Apostila Completa Excel BAIXAKI

CONSTRUTORA OAS LTD GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO
MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS
CONSTRUTORA OAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO
NDICE
Convenes Utilizadas na Apostila____________________________________________________ 4 Termos Utilizados _________________________________________________________________ 4 Introduo ao MS-Excel ____________________________________________________________ 5 Definio de Planilha Eletrnica ______________________________________________________ 6
INTRODUO AO MS-EXCEL ______________________________________________ 7

Conhecendo as Caractersticas do MS-Excel____________________________________________ 7
CONHECENDO OS RECURSOS DO MS-EXCEL ________________________________ 8

Trabalhando com Pastas de Trabalho _________________________________________________ 8 Alterando o Nmero de Planilhas _____________________________________________________ 9 Criando Listas ___________________________________________________________________ 10 Conhecendo os Menus Resumidos __________________________________________________ 11 Formatos Especiais_______________________________________________________________ 13 AutoPreenchimento de Listas _______________________________________________________ 15 Formatao Condicional ___________________________________________________________ 16 Adicionando uma Imagem de Fundo na Planilha ________________________________________ 18 Trabalhando com Nomes de reas __________________________________________________ 18 Alterando a Pasta de trabalho do MS-Excel ____________________________________________ 19
RECURSOS AVANADOS ________________________________________________ 20

Compartilhando Arquivos __________________________________________________________ 20 Trabalhando com Tridimensionalidade ________________________________________________ 21 Utilizando o Recurso Consolidar_____________________________________________________ 22 Endereos Relativos e Absolutos ____________________________________________________ 24 Criando Clulas Satlites para Agilizar os Clculos ______________________________________ 24 Utilizando o Comando Copiar _______________________________________________________ 24 Agilizando os Trabalhos nas Planilhas ________________________________________________ 26 Criando Tpicos _________________________________________________________________ 28 Utilizando Funes Matriciais _______________________________________________________ 28 Mtodos de Anlise e Simulao de Dados ____________________________________________ 29 Estudando a Funo Se ___________________________________________________________ 35 Pesquisando em Tabelas com ndice e Corresp_________________________________________ 36 Funo de Procura e Referncia ____________________________________________________ 37 Tratamento de Datas no MS-Excel ___________________________________________________ 39 Formatao Condicional com Frmulas _______________________________________________ 41 Trabalhando com Formulrios na Planilha _____________________________________________ 42 Criando Tabelas _________________________________________________________________ 45 Grficos________________________________________________________________________ 46
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Gerando Dados e Grficos Automaticamente. __________________________________________ 47 Gerando Ranges Dinmico_________________________________________________________ 48 Validao de Dados ______________________________________________________________ 49
TRABALHANDO COM DADOS _____________________________________________ 53

Recursos do Menu Dados__________________________________________________________ 53 Criando Subtotais na Tabela________________________________________________________ 58 Trabalhando com Relatrio de Tabelas e Grficos Dinmicos ______________________________ 60 Microsoft Query__________________________________________________________________ 68 Importando um Arquivo no Formato Texto _____________________________________________ 74
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Convenes Utilizadas na Apostila

As teclas sero sempre indicadas entre colchetes [ ], Por exemplo [ENTER], [ALT]. Quando houver necessidade de pressionar duas teclas ser apresentado, por exemplo: [CTRL] + [ENTER]. Voc dever manter pressionada a tecla [Control] e pressionar a tecla [Enter]. Comandos: botes e comando esto escritos em negrito. Ex. Ajuda. Todos os passos dos exerccios a serem realizados aparecem em negrito. Ex. 1, 2, 3... Para que voc possa usufruir dos recursos do MS-Excel 2000 de uma forma plena, voc dever configurar o ambiente Windows em uso para o padro, de modo que tenhamos as seguintes configuraes no Painel de Controle na seo Configuraes Regionais conforme abaixo: Pas: Brasil Idioma: Portugus Separador de Lista: Ponto e virgula Separador de Milhar: Vrgula Formato de Data: Dia/Ms/Ano Estas formataes no Painel de Controle permitem utilizar as informaes e exemplos constantes no Help e nos manuais do produto sem a necessidade de qualquer alterao.
Termos Utilizados
No ambiente Windows, cada aplicao executada em sua prpria janela, cada aplicativo tem suas caractersticas, no MS-Excel existem alguns ternos que fazem parte da rotina especfica do mesmo, a relao abaixo lista os termos mais utilizados: Descrio Representa a menor poro da Planilha, a interseo de uma linha e coluna, no qual sero inseridos dados, por exemplo, (C17, representa a interseo da coluna C, ou terceira coluna, com a linha 17) Ao que instrui ao MS-Excel executar uma operao solicitada, disponvel atravs do seu respectivo Menu. Conjunto de instrues com parmetros definidos pelo usurio. Ao criar uma frmula, deve-se fazer referncia ao endereo do dado, que poder ser uma clula. Por definio, um arquivo contendo 03 planilhas, que pode ser clculo, grfico, mdulo ou macro.
Definio Clula
Comando
Funo
Definir uma clula
Pasta de Trabalho
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Clique Posicionar o ponteiro do mouse em um boto ou clula e pressionar uma vez o boto do mouse, disponvel tambm para o boto direito do mouse. Posicionar o ponteiro do mouse em um boto ou clula e pressionar rapidamente duas vezes o boto do mouse. Aparece quando selecionado um comando que exige informaes adicionais, pode ter reas onde so digitados textos ou nmeros e reas onde so exibidas ou alteradas as definies da opo relacionadas ao comando que foi solicitado. Ato de escolher um comando, opo de caixa de dilogo, posio da clula ou objeto grfico. Janela em que a barra de ttulo est com uma colorao azul. a janela que est aceitando os comandos no momento Janela em que a barra de ttulo est com uma colorao cinza, em geral apresentada atrs da janela ativa. Pasta de trabalho minimizada. Permitem selecionar uma ou mais planilhas em uma pasta de trabalho. Controles semelhantes aos de um videocassete, que permite percorrer rapidamente de uma planilha outra quando estas no esto com suas respectivas guias visveis. rea localizada abaixo da barra de ferramentas, onde so digitados textos, nmeros ou frmulas. Localizada na parte inferior da tela, que exibe a operao que ser executada pelo MS-Excel. Exibe os modos de operao quando, por exemplo, a tecla Num Lock est ativada.
Duplo Clique
Caixa de Dilogo
Seleo
Janela Ativa
Janela Inativa
cone de Pasta de Trabalho Guias de Planilha
Botes de Rolagem de Guia
Barra de Frmula
Barra de Status
Indicadores de Modo
Introduo ao MS-Excel
Os trabalhos de simulao e projeo de resultados, sendo executados na forma tradicional, implicam no uso de tabelas, lpis, calculadoras e borracha para apagar possveis erros. O
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ato de preparar as simulaes, avaliar as tendncias e fazer projees pode ser longo e trabalhoso. Pessoas que desenvolvem mtodos complexos de anlise desejam ver imediatamente os resultados. A velocidade e a independncia do microcomputador so instrumentos ideais para os gerentes e analistas. Aplicativos para este tipo de atividade quando bem desenvolvidos, podem simular rapidamente vrias situaes, ligar as linhas e colunas da tabela tradicional, que hora chamamos de planilha eletrnica, com as mesmas frmulas que so utilizadas no clculo manual. A partir de uma Planilha contendo alguns dados selecionados, poder ser criado um grfico pressionando apenas uma tecla de funo, o que nos d uma grande velocidade de resposta, se o usurio for mais experiente poder criar cerca de 100 grficos pr-definidos.
Definio de Planilha Eletrnica

Sistema constitudo por uma tabela, composta de linhas (identificadas por nmeros) e colunas (identificadas por letras) que, em cuja interseo pode-se estipular valores, frmulas e funes com possibilidades de serem manipuladas, para a obteno dos resultados desejados. medida que se altera um valor da planilha, todos os clculos que envolvem o valor alterado sero recalculados automaticamente. O MS-Excel um aplicativo que pode ser utilizado para criao e manipulao de um banco de dados, sendo desnecessrios grandes conhecimentos de frmulas para sua utilizao. A aplicao gera automaticamente uma mscara para inserir, modificar, consultar e excluir informaes. Como um grande recurso o MS-Excel grava macros automaticamente, facilitando algumas aes repetitivas. Pode-se ainda manter um vnculo dinmico entre aplicaes. Desta forma, quando os dados em uma aplicao for alterado, sero automaticamente atualizados em todas as aplicaes que estiverem eles vinculados.
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INTRODUO AO MS-EXCEL Conhecendo as Caractersticas do MS-Excel

Planilha Eletrnica Sistema composto de 65.536 linhas e 256 colunas, perfazendo um total de 16.777.216 clulas. Facilidade em manter diversas pastas de trabalho abertas simultaneamente. Cada pasta de trabalho poder ter de 1 at 255 planilhas. Preciso de clculos at 15 dgitos. As Barras de Ferramentas podero ser redefinidas. Consolidao de planilhas. Nomes em linhas, colunas, clulas ou reas no contnuas. Proteo de documento, dados e at de clulas especficas com senha. Desenhos e grficos adicionais planilha. Gravador de macros, com Linguagem de Visual Basic for Applications. Funes de planilha do MS-Excel, dentre as quais funes de engenharia, estatstica, financeira, informao, lgica, matemtica, pesquisa e texto. Programao modo VBA (Visual Basic for Applications). Uso mximo de cores por pasta de trabalho num total de 56. Intervalo de Zoom de 10% a 400%. Banco de Dados Manipulao de Banco de Dados atravs de formulrio prprio ou atravs de ferramenta como Tabela Dinmica e AutoFiltro. Pesquisa e extrao de dados entre planilhas. Classificao de dados com at 3 chaves. Nmero mximo de campos com at 256 e campos com at 255 caracteres. Nmero mximo de registro num total de 16383 registros. Formulrio automtico ou personalizado para entrada de dados, com comandos para adicionar, editar, deletar e localizar registros no Banco de Dados. Grficos 14 tipos de grficos disponveis, sendo 8 bidimensionais (2-D) e 6 tridimensionais (3D). Formatos predefinidos, os quais podem ser modificados. Linhas de tendncia tipo Linear, Logartmica, Polinomial, Potncia, Exponencial e Mdia mvel. Escala manual / automtica e linear / logartmica. Vnculo dinmico com a planilha de dados. Colunas de grficos de duas dimenses podem ser substitudas por figuras ou imagens personalizadas. A legenda poder ser posicionada em diversos pontos do grfico.
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CONHECENDO OS RECURSOS DO MS-EXCEL Trabalhando com Pastas de Trabalho

Cada pasta de trabalho do MS-Excel consiste em um documento com uma ou mais planilhas, ou seja, uma pasta no sentido literal, contendo diversos documentos. Esses documentos podero ser: planilhas de clculo, folhas de macro, Mdulo Visual Basic. O padro do MS-Excel 2000 carrega 03 planilhas todas as vezes que a pasta de trabalho for aberta, inserindo como padro at 255 planilhas. Esta quantidade limitada apenas memria disponvel no micro, veja a incluso de planilha na pasta ativa. Inserindo uma Planilha atravs do Menu Atravs da barra de menus, podem-se adicionar planilhas pasta de trabalho, esta nova planilha ser inserida sempre esquerda da guia selecionada. 1. Para incluir uma nova planilha, no menu Inserir, selecione Planilha e observe que foi inserida a Plan4 na sua pasta de trabalho. Tecla de atalho: [Shift] + [F11]. Inserindo atravs da Guia Podem-se adicionar planilhas pasta de trabalho utilizando o boto direito do mouse. 2. Abra uma nova pasta de trabalho com o boto Novo na barra de ferramentas. 3. Posicione o ponteiro do mouse sobre a guia no local onde ser inserida a planilha. 4. Pressione o boto direito do mouse e clique na opo Inserir, voc ter esta caixa de dilogo:
5. Selecione a opo desejada caixa de dilogo Inserir, que disponibiliza a insero de: planilha, grfico, macro do MS-Excel 4.0, folha de macro internacional, caixa de dilogo do MS-Excel 5.0 e formulrios. 6. Para o exemplo selecione Planilha e clique em OK.
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Renomeando uma Planilha Para alterar o nome de uma planilha, alguns padres devem ser seguidos. O MS-Excel aceita um nome de planilha com at 31 caracteres incluindo espaos, isto fornece flexibilidade de escolha. Veja a seguir algumas regras: No poder haver planilha em uma pasta com nomes iguais. No poder conter dois pontos ( : ), ponto de interrogao ( ? ) ou asterisco ( * ). No poder conter barra diagonal ( / ) ou barra invertida ( \ ). No poder iniciar com colchetes ( [ ). Seleo e Excluso de Planilha Podemos excluir uma ou mais planilha da Pasta de Trabalho. Para isso, basta selecionar a(s) planilha(s) desejada(s) e clicar com o boto direito do mouse sobre a guia indicativa da planilha e escolher o comando Excluir. Devemos confirmar a excluso atravs da caixa de dilogo que ser exibida. Para selecionar mais de uma planilha para excluso, manter pressionado a tecla [Ctrl] e clicar nas planilhas desejadas ou ento utilizar a tecla [Shift] para planilhas contnuas. Movendo Planilhas em uma Pasta Para mover uma planilha alterando a sua seqncia de apresentao, clicar sobre a guia da planilha e arrastar at a posio desejada dentro da Pasta de Trabalho. Para copiar, manter a tecla [Ctrl] pressionada, enquanto arrasta o cursor. Para mover a planilha para outra Pasta de Trabalho, manter as Pastas lado a lado e arrastar a guia da planilha desejada para a Pasta de Trabalho de destino. Para copiar manter a tecla [Ctrl] pressionada.
Alterando o Nmero de Planilhas

1. Para criar uma nova pasta de trabalho com um nmero diferente de planilhas, selecione no menu Ferramentas o comando Opes e a guia Geral ser apresentada a seguinte caixa de dilogo.
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2. Na caixa de edio Nmero de planilhas na nova pasta, indicar o nmero de planilhas desejadas. Este nmero pode variar entre 1 e 255, quando solicitar uma nova pasta de trabalho, voc receber a nova pasta com o nmero de planilhas desejado.
Criando Listas
Voc pode criar automaticamente a lista de nomes que desejar. O MS-Excel j vem com algumas listas, vejamos as listas disponveis. 1. No menu Ferramentas selecione Opes, selecione a guia Listas e veja a figura a seguir:
2. Selecione uma lista e observe que ela apresentada na sua totalidade em Entradas da lista, d um clique no Boto OK para voltar para a planilha. 3. Em uma clula qualquer digite Jan e use o recurso AutoFiltro (AutoPreenchimento), desta forma o MS-Excel ir inserir o contedo desta lista enquanto voc estiver arrastando como o mouse. Para criar outras listas as etapas necessrias so as seguintes: 1. Defina a lista em uma seqncia de clulas na vertical em uma planilha, para o nosso exemplo digite o contedo abaixo em suas respectivas clulas: A1 Presidncia A2 Comercial A3 Financeiro A4 Recursos Humanos A5 Tecnologia da Informao Voc pode criar uma lista de nomes de funcionrios de Departamentos, Produtos, filiais da Empresa, etc. No h necessidade de esta lista estar em ordem alfabtica. Para efeito de classificao existem recursos para respeitar a ordem de criao da lista. 2. Selecione a lista, no menu Ferramentas selecione o comando Opes e a guia Listas.
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3. D um clique no boto Importar e outro no boto OK. 4. Est pronto. Basta escrever qualquer um dos nomes criados e arrastar pelo canto inferior direito da clula com a ajuda do mouse, a lista ser lanada nas clulas selecionadas, poupando muito tempo e erros de digitao. Outra forma de criar uma lista digitando-a na prpria caixa de dilogo listas. Importante: Se voc tiver duas ou mais listas com um nome comum, o MS-Excel ir trazer a ltima lista criada. Para inserir uma determinada lista, voc dever digitar o segundo nome da lista. O MS-Excel grava estas listas no diretrio Windows, em um arquivo com a extenso .XLB. O nome do arquivo passa a ser o nome do usurio cadastrado, isto acontece quando o processo de instalao foi corretamente executado.
Conhecendo os Menus Resumidos

Outro recurso disponvel no MS-Excel o AutoFiltro que ativado utilizando-se o boto direito do mouse. Este recurso possibilita copiar clulas, preencher sries, formatos, valores e outros dados. 1. Utilizando a pasta de trabalho TABELAS.XLS em uma clula qualquer digite a data atual e a anterior, com o ponteiro do mouse selecione as clulas com as datas, arraste para baixo com o boto direito pressionado sobre umas trs linhas e voc ter a figura abaixo:
2. Selecione Preencher seqncia observe que foi preenchido este intervalo com os dias. As opes nesta caixa estaro habilitadas ou desabilitadas dependendo dos dados digitados, veja as opes: Copiar clulas Copia a clula de destino sobrepondo ao contedo existente. Preencher seqncia Preenche uma seqncia de dados digitados, no intervalo especificado. Preencher formatos Preenche uma seqncia com os formatos definidos. Preencher valores Preenche uma seqncia com os valores digitados. Preencher dias Preenche uma seqncia de datas. Preencher dias da semana Preenche uma seqncia de datas, omitindo sbados e domingos.
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Preenche uma seqncia de datas, alterando os meses no intervalo especificado. Preencher anos Preenche uma seqncia de datas, alterando os anos no intervalo especificado. Tendncia linear Preenche uma seqncia de valores seguindo uma tendncia linear. Tendncia de crescimento Preenche uma seqncia de valores seguindo uma tendncia exponencial. Seqncias Mostra a caixa de dilogo Seqencial. 3. Na opo Seqncia tem-se a caixa de dilogo, onde voc pode preencher um intervalo de valores: Preencher meses
Em Seqncia em pode-se criar a srie em linhas ou colunas. Em Tipo, voc especificar o tipo de srie desejada: Linear O prximo valor da srie encontrado pela adio do valor informado em Incremento ao valor anterior da srie. Crescimento O prximo valor da srie encontrado pela multiplicao do valor anterior pelo valor do Incremento. Data Cria uma srie de datas com base na opo que foi selecionada em Unidade de data. Autopreenchimento Funciona de forma similar aos passos acima citados. 4. Com o boto direito do mouse pode-se realizar mais algumas operaes. Digite em uma clula a data atual, e usando o Drag and Drop, (arrastar e soltar) arraste para outra posio, porm usando o boto direito do mouse, voc ter outros comandos:
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O Recurso Drag and Drop com o boto direito, funciona de forma similar aos arrastar e mover com o boto esquerdo do mouse, porm agora voc ter este menu que lhe possibilitar fazer uma opo antes do MS-Excel terminar a operao, possibilitando assim as seguintes opes: Mover Aqui Move a clula para o destino sobrepondo ao contedo existente. Copiar aqui Copia a clula para o destino sobrepondo ao contedo existente. Copiar aqui somente com valores Copia apenas os valores da clula para destino Copiar aqui somente com formatos Copia apenas a formatao da clula origem para o destino. Criar vnculo aqui Cria vnculo com a origem dos dados. Criar Hyperlink aqui Cria vnculo com a origem dos dados. Deslocar para baixo e colar Copia a clula para o destino e move o contedo existente para baixo. Deslocar para direita e copiar Copia a clula para o destino e move o contedo existente para a direita. Deslocar para baixo e mover Move a clula para o destino e o contedo existente para baixo. Deslocar para direita e mover Move a clula para o destino e o contedo existente para a direita. Cancelar Cancelar a execuo do comando. 5. Salve e feche o arquivo.
Formatos Especiais
Quando a formatao padro usada pelo MS-Excel no traduz resultados satisfatrios, pode-se optar por outros formatos pr-definidos, ou ento, criar novos formatos. O MS-Excel possui alguns formatos especiais pr-definidos, como por exemplo: Cep, Zip Cep+3, Telefone e CPF. Estes formatos esto disponveis na guia Numero da caixa de dilogo Formatar clula, que acessada atravs do menu Formatar, item Clulas. Alm destes formatos especiais pr-definidos pelo MS-Excel podem-se quando necessrio, definir outros tipos de formatao. Veja abaixo alguns exemplos. 1. Abra a pasta de trabalho FORMATACOES.XLS, v at a clula G1 e entre com a frmula que informar a data atual, todas as vezes que a planilha for aberta. A frmula : =Hoje() e tecle [ENTER]. 2. Se voc quiser transformar esta data no dia da semana por extenso, dever criar um novo formato. Com a clula selecionada, d um clique com o boto direito do mouse sobre a clula e em Formatar clulas escolha a guia Nmero. 3. Em Categoria selecione Personalizado. 4. No campo Tipo digite dddd e veja em Exemplo como ficar o contedo da clula. D um clique em OK. Esse novo formato ser acrescentado em Categoria Personalizada, no final da relao.
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5. Pode-se ainda efetuar clculos utilizando o recurso da frmula de data. Se voc quiser saber que dia da semana ser daqui a 45 dias, acrescente no frmula +45. Veja como ficar a frmula =Hoje()+45 e tecle [ENTER]. Voc poder optar por vrios tipos de formataes diferentes, para formato de data e hora, devem-se seguir estas orientaes: Formatao de Dias d Exibe o dia do ms entre 1 e 31, sem exibir zero esquerda. dd Exibe o dia do ms entre 01 e 31, com apresentao de zero. ddd Exibe o dia da semana, abreviando com 3 letras. dddd Exibe o dia da semana por extenso. Formatao de Meses m Exibe o nmero do ms entre 1 e 12, sem zero esquerda. mm Exibe o nmero do ms entre 01 e 12, com zero esquerda. mmm Exibe a abreviao do ms, com 3 letras. mmmm Exibe o ms escrito por extenso. Formatao de Anos aa Exibe o ano, com 2 dgitos, de 0 99. aaaa Exibe o ano, com 4 dgitos. Formatao de Horas h Exibe a hora entre 0 e 24, sem zero esquerda. hh Exibe a hora entre 00 e 24, com zero esquerda. m Se indicado junto com o h, indica minutos, sem zero esquerda. mm Exibe minutos entre 00 e 59, com zero esquerda. ss Exibe segundos, com zero esquerda. Formatao de CEP Para criar uma formatao personalizada para CEP, na clula A4 digite: 04004040. 1. D um clique com o boto direito do mouse e selecione Formatar clulas, selecione a guia Nmeros e em Categoria, selecione Personalizado. 2. Na caixa Tipo digite: 0####-000 e veja o resultado em Exemplo. Click no boto OK para aceitar as alteraes. Formatao de Nmeros Telefnicos Para criar uma formatao para nmeros telefnicos, na clula C4: 21241122. 1. D um clique com o boto direito do mouse e selecione Formatar clulas, selecione a guia Nmeros e em Categoria, selecione Personalizado. 2. Na caixa Tipo digite: ####-#### e veja o resultado em Exemplo. Click no boto OK para aceitar as alteraes. Formatao de CNPJ e CPF Para formatar campos com CNPJ, na clula E4: 35504883000134.
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1. D um clique com o boto direito do mouse e selecione Formatar clulas, selecione a guia Nmeros e em Categoria, selecione Personalizado. 2. Na caixa Tipo digite: 0#\.###\.###\/####\-## e veja o resultado em Exemplo. Click no boto OK para aceitar as alteraes. Para formatar uma clula como CPF, na clula, digite por exemplo: 95274189849 e execute os passos j citados anteriormente. Para o exemplo acima, se desejar colocar pontos aps 3 caracteres, adicione no campo Tipo: \. Aps cada grupo de 3 caracteres. Formatao de Texto Para completar uma clula com um risco, digite na clula G4 o texto e aplique a formatao abaixo: 1. @*- Ser colocado um risco completando o espao disponvel na clula, a direita do texto digitado. O MS-Excel no mostra o exemplo das formataes baixo: Formatao de Nmeros Para completar uma clula com um risco, digite na clula A13 um nmero, por exemplo, 3500 e aplique a formatao abaixo: 1. *-# Ser colocado um risco completando o espao disponvel na clula, esquerda do nmero digitado. O MS-Excel no mostra o exemplo das formataes baixo: Se desejar ocultar valores ou textos, formatar as clulas como abaixo: ;; No sero exibidos os valores (nmeros), na clula formatada. ;;; No sero exibidos textos, na clula formatada. Cada formato criado pode ter at trs sees para nmero e uma quarta seo para texto, o nmero de sees que voc incluir determina o formato para nmeros positivos, nmeros negativos, zeros e texto. Se incluir apenas duas sees para nmeros, a primeira ser usada tanto para nmeros positivos quanto para zeros, e a segunda ser usada para nmeros negativos. Caso utilize apenas uma seo para nmeros, todos os nmeros utilizaro aquele formato, sendo que as sees so separadas por ponto-e-vrgula:
Formatos de nmeros positivos #.###,00 [Vermelho](#.###,00) Formatos de zeros 0,00 vendas @
Formatos de nmeros negativos
Formatos de Textos
AutoPreenchimento de Listas
O MS-Excel estende automaticamente a formatao e as frmulas em listas, simplificando essa tarefa comum. 1. Abra o arquivo AUTOPREENCHIMENTO.XLS, selecione de A3 a D3 e acrescente Negrito. 2. Na clula E3 digite Total, observe que o Excel segue a formatao automaticamente. 3. Na clula E4 insira AutoSoma e arraste a frmula at a clula E8. 4. Selecione de A a E as linhas 4, 6 e 8 e mude a cor do preenchimento para amarelo.
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5. Na clula A9 digite Camiseta, com os seguintes valores: 128, 112, 130. O Excel insere automaticamente a funo soma. 6. Na clula A10 digite Bermuda, com os valores 127, 115, 99. O Excel segue a seqncia e insere o destaque na cor amarela.
Formatao Condicional
A formatao condicional outro recurso oferecido pelo MS-Excel. Este recurso permite a definio de formataes, tais como um preenchimento de clula ou cor de fonte, que sero automaticamente aplicadas a uma clula caso a condio especificada para esta clula seja verdadeira. Este recurso muito til para destacar dados ou valores em determinadas regies da planilha. Pode-se definir at trs condies diferentes para um mesmo intervalo, inclusive com a utilizao de frmulas na definio destas condies. Na Planilha FORMATACOES.XLS temos uma tabela de notas de alunos, com diversas notas. Vamos alterar o formato atual, para visualizar o resultado das notas em cores diferentes, de forma que todas as notas inferiores a 5,0 sejam apresentadas na cor vermelha e as notas acima d 7,0 sejam apresentadas em azul e ainda as notas entre 5,0 e 7,0 em verde. 1. Utilizando o arquivo Formatos, na planilha FORMATACOES.XLS selecione as clulas B25 at F28. 2. Clique em menu Formatar e escolha a opo Formatao condicional. A caixa de dilogo Formatao condicional ser exibida:
3. No primeiro drop-down (caixa), em Condio 1, escolha entre duas opes: O valor da clula A formatao da clula baseada no valor ou contedo da mesma. A frmula A formatao da clula baseada em uma frmula que voc deve especificar. Esta frmula deve retornar os valores verdadeiro ou falso. Em nosso exemplo, certifique-se que a opo O valor da clula est selecionada. 4. No segundo drop-down, selecione o operador da condio, entre as diversas opes: Entre Aplica a formatao definida quando o valor da clula est compreendido entre o menor e o maior valor informado. No est entre Aplica a formatao definida quando o valor da clula no est compreendido entre o menor e o maior valor informado. Igual a Aplica a formatao quando o valor da clula igual ao valor definido. Diferente de Aplica a formatao quando o valor da clula diferente do valor definido. Maior do que Aplica a formatao quando o valor da clula for maior que o valor definido.
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Aplica a formatao quando o valor da clula for menor que o valor definido. Maior ou igual a Aplica a formatao quando o valor da clula for maior ou igual ao valor definido. Menor ou igual a Aplica a formatao quando o valor da clula for menor ou igual ao valor definido. 5. Para o nossa exemplo, selecione o operado Menor do que. 6. Observe que ao realizar o passo do item anterior, as duas caixas localizadas direita fundiram-se em uma nica caixa, uma vez que o operador escolhido (Menor do que) exige apenas um valor a ser definido. Digite o valor 5 para completar a definio desta primeira condio. A caixa de formatao condicional dever estar conforme abaixo: Menor do que
7. Clique no boto Formatar para determinar qual a formatao ser utilizada caso a condio definida seja verdadeira. A caixa Formatar clulas ser exibida: Observe que apenas alguns itens esto habilitados para a formatao da clula. 8. Defina o estilo de fonte como Negrito e a cor da mesa com vermelho. Clique no boto OK para confirmar esta formatao
9. Clique no boto Adicionar para adicionar uma nova condio, conforme figura:
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10. No segundo drop-down selecione Maior do que, digite o valor 7 na ltima caixa, clique no boto Formatar da segunda condio e defina o estilo da fonte como Negrito, sua cor como azul, na guia Padres selecione como preenchimento da clula a cor amarela. Clique em OK para confirmar a formatao. 11. Clique novamente no boto Adicionar para adicionar uma terceira condio. 12. Na Condio 3 selecione as opes na seqncia O valor da clula (entre), digite o valor 5 na primeira caixa e 7 na segunda caixa, clique no boto Formatar e formate o estilo da fonte como Negrito e a cor da fonte como verde, clique em OK. 13. Na caixa Formatao condicional, clique no boto OK para aplicar as condies definidas na planilha e observe o resultado. 14. Salve e feche o arquivo. Excluindo Condies 1. Selecione a clula ou intervalo para o qual deseja excluir a condio. 2. No menu Formatar, selecione a opo Formatao condicional. 3. Na caixa Formatao condicional, clique sobre o boto Excluir. A caixa Excluir formato condicional exibida. 4. Selecione a condio a ser excluda e clique no boto OK. 5. Na caixa Formatao condicional, clique no boto OK para fech-la. 6. Salve e feche o arquivo.
Adicionando uma Imagem de Fundo na Planilha

Outro recurso disponibilizado no MS-Excel a possibilidade de formatao da planilha com uma imagem como fundo da mesma. 1. Crie uma nova planilha. 2. No menu Formatar, selecione a opo Planilha e em seguida escolha Segundo Plano. 3. Na caixa Segundo plano da planilha, direcione para a pasta que contm o arquivo de imagem que voc deseja utilizar como fundo de sua planilha e aps selecion-lo, clique no boto Inserir e observe o resultado na planilha. 4. Para remover a imagem de sua Planilha, no menu Formatar selecione a opo Planilha e, em seguida clique em Excluir segundo plano.
Trabalhando com Nomes de reas

Um nome um identificador fcil de ser lembrado que voc cria para fazer referncia a uma clula, grupo de clulas, valor ou frmula. O uso de nomes oferece as seguintes vantagens: As frmulas que usam nomes so mais fceis de ler e lembrar do que as frmulas que usam referncias de clulas. Por exemplo, a frmula =SOMA (Estoque_Inicial) mais fcil de interpretar do que a frmula: =SOMA (E15:E25). Se voc mudar a estrutura de sua planilha, poder atualizar a referncia em apenas um lugar e todas as frmulas que usam o nome sero automaticamente atualizadas. Uma vez definidos, os nomes estaro disponveis em qualquer planilha da pasta de trabalho. Voc pode usar os nomes de clulas criados automaticamente pelo Excel, com base nos ttulos de linhas ou colunas de sua planilha.
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A atribuio de nomes frmulas especialmente til nas frmulas que utilizam referncias relativas. Sempre que houver alterao na frmula, todas as clulas que usam o nome sero automaticamente atualizadas. Veja algumas Regras ao Nomear um Intervalo Os nomes podero ter at 255 caracteres. O nome dever iniciar com uma letra maiscula. Para o restante do nome voc poder utilizar qualquer combinao de caracteres, nmeros ou smbolos, exceto espaos. Em nome de mltiplas palavras, separe as palavras usando o caractere sublinhado, um ponto ( . ) ou misturando maisculas e minsculas, por exemplo: Estoque_Inicial, Estoque.Inicial ou EstoqueInicial, o MS-Excel no faz distino entre letras maisculas e minsculas em nome de intervalos. No use endereos de clulas ou qualquer dos smbolos operadores como: (+ - * < > &), pois estes podem causar alguma confuso caso voc utilize o nome em uma frmula. Para tornar a digitao mais simples, mantenha os seus nomes to curtos quanto possvel enquanto mantm seu significado, por exemplo: BcoDados mais rpido do que digitar Banco_de_Dados e seguramente mais claro do que Bcddos. Utilizando a pasta de trabalho TABELAS.XLS, selecione a planilha Pedidos, vamos atribuir nomes diversas reas na planilha pedidos. 1. Selecione o intervalo A3 at H6 e no menu Inserir selecione Nome, selecione a opo Definir e voc ter a caixa de dilogo. 2. Nesta caixa de dilogo em Nomes na Pasta de Trabalho digite o nome do intervalo que para o nosso exemplo : Calado. Aps digitar o nome, d um clique em Adicionar e clique no boto OK para fechar a caixa de dilogo. 3. Selecione o intervalo A8 at H10 e atribua o nome de Centro. 4. Selecione o intervalo A12 at H15 e atribua o nome de Shopping. Selecionando Intervalos Aps a criao dos intervalos, conforme item anterior, a seleo destas reas ou intervalos se torna muito mais prtica, vejamos neste exerccio: 1. Pode-se usar a tecla de funo [F5], e na caixa de dilogo Ir para selecione Calado, veja que o MS-Excel seleciona toda a rea em que foi definido um nome. 2. Como atalho, pode-se usar a caixa Caixa de nome, onde aparece a relao dos nomes de intervalos criados na planilha, ento s selecionar o desejado. 3. Salve o arquivo.
Alterando a Pasta de trabalho do MS-Excel

O MS-Excel possui um recurso muito interessante para trabalhar com as Pastas de Trabalho, que se assemelha ao Normal.dot do MS-Word. Podemos criar um Modelo personalizado com as seguintes definies: Texto inicial em determinados locais (Logotipo de Empresa, por exemplo), tipo de fonte, com linhas de grade ou no, formataes predefinidas ou tipo de cabealho e rodap, entre outros detalhes. 1. Crie uma nova Pasta de Trabalho. Deixe somente 4 planilhas nesta pasta. Caso voc tenha mais de 4 planilhas, exclua os restantes. Aps manter todas as planilhas selecionadas. 2. No menu Arquivo, selecione Configurar pgina e siga os passos abaixo:
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D um clique na guia Cabealho e rodap para selecion-la. D um clique no boto Personalizar rodap. D um clique em Seo direita: e digite: Pg. &[Pagina] de &[Pginas], ou faa uso dos botes. Se o documento contiver 7 pginas, ser exibido, por exemplo, Pgina 3 de 7. Apague o contedo de Seo centralizada, de um clique no boto OK. 3. Ainda na caixa de dilogo Configurar pgina, d um clique no boto Personalizar cabealho e siga os passos abaixo: Apague o contedo de Seo centralizada. Na Seo esquerda: digite: Construtora OAS Ltd. Formate o nome digitado da maneira que voc desejar. D um clique no boto OK para fechar a caixa de dilogo Cabealho e observe que a caixa de dilogo Configurar pgina dever estar como voc definiu. D um clique no boto OK para fech-la. 4. Retire as linhas de grade das planilhas. 5. Selecione no menu Arquivo, a opo Salvar como... Digite o nome da Pasta de Trabalho como: Pasta. Ateno: Digitar exatamente como o indicado. 6. Na caixa de listagem Salvar como tipo selecionar a opo Modelo. Deste modo o nome completo do arquivo ser Pasta.xlt. 7. Gravar este arquivo no subdiretrio chamado XLInicio do MS-Excel. 8. Clicar no boto Salvar e feche a pasta de trabalho atual. Est pronto. Basta pedir uma nova Pasta de Trabalho, seja pelo menu Arquivo, seja pelo boto da barra de Ferramentas que voc ter a Pasta de Trabalho Personalizada na tela, sem a necessidade de redefinir mais o cabealho de impresso. Obs.: Para restaurar o padro original do Ms-Excel, exclua o(s) arquivo(s) Pasta.xlt ou qualquer outra que voc tenha criado da pasta XLInicio.
RECURSOS AVANADOS Compartilhando Arquivos

Se voc usa o MS-Excel em um ambiente de rede, voc pode usar o recurso de listas (arquivos) compartilhado para facilitar a colaborao com seus colegas de trabalho. Um arquivo compartilhado uma pasta de trabalho que pode ser aberta e editada por vrios usurios, ao mesmo tempo. Especialmente, quando se trabalha com arquivos compartilhados, somente possvel entrar com dados, inserir e excluir intervalos e classificar dados. Todas as outras operaes incluindo formatao de intervalos e insero frmulas esto fora dos limites deste recurso. (Tecnicamente, voc pode inserir formulas, mas o MS-Excel no as salvar). Selecionando Intervalos Quando se opta por arquivos compartilhados, necessrio seguir alguns passos para que seu trabalho flua apropriadamente. 1. Escolha a localizao de todos os seus arquivos compartilhados. 2. Configure a pasta de trabalho como arquivo compartilhado. Veja como isso feito: Modele a pasta de trabalho da forma desejada, incluindo rtulos de dados e formataes. No nosso caso, abra a planilha Reserva Da Sala de Reunioes.xls.
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Selecione no Menu Ferramentas o comando Compartilhar pasta de trabalho
Na guia Editar, temos: Permitir alteraes por mais de um usurio ao mesmo tempo, Permite tambm mesclar a pasta de trabalho: Esta opo quando ativada, permite que vrios usurios editem a pasta de trabalho e adverte o usurio pedindo sua confirmao para salv-la. Para tanto, pressione OK. Quem est com esta pasta de trabalho aberta: esta opo mostra a data, a hora e o nome dos usurios que estiverem utilizando a pasta de trabalho. Na guia Avanadas, temos: Controlar alteraes Permite controlar as alteraes. Atualizar Alteraes Configura como as alteraes da Pasta sero atualizadas e a visualizao das mesmas. Alteraes conflitantes entre usurios Configura como as alteraes conflitantes da pasta sero atualizadas. Incluir no modo de exibio pessoal Permite que o usurio tenha configuraes prprias de impresso e filtros.
Trabalhando com Tridimensionalidade

1. No subdiretrio de trabalho, abra a pasta de trabalho AREAS.XLS. 2. Nesta pasta de trabalho encontram-se cinco planilhas: Norte Dados de vendas da Regio da rea Norte da Empresa. Sul Dados de vendas da Regio da rea Sul da Empresa. Leste Dados de vendas da Regio da rea Leste da Empresa. Oeste Dados de vendas da Regio da rea Oeste da Empresa. Total Consolidao de dados das vendas da Empresa. Observe o contedo de cada planilha desta Pasta de Trabalho. 3. Na Planilha Total desta Pasta de Trabalho, informe os valores totais de venda das quatro regies. Selecione as clulas B4 at a clula F9. 4. Na clula ativa, digite a formula =SOMA (norte:oeste!b4). 5. Tecle [Ctrl] + [Enter] para inserir a frmula em todas as clulas selecionadas.
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Para acrescentar a linha e a coluna de soma em todas as Planilhas da Pasta de Trabalho, execute os seguintes passos: 1. Selecione todas as Planilhas que deseja acrescentar a soma na Pasta de Trabalho. Utilize a tecla [Ctrl] ou a tecla [Shift] e o clique do mouse para selecionar. 2. Na planilha ativa selecione a rea de B4 at G10. 3. Um clique no boto de AutoSoma na Barra de Ferramentas e a somatria desta regio j est pronta. 4. Lembre-se que este recurso de soma em Tridimensionalidade somente funciona se todas as Planilhas da Pasta de Trabalho tiverem a mesma estrutura, ou seja, o mesmo nmero de linhas e colunas com dados. 5. Salve e feche o arquivo.
Utilizando o Recurso Consolidar

Para fazer um resumo dos totais de uma ou mais planilhas, temos um timo recurso no MSExcel denominado Consolidar. o processo onde se extrai os dados em diferentes planilhas e pastas de trabalho e depois de calculados os dados, exibimos os resultados em uma planilha de totais. Para tanto todas as planilhas devero ter a mesma estrutura. 1. No subdiretrio de trabalho, abra o arquivo CONSOLIDAR.XLS. 2. Nesta pasta de trabalho temos cinco planilhas, quatro planilhas contem informaes de vendas de alguns produtos, a planilha denominada Total ir receber os totais de cada ms. 3. Selecione a planilha Norte, d um clique na clula A5 at a clula F11, no menu Inserir, na opo Nome, clique em Definir e nomeie a regio selecionada como norte. 4. Na Planilha Sul selecione da clula B5 G10 e nomeie como Sul. 5. Clique na clula C6 e arraste at a clula H10 na Planilha Leste e nomeie como Leste. 6. Selecione na planilha Oeste da clula A4 at F8 e nomeie como Oeste. 7. Na Planilha Total, selecione a clula A4. 8. No menu Dados selecione Consolidar e ser apresentada a caixa de dilogo:
Em Funo temos vrias funes disponveis, a saber: Funo Soma Cont.Valores Descrio A soma dos itens O nmero de valores no vazios.
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Mdia Mximo Mnimo Mult Cont.Num DesvPad DesvPadp Var Varp A mdia dos itens no grupo de subtotais. O maior valor numrico no grupo de subtotais. O menor valor numrico no grupo de subtotais. O produto de todos os valores no grupo de subtotais. O nmero de registros ou linhas que contenham dados numricos no grupo de subtotais. Uma estimativa do desvio padro de uma populao com base em uma amostra, onde o grupo de subtotais a amostra. O desvio padro para uma populao, onde o grupo de subtotais a populao inteira. Uma estimativa da varincia para uma populao com base em uma amostra, onde o grupo de subtotais a amostra. A varincia para uma populao, onde o grupo de subtotais a populao inteira.
Outros recursos da caixa de dilogo so para especificar o uso dos rtulos como: Usar rtulo na Especifica a utilizao dos rtulos como: Linha superior Utiliza os rtulos no topo. Coluna esquerda Utiliza os rtulos na coluna esquerda. Criar vnculos como os dados de origem Cria um vnculo dinmico, que atualiza os dados automaticamente. Procurar Possibilita consolidar planilhas que estiverem fechadas. O MS-Excel apresenta a caixa de dilogo Procurar..., voc dever selecionar o arquivo e informar a referncia de clula ou um nome de intervalo. 9. No item Referncia digite Norte e clique no boto Adicionar, repita este processo at todas as planilhas serem adicionadas. 10. Observe na planilha Total que foi inserido o valor em todas as clulas. Caso voc altere algum valor na planilha Norte, por exemplo, a planilha Total no ir efetuar a alterao de imediato, para tanto se deve efetuar uma consolidao e ao mesmo tempo criar um vnculo dinmico. Para tanto siga os passos abaixo: 11. Na planilha Total selecione o intervalo A4 at F10 e no menu Dados selecione Consolidar. 12. Ative as opes Criar vnculos com os dados de origem e Coluna esquerda e clique no boto OK. Faa alguma alterao em uma das planilhas e veja o resultado. Porm esta opo ativada utiliza mais recurso do equipamento, podendo torn-lo mais lento. Se no h necessidade de constante atualizao, convm no utilizar a opo Criar vnculos aos dados fonte. 13. Salve e feche o arquivo.
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Endereos Relativos e Absolutos

Uma referncia relativa descreve a localizao de uma clula em termos de distncia em linhas e colunas de outra clula. Uma referncia absoluta contm sinais de cifro, por exemplo: $G$15 para identific-la como referncia absoluta. Veja abaixo o seu uso: Endereos Absolutos $C$L Fixa coluna e linha C$L Fixa apenas a linha $CL Fixa apenas a coluna CL Clula Livre Onde: C indica a Coluna. L indica a Linha. A apresentao de cifro ($) antecedendo o endereo de linha e coluna poder ser colocada com a ajuda da tecla de funo F4. Endereos Relativos
Criando Clulas Satlites para Agilizar os Clculos

Para facilitar o trabalho de atualizao da Planilha, utiliza-se o recurso de clula satlite. Por exemplo: coloca-se em uma clula qualquer da planilha os ndices que sero utilizados no clculo da estimativa de crescimento das vendas, facilitando a alterao dos valores. Veja abaixo: 1. Abra a planilha METAS.XLS. 2. Na clula A5 digite JAN para indicar o primeiro ms do ano, mantenha esta clula ativa. 3. Com o boto esquerdo do mouse pressionado, arraste para baixo at a clula A16 e solte o boto do mouse. O preenchimento dos meses at Dez ser feito automaticamente. 4. Na clula B4 digite 2000 e na C4 digite 2001, selecione ambas as clulas e utilize o AutoPreenchimento para preencher at a clula F4 onde dever constar o ano de 2004. necessrio selecionar as duas clulas iniciais para que seja determinado o intervalo de crescimento dos nmeros. 5. Na clula G2 digite Mensal e na clula G3 Anual. 6. Para informar os ndices correspondentes, digite em H2 1,25%, em H3 15,00%, formate as clulas H2 e H3 para o formato percentual. 7. Renomeie a planilha atual para: Perodo de Vendas. Na clula H2 em que consta 1,25% e em H3 que consta 15% so as clulas satlites criadas para facilitar a alterao na planilha de dados.
Utilizando o Comando Copiar

Antes de ativar o comando Copiar essencial selecionar o contedo a ser copiado para depois ser efetuada a cpia. Faa como abaixo. 1. Selecione as clulas B5 at F17. D um clique com o boto direito do mouse sobre a rea selecionada e escolha Formatar clulas, em Nmero selecione a categoria Moeda, com duas casas decimais e nenhum smbolo. Clique em OK. 2. Na clula B6 utilize o ndice de crescimento mensal para montar a frmula e obter o valor calculado: a. Digite o sinal de igualdade para iniciar a frmula ( = ).
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D um clique na clula B5. Digite o asterisco ( * ) para indicar multiplicao. Abra parnteses e digite 1+. D um clique na clula onde se encontra o ndice 1,25% e com a tecla de funo F4 transforme-o em endereo absoluto, coma $H$2. f. Feche parnteses e [ENTER]. A frmula pronta ser: =B5*(1+$H$2). 3. Com a clula B6 selecionada, d um clique no boto Copiar na Barra de Ferramentas, ou escolha a opo Copiar no menu Editar. Voc poder perceber a linha pontilhada em movimento em volta da clula a ser copiada. 4. Selecione as clulas B7 at B16 e [ENTER]. O MS-Excel cola os resultados baseados na frmula constante na clula B5. a. Clique por exemplo na clula B15 e observe que foi alterado o endereo de =B5*(1+$H$2) para: =B14*(1+$H$2). Onde a clula B14 tem endereo relativo, enquanto a clula H2 tem um endereo absoluto. 5. Para calcular os valores para 2001 a 2004, utilize o ndice de crescimento anual. Desta forma, na clula C5 monte a frmula: =B5*(1+$H$3). 6. Utilizando o Auto Preenchimento, preencha as clulas C5 at F16, arrastando primeiramente a seleo para baixo, at a clula C16, e posteriormente para a direita, at a clula F16. 7. Utilizando o comando Auto Soma da Barra deve Ferramentas Padro, coloque os totais em todos os anos, sem usar o comando copiar. a. Selecione as clulas B17 at F17. b. D um clique no boto Auto Soma da Barra de Ferramentas. Observe que o MS-Excel adiciona os totais de todas as colunas selecionadas. Certifiquese de que os anos no faco parte do clculo. Recurso Funo Funo uma rotina que efetua um ou mais clculos, retornando um valor ao final de sua execuo. O MS-Excel possui vrias funes, agrupadas em categorias, para que possam facilitar os seus trabalhos em inmeros casos. Para dar uma breve noo deste tpico, iremos estudar funes de estatstica que retornam valores como Mdia, Mnimo e o Mximo de um conjunto de clulas pr-selecionadas. Suponha que seu coordenador solicite o clculo de Mdia, Mnimo e Mximo com base na planilha Perodo de Vendas da pasta de Trabalho METAS.XLS. Proceda da seguinte forma: 1. Clique sobre a clula B20. No menu Inserir selecione o comando Funo. A caixa de dilogo abaixo ser apresentada: b. c. d. e.
Onde:
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Categoria de funo: Apresenta todas as funes listadas em categorias. Nome da funo: Apresenta a lista de todas as funes da referida categoria. Obs: Na parte inferior da caixa de dilogo apresentado um breve descritivo da funo selecionada no item Nome da funo. 2. No Item Nome da Funo, selecione Mdia. Observe que esta caixa de dilogo traz selecionada a categoria Mais recentemente usada, que por sua vez traz as trs funes que sero usadas. Na categoria Estatstica estas funes esto disponveis. 3. D um clique no boto OK. A caixa de dilogo abaixo ser apresentada:
Nesta etapa podem-se identificar quais so os argumentos da funo, ou seja, o intervalo de clulas que ser usado para calcular a mdia. Observe que o argumento obrigatrio est em negrito e o argumento opcional esta em texto original. No canto superior direito apresentado o resultado da utilizao do intervalo e no canto inferior esquerdo apresentado o resultado da frmula. 4. Selecione o intervalo de clulas B17 a F17, em seguida d um clique no boto OK. Automaticamente o MS-Excel traz o resultado, se desejar, clique sobre a clula e observe como foi introduzida a frmula. 5. Proceda conforme os passos anteriores para calcular o Mximo e o Mnimo. Voc pode utilizar o boto de Funo da Barra de Ferramentas Padro.
Agilizando os Trabalhos nas Planilhas

1. No subdiretrio de trabalho, abra a pasta de trabalho TABELAS.XLS. 2. Nesta pasta de trabalho encontra-se a Planilha Pedidos, que contm informaes de vendas de alguns produtos para 3 diferentes locais de venda. Observe o contedo desta Planilha. 3. Numa primeira etapa, informe os totais de venda de cada um dos postos, por ms e por produto e tambm o total geral de vendas. Com o seu conhecimento de Planilha Eletrnica, voc provavelmente acredita que dever realizar 5 operaes de soma para cumprir esta tarefa. Porm com o MSExcel somente uma necessria. Mo a obra: Selecione inicialmente as clulas que contero os resultados da somatria, tanto na Horizontal quanto na vertical. Lembre-se que para selecionar mltiplas reas na Planilha deve-se manter a tecla [Ctrl] pressionada. As reas so as seguintes: C7 at G7 C11 at G11 C16 at G16
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C17 at G17 H3 at H17 Com as reas j selecionadas, clique uma vez no boto de AutoSoma na Barra de Ferramentas Padro. Nesta mesma Planilha, na rea reservada de C18 at G22 lance os totais de venda de cada produto, em todos os pontos de venda. Em uma situao normal de uso, deveramos indicar linha a linha, onde os produtos foram lanados. Quando inserimos um novo produto, devemos realizar uma manuteno na Planilha para alterarmos os endereos de soma. Muito trabalhoso... Selecione as clulas de C18 at G22 para inserir a frmula que realizar esta somatria de um modo mais automtico. Uma vez selecionada a rea, digite o sinal de igual para iniciar a frmula. Clique no boto do Colar funo, que nos auxilia na utilizao das mais de 350 funes de Planilha do MS-Excel. Selecione a funo Somase que se encontra na categoria Mais recentemente usada, ou ento em Matemtica e trigonomtrica. Uma vez selecionada a funo, clique no boto OK para apresentar a segunda etapa do Colar funo. Surgir a seguinte caixa de dilogo:
4.
5.
6. 7.
A sintaxe da funo : SOMASE(Intervalo, Critrios, Intervalo_soma). Onde: Intervalo o intervalo de clula a ser calculado. Critrios So os critrios na forma de um nmero, expresso, ou texto, que define quais clulas a serem adicionadas. Intervalo_soma So clulas que realmente sero somadas. As clulas em Intervalo_soma so somadas somente se suas clulas correspondentes em Intervalo coincidirem com os critrios estipulados. Se Intervalo_soma for omitido, as clulas em intervalo sero somadas. 8. Para o nosso caso, os intervalos dos argumentos sero os seguintes: Intervalo $B$3:$B$15. Critrios $B18. Intervalo_soma C$3:C$15. Observe que na caixa de dilogo, a direita da caixa de edio do argumento, o Colar funo j apresenta o resultado da utilizao do intervalo e no canto inferior esquerdo da caixa apresenta o resultado final. 9. Para encerrar clique no boto OK. 10. Retorne para a Planilha, porm ainda com o modo de edio da frmula ativo. Tecle [Ctrl] + [Enter] para inserir a frmula em todas as clulas selecionadas.
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11. Observe o resultado obtido e salve a Pasta de trabalho.
Criando Tpicos
Vimos anteriormente o recurso Consolidar, onde extramos dados de diferentes planilhas e pastas de trabalho e depois de calculados os dados, exibimos um resumo em uma planilha de totais. Se voc estiver utilizando uma planilha grande, voc ter que resumir seus dados de outra forma. O MS-Excel nos oferece um timo recurso atravs dos Comandos Agrupar e AutoTpicos, que ir ocultar linhas/colunas e gerar tpicos. Para tanto, voc dever ter uma planilha com um layout padro. A partir da, voc poder criar uma planilha que possa exibir Tpicos automtico ou manualmente. 1. Mantendo a pasta de trabalho TABELAS.XLS aberto, selecione a planilha Tpicos. Nesta planilha foi aplicada uma formatao especial de forma a obter-se uma visualizao necessria ao entendimento do tpico apresentado. A planilha contm dados de quatro regies, com os subtotais j aplicados. Para o recurso de somatria, foi utilizada a funo SOMA. Observe a planilha. 2. No menu Dados selecione Organizar estrutura de tpicos e a opo Auto Tpicos. O MS-Excel ir apresentar os botes de resumo, possibilitando a alternncia da apresentao de tpicos. 3. Selecione no boto Zoom o percentual de 75%, para visualizar uma rea de dados maior. Ao criar tpicos, voc define intervalos de linhas ou colunas como grupos de tpicos. Cada grupo contm dados de detalhes em linhas e colunas e dados de resumo em uma linha ou coluna adjacente. Na organizao de tpicos possvel conter at oito nveis de grupos na vertical e na horizontal. O MS-Excel permite criar somente um tpico por planilha. Aps o comando Tpicos Automticos so exibidos alguns botes de tpicos que so utilizados para alterar o modo de exibio. Veja abaixo os botes. Boto Aplicao Nvel Linha. Exibir/Ocultar um nvel especfico de linha. Nvel Coluna. Exibir/Ocultar um nvel especfico de coluna. Ocultar Detalhe. Utilizando para ocultar detalhes Apresentar Detalhe. Utilizando para exibir detalhes 4. Faa alguns testes com os botes e altere as formas de exibio para ocultar-exibir detalhes. 5. Para remover todos os nveis de tpicos, no menu Dados selecione Organizar estrutura de tpicos e o subcomando Limpar estrutura de tpicos. 6. Salve a planilha.
Utilizando Funes Matriciais

Foi visto anteriormente a utilizao da funo somase, esta funo soma um valor perante um critrio, vamos recapitular esta funo utilizando o exemplo da planilha abaixo:
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1. Abra o arquivo MATRIZ.XLS, nesta planilha iremos calcular a soma do salrio para funcionrios igual a sim. 2. Selecione a clula H7 e digite a seguinte frmula: =SOMASE(A2:A5;sim, B2:B5) Onde: Intervalo A2:A5. Critrios sim. Intervalo_soma B2:B5. Essa frmula adicionar todos os valores da faixa B2:B5 para os quais a entrada correspondente em A2:A5 for igual a sim e retornar o total de 8.400 (4.500+3900). 3. A funo Cont.se funciona de maneira similar, selecione a clula H8 e digite a seguinte frmula: =CONT.SE(A2:A5;sim): Onde: Intervalo A2:A5. Critrios sim. Essa frmula ir contar quantas entradas combinadas existem, no nosso caso ir retornar 2. Como podemos resolver uma situao na qual voc quer testar mais do que uma condio. Por exemplo, se voc quiser saber quanto pagou para os seus funcionrios no departamento de Desenvolvimento, o somase no consegue trabalhar com critrios mltiplos, portanto voc no poder utiliz-lo. Para fazer isso voc poder usar uma frmula matricial. Uma frmula matricial uma frmula mais complexa de se criar, mas trabalha bem em situaes como essa. 4. Selecione a clula H9 e digite a seguinte frmula: =soma((A2:A5=sim)*(C2:C5=Desenvolvimento)*B2:B5) Essa frmula adiciona a entrada correspondente da coluna B somente se os testes correspondentes nos dados da coluna A e C retornarem valores verdadeiros. O MSExcel calcula isto tratando os valores nas colunas A, B, e C como matrizes unidimensionais e executa os clculos usando essas matrizes. Ela avalia os testes em cada uma das linhas (2 5) e ento soma os resultados. 5. Para contar as entradas que validam os critrios acima ao invs de som-las use a seguinte frmula na clula H10: =soma((A2:A5=sim)*(C2:C5=Desenvolvimento)) Entretanto, voc no poder apenas entrar com essas frmulas em uma clula e esperar que elas funcionem, elas no vo funcionar, a menos que voc pressione Crtl+Sfhit+Enter que indica ao MS-Excel que voc est usando uma frmula matricial. Se voc esquecer, voc ver #VALOR aparecer na clula, voc poder selecionar a clula pressionando F2 como se fosse para edit-la, pressione Crtl+Sfhit+Enter para entrar com a frmula de maneira correta.
Mtodos de Anlise e Simulao de Dados

Cenrio As planilhas eletrnicas so ideais para anlise simuladas, onde voc altera os valores em clulas-chave e o MS-Excel gera os resultados, trazendo a cada alterao um resultado que poderemos chamar de cenrio.
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Ao alterar os valores voc estar modificando o resultado, se precisar analisar vrios cenrios, voc ter de se lembrar qual valor foi inserido nas clulas-chave, para estes casos podemos usar um recurso do Ms-Excel chamado Cenrios, onde a cada alterao nas clulas-chave podemos gravar como um cenrio diferente, atribuindo a cada cenrio um nome descritivo, desta forma podemos selecionar o nome do cenrio e ver rapidamente o resultado. 1. Abra o arquivo PRODUCAO.XLS, nesta planilha h clculo para programao de produo de 3 produtos, A, B e C. 2. Nas clulas B9, C9 e D9 o MS-Excel ir solicitar a entrada de valores, com os quais ir realizar os clculos, por enquanto deixe-as como esto. 3. No menu Ferramentas escolha Cenrios e voc ter a caixa de dilogo Gerenciador de cenrios. 4. Na caixa de dilogo Gerenciador de cenrios d um clique no boto Adicionar e voc ter a caixa de dilogo Adicionar cenrios. 5. Na caixa de dilogo Adicionar cenrios, em Nome do cenrio digite o nome do cenrio. Para o nosso exemplo digite: Inicial, e em Clulas variveis, indique quais so as clulas variveis, no caso: $B$9:$D$9 e clique em OK. 6. Clique novamente em OK e teremos o primeiro cenrio gravado, clique no boto Fechar para fechar a caixa de dilogo Gerenciador de cenrios. 7. No cenrio denominado Inicial, temos um prejuzo indicado na clula B21, pois no existe nenhuma produo digitada nas clulas B9, C9 e D9. Observe em B21 que os valores esto entre parnteses. 8. Introduza alguns valores nas clulas B9, C9 e D9 para chegar a uma produo e ajustar o lucro. 9. Aps introduzir os valores, no menu Ferramentas selecione Cenrios e na caixa de dilogo Gerenciador de cenrios clique no boto Adicionar. 10. Na caixa de dilogo Adicionar cenrios, digite o nome para este cenrio. Para nosso exemplo digite: Tentativa 1 e clique no boto OK. Na caixa Valores de cenrios clique no boto OK para aceitar as definies. 11. Para voltar aos valores iniciais, na caixa de dilogo Gerenciador de cenrios selecione o cenrio Inicial, clique no boto Mostrar e clique no boto Fechar para fechar a caixa de dilogo. Observe que o processo de simulao feito de forma manual tanto trabalhoso, o MSExcel nos d condies de faz-lo de forma mais fcil, veremos a seguir o recurso Atingir Meta que faz todo o trabalho de forma mais rpida. Atingir Meta O Atingir Meta outra ferramenta de anlise do MS-Excel que vamos abordar. Atravs do Atingir Meta podemos manipular uma das variveis de nossa frmula para atingirmos um resultado desejado. Muitas vezes voc sabe qual o resultado, mas no conhece os valores de entrada necessrios para atingir o resultado, com o Atingir Meta, voc no perde tempo com tentativas e erros. Vamos ver um exemplo: 1. Utilizando a pasta de trabalho PRODUCAO.XLS, usada anteriormente, no menu Ferramentas selecione Atingir Meta e teremos a caixa de dilogo Atingir Meta. 2. No campo Definir clulas entre com $B$19 ou selecione na planilha, esta clula onde ser exibido o Lucro Bruto conforme a planilha atual.
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3. No campo Para valor informamos o valor que desejamos obter, para o nosso exemplo entre com o valor 0; pois desejamos saber a partir de qual valor obteremos lucros. 4. No campo Variando clula entre com $B$9 ou selecione na planilha, esta clula o MS-Excel ir indicar quanto eu deverei produzir. 5. Clique no boto OK. 6. O Atingir Meta encontra o ponto de equilbrio para o produto A e exibe os resultados na caixa de dilogo: Status do comando atingir meta como abaixo:
7. Clique no boto OK. 8. Faa o mesmo procedimento para os produtos B e C. 9. Clique na clula B9 onde consta o Produto_A e observe que temos um formato de nmero quebrado, como no podemos produzir efetivamente meia pea, temos de acertar o nmero apresentado. No nosso caso apresentado: 2127,65957446809 de forma que temos de apagar tudo o que est aps a vrgula inclusive. Faa o mesmo para os demais produtos. 10. Vamos salvar o resultado como cenrio, no menu Ferramentas escolha Cenrios, na caixa do Gerenciador de cenrios clique no boto Adicionar, na caixa de dilogo Adicionar cenrio em Nome do cenrio digite: Atingir Meta. 12. Na caixa Valores de cenrios, clique no boto OK para aceitar os valores. Na caixa de dilogo Gerenciador de cenrios selecione o cenrio Inicial, clique no boto Mostrar e clique no boto Fechar para fechar a caixa de dilogo. Temos no momento alguns cenrios em nossa planilha ativa, voc poder gravar at 255 cenrios, evitando que voc tenha vrias planilhas iguais, onde cada uma delas tenha um cenrio. Solver Apesar de prtico e eficiente o Atingir meta anteriormente citado, nos permite manipular apenas uma varivel por vez. O MS-Excel possui uma ferramenta mais poderosa para anlise que oferece algumas vantagens como alterar mais de uma varivel, configurao de restries e resoluo de problemas complexos de mltiplas selees. Solver um Suplemento do Excel, para saber se est instalado v ao menu Ferramentas e veja se existe a opo Solver. Caso no esteja instalado, no menu Ferramentas selecione Suplementos, ative a opo Solver e confirme. 1. Utilize a pasta de trabalho PRODUCAO.XLS, no menu Ferramentas selecione Solver.
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2. O campo Definir clula de destino deve ser preenchido com a clula que conter o resultado desejado para a frmula, no caso $B$21. 3. Na caixa de opes Igual a: deve-se imputar o resultado desejado ou escolher entre Mximo ou Mnimo valor possvel, selecione Valor de: e digite o valor zero. 4. No campo Clulas variveis entre com as clulas que sero modificadas. No caso entre com $B$9, $C$9 e $D$9, ou selecione na planilha. Se voc clicar em Estimar, o Solver insere todas as clulas fora da frmula referenciadas pela frmula da clula alvo. 5. Clique no boto Adicionar e ter a caixa Adicionar Restrio para entrar com as restries conforme abaixo:
6. No campo Referncia de clula deve-se entrar com a clula a conter a restrio, em Restrio selecione a operao desejada e no campo seguinte digitar o valor. Verifique as restries: a. Apesar da produo mxima individual de cada produto exceder 8000, a produo mxima da fbrica de 8000 unidades. Digite ento em Referncia de clula: $B$12 (na planilha a clula que exibir o Total Produzido) que deve se menor ou igual a 8000, entre com os dados e clique em Adicionar e a caixa permanecer visvel para entrar com outras restries. b. A produo tambm no pode ser negativa, informe ao Solver que as clulas B9, C9 e D9 devem ser maior ou igual a zero (voc pode informar o intervalo), clique em Adicionar. c. Por fim voc deve restringir a produo mxima por produto, informe ao Solver que o intervalo B9:D9 (Produo) deve ser menor ou igual ao intervalo B6:D6 (Capacidade por produto) clique em OK. Na caixa de dilogo Parmetros do Solver nota-se tambm a existncia do boto Opes, este boto permite efetuar modificaes que afetaro a forma de clculo do Solver. 7. D um clique no boto Opes e veja a caixa de dilogo abaixo:
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Onde: Tempo Mximo Iteraes
Limita o tempo empregado na soluo Especifica o nmero de vezes que o Solver poder recalcular com a nova soluo Preciso Especifica a proximidade entre duas solues para que uma soluo melhor seja obtida. Tolerncia Os problemas que envolvem clulas variveis restritas a valores inteiros podem levar muito tempo para serem resolvidos, pois exigem a soluo de muitos sub-problemas, sendo cada um deles um problema do Solver sem restries de nmero inteiro. Um nvel de tolerncia mais alto (porcentagem de erros permitida) tenderia a acelerar o processo de soluo. Presumir modelo linear Define o Solver para utilizar o mtodo de soluo de programao linear que agiliza solues lineares, dessa forma voc ser advertido se a planilha no for linear. Usar escala automtica Permite que o Solver defina algumas clulas que esto sendo alteradas com valores radicalmente maiores ou menores que outros. Mostrar resultado de interao Faz uma pausa para apresentar solues intermedirias. Estimativas O Solver apresenta outros mtodos de soluo: Tangente e Quadrtica utilize Quadrtica se a planilha envolver frmulas complexas no-lineares. Derivadas Especifica o mtodo de Derivadas parciais, utilizando uma diferenciao Adiante ou Central, sendo que a opo Central leva mais tempo, mas pode resultar em uma soluo mais adequada. Pesquisar, Newton Este o mtodo de pesquisa padro que usa um mtodo quaseNewton. Este mtodo exige, caracteristicamente, mais memria do que o mtodo de pesquisa conjugado, mas exige menos iteraes. Conjugado Exige menos memria do que o mtodo de pesquisa Newton, mas exige mais iteraes para atingir um determinado nvel de preciso, use este mtodo se tiver um problema complexo e a quantidade de memria disponvel for pequena. A pesquisa conjugada especialmente til se as vrias iteraes do
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processo de soluo revelarem um progresso lento entre pontos de tentativas sucessivos. 8. Clique no boto Cancelar para fechar a caixa de dilogo Opes do Solver. 9. Clique no boto Resolver e observe como rapidamente o MS-Excel encontra uma resposta satisfatria e apresenta a caixa de dilogo abaixo:
10. A caixa de Resultados do Solver informa que ele encontrou uma soluo e voc pode optar entre aceitar esta soluo ou manter os valores originais. 11. D um clique no boto Salvar cenrio e na caixa de dilogo Salvar cenrio digite: Solver Cenrio e clique no boto OK. Desta forma, voc ter mais um cenrio gravado. 12. Aps a gravao do ltimo cenrio, clique no boto OK para fechar a caixa de dilogo Resultados do Solver. At o momento temos alguns cenrios em nossa planilha, podemos obter um resumo de todos os cenrios, para isso execute os passos que seguem. 13. Para visualizar um resumo dos cenrios, no menu Ferramentas selecione cenrio, d um clique no boto Resumir e veja a caixa de dilogo abaixo:
14. Nesta caixa de dilogo pode-se obter: Resumo de cenrio ou uma Tabela dinmica de cenrio. 15. Selecione a opo Resumo do Cenrio e clique no boto OK, o MS-Excel ir gerar um relatrio em uma planilha denominada Resumo do cenrio. 16. A planilha Resumo do cenrio exibe todos os cenrios atualmente gravados, apresentando todos os detalhes de cada relatrio como: data em que foram criados, o nome do usurio, os intervalos de clulas e os valores utilizados em cada cenrio e tambm uma observao. A planilha Resumo do cenrio uma planilha normal, se desejar voc poder somar as colunas de cada cenrio, faa isso e observe os valores encontrados em da simulao. 17. Com a planilha Produo ativa, no menu Ferramentas selecione Solver e clique no boto Resolver. O MS-Excel executar novamente os clculos e teremos a caixa de dilogo Resultados do Solver. 18. Nessa caixa de dilogo com Manter soluo do solver selecionado voc aceita a soluo apresentada, observe em Relatrio. Note a existncia de 3 relatrios: Respostas, Sensibilidade e Limite, estes relatrios mostram informaes do processo de clculo e seus resultados.
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19. Selecione a opo Resposta e d um clique no boto OK. Ser gerado um relatrio em uma planilha denominada: Relatrio de resposta 1. 20. Altere para a planilha Produo e no menu Ferramentas selecione Solver , clique no boto Resolver e selecione Limites para que o MS-Excel possa gerar o relatrio. O relatrio Limites mostra o valor da clula ativa, os valores das clulas ajustveis, os limites superiores e inferiores e o resultado de destino, onde os limites superior e inferior especificam em quanto a clula ajustvel poder ser alterada e continuar satisfazendo todas as limitaes, o resultado de destino o valor da clula ativa. 21. Para finalizar salve e feche o arquivo
Estudando a Funo Se
Podemos utilizar as funes disponveis no MS-Excel para nos auxiliar nos clculos. Mostraremos inicialmente a funo SE. O MS-Excel realiza um teste condicional e retorna Falso ou Verdadeiro, se existir uma frmula que retorne um valor, a funo realiza o calculo se atender aos parmetros estabelecidos (Verdadeiro) se os parmetros no atenderem condio, no executa o clculo (Falso). Operadores Exemplo Resposta = igual > Maior que Maior ou igual < Menor que Menor ou igual <> Diferente de 15 = 5 15>5 155 15<5 155 15<> Falso Verdadeiro Verdadeiro Falso Falso Verdadeiro
1. Utilizando a pasta de trabalho BANCO DE DADOS.XLS, suponhamos que iremos dar um aumento de 10% aos funcionrios que recebem menos de R$ 1.500,00, Utilizando uma clula satlite, na clula F1 digite 10%. 2. Na clula E4, digite a frmula: =SE(D4<1500;D4*(1+$F$1);D4) Isso significa o seguinte: =Se (D4<1500; Se o valor do salrio constante na clula D4 for menor que 1500. D4*(1+$F$1); Faa o calculo para acrescentar o percentual da clula satlite, (F1). D4) Caso contrrio, permanecer o salrio sem alterao da clula D4. 3. Copie a frmula at a ltima clula que conste os salrios. Algumas vezes no precisamos mais de uma frmula em nossa Planilha, mas s queremos exibir os resultados. Para tornar estes valores em um nmero puro, que mostre o valor e deixe de ser o resultado de uma frmula. Utilize o seguinte procedimento. 1. Selecione as clulas E4 at a ltima clula que contenha os novos salrios 2. No menu Editar, escolha Copiar. 3. Novamente selecione o menu Editar e escolha Colar Especial. 4. Em Colar especial, escolha Valores e clique em OK, depois pressione ESC para tirar a seleo. 5. Salve novamente a pasta de trabalho com as alteraes.
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Pesquisando em Tabelas com ndice e Corresp

O MS-Excel permite efetuar uma pesquisa em tabela utilizando as funes INDICE e CORRESP. A funo NDICE retorna um elemento em uma matriz (intervalo) selecionado pelos ndices do nmero de linha e coluna. A funo CORRESP retorna a posio relativa de um elemento em uma matriz que coincide com um valor especificado. Com estas funes aninhadas, podemos executar uma pesquisa em uma lista. Vejamos abaixo o seu uso e sintaxe: NDICE (intervalo da Tabela); CORRESP (Endereo da Consulta; Coluna de Pesquisa; Preciso; Coluna de Retorno). Onde: Intervalo da Tabela Intervalo que contm a tabela de pesquisa e os valores a serem recuperados. Endereo da Consulta Clula que contm a informao a ser pesquisada. Coluna de Pesquisa Coluna do Range da Tabela que desejamos efetuar a pesquisa Preciso Indicar o tipo de pesquisa que ser efetuada. Coluna de Retorno Coluna que contm o valor desejado. As colunas so numeradas da esquerda para a direita, na tabela, iniciando pelo nmero 1. Estas funes so teis quando uma tabela tem muitos dados. Faa uma pesquisa para saber o valor do cmbio do dlar, conforme a data: 1. Abra a pasta de trabalho TAXAS.XLS e selecione a planilha Resultado. 2. Na clula F7 digite a data 13/09/2004 e tecle [ENTER]. 3. Na clula F9 digite a frmula para a pesquisa: =[NDICE(tabela;CORRESP(F7;Datas;0);2) Onde: Tabela Nome de rea correspondente regio onde se encontra a tabela a ser pesquisada. F7 Clula que contm a informao da origem da pesquisa. Datas Nome da rea correspondente coluna da tabela que ser utilizada para a pesquisa. 0 Preciso, onde: 0 (zero) trar o resultado exato. Nesta opo no haver necessidade de classificar a tabela que ser pesquisada. 1 (um) trar o resultado imediatamente anterior, caso no exista o pesquisado. Para utilizar esta opo, a tabela dever estar classificada em ordem ascendente. -1 (menos um) trar o resultado imediatamente posterior. Para utilizar esta opo, a tabela dever estar classificada em ordem descendente. 2 Coluna de retorno da tabela pesquisada. 4. Digite nas clulas F11 e F13 as respectivas frmulas: =NDICE(tabela;CORRESP(F7;Datas;0);3) =NDICE(tabela;CORRESP(F7;Datas;0);4)
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5. Note que o que mudou de uma frmula para outra foi somente a coluna de retorno da tabela pesquisada, pois cada frmula vai retornar o valor do cmbio de um determinado tipo de dlar. 6. Para efetuar esta mesma pesquisa com outras datas da tabela, basta digit-las na clula F7 e tecle [ENTER]. Caso a data pesquisada no faa parte da tabela, o resultado apresentado ser #N/D (no disponvel). 7. Suponha que voc saiba qual a coluna que consta o tipo de dlar que voc quer. Utilize a funo CORRESP na posio da coluna dentro da funo NDICE, da mesma maneira que voc fez para encontrar as linhas correspondentes das datas. Veja um exemplo. 8. Na pasta de trabalho TAXAS.XLS selecione a planilha resultado(2). 9. D um clique na clula F7 note que aparecer uma caixa drop-down aonde voc poder escolher a data. 10. D um clique na clula D9 e escolha o tipo de dlar. 11. Na clula F9 digite a frmula para a pesquisa: =NDICE(tabela;CORRESP($F$7;Datas;0);CORRESP($D$9;Dolar;0)) Note que a mudana nesta frmula em relao a do exerccio anterior que ao invs de informar o nmero da coluna de retorno, deixa-se que a funo CORRESP procure o valor baseado na informao contida em D9. D9 Clula que contm a informao da origem da pesquisa Dolar Nome de rea correspondente linha da tabela que ser utilizada para a pesquisa. 0 Preciso. 12. Salve e feche a pasta de trabalho.
Funo de Procura e Referncia

Procv Voc pode localizar um valor na lista de uma planilha que tenha rtulos de linha e de coluna. O Excel tem vrias funes que podero lhe ajudar a fazer uma busca de dados mesmo que os dados estejam em outra planilha ou ento em outra pasta de trabalho. A funo que iremos estudar aqui a Procura Vertical (PROCV). Localiza um valor na primeira coluna esquerda de uma tabela e retorna um valor na mesma linha de uma coluna especificada na tabela. Use PROCV em vez de PROCH quando os valores da comparao estiverem posicionados em uma coluna esquerda ou direita dos dados que voc deseja procurar. =PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;num_ndice_coluna;procurar_intervalo) Onde: Valor_procurado o valor a ser procurado na primeira coluna da matriz. Valor_procurado pode ser um valor, uma referncia ou uma seqncia de caracteres de texto. Matriz_tabela a tabela de informaes em que os dados so procurados. Use uma referncia para um intervalo ou nome de intervalo, tal como Banco de Dados ou Lista. Voc deve colocar os valores em ordem ascendente. Os valores na primeira coluna Matriz_tabela podem ser texto (maisculas e minsculas so equivalentes), nmero ou valores lgicos.
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o nmero da coluna em matriz_tabela a partir do qual o valor correspondente deve ser retornado. Um num_ndice_coluna de 1 retornar o valor na primeira coluna em matriz_tabela; um num_ndice_coluna de 2 retornar o valor na segunda coluna em matriz_tabela, e assim por diante. Se num_ndice_coluna for menor do que 1, Vlookup retornar o valor de erro #VALOR!; se num_ndice_coluna for maior do que o nmero de colunas em matriz_tabela, Vlookup retornar o valor de erro #REF!. Procurar_intervalo um valor lgico que especifica se voc quer que o PROCV encontre a correspondncia exata ou uma correspondncia aproximada. Se VERDADEIRO ou OMITIDA, uma correspondncia aproximada retornada; em outras palavras, se uma correspondncia exata no for encontrada, o valor maior mais prximo que menor que o Valor_Procurado retornado. Se FALSO, o PROCV encontrar uma correspondncia exata. Se nenhuma correspondncia for encontrada, o valor de erro #N/D retornado. Para melhor fixar o conceito, vamos fazer um exerccio. 1. Abra a pasta BUCARVALOR.XLS. 2. Analise a planilha Venda e a planilha Apoio. 3. V para a planilha Venda. 4. Voc ter que buscar o nome do produto e tambm o valor unitrio de cada produto que est na planilha apoio. 5. Deixe ativa a clula B2 e clique no cone de colar funo (Fx). 6. Escolha a categoria Procura e Referncia e o nome da funo PROCV: Num_ndice_coluna
7. No campo Valor_procurado clique em A2 que o cdigo do produto e por onde a funo ir referenciar sua busca. 8. No campo Matriz_tabela clique na planilha Apoio e selecione toda a tabela a partir da clula A3 at a clula C12 e em seguida pressione a tecla F4 para fixar o endereo, pois neste caso no queremos em que o Excel atualize esta matriz, para no sair fora da tabela. 9. No campo Nm_ndice_coluna digite 2, por que voc quer buscar o nome do produto e ele est na segunda coluna da nossa tabela de preos. Quando voc quiser buscar o valor unitrio do produto, o Nm_ndice_coluna, ser 3. 10. Clique no boto OK e copie para baixo a funo. 11. Calcule agora o valor unitrio e o valor total.
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Tratamento de Datas no MS-Excel

Funo DIATRABALHOTOTAL A funo DIATRABALHOTOTAL revela-se como uma das mais teis na categoria de Data e Hora do MS-Excel para clculos financeiros. Atravs do uso desta funo pode-se obter no apenas o nmero de dias teis entre duas datas, excludos os finais de semana, como tambm solicitar opcionalmente ao MS-Excel que exclua os feriados, desde que seja fornecida uma lista dos feriados. Veja um exemplo: 1. Abra a pasta de trabalho CPMONEY.XLS, selecione a planilha CPMoney, nesta planilha podemos obter um valor de um emprstimo baseado em uma quantidade de dias a ser gerada pela funo DIATRABALHOTOTAL, vejamos detalhes da planilha. 2. Na clula K6 digite a primeira data que pode ser 01/03/05. 3. Na clula K8 digite a segunda data que pode ser 10/03/05. 4. Clique na clula K13 e use o boto Colar Funo para ajud-lo a inserir a funo. 5. Selecione a funo DIATRABALHOTOTAL e d um clique no boto OK. Na caixa de dilogo voc ter os seguintes campos a serem preenchidos. Data Inicial a data inicial do intervalo a ser informada, entre com K6. Data Final a data final do intervalo a ser informada, entre com K8. Feriado So os dias a serem excludos, como ns j temos uma lista com todos os feriados do ano, basta informar o nome da lista. 6. Clique no boto OK para finalizar, observe que o MS-Excel retorna o nmero de dias teis entre as duas datas descontando o feriado que existir e o(s) final(is) de semana. 7. Por fim na clula D13 vamos fazer o clculo do Valor Futuro de um investimento de acordo com os pagamentos peridicos e constantes e com uma taxa de juros constante. Nesse caso iremos utilizar a funo VF, onde sua sintaxe a seguinte: =VF($D$8/100;$K$13;0;$D$6)*-1, observe a figura abaixo para um melhor entendimento:
Onde: Taxa Nper Pgto
Definido na clula D8 onde est a taxa de juros que 0,20 no nosso caso dividida por 100 para exibir um valor percentual. Definido na clula K13 onde est o total de dias, que ser gerado pela funo DIATRABALHOTOTAL. o pagamento efetuado a cada perodo, no nosso caso 0 (zero)
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o valor presente ou a soma total correspondente ao valor presente de uma srie de pagamentos futuros, no nosso caso o valor de R$ 1.000,00 Tipo Opcional, o nmero 0 ou 1 e indica a data de vencimento dos pagamentos, se omitido ser considerado Zero, se for definido 0 a data de vencimento ser no final do perodo se for 1 ser no incio do perodo, para o nosso exemplo defina como 0. 8. Salve e feche o arquivo. Podemos executar outros clculos envolvendo horas, por exemplo, podemos fazer uso do MS-Excel para executar um controle de horas, totalizando as horas trabalhadas como veremos abaixo: 1. Abra a pasta de trabalho HORAS.XLS. Observe nas clulas F4 at F10, foi inserida a funo SE onde: Se o contedo da clula B4 e C4 for diferente de Zero substitudo o valor de C4 menos o valor de B4, isto para a coluna de Entrada (Manh), se for digitado texto a funo retorna Zero, na coluna se sada o mesmo procedimento. 2. D um clique na clula F11 e pressione o boto AutoSoma, isto ir somar o intervalo que exibe as horas. 3. Adicione as horas de entrada e sada, observe o Total de Horas. O valor que exibido est no formato Hora. No nosso caso precisamos de um valor que possa exibir um total de horas que exceda a 24 horas. Sendo assim a formatao. 4. Clique na clula F11 e com o boto da direita do mouse pressionado, selecione Formatar Clulas, na guia Nmeros, selecione a categoria Personalizar, selecione o formato [h]:mm:ss e remova a parte :ss (no vamos necessitar da exibio dos segundos), de forma que a formatao fique como [h]:mm. D um clique no boto OK e veja o resultado na clula. 5. D um clique na clula F13 e digite o custo da hora. 6. Para finalizar, na clula F15 insira uma frmula que ir trazer o resultado do nmero de horas trabalhadas multiplicado pelo custo hora. Essa multiplicao no poder ser feita diretamente em funo do modo com que o MS-Excel realiza o tratamento de horas. Desta forma, em F15 digite a seguinte frmula: =(F11*24)*F13. Verifique os formatos das clulas e confira o resultado. 7. Salve e feche o arquivo. VP Funo DATADIF A funo DATADIF calcula o nmero de dias, meses ou anos entre duas datas. Sintaxe: =DATADIF(data_inicial;data_final;unidade) Onde: Data_Inicial uma data que representa a primeira data ou a data inicial do perodo. Data_Final uma data que representa a ltima data ou a data final do perodo. Unidade Retorna Y M D MD O nmero de anos completos no perodo. O nmero de meses completos no perodo. O nmero de dias completos no perodo. A diferena entre os dias na data_inicial e data_final. Os meses e anos das datas so ignorados.
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YM YD A diferena entre os meses na data_inicial e data_final. Os dias e anos das datas so ignorados. A diferena entre os dias na data_inicial e data_final. Os anos e meses das datas so ignorados.
Veja um exemplo: 1. Abra a pasta de trabalho DATADIF.XLS na planilha Datas. 2. Na clula B1 informe a data inicial, na clula B2 informe a data atual atravs da funo =HOJE(). 3. Na clula D7 calcule o nmero de anos entre a data atual que est na clula B2 e a data inicial que est na C7. Entre com a frmula: =DATADIF($C$7;$B$2;Y). 4. Na clula E7 calcule o nmero de meses entre a data atual que est na clula B2 e a data inicial que est na C7. Entre com a frmula: =DATADIF($C$7;$B$2;YM). 5. Na clula F7 calcule o nmero de dias entre a data atual que est na clula B2 e a data inicial que est na C7. Entre com a frmula: =DATADIF($C$7;$B$2;MD). 6. Agora que voc aprendeu a calcular datas, na clula B3 entre com a seguinte frmula: =DATADIF(B1;B2;Y) & Anos & DATADIF(B1;B2;YM) & Meses e & DATADIF(B1;B2;MD) & Dias. O primeiro datadif ir retornar o nmero de anos, o segundo o nmero de meses e o terceiro o nmero de dias, o sinal & serve para concatenar os valores aos textos Anos, Meses e Dias. 7. Salve e feche o arquivo.
Formatao Condicional com Frmulas

J vimos anteriormente o recurso de formatao condicional do MS-Excel. Como j foi mencionado, alm de um valor fixo, podemos utilizar uma frmula para estabelecer um critrio para uma condio. Aproveitando os conceitos expostos no item anterior, de busca de informaes atravs de um ndice e seu correspondente, vamos aplicar uma formatao condicional utilizando frmulas um uma planilha. Na planilha Estoques tm uma tabela que contm uma lista de produtos com usas respectivas quantidades em estoque. Temos tambm uma outra lista destes produtos com a quantidade mnima de estoque. Utilizando os conceitos vistos no tpico anterior, iremos definir uma formatao condicional que exibir os valores de quantidade de estoque de um produto em azul, caso a quantidade em estoque for maior que a quantidade mnima ou em vermelho, caso o estoque seja menor que o mnimo estipulado. Utilizando Frmulas nas Condies 1. No arquivo FORMATACOES.XLS ative a planilha Estoque e selecione o intervalo C4:C11. 2. No menu Formatar, escolha a opo Formatao condicional. 3. No primeiro drop-down, em Condio 1, certifique-se que a opo O valor da clula est selecionada. 4. No segundo drop-down, selecione o critrio Maior ou igual a. 5. Digite a seguinte frmula na caixa de texto:
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=NDICE(EstoqueMinimo;Corresp(B4;Produto;0);2) 6. Clique no boto Formatar e defina Estilo de fonte como Negrito e cor da fonte como azul. Esta formatao ser utilizada caso a condio definida seja verdadeira. 7. Clique no boto Adicionar para adicionar uma nova condio. 8. No primeiro drop-down, em Condio 2, certifique-se que a opo O valor da clula est selecionada 9. No segundo drop-down, selecione o critrio Menor do que. 10. Digite a seguinte frmula na caixa de texto: =NDICE(EstoqueMinimo;Corresp(B4;Produto;0);2) 11. Clique no boto Formatar e defina Estilo de fonte como Negrito e cor da fonte como vermelho. Esta formatao ser utilizada caso a condio definida seja verdadeira. 12. Clique no boto OK e altere alguns valores nas colunas Quantidade em Estoque e Estoque Mnimo, a fim de observar a funcionalidade deste recurso.
Trabalhando com Formulrios na Planilha

Podemos utilizar os recursos de formulrios diretamente nas planilhas para facilitar o trabalho de digitao ou de simulao de dados. Este recurso est disponvel atravs da Barra de Ferramentas Formulrios. Vamos ativ-la. Temos os seguintes botes nossa disposio na Barra de Ferramentas Formulrios: Boto Descrio Rtulo Caixa de Edio Caixa de grupo Boto Caixa de seleo Boto de opo Caixa de listagem Caixa de combinao Criar um rtulo de texto na sua planilha, grfico ou folha de dilogo. Cria uma caixa de edio para digitao de texto em folhas de dilogo. Cria uma caixa de grupo na sua planilha, grfico ou folha de dilogo. Cria um boto no qual voc pode anexar uma macro ou um mdulo de Visual Basic. Cria uma caixa de verificao na sua planilha, grfico ou folha de dilogo. Cria um boto de opo na sua planilha, grfico ou folha de dilogo. Cria uma caixa de listagem na sua planilha, grfico ou folha de dilogo. Cria uma combinao de caixa de listagem e caixa de edio na sua planilha, grfico ou folha de dilogo. Cria uma combinao de caixa de listagem e caixa de edio na sua folha de dilogo.
Combinao caixa de listagem-edio
Combinao caixa de edio-drop down Cria uma combinao de caixa de listagem drop-down e caixa de edio na sua folha de dilogo. Barra de rolagem Cria uma barra de rolagem na sua planilha ou grfico.
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Controle giratrio Propriedades de controle Cria um controle giratrio na sua planilha ou grfico. Exibe a guia Controle na caixa de dilogo Formatar Controle para que se possa visualizar ou mudar as propriedades dos controles selecionados na sua planilha, grfico ou folha de dilogo. Edita ou cria um cdigo para o objeto selecionado. Exibe ou oculta a grade usada para alinhar objetos em uma planilha ou folha de dilogo. Executa a caixa de dilogo personalizada que estiver sendo editada na folha de dilogo.
Editar Cdigo Alternar grade Executar caixa de dilogo
Controles Podemos utilizar alguns dos recursos de formulrios na pasta de trabalho FORMULARIOS.XLS que se encontra em nosso diretrio de trabalho. Nesta pasta temos uma planilha denominada Apoio, contendo 3 tabelas com reas nomeadas que visam facilitar o trabalho com frmulas. 1. Na clula B2 desenhe um controle Caixa de combinao, que ir listar todos os produtos. Aps desenh-lo, pressione o boto direito do mouse sobre este controle, selecione Formatar Controle. 2. Na caixa de dilogo Formatar Controle selecione a guia Controle, atribuindo os seguintes valores. Onde: Intervalo de entrada produtos Vinculo da clula $B$2 Linhas suspensas 4 3. Na clula B3 insira uma funo que pesquisar o valor do produto na planilha Apoio, em uma rea chamada Tabela. Para o exemplo use a funo INDICE da seguinte forma: =NDICE(TABELA;B2;2). 4. Na clula C4 insira um controle que informar a quantidade de produtos a serem adquiridos. Desta forma, insira um Controle giratrio utilizando o boto direito sobre este e selecione Formatar Controle. Na guia Controle, insira os seguintes dados. Onde: Valor mnimo 1 Valor mximo 30 Alterao incremental 1 Vnculo da clula $B$4 5. Na clula C6 insira um Controle giratrio utilizando o boto direito sobre este e selecione Formatar Controle. Na guia Controle, insira os seguintes valores. Onde: Valor mnimo 10 Valor mximo 100 Alterao incremental 5 Vnculo da clula $C$6
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6. Na clula B6 insira uma frmula para exibir o valor da entrada em Percentual. Desta forma, insira a seguinte frmula: =C6/100. 7. Na clula C7 desenhe uma Barra de rolagem utilizando o boto direito sobre este e selecione Formatar Controle. Na guia Controle, insira os seguintes dados. Onde: Valor mnimo 1 Valor mximo 12 Alterao incremental 1 Mudana de pgina 2 Vnculo da clula $B$7 8. Na clula B8 insira uma frmula que faz o clculo da taxa de juros, com base no nmero de parcelas selecionada. Observe que na frmula existe um nome de um intervalo. Esse nome refere-se tabela usada na planilha chamada Apoio. Segue a Frmula: =ndice(Taxa_Juros;B7;2). 9. Na clula B9 insira uma frmula para exibir o valor da entrada, assim digite: =B5*B6. 10. Na clula B10 insira uma frmula que, com base no valor da entrada, Taxas de Juros, Nmero de parcela, Valor total e subtraindo a entrada informada, exiba o valor da parcela. Desta forma, digite a seguinte frmula: =PGTO(B8;B7;B5+(B6-1). 11. Para finalizar indique o valor total da venda na clula B11, utilizando a seguinte frmula: =B10*B7+B9. 12. Formate as clulas utilizadas para que as mesmas sejam exibidas corretamente, conforme sua categoria. 13. Na clula D3 insira uma Caixa de Grupo e digite: Local da Entrega. 14. Na caixa de grupo, adicione 3 botes e aplique os nomes conforme relao abaixo Para executar este passo utilize o Boto de opo da barra de ferramentas Formulrios: Grande So Paulo Estado de So Paulo Outros Estados 15. Com o boto direito do mouse sobre um dos botes de opo, selecione Formatar Controle e na guia Controle em vinculo da clula digite E10, pressione a tecla F4 e pressione o boto OK. Desta forma ser exibido como: $E$10, sendo que a cada seleo dos botes ser atribudo automaticamente um nmero de 1 3. Clique sobre os botes e observe em E10. 16. Na clula B5 insira uma frmula para exibir o valor total da compra, com base no local de entrega, segue a frmula: =B3*B4*ndice(TabelaFrete;E10;1). 17. Clique na guia da planilha Apoio e observe a tabela: Despesas de Frete e Seguro Fator. A frmula acima, est baseada nesta tabela, onde ao selecionar um local de entrega ser adicionado o valor do frete correspondente. 18. Clique nos botes de opo e veja que o Valor Total alterado dependendo do local de entrega. 19. Salve e feche sua pasta de trabalho.
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Criando Tabelas
Utilizando o recurso Tabela no menu Dados e com a ajuda de frmulas, voc poder realizar algumas simulaes. Estas simulaes so chamadas de E-SE, onde algumas variveis podem ser alteradas. Exemplo: no caso da compra de uma casa no valor de R$65.000,00, com a taxa de juros de 3,5% e entrada de R$ 15.000,00. Observe que com essa flexibilidade podem-se alterar os valores e obter resultados rapidamente. A tabela de dados um recurso para calcular mltiplas variveis em uma operao, sendo uma forma de comparar e observar os resultados de todas as variaes da planilha ao mesmo tempo, uma vez que voc pode alterar as variveis apropriadas e observar o resultado. Inicialmente configure um Tabela de dados de uma entrada: onde voc digita valores diferentes para apenas uma varivel. 1. Abra a pasta de trabalho EMPRESTIMO.XLS, de um clique na planilha: Tabela uma Entrada, nesta planilha temos a simulao de um emprstimo para compra de uma casa, sendo 4 variveis. a. O valor principal que o valor da casa: R$ 65.000,00. b. O valor da entrada: R$ 15.000,00. c. A taxa de juros: 3,5%. d. O nmero de meses que de 180, relativo ao perodo de 15 anos. 2. Na clula C10 digite a frmula: =PGTO(C7/12;F7;(C4-F4)*-1). 3. No intervalo B11 at B20 da tabela foram inseridas algumas taxas de juros que faro parte dos clculos. 4. Selecione do intervalo B10 at C20 no menu Dados e selecione Tabela. 5. Na caixa de dilogo Tabela d um clique em Clula de entrada da coluna e informe qual a clula de entrada da coluna (no nosso caso, os valores esto dispostos em coluna), d um clique na clula C7, onde ser inserida a taxa de juros. 6. D um clique no boto OK, o MS-Excel retorna o resultado que o valor mensal da prestao da casa, baseado em uma taxa de juros de 5% inserida na coluna B12 e com um prazo de 15 anos para pagar. Configurando um clique na planilha Tabela de dados de duas entradas: onde voc digita valores diferentes para duas variveis. 1. D um clique na planilha: Tabela duas Entradas, essa planilha tem um Layout diferente, trata se de uma tabela de duas entradas. Existe o intervalo que contm as taxas de juros e o intervalo que consta o perodo de pagamento. 2. Na clula B10 digite a frmula: =PGTO(C6/12;F6;(C3-F3)*-1) e formate a clula como: #.##0,00. 3. Selecione do intervalo B10 at F20 no menu Dados e selecione Tabela. 4. Na caixa de dilogo Tabela d um clique em Clula de entrada da linha e clique na clula F6, clique na caixa Clula de entrada da coluna e clique na clula C6. Onde: Clula de entrada da linha a clula onde est inserido o nmero de meses Clula de entrada da coluna a clula onde est inserida a taxa de juros. 5. Os valores encontrados so os valores de prestaes mensais, com suas respectivas taxas de juros e perodo de pagamento, altere o valor principal, a taxa de juros, o perodo de pagamento e observe o resultado. 6. Salve e feche o arquivo.
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Grficos
Uma grande caracterstica dos recursos existentes para montagem de grficos est na facilidade de uso, flexibilidade e recursos de acabamento. Para a criao do grfico usaremos o auxiliar grfico, que cria um grfico incorporado a planilha, vamos ao exemplo: 1. Abra o arquivo VALORES.XLS, onde encontra-se a planilha Estoque, que contm informaes de estoque de alguns produtos. 2. Numa primeira etapa, voc criar um grfico de estoque dos trs primeiros produtos. Para isso selecione as clulas de : A2 at G5 e d um clique no boto Assistente de grfico, o ponteiro se transforma em uma pequena cruz e dever ser posicionado no local onde dever aparecer o grfico. 3. Voc ter a primeira caixa do Assistente de grfico Passo 1 de 4 Tipos personalizados, neste primeiro passo voc poder definir o tipo de grfico desejado, no nosso caso selecione o Tipo Coluna e o primeiro subtipo. Clique sobre o boto Avanar para avanar para o prximo passo. 4. Na caixa do Assistente de grfico Passo 2 de 4 Dados de origem do grfico, voc poder definir ou alterar a fonte de dados para o grfico que est sendo construdo. Na guia Intervalo de dados voc dever informar a faixa de dados que compe o grfico, atravs do campo Intervalo de dados. Voc dever definir tambm se os dados sero inseridos no grfico baseados nas linhas ou nas colunas da planilha de origem, atravs da seleo do respectivo boto de opo do campo Seqncia em: 5. Clique na guia Seqncia. Nela voc poder acrescentar ou remover sries de seu grfico. Onde. Seqncia Exibe a identificao das sries que sero exibidos no grfico. Nome Exibe a referncia da clula que contm o nome da srie selecionada. Valores Exibe a referncia das clulas que contm os valores da srie selecionada. Rtulos dos eixos das Categorias (X) Exibe a referncia da clula que contm os ttulos do eixo X. Adicionar Adiciona uma nova srie de dados ao grfico. Remover Remove uma nova srie de dados do grfico. 6. Clique no boto Avanar para avanar para o terceiro passo. A caixa Assistente de grfico Passo 3 de 4 Opes de grfico exibida. Nesse passo voc poder configurar diversas opes do grfico, tais como Ttulos, Eixos, Linhas de Grade, Legenda, Rtulos e Tabelas de Dados. 7. Clique sobre o boto Avanar para avanar para a ltima etapa do Assistente de grfico, a caixa Local do grfico ser exibida. Nesse caixa voc poder definir a localizao do novo grfico. Onde. Como nova planilha Insere o grfico em uma nova planilha. Como objeto em Insere o grfico como um objeto na planilha selecionada da lista.
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8. Selecione a segunda opo para inserir o grfico na planilha Estoque e clique no boto Concluir para finalizar a criao do grfico. 9. Pronto, voc criou o seu primeiro grfico.
Gerando Dados e Grficos Automaticamente.

Como vimos anteriormente, no MS-Excel podemos efetuar uma pesquisa em tabela utilizando as funes INDICE e CORRESP. Existem outros recursos interessantes de busca de informaes. A funo DESLOC retorna uma referncia a partir de um endereo definido pelo usurio, com base no nmero de linhas e colunas que for indicado. Deste modo podemos com o auxlio de objetos como o Drop-Down apresenta facilmente resultados de dados e grficos, por exemplo: Veja o seu uso e sintaxe: =DESLOC(referncia;linhas;colunas;altura;largura) Onde: Referncia a referencia (ou endereo) que se deseja basear para o deslocamento. Linhas o nmero de linhas que se pretende deslocarem, para cima ou para baixo da referncia. Colunas o nmero de colunas que se pretende deslocarem, para esquerda ou para a direita da referncia. Altura Indicar em nmero de linhas, que se deseja que a referncia fornecida apresente. O nmero indicado deve ser positivo. Largura Indicar em nmero de colunas, que se deseja que a referncia fornecida apresente. O nmero indicado deve ser positivo. Caso o deslocamento solicitado exceda borda da planilha, a funo retornar como resultado o valor de erro #REF! Caso a indicao de referncia seja uma seleo mltipla, a funo retornar como resultado o valor de erro #VALOR! Esta funo til quando temos uma tabela com muitos dados e pretendemos apresentar as informaes de modo flexvel ao usurio. Veja um exemplo: 1. Abra a pasta de trabalho GRAFICO AUTOMATICO.XLS e selecione a planilha Apresentao. 2. Temos um drop-down j desenhado na planilha com uma lista de produtos. Esta lista de produtos est montada na planilha Dados, na mesma pasta de trabalho. Na Planilha Dados temos informaes dos nomes dos produtos e o seu volume de vendas no perodo. A resposta do Drop-Down que seleciona o produto desejado est na clula D3, exatamente embaixo do objeto. 3. Na rea que vai da clula A7 at a clula G8 temos um nome de rea definido por Grfico. desta rea que o grfico indicado a partir da clula A11 foi criado. 4. Digite a seguinte frmula da clula A8 at a clula G8, para buscar as informaes na Planilha Dados, de acordo com o produto selecionado no Drop-Down. =DESLOC(Dados!A2;$D$3;0) Onde: Dados!A2 Referncia que se torna como ponto de partida da pesquisa. Observe que os dados esto em uma outra planilha. $D$3 Indica o nmero de linhas de deslocamento a partir da Referncia citada.
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Indica o nmero de colunas de deslocamento a partir da Referncia citada. 5. Note que o que mudou de uma frmula para outra foi somente a coluna de retorno da tabela pesquisada na Planilha Dados, pois cada coluna deve retornar um ms de dados. 6. Observe o resultado na tabela e no grfico. 7. Salve e feche a pasta de trabalho. 0
Gerando Ranges Dinmico

Como j vimos anteriormente no item Trabalhando com nomes de reas, o MS-Excel permite que voc nomeie uma clula ou um determinado grupo de clulas. No exerccio anterior temos um caixa de combinao aonde aparecem os produtos, esta caixa faz referncia a um conjunto de clulas denominado produtos. Caso voc acrescente outros produtos na planilha de dados, eles no iro aparecer na caixa de combinao, pois ela est vinculada a uma rea fixa, iremos portanto, mudar esta referncia fixa por uma referncia varivel, utilizando a funo DESLOC. 1. Abra a pasta de trabalho GRFICO AUTOMTICO.XLS. 2. No menu Inserir selecione Nome, selecione a opo Definir e ter a caixa de dilogo abaixo:
3. Na caixa aonde aparece lista de nomes de reas selecione produtos. 4. Na caixa Refere-se a: apague as informaes e substitua pela a seguinte frmula: =DESLOC(Dados!$A$3;0;0;CONT.VALORES(Dados!$A:$A);1) Onde: Dados!A3 Referncia que devemos tornar como ponto de partida da pesquisa. 0 Indica o nmero de linhas de deslocamento a partir da Referncia citada. 0 Indica o nmero de colunas de deslocamento a partir da Referncia citada. CONT.VALORES(Dados!$A:$A) Altura indicada pelo nmero de linhas que se deseja que a referncia fornecida apresente. Como o nmero de linhas varivel utilizaremos a funo CONT.VALORES para calcular o nmero de clulas preenchidas na coluna A, onde encontra a relao de produtos. 1 Largura indicando o nmero de colunas que se deseja que a referncia fornecida apresente, no nosso caso 1.
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5. 6. 7. 8.
Repare que quando definimos uma frmula e no mais um endereo fixo para determinar o nome de uma rea, este nome no aparece mais na Caixa de nome. Entre na Planilha de Dados e inclua os seguintes dados: Estabilizados, 35, 40, 50, 80, 110, 150. Agora, entre na planilha Apresentao clique na caixa de combinao e note que o produto includo na planilha de Dados aparece na relao de produtos. Repita o item 5 e acrescente ou exclua outros produtos, verifique as informaes na caixa de combinao. Salve e feche o arquivo.
Validao de Dados
Outro recurso disponibilizado no MS-Excel diz respeito validao dos dados que so alimentados na planilha. Voc poder definir regras de realizao dos dados inseridos em sua Planilha, como, por exemplo, restringir a entrada de dados a nmeros inteiros ou texto, definir limites de entradas, determinarem a validade de uma entrada com base em dados constantes em outras clulas atravs da utilizao de uma frmula, evitando, a digitao de valores no permitidos. Para utilizar a validao de dados, proceda da seguinte maneira: 1. No arquivo VALIDACAO.XLS, na planilha Pedido selecione a clula C2. 2. No menu Dados selecione a opo Validao. 3. Na lista do campo Permitir selecione a opo Lista. 4. No campo Origem digite a expresso =Clientes, que a faixa de dados onde esto armazenados os nomes dos clientes da lista. Esta faixa de dados encontra-se armazenada em um intervalo nomeado como clientes na planilha de apoio. A caixa Validao de dados, nesse momento a caixa de Validao de dados dever estar conforme a tela baixo:
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5. Clique na guia Mensagem de entrada para inserir uma mensagem que ser exibida quando o usurio selecionar uma das clulas do intervalo selecionado. 6. Na caixa Ttulo digite: Entrada de Pedidos 7. Digite Favor indicar o nome do cliente no campo Mensagem de entrada, observe a tela abaixo:
. 8. Clique na guia Alerta de erro para definir a mensagem de erro que ser exibida quando a entrada for invlida. 9. Na caixa Ttulo digite: Entrada de Pedidos 10. Na caixa Mensagem de erro digite Favor selecionar um cliente da lista indicada. O pedido no aceita outro cliente clique no boto OK.
11. Selecione a clula C3 e no menu Dados selecione a opo Validao. 12. Na lista do campo Permitir selecione a opo Data. 13. No campo Dados selecione a opo Menor ou igual a. 14. No campo Data final digite a expresso =HOJE(). Com isto voc estar definindo que o valor a ser inserido na coluna Data Retirada no poder ser maior que a data atual.
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15. Clique na guia Mensagem de entrada e na caixa Ttulo digite: Entrada de Pedidos. 16. Na caixa Mensagem de entrada digite: Favor digitar a data do pedido. 17. Clique sobre a guia Alerta de erro para inserir uma mensagem para o usurio quando os dados inseridos no atenderem aos requisitos de validao. 18. No campo Ttulo digite: Entrada de Pedidos. 19. No campo mensagem de erro digite Favor digitar a data, O pedido no aceita datas posteriores ao dia de hoje:
20. Clique no boto OK. 21. Selecione o intervalo B6:B16 e defina a validao do mesmo atravs de uma lista de categorias que est armazenada no intervalo nomeado =produtos. 22. Defina a mensagem de Entrada e de Alerta de erro e clique OK. 23. Selecione o intervalo C6:C16. No menu Dados selecione Validao. 24. Na caixa Permitir, escolha Nmero inteiro. 25. No campo Dados, escolha Entre. 26. Na caixa mnimo, entre com a frmula: =NDICE(TabelaProdutos;CORRESP(B6;Produtos;0);2) 27. Na caixa mximo, entre com a frmula: =NDICE(TabelaProdutos;CORRESP(B6;Produtos;0);3)
28. Defina a mensagem de Entrada e de Alerta de erro e clique OK. 29. Finalmente, selecione a clula B20 e abra a caixa Validao de Dados. 30. Defina o campo Permitir como Comprimento do Texto. 31. Defina o campo Dados como Menor ou igual a. 32. Digite o valor 20 no campo Mximo. 33. Defina a mensagem de Entrada e Alerta de erro e clique OK.
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34. A planilha PedCateg similar a Pedidos, observe que foi includa a coluna Categoria. 35. O intervalo C6:C16 corresponde a uma lista de produtos. Esta lista de produtos muda conforme a categoria escolhida na range B6:B16, portanto esta range dever ser definida como uma range dinmica. 36. Para criar esta range entre no menu Inserir selecione Nome, selecione a opo Definir. 37. Na caixa Nomes na pasta de trabalho digite Vinhos. 38. Na caixa Refere-se a: apague as informaes e substitua pela frmula. =DESLOC(Apoio!$A$1;1;corresp(PedCateg!B6;Categoria;0)1;CONT.VALORES(Apoio!$A:$A)-1;1) Para entender melhor a frmula acima observe a faixa de dados da planilha de apoio que faz referncia aos produtos:
Relembre a sintaxe da frmula da funo DESLOC. =DESLOC(referncia;linhas;colunas;altura;largura) Onde: Apoio!$A$1 Referencia toma-se como ponto de partida de pesquisa. Observe que os dados esto em uma outra planilha. 1 Indica o nmero de linhas de deslocamento a partir da referencia citada. Observe que voc est posicionado na Clula A2. Corresp(PedCateg!B6;Categoria;0)-1 Indica o nmero de colunas de deslocamento a partir da referncia citada. Como o deslocamento depende da categoria escolhida use a funo Corresp, que retorna o nmero da coluna correspondente categoria escolhida na clula B6 da planilha PedCateg. Por Exemplo, caso a categoria escolhida seja Rose o valor de retorno 2. Como o deslocamento feito a partir da clula de referncia, o Excel ir posicionar na clula C2, subtraia 1 para posicionar na clula B2. Cont.Valores(Apoio!$A:$A)-1 Altura indicado pelo nmero de linhas que se quer que a referncia fornecida apresente. Como o nmero de linhas varivel utilize a funo Cont.Valores para calcular o nmero de clulas preenchidas na coluna A, -1 para desconsiderar o ttulo da coluna. 1 Largura indicando o nmero de colunas, que se deseja que a referncia fornecida apresente.
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A caixa de dilogo Definir nome dever ficar como apresentada abaixo:
39. Selecione o intervalo C6:C16. No menu Dados selecione a opo Lista. 40. Na lista do campo Permitir selecione a opo Lista. 41. No campo Origem: digite a expresso =Vinhos, que a faixa de dados onde esto armazenados os nomes dos vinhos. 42. Defina as mensagens de Entrada e de Alerta de erro e clique OK. 43. Para a validao dos demais campos, proceda como descrio anterior. 44. Feche e salve o arquivo.
TRABALHANDO COM DADOS Recursos do Menu Dados

Um dos principais recursos do MS-Excel o menu Dados, onde podemos gerenciar com muito mais flexibilidade as nossas informaes, criando relatrios com mais agilidade e recursos. Vamos conhecer alguns destes recursos, que em parte foram modificados em relao verso anteriores do MD-Excel, em parte so recursos totalmente novos. 1. Abra o arquivo VENDAS.XLS. Os dados esto disponibilizados no formato de Banco de Dados. Comando Classificar O processo de classificao dentro do MS-Excel ficou muito mais fcil, uma vez que o MSExcel identifica automaticamente a rea dos dados, desde que contnua. Permite a excluso da primeira linha como linha de cabealho dos dados, alm de indicar os nomes dos campos para facilitar as chaves de classificao. Clicando em qualquer clula da Coluna A (Data) para que esta coluna j seja definida como a primeira chave de classificao, faa o seguinte: 1. Selecione menu Dados e o comando Classificar. Podemos executar at trs chaves de classificao simultneas, indicando independentemente se a classificao ser em ordem Crescente ou Decrescente. 2. Selecione a classificao por Supervisor e clique no boto OK e a tabela ser classificada automaticamente. O MS-Excel usa a seguinte ordem para classificao ascendente: Nmeros Caracteres Especiais Texto e texto que inclua nmeros (CEP, nmeros de peas, etc.) Valores lgicos.
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Valores de erro. Clulas vazias. O MS-Excel no faz distino entre letras maisculas e minsculas quando classifica itens repetidos. Para controlar esta opo, na caixa de dilogo Classificar deve-se solicitar: 1. Selecione o boto Opes e voc ter a seguinte caixa de dilogo: Selecionando a caixa Diferenciar maisculas e minsculas, os itens repetidos sero ordenados levando-se em considerao letras maisculas e minsculas. Caso voc queira a classificao na mesma ordem em que voc criou a Lista no MSExcel, utilize a opo Ordem de classificao da primeira chave. Funo Subtotal A funo SUBTOTAL retorna um subtotal em uma lista ou banco de dados, esta funo ignora qualquer linha que esteja oculta e se houver outros subtotais aninhados estes so ignorados para evitar um valor duplamente calculado. Vejamos como funciona: 1. Certifique-se que a planilha Dados_de_Vendas do arquivo VENDAS.XLS esteja visvel. Essa planilha um banco de dados. 2. Para melhor visualizar os campos, d um clique na clula A2 e no menu Janela selecione Congelar Painis, a fim de congelar os ttulos. A sintaxe a seguinte: =SUBTOTAL(Nm_funo;ref1) Onde: Num_funo Dever ser inserido um nmero de 1 a 11, que determina a funo ser utilizada para calcular os subtotais de uma lista, onde cada nmero significa uma funo, seja abaixo: Num_Funo Funo Descrio Mdia A mdia dos itens no grupo de subtotais. Cont.Valores O nmero de valores no vazios. Cont.Num O nmero de registros ou linhas que contenham dados numricos no grupo de subtotais. 4 Mximo O maior valor numrico no grupo de subtotais. 5 Mnimo O menor valor numrico no grupo de subtotais. 6 Mult O produto de todos os valores no grupo de subtotais. 7 DevPad Uma estimativa do desvio padro de uma populao com base em uma amostra, onde o grupo de subtotais a amostra. 8 DevPadp O desvio padro para uma populao, onde o grupo de subtotais a populao inteira. 9 Soma A soma dos itens 10 Var Uma estimativa da varincia para uma populao com base em uma amostra, onde o grupo de subtotais a amostra. 11 Varp A varincia para uma populao, onde o grupo de subtotais a populao inteira. 3. Para o nosso exemplo com as clulas F107 e G107 selecionadas, digite a funo: =SUBTOTAL(9;F2:F105), pressione a tecla [Ctrl] + [Enter], para realizar uma entrada produtiva. 1 2 3
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Como mencionado acima, o nmero 9 indica a soma e F2:F105 indica o intervalo cujo subtotal se quer obter. 4. Em um primeiro momento, observe o resultado apresentado para esta soma e depois observe o resultado ao aplicar o AutoFiltro. Filtrando Dados Filtrar uma lista ou uma tabela permite localizar e trabalhar com um subconjunto de dados da tabela. A operao de filtragem exibe apenas as linhas que contm um determinado valor ou que atendem a um conjunto de critrios, enquanto oculta as outras linhas. O MS-Excel oferece os subcomandos AutoFiltro e Filtro Avanado para filtrar seus dados. O AutoFiltro atende maioria das necessidades. Entretanto, quando voc precisar usar critrios complexos para filtrar uma lista, use o Filtro Avanado. Obs. Para obter melhores resultados, a nossa tabela deve ter ttulos de coluna. O subcomando AutoFiltro posiciona setas drop-down diretamente sobre os ttulos das colunas da tabela, de tal modo que voc possa selecionar o item que desejar exibir. Para ativar o subcomando Autofiltro na tabela ativa, selecione qualquer clula com dados, da coluna A at a coluna H. 1. Selecione no menu Dados o comando Filtro e o subcomando AutoFiltro e observe a resultado na planilha. 2. Clique com o mouse sobre a seta drop-down do campo Supervisor. Note que o AutoFiltro selecionou o nome de todos os supervisores presentes na tabela, apresentando-os em ordem alfabtica. Alm dos nomes presentes na tabela, existem outras indicaes na lista drop-down. No incio da lista temos os indicadores de campo (Tudo), (10 primeiros...) e (Personalizar...). Podemos utilizar o AutoFiltro para mais de um campo, simultaneamente, na tabela. Caso voc tenha solicitado mais de um campo de filtragem e deseja exibir todos os registros: 1. Selecione no menu Dados o comando Filtro e o subcomando Mostrar todos, para visualizar todos os dados novamente. Normalmente voc encontrar as informaes que necessita selecionando um nico item de uma lista de filtros e ou selecionando vrios campos. Mas eventualmente voc ir precisar encontrar registros que atendam a um conjunto de critrios especficos. Por exemplo, se precisarem encontrar valores maiores que 10 e menores que 20, voc dever usar os operadores de comparao. Voc tambm pode usar as opes condicionais E e OU para associar ou comparar para uma mesma coluna. Deste modo podem-se realizar pesquisas e filtragens complexas. Veja os operadores de comparao abaixo: Operadores Descrio = > < >= <= <> igual a Maior que Menor que Maior ou igual Menor ou igual Diferente de
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2. Use os operadores acima, para isso, no campo Previsto clique com o mouse sobre a seta drop-down e selecione Personalizar e ter a caixa de dilogo Personalizar AutoFiltro. Essa caixa de dilogo permite que voc especifique at dois critrios de comparao para uma mesma coluna. O AutoFiltro compara os itens da sua tabela com os valores digitados e exibe as linhas que atendam aos critrios especificados. 3. Para o nosso exemplo, clique nas setas drop-down e escolha as opes de forma que fique como na figura abaixo:
4. Clique no boto OK e observe o resultado. O MS-Excel traz todos os valores: maior ou igual a 10 e menor ou igual a 20. Para entrar com os critrios, nesta caixa voc poder digitar ou escolher utilizando as setas drop-down. 5. No campo Supervisor clique com o mouse sobre a seta drop-down e selecione Tudo. Se desejar visualizar uma ou mais cidades personalize o item Supervisor da mesma maneira que foi feito no item anterior. Nesta verso do MS-Excel, foi introduzida uma nova opo que : (10 primeiros...). Esta opo lista os dez primeiros (maiores) ou ltimos (menores) valores em uma coluna. Os valores no so exibidos obedecendo a uma classificao, se voc desejar obter uma classificao poder faz-lo antes ou depois de solicitada a exibio. Este comando s deve ser usado quando a coluna contiver valores numricos ou dadas. 1. Utilizando a pasta de trabalho VENDAS.XLS, solicite a exibio dos maiores valores existentes no campo Previsto. 2. No campo Previsto clique com o mouse sobre a seta drop-down e selecione (10 primeiros...) e ter a caixa de dilogo abaixo:
3. Selecione as opes conforme a figura e clique no boto OK. 4. Se voc selecionar nesta mesma coluna a opo ltimos, ser apresentada uma lista contendo os 10 menores valores da lista. 5. No menu Dados selecione o comando Filtrar e o subcomando AutoFiltro e as setas drop-down so retiradas automaticamente da tela. Filtro Avanado Podemos trabalhar tambm com a Personalizao do Filtro, utilizando os recursos do Filtro Avanado. O Filtro Avanado permite que voc filtre dados usando um intervalo de critrios para exibir apenas as linhas que atendam a todos os critrios que voc especificar. Se voc filtrar a lista novamente, o MS-Excel avaliar todas as linhas exibidas e ocultas.
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Filtrando Dados na mesma Planilha 1. Na pasta de trabalho VENDAS.XLS, temos a planilha Dados_de_Vendas e a planilha Filtro_Avanado. 2. Para o nosso exemplo, selecione o intervalo A1 at G1 e copie para a clula A1 da planilha Filtro_Avanado. Esta rea em que foi feita a cpia ser o intervalo de critrios. Um intervalo de critrios tem alguns ou todos os nomes de campo lista, com pelo menos uma linha vazia diretamente abaixo, onde voc ir inserir seus critrios (na linha em branco abaixo do nome de campo apropriado), o MS-Excel procura na lista por registro com valores de campo que satisfaam os critrios. 3. Na planilha Filtro_Avanado, abaixo de Produto, digite: Suporte. Voc poder digitar os critrios em minsculo. 4. Altere para a planilha Dados_de_Vendas e selecione no menu Dados o comando Filtrar e o subcomando Filtro Avanado e voc ter a seguinte caixa de dilogo:
5. Para aplicar o filtro na prpria planilha, mantenha a opo Filtrar a lista no local habilitada. 6. D um clique no campo Intervalo de critrios e na planilha Filtro_Avanado, selecione o indicativo das linhas 1 e 2, esta rea onde est o nosso critrio que no caso Suporte. 7. D um clique no boto OK, observe que o MS-Excel mostra todas as ocorrncias em que consta o item Suporte na coluna Produto e oculta as demais linhas. Para especificar mltiplos critrios para diferentes colunas, insira todos os critrios na mesma linha do intervalo de critrios, por exemplo, podemos pedir um critrio que mostre todas as linhas que tenham cidade de So Paulo e o produto como Suporte. Caso voc esteja realizando mais de uma pesquisa copiando dados para a mesma rea, no h necessidade de limpar o resultado da pesquisa anterior. O MS-Excel se encarregar de fazer isto por voc, como veremos abaixo: 1. Abaixo de Cidade digite: So Paulo e execute os passos como acima. 2. Observe que o Ms-Excel mostra todas as ocorrncias em que consta o campo Cidade como: So Paulo e o campo Produto como: Suporte. 3. Para exibir todos os dados novamente, selecione no menu Dados o comando Filtrar e o subcomando Mostrar tudo. Filtrando Dados em outra Planilha 1. Ao filtrar dados para outra planilha, a planilha de destino sempre dever estar ativa, no nosso caso a planilha de destino : Filtro_Avanado. Abaixo de Supervisor digite: Paulo Pinheiro. Abaixo de Cidade digite: Natal Abaixo de Produto digite: Suporte.
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2. Na planilha Filtro_Avanado solicite o Filtro_Avanado e habilite a opo Copiar para outro lugar, assim a opo Copiar para estar habilitada para uso. 3. Ainda na caixa de dilogo Filtro Avanado, em Intervalo de lista entre com o nome do intervalo que no nosso caso Banco_de_dados. 4. Em Intervalo de critrios selecione o intervalo de critrios. 5. Agora informe em Copiar para, o local onde ser iniciada a cpia dos dados, d um clique na clula selecione A10. 6. D um clique em OK e observe o resultado obtido. Aps o procedimento acima, o MS-Excel colocar automaticamente nomes nas reas de critrios e extrao, como: Critrios e rea_de_extrao respectivamente. Para exibir as linhas que atendam a um ou mais critrios, especifique uma seqncia de diferentes critrios para diferentes colunas. Quando voc coloca critrios na mesma linha tem-se a condio E, quando voc coloca em linhas diferentes tem-se a condio OU. 1. Na planilha Filtro_Avanado, na rea de critrios faa como na figura abaixo:
2. Na planilha Filtro_Avanado, solicite o Filtro Avanado e habilite a opo Copiar para outro local. 3. Ainda na caixa de dilogo Filtro Avanado, em Intervalo da lista entre com o nome do intervalo que no nosso caso : Banco_de_Dados. 4. Em Intervalo de critrios, arraste na planilha para informar o novo intervalo de critrios. 5. Em Copiar para, d um clique na clula A10 e clique em OK. Observe os dados que o MS-Excel trouxe todas as ocorrncias em que tenham Paulo, Natal e Suporte. 6. Para finalizar, feche o arquivo e salve as alteraes.
Criando Subtotais na Tabela

O MS-Excel 2000 permite calcular rapidamente um subtotal para as colunas selecionadas e inserir linhas de subtotais na tabela ativa. O MS-Excel insere uma linha de subtotal a cada mudana na coluna selecionada e uma linha de total geral no final da lista. 1. Utilizando a pasta de trabalho VENDAS.XLS, classifique sua tabela, no menu Dados selecione o comando Classificar, utilizando para o nosso exemplo a coluna: Supervisor em ordem ascendente. Deste modo no vamos geral linhas ou colunas de subtotais desnecessrios. necessrio que a tabela apresente rtulos de coluna na primeira linha, para ativarmos o recurso de Subtotais, devemos selecionar qualquer clula da tabela: 2. Selecione no menu Dados o comando Subtotais e voc ter a seguinte caixa de dilogo:
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3. Em A cada alterao em:, especifique a coluna que contm os grupos para os quais voc quer os subtotais, clique sobre a seta drop-down para selecionar outra coluna, certifique-se de que a coluna selecionada a coluna que foi utilizada para classificar a lista, no caso Supervisor. Na caixa Usar funo: defina qual a funo que os subtotais utilizaro para as linhas de totais. Pela definio padro, o MS-Excel usar a funo Soma para valores numricos, ou a funo Cont.Valores para valores de texto. O Subtotais aparecero logo abaixo da coluna anteriormente selecionada na caixa Adicionar subtotal a:, que calcula os subtotais utilizando a funo selecionada. As funes que o MS-Excel disponibiliza para calcular as colunas so: Funo Descrio A soma dos itens O nmero de valores no vazios. A mdia dos itens no grupo de subtotais. O maior valor numrico no grupo de subtotais. O menor valor numrico no grupo de subtotais. O nmero de registros ou linhas que contenham dados numricos no grupo de subtotais. Cont.Num Conta as clulas onde existem valores numricos. DesvPad Uma estimativa do desvio padro de uma populao com base em uma amostra, onde o grupo de subtotais a amostra. DesvPadp O desvio padro para uma populao, onde o grupo de subtotais a populao inteira. Var Uma estimativa da varincia para uma populao com base em uma amostra, onde o grupo de subtotais a amostra. Varp A varincia para uma populao, onde o grupo de subtotais a populao inteira. Em Usar funo selecione a funo Soma, e em Adicionar subtotal a selecione Previsto e Realizado. D um clique no boto OK. Na caixa Adicionar subtotal a especifique a coluna em que deseja exibir o subtotal. Pode-se selecionar mais de uma coluna par obter o resultado de subtotal, porm somente com a mesma funo. Na caixa Substituir subtotais atuais, pode-se substituir todos os subtotais na lista por novos subtotais selecionados. Deve-se limpar esta caixa de verificao para manter os subtotais atuais e inserir novos subtotais, deste modo cria-se quebras diferentes ou utilizam-se funes diferentes como Soma para uma coluna e Contagem para outra. Na caixa Quebra de pgina entre grupos, insira automaticamente uma quebra de pgina antes de cada grupo de dados que apresente um subtotal, facilitando deste modo impresso do relatrio. Selecione no menu Dados o comando Subtotais e clique na opo Remover todos, remova todos os subtotais da tabela atual, devolvendo-a como uma tabela comum. Em seguida solicite um outro subtotal, desabilite a opo Substituir Subtotais Atuais, desta forma voc estar conversando o anterior, e para definir o nmero de pedidos de cada Supervisor, em Usar funo selecione Cont.Valores e Quebra de pginas entre grupos. Localize as clulas no final da tabela e observe o resultado obtido, veja que foi inserida a funo Subtotal nas colunas Previsto e Realizado. Soma Cont.Valores Mdia Mximo Mnimo Mult
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8. Solicite o comando Visualizar impresso para ver como o MS-Excel gerar os relatrios. 9. Para retirar as linhas de subtotais, selecione no menu Dados o comando Subtotais e o boto Remover todos e o MS-Excel remover automaticamente todas as linhas de subtotais que foram criadas na Planilha ativa. Utilizando o Comando Subtotais e o AutoFiltro Outra forma de visualizar os subtotais da tabela adicionando o recurso AutoFiltro. 1. Utilizando a pasta de trabalho VENDAS.XLS, classifique os dados com base na coluna Supervisor, clique em uma clula na Planilha Dados_de_Vendas. 2. No menu Dados, selecione o subcomando Subtotais, em A cada alterao em selecione Supervisor, em Usar funes, mantenha a funo Soma e em Adicionar subtotal a, mantenha selecionado Previsto e Realizado, clique no boto OK. 3. No menu Dados, selecione Filtrar e o subcomando AutoFiltro, para melhor visualizar d um clique na clula A2 e no menu Janela, selecione Congelar painis para congelar os ttulos. 4. Utilizando as setas drop-down, na coluna Produtos e Cidade, faa algumas alteraes e veja que a cada alterao as clulas que exibem os subtotais so atualizadas com base nos dados filtrados. 5. Para finalizar remova o Subtotais e tambm o AutoFiltro e no menu Janela selecione Descongelar painis.
Trabalhando com Relatrio de Tabelas e Grficos Dinmicos

Um dos melhores, talvez melhor, recurso que o MS-Excel apresenta para os seus usurios o Relatrio de Tabelas e Grficos Dinmicos, que permite a apresentao dos dados de diversas formas, a partir de uma mesma base de informao e o que mais importante, de um nico relatrio. Um relatrio de Tabelas e Grficos Dinmicos uma tabela interativa de planilha, utilizada para resumir e analisar dados de uma lista ou tabela j existente. Colunas ou linhas de sumarizao ou dados podem ser invertidas, automaticamente, pelo usurio, criando novas verses de relatrios em frao de segundos. Um exemplo prtico deste tipo de funcionalidade estruturar um relatrio de vendas por Vendedor e por Produtos. Caso queira visualizar os dados por Produtos e por Vendedor (ou Cliente), ser necessria a elaborao de um outro relatrio, cdigo adicional, etc. Com a Tabela Dinmica do MSExcel basta inverter, com o auxilio do mouse, a posio destas duas colunas, e pronto, o resultado est disponvel para consulta. Podem-se atualizar as informaes de um Relatrio de Tabelas e Grficos Dinmicos sempre que forem feitas modificaes nos dados fontes. Os dados fonte permanecem intactos, independente as alteraes de posies de colunas ou linhas realizadas no Relatrio de Tabelas e Grficos Dinmicos continuam na planilha onde voc a criou. Este recurso oferece uma maleabilidade na apresentao dos dados que no encontramos recursos similares em outros aplicativos, mesmo as outras verses de Planilhas Eletrnicas de Clculo. Vamos a um exemplo prtico. Abra o arquivo VENDAS.XLS que se encontra na pasta de trabalho. Observe os dados na planilha ODL. Esta planilha apresenta o resultado das vendas, por vendedor. Aparentemente no existe nada de errado com a planilha, exceto quando voc, ou algum, desejar os resultados por Cliente ou por Produto. Isto significa
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reorganizar toda a planilha para obter o resultado desejado. E isto demanda tempo e pacincia (em muitos casos). Voc pode resolver estes problemas, criando uma Tabela Dinmica utilizando o Assistente, uma seqncia de 04 (quatro) caixas de dilogos interativas que o guia pelas etapas de localizao e recuperao dos dados que voc deseja analisar. O Assistente de tabela dinmico e grfico dinmico tambm permite que voc defina como deseja organizar uma Tabela dinmica utilizando rtulos de linha e de coluna e como deseja apresentar os dados nos campos. Voc pode criar uma Tabela dinmica a partir de dados fonte que residem em: Uma lista ou um banco de dados do MS-Excel. Um banco de dados externo, como uma tabela ou arquivo criado em um aplicativo, ou sistema de gerenciamento de banco de dados externo ao MSExcel, como por exemplo, MS-SQL Server, MS-Access, Oracle, Sybase, etc. Vrios intervalos de consolidao de dados em planilhas do Ms-Excel. Outra Tabela Dinmica na mesma pasta de trabalho. Uma vez criada a Tabela Dinmica, voc pode organizar, reorganizar e analisar os dados arrastando e soltando os campos na Tabela Dinmica. Tambm possvel incluir subtotais, modificar a funo de resumo de um campo, alterando a funo de soma pela mdia, valor mximo, mnimo, ou selecionar clculos personalizados para a Tabela Dinmica. Criando uma Tabela Dinmica Para montar, basta selecionar qualquer clula que contenha os dados da sua tabela e utilizar o Assistente de Tabela Dinmica e Grfico Dinmico. 1. Na pasta de trabalho VENDAS.XLS selecione a planilha Dados_de_Vendas. Nesta planilha voc encontra uma base de dados de vendas com 7 campos de dados. 2. Para iniciar o processo de montagem da Tabela dinmica deve-se inicialmente, manter ativa a Planilha ou Pasta de trabalho que contm a tabela de dados que se quer utilizar para a criao da Tabela Dinmica. Um detalhe importante: remova todas as frmulas de soma, os subtotais e filtros da tabela antes de criar uma Tabela Dinmica. 3. No menu Dados selecione o comando Relatrios de tabela e grfico dinmicos e voc ter a caixa de dilogo Assistente de Tabela dinmica e Grfico dinmico, apresentada na figura abaixo:
Neste passo voc deve selecionar a origem dos dados. Temos as quatro alternativas j citadas no artigo. Neste exemplo inicial, vamos utilizar uma base de dados oriunda de uma planilha do MS-Excel (Banco de Dados ou lista da Microsoft Excel).
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4. Um clique no boto Avanar > da caixa de dilogo e voc ter a segunda etapa, que permite especificar o intervalo de Banco de Dados ou lista do MS-Excel que voc deseja usar.
5. Em Intervalo voc define o nome da Planilha e/ou intervalo de clulas ou seleciona o intervalo na planilha. Se a tabela de origem estiver em outra Pasta de trabalho, utilize o boto Procurar ou digite o nome, usando a seguinte sintaxe: [Pasta de Trabalho]nome da planilha!intervalo Se voc selecionar uma clula na tabela antes de iniciar o comando Relatrio de Tabelas e Grficos Dinmicos, o MS-Excel inserir o intervalo automaticamente. No boto Procurar..., o MS-Excel exibe a caixa de dilogo Localizar para que voc possa selecionar a Pasta de Trabalho que contm a tabela desejada. 6. Aps selecionar a pasta de trabalho, digite o nome da planilha e o intervalo desejado. Este procedimento necessrio para que o MS-Excel saiba onde a sua pasta de trabalho est arquivada para realizar posteriormente o trabalho de atualizao de dados mesmo que a pasta de trabalho com a origem dos dados esteja fechada. Lembramos que a Caixa de Dilogo da Etapa 2, que foi detalhada, refere-se a escolha de Banco de Dados ou lista do MS-Excel feita na primeira etapa. Caso tenha escolhido outra opo, esta etapa ser diferente. Observe que o MS-Excel apresentou automaticamente o nome Banco_de_dados nesta etapa. Ele detectou o nome a partir da clula selecionada na planilha. Este nome de rea j havia sido criado anteriormente, para facilitar o trabalho de manuteno. Todas as vezes que a base de dados for alterada no nmero de linhas, mais conveniente alterar o intervalo da rea ao invs de alterar todas as frmulas que dependem deste intervalo para apresentar o valor correto. 7. Um clique no boto Avanar > da caixa de dilogo e voc ter a prxima etapa, representada pela figura abaixo:
Nesta caixa de dilogo dever ser definido se a tabela dinmica ser exibida em uma nova planilha ou na planilha existente. Selecione Nova planilha. 8. O boto Layout permite projetar a tabela dinmica. O lado direito da caixa de dilogo contm botes que representam os campos na tabela de origem.
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A figura na caixa de dilogo representa a rea dinmica, com sees para os campos da Linha, campos de Coluna e campos de Pgina assim como uma rea de dados para os dados resumidos Dados. Na parte superior da caixa de dilogo temos um pequeno descritivo do significado de cada rea da Tabela dinmica. Obs.: Quando voc selecionar a opo Vrios intervalos de consolidao na primeira etapa, os nomes de campo apresentados nesta etapa sero genricos. 9. Arraste os campos relacionados no lado direito da tela para as posies indicadas conforme a figura abaixo, deste modo teremos a mesma estrutura de Tabela Dinmica:
10. Um clique no boto OK para fechar esta caixa de dilogo. 11. Clique no boto Opes para outras definies da Tabela Dinmica.
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12. Definidos os padres solicitados nesta tela, clique no boto Ok nesta caixa de dilogo para retornar ltima etapa. 13. Clique no boto Concluir. Ser apresentada a Tabela, conforme abaixo:
Deste modo, voc obtm a Tabela dinmica com todas as informaes resumidas e concentradas da maneira solicitada. Observe os campos de quebra de pgina Data, Supervisor, Cliente e Cidade. Eles apresentam a mesma funcionalidade que os botes drop-down do AutoFiltro, podem fazer os teste que quiserem. Voc tambm poder redefinir a distribuio dos campos pela Tabela Dinmica simplesmente arrastando o boto cinza indicativo do campo para o local desejado, invertendo posies de botes de campo de coluna com linha ou ento de pgina. Assim voc poder obter resultados diferentes com a mesma Tabela Dinmica. A posio padro de apresentao das informaes dos campos de dados da Tabela Dinmica na vertical, ou seja, um abaixo do outro. Caso voc queira apresentar os dados de Previsto e Realizado, um ao lado do outro, na posio horizontal, basta arrastar o Campo Data um pouco para a direita. Observe o cone que ser exibido temporariamente, direita do ponteiro do mouse. uma pequena tabela que indica a posio vertical ou horizontal dos dados. Se voc observou, quando a Tabela Dinmica foi criada, uma nova barra de ferramentas surgiu na tela. a barra de Ferramentas Tabela dinmica. 14. Para obter um novo relatrio, clique sobre o campo Supervisor, que est no campo superior esquerdo da planilha e arraste at o lado esquerdo do campo Produto. Ao soltar o boto esquerdo do mouse voc ter o relatrio reorganizado, conforme mostra a ilustrao a seguir:
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15. Voc pode experimentar o tipo de agrupamento que desejar. Arraste o campo Supervisor imediatamente a direita do campo Produto... pronto voc tem um novo tipo de relatrios em mos e sem muito trabalho para chegar ao resultado desejado. Qualquer um dos campos indicados em cinza na Tabela Dinmica, exceto o campo Data pode ser trocado de posio entre as reas da Pgina, linha e Coluna. Estas reas foram indicadas inicialmente no Assistente de Tabela dinmica e Grfico de dinmico, no passo 3 do mesmo. 16. Vamos organizar um outro tipo de relatrio. Devolva os campos de Supervisor e Produto para a rea Pgina. Traga para a rea de linha da Tabela Dinmica o campo Data. 17. Podemos criar algumas vises de agrupamento de dados, mesmo aquelas que no estavam previstas na base de dados. Selecione qualquer clula do campo de data, no menu Dados selecione Organizar estrutura de tpicos e ainda a opo Agrupar. Ser exibida a caixa de dilogo Agrupamento:
Nesta caixa voc pode agrupar itens de data ou de hora em uma Tabela Dinmica, em perodos especficos. O MS-Excel seleciona automaticamente os menores e maiores valores entre os itens. Voc pode selecionar outros itens ou criar seus prprios intervalos se for necessrio. Os itens selecionados devem estar em um formato de data ou hora vlidos para o MS-Excel. Na caixa Iniciar em voc define o primeiro item desejado no grupo e em Finalizar em voc define o ltimo item desejado no grupo. Na caixa de listagem Por selecione um ou mais perodos de tempo para os itens no grupo. Em Nmero de dias voc define o nmero de dias desejado em um intervalo (por exemplo, perodos de 10 dias). Esta opo s se torna disponvel ao selecionar a opo Dias, na caixa de listagem Por. 18. Para o nosso caso, selecione o agrupamento Meses e observe o resultado no relatrio. 19. Repita o procedimento, selecionando o agrupamento por Meses e Anos e observe a diferena. 20. Para retirar o agrupamento realizado, selecione antes uma clula qualquer que tenha o indicativo de ms ou ano e clique na opo Desagrupar do menu Dados e selecione o comando Organizar estrutura de tpicos. Seu relatrio voltou a exibir os dados por data de venda e no mais agrupados. Voc tambm pode solicitar a classificao dos dados e outros tipos de agrupamento de informaes. O boto Agrupar tambm pode ser utilizado para campos de texto. Voc pode solicitar atualizao dos dados em relao origem, clicando no boto Atualizar dados na barra de ferramentas.
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Interagindo com a Tabela Dinmica O que permite o dinamismo neste tipo de tabela o fato de que os campos podem estar em orientaes diferentes, permitindo assim uma melhor organizao dos dados, conforme a necessidade e o tipo de anlise que ser efetuada, atravs de variadas visualizaes dos dados. Pode-se, por exemplo, criar subtotais para determinados campos classificados, classificar dados, criao de campos calculados, enfim, existe uma enorme flexibilidade em se obter uma viso dos dados, que permitir uma anlise mais favorvel e compreensiva. Reagrupe novamente os campos da tabela dinmica, de tal modo que o campo Supervisor desa para o campo de linha e mantenha os demais campos em pgina. Se voc quiser saber qual foi o Supervisor que mais vendeu, basta selecionar qualquer uma das clulas que tenha o resultado de Realizado e clique na opo Classificar no menu Dados e observe o resultado. Alterando o Tipo de Clculo dos Dados Quando criamos uma tabela dinmica, a funo Soma aplicada como padro para os dados que possuem contedo numrico e a funo de Cont.Valores para outros tipos de dados. Entretanto, possvel alterar a funo de clculo para uma outra categoria como, por exemplo, Mdia. Para tanto, basta selecionar o campo Dados que se deseja alterar e definir a nova funo desejada. Suponha agora que voc queira saber a quantidade de itens vendidos por caso Supervisor, ao invs do valor vendido. Altere a funo do campo Realizado de Soma para Cont.Valores da seguinte forma: 1. Selecione uma clula que faa referncia ao campo Realizado. 2. Clique no boto Configuraes de campo na barra de ferramentas Tabela dinmica. 3. Na caixa de dilogo representada abaixo, na lista Resumir por selecione a funo Cont.Valores. 4. Clique no boto OK da caixa de dilogo e observe que os dados de Realizado agora apresentam o nmero de vendas realizadas por Supervisor e no mais os resultados do total financeiro vendido. 5. Volte para a funo Soma o campo realizado para que possamos continuar com os exerccios. Criando um campo Calculado Outro recurso disponvel ao trabalhar com uma tabela dinmica a possibilidade de criao de campos calculados. Um campo calculado o resultado de uma operao que feita com base nos valores de outros campos da tabela, atravs da aplicao de frmulas. Normalmente este tipo de informao no est presente na base de dados e esta informao necessria no relatrio. Para o nosso exemplo, gostaramos de apresentar o Desempenho de vendas de cada Supervisor, apresentando um resultado percentual de quanto cada Supervisor conseguiu cumprir da sua meta. 1. Na barra de ferramentas Tabela Dinmica, clique no boto Tabela Dinmica e em seguida clique na opo Formulas e escolha Campo Calculado. A caixa de dilogo Inserir campo calculado ser exibida:
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Nome do campo calculado que est sendo criado. Expresso que determina o contedo do novo campo. Campos existentes na tabela que podero ser utilizados na construo da frmula. Inserir Campo Insere o campo selecionado na frmula. Adicionar Adiciona o novo campo criado lista de campos. Excluir Exclui o campo selecionado da tabela. 2. Nomeie o novo campo como Desempenho. 3. No campo Frmula, digite a seguinte expresso: =Realizado/Previsto. Para escrever a frmula voc pode utilizar o boto Inserir Campo. Com isso minimiza-se a possibilidade de erro na montagem da frmula. 4. Clique no boto OK e observe o resultado. 5. Salve o arquivo para poder continuar o trabalho Como voc pode ter observado, o recurso da Tabela Dinmica do MS-Excel muito prtico e apresenta um volume muito grande de recursos. Neste tpico estamos apresentando somente alguns dos muitos efeitos pirotcnicos que a Tabela dinmica pode oferecer. Nome Frmula Campos Criando um Grfico Este novo recurso permite mostrar grfico a partir dos resultados da Tabela Dinmica. Para poder observar melhor o resultado, siga os passos: 1. Para elaborar o grfico, arraste o campo Supervisor para a linha da Tabela dinmica e mantenha os dados de vendas Previsto e Realizado. 2. Clique no boto Assistente do grfico da barra de ferramentas Tabela dinmica. Neste momento ser exibido o grfico referente aos valores solicitados. A partir dele podero ser feitas todas as alteraes com os recursos disponveis nos grficos do MS-Excel. Veja a figura abaixo:
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Microsoft Query
Outra possibilidade que o MS-Excel oferece para elaborar uma tabela dinmica a busca das informaes diretamente na base de dados, sem a necessidade de copiar as informaes para a planilha para depois gerar a tabela dinmica. Para realizar esta tarefa pode-se utilizar o MS-Query. O MS-Query um aplicativo visualizador de banco de dados, que proporciona um fcil acesso a vrios formatos de banco de dados, podendo ser usado como um programa independente ou como um suplemento para o MS-Office. Quando usado como um programa independente, voc pode exibir e manipular arquivos de banco de dados na janela Microsoft Query. A tabela abaixo lista alguns dos formatos compatveis com o MS-Query, que dependem diretamente dos controladores ODBC instalados. Tipo de Banco de Dados Descrio Access 1.0, 1.1, 2.0, 7.0, 8.0 e 9.0 Dbase III, IV e 5.0 Excel 3.0, 4.0, 5.0, 7.0, 8.0 e 9.0 FoxPro 2.0, 2.5 e 2.6 Paradox 3.x, 4.x e 5.x SQL Server 1.1, 4.2, 6.0, 6.5, 7.0 e 2000 e Sybase 4.2 e posteriores. ODBC ODS Gateway Texto Para o nosso exerccio usaremos o arquivo BASE.MDB, que se encontra na pasta de trabalho. Este arquivo contm 5 tabelas de dados. As tabelas apresentam as seguintes informaes: Tabela Descritivo Cliente Pedidos Produtos Funcionrios Tabela dos Clientes da Empresa Tabela com a relao de pedidos realizados pelos Clientes. Tabela com todos os Produtos comercializados pela Empresa. Tabela com os nomes dos Funcionrios do Depto de Vendas. Esta informao ser til se voc desejar acumular informaes para pagamento de comisso. Fornecedor Tabela com informaes sobre os seus Fornecedores. Esta informao ser til se voc desejar saber como esta a sua distribuio de vendas por Fornecedor, etc. A figura abaixo apresenta todos os campos das tabelas com os seus respectivos relacionamentos:
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Vamos iniciar a montagem de uma nova tabela dinmica, com dados oriundos de uma base de dados em MS-Access (Arquivo BASE.MDB). 1. Inicialmente abra uma nova pasta de trabalho e no menu Dados, selecione Relatrio de tabela e grfico dinmicos. Nesta etapa, selecione a opo dos dados Fonte de dados externos, para ativar o MS-Query e buscar os dados em um arquivo no formato MDB:
2. Clique em avanar para ativar a etapa 2 do Assistente da tabela dinmica e voc ter a caixa de dilogo:
3. Clique no boto Obter dados... para ativar o MS-Query e iniciar a pesquisa. A caixa de dilogo abaixo ser exibida:
4. Na caixa de Escolher a fonte de dados selecione a opo <Nova fonte de dados>. Utilize este recurso para criar um nome prprio de acesso, facilitando a identificao e posterior uso, ao invs de simplesmente indicar que voc ir acessar um banco de dados MS-Access. Em seguida, d um clique no boto OK. A caixa de dilogo Criar nova fonte de dados ser exibida, conforme apresenta a figura a seguir:
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5. Na caixa de dilogo Criar nova fonte de dados clique no campo identificado com o nmero 1 e digite um nome para a fonte de dados que est criando. Para esse exemplo, digite Desempenho de Vendas. 6. Aps ter definido em nome para a base de dados, a caixa identificada com o nmero 2 foi habilitada. Nela, defina qual o driver que ser utilizado para o acesso a base de dados. Nesse exemplo, selecione na lista a opo Driver do Microsoft Access (*.mdb). 7. No item 3, d um clique no boto Conectar e o MS-Query ir apresentar a caixa de dilogo Configura ODBC para Microsoft Access onde voc definir os parmetros relativos base de dados utilizados. 8. Clique no boto Selecionar e direcione para a sua pasta de trabalho e aponte para o arquivo BASE.MDB. Uma vez selecionado o arquivo, d um clique no boto OK. O resultado da indicao do arquivo de dados est sendo apresentado da Figura abaixo:
9. Uma vez que voc j selecionou o arquivo desejado, clique no boto OK da caixa de dilogo Configura ODBC para Microsoft Access e voc ter novamente a caixa de dilogo Escolher a fonte de dados (a caixa de dilogo inicial) como mostra a figura abaixo: Isto significa que a base de dados foi selecionada corretamente.
Observe que a caixa de dilogo j trouxe selecionada a opo Desempenho de Vendas. 10. Mantenha a opo Desempenho de Vendas selecionada e clique no boto OK da caixa de dilogo Escolher a fonte de dados. A caixa de dilogo Assistente de
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consulta Escolher Colunas ser exibido para que voc possa determinar quais campos (ou colunas) das tabelas de dados voc utilizar para a sua consulta.
11. Para exibir os campos de cada tabela disponvel, d um clique no sinal de mais que est esquerda no nome da mesma e os campos sero exibidos. Selecione o campo desejado para a consulta e ento, clique no boto > para adicionar o campo na lista Colunas em sua consulta. Voc pode transferir o nome do campo dando um duplo clique sobre o mesmo. Observe que ao selecionar o nome, ele deixa de fazer parte da relao tabelas e colunas disponveis. Os campos que sero selecionados de cada tabela so: Tabela Campo Descritivo Apresenta a data do pedido. Apresenta a quantidade que o Cliente solicitou no Pedido. Clientes Empresa Apresenta o nome da Empresa que solicitou o Pedido. Estado Apresenta o Estado da Empresa. til para efeito de estatstica de distribuio de venda por Estado. Produtos Categoria Apresenta a Categoria do Produto solicitado. Produtos Apresenta o nome do Produto solicitado. PreoUnitario Apresenta o Preo Unitrio do Produto solicitado. Fornecedores NomeFornec Apresenta o Nome do Fornecedor. til para efeito de estatstica para apresentar o perfil dos seus Fornecedores. Funcionrios NomeFunc Apresenta o Nome do Funcionrio que realizou a Venda. Informao til para levantamento de dados para pagamento de comisso. Alguns aplicativos como o MS-Access utilizam o termo tabela para o local onde armazenam os dados, outros aplicativos como o MS-Excel e aplicativos baseados em texto usam o termo arquivo, o MS-Query, recupera os dados como tabelas. 12. Clique no boto Avanar para avanar at a prxima etapa da criao da consulta. O MS-Query exibe a janela Assistente de consulta filtrar dados, conforme mostra a figura abaixo: Pedidos DataPedido QtPedido
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13. Aqui voc definir critrios para filtrar os dados conforme a necessidade. Para isso, basta selecionar o campo de coluna na qual desejar aplicar o filtro e, em seguida, definir os critrios atravs das caixas de combinao exibidas do lado direito da janela. Neste ponto de nosso exemplo, no iremos definir nenhum tipo de critrio de seleo de dados, portanto, clique sobre o boto Avanar para prosseguir. 14. Na caixa de dilogo Assistente de consulta ordem de classificao defina os critrios para classificao dos dados que est extraindo da base de dados. Estabelea at trs chaves de classificao para os dados. Em nosso exemplo, estaremos classificando os dados pelo nome da Empresa e, em seguida pelo nome do Produto, caso tenhamos mais de um registro da mesma empresa, com mostra a figura abaixo:
15. Clique no boto Avanar para a etapa final do Assistente de consulta.
Onde: Retornar dados ao Microsoft Retornar os dados conforme a configurao efetuada na consulta para a planilha do MS-Excel. Excel Exibir dados ou editar Permite a visualizao dos dados ou a edio dos consulta no Microsoft Excel parmetros da consulta atravs do MS-Excel. Criar um cubo OLAP a partir A partir desta opo, o MS-Excel cria o OLAP Cube para esta consulta. desta consulta Salva as configuraes da consulta criada. Salvar consulta... 16. Para o nosso exerccio selecione a opo Exibir dados ou editar consulta no Microsoft Query e clique no boto Concluir. Vamos apresentar a tela do MS-Query e aprender a incluir um novo campo de dados, para posteriormente finalizar a consulta.
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17. Nossa base de dados no apresenta o campo com o valor total de venda de cada produto (apresenta o Preo Unitrio e a Quantidade Pedida). No MS-Query podemos adicionar um campo apresentando esta informao. No Menu Registros, selecione a opo Adicionar colunas... para adicionar um novo campo de dados (calculado). Em Campo indique qual a operao matemtica que deseja realizar. No nosso exerccio ser a seguinte frmula: Pedidos.QtPedido*Produtos.PrecoUnitario. Em Cabealho da coluna digite Total do Pedido. Uma vez realizadas as indicaes na caixa de dilogo, clique no boto Adicionar e o MS-Query incluir o campo no final da tabela. 18. Com os dados todos estruturados, retorne para o MS-Excel. No Menu Arquivo selecione a opo Retornar dados ao Microsoft Excel. Deste modo, retorne para o Assistente de tabela dinmica e grfico dinmico, na etapa 2 e 3. Clique no boto Avanar > para acessar a etapa 3 de 3. 19. Nesta etapa, faa a opo para obter uma nova planilha ou utilizar a planilha ativa. 20. D um clique no boto Layout para definir a distribuio dos dados no Assistente de tabela. Nesta etapa distribua os campos pelas reas de Pgina, Linha e Dados conforme indicado na figura abaixo:
21. D um clique em OK e retorne a etapa 3 de 3 e d um clique no boto Concluir. Como resultado final voc pode incluir um campo calculado apresentando o valor de comisso que ser pago para cada pedido. Os demais procedimentos voc j conhece. Arraste os campos nas suas posies e consulte o resultado gerado. Classifique a informao do modo que desejar. Gere outros tipos de totalizadores, como por exemplo, mdia vendida, quantidade de pedidos, etc. Podem-se obter os seguintes relatrios:
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Venda por Estado Por Empresa Por Categoria de Produto e Empresa Por Funcionrio Por Fornecedor de Produtos Por Perodo de Vendas (com sazonalidade) e muito mais... 22. Voc est com dvidas a respeito de algum dado apresentado? Voc no concorda com o valor total apresentado na categoria Bebida? No tem problema, voc no precisa voltar para a sua aplicao em MS-Access para saber quais so os registros que geraram a informao do volume de vendas de Bebidas. Basta voc dar um duplo clique sobre o campo de Soma de QtPedido e o MS-Excel apresentar o recurso de drilldown, isto , ser criada uma nova planilha na pasta de trabalho ativa, com todos os registros da sua base de dados que geraram a informao desejada. Basta consultar. Como voc pode observar, os recursos apresentados pelo Assistente de tabela do MS-Excel so muito grandes e oferecem uma maleabilidade muito grande para obter os resultados desejados. Basta ter conhecimento da base de dados que estejam trabalhando e um pouco de criatividade para elaborar os melhores relatrios que podem ser feitos. Lembre-se que todos estes recursos esto disponveis aos usurios sem a necessidade de recursos de macro programao.
Importando um Arquivo no Formato Texto

O MS-Excel possui um timo recurso para importao de arquivos tipo texto. Para este procedimento podem-se utilizar o Assistente de importao de texto, o assistente conduz todo o processo de forma muito simples. Importe o arquivo FRIOS.TXT para o Excel. 1. No menu Arquivo selecione Abrir ou clique no boto correspondente na barra de ferramentas. 2. Na caixa de abertura de arquivo clique na caixa Arquivos do Tipo e selecione a opo Arquivos de textos. 3. Abra ao arquivo FRIOS.XLS e voc ter a caixa do Assistente de importao de texto etapa 1 de 3.
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4. Na etapa 1 do Assistente de importao de texto, a opo Delimitado, significam que os itens de cada linha que devem ser colocados em colunas diferentes so separados por caracteres especficos como vrgulas, ponto-e-vrgulas ou espaos. A opo Largura fixa exibir o posicionamento sugerido para as quebras de coluna, onde voc poder reajust-las arrastando as linhas de quebra. 5. Mantenha a opo Delimitado selecionada, d um clique no boto Avanar e voc ter a caixa de dilogo Assistente de importao de texto etapa 2 de 3.
Onde: Considerar delimitadores Dois delimitadores separados por um espao em branco sero interpretados como uma nica quebra consecutivos com um s de coluna veja abaixo o exemplo: Caso o delimitador especificado for uma vrgula ( , ), Carlos,,Gomes tenha duas colunas, uma contendo Carlos e a outra contendo Gomes e esta opo seja cancelada, ento Carlos,,Gomes ter trs colunas: Carlos, espao em branco e Gomes. Em alguns dados, as aspas simples ou duplas so Qualificador de texto utilizadas para indicar quais os caracteres que devem ser tratados como texto, mesmo os caracteres que em outra situao seriam tratados como delimitadores, vejam abaixo o exemplo: Se voc selecionar a vrgula como caractere delimitador e as aspas duplas como qualificador de texto, o exemplo a seguir ter duas colunas, se voc selecionar a opo {nenhum} para o qualificador de texto, o exemplo ter trs colunas como: Gomes, Gerente, Venda. 6. Mantenha a opo Tabulao e d um clique no boto Avanar. 7. Na etapa 3 do assistente, pode-se alterar a maneira como o MS-Excel interpreta os dados em cada coluna como: nmeros, texto e datas:
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Converte valores numricos em nmeros, valores de datas em datas e todos os outros valores em valores texto. Texto Utilizado para nmeros de identificao longo, como nmeros de carto de crdito, que deveriam ser tratados como texto. Data Exibe os valores de datas nos formatos: DMA, MDA, AMD, MAD, DAM e ADM. Na opo No importar coluna (ignorar): evita que os dados da coluna selecionada sejam includos na planilha. Avanado Opo para formatar nmeros com separadores. 8. Observe que o assistente fornece uma prvia do arquivo, d um clique no boto Concluir e o arquivo aberto em formato de planilha, com os dados separados por colunas, inclusive com os nomes de campos, ajuste a largura das colunas e veja os resultados.
Onde: Geral
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INTRODUO AO MS-EXCEL ______________________________________________ 7

CONHECENDO OS RECURSOS DO MS-EXCEL ________________________________ 8

RECURSOS AVANADOS ________________________________________________ 20

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TRABALHANDO COM DADOS _____________________________________________ 53

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