9.

11 MARCAS DE AUDITORIA
Todo hecho, tcnica o procedimiento que el Auditor efecte en la realizacin del examen debe quedar consignado en la respectiva cdula (analtica o subanaltica generalmente), pero esto llenara demasiado espacio de la misma hacindola prcticamente ilegible no solo para los terceros, sino an para el mismo Auditor. Para dejar comprobacin de los hechos, tcnicas y procedimientos utilizados en las cdulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditora, las cuales son smbolos especiales creados por el Auditor con una significacin especial. Por ejemplo al efectuar una reconciliacin bancaria, los cheques pendientes de cobrar y las consignaciones bancarias deben ser cotejadas con el libro de bancos para comprobar que estn bien girados y elaboradas, en cuanto al importe, nmero, fecha, beneficiario, nmero de cuenta etc. Cada uno de los cheques y consignaciones cotejadas debe tener una descripcin de lo realizado. En lugar de escribir toda esta operacin junto a cada cheque y consignacin, se utiliza un smbolo o marca de comprobacin, cuyo significado se explica una sola vez en el lugar apropiado de la cdula a manera de convencin detallando todo el procedimiento realizado. Para las marcas de Auditora se debe utilizar un color diferente al del color del texto que se utiliza en la planilla para hacer los ndices. Las marcas deben ser sencillas, claras y fciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditora debe ser la cdula de la Marcas de Auditora.

ESQUEMA DE MARCAS DE AUDITORIA

AUDITORES ANDINOS LTDA.

CLIENTE:

AUDITORIA

A:

MARCA
^ S SI SIA SC 7 =

SIGNIFICADO Confrontado con libros Cotejado con documento Correccin realizada Comparado en auxiliar Sumado verticalmente Confrontado correcto Sumas verificadas Pendiente de registro No rene requisitos Solicitud de confirmacin enviada Solicitud de confirmacin recibida inconforme Solicitud de confirmacin recibida inconforme pero aclarada Solicitud de confirmacin recibida conforme Totalizado Conciliado Circularizado Inspeccionado

Concepto y definicin. Las marcas de auditoria son aquellos smbolos convencionales que el auditor adopta y utiliza para identificar, clasificar y dejar constancia de las pruebas y tcnicas que se aplicaron en el desarrollo de una auditoria. Son los smbolos que posteriormente permiten comprender y analizar con mayor facilidad una auditoria. Objetivos de las marcas de auditoria. Entre los objetivos de las marcas de auditoria tenemos: 1. Dejar constancia del trabajo realizado. 2. Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al mximo el espacio de la cdula, pues evitan describir detalladamente las actividades efectuadas para la revisin de varias partidas. 3. Agilizar la supervisin, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo realizado. 4. Identificar y clasificar las tcnicas y procedimientos utilizados en la auditoria. Clasificacin de las marcas de auditoria. Por las caractersticas especiales de cada una, las marcas de auditoria pueden ser de dos tipos: Marcas de auditoria estndar. Las marcas estndar se utilizan para hacer referencia a tcnicas o procedimientos que se aplican constantemente en las auditorias y son interpretadas de la misma manera por todos los auditores que las emplean. Son de utilizacin y aceptacin general. Marcas de auditoria especficas. Las marcas especficas no de uso comn; en la medida en que se adopten debern integrarse al ndice de marcas correspondiente y sealarse con toda claridad al pie o calce de los papeles de trabajo. Estas dependen de cada auditoria especfica y segn el usuario. No son las mismas marcas en una empresa que en otra, ni son las mismas en un tipo de auditoria que en otro. Ejemplo de marcas de auditoria. A manera de ejemplo, se incluyen los siguientes smbolos con sus respectivos significados o descripciones:

1. y MARCAS DEL TRABAJO REALIZADO 2. INDICES DE REFERENCIA Para facilitar su localizacin, los papeles de trabajo se marcan con ndices que indiquen claramente la seccin del expediente donde deben ser archivados, y por consecuencia donde podrn localizarse cuando se le necesite. En trminos generales el orden que se les da en el expediente es el mismo que presentan las cuentas en el estado financiero. As los relativos a caja estarn primero, los relativos a cuentas por cobrar despus, hasta concluir con los que se refieran a las cuentas de gastos y cuentas de orden. Los ndices se asignan de acuerdo con el criterio anterior y pueden usarse para este objeto, nmeros, letras o la combinacin de ambos. A continuacin se presenta un ejemplo de ndices usando el mtodo alfabtico-numrico por ser el de uso mas generalizado en la prctica de la auditoria. En este sistema las letras simples indican cuentas de activos, las letras dobles indican cuentas de pasivo y capital y las decenas indican cuentas de resultados: La letra o nmero: Para las cuentas de: A B C U W AA BB EE HH LL RR SS 10 20 30 40 Caja y bancos Cuentas por cobrar Inventarios Activo fijo Cargos diferidos y otros Documentos por pagar Cuentas por pagar Impuestos por pagar Pasivo a largo plazo Reservas de pasivo Crditos diferidos Capital y reservas Ventas Costos de ventas Gastos generales Gastos y productos financieros

50 Otros gastos y productos. y MARCAS DE AUDITORIA E INDICES DE REFERENCIA

Para la conservacin de los papeles de trabajo se reconocern tres tipos de archivos: permanente, general y corriente. Las caractersticas y usos de cada tipo son las siguientes:

on los smbolos que utiliza el auditor con el objetivo de dejar constancia fehaciente de los actos ejecutados; lo que permite que otros funcionarios autorizados conozcan cuales fueron las acciones desarrolladas. Los auditores necesariamente tienen que tener un arsenal de marcas de revisin preestablecidas que indiquen las comprobaciones y verificaciones realizadas en libros, formularios y otros documentos que examinen, como prueba desarrollada por el auditor que actu. Las marcas que se sealarn a continuacin son a modo indicativo pudiendo los auditores actuantes utilizar aquellas con las que estn ms familiarizados, pero en ese caso es obligatorio consignar en los papeles de trabajo las marcas utilizadas y su significacin, para permitir a otros auditores reconocer el tipo de verificaciones y comprobaciones realizadas por los que actuaron en los documentos objeto de verificacin. Las marcas que se indican son las siguientes: Es obligatorio consignar en los P/T las marcas que el auditor utiliza y su significacin. A continuacin se seala un grupo de marcas como ejemplo de las que puede utilizar el auditor. @@|| Marca || Significado || || W || Verificaciones de clculos y sumas.( exactitud de las operaciones matemticas) || || 4 || Comprobacin de anotacin en documentos y registros. Comprobada la operacin registrada contra los documentos originales. || || || Examen de pase de un registro a otro. || || || Comprobacin de prueba fsica. || || || Prueba de Submayor contra la cuenta control. Cotejado contra el saldo del mayor. || || O || Verificaciones de jefe de grupo. || || > || Verificaciones del supervisor. || || v || Incumplimiento adems de las normas del manual de contabilidad vigente en los libros, registros, formularios y otros documentos contables y administrativos. || || (/) || En los casos en que el auditor tenga alguna observacin al respecto de la verificacin realizada, deber anteponer a la marca estampada el smbolo. ||