Cartilla UNO Gestión de Proyectos Liv

Gestin de Proyectos en Comunidad
PUMA
gestin de proyectos en comunidad
Fondo Ambiental
Serie de Cartillas
Educativas
Copyright PUMA Fondo Ambiental.
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Serie de Cartillas Educativas Nro. 1
Participaron en esta publicacin: Elaboracin Tcnica: Genoveva Angueira, Sergio Dvila, Marco Patio, Miguel Rodrguez y Sicco Stortelder Concepcin grfica: Marcelo Alvarez Ascarrunz y Ana Snchez Quisbert Diseo Grfico: Marcelo Alvarez Ascarrunz Edicin de texto: Aviayala, Desarrollo con Comunicacin. Telfono 2410741 Ilustracines: Juan de Dios Rojas Impresin: Abbase Ltda - 2221639 Depsito Legal: Agosto de 2011 Copyright PUMA Fondo Ambiental. Av. Cristo Redentor N 3020 esquina calle Cosori Edificio Nippon Parts Primer Piso of. 2. Telfono fax: 591 3 344 4252. Casilla 231. Santa Cruz de la Sierra, Bolivia. La presente Cartilla cuenta con el apoyo financiero de Suecia y Holanda en el marco del Programa Forestal Baba Carapa. Las opiniones expresadas en la presente Cartilla no necesariamente reflejan el punto de vista de las representaciones de Suecia y Holanda en Bolivia. Referencia bibliogrfica sugerida: PUMA Fondo Ambiental 2011 Gestin de Proyectos en Comunidad. Fundacin PUMA Fondo Ambiental. Serie de Cartillas Educativas Nro. 1. Bolivia.
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Presentacin
PUMA Fondo Ambiental (PUMA - FA) tiene el agrado de compartir con ustedes la presente Cartilla: Gestin de Proyectos en Comunidad, elaborada con el propsito de fortalecer las habilidades y conocimientos de nuestros socios: OFC y ASL en las distintas zonas de trabajo forestal, en la aplicacin de normas, procedimientos e instrumentos durante la preparacin, ejecucin, monitoreo y evaluacin de sus emprendimientos de aprovechamiento del bosque. Esta Cartilla es una versin ilustrada y sintetizada del Manual de Gestin de Proyectos del Programa Forestal Baba Carapa, el cual forma parte de los Contratos de Donacin con Carga que suscriben PUMA FA y los representantes legales de las comunidades. El Manual recoge las experiencias de aplicacin del mismo en las distintas escuelas de proyectos que desarrolla PUMA FA; por ello, podramos afirmar que el Manual no es una propuesta terica o un conjunto de buenos deseos, en realidad es un instrumento de una nueva forma de intervenir el bosque de manera sostenible. El Manual ha sido diseado como una herramienta til para aquellas comunidades que estn trabajando con PUMA - FA en el marco del PFBC; sin embargo, bien puede ser utilizado por la misma comunidad para administrar cualquier otro proyecto o iniciativa de desarrollo comunitario. En todo caso, si se desea profundizar los conocimientos sobre el Manual sintetizado en la presente Cartilla, es posible solicitar una copia del mismo u opiniones sobre su aplicacin a los Comits de Gestin de los Proyectos que trabajan con PUMA - FA. La Cartilla consta de dos captulos expuestos de manera sencilla gracias al acompaamiento de Juana y Enrique, dos beneficiarios de un Proyecto Comunitario Forestal, quienes en base a su experiencia, brindan orientaciones y consejos que pueden ser aplicados a lo largo de todo el proceso de manejo forestal comunitario. El primer captulo se refiere a los criterios de organizacin comunitaria y su relacionamiento con el equipo de PUMA - FA en el marco del PFBC. El segundo, aborda los procesos administrativos y tcnicos de la ejecucin de un proyecto forestal comunitario; las pautas para monitorear el avance y las situaciones que pueden servir como justificacin para modificarlo. Estamos seguros de que esta Cartilla contribuir a mejorar la gestin forestal comunitaria; por cuya razn, le invitamos cordialmente a utilizarlo, transmitirlo, aplicarlo y si correspondiera, proponer los ajustes que considere necesarios.
Juan Carlos Chvez Corrales Gerente General PUMA Fondo Ambiental
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Foto: Marcelo Alvarez PUMA Fondo Ambiental Representantes de las Agrupaciones Sociales del Lugar durante la Escuela de Gestin Forestal realizada en Ixiamas.
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Foto: Marcelo Alvarez PUMA Fondo Ambiental
Contenido
Introduccin Organizndonos El Enfoque de Trabajo del PUMA FA Qu objetivo tiene el componente de desarrollo organizacional y productivo? Cmo funciona el SIPROBOSQUE? Cmo se organiza la comunidad para ejecutar el Proyecto? Qu funcin cumple la Asamblea de Beneficiarios Cules son las principales tareas de la Asamblea de Beneficiarios? Qu es el Comit de Gestin? Qu funciones cumple el Comit de Gestin? Cmo trabajamos con el apoyo de tcnicos externos? Cules son las funciones del TEFO? Cules son las funciones del TECO? Cules son las funciones del equipo de campo? Para recordar Ejecutando nuestro proyecto Cmo se elabora un Plan Operativo Forestal Anual POFA? Plan de Produccin Plan de Conservacin y Monitoreo Plan de Proteccin Plan de Capacitacin Plan de Relacionamiento Plan Presupuestario para cada gestin Plan de Comercializacin Cmo podemos ejecutar el presupuesto? Qu requisitos debemos cumplir para los desembolsos? En qu casos se puede suspender un desembolso?
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Contenido
Qu es el capital de operaciones del Proyecto? Cmo se presentan los Informes Tcnicos y Financieros? Quin elabora los informes? Quin revisa y aprueba los informes? Cmo se monitorea y evala? Qu es una evaluacin? Modificaciones al Proyecto Para recordar: Los procedimientos tcnicos y financierros de la gestin del Proyecto? 28 29 30 31 32 33 35 36
Algunas abreviaciones para concerlas bien:

CPR DO GET GPZ OP PUMA FA POFA PFBC SIPROBOSQUE TECO TEFO TEG UCGP UGB ABT CONFOR PPM ASL OFC Coordinadores de Proyectos de las Regiones Desarrollo Organizacional Grupo Externo de Tcnicos para la Gestin de Proyectos Gerentes de Proyecto de Zona Organizacin para la Produccin Fundacin PUMA Fondo Ambiental Plan Operativo Forestal Anual Programa Forestal Baba Carapa Sistema de Gestin de Proyectos para el Manejo Integral y Comunitario del Bosque de PUMA FA. Tcnico Externo Contable Forestal Tcnico Externo Forestal de Monte Tcnicos Externos para la Gestin del Proyecto Unidad Coordinadora de la Gestin del Programa Unidad de Gestin del Bosque Autoridad de Fiscalizacin y Control Social de Bosques y Tierra Centro Comunitario de Negocios Forestales Parcelas Permanentes de Monitoreo Asociacin Social del Lugar Organizacin Forestal Comunitaria
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Introduccin
La Gestin de Proyectos Forestales que realizamos en nuestras comunidades, con el apoyo de PUMA Fondo Ambiental, necesita de nuestro compromiso y responsabilidad para que ejecutemos, hagamos el seguimiento, controlemos y evaluemos con xito cada una de las actividades del Proyecto. Probablemente, algunas de las familias beneficarias de la comunidad no conocen a detalle los procedimientos que PUMA Fondo Ambiental tiene para trabajar junto con las comunidades en la realizacin de sus Proyectos. Precisamente, en atencin a esa necesidad fue que esta Cartilla fue elaborada. La Cartilla tiene que servir como una gua para que la comundad sepa que pasos hay que seguir durante la ejecucin del Proyecto. Por ese motivo, hemos invitado a Juana y Enrique, integrantes de una Asamblea de Beneficiarios, para que puedan guiarnos a lo largo de la Cartilla mostrando y explicando los pasos que se dan desde la organizacin de beneficiarios hasta la evaluacin del Proyecto. Comenzamos?
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Tcnico y representante de la comunidad haciendo uso de la herramienta informtica diseada para la formulacin de proyectos.
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Organizndonos
Nuestra comunidad por fin tiene el Proyecto Forestal listo para ejecutarlo, pues entre todos ya hemos realizado los cuatro pasos fundamentales en el etapa de Preinversin: Idea de Proyecto
Escuela de Proyectos
Aprobacin de Proyecto
Firma de Contrato
Seleccionamos la idea, la presentamos en el formulario, consensuamos en la comunidad y enviamos al Consejo Acadmico de PUMA FA.
Con el apoyo de PUMA FA, realizamos el perfil y luego el diseo final del Proyecto.
Presentamos el Proyecto al Directorio de PUMA FA para que aprueben.
Se firma el Contrato de Donacin con Carga y realizan el primer desembolso.
Para poner en marcha las tareas de Gestin descritas en esta Cartilla, nuestro Proyecto tiene que estar aprobado por PUMA Fondo Ambiental. Una vez que el Proyecto est aprobado, los diferentes actores de nuestra comunidad, y de PUMA FA deben trabajar juntos, ejerciendo las funciones que a cada uno le corresponde; tomando en cuenta las normas, los procedimientos, las metodologas y los instrumentos que son parte del Sistema de Gestin de Proyectos para el Manejo Integral y Comunitario del Bosque, SIPROBOSQUE.
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El enfoque de trabajo del Programa
Desarrollo Organizacional y Productivo
En un esfuerzo conjunto con las comunidades el Programa Forestal Baba Carapa busca consolidar emprendimientos productivos inclusivos, con identidad cultural, equidad de gnero, responsabilidad social, innovacin tecnolgica y rentabilidad comercial que promuevan el desarrollo de un sector forestal y una industria forestal nacional. Por supuesto, en el marco de las polticas nacionales y las convenciones internacionales sobre los mltiples bienes y servicios provenientes de los bosques naturales.
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Centros Comunitarios de Negocios Forertales CONFOR
Mecanismos Financieros
Asociatividad
Qu objetivo tiene el componente de desarrollo organizacional y productivo?

Desarrollar y fortalecer el emprendimiento Empresarial Comunitario, promoviendo la implementacin de un sistema de aprovechamiento sostenible del bosque, Fortaleciendo las organizaciones comunitarias a travs del desarrollo asociativo para la produccin y el acceso a servicios financieros y de asistencia tcnica; y Mejorando los mecanismos de gobernanza territorial bajo principios de equidad de gnero Desarrollo Organizacional Generacin de capacidades Instrumentos de Planificacin Gestin Administrativa Financiera Inclusin de mujeres y jvenes Relacionamiento con instancias pblicas Organizacin para la Produccin Diseo y Ejecucin de Proyectos Tcnicas de Aprovechamientos Forestal Escuelas de Gestin Forestal Capacitacin en el uso de tecnologa Certificacin Monitoreo Biolgico
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Cmo est organizado el SIPROBOSQUE?

PUMA
Fondo Ambiental
EL PROYEC COMUN
Nivel Central
Unidad de Gestin del Bosque

Tcnico de Organizacin para la Produccin
Asistente Consultores
Coordinador de Proyecto Regional Cobija Tcnico de Desarollo Organizacional
Gerente de Proyectos de Zona Gerente de Proyectos de Zona
Nivel Regional
Coordinador de Proyecto Regional Ixiamas Tcnico de Desarollo Organizacional

Coordinador de Proyecto Regional Guarayos Tcnico de Desarollo Organizacional

O R G A N I Z A C I N
P L A N I F I C A C I N
C A P A C I T A C I N
Comit de gestin y Representantes legales
A nivel de la comunidad
Tcnico de monte P 1 Tcnico de monte P 2 Tcnico de monte P 3
Tcnico Forestal
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CTO DE LA NIDAD
Tcnico Contable Forestal
C O N S E R V A C I N
P R O D U C C I N Tcnico Contable Forestal
C O M E R C I A L I Z A C I N
Anlisis de Requerimientos del Cliente y Oferta del Bosque
Aprovechamiento
Exploracin Forestal
Ciclo Productivo Forestal del Sistema de Manejo Integral de Bosques
Asamblea de Beneficiarios
Monitoreo y Proteccin
Censo Forestal Comercial
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Cmo se organiza la comunidad para ejecutar el proyecto?

La comunidad u organizacin productiva a travs de la Asamblea de Beneficiarios designa o elige a un grupo de personas que conforman el Comit de Gestin. Este Comit es responsable de tomar las decisiones para el buen manejo del Proyecto en los aspectos tcnicos, administrativos y financieros. La co-responsabilidad para la ejecucin tcnica financiera estar a cargo de un Equipo Tcnico Externo contratado por la misma organizacin.
Ejecuta Si en tu comunidad ya existe un equipo responsable de las actividades productivas la estructura del proyecto deber adecuarse a la misma.
TEG - GET*
Controla, aprueba, fiscaliza y toma decisiones
TEG/GET*
Comit de Gestin
Comit de Gestin Aprueba, valida y fiscaliza
Asamblea de Beneficiarios * Tcnico Externo de Gestin o Grupo Externo Tcnico
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Qu funcin cumple la Asamblea de Beneficiarios?

Es un grupo conformado por las familias beneficiarias quienes controlan y fiscalizan las tareas del Proyecto cumpliendo las normas y requerimientos del Programa. Se renen por lo menos cuatro veces al ao. La primera tarea de la Asamblea es conformar el Comit de Gestin antes de cumplir veintin das de iniciado el Proyecto. Para conformar el Comit de Gestin, se pueden dar dos situaciones: Primera situacin: Cuando no existe una estructura que pueda ser el Comit La Asamblea se rene para elegir a sus representantes para el Comit de Gestin. Los representantes elegidos deben ser hombres y mujeres que cuentan con la mayora de los votos de la Asamblea. Segunda situacin: Cuando s existe una estructura Se respeta la estructura existente que se convierte en el Comit de Gestin.
No olivdemos que las mujeres deben estar presentes en el Comit de Gestin
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Cules son las principales tareas de la Asamblea de Beneficiarios?
Aprobar: La lista de familias beneficiarias del Proyecto El ingreso o retiro de familias beneficiarias El Reglamento de funciones del Comit de Gestin El Plan Operativo Forestal Anual (POFA) que incluye: Informes Tcnico Administrativo y Financiero mensuales y trimestrales, con Acta de Validacin Informes Tcnico Administrativo y Financiero Anuales, con Acta de Aprobacin El Informe Final para el Cierre de Ejecucin
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Qu es el Comit de Gestin?
Es un grupo de personas elegidas por la Asamblea de Beneficiaros, que desempean roles y responsabilidades de acuerdo a su reglamento. Ellos representan a hombres y mujeres de la comunidad, por un periodo de al menos dos aos. El Comit de Gestn debe contar con un mnimo de tres y un mximo de siete miembros con derecho a voto.
Cmo est conformado el Comit de Gestin?

Con derecho a voz y voto: Al menos dos representantes legales del proyecto Un apoderado designado por la comunidad (que tambin es el representante ante la ABT) Un Responsable Comunitario para supervisar las operaciones de Monte Con derecho a voz y NO a voto: Un tcnico designado por la Fundacin PUMA FA Un representante de la organizacin matriz, si la Asamblea as lo establece
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Qu funciones cumple el Comit de Gestin?

Fiscaliza y controla el cumplimiento de las actividades tcnicas y financieras del Documento del Proyecto
Realiza, los Trminos de Referencia y participa en los procesos de contratacin de consultores externos para el TEG y/o el GET Hace el seguimiento a las programaciones tcnicas y financieras del POFA. a las operaciones forestales. a la presentacin de productos de los consultores del TEG/GET. Coordina la ejecucin del Proyecto con el TEG o el GET, segn corresponda. Presenta los ajustes y reformulaciones presupuestarias del Proyecto ante la Asamblea de beneficiarios para su aprobacin. Recepciona reportes peridicos de avance tcnico y financiero del Proyecto de parte de los Representantes Legales.
Todas las tareas a realizar por cada uno de los miembros del Comit se encuentran en el Manual de Gestin de Proyectos
Aprueba: Los Informes Mensuales (IM) para ser presentados trimestralmente a la Asamblea de Beneficarios La compra de bienes y la contratacin de servicios, de acuerdo a los procedimientos establecidos en el Manual de Gestin de Proyectos.
Cmo trabajamos con el apoyo de los tcnicos externos?

Existen dos formas: PRIMERA: Cuando el Comit de Gestin contrata tcnicos para que trabajen de manera exclusiva con el Proyecto. A esta forma se la llama contratacin de TEG: Tcnicos Externos para la Gestin de UN slo Proyecto. SEGUNDA:
Grupo Externo de Tcnicos
Cuando dos o ms Comits de Gestin contratan a un Grupo Externo de Tcnicos (GET) para la ejecucin del Proyecto. A esta forma se la llama contratacin del GET. En ambas formas: El Gerente de Proyecto de Zona (GPZ) revisa los Trminos de Referencia elaborados por el Comit de Gestin del Proyecto para las contrataciones individuales Da el visto bueno para la contratacin de los Tcnicos Externos para la Gestin del Proyecto (TEG), que debe contar con profesionales calificados y con experiencia.
Equipo de apoyo
Tcnico Forestal Tcnico Contable Forestal
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Cules son las funciones del TEFO?

Tcnico Externo Forestal de Monte (TEFO) Sus principales funciones son: Compartir sus conocimientos y capacidades a beneficiarios del Proyecto. Coordinar las actividades definidas en el Documento de Proyecto y el POFA. Aplicar los procesos y procedimientos tcnicos y financieros del Sistema de Manejo Integral de Bosque, coordinando con el TECO. Elaborar conjuntamente con el Comit de Gestin el POFA para su aprobacin por la Asamblea de Beneficiarios. Apoyar a los representantes legales en la elaboracin y presentacin al Comit de Gestin los Informes Mensuales y Anuales. Coordinar y dirigir el equipo de campo. Participar en Asambleas de Beneficiarios y reuniones del Comit de Gestin.
Cules son las funciones del TECO?

Tcnico Externo Contable Forestal Realiza el registro y control de las operaciones administrativas y financieras. Sus principales funciones son: Compartir sus conocimientos y capacidades a Beneficiarios del Proyecto. Aplicar todos los procesos y procedimientos financierdos establecidos en el Manual de Gestin de Proyectos de PUMA FA, en coordinacin con el TEFO Apoyar en la elaboracin e implementacin del POFA del Proyecto en coordinacin con el TEFO. Elaborar y presentar reportes financieros como parte de los Informes Mensuales y Anuales. Elaborar comprobantes de contabilidad y presupuestarios. Preparar la conciliacin bancaria del Proyecto. Administrar los cambios presupuestarios del Proyecto. Elaborar los formularios administrativos y financieros. Aplicar un sistema de contabilidad para el manejo financiero del Proyecto. Reportar sobre gastos e ingresos que genere el Proyecto. Registrar, controlar y guardar los documentos, comprobantes y facturas. Apoyar en procesos de contratacin de personal para el Proyecto. Participar en Asambleas de Beneficiarios y reuniones del Comit de Gestin.
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Cules son las funciones del equipo de campo?
Bajo la coordinacin del TEFO y el Responsable Comunitario de Monte, el Equipo de Campo est compuesto por planilleras, brujuleros, materos, macheteros, sendeadores, cocineros, motosierristas, saneadores, entre otros. Se encarga del aprovechamiento forestal en el monte aplicando todo lo aprendido en las Escuelas de Gestin Forestal. El Equipo estar compuesto preferentemente por personas de la misma comunidad, hombres y mujeres, valorando sus capacidades y habilidades.
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Para recordar
Planificacin
Organizacin
Responsable Comunitario Para supervisar operaciones de Monte
Representante de Organizacin Matriz (si corresponde)
Comercializacin
TEFO Tcnico Externo Forestal de Monte
TECO Tcnico Externo Contable Forestal
Gerente de Proyectos de Zona GPZ
Produccin
Equipo operativo
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Conservacin
Planilleros Brujuleros Materos Cocinera Sendeadores
El Proyecto de EL PROYECTO DE LA Motosierristas la Comunidad COMUNIDAD Ayudantes de motosierras
Comit de Gestin 3 a 7 personas - Apoderado de la OFC/ASL - Al menos 2 representantes legales - Representante legal del ejecutor (si corresponde)
Capacitacin
Escuela de Gestin Forestal :Interpretacin del Mapa Manual Operativo realizado por tcnicos de PUMA FA y el Responsable Comunitario de Monte. Pag. Copyright PUMA Fondo Ambiental.
Ejecutando nuestro proyecto

Para ejecutar nuestro Proyecto es importante que pongamos atencin en tres puntos principales: La elaboracin e implementacin del POFA (Plan Operativo Forestal Anual) La adquisicin de bienes y contratacin de servicios La evaluacin del POFA
En qu podemos invertir los recursos del Proyecto?

Para cumplir con las actividades del Proyecto necesitamos contar con recursos econmicos para comprar bienes y contratar servicios, por ejemplo:
ADQUISICIN DE BIENES - Motosierra - Equipo de computacin - Brjulas - Botiqun - Machetes - Equipo de seguridad otros
CONTRATACIN DE SERVICIOS - Consultoras de profesionales - Transporte - Alimentacin
Cualquier adquisicin de bienes o contratacin de servicios con recursos de la donacin debe ser realizada tomando en cuenta las disposiciones del doc umento Contrato de Donacin con Carga y del POFA.
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Cmo se elabora un Plan Operativo Forestal Anual (POFA)?

El Plan Operativo Forestal Anual consta de siete partes, cada una prioriza las actividades, indicadores, resultados y presupuesto para cada gestin y se construye en base al documento del Proyecto: 1. Plan de Produccin 2. Plan de Conservacin y Monitoreo 3. Plan de Proteccin 4. Plan de Capacitacin 5. Plan de Relacionamiento 6. Plan Presupuestario para la Gestin 7. Plan de Comercializacin
CRONOGRAMA
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RECURSOS
1. Plan de Produccin Describe los tiempos y recursos necesarios para el aprovechamiento forestal. Estn contemplados los recursos destinados a la maquinaria, mano de obra y todo lo necesario para las diferentes etapas del aprovechamiento forestal.
2. Plan de Conservacin y Monitoreo En este Plan se define los objetivos y actividades que van a garantizar un manejo sostenible de los recursos del bosque: El Plan debe incluir al menos: Las Parcelas Permanentes de Monitoreo (PPM) para el monitoreo silvicultural. Los estudios de impacto del aprovechamiento para el monitoreo ecolgico-ambiental. Los estudios de regeneracin natural de las principales especies aprovechadas. El monitoreo de las actividades productivas, realizadas durante el aprovechamiento.
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3. Plan de Proteccin En el Plan de Proteccin debemos definir las zonas potenciales de alto, mediano y bajo riesgo para evitar el avasallamiento de tierras, la prevencin y control de incendios forestales, y la proteccin de especies y reas con un alto valor de conservacin.
ANLISIS DE RIESGO Zona Norte: zona de mediano riesgo de invasin forestal (MRINVF) y zona de mediano riesgo incendios forestales (MRIF). Zona Sur: zona de alto riesgo de invasin forestal (ARINVF). Zona Este: zona sin riesgo de invasin forestal (SRINVF) y zona sin riesgo de incendio forestal (SRIF). Zona Oeste: zona sin riesgo de invasin forestal (SRINVF) y zona sin riesgo de incendio forestal (SRIF).
4. Plan de Capacitacin Es la agenda temtica de capacitaciones que se realizar en el ao. La agenda incluye las capacitaciones realizadas por PUMA FA y las que realizar el TEFO y el TECO durante el ao. En las capacitaciones deben participar el Equipo de Campo y las familias beneficiarias del Proyecto. La agenda temtica incluye los siguiente eventos: Escuelas de Gestin Forestal Escuelas de Administracin de Empresas Comunitarias Escuelas de Estrategas Comunitarios Pag. 22
5. Plan de Relacionamiento En el Plan de Relacionamiento definimos para qu, con quin, cmo y cundo vamos a realizar alianzas con otras organizaciones comunitarias y empresas forestales, municipios y autoridades competentes. Los asocios buscan involucrar a otros socios en alianzas estratgias para garantizar entre todos el Manejo Integral del Bosque. El Plan debe tomar en cuenta: el manejo y resolucin de conflictos. la inclusin de las mujeres en los procesos de relacionamiento comunitario. las ventajas y desventajas de asociarse con diferentes empresas forestales la participacin de los Concejos Consultivos regionales y en el nacional.
Empresario Federacin Representante Legal ONG ABT
6. Plan Presupuestario para la Gestin El Plan Presupuestario de la Gestin es un resumen de montos de dinero de donacin y contraparte de la comunidad para la ejecucin del Proyecto en cada gestin.
Expresado en Bolivianos
Plan de Comercializacin
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7. Plan de Comercializacin En este Plan, se define quin ser nuestro cliente, qu tipo de relacin tendremos con l, cmo vamos a responder a las necesidades del cliente y de qu manera se entregar el producto final. El tomar en cuenta: Las reuniones apertura y cierre de negocios Participacin en Ruedas de Negocio Elaboracin contratos de compra - venta Para esto, definimos con claridad: las especies y productos que demanda el mercado, los precios de nuestros producto en el mercado y a quin vamos a vender nuestra materia prima.
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CONFOR: Centro Comunitario de Negocios Forestales
Cmo podemos ejecutar el presupuesto?

PUMA FA no solamente transfiere dinero en efectivo al Proyecto de la Comunidad. Existen dos maneras ms en las que invierte y apoya a los Proyectos: "Donacin con carga" en efectivo Donde PUMA FA hace la transferencia de fondos a la cuenta bancaria del Proyecto. Donacin con carga en especie Donde PUMA FA brinda asistencia tcnica en campo a travs de las Escuelas y Talleres en beneficio de la comunidad. Donacin con carga mediante pagos directos Donde PUMA FA paga directamente por la adquisicin de bienes y servicios contratados por el Comit de Gestin.
Banco
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Qu requisitos debemos cumplir para los desembolsos?

Para el primer desembolso tenemos que contar con los siguientes documentos: Primer Desembolso a) Testimonio del Contrato de Donacin con Carga b) Documento de garanta vigente c) Certificado original de apertura de cuenta corriente d) Carta enviada al Banco, donde se autoriza se entregue extractos bancarios a PUMA FA e) El Plan Operativo Anual Forestal (POAF) y el Plan de Gestin de Manejo Forestal (PGMF), aprobados por la Autoridad Ambiental competente (si es contraparte de la donacin) f) Carta de solicitud de desembolso presentada a la Fundacin, suscrita por los representantes legales. Para los siguientes desembolsos, hay que presentar: a) Dictmen de aceptacin del cumplimiento del Informe Mensual establecidos en el Informe de Revisin de Avance del Proyecto. b) Carta de solicitud de desembolso presentada PUMA FA, suscrita por los representantes legales.
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En que caso se puede suspender un desembolso?

Por incumplimiento de los procedimientos establecidos por PUMA FA Uso indebido de recursos. Informes no presentados o declarados insatisfechos. Uso de recursos de terceros para el Proyecto sin autorizacin. Oposicin al monitoreo o evaluacin tcnica o financiera. Por realizacin de gastos no autorizados en el Documento de Proyecto. No renovacin del documento de garanta. Incumplimiento de aporte de contraparte.
CUIDADO! Debemos evitar que suspendan los desembolsos porque solamente perjudicamos la ejecucin de nuestro Proyecto.
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Qu es el capital de operaciones del Proyecto?

Es el dinero que se requiere para la ejecucin de las actividades que aseguran la Produccin y el Manejo Integral de los recursos del Bosque, por tanto una parte de ese capital debe guardarse para la realizar para las operaciones de aprovechamiento cada ao. Plan de Produccin Plan de Conservacin y Monitoreo Plan de Proteccin Plan de Capacitacin
Plan de Relacionamiento
Plan Presupuestario para la Gestin
Plan de Comercializacin
Empresario Federacin
Representante Legal
ONG ABT
Cmo se presentan los Informes Tcnicos y Financieros?

El IM o INFORME MENSUAL es elaborado por el TEG/GET, aprobado por el Comit de Gestin y entregado a PUMA FA por los Representantes Legales. El informe muestra el avance tcnico y financiero del Proyecto y los resultados alcanzados durante el mes.
El IA - INFORME ANUAL es elaborado por el TEG/ GET, aprobado por la Asamblea de Beneficiarios y entregado a PUMA FA por los Representantes Legales. El Informe muestra al avance en los indicadores, la ejecucin presupuestaria y los resultados alcanzados en un ao, con relacin a lo que se planific en el Proyecto. Los informes sirven para que nuestra organizacin y PUMA FA sepan cmo est el proyecto en su ejecucin, a fin de identificar nuestros logros y quiz lo que tenemos que mejorar. Al final del proyecto los informes servirn para saber que hemos hecho mal o bien para que el Proyecto sea exitoso
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Quin elabora los informes?

Informe Mensual
El Informe Mensual debe ser presentado a PUMA FA por los Representantes Legales la primera semana de cada mes. Junto con el IM hay que presentar en formato fsico y digital los siguientes: Reportes de actividades del POFA y de la ejecucin presupuestaria. Formularios de ingresos y egresos. Fotocopias simples de comprobantes de contabilidad, facturas, recibos oficiales, rdenes de pago, cotizaciones, cuadros comparativos, notas de adjudicacin, notas de recepcin; conciliaciones bancarias mensuales; extractos bancarios. Fotocopia simple del Acta del Comit de Gestin de aprobacin del IM Informacin tcnica generada en el periodo correspondiente.
Informe Anual
Los Representantes Legales son quienes presentan a PUMA FA una vez al ao el IA es decir dentro de los 15 das hbiles siguientes a la conclusin del periodo de zafra. Debemos tomar en cuenta que: Se deben llenar los formularios en los formatos requeridos (Reporte de Indicadores, Ejecucin Presupuestaria y Avance de Actividades e Ingresos por Ventas). Los formularios deben tener al menos dos firmas de dos Representantes Legales Se debe incluir el Acta de la Asamblea de Beneficiarios que aprueba el IA. Se tiene que adjuntar fotocopias simples de todos los documentos y la informacin tcnica del ao. Recuerda, todos los documentos originales deben ser ordenados, archivados y conservados durante 5 aos, por los Representantes Legales a fin de que estn disponibles los originales para verificacin de auditora.
Quin revisa y aprueba los informes?

PUMA FA revisa el IM (Informe Mensual) como el IA (Informe Anual) solamente si la documentacin entregada est completa y tiene la aprobacin del Comit de Gestin y la Asamblea de Beneficiarios en el caso del IA. Si no estuvieran completos se solicitar a los Representantes Legales del Proyecto la entrega de la documentacin faltante. PUMA FA dar a conocer su opinin mediante el Informe de Revisin de Avance Mensual del Proyecto (IRAP) y el anual (IRAPA), indicando si es aceptado o es insatisfactorio: Es aceptado, cuando no hay observaciones o existen algunas que son subsanables Es insatisfactorio, cuando existe duda razonable sobre la informacin proporcionada o cuando las observaciones son de fondo.
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Qu es el monitoreo?
Es el levantamiento de informacin sobre el cumplimiento de las actividaes, indicadores y la ejecucin financiera del Proyecto. Esa informacin es analizada por PUMA FA y sirve para identificar los logros y las debilidades del Proyecto; sugiriendo siempre acciones oportunas y correctivas en beneficio del Proyecto y la comunidad.
PUMA
Fondo Ambiental
Qu es una evaluacin?
La evaluacin es un estudio que se hace al Proyecto para conocer la situacin de la comunidad y el estado en que se encuentra el bosque que le rodea. Los resultados del estudio deben proveer sugerencias para solucionar problemas y sistematizar lecciones aprendidas tiles para futuros emprendimientos. Para evaluar es bueno preguntarse: Quines se han beneficiado del Proyecto directa o indirectamente? Que tipo de beneficios entreg el Proyecto a la comunidad?. De qu manera la comunidad y sus socios contribuyeron a los resultados del Proyecto?. Como hemos afectado el ecosistema con la realizacin del Proyecto? PUMA FA ha definido tres tipos de evaluacin para todos los Proyectos: Evaluacin ex ante: Esta evaluacin se realiza en la fase de pre inversin, antes de la firma los Contratos de Donacin con Carga. La Evaluacin Ex Ante sirve para verificar: la informacin provista por la comunidad, los recursos existentes para el aprovechamiento y el compromiso de la comunidad en torno al Proyecto. Evaluacin de Cierre de la Etapa de Inversin: Una vez transferidos todos los recursos de donacin se realiza una Evaluacin de Cierre de la Etapa de Inversin para continuar el Proyecto y aplicar ajustes en base a las lecciones aprendidas. Evaluacin de Impacto: Se efecta a partir del tercer ao de iniciado el proyecto. Esta Evaluacin nos permitir saber si el Proyecto ha mejorado las condiciones en que viven las comunidades respecto a la situacin inicial.
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Modificaciones al Proyecto
En qu casos se puede modificar el Proyecto?
Durante la ejecucin, se puede realizar modificaciones al Proyecto cuando hay ajustes tcnicos o financieros que no afectan al monto establecido en el Contrato de Donacin con Carga firmado con cada Comunidad u Organizacin. Los ajustes tcnicos se refieren a aumentar, quitar o modificar actividades o indicadores, establecidos en el Documento del Proyecto. Los ajustes financieros se refieren a cambiar, quitar o mover recursos econmicos de una actividad a otra.
Para realizar cambios debemos de consultar a tcnicos de PUMA FA sobre los pasos a seguir, tambin debemos tener en cuenta que no es posible incrementar el monto total de la donacin comprometida en el documento de proyecto
Total presupuestado en el 100% = Documento del Proyecto entre la Donacin y la Contraparte de la comunidad
Costos de Personal
30%
10%
Costos de Produccin 60% Gastos Administrativos
rbol marcado somo semillero en la regin de Guarayos, durante las actividades de Censo Forestal
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Para recordar:
Los procedimientos tcnicos y financieros de la gestin del Proyecto
Aprovech
POFA
EJECUTA
Sistema de Manejo Integral de Bosque
Cada uno est conectado al otro de forma que ninguno funciona independientemente
TEG - GET*
Controla, aprueba, fiscaliza y toma decisiones
TEG/GET*
Comit de Gestin
Comit de Gestin Aprueba, valida y fiscaliza
Organizacin Pag. 36 Copyright PUMA Fondo Ambiental.
hamiento
Procedimientos Tcnicos y Financieros Claro, es la comunidad la que est presente en cada etapa de la gestin de Proyectos. Informes
Evaluacin final
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Concludo nuestro Proyecto vimos mejoras en nuestra comunidad, hombres y mujeres hemos trabajado mucho por un manejo integral del bosque. Ahora, sin temor a equivocarnos podemos aprovechar del bosque de manera conjunta cuidando los recursos para las prximas generaciones.
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Felicitaciones
Juntos hemos aprendido cmo podemos gestionar proyectos en la comunidad.....
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En beneficio del bosque y sus pobladores

El Programa Forestal Baba Carapa (PFBC) est contribuyendo a los objetivos nacionales de reduccin de la pobreza y conservacin de bosques naturales en reas forestales priorizadas, beneficiando a ms de 5000 familias indgenas y campesinas. El Programa es ejecutado por PUMA Fondo Ambiental y cuenta con el apoyo de Suecia y Holanda. EL PFBC concentra sus esfuerzos en tres regiones de Bolivia: Pando (Porvenir); la regin Norte de La Paz (Ixiamas) y Santa Cruz (Urubich) sobre las cuales proyecta una cobertura nacional, abarcando la amazonia boliviana, que en superficie representa ms de la mitad del territorio boliviano. El Baba Carapa es la Casa Grande del Yanacona donde cada principio de ao se realiza una de las ceremonias del Pueblo Takana en homenaje y agradecimiento a la naturaleza, la tierra, la montaa, el viento, el agua, el sol, los animales, etc. para que el bosque siempre tenga las cosas en abundancia; que el pueblo no sufra enfermedades y que las autoridades tengan un buen desempeo en bien de la naturaleza y de sus pobladores. El Yanacona es la persona que posee todos los poderes y conocimientos para realizar los rituales, curar enfermedades y otros males de las personas, producidos por la naturaleza. PUMA Fondo Ambiental es una organizacin civil dedicada a desarrollar procesos de gestin ambiental y de uso sostenible de los recursos naturales con comunidades campesinas, indgenas y originarias, administrando, ejecutando y principalmente canalizando recursos financieros y no financieros a las mismas comunidades, con criterios de equidad y acceso universal. PUMA - FA nace como brazo descentralizado de Fundacin PUMA. Es una entidad privada, sin fines de lucro que trabaja en toda Bolivia canalizando recursos a las mismas comunidades para la ejecucin de proyectos e iniciativas de conservacin con enfoque productivo y de base comunitaria.
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Av. Cristo Redentor N 3020 esquina calle Cosori Edificio Nippon Parts Primer Piso of. 2. Telfono fax: 591 3 344 4252. Casilla 231. Santa Cruz de la Sierra, Bolivia.
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Gestin de Proyectos en Comunidad

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Juan Carlos Chvez Corrales Gerente General PUMA Fondo Ambiental

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Algunas abreviaciones para concerlas bien:

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Presentamos el Proyecto al Directorio de PUMA FA para que aprueben.

Se firma el Contrato de Donacin con Carga y realizan el primer desembolso.

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El enfoque de trabajo del Programa

Desarrollo Organizacional y Productivo

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Centros Comunitarios de Negocios Forertales CONFOR

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Qu objetivo tiene el componente de desarrollo organizacional y productivo?

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Cmo est organizado el SIPROBOSQUE?

Unidad de Gestin del Bosque

Coordinador de Proyecto Regional Ixiamas Tcnico de Desarollo Organizacional

Coordinador de Proyecto Regional Guarayos Tcnico de Desarollo Organizacional

Tcnico de monte P 1 Tcnico de monte P 2 Tcnico de monte P 3

Tcnico de monte P 1 Tcnico de monte P 2 Tcnico de monte P 3

Tcnico de monte P 1 Tcnico de monte P 2 Tcnico de monte P 3

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Tcnico Contable Forestal

P R O D U C C I N Tcnico Contable Forestal

Anlisis de Requerimientos del Cliente y Oferta del Bosque

Ciclo Productivo Forestal del Sistema de Manejo Integral de Bosques

Censo Forestal Comercial

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Cmo se organiza la comunidad para ejecutar el proyecto?

Controla, aprueba, fiscaliza y toma decisiones

Comit de Gestin Aprueba, valida y fiscaliza

Asamblea de Beneficiarios * Tcnico Externo de Gestin o Grupo Externo Tcnico

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Qu funcin cumple la Asamblea de Beneficiarios?

No olivdemos que las mujeres deben estar presentes en el Comit de Gestin

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Cules son las principales tareas de la Asamblea de Beneficiarios?

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Cmo est conformado el Comit de Gestin?

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