RESOLUCIN 0528 6 de Agosto de 2009

Por medio de la cual se actualiza el "manual de Calidad del TM a la versin 02

EL RECTOR DEL INSTITUTO TECNOLGICO METROPOLITANO INSTITUCIN, Institucin Universitaria y en ejercicio de sus atribuciones legales y en especial, las contempladas en el artculo 54 del Estatuto General Interno y artculo 5 del Acuerdo Directivo 006 de 2008, y

CONSIDERANDO: Que el Consejo Directivo del ITM por medio del Acuerdo 06 de 2008, adopt la Norma Tcnica de Calidad en la gestin Pblica, NTCGP 1000:2004 defini la Poltica de la Calidad y estableci los Objetivos de la Calidad y en su artculo 5 dispone: Responsabilidad del Rector. El Rector del ITM, como mxima autoridad ejecutiva asumir la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestin de la Calidad y, para ello podr delegar las funciones que considere necesarias, crear comits, adoptar procedimientos adecuados y los sistemas correspondientes. Que es deber del Rector del lTM, en su calidad de primera autoridad ejecutiva, cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales y reglamentarias decisiones del Concejo Municipal y del Consejo Directivo del ITM y, para ello, podr delegar las funciones que considere necesarias, adoptar procedimientos adecuados y adoptar los sistemas correspondientes.
Que por medio de la Resolucin Rectoral 0824 de 2008, se adopt el Manual de Calidad del ITM, el que requiere actualizaciones en objetivos de calidad, procesos, procedimientos y exclusiones al alcance del Sistema de Gestin de la Calidad.

RESUELVE: Artculo 1. Adoptar el Manual de Calidad del Instituto Tecnolgico Metropolitano en su versin 02, cuyo texto es as:

TABLA DE CONTENIDO N 1. 1.1 1.2 1.3 2. 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 3. 3.1 3.2 3.3 4. 4.1 5 5.1 5.1.1 5.1.1.1 MGC 001 SECCIN DEL MANUAL OBJETIVO, ALCANCE Y EXCLUSIONES OBJETIVO ALCANCE EXCLUSIONES Y JUSTIFICACIN DEFINICIONES Y CONTROL DEL MANUAL DEFINICIONES CONTROL DEL MANUAL Responsabilidades respecto al Manual Estructura para la elaboracin del Manual de Calidad Edicin, revisin, aprobacin, y distribucin del Manual Cambios del Manual Control de copias PRESENTACION DE LA INSTITUCIN VISIN INSTITUCIONAL MISIN INSTITUCIONAL RESEA HISTRICA SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD MAPA DE PROCESOS PROCESOS ESTRATEGICO DE DIRECCIONAMIENTO Nivel de Revisin 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 Fecha (d/m/a) 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 Pgina 2 de 28

PROCESO PLANEACIN INSTITUCIONAL RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCION Compromiso de la Direccin

N 5.1.1.2 5.1.1.3 5.1.14 5.1.1.5 5.1.1.5.1 5.1.1.5.2 5.1.1.5.3 5.1.1.6 5.2 6. 6.1 6.2 6.3 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.3.4 6.4 7. 7.1 7.1.1 7.1.2 MGC 001

SECCIN DEL MANUAL Enfoque al cliente Poltica de Calidad Planificacin Responsabilidad, autoridad y comunicacin Responsabilidad y autoridad Representante de la Direccin Comunicacin interna Revisin por la Direccin PROCESO GESTION DE LA INFORMACION Y LA COMUNICACIN PROCESOS DE APOYO PROCESO GESTIN FINANCIERA PROCESO ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS PROCESO ADMINISTRACIN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Departamento de Sistemas Seccin Laboratorios Departamento de Servicios Generales Coordinacin de Bienes y Apoyo Logstico PROCESO GESTIN DEL TALENTO HUMANO PROCESOS MISIONALES PROCESOS DE CURRICULAR DISEO Y DESARROLLO

Nivel de Revisin 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01

Fecha (d/m/a) 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09

01 01 01 01 01 01 01 01 01

31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 Pgina 3 de 28

Diseo y desarrollo de nuevos programas acadmicos Desarrollo Curricular

N 7.2 7.3 7.3.1 7.4 7.5 8. 8.1 8.2 8.3 8.3.1 8.3.2 9.0 9.1 9.2 9.3 9.4

SECCIN DEL MANUAL PROCESO GESTION DEL CONOCIMIENTO PROCESO PROYECCIN SOCIAL PLANIFICACIN DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO PROCESO DE INTERNACIONALIZACION DEL CONOCIMIENTO PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO PROCESOS DE EVALUACION PROCESO DE AUTOEVALUCION AUTORREGULACIN PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL PROCESO DE GESTION DE LA CALIDAD Control de documentos Control de registros ANEXOS Listado Maestro de Registros Listado Maestro de Documentos de Origen Externo Listado Maestro de Documentos Internos Normograma Y

Nivel de Revisin 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 02 01

Fecha (d/m/a) 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09 31/07/09

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1. OBJETIVO, ALCANCE Y EXCLUSIONES

1.1 OBJETIVO Describir el Sistema de Gestin de la Calidad del Instituto Tecnolgico Metropolitano para asegurar su continuidad en condiciones cambiantes.

1.2 ALCANCE Aplica para el Diseo y prestacin de servicios educativos de Investigacin en. Ciencia, tecnologa y sociedad; Materiales y tecnologas de construccin; Gestin tecnolgica; Fabricacin de partes de productos industriales; Soluciones integradas con tecnologas de comunicacin e informacin; Tecnologa energtica, Matemticas Ciencias y Nuevas Tecnologas, Economa y Finanzas y Ciencias Humanas y Sociales. Extensin. Prestacin de servicios de formacin para el desarrollo humano y el trabajo, Asesoras, Prcticas educativas, Emprendimiento y Educacin informal. Docencia. Diseo y Prestacin de servicios educativos en: Tecnologas en Anlisis de costos y presupuestos (presencial y virtual), Calidad, Construccin de acabados arquitectnicos, Diseo industrial, Electromecnica, Electrnica, Gestin administrativa, Informtica musical, Mantenimiento de equipos biomdicos, Produccin, Sistemas de informacin y Telecomunicaciones. Ingenieras en Sistemas, Electromecnica, Electrnica, Diseo industrial, Produccin, Telecomunicaciones, Financiera y de negocios e Ingeniera biomdica; en los niveles de pregrado y posgrado. Bienestar Universitario. Prestacin de servicios de salud de primer nivel de atencin, desarrollo humano, promocin socioeconmica, promocin cultural, recreacin - deportes y prevencin de emergencias.

1.3 EXCLUSIONES Y JUSTIFICACIN Para el alcance se excluye los siguientes numerales de la NTCGP 1000:2004 y la NTC ISO 9001:2008 Numeral 7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medicin, excepto para el proceso de Gestin del Conocimiento debido a que los proyectos de investigacin aplicada requieren del uso de equipos de seguimiento y medicin para asegurar la calidad de los resultados. Numeral 7.3 de Diseo y Desarrollo para el proceso de proyeccin social, porque a partir de este proceso se ofertan las fortalezas institucionales que se generan en el proceso de diseo curricular y se satisfacen las demandas del entorno.

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2. DEFINICIONES Y CONTROL DEL MANUAL

Para el propsito de este Manual de Calidad, son aplicables los trminos y definiciones dados en las Normas NTC ISO 9000:2005 y la NTCGP 1000:2004. El control del manual se realiza segn lo establecido en el PGCP 001 Procedimiento para la Elaboracin y Control de Documentos.

2.1 DEFINICIONES Calidad: grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos. Equidad: para efectos del desarrollo de la calidad, la equidad se define como el trmino que se da a los clientes en igualdad de condiciones para acceder a los servicios de docencia, investigacin y extensin. Pertinencia: condicin para los empleados de la institucin para la prestacin del servicio. Oportunidad: condicin que permite a los clientes acceder a los servicios de la institucin en el momento que es requerido. Procesos Estratgicos. Son aquellos destinados a definir y controlar las metas de la organizacin, sus polticas y estrategias, incluyen adems procesos relativos a la fijacin de objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la direccin. Procesos Misionales: Son aquellos que permiten generar el producto o servicio que se entrega al cliente. Aportan valor al cliente. Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razn de ser. Procesos de Apoyo: Abarcan las actividades necesarias para el correcto funcionamiento de los procesos misionales. Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son necesarios en los procesos estratgicos, misionales y de evaluacin. Procesos de Evaluacin: Desarrollan procesos de seguimiento y control permanente para una asesora gil y oportuna a la direccin de la institucin. Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medicin, seguimiento y auditora interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratgicos, de apoyo y los misionales. S.G.C: Sistema de Gestin de la Calidad. Coordinador del S.G.C: Es el equivalente al Profesional Universitario Aseguramiento de la Calidad. CEA: Centro de Extensin Acadmica

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2.2 CONTROL DEL MANUAL

2.2.1 Responsabilidades respecto al Manual El Rector es responsable de aprobar por resolucin el contenido del manual la primera vez. Cada vez que se modifique la versin, debe firmar el manual en la portada como respaldo a lo all definido y expresado. El Jefe de Planeacin como representante de la Alta Direccin es el responsable de revisar los cambios del manual. Cada vez que se modifique la versin, debe firmar el manual en la portada en la casilla de revisado. El Profesional Universitario Aseguramiento de la Calidad es responsable de coordinar todos los cambios referentes al manual y el Profesional Universitario- Control Documental es el responsable de mantenerlo actualizado en los puntos de acceso a la documentacin. Para los cambios parciales del manual de calidad, se procede a actualizar el nivel de revisin y la fecha. Para un cambio total se modifica la versin. 2.2.2 Estructura para la elaboracin del Manual de Calidad Se utilizan dos formatos: Formato para la portada: contiene el nombre de la institucin, alcance a certificar, restricciones de uso, nmero de versin, casillas para aprobacin, revisado y fecha correspondiente. Formato para cada pgina: contiene el cdigo del documento y el paginado en formato pgina n de m, donde n es el nmero de la pgina y m el total de pginas. 2.2.3 Edicin, revisin, aprobacin y distribucin del Manual Revisin: el manual es revisado por el Jefe de la Oficina de Planeacin verificando que lo escrito corresponda a lo que se hace, firmando como constancia de ello en la casilla correspondiente a Revisado por que aparece en la portada del manual. Aprobacin: La aprobacin la hace el Rector verificando que lo escrito se ajuste a las polticas institucionales, firmando en la casilla correspondiente. En la primera versin aprueba por resolucin y en las siguientes versiones firmando la portada del manual. Edicin y distribucin: Con la aprobacin se da inicio a la edicin y distribucin a travs el portal Web del ITM. 2.2.4 Cambios del Manual El Coordinador del S.G.C tiene la responsabilidad de la actualizacin permanente del manual de acuerdo con los cambios hechos en el Sistema de Gestin de Calidad. Estos cambios pueden ser totales o parciales. Un cambio total implica una nueva versin del manual. Un cambio parcial conserva la versin del manual pero cambia el nivel de revisin para la seccin modificada. Los cambios y modificaciones al manual se aprobarn de acuerdo con lo expresado en este numeral, en el 2.2.1 y 2.2.3 MGC 001 Pgina 7 de 28

Cualquier empleado de la institucin puede sugerir a travs del lder del proceso, cambios o modificaciones al manual. Todo cambio al Manual de Calidad o a sus secciones se hace siguiendo los parmetros establecidos en el PGCP 001 Procedimiento para la elaboracin y control de documentos. 2.2.5 Control de copias Las copias impresas del manual que tengan los usuarios se consideran copias no controladas. El manual actualizado se encuentra en el portal Web del ITM y el impreso en la Oficina de Planeacin.

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3. PRESENTACIN DE LA INSTITUCIN

3.1 VISIN INSTITUCIONAL En su perspectiva formativa y dados los requerimientos del desarrollo, el Instituto Tecnolgico Metropolitano se propone: CONSTITUIRSE en una institucin del conocimiento y ser reconocida como tal por el Estado y la sociedad, con miras a hacer de la productividad del conocimiento y de sus trabajadores un factor decisivo para el desarrollo del pas; CONVERTIRSE en una institucin con un modelo flexible de organizacin y funcionamiento, fundamentado en una administracin con liderazgo que le permita aprender permanentemente; IDENTIFICARSE por la excelencia acadmica centrada en la calidad de sus programas con pertinencia social y acadmica, calidad de sus docentes, enseanza y aprendizaje, calidad de investigacin y extensin, calidad de su ambiente fsico acadmico y centros de apoyo; RELACIONARSE continuamente con el mundo externo para asumir la informacin requerida y apoyar su desarrollo; PRESENTARSE con autonoma financiera.

3.2 MISIN INSTITUCIONAL EL INSTITUTO TECNOLGICO METROPOLITANO, Institucin Universitaria, es un establecimiento de carcter pblico y naturaleza autnoma, adscrito a la Alcalda de Medelln; ofrece un servicio pblico cultural en educacin superior, para la formacin integral del talento humano en ciencia y tecnologa, con fundamento en la excelencia de la investigacin, la docencia y la extensin, que habilite para la vida y el trabajo, desde el aprender a ser, aprender a hacer, aprender a aprender y aprender a convivir, en la construccin permanente de la dignidad humana, la solidaridad colectiva y una conciencia social y ecolgica

3.3 RESEA HISTRICA El Instituto Tecnolgico Metropolitano naci el 20 de diciembre de 1944. En esta fecha el Alcalde de Medelln sancion el Acuerdo 91 del Concejo Municipal por el cual se cre inicialmente el Instituto Obrero Municipal al cual se le asign como misin propender por el adelanto intelectual de las clases trabajadoras y la desanalfabetizacin de las mismas. Posteriormente en el ao 1945 se cambi el nombre por el de Instituto de Cultura Popular. El nuevo instituto hacia nfasis en lo cultural y la enseanza gratuita. En el ao 1949 se cambi el nombre de Instituto Popular de Cultura por el de Universidad Obrera, con la finalidad de recuperar la filosofa que inspir a sus promotores. A partir de 1953 se denomin Instituto Popular del Municipio de Medelln. Luego de 48 aos de existencia, a favor de la clase trabajadora de la ciudad, el Instituto Popular sufri su transformacin decisiva en 1991 cuando se reorganiz como un establecimiento de Educacin Superior transformndose as en el Instituto Tecnolgico Metropolitano. En el ao 2005 el Instituto Tecnolgico Metropolitano obtuvo el cambio de carcter acadmico y se convirti en Institucin Universitaria, conservando su vocacin de formacin tecnolgica en Educacin Superior. Actualmente la institucin crece en infraestructura fsica, cualifica su planta de docentes y personal administrativo, innova sus programas acadmicos, y goza de una amplia autonoma y reconocimiento de su trayectoria educativa ofreciendo a la comunidad 13 tecnologas con registro calificado, 10 de ellas acreditadas con alta calidad, 8 ingenieras, 1 especializacin y 2 maestras, todas fundamentadas en una poltica de excelencia acadmica. MGC 001 Pgina 9 de 28

4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

El Instituto Tecnolgico Metropolitano, implementa un Sistema de Gestin de Calidad aplicable a la gestin pblica, tal como lo indica la ley 872 de 2003 y el decreto 4110 de 2004 bajo los lineamientos de las normas NTCGP 1000:2004 e ISO 9001:2008 adoptado bajo Resolucin Rectoral 0293 de 2008. A las reuniones del Comit Institucional de Gestin de la Calidad, podrn asistir otros funcionarios del ITM o personas externas, cuando se considere conveniente por invitacin del Presidente del Comit Institucional de Gestin de la Calidad.

4.1 MAPA DE PROCESOS El mapa de procesos ilustra los procesos necesarios para el Sistema de Gestin de la Calidad en el Instituto Tecnolgico Metropolitano, que son acordes con los procesos estratgicos, misionales, de apoyo y de evaluacin tal como lo sugiere la NTCGP 1000:2004 y la NTC ISO 9001:2008.Ver Manual de Procesos. En el Manual de Procesos se ilustra el mapa identificando 15 procesos as: PROCESOS ESTRATEGICOS: Planeacin Institucional y Gestin de la Informacin y la Comunicacin. PROCESOS MISIONALES: Diseo Curricular, Desarrollo Curricular, Proyeccin Social, Gestin del Conocimiento, Internacionalizacin del Conocimiento y Bienestar Universitario.

PROCESOS DE APOYO: Gestin Financiera, Adquisicin de Bienes y Servicios, Administracin de Bienes Muebles e Inmuebles y Gestin del Talento Humano. PROCESOS DE EVALUACIN: Autoevaluacin y Autorregulacin, Evaluacin y Control y Gestin de la Calidad. La documentacin del sistema, la direccin del mismo y el control del S.G.C est a cargo del Jefe de Oficina de Planeacin. La estructuracin del sistema se ha realizado a partir de la determinacin de los procesos y la secuencia e interaccin de los mismos en sus respectivas caracterizaciones. Ver Manual de Procesos.

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5. PROCESOS DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

5.1 PROCESO PLANEACION INSTITUCIONAL Este proceso comprende la planeacin institucional que integra la planeacin estratgica y del Sistema de Gestin de la Calidad, respecto a esta ltima el proceso de planificacin determina la poltica de calidad y los objetivos de calidad los cuales son adecuados a la misin de la institucin, coherente con el plan de desarrollo, los planes sectoriales y de desarrollo administrativo, el sistema de control interno y los planes estratgicos establecidos; incluye un compromiso de cumplir con los requisitos de sus clientes, de mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad, y dentro del marco de su misin que se le ha encomendado. La secuencia de actividades e interaccin de planificacin con los dems procesos esta ilustrado en la caracterizacin del proceso. El nivel de detalle de cada una de las etapas se ha implementado en los siguientes procedimientos: Procedimiento para la elaboracin y aprobacin del plan de desarrollo PPIP 001, Procedimiento para la elaboracin y aprobacin del plan financiero del plan de desarrollo institucional PPIP 002, Procedimiento para la elaboracin del plan de desarrollo acadmico PPIP 003, Procedimiento para la elaboracin y aprobacin del plan de accin PPIP 004, Procedimiento para realizar la programacin acadmica PPIP 005, Procedimiento para la elaboracin y aprobacin del calendario acadmico PPIP 006. 5.1.1 RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCION 5.1.1.1 Compromiso de la Direccin La alta direccin de la institucin ha establecido y comunicado la poltica y los objetivos de la calidad coherentes con su misin y las necesidades de los clientes; as mismo ha desarrollado el proyecto educativo institucional como marco para asegurar la apropiacin de los recursos necesarios y el crecimiento de la institucin. Los cambios tecnolgicos, de control, normativos, legislativos y otros que puedan afectar el Sistema de Gestin de la Calidad o la prestacin del servicio, son evaluados por el Rector, con el fin de tomar acciones que conlleven a su mejoramiento y mantenimiento en el tiempo. 5.1.1.2 Enfoque al cliente La alta direccin enfoca su planeacin estratgica al cumplimiento de los requisitos del cliente a travs de la poltica de excelencia acadmica, programas curriculares con pertinencia social y acadmica, obtencin de registro calificado para todos sus programas y la acreditacin de alta calidad para aquellos programas que cumplen las condiciones de calidad requeridas por el Ministerio de Educacin Nacional. Adicionalmente la institucin tiene programas de posgrado, que permite asegurar su lealtad una vez termine el programa de pre-grado. Tambin se cuenta con los servicios educativos el Proceso de Bienestar Universitario que brinda el ambiente de trabajo apropiado para la prestacin del servicio y en atencin a las necesidades de los clientes. Este enfoque se comunica a los niveles pertinentes dentro de la institucin. 5.1.1.3 Poltica de calidad El Instituto Tecnolgico Metropolitano, Institucin Universitaria, es un establecimiento pblico de naturaleza autnoma, comprometido con el servicio pblico cultural en educacin superior, para la formacin integral del talento humano en ciencia y tecnologa y que habilite para la vida y el trabajo, con fundamento en la excelencia de sus procesos, mediante la provisin de servicios de calidad y del desarrollo de la gestin pblica con sujecin a las disposiciones constitucionales y legales y caracterizada por la eficacia, la eficiencia y el mejoramiento continuo, en procura de la satisfaccin de las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios MGC 001 Pgina 11 de 28

La poltica de calidad pretende crear el marco de accin que oriente a los miembros del Instituto a trabajar con directrices claras canalizando los esfuerzos en un mismo sentido para el logro de los propsitos formulados a corto mediano y largo plazo de manera armnica y sincronizada acorde con la misin formulada, el plan de desarrollo, los planes sectoriales y de desarrollo administrativo, el sistema de control interno y los planes estratgicos establecidos. La poltica de calidad fue formulada por la alta direccin, asegurndose de que responda al propsito de la institucin. En ella se declara expresamente el compromiso de cumplir con los requisitos y mejorar continuamente le eficacia del sistema de gestin de calidad. Para asegurar que la poltica de calidad es conocida y entendida por los miembros del Instituto se difunde en el portal Web, peridico la Tekhne, carteleras, boletines electrnicos. Tambin se hace sensibilizacin sobre su contenido en las reuniones a travs de capacitacin y dinmicas dirigidas a los diferentes niveles de la estructura organizacional. 5.1.1.4 Planificacin Los siguientes objetivos de la calidad hacen medible la poltica de la calidad: Determinar los criterios y mtodos necesarios para asegurarse de que tanto la operacin como el control de los procesos identificados sean eficaces y eficientes. Asegurar anualmente en el presupuesto la disponibilidad de los recursos necesarios para apoyar la operacin y el seguimiento de los procesos identificados. Realizar el seguimiento, la medicin y el anlisis de los procesos identificados. Implementar las acciones necesarias en cada una de las instancias del ITM para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de los procesos identificados. Disear e implementar estrategias y mecanismos de comunicacin, capacitacin, inclusin e interiorizacin de la cultura de la calidad en el ITM. Generar acciones innovadoras tendientes a la estandarizacin y mejoramiento continuo de los procesos, la gestin optima de los recursos y la satisfaccin de las necesidades de los usuarios, destinatarios y beneficiarios. Implementar y desarrollar el proceso de autoevaluacin de tal forma que se favorezca la identificacin de oportunidades de mejoramiento para el desarrollo del ITM. Gestionar y administrar talento humano, permanentemente cualificado, del ITM procurando satisfacer a sus usuarios mediante la oportunidad y calidad en la prestacin de los servicios. Incrementar significativamente la produccin de conocimiento cientfico y tecnolgico para la innovacin y el desarrollo mediante la creacin de grupos en nuevos campos del conocimiento, el fortalecimiento de los existentes, el mejoramiento cuantitativo y cualitativo de los resultados de investigacin y de la transferencia del conocimiento. Desarrollar procesos formativos que posicionen cada vez ms al ITM ante el Estado y la Sociedad, mediante el aseguramiento de altos niveles de calidad de un servicio educativo con pertinencia social y acadmica

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Los objetivos de calidad estn estrictamente relacionados con los propsitos de la institucin, son medibles y cuantificables mediante los indicadores de gestin. Ver Manual de Indicadores 5.1.1.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin 5.1.15.1 Responsabilidad y autoridad. La autoridad mxima del Instituto Tecnolgico Metropolitano para el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestin de Calidad es el Consejo Directivo de la institucin. Por otra parte, el Rector, design como responsable del Sistema de Gestin de la Calidad al Jefe de la Oficina de Planeacin. (Ver numeral 5.1.1.5.2 de este manual) En la Carta Organizacional se establece la autoridad y responsabilidad del personal del Instituto Tecnolgico Metropolitano. Ver Estructura Organizacional MPIP 003 Las dems responsabilidades estn designadas dentro de las actividades de los procedimientos de la documentacin del sistema y su coordinacin a travs de los lderes de proceso. 5.1.1.5.2 Representante de la Direccin En la Resolucin Rectoral 0293 de 2008 se designa al Jefe de la Oficina de Planeacin del ITM como representante de la alta direccin, para efectos de garantizar las acciones conducentes a desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestin de la Calidad con sujecin a lo dispuesto en la normativa legal y reglamentaria. El Jefe de la Oficina de Planeacin, con plena autoridad y responsabilidad, deber cumplir con: a. Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad. b. Informar a la alta direccin sobre el desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad y de cualquier necesidad de mejora. c. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles del ITM. d. Asegurarse de que se establecen los procesos de comunicacin apropiados dentro de la entidad y de que la comunicacin se efecta considerando la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad. e. Asegurarse del estricto cumplimiento de la Poltica de la Calidad y de los Objetivos de la Calidad fijados por el Consejo Directivo del ITM. 5.1.1.5.3 Comunicacin interna La institucin establece el proceso Gestin de la Informacin y la Comunicacin permitiendo que la comunicacin se realice en concordancia de la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad, es decir, comunicando los resultados y productos de los procesos internos a travs de diferentes medios como se describen en el numeral 5.2 de este manual. 5.1.1.6 Revisin por la direccin La revisin del Sistema de Gestin de Calidad y la verificacin del cumplimiento de los requisitos establecidos por las normas NTC GP1000:2004 y la NTC ISO 9001:2008 se hace anualmente; se analiza la informacin de entrada para la revisin por la direccin, se definen mejoras y/o ajustes pertinentes al Sistema de Gestin de la Calidad. En el PPIA 007 Procedimiento para la Revisin por la Direccin se establece los pasos para la realizacin de dicha revisin. MGC 001 Pgina 13 de 28

5.2 PROCESO GESTIN DE LA INFORMACIN Y LA COMUNICACIN El proceso de Gestin de la Informacin y la Comunicacin se encarga de la planeacin, diseo, ejecucin y evaluacin de estrategias que permitan la promocin y comunicacin de los programas y proyectos institucionales. Adems gestiona y administra las fuentes de informacin bibliogrfica que requiere la docencia, la investigacin y la extensin para el logro de la excelencia acadmica del ITM. Para apoyar el Sistema de Gestin de la Calidad en el ITM, el proceso de Gestin de la Informacin y la Comunicacin disea y ejecuta campaas de divulgacin que contribuyen a la creacin de una cultura de autogestin, autocontrol y mejoramiento continuo mediante piezas promocionales y de comunicacin que vinculen a cada uno de los miembros de la comunidad acadmica dentro del proceso de certificacin institucional. La campaa de divulgacin del Sistema de Gestin de la Calidad est orientada especialmente al pblico interno mediante la difusin de contenidos como la poltica y objetivos de calidad, aspectos relevantes de la norma y avances del sistema. Para ello, se utilizan diversos medios de comunicacin directa como reuniones de empleados, reuniones de Comit Administrativo y reuniones con grupos objetivos. Igualmente la campaa contempla la difusin del sistema en los medios de comunicacin institucional como el peridico La Tekhn en su edicin impresa y digital, el portal web, carteleras, pantalla electrnica y el diseo y envo de los boletines electrnicos Que todos sepan de la excelencia ITM y Trabajamos certificados y el micro programa radial ITM Hoy. El Sistema de Gestin de la Calidad tambin se d a conocer a los pblicos externos mediante el envo de boletines de prensa, peridico La Tekhn y portal Web. Para gestionar apropiadamente los medios se han relacionado todas estas actividades en los siguientes procedimientos Procedimiento para la gestin de comunicaciones PCOH 001, el cual tiene como objetivo planear, ejecutar y evaluar las actividades de comunicacin requeridas para la promocin y divulgacin de los programas y proyectos institucionales con miras a garantizar la divulgacin de la gestin y el apoyo a los procesos. Procedimiento para la produccin audiovisual PCOH 002, por el cual se ejecutan las actividades para la Gestin de la produccin audiovisual que permita desarrollar el impulso a la divulgacin cientfica y tecnolgica. Procedimiento para la programacin de eventos institucionales PCOH 003, cuyo objetivo es programar eventos institucionales que permita la proyeccin y posicionamiento institucional a nivel local, regional, nacional, e internacional. Procedimiento de publicacin de textos PCOH 004, cuyo objetivo es publicar una coleccin bibliogrfica propia con la marca ITM, que recoja textos fundamentales de la cultura nacional y acompae el proceso educativo del ITM. Procedimiento de edicin y publicacin en artes grficas PCOH 005, cuyo objetivo es editar y publicar material de apoyo para la comunidad acadmica institucional. Procedimiento para la distribucin del fondo editorial PCOH 006 por el cual se permitir el acceso del pblico al libro, por canales de distribucin nacional e internacional y promocionar la produccin intelectual del ITM, en las comunidades externas Para la seleccin, adquisicin, almacenamiento, organizacin y suministro a la comunidad acadmica de informacin de calidad se ejecuta tres procedimientos: Procedimiento para desarrollo de colecciones PCOH 007, por el cual se implementan las directrices para la seleccin, adquisicin, evaluacin y descarte de la informacin, en diversos soportes, y formatos; a travs de l se pone a disposicin de los usuarios suficientes fuentes para facilitar el libre acceso a la informacin relacionada con la ciencia, la tecnologa y los programas propios de la institucin. Procedimiento para organizacin de la informacin PCOH 008, por el cual se implementan las directrices para el anlisis, disposicin y mantenimiento de la informacin y las colecciones, para MGC 001 Pgina 14 de 28

facilitar el libre acceso a la informacin relacionada con la ciencia, la tecnologa y los programas propios del Instituto. Procedimiento para suministro de informacin PCOH 009, por el cual se implementan las directrices para el suministro de la informacin mediante el diseo y funcionamiento de los servicios para la bsqueda y recuperacin de informacin que potencien el uso eficiente de los recursos en ciencia y tecnologa por parte de los usuarios y los programas propios del ITM.

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6. PROCESOS DE APOYO

La institucin cuenta con los recursos necesarios para mantener el Sistema de Gestin de la Calidad y los provee a travs de los siguientes procesos de apoyo: Proceso de Gestin Financiera Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios Proceso de Gestin de Bibliotecas Proceso de Administracin de Bienes Muebles e Inmuebles Proceso de Gestin del Talento Humano

6.1 PROCESO DE GESTIN FINANCIERA Mediante el Proceso de Gestin Financiera se administran los recursos financieros transferidos por el ente central, as como, los recursos captados durante la vigencia fiscal por concepto de la prestacin de servicios educativos, servicios conexos y recursos de capital, de tal forma que al gestionarlos se posibilite el ejercicio de las funciones sustantivas y la ejecucin de los proyectos institucionales. El Instituto mediante, el Proceso de Gestin Financiera, observando el Procedimiento para la elaboracin del proyecto de presupuesto de ingresos y gastos PGFH 004, elabora el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos para la correspondiente vigencia fiscal el cual es sometido previamente a consideracin de la Rectora y Consejo Directivo del Instituto, luego es remitido al Concejo Municipal para su estudio y aprobacin definitiva y liquidacin correspondiente por parte del Alcalde Municipal, documento que posteriormente es adoptado mediante Acuerdo por el Consejo Directivo del Instituto. La ejecucin del presupuesto en lo referido al recaudo y al gasto presupuestal, se realiza observando el Procedimiento para la ejecucin del presupuesto de ingresos y gastos PGFH 005 que describe las tareas propias de las actividades del recaudo presupuestal, registro inicial de apropiaciones, expedicin y liberacin de certificados de compromiso presupuestal, expedicin y liberacin de compromisos y registros presupuestales, obligaciones y liberaciones presupuestales, pagos y liberaciones presupuestales, adiciones, reducciones y traslados presupuestales, igualmente las actividades correspondientes a la distribucin, modificacin y traslado de rezagos del PAC. La administracin de ingresos, se realiza observando el Procedimiento para la administracin de ingresos PGFH 001 que describe las tareas para el recibo, registro, custodia, inversin de excedentes de tesorera y elaboracin de informes de tesorera, el cual garantiza el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales La ejecucin de pagos para atender las obligaciones contradas por los compromisos asumidos en desarrollo de la adquisicin de bienes y servicios de la Institucin, se realiza conforme al procedimiento Gestin de la administracin de egresos PGFH 003, que seala las tareas para atender y cumplir en forma oportuna y racional la actividad de pago institucional. Procedimiento del fondo fijo reembolsable PGFH 006, seala las tareas a ejecutar para atender el pago de compromisos por concepto de adquisiciones de bienes y servicios menores que revisten la caracterstica de imprevistos, previamente autorizados en la Resolucin Rectoral de apertura y creacin del fondo.

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La produccin de estados e informacin contable que reflejan la situacin econmica, financiera y social del Instituto como producto final para usuarios internos y externos, se realiza observando el Procedimiento para el registro produccin contable PGFH 002 , que describe las tareas para las actividades de identificacin de hechos econmicos, clasificacin, registro y ajustes, elaboracin y presentacin de estados contables y anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin contable. Actividades que se apoyan y generan insumos para la Contabilidad a travs de registros en lnea de los mdulos que interactan en el proceso contable: Tesorera (registro de ingresos, egresos y adquisicin de inversiones), Proveedores (causacin de adquisicin de bienes y servicios), Presupuestos ( registro cuentas presupuestales de ingresos y egresos), activos fijos (registro de depreciacin de activos, salidas de activos y control de bienes recibidos de terceros), nmina ( registro de cuentas de sueldos y conceptos asociados a la nmina y prestaciones sociales) y Facturacin (Causacin de cuentas por cobrar e ingresos), y finaliza con la generacin de los libros de contabilidad: Libros auxiliares, libros mayores, y Estados financieros e indicadores.

6.2 PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS En este proceso la institucin desarrolla sus procedimientos para la adquisicin de bienes y servicios. En concordancia con los objetivos de calidad, los planes, programas y proyectos, la seleccin de ofertas se hace teniendo en cuenta la ms favorable de manera objetiva; es decir, que cumpliendo las especificaciones del bien o servicio, sea ms econmico para la institucin y exigiendo que satisfagan las necesidades institucionales, formuladas en los proyectos o el estudio de necesidades, dentro de una cultura constante de la evaluacin de los proveedores y sus productos.

Cada ao el Instituto Tecnolgico Metropolitano a travs de sus dependencias programa la contratacin requerida para llevar a cabo los planes, programas y proyectos, para esto se cuenta
Procedimiento para la elaboracin Plan Anual de Adquisiciones PBSP 001, el cual est sujeto a la normatividad vigente y al presupuesto institucional. Para la adquisicin de bienes y servicios referidos a las causales enunciadas en el articulo 2 numeral 4 de la ley 1150 de 2007 se sigue los lineamientos del Procedimiento de Contratacin Directa PBSH 002 Con base en una seleccin objetiva las adquisiciones de bienes y servicios que faciliten el normal funcionamiento de la institucin por un valor igual o inferior a los 45 salarios mnimos mensuales vigentes, se ejecutan a travs de las actividades dispuestas en el Procedimiento para la contratacin de mnima cuanta PBSH 003. Las adquisiciones superiores a 45 salarios mnimos mensuales vigentes e inferiores a 450 salarios mnimos mensuales vigentes se realizan a travs de procesos que requiere de convocatoria pblica de conformidad a la normatividad vigente, definiendo previamente los requisitos de participacin y criterios de seleccin y evaluacin de las ofertas de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para la contratacin de seleccin abreviada por menor cuanta PBSH 008. Para las adquisiciones superiores a 450 salarios mnimos mensuales vigentes se realiza el Procedimiento para la Contratacin de Mayor Cuanta PBSH 004. Las adquisiciones de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin por el instituto para el funcionamiento y desarrollo de los procesos institucionales se realiza mediante el Procedimiento para la contratacin de seleccin abreviada por subasta inversa PBSH 007.

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La contratacin de servicios de consultora o proyectos que tienen por objeto los estudios para la ejecucin de proyectos de inversin, diagnsticos, prefactibilidad, o factibilidad para programas o proyectos especficos, interventora, asesora o gerencia de obra, entre otros se realiza a travs el Procedimiento concurso de mritos con precalificacin PBSH 005 y Procedimiento para la contratacin concurso de mritos mediante concurso abierto PBSH 006. Las actividades a seguir para evaluar el cumplimiento de las caractersticas de los bienes y/o servicios entregados y para la evaluacin y reevaluacin de proveedores en un periodo determinado se establece en el Procedimiento para la evaluacin de productos y proveedores PBSH009.

6.3 PROCESO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Comprende la disponibilidad y mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, los recursos informticos (Hardware y Software) y equipos de laboratorio necesarios para la gestin de la institucin. Los responsables de este proceso son el Departamento de Sistemas, Departamento Servicios Generales, rea de Bienes Muebles y Apoyo Logstico y Jefatura Seccin de Laboratorios; cada una de estas dependencias establece los procedimientos propios para la administracin de los bienes as: 6.3.1 Departamento de Sistemas Administra los bienes y servicios de la plataforma tecnolgica en software y hardware, el soporte tcnico de los equipos, el desarrollo y el mantenimiento de las aplicaciones para asegurar la interaccin de los procesos de la institucin. Para asegurarse de la disponibilidad de la informacin el Departamento de Sistemas administra los servidores institucionales y el portal web segn lo establecido en el Procedimiento para mantenimiento preventivo de hardware y software PABV 009 y Procedimiento para realizar el plan de sistemas PABH 010 cuya finalidad es soportar el almacenamiento de los datos y la distribucin segura y confiable a travs de la red para la confiabilidad y el buen uso de los aplicativos de la institucin. Para atender las solicitudes de los usuarios y emprender mejoras en el desarrollo de los aplicativos y la creacin de otros, el Departamento de Sistemas designa en sus funcionarios y segn sea el requerimiento, la disponibilidad para satisfacer las necesidades de las reas segn Procedimiento para desarrollo de aplicativos de software PABH 007 y Procedimiento para mantenimiento de aplicativos de software PABH 008 Para garantizar la seguridad en los sistemas de informacin el proceso de Administracin de Bienes Muebles e Inmuebles, realiza copias de seguridad y recuperacin a los datos almacenados como resultado de los aplicativos en los servidores de la institucin en las cavas de respaldo, adems se guardan unidades magnticas diariamente en Tecnosoft ITM. Todas las actividades relacionadas con el mantenimiento al hardware y software institucional se realizan a travs de la extensin 5129, 5130 y 5282 que da soporte tcnico en el momento de requerirse, bien sea en sitio o bajo la modalidad de mesa de ayuda. Para asegurarse de la disponibilidad de uso de la informacin en la gestin administrativa bajo el sistema de gestin de la calidad se tiene estructurada una red de comunicacin interna que da salida a la informacin en la red de redes Internet, mediante dos modos de acceso: red inalmbrica y MGC 001 Pgina 18 de 28

conexin de rea local LAN y LAN to LAN. Para el acceso a la red inalmbrica se debe hacer la solicitud en la extensin 5130 o 5282 o en la oficina H-200 Para el anlisis, diseo y desarrollo de sistemas de informacin se procede de acuerdo con el Procedimiento para desarrollo de aplicativos de software PABH 007, que permite satisfacer las necesidades del cliente frente a desarrollo de software que facilite y mejore el desarrollo de los procesos; se establece tambin el Procedimiento para actualizar el portal web PABH 006, el cual tiene por objetivo mantener la informacin corporativa actualizada y disponible para los usuarios internos y externos. Por ltimo est el Procedimiento para soporte en sistemas PABH 011, que tiene por objetivo mantener en ptimo estado de funcionamiento la plataforma en software y hardware de la institucin, mediante la aplicacin de mantenimientos preventivos y correctivos permanentes. 6.3.2 Seccin Laboratorios Administra los equipos y herramientas de los laboratorios, brindando apoyo a las actividades prcticos experimentales en el rea de la docencia, investigacin y extensin. Para garantizar el apoyo desde los laboratorios de la institucin, el proceso de Administracin de Bienes Muebles e Inmuebles, establece los siguientes procedimientos: el Procedimiento para el mantenimiento correctivo de los laboratorios PABA 003, que describe las actividades que se realizan para el mantenimiento correctivo de los equipos y herramientas de los laboratorios; el Procedimiento para el mantenimiento preventivo de los laboratorios PABV 004, el cual tiene como objetivo describir las actividades que se realizan para el mantenimiento preventivo de los equipos y herramientas de los laboratorios, ambos procedimientos tienen como fin garantizar un estado ptimo de su funcionamiento, durante el desarrollo de las actividades prctico experimentales. Y el Procedimiento para la atencin en los laboratorios PABH 005, que describe las actividades que se realizan para una atencin optima en los laboratorios, con el fin de garantizar a la comunidad acadmica la experiencia prctico experimental en el rea de la docencia, investigacin y extensin. 6.3.3 Departamento Servicios Generales Administra los bienes muebles e inmuebles procurando la conservacin y mejoramiento permanente de los mismos. Para ello establece el Procedimiento para el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles PABH 012; el cual contempla la identificacin de necesidades correctivas, de mejora y de conservacin de los bienes muebles e inmuebles reportadas por los funcionarios. 6.3.4 rea de Bienes Muebles y Apoyo Logstico Administra la destinacin y ubicacin de los bienes muebles de la institucin, para ello establece el Procedimiento para la distribucin y administracin de bienes muebles devolutivos PABH 001, el cual permite administrar en forma sistematizada el manejo, registro, responsabilidad y control de los bienes que permitan un ptimo aprovechamiento de los bienes muebles de la Institucin; as mismo establece el Procedimiento para dar de baja a los bienes devolutivos PABH 002, que tiene como objetivo definir las actividades para proceder a dar de baja un bien de la Institucin estableciendo criterios y destino que se le dar al bien objeto de la baja.

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6.4 PROCESO DE GESTIN DEL TALENTO HUMANO Este proceso garantiza el nombramiento o contratacin del talento humano requerido en cada uno de los procesos institucionales, consultando referentes vlidos como el Plan de Desarrollo, la Estructura Organizacional y el Manual de Funciones. Igualmente garantiza el desarrollo humano de los empleados en el contexto de una cultura de calidad de vida que permita la actualizacin permanente y el mejoramiento del clima organizacional. En el contexto anterior se han formulados los siguientes procedimientos para la seleccin y vinculacin de empleados as: Procedimiento para la seleccin ,vinculacin y nombramiento de acadmicos hora ctedra y ocasionales PTHH 001; Procedimiento para la seleccin , nombramiento y vinculacin de Acadmicos de Carrera PTHH 002; Procedimiento para la seleccin nombramiento y vinculacin de empleados de libre nombramiento y remocin PTHH 003; Procedimiento para la seleccin, nombramiento y vinculacin de empleados de carrera administrativa PTHH 004. Como contra prestacin a los servicios prestados por los empleados y/o contratistas se ejecutan los siguientes procedimientos: Procedimiento para la liquidacin de nmina de acadmicos hora ctedra PTHH 007, Procedimiento para la liquidacin de nmina de acadmicos ocasionales, de carrera docente, empleados de libre nombramiento y remocin y de empleados de carrera administrativa PTHH 008, Procedimiento para el pago de contratistas PTHH 009. Con respecto a los empleados nuevos la induccin y reinduccin est definida en el procedimiento PTHH 006. Adems se cuenta con el Procedimiento para el desarrollo de la competencia del talento humano PTHH 005.

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7. PROCESOS MISIONALES

7.1 PROCESOS DE DISEO Y DESARROLLO CURRICULAR 7.1.1 Diseo y desarrollo de nuevos programas acadmicos Para dar cumplimiento a los requisitos establecidos en la norma NTCGP 1000:2004 para el diseo y desarrollo se siguen los pasos establecidos por el ministerio de educacin nacional para la creacin de programas acadmicos mediante el Procedimiento Diseo de Programas Acadmicos PDIH 001 y el Procedimiento diseo de servicios acadmicos de Extensin o Proyeccin Social PDIH 002, as como los Lineamientos para el diseo de los PEP GDI 001, el Modelo Pedaggico MDI 001 y el Plan del Programa ADI 001. 7.1.2 Desarrollo Curricular Para el desarrollo curricular se planifica semestralmente el calendario acadmico con el fin de prestar un servicio integral con calidad de acuerdo a la capacidad instalada. El Desarrollo Curricular comprende actividades relacionadas con la Admisin, registro y control acadmico, las cuales estn expresadas en el Procedimiento para la inscripcin, admisin y matricula PDEH 001, el cual posibilita un adecuado desarrollo de las actividades para la inscripcin, admisin y matrcula de los aspirantes a programas de Educacin Superior; La informacin de los documentos se digitan en el Sistema de Informacin Acadmica (SIA) y los documentos se guardan en carpetas en el archivo de gestin de la oficina de Admisiones y Registro, con el fin de proteger y salvaguardar los documentos de propiedad del estudiante Para dar inicio a la ejecucin del desarrollo curricular se tiene establecido el Procedimiento induccin estudiantes nuevos PDEH 006, con el fin de suministrar informacin Institucional y del programa para introducir a los estudiantes a la vida universitaria, a travs del Procedimiento para el seguimiento al desarrollo curricular PDEH 004 y el Procedimiento seguimiento a docentes PDEH 007 se ejecuta y controla cada una de las actividades del desarrollo curricular hasta establecer las acciones de mejoramiento. Cuando se presentan modificaciones a lo establecido se utiliza el Procedimiento registro novedades de estudiantes PDEH 005 para dar trmite a las solicitudes de las novedades presentadas, y durante la ejecucin de las actividades de enseanza aprendizaje se sigue el Procedimiento de requisito de grado PDEH 003 que establece la metodologa para el desarrollo sistemtico del trabajo de grado, en algunos casos se siguen los lineamientos establecidos en el Manual de prcticas profesionales MDE 001 y como requisito para optar a la titulacin los estudiantes presentan el Informe final de trabajo de grado NDE 002 y todos deben cumplir el Procedimiento graduacin PDEH 002. En la institucin la preservacin del producto en los laboratorios se realiza identificando con etiqueta los materiales manipulando y almacenando de acuerdo a las normas de seguridad establecidas por tipo de riesgos. Para el control del servicio o producto no conforme, la institucin tiene desarrollado el tratamiento a los servicios no conformes a travs de la aplicacin del procedimiento PGCH 004.

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La validacin de la prestacin del servicio se ha desarrollado en Gestin de Egresados con el Procedimiento para la Gestin de Egresados PPSH 002 que tiene como fin proveer criterios de mejoramiento de la oferta acadmica institucional.

7.2 PROCESO GESTIN DEL CONOCIMIENTO

Para la planificacin del diseo y desarrollo se tiene en cuenta la planeacin estratgica del centro de investigacin y las lneas de investigacin, las cuales contemplan las necesidades del medio en cuanto a la demanda de productos y los recursos ver Procedimiento para aprobacin y seguimiento de grupos de investigacin PGNH 002 En el diseo y desarrollo de nuevos conocimientos se identifican problemas de investigacin, se evalan convocatorias, licitaciones, invitaciones a presentar propuestas, ofertas o necesidades de otra institucin los cuales se constituyen en elementos de entrada para el diseo y desarrollo de los proyectos de investigacin, estos elementos se pueden evidenciar en el Procedimientos para la gestin de convocatoria de proyectos de investigacin PGNP 001. Para el seguimiento de los proyectos adscritos al Centro de Investigacin se cuenta con el Procedimiento para la ejecucin y seguimiento de proyectos PGNV 004. En la etapa de verificacin de resultados se someten las propuestas de proyectos a evaluadores externos para su revisin lo cual se puede evidenciar en las actividades del Procedimientos para la Gestin Convocatoria de Proyectos de Investigacin PGNP 001. Posteriormente el investigador y el lder del grupo registra los resultados y productos parciales o finales del proyecto y entrega evidencias al Centro de Investigacin. Una vez se ha concluido la investigacin, el grupo divulga los resultados obtenidos, ante la comunidad acadmica, el sector social y productivo y entrega los registros de certificado de participacin en eventos con ponencia o la evidencia de publicacin, lo cual se constituye en evidencia de la validacin del nuevo conocimiento y se puede evidenciar en el Procedimiento de diseminacin de conocimiento PGNA 003. El control de cambios se da en la transferencia de resultados cuando el sector productivo, o la comunidad acadmica solicitan cambios acerca del nuevo conocimiento a partir de los resultados de la evaluacin de la satisfaccin del cliente La identificacin y trazabilidad se d a travs del historial de proyectos que se conservan en el Centro de Investigacin y el seguimiento del servicio en los procesos de investigacin se d en el reconocimiento y categorizacin de los grupos de investigacin ante COLCIENCIAS.

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7.3 PROCESO PROYECCIN SOCIAL

7.3.1 Planificacin de la prestacin del servicio Partiendo de la base de que la extensin acadmica en el ITM reacciona preferencialmente a la demanda sin descuidar la oferta, se planifica la prestacin del servicio, desde la oferta y la demanda en el Plan de Mercadeo APS 001. En cumplimiento del Procedimiento para la gestin de proyectos del CEA PPSH 001 se identifican las necesidades individuales o colectivas y se disean los cursos y diplomados de acuerdo con los requerimientos del Guion para la presentacin de cursos IPSH 004 y se siguen las actividades del Instructivo para la presentacin de propuestas IPSH 001. Los cursos y diplomados diseados, pasan a ser parte del Portafolio de servicios GPS 001 el cual se presenta a la comunidad por medio de: Pgina Web, Plegables, Volantes. Como resultado de esta oferta se reciben las preinscripciones y se programan los cursos que cumplan con un nmero mnimo de inscritos confirmados. Adicionalmente se reciben las solicitudes de capacitacin de las diferentes empresas previamente visitadas por el representante de mercadeo se presenta una oferta de servicios, en caso de ser aprobada la empresa confirma en forma escrita y luego se les programa la prestacin del servicio. De acuerdo a los eventos confirmados, se reservan los espacios, se contrata el instructor y se citan los participantes, los cuales deben presentar el recibo de pago, para dar inicio a la capacitacin. La evaluacin de la prestacin del servicio se evidencia cuando se evalan los eventos, por medio de un formato denominado Evaluacin de curso FPS 018, en el cual se tienen en cuenta: el logro de los objetivos, los contenidos, la calidad de los documentos de apoyo, la intensidad horaria y la metodologa del facilitador; luego de tabular esta informacin se relacionan los aspectos a mejorar. En el caso de la prestacin del servicio a empresas se le solicita a la empresa una carta de satisfaccin del servicio. Para los convenios es necesario tener en cuenta el acta de liquidacin. Al finalizar el evento se realizan los certificados a quienes asistieron a ms del 80% de las horas programadas y cumplieron con los objetivos propuestos, con su respectiva acta de clausura del servicio. Para la Identificacin y Trazabilidad se tiene en cuenta los registros de participantes en el SIA, y el Carnet que se le entrega al participante. El Seguimiento y medicin del servicio se d a travs del resultado de las tabulaciones de las evaluaciones, para lo cual se realiza un seguimiento teniendo en cuenta las observaciones de los participantes. Existen indicadores como el ndice de estudiantes certificados por segunda vez en un programa del Centro de Extensin acadmica, ndice de servicios de extensin vendidos y cobertura de servicios demandados. La relacin con el entorno se fortalece cuando se desarrollan los siguientes procedimientos: Procedimiento para la Gestin de Egresados PPSH 002 el cual pretende mantener el nivel de comunicacin con los egresados de la institucin, fortalecer su fidelizacin e identidad institucional y proveer criterios de mejoramiento de la oferta acadmica institucional.

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Procedimiento para Emprendimiento y Empresarismo PPSH 003 a partir del cual se genera la cultura emprendedora a travs del desarrollo de competencias emprendedoras y empresariales que permitan la generacin de nuevas empresas sostenibles e innovadoras. Y con el Procedimiento para coordinar las Prcticas Profesionales PPSH 004 se fortalece la articulacin del ITM con el sector productivo, donde el estudiante traduce el conocimiento en mtodos y se prepara para el mundo de la vida y el trabajo.

7.4 PROCESO DE INTERNACIONALIZACIN DEL CONOCIMIENTO

El proceso misional de Internacionalizacin del Conocimiento tiene como objetivo gestionar las relaciones del ITM con la sociedad, el sector productivo y las comunidades acadmicas nacionales e internacionales para propiciar acuerdos de cooperacin que apoyen la internacionalizacin. Para la prestacin del servicio, el proceso aplica desde la identificacin de necesidades y

prioridades de la comunidad acadmica para gestionar interacciones acadmicas nacionales e internacionales para la cooperacin, hasta la evaluacin de convenios, acuerdos, alianzas y eventos. Estas relaciones se evidencian en la identificacin de las necesidades y los requerimientos de cooperacin, mediante la gestin y formalizacin de convenios marco o especficos con otras instituciones acadmicas, en concordancia con los objetivos del Proceso de Internacionalizacin del Conocimiento. Para lograrlo se aplica el Procedimiento para la gestin de convenios interinstitucionales para la cooperacin PICH 001. La informacin requerida la suministran la Rectora, las Vicerrectoras, las Decanaturas de Facultad, el Centro de Investigacin y los acadmicos investigadores, de lo cual se obtiene como producto el Plan de Cooperacin.
De igual manera, el Procedimiento para la movilidad y la interaccin acadmica PICH 002 permite identificar necesidades y prioridades institucionales para el aprovechamiento de las

oportunidades de movilidad acadmica; atender convocatorias e invitaciones de universidades, centros acadmicos y grupos de investigacin; gestionar convenios o acuerdos con otras instituciones para facilitar la movilidad acadmica y los intercambios de estudiantes (pasantas y participacin en eventos acadmicos), en concordancia con los objetivos del Proceso de Internacionalizacin del Conocimiento. Esta informacin la suministran, prioritariamente, las Decanaturas de Facultad, la Direccin de Investigacin y los acadmicos investigadores. Los productos de este procedimiento son el Plan anual de movilidad y el listado de registro de pasantas realizadas.
La validacin de la prestacin del servicio se da mediante los informes que presentan los acadmicos o empleados que participan en los eventos o pasantas. As mismo, a travs de las reuniones de evaluacin realizadas. La identificacin y trazabilidad se cumple cuando los convenios se denominan con los nombres

de las instituciones intervinientes, las misiones aprobadas y con los cuadros de los eventos realizados y de las visitas recibidas.

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7.5 PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO El Bienestar en el ITM es una cultura que incluye un conjunto de prcticas que, desde los distintos estamentos de la comunidad, propician la excelencia en la formacin humana, la creacin y desarrollo del saber y el compromiso de servicio a la sociedad. El Bienestar Institucional se rige por el proyecto institucional, desde la lnea estratgica de la poltica: Construccin de CALIDAD DE VIDA para la comunidad acadmica. Es la articulacin de la administracin, la investigacin, la extensin, la docencia y, en general, las distintas prcticas culturales del ITM, en la perspectiva de consolidar un ambiente formativo que favorezca el desarrollo de la comunidad acadmica, el crecimiento personal, la convivencia pacfica y el trabajo creativo de todos sus miembros, para el logro de su bien estar, su bien ser, su bien hacer y su bien vivir, a travs de los siguientes procedimientos: Procedimiento para la promocin de la salud PBUH 001, Procedimiento para el desarrollo humano PBUH 002, Procedimiento para la promocin socioeconmica PBUH 003, Procedimiento para la promocin cultural, la recreacin y el deporte PBUH 004, Procedimiento para la ejecucin del proyecto punto de encuentro PBUH005 y el Procedimiento para la prevencin y atencin de emergencias PBUH 006. La identificacin de la propiedad del cliente incluye los datos personales de los usuarios tales como historias clnicas, psicolgicas, documentacin de punto de encuentro.

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8. PROCESOS DE EVALUACIN La implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad se garantiza con la existencia de procesos que estn en permanente seguimiento, evaluacin y mejora bajo la metodologa dinmica del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), la cual est estrechamente vinculada a la planificacin, implementacin, verificacin y mejora. En ese sentido se estructuraron los procesos de Autoevaluacin y Autorregulacin, Gestin de la Calidad y el proceso de Evaluacin y Control.

8.1 PROCESO DE AUTOEVALUACIN Y AUTORREGULACIN El reconocimiento de una Institucin de Educacin Superior se logra por sus resultados e impacto en el entorno nacional e internacional. La calidad de estos resultados se obtiene por las mejoras que son fruto del proceso de Autoevaluacin y Autorregulacin, el cual, a su vez permite generar las condiciones mnimas para iniciar procesos de acreditacin de programas o institucional. Los procedimientos asociados son: Procedimiento para la autoevaluacin institucional PAUV 011 y Procedimiento para la autoevaluacin de programas PAUV 012. Este proceso tambin es encargado de suministrar la informacin normativa y legal que proporciona la capacidad de adaptabilidad de los procesos dentro y fuera de la institucin. Adicionalmente en este proceso se programan y ejecutan los procesos electorales de acuerdo al Procedimiento para la eleccin del Rector PAUH 003, Procedimiento para la eleccin del Consejo Acadmico PAUH 004, Procedimiento para la eleccin del Consejo de Facultad PAUH 005 y el Procedimiento para la eleccin del Consejo Directivo PAUH 006. El Procedimiento para el control disciplinario PAUH 010, normaliza la secuencia de actividades para ejercer la potestad disciplinaria con la aplicacin de la Ley a los funcionarios pblicos. Para las reuniones del consejo directivo y del consejo acadmico se cuenta con el Procedimiento para la organizacin de la reunin del Consejo Acadmico PAUH 007 y el Procedimiento para la organizacin de la reunin del Consejo Directivo PAUH 008. La Asesora Jurdica hace parte de este proceso y se ejecuta siguiendo las actividades establecidas en el Procedimiento de asesoras y conceptos PAUH 002 y en el Procedimiento para la representacin en procesos judiciales con la institucin como demandada PAUH 001. Las quejas y reclamos se constituyen en un medio de informacin directo de la institucin con la ciudadana y las partes interesadas, permitiendo registrar, clasificar y realizar seguimiento al grado de cumplimiento de los intereses de los beneficiarios a travs del procedimiento para la gestin de quejas, reclamos, sugerencias y peticiones PAUV 009, este ltimo amparado por la Resolucin Rectoral 636 de septiembre 29 de 2008.

8.2 PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL Todo proceso, por su esencia, es susceptible de presentar desviaciones. La ausencia de controles har que dichas desviaciones afecten el logro de los objetivos del proceso en detrimento del SGC. La incorporacin de nuevos controles o de optimizacin de los existentes slo es posible si existe una buena caracterizacin de los procesos y una evaluacin objetiva de los mismos. En este contexto, se hace necesaria una evaluacin independiente que garantice la objetividad de la evaluacin y desde la cual se implementen planes de mejora. MGC 001 Pgina 26 de 28

Se cuenta con el Procedimiento para la evaluacin independiente del sistema de control interno PECH 001, que tiene como objetivo evaluar el estado de avance del Modelo Estndar de Control Interno (MECI) en la Institucin permitiendo emitir juicios de valor conducentes a un mejoramiento continuo. Para determinar si el Sistema de Gestin de Calidad es conforme con los requisitos establecidos en las Normas NTC GP1000:2004, NTC ISO 9001:2008 articuladas con el MECI y los requisitos de la gestin del Instituto Tecnolgico Metropolitano, se ha documentado el Procedimiento para la planificacin y ejecucin de auditoras internas PECV 002

8.3 PROCESO DE GESTION DE LA CALIDAD Este proceso es el encargado de planear las actividades de seguimiento, revisin y mejoramiento de los procesos que conforman el Sistema de Gestin de la Calidad bajo las Normas NTC GP 1000:2004 e ISO 9001:2008. Y articuladamente con los requisitos del MECI se ha realizado el Manual Riesgos y el Manual de Indicadores. Las actividades del Proceso de Gestin de la Calidad incluyen el seguimiento y control a las acciones correctivas, preventivas, a las cuales se da cumplimiento a partir de la implementacin del procedimiento PGCA 003. 8.3.1 Control de documentos Para el control de los documentos el INSTITUTO TECNOLGICO METROPOLITANO, tiene un procedimiento documentado Elaboracin y control de los documentos PGCP 001, cuyo objetivo es normalizar el contenido, la elaboracin y control de los documentos requeridos para la ejecucin de los diferentes procesos internos del Instituto Tecnolgico Metropolitano, con el fin de garantizar su vigencia e idoneidad como herramienta de Gestin del Sistema. La aprobacin y revisin de los documentos emitidos por el sistema se realiza al final de los documentos y como constancia de ello se deja la firma de quien elabor, revis, y aprob. Para el control de los cambios en la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad, el profesional universitario de control documental de la Oficina de Planeacin ejecuta la solicitud de anulacin, correccin o modificacin de documentos. Solo son vigentes aquellos documentos que son publicados en el portal Web del ITM, en el sistema Mejoramiso y los que estn en medio fsico en la Oficina de Planeacin. Para el control de los documentos obligatorios de origen externo se siguen las directrices del procedimiento Inclusin o actualizacin de documentos obligatorios de origen externo PGCH 005 con el fin de mantenerlos disponibles y utilizar siempre la versin vigente. La actualizacion del listado maestro de documentos obligatorios de origen externo esta a cargo del Proceso de Gestin de la Calidad. 8.3.2 Control de registros. El INSTITUTO TECNOLGICO METROPOLITANO, tiene documentado el Procedimiento para el control de registros PGCP 002 que define los criterios para la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, retencin y disposicin final de los registros de calidad. Los registros se conservan para evidenciar la conformidad con los requisitos y la operacin eficaz, eficiente y efectiva del Sistema de Gestin de Calidad. MGC 001 Pgina 27 de 28