PROGRAM PEMENTORAN DALAM PERKHIDMATAN AWAM

SEJARAH PEMENTORAN Istilah pementoran telah digunakan untuk menerangkan perhubungan di mana seseorang individu menerima nasihat, bimbingan khusus atau kaunseling daripada penasihat yang lebih berpengetahuan. Bagi seorang mentor, ia adalah peluang untuk membangunkan kompetensi peribadi dan profesional seseorang individu; bagi seseorang menti, ianya adalah peluang untuk belajar daripada seseorang yang lebih baik. Menurut Oxford Dictionary perkataan mentoring berasal dari Greek. Mempunyai hubungan dengan perkataan seperti ingati-mengingati, berfikir dan memberi counsel. Mula diasaskan di pusat penilaian USA, lebih kepada bagaimana majikan berhadapan dengan permasalahan pekerja yang menumpukan kepada bidang kemahiran dalam organisasi.

PERBEZAAN KONSEP ANTARA PEMENTORAN, COACHING DAN KAUNSELING Pementoran Bersifat jangka panjang yang memfokuskan kepada keseluruhan kerjaya dan kehidupan seseorang pegawai. Pementoran juga memberi impak besar kepada mentor dan menti dari aspek nilai dan kesan imej dan identiti kepada organisasi. Coaching Bersifat jangka pendek dan menumpukan kepada kompentensi yang diperlukan oleh organisasi. Kaunseling Bersifat penyelesaian terhadap masalah yang telah berlaku dan menumpukan kepada perubahan tingkah-laku.

PERANAN MENTOR, COACH DAN KAUNSELOR Mentor membuka pintu ke arah dunia pekerjaan Coach memandu bagaimana kaedah tersebut dilakukan. Mentor, coach dan kaunselor adalah seumpama coach akan berdiri di hadapan seseorang untuk menarik dan memberikan tunjuk ajar untuk melakukannya dengan betul. Sedangkan kaunselor akan berada di belakang dengan sentiasa menolak dan memberikan dorongan supaya terus maju. Manakala mentor pula akan berjalan seiring untuk sama-sama melakukannya dalam proses memberi tunjuk segala kemahiran yang ada pada mereka (Holliday, 2005). ASAS PEMENTORAN DALAM ORGANISASI Menyokong kepada budaya pembelajaran berterusan. Program pementoran berasaskan prinsip proses pembelajaran. Asas pembelajaran bersifat 10-60-90 iaitu: Apabila kita memperkatakan sesuatu : 10% Apabila kita menunjukkan cara melakukan : 60% Apabila kita melakukan bersama-sama : 90%

Mentor dan menti perlu memastikan setiap yang diperkatakan dalam proses perhubungan pementoran diamati, dilihat dan dirasai. (Holliday- Coaching, Mentoring and Managing) 2005

PENGENALAN Pelaksanaan pementoran dalam perkhidmatan awam adalah selaras dengan kehendak Pekeliling Perkhidmatan Awam Bilangan 18 Tahun 2005 iaitu Panduan Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam. Melalui pekeliling ini, empat aplikasi utama telah digariskan iaitu: i) ii) iii) iv) aplikasi psikologi dalam penilaian personel; aplikasi psikologi dalam pembangunan personel; aplikasi penyelidikan psikologi; dan aplikasi psikologi dalam intervensi.

Aplikasi psikologi dalam intervensi melalui Program Pengupayaan Kendiri (PPK) merupakan satu kaedah dalam mengurus sumber manusia bagi mempertingkatkan kecemerlangan diri pegawai. Ia merangkumi aspek penilaian, bimbingan, khidmat nasihat, sokongan dan penambahbaikan kepada pegawai itu sendiri. Empat program utama telah digabungkan menjadi Program Pengupayaan Kendiri iaitu Program Penilaian Pekerja, Program Pementoran, Program Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam (AKRAB) dan Program Kaunseling. Keempat-empat program ini akan berfungsi secara matrik dalam menyelaras dan memperkasakan diri pegawai. OBJEKTIF Menggabung jalinkan ilmu pengetahuan dan kemahiran dalam situasi pekerjaan yang sebenar di pejabat. 2. 3. 4. 5. Menangani masalah pengurusan diri di pejabat untuk menghasilkan kualiti kerja yang tinggi. Menggunakan kemahiran berfikir dan pengurusan diri untuk menyelesaikan masalah serta membuat keputusan yang rasional di pejabat. Menjalankan tanggungjawab di dalam dan luar pejabat dengan penuh yakin. Menggalakkan budaya pembelajaran sepanjang hayat.

1.

MENENTUKAN FOKUS PEMENTORAN 4 DIMENSI Kompetensi Profesional: menumpukan kepada kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan prosedur pemberian perkhidmatan. Kecekapan dan kemahiran melaksanakan kerja dapat menunjukkan kredibiliti dan imej individu dan organisasi. Cth : kecekapan pengurusan pejabat Kompetensi Budaya: menumpukan kepada kecekapan pengamalan budaya kerja positif dan murni dalam sesuatu organisasi. Sekiranya amalan dan nilai menolong, berkongsi pengetahuan dan integriti dapat diamalkan di kalangan warga, impaknya terhadap organisasi adalah sangat besar. Cth : Budaya Kerja Kelas Pertama Kompetensi Peribadi : kecekapan mengurus pemikiran, emosi, sikap dan tingkah laku mentor dan menti dalam menyampaikan perkhidmatan. Pengurusan diri merupakan faktor utama dalam memastikan seseorang pegawai atau pemimpin itu untuk menyumbang kepada kecemerlangan diri dan juga organisasi. Cth : cara berpakaian, adab dan bertingkah laku.

Kompetensi Sosial: menumpukan kepada kecekapan mengendalikan aspek perhubungan antara ketua dan pekerja dan layanan kepada pelanggan luar dan dalaman. Kompetensi ini perlu ditekankan dalam perkhidmatan awam agar budaya kerja kelas pertama dapat direalisasikan di kalangan anggota perkhidmatan awam. Cth : kemahiran interpersonal.

PENYERAPAN KOMPETENSI KERJA 60 % DAN 40 % NILAI-NILAI MURNI. KOMPETENSI PROFESIONAL - Kemahiran khusus sesuatu bidang kerja KOMPETENSI BUDAYA Kecekapan pengamalan budaya kerja kelas pertama (PERDANA) KOMPETENSI PERIBADI - Kecekapan mengurus pemikiran,emosi dan tingkah laku (sikap, disiplin, role model) KOMPETENSI SOSIAL Kecekapan dalam mengendalikan aspek perhubungan pelanggan luar dan dalam, ketua

IMPLIKASI PELAKSANAAN PEMENTORAN ORGANISASI : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Meningkatkan keberkesanan dalam mengendalikan latihan personel. Meningkatkan persefahaman dan komunikasi dalam organisasi. Meningkatkan produktiviti. Menggerakkan organisasi ke arah pembelajaran berterusan. Membawa perspektif baru dalam kerjaya. Mengubah keperluan dalam pembangunan profesional. Mengurangkan kos, masa dan kapasiti kakitangan dalam mengendalikan latihan personel. Mengurangkan tekanan kepada pihak pengurusan.

MENTOR : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. MENTI : Mempertingkat dan memantapkan kemahiran kerja yang ada. Mewujudkan keselesaan komunikasi dalam organisasi. Membina perancangan kerjaya yang lebih bermakna. Mengubah cara gaya kepimpinan. Memberi kepuasan kepada diri. Memberi penjelasan mengenai visi dan kerja yang dilaksanakan. Memahami individu lain.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Meningkatkan keyakinan diri. Mendapatkan sokongan. Membantu dalam menghadapi sesuatu isu. Berkongsi pengalaman dalam perancangan kerjaya. Meningkatkan kefahaman terhadap diri dan orang lain. Mendapatkan penghargaan dan meningkatkan nilai diri yang positif. Meningkatkan motivasi dan kemahiran berkomunikasi. Menti melihat mentor sebagai rakan dalam persekitaran yang berbeza dari pekerjaan.

TANGGUNGJAWAB MENTOR Mewujudkan jangkaan realistik dalam perhubungan, pencapaian menti dan komitmen diri, nilai dalam pementoran; Memberi komitmen terhadap ruang dan masa untuk melaksanakan proses pementoran; Memberi dorongan emosi dan komunikasi kepada menti; Mengekalkan hubungan secara konsisten dengan menti; Mendengar dengan empati serta terbuka terhadap pendapat menti; dan Memberi dan menerima maklum balas konstruktif, berkongsi maklumat tentang kejayaan dan kegagalan kepada menti. MENTI Menghargai bnatuan mentor tanpa ada unsure prejudis; Menerima secara terbuka maklum balas mentor; Belajar dan mengamalkan self empowerment behavior; Berkerjasama dengan mentor untuk mendapatkan matlamat yang realistik; Berkomunikasi dengan mentor berkenaan dengan permasalahan secara terus; Mencari pelbagai alternatif untuk mencapai matlamat; Menyumbang idea untuk menyelesaikan masalah; Mahu/rela berbincang tentang kegagalan dan kejayaan yang dialami; Melakukan sebarang tindakan yang sesuai untuk membina perhubungan mentormenti dalam proses pementoran; dan Memperakui elemen hormat, mempercayai dan keterbukaan adalah teras untuk mencapai matlamat. 9.0 PELAKSANAAN PROGRAM PEMENTORAN Fasa Fasa 1 Fasa 2 Fasa 3 Fasa 4 Fasa 5 Penerangan Membina Kepercayaan Mengenal Pasti Kompetensi Strategi Membina Kompetensi Membina Kompetensi Baru Penilaian

PERINCIAN PELAKSANAAN AKTIVITI PEMENTORAN

Fasa PERTA MA

Sesi Membina Kepercayaan (Kompetensi Personal, Sosial)

1 MASA : 15 MINIT

Sesi taaruf (berkenalkenalan) isu profesional dan personal Menerangkan skop peranan mentor kepada menti Membuat penilaian awal dan maklum balas daripada penyelia. Kenal pasti kekuatan dan kelemahan menti dalam kompetensi

Membantu menti mengeratkan hubungan dengan rakan sekerja (mentor) Menjelaskan skop dan peranan kedua-dua belah pihak dalam pementoran Kaedah Pembelajaran : Perbincangan dan temubual Sesi taaruf (berkenal-kenalan) isu profesional dan personal Menerangkan skop peranan mentor kepada menti Membuat penilaian awal dan maklumbalas daripada penyelia juga berguna Kenalpasti kekuatan dan kelemahan mentee dalam kompetensi

KEDUA

Mengenalpasti Kompetensi (Kompetensi Profesional)

3 (Mengenal pasti Kompetensi) MASA : 20

MINIT Mendapatkan isu-isu kemahiran dan Melihat skop isu pengetahuan kerja menti dengan lebih Kekuatan dan kelemahan menti menyeluruh dan Membentuk matlamat perhubungan mengenal pasti isu Kaedah Pembelajaran : Perbincangan dan pokok temubual Memfokuskan isu Melihat skop isu dengan lebih menyeluruh utama dan mengenalpasti isu pokok pengembangan Memfokus isu utama (kompetensi) diri pengembangan(kompetensi) diri Membentuk objektif Membentuk objektif pementoran secara pementoran secara bersama bersama Memberikan input berkaitan dengan isu-isu Memberikan input pokok berkaitan dengan isuContoh aktiviti isu pokok Pegawai baru dilantik dalam skim kaunselor Kekuatan yang ada pada menti pelajar UM dalam Psikologi kaunseling. Kelemahan dan kurang keyakinan memberikan ceramah dalam program input psikologi. Bina objektif pementoran menambahkan skill memberikan ceramah. Rancang kaedah pembelajaran bersama MASA : 20 MINIT (Strategi Membina Kompetensi) Memilih aktiviti alternatif untuk mencapai matlamat dan Skop mengikut keperluan menti Menentukan strategi yang sesuai Kaedah Pembelajaran : Perbincangan dan temubual Rancang pelan pembelajaran bersama dan dipersetujui bersama Membincangkan aktiviti-aktiviti atau alternatif yang boleh dilakukan mengikut keperluan mentee Membuat jangkaan terhadap kemampuan mentor dan mentee dalam mencapai objektif.

KETIGA Strategi Membina Kompetensi (Kompetensi Profesional)

Rancang pelan pembelajaran bersama dan dipersetujui bersama Membincangkan aktiviti-aktiviti atau alternatif yang boleh dilakukan mengikut keperluan menti Membuat jangkaan terhadap kemampuan mentor dan menti dalam mencapai objektif
KEEMP AT Membina Kompetensi Baru (Kompetensi Profesional dan Budaya)

MASA : 20 MINIT (Membina Kompetensi dan Pengukuhan) Mentor dan menti melaksanakan tindakan Sesi demo tentang kemahiran kerja Pemantauan perkembangan menti Kaedah Pembelajaran : Perbincangan dan temubual, Lawatan, Tunjukacara Mentor dan mentee sama-sama melaksanakan tindakan atau alternatif yang

Mentor dan menti sama-sama melaksanakan tindakan atau alternatif yang diambil

diambil Pembelajaran secara role model dan main Pembelajaran secara role model dan main peranan dilakukan di peranan dilakukan di peringkat ini peringkat ini Mentor memantau perkembangan Mentor memantau pelaksanaan aktiviti alternatif perkembangan Contoh aktiviti: pelaksanaan aktiviti Mempertingkatkan kemahiran alternatif menyampaikan input psikologi 2 kali sesi mentee melihat dan mencerap mentor memberikan ceramah kepada hakim malaya dan mengendalikan mesyuarat pengurusan. Membuat refleksi setiap sesi pembelajaran tentang kekuatan dan kekurangan mentor dan mentee Mentor menangani halangan-halangan yang dikenalpasti Mentee mengaplikasi pembelajaran baru dalam lapangan yang sebenar. Mentor mencerap aktiviti memberikan ceramah yang dilaksanakan oleh mentee Sesi refleksi diadakan untuk memberikan penghargaan kepada mentee di atas kesungguhan yang ditunjukkan. * Format refleksi adalah bebas.
KELIM A Penilaian Pelaporan ( Kompetensi Budaya dan Profesional)

MASA : 15 MINIT (Penilaian dan Penamatan) Penilaian pelaksanaan aktiviti menti Mentor dan menti Menulis dan menyatakan refleksi pementoran Proses penamatan sesi pementoran Kaedah Pembelajaran : Perbincangan dan temubual Penilaian bertujuan melihat keberkesanan program dan tindakan penambahbaikan yang boleh dilakukan. Mentor membuat penamatan sesi Dipantau menggunakan Borang Penilaian Perkembangan (Ruj. Lampiran C3 PP 18/2005)

Penilaian dilaksanakan setiap kali tugasan diberikan kepada menti. Penyediaan buku log. Mentor perlu menghantar laporan menti secara keseluruhan kepada pegawai penyelaras kementerian selepas 6 bulan program pementoran dilaksanakan. (Format JPA) Mengemukakan salinan laporan kepada Bahagian Pengurusan Psikologi, JPA.

TATACARA SIMULASI

Dilakukan secara berpasangan mentor dan menti (secara main peranan) Gunakan plan pembelajaran yang sedia ada Aplikasikan kemahiran pementoran Berikan maklum balas yang membina Tentukan kaedah pembelajaran