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NOMBRE: Asistente Administrativo Almacenes UBICACIN: Direccin Gerencia Superintendencia CODIGO: 0257
: Abastecimientos : Almacenes :
DESCRIPCION GENERAL:
Coordina y brinda soporte administrativo a la Gerencia de Almacenes y Puerto y a los diferentes niveles que a ella reportan.
DESCRIPCION DEL CARGO Tareas Principales: Brindar soporte administrativo a la Gerencia de Almacenes y Puerto y a todos los Departamentos que reportan a ella en el seguimiento y evaluacin de las acciones, objetivos, metas, planes, procedimientos y programas, suministrando la informacin y antecedentes necesarios para los anlisis y evaluaciones; participando en las comisiones y/o reuniones de trabajo en las que sea designado por la Gerencia y elaborando los informes que se le encomiende. Coordinar, consolidar, analizar y controlar el Presupuesto de Costos Operativos responsable del Presupuesto Anual informando peridicamente al Gerente de Almacenes y Puerto; llevando el control presupuestario del gasto y disponibilidad de las partidas; realizando el anlisis y seguimiento a los centros de costos; analizando las tendencias, ndices, variaciones, desajustes o cambios que afecten al presupuesto real; solicitando y verificando los soportes demostrativos de los gastos realizados y efectando el seguimiento; verificando el respaldo presupuestal de las rdenes de servicio, rdenes de trabajo, compras, alquileres, etc.; y coordinando, elaborando y tramitando las reversiones y ajustes presupuestarios. Responsable Documentario de los procedimientos Especficos. Administra los Manuales de Polticas y Procedimientos Especficos de los diferentes procesos de Almacenes y Puerto coordinando la elaboracin, revisin, control e incorporacin de cambios; asignando el cdigo del procedimiento y numeracin correlativa; coordinando con los usuarios pertinentes el borrador y revisin de los procedimientos; estableciendo el listado maestro de procedimientos, publicando y controlando copias de documentos; controlando la incorporacin de actualizaciones; coordinando la difusin de documentos; impulsando actividades de capacitacin en la aplicacin de los Procedimientos; y asegurando el acceso al Manual sin limitaciones, tanto al personal de su dependencia, como al de reas de control que lo soliciten. Coordinar, consolidar y controlar conjuntamente con los diferentes departamentos de Almacenes y Puerto el Presupuesto de Inversiones de Capital y el Programa de Adquisicin de Bienes de Capital (CAPEX) aprobado informando peridicamente al Gerente de Almacenes y Puerto, tramitando las AP s aprobadas y realizando el seguimiento. Tendr la funcin de Coordinador de los Proyectos de Capital, su funcin principal ser coordinar activamente con Control de Inversiones de Servicios Tcnicos y Contralora, todas las actividades relacionadas a la administracin de los proyectos de capital adquiridos va CAPEX, tales como: solicitud de asignaciones presupuestales, justificacin de requisiciones, capitalizaciones, reporte de estado de los proyectos, entre otros. Responsable como Local Process Owner-Sarbox (LPO) en Almacenes, participa activamente en las actividades que programa Auditora (Control Interno). Solicita peridicamente avance de los Planes de Accin a los departamentos involucrados y el respaldo correspondiente (evidencia de control). Lleva archivo cronolgico de los documentos que son remitidos a Auditora (Control Interno). Actualiza permanentemente el ICW (ingreso de nuevos issues, resmenes actualizados del
Tareas Secundarias Participar activamente en la prevencin y correccin de actos y condiciones subestndares y promueve el control ambiental propiciando y promoviendo con el ejemplo, el cumplimiento del Programa de Seguridad y salud PROSESA, observando que se cumplan las reglas de seguridad y emitiendo recomendaciones para evitar accidentes e incidentes. Responsable del cumplimiento de las normas y polticas de la Empresa, as como del Reglamento Interno de Trabajo y Reglamento Interno de Seguridad. Cumplir otras funciones inherentes a su cargo que le asigne su Jefe Inmediato.
B. Requisitos Fsicos Esfuerzo Fsico: Escaso, tal como manipular materiales livianos, trabajar en posiciones incomodas, durante parte de la jornada. En general estar sentado y caminar dentro de la oficina para trabajos de la jornada diaria. Capacidad visual: Debe estar dentro de los lmites fisiolgicos normales. Capacidad auditiva: Debe estar dentro de los lmites fisiolgicos normales. Destreza o habilidad Psicomotora: Importancia relativa que van a depender del rendimiento particular de la persona Complexin fsica necesaria: Debe estar dentro de los lmites fisiolgicos normales.
C. Responsabilidades implcitas Proceso Operativo: Funcin que tiene cierta importancia en el flujo normal del proceso operativo y que demandan coordinacin. Las posibles alteraciones no seran de consideracin. Supervisin de Personal: Ninguna. Responsabilidad por Presupuesto Operativo: Ninguna. Responsabilidad por Material, Maquinaria y Equipos: Los asignados para la ejecucin de sus tareas. Contactos Internos Externos: Superintendente Almacenes, Jefes Almacenes, Jefe Operaciones Puerto, Jefe Administracin Puerto, Jefe Planeamiento y Control Inventarios, Jefe Compras Ilo, Supervisor Administrativo Arequipa, con otros Departamentos de las
D. Condiciones de Trabajo: Ambiente: El trabajo se realiza en oficina, con temperatura adecuada, humedad ambiental natural, caractersticas de higiene normales, iluminacin apta y una buena estructura. Riesgos Fsicos: Existe escasa posibilidad de que ocurran accidentes de extrema severidad que pueden ocasionar incapacidad temporal: Cadas de muebles, sillas, mesas, etc.; las que pueden producir contusiones en cualquier parte del cuerpo. Los mayores factores de riesgo estn asociados con los del cansancio, el estrs muscular en especial en zonas como el cuello, la columna vertebral o las muecas (postura altamente repetitiva) derivado de la postura del cuerpo. Tambin es de consideracin el estrs visual producido por la exposicin a la pantalla del computador. Autonoma del Trabajo: El trabajo se realiza fundamentalmente bajo mtodos y procedimientos precisos, la supervisin recibida es relativamente estrecha, la coordinacin es frecuente y el control es de carcter continuo. Lugar de Trabajo: Labora 80% del tiempo en Oficina y 20% en Campo. Sistema de Trabajo: 6x1/5x2 Administracin - Da Domingo.