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apostila_secretariado

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apostila de secretariado
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Técnicas emSecretariado
Profª. Kátia J. de Miranda
 
 
Técnicas em Secretariado – Profª. Kátia J. de Miranda
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1 MÓDULO 1 - HISTÓRICO DA PROFISSÃO..................................................................................71.1 Origem.....................................................................................................................................71.2 Por quê comemora-se o Dia da Secretária em 30 de Setembro?..........................................71.3 A profissão Secretária (o) no Brasil.........................................................................................71.3.1 Década de 60..................................................................................................................81.3.2 Década de 70..................................................................................................................81.3.3 Década de 80..................................................................................................................81.3.4 Década de 90..................................................................................................................81.4 Mitos da Profissão...................................................................................................................81.4.1 Primeiro Mito: Secretária X Assessoria...........................................................................91.4.2 Segundo Mito: Trabalhos Particulares.............................................................................91.4.3 Terceiro Mito: Secretária tem horário para entrar, mas não tem para sair.......................91.4.4 Quarto Mito: o trabalho da secretária não gera resultados...........................................101.4.5 Quinto Mito: Secretária X Recepcionista.......................................................................101.5 Código de Ética da(o) Secretária(o)......................................................................................111.6 Lei de Regulamentação da Profissão...................................................................................131.7 Perfil profissional desejado...................................................................................................141.7.1 Responsabilidades e Recomendações para uma Secretária........................................151.7.2 Características Pessoais de uma boa Secretária..........................................................172 MÓDULO 2 EMPRESAS...........................................................................................................212.1 Introdução.............................................................................................................................212.2 Conceito de Empresa............................................................................................................212.2.1 Habilidades Administrativas...........................................................................................222.2.2 Funções do Administrador.............................................................................................222.2.3 Objetivos Básicos da Empresa......................................................................................222.2.4 Objetivos Principais da Empresa...................................................................................222.2.5 Elementos de uma Empresa.........................................................................................222.3 Constituição, Legalização e Forma Jurídica.........................................................................232.4 Sociedades............................................................................................................................232.5 Classificação das Empresas.................................................................................................242.5.1 Quanto à Propriedade...................................................................................................242.5.2 Quanto ao Tipo de Atividade Econômica.......................................................................252.5.3 Quanto à nacionalidade.................................................................................................252.5.4 Em função ao porte.......................................................................................................252.6 Aspectos legais para registro de empresas..........................................................................262.6.1 Contrato Social..............................................................................................................262.6.2 Junta Comercial.............................................................................................................272.7 Relações Humanas na Empresa...........................................................................................282.7.1 Objetivo das relações humanas....................................................................................282.7.2 Equipe............................................................................................................................28Dez mandamentos para os participantes de uma equipe..................................................282.8 Estrutura da Organização.....................................................................................................302.8.1 Organograma.................................................................................................................302.8.1.1 Objetivos do Organograma....................................................................................302.8.1.2 Como elaborar um organograma?.........................................................................302.8.2 Departamentalização e Departamentos........................................................................322.8.2.1 Gerência Geral.......................................................................................................322.8.2.2 Gerência de Vendas...............................................................................................322.8.2.3 Gerência Administrativa.........................................................................................322.8.2.4 Gerência Operacional............................................................................................332.8.2.5 Gerência Financeira...............................................................................................332.8.3 Fluxograma....................................................................................................................332.8.3.1 Para que serve um fluxograma?............................................................................342.8.3.2 Como construir um fluxograma?............................................................................342.8.3.3 Símbolos de um fluxograma..................................................................................342.8.4 Cronograma...................................................................................................................34
 
 
Técnicas em Secretariado – Profª. Kátia J. de Miranda
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2.8.4.1 Para que serve um cronograma?...........................................................................353 MÓDULO 3 – RECURSOS INSTRUMENTAIS.............................................................................383.1 Introdução.............................................................................................................................383.2 Impressora............................................................................................................................383.3 Fac-Símile ou Fax.................................................................................................................383.4 Scanner.................................................................................................................................383.5 Máquinas de Calcular............................................................................................................393.6 Máquinas de Escrever...........................................................................................................393.6.1 Tipos de Máquinas de Escrever....................................................................................403.7 Fragmentadora......................................................................................................................403.8 Guilhotina..............................................................................................................................413.9 Encadernadora......................................................................................................................413.10 Copiadora ou Máquina de Xerox.........................................................................................413.11 Microcomputador / Notebook...............................................................................................413.12 Acessórios e Suprimentos...................................................................................................424 MÓDULO 4 – DOCUMENTOS COMERCIAIS..............................................................................444.1 Cheque..................................................................................................................................444.1.1 Tipos de Cheque............................................................................................................444.1.2 Roubo, perda e extravio de cheques.............................................................................454.2 Recibo...................................................................................................................................454.3 Nota Promissória...................................................................................................................464.4 Nota Fiscal – substituída pela Nota Fiscal Eletrônica a partir de 2008.................................474.5 Duplicata – (substituída por boleto bancário)........................................................................494.6 DARF.....................................................................................................................................504.7 Borderô Eletrônico.................................................................................................................505 MÓDULO 5 – REVISANDO A LÍNGUA PORTUGUESA...............................................................535.1 O que é abreviar?..................................................................................................................535.2 Tipos de abreviações............................................................................................................535.3 Recomendações para abreviação.........................................................................................535.4 Abreviações de Estados, Territórios e Distrito Federal e suas respectivas Capitais.............545.5 Abreviações de Meses e Dias da Semana............................................................................555.6 Abreviações de Endereço e Outras.......................................................................................555.7 Abreviações de Profissões e Cargos Militares......................................................................555.8 Outras abreviações...............................................................................................................565.9 Pronomes de Tratamento: Utilização e Concordância..........................................................565.10 Revisando a Gramática.......................................................................................................585.10.1 Mau / Mal.....................................................................................................................585.10.2 Meio / Meia..................................................................................................................586 MÓDULO 6 – COMUNICAÇÃO E CORRESPONDÊNCIA EMPRESARIAL................................616.1 Introdução.............................................................................................................................616.1.1 Comunicação.................................................................................................................616.1.2 Quais os obstáculos à comunicação?...........................................................................616.1.3 Quais os cuidados que o emissor deve ter?..................................................................616.1.4 Quais as formas de comunicação?...............................................................................616.2 Classificações da Correspondência......................................................................................626.2.1 Classificação pela distribuição.......................................................................................626.2.2 Classificação pelo destinatário......................................................................................636.2.3 Classificação pela velocidade........................................................................................636.2.4 Classificação pelo sigilo.................................................................................................636.3 Classificação de Documentos...............................................................................................636.3.1 Tipos de Documentos....................................................................................................636.3.2 Correspondências Recebidas e Enviadas.....................................................................646.3.2.1 Rotina da correspondência recebida.....................................................................646.3.2.2 Rotina da correspondência enviada.......................................................................656.4 Ata.........................................................................................................................................656.5 Atestado................................................................................................................................666.6 Aviso......................................................................................................................................67

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