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Oficial - Guia Implementacion de Un Pgd[1]

Oficial - Guia Implementacion de Un Pgd[1]

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GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
GRUPO DE TRABAJO:MYRIAM MEJÍAJEANNETTE CAÑÓNAMANDA BARRERAALEXANDER MELO C.HERNÁN O. PARADA A.JORGE W. TRIANA T.GRUPO DE TRABAJO:
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNSISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOSBOGOTÁ2005
 
TABLA DE CONTENIDOINTRODUCCIÓN..........................................................................................................................41. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL....................62. CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL .....................9
2.2.5.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL................................................................. .....................172.2.5.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................................ .......192.2.5.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS................................................................... ..........202.2.5.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS..................................................................... ...................212.2.5.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS .................................................. ................222.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS: ......................................................... ..........................262.2.5.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ........................................................................ ...282.2.5.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS............................................................302.2.7.1 ARCHIVO DE GESTIÓN............................................................................ ......................342.2.7.2 ARCHIVO CENTRAL.................................................................................... ...................352.2.7.3 ARCHIVO HISTÓRICO............................................................................ ........................352.2.8.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL................................................................. .....................362.2.8.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS.............................................................................. ......372.2.8.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS..................................................................... ...................432.2.8.5 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS:.................................................. ........................45Consultar: Anexo 5 Sistemas de Ordenación.............................................................. ....................452.2.8.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS......................................................... ............................502.2.8.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS......................................................................... ...512.2.8.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS............................................................53La dependencia realiza la respectiva transferencia primaria del Archivo Central...........................53
3. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS..........................................56ANEXOS....................................................................................................................................58BIBLIOGRAFÍA..........................................................................................................................59
2
 
LISTA DE ANEXOS
1.1 ANTECEDENTES........................................................................................................... ......................61.2 JUSTIFICACIÓN........................................................................................................................... ........71.3 OBJETIVOS....................................................................................................................................... ....81.3.1 OBJETIVO GENERAL............................................................................................................... ....81.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS......................................................................................................... ..82.1 MARCO LEGAL........................................................................................................... ........................92.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.........................................122.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA.............................................................................. ...................122.2.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS................................................................................................ .132.2.3 ASPECTOS DE PLANEACIÓN.................................................................................. .................132.2.4 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL......................................................... .....................152.2.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL...........................................172.2.5.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL....................................................................... ...................172.2.5.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS .................................................................................. .....192.2.5.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS......................................................................... ........202.2.5.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS........................................................................... .................212.2.5.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ........................................................ ..............222.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS: ............................................................... ........................262.2.5.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS .............................................................................. .282.2.5.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS............................................ ....................302.2.6 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UNPROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL............................................................ .........................342.2.7 FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.............342.2.7.1 ARCHIVO DE GESTIÓN.................................................................................. ....................342.2.7.2 ARCHIVO CENTRAL.......................................................................................... .................352.2.7.3 ARCHIVO HISTÓRICO.................................................................................. ......................352.2.8 FLUJOS DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTAL.......................................................................................................... ..........................362.2.8.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL....................................................................... ...................362.2.8.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS.................................................................................... ....372.2.8.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS........................................................................... .................432.2.8.5 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS:........................................................ ......................45Consultar: Anexo 5 Sistemas de Ordenación.................................................................... ..................452.2.8.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS............................................................... ..........................502.2.8.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS............................................................................... .512.2.8.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS............................................ ....................53La dependencia realiza la respectiva transferencia primaria del Archivo Central...............................532.3 IMPLEMENTACIÓN........................................................................................................................ ...552.4 SEGUIMIENTO......................................................................................................................... ..........55
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