CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BSICOS

ESTADO DE LA DOCUMENTACIN
FONDOS ACUMULADOS
Corresponden a totalidad de los documentos que reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningn criterio archivstico de organizacin y con pocas posibilidades de ser fuente de informacin y de consulta eficiente.

SOLUCIN A LOS FONDOS ACUMULADOS

CONCENTRACIN DOCUMENTAL PARA LA CREACIN DEL ARCHIVO TOTAL Se realizar la concentracin de la totalidad de la documentacin con miras al levantamiento de las Tablas de Retencin Documental. LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LA DOCUMENTACIN DE HISTORIAS LABORALES

FUNCIONES DEL ARCHIVO

Unificar criterios sobre:  Mtodos de organizacin de los fondos
documentales Sistemas de codificacin y clasificacin usados dentro de la Secretaria La creacin de mecanismos de accin que propenden a la conservacin documental El mantenimiento y seguridad de los fondos documentales.

FUNCIONES DEL ARCHIVO...

Realizar el anlisis de documentos, procedencia, contenidos y custodia. Definir las unidades y el sistema de almacenamiento. Creacin y prestacin de los servicios del Archivo. Establecer la normatividad y procesos de uso de la documentacin en custodia.

FUNCIONES DEL ARCHIVO...

Rediseo de Servicios de informacin. Creacin de nuevos servicios: Capacitacin al personal de la Secretaria en cuanto al manejo, organizacin y control de la documentacin que a diario manejan.

FUNCIONES DEL ARCHIVO...

Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado a:

La Elaboracin de nuevos formatos de usos

dentro de la Secretaria. La seleccin de los tipos de papeles a usar segn la conservacin documental. La definicin de la Informacin contenida en los formatos y su uso.

FUNCIONES DEL ARCHIVO... Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado a:

La definicin de la Informacin contenida en

los nuevos formatos y su uso. La disposicin final del documento. La definicin de uso, manejo y cantidad de copias generadas por documento. El establecimiento de vigencias administrativas y valores documentales.

ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS

Base para la toma de decisiones en la Administracin: Gestin y Control

Para los ciudadanos

Para la ciencia la investigacin y la cultura

CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BSICOS DESDE LA LEY 594 DE 2000

 Qu es un ARCHIVO  Qu es un Archivo Pblico  Qu es Archivo Total  Qu es Gestin Documental  Qu es Soporte Documental  Qu es Documento Original

ARCHIVO
Conjunto de Documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material Acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin

ARCHIVO PUBLICO
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un Servicio Pblico por entidades privadas

ARCHIVO TOTAL

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su Ciclo Vital.

GESTIN DOCUMENTAL
Conjunto actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y Conservacin.

SOPORTE DOCUMENTAL
Medios en los cuales se contiene informacin, segn los materiales empleados.

Adems de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.

PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIN ARCHIVISTICA

Finalidad de los Archivo
Disponer de la Documentacin  ORGANIZADA  Con miras a la RECUPERACIN para su USO ADMINISTRATIVO

Importancia de los Archivos

Administracin son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su vigencia admon.su valor es patrimonial y Cultural.

Responsabilidad
Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos.

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
Los principios que rigen la organizacin de los fondos documentales:
 PROCEDENCIA

Cada documento debe conservarse en el fondo documental al que naturalmente pertenece.

ORDEN ORIGINAL Es mantener el orden interno de cada fondo manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO DE GESTI GESTIN Documentacin Activa ARCHIVO CENTRAL Documentacin Semi-activa ARCHIVO HIST HISTRICO Documentacin Inactiva Valores secundarios

Valores Primarios

Administrativo Legal Fiscal Contable Tcnico

Investigacin Cientfico

Histrico Cultural

Definiciones del Valor Primario

 Es el que tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fases del Ciclo Vital, es decir, durante la tramitacin, la vigencia y el plazo precaucional.

Mientras sirven a la Institucin, por ende este valor es transitorio.

Aspectos o Facetas del Valor Primario

Administrativo
Es anlogo al valor Legal, pero solo para el mbito interno de la Institucin. Poseen ste valor mientras sustentan esos derechos y obligaciones.

Legal
Todo doc. tiene un valor Legal: Los doc. que afecten a la organizacin en su orden general. Los doc. testimoniales. De contratos.

Contable
Existe en los documentos que expresan un movimiento de Dinero.

TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL TVD

Reglamento General de Archivos, Art. 19: Cada entidad establecer un Comit de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS TVD SEA REAIZADO POR EL COMIT DE ARCHIVO

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL TRD

El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de Tablas de Retencin y Transferencia Documental.

CONCEPTO
LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

Repblica de Colombia Archivo General de La Nacin FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Entidad Remitente: Entidad Productora: Unidad Administrativa: Oficina Productora: Objeto: ____________________________ ____________________________ ___________________________ ____________________________ ____________________________
FECHAS UNIDAD DE CONSERVACION EXTREMAS

Hoja N_____de_____
REGISTRO DE ENTRADA

AO

MES

DIA

N T

NT: NUMERO DE TRANSFERENCIAS

FRECUENCIA DE CONSULTA

N de Orden CODIGO

NOMBRE DE LA SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS

N DE Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro/N FOLIOS

SOPORTE

NOTAS

Elabo ado po :_____________________________ a go:____________________________________ i ma:____________________________________ uga :____________________ echa___________ ecibido po :_____________________________ a go:___________________________________ i ma___________________________________ uga :____________________ echa__________

Ent egado po _____________________________ a go:___________________________________ i ma:___________________________________ uga :_________________ echa_____________

SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIN

Lo integran: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES OFICIALES EN LOS NIVELES (Territorial)
CUALES SON SUS FUNCIONES

BUSCAR LA MODERNIZACIN Y HOMOGENIZACIN METODOLGICA EN LA FUNCIN ARCHIVISTICA (COOPERACIN E INTEGRACIN).

SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIN

QUE ES Es el conjunto de Instituciones archivisticas articuladas entre s

CUALES SON SUS FUNCIONES

LEY 594 DE 2000

QUE REGULA QUIEN LA EMITE

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

POR JURISDICCIN Y COMPETENCIA SE CLASIFICAN EN:

ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO

GENERAL GENERAL GENERAL GENERAL

DE LA NACIN DE L DEPARTAMENTO DEL MUNICIPIO DEL DISTRITO

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

LOS TERRITORIALES SE CLASIFICAN EN: ARCHIVOS DE ENTIDADES DEL ORDEN: NACIONAL DEPARTAMENTAL DISTRITAL METROPOLITANO MUNICIPAL LOCAL Archivos de nuevas entidades creadas por Ley. Archivos indgenas segn la disposicin de la LEY.

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

SEGN LA ORGANIZACIN DEL ESTADO SE CLASIFICAN EN: ARCHIVOS DE ARCHIVOS DE ARCHIVOS DE ARCHIVOS DE CONTROL ARCHIVOS DE LA RAMA EJECUTIVA LA RAMA LEGISLATIVA LA RAMA JUDICIAL LOS ORGANISMOS DE LS ORGANISMOS AUTNOMOS

ADMINISTRACIN DE LOS ARCHIVOS

Obligatoriedad de conformacin Responsabilidad de la gestin documental. Garanta de espacios Control de los recursos Responsabilidad de los servidores pblicos Secretarios Funcionarios Capacitacin para los funcionarios Uso de nuevas tecnologas Validez documental Custodia documental de entidades liquidadas.

CONTROL DE LA SALIDA DE DOCUMENTOS

CONTROL DE LA SALIDA TEMPORAL DE LOS DOCUMENTOS. L A SALIDA SOLO SE AUTORIZA EN LOS CASOS: MOTIVOS LEGALES PROCESOS TCNICOS EXPOSICIONES CULTURALES

CONTROL Y VIGILANCIA
VISITAS DE INSPECCIN VERIFICACIN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. CREACIN, ORGANIZACIN O TRANSFERENCIA. CONSEJO DE ARCHIVOS DE ENTIDADES TERRITORIALES.

CIRCULAR 004 DE 2003

El 20 de Dic. 2000 mediante la circular 07, se expresa la necesidad de que todas las entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, organice los Archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de Archivos.

CIRCULAR 004 DE 2003

Con lo anterior en desarrollo del Programa de Renovacin de la Administracin Pblica que viene adelantando la Presidencia de la Repblica, el Departamento Nacional de Planeacin, el Archivo General de la Nacin y el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, un plan de contingencia que involucra el acompaamiento y seguimiento de la conformacin de los Archivos.

ORGANIZACIN DE HISTORIAS LABORALES

DOCUMENTOS MINIMOS: Acto administrativo de nombramiento o de contrato de trabajo. oficio de notificacin del nombramiento o contrato de trabajo. Oficio de aceptacin del nombramiento. Documento de identificacin. Hoja de vida (formato Unico de la Funcin Pblica).

ORGANIZACIN DE HISTORIAS LABORALES

DOCUMENTOS MINIMOS: Soportes documentales de estudios Acta de Posesin Pasado Judicial Certificado de Antecedentes Disciplinarios Declaracin de Bienes y Rentas Certificado de Aptitud Laboral Afiliaciones Evaluacin del Desempeo Actos Administrativos

ORGANIZACIN DE HISTORIAS LABORALES

Establecimiento de Controles que

garanticen las la transparencia de la administracin de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan las actividades propias de la gestin del talento humano.

ORGANIZACIN DE HISTORIAS LABORALES

Los documentos ordenados atendiendo a

la secuencia de su produccin. Los documentos de cada HL debern estar colocados en unidades de conservacin adecuadas (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que refleje la fecha ms antigua. Teniendo en cuenta que una carpeta no tendr mas de 200 folios.

FASES ORGANIZACIN


 

Identificacin fondos Documentales Estructura Orgnico-funcional OrgnicoAgrupaciones Documentales

  

Identificacin de Temas o Asuntos Valoracin Documental Seleccin Inventario

UNIDAD DE ALISTAMIENTO
PREPARACIN FISICA DE LA DOCUMENTACIN

UNIDAD DE DIGITACIN
ORGANIZACIN FSICA

UNIDAD DE CONTROL DOCUMENTAL TERMINADO FINAL

 Limpieza  Ordenamiento  Foliacin

Almacenamiento

 Ingreso de los datos documentales a las Bases de Datos.

 Revisin de los Procesos desarrollados en las fases anteriores.

PROCESOS TCNICOS

ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS

DEPOSITOS PARA

ALMACENAMIENTO Independencia, funcional, orgnica o de responsabilidades. Funcional Eficiente,eficaz y econmico Seguro

ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS

CONDICIONES AMBIENTALES Lugar seco y clima medio. Alejado de la humedad y del calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 A 60%. Control de la luz solar. Evitar daos por decoloracin y envejecimiento.(LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE FRA) Equidistante a la Secretara.

ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS

CONDICIONES ESTRUCTURALES DENTRO DE LA SECRETARIA ACCESORIOS ADICIONALES (rejillas) CONDICIONES FUNCIONALES

ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS

MOBILIARIO, MATERIALES Y EQUIPO.

SERVICIOS
CAPACITACIN CONSULTA

REPROGRAFIA

Almacenamiento, Custodia y conservacin de la documentacin Semi e Inactiva

Consulta de las Bases de datos Custodia y conservacin de los Acervos Administrativos en Archivo Inactivo

Consulta y prstamo del Archivo de Gestin

Consulta y prstamo de Documentos del Archivo Semiactivo

SERVICIO DE PRESTAMO
GENERALIDADES DEL SERVICIO USUARIOS SOLICITUDES CONTROLES DE PRESTAMO OTROS MANEJOS MANEJO DE DEPOSITOS EN SITUACIONES DE EMERGENCIA.