MANUAL ELECTRONICO COMPRAS

Starsoft
SISTEMA GOLD EDITION 2011

STARSOFT
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NDICE
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A. INTRODUCCIN A.1. Finalidad A.2. Botones utilizados en el sistema A.3. Ingreso al sistema 1. BASE DE DATOS 1.1. Artculos 1.2. Logstica 1.3. Proveedores 1.4. Tablas de relacin 1.4.1. Proveedor clase 1.4.2. Clase proveedor 1.4.3. Clase - artculos 1.5. Tablas de ayuda 2. LISTADOS 2.1. Catlogo de artculos 2.2. Catlogo de proveedores 3. GESTIN COMPRAS 3.1. Requisiciones 3.1.1. Requisiciones de compras 3.1.2. Requisiciones de servicio 3.2. Cotizaciones 3.2.1. Emisin de Solicitud de Cotizacin 3.2.2. Actualiza Solicitud de Cotizacin 3.2.3. Registro de cotizaciones 3.2.4. Imprime cuadro comparativo

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3.3. Ordenes de Compra 3.3.1. Emisin de orden de compra 3.3.2. Actualizar estado de orden de compra 3.4. Ordenes de Servicio 3.4.1. Emisin de orden de servicio 3.4.2. Actualizar estado de orden de servicio 3.4.3. Nota de ingreso por servicio 3.5. Liquidaciones de compra 4. FACTURAS 4.1. Registro de facturas 4.2. Asiento Contable 4.3. Registro de gua de servicio 5. CONSULTAS 5.1. Cotizaciones 5.2. rdenes de compra 5.3. rdenes de servicio 6. REPORTES 6.1. Requisiciones 6.2. rdenes de compra 6.3. Facturas de compras 6.4. Guas por proveedor 6.5. Estadsticas de ingresos por compras 6.6. Listado de documentos 6.7. Registro de compras 6.8. Registro de compras por proveedor 6.9. Consistencia de asientos

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7. CONFIGURACIN 7.1. Crear 7.1.1. Empresa 7.1.2. Usuario 7.1.3. Administrador 7.2. Formateo de documentos 7.3. Cambiar empresa activa 7.4. Cambiar fecha del sistema 7.5. Fondo de pantalla 8. HERRAMIENTAS 8.1. Verificar base de datos 8.2. Verificar men

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INTRODUCCIN

A.1

FINALIDAD

La presente gua de Operacin del Software STARSOFT GOLD EDITION 2011 COMPRAS, tiene por finalidad explicar, de una manera fcil y didctica el manejo del Sistema, de manera que los usuarios puedan operar y administrar fcilmente todas las bondades que tiene este moderno Sistema de informacin.

A.2. BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA

Los botones de ejecucin usados en el sistema son los siguientes: Botn para ingreso de registros Botn para modificar registros Botn para eliminar registros Botn para cerrar la ventana Botn para llenar una ficha tcnica de un artculo. Botn para grabar los datos ingresados. Botn para aceptar los reportes. Botn para imprimir o visualizar reporte. Botn para ingresar o visualizar las lneas de las Familias. Botn para ingresar o visualizar los grupos de las lneas. Botn para consultar una orden de compra.

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Botn para agregar artculos a una orden de compra. Botn para quitar artculos a una orden de compra. Botn para anular la orden de compra.

A.3. INGRESO AL SISTEMA A.3.1.INGRESO DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

Al abrirse el Software StarSoft - COMPRAS, la primera ventana que se abre en el sistema es la de SEGURIDAD A NIVEL DE ADMINISTRADORES, donde el "Administrador del Programa, digitar su cdigo de administrador, e ingresar su contrasea, para luego dar un click en el Botn de aceptar.

OBSERVACIN.-

Se debe tomar en cuenta la nota en el recuadro, dentro de la figura. Luego se da un click en: Botn operacin. para confirmar la

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1. BASE DE DATOS
Esta opcin del Men Principal sirve para actualizar la Base de Datos requeridos para efectuar el Proceso de Compras. Se cuenta con los siguientes sub. mens: 1.1. ARTCULOS En este sub. men se registra todos los datos de los artculos. Cada articulo es identificado mediante un cdigo que es asignado por nica vez al momento de crear el artculo, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro tem. Se puede registrar todo tipo de artculos: Materias primas, productos en proceso, productos terminados, mercaderas, repuestos, suministros y servicios. La primera pantalla que se presenta al seleccionar la opcin de Actualizacin de datos- Generales, es una BROWSE con la relacin de artculos, mostrando en la parte superior un FILTRO que nos ayudar a seleccionar slo los artculos que deseamos visualizar; digitando los primeros caracteres del cdigo o nombre de los artculos deseados. El sistema nos mostrar slo aquellos registros que se igualan a los caracteres digitados. El Filtro usualmente est ordenado por cdigo, pero puede ser modificado y ordenarlo de acuerdo a lo que desea buscar el usuario. 1.1.1. ACTUALIZA DATOS GENERALES DE ARTCULOS Es importante indicar que antes de registrar los datos de los artculos se tiene que haber completado el registro de las Tablas de ayuda, ya que el registro de artculos requiere datos de estas tablas; tales como unidad de medida, cdigo de grupo, etc. Es muy importante reconocer e identificar la finalidad de cada una de las teclas de funcin, las cuales siempre se indican en la ltima lnea de la pantalla. La explicacin de la finalidad de cada tecla de funcin se encuentra en la Introduccin del presente manual Para simplificar e! registro de datos siempre se cuenta con Ayudas en lnea HELP. Presionando la tecla F1 observaremos la lista de variables para rellenar los campos d datos, stos se toman de las tablas de Ayuda correspondientes, por este motivo antes de registrar los datos de los artculos es importante verificar que las tablas de ayuda estn completas con los datos requeridos. Durante Actualizacin de Datos Generales es posible crear artculos nuevos, modificar los datos de tos artculos ya existentes (excepto el cdigo), eliminar los artculos que no hayan tenido movimiento de almacn y no tengan stock, o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con los siguientes campos:

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 Cdigo: Registra el cdigo interno, asignado por la empresa. Su ingreso es obligatorio. Se puede ingresar hasta 20 caracteres alfanumricos. Cd. Fabricante: Registra el cdigo del articulo asignado por el proveedor. Su uso es opcional. Se puede ingresar hasta 15 caracteres alfanumricos. Descripcin: Registra el nombre del artculo, permite hasta 50 caracteres. Descrip. Alterna: Registra la descripcin complementaria de los artculos, Unidad Medida: Registra la unidad de medida, debe existir en la tabla de ayuda. Familia: Registra la familia del articulo, debe existir en la tabla de ayuda Lnea: Registra la lnea del artculo, debe existir en la tabla de ayuda Grupo: Registra al grupo del articulo, debe existir en la tabla de ayuda. Tipo articulo: Tipo al cual pertenece el articulo, debe existir en la tabla de ayuda Nota.- As mismo podemos registrar una ficha tcnica de los artculos que descripcin ms detallada. Para ello necesitamos ingresar a la opcin FICHA.

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1.2. LOGSTICA En este sub men se puede modificar o consultar toda la logstica de la empresa. La logstica esta dividida por almacenes y se puede efectuar una bsqueda tanto por descripcin del artculo como por el cdigo de este.

Durante la modificacin de los artculos en el mantenimiento de datos logsticos, se puede modificar la clasificacin del artculo, el tipo de compra, el stock mnimo y el mximo, el punto pedido y el punto reposicin.

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1.3 PROVEEDORES Es la Base de Datos donde se registran todos los datos de los Proveedores de la empresa. Cada proveedor es identificado mediante un cdigo que es asignado por nica vez momento de registrarlo, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro proveedor.

La primera pantalla que se presenta a) seleccionar la opcin de Actualizacin de datos Generales, es una BROWSE con la relacin de proveedores, mostrando en la parte superior un FILTRO que nos ayudar a seleccionar soto a tos proveedores que deseamos visualizar; digitando tos primeros caracteres del cdigo o nombre de! proveedor deseado el sistema nos mostrar slo aquellos registros que se igualan a los caracteres digitados. El Filtro est ordenado por Cdigo, o Razn Social. 1.3.1. ACTUALIZA DATOS GENERALES DEL PROVEEDOR Para simplificar el registro de datos siempre se cuenta con Ayudas en lnea HELP. Presionando la tecla F1 observaremos la lista de variables para rellenar los campos de datos, stos se toman de las tablas de Ayuda correspondientes, por este motivo antes de registrar los datos a los artculos es importante verificar que las tablas de ayuda estn completas con los datos requeridos. Durante Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar proveedores nuevos, modificar los datos de los proveedores ya existentes (excepto el cdigo), anular o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:

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 Cdigo: Registra el cdigo del proveedor, asignado por la empresa. Consta de 11 caracteres alfanumricos. Es obligatorio RUC: Registra el No de RUC del proveedor. Nombre: Registra la Razn Social del proveedor. Direccin: Registra la direccin del proveedor. Localidad: Registra la ubicacin del proveedor. Pas Procedencia: Registra el pas de origen del proveedor. Telfono: Registra el nmero telefnico del proveedor. Fax: Registra el nmero de facsmil del proveedor. Representante: Registra al Representante legal del proveedor. Cargo del Representante: Registra el Cargo en la empresa del Representante Legal Telf. Representante: Registra el No telefnico del Representante Legal.

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1.4. TABLAS DE RELACIN Es la Base de Datos donde se registra la relacin de los proveedores que abastecen a la empresa con determinados productos. 1.4.1 PROVEEDOR - CLASE Listado de los proveedores en relacin a la clase de artculos que proveen.

1.4.2. CLASE - PROVEEDOR Listado de las clases de artculos en relacin a los proveedores que los proveen.

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1.4.3. CLASE - ARTCULO Listado de las clases de artculos en relacin a los artculos que pertenecen a estas clases.

1.5. TABLAS DE AYUDA Mediante esta tabla elaboramos la Base de Datos para obtener la ayuda requerida por el usuario en la creacin de la Base de Datos de proveedores, artculos, etc. Estas tablas estn disponibles presionando la tecla [F1]. Podemos crear, eliminar o modificar elementos contenidos en estas tablas. Contiene los siguientes elementos: 1.5.1. REA Es la Base de Datos donde se registran todas las reas contables de la empresa. Se pueden editar las reas actuales, eliminarlas, o creas nuevas. Estos cdigos no pueden ser cambiados o asignados a otras reas.

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1.5.1.1. ACTUALIZACIN DE DATOS GENERALES Durante Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar nuevas reas, modificar los datos ya existentes (excepto el cdigo), anular o consultar cualquier dato requerido a las diferentes reas.

1.5.2. CENTRO DE COSTOS Es la Base de Datos donde se registran todos los datos de las Centro de Costos que registrar cada compra realizada por la empresa, Cada centro de costos es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrar al cdigo de cuenta, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro tem.

1.5.2.1. ACTUALIZACIN DE DATOS GENERALES Durante Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar nuevos Centros de Costos, modificar los datos de los centros de costos ya existentes (excepto el cdigo), anular o consultar cualquier dato requerido de los centros de costos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:

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 Cdigo Centro C. : Registra el cdigo del centro de costo. Descripcin : Registra la descripcin de! Centro de Costos.

1.5.3 UNIDAD DE MEDIDA En la primera pantalla encontramos la relacin de las unidades de medida ingresadas las cuales podemos consultar por Cdigo o Descripcin. Registra el tipo de unidades de medida que contabilizarn los articules que se comprarn.

1.5.3.1. ACTUALIZA DATOS GENERALES Durante Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar nuevas Unidades de Medidas, modificar los datos de las unidades de medidas ya existentes (excepto el cdigo), anular o consultar cualquier dato requerido de las unidades de medida; al mismo tiempo se puede ingresar los datos equivalentes a las unidades de referencia. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:

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 Cdigo : Se ingresa el cdigo de (a unidad a registrar. Contiene hasta 6 caracteres. Descripcin : Descripcin de cada elemento de la tabla. Registra hasta 20 caracteres 1.5.4. FAMILIA DE ARTCULOS En !a primera pantalla encontramos la relacin de las Familias de los artculos, las cuales podemos consultar por Cdigo o Descripcin. Registra el tipo de familias de los artculos que se ingresen al almacn.

1.5.4.1. ACTUALIZA DATOS GENERALES En estas tablas se puede crear nuevos elementos de ayuda, modificar, eliminar, consultar, imprimir u observar los datos correspondientes a tas Familias de los articules. Cuenta con los siguientes campos:

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 Cdigo : Se ingresa el cdigo de la unidad a registrar. Contiene hasta 4 caracteres. Nombre : Descripcin de cada elemento de la tabla. Registra hasta 45 caracteres. 1.5.5 TIPO DE ARTCULO Es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes al tipo de artculo. Cada tipo de artculo es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrarlo, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro tem.

1.5.5.1. ACTUALIZACIN DE DATOS GENERALES Durante Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar nuevos tipos de artculo, modificar los datos ya existentes (excepto el cdigo), anular o consultar cualquier dato requerido del tipo de artculo. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:
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 Cdigo: Registra el cdigo del tipo de articulo. Contiene 8 caracteres alfanumricos Descripcin: Registra la descripcin del tipo de articulo. 1.5.6. CLASE DE ARTCULOS Es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes a la clase de artculo. Cada clase de artculo es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrarlo, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro tem.

1.5.6.1. ACTUALIZACIN DE DATOS GENERALES Durante Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar nuevas clases de artculo, modificar los datos ya existentes (excepto el cdigo), anular o consultar cualquier dato requerido de la clase de artculo.

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1.5.7. PERSONAL SOLICITANTE Es la Base de Datos donde se registran al personal autorizado para realizar rdenes de compra. Cada personal solicitante es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrarlo, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro personal solicitante.

1.5.7.1. ACTUALIZACIN DE DATOS GENERALES Durante Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar nuevo personal solicitante, modificar los datos del personal solicitante ya existentes (excepto el cdigo), anular o consultar cualquier dato requerido del personal existente. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:

Cdigo: Registra el cdigo del personal que solicita la compra. Personal Autorizado : Registra al nombre del personal autorizado de realizar las solicitudes de compra.
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1.5.8. TIPO DE CAMBIO Este sub. Men es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes al tipo de cambio. Nos permite ingresar, modificar o eliminar tipos de cambio, de compra y venta en dlares americanos.

1.5.8.1. ACTUALIZACIN DE DATOS GENERALES Durante Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar nuevos tipos de cambios, modificar los datos ya existentes (excepto la fecha), o consultar cualquier dato requerido del tipo de cambio.

1.5.9. CUENTA COMPRAS Es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes a la cuenta de registro de compras. Cada cuenta de registro de compra es identificada mediante un cdigo, que es asignado por nica vez, este cdigo no puede ser modificado,
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ni reasignado para otro tem. Tambin se le asigna una cuenta contable, que es editable.

1.5.9.1. ACTUALIZACIN DE DATOS GENERALES Durante la actualizacin de datos generales es posible ingresar nuevas descripciones, modificar los datos (excepto el cdigo).

1.5.10. ESTADO DE ORDEN DE COMPRA Es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes a los Estados de Orden de Compra.
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1.5.11. RESPONSABLE DE COMPRAS Es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes a los responsables de compras. Cada responsable es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de ingresar al responsable, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro tem.

1.5.11.1. ACTUALIZACIN DE DATOS GENERALES Durante Actualizacin de Datos Generales es posible modificar el nombre de los responsables ya existentes.

1.5.12 CONCEPTOS GENERALES

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Es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes a las tablas de conceptos generales. Cada concepto es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de ingresar el concepto, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro tem.

1.5.12.1. ACTUALIZACIN DE DATOS GENERALES Durante Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar nuevos conceptos, modificar los datos ya existentes (excepto el cdigo), anular o consultar cualquier dato requerido.

Nota : Los conceptos generales existentes deben modificarse teniendo en cuenta las indicaciones del consultor de STARSOFT.
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1.5.13. ESTADO DE DOCUMENTOS Es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes a los estados de documentos. Cada estado es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de ingresar el estado, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro tem.

1.5.13.1. ACTUALIZACIN DE DATOS GENERALES Durante Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar nuevos estados, modificar los datos ya existentes (excepto el cdigo), anular o consultar cualquier dato requerido.

2. LISTADOS Esta opcin del Men Principal sirve para visualizar los listados requeridos para facilitar cualquier duda o informacin que se requiera acerca de los artculos o los proveedores. Se cuenta con los siguientes sub. Mens:
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2.1. CATLOGO DE ARTCULOS Este listado de artculos contiene los siguientes parmetros de tipo de bsqueda o de tipo de catlogo: Por cdigo interno Por descripcin Por familia Por cdigo de fabricante Por cuenta contable Por tipo de artculo Por tipo de ubicacin Tambin cuenta con la opcin de listar todo, colocando de que artculo hasta que artculo se quiere realizar la bsqueda y formacin del catlogo.

2.2. CATLOGO DE PROVEEDORES Este listado de proveedores contiene los siguientes parmetros de tipo de bsqueda o de tipo de catlogo: Catlogo por cdigo Catlogo por nombre Catlogo por RUC Catlogo por clase

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3. GESTIN COMPRAS
En este men se realizan todos los procesos referidos a las transacciones a realizar por el departamento de compras. 3.1. REQUISICIONES 3.1.1. REQUISICIONES DE COMPRA En este sub. Men se ingresan los pedidos de artculos a comprar. La primera pantalla que se presenta al seleccionar la opcin de Actualizacin de datos Generales, es un BROWSE con la relacin de las requisiciones de compra, mostrando en la parte superior un FILTRO que nos ayudar a seleccionar slo los documentos que deseamos visualizar; digitando los primeros caracteres del nmero de la requisicin de compra deseada. El sistema nos mostrar slo aquellos registros que se igualan a los caracteres digitados. El Filtro est ordenado por No de requisicin, centro de costos, solicitante, fecha de requisicin. La pantalla mostrada tendr la siguiente informacin:

3.1.1.1. ACTUALIZACIN DE DATOS GENERALES Durante Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar nuevas requisiciones de compra, modificar los datos de las requisiciones ya existentes (excepto el cdigo), o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:
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 No Requisicin: Registra de forma automtica el No de requisicin Fecha: Registra la fecha de la requisicin, por defecto es la fecha actual. Solicitante: Registra a la persona que est solicitando el artculo. Se obtendr ayuda presionando la tecla [F1]. Glosa: Registra una nota de a requisicin de la orden de compra. El botn Agregar sirve para ingresar los artculos que contiene dicha orden de compra. Al presionarlo se obtendr el siguiente cuadro:

Cdigo: Registra el cdigo del articulo. Descripcin: Registra el nombre del articulo, automticamente despus de haber ingresado su cdigo. Unidad: Registra de forma automtica la Unidad de medida del artculo Cantidad: Registra la cantidad requerida del artculo. Fecha requerim.: Registra la fecha de la requisicin, por defecto aparece la fecha actual Centro de Costo: Registra el Centro de Costo a la cual pasar el costo de la requisicin.
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3.1.2. REQUISICIONES DE SERVICIO En este sub. Men se ingresan los pedidos de servicios. La primera pantalla que se presenta al seleccionar la opcin de Actualizacin de datos Generales, es un BROWSE con la relacin de las requisiciones de servicios, mostrando en la parte superior un FILTRO que nos ayudar a seleccionar slo los documentos que deseamos visualizar; digitando los primeros caracteres del nmero de la requisicin de servicio deseada. El sistema nos mostrar slo aquellos registros que se igualan a los caracteres digitados. El Filtro est ordenado por No de requisicin, rea, solicitante, fecha de requisicin, estado. La pantalla mostrada tendr la siguiente informacin:

. 3.1.2.1. ACTUALIZACIN DE DATOS GENERALES Durante Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar nuevas requisiciones de servicio, modificar los datos de las requisiciones ya existentes (excepto el cdigo), o consultar cualquier dato requerido.

El botn Agregar sirve para ingresar los artculos que contiene dicha orden de servicios, al presionarlo se obtendr el siguiente cuadro:

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3.2. COTIZACIONES 3.2.1. EMISIN DE SOLICITUD DE COTIZACIN En este sub. Men se encuentran registradas las solicitudes de cotizaciones a los proveedores, despus de ingresar la orden de requisicin. El primer cuadro a mostrar ser el siguiente:

Se procede a marcar los artculos con los proveedores de los cuales se desea realizar la solicitud de cotizacin, luego de presionar el botn grabar aparecer un cuadro de confirmacin de la solicitud de cotizacin, despus de presionar la opcin SI, se muestra la siguiente ventana:

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Para ver el detalle de la solicitud de cotizacin de las rdenes de compra se procede a presionar el botn Consultar y se mostrara la siguiente ventana, donde se muestra la relacin de artculos con sus respectivas cantidades:

3.2.2. ACTUALIZA SOLICITUD DE COTIZACIN En este sub. Men se proceder a actualizar la solicitud de cotizacin, si se desea realizar algn cambio se proceder a presionar el botn Editar. Se muestra la siguiente ventana:

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3.2.3. REGISTRO DE COTIZACIONES En este sub. Men se registra las cotizaciones de los proveedores.

Presionando el botn editar, se pueden actualizar los artculos, cambiar el precio, descuento, garanta, calidad, etc. Tambin se puede editar la forma de pago, la validez de la oferta, tiempo de entrega, el nmero de cotizacin (distinto al nmero de solicitud), el tipo de moneda.

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3.2.4. IMPRIME CUADRO COMPARATIVO En este sub. Men se imprimen los cuadros comparativos de las cotizaciones solicitadas a los diferentes proveedores, primero el sistema pedir el No de Solicitud.

Despus de ingresar el No de Solicitud se presiona el botn Reporte 3.3. ORDENES DE COMPRA 3.3.1. EMISIN DE ORDEN DE COMPRA
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En este sub. Men se proceder a emitir la orden de compra de los artculos solicitados de acuerdo a los pedidos realizados, en la primera pantalla aparecern indicando el estado respectivo de la orden de compra. Se muestra la siguiente ventana:

3.3.1.1. ACTUALIZACIN DE DATOS GENERALES Durante Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar nuevas rdenes de compra, modificar los datos de las rdenes ya existentes (excepto el cdigo), anular o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:

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Proveedor : Registra el cdigo del proveedor a quin se le efectuar la compra del artculo a solicitado. Emisin: Registra la fecha de emisin de la orden de compra. Entrega: Registra la fecha de entrega del artculo solicitado Moneda: Registra la moneda de compra del artculo. T. Cambio: Registra al tipo de cambio del da. Forma: Pago Registra la forma de pago en que ser cobrado el articulo. Entregar en: Registra la direccin de entrega del artculo Solicitado por: Registra el nombre de la persona que hizo el requerimiento. Observacin: Registra una nota respecto a la compra a realizar.

Despus de llenar los datos requeridos se presiona el botn agregar, para luego pasar a llenar los siguientes datos:

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 Cdigo: Registra el cdigo del articulo a comprar. Se puede obtener ayuda presionando la tecla [F1]. Descripcin: Registra automticamente la descripcin o nombre del articulo. Cantidad: Registra la cantidad a comprar. Precio: Registra el precio del artculo cuya informacin se obtendr de la cotizacin realizada por el proveedor. Porcent. Dscto. : Registra el porcentaje de descuento otorgado por el proveedor. Precio Neto: Registra el precio unitario despus de aplicado el descuento. Total Compra: Registra e! total en unidades monetarias de la compra a efectuar. Porcent. IGV: Registra el porcentaje del IGV. Importe IGV: Registra el importe del IGV, este clculo se realiza de forma automtica. Total Neto: Registra el clculo automtico del importe total de la compra, despus de realizado el descuento y haber calculado el IGV. Comentario: Registra cualquier observacin que se requiera hacer sobre la compra. 3.3.2. ACTUALIZAR ESTADO DE ORDEN DE COMPRA

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En este sub. Men se actualizan las rdenes de compra despus de haber sido emitidas, aqu se realiza el cambio de estado de la Orden de Compra. La primera pantalla mostrada es la siguiente:

Para cambiar el estado de la orden de compra se presiona el botn Cambiar Estado y se mostrar la siguiente ventana:

Se puede obtener ayuda presionando la tecla [F1]. 3.4. ORDENES DE SERVICIO 3.4.1. EMISIN DE ORDEN DE SERVICIO En este sub. Men se proceder a emitir la orden de servicio. Se mostrar la siguiente ventana:

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3.4.1.1. ACTUALIZACIN DE DATOS GENERALES Por Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar nuevas rdenes de servicio, modificar los datos de las rdenes de servicio ya existentes (excepto el cdigo), anular o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:

Despus de llenar los datos requeridos se presiona el botn agregar, para luego pasar a llenar los siguientes datos:

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3.4.2. ACTUALIZAR ESTADO DE ORDEN DE SERVICIO En este sub. Men se actualizan las rdenes de servicio despus de haber sido emitidas, aqu se realiza el cambio de estado de la Orden de Servicio. La primera pantalla mostrada es la siguiente:

Para cambiar el estado de la orden de servicio se presiona el botn editar, y se obtendr el siguiente cuadro:

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3.4.3. NOTA DE INGRESO POR SERVICIO En este sub. Men se realizan las notas de ingreso por servicio despus que han sido emitidas. Cada nota de servicio est caracterizada por un nmero. Se puede realizar una bsqueda, basndose en el nmero de ingreso, movimientos o fecha de documento. La primera pantalla mostrada es la siguiente:

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3.5. LIQUIDACIN DE COMPRA En este sub. Men se realiza el registro o mantenimiento de las liquidaciones de compra. Cada liquidacin tiene un tipo de documento y serie, la primera pantalla muestra los registros ya realizados de las liquidaciones, estos se pueden modificar. La primera pantalla es la siguiente:

Para agregar nuevos registros se debe presionar el botn agregar, aqu se hace el mantenimiento completo de el registro de la liquidacin a efectuar. Una vez que se han llenado todos los datos correspondientes, se procede a hacer clic al botn GRABAR CABECERA. La pantalla mostrada es la siguiente.
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4. FACTURAS
4.1. REGISTRO DE FACTURAS Este sub. Men hace un registro de toda la facturacin de la empresa. Se distribuye de la siguiente manera: 4.1.1. REGISTRO DE DOCUMENTOS Este sub. Men hace un registro de toda la facturacin por servicios de la empresa. El listado de documentos puede ser buscado por orden, proveedor, o documento. La primera pantalla mostrada es la siguiente:

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Si se quiere realizar un nuevo ingreso por servicio, tipo luz, agua, desage, etc. se presiona el botn nuevo y se llenan los datos requeridos por la pantalla. La pantalla mostrada es la siguiente:

4.1.2. REGISTRO DE FACTURAS SIN GUAS Este sub. men nos permite realizar el registro de la facturacin de las compras efectuadas o los ingresos al almacn sin el requerimiento de guas de compras. La primera pantalla nos muestra el listado de las facturas ya ingresadas y enviadas tanto a contabilidad como al registro de documentos.

Para modificar facturas ya registradas se presiona el botn modificar, para agregar nuevas facturas simplemente se presiona el botn agregar y mostrar la siguiente pantalla en la cual debemos llenar todos los campos requeridos:
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Luego de llenar todos los datos solicitados, se presiona el botn grabar cabecera y luego se ingresan los artculos haciendo un clic en el espacio debajo de cdigo y se procede a colocar de igual manera la cantidad de artculos y el precio de compra. Finalizamos presionando grabar. 4.1.3. REGISTRO DE FACTURAS CON GUAS Este sub. men nos permite realizar el registro de la facturacin de las compras efectuadas o los ingresos al almacn por medio de guas de compras. La primera pantalla nos muestra el listado de las facturas ya ingresadas y enviadas tanto a contabilidad como al registro de documentos. Para modificar facturas ya registradas se presiona el botn modificar, para agregar nuevas facturas simplemente se presiona el botn agregar y mostrar la siguiente pantalla en la cual debemos llenar todos los campos requeridos:

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Para seleccionar los proveedores se debe de dar doble clic al espacio en blanco despus de proveedores y luego presionar el botn pegado a este para que nos muestre todos los datos de las guas con sus respectivos artculos que pertenecen a dicho proveedor. Luego de llenar todos los datos solicitados, se presiona el botn grabar cabecera y luego se ingresan los artculos haciendo un clic en el espacio debajo de cdigo y se procede a colocar de igual manera la cantidad de artculos y el precio de compra. Finalizamos presionando grabar.

4.2. ASIENTO CONTABLE Este sub. Men nos permite enviar los asientos de compras al sistema StarSoft Contabilidad. 4.2.1. PROVISIN A CONTABILIDAD Este sub. Men nos permite realizar la provisin de la compra de todas las facturas registradas en el sub. Men anterior y presionando el botn registrar, las registra en el sistema StarSoft Contabilidad, presentando luego el estado de contabilizado. La pantalla mostrada ser la siguiente.

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4.2.2. MODIFICACIN DE COMPROBANTES DE COMPRA Este sub. Men nos permite realizar modificaciones a los comprobantes contabilizados. Para esto, debemos seleccionar un documento de la lista que se muestra en la primera pantalla y luego se presiona el botn actualizar y a continuacin aparecer la pantalla siguiente:

4.3. REGISTRO DE GUA DE SERVICIO Este sub. Men nos permite visualizar y registrar las guas de servicio. Primero se nos muestra una vista general, luego seleccionamos una, si la queremos modificar, para esto presionamos el botn modificar. Si queremos agregar un nuevo registro, presionamos el botn agregar y se nos mostrar la siguiente pantalla:

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Luego de llenar todos los datos solicitados, se presiona el botn grabar cabecera y luego se ingresan los artculos haciendo un clic en el espacio debajo de cdigo y se procede a colocar de igual manera la cantidad de artculos y el precio de compra. Finalizamos presionando grabar.

5. CONSULTAS
Este men nos permite realizar consultas de las cotizaciones, ordenes de compra y ordenes de servicio, cada una de estas consultas se distribuye en consultas por artculo y por proveedor, viendo tambin en los casos de rdenes de compra y servicio, las que aun estn pendientes. Contamos con los siguientes sub. mens: 5.1. COTIZACIONES Este sub. Men nos permite visualizar y hacer una bsqueda exacta de las cotizaciones recibidas, estas se distribuyen en dos casos: 5.1.1. COTIZACIONES RECIBIDAS POR PROVEEDOR
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En este sub. Men se visualiza una lista de todas las cotizaciones recibidas, agrupadas por proveedores. Si seleccionamos alguno de estos proveedores, en la parte inferior se mostrarn una lista de los artculos cotizados por dicho proveedor, indicndonos la fecha de la cotizacin, el nmero de cotizacin, el nmero de artculo, el nombre del artculo, la cantidad, el precio y el tipo de moneda. La pantalla mostrada ser la siguiente:

5.1.2. COTIZACIONES RECIBIDAS POR ARTCULO En este sub. Men se visualiza una lista de todas las cotizaciones recibidas, agrupadas por artculos. Si seleccionamos alguno de estos artculos, en la parte inferior se mostrarn una lista de los proveedores que nos han cotizado dicho artculo, indicndonos la fecha de la cotizacin, el nmero de cotizacin, el cdigo del proveedor, el nombre del proveedor, la cantidad, el precio y el tipo de moneda. La pantalla mostrada ser la siguiente:

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5.2. RDENES DE COMPRA En este sub. Men se pueden visualizar todas las rdenes de compra. La visualizacin de estas rdenes de compra se divide en tres tipos: 5.2.1. RDENES DE COMPRA POR ARTCULO Este sub. Men nos permite visualizar todas las rdenes de compra eligiendo de una lista que contiene todos los artculos. Si elegimos un artculo, este nos mostrar en la parte inferior las ordenes de compra de ese artculo.

5.2.2. RDENES DE COMPRA POR PROVEEDOR Este sub. Men nos permite visualizar todas las rdenes de compra eligiendo de una lista que contiene todos los proveedores. Si elegimos un proveedor, este nos mostrar en la parte inferior los datos de la orden de compra de ese proveedor.

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5.2.3. RDENES DE COMPRA PENDIENTES Este sub. Men nos permite visualizar una lista de todas las rdenes de compra que aun estn pendientes, indicndonos a los proveedores con los respectivos artculos, pero solo nos mostrar a aquellos que estn pendientes, no la lista completa como en los casos anteriores. La pantalla mostrada ser la siguiente:

5.3. RDENES DE SERVICIO En este sub. Men se pueden visualizar todas las rdenes de servicio. La visualizacin de estas rdenes de servicio se divide en tres tipos: 5.3.1. RDENES DE SERVICIO POR TIPO DE SERVICIO Este sub. Men nos permite visualizar todas las rdenes de servicio eligiendo de una lista que contiene todos los tipos de servicio. Si elegimos un servicio, este nos mostrar en la parte inferior los proveedores de este servicio.

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5.3.2. RDENES DE SERVICIO POR PROVEEDOR Este sub. Men nos permite visualizar todas las rdenes de servicio eligiendo de una lista que contiene todos los proveedores. Si elegimos un proveedor, este nos mostrar en la parte inferior los artculos que son distribuidos por este proveedor.

5.3.3. RDENES DE SERVICIO PENDIENTES Este sub. Men nos permite visualizar una lista de todas las rdenes de servicio que aun estn pendientes, indicndonos a los proveedores con los respectivos artculos, pero solo nos mostrar a aquellos que estn pendientes, no la lista completa como en los casos anteriores.

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6. REPORTES
En este men se obtendrn los reportes correspondientes a los movimientos realizados en el departamento de compras, se pueden emitir los siguientes reportes: 6.1. REQUISICIONES En es sub. Men se puede emitir reportes de las requisiciones pendientes, tanto de compras como de servicios. 6.1.1. REQUISICIONES DE COMPRA PENDIENTES En este sub. Men se puede emitir los reportes de compra pendientes, catalogados por clase, artculo, solicitante, o centro de costos, indicando desde donde hasta donde se desea realizar el reporte. Luego de seleccionados los objetos, se procede a presionar el botn imprimir.

6.1.2. REQUISICIONES DE SERVICIO PENDIENTES En este sub. men se puede emitir los reportes de servicio pendientes, catalogados por clase, servicio, solicitante, o centro de costos, indicando desde donde hasta donde se desea realizar el reporte. Luego de seleccionados los objetos, se procede a presionar el botn imprimir.

6.2. RDENES DE COMPRA 6.2.1. RDENES DE COMPRAS POR PROVEEDOR En es sub. Men se puede emitir reportes de las compras realizadas segn el proveedor o segn el estado de la orden de compra. Para ello se debe ingresar los datos solicitados en la siguiente pantalla:
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 Desde P.: Registra el cdigo de proveedor, desde el cual se desea el reporte. Hasta P.: Registra el cdigo del proveedor, hasta e! que se desea el reporte. Desde E.: Registra el cdigo del estado de la OC, desde el cual se desea el reporte Hasta E.: Registra el cdigo de estado de la OC, hasta la cual se desea el reporte. 6.2.2. RDENES DE COMPRAS POR ARTCULO En es sub. Men se puede emitir reportes de las compras realizadas segn el artculo de la orden de compra. Para ello se debe ingresar los datos solicitados en la siguiente pantalla:

Desde A. Hasta A. Desde E. reporte. Hasta E. Reporte.

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Registra el cdigo del artculo, desde el cual se desea el reporte. Registra el cdigo del artculo, hasta el que se desea el reporte. Registra el cdigo del estado de la OC, desde el cual se desea el

Registra el cdigo del estado de la OC, hasta la cual se desea el

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6.3. FACTURAS DE COMPRAS 6.3.1. COMPRAS POR PROVEEDOR Emite un reporte de las facturas de las compras por proveedor y artculo. Para ello se debe ingresar los datos solicitados en la siguiente pantalla:

Desde P. Hasta P. Desde A. Hasta A.

Registra el cdigo del proveedor, desde el cual se desea el reporte. Registra el cdigo del proveedor, hasta el que se desea el reporte. Registra el cdigo del artculo, desde el cual se desea el reporte. Registra el cdigo del artculo, hasta el que se desea el reporte.

6.3.2. COMPRAS POR ARTCULO Emite un reporte de las facturas de las compras agrupadas por artculo.

Desde A. Hasta A.
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Registra el cdigo del artculo, desde el cual se desea el reporte. Registra el cdigo del artculo, hasta el que se desea el reporte.

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6.4. GUAS POR PROVEEDOR Este sub. Men nos permite emitir un listado de las guas de compra o de servicio por proveedor. Podemos elegir el tipo de documento, el estado que est entre pendientes, facturas y todos; el tipo de moneda, las fechas y el rango de proveedores. La pantalla emitida ser la siguiente:

6.5. ESTADSTICAS DE INGRESOS POR COMPRAS Este sub. Men nos permite emitir un listado con todas las estadsticas de los artculos que ingresan al almacn y tambin nos permite hacer un comparativo por meses. 6.5.1. INGRESOS AL LMACEN POR ARTCULOS Este sub. Men nos permite emitir un listado con las estadsticas de todos los ingresos al almacn agrupados por artculos. Debemos seleccionar el rango de los artculos, el movimiento de compras y la dev. de compras. Tambin tenemos la opcin de realizar un reporte resumido como uno detallado. 6.5.2. INGRESOS AL ALMACN POR PROVEEDOR Este sub. Men nos permite emitir un listado con las estadsticas de todos los ingresos al almacn agrupados por proveedores. Debemos seleccionar el rango de proveedores a investigar, el movimiento de compras y la dev. de compras. Tambin tenemos la opcin de realizar un reporte resumido como uno detallado. La primera pantalla mostrada ser la siguiente:

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6.5.3. INGRESOS AL ALMACN POR COMPRAS COMPARATIVO POR MESES. Este sub. Men nos permite emitir un listado comparativo por meses de todos los ingresos por compras al almacn agrupados por artculos. Debemos seleccionar el rango de artculos a investigar, el movimiento de compras y la dev. de compras. La primera pantalla mostrada ser la siguiente:

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6.6. LISTADO DE DOCUMENTOS Este sub. Men nos permite emitir un listado de las facturas de compras con la relacin de guas de compra o ser vicio. 6.6.1. FACTURAS CON GUAS EMITIDAS Este sub. Men nos permite emitir un listado de cada factura y la relacin de guas de acuerdo al tipo de documento (GC = gua de compra, GS = gua de servicio), y al proveedor.

6.6.2. GUAS EMITIDAS CON FACTURAS Este sub. Men nos permite emitir un listado de las guas con su respectiva factura de acuerdo al tipo de documento (GC = gua de compra, GS = gua de servicio), y al proveedor.

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6.7. REGISTRO DE COMPRAS Este sub. Men nos permite emitir el registro de compras de un mes. Estos registros se pueden ordenar por tipo de documento, fecha de documento, o comprobante contable.

6.8. REGISTRO DE COMPRAS POR PROVEEDOR En este sub. Men se puede emitir un registro de compras por proveedor.

Desde : Registra el cdigo de proveedor, desde el cual se desea el reporte. Hasta : Registra el cdigo del proveedor, hasta e! que se desea el reporte.
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6.9. CONSISTENCIA DE ASIENTOS

Esta opcin se utilizar para emitir un reporte de consistencia acerca de la transferencia de los movimientos de compras a la contabilidad. Es de mucha utilidad para comprobar que todos los movimientos digitados en el mdulo de Copras hayan sido transferidos correctamente al sistema de contabilidad.

7. CONFIGURACIN
En este men se crean los parmetros del sistema. 7.1. CREAR Encontramos los siguientes campos: Crear Empresa Crear Usuario Crear Administrador 7.1.1. CREAR EMPRESA Es la Base de Datos donde se registran todos los datos de las empresas que tendrn acceso al uso de este sistema. Cada empresa es identificada mediante un cdigo que asignado por nica vez por el administrador, al momento de crear la empresa, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otra empresa.

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Durante Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar Empresas nuevas, modificar los datos de las empresas ya existentes (excepto el cdigo o RUC), eliminar Empresas o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:

Cdigo: Registra el cdigo asignado a la empresa por ingresar. Este cdigo contiene 3 caracteres alfa numricos. RUC: Registra el nmero de RUC de la empresa, el cual ser verificado por el sistema. Razn Social: Registra el nombre de la empresa. Direccin: Registra la direccin de la empresa. Telfono: Registra el nmero telefnico de la empresa. Fax: Registra el nmero de fax de la empresa. Representante: Registra al Representante Legal de la empresa. Pantalla: Registra la pantalla que ser utilizada por la empresa. Reporte: Registra los reportes que podr obtener la empresa ingresada.
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Nota : Solo se puede crear la empresa cuando no se tiene instalado el sistema StarSoft Contabilidad, caso contrario la empresa tiene que ser creada por el sistema StarSoft Contabilidad. 7.1.2. CREAR USUARIOS Es la Base de Datos donde se registran a los usuarios que tendrn acceso al uso del Sistema. Cada usuario es identificado mediante un cdigo asignado por nica vez al momento de crear al usuario, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro usuario.

Durante la Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar a un nuevo usuario, editar (modificar) o eliminar a un usuario ya existente. Se cuenta con las siguientes opciones:

Cdigo Usuario: Registra el cdigo de usuario.

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Nombre Usuario: Registra el nombre del usuario que tendr acceso al sistema. Password Usuario: Registra el password con el que se identificar el usuario. Confirmar: Se confirma el password con el que se identificar el usuario. Se proceder a marcar con un check, a los mens a los cuales tendr acceso dicho usuario. 7.1.3. CREAR ADMINISTRADOR Es la Base de Datos donde se registran a los administradores que tendrn acceso al uso del Sistema integrado StarSoft. Cada administrador es identificado mediante un cdigo asignado por nica vez al momento de crearlo, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro administrador. Durante la Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar a un nuevo administrador, editar (modificar) o eliminar a un administrador ya existente.

Se cuenta con las siguientes opciones:

Cdigo: Registra el cdigo del administrador. Se recomienda el nombre. Password: Registra el password con el que se identificar al administrador. Confirmar: Se confirma el password con el que se identificar al administrador,
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7.2. FORMATEO DE DOCUMENTOS En este sub. Men se configura los formatos de impresin personalizados o estndar de todos los documentos indicados en la tabla. Se nos muestra la descripcin del documento y su nmero actual.

Luego de escoger un documento se procede a presionar el botn modificar si se quiere alterar algn documento de la tabla. No se puede modificar ni la descripcin ni el tipo de documento.

7.3. CAMBIA EMPRESA ACTIVA En este sub. Men se puede cambiar de empresa. Basta con posesionarse del campo donde se encuentra la empresa y presionar el botn aceptar. Al cambiar de una empresa a otra, se debe tener en cuenta que se deben cerrar todas las ventanas previamente, y se tendr acceso a los mens de acuerdo a la especificacin que ha otorgado el administrador y dependiendo del usuario que se encuentre usando el sistema.

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7.4. CAMBIAR FECHA DEL SISTEMA Este sub. men sirve para cambiar la fecha de trabajo cuando se quiere trabajar con una fecha distinta a la actual.

Nota.- La fecha de trabajo seleccionada se utilizar como mes de registro de los documentos de compra. 7.5. FONDO DE PANTALLA Esta opcin permite configurar una imagen como fondo de pantalla del programa:

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8. HERRAMIENTAS
8.1. VERIFICAR LA BASE DE DATOS Este sub. Men nos permite actualizar la base de datos con los ltimos cambios realizados desde la ltima vez que se hizo esta operacin, que puede tardar algunos minutos, dependiendo de la cantidad de cambios que se hayan realizado en la base de datos y del tamao de la misma. Luego de ingresar a este sub. Men se presionar el botn continuar, si no se quiere efectuar esta actualizacin. Se deber presionar el botn cancelar. La pantalla mostrada ser la siguiente:

De mostrar algn mensaje de error se debern presionar los botones continuar, aceptar u omitir, dependiendo del caso o del tipo de error. Una vez concluido el proceso se mostrar la siguiente pantalla y el sistema ya estar actualizado:

8.2. VERIFICAR MENU Este sub. Men nos permite actualizar las opciones del men del sistema, en caso de haber actualizado la versin.

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