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Modelo de Mejora Continua

C03-3030 / 12-08 Versin: 3.0 Pgina 1 de 1 Director de rea y Jefe de Oficina Director Regional Subdirector del Centro Funcionario responsable de los temas de planeacin en centros y regionales Este proceso enfatiza en la definicin de los lineamientos operativos para la vigencia y el seguimiento respectivo al cumplimiento de los compromisos. PROCESOS CLIENTES

CARACTERIZACION DE PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO:

PLANEACIN ESTRATGICA

RESPONSABLE DEL PROCESO:

OBJETIVO DEL PROCESO:

Formular, disear y determinar las polticas, orientaciones estratgicas, planes, programas y proyectos de la entidad, orientados hacia una gestin por resultados, ACTIVIDADES

ALCANCE:

PROCESOS PROVEEDORES

Todos los procesos

Estructurar y disponer los recursos e informacin pertinentes para la planeacin, gestin de proyectos, indicadores de gestin y evaluacin de resultados del SENA con el fin de retroalimentar la toma de decisiones.

Todos los procesos

Proceso Inteligencia Organizacional Proceso de Gestin Administrativa Proceso Gestin de Talento Humano Proceso Ejecucin de la Formacin Profesional

Proceso de Administracin Educativa Proceso Ejecucin de la Formacin Profesional Proceso Diseo Curricular Definir planes y programas que materialicen las estrategias organizacionales a travs del Plan Operativo Proceso Ejecucin de Servicios Complementarios Anual Proceso de Certificacin de Competencias Laborales Proceso de Gestin Administrativa Proceso Gestin del Talento Humano Proceso Gestin de los Recursos Financieros Analizar de forma peridica la ejecucin y desarrollo de las actividades planeadas para asignar y programar de manera eficiente los recursos fsicos, humanos, tecnolgicos y financieros Proceso Ejecucin de la Formacin Profesional Proceso Gestin Administrativa Proceso Gestin del Talento Humano Proceso Mejora Continua

Proceso Inteligencia Organizacional Proceso Diseo Curricular Proceso Administracin Educativa

Proceso Inteligencia Organizacional Proceso Administracin Educativa Proceso Ejecucin de la Formacin Profesional Proceso Ejecucin de Servicios Complementarios Proceso Ejecucin de la Formacin Profesional Proceso de Gestin Administrativa Proceso Gestin del Talento Humano Proceso Gestin de los Recursos Financieros

Realizar el seguimiento a la planeacin para verificar el cumplimiento efectivo de los compromisos y objetivos institucionales para la toma de decisiones.

Proceso Gestin del Talento Humano Proceso Gestin Administrativa Proceso Gestin de los Recursos Financieros Proceso Mejora Continua

V/A Realizar seguimiento al proceso e implementar las acciones de mejora

Proceso de Mejora Continua Proceso Ejecucin de la Formacin Profesional Proceso Ejecucin de Servicios Complementarios

PROCESO: PLANEACIN ESTRATGICA PROCEDIMIENTO: PLANEACIN OPERATIVA Objetivo del Procedimiento: Configurar el conjunto de actividades, con niveles de prioridad, que se deben realizar con el fin de cumplir con los objetivos institucionales y compromisos plasmados en el Plan Estratgico Institucional. Responsables: Director de rea, Jefe de Oficina y su equipo. Director Regional Subdirector del Centro Funcionario responsable de los temas de planeacin en centros y regionales Proceso/Procedimiento Proveedor: Proceso Inteligencia Organizacional. Proceso Ejecucin de la Formacin Profesional Proceso Gestin de Talento Humano. Procedimiento de Administracin, Control y Manejo de Inventarios Alcance: Este procedimiento inicia con definicin y envo de los lineamientos operativos para la vigencia y finaliza con la aprobacin del plan operativo.

Proceso/Procedimiento Cliente: Procedimiento Programacin Especfica Proceso de Diseo Curricular. Procedimiento Promocin y Publicacin de la Oferta Proceso Ejecucin de la Formacin Profesional Proceso Ejecucin de Servicios Complementarios Proceso de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales Procedimiento Perfilamiento y Actualizacin de Instructores Procedimiento Contratacin Administrativa Proceso Gestin de los Recursos Financieros Salidas: Plan Operativo Anual Portafolio de Servicios de la dependencia Metas Presupuesto

Entradas: Identificacin de necesidades de formacin y otros servicios del SENA Diagnstico de recursos: capacidad instalada medida en infraestructura, convenios y alianzas, capacidad tecnolgica y talento humano. Indicadores: Porcentaje de cumplimiento en las metas establecidas.

Riesgos: Configuracin de Planes Operativos que no conlleven al logro de los objetivos institucionales. Desarticulacin de planes, proyectos y programas de las acciones planteadas en el Plan Operativo.

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PROCEDIMIENTO PLANEACIN OPERATIVA

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REQUISITOS BSICOS MNIMOS: La Direccin General debe definir y suministrar los lineamientos operativos para las Regionales y los Centros de Formacin, de acuerdo a las orientaciones estratgicas y las directrices de la vigencia. Cada dependencia es responsable de socializar la informacin y determinar las diferentes responsabilidades para la construccin de sus propios proyectos.

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Fase 1 La Direccin de Planeacin y consolida y remite a todas las elaboracin del Plan Operativo estratgicas establecidas en el Institucional.

Descripcin Direccionamiento Corporativo de la Direccin General Dependencias de la Entidad los lineamientos para la Anual (POA), enmarcados en las polticas y acciones Plan Nacional de Desarrollo y en el Plan Estratgico

Todos los directivos de la Entidad deben promover la divulgacin de estos lineamientos entre el equipo de trabajo de su respectiva dependencia. 2 Tomando como insumo la informacin proveniente del Proceso de Inteligencia Organizacional y los lineamientos establecidos para la formulacin del POA, se deben definir los programas, proyectos y actividades a desarrollar en las diferentes dependencias durante una o varias vigencias, con el fin de preparar el portafolio de servicios, que les permita cumplir con la demanda identificada actual y potencial. Posteriormente se debe realizar un diagnstico de la capacidad instalada, representada en los recursos actuales y potenciales (fsicos, humanos, econmicos y pedaggicos, incluidos los provenientes de convenios y alianzas y el trabajo en red) con los que cuenta o puede contar cada dependencia durante la vigencia, para establecer el potencial de oferta de servicios. Definidos los recursos disponibles (actuales y potenciales), se procede a su asociacin con rubros de gasto del presupuesto, esto es, gastos fijos y variables. En el marco de los programas, proyectos y actividades definidos, y de acuerdo con los parmetros e instrumentos establecidos para cada Dependencia, se procede a realizar las proyecciones por cada uno de los rubros presupuestales. Con cada rubro proyectado debe definirse la meta de atencin o prestacin del servicio o producto asociado. Para el caso de los recursos que son asociados a gastos variables se procede a la elaboracin de varios escenarios de proyeccin (suficiente, normal y ptimo). Algunos programas, proyectos o actividades proyectadas pueden ser ejecutados durante varias vigencias, por lo que debe considerarse como prioritaria la asignacin de recursos para la vigencia o vigencias subsiguientes, con el fin de garantizar su continuidad. 3 A partir de los escenarios planteados se constituye la programacin genrica de los servicios/productos de la dependencia para el ao, la cual es proyectada de forma indicativa y puede ser objeto de variaciones durante el Procedimiento de Programacin Especfica. Los requerimientos derivados de la programacin genrica deben plasmarse en los respectivos planes de: oferta formativa por perodos, contratacin de instructores, actualizacin y perfilamiento de instructores, configuracin, transformacin o adecuacin de ambientes de aprendizaje, compras (adquisicin de materiales, maquinaria y/o equipos), mantenimiento (construcciones y adecuaciones), bienestar y certificacin de los aprendices, entre otros, los cuales sern estructurados al detalle durante el Procedimiento de

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Programacin Especfica. 4 Todos los programas, proyectos y actividades a desarrollar deben ser consignados en un documento durante la formulacin del Plan Operativo Anual (POA). En este mismo documento se consignan los recursos y las metas de atencin o prestacin del servicio o producto asociados, por escenarios. El Plan Operativo Anual elaborado, se presenta en los niveles tctico y operativo, para conocimiento del nivel directivo superior correspondiente, antes de iniciar la vigencia de su ejecucin. La Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo consolida todos los planes operativos anuales de las dependencias, slo en medio electrnico, y remite a cada dependencia de la Direccin General los informes consolidados sobre los proyectos, programas o actividades, cuya poltica est asociada a la gestin de dicha dependencia. Por otra parte, a partir de la consolidacin de los Planes Operativos Anuales a nivel nacional, se expedir la resolucin de apertura presupuestal para la siguiente vigencia. Finalmente, el Plan Operativo Anual Institucional se presenta para aprobacin al Consejo Directivo Nacional, durante el primer trimestre de la vigencia en que se va a ejecutar. Documentos asociados: Lineamientos y Pautas para la elaboracin del Plan Operativo Plan Operativo Anual Institucional Resolucin de apertura presupuestal

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PROCESO: PLANEACIN ESTRATGICA PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIN ESPECFICA Objetivo del Procedimiento: Analizar de forma peridica la ejecucin y desarrollo de las actividades planeadas en las dependencias del SENA, para asignar y programar de manera eficiente los recursos fsicos, humanos, tecnolgicos y financieros, garantizando la atencin de los requerimientos del entorno, las necesidades del cliente (interno / externo) o formulando nuevos planteamientos en funcin de los objetivos institucionales, de acuerdo con la prioridad de estos. Responsables: Director de rea, Jefe de Oficina. Director Regional Subdirector de Centro. Coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo Coordinador de Apoyo a la Formacin, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas (Misional) / o Coordinador de Administracin Educativa Coordinador Acadmico Proceso/Procedimiento Proveedor: Proceso Inteligencia Organizacional Procedimiento Planeacin Operativa Proceso Diseo Curricular Procedimiento Desarrollo Curricular Proceso Administracin Educativa Alcance: Este procedimiento inicia con el anlisis del avance de las acciones planeadas anualmente en cada dependencia, frente al uso de recursos, y finaliza con la programacin y asignacin de los recursos necesarios.

Proceso/Procedimiento Cliente: Proceso Mejora Continua Proceso Ejecucin de la Formacin Profesional Procedimiento Perfilamiento y Actualizacin de Instructores Procedimiento Contratacin Administrativa Salidas: Acciones a desarrollar. Asignacin y programacin recursos necesarios.

Entradas: Metas Presupuesto Plan Operativo Necesidades de formacin identificadas Indicadores: En los Centros de Formacin: Horas de formacin programadas mensualmente / Potencial de horas de formacin en el mes. Nmero de programas de formacin ejecutados por oferta cerrada (Para titulada y para complementaria). En las Direcciones Regionales y de rea Seguimiento mensual a la ejecucin de metas y presupuesto de los proyectos planteados en el POA.

de

los

Riesgos: Sub/sobre asignacin de recursos a las actividades previstas. Programacin de recursos sin estar asociados a las actividades planeadas. Sub utilizacin de los recursos externos otorgados a cada dependencia (terceros, otras dependencias, los asociados a la tecnologa en la que se desarrollan las acciones de formacin, etc.).

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PROCEDIMIENTO PROGRAMACIN ESPECFICA

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REQUISITOS BASICOS MINIMOS: Los recursos fsicos, humanos, tecnolgicos y financieros son para uso institucional y podrn ser programados conjuntamente acorde al esquema de trabajo por redes, siempre y cuando en la planeacin se determinen acciones sinrgicas entre dependencias. En el caso de la formacin profesional las acciones para formacin titulada tienen prioridad en la asignacin de recursos. A partir de la demanda puntual del sector productivo los centros de formacin profesional deben realizar la programacin de la formacin a la medida, y complementaria asignando los recursos necesarios y manteniendo actualizada la informacin de disponibilidad de recursos para que las redes puedan tomar decisiones sobre la oferta pblica. Las redes deciden sobre el uso de los recursos que quedan disponibles en todos los Centros de Formacin que vayan a ejecutar acciones de formacin asociadas a la tecnologa de cada red. Una vez se cubran estos requerimientos, el centro asigna los recursos que queden disponibles para la ejecucin de acciones de formacin pertinentes adicionales. Cuando se detecte la carencia de recursos que permitan proyectar la respuesta de formacin, en el marco del SENA es uno solo, y promoviendo la flexibilidad y optimizacin de recursos, las redes pueden sugerir la movilidad de Recursos (ambientes, instructores, equipos y herramientas) entre centros o sedes. Para el caso de los beneficiarios de la movilidad del recurso, inicialmente identificados como centros pequeos y lejanos (Amazonas, Guaina, Guaviare, Vichada, Vaups, Putumayo, Arauca y Casanare), las redes priorizarn y programarn los recursos necesarios para atender los requerimientos especficos de los programas de formacin a ofertar, mediante la asignacin y ubicacin de material didctico e instructores especializados de alto nivel (segn lo catalogue la red de centros); en caso que se presente movilidad de instructores, cada centro receptor de recursos determinar el perodo requerido de transferencia y contar con el presupuesto necesario para cubrir los gastos de manutencin y desplazamiento, con la correspondiente asignacin de recursos para cubrir la oferta. El centro receptor garantizar durante la transferencia un instructor de la misma tecnologa que apropie las metodologas y tcnicas desarrolladas para consolidar la oferta futura del centro; este proceso de transferencia finalizar con la certificacin de las competencias de este instructor. En este caso, el centro o centros que facilita(n) los recursos, contar(n) con el presupuesto necesario para financiar durante el periodo de transferencia, las acciones de formacin previstas, en reemplazo del recurso movilizado.

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PROCEDIMIENTO PROGRAMACIN ESPECFICA

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DESCRIPCIN GRFICA DEL PROCEDIMIENTO PROGRAMACIN ESPECFICA

DIR. GENERAL REGIONAL / CENTRO DE FORMACIN

Inicio

SEGUIMINTO A LA PLANEACIN

Analizar la situacin de formacin, los servicios complementarios y las actividades de apoyo

Resultados de las acciones de formacin y de las actividades de apoyo

Metas y presupuesto Recurso Humano Establecer la capacidad potencial de uso de cada recurso Infraestructura Ambientes Inventario (Materiales, Maquinaria y Equipo)

PLANEACIN OPERATIVA

Elaborar programacin detallada trimestral de recursos asociados a las acciones planeadas

CONVENIOS Y/O ALIANZAS

Consolidar prerequisitos de programacin de recursos

Reporte de requerimiento de recursos a las dependencias relacionadas

Elaborar del Plan de trabajo trimestral

Cronograma y horarios de recursos

Fin

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PROCEDIMIENTO PROGRAMACIN ESPECFICA

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Fase 1

Descripcin En primer lugar se debe realizar un anlisis trimestral de la ejecucin de acciones en cada dependencia, con el fin de identificar el uso de cada recurso y tomar decisiones frente a su comportamiento esperado, para programarlos peridicamente durante la vigencia. Para cada recurso debe establecerse su capacidad potencial de operacin as: Para los recursos econmicos, se tienen en cuenta todos los rubros asignados a una dependencia, por proyecto o de manera global, tanto en vigencias pasadas como en la actual, identificando aquellos que son de destinacin especfica y que, por ende, deben priorizarse y orientarse a actividades muy concretas. En el caso del talento humano y de acuerdo a las acciones planteadas, es necesario identificar los perodos de tiempo y compromisos en los que se debe destinar un mayor o menor nmero de personas, discriminando las actividades que pueden ser desarrolladas por personal de planta y aquellas que requieren procesos de contratacin. En cuanto a la infraestructura, escenarios y ambientes de trabajo, en la mayora de los casos estos llevan implcitos la asociacin de materiales, maquinaria y equipo que deben ser programados uno a uno para permitir el uso compartido o individualizado entre dependencias y actores, maximizando su utilidad; el potencial corresponde a la estimacin en horas y/o productos derivados del uso de los recursos fsicos y tecnolgicos en jornadas de tiempo completo. En el caso de los centros de formacin profesional, trimestralmente en esta fase se analiza la ejecucin de las acciones de formacin titulada y complementaria, de las actividades de apoyo a la formacin profesional y del cumplimiento de las actividades programadas para acatar las polticas institucionales, frente a la demanda o por cambios en los indicadores estratgicos a nivel operativo, tctico y/o estratgico. Con este fin se visualiza el potencial de horas de formacin cubiertas por instructores de planta, el uso de la capacidad instalada en ambientes y objetos de aprendizaje y el presupuesto disponible. En todos los casos se deben priorizar las acciones a desempear en el siguiente trimestre, con el fin de optimizar el uso de recursos y programar eficientemente a las personas involucradas y el presupuesto requerido, entre otros.

Con la informacin obtenida en la fase anterior y retomando los proyectos, programas y acciones a desarrollar, se procede a realizar la asignacin de recursos para el siguiente trimestre, agotando peridicamente su disponibilidad y teniendo en cuenta que para algunos casos pueden requerirse unas condiciones previas para la programacin, como es el caso de las adecuaciones de espacios, el perfilamiento o actualizacin del talento humano, el mantenimiento de maquinaria, etc.; estos prerrequisitos de programacin, permiten evidenciar acciones adicionales y complementarias a las actividades proyectadas en el Plan Operativo Anual y dependiendo de la disponibilidad de recursos y tiempo, se pueden realizar de manera paralela. Adicionalmente, las especificaciones y requisitos generados en una instancia determinada, pueden establecerse como demanda y/o requerimientos a desarrollar por otra dependencia
Versin 3 P03-3030-002 Pg. 4

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PROCEDIMIENTO PROGRAMACIN ESPECFICA

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relacionada con la actividad en particular. Cabe anotar que la posibilidad de constituir convenios y/o alianzas por los que se establece la adquisicin o posibilidad de uso y de compartir recursos con empresas/entidades, son actividades alternas para la disponibilidad, asignacin y programacin de recursos a actividades especficas. 3 Frente al cronograma y plan de trabajo trimestral (horarios y calendarios), se seleccionan de forma sucesiva las acciones planeadas y se reservan los recursos necesarios (personal, ambientes, otros medios, etc.) para completarlas.

Documentos asociados: Lineamientos y Pautas para la elaboracin del Plan Operativo Plan Operativo Institucional

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sirPROCESO: PLANEACIN ESTRATGICA PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO A LA PLANEACION Objetivo del Procedimiento: Realizar seguimiento peridico a la ejecucin de los programas, proyectos, metas y recursos asignados en la planeacin estratgica, con el propsito de medir el cumplimiento efectivo de los compromisos y objetivos institucionales para la toma de decisiones. Responsables: Director de rea. Director Regional Subdirector de Centro. Coordinador de Apoyo a la Formacin, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas (Misional) / o Coordinador de Administracin Educativa Coordinador Acadmico Proceso/Procedimiento Proveedor: Proceso Inteligencia Organizacional Procedimiento Planeacin Operativa Procedimiento Programacin Especfica Proceso Administracin Educativa Proceso Ejecucin de la Formacin Profesional Proceso Ejecucin de Servicios Complementarios Entradas: Plan Operativo Programacin Especfica y Ejecucin (Planes de trabajo de los recursos) Indicadores: Batera de indicadores asociados al Cuadro de Mando Integral. Alcance: Este procedimiento inicia con la definicin de los indicadores a utilizar en la medicin de resultados esperados para seguimiento y/o evaluacin y finaliza con el anlisis de los mismos y la toma de decisiones.

Proceso/Procedimiento Cliente: Proceso Mejora Continua Proceso Gestin del Talento Humano Proceso Gestin Administrativa Proceso Gestin de los Recursos Financieros

Salidas: Informes de seguimiento y/o evaluacin Alertas de gestin Propuesta de acciones a desarrollar. Riesgos: Definicin de medidas de seguimiento subjetivas.

REQUISITOS BASICOS MINIMOS: Las acciones, actividades y proyectos planteados por cada dependencia en sus Planes operativos y/o planes de trabajo especficos, deben contribuir al logro de los objetivos institucionales y estar alineados con las directrices y orientaciones del Plan Estratgico Institucional. El formato del Cuadro de Mando Integral con la respectiva gua metodolgica, deben ser divulgados en todos los niveles de la organizacin, para retroalimentacin y posteriormente para su implementacin, teniendo en cuenta que se constituye en el principal insumo para la evaluacin de gerentes pblicos.

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PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA PLANEACIN

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PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA PLANEACIN

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Fase 1

Descripcin Una vez implementados los planes de trabajo trimestrales propuestos en la programacin especfica, en el seguimiento se procede a verificar el uso ptimo de los diferentes recursos asignados, frente a la potencialidad y disponibilidad que tenan para ese perodo. Para llevar a cabo esta revisin, debe asociarse el seguimiento presupuestal a los rubros asignados y apropiados por cada dependencia, priorizando siempre los gastos fijos y controlando el uso de los gastos variables. Para poder interpretar la informacin y contar con un sistema de referenciacin, cada rea procede a definir o seleccionar los indicadores propios de seguimiento y evaluacin de los resultados y productos generados en el desarrollo de las actividades y proyectos planteados, tomando como herramienta la metodologa la estructura propuesta en el Cuadro de Mando integral (CMI), que incluye la definicin de las fuentes de informacin de los indicadores y sus variables, e identifica unidades de medida, reas responsables y periodicidad De la misma forma, la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo, en coordinacin con las dems reas y oficinas de la Direccin General, elabora el Cuadro de Mando Integral, que contiene los indicadores estratgicos de seguimiento institucional para los niveles estratgico, tctico y operativo. Por consiguiente, los indicadores son la medida cuantitativa o la observacin cualitativa que permite identificar, visualizar y dejar trazabilidad de los cambios en el tiempo, determinando el avance y funcionamiento de la gestin, dando la voz de alerta sobre la existencia de un problema y permitiendo tomar medidas para solucionarlo, una vez se tenga claridad sobre las causas que lo generaron. El formato del Cuadro de Mando Integral con la respectiva gua metodolgica, deben ser divulgados en todos los niveles de la organizacin, para retroalimentacin y posteriormente para su implementacin, teniendo en cuenta que se constituye en el principal insumo para la evaluacin de gerentes pblicos.

Una vez identificadas las fuentes de informacin la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo procede a elaborar la base de datos que contiene la informacin de cada uno de los indicadores definidos en el cuadro de Mando Integral. Esta base de datos es alimentada con los datos de diferentes sistemas de informacin de la Entidad (Gestin Acadmica de Centros, Finanzas 2000, Administracin 2000, Servicio Pblico de Empleo, Kactus, etc.) en la forma y periodicidad requeridos, segn los seguimientos y evaluaciones que se programen. Los indicadores propios de las diferentes dependencias son de carcter complementario al Cuadro de Mando Integral, como informacin alterna para el seguimiento y la toma de decisiones frente a actividades particulares, por lo cual son responsabilidad de cada rea. Compilada la informacin en la base de datos, los diferentes niveles de la Entidad deben procesar la informacin y analizarla de acuerdo con los indicadores especficos determinados para cada uno y aplicar el Cuadro de Mando Integral.

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PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA PLANEACIN

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Con el resultado de la aplicacin de los indicadores los diferentes niveles deben consolidar el Cuadro de Mando Integral, interpretar los resultados y remitir peridicamente la informacin a la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo, quien efectuar la consolidacin de resultados a nivel nacional. 3 Con base en el consolidado nacional, la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo elabora y divulga el informe que contempla el anlisis de los resultados, con las recomendaciones a seguir por los diferentes niveles. A su vez, stos ltimos deben realizar su propio anlisis de resultados, teniendo en cuenta el informe divulgado, para aplicar las acciones preventivas y correctivas a que haya lugar para el logro efectivo de los objetivos institucionales. Los informes presentados y divulgados deben ser utilizados en todos los niveles por la alta direccin para la toma de decisiones. Documentos asociados: Plan Estratgico Institucional 2007 2010 Sena: Conocimiento para todos los colombianos.
(http://www.sena.edu.co/Portal/Direccin+General/Direccin+de+Planeacin+y+Direccionamiento+Corporativo/Plan+E stratgico+Institucional/)

Informe de Gestin 2008

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