Rekabentuk Sistem Pengurusan dan Capaian Maklumat Pusat Sumber Maklumat Pintar, Fakulti Teknologi dan Sains Maklumat,

Universiti Kebangsaan Malaysia Oleh Juhana Salim, Zarina Shukur, Syahanim Mohd. Salleh, Rosilah Hassan, Abdullah Mohd. Zin, Mohd. Shahizan Othman, Masri Ayob &. Haslina Harun Fakulti Teknologi dan Sains Maklumat Universiti Kebangsaan Malaysia
1.0 Pengenalan Perpustakaan yang mempunyai jumlah bahan yang banyak dengan pengguna daripada pelbagai disiplin, sudah pasti memerlukan sistem pengurusan maklumat yang berkesan. Dua keperluan utama bagi perpustakaan ialah tenaga kerja berpengetahuan dan sistem pengurusan berkomputer. Kakitangan yang berpengetahuan biasanya telah mengalami proses disiplin keperpustakaan seperti mempunyai sekurang-kurangnya diploma dalam bidang sains maklumat atau sains perpustakaan. Keperluan kepada kakitangan ini adalah untuk tujuan yang paling penting iaitu pengkatalogan bahan. Keperluan kepada sistem berkomputer pula adalah untuk menguruskan proses seperti peminjaman, pemulangan dan pencarian maklumat. Pusat Sumber Fakulti Teknologi dan Sains Maklumat (FTSM), walaupun mempunyai saiz yang kecil, tetapi ia juga menghadapi masalah daripada segi pengkatalogan dan pencarian maklumat. Kepelbagaian buku dalam bidang Teknologi Maklumat yang semakin rancak berkembang dan munculnya cabang-cabang baru dalam disiplin ini, memerlukan seorang yang berpengetahuan untuk mengendalikan urusan pengkatalogan. Di samping itu, dengan adanya mikrokomputer di setiap rumah dan di atas setup meja pejabat, cara yang paling mudah, untuk, memperolehi maklumat adalah melalui sistem pencarian maklumat berkomputer. Walau bagaimanapun, untuk memperolehi kakitangan yang berpengetahuan dan membeli sistem pengurusan berkomputer adalah tidak praktikal. lni adalah kerana untuk mewujudkan satu jawatan khusus bagi kakitangan yang memiliki diploma serta pembelian sistem pengurusan berkomputer melibatkan kos yang tinggi, tidak setimpal dengan saiz fizikal pusat sumber tersebut. Untuk mengatasi masalah tersebut, satu kajian sedang dijalankan di FTSM untuk membangunkan satu sistem pengkatalogan dan sistem pengurusan pusat sumber berkomputer. Sistem yang dicadangkan adalah dikenali sebagai Sistem Pusat Sumber Pintar Fakulti (PSPF). Kertas kerja ini membincangkan secara ringkas fungsi dan rekabentuk sistem tersebut. 2.0 Latarbelakang Sistem pengurusan sumber maklumat meliputi pengorganisasian sumber dan sistem capaian maklumat atau dikenali dengan sistem Storan dan Capaian Maklumat (ISR). Kajian ISR pula terturnpu kepada tiga perkara iaitu: analisis kandungan dokumen iaitu berkaitan dengan penghuraian, penjelasan atau penyataan kandungan dokumen dalam bentuk yang sesuai untuk diproses oleh komputer. struktur maklumat iaitu bertujuan untuk mengeksploitasikan hubungan antara dokumen untuk memperbaiki keberkesanan strategi capaian. penilaian iaitu berkaitan pengukuran dan keberkesanan capaian. Walaupun konsep pengorganisasian dan capaian maklumat telah disusun secara bersistem, namun jika perlaksanaan dilakukan secara manual, ia tetap mendatangkan masalah terutama jika melibatkan jumlah bahan yang banyak. Bagi menguruskan koleksi perpustakaan yang besar, peraturan seperti AACR (Anglo American Cataloging Rules) dan skema pengkelasan perlu dipatuhi untuk memastikan keseragaman pengkatalogan. Dengan itu, PSPF boleh mempermudahkan kemasukkan data bibliografi supaya capaian kepada dokumen boleh dibuat dengan mudah dan cepat. Dalam erti kata lain, sebuah pusat sumber atau perpustakaan harus mempunyai koleksi yang unik bagi proses capaian data yang dapat menepati keperluan yang berbeza. Soal penyimpangan dan peraturan pengurusan perpustakaan yang lazim digunakan mungkin tidak dapat dielakkan bagi penerimaan peraturan pengkatalogan dan skema klasifikasi yang lebih fleksibal terhadap keperluan penggunanya.

Era 90-an memperlihatkan kewujudan konsep pangkalan data dan perpustakaan digital. Maklumat bibliografik dan abstrak serta teks penuh disimpan di dalam pangkalan data dan ia boleh dicapai dengan mudah dan cepat dan diuruskan secara berkomputer. Konsep perpustakaan digital terhasil akibat daripada kemunculan Internet. Konsep ini mengetengahkan konsep capaian maklumat dilakukan tanpa batas geografi asal saja hubungan Internet disediakan. Projek perpustakaan digital telah mula dibangunkan di negara maju seperti USA, England dan Jepun. Satu contoh perpustakaan digital adalah OPAC (Online Public Access catalogue ). la tidak sahaja berfungsi untuk memaklumkan kepada pengguna tentang bahan koleksi, malah menunjukkan status bahan seperti dipesan, dipinjam dan seumpamanya (Ding,1998).

2.1

Pengkatalogan tradisional Kewujudan proses pengkatalogan dan skema pengelasan secara bersistem telah lama wujud bagi tujuan memudahkan pengguna; untuk mengesan bahan yang ada di pusat sumber. Kebanyakan perpustakaan lebih-lebih-lagi pusat sumber, mengamalkan proses menkatalogkan bahan secara manual. Antara langkah biasa yang diamalkan ialah: merujuk maklumat pengkatalogan buku tersebut jika ada di dalam bahan itu sendiri. Jika tiada, Iangkah seterusnya ialah mencari di perpustakaan lain khasnya perpustakaan maya di Internet. Jika tiada, langkah seterusnya ialah, membuat pengkatalogan asal berpandukan AACR dan membuat pengkelasan berdasarkan Skema Library of Congress Classification (LCC). Langkah yang terakhir adalah iangkah yang memerlukan seorang yang berpengetahuan untuk melaksanakannya kerana sh uktur sistem pengkatalogan dan pengkelasam sedia ada terlalu kompleks. Disebabkan kemudahan ini tidak dapat disediakan oleh sebuah pusat sumber yang kecil, kami mengesyorkan pembangunan suatu sistem yang boleh melaksanakan proses pengkatalogan ini secara berkomputer.

2.2

Sistem Capaian Maklumat Beberapa sistem OPAC yang sedia ada kurang menyediakan kemudahan pengesahan bahan di perpustakaan melalui medan pengarang, judul dan subjek. Pencarian menggunakan pendekatan subjek. pula, hanya dapat dikesan dengan mengunakan medan subjek (seperti sistem LCC). Namun begitu kaedah ini kurang menepati kehendak pengguna. Pustakawan lazim beranggapan bahawa jika pengguna diajar cara yang betul apabila nenyemak katalog, maka pengguna tidak akan menghadapai masalah. Antara capaian yang perlu diberi perhatian dalam pembangunan sistem IR ialah cara pengguna mencari maklumat menggunakan pendekatan sistem capaian subjek. Menurut kajian (Matthew et. Al 1993:Markey 1984) kebanyakan proses pencarian seperti pencarian di OPAC tidak user driven' kerana bergantung kepada pencarian subjek yang menimbulkan masalah dalam menyesuaikan istilah yang difikirkan pengguna dengan istilah pada indek (seperti Library of Congress Subject Headings). Oleh yang demikian sistem capaian tidak dapat menghasilkan pencarian yang optimum. Bagi memperbaiki keberkesanan capaian dalam pendekatan subjek, Norhayati (1999) telah rnencadangkan perkara seperti berikut : Merekabentuk antara muka yang lebih membantu dan mesra pengguna. Membekalkan keupayaan pencarian paling sesuai dengan kaedah non-boolean' Menggunakan pencarian turutan automatik Penggunaan hiperteks atau sistem tesaurus berindeks

3.0

Aktiviti Pusat Sumber FTSM Pusat sumber FTSM diwujudkan sejak beberapa tahun yang lepas. Ruang yang digunakan untuk PSF adalah meraugkumi keluasan 19 x 18 kaki persegi. PSF mempunyai koleksi yang terdiri daripada bahan berikut: hampir 900 tesis sarjana muda terbitan FTSM hampir 113 tesis sarjana terbitan FTSM 4 tesis Ph.D terbitan FTSM lebih kurang 100 laporan teknikal terbitan FTSM lebih kurang 600 naskah lain seperti soalan-soalan tahun lepas, majalah dan buku.

Tujuan utama kewujudan PSF pada masa kini ialah untuk membolehkan pelajar dan kakitangan akademik merujuk khususnya tesis. Selain itu soalan-soalan tahun terdahulu serta beberapa lagi bahan dan dokumen yang tersimpan di PSF juga boleh dipinjam. Apabila sesuatu bahan dihantar untuk disimpan di dalam PSF, seorang kerani yang bertugas akan merekodkan maklumat bahan itu secara manual. Jika bahan itu ialah tesis, maka beliau akan mengkatalogkannya dahulu dan kemudian baru diletak di rak. Jika bahan bukan tesis, yang mana tidak begitu banyak, maka beliau akan terus meletakkannya di rak. Dalam sistem sekarang, sekiranya peminjaman ingin dilakukan, pelajar perlu mencari tajuk-tajuk yang relevan melalui rekod manual iaitu sebuah fail dan kemudiannya mencarinya di rak. Tesis disimpan berdasarkan jabatan dan tahun pengajian. Setelah tesis ditemui, maka pelajar perlu merekodkan peminjaman mereka secara manual di dalam sebuah buku log. Bagi jangka masa panjang, PSF bakal mempunyai ruang Pusat sumber yang lebih besar dan operasinya jugs dijangka berkembang. Sasaran untuk menjadi pusat sumber IT yang utama di Universiti Kebangsaan Malaysia memerlukan persediaan yang cukup rapi, yang menjana idea untuk melakukan kajian ini.

4.0

Sistem Pusat Sumber Pintar Fakulti (PSPF) Pembangunan sistem pengurusan dan capaian maklumaf Pusat sumber Pintar Fakulti (PSPF) dibahagikan kepada 2 modul utama iaitu modul yang berasaskan web dan modul pengurusan serta capaian maklumat. Rajah 1 menunjukkan proses keseluruhan bagi sistem tersebut. modul Web ini terdiri daripada antaramuka pengguna yang menggunakan konsep capaian maklumat untuk mencapai maklumat yang terdapat dalam pangkalan data atas talian. Ini membolehkan pengguna untuk mencari dan mencapai maklumat yang diperlukan melalui Internet. Kemudahan yang disediakan dalam modul ini adalah berdasarkan fungsi asas yang wujud dalam kebanyakan Iaman carian di Internet (Zarina & Hazrina, 2000). Pencarian bahan boleh dilakukan mengikut sama ada pengarang, tajuk, tahun dan sebagainya. Maklumat abstrak juga boleh dipaparkan. Kemudahan lain yang ada ialah kotak semak (checkbox) untuk tujuan pengguna memilih dan mengumpul bahan yang diminati, yang kemudiannya maklumat bahan tersebut boleh di e-mail kepada pengguna atau dicetak ke pencetak. Modul pengurusan dan capaian maklumat pula melibatkan beberapa submodul lain iaitu: submodul capaian maklumat submodul ISR "Robot generated" dan pengkelasan automatik. submodul peminjaman atau pemulangan submodul output. submodul antaramuka pengguna Submodul capaian maklumat menggunakan prinsip dapatan semula maklumat di mana perlaksanaannya bermula apabila proses masukan data atau maklumat bagi bahan media yang dikehendaki dilaksanakan. Dalam proses ini, operasi teks akan digunakan untuk mendapatkan perkataan kata akar yang bermakna. Operasi ini dilakukan dengan mencari dan mengeluarkan kata henti yang terdapat dalam sesuatu perkataan dan seterusnya pangkasan akan dilakukan untuk mendapatkan kata akar bagi perkataan tersebut. Proses perindeksan pula dilaksanakan berdasarkan kepada kata akar yang telah diperolehi daripada operasi teks tadi. Kemudian barulah proses pencarian dilaksanakan ke atas pangkalan data. Setiap perkataan yang terlibat mempunyai pemberatnya yang tersendiri bergantung kepada kepentingan perkataan tersebut. Ini adalah penting bagi menentukan persamaan di antara kueri dan dokumen yang terdapat dalam fail songsang. Kedudukan susunan bagi hasil capaian adalah berdasarkan pangkatan menurun di mana dokumen yang mernpunyai persamaan yang paling tinggi akan diletakkan paling atas sekali dan begitulah seterusnya mengikut urutan menurun. Akhir sekali, maklumat ini akan dipaparkan pada skrin untuk membolehkan pengguna membuat pilihan.

Submodul ISR "Robot generated" dan pengkelasan automatik pula merupakan submodul khusus bagi pustakawan di mana ia mengkehendaki pustakawan menentukan jenis media dan memasukkan data jenis media tersebut ke dalam komputer. Proses pengkatalogan secara automatik akan hanya dilakukan sekiranya tidak terdapat nombor panggilan pada bahan media tersebut. Proses ini mengintegrasi dan mengadaptasi sistem pengkatalogan dan pengkelasan tradisional berdasarkan pendekatan yang berteraskan entri data dan pengindeksan dan pengkelasan dokumen secara automatic kearah pernbangunan sistem ISR yang dipandu pengguna (user driven). Dalam hal ini, ia akan melalui proses capaian maklumat di mana proses penghasilan 5 pangkatan nombor panggilan yang terbaik berkaitan dengan buku tersebut akan dilaksanakan. Berdasarkan kepada 5 pangkatan ini, pustakawan akan memilih lokasi yang paling relevan dengan buku tersebut. Dengan menggunakan nombor lokasi yang dipilih dan juga penjanaan nama Cutter yang dilakukan secara automatik maka nombor panggilan bagi buku tersebut dapat dihasilkan. Seterusnya maklumat akan disimpan ke dalam pangkalan data. Dalam submodul peminjaman atau pemulangan, langkah pertama yang perlu dilaksanakan adalah para pelajar perlu mendapatkan nombor pendaftaran untuk membolehkan mereka membuat peminjaman bahan media. Sebelum seseorang pelajar dibenarkan untuk meminjam sebarang bahan media, pihak pustakawan akan menyemak rekod pelajar tersebut bagi menentukan sama ada terdapat bahan media yang masih belum dipulangkan setelah tamat tempoh peminjaman dan bilangan bahan media yang dipinjam itu tidak melebili had yang ditetapkan. Jika ada, pelajar tidak akan dibenarkan meminjam bahan media tersebut. Sekiranya tiada, tarikh pemulangan akan dimeteraikan pada bahan media tersebut dan maklumat bahan media tersebut akan direkodkan dengan menggunakan pengimbas barkod. Semasa proses pemulangan bahan media dilakukan, pustakawan akan menyemak rekod untuk memastikan tarikh pemulangan adalah bertepatan. Jika tidak, denda akan dikenakan sebelum pengesahan pemulangan dibuat.

Proses terakhir adalah proses yang melibatkan submodul output di mana submodul ini terdiri daripada dua bahagian iaitu laporan dan pelabelan. Bahagian laporan merupakan bahagian yang boleh mengeluarkan semua jenis maklumat yang dikehendaki oleh pihak pentadbir dari semasa ke semasa seperti laporan peminjaman, pemulangan, rekod media, rekod penghutang dan sebagainya. Manakala, bahagian pelabelan pula akan menghasilkan barkod dan juga nombor panggilan bagi setiap bahan media yang rekodnya telah ada di dalam pangkalan data. Kod bar yang dihasilkan akan diuji keberkesanannya sebelum ditampal pada sebarang bahan media. Bahan media yang telah mempunyai nombor panggilan dan barkod yang lengkap akan disusun pada rak yang ditetapkan. Submodul antaramuka merupakan modul yang mengendalikan antaramuka pengguna dengan operasi yang ada. Rekabentuk antaramuka yang dibina adalah berasaskan mudah, mesra pengguna dan mempunyai fungsian yang mencukupi.

4.1

Antaramuka Modul Pengurusan dan Capaian Maklumat

Rajah 2 menunjukkan satu antaramuka dalam modul pengurusan dan capaian maklumat. Contoh antaramuka yang dipaparkan adalah antaramuka sewaktu mengedit maklumat tesis. Di bahagian kanan antaramuka itu ialah satu struktur pokok yang menunjukkan jenis-jenis bahan yang boleh diedit. Manakala di bahagian kiri pula, menunjukkan ruang untuk mengedit maklumat bagi satu bahan yang dipilih. Di samping itu juga terdapat 4 butang yang tujuannya jelas tertera pada label butang itu.

4.2

Antaramuka Modul Web Antara muka bagi capaian maklumat melalui Internet boleh dilihat seperti dalam Rajah 3. Rajah tersebut menunjukkan bentuk paparan hasil daripada pencarian bahan melalui Internet menggunakan modul carian yang berasaskan Web. Setiap rekod itu boleh diperincikan lagi maklumatnya dengan mengklik kepada ruang nombor panggilan yang berkaitan.

5.0

Kesimpulan Kertas ini telah menyatakan masalah dan keperluan untuk mengurus dan mengkatalog sumber maklumat bagi perpustakaan kecil secara berkomputer atau juga disebut Pusat Sumber. Kertas ini membincangkan cara Fakulti Teknologi dan Sains Maklumat mengatasi masalah ini untuk pusat sumbernya, dengan membina satu sistem berkomputer yang pintar bagi menggantikan tenaga kerja mahir dalam urusan pengkatalogan khasnya dan pengurusan serta capaian amnya. Sistem ini terdiri daripada dua modul utama, iaitu; pengurusan dan capaian Web. Sehingga kertas ini ditulis modul capaian melalui Web sedang digunakan dengan giat dan sangat membantu pengguna-pengguna iaitu para pelajar dan kakitangan FTSM dalam mencari bahan dalam pusat sumber tersebut. Manakala modul pengurusan dan capaian sedang dalam peringkat akhir pembinaannya. Walaupun sistem ini telah dibangunkan untuk Pusat sumber Fakulti Teknologi dan Sains Maklumat, namun sistem ini telah di rekabentuk secara umum dan ia boleh diubahsuai untuk digunakan bagi pusat sumber yang lain.

RUJUKAN Ding C.M 1998 TP2413. Penerbitan elektronik, http://www.geocity.com/Area51/Labvrinth/3568 [27 Februari 2000] Matthews, J.R. 1983. Using online catalog. New York: Neal-Schumann. Markey, K. 1984. Subject searching in library catalog. Information and Computer Science Series 4. Norhayati Abdul Mukti & Amir Hassan. 1999. Strategi alternatif model sistem pencarian maklumat pintar. Sekitar 28:33-39. Hazrina Harun & Zarina Shukur. Laporan Laman Carian Bahan Akademik di Internet. 2000. Laporan Teknikal. FTSM, UKM. Bangi. Internet dan perpustakaan digital.