drept procent Formatul Procent Style (Stil procent) nmulete valoarea cu 100 i adaug simbolul pentru procent. Acest format funcioneaz foarte bine cu numere exprimate ca zecimale sau cu numere care reprezint rezultatele unor formule ce calculeaz procentaje. Singura opiune pentru formatul procent este stabilirea numrului de zecimale (Decimal places), valoarea implicit fiind 2. De cele mai multe ori, calculele procentuale au ca rezultat numere foarte lungi, cu multe zecimale, acestea putnd fi transformate rapid n numere uor de gestionat prin aplicarea formatului Procent Style. Pentru alegerea formatului Procent Style se procedeaz astfel: - Se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. - Se selecteaz meniul Format i se alege comanda Cells - Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se acioneaz butonul Number. Din rubrica Category, se alege Percentage. - Se precizeaz numrul de zecimale (Decimal places). De exemplu, numrul zecimal 78.98765, prin aplicarea formatului procent cu dou zecimale, devine 7898.77%

Formatul procent poate fi activat i cu ajutorul butonului prezent pe bara de instrumente Formatting.

49

4.4.1.4. Formatarea celulelor pentru afiarea datei sub diverse formate Formatul Date transform cifrele n format dat calendaristic. Datele calendaristice pot fi introduse ca simple iruri de caractere, avnd n fa prefixul specific acestora sau pot fi introduse ca valori de tip numr-dat care particip la calcule, suprapunndu-se regulilor de formatare numeric. De asemenea., datele calendaristice se pot introduce, fie direct n forma numeric, plecnd de la considerentul c fiecrui numr i este asociat o dat calendaristic (ntre 1 ianuarie 1900 cu valoare serial 1 i 31 decembrie 9999 cu valoare serial 2958525), fie ntr-un format predefinit de tip zz/ll/aa sau ll/zz/aa. Pentru a stabili un anumit format de afiare a datei, se procedeaz astfel: - Se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. - Se selecteaz meniul Format i se alege comanda Cells - Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se acioneaz butonul Number. Din rubrica Category, se alege Date. - Din rubrica Type se alege formatul de afiare a datei dorit.

50

4.4.2. Formatarea textului unei celule 4.4.2.1. Schimbarea tipului de font, a stilului, dimensiunii i culorii fontului Pentru schimbarea tipului de font, a stilului, dimensiunii i culorii fontului unei celule sau unui grup de celule, se procedeaz astfel: - Se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. - Se activeaz opiunea Format i apoi comanda Cells - Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se activeaz butonul Font. n caseta de dialog Format Cells reconfigurat, se pot stabili elementele de formatare dorite.

n exemplul prezentat s-a ales tipul de font Arial (din rubrica Font), stilul de font ngroat Bold (din rubrica Font style), dimensiunea fontului 12 puncte (rubrica Size) i culoarea albastr (rubrica Color). Pentru sublinierea textului, se aleg modele de linii din rubrica Underline. Aceste caracteristici se pot alege i prin acionarea butoanelor corespunztoare de pe bara de instrumente Formatting .
Dimensiune font Scrierea nclinat Culoare de unplere celul

Tipul de font

Stilul bold

Subliniere font

Culoare font

51

4.4.2.2. Ajustarea orientrii textului ntr-o celul, sau grup de celule Pentru astfel: ajustarea orientrii textului ntr-o celul sau grup de celule, se procedeaz Se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se activeaz opiunea Format i apoi comanda Cells Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se activeaz butonul Alignment. n rubrica Orientation din caseta de dialog Format Cells reconfigurat, se poate opta pentru scrierea textului pe vertical acionnd clic pe modelul prezentat, iar nclinarea textului sub un anume unghi (msurat n grade) pe un semicerc de 180 de grade, se poate alege din rubrica Degrees.

Exemplul ilustreaz nclinarea textului CANTITATE sub un unghi de 18 grade

4.4.3. Formatarea celulelor-grupuri de celule 4.4.3.1. Centrarea i alinierea orizontal a coninutului celulelor dintr-un grup de celule selectat Centrarea i alinierea coninutului celulelor dintr-un grup de celule selectat, se poate realiza ntr-unul din urmtoarele moduri: - Prin utilizarea butoanele corespunztoare de pe bara de instrumente Formatting (aliniere la stnga, centru, dreapta sau stnga-dreapta) sau - Se activeaz opiunea Format i apoi comanda Cells Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se activeaz butonul Alignment.

52

Rubrica Horizontal deschide o list derulant care prezint urmtoarele opiuni de aliniere: General (textul este aliniat la stnga i numerele la dreapta), Left (aliniere stnga), Right (aliniere dreapta), Justify (aliniere stnga-dreapta), Fill (coninutul unei celule va fi afiat la maxim 8.43 caractere) i Center Across Selection (aliniere centrat peste coloanele selectate).

4.4.3.2. Centrarea coninutului unei celule peste mai multe coloane Sunt situaii cnd titlul unui tabel este scris pe mai multe celule. Pentru a nu nscrie titlul ntr-o singur celul, deoarece acest lucru ar da un aspect neplcut, Excel ofer posibilitatea combinrii celulelor. Combinarea celulelor se realizeaz pe de o parte, cu ajutorul opiunii Merge cells din meniul Alignment - Text control ce se afl n fereastra Format Cells , iar pe de alt parte cu ajutorul butonului Merge prezent n bara de instrumente Formatting. and Center n exemplul prezentat, titlul tabelului din celula A1 este centrat peste domeniul B1:D1

53

4.4.3.3. Adugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat Adugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat se poate realiza unul din urmtoarele moduri: ntr-

- Prin utilizarea butonului corespunztor de pe bara de instrumente Formatting sau - Se activeaz opiunea Format i apoi comanda Cells Se afieaz caseta de dialog Format Cells i se activeaz butonul Border.

Rubrica Presets permite alegerea unui tip predefinit de chenar i anume: Outline pentru trasarea conturului i Inside pentru liniile interioare. Anularea unor chenare deja existente se realizeaz cu opiunea None. Stilul i grosimea liniei se vor selecta din rubrica Style, iar culoarea chenarului se alege din rubrica Colors. 4.4.3.4. Aplicarea unor combinaii de efecte cu ajutorul funciei AutoFormat Pentru formatarea rapid a unui grup de celule sau a unui tabel, aplicnd combinaii de efecte, se procedeaz astfel: - Se selecteaz grupul de celule sau tabelul. - Se activeaz meniul Format i se alege comanda AutoFormat - Se afieaz caseta de dialog AutoFormat care conine mai multe stiluri predefinite.

54

- Se alege printr-un simplu clic de mouse stilul dorit (vezi Colorful2) i apoi se execut clic pe butonul OK.

n configuraia prestabilit, comanda AutoFormat alege opiunile Number, Border, Font, Patterns, Alignment i Width/Height n funcie de stilul de tabel ales. Se poate limita numrul de opiuni folosite de comanda AutoFormat, executnd clic pe butonul Options prezent n partea dreapt a casetei de dialog AutoFormat. Formatele nedorite se pot deselecta acionnd clic cu mouse-ul pe casetele de validare corespunztoare. De exemplu, dac nu se dorete chenarul aplicat tabelului prezentat mai sus se deselecteaz caseta de validare Border.

55

S-a dezactivat Border

4.4.4. Verificarea scrierii 4.4.4.1. Folosirea unui program de verificare a scrierii si efectuarea modificrilor necesare (AutoCorrect) La fel ca i Microsoft Word, Excel ofer o funcie AutoCorrect, ce corecteaz n mod automat greelile care se fac la introducerea textelor chiar n timp ce acestea sunt scrise n celulele din foile de calcul. Pentru a afia caseta de dialog AutoCorrect, prezentat mai jos, se activeaz meniul Tools i se alege comanda AutoCorrect. Caseta de dialog AutoCorrect permite controlarea modului n care sunt corectate greelile de ortografie i de capitalizare (scriere cu liter mare) din foile de calcul.

56

Exemple de folosire a funciilor AutoCorrect: - Pentru ca Excel s nu modifice scrierea cuvintelor care ncep cu dou majuscule, se deselecteaz caseta de validare Correct Two Initial Capitals. Eliminarea semnului de validare interzice programului Excel s modifice textele de genul USdolar n Usdolar. Excel nu va mai modifica cuvintele care ncep cu trei sau mai multe majuscule. - Caseta de validare Capitalize first letter of sentence rescrie automat prima litera de la nceputul propoziiei cu liter mare; - Deselectnd caseta de validare Capitalize name of days, Excel nu va mai scrie zilele sptmnii cu liter mare. De exemplu, cuvntul monday nu va mai fi modificat n Monday. - Opiunea funciei AutoCorrect pentru corectarea cuvintelor, este controlat de caseta de validare Replace text as you type. Pentru a dezactiva corectarea automat a cuvintelor, se deselecteaz aceast caset de validare executnd clic pe ea. Cnd opiunea este activ, Excel va folosi perechile de cuvinte din listele Replace i With pentru a corecta greelile de ortografie din texte. Pentru a introduce o pereche de cuvinte pentru corectare, se scrie cuvntul sau expresia pe care Excel s o nlocuiasc, n caseta de text Replace. Cuvntul sau expresia cu care se dorete nlocuirea se scrie n caseta de text With, apoi se execut clic pe butonul Add. Pentru a terge o pereche de cuvinte pentru corectare, se selecteaz perechea i se execut clic pe butonul Delete. De asemenea, se poate folosi aceast funcie i pentru a introduce prescurtri care se doresc a fi scrise n forma lor integral, economisind timp i avnd sigurana corectitudinii lor. De exemplu Excel poate s nlocuiasc literele co cu comunicare.

57

Pentru a crea o list cu cuvintele deosebite care nu trebuie corectate de Excel n mod automat, se execut clic pe butonul Exceptions din caseta de dialog AutoCorrect, apoi se indic forma dorit de scriere n etichetele First Letter i INitial CAps.

4.4.5. Setarea documentului 4.4.5.1. Schimbarea orientrii documentului i dimensiunii paginii Pentru realizarea acestei setri, se activeaz meniul File i se alege comanda Page Setup Se afieaz fereastra Page setup. n eticheta Page se pot alege orientarea paginii i dimensiunea pagini fizice care va fi tiprit. n modul de orientare Portrait, pagina este orientat cu latura mai mare pe vertical, iar n modul de orientare Landscape, pagina este rotit cu 90 grade, astfel nct liniile vor fi citite de la stnga la dreapta, de-a lungul laturii mai mari a colii de hrtie. Referitor la dimensiunea paginii, majoritatea imprimantelor din Romnia folosesc hrtie A4 (210x297mm).

58

4.4.5.2. Modificarea setrilor marginilor documentului n mod implicit, foaia de calcul este plasat n colul stnga-sus al paginii. Pentru centrarea automat a foii de calcul ntre marginile documentului, se procedeaz astfel: - Se activeaz meniul File i se alege comanda Page Setup - Se afieaz fereastra Page setup i se execut clic pe eticheta Margins. - Se selecteaz, cu clic mouse, casetele pentru centrare fie pe orizontal (Horizontally) fie pe vertical (Vertically). Dac se dorete ca foaia de calcul s fie centrat perfect, se selecteaz ambele opiuni (vezi imaginea prezentat).

4.4.5.3. Adugarea unui antet i subsol (Header and Footer) documentului Orice document care ocup mai mult de o pagin ar trebui s aib un antet (Header) sau un subsol (Footer) pentru identificarea documentului, a datei cnd a fost creat, a autorului etc. Pentru introducerea unui antet sau subsol n foaia de calcul se alege una dintre variantele: - Se activeaz meniul View i se alege comanda Header and Footer sau - Se activeaz meniul File, se alege comanda Page Setupi se acioneaz clic pe eticheta Header/Footer. n ambele situaii, pe ecran va fi afiat fereastra Page Setup, n care se pot introduce sau modifica zonele antet i subsol.

59

Pentru a introduce antet se acioneaz clic pe butonul Custom Header, iar pentru subsol, clic pe butonul Custom Footer. n ambele situaii se deschide o alt fereastr care permite particularizarea antetului i subsolului.. n partea de sus exist o serie de butoane care permit: formatarea textului, inserarea numrului de pagin, afiarea numrului total de pagini, introducerea datei curente, introducerea orei, afiarea n antet doar a numelui fiierului i respectiv locaia fiierului. n partea de jos a ferestrei, se afl trei opiuni care permit alinierea informaiilor nscrise n antet, respectiv subsol.

La revenirea n pagin, informaiile nscrise n Header sau n Footer nu mai sunt vizibile. Ele apar la previzualizarea sau la tiprirea documentului.

60

4.4.5.4. Ajustarea setrilor documentului astfel nct s ncap pe o singur pagin. n situaia n care foaia de calcul nu ncape pe pagin, trebuie forat s se potriveasc n pagin. Pentru aceasta se activeaz meniul File, se alege comanda Page Setup i apoi se acioneaz clic pe eticheta Page. Se caut n foaia de opiuni Page seciunea Scaling. Modificnd scala, se pot nghesui pe aceeai pagin mai multe linii i coloane. Potrivirea foii de calcul n pagin se face ncercnd diferite valori pentru scal n opiunea Adjust to.% normal, pn se gsete valoarea potrivit (vezi 80% n exemplu). Scalarea se face manual prin precizarea factorului de micorate/mrite sau automat, n combinaie cu opiunea Fit to..page(s) wide bytall. Prin precizarea a dou valori n rubricile Fit to i wide by zona foii de calcul de imprimat se poate ajusta n funcie de limea foii (de regul 1) i se nlimea sa.

Seciunea 5 VIZIONAREA I TIPRIREA FOILOR DE CALCUL 4.5. Tiprirea foilor de calcul 4.5.1. Tiprirea foilor de calcul simple 4.5.1.1. Vizionarea (previzualizarea) foii de calcul pentru tiprire Previzualizarea foii de calcul naintea tipririi este o operaie recomandat pentru a se observa modul de mprire a foii n pagini. Prin activarea butonului Print Preview prezent pe bara de instrumente Standard, sau prin comanda Print Preview din meniul File, se poate vizualiza documentul naintea tipririi. Vizualiuarea foii de calcul se face pagin cu pagin. Pe ecran se afieaz fereastra Print Preview.

61

Dup cum se observ, n partea de sus a ferestrei se afl butoanele de comand care declaneaz urmtoarele aciuni : Next - permite vizualizarea paginii urmtoare. Previous - permite vizualizarea paginii anterioare. Zoom- permite vizualizarea paginii la nivelul ntregului ecran. Print declaneaz operaia de tiprire prin intermediul casetei de dialog Print. Setup declaneaz prin intermediul casetei de dialog Page Setup, posibilitatea setrilor de pagin, a marginilor, antetului i subsolului de pagin i a foii de calcul (vezi paragraful 4.4.5. Setarea documentului). Margins permite dimensionarea manual (prin mutarea marcatorilor) a marginilor zonei de imprimat. Page Break Preview comut n modul de vizualizare global a foii de calcul, prin care se observ modul de mprire a zonei n pagini. 4.5.1.2. Tiprirea foii de calcul active, sau a registrului de calcul Dac documentul a fost aranjat pentru tiprire, se trece la imprimarea efectiv alegnd una dintre variantele: 1. Dac se dorete obinerea unei singure copii a foii de calcul active cu parametrii de tip standard, se activeaz butonul Print prezent pe bara de instrumente Standart. 2. Dac este necesar specificarea unor opiuni speciale de tiprire, se activeaz meniul File i se alege comanda Print. n ecran se va afia fereastra Print.

62

Opiunile de tiprire disponibile n fereastra Print se refer la: alegerea tipului de imprimant (seciunea Print), la stabilirea zonei de imprimat (seciunea Print range sau Print what), la declararea numrului de copii ( seciunea Copies). Dac se dorete declanarea opiunii de imprimare ntr-un fiier, se activeaz opiunea Print to File. Seciunea Print range precizeaz zona de imprimat. Opiunile disponibile sunt All (se tiprete ntreaga foaie de calcul) i Pages (se tipresc paginile precizate n intervalul From To) Seciunea Print what stabilete n mod implicit, ca zon de imprimare, foaia de calcul activ prin opiunea Active sheet(s), dar poate restriciona domeniul la o zon selectat de utilizator prin opiunea Selection. Dac se dorete tiprirea ntregului registru de calcul, se alege opiunea Entire Workbook. Exemplul urmtor prezint fereastra Print pentru tiprirea ntr-un fiier doar a paginilor de la 10 la 15 din foaia de calcul activ, tiprirea realizndu-se n 3 exemplare.

Tiprirea n fiier Precizarea paginilor de tiprit Nr. de copii

63

4.5.1.3. Tiprirea unei seciuni a foii de calcul active sau a unei selecii de celule predefinite Pentru tiprirea unei seciuni a foii de calcul se alege una dintre variantele: - Se selecteaz seciunea care va fi tiprit, apoi se activeaz meniul File i se alege comanda Print Area - Set Print Area. sau - Se selecteaz seciunea care va fi tiprit. Se activeaz meniul File i se alege comanda Print. n caseta Print, din seciunea Print what, se alege opiunea Selection. Se acioneaz butonul OK.

Opiunea Selection

Seciunea 6 DE LA CIFRE LA ILUSTRAII ARTISTICE I GRAFICE 4.6. Obiecte, grafice i diagrame 4.6.1. Importul de obiecte 4.6.1.1. Importul obiectelor ntr-un registru de calcul: fiiere imagine, grafice, fiiere text, etc. Dup introducerea datelor, o foaie de calcul trebuie fcut atractiv i interesant. Acest lucru este posibil prin includerea unor elemente artistice: imagini artistice, poze scanate, organigrame etc. Mecanismul de baz pentru introducerea acestor elemente n celulele foii de calcul este identic n toate aplicaiile din pachetul Office i anume: se execut clic pe butonul Insert ClipArt prezent pe bara Drawing sau se activeaz meniul Insert i se alege comanda Picture. Pentru a introduce o ilustraie artistic se procedeaz astfel: 1. Se selecteaz celula n care va fi introdus ilustraia (vezi A10). Este bine s se lase spaiu n celulele adiacente pentru a ncpea ntreaga imagine. 2. Se activeaz meniul Insert i se alege comanda Picture. 3. Se alege din submeniul Picture tipul de ilustraie artistic care va fi folosit (vezi ClipArt).

64

Se pot alege urmtoarele opiuni: Clip Art o colecie de ilustraii cu mii de ilustraii de art n variant electronic, pentru prezentri, rapoarte, pliante etc. From File o caset de dialog Open din care se pot lua fiiere imagine deja existente n calculator. AutoShapes o bar de instrumente din care se pot introduce sgei, linii i alte forme. Organization Chart un program care v permite crearea de organigrame. WordArt un wizard i o bar de instrumente care v permit s realizai banere, titluri i elemente de text scrise artistic. Pentru exemplificare se alege opiunea ClipArt. 4. Se deschide fereastra ClipArt, care permite alegerea unei anumite colecii de ilustraii. Se acioneaz clic pe colecia dorit i se deschide fereastra cu imaginile coleciei. Se selecteaz imaginea dorit i se acioneaz butonul InsertClip. Imaginea va fi inserat n foaia de calcul.

65

4.6.1.2. Mutarea i modificarea dimensiunilor obiectului importat ntr-un registru de calcul Mutarea imaginilor grafice (clipuri) Pentru realizarea acestei operaii, se procedeaz astfel: - Se execut clic pe clip pentru a-l selecta. Excel va nconjura clipul cu marcaje de dimensionare i va afia bara flotant de instrumente Picture;

Se plaseaz indicatorul mouse-ului pe suprafaa clipului. Cnd indicatorul ia forma tastelor sgei (stnga, dreapta, sus, jos), se gliseaz pn cnd clipul ajunge n poziia dorit. Se execut clic n afara clipului pentru a-l deselecta. Excel va ascunde bara de instrumente Picture.

Forma indicatorului de mouse pentru mutare

Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri)

Pentru realizarea acestei operaii, se procedeaz astfel: - Se execut clic pe clip pentru a-l selecta. Excel va nconjura clipul cu marcaje de dimensionare i va afia bara flotant de instrumente Picture. - Pentru redimensionare, se plaseaz pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Cnd indicatorul ia forma unei sgei cu dou vrfuri, se gliseaz pn cnd clipul ajunge la mrimea dorit.

Forma indicatorului de mouse pentru redimensionare

66

 Decuparea imaginii grafice (clip-ului)

Dac nu se dorete folosirea unei imagini n ntregime, se pot elimina anumite pri, tind din imprimate, astfel: - Se selecteaz imaginea grafic; - Se execut clic pe butonul Crop de pe bara cu instrumente Picture pentru a activa instrumentul de tiere; - Se plaseaz instrumentul de tiere pe marcajul central de jos al imaginii i se gliseaz pn rmne parte dorit din imaginea grafic. - Se execut din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de tiere; - Imagine grafic tiat, poate fi refcut n forma iniial executnd clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture.

4.6.2. Grafice i diagrame 4.6.2.1. Crearea graficelor de diferite tipuri Una dintre cele mai importante faciliti Excel o constituie reprezentarea grafic, sub form de diagrame, a datelor numerice prezente ntr-un domeniu al foii de calcul. Reprezentrile grafice permit o mai bun vizualizare a relaiilor, tendinelor, anomaliilor ce se stabilesc ntre date n msura n care acestea sunt ilustrate prin forme desenate (linii, bare, suprafee, sectoare de cerc etc.). Reprezentarea grafic este dinamic, adic n momentul modificrii datelor se actualizeaz automat i graficul, ajustndu-se la noile valori. Pentru crearea unui grafic se utilizeaz modul ChartWizard (Asistentul generator de grafice). Acesta se lanseaz n execuie acionnd clic pe butonul ChartWizard prezent pe bara de instrumente Standard, sau prin activarea meniului Insert i se alege comanda Chart.

67

Asistentul ChartWizard, propune realizarea unei reprezentri grafice prin parcurgerea a 4 pai i anume: 1. Alegerea tipului de grafic dorit. Tipul de grafic dorit. se alege din meniul Chart Type, Chart sub-type prezent n fereastra ChartWizard

S-a ales un grafic cu bare orientate vertical

Se acioneaz butonul Next pentru a trece la pasul 2

2. Introducerea seriilor de date care vor fi reprezentate grafic. Seriile de date (Data Range) se introduc prin selecie dac se execut clic pe butonul Collapse Dialog, butonul cu sget mic roie din dreapta casetei Data Range (vezi imaginea din exemplu). Caseta de dialog va fi micorat pentru a fi vizibil caseta de text n care se va introduce selecia. Dup selecie se nchide caseta de text.

Butonul Collapse Dialog

Seriile de date pot fi orientate n linie (Serie in Rows) sau n coloan (Series in Column) .

68

Dac seriile sunt orientate n linie, informaia din prima linie a domeniului selectat va fi atribuit etichetelor de abscis, iar informaia din prima coloan a domeniului va fi atribuit legendei Dac seriile sunt orientate n coloan, informaia din prima coloan a domeniului selectat va fi atribuit etichetelor de abscis, iar informaia din prima linie a domeniului va fi atribuit legendei. n exemplu de fa, seriile de date au fost orientate n linie.

Legenda Etichete abscis

3. Particularizarea graficului. La acest pas se pot introduce opiuni referitoare la titlul graficului (Chart title), titlul abscisei (Category X axes ), titlul ordonatei (Value Y axes), afiarea sau nu a etichetelor pe axe (Axes), definirea de linii orizontale i verticale (Gridines), legenda graficului (Legend), afiarea etichetelor de date pe diagram (Data Labels) i afiarea alturi de diagram a tabelului de date (Data Table). n exemplul de fa s-a introdus titlul tabelului.

69

4. Alegerea locului n care se dorete afiarea graficului. Acesta este ultimul pas. Graficul poate fi amplasat ca obiect n foaia de lucru curent, sau poate fi amplasat ntr-o foaie grafic special Chart1. n exemplul de fa s-a optat pentru amplasarea graficului n foaia de lucru curent. Pentru terminare se acioneaz clic pe butonul Finish.

4.6.2.2. Editarea (modificarea) unui grafic Pentru editarea unui grafic se acioneaz clic pe acesta. Graficul va fi ncadrat de un chenar cu 8 puncte negre. Se activeaz opiunea Chart din bara de meniu i apoi comanda Chart Options Se va deschide fereastra Chart Options i se pot activa butoanele corespunztoare modificrilor dorite (vezi precizrile fcute la pasul 3)..

De exemplu, pentru adugarea etichetelor de date pe diagram se acioneaz clic pe butonul Data Labels prezent n fereastra precedent. Fereastra Chart Options se reconfigureaz i din lista de opiuni Data Labels se alege opiunea Show value.

70

 Modificarea culorii de umplere a graficului

Se selecteaz graficul, apoi se activeaz opiunea Format prezent n bara de meniu se alege comanda Selected Chart Area Se va deschide Format Chart Area i se alege culoarea dorit. S-a ales de exemplu culoarea verde.

Modificarea tipului de grafic

Se selecteaz graficul, apoi se activeaz opiunea Chart prezent n bara de meniu i se alege comanda Chart Type. Se va deschide fereastra Chart Type, din care se va alege tipul de grafic dorit.

71

S-a ales tipul Column Chart 3-D i se acioneaz clic pe butonul OK. 4.6.2.3. Mutarea, redimensionarea i tergerea graficelor (diagramelor) Pentru realizarea acestei operaii, se procedeaz astfel: - Se execut clic pe grafic pentru a-l selecta. Excel va nconjura graficul cu marcaje de dimensionare. - Se plaseaz indicatorul mouse-ului pe suprafaa graficului. Cnd indicatorul ia forma tastelor sgei, se gliseaz pn cnd graficul ajunge n poziia dorit. - Se execut clic n afara graficului pentru a-l deselecta.
Forma indicatorului de mouse pentru mutare

Redimensionarea unui grafic

Pentru realizarea acestei operaii, se procedeaz astfel: - Se execut clic pe grafic pentru a-l selecta. Excel va nconjura graficul cu marcaje de dimensionare. - Pentru redimensionare, se plaseaz pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Cnd indicatorul ia forma unei sgei cu dou vrfuri, se gliseaz pn cnd graficul ajunge la mrimea dorit.

72

 tergerea unui grafic

Pentru realizarea acestei operaii, se procedeaz astfel: - Se execut clic pe grafic pentru a-l selecta. Excel va nconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Se acioneaz tasta Delete (tergere All), sau se activeaz meniul Edit i se alege comanda Clear. Din submeniul afiat se alege opiunea dorit (All, Series, Formates)

S- a ales opiunea de tergere total.

73