Cuentas Por Pagar

MANUAL ELECTRONICO CUENTAS POR PAGAR
Starsoft
SISTEMA GOLD EDITION 2011
STARSOFT
Calle Tiahuanaco 146 - Urb. Maranga San Miguel - Lima 451-9770 / 452-2993
INDICE
INDICE................................................................................................................................................. 1 A.1. FINALIDAD ................................................................................................................................... 3 A.2. BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA ....................................................................................... 3 A.3. INGRESO AL SISTEMA .................................................................................................................. 4 1. ACTUALIZA BASE DE DATOS............................................................................................... 5 1.1 ESTADO DE DOCUMENTOS .............................................................................................. 5 1.2 SITUACION DE LETRAS ..................................................................................................... 6 1.3 TIPOS DE ANEXO ............................................................................................................. 7 1.4 CUENTAS DE GASTOS ....................................................................................................... 8 1.5 CONCEPTOS DE PAGOS .................................................................................................. 10 1.6 TIPOS DE CAMBIO.......................................................................................................... 10 1.7 RESPONSABLE DE COMPRAS .......................................................................................... 11 1.8 TABLAS GENERALES ....................................................................................................... 11 1.8.1. CONCEPTOS GENERALES ........................................................................................................ 11 1.8.2. TIPO DE DOCUMENTOS .......................................................................................................... 12 2. TRANSACCIONES ............................................................................................................. 13 2.1 REGISTRO DE DOCUMENTOS.......................................................................................... 13 2.2 APROBACIN DE DOCUMENTOS .................................................................................... 16 2.3 CONSULTAS................................................................................................................... 16 2.3.1 PROYECCIN DE PAGOS SEGN FECHA DE VENCIMIENTO ................................................. 16 2.3.2 ESTADO DE CUENTA PENDIENTE POR ANEXO ..................................................................... 17 2.4 CONTABILIZAR .............................................................................................................. 17 2.5 PROGRAMACIN DE PAGOS .......................................................................................... 19 2.5.1 PROGRAMACIN POR ANEXO.............................................................................................. 19 2.5.2 PROGRAMACIN POR FECHA DE VENCIMIENTO ................................................................. 21 2.6 PAGOS DE DOCUMENTOS .............................................................................................. 21 2.7 MANTENIMIENTO DE LETRAS ......................................................................................... 23 2.7.1 CANJEAR DOCUMENTOS POR LETRAS ................................................................................. 23 2.7.2 ADMINISTRACION DE CANJES .............................................................................................. 28 3. REPORTES ....................................................................................................................... 29 3.1 PENDIENTES POR PAGAR ............................................................................................... 29 3.1.1 POR PAGAR A LA FECHA ....................................................................................................... 30 3.1.2 RESUMEN POR ANEXO A UN CORTE DE FECHA ................................................................... 30 3.1.3 LETRAS POR PAGAR .............................................................................................................. 31 3.1.4 DOCUMENTOS PENDIENTES POR PAGAR ............................................................................ 31 3.2 PROGRAMACIN DE PAGOS .......................................................................................... 32 3.2.1 .DOCUMENTOS POR ANEXOS .............................................................................................. 32 3.2.2 DOCUMENTOS POR FECHA .................................................................................................. 32 3.3 PAGOS DE DOCUMENTOS .............................................................................................. 33 3.3.1 DOCUMENTOS POR ANEXOS ............................................................................................... 33 3.3.2 DOCUMENTOS POR FECHA .................................................................................................. 33 3.3.3 DETALLE DE PAGOS .............................................................................................................. 34 3.3.4 REPORTE DE LIBROS ............................................................................................................. 34 3.3.5 . REGISTRO DE COMPRAS ..................................................................................................... 34 Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel Lima www.starsoft.com.pe
3.3.6 .REGISTRO DE RECIBOS POR HONORARIOS ......................................................................... 35 3.3.7 .REGISTRO DE LETRAS .......................................................................................................... 35 3.4 . REPORTE VARIOS ......................................................................................................... 35 3.4.1 . DOCUMENTOS POR FECHA DE RECEPCION ....................................................................... 35 3.4.2 .DOCUMENTOS POR FECHA DE EMISION............................................................................. 36 3.4.3 . REPORTE DE CHEQUES DIFERIDOS ..................................................................................... 36 4. PROCESOS ESPECIALES .................................................................................................... 37 4.1 4.2 4.3 4.4 MODIFICACIN DE COMPROBANTES DE COMPRAS ........................................................ 37 REGISTRO DE DOCUMENTOS INICIALES .......................................................................... 38 TRANSFERENCIA DE COMPRAS....................................................................................... 39 CONTABILIZACION DE CHEQUES DIFERIDOS.................................................................... 40
5. CONFIGURACION ............................................................................................................ 40 5.1 CREAR ........................................................................................................................... 41 5.1.1 CREAR ADMINISTRADORES .................................................................................................. 41 5.1.2 . CREAR EMPRESA ................................................................................................................ 42 5.1.3 CREAR USUARIOS ................................................................................................................. 42 5.2 CAMBIAR EMPRESA ACTIVA ........................................................................................... 44 5.3 CAMBIAR FECHA DE TRABAJO ........................................................................................ 44 5.4 IMPORTAR / EXPORTAR MOVIMIENTOS ......................................................................... 44 5.5 CAMBIAR FONDO DEL SISTEMA...................................................................................... 45
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A.1. FINALIDAD
La presente Gua de Operacin del Software StarSoft - Cuentas por Pagar versin SQL, tiene por finalidad explicar, de una manera fcil y didctica el manejo del Software, de manera que los usuarios puedan operar y administrar fcilmente todas las bondades que tiene este moderno sistema de Informacin.
A.2. BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA
Los botones de ejecucin usados en el sistema son los siguientes: Botn para ingresar, crear, un nuevo dato de un proveedor, documento, etc. Botn para modificar los datos de un proveedor, documento, etc. Botn para eliminar un proveedor, documento, etc. Botn para salir de la pantalla.
Botn para grabar los datos ingresados.
Botn para continuar el procedimiento. Botn para aceptar el procedimiento.
Botn para visualizar un reporte. Botn para generar un comprobante contable. Botn para transferir a la contabilidad.
Botn para canjear un documento.
Botn que permite contabilizar un documento.
Botn para aprobar un documento. Nota.La tecla [F1] o doble click del mouse sirve para consultar la Tabla de ayuda sobre la informacin a ingresar.
A.3. INGRESO AL SISTEMA
Al abrirse el Software StarSoft - CUENTAS POR PAGAR, en la ventana que se abre en la pantalla, el Administrador o Usuario del Programa, seleccionar la empresa en la cual desea trabajar, elegir que tipo de acceso tendr (si ingresa como administrador o como usuario), y digitar su cdigo y contrasea, luego har un click en el Botn de aceptar.
1. ACTUALIZA BASE DE DATOS Esta opcin del Men Principal sirve para actualizar las tablas de la Base de Datos requeridas para el funcionamiento del modulo de Cuentas por Pagar.
Este men cuenta con los siguientes sub - mens: 1.1 ESTADO DE DOCUMENTOS
Esta pantalla muestra los diferentes estados por lo que pasa un documento por pagar. Estos estados son propios del sistema y se recomienda no eliminarlos.
NOTA: Es posible modificar los datos de los estados de documentos ya existentes (excepto el cdigo), para esto se necesita seleccionar el estado de documento a modificar y luego hacer click en la opcin editar.
Para cualquiera de estas opciones se cuenta con los siguientes campos: Clave : Registra el cdigo interno, asignado por la empresa.
Descripcin : Registra la descripcin de un estado de documento. Obligatorio : Registra si el estado de un documento por pagar es obligatorio durante Fecha Hora 1.2
su proceso.
: Registra la fecha de ingreso del estado de documento. : Registra la hora de ingreso del estado de documento.
SITUACION DE LETRAS
En esta pantalla se registra los diferentes estados en los que puede pasar una letra por pagar. Cada letra es identificada mediante un cdigo que es asignado por nica vez al momento de crearlo, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro tem.
Es posible crear nuevas situaciones de letras, modificar los datos de las situaciones ya existentes (excepto el cdigo), eliminarlas.
Para cualquiera de estas opciones se cuenta con los siguientes campos: Clave : Registra el cdigo interno, asignado por la empresa.
Descripcin : Registra la descripcin de una situacin de la letra. Fecha Hora 1.3 : Registra la fecha del sistema de la situacin de la letra. : Registra la hora del sistema de la situacin de la letra.
TIPOS DE ANEXO
Mediante esta tabla registramos los Tipos de Anexos que le van a permitir un mayor control y anlisis. Ej. Anexo de Proveedores, Trabajadores, Terceros, etc.
Podemos crear, eliminar o modificar elementos contenidos en esta tabla. Contiene los siguientes elementos:
Cdigo empresa.
: Se registra el cdigo del tipo de anexo asignado por la
Descripcin : Se registra la descripcin del tipo de anexo, puede ser cliente, proveedor, trabajador.
Para ingresar la relacin de anexos (como la relacin de proveedores) se da doble click en el anexo que se desee y se abrir una nueva ventana.
Un anexo se puede crear, editar o eliminar, segn se desee.
1.4
CUENTAS DE GASTOS
En este men se ingresan los conceptos de gastos, los cuales van enlazados con las respectivas cuentas contables (cuando se crea por primera vez una empresa, el sistema crea una plantilla, la cual se puede editar y adecuar segn el plan de cuentas de cada empresa).
A continuacin se describe un cuenta de gasto:
En esta pantalla se puede ingresar, modificar o eliminar un concepto de Pago. Para cualquiera de estas opciones se tienen los siguientes datos:
Cdigo Descripcin Honorario Moneda
: Registra el cdigo del concepto de gasto. : Registra el nombre del concepto de gasto. : Registra si Honorarios. el concepto incluye documentos de
: Registra la moneda que se aplicar al concepto de gasto.
Cuenta Contable : Registra la cuenta contable a la que ser abonado el documento por pagar. Impuesto 1 (%) : Registra un impuesto que afecta al documento. Por ejemplo en facturas por pagar, el 19% de IGV; en Honorarios, el 10 % de impuesto a la renta de 4ta. categora, etc. Cuenta Contable : Registra la cuenta contable del Impuesto 1.
Las cuentas contables registran todas las cuentas del Sistema de Contabilidad, est tabla se obtendr presionando F1.
1.5
CONCEPTOS DE PAGOS
En este men se ingresan los conceptos de pagos, los cuales van enlazados con las respectivas cuentas contables (cuando se crea por primera vez una empresa, el sistema crea una plantilla, la cual se puede editar y adecuar segn el plan de cuentas de cada empresa).
1.6
TIPOS DE CAMBIO
Aqu se ingresan los tipos de cambios diarios de la moneda extranjera. Esta tabla es de carcter obligatorio debe estar siempre actualizada, debido a que el sistema lo utiliza en cada registro de operaciones al momento de registrar las transacciones.
En esta pantalla se puede ingresar, modificar o eliminar un tipo de cambio o imprimir los tipos de cambio. Para cualquiera de estas opciones se tienen los siguientes datos:
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Fecha Compra Venta 1.7
: Registra la fecha del tipo de cambio. : Registra el valor de compra. : Registra el valor de venta.
RESPONSABLE DE COMPRAS
Aqu se configuran los responsables de las compras de la empresa, es decir quienes van a asumir la responsabilidad de las compra.
En esta pantalla se puede ingresar, modificar o eliminar un dato de la tabla. Para cualquiera de estas opciones se tienen los siguientes datos:
Cdigo Nombre 1.8
: Registra el cdigo del responsable de compras. : Registra el nombre del responsable.
TABLAS GENERALES
1.8.1. CONCEPTOS GENERALES En este men se encuentran registrados las variables necesarias para realizar ciertos procesos
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En esta pantalla se puede ingresar, modificar o eliminar un concepto general. Para cualquiera de estas opciones se tienen los siguientes datos:
Cdigo Descripcin
: Registra el cdigo del concepto general. : Registra el nombre del concepto general.
Tipo de Concepto : Registra el tipo del concepto general. Contenido : Registra el contenido del concepto general.
Cabe indicar que esta tabla es configurada por personal de Enterprise Solutions.
1.8.2. TIPO DE DOCUMENTOS
Por esta opcin podemos darle mantenimiento a los tipos de documentos que existen en el sistema
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2.
TRANSACCIONES
En este men se realizan los siguientes procesos.
Registros de Documentos Aprobacin de Documentos Consultas Contabilizar Programacin de Pagos Pagos de Documentos Mantenimiento de Letras
2.1
REGISTRO DE DOCUMENTOS
En esta opcin registramos los documentos por pagar como facturas, recibos por honorarios, notas de crdito, letras etc. con los datos que a continuacin detallamos.
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Para registrar un nuevo documento se da click en el botn Nuevo
Nro. Orden Concepto de gasto. Anexo
:Nmero de registro generado por el sistema. :Se presiona la tecla F1 y se elige el tipo de concepto :Se presiona la tecla F1 y se elige el anexo correspondiente, en caso de ser un nuevo anexo, se digita el cdigo del anexo (se recomienda que este sea igual que su RUC) y se abrir una ventana donde se ingresarn los datos del anexo, como su cdigo , descripcin y su RUC.
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RUC Documento
:El nmero de RUC del anexo. :Se presiona F1 y se elige el tipo de documento por pagar.(puede ser factura, letra, N/C, etc.) que se va a registrar. Serie-Nmero :Se digita el nmero de serie y el nmero del documento. Fech. Recep. :Fecha en que se recibe el documento. F. Emisin :Fecha del documento Das :Nmero de das a vencer. Fech. Ven. :Fecha de vencimiento del documento por pagar. Moneda :Se presiona F1 y se elige Tipo de moneda en que se encuentra el documento que se esta registrando. Tipo Conv. :Se presiona F1 y se elige el tipo de cambio. T/C Especial :Esta casilla se activa para digitar el tipo de cambio que afectar solo este documento, en caso de que se elija Tipo de Cambio Especial. A Compras? :Esta opcin se marca si el documento que estamos registrando va a ser registrado en el registro de compras. Destino :Se presiona F1 y se elige el tipo de operacin que se esta registrando. 001 Op. Grav. Dest. Grav.: Operacin Gravada con Destino Gravada (ej. facturas) 002 Op. Grav. Dest. Mixto : Operacin Gravada con Destino Mixto, parte de mi IGV es considerado como impuesto y la otra parte es considerada como gasto. 003 Op. Grav. Dest. No Grav.: Cuando todo el IGV es considerado como gasto. 004 Oper. No Gravadas: Operacin Gravada (ej. boletas) 005 Importacin: Cuando se registra importaciones. 006 Rent. Honorar. Comp: Cuando se registran recibos por honorarios que estn afectos al Impuesto a la Renta de 4ta cat. 007 Rent. Honorar: Cuando se registran recibos por honorarios que solamente estn afectos al Impuesto a la Renta de 4ta cat. Detraccin: Cuando el documento est afecto a detraccin. IGV por Aplicar :Pregunta si el IGV se va aplicar al mes siguiente Monto IGV : Se digita el monto del IGV. Tasa IGV : Porcentaje del IGV. Base Imponible : Se digita la base imponible del documento que se esta registrando. Responsable : Se presiona F1 y se elige el cdigo del responsable de la compra. Forma de Pago :Se digita la condicin de pago: contado, crdito. Glosa :Comentario. Monto :Monto.
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Total I.R. 4ta Referencia factura, una Anexo Ref. 2.2
:Importe total del recibo por honorario. :Impuesto de retencin 4ta. categora :Es un documento de referencia puede ser una nota de crdito, etc. :
APROBACIN DE DOCUMENTOS
Se aprueba el documento solicitando al responsable del documento a pagar, donde nos muestra el nmero de registro del sistema, la descripcin del anexo, la fecha y el nmero del documento.
Se ingresa el cdigo del responsable, y saldr la relacin de documentos que estar a cargo, luego se selecciona el documento a aprobar y se hace click en el botn Aprobar, saldr la siguiente ventana, donde despus de verificar los datos se da click en el botn Aprobar.
Nota.- La aprobacin de documentos es opcional, esto se configura en: Actualiza Base de Datos / Estado de Documentos
2.3
CONSULTAS
Proyeccin de Pagos segn fecha de Vencimiento Historia de Documentos 2.3.1 PROYECCIN DE PAGOS SEGN FECHA DE VENCIMIENTO
Se registra la fecha de vencimiento entre rangos para luego mostrarnos todos los documentos registrados con sus respectivos anexos, moneda del documento, saldo, importe original y fecha de vencimiento. Adems se totaliza los saldos por tipo de moneda.
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2.3.2 ESTADO DE CUENTA PENDIENTE POR ANEXO

Podemos visualizar el estado de los documentos cancelado y pendientes por anexo.
2.4
CONTABILIZAR documento siempre y
En esta pantalla se generan los asientos contables de los por pagar. Se contabiliza documento por documento y cuando haya sido aprobado.
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Se selecciona el documento que se va a contabilizar y se presiona el botn Registrar donde nos mostrar la siguiente pantalla con la cuenta por pagar (dependiendo de la moneda en que se registr), la cuenta de impuestos por pagar (de acuerdo al concepto de gasto).
Para ingresar la cuenta contable que falta para cuadrar el asiento, se da click en el botn Nuevo y se registra los siguientes datos:
Secuencia
:Nmero de secuencia del comprobante contable.
Cuenta :Se presiona F1 y se elige la cuenta contable, que se asigna al gasto Tipo (D/H) :Tipo de Cuenta (Debe o Haber).
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Valor :El importe de la cuenta de gasto. Centro Costo :Centro de costo (si se manejan). Anexo :Es el tipo de anexo. Cuenta Destino :Cuenta de destino (si tuviera). Glosa :Glosa o comentario.
Luego hacemos click en el botn Grabar, y aparecer el asiento cuadrado, y se hace clic en el botn Comprobante, se selecciona el subdiario y se genera el comprobante contable. Veremos la presentacin preliminar en Cuentas por Pagar (este reporte puede ser impreso), para finalmente ser transferido al modulo de Contabilidad (si existe la Interface).
Al cerrar el reporte del registro contable queda habilitado el botn de transferencia del registro al modulo de contabilidad (si lo tuviera). 2.5 PROGRAMACIN DE PAGOS
En esta opcin se ingresan las fechas en que se realizaran los pagos de los documentos registrados en el sistema Este primer cuadro viene acompaado del total de programacin en moneda nacional y moneda extranjera. La programacin se puede efectuar por anexo o por fecha de vencimiento. 2.5.1 PROGRAMACIN POR ANEXO
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En el caso de programacin por anexo, con el botn NUEVO se crean las fecha de programacin. Despus de registrar la fecha, para grabar esta, se presiona la tecla Enter.
Luego se selecciona la fecha en la cual queremos ingresar la programacin de pagos y hacemos click en el botn de Detalle y nos mostrar una ventana en donde se ingresarn los documentos que se cancelarn en esa fecha..
Para elegir que documentos se programarn, se da click en el botn Nuevo y aparecer una ventana donde estarn todos los documentos pendientes por programar, y se elegir el que se desee
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Una vez seleccionado el documento a programar, se presiona la tecla Enter y elegimos el tipo de pago: por valor o por porcentaje. La programacin de pagos puede ser parcial o total. Si existe la interfase con el Sistema de Caja y Bancos, ste jala la programacin de una fecha, efectuada en Cuentas por Pagar.
2.5.2 PROGRAMACIN POR FECHA DE VENCIMIENTO

La programacin de pagos se realizar automticamente, segn la fecha de vencimiento que se les ingreso a los documentos cuando fueron registrados. Para realizar una programacin por fecha de vencimiento se ingresa un rango de fechas, para que los documentos que tienen fecha de vencimiento entre este rango sean programados automticamente.
2.6
PAGOS DE DOCUMENTOS
En esta opcin se presenta un cuadro, en el cual ingresaremos los pagos de documentos haciendo clic en el botn nuevo
Luego se selecciona el botn Nuevo, y aparece lo siguiente
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Se elige el tipo de cancelacin que se usar. Para cancelacin de documento aparecer la siguiente ventana:
Donde se elegir el documento a pagar del anexo seleccionado Si se elige aplicacin de documentos aparece la siguiente ventana:
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En este caso se elegir el anexo y luego el documento pendiente y a favor que se aplicarn. 2.7 MANTENIMIENTO DE LETRAS En este men se realiza el proceso de las letras por pagar. Canjear Documentos por Letras Administracin de canjes 2.7.1 CANJEAR DOCUMENTOS POR LETRAS
Cuando ingresamos a esta opcin, primero se elige el cdigo del anexo, luego nos muestra una pantalla en donde debemos ingresar la moneda en la cual vamos a trabajar, el tipo de cambio, la fecha de canje y el nmero de letras en el que se va a canjear el documento.
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Luego vemos dos cuadros bien marcados, la ventana superior donde nos mostrara los documentos a ser canjeados, y la ventana inferior donde nos mostrara las letras para reemplazar a los documentos de un anexo. En los dos cuadros se displaya el nmero de registro, nmero de documento, fecha de vencimiento, importe, moneda del documento y la cuenta contable asignada. En el cuadro superior damos click en el botn Nuevo y saldr una pantalla donde seleccionaremos los documentos que sern canjeados por una o ms letras.
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Despus de seleccionar el documento a canjear, en el cuadro inferior se da clic en el botn Nuevo y aparecer un recuadro donde seleccionaremos las letras canjeadas.
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Se tiene que ingresar los nmeros de letras a canjear, para esto hacer click en en el botn editar y aparecer la siguiente ventana para llenar con los datos respectivos.
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Despus de enumerar las letras, se da click en el botn Procesar y aparecer un cuadro donde se ingresar el concepto de gasto, lo cual asignar automticamente la cuenta contable. Una vez editadas las letras, en la pantalla inicial se hace click en el botn Canjear, se registra a qu subdiario corresponde, y nos muestra el comprobante para ser transferido a Contabilidad.
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2.7.2 ADMINISTRACION DE CANJES
Seleccionamos el cdigo y tipo de anexo. Nos situamos en la letra correspondiente y mediante el botn cambiar estado podremos administrar los estados de las letras, nos mostrar una pantalla con los siguientes datos: el documento con su serie y nmero de registro del sistema, fecha de emisin, vencimiento, y recepcin, forma de pago, moneda, importe ya registrados. Para completar el registro debemos de llenar los siguientes datos:
Situacin letras en
:Nos permite cambiar la situacin de la letra. Como por ejemplo cartera, en cobranza, protestada, etc.
Cd. Banco :Se registra el banco segn la situacin de la letra. Agencia :La agencia bancaria.
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Nmero :El nmero que el banco asigna a la letra. Referencia :A la primera actualizacin de la letra debe registrarse el documento de referencia (Factura). Luego, el sistema pregunta si se contabiliza el cambio de situacin de la letra, si es afirmativo digitamos el tipo de cambio, la fecha de contabilizacin, la cuenta contable de la nueva situacin de la letra, y el subdiario correspondiente para finalmente generar el comprobante y transferirlo al sistema de Contabilidad. 3. REPORTES
En este submen nos muestra todos los reportes de los documentos por pagar, en cada reporte el botn IMPRIMIR genera una nueva pantalla con algunas opciones para la impresin.
Pendientes por pagar Programacin de Pagos Pagos de Documentos Reporte de Libros Reporte Varios
3.1
PENDIENTES POR PAGAR
En esta pantalla podemos realizar reportes de las letras que han sido ingresadas a cartera de la empresa, la consulta puede ser realizada por:
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Por Pagar a la Fecha Resumen por Anexo a un Corte de Fecha

Letras por Pagar Documentos pendientes por Pagar
3.1.1 POR PAGAR A LA FECHA

Este reporte muestra los documentos pendientes por pagar a la fecha, la informacin est ordenada por fecha de vencimiento, acompaado por la descripcin del anexo, el nmero de documento, saldos, das a vencer o vencidas, fecha de emisin.
Una vez seleccionado la opcin que desea como reporte, hacer clic en el botn REPORTE entonces se obtendr el siguiente reporte:
3.1.2 RESUMEN POR ANEXO A UN CORTE DE FECHA
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Emite un reporte de los anexos con sus saldos pendientes en las dos monedas a un corte de fecha.
Una vez seleccionado los cdigos por anexo del proveedor sobre los que se desea hacer la consulta y el corte de fecha hacer click en REPORTE, se obtendr el reporte correspondiente.
3.1.3 LETRAS POR PAGAR

Emite un listado del reporte de las letras por pagar de la Empresa. El reporte se selecciona por anexos, pudiendo hacer un listado de todos o de un grupo en particular. Este reporte se puede agrupar por fecha vencimiento proveedor, proveedor fecha vencimiento, banco fecha vencimiento proveedor, situacin fecha vencimiento.
3.1.4 DOCUMENTOS PENDIENTES POR PAGAR

Emite un listado del reporte de documentos pendientes por pagar. El reporte se selecciona por tipo de anexos, desde el primer proveedor hasta el ltimo proveedor. Tambin se le da una ruta de fechas.
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3.2
PROGRAMACIN DE PAGOS
En esta pantalla se emite reportes de la programacin de pagos de los documentos que han sido ingresados a cartera de la empresa, la consulta puede ser realizada por: Documentos por Anexos Documentos por Fecha 3.2.1 .DOCUMENTOS POR ANEXOS
Se obtiene una relacin de cuentas pendientes por pagar seleccionando el tipo y cdigo de anexo, tipo de documentos en una fecha determinada.
3.2.2 DOCUMENTOS POR FECHA

Se obtiene una relacin de cuentas pendientes por pagar seleccionando primero el cdigo de anexo, el tipo de documentos en una fecha determinada.
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3.3
PAGOS DE DOCUMENTOS
En esta pantalla podemos realizar reportes de pagos de documentos que han sido ingresados a cartera de la empresa, la consulta puede ser realizada por: Documentos por Anexos Documentos por Fecha Detalles de pago 3.3.1 DOCUMENTOS POR ANEXOS
Se obtiene una relacin de cuentas pagadas por la empresa seleccionando primero el tipo de anexo, luego, tipo de documentos y cdigo de anexo entre una rango de fechas.
3.3.2 DOCUMENTOS POR FECHA

Se obtiene una relacin de cuentas pagadas seleccionando primero el cdigo de anexo, el tipo de documentos y las fechas de pago.
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3.3.3
DETALLE DE PAGOS
Emite un reporte del detalle de los pagos realizados, seleccionando primero el cdigo de anexo, el cdigo de documento y las fechas de pago.
3.3.4 REPORTE DE LIBROS En esta pantalla podemos imprimir los reportes emitidos por la empresa, estos son: Registros de Compras Registros de Recibos por Honorarios Reporte de Letras 3.3.5 . REGISTRO DE COMPRAS
Se obtiene una relacin de registros de compras de la empresa. Este reporte lo podemos ordenar por tipo o fecha de documento y por comprobante contable
de los registros
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3.3.6
.REGISTRO DE RECIBOS POR HONORARIOS
Se obtiene una relacin del registro por honorarios de la empresa segn el tipo de documento:
3.3.7
.REGISTRO DE LETRAS
Se obtiene una relacin del registro de letras de la empresa. El cuadro contiene los siguientes datos para seleccionar el detalle del reporte :
3.4
. REPORTE VARIOS
En esta pantalla podemos realizar varios reportes de los documentos que han sido ingresados a la cartera de la empresa, la consulta puede ser realizada por: Documentos por Fecha de Recepcin Documentos por Fecha de Emisin Reporte de Cheques Diferidos 3.4.1 . DOCUMENTOS POR FECHA DE RECEPCION
Se obtiene una relacin del estado total de los documentos segn la fecha de recepcin.
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3.4.2 .DOCUMENTOS POR FECHA DE EMISION
Se obtiene una relacin del estado total de los documentos segn la fecha de emisin.
3.4.3 . REPORTE DE CHEQUES DIFERIDOS
Se obtiene una relacin del estado total de los documentos segn los Cheques Diferidos.
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4.
PROCESOS ESPECIALES Modificacin de Comprobantes de Compras Registro de Documentos Iniciales Transferencia de compras Contabilizacin de Cheques Diferidos
4.1
MODIFICACIN DE COMPROBANTES DE COMPRAS
En esta pantalla podemos modificar los documentos contabilizados, estos pueden ser actualizados haciendo clic en el botn ACTUALIZAR.
Despus de haber sido modificado el comprobante se tranfiere al sistema de contabilidad:
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4.2
REGISTRO DE DOCUMENTOS INICIALES
Se registran los documentos pendientes (con saldo del ao anterior) que necesariamente tienen que ser programados cuando el sistema empieza a ejecutarse al inicio del ejercicio.
Para crear un nuevo documento inicial hacer click en el botn nuevo, donde nos mostrar:
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Nmero :Nmero de registro generado por el sistema o manual. Concepto :Tipo de concepto de gasto. Anexo :Se registra tipo de anexo (Prov.,Prof., etc.) y su respectivo cdigo. RUC : Ruc del Anexo Documento :Tipo de documento por pagar. Puede ser factura, letra, N/C, etc. Serie-Nmero :Nmero de serie y nmero de documento. F. Emisin :Fecha del documento Das :Nmero de das a vencer. Fecha Venc. :Fecha de vencimiento del documento por pagar. Fecha Recepcin :Fecha de recepcin. Moneda :Tipo de moneda. T. Conversin :Tipo de Conversin : Compra, Venta, Especial. Valor :Valor del tipo de cambio seleccionado Monto IGV :Valor del IGV del documento Tasa IGV :Tasa de porcentaje del IGV Monto :Importe total del documento inc. IGV Base Imponible :Monto del documento sin IGV Responsable :Responsable de la compra Forma de Pago :Condicin de pago. Glosa :Comentario. Referencia :Documento de referencia puede una factura, una nota de crdito, etc. Anexo Ref. :Anexo de referencia 4.3 TRANSFERENCIA DE COMPRAS
Este proceso transfiere los documentos de compras.
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4.4
CONTABILIZACION DE CHEQUES DIFERIDOS
Este proceso permite transferir los cheques diferidos.
5.
CONFIGURACION
Procesos especiales con que cuenta el software para registrar parmetros y configurar el sistema segn las caractersticas de cada empresa. Estas opciones deben ser usadas exclusivamente por el administrador del sistema y/o por el personal de soporte tcnico.
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5.1
CREAR
Encontramos las siguientes opciones Crear Administradores Crear Empresa Crear Usuarios 5.1.1 CREAR ADMINISTRADORES
Es la Base de Datos donde se registran a los administradores. Cada administrador es identificado mediante un cdigo asignado por nica vez al momento de crear al administrador, este cdigo puede ser modificado.
Es posible ingresar a un nuevo administrador, editar (modificar) o eliminar a un administrador ya existente. Las tres opciones tienen los
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mismos campos. Para ingresar un administrador nuevo hacer click en Nuevo y se obtendr:
Nombre Password
: Registra el nombre del administrador. : Registra el password con el que se identificar el ..administrador.
Confirmar : Se confirma el password con el que se identificar el ..administrador. 5.1.2 . CREAR EMPRESA
Es la Base de Datos donde se registran todas las empresas que tendrn acceso al uso de este sistema. Cada empresa es identificada mediante un cdigo que asignado por nica vez por el administrador, al momento de crear la empresa, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otra empresa.
Durante Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar Empresas nuevas, modificar los datos de las empresas ya existentes (excepto el cdigo o RUC), eliminar Empresas o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:
5.1.3
CREAR USUARIOS
Es la Base de Datos donde se registran a los usuarios que tendrn acceso al uso del Sistema. Cada usuario es identificado con un cdigo asignado por nica vez al
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momento de crear al usuario, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro usuario. Por seguridad el sistema tiene esta opcin, cuando se le crea una contrasea a un usuario, se le limita las opciones a las cuales pueda ingresar.
Durante la actualizacin es posible ingresar a un nuevo usuario, editar (modificar) o eliminar a un usuario ya existente. Las tres opciones tienen los mismos campos. Para ingresar un usuario nuevo hacer click en Nuevo y se obtendr
Se cuenta con las siguientes opciones:
Cdigo Usuario : Registra el cdigo de usuario. Cuenta con 8 caracteres. Nombre Usuario : Registra el nombre del usuario que tendr acceso al sistema. Password Usuario : Registra el password con el que se identificar el usuario. Confirmar : Se confirma el password con el que se identificar el usuario.
43
En la parte inferior se marca las opciones a las cuales se desea que el usuario tenga acceso.
5.2
CAMBIAR EMPRESA ACTIVA
En esta pantalla se puede cambiar de empresa. Basta con posesionarse del campo donde se encuentra la empresa y presionar el botn aceptar. Al cambiar de una empresa a otra, se debe tener en cuenta que se deben cerrar todas las ventanas previamente, y se tendr acceso a los mens de acuerdo a la especificacin que ha otorgado el administrador y dependiendo del usuario que se encuentre usando el sistema.
5.3
CAMBIAR FECHA DE TRABAJO
En esta pantalla se puede cambiar la fecha de trabajo o de proceso. Se deben cerrar las ventanas abiertas.
5.4
IMPORTAR / EXPORTAR MOVIMIENTOS
Por esta opcin se pueden importar o exportar movimientos de una base de datos a otra.
44
5.5
CAMBIAR FONDO DEL SISTEMA
Por esta opcin se puede configurar cualquier imagen como fondo de pantalla del sistema
45

Cuentas Por Pagar

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MANUAL ELECTRONICO CUENTAS POR PAGAR

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A.2. BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA

Botn para grabar los datos ingresados.

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Botn para continuar el procedimiento. Botn para aceptar el procedimiento.

Botn para canjear un documento.

Botn que permite contabilizar un documento.

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: Se registra el cdigo del tipo de anexo asignado por la

Un anexo se puede crear, editar o eliminar, segn se desee.

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A continuacin se describe un cuenta de gasto:

Cdigo Descripcin Honorario Moneda

: Registra la moneda que se aplicar al concepto de gasto.

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Fecha Compra Venta 1.7

Cdigo Nombre 1.8

: Registra el cdigo del responsable de compras. : Registra el nombre del responsable.

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Para registrar un nuevo documento se da click en el botn Nuevo

Nro. Orden Concepto de gasto. Anexo

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Total I.R. 4ta Referencia factura, una Anexo Ref. 2.2

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2.3.2 ESTADO DE CUENTA PENDIENTE POR ANEXO

CONTABILIZAR documento siempre y

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:Nmero de secuencia del comprobante contable.

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2.5.2 PROGRAMACIN POR FECHA DE VENCIMIENTO

Luego se selecciona el botn Nuevo, y aparece lo siguiente

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2.7.2 ADMINISTRACION DE CANJES

PENDIENTES POR PAGAR

Por Pagar a la Fecha Resumen por Anexo a un Corte de Fecha

3.1.1 POR PAGAR A LA FECHA

3.1.2 RESUMEN POR ANEXO A UN CORTE DE FECHA

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3.1.3 LETRAS POR PAGAR

3.1.4 DOCUMENTOS PENDIENTES POR PAGAR

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3.2.2 DOCUMENTOS POR FECHA

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3.3.2 DOCUMENTOS POR FECHA

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.REGISTRO DE RECIBOS POR HONORARIOS

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3.4.2 .DOCUMENTOS POR FECHA DE EMISION

3.4.3 . REPORTE DE CHEQUES DIFERIDOS

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MODIFICACIN DE COMPROBANTES DE COMPRAS