Indicadores mantenimiento

Manual de Mantenimiento Preventivo Programado
Para poder dar seguimiento a la gestin de mantenimiento y a las condiciones de los equipos de los laboratorios ser necesario poder calcular indicadores. A continuacin presentaremos una lista de los principales indicadores a llevar dentro de los Institutos:
1. DESEMPEO DE DISPONIBILIDAD POR EQUIPO

La frmula de disponibilidad:
D=
Tiempo total Tiempo muerto total Tiempo total
x 100%
Frmula 3
2. TIEMPOS MUERTOS POR RECURSOS

Se calcula sumando la columna de tiempos muertos de la hoja de vida de equipo.
Tiempo Muerto Total
TM1 + TM2 + TM3 + ... + TMn Frmula 4 (Se extrae de Formulario 12)
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Este indicador nos dir cuales son los recursos que estuvieron fuera del servicio de los estudiantes el mayor tiempo. Y nos permitir poder tomar decisiones sobre reemplazos.
3. COSTOS DE MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS POR RECURSOS

Se calcula sumando la columna de costos totales de la hoja de vida tomando en cuenta de solo sumar los causados por mantenimientos preventivos.
Costo de Mantenimiento Preventivo
Sumatoria de Costos Mantenimientos Preventivos Frmula 5 (Se extrae de Formulario 12)
4. COSTOS DE MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS POR RECURSOS

Se calcula sumando la columna de costos totales de la hoja de vida tomando en cuenta de solo sumar los causados por mantenimientos correctivos.
Costo de Mantenimiento Correctivos
Sumatoria de Costos Mantenimientos Correctivos Frmula 6 (Se extrae de Formulario 12)
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5. NUMERO DE FALLAS POR AO POR EQUIPO
Nmero de fallas por ao
Sumatoria de Ordenes de Trabajo de Mantenimiento Correctivo
Frmula 7 (# rdenes de trabajo en expediente de equipo por ao)
6. COSTO DE MANTENIMIENTO MENSUAL POR EQUIPO

Costo de Mantenimiento mensual por equipo
Costos Preventivos + Costos Correctivos Frmula 8 (De Formulario 12)
7. COSTO DE MANTENIMIENTO ANUAL POR EQUIPO

Costo de Mantenimiento anual por equipo
Sumatoria del Costo Total por ao Frmula 9 ( De Formulario 12)
8. COSTO DE MANTENIMIENTO DE CICLO DE VIDA DEL EQUIPO

Costo de Mantenimiento de ciclo de vida de equipo
Sumatoria del Costo Total de todos los aos del equipo Frmula 10 (De Formulario 12)
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Como puede observarse la mayora de los indicadores se calculan utilizando el Formulario 12, de hoja de vida de los recursos. Naturalmente en el mundo del mantenimiento existen otros cientos de mediciones y Bench Markings para poder saber donde estamos con el mantenimiento. Para los 22 Institutos Tcnicos de APREMAT, con estos indicadores se puede llevar un seguimiento muy exacto del desempeo de todo el Sistema de Mantenimiento. Porque es importante saber el % de aprovechamiento de los recursos para los propsitos didcticos, lo cual como mencionado anteriormente, se extrae de la medicin de disponibilidad. Y tambin podemos conocer y clasificar los costos de mantenimiento por cada recurso separado por costos preventivos y correctivos. Estas mediciones de costos son fundamentales ya que nos demostrarn las grandes diferencias entre costos correctivos y preventivos. De estas se podr concluir que es mucho ms econmico y brindar muchos mayores resultados de aprovechamiento de recursos el mantenimiento preventivo que el correctivo. La idea es alejarnos cada da ms de los mantenimientos correctivos y acercarnos cada vez ms a los mantenimientos preventivos. Una buen prctica es ver como estamos hoy en da con estos indicadores y ver como con el tiempo los indicadores van mejorando.
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V. CAPTULO 5: PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO
Un procedimiento de mantenimiento es una coleccin de tareas especficas que se llevarn a cabo por un tcnico directamente sobre los recursos. Dentro de las principales responsabilidades tcnicas de la gestin de mantenimiento est la de lograr identificar acertadamente qu mantenimientos, con qu frecuencia, quin los debe realizar y cmo debe realizarlo para cada uno de los recursos. El conjunto de tareas a realizar por un tcnico en un momento especfico se conocen como procedimientos de mantenimiento. Es importante que a nivel tcnico todos manejemos el mismo vocabulario. Por lo que a continuacin definiremos los diferentes tipos de procedimiento a practicar en los recursos de los Institutos.
TIPOS DE PROCEDIMIENTOS:
1. MPBTF MANTENIMIENTO PREVENTIVO BASADO EN TIEMPOS FIJOS: Este es el mantenimiento que se planifica basado en una frecuencia especfica de tiempo. Ejemplo: mantenimiento de engrasado de una fresadora cada 7 das, 30, 90, etc.
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2. MPBCF MANTENIMIENTO PREVENTIVO BASADO EN CUENTAS FIJAS: Este mantenimiento que se planifica basado en una frecuencia de contadores o conteos. Ejemplo: mantenimiento a una planta elctrica cada 1000 horas de operacin. 3. MPBCO MANTENIMIENTO PREVENTIVO BASADO EN CONDICIONES DE OPERACIN (MANTENIMIENTO PREDICTIVO): Este es el mantenimiento preventivo que se puede realizar durante la operacin de la maquinaria, el cual consiste en identificar dentro de los equipos puntos de medicin como voltaje, temperatura, presin, etc. Estos puntos deben de trabajar en condiciones normales de operacin dentro de un margen de tolerancia determinado por su lectura mnima y su lectura mxima. El mantenimiento consiste en realizar lecturas en una frecuencia de tiempos especificas ya sea diariamente o semanalmente, y permitir detectar el momento en que las lecturas de estos puntos de operacin se salen o llevan una tendencia a salirse de los mrgenes normales de operacin. Y de esta forma poder anticipar las fallas y lograr reestablecer los recursos a sus condiciones normales de operacin. Ejemplo: la temperatura normal de un motor automotriz debe oscilar entre 170 a 190 grados centgrados. Se podra establecer una rutina de medicin diaria de esta temperatura. Cuando los usuarios van reportando que dicha temperatura se ha salido de los mrgenes de tolerancia es un indicativo que hay que tomar una medida correctiva en el equipo, como puede ser un cambio de aceite, agregar agua al radiador hasta sus niveles normales, calibrar un termostato, etc.
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4. MPBINSP MANTENIMIENTO PREVENTIVO BASADO EN INSPECCIONES: Este es un procedimiento de mantenimiento que contribuye a la prevencin de problemas. Este procedimiento consiste en realizar rutinas de inspeccin subjetivas (sensoriales) de los recursos. Es decir, realizar recorridos dentro de las instalaciones semanalmente llevando una libreta en la mano y verificando por condiciones generales de los recursos como pueden ser la limpieza del equipo, el buen manejo por parte de los usuarios, sonido, la presentacin, las condiciones elctricas, el orden alrededor del equipo, la iluminacin, etc. y poder reportar cualquier anomala.
5. MPHQD MANTENIMIENTO PREVENTIVO HASTA QUE SE DETERIORAN: En ciertos equipos y bajo ciertas circunstancias resulta ms econmico y prctico no brindar ningn mantenimiento preventivo a los equipos y deliberadamente dejar que estos funcionen durante su vida til hasta que abruptamente fallan y hasta ese momento reemplazar completamente la unidad o equipo. Ejemplo: un ejemplo tpico de esta clase de mantenimiento es la luminaria. En donde resultara ilgico decir que alguien va a cambiar los focos de su casa cada tres meses, sino que deliberadamente se espera hasta que el bombillo se queme para reemplazarlo. Esto puede suceder tambin en elementos de maquinarias de alta productividad y sofisticadas para las cuales resulta muy imprevisible prevenir las fallas.
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6. MCP MANTENIMIENTO CORRECTIVO PLANIFICADO: Es el que resulta de una solicitud de mantenimiento, para la cual la unidad de gestin de mantenimiento pueda anticipadamente identificar, planificar todo lo que sea necesario para regresar los equipos a sus condiciones normales de operacin. Es decir, que idealmente aunque los trabajos sean correctivos debe existir una previa planificacin sobre como debemos realizar los trabajos e idealmente consultar los manuales tcnicos. Ejemplo: Se puede observar que la acometida elctrica del instituto esta generando chispas por un falso contacto. Para la realizacin de dicha reparacin se planifica qu materiales se utilizarn, qu herramientas, qu dispositivos de seguridad, quin podr realizar el trabajo, y se programa para un da domingo en donde nadie se ver afectado por el corte voluntario de energa para realizar la reparacin.
7. MCNP MANTENIMIENTO CORRECTIVO NO PLANIFICADO: Este tipo de procedimiento debera ser la excepcin en el lenguaje tcnico se conocen como mantenimientos de emergencia. Este es el caso en donde el mecnico acta directamente sobre el equipo daado identificando la causa del problema y resolvindolo en el momento basndose exclusivamente en su experiencia tcnica y posteriormente reportndolo como u de las fallas ms na criticas dentro del Sistema de Mantenimiento. Cada vez que realizamos un trabajo correctivo no planificado es porque hemos fallado en nuestro plan de mantenimiento preventivo planificado.
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8. MIP MANTENIMIENTO INNOVATIVO PLANIFICADO: Un anlisis de fallas repetitivas en un mismo equipo propician una situacin para planificar una reparacin para que esta falla frecuente no vuelva a ocurrir jams. El Mantenimiento Innovativo nos lleva a planificar y modificar los recursos de tal forma que la falla no vuelva a ocurrir. Ejemplo: si tuviramos en una manguera de agua caliente una ruptura que se presenta intermitentemente con una frecuencia de 3 fallas por mes. La manguera siempre se reemplaza por una pieza original, se realiza el montaje siguiendo las instrucciones del fabricante, sin embargo el problema persiste. El mantenimiento innovativo nos lleva a que rediseemos este punto de ruptura y una solucin seria reemplazar la manguera plstica por una tubera metlica de tal forma que dicha falla nunca volver a ocurrir.
9. MPAnualizado (Conocido en nuestro medio como Overhaul). Este procedimiento es un mantenimiento mayor que se realiza aprovechando prolongados perodos de inactividad de la maquinaria. Estos procedimientos deben ser cuidadosamente planificados y realizados por personal especializado. En el caso especfico de los Institutos tcnicos, estos mantenimientos tienen que realizarse al finalizar del perodo escolar, es decir, cuando las maquinarias no
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estn al servicio de los estudiantes. Por lo general este tipo de mantenimiento incluye una inspeccin exhaustiva de todos los componentes de la maquinaria y el debido reemplazo de componentes defectuosos.
En periodo de vacaciones de fin de ao en los Institutos es una ventana de mantenimiento excelente para realizar trabajos mayores de mantenimiento, nuevas instalaciones, mejoras en la infraestructura y seguridad, etc.
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FUNCIONES DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO
A partir de este captulo se presenta la forma en que las unidades de gestin de mantenimiento de los Institutos deben seguir como lineamientos para la implantacin del Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado. El Sistema debe contar (pero no se limita) a las siguientes funciones principales:
1. Registro de Unidades 2. Plan de Mantenimiento Preventivo 3. Control y flujo de Ordenes de Trabajo 4. Control de Inventarios 5. Compras 6. Documentacin Tcnica 7. Anlisis y Retroalimentacin
Un Sistema de Mantenimiento Preventivo requiere la integracin y
organizacin de cientos de acciones y operaciones en trminos de QUE es lo que se tiene que hacer, CUANDO se tiene que hacer, COMO se debe de hacer y POR QUIEN debe ser hecho. Es necesario poder coordinar y procesar toda esta informacin. El presente manual describe la implantacin de un Sistema de Control Manual que a futuro podr ser la base de informacin de un Sistema Computarizado para la administracin de toda esta informacin. Las bases de un Sistema de Mantenimiento Preventivo es un levantamiento detallado de todos los recursos y de sus respectivos requerimientos de mantenimiento. Este trabajo puede ser realizado por los encargados de cada uno de los laboratorios, y/o con la ayuda de los proveedores de maquinarias o expertos en las diferentes reas tcnicas. Una vez se tiene toda esta informacin de los
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inventarios de recursos y sus requerimientos de mantenimiento, debe de existir un mecanismo para producir un calendario principal de todos los trabajos preventivos que deben realizarse. El calendario principal proveer informacin general de qu recursos, en qu fechas y qu procedimientos deben de llevarse a cabo. Este calendario principal provee una fotografa general del total de requerimientos de mantenimiento preventivo en un perodo anual y mensual. Una vez las fechas de los mantenimientos se van acercando, el planificador del mantenimiento extraer informacin adicional de la hoja tcnica del equipo y de la hoja del procedimiento estndar del mantenimiento para crear las Ordenes de Trabajo que sern las que se realizarn por los tcnicos encargados del mantenimiento. La actividad de generacin de las Ordenes de Trabajo derivadas del calendario principal se realiza una vez por semana. En la Orden de Trabajo debe de existir informacin sobre el equipo, el departamento al que pertenece, la fecha programada del mantenimiento, la ubicacin, el detalle de las tareas del procedimiento, los repuestos, la mano de obra, las herramientas, cualquier gasto miscelneo, y una casilla de control de tiempos muertos, tiempos de reparacin, contadores e informacin del personal que ejecuta el mantenimiento. El Sistema de Mantenimiento Preventivo tambin incluye instrucciones detalladas de cmo administrar los inventarios de repuestos, flujo y los niveles de autorizacin de compras, el soporte de mantenimiento por medio del material tcnico de los recursos y la retroalimentacin por el anlisis de indicadores de medicin del desempeo del mantenimiento de los recursos. En resumen, un Sistema de Mantenimiento Preventivo asegura que los trabajos planificados son realizados en el tiempo correcto, por las personas correctas en una forma correcta.
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INFRAESTRUCTURA:
El Sistema de Mantenimiento descrito en este manual se aplica perfectamente a la infraestructura de los Institutos. Puesto que el sistema presenta una lgica sencilla basada en procedimientos estndar, en donde se pueden definir muy claramente los croquis y las tareas especficas relacionadas al mantenimiento de infraestructura. A continuacin se definir cada una de estas funciones y se describir la forma de implementarlos en los diferentes Institutos focales de APREMAT.
6.1 REGISTRO DE UNIDADES

6.1.1 Objetivos
Poder identificar y codificar todos los activos tanto en maquinaria, equipo e infraestructura que se desee incorporar al esquema de Mantenimiento Preventivo Planificado. Adems el registro de la unidad es la llave de acceso a las dems funciones de un sistema del mantenimiento preventivo.
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6.1.2 Metas
Asignar un cdigo a cada uno de los recursos y activos. Contar con un levantamiento completo de los inventarios de maquinaria, equipo didctico e infraestructura de los Institutos. Contar con una ficha tcnica para cada una de las unidades registradas.
6.1.3 Resultados esperados

Que todos los recursos y activos tengan un cdigo nico. Que cada uno de los cdigos est debidamente sealizado en el puesto de trabajo. Llevar un expediente de cada uno de los activos que contenga como mnimo su ficha tcnica, su plan de Mantenimiento Preventivo, sus procedimientos estndares de mantenimiento, y su hoja histrica de vida.
6.1.4 Metodologa de Desarrollo

Registro de Unidades se refiere a la utilizacin de una codificacin estandarizada para la debida identificacin de cada recurso y la creacin del registro tcnico del equipo. El registro de unidades contiene mucha informacin prctica que ser necesaria para realizar los trabajos de mantenimiento en una forma eficiente.
CODIFICACIN DE RECURSOS
Antes de comenzar a construir el Sistema de Mantenimiento, un cdigo para la identificacin de los recursos debe de ser diseado. El cdigo del equipo es la llave que nos guiar para el resto de las funciones del Sistema de Mantenimiento. El criterio principal para determinar qu es lo que se debe codificar como e recurso es el de considerar todas aquellas maquinarias o sub-sistemas de la
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maquinaria a las cuales se les puede disear un plan de mantenimiento preventivo (Esto tambin aplica para infraestructura u otros activos). Es importante que este punto quede muy claro ya que muchas veces no logramos diferenciar qu es un componente que sea mantenible y qu es un repuesto. Los repuestos se codificaran bajo una lgica completamente diferente la cual se considera en el apartado 4 de este captulo. La codificacin debe de ser inteligente, prctica, y entendible por cualquier persona. Es decir, que un alumno que entre por primera vez al Instituto en primer ao de bachillerato en un corto instante podra entender la estructura de los cdigos de los recursos, y slo con ver el cdigo en cualquier documento, saber de qu equipo le estn hablando. Ejemplo: Para codificar un motor elctrico de 5 caballos de fuerza, se puede utilizar una simbologa que nos exprese la familia a la cual pertenece el equipo, un breve nombre del equipo, seguido de un nmero correlativo. Ejemplo: ME-5HP-001 Donde: ME: Tipo de Equipo Motor Elctrico 5HP: Nombre del Equipo 001: Nmero Correlativo Cinco Caballos de Fuerza Cero Cero Uno
El estndar de codificacin recomendado para el Sistema de Mantenimiento Preventivo es el siguiente:
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XX-YYYYY-### Donde: XX: Tipo de Equipo YYYYY: Nombre del Equipo ###: Nmero Correlativo
Figura 3. Estndar de codificacin de maquinaria
XX-YYYYY-### Donde: XX: Tipo de Infraestructura YYYYY: Nombre ###: Nmero Correlativo
Figura 4. Estndar de codificacin de infraestructura Ejemplo de Equipos:
CDIGO COMPLETO
ME-5HP-002 PE-ONAN-001 MB-PENTIUM-001 CO-IBM486-015 IM-EPSON-007 SR-IRAND-001 MC-WW78-002 MI-5FI-003

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XX ME: Motor Elctrico PE: Planta Elctrica MB: Mother Board CO: Computador IM: Impresor SR: Sistema de Refrigeracin MC: Motor de Carburacin MI: Motor de Inyeccin
YYYYY 5HP ONAN PENTIUM IBM486 EPSON IRAND WW78 5FI 002 001 001 015 007 001 002 003
###
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Ejemplo de Infraestructuras:
CODIGO COMPLETO XX CB: Cancha de Basketball AC: Aula de Clases OF: Oficina OF: Oficina RO: Rtulo YYYYY Cancha Comercial Director Administracin Fachada 001 002 001 002 001 ###
CB-Cancha-001 AC-Com-002 OF-Dir-001 OF-Adm-002 RO-Fac-001
REGLAS PARA LA CODIFICACIN: 1. No pueden existir dos cdigos iguales. 2. Nunca conectar el cdigo de los recursos con los cdigos contables o los cdigos de activos fijos. Ya que estos ltimos no proporcionan al personal tcnico ni a los usuarios informacin relacionada con el equipo. Adems el cdigo contable puede ser modificado sin previo aviso al personal tcnico perdindose la conexin entre los controles del mantenimiento y los controles del activo fijo. 3. No utilice los nmeros de repuesto como nmeros de maquinaria. 4. Mantener la codificacin lo mas corta y simple posible. 5. Cada cdigo debe OBLIGATORIAMENTE ser marcado en su puesto. Ya que ste ser el nmero que utilizar el Sistema de Mantenimiento Preventivo en las Ordenes de Trabajo, en procedimientos, en anlisis y por tal razn es necesario que este marcado sobre cada unidad. 6. Hacer la placa con el cdigo de equipo lo suficiente mente grande (10cm de altura x 30cm de ancho)
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3O cms
ME-5HP-001
1O cms
Figura 5. Ejemplo de una placa de un equipo a ser ubicada en el lugar.
INVENTARIO GENERAL DE EQUIPOS E INFRAESTRUCTURA

Una vez se ha diseado el cdigo a utilizar por el Sistema de Mantenimiento se procede a hacer un levantamiento fsico de toda la maquinaria, equipo e infraestructura del Instituto. Para tal propsito se utilizar el Formulario 1 para maquinaria y Formulario 2 para infraestructura (Ver figura siguiente o anexo A). En dicho Formulario se registrar el cdigo de cada uno de los equipos, su descripcin, su ubicacin, una breve descripcin de su condicin general y se podr marcar en este Formulario si el equipo debe ser incluido en el plan de mantenimiento preventivo.
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Formulario #1
FORMULARIO DE INVENTARIO GENERAL DE EQUIPO
Nombre de Taller o Edificio:
Cdigo de equipo
Descripcin Ubicacin Condicin General Incluir en plan de mantenimiento
Figura 6. Vista de Formulario 1.
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Una necesidad para arrancar el sistema ordenadamente es hacer un levantamiento para cada una de los de los 22 Institutos.
REGISTRO TCNICO DE RECURSOS

Registro tcnico de quipos se refiere al levantamiento de toda la informacin principal relacionada con el equipo (o infraestructura) como es fecha de compra, fecha de instalacin, marca, modelo, nmero de serie, ubicacin, tipo de equipo, proveedor o fabricante, etc. Es recomendable tratar de llenar la mxima cantidad de informacin para cada unidad. La siguiente figura muestra el Formulario 3, Registro Tcnico de Recursos:
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Formulario #3
Equipo Infraestruc. TO-MSE-001
FICHA TCNICA
Instituto: Santa Ana

Nombre:
Fecha de elaboracin: 10/06/00 Responsable: Ing. Benito Snchez

Ubicacin:
Torno MSE
Descripcin: Fecha de compra:
Taller Mecnica Donacin BID

Fecha de instalacin:
Torno Mecnico
Tipo:
Torno
Modelo: Costo de Adquisicin:
10 Enero 1989 0
Costo de Reemplazo:
MSE232
# Serie:
9UJSIUUU
Ao de fabricacin: Vencimiento de Garanta:
134,000.00 Colones 1987 NO tiene

Contrato de Mantenimiento
Fabricante:
MSE JAPON
Tel: Proveedor: Tel:
0222-232.9992 CIDEMA S.A. DE C.V.

Vencimiento:
NO tiene
232 2321
Proveedores de Repuestos: 1.- CIDEMA 2.- CASA CASTRO 3.Cdigo Contable: Vida til esperada:
NO tiene 10 Aos
A123-544
Voltaje:
Documentacin Tcnica
Amperaje
220 Si No
Fases: # de Acometida Elctrica: Lnea de Aire: Peso (kg):
25 3
Manual de Operaciones: Manual de Mantenimiento: Manual de Repuestos: Planos Elctricos: Planos Mecnicos:
1800 kg
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Check List: Otros: CD's: Dimensiones: A. L. 1.23mts 2.34 mts
An. 090 mts
Si
Herramientas: Kit de repuestos:
No
Descripcin
Definicin de insumos
Aceites: Grasas: Otros:
Observaciones:
Dibujo Tcnico (Equipos) o Croquis de Ubicacin (Infraestructura)
Figura 7. Ficha Tcnica.
Ver Formulario 3 en anexo A.
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En todos los Formularios del Sistema de Mantenimiento Preventivo de APREMAT se utilizar la norma que el cdigo del equipo estar colocado en el extremo superior derecho de cada Formulario para una bsqueda rpida de informacin sobre cualquier equipo.
Figura 8. Posicin de cdigo de equipo o infraestructura. Esta ficha tcnica deber guardarse en un flder el cual ser el expediente nico del equipo o unidad.
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ME-5HP-001
Figura 9. Ejemplo de expediente de Equipo o Infraestructura. Como muestra la figura 9, el flder muestra el expediente del motor elctrico de 5 Caballos de Fuerza (Horse Power) nmero uno. Tanto la ficha tcnica como toda la informacin generada dentro del sistema relacionada a este equipo se deber ir guardando en su propio expediente. Lo mismo suceder con la infraestructura que se quiera incorporar al Sistema de Mantenimiento Preventivo.
6.2 PLAN DE MANTENIMIENTO

6.2.1 Objetivos
Poder contar con un plan de mantenimientos programados para cada uno de los recursos registrados en el Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado.
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6.2.2 Metas
Contar con una herramienta para poder planificar los diferentes procedimientos que se requieren para el eficiente mantenimiento de las unidades. Que cada uno de los procedimientos quede registrado por medio de un Procedimiento Estndar de Mantenimiento el cual cuente con la aprobacin oficial de las mximas autoridades de cada Instituto.
6.2.3 Resultados Esperados

Plan de Mantenimiento Preventivo para cada unidad del sistema. Contar con los diferentes Procedimientos Estndar de Mantenimiento para cada unidad.
6.2.4 Metodologa de desarrollo

Despus de haber finalizado las tareas encomendadas en la funcin 1 de codificacin de recursos, se deber realizar un plan de mantenimiento para cada uno de los recursos que se deseen integrar al Sistema de Mantenimiento. Para la realizacin de esta funcin es necesario involucrar a las personas que tengan mayor conocimiento o hallan recibido entrenamiento sobre los recursos. El Plan de Mantenimiento Preventivo se debe realizar para cada uno de los recursos registrados en la funcin 1 del Sistema de Mantenimiento, esto es as porque cada equipo requiere de sus propios procedimientos de mantenimiento. Para dejar claro este punto podemos hacer una analoga. Como cuando se llevan los nios a control de su mdico pediatra. El doctor lleva el expediente para cada nio y dependiendo de su edad, peso, historial, etc., as ste recomendar su tratamiento especfico. Un buen pediatra recomendar lo mejor para cada uno de sus pacientes y en ningn momento podr generar una receta mgica que sea buena para todos los nios.
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Con el mantenimiento ocurre exactamente lo mismo. Es decir que dependiendo del estado de los recursos, de su antigedad, marca, modelo, as se crear el plan de mantenimiento preventivo ESPECFICO para la maquinaria que en esta fase estamos diagnosticando.
Por lo tanto, es el equipo quien nos dir qu tipo de procedimientos son los ms recomendables para incorporarlos a su Plan de Mantenimiento Preventivo Programado. En el captulo de Marco Terico se definieron los diferentes procedimientos ms conocidos para poderlos incorporar al Plan de Mantenimiento Preventivo, siendo stos: MP-BTF Mantenimiento Preventivo Basado en Tiempos Fijos MP-BCF Mantenimiento Preventivo Basado en Cuentas Fijas MP-BCO Mantenimiento Preventivo Basado en Condiciones de Operacin MP-BINSP Mantenimiento Preventivo Basado en Inspecciones MP-HQD Mantenimiento Preventivo Hasta que se Deterioran MC-P Mantenimiento Correctivo Planificado MI-P Mantenimiento Innovativo Planificado MP-Anualizado (Overhaul) dos actividades
La funcin 2 del Sistema de Mantenimiento cuenta con
principales. La primera es la de crear el plan de mantenimiento por equipo y la segunda es la de crear los documentos de procedimientos estndar de mantenimiento, conocidos como PEMs.
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PLAN DE REQUERIMIENTO DE MANTENIMIENTO POR UNIDAD

Para cada equipo que ya est codificado, identificado, y que se le halla abierto expediente, se le crear un plan de requerimiento de mantenimiento por unidad. Esta no es una tarea fcil ni debe de ser una tarea arbitraria. Se recomienda formar pequeos equipos de trabajo (mximo 3 personas) en donde se encuentre las personas con mayor conocimiento de los equipos. Es sumamente recomendable hacer uso de las recomendaciones del fabricante y/o de expertos en el tipo de maquinaria. Para cada equipo se utilizar el Formulario 4 (ver anexo A) para unificar el plan de requerimiento de mantenimiento por unidad. Recuerde que el cdigo de la unidad estar siempre en el extremo superior derecho del Formulario. La forma de trabajar este Formulario es la de ir analizando cada uno de los tipos de mantenimiento que aparecen en el encabezado y determinar cul de estos tipos de mantenimiento aplican para el recurso en estudio y as poder ir completando cada una de las filas del Formulario. Es necesario que para cada tipo de procedimiento ingresado se cree su nmero PEM (nmero del Procedimiento Estndar de Mantenimiento). El cdigo PEM ser exactamente el mismo cdigo del equipo ms un nmero correlativo adicional. Ejemplo de un cdigo PEM: ME-1.5HP-001-001. y as sucesivamente para todos los dems recursos. Ver ejemplos del formulario de requerimientos de mantenimiento y de los PEMs en el numeral 6.3.
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6.3 MECANISMO DE GENERACIN DE ORDENES DE TRABAJO

6.3.1 Objetivos Asegurar que todos los trabajos relacionados con mantenimiento puedan ser planificados y documentados por medio de Ordenes de Trabajo. 6.3.2 Metas Contar con un Formulario de Ordenes de Trabajo. Poder identificar todos los escenarios para los cuales sea necesario crear Ordenes de Trabajo. Poder documentar correctamente las Ordenes de Trabajo.
6.3.3 Resultados Esperados Que exista un mecanismo Prctico para la generacin de Ordenes de Trabajo planeados para el mantenimiento correctivo. Que puedan documentar todos los trabajos relacionados tanto al mantenimiento preventivo como del mantenimiento correctivo. Que se puedan crear solicitudes de trabajo. Poder cerrar adecuadamente el ciclo de las Ordenes de Trabajo.
6.3.4 Metodologa de Desarrollo Esta funcin es fundamental para echar a andar en la prctica todas las tareas de Mantenimiento Preventivo (lo cual es el propsito general de este manual).
ORDEN DE TRABAJO
Una Orden de Trabajo es un documento con carcter oficial el cual define claramente las tareas especficas a realizar sobre la maquinaria, equipo o infraestructura.
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Una Orden de Trabajo lleva informacin sobre la unidad a la que se le proveer el mantenimiento, informacin sobre las tareas especficas, la mano de obra, los repuestos, herramientas y un espacio en donde se registrarn los tiempos muertos y costos incurridos en completar la Orden de Trabajo. La Orden de Trabajo es fundamental por las siguientes razones: Es lo que le da vida a un Sistema de Mantenimiento. Ordena tremendamente la gestin de Mantenimiento. Es la nica evidencia real que los trabajos se realizaron. Es el nico vnculo entre la administracin y el mantenimiento fsico hecho en la realidad. Se convierte posteriormente en evidencia de la historia del equipo. Sirve para capturar tiempos muertos y costos de mantenimiento. Est acorde a las exigencias de normativas internacionales de calidad (ISO9000). Por estas razones es que se dice que sin Ordenes de Trabajo NO PUEDE EXISTIR un Sistema de Mantenimiento Preventivo. Qu es lo que genera una Orden de Trabajo? Lo que genera una Orden de Trabajo es lo que conoceremos como escenarios: Calendario General de Mantenimiento Preventivo Planificado, Solicitud de Trabajo, Documentar un trabajo correctivo que ya se realiz.
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ESCENARIOS QUE GENERAN ORDENES DE TRABAJO

En el da a da de los laboratorios, talleres, salones de clases, etc. Bajo diferentes circunstancias ser necesario dar mantenimiento a los recursos para que stos sigan trabajando correctamente y con esto nos referimos tanto a los mantenimientos preventivos y correctivos. La figura siguiente muestra en qu circunstancias o escenarios puede existir la necesidad de generarse una Orden de Trabajo.
Calendario General de MPP Solicitud de Trabajo Motor (SMPP) generador de Ordenes de Trabajo Orden de Trabajo
Documentar un Trabajo correctivo que ya se realiz
Figura 10. Escenarios que dan origen a una Orden de Trabajo. Idealmente todos los trabajos de mantenimiento debern de nacer sobre la base de un plan de mantenimiento preventivo. Sin embargo, en la prctica, hay que estar consciente que las fallas SIEMPRE se seguirn dando de forma aleatoria en las unidades. En estas situaciones el personal del Instituto puede crear una solicitud de mantenimiento correctivo para que los trabajos se realicen sobre las unidades. Y en caso de fallas correctivas, podemos vernos obligados a reparar una falla de forma urgente. En cualquiera que sea el caso, siempre es posible documentar los trabajos de Mantenimiento por medio de una Orden de Trabajo.
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Escenario 1: Calendario General de Mantenimiento Preventivo Planificado (Preventivo) Calendario General de MPP
Solicitud de Trabajo
Motor (SMPP) Generador de Ordenes de Trabajo
Orden de Trabajo
Figura 11. Calendario General de MPP generando una Orden de Trabajo. El Calendario General se realiza una vez por ao. En l encontramos por equipo, todos los mantenimientos que hay que realizar para todo el ao. Este documento se llena del Formulario #4 que es el Plan de Requerimiento de Mantenimiento por Unidad.
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Figura 12. Plan de Requerimiento de Mantenimiento por unidad y PEM.
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Formulario #4
TO-MSE-001
PLAN DE REQUERIMIENTO DE MANTENIMIENTO POR UNIDAD
Tipos de Mantenimiento:MP-BTF Mantenimiento Preventivo Basado en Tiempos Fijos
MP-HQD Mantenimiento Preventivo Hasta que se Deterioran
Equipo: MP-BCF Mantenimiento Preventivo Basado en Cuentas Fijas
MC-P Mantenimiento Correctivo Planificado
Infraestructura: MP-BINSP Mantenimiento Preventivo Basado en Inspecciones
MP-BCO Mantenimiento Preventivo Basado en Condiciones de Operacin MI-P Mantenimiento Innovativo Planificado MP-Anualizado (Overhaul)
Tipo de procedimiento LUBRICAQCION MENSUAL 30 DIAS
Nombre
Objetivo
Frecuencia
# PEM 001
Fecha de Creacin/ Revisin 01/01/2000
MP-BTF
LUBRICACION
MP-Anualizado
OVERHAUL
MANTENIMIENTO ANUAL
360 DIAS
OO2
01/03/2000
MP-BINS
INSPECCION
INSPECCION SEMANAL
7 DIAS
003
01/03/2001

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Formulario #5
PROCEDIMIENTO ESTANDARD DE MANTENIMIENTO
Instituto: Santa Ana FECHA: 02/12/1999 Creado por: Julio Valdivieso Aprobacin Director:SI TO-MSE-001 PEM: OO1 Aprobado CDE: R. CERNA
Nombre de procedimiento: LUBRICACION MENUSAL TORNOS Tipos de Procedimiento:

MP-BTF Mantenimiento Preventivo Basado en Tiempos Fijos MP-BCF Mantenimiento Preventivo Basado en Cuentas Fijas MP-BCO Mantenimiento Preventivo Basado en Condiciones de Operacin MP-BINSP Mantenimiento Preventivo Basado en Inspecciones Cdigo: TO-MSE-001 MP-HQD Mant. Preventivo Hasta que se Deterioran MC-P Mantenimiento Correctivo Planificado MI-P Mantenimiento Innovativo Planificado MP-Anualizado (Overhaul) Descripcin: TRONO MECANICO
Ubicacin:
TALLER MECANICA
Frecuencia en das o cuentas:
30 DIAS
Tareas
Apagar por completo el equipo para evitar cualquier accidente
1.-
Desmontar tolbase, verificar el nivel y la viscosidad del aceite con medidor trylo
2.-
Si el aceite esta en buenas condiciones, llevar al nivel correspondiente y correcto. Si el 3.Aceite esta defectuoso, drenar el aceite y asegurarse de no despilfarrar el aceite.
RECUERDE: El aceite contamina el medio ambiente

Reemplazar filtro de Aceite, y colocar de nuevo el tapn del dreno 4.-
Llenar con aceite nuevo. Ver abajo las especificaciones del aceite correcto 5.-
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M/O
Oficio: Nombre: Horas Estimado: Seguridad (S/N):
MECANICO Repuestos/ Materiales

Cdigo de Repuestos/ Materiales:
JULIO SANABRIA
2SI
Descripcin:
Cantidad Requerida:
Costo Estimado ():
ACEITE SAE-40 TBA-234
ACEITE AUTOMOTRIZ FILTRO DE ACEITE
1 GALON 1
120 100
Herramientas
Cdigo de herramientas: Descripcin: Cantidad Requerida:
SACA FILTRO Miscelneos

Descripcin:
SACA FILTRO
Costo Estimado ():
Dibujos y Diagramas
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Como puede observarse en la figura:
Figura 15. Calendario General de Mantenimiento Preventivo Programado. Este calendario nos ayuda a visualizar la carga de trabajo de mantenimiento para todo un ao. Es tambin muy prctico poder agrandar el Calendario General y desplegarlo en cada uno de los lugares de especialidad de los Institutos. Como por ejemplo, tener un Calendario General para maquinaria de Taller Automotriz, otro para Mecnica, otro para Elctrica, otro para el Centro de Cmputo, para equipo agrcola, otro para infraestructura, etc. La forma de completar este calendario es que de cada expediente de Equipo yo extraigo su Plan de Requerimiento de Mantenimiento (Formulario 4) y por cada fila donde se encuentre un procedimiento yo transcribo al Calendario General el cdigo de Equipo, el # PEM, la frecuencia, la unidad de frecuencia, y cuenta inicial (si es mantenimiento basado en cuentas fijas). Luego basado en la frecuencia, marco con una x la semana en el ao en donde le corresponde el mantenimiento.
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Ejemplo: Formulario 6: Calendario General de Mantenimiento Preventivo Planificado

Ao 2000
Ene. Equipo/ Inf PEM Frec. U de Frec. Conteo Ini. Feb. Mar. Abr. May.
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 12 3 4 x X x x
ME-1.5HP-001 ME-1.5HP-001
001 002
60 360
Das Das
Para la generacin de Ordenes de Trabajo en la Prctica se hace lo siguiente. Estos pasos se deben de hacer un da especfico de cada semana. Por ejemplo los das jueves a partir de las 2:00 pm TODAS LAS SEMANAS.
GENERACION DE ORDENES DE TRABAJO POR CALENDARIO GENERAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO PLANIFICADO Paso 1 Se selecciona la semana para la cual hay que elaborar las ordenes de trabajo de mantenimiento preventivo con dos semanas de anticipacin, para poder planificar y adquirir los repuestos que se utilizarn. Si se est en el da jueves 6 de Enero del ao 2000, ese da se crearn las Ordenes de Trabajo de mantenimiento preventivo para la semana que inicia el lunes 17 de Enero. Paso 2 Se escribe el mes y la semana sobre una hoja del calendario auxiliar Formulario #7 en blanco.
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Paso 3 Regreso al Calendario General y busco la columna del mes y la semana que corresponden a la semana que se desea trabajar.
Formulario 6: Calendario General de Mantenimiento Preventivo Planificado

Ao 2000
Ene. Equipo/ Inf PEM Frec. U de Frec. Conteo Ini. Feb. Mar. Abr. May.
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 12 3 4 x X x x
ME-1.5HP-001 ME-1.5HP-001
001 002
60 360
Das Das
Se extrae la informacin para todas las x que aparezcan en la semana del calendario.
De la informacin de la semana a programar se extrae la informacin del recurso y del numero PEM y se transcribe al calendario auxiliar. Formulario 7, ver pagina siguiente.
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Formulario #7
CALENDARIO AUXILIAR
Mes:ENERO
Semana: 17 DEEnero
Fecha de programacin de Trabajo No de Orden de Trabajo
Equipo/ Infraestructura
PEM Asignada a: (nombre)
Paso de Estatus
Creada Cancelada Asignada Completada Registrada Hist.
TO-MSE-001 18/01/2000 OT235 18/01/2000 0T236 19/01/2000 OT237 X X X
001 SANABRIA
17/01/2000 OT 234
X X X X
TO-MSE-004
001 SANABRIA
FE-UN-0010
002 ORTEGA
FE-UN-0011
003 ORTEGA
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Paso 4 Se recorre la columna del Calendario General y para cada x encontrada, transcribo una lnea de informacin al Calendario Auxiliar (Formulario 7). Podemos transcribir tanto el cdigo del recurso como el nmero PEM. El numero PEM, es el procedimiento de mantenimiento que ya le toca al equipo. Paso 5 Le asign una fecha especfica de la semana para que le d mantenimiento a la unidad. Paso 6 Se asigna un nmero de Orden de Trabajo. Este es simplemente un nmero correlativo que debemos seguir (ver ms adelante la seccin sobre codificacin de Ordenes de Trabajo). Para ste escenario Orden de Trabajo de Calendario General, todas son mantenimientos Preventivos por lo que el nmero de orden ser: MP-####. Ejemplo: MP-0230 MP-0231 MP-0232 ... MP-nnnn Paso 7 Se asigna a una persona en especfico que ser responsable para la ejecucin del mantenimiento. Paso 8 Utilizando el Calendario Auxiliar, se elaboran las Ordenes de Trabajo. La informacin se llenar en la elaboracin de la Orden de Trabajo provendr de la Ficha Tcnica de la Unidad y del PEM. Cdigos que puede encontrar en el Calendario Auxiliar.
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Paso 9 Importante. Antes de distribuir las Ordenes de Trabajo se tiene que completar el Formulario de Requerimiento de Materiales (Formulario #11). Para que el proveedor (o bodeguero) tenga suficiente tiempo para preparar o comprar los materiales que puedan hacer falta para los mantenimientos preventivos. Ver Formulario 11 en la siguiente pgina. Paso 10 Registrar en el Calendario Auxiliar el Estatus de cada Orden de Trabajo. Paso 11 Distribuir las Ordenes de Trabajo con 10 das de anticipacin. Paso 12 Realizar los trabajos, documentando sobre la misma Orden de Trabajo toda la informacin solicitada. Paso 13 Conforme se van realizando los trabajos en la semana que corresponde, se van actualizando los estatus del Formulario del Calendario Auxiliar.
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Formulario #11
PLAN DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES/ REPUESTOS

Mes: Enero Descripcin FILTRO DE AIRE ACEITE SAE 40 ELECTRODOS 2 20 68 10 3 1 Existencia fsica actual Cantidad Requerida 17 de Enero Cantidad a Comprar 0 0 18 Semana:
Material de Mantenimiento Requerido
Cdigo de Repuestos
TB-1
SAE 40
S 10
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Paso 14 Transcribir los tiempos muertos y costos registrados en la Orden de Trabajo al Formulario de Vida de Equipo (Formulario 12).
Figura 18. Historia de vida de Equipo o Infraestructura. Paso 15 Archivar la Orden de Trabajo en el Expediente del Equipo.
Escenario 2: Solicitud de Trabajo (Correctivo Planificado) Las solicitudes de Ordenes de Trabajo ayudan grandemente a ordenar trabajos cuando los usuarios o personal en general detectan fallos o perciben que stos empiezan a desarrollarse.
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Por definicin, todo trabajo que nace de una solicitud de mantenimiento es considerado Mantenimiento Correctivo. La ventaja es que bajo ste esquema aun los mantenimientos correctivos se pueden planificar:
Calendario General de MPP
Motor (SMPP) generador de Ordenes de Trabajo
Orden de Trabajo
Figura 19. Solicitud de Trabajo generando una Orden de Trabajo. GENERACIN DE ORDENES DE TRABAJO PROVENIENTES DE SOLICITUD DE TRABAJO.
Paso 1 Crear la Solicitud de Trabajo (Formulario #8), especificando claramente la fecha y hora de solicitud, quin solicita, a qu equipo se le solicita el trabajo, ubicacin, gravedad del problema, descripcin exacta del problema reportado.
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Figura 20. Solicitud de Orden de Trabajo. Paso 2 Entregar la Solicitud a la persona encargada de Planificar los trabajos de Mantenimiento. Paso 3 Aprobar y programar la Solicitud. Para esto es necesario registrar la orden en el Calendario Auxiliar (Formulario #7), en donde se le asigna un nmero correlativo a la nueva Orden de Trabajo de Mantenimiento Correctivo. Ej: MCP-000-301. Paso 4 Se elabora la Orden de Trabajo utilizando el Formulario 10. Se extrae informacin adicional de la Ficha Tcnica del Equipo.
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Nota: No debe de existir ni se debe crear un PEM para mantenimientos correctivos, ya que estos en teora no deberan existir. Paso 5 Le asigno una fecha especifica de la semana para que le d mantenimiento a la unidad. Paso 6 Se asigna a una persona en especfico que ser responsable para la ejecucin del mantenimiento. Paso 7 La informacin que se llenar en la elaboracin de la Orden de Trabajo provendr de la Ficha Tcnica de la Unidad y de la solicitud de la orden de trabajo. Paso 8 Importante. Antes de distribuir las Ordenes de Trabajo se tiene que completar el Formulario de Requerimiento de Materiales (Formulario 11). Para que el proveedor (o bodeguero) tenga suficiente tiempo para preparar o comprar los materiales que puedan hacer falta para los mantenimientos correctivos. Paso 9 Distribuir las Ordenes de Trabajo inmediatamente para corregir las fallas. Paso 10 Realizar los trabajos, documentando sobre la misma Orden de Trabajo toda la informacin solicitada. Paso 11 Transcribir los tiempos muertos y costos registrados en la Orden de Trabajo al Formulario de Vida de Equipo (Formulario 12).
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Paso 12 Archivar la Orden de Trabajo en el Expediente del Equipo.
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Escenario 3: Documentacin de un trabajo correctivo que ya se hizo (Correctivo Emergencia) Este escenario, aunque NO deseado, sucede mucho en la vida real. Este es el caso en que los usuarios o responsables de mantenimiento se ven en la obligacin de corregir una falla sin previa planificacin, para evitar mayores daos al equipo. En estos casos se realizan los siguientes pasos: Calendario General de MPP
Motor (SMPP) generador de Ordenes de Trabajo
Orden de Trabajo
Figura 21. Generacin de una Orden de Trabajo a travs del escenario 3. Paso 1 Completar lo ms extensa y exactamente posible una Orden de Trabajo. Paso 2 Registrar la Orden y asignarle un nmero correlativo de MCE Mantenimiento Correctivo de Emergencia del Calendario Auxiliar. Paso 3 Completar la lnea del Calendario Auxiliar.
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Paso 4 Registrar la informacin de Tiempos Muertos y Costos en la hoja de Vida del Equipo. Paso 5 Archivar la Orden de Trabajo en el expediente del Equipo.
CODIFICACIN DE ORDENES DE TRABAJO Mantenimientos Preventivos MP-00015 Mantenimientos Correctivos Planificados MCP-00015 Mantenimientos Correctivos de Emergencia MCE-00015 Para no perder la secuencia de la correlatividad de las Ordenes de Trabajo, se pueden transcribir las Ordenes de Trabajo Correctivo en los Calendarios Auxiliares (Formulario 7), y cuando vamos a generar una nueva Orden de Trabajo, buscamos el nmero de la ltima orden creada en las listas que encontraremos en dicho Formulario. Si en nuestra organizacin, diferentes personas para diferentes talleres o reas de trabajo se crean Ordenes de Trabajo, podemos agregar un Sufijo determinado a qu rea le corresponde la Orden de Trabajo. Ejemplo para el Centro de Cmputo: MCP-0241-CC
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6.4 CONTROL DE INVENTARIOS

6.4.1 Objetivos Poder contar con un sistema de control de inventarios que permita conocer las cantidades en existencia de repuestos e insumos y que permita generar las transacciones necesarias de repuestos. 6.4.2 Metas Contar con un mecanismo para almacenar y registrar las transacciones de inventarios. Contar con una codificacin prctica de repuestos. Integrar el sistema de control de inventarios al Sistema de Mantenimiento Preventivo. 6.4.3 Resultados Esperados Que los repuestos estn debidamente codificados e inventariados. Contar con los mecanismos bsicos para un eficiente control de inventarios de repuestos. 6.4.4 Metodologa de desarrollo Desde el punto de vista de mantenimiento, es importante que un adecuado nivel de inventarios de repuestos exista. Al menos que ste sea el caso, el mantenimiento no podr realizarse de una forma adecuada. Un inventario de repuestos puede tener cientos de piezas. Y para que stas sean accesibles debe de existir un control de las mismas. En el caso particular de los INSTITUTOS, es importante que los repuestos estn codificados, inventariados y que se registren los recibos y entregas de repuestos desde las bodegas de materiales y repuestos. Idealmente los repuestos deberan de ser obtenidos por el personal cuando los necesitemos. Esta situacin en la vida real es muy difcil o muy costoso que se pueda dar. Es necesario por ende, contar con un mecanismo para lograr mantener la
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menor cantidad de repuestos posible, pero al mismo tiempo saber donde y como adquirir los repuestos en caso que se necesiten, tanto para mantenimiento preventivo como para mantenimiento correctivo.
Para un eficiente control de inventarios, la siguiente informacin es necesaria para cada repuesto que se desee almacenar en la bodega: Cdigo del Repuesto Cdigos Equivalentes Descripcin del Repuesto Caracterstica Tcnica especial Equipos o Unidad donde se utiliza (pueden ser varias) Catalogo donde se encuentra la pieza Si la pieza requiere de inventario permanente o no. Existencia a Fecha de Inventario Fsico Localizacin dentro de la bodega Punto de Pedido (o punto de reorden)
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Das de reposicin Proveedores principales Precio Estimado Precio de la ltima fecha recibida Casillero de control o SALIDAS o ENTRADAS o FECHAS o COMENTARIOS o RELACIONADA A o Ajuste +/Ciclo de control de Inventario Fsico
CODIFICACIN DE REPUESTOS
La prctica ms sencilla de codificacin de los repuestos, es utilizar el cdigo de la pieza segn la codifica el proveedor principal. En la prctica, debido a que la cantidad de repuestos a utilizar en una institucin con el correr del tiempo puede ser muy grande, sta forma de codificacin permite poder crear nuevo cdigos muy rpidamente.
HOJA DE CARDEX DE REPUESTOS

La hoja del Cardex es la hoja de control de inventario de los repuestos. Es necesario por lo tanto que se pueda elaborar un inventario fsico para poder echar a andar las hojas de control de inventarios. El Formulario 9, es que se emplea como hoja de control de inventarios. Como puede observarse, existe una seccin superior en donde se define el cdigo, y toda la informacin general del repuesto. Luego en la seccin de cuadricula existe una columna central sombreada, que nos indica como esta la existencia fsica segn fechas. Y tiene el nombre de proyectada porque si existe alguna asignacin de repuestos para mantenimiento preventivo, el bodeguero
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podr fcilmente poner la cantidad a utilizar asociada con una orden de trabajo y ver fcilmente como quedar el inventario a una fecha futura. La lgica de uso de la cuadricula es que se arranca con la fecha y la cantidad de conteo fsico de la fecha. Luego tenemos la columna de la izquierda en donde se ir reflejando la fecha exacta en donde ocurrirn las transacciones de inventario. Al lado IZQUIERDO de la columna central, tenemos lo que es la demanda del repuesto. Es decir TODO LO QUE SALE DE LA BODEGA. Ya sea por requerimiento en una orden de trabajo o por una solicitud de materiales. En la casilla de SALIDAS se escribe la cantidad exacta de los repuestos o insumos que salen de la bodega y en TIPO DE TRANSACCIN, se registra el documento asociado a la transaccin. Luego tenemos en el lado IZQUIERDO de la columna central, todo lo que entra a la bodega. Es decir las cantidades que vamos recibiendo de los repuestos en la bodega. De igual forma se ir actualizando la columna central. Y finalmente tenemos una casilla de comentarios en donde podremos escribir cualquier situacin especial o el nombre de la persona a la que se le entregan los repuestos.
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Formulario #9
Conteo Fsico Inicial 100 Galones 55 B 20 3 Bodega Material ENTRADAS ENTRADAS TIPO TRANSACCION Catalogo PRECIO UNITARIO Equipos SAE-40 Fresas Tornos CP-012 COMENTARIO Aceite para Automotores Descripcin Tcnica Unidad de Medida Inventario de Seguridad Ciclo de Conteo Punto de Reorden Das de Reposicin Localizacin Principal SALIDAD Inventario Permanente: SI
CODIGO
DESCRIPCIN
SAE-40
EQUIVALENTES LQ-2993
PROVEEDORES SHELL
ESSO
TEXACO
FECHA
01/07/2000 2 108 10 15 25 50 33 1 32 8 25 OC 31 58 83 98 10 98 OC 23
TIPO TRANSACCION Inv Fsico
CANTIDAD PROYECTADA 100
11/07/2000
OT 113
21/07/2000
12.50
31/07/2000
OT 114
10/08/2000
OT 221
20/08/2000
OT 222
30/08/2000
OT 232
09/09/2000
13.40
19/09/2000
Ajuste Inv
Figura 22. Formulario 9, Hoja de Cardes Inventarios.
Proyecto APREMAT
72
RECUERDE: Todo control de inventario de repuestos debe de iniciarse con un conteo Fsico de los repuestos e insumos.
6.5
COMPRAS
Establecer claramente el flujo de compras dentro de los Institutos para que sea conocido por todo el personal relacionado al mantenimiento y que pueda contribuir a la disminucin de los tiempos muertos de los recursos.
6.5.1 Objetivos
6.5.2 Metas Establecer claramente los procedimientos de compras. Contar con la definicin de los niveles de autorizacin. Agilizar la metodologa de compras.
6.5.3 Resultados Esperados Contar con una forma ordenada de Solicitudes y Ordenes de Compras. Poder analizar y aprobar los requerimientos de repuestos y materiales necesarios para los mantenimientos preventivos. 6.5.4 Metodologa de desarrollo Para las compras existen 3 escenarios que motiven a una solicitud de compras: 1. Revisiones peridicas de los Cardex de los repuestos identificando inventarios por debajo de los puntos de pedidos. 2. De los Formularios de Requerimiento de materiales que se crean semanalmente de las Ordenes de Trabajo de Mantenimiento Preventivo. 3. Solicitudes especificas de las personas encargadas de los laboratorios o talleres de los Institutos.
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Cada I stituto debe de crear sus propias polticas de Compras y Autorizacin n de compras de la forma que funcional y legalmente este establecido dentro de la organizacin. Lo que necesitamos es integrar el flujo de necesidades de compra que provengan del Sistema de Mantenimiento Preventivo. Para lo cual definimos a continuacin los diferentes casos:
COMPRAS
DE
REVISIONES
PERIDICAS
DE
CARDEX
DE
REPUESTOS.
El Cardex como expuesto anteriormente proporciona informacin exacta y actualizada da a da de las existencias de los repuestos. Lgicamente los repuestos cuyo inventario debe de existir permanentemente estarn debidamente marcado sobre el Cardex de cada repuesto. Esta es una casilla en el bloque de definicin de repuestos. La metodologa es que el bodeguero con una frecuencia semanal, en un da especifico, por ejemplo los das viernes por la maana, realizar una revisin de todos los Cardex. Verificar la existencia (cantidad disponible en la bodega) y comprobar si el nivel de inventario esta por debajo del punto de reorden. Esto es una seal que ya se est en un nivel muy bajo de inventario y amerita realizar una solicitud de compra de este insumo o repuesto. La cantidad a pedir ser la aproximada para cubrir las necesidades de consumo para los prximos 30 das.
COMPRAS DE LOS REQUERIMIENTOS DE MATERIALES SEMANALES.

El Motor generador de ordenes de trabajo tambin produce un listado de requerimientos de materiales (Formulario 11). El responsable de la planificacin de mantenimiento por cada uno de los talleres ser la persona que elabore las ordenes
Proyecto APREMAT 74
de trabajo. De la misma forma sta personal llenara el Formulario de requerimiento de materiales. Este listado de requerimientos ser enviado al bodeguero, quien con este listado verificar en los CARDEX si cuentan con la existencia de los insumos y los repuestos. Y crear una solicitud de compra para los materiales que requieran ser comprados.
COMPRAS DE SOLICITUDES ESPECIFICAS DE LOS ENCARGADOS DE LAS AREAS.

En la vida real existen siempre nuevas necesidades de compras de materiales, herramientas, equipos de proteccin, infraestructura, etc. En estos casos las personas encargadas de las diferentes reas de los Institutos y con la autorizacin correspondiente podrn realizar Solicitudes de Compras.
SOLICITUDES DE COMPRAS Y ORDENES DE COMPRAS.

Un proceso ordenado de compras nace con las solicitudes. Las cuales en el caso de los Institutos deben de ser aprobadas por el Director del Instituto. Una vez aprobadas stas deben de regresar debidamente firmadas y autorizadas a la persona encargada de Ejecutar las compras. Por lo general los encargados de reas o los bodegueros pueden solicitar varias cotizaciones a diferentes proveedores y elegir la que nos proporcione la mejor ventaja econmica sin poner en riesgo la calidad de los repuestos. Una vez recibidas las cotizaciones se procede a crear la ORDEN DE COMPRA, que es un documento con un mayor grado de formalidad. Las ordenes de compra que sobrepasen los XX Colones deben de ser aprobadas no solo por el director sino que tambin por el CDE. En el caso de equipo nuevo o muy sofisticado
Proyecto APREMAT 75
por lo general la compra de los repuestos se le debe de hacer directamente al fabricante de los equipos. Las solicitudes de compras pueden verse en el Formulario No. 13 a continuacin:
Figura 23. Solicitud de Compra. Una vez aprobado la solicitud de compra y cuando se han evaluado varias alternativas de proveedores de insumos y repuestos se proceder a crear la Orden de Compra la cual deber tener las firmas de autorizacin necesarias para proceder a EJECUTAR la compra.
Proyecto APREMAT
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Figura 24. Orden de Compra. Cada Instituto es responsable por establecer sus propias polticas de autorizacin de compras, ya que cada cual tiene su propio presupuesto, diferente personal, diferente apoyo de la comunidad, diferente ambiente de trabajo. Por lo que se hace difcil en todo caso poder establecer un procedimiento nico de compras. Lo puntualizado en esta Funcin de Compras es que se genere el documento de solicitud y ste se integre al sistema de compras que ya sta trabajando y funcionando en cada uno de los Institutos.
Proyecto APREMAT
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6.6 DOCUMENTACIN TECNICA

6.6.1 Objetivos Lograr implementar una biblioteca tcnica de todos los documentos relacionados con los equipos, maquinarias e infraestructura en cada uno de los Institutos. 6.6.2 Metas Contar con una biblioteca tcnica funcional y ordenada para la fcil consulta de informacin. Hacer conciencia que los manuales tcnicos deben de emplearse con la mayor frecuencia posible, ya que estos brindan suficiente informacin sobre operacin, mantenimiento y repuestos de los equipos. Que la informacin tcnica sea un requisito para toda nueva adquisicin de maquinaria, insumos, repuestos, y otros. 6.6.3 Resultados Esperados Contar con una biblioteca tcnica a la disposicin y apoyo a las gestiones de mantenimiento. Que los manuales tcnicos realmente sean consultados y utilizados por el personal de los Institutos de APREMAT. 6.6.4 Metodologa de desarrollo Es valido mencionar que para el diseo de equipos modernos como computadoras, equipos agrcolas, maquinaria mecnica, elctrica, electrnica, etc., han intervenido una gran cantidad de cientficos, investigadores, empresas, y hasta naciones. En nuestros tiempos la tecnologa, aunque crece aceleradamente, esta bastante madura en lo que a equipos comercialmente disponibles se refiere. Y una gran cantidad de empresas a nivel mundial DISEAN BASNDOSE EN MANTENIBILIDAD DE LOS EQUIPOS. (Tcnicas conocidas en ingls como Design for Maintenance o diseo para mantenibilidad. Es decir que las maquinas estn diseadas para que el mantenimiento sea lo ms simple y lgico posible.
Proyecto APREMAT
Lo
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fabuloso es que todo esos procedimientos de operacin y mantenimiento estn ya plasmados en los manuales del fabricante. Hay empresas en el mundo que sin los respectivos manuales NO COMPRAN o se hacen cargo de las maquinas. NI SIQUIERA AUNQUE SE LAS REGALEN. Recordando el viejo dicho:
Lo barato sale caro

Los fabricantes de equipos, en el 100% de las empresas, elaboran los manuales tcnicos. Siendo estos: Manuales de Operacin de Equipos Manuales de Mantenimiento Manuales de Catlogos de Partes Planos Elctricos Planos Mecnicos Etc. Esta informacin es de vital importancia para el apoyo a la gestin de mantenimiento. En muchos casos la forma de reparar un equipo, sin andar adivinando, se encuentra en estos manuales. Por lo tanto debe de existir en los Institutos una biblioteca tcnica que sirva de soporte al mantenimiento.
Proyecto APREMAT
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La estantera en la biblioteca debe llamarse BIBLIOTECA TCNICA PARA MANTENIMIENTO. En esta biblioteca, los manuales deben de estar ordenados por reas y por recursos. As se podr contar con las siguientes reas: AGRCOLA COMERCIAL MECNICA MECNICA DE BANCO ELECTRNICA COMPUTO INDUSTRIAL INFRAESTRUCTURA OTROS
Y dentro de cada rea deben de existir ordenados los manuales por recursos y debidamente codificados. Ejemplo:
MO-CATERPILAR-001 MM-CATERPILAR-001 MP-CATERPILAR-001 MP-CATERPILAR-002 MP-CATERPILAR-003 PM-CATERPILAR-001 PM-CATERPILAR-002 PM-CATERPILAR-003
Proyecto APREMAT
80
Para una correcta codificacin de los manuales se usa la siguiente simbologa: MO MM MP PE PM PC PH MANUALES DE OPERACIN MANUALES DE MANTENIMIENTO MANUALES DE PIEZAS PLANOS ELCTRICOS PLANOS MECNICOS PLANOS DE INFRAESTRUCTURA CIVIL PLANOS HIDRULICOS
ETC. SI LOS HUBIERE.
REGLAS PARA LA CREACIN DE LA BIBLIOTECA TCNICA

1. Para cada unidad registrada en el Sistema de Mantenimiento, se debe de hacer un esfuerzo por conseguir sus manuales tcnicos 2. Debe de existir un rea segura y custodiada para la colocacin de los manuales. 3. Los manuales deben de seguir el mismo mecanismo de administracin formales en biblioteca. 4. Cada vez que viene un equipo nuevo se deben de codificar los manuales e ingresarlos a la biblioteca tcnica. 5. Los manuales NO SON PROPIEDAD DE UNA PERSONA EN PARTICULAR, son propiedad del Instituto. 6. La informacin de los manuales debe de ser difundida y compartida ampliamente. NO SON RECOMENDABLES LOS SUPER TARZANES QUE SOLO ELLOS PUEDEN HACER LAS COSAS. El buen mantenimiento consiste en que entre ms personas puedan hacer los mantenimientos mejor. 7. No engavetar los manuales originales como tesoros tcnicos. Que a la larga se pierden sin que nadie los haya usado. 8. Ser cautelosos en no violar la propiedad intelectual duplicando manuales. 9. Acostumbrarse a consultar los manuales para brindar la mejor calidad en los trabajos de mantenimiento.
Proyecto APREMAT 81
DOCUMENTACIN INTELECTUAL
La documentacin intelectual se refiere a cultivar el nivel educativo del personal docente de los Institutos. Esto es muy beneficioso para el desarrollo profesional de los individuos y permite al mismo tiempo tener mayores elementos de juicio para el perfecto funcionamiento del Sistema de Mantenimiento Preventivo. Como se explica en las practicas contractuales de este documento, es necesario ir incluyendo capacitaciones del personal en la operacin y mantenimiento de los recursos. Entre mayor cantidad de gente preparada se tenga mejores sern los resultados de los Institutos en general.
6.7 ANLISIS Y RETROALIMENTACIN

6.7.1 Objetivos Que la informacin que brinda el Sistema de Mantenimiento sea aprovechada para analizar, dinamizar, y retroalimentar el Sistema de Mantenimiento Preventivo bajo una filosofa de trabajo basada en mejora continua. 6.7.2 Metas Que el personal de los Institutos como el CDE de cada Instituto pueda apreciar la importancia de analizar las condiciones de las maquinarias e infraestructura en una forma constante. Que exista una metodologa de anlisis de ndices de medicin y disponibilidad de los activos. Que el personal de los Institutos pueda sacar conclusiones de los anlisis y poder enriquecer cada da ms al Sistema de Mantenimiento Preventivo. 6.7.3 Resultados Esperados Establecer una frecuencia de reuniones mensuales para analizar los resultados de los mantenimientos del mes anterior. Que las reuniones se basen en los ndices de medicin de los recursos e infraestructura, principalmente en los costos de mantenimiento, la reduccin o
Proyecto APREMAT 82
desaparicin de Mantenimientos Correctivos, y analizar los tiempos muertos de las maquinarias. 6.7.4 Metodologa de desarrollo La funcin de anlisis y retroalimentacin permite evaluar los avances y mejoras de condiciones relacionados al buen desempeo del mantenimiento preventivo. Es necesario tener una reunin mensual para analizar el mantenimiento.
ESQUEMA DE REUNIONES MENSUALES

Las reuniones llevarn el nombre de Reuniones para anlisis de
mantenimiento Preventivo. Ser el director del Instituto el responsable para convocar a todas las personas relacionadas y responsables de los mantenimientos por rea. Y stas reuniones deben de ser de carcter obligatorio y con reglas de juego muy definidas.
Las reuniones deben de ser realizadas en los primeros 10 das de cada mes, ya que su principal propsito es el de analizar lo ocurrido en el mantenimiento en el mes anterior. Para cada reunin debe de existir junto con la convocatoria una agenda a tratar, y en cuyos temas de anlisis deben de estar incluidos los siguientes puntos: 1. Lectura de Minuta de Reunin Anterior y verificacin de cumplimiento de acuerdos.
Proyecto APREMAT 83
2. Lectura de los mantenimientos CORRECTIVOS incurridos por cada rea en el mes. 3. Anlisis de las causas y plan de accin para que estas fallas no vuelvan a ocurrir. 4. Porcentaje de cumplimiento de Mantenimientos Preventivos por rea. Ordenes de trabajo de Mantenimiento Preventivo Completadas vs. Planificadas. 5. Anlisis de la causa de incumplimiento de los planes de mantenimiento preventivo. 6. Lista de Unidades o recursos que resultaron los ms caros en el mes. 7. Lista de Unidades o recursos que resultaron con mayor tiempo muerto en el mes. 8. Costo total de mantenimiento Correctivo y Preventivo por rea. 9. Revisin de calendarios de mantenimiento para el presente mes y discutir las principales actividades. 10.Discusin sobre campaas pro-mantenimiento entre estudiantesdocentes- comunidad. 11.Anlisis de mantenimientos de infraestructuras. 12.Anlisis de presupuesto. 13.Puntos varios. Se elabora una minuta, la cual lleva una lista de actividades pendientes, con responsables y fechas. Con este simple esquema de reuniones se obtendrn tremendos avances en el desarrollo de practicas de Administracin de Mantenimientos Modernas. El equipo de personas que se presente a las reuniones podr recomendar otros puntos de particular inters como pueden ser capacitaciones, instalaciones, trabajos de mejoras en infraestructura, seguridad fsica de recursos, garantas, contratos, repuestos, etc.
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VII. CAPTULO 7: DIAGRAMA DE FLUJO DE INFORMACIN
Cdigo nico
Formulario 2 Formulario 1 Lista Inventario Equipo Formulario 3 Ficha Tcnica
Formulario 12 Vida de Equipo
Formulario 8 Solicitud Formulario 6 Calendario General Formulario 7 Calendario Auxiliar Formulario 10 Orden de Trabajo
Formulario 4 Plan de Requerimi ento Mantenimi Formulario 5 PEMs Formulario 11 Requerimi ento de Materiales
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Formulario 13 Solicitudes de Compra
Formulario 14 Ordenes de Compra
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VIII. CAPTULO 8: ORGANIZACIN
Son las personas las que representan el principal recurso de un Sistema de Mantenimiento. La organizacin se refiere a quien debe de asumir que responsabilidades y como integrarlas a las diarias actividades de trabajo. PARA QUE UN SISTEMA DE MANTENIMIENTO FUNCIONE, DEBE DE EXISTIR UN APOYO INCONDICIONAL DE LA MXIMA AUTORIDAD DE CADA INSTITUTO. En muchas organizaciones se considera al mantenimiento una de las funciones ms importante de la organizacin. En el caso particular de los Institutos Focales de APREMAT, La mxima autoridad le corresponde al CDE. El mantenimiento como lo hemos analizado en captulos anteriores brinda muchos beneficios como: Incrementar la Disponibilidad de los Recursos al Servicio de Los Estudiantes Reducir los Costos de Mantenimiento Incrementar la Vida de los Recursos Mejorar las Utilidades Financieras Aumentar la Calidad Acadmica Utilizar Equipos que Funcionen Excelentemente Mejorar el Ambiente Laboral Mejorar la Imagen de la Institucin Reducir Tiempos Muertos Estar Listos para la Llegada de Nuevos y Ms Sofisticados Equipos Etc.
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Bajo un claro entendimiento de los beneficios anteriores se puede apreciar al Mantenimiento Preventivo como una actividad fundamental en el Instituto. El apoyo de las mximas autoridades ayuda grandemente a la continuidad de los proyectos de mantenimiento y a prever problemas futuros relacionados a problemas por deterioro de los recursos.
'EL XITO DE UNA ORGANIZACIN SE FUNDAMENTA EN GENTE QUE PROPORCIONE BUENAS IDEAS, PERO MS IMPORTANTE AUN, GENTE QUE ASUMA LA RESPONSABILIDAD DE DARLES SEGUIMIENTO'.
A continuacin presentamos un organigrama que involucra al personal que tiene que ver con el Sistema de Mantenimiento Preventivo, ver Figura 25. Este organigrama esta relacionado a la implantacin de un Sistema de Mantenimiento. Una caracterstica es que prcticamente TODOS estarn involucrados con el mantenimiento. Desde el CDE hasta los Alumnos de los Institutos. Este Organigrama representa los puestos de las personas en un Sistema de Mantenimiento y JAMS debe de confundirse con un grado jerrquico dentro de la organizacin administrativa oficial de la institucin.
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ORGANIGRAMA PARA LA ADMINSTRACION DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO PROGRAMADO CDE MINED Unidad de Apoyo a Planes de Mantenimiento Preventivo Programado DIRECTOR DE INSTITUDO
PLANIFICADOR DE MANTENIMIENTO
Encargado de Bodegas de Repuestos y Materiales
Encargado de Taller A
Encargado de Taller B
Encargado de Taller C
Encargado de Maquinaria Agricola
Encargado de Infraestructura
Docentes Alumnos
Docentes Alumnos
Docentes Alumnos
Docentes Alumnos
Docentes Alumnos
Figura 25. Organigrama.
DEFINICIN DE RESPONSABILIDADES
CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR

El CDE representa la mxima autoridad en la implantacin y seguimiento de un Sistema de Mantenimiento. Sus responsabilidades son: Apoyar totalmente la gestin de mantenimiento preventivo
Proyecto APREMAT
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Definir prioridades y calendarios para Implantacin del Sistema de Mantenimiento Preventivo Aprobar planes anuales de mantenimiento Crear y Administrar una partida contable para mantenimiento preventivo Tomar decisiones sobre cambios que existirn con la Implantacin de los sistemas de mantenimiento preventivo Velar porque el mantenimiento genere un ahorro y no un gasto a la institucin Aprobar compras de insumos y repuestos Asegurarse que las prcticas contractuales en la adquisicin de recursos se cumplan.
DIRECTOR DE INSTITUTO
El director debe de ser un lder en la implantacin de sistemas que contribuyan al mejoramiento de la imagen del Instituto y ser un luchador por mantener en buen estado de funcionamiento los equipos e infraestructura. Sus responsabilidades son: Mantener informado al CDE sobre los avances en mantenimiento Apoyar a los docentes y encargados de rea en las gestiones de mantenimiento Convocar a reuniones de Anlisis mensuales de Mantenimiento Preventivo. Ser el vinculo entre MINED y el Instituto Asegurarse que las prcticas contractuales de compras de recursos se cumplan Estar informado sobre los resultados del Sistema de Mantenimiento Preventivo Conocer todas las funciones del Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado
Proyecto APREMAT 89
Autorizar Solicitudes de Compras y Ordenes de Compras.
UNIDAD APOYO A MPP MINED

El proyecto APREMAT en su componente 5, se preocupa por el hecho que se le debe de dar una gran importancia a la Implantacin des Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado. Por tal razn debe de existir el apoyo al proyecto de parte del Ministerio de Educacin por medio de una unidad de apoyo a la gestin de mantenimiento preventivo programado. La cual vele por las normativas y mejoras a los sistema de mantenimiento de los institutos. Sus responsabilidades son: Crear una unidad central de mantenimiento para el apoyo y las normativas de los sistemas de mantenimiento preventivos programados en cada instituto. Velar por la autonoma de ejecucin de los planes de mantenimiento en cada instituto. Proporcionar consultores expertos en sistemas de mantenimiento preventivo Ser el vinculo entre los consultores externos y los Institutos Disear y aprobar el modelo general de un Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado que sea de fcil Implantacin y de fcil entendimiento Capacitar al personal de los Institutos sobre administracin del mantenimiento Capacitar al personal de los Institutos sobre el uso del manual de mantenimiento preventivo programado. Proporcionar el plan de puesta en marcha Proporcionar los mecanismos de instrumentalizacin
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Proyecto APREMAT
Dar seguimiento al desarrollo y funcionamiento de los sistemas de mantenimiento preventivo en los Institutos. Difundir los logros alcanzados por el mantenimiento preventivo a la sociedad Salvadorea para fomentar el mantenimiento en otras actividades sociales y de trabajo.
PLANIFICADOR DE MANTENIMIENTO
El planificador es un puesto en la organizacin que bien puede ser creada o sus funciones pueden ser desempeadas por los encargados de las diferentes reas.
Sus responsabilidades son: Crear los calendarios auxiliares semanales de ordenes de trabajo de mantenimiento Preventivo Asignar los nmeros a las ordenes de trabajo Crear las ordenes de trabajo Preparar el listado de requerimiento de materiales Planificar las fechas de los mantenimientos Asignar responsables de la ejecucin de los mantenimientos Solicitar los repuestos de las bodegas los das en que se solicitan Cerrar las ordenes de trabajo en la Hoja de Vida de los recursos y archivar los Formularios. Apoyar a las actividades de mantenimiento.
Proyecto APREMAT
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BODEGUERO
El bodeguero o el proveedor, es la persona que velar por la existencia de repuestos e insumos: Sus responsabilidades son: Mantener la custodia de los repuestos e insumos Realizar inventarios fsicos con una frecuencia determinada Codificar los repuestos que entran a la bodega Crear y actualizar los Cardex de repuestos Revisar los Formularios de requerimientos de materiales Revisar los Cardex por puntos de reorden Elaborar Solicitudes y Ordenes de compras Solicitar cotizaciones a proveedores Revisar y dar ingreso a las compras Mantener las bodegas ordenadas y limpias Actualizar las hojas Cardex cada ves que hay una transaccin de inventario Custodiar algunos equipos que necesiten ser almacenados en bodegas Hacer reclamos a proveedores que han servido un producto de mala calidad Velar por que la institucin pague al proveedor en el tiempo justo
ENCARGADOS DE AREAS
Estas personas juegan un papel primordial por el hecho de permanecer la mayor parte del tiempo con los equipos y sus usuarios. Sus responsabilidades son: Codificar equipos e infraestructura
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Proyecto APREMAT
Hacer inventarios de los activos Crear un plan de mantenimiento preventivo para cada equipo Elaborar los procedimientos estndar de mantenimiento Elaborar el calendario general de mantenimiento y desplegarlo lo ms vistoso posible en el lugar de trabajo Revisar los calendarios auxiliares de mantenimiento Incentivar el orden y la limpieza de las reas de trabajo Crear Solicitudes de compra Velar por la buena operacin de los equipos Capacitar a docentes e instructores de laboratorios Preparar informacin para reunin mensual de anlisis de Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado Ejecutar las ordenes de trabajo de mantenimiento especializadas Atender y documentar todas los trabajos de mantenimiento correctivo Consultar y estudiar los manuales tcnicos Auto capacitarse constantemente
DOCENTES
Los docentes son quienes son responsables de la operacin de los equipos. Sus responsabilidades son: Mantener buen orden y limpieza en las reas de trabajo Ejecutar mantenimientos preventivos bsicos Conocer los planes de mantenimiento preventivo de los recursos Apoyar la gestin de mantenimiento Velar por la seguridad ocupacional de los estudiantes Reportar fallas lo antes posible por medio de Solicitudes de Trabajo Brindar los espacios de tiempo necesarios para que los mantenimientos ser realicen sin obstculos
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Capacitar a los alumnos en mantenimientos preventivos bsicos Montar campaas de mantenimiento con los alumnos.
ALUMNOS
Son los usuarios de los activos Sus responsabilidades son: Aprender a preguntar y usar correctamente los equipos Limpiar sus mesas de trabajo 5 minutos antes de empezar la practica y 5 minutos al finalizar su practica Estar conscientes de la importancia de la buena conservacin de los recursos Considerarse un sensor humano capaz de detectar y notificar cuando los recursos empiezan a fallar para que el docente elabore una solicitud de trabajo de mantenimiento Colaborar con los mantenimientos de maquinarias e infraestructura Participar activamente en las campaas de mantenimiento Informar a sus padres de las actividades de mantenimiento Llevar a su vida cotidiana las buenas practicas de mantenimiento preventivo Estar consciente que el mantenimiento se perfila como una excelente oportunidad de trabajo en el nuevo milenio. RESPONSABILIDAD DE TODOS
No Permitir que el Instituto y sus Recursos se Deterioren

Proyecto APREMAT 94
IX. CAPTULO 9: PRACTICAS CONTRACTUALES

En la actualidad las negociaciones y las prcticas contractuales se vuelven una necesidad para que las futuras generaciones de estudiantes gocen de los beneficios de utilizar equipos en perfecto estado de funcionamiento, ya que el futuro de los equipos depende en gran medida tambin de las buenas gestiones de compra o contratacin de servicios. En el mundo competitivo y tecnolgico moderno las empresas se disputan un mercado cada da ms exigente. Ya no solo basta la calidad de los recursos, sino que todos los beneficios adicionales que podemos obtener de un contrato. Como la experiencia misma lo dice, muchos dolores de cabeza se pueden evitar si somos totalmente precavidos y anticipamos los problemas. Podramos diagramar el proceso de adquisicin de un equipo de la siguiente forma (ver figura):
1 Idea (necesidad) 2
3 Definicin Tcnica
Cotizaciones (licitaciones) Alternativas
Negociacin Cierre de compra Instalacin
5 6
Puesta en Marcha Operacin
Fin de vida til
Figura 26. Proceso de Adquisicin de un Equipo.

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Proyecto APREMAT
Como podemos observar, el proceso de, adquisicin de un equipo (o infraestructura), lleva al menos los 9 pasos mencionados. Lo ideal es que durante la puesta en marcha y operacin, los problemas de tiempos muertos y altos costos de mantenimiento NO existan. Por lo tanto se debe tener SIEMPRE presente al MANTENIMIENTO. Entre ms temprano se piense en la importancia del mantenimiento, menores sern los problemas durante la operacin o uso de los bienes, y mucho menores sern los costos de Mantenimiento. No es sorpresa para nadie, que muchas empresas o instituciones se empiezan a preocupar por el mantenimiento hasta que estn en el paso 8 y tambin hay quienes se lamentan y analizan el mantenimiento hasta que ya estn en el paso 9. Es decir, que el equipo les fall abruptamente y no tienen ni la menor idea de cmo repararlo, quin lo puede reparar, donde estn los repuestos y por lo general el equipo queda daado por la exagerada cantidad de dinero que les costara repararlo. El mantenimiento se puede pensar desde que a alguien le surge la necesidad de nueva maquinaria. Es decir, entrar al proceso de compra con una mentalidad fuerte con relacin a las exigencias sobre aspectos de mantenimiento.
REQUERIMIENTOS BSICOS PARA TODA COMPRA

En las prcticas de compra se deben de contemplar, en los trminos de licitaciones, o en la oferta de los proveedores los 3 siguientes elementos. Sin costo adicional: 1. CAPACITACIN El proveedor debe de poseer la capacidad y el personal certificado para entrenar a nuestro personal en la OPERACIN y MANTENIMIENTO de los equipos.
Proyecto APREMAT 96
La capacitacin, idealmente, debe realizarse en los Institutos para que ste tenga un efecto multiplicador. Es decir que podamos involucrar a una optima cantidad de personas. La capacitacin de Operacin se refiere al manejo correcto del equipo y sus funciones importantes. La capacitacin de mantenimiento debe de explicar el diseo mecnico y elctrico de los componentes, cmo brindar el mantenimiento preventivo al recurso y cmo detectar f llas (TroubleShoting). As como caractersticas de a los insumos necesarios para la correcta operacin del equipo.
2. DOCUMENTACIN TCNICA El recurso (o servicio) debe de llegar con la informacin tcnica completa. A esto nos referimos a los siguientes puntos: Manuales de Operacin Manuales de Mantenimiento Manuales de Repuestos Planos Elctricos (si aplican) Planos Mecnicos (si aplican)
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La documentacin tcnica brinda mucho apoyo a la deteccin de fallas y a la reduccin de tiempos de reparacin.
3. PLANES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO El proveedor deber entregar un documento orientado a las recomendaciones para el plan de mantenimiento preventivo del equipo. Este documento debe de estructurarse por procedimientos calendarizados, proporcionando las frecuencias y los tiempos estimados de Mantenimiento. Nota: Este documento debe de ser especfico para el Instituto al que se le est entregando el equipo. Es decir que es una gua elaborada particularmente para el Instituto que recibir el equipo. No se acepta fotocopias de manual o referencias a los manuales del fabricante del equipo. Los tres puntos anteriores deben de ser de carcter obligatorio en los trminos de referencia para la adquisicin de recursos. En las negociaciones de compras hay otros factores tambin muy importantes que se podran solicitar sin costo adicional.
Recuerden: Es vlido pedir y negociar, antes de firmar el contrato, despus todo puede ser historia Muchas empresas ofrecen sin costo adicional otras ventajas
contractuales que ellos guardan como Ases bajo la manga para quienes se lo
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soliciten. O dependiendo del caso pueden incluirse algunos de stos como clusula obligatoria dentro de un contrato.
SOLICITUDES ADICIONALES:
Instalacin y Puesta en Marcha Garanta con Plazos extendidos Kit de Repuestos originales Guas de Prcticas de Laboratorios Contratos de Mantenimiento Preventivo Herramientas Dispositivos de autodiagnstico Dispositivos de autolubricacin Capacitacin en el lugar de la fabricacin del Equipo Costos anuales estimados de Mantenimiento Estimado de vida til del Equipo Que el proveedor cuente con stock de repuestos en El Salvador Asignacin de una persona contacto en caso de fallas, quien proporcione soluciones tcnicas. Nombre, telfono, fax, e-mail. Referencias Comerciales en El Salvador
Es fundamental que los responsables de la institucin donde se instalar el equipo tome parte activa en todo el proceso de compra. En los Institutos de APREMAT, los CDEs deben de preocuparse, integrarse,
anticiparse y asegurarse que los componentes antes mencionados, sean ofrecidos por los proveedores, y tener la facultad legal para establecer reclamos por incumplimiento.
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Resumiendo, los CDEs deben de estar muy pendientes de todos los ofrecimientos de equipamiento. Provengan estos de fondos propios, de APREMAT, del MINED, del Gobierno Central, del BCID, del BID, del FIS, del gobierno de Japn, no tendr nada de malo (por el contrario), que se enve una carta de carcter oficial haciendo ver su conciencia y responsabilidad con relacin al buen funcionamiento y aprovechamiento de los recursos y solicitando que los proveedores ofrezcan los puntos antes mencionados.
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X. CAPTULO 10: SOSTENIBILIDAD FINANCIERA DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

La implantacin de un Sistema de Mantenimiento en ningn momento debe de verse como un gasto adicional, el cual conlleva a un presupuesto adicional para el cual no estamos preparados. Debe de verse como una responsabilidad de cuidar, custodiar y mantener los recursos para el aprovechamiento de los estudiantes en un plazo largo de tiempo. El mantenimiento preventivo basado en un sistema dinmico es un generador de ventajas funcionales y econmicas muy fuertes para cada uno de los Institutos. Simplemente, si el mantenimiento preventivo fuera un causante de incremento en los costos de operacin, nadie alrededor del mundo implementara sistemas de mantenimiento preventivo. Ejemplo. Hoy por hoy, en los Institutos tcnicos focales de APREMAT, la
mayor parte de los mantenimientos se hacen con mucho sacrificio. Es decir cuando un equipo se nos daa pues es un dinero que hay que gastar obligatoriamente o nuestro equipo o nuestro taller se muere. Recurriendo muchas veces a reparaciones provisionales. Estas fallas se repiten y se repiten una y otra vez. Luego tenemos el caso que una buena cantidad de recursos estn deteriorados, y en ningn momento calculamos el costo por perdida de oportunidad. Es decir lo que cuesta que un equipo no este disponible para los muchachos que asisten a sus prcticas de laboratorio. En el caso de los Institutos la disposicin de los recursos incide en la calidad acadmica. Los mantenimientos correctivos siempre vienen acompaados por largas horas de trabajo de nuestros colaboradores, prolongados tiempos muertos, seguro un elevado costo de reparacin y molestias entre los alumnos al verse frustrados de no poder aprender las habilidades que en uno o dos aos significarn sus fuentes de ingresos en el mercado laboral.
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En
pocas
palabras
podemos
concluir que
el
alto
costo
del
NO-
MANTENIMIENTO es de por s difcil de calcular con exactitud, ya que la nica documentacin con que contamos son los costos directos como son los repuestos. Pero no contabilizamos los costos escondidos que siempre son mucho mayores que los costos directos. Estos costos escondidos son los costos de la mano de obra, de los costos por perdida de oportunidad, de un poca disponibilidad de los recursos, utilizacin de espacio con maquinaria que ya no funciona, una corta vida de los recursos, un mayor uso y desgaste de repuestos, malestar de las personas, costos imprevistos, etc. Lo que tenemos que analizar para saber justificar el mantenimiento preventivo es realizar un anlisis llamado ANLISIS DEL COSTO DEL CICLO DE VIDA. LO CUAL SE EXPLICA CON EL SIGUIENTE EJEMPLO.
ALTERNATIVA 1. ANLISIS DEL CICLO DE VIDA SIN INVERTIR EN MANTENIMIENTO PREVENTIVO. CCV = CI + NA(COA + CMCA + CMPA + CPO) DONDE CCV= CI= CO= CMCA= CMPA=
Proyecto APREMAT
Costo de Ciclo de Vida Costo de Inversin Inicial, Ms Instalacin, Ms Transporte, Ms Cableado, Ms Obra Civil, Etc. Costo de Operacin, Energa Elctrica, Mano de Obra, Insumos Etc. Costo de Mantenimiento Correctivo Anual (Mano de Obra, Repuestos, Miscelneos) Costo de Mantenimiento Preventivo Anual (Mano
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de Obra, Repuestos, Miscelneos) CPO= Costo Por Perdida De Oportunidad ( El Costo De Brindar la Oportunidad de aprendizaje a uno o un grupo de estudiantes)
O similar podemos leerlo as: CCV= Costo Inicial de Adquisicin e Instalacin + NA(Costo Operacin Anual + Costo Mantenimiento Correctivo Anual + Costo Mantenimiento Preventivo Anual + Costo Por Perdida De Oportunidad) Introduciendo nmeros a la formula, CCV = 1000 + 5( 5000 + 10000 + 0 + 100) = 1000 + 5(15100) = 76,500.00 Que es el costo para el Instituto en la vida del equipo En esta alternativa vemos que la organizacin NO cuenta con mantenimiento preventivo, lo cual se comprueba al ver que el costo en la formula para mantenimiento preventivo es cero. El costo inicial es muy bajo, ya que solo costo 1000 colones. Es decir que prcticamente el equipo fue regalado y que emplearon unos mil colones en instalarlo y ponerlo a trabajar. Luego vemos que anualmente gastamos en el equipo 10,000.00 colones, lo cual no es una sorpresa para nadie. Son gastos que ocurren en la vida real de los Institutos, y como todos sabemos son inesperados, y muchas veces el Instituto se puede tardar hasta seis meses o ms para conseguir los fondos.
Proyecto APREMAT 103
De nuevo nuestro costo de mantenimiento preventivo es cero. Y asignamos una muy mnima cantidad, solo 100.00 colones al ao para representar los costos escondidos de perdida de oportunidad. Vemos como resultado que despus de cinco aos si nos vamos por alternativa 1, el costo de poseer el equipo es de: ALTERNATIVA 1 = 76,500.00
ALTERNATIVA 2. ANLISIS DEL CICLO DE VIDA INVIRTIENDO 1000 COLONES ANUALES EN MANTENIMIENTO PREVENTIVO Vamos a cambiar un poco el panorama e INVERTIR nicamente 1000.00 colones anuales en mantenimiento preventivo. Dejamos el valor de costo inicial idntico. Es decir los mismos 1000.00 colones. Al invertir 1000 colones en mantenimiento preventivo, me estoy asegurando que los mantenimientos bsicos como engrasados, lubricados y cambios de filtros se realicen en la maquinaria. Vemos que es muy realista que en mantenimientos correctivos se disminuyen a 1000.00 COLONES ANUALES. El costo de operacin anual se puede reducir de 5000.00 anuales a 4,500.00, ya que hay un mayor aprovechamiento de la maquinaria, menores desperdicios, menos fugas de aceite, etc. Y por ltimo vemos que el costo de perdida de oportunidad que esta amarrado a los tiempos muertos tambin obligatoriamente se reduce. Si volvemos a calcular el CCV bajo este nuevo escenario vemos que:
CCV = 1000 + 5( 4500 + 1000 + 1000 + 10) = 1000 + 5(6510) = 33500 Que es el costo para el Instituto en la vida del equipo ALTERNATIVA 2 = 33,500.00 Generando un ahorro al Instituto 43,000 colones en trminos econmicos directos. En conclusin, en un periodo de 5 aos, el Instituto invirti 5,000.00 colones para mantenimiento preventivo y obtuvo ahorros por 43,000.00. Esto es un solo recurso, estos ahorros se ven multiplicados cuando incluimos todos los equipos, activos e infraestructura de los Institutos. El mantenimiento aparte en conjunto al Sistema de Mantenimiento planteado en este documento genera otra gran cantidad de ahorros y previsiones. Como pueden ser las practicas contractuales, que solo con los ahorros generados porque sea el proveedor quien cubra con los requerimientos indispensables de los recursos, un plan de mantenimiento preventivo se paga. Los otros ahorros los mencionamos de nuevo: Aumento en la vida til del equipo Disminucin de fallas inesperadas de alto costo Reduccin de los tiempos muertos de los equipos Menor utilizacin de Repuestos Reduccin Horas Hombre de Mantenimiento Correctivo Disminucin en tiempos de Horas Hombre en busca de repuestos Reduccin en los tiempos de deteccin de fallas ptimos inventarios de repuestos Pero ante todo y ms importante que lo econmico:
Mayor disponibilidad de los recursos al servicio de l@s jvenes estudiantes. Como ejemplo real y modelo de esta situacin, se puede mencionar al taller mecnico del INSTITUTO THOMAS JEFERSON DE SONSONATE. LOS EQUIPOS COMO TORNOS, FRESADORAS Y OTROS MECNICOS CASI NUNCA SE ARRUINAN. Y los equipos se encuentran en ms de un 95% del tiempo a la disposicin de las prcticas de los alumnos gracias al mantenimiento preventivo programado al que han sido sometidos los recursos en los ltimos aos.
CREACIN DE PRESUPUESTOS DE MANTENIMIENTO

El presupuesto anual es muy fcil de calcular teniendo en cuenta que ya contamos con un Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado. Paso1. Completar el calendario general de mantenimiento preventivo programado. Formulario 6. Paso 2. Para cada equipo existirn n cantidad de procedimientos estndar de
mantenimiento con una frecuencia determinada. Calcular cuantos de cada uno de los mantenimientos realizaremos en el ao. Paso 3. Del expediente de cada equipo, extraer los PEMs y tomar nota de los
costos de materiales, e insumos necesarios para el mantenimiento y si existe tambin algn costo miscelneo. Paso 4. Calcular el costo anual para cada PEMs sin incluir Mano de Obra, ya
que esta es fija y sale de la planilla del MINED. Paso 5. Sumar el monto total de todos planes de mantenimiento y dividirlo entre
12 para sacar un promedio mensual.
Proyecto APREMAT
106
Paso 6.
Analizar en junta de CDE, la creacin de la partida presupuestaria para
el mantenimiento preventivo. Paso 7. Si se analiza que el presupuesto es muy elevado hacer un recorte, sin
RESTRINGIR MUCHO las actividades de mantenimiento. Paso 8. Establecer una meta menor de disponibilidad de los recursos. Y
Oficializar el presupuesto y la meta de disponibilidad, la cual se ver afectada y reducida por el recorte del presupuesto de mantenimiento. Paso 9. presupuesto. Modificar el calendario general en la proporcin en que se recorto el
Proyecto APREMAT
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1. DESEMPEO DE DISPONIBILIDAD POR EQUIPO

Tiempo total Tiempo muerto total Tiempo total

2. TIEMPOS MUERTOS POR RECURSOS

Tiempo Muerto Total

Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

3. COSTOS DE MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS POR RECURSOS

Costo de Mantenimiento Preventivo

Sumatoria de Costos Mantenimientos Preventivos Frmula 5 (Se extrae de Formulario 12)

4. COSTOS DE MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS POR RECURSOS

Costo de Mantenimiento Correctivos

Sumatoria de Costos Mantenimientos Correctivos Frmula 6 (Se extrae de Formulario 12)

Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

5. NUMERO DE FALLAS POR AO POR EQUIPO

Nmero de fallas por ao

Sumatoria de Ordenes de Trabajo de Mantenimiento Correctivo

Frmula 7 (# rdenes de trabajo en expediente de equipo por ao)

6. COSTO DE MANTENIMIENTO MENSUAL POR EQUIPO

Costos Preventivos + Costos Correctivos Frmula 8 (De Formulario 12)

7. COSTO DE MANTENIMIENTO ANUAL POR EQUIPO

Sumatoria del Costo Total por ao Frmula 9 ( De Formulario 12)

8. COSTO DE MANTENIMIENTO DE CICLO DE VIDA DEL EQUIPO

Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

V. CAPTULO 5: PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO

Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

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FUNCIONES DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO

Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

6.1 REGISTRO DE UNIDADES

Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

6.1.3 Resultados esperados

6.1.4 Metodologa de Desarrollo

Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

El estndar de codificacin recomendado para el Sistema de Mantenimiento Preventivo es el siguiente:

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ME-5HP-002 PE-ONAN-001 MB-PENTIUM-001 CO-IBM486-015 IM-EPSON-007 SR-IRAND-001 MC-WW78-002 MI-5FI-003

Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

CB-Cancha-001 AC-Com-002 OF-Dir-001 OF-Adm-002 RO-Fac-001

Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Figura 5. Ejemplo de una placa de un equipo a ser ubicada en el lugar.

INVENTARIO GENERAL DE EQUIPOS E INFRAESTRUCTURA

Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Descripcin Ubicacin Condicin General Incluir en plan de mantenimiento

Figura 6. Vista de Formulario 1.

Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

REGISTRO TCNICO DE RECURSOS

Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Instituto: Santa Ana

Fecha de elaboracin: 10/06/00 Responsable: Ing. Benito Snchez

Taller Mecnica Donacin BID

134,000.00 Colones 1987 NO tiene

0222-232.9992 CIDEMA S.A. DE C.V.

Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

An. 090 mts

Dibujo Tcnico (Equipos) o Croquis de Ubicacin (Infraestructura)

Figura 7. Ficha Tcnica.