BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Sejarah Singkat Perusahaan Pabrik Roti Lumbung Sari Cirebon berdiri pada tanggal 14 April 1992 dan pendirinya Ibu H.Lily. sebelum Pabrik Roti Lumbung Sari ini berdiri, ditempayt yang sama telah berdiri Pabrik Roti Sari Manis pada tahun 1988 dan pada tahun 1990 mengalami kebangkrutan. Beliau mendirikan Pabrik Roti Lumbung Sari ini diawali dengan pemikiran untuk membuka sebuah usaha industri roti dan selai. Dan akhiranya beliau meneruskan usaha Pabrik Roti yang terdahulu dengan produksi yang beda. Awal berdirinya, pabrik roti Lumbung Sari memiliki 10 orang karayawan. Dengan semakin banyaknya permintaan pasaran terhadap Roti dan Selai yang dihasilkan oleh Pabrik Roti Lumbung Sari sehingga menambahkan beberapa karyawan yang pada akhirnya sekarang berjumlah 20 karyawan.

3.2. Struktur Organisasi Setiap perusahaan, baik kecil ataupun besar mempunyai sebuah susunan struktur organiosasi. Adapun struktur oraganisasi Pabrik Roti Lumbung Sari Cirebon sebagai berikut:

Pimpinan

Bagian Produksi

Bagian Administrasi

Bagian Gudang

Karyawan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pabrik roti Lumbung Sari Tugas dan tanggungjawab setiap bagian : Tugas dan tanggungjawab setiap bagian pada Pabrik Roti Lumbung Sari Pimpinan: Pemilik dari perusahaan dalam aktifitas perusahaan pimpinan bertugas sebagai ; Pengambil keputusan. Sebagai kordinator semua aktifitas yang ada dalam Pabrik. Mengevaluasi semua kegiatan yang telah dilakukan. Menempatkan dan mengesahkan kebijakan yang menyangkut eksintesinya. Bagian Administrasi: Bertugas sebagai ; Bertanggung jawab atas pelaksanaan pemesanan

bahan baku.

Melakukan pecatatan dari setiap transaksi yang

berlangsung. Membuat laporan pemesanan bahan baku dan

membuat laporan proses bahan baku untuk diserahkan kepada pimpinan. Bagian Produksi : Bertugas sebagai : Packing. Membuat Roti dan Selai.

Bagian Gudang

: Bertugas sebagai : Menyortir barang yang dipesan untuk

dimasukan ke dalam pabrik. Mengawasi stok bahan baku Roti dan Selai Melakukan pecatatan dari setiap transaksi yang

berlangsung. Membuat laporan penerimaan bahan baku,

membuat laporan pemakaian bahan baku dan membuat laporan produksi untuk diserahkan kepada pimpinan.

3.3. Kondisi Perusahaan Saat Ini Dalam dunia usaha tidak luput akan adanya persaingan, seperti halnya Pabrik Roti Lumbung Sari Cirebon yang bergerak dalam memproduksi Roti dan Selai. Pabrik Roti Lumbung sari Cirebon harus bersaing dengan

bermunculannya usaha baru yang sejenis, namun Pabrik Roti Lumbung Sari Cirebon boleh dikatakan ungul dalam persaingan, karena dengan bermunculannya usaha baru yang sejenis tidak mempengaruhi menurunnya kualitas dan produksi baik roti atau selai. Pabrik Roti Lumbung Sari Cirebon mengalami perkembangan yang cukup pesat, Hasil produksi Pabrik Roti Lumbung Sari Cirebon yaitu berupa Roti dan Selai dikonsumsi oleh semua segmen masyarakat.

3.4. Analisa Sistem Berjalan Sesuai dengan batasan masalah yang diambil permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan saat ini masih dilakukan secara manual, belum terkomputerisasi. Sehingga kurang efektif dan efesien dalam menghasilkan informasi tentang produksi pada industri kecil Sukses Putra Mandiri, dikarenakan pencarian data yang terkesan sangat lambat dan terjadi pendataan yang berulang-ulang.

3.4.1. Gambaran Kerja Sitem Berjalan Menjelaskan beberapa gambaran setiap prosedur:

Prosedur Pemesanan Bahan Baku Pimpinan memberikan memo kepada bagian administrasi setiap bulannya agar membuat Daftar Bahan Baku.

Setelah Daftar Bahan Baku dibuat, bagian administrasi menyerahkannya ke bagian gudang.

Bagian gudang mencatat Daftar Bahan Baku tersebut berdasarkan stok bahan baku yang ada.

Jika stok bahan baku kurang, maka bagian administrasi membuat daftar pemesanan bahan baku berdasakan kartu bahan baku yang telah diserahkan oleh bagian gudang

Daftar pemesanan bahan baku yang telah dibuat, diserahkan kepada pimpinan untuk meminta persetujuan pimpinan. Jika disetujui, daftar pemesanan bahan baku tersebut ditandatangani dan diserahkan kembali kepada bagian administrasi untuk segera dicatat di buku Daftar pesanan Bahan Baku.

Setelah mencatat daftar pesanan bahan baku, kemudian daftar pesanan bahan baku yang sudah ditandatangi diserahkan kepada supplier.

Prosedur Penerimaan Bahan Baku Supplier memberikan daftar pemesanan kepada bagian

gudang beserta bahan baku yang sudah dipesan. Bagian gudang mengecek bahan baku yang telah dibawa

supplier, apakah sesuai dengan pesanan atau tidak. Jika bahan baku yang dibawa oleh supplier sesuai dengan

pesanan, maka bagian gudang melakukan persetujuan. Daftar

pesanan yang telah disetujui tersebut diserahkan kepada bagian administrasi dan supplier. Setelah itu bagian gudang mencatat di buku penerimaan bahan baku.

Prosedur Pemakaian Bahan Baku Bagian Produksi meminta daftar bahan baku kepada bagian administrasi, lalu bagian administrasi mencetak daftar bahan baku dan diserahkan kepada bagian produksi. Bagian produksi mencatat daftar bahan baku sesuai dengan kebutuhan yang akan di produksi, setelah dicatat bagian produksi membuat daftar bahan baku yang dibutuhkan untuk diserahkan kepada bagian gudang. Bagian gudang kemudian memilih bahan baku sesuai daftar yang telah dibuat bagian produksi. Bagian gudang membuat daftar bahan baku yang sudah dipilih rangkap dua, kemudian menyerahkan daftar tersebut ke pimpinan untuk persetujuan melalui bagian administrasi. Pimpinan menandatangani daftar bahan baku yang sudah dipilih

Prosedur Proses Bahan Baku Bagian Gudang menyerahkan Daftar Bahan Baku yang sudah di pilih di TTD ke bagian produksi.

Dalam proses produksi tersebut, bagian produksi membuat daftar produksi rangkap 2 berdasarkan pemakaian bahan baku lalu diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan

persetujuan melalui bagian administrasi. Daftar produksi yang sudah di ACC, yang 1 rangkap di catat oleh bagian administrasi ke buku proses bahan baku dan yang 1 rangkap lagi diserahkan kepada bagian produksi untuk proses produksi selanjutnya.

Prosedur Produksi Bagian produksi menyerahkan daftar hasil produksi kepada bagian gudang. Bagian gudang melakukan pengecekan apakah daftar hasil produksi itu sesuai atau tidak, jika sesuai bagian gudang melakukan pemilihan berdasarkan kualitas. Jika hasil produksi bagus, bagian gudang menyatat kedalam buku hasil produksi bagus da jika produksi jelek maka bagian gudang menyatat ke buku hasil produksi jelek.

Prosedur Pembuatan Laporan Dari Buku Pemesanan Bahan Baku, bagian Administrasi membuat Laporan Pemesanan Bahan Baku untuk diserahkan kepada pimpinan

Dari Buku Penerimaan Bahan Baku, bagian Gudang membuat Laporan Penerimaan Bahan Baku untuk diserahkan kepada Pimpinan

Dari Buku Pemakaian Bahan Baku, bagian Gudang membuat Laporan Pemakaian Bahan Baku untuk diserahkan kepada Pimpinan

Dari Buku Proses Bahan Baku, bagian Administrasi membuat Laporan Proses Bahan Baku untuk diserahkan kepada Pimpinan

Dari Buku Produksi yang bagus dan buku Produksi yang Jelek, bagian Gudang, membuat Laporan Produksi untuk diserahkan kepada Pimpinan.

3.4.2.

Sistem Prosedur Diagram sistem Berjalan A. Prosedur Pemesanan Bahan Baku Pada tabel 3.1 berikut adalah sistem prosedur diagram sistem berjalan dari prosedur Pemesanan Bahan Baku.

Tabel 3.1 Prosedur Pemesanan Bahan Baku Diagram Sistem Berjalan

P p a im in n B gia A m istrasi a n d in B agian G d g u an S p lier up 1 M o em M o em D aftar P esanan B ahan B aku y gd T D an i T

P b em uatan D aftar B ahan B u ak

D aftar B ahan B u ak

D aftar B ahan B u ak

P encatatan D aftar B ahan B aku

D aftar B ahan B u yang ak sud d catat ah i P b em uatan D aftar P esanan B ahan B u ak

D aftar B ahan B uy ak ang su di catat dah

1 D aftar P esanan B an B ah aku P enan datang an an d aftar p esanan B ahan bak u 2

2 D aftar P esan an B ahan B u ak

1 D aftar P esan an B an B u ah ak yan di T D g T

1 D aftar P esan an B ahan B u ak yang d T D i T

P catatan D en aftar P esanan B ahan B yang d T D aku i T

B uku P esanan B an B u ah ak

B. Prosedur Penerimaan Bahan Baku Pada tabel 3.2 berikut adalah sistem prosedur diagram sistem berjalan dari prosedur Penerimaan Bahan Baku Tabel 3.2 Prosedur Penerimaan Bahan Baku Diagram Sistem Berjalan
S p lie up r B g nA m is r s a ia d in t a i B g nG d n a ia u a g

3 1 Df r a ta P ms n n e ea a 2 D fta a r P ms n n e ea a 1

3 2

Pn e e a e gckn B h nB k aa au

3 1 Df r a ta P ms n n e ea a 3 1 D fta a r P ms n n e ea a 2 2 Ss a eui

P rs tu a e e ju n

3 2 1 Df r a ta P ms n nd e ea a i AC C Df r a ta P ms n nd e ea a i AC C 1 D fta a r P ms n n e ea a dA C i C 1 2

P n a ta e c ta n Pnr a n e e ima B h nB k aa au

Bk uu Pnr a n e e ima B h nB k aa au

C. Prosedur Pemakaian Bahan Baku Pada tabel 3.3 berikut adalah sistem prosedur diagram sistem berjalan dari Prosedur Pemakaian Bahan Baku Tabel 3.3 Prosedur Pemakaian Bahan Baku Diagram Sistem Berjalan
B gian P uk a rod si P in erm taan D aftar B ahan B aku B gia A m istrasi a n d in P intaan erm D aftar B ahan B aku P bu em atan D aftar B ahan B aku D aftar B an ah B aku P encatatan K artu B anB ah aku D aftar B an ah B uy g ak an su dicatat dah P buatan em D aftar B an ah B uy g ak an d tuhk ibu an D aftar B an ah B uy g ak an d tuhk ibu an D aftar B an ah B yang aku dib tuhkan u P ilihan em B ahan B aku 2 1 D aftar B ahan B uy g ak an sud dip ah ilih D aftar B ahan B yan aku g sud d ah ipilih P enand gan atan d aftar B ahan baku y g an sud d ah ipilih 2 D aftar B ahan B yang aku sudah d ipilih dT D i T 2 2 1 D aftar B an ah B aku B gianG d g a u an P p a im in n

1 D aftar B ahan B u yan ak g sud dipilih ah di T D T

P encatatan daftar b an baku y g ah an sud dipilih ah 1 B u uk Pem aian ak B ahan B aku D aftar B an ah B u yan ak g su dip dah ilih dT D i T

D. Prosedur Proses Bahan Baku

Pada tabel 3.3 berikut adalah sistem prosedur diagram sistem berjalan dari Prosedur Proses Bahan Baku Tabel 3.4 Prosedur Proses Bahan Baku Diagram Sistem Berjalan
Bagian Gudang Daftar BB yang sudah dipilih di TTD Bagian Produksi Daftar BB yang sudah dipilih di TTD Bagian Administrasi Pimpinan

Pembuatan Roti/selai

2 1 Daftar Produksi Daftar Produksi 1

2 1 Daftar Produksi

Persetujuan Daftar Produksi 2 1 Daftar Produksi yang sudah di ACC 1 Daftar Produksi yang sudah di ACC 1 Daftar Produksi yang sudah di ACC 2

Pengemasan

Pencatatan daftar produksi

Daftar Hasil Produksi

Buku Proses Bahan Baku

E. Prosedur Produksi

Pada tabel 3.3 berikut adalah sistem prosedur diagram sistem berjalan dari Prosedur Pembuatan Laporan Tabel 3.5 Prosedur Produksi Diagram Sistem Berjalan
B ian P duk ag ro si D aftar H asil P du ro ksi D aftar H asil P uksi rod B ian G ag udan g

P gecekan en daftar hasil prod si uk

D aftar H asil P du ro ksi

T ak id S esuai Y a D aftar H asil P uksi rod

P ilihan em daftar hasil prod si uk

Jelek C heck B us ag D aftar H asil P uksi rod D aftar H asil P rodu ksi

P encatatan hasil prod si uk bag us

P encatatan hasil prod si uk jelek

B uh uk asil P uksi rod y g b us an ag

B uh uk asil P rodu ksi y g jelek an

F. Prosedur Pembuatan Laporan

Pada tabel 3.3 berikut adalah sistem prosedur diagram sistem berjalan dari Prosedur Pembuatan Laporan Tabel 3.6 Prosedur Pembuatan Laporan Diagram Sistem Berjalan
Bga Am i t a i a i n d i sr s n Bk uu Ps n n ea a Bh nBk aa au P mu t n e b aa Lp r n a oa P ms n n e ea a Bh nBk aa au Lp r n a oa P ms n n e ea a Bh nBk aa au Bk uu P n rma e ei a n Bh nBk aa au P mu t n e b aa Lp r n a oa P n rma e ei a n Bh nBk aa au Lp r n a oa P n rma e ei a n Bh nBk aa au Lp r n a oa P n rma e ei a n Bh nBk aa au Lp r n a oa P ms n n e ea a Bh nBk aa au Bga G d n ai n uag Pmi a i pn n

Bk uu P mk i a e a an Bh nBk aa au P mu t n e b aa Lp r n a oa P mk i n e a aa Bh nBk aa au Lp r n a oa P mk i n e a aa Bh nBk aa au Lp r n a oa P mk i n e a aa Bh nBk aa au Lp r n a oa Poe Bh n r ss a a Bk au B k Hsl u u ai Po u s r d ki yn bg s ag au B k Hsl u u ai Po u s r d ki yn j l k a g ee

B k Poe uu r ss Bh nBk aa au

P mu t n e b aa Lp r nPoe a oa r s s Bh nBk aa au Lp r n a oa Poe Bh n r ss aa Bk au

P mu t nLp r n e b aa a oa Hsl Po u s ai r d ki

Lp r n a oa Po u s r d ki

Lp r n a oa Po u s r d ki

3.4.3.

Diagram Aliran Data Sistem Berjalan

Diagram aliran data sistem berjalan adalah gamabaran sistem informasi proses produksi yang sedang berjalan pada perusahaan saat ini yang meliputi Diagram Konteks, DFD level 0, dan DFD level 1.

A. Diagram Konteks
Pimpinan

D aftar Pesanan B ahan Baku D aftar Bahan Baku yang dipilih D aftar Produksi Lap. Pemesanan Bahan Baku Lap. Penerimaan B ahan Baku Lap. Pemakaian B hana Baku Lap. Proses B ahan B aku Lap. Produksi

Memo D aftar Pesanan Bahan Baku yang sudah di TTD D aftar Bahan B aku yang dipilih di TTD D aftar Produksi yang di A CC

Sistem Informasi Proses Produksi

D aftar Pesanan B ahan Baku yang sudah di TTD Surat Jalan yang sudah di A C C Supplier D aftar Pemesanan

Permintaan D aftar B ahan B aku D aftar B ahan Baku yang dibutuhkan D aftar Produksi D aftar Hasil Produksi

D aftar Bahan B aku D aftar Bahan B aku yang dipilih di TTD

Bagian Produksi

Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Proses Produksi B. Diagram Level 0

Buku Pemesanan BB Daftar Bb yang sudah di TTD Supplier Daftar Pemesanan Daftar Pemesanan yang di ACC

Daftar pesanan BB 1.0 Pemesanan BB Memo Daftar pesanan BB yang sudah di TTD

2.0 Penerimaan BB

Buku Penerimaan BB Pimpinan

Bagian Produksi

Daftar BB Permintaan Dafaar BB Daftar BB yang dibutuhkan

Daftar BB yang dipilih 3.0 Pemakaian BB Daftar BB yang dipilih di TTD Buku Pemakaian BB Daftar Produksi 4.0 Proses BB Buku Proses BB Buku Produksi yang Bagus Buku Produksi yang Jelek 6.0 Pembuatan Laporan Laporan Pemesanan BB Laporan Penerimaan BB Laporan Pemakaian BB Laporan Proses BB Laporan Produksi Daftar Produksi yang di TTD

Daftar BB yang dipilih di TTD Daftar Produksi yang di TTD Daftar Produksi

Daftar hasil produksi

5.0 Produksi

Buku Pemakaian BB

Keterangan BB : Bahan Baku

Gambar 3.3 Data Flow Diagram Level 0 Sistem Inforamsi Proses Produksi C. Data Flow Diagram Level 1 Prosedur Pemesanan Bahan Baku

Pimpinan Memo Daftar Pesanan Bahan Baku yang sudah di TTD

Daftar Pesanan Bahan Baku

1.1 Pembuatan Daftar Bahan Baku

Daftar Bahan Baku

1.2 Pencatatn Daftar Bahan Baku

Daftar Bahan Baku yang sudah di catat

1.3 Pembuatan Daftar Pesanan Bahan Baku

1.4 Pencatatan

Buku Pemesanan Bahan Baku

Daftar Pesanan Bahan Baku yang sudah di TTD Supplier

Gambar 3.4 Data Flow Diagram Level 1 Prosedur Pemesanan Bahan Baku

D. Data Flow Diagram Level 1 Prosedur Penerimaan Bahan Baku

D aftar Pem esanan Supplier Daftar Pem esanan yang sudah di ACC

2.1 Pengecekan Bahan Baku

D aftar Pem esanan

2.2 Persetujuan

Daftar Pem esanan yang sudah di ACC

2.3 Pencatatan

Buku Penerim aan Bahan Baku

Gambar 3.5 Data Flow Diagram Level 1 Prosedur Penerimaan Bahan Baku

E. Data Flow Diagram Level 1 Prosedur Pemakaian Bahan Baku

D aftar B ahan B aku yang dibutuhkan B agian Produksi Perm intaan D aftar B ahan B aku D aftar B ahan B aku D aftar B ahan B aku yang sduah dipilih

3.1 Pem buatan D aftar B ahan B aku

3.2 Pem ilihan B ahan B aku

Pim pinan D aftar B ahan B aku yang sduah dipilih di T TD

B uku Pem akaian B ahan B aku

3.3 Pencatatan

Gambar 3.6 Data Flow Diagram Level 1 Prosedur Pemakaian Bahan Baku

F. Data Flow Diagram Level 1 Prosedur Proses Bahan Baku

Daftar Produksi Daftar Produksi yang sudah di ACC Daftar Produksi Pimpinan Daftar Produksi yang sudah di ACC

Bagian Produksi

4.1 Pencatatan

Buku Proses Bahan Baku

Gambar 3.7 Data Flow Diagram Level 1 Prosedur Proses Bahan Baku G. Data Flow Diagram Level 1 Prosedur Produksi

B agian Produksi D aftar H asil Produksi H asil D aftar H asil Produksi 5.3 Produksi 5.2 yang B agus Pencatatan 5.1 Pem ilihan H asil Pengecekan H asil Produksi Produksi yang B agus H asil Produksi yang Jelek B uku H asil Produksi yang Jelek 5.3 Pencatatan H asil Produksi yang Jelek

B uku H asil Produksi yang B agus

Gambar 3.8 Data Flow Diagram Level 1 Prosedur Produksi

H. Data Flow Diagram Level 1 Prosedur Pembuatan Laporan

6.1 P em buatan L aporan P em esanan B ahan B aku L aporan P em esanan B ahan B aku

B uku P esanan B ahan B aku

6.2 L aporan P enerim aan B ahan B akuP em buatan L aporan Penerim aan B ahan B aku

B uku P enerim aan B ahan B aku

6.3 L aporan Pem akaian B ahan B aku P em buatan P im p in an L aporan Pem akaian B ahan B aku

B uku P em akaian B ahan B aku

6.4 L aporan P roses B ahan B aku P em buatan L aporan P roses B ahan B aku

B uku Proses B ahan B aku

L aporan H asil P roduksi

6.5 P em buatan L aporan H asil P roduksi

B uku H asil P roduksi yang B agus B uku H asil Produksi yang Jelek

Gambar 3.9 Data Flow Diagram Level 1 Prosedur Pembuatan Laporan