Professional Documents
Culture Documents
PETUNJUK OPERASIONAL
(SIM-NUPTK)
2008
-- 1 --
-- 2 --
1.2 1.3
iii. iv.
v. vi. vii.
Jika ingin mengganti lokasi dimana program akan diinstall, klik tombol Change Directory Untuk melanjutkan instalasi klik Tombol besar bergambar Komputer Klik Continue pada Jendela berikutnya :
-- 3 --
viii. ix.
Selanjutnya instalasi akan mencopy file-file yang diperlukan kedalam PC, dan sekaligus meregister-nya. Jika didalam PC sudah terdapat file-file yang akan dikopi tersebut, sistem akan memberitahukan melalui Jendela Peringatan seperti contoh berikut :
Tekan Yes jika ingin membiarkan data yang ada pada PC, No jika ingin me-replace-nya, atau No to All, untuk me-replace semua file yang akan dikopi.
x.
Kegagalan pada saat meng-copy file-file library juga kadang-kadang terjadi. Seperti tampilan berikut, hal ini bukanlah suatu masalah, hanya karena file yang dikopi sedang digunakan oleh sistem operasi :
Klik Ignore untuk melanjutkan. Setelah proses instalasi selesai, shortcut aplikasi akan tampil dalam menu Program
-- 4 --
Tampilan awal SIM sbb (isi password): untuk defaultnya gunakan user ID : admin dan password : admin
Klik Enter untuk masuk kedalam sistem. Pada saat pertama kali menjalankan SIM-NUPTK, user akan diminta untuk mengisi wilayah kerja (kabupaten ybs), untuk itu pilihlah salah satu kabupaten sesuai wilayah anda bekerja, lalu tekan save, pada form berikut ini :
Jika anda telah memilih wilayah kerja, centang pilihan Jangan tampilkan lagi agar pada saat membuka program di lain waktu, anda tidak perlu mengisi form ini kembali. Tampilan utama dari SIM-NUPTK adalah sbb:
-- 5 --
-- 6 --
o o
Laporan Standart o Daftar Sekolah o Daftar Guru per Sekolah o Daftar NUPTK per Sekolah Laporan Analisa Untuk membuat laporan yang sifatnya analisis (Analytical Report), seperti : o Analisa kebutuhan Guru TK Untuk membuat laporan analisa akan kebutuhan Guru TK baik secara nasional atau per kabupaten/kota. o Analisa kebutuhan Guru SD Untuk membuat laporan analisa akan kebutuhan Guru SD baik secara nasional atau per kabupaten/kota. Laporan Eksekutif o Laporan Eksekutif Individu: Untuk membuat laporan eksekutif mengenai data Individu PTK o Laporan Eksekutif Sekolah Untuk membuat laporan eksekutif mengenai data Sekolah Transaction Log Untuk melihat histori aktifitas user pada program SIM-NUPTK
-- 7 --
Fillter Propinsi
Menambah Data
Penjelasan : Pilihan Propinsi : Sebagi filter data, sehingga data yang ditampilkan hanya data sekolah dalam Propinsi tertentu saja. Pilihan Kabupaten/Kota : Juga Sebagai filter data, sehingga data yang ditampilkan hanya data sekolah dalam Kabupaten/kota tertentu saja. Pilihan Kelompok Tugas : Sebagai filter untuk menyaring kelompok Tugas tertentu (Guru, PTK, atau PTK Non Formal) Pilihan Status Aktif : Sebagai filter untuk menyaring Status Aktif tertentu dari Individu ybs (Aktif, Cuti, Wafat atau mengundurkan diri) Pilihan Status NUPTK : Sebagai filter untuk menyaring Status NUPTK tertentu (diajukan, disetujui, ditolak atau dibatalkan) Pilihan Jumlah Sekolah Induk : Sebagai filter khusus untuk Individu Guru yang memiliki sekolah Induk lebih dari satu, satu sekolah induk atau sekolah induk lebih dari satu. Pilihan Tigkat Sekolah : Sebagai filter data Tingkat Sekolah Tertentu
-- 8 --
Top 100/1000 Filter : digunakan jika data yang ada sudah terlalu banyak
(lebih dari 100/1000). Untuk mempercepat proses penampilan data, hanya datadata 100/1000 teratas saja yang ditampilkan Pilihan Urutan : Digunakan untuk mengurutkan data berdasarkan Nama Individu, NUPTK, Status Aktif atau berdasarkan tanggal/jam update terakhir. Mengurutkan data juga dapat dilakukan dengan cara mengklik salah satu header kolom
6.1.2 Fitur Set Kolom Fitur set kolom digunakan untuk mengatur kolom-kolom sesuai kebutuhan/yang diinginkan. Karena kolom-kolom yang dapat ditampilkan banyak sekali (lebih dari 35 kolom), sehingga jika ditampilkan seluruhnya sangat tidak nyaman dilihat, maka fungsi kolom ini dapat dimanfaatkan untuk menyederhanakan tampilkan dengan cara memilih beberapa kolom saja sesuai keperluan. Misalnya jika kita hanya membutuhkan kolom Nama, Usia ,Tempat Tugas, dan Tugas Sebagai saja, maka cukup mengisi form pengaturan kolom sbb :
Dengan pengaturan seperti di atas, maka tampilan akan berubah seperti di bawah ini :
5.1.3 Fitur Pindah Kolom Pengaturan kolom juga dapat dilakukan dengan memindah-mindahkan posisi kolom, dengan cara mengklik dan menahan (klik and drag) salah satu kolom (yang ingin dipindahkan) lalu melepaskanya di posisi yang kita inginkan.
-- 9 --
Gambar 14. Click and Drag untuk memindahkan posisi kolom tertentu
5.1.4 Fitur Mengurutkan Data (Sort) Klik salah satu header pada kolom yang inginkan kita urutkan, maka data akan diurutkan berdasarkan kolom tersebut secara ascending (a-z, atau 0-9). Klik sekali lagi untuk mengurutkan secara descending (z-a, atau 9-0) 5.1.5 Fungsi Ganti Basis Kab/Kota 5.1.5.1 Latar Belakang adanya Basis Kabupaten/Kota Basis Kabupaten/Kota adalah lokasi dimana si Individu di klaim sebagai milik oleh Kabupaten/Kota tertentu. Atau praktisnya, Basis Kab/Kota adalah lokasi dimana data Individu PTK tersebut di-entri. Jadi misalnya anda adalah Petugas Operator SIM NUPTK di Kabupaten Sleman, maka pastikan bahwa seluruh data Individu yang anda miliki memiliki basis Kab/Kota di Kab. Sleman pula. Hal ini sangat penting karena ketika terjadi konsolidasi di tingkat provinsi/pusat, maka operator provinsi/pusat akan mengetahui sumber data dari Individu tersebut, dan ketika data harus dikembalikan, operator provinsi/pusat akan mudah memilah-milah berdasarkan basis kabupaten/kota masing-masing. 5.1.5.2 Cara memeriksa basis Kabupaten/Kota - Pilih filter propinsi ke semua - Pilih top ke semua - Klik View - Setelah data ditampilkan, lalu urutkan berdasarkan kabupaten (klik pada header kolom Kabupaten) - Setelah data teurut berdasarkan Kabupaten, akan terlihat Data-data yang memiliki Basis Kab/Kota yang tidak sesuai atau yang belum memiliki basis kab/kota. Harus dilakukan mapping Basis Kab/Kota. 5.1.5.3 Cara melakukan Mapping/Ganti Basis kab/kota : - Sorot data-data yang ingin di mapping (Click and Drag)
-- 10 --
Gambar 16. Sorot data Individu yang Basis Kab/Kota nya belum sesuai
Klik tombol Ganti basis Kab/Kota Isi Kode Basis Kab/Kota yang baru Klik OK dua kali Untuk memastikan bahwa data sudah memiliki basis yang benar, gunakan eksekutif report untuk menganalisanya. Pilih wilayah nasional untuk melihat apakah masih ada data yang masih memiliki basis di luar Provisinsi ybs, dan pilih wilayah Provinsi untuk melihat apakah masih ada data yang berbasis di luar Kab/Kota ybs
5.1.6 Mengentri, mengedit dan mengahpus Data Individu Walaupun sangat dimungkinkan mengentri data Individu melalui modul ini, namun tidak disarankan, karena Individu tersebut akan tidak memiliki tempat tugas. Gunakan Modul Sekolah dan Madrasah untuk mengentri data guru, PTK Non Formal untuk tenaga Non Formal dan modul Pengawas untuk tenaga Pengawas Sekolah. Untuk megedit data Individu, pilihlah salah satu Individu yang akan diedit, lalu tekan F4 atau klik label F4:Edit. Untuk menghapus Data Indivu, sorot data Individu yang akan dihapus (bisa beberapa dengan cara Click and Drag), lalu tekan Del atau klik label F8:Delete. 5.1.7 Mencari Data tertentu dengan kata kunci Untuk mencari dan memfilter data sesuai kata kunci yang diinginkan, lakukan langkah berikut 1. Klik tombol Search 2. Masukkan kata kunci yang diinginkan, misalnya anto 3. Lalu klik tombol OK, maka hanya data Individu yang memiliki nama anto (baik di depan, ditengah, atau dibelakang) yang akan ditampilkan.
Gambar 17. Hasil pencarian data individu yang memiliki nama mirip anto
-- 11 --
Penjelasan : Pilihan Propinsi : Sebagi filter data, sehingga data sekolah yang ditampilkan hanya data sekolah dalam Propinsi tertentu saja. Pilihan Kabupaten/Kota : Juga Sebagai filter data, sehingga data yang ditampilkan hanya data sekolah dalam Kabupaten/kota tertentu saja. Pilihan Tingkat Sekolah : Sebagai filter data Tingkat Sekolah Tertentu Top 100/1000 Filter : digunakan jika data yang ada sudah terlalu banyak (lebih dari 100/1000). Untuk mempercepat proses penampilan data, hanya datadata 100/1000 teratas saja yang ditampilkan Pilihan Urutan : Digunakan untuk mengurutkan data berdasarkan Nama Sekolah, Status (Negeri atau swasta), NSS, wilayah, atau berdasarkan tanggal/jam update terakhir. Mengurutkan data juga dapat dilakukan dengan cara mengklik salah satu header kolom Menampilkan Jumlah Guru : Centang jika ingin menampilkan sekolah dan jumlah guru masing-masing sekolah, dengan menampilkan jumlah guru, maka proses dalam menampilkan data akan lebih lambat, karena sistem akan menghitung jumlah guru untuk setiap sekolahnya. Walaupun sangat dimungkinkan mengentri data Individu melalui modul ini, namun tidak disarankan 5.2.2 Mengentri Data Sekolah i. Buka form pengisian Data sekolah dengan salah satu dari tiga cara : a. Dengan menekan tombol F1 pada Keyboard b. Dengan mengklik label <F1> : Add c. Melalui pop-up menu dengan mengklik-kanan mouse
-- 12 --
ii.
Sebelum masuk ke form pengisian data, sistem akan membawa kita pada satu Tabel Penyimpanan Sementara (Temporary table). Tabel ini digunakan untuk menampung sementara data-data sekolah yang baru dimasukkan, sehingga user diberi kesempatan untuk mengoreksi kembali data-data nya sebelum data-data tersebut bercampur dengan data-data lainnya. Tampilan form seperti berikut :
iii. iv.
Tekan kembali F1 atau klik tombo Add untuk membuka form pengisian data. Form Pengisian akan tampil seperti berikut :
Keterangan : tekan <Esc> untuk keluar form tanpa menyimpan data tekan <F8> untuk membersihkan form dan mengisi dari awal
-- 13 --
Isilah semua Item pada gambar di atas, terutama yang berbintang merah (wajib diisi), namun tetap disarankan agar item-item lainpun diisi secara lengkap, karena ini menunjukkan kualitas data anda. Jumlah juga harus diisi dengan benar agar dapat diketahui berapa Jumlah Guru sesungguhnya dan berapa jumlah Guru yang telah dientri (sebagai cross check) v. Setelah menekan Tombol Add <F2> atau tombol F2 pada keyboard, data sekolah diatas akan masuk ke Temporary Table. Langkah berikutnya ada dua alternative : a. b. Mengisi data Sekolah lainnya Mengisi data Guru-guru dan PTK untuk sekolah yang baru diinput tersebut
Klik Yes untuk mengisi data Guru atau No jika ingin melanjutkan pengisian data sekolah yang lain 5.2.3 Mengentri Data Guru dan Tenaga Kependidikan
i.
Tekan F1 untuk mengisi data Guru dan PTK, akan tampil form pencarian Individu seperti berikut:
-- 14 --
Fungsi dari form ini adalah untuk mengetahui apakan Guru yang akan dientri sudah ada datanya atau belum, karena kalau data guru tersebut sudah ada (mungkin karena mengajar di sekolha lain), kita tidak boleh dan tidak perlu mengisinya kembali, kita hanya menggandengkan guru yang dimaksud dengan sekolah yang baru kita entri. Cara pengecekannya sebagai berikut : a) isi nama guru ybs tidak perlu lengkap, agar mudah mendeteksi, karena terkadang dituliskan secara berbeda di tempat lain, contoh : M. Yamin, kadang ditulis sebagai M. Jamin atau Muhammad Yamin. Untuk mengeceknya apakan nama yang dimaksud sudah ada atau belum, kita bisa memasukkan yamin. Dengan demikian nama-nama Individu yang memiliki kemiripan nama 4 huruf (karena kita memilih akurasi 4 huruf) akan ditampilkan. Termasuk Siti Aminah Z, karena memiliki kesamaan huruf amin. b) Untuk lebih spesifisik kita bisa menambah akurasi misalnya menjadi 5 huruf, data yang akan ditampilkan akan lebih sedikit, karena hanya diambil yang memiliki kemiripan 5 huruf, contoh :
c) Kalau didapatkan bahwa data guru/ptk tersebut sudah ada, maka tinggal dibuka data tersebut dengan klik ganda (double click) pada Individu yang dimaksud. Setelah terbuka Editor data Individu ybs, dan data yang tercantum sudah benar, maka hanya tinggal menyimpan data ini, dengan menekan F2 atau Klik Save, maka otomatis data guru Muhammad Yamin sudah langsung terlink dengan data Sekolah SMA N 31 yang baru kita masukkan. d) Jika sistem tidak menemukan maka akan terdapat tampilan seperti berikut :
-- 15 --
Pilih Yes jika ingin mengisi data baru atau No jika ingin mengulangi pencarian. e) Jika tidak ingin melakukan pencarian, dan ingin memasukkan data baru, tidak perduli apakah data Muhammad Yamin sudah ada atau belum, dapat dilakukan dengan menekan tombol Skip, namun cara ini kurang disarankan, karena akan mengundang adanya data ganda (guru terdata dua kali sebagai Individu yang berbeda). f) Untuk pencarian yang lebih akurat dapat menambah parameter pencarian dengan mencentang salah satu atau kedua parameter lain yang disediakan, yaitu tempat lahir dan tanggal lahir. Sebagai contoh, jika parameter Tanggal Lahir kita centang, maka hasil yang kita dapatkan akan berbeda, karena hanya ada satu Muhammad Yamin dengan tanggal lahir 04/04/1990 sbb:
ii.
Untuk pengisian Data Individu baru, dilakukan melalui Editor yang ditampilkan sbb:
-- 16 --
Isilah semua kolom dengan lengkap, lalu tekan F2 atau Save. iii. Setelah data Individu lengkap, maka langkah selanjutnya adalah mengisi status Pegawai di sekolah lain. Hanya diisi jika Individu ybs memiliki rangkap jabatan disekolah lain, misalnya guru yang mengajari di dua sekolah atau lebih. Untuk Guru yang mengajari di beberapa sekolah, klik tombol <detail> pada bagian Mengajar di Sekolah Lain, form akan ditampilkan seperti berikut :
iv.
Lalu klik tombol Add, anda akan mendapatkan form untuk menemukan sekolah lain dimana Individu ini bertugas juga.
-- 17 --
v.
Lakukan pencarian sekolah yang dimaksud, carannya : Masukkan kata kunci, tidak harus lengkap, misalnya cempaka Tekan Search, maka nama-nama sekolah yang mirip akan dimunculkan. Jika tidak menemukan sekolah yang dimaksud, maka tidak ada jalan lain kecuali mengentrinya sebagai data sekolah baru. (Ingat: sekolah yang dientri melalui modul ini bersifat temporary, sehingga tidak memiliki NSS, artinya hanya sementara. Maka setelah proses pengentrian selesai, Sekolah-sekolah temporary tersebut harus segera di mapping ke sekolah yang dimaksud (yang telah memiliki NSS). Lihat pada bagian Mapping sekolah pada halaman XXX). Untuk mengisi sekolah baru, harus dipili terlebih dahulu, Propinsi, Kabupaten/Kota, tingkat sekolah dan Status sekolah yang dimaksud. Radio button juga harus di pilih ke Masukkan sekolah baru (temporary) Klik ganda pada sekolah yang dipilih, atau klik OK jika ingin mengisi sebagai sekolah baru, tampilan kembali ke sebelumnya.
-- 18 --
Selanjutnya Simpan dengan menekan tombol F2 atau Save. Ulangi langkah yang sama jika Guru tersebut masih memiliki sekolah lain tempatnya mengajar, jika tidak tekan Close untuk kembali ke Individu Editor.
vi.
Untuk pengisian Riwayat, klik salah tombol yang ingin kita diisi, sebagai contoh adalah pengisian Riwayat Pendidikan Formal :
Penjelasan : i. Gunakan Add untuk menambah riwayat baru ii. Gunakan Edit untuk mengedit salah satu riwayat yang telah disorot terlebih dahulu. iii. Gunakan Delete untuk menghapus salah satu riwayat yang telah disorot terlebih dahulu. iv. Gunakan Append untuk memindahkan data dari kolom pengisian ke dalam tabel. v. Gunakan Save untuk menyimpan data yang telah di append ke dalam tabel. vi. nb : 1. Jangan lupa untuk menyimpan data yang baru di-entri atau di edit. 2. Jika pada suatu saat menemukan daftar Fakultas dan/atau Jurusan kosong, anda dapat mengisi langsung (diketik langsung) pada kolom pengisian fakultas/jurusan vii. Jika Individu tersebut memiliki riwayat pendidikan Non Formal, isilah pada Riwayat Pendidikan Non Formal
-- 19 --
viii.
Jika Individu tersebut memiliki pengalaman mengajar (sudah tidak lagi), maka diisikan pada riwayat mengajar.
ix.
Jika memiliki pengalaman bekerja sebelumnya yang bukan sebagai Guru, maka diisi pada Riwayat Bekerja, contoh pengisian :
x.
Riwayat keluarga juga harus dilengkapi, isi nama Ibu Kandung, Isteri dan Anak-anak yang dimiliki baik yang belum sekolah atau yang sudah kuliah.
-- 20 --
xi.
Jika pernah membuat karya ilmiah yang diakui secara publik, dapat dicantumkan pada Riwayat Karya Tulis :
xii.
xiii.
-- 21 --
xiv.
xv.
xvi. xvii.
Riwayat Sertifikasi tidak perlu diisi (data dari pusat): Riwayat Penulisan Buku :
-- 22 --
xviii.
xix.
Gambar 43: Studi Banding yang pernah diikuti (dalam dan luar negeri)
xx.
-- 23 --
xxi.
xxii.
xxiii.
-- 24 --
xxiv.
Setelah semua data Individu dan Riwayat diisi, tekan save untuk menyimpan dan escape untuk mengakhiri.
5.2.4 Mengedit dan menghapus data Guru Untuk mengedit data Guru cukup arahkan focue (sorot) baris ybs, lalu klik F4. Sedangkan untuk menghapus data Guru di Sekolah tersebut, cukup sorot satu atau beberapa data guru yang akan dihapus (multi select), lalu tekan F8. Perlu diketahui, bahwa menghapus yang dimaksud disini bukan benar-benar menghapus data Individu tersebut, melainkan hanya menghapus link antara Sekolah dan Guru tersebut. Untuk menghapus data guru secara fisik, dapat dilakukan dari menu INDIVIDU. 5.2.5. Mengedit Data Sekolah Untuk mengedit data sekolah, lakukan langkah berikut : i. Pilih Data Sekolah yang akan diedit dengan menyorot (highlight) pada baris untuk data yang bersangkutan.
ii.
-- 25 --
iii.
Edit data sekolah pada from Add/edit Data Sekolah (Gambar 12)
5.2.6 Menghapus Data suatu Sekolah Untuk menghapus data sekolah, lakukan langkah berikut : i. Pilih Data Sekolah yang akan dihapus (highlight), , bisa dipilih lebih dari satu (multi select) ii. Tekan <Del> pada keyboard, atau klik hapus pada pop-up menu 5.2.7 Melihat Data Guru untuk Sekolah tertentu iii. iv. Pilih Data Sekolah (highlight) Tekan <Enter> pada Keyboard, atau klik Tampilkan Data Guru untuk pada pop-up menu
ii.
iii. iv.
seperti berikut :
-- 26 --
v. vi.
Gunakan navigasi di kiri atas untuk meneliti hasil laporan sebelum dicetak Siapkan kertas pada printer, cetak laporan dengan mengklik tombol bergambar Printer
Ekspor ke format lain (pdf, csv, dll) Pindah kehalaman awal Pindah kehalaman berikutnya Pindah kehalaman sebelumnya Pindah kehalaman akhir Cetak ke kertas
-- 27 --