MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

KUMPULAN 2 KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)

MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 8/Tahun 1991 (Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja)

MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

Dalam beberapa bentuk dan rupa: Prosedur Jabatan. Arahan Tetap Jabatan. Garis Panduan Bekerja.

Kenyataan harapan jabatan/ pejabat Peringkat Dokumen Rasmi Tuju arah yang jelas Penentuan fungsi yang jelas Jabatan/ Pejabat MPK Pembahagian aktiviti/ tugas antara Bahagian/ Unit yang jelas Rangkaian prosedur dan pegawai/ staf bertanggungjawab yang jelas bagi setiap aktiviti Peningkatan Kecekapan dan Keberkesanan Jabatan/ pejabat

Peningkatan Produktiviti jabatan/ pejabat

Tuju arah yang jelas Tugas dan tanggungjawab yang jelas Individu/ Jawatan FM Kedudukan yang jelas dalam jabatan/ pejabat Dasar-dasar/ peraturan yang jelas Prosedur/ aliran kerja yang jelas Peningkatan kecekapan dan keberkesanan individu

KONSEP MPK
Dokumen rujukan/panduan untuk peringkat jabatan/pejabat.
Memberi gambaran menyeluruh mengenai organisasi. Fungsi/Objektif/Prosedur/Pegawai bertanggungjawab melaksanakan prosedur Merekodkan cara bekerja secara sistematik. Prosedur yang jelas bagi tiap-tiap aktiviti.

Ketua-ketua Bahagian perlu ada MPK.

KONSEP MPK
Prosedur yang jelas bagi tiap-tiap aktiviti. Ketua-ketua Bahagian perlu ada MPK.

Latar Belakang Jabatan/Pejabat Senarai Borangborang Yang Digunakan MANUAL PROSEDUR KERJA Objektif Jabatan/Pejabat

Carta Aliran Kerja Aktivitiaktiviti Utama Proses Kerja Aktiviti-aktiviti Utama

Carta Jabatan/ Pejabat Fungsi-fungsi Utama Jabatan/Pejabat

Aktiviti-aktiviti Bagi Fungsifungsi Utama

KONSEP FM
Panduan terperinci mengenai tugas yang dijalankan oleh tiap-tiap individu dalam organisasi. Dokumen rujukan untuk setiap pegawai dalam menjalankan tugasnya.
Mengandungi maklumat dan peraturanperaturan yang lengkap mengenai tugas/tanggungjawab.

KONSEP FM
FM hendaklah diletakkan di atas meja pegawai. FM satu cabutan (extract) salah satu proses kerja atau aktiviti di dalam MPK yang patut dilakukan oleh individu itu. MPK/FM berguna sebagai alat latihan

Objektif Jabatan/Pejabat Senarai Tugas Harian Norma Kerja Senarai Borang-borang BorangYang Dianggotai Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai Senarai UndangUndangundang/Peraturan Senarai Semak/ Checklist Carta Aliran Kerja Objektif Bahagian/Unit Carta Organisasi Jabatan/Pejabat Carta Organisasi Kedudukan Pegawai

FAIL MEJA

Senarai Tugas/Kuasa Dan Hubungan PeraturanPeraturan-peraturan Pentadbiran Proses Kerja

KEBAIKAN MPK/FM

Merekodkan prosedur dan peraturan kerja sebagai rujukan rasmi. Keseragaman sistem/kaedah kerja. Menentukan peraturan dipatuhi. Mengurangkan kesilapan. Sebagai alat latihan informal.

KEBAIKAN MPK/ FM
Menyenangkan pertukaran pekerja proses ambilalih tugas. Memudahkan kajian mengenai sistem kerja. Mengurangkan arahan secara lisan. Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan Pegawai lain.

MPK DAN FM
Dua dokumen yang berbeza walaupun ia adalah 2 dokumen penting yang saling berkaitan dan bantu membantu antara satu sama lain. Tanpa MPK, FM tidak memberi erti sepenuhnya kerana satu-satu prosedur tidak dilihat secara menyeluruh.

MPK DAN FM
Tanpa FM pula, MPK tidak memberi erti sepenuhnya kerana satu-satu prosedur tidak dilihat secara menyeluruh. Tanpa FM pula, MPK tidak bermakna dan ia tidak dapat menunjukkan secara terperinci apa yang dilakukan oleh seseorang individu.

PERBEZAAN MPK DAN FM

MPK FM

Dokumen rujukan peringkat pejabat - makro Berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan. Satu MPK untuk satu jabatan. Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan.

Dokumen rujukan peringkat individu/jawatan - mikro. Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu. Satu FM untuk satu jawatan.

Mengandungi maklumat panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satusatu-satu jawatan.

TERIMA KASIH
SEKIAN SAYA DOAKAN SEMOGA ANDA SEMUA BEROLEH KEJAYAAN YANG CEMERLANG DIDALAM PEPERIKSAAN INI.