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MANUAL ELECTRONICO FACTURACIN

Starsoft
SISTEMA GOLD EDITION 2011

STARSOFT
Calle Tiahuanaco 146 - Urb. Maranga San Miguel - Lima 451-9770 / 452-2993

INDICE

INDICE................................................................................................................................................. 1 FINALIDAD .......................................................................................................................................... 4 A.2. BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA ..................................................................................... 4 A.3. INGRESO AL SISTEMA .................................................................................................................. 5 1. BASE DE DATOS................................................................................................................. 6 1.1 ARTICULOS...................................................................................................................... 6 1.2 CLIENTES ....................................................................................................................... 11 Actualiza Datos Generales................................................................................................................ 11 1.3 VENDEDORES ................................................................................................................ 14 1.4 TABLAS DE AYUDA ......................................................................................................... 16 1.4.1 Documentos ......................................................................................................................... 16 1.4.2 Unidades de Medida ............................................................................................................ 17 1.4.3 Familia de Artculos .............................................................................................................. 19 1.4.4 Distritos ................................................................................................................................ 22 1.4.5 Forma de Pago ..................................................................................................................... 23 1.4.6 Zona de Venta ...................................................................................................................... 24 1.4.7 Giro del Cliente..................................................................................................................... 24 1.4.8 Tarjeta de Crdito ................................................................................................................ 25 1.4.9 Bancos .................................................................................................................................. 26 1.4.10 Tipo de Cambio .................................................................................................................. 27 1.4.11 Territorio ............................................................................................................................ 28 1.4.12 Ruta .................................................................................................................................... 29 1.4.13 Segmento ........................................................................................................................... 30 1.4.14 Ubicacin del Segmento .................................................................................................... 31 1.4.15 Tipos de Precio ................................................................................................................... 32 1.4.16 Tipo de Artculos ................................................................................................................ 33 1.4.17 Transportista ...................................................................................................................... 34 1.4.18 Conceptos Generales ......................................................................................................... 36 1.5 ASIENTOS DE VENTA ........................................................................................................... 36 1.5.1 Cuenta Contable Documentos ............................................................................................. 36 1.5.2 Cuenta Contable Flete.......................................................................................................... 37 2. LISTADO.......................................................................................................................... 37 2.1 2.2 2.3 2.4 CATLOGO DE ARTCULOS ................................................................................................... 37 CATLOGO DE CLIENTES ...................................................................................................... 38 LISTADO DE PRECIOS .......................................................................................................... 39 LISTADO DE PRECIOS POR FAMILIA ......................................................................................... 40

3. VENTAS .......................................................................................................................... 42 3.1 VENTAS .......................................................................................................................... 42 3.1.1 Documentos de venta .......................................................................................................... 42 3.1.2 Ingreso Rpido Factura / Boleta........................................................................................... 46 3.1.3 Factura Gua ......................................................................................................................... 48 3.1.4 Guas de Venta ..................................................................................................................... 48 3.1.5 Facturar Guas de Venta ....................................................................................................... 50 3.1.6 . Emisin de Cotizaciones ..................................................................................................... 51 Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel Lima www.starsoft.com.pe

3.1.7 . Emisin de Pedidos ............................................................................................................ 51 3.1.8 . Emisin Guas Pedidos ....................................................................................................... 51 3.2 OBSEQUIOS ..................................................................................................................... 52 3.2.1 Factura de Obsequios........................................................................................................... 52 3.3 EXPORTACION............................................................................................................... 54 3.3.1 Factura de Exportacin ........................................................................................................ 54 3.3.2 Nota de Crdito de Exportacin ........................................................................................... 56 3.3.3 Nota de Dbito de Exportacin ............................................................................................ 56 4. PROCESOS ...................................................................................................................... 57 4.1 MODIFICACIN DE DOCUMENTOS ......................................................................................... 57 4.2 MODIFICACIN DE GUAS .................................................................................................... 58 4.3 MODIFICACIN DE COTIZACIONES ......................................................................................... 58 4.4 MODIFICACIN DE PEDIDOS ................................................................................................. 59 4.5 ELIMINACIN DE DOCUMENTOS ............................................................................................ 59 4.6 ELIMINACIN DE GUAS ...................................................................................................... 60 4.7 ELIMINACIN DE COTIZACIONES ............................................................................................ 60 4.8 ELIMINACIN DE PEDIDOS ................................................................................................... 60 4.9 ANULACIN DE DOCUMENTOS.............................................................................................. 61 4.10 ANULACIN DE GUAS ...................................................................................................... 62 4.11 ACTUALIZA ESTADO DEL PEDIDO ......................................................................................... 62 4.12 LETRAS.......................................................................................................................... 62 4.12.1 Canje por Letras ................................................................................................................. 63 4.12.2 Mantenimiento de Canjes .................................................................................................. 64 4.13 GENERAR ASIENTO DE VENTAS ........................................................................................... 64 4.14 MARCAR DOCUMENTOS COMO NO CONTABILIZADOS ............................................................... 65 4.15 GENERACION DE VENTAS MENSUALES .................................................................................. 66 4.16 CIERRE DE VENTAS MENSUAL ............................................................................................. 66 4.17 ABRIR MES CERRADO ....................................................................................................... 66 5. CONSULTAS .................................................................................................................... 67 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 CONSULTA DE DOCUMENTOS ............................................................................................... 67 CONSULTA DE COTIZACIONES ............................................................................................... 68 CONSULTA DE PEDIDOS. ...................................................................................................... 69 CONSULTA DE GUAS DE VENTA ............................................................................................ 69 CONSULTA DE STOCK .......................................................................................................... 70 COMISIONES POR VENDEDOR ............................................................................................... 71 CONSULTA DE VENTAS POR ARTCULO .................................................................................... 71 CONSULTA RPIDA DE PRECIOS............................................................................................. 72

6. REPORTES ....................................................................................................................... 73 6.1 INFORMES DIARIOS ....................................................................................................... 73 6.1.1 Ventas Contado / Crdito..................................................................................................... 73 6.1.2 Ventas por Serie / Factura ................................................................................................... 73 6.1.3 Ventas por Agrupaciones ..................................................................................................... 74 6.1.4 Ventas por Vendedor ........................................................................................................... 75 6.1.5 Ventas por Cliente ................................................................................................................ 76 6.1.6 Ventas por giro de Cliente.................................................................................................... 77 6.1.7 Ventas por Grupos de Clientes............................................................................................. 77 Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel Lima www.starsoft.com.pe

6.2 VENTAS MENSUALES ..................................................................................................... 78 6.2.1 Ventas Mensuales por Artculo ............................................................................................ 78 6.2.2 Ventas Mensuales por Familia ............................................................................................. 78 6.2.3 . Ventas Mensuales por Lnea ............................................................................................ 79 6.2.4 Ventas Mensuales por Grupo .............................................................................................. 80 6.2.5 . Ventas Mensuales por Cliente........................................................................................... 81 6.2.6 Ventas Mensuales por Vendedor ......................................................................................... 82 6.3 VENTAS DE RANGOS MENSUALES .................................................................................. 83 6.4 VENTAS POR RANGO DE FECHAS .................................................................................... 84 6.5 DETALLE DE VENTAS POR CLIENTE .................................................................................. 84 6.6 ANLISIS DE VENTAS ..................................................................................................... 85 6.6.1 Ranking de Ventas por Cliente ............................................................................................. 85 6.6.2 Ranking de ventas por Artculo ............................................................................................ 86 6.6.3 Utilidad de ventas ................................................................................................................ 87 6.6.4 Utilidad por lista de precios ................................................................................................. 87 6.7 . REGISTRO DE VENTAS .................................................................................................. 88 6.7.1 . Registro de Ventas por Punto de Venta. ............................................................................ 88 6.7.2 . Registro de Ventas Sunat ................................................................................................... 89 6.8 DOCUMENTOS EMITIDOS .............................................................................................. 90 6.9 VENTAS COMPROMETIDAS ............................................................................................ 91 Pedidos por Vendedor...................................................................................................................... 91 6.9.1 Artculos Comprometidos .................................................................................................... 91 6.10 LISTADO DE DOCUMENTOS .......................................................................................... 92 6.10.1 Facturas con guas emitidas ............................................................................................... 92 6.10.2 Guas emitidas con facturas ............................................................................................... 92 6.10.3 Guas de ventas por cliente ................................................................................................ 93 6.11 CONSISTENCIA DEL ASIENTO DE VENTAS ...................................................................... 93 7. CONFIGURACION ............................................................................................................ 93 7.1 CREAR DATOS DEL SISTEMA ........................................................................................... 94 7.1.1 . Crear empresa .................................................................................................................... 94 7.1.2 . Crear usuarios ................................................................................................................... 97 7.1.3 Crear Administrador............................................................................................................. 98 7.2 TABLA DE DOCUMENTOS ............................................................................................... 98 7.3 PUNTO DE VENTA........................................................................................................102 7.4 FORMATOS DE IMPRESIN ...........................................................................................103 7.5 CAMBIA EMPRESA ACTIVA ............................................................................................104 7.6 CAMBIA FECHA PROCESO .............................................................................................104 7.7 FONDO DE PANTALLA ...................................................................................................105 8. HERRAMIENTAS .............................................................................................................105 8.1 VERIFICAR MENU .........................................................................................................105 8.2 REVERSIN DE IMPRESIN ...........................................................................................106

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FINALIDAD

La presente Gua de Operacin del Software StarSoft Facturacin versin SQL, tiene por finalidad explicar, de una manera fcil y didctica el manejo del Software. de manera que los usuarios puedan operar y administrar fcilmente todas las bondades que tiene este moderno sistema de Informacin.

A.2.

BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA

Los botones de ejecucin usados en el sistema son los siguientes: Botn para ingresar los datos de un nuevo Cliente,

Artculo, etc.

Botn para modificar los datos de un Cliente, Artculo, etc.

Botn para eliminar un Cliente, Artculo, etc.

Botn para salir de la pantalla. Botn para llenar una ficha tcnica de un artculo. Botn para consultar un documento. Botn para grabar los datos ingresados.
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Botn para imprimir, visualizar un reporte. Botn para ingresar o visualizar el equivalente de las Unidades de medida. Botn para ingresar o visualizar las lneas de las Familias. Botn para ingresar o visualizar los grupos de las lneas.
A.3. INGRESO AL SISTEMA

Para acceder al Software StarSoft - Facturacin, la primera ventana que se muestra en el sistema es la de INICIO DE SESION, donde los usuarios con autorizacin digitarn su cdigo de usuario y contrasea o clave secreta, luego se debe registrar el Tipo de Cambio del da, cabe mencionar que el Sistema de Facturacin asumir el Tipo de Cambio ingresado en el Sistema de StarSoft Contabilidad. Finalmente se presionar el Botn de Aceptar.

Importante.Antes de registrar los datos en las siguientes opciones que mencionaremos, se tiene que haber completado el registro de datos en la opcin 1.4 Tablas de ayuda, ya que se van a requerir datos de estas tablas; tales como unidad de medida, tipo de artculo, cuenta contable, cdigo de grupo, etc.
Presionando la tecla F1 observaremos la lista de variables para rellenar los campos de datos, stos se toman de las tablas de Ayuda correspondientes.

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1.

BASE DE DATOS

En esta opcin se agrupan las principales Tablas o Archivos Maestros del Sistema, tales como Artculos, Clientes, Vendedores, etc. Estas deben ser actualizadas para poder llevar a cabo el Proceso de Facturacin. Se cuenta con los siguientes sub. mens: 1.1 ARTICULOS

En esta opcin nos sirve para manejar los datos de los artculos y los datos de ventas. En este men se registra todos los datos de los artculos. Cada artculo es identificado mediante un cdigo que es asignado por nica vez al momento de crear el artculo, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro artculo. Se puede registrar todo tipo de artculos: Productos terminados, mercaderas, repuestos, suministros, incluso servicios, los cuales sern usados para imprimirse en las facturas.

La primera pantalla que se presenta es la relacin de artculos con sus Datos Generales, mostrando en la parte superior un buscador (Buscar) que nos ayudar a seleccionar slo los artculos que deseamos visualizar; digitando los primeros caracteres del cdigo o nombre de los artculos deseados. El sistema nos mostrar slo aquellos registros que se igualan a los caracteres digitados, usualmente est ordenado (Orden) por cdigo, pero puede ser modificado y ordenarlo de acuerdo a lo que Ud. Desee,
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adems para realizar una bsqueda ms exacta tenemos el Filtro que nos depura an ms la Lista de Artculos.

En esta pantalla tambin podemos modificar los datos de los artculos ya existentes (excepto el cdigo), consultar cualquier dato requerido, con los botones que se encuentran en la parte inferior de la pantalla.

Al presionar el botn de Ingreso vamos a crear nuevos artculos, registrando todos los datos necesarios, se cuenta con los siguientes campos:

Cdigo

: Registra el cdigo del Artculo, asignado por la empresa. Su ingreso es obligatorio. Se puede ingresar hasta 20 caracteres alfanumricos.

Cd. Fabricante : Registra el cdigo asignado por el proveedor. Su uso es opcional. Se puede ingresar hasta 40 caracteres alfanumricos. Descripcin : Registra el nombre del artculo, permite hasta 50 caracteres.

Descrip. Alterna : Registra la descripcin complementaria de los artculos. Unidad Medida : Registra la unidad de medida, debe existir en la tabla de ayuda.
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Los siguientes 4 campos se refieren a la clasificacin que Uds. le dan a sus artculos. Familia Lnea Grupo Clase : Registra la familia del artculo, debe existir en la tabla de ayuda. : Registra la lnea del artculo, debe existir en la tabla de ayuda. : Registra al grupo del artculo, debe existir en la tabla de ayuda. : Registra proveedor. la clase de artculo de acuerdo al

Tipo artculo : Tipo al cual pertenece el artculo, debe existir en la tabla de ayuda. Color : Cdigo de Color

Control Stock : Control que establece al Artculo la condicin Stock del Artculo, un Stock por: Serie (Equipos), Lotes (Productos perecibles) o Libre (solo Stock).

Nota.- As mismo podemos registrar una ficha tcnica de los artculos que requieran una descripcin ms detallada. Para ello necesitamos ingresar a la opcin FICHA. Si presionamos el botn VENTAS en la primera pantalla ingresaremos a la modificacin de datos de ventas. La primera pantalla nos visualiza la lista de todos los artculos con su IGV , porcentaje de descuento, etc.

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Despus de ingresar a la primera pantalla, para ingresar un precio hacer clic en el botn Nuevo. Luego se pasar a la siguiente pantalla:

Durante la Modificacin de Datos de Venta es posible ingresar los precios de los artculos, Modificar los precios ya existentes o eliminar los precios de los artculos. Si Ud. Desea ingresar los datos presiona el botn de Ingresar y aparece

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la siguiente pantalla donde se registra el pago si es al contado u otra modalidad, luego el valor del artculo y por ltimo la Unidad de medida; en el caso de que fuera a Modificar aparece la misma pantalla pero solo puede modificar el valor y la unidad.

Moneda Venta : Registra el tipo de moneda de venta, pudiendo ser soles o dlares. Descuento Tasa I.G.V. : Registra el porcentaje de descuento que se otorgar por Artculo . : Registra el porcentaje por el impuesto general de venta. : NO: el precio no se podr modificar; SI: el precio se puede modificar. : Porcentaje de Comisin por la venta.

Precio libre Comisin

Precio con I.G.V : Establece si los precios a registrar tienen la tasa de IGV incluida o no.
Luego se registrar los diferentes precios que puede tener un Artculo para su facturacin. Cabe resaltar en este punto lo siguiente, el Sistema permite llevar mltiples tipos de precios por unidad de medida de cada Artculo. El registro de los tipos de precios se efecta de la siguiente manera:

Cdigo artculo.
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: Registra el cdigo del tipo de precio de ese

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Valor venta. Unidad Producto.

: Registra el valor del producto para la : Unidad de medida en la que se factura el

Finalmente, para concluir con el registro de precios se procede a Grabar. 1.2 CLIENTES Es la Tabla donde se registran todos los datos de los Clientes de la empresa. Cada cliente es identificado mediante un cdigo que es asignado por nica vez al momento de registrarlo en el cliente, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro cliente. Actualiza Datos Generales En la parte superior encontramos el campo Buscar, que nos ayudar a seleccionar slo a los clientes que deseamos visualizar; digitando los primeros caracteres del cdigo o nombre del Cliente deseado. El Sistema nos mostrar slo aquellos registros que se igualan a los caracteres digitados. El Filtro (Orden) est ordenado por Cdigo, Descripcin o RUC.

Durante la Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar clientes nuevos, modificar los datos requeridos y datos adicionales de los clientes ya existentes (excepto el cdigo), anular o consultar cualquier dato requerido de los clientes. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:

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Datos Requeridos

Cdigo

: Registra el cdigo del cliente, asignado por la empresa. Consta de 8 caracteres alfanumricos. Es obligatorio

RUC : Registra el No de RUC del cliente. Doc. Identidad : Registra el documento de identidad - DNI Razn Social : Registra la Razn Social del cliente Direccin Factura: Registra la direccin donde ser enviada la factura al cliente. Direccin entrega: Registra la direccin de entrega del artculo al cliente. Pas : Registra el pas de origen del cliente.

Departamento : Registra el departamento donde ser enviado el artculo. Provincia Distrito Telfono Facsmil : Registra la provincia donde ser enviado el artculo. : Registra el distrito donde ser enviado el artculo. : Registra el nmero telefnico del cliente. : Registra el nmero de fax del cliente.

E-mail Cliente : Registra el e-mail del cliente.


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Web Cliente Banco Cta. Cte. Zona

: Registra la pgina web del cliente. : Registra el banco con el que trabaja el cliente. : Registra el No. de Cta. Cte. del cliente en el banco indicado. : Registra la zona a la cual pertenece dicho cliente

Recuerde: Para obtener la ayuda que se requiere, es suficiente presionar la tecla [F1], e inmediatamente aparecer una tabla de ayuda, como la siguiente:

Datos Adicionales Adicionalmente tenemos que registrar los siguientes datos, respecto a la facturacin:

Dscto. del cliente : Registra el porcentaje de dscto. que le otorga la empresa al cliente. Forma de pago : Registra la forma que se va a realizar el pago que tendr el cliente con la empresa. Tipo de Precio : Registra el tipo de precio que se le da al producto Moneda crdito al cliente.
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: Registra el tipo de moneda del crdito otorgado

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Lmite crdito

: Registra el lmite de crdito otorgado al cliente.

Giro cliente : Registra el rubro del cliente. Vendedor del cliente. Representante : Registra el vendedor que atender los pedidos : Registra al representante legal del cliente.

Fecha registro : Fecha de registro del cliente. Por defecto ser la fecha del sistema. Principal no.
Grupo principal.

: Registra si el cliente es un cliente principal o

: Registra el grupo empresarial al cual pertenece un cliente

Importante.- Cuando est en el modo de Modificar se desactivar los campos, Principal y Grupo si Ud. Ingres estos campos al momento de crear el cliente, el resto de campos puede modificarse normalmente. Nota.- Se puede registrar una ficha tcnica del cliente, donde se ingresar los datos adicionales del cliente requeridos por la empresa, como: Referencias comerciales, tipos de crdito otorgados por otras empresas, etc. Para ello se requiere ingresar a Ficha. 1.3 VENDEDORES

Es la Tabla donde se registran todos los datos de los Vendedores de la empresa. Cada vendedor es identificado mediante un cdigo que es asignado por nica vez al

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momento de registrar al vendedor, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro vendedor.

Si presionamos el botn de Ingreso es posible ingresar vendedores nuevos, se podr tambin modificar los datos de los vendedores ya existentes (excepto el cdigo), anular o consultar cualquier dato requerido de los vendedores, con los botones correspondientes. La siguiente pantalla muestra los campos que se ingresan o modifican:

Para cualquiera informacin:

de

estas

opciones

se

cuenta

con

la

siguiente

Cdigo : Registra el cdigo del vendedor asignado por la empresa.


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R.U.C.

: Registra No de RUC del vendedor.

Doc. Ident. : Registra el documento de identidad - DNI del vendedor Nombre Direccin Telfono : Registra el nombre del vendedor. : Direccin del vendedor. : Telfono del vendedor.

E-mail : Correo electrnico del vendedor. Territorio Segmen. Ub. Seg. Zona Ruta Fecha : Territorio del vendedor. : Segmento designado por la empresa al vendedor. : Ubicacin del segmento.

: Zona asignada al vendedor. : Ruta del vendedor. : Fecha de ingreso del vendedor.

1.4

TABLAS DE AYUDA

Son todas las tablas que se van a activar con la tecla F1. Estas tablas son las primeras en llenar o registrar antes de realizar cualquier operacin o activar alguna opcin.

1.4.1 Documentos
Es la tabla donde se registran todos los Documentos que emitir la empresa facturacin. Cada documento es identificado mediante un cdigo, el cual recomienda sean las letras que identifican a los documentos, que es asignado nica vez al momento de registrar el documento, este cdigo no puede modificado, ni reasignado para otro documento. por se por ser

Al tener informacin en esta tabla podremos realizar modificaciones, eliminar o visualizar un reporte de algn documento en especial, con los botones situados en la parte inferior de su pantalla.

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Si presionamos el botn de Ingreso nos permite crear nuevos documento, veremos la pantalla donde aparecen los siguientes datos:

Cdigo

: Registra el cdigo del documento, se recomienda ingresar las primeras letras del documento a ingresar. Contiene dos caracteres alfanumricos. : Registra el nombre del documento a ingresar. Contiene hasta 30 caracteres alfanumricos.

Descripcin

Cod. Contable : Registra el cdigo contable del documento a ingresar. Cod. Sunat : Cdigo del Documento de acuerdo a Sunat. 1.4.2 Unidades de Medida
Con esta opcin podremos tener una tabla maestra de todas las medidas que se van a utilizar para los productos que se mueven en este sistema. La primera pantalla que se visualiza muestra la relacin de las unidades de medida ingresadas, las cuales podemos consultar por Cdigo o Descripcin. Registra el tipo de unidades de medida que se asignaran a los artculos que se facturarn.

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Los datos requeridos para actualizar o ingresar las unidades de medida son las siguientes:

Cdigo : Se ingresa el cdigo de la unidad a registrar. Contiene hasta 6 caracteres. Descrip. caracteres : La unidad de medida establecida. Registra hasta 20

Despus de ingresar la Unidad de Medida se puede registrar su equivalente en otro tipo de unidades. Por ejemplo: si la Unidad de medida principal es una docena, su equivalente sera 12 Unidades. Para lo cual presionaremos el botn Equivalente y encontraremos la siguiente pantalla:

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Esta pantalla registra el equivalente de la Unidad de medida principal, la cual se puede buscar mediante Cdigo o Descripcin. Tambin se puede ingresar un nuevo factor de conversin, modificar, eliminar o visualizar los ya existentes. Para ello se cuenta con la siguiente informacin:

Cdigo : Registra el tipo de unidad equivalente. Se puede ingresar hasta 6 caracteres Factor : Registra el factor de conversin. Se puede ingresar hasta 25 caracteres. 1.4.3 Familia de Artculos Familia llamamos a los rubros o clasificacin de artculos, estos pueden subdividirse en Lneas y a su vez estos se pueden volver a clasificarse en Grupos. Esto depende de cmo Ud. Quiera agrupar sus artculos .En la primera pantalla encontramos la relacin de las Familias de los
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artculos, las cuales podemos consultar por Cdigo o Descripcin. Registra el tipo de familias de los artculos que se ingresen al sistema.

Presionando el botn de Ingreso los datos que aparecen son siguientes:

los

Cdigo Contiene hasta 4 Nombre Registra hasta 45 Cuenta Contable Contabilidad de

: Se ingresa el cdigo de la unidad a registrar. Caracteres. : Descripcin de cada elemento de la tabla. Caracteres. : Cdigo de la Cuenta Contable, asignada en

Acuerdo a cada Familia.

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Despus de ingresar la Familia de los artculos se puede registrar las lneas correspondientes a la Familia. Por ejemplo: si la Familia es Calzado, una de sus lneas puede ser Calzado Damas. Para lo cual presionaremos el botn LINEAS y encontraremos la siguiente pantalla:

Esta pantalla registra las Lneas de las Familias de los artculos, las cuales se puede buscar mediante Cdigo o Descripcin. Se puede registrar una nueva lnea para la misma familia, modificar, eliminar o visualizar las lneas ya existentes. Para ello se cuenta con la siguiente informacin: Cdigo : Registra el cdigo asignado a la lnea. Se ingresa hasta 6 caracteres Nombre : Registra el detalle de la lnea. Se puede ingresar hasta 45 caracteres. Despus de haber ingresado la lnea tambin podemos registrar el grupo correspondiente a dicha lnea. Para ello se debe presionar el botn GRUPO y encontrar la siguiente pantalla:

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En esta pantalla se visualiza los grupos de las lneas de las familias de los artculos. En la primera pantalla se puede crear, modificar, eliminar, consultar, imprimir u observar los grupos que contiene dicha lnea de artculos. Para el caso de las Grupos ya registrados podemos buscarlos por cdigo o descripcin. Se registra la siguiente informacin: Cdigo : Se ingresa el cdigo del grupo a registrar. Contiene hasta 8 caracteres. Nombre : Se ingresa el nombre del grupo de artculos. Tiene hasta 45 caracteres. 1.4.4 Distritos
Es la tabla donde se registran todos los datos de los Distritos que se asignarn a los Clientes durante su creacin. Cada distrito es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrar al distrito, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro distrito. La tecla F1 se activa si se llena esta tabla.

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Los datos requeridos para su creacin son los siguientes: Distritos Descripcin : Registra el cdigo de los distritos. Contiene 8 caracteres alfanumricos. : Registra el nombre de los distritos a ingresar. Contiene hasta 40 caracteres alfanumricos.

1.4.5 Forma de Pago


Es la tabla donde se registran todas las clasificaciones que usted le ha dado para identificar a sus Formas de Pago que se especificarn en los documentos que se emiten para la salida de un artculo de la empresa por facturacin. Cada forma de pago es identificada mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrar la forma de pago, este cdigo no puede ser modificado ni reasignado para otra forma de pago.

Los datos requeridos cuando se presiona el botn de Ingreso son los siguientes:

Cdigo F. Pago : Registra el cdigo de la forma de pago. Contiene dos caracteres alfanumricos. Descripcin
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: Registra el nombre de la forma de pago a ingresar. Contiene hasta 31 caracteres alfanumricos.

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Nro. Das

: Registra el No. de das con que sern cancelados los documentos.

1.4.6 Zona de Venta


Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a la Zona de Venta que manejarn los Vendedores. Cada Zona de Venta es identificada mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrar la Zona de Venta, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otra Zona de Venta.

Los datos requeridos son los siguientes:

Zona Venta Descripcin 1.4.7

: Registra el cdigo de la zona de venta. Contiene 9 caracteres alfanumricos. : Registra el nombre de la zona de venta a ingresar. Contiene hasta 40 caracteres alfanumricos.

Giro del Cliente

Es la tabla donde se registran todos los datos referentes al giro o al tipo de comercio que se dedica la empresa del cliente que se ingresar al registrar los datos del cliente. Cada giro del cliente es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica

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vez al momento de registrar el giro del cliente, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro giro del cliente.

Los datos que se muestran son los siguientes:

Giro Cliente Descripcin

: Registra el cdigo del giro del cliente. Contiene 8 caracteres alfanumricos. : Registra el nombre del giro del cliente a ingresar. Contiene hasta 40 caracteres alfanumricos.

1.4.8 Tarjeta de Crdito


Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a las tarjetas de crdito con las que se van a trabajar para el pago de los productos. Cada tarjeta de crdito es identificada mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrar la tarjeta de crdito del cliente, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otra tarjeta de crdito.

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Los datos que se muestran son las siguientes:

Tarjeta Cred. : Registra el cdigo de la tarjeta de crdito, se recomienda colocar las primeras letras del nombre de la tarjeta de crdito. Contiene 8 caracteres alfanumricos. Descripcin 1.4.9 Bancos Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a los Bancos que se ingresar al registrar los datos del cliente. Cada banco es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrar al banco, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro banco. : Registra el nombre del giro de la tarjeta de crdito. Contiene hasta 40 caracteres alfanumricos.

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Para ingresar nuevos bancos nos muestra los siguientes datos:

CODIGO

: Registra el cdigo del Banco. Contiene 2 caracteres alfanumricos.

DESCRIPCIN : Registra el nombre del banco. Contiene hasta 30 caracteres alfanumricos. 1.4.10 Tipo de Cambio

Es la Tabla donde se registran todos los datos referentes a los Tipos de Cambio que se ingresar para el proceso de facturacin. Para buscar los tipos de cambio anteriores se cuenta con un filtro ordenado por meses. Es importante tener en cuenta que el tipo de cambio ser ingresado slo en el caso que el Departamento de Contabilidad no lo haya registrado en su Sistema previamente.

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Los datos que se muestran son los siguientes:

Fecha

: Registra la fecha del da en que todos los procesos trabajarn con dicho el tipo de cambio. : Registra el tipo de cambio de compra.

Tipo de Compra

Tipo de Venta : Registra el tipo de cambio de venta. 1.4.11 Territorio

Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a los territorios que trabajar la empresa. Cada territorio es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrar a dicho territorio, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro territorio.
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Los datos que se muestran son los siguientes:

Territorios Descripcin 1.4.12 Ruta

: Registra el cdigo del territorio. : Registra el nombre del territorio.

Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a las Rutas que trabajar la empresa para sus estrategias. Cada ruta es identificada mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrar dicha ruta, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado por otra ruta.

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Los datos que se muestran son los siguientes:

Ruta Descripcin 1.4.13

: Registra el cdigo de la ruta. Contiene 8 caracteres alfanumricos. : Registra el nombre de la ruta o camino a seguir. Contiene 40 caracteres.

Segmento

Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a la segmentacin, como a dividido usted el rea que trabajar la empresa. Cada segmento es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrar a dicho segmento, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro segmento.

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Los datos que se muestran son los siguientes

Segmentos Descripcin

: Registra el cdigo del segmento. Contiene 8 caracteres. : Registra el nombre del segmento. Contiene 40 caracteres.

1.4.14

Ubicacin del Segmento

Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a la ubicacin de los segmentos, es decir los distritos o reas que comprender cada segmento que trabajar la empresa. Cada ubicacin de segmento es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrar a dicho segmento, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otra ubicacin de segmento.

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Los datos que se muestran son los siguientes:

Ubic. Segmento Descripcin 1.4.15

: Registra el cdigo de la ubicacin de segmento.

: Registra el nombre de la ubicacin de segmento.

Tipos de Precio

Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a los Tipos de Precio que se asignarn a los Artculos para efectos de facturar. Cada tipo de precio es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrar a dicho tipo de precio, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro tipo de precio.

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Los datos que se muestran son los siguientes:

Cdigo Descripcin 1.4.16

: Registra el cdigo del tipo de precio. : Registra el nombre del tipo de precio.

Tipo de Artculos

Es la tabla donde se registrar los diferentes Tipos de Artculos que la Empresa posea. Cada Tipo de Artculo es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrar a dicho tipo de Artculo, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro tipo de Artculo.

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Los datos que se muestran son los siguientes:

Cdigo Descripcin 1.4.17

: Registra el cdigo del tipo de Artculo. : Registra el nombre del tipo de Artculo.

Transportista

Esta tabla permite crear a las empresas o personas que brindan el servicio de Transporte de Mercadera a los Clientes. Cada Transportista es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrarlo, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado por otro Transportista.

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Los datos requeridos son los siguientes:

Datos de Transportista:

Cdigo RUC Nombre Direccin Telfono Brevete

: Registra el cdigo del Transportista. : RUC del Transportista : Nombre del Transportista : Direccin del Transportista : Telfono del Transportista. : Nro. de Brevete de conducir del Transportista.

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Placa : Nro. de Placa del Vehculo. Modelo : Modelo del vehculo No de Inscripcin:
Datos de la Empresa:

Razn Social : Razn Social de la Empresa donde labora el Transportista. RUC : RUC de la Empresa. Direccin : Direccin de la Empresa. Telfono : Telfono de la Empresa.
1.4.18 Conceptos

Generales

En este sub. Men se pueden modificar o editar todos los conceptos del tipo general. Presionando el botn EDITAR ingresamos a la pantalla donde podemos modificar la descripcin, el tipo de concepto y el contenido del concepto, no se puede editar o modificar el cdigo, ya que es nico.

1.5 Asientos de venta En esta opcin se definen las cuentas contables que intervienen para efectos de generar el asiento contable de ventas que sern luego transferidas al Sistema de Contabilidad. Cabe resaltar que el sistema permite definir el tipo de Asiento Contable en la opcin de Configuracin / Datos de la Empresa, en el campo Analtico. 1.5.1 Cuenta Contable Documentos

Los datos que se definen a continuacin deben ser establecidos correctamente, para no alterar o distorsionar la informacin de Contabilidad:

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Tipo Factura

: Cdigo del Tipo de Documento. : Cuenta de Clientes en Soles. : Cuenta de Clientes en Dlares.

Cta. Contable Soles Cta. Contable Dlares

Cta. Contable Tributos : Cuenta de Impuestos IGV. Cta. Contable Ventas : Cuenta de Ventas. Centro de Costos : Centro de Costos.

1.5.2 Cuenta Contable Flete


Si en el campo de Cuenta presionamos la tecla F1 nos aparecer una ventana para escoger qu tipo de cuenta deseamos observar en la pantalla:

2. LISTADO En esta opcin podemos consultar y/o imprimir Catlogos de Artculos, Catlogos de Clientes, Listados de Precios y Listado de Precios por Familia. 2.1 Catlogo de Artculos Puede ser ordenado por: Cdigo Interno, Descripcin, Familia, Cdigo de Fabricante, Cuenta Contable, Tipo de Artculo. Luego de seleccionar la opcin elegida el sistema solicitar los limites inicial y final, para
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mostrar slo los artculos que se encuentren entre los lmites escogidos. El reporte se podr visualizar en pantalla, o mandar a imprimir. La primera columna estar ordenada por el parmetro indicado. Por ejemplo si el parmetro indicado es Cdigo, la primera columna se encontrar ordenada por el Cdigo interno del artculo.

En este caso el parmetro indicado es Cdigo, y de acuerdo a ello el formato del listado ser el siguiente:

2.2

Catlogo de Clientes

En esta opcin se registra la informacin completa de los clientes que tiene la empresa, datos que sern utilizados para procesar Guas, Facturas, consultar datos y emitir reportes de ventas. Podemos consultar los datos de los clientes, por Cdigo,

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Razn Social, RUC o Grupo, adems podemos ingresar el rango que se desea visualizar en la pantalla, impresora, o grabar en un Archivo.

La primera columna estar ordenada por el parmetro indicado. Por ejemplo si el parmetro indicado es Cdigo, la primera columna se encontrar ordenada por el Cdigo del cliente. En este caso el parmetro indicado es Cdigo, y de acuerdo a ello el formato del listado ser el siguiente:

2.3

Listado de Precios

Esta opcin sirve para emitir las listas de precios, de acuerdo al orden que necesita el usuario; mediante las siguientes opciones: Artculos, Familias, Tipo y adems pueden indicar el rango de artculos. Luego de seleccionar los parmetros procederemos a

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seleccionar el tipo de precio a consultar, para poder visualizarlos en la pantalla, imprimirlos.

Despus de especificar el tipo de precio que se desea visualizar se obtendr el siguiente reporte:

2.4

Listado de Precios por Familia

En este sub. Men se puede listar los precios de las Familias de Artculos, sus Lneas, Grupos; adems podemos indicar el rango de artculos y tipos de precios a consultar, para poder visualizarlos en la pantalla o imprimir.
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Despus de seleccionar las lneas se obtendr el listado de precios por familia. Cuando se selecciona una familia, se podr ingresar para hacer la consulta por lneas, luego se obtendr la siguiente pantalla:

De igual modo si se selecciona una lnea se podr emitir un listado por grupo, luego se obtendr la siguiente pantalla:

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3. VENTAS Aqu registramos todos los movimientos de los documentos; que pueden ser por ventas, obsequios y exportacin.

3.1

Ventas

En este sub. men se registran todas las ventas de la empresa, mediante facturacin , guas de remisin por facturar o por exportacin. Se encuentra las siguientes opciones:

3.1.1 Documentos de venta


Aqu se emiten los documentos como Factura, Boleta, Nota de Crdito, Nota de Dbito y Nota de Pedido. El clculo del I.G.V. lo realiza el sistema automticamente, al igual que valor de venta, el precio de venta y el valor del descuento. El formato que ser impreso estar determinado por el formato que tenga la empresa, para ello el sistema configurar este tipo de documentos, de acuerdo a la necesidad de la empresa.

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Pto. Venta

: Registra el punto de venta desde el cual se realiz la venta. Se presiona la tecla [F1] para poder visualizar los cdigos de los diferentes puntos de venta. : Registra el tipo de documento a emitir, pudiendo ser ste Boleta o Factura, Nota de Crdito, Nota de Dbito y Nota de Pedido.

Documento

Serie / Nmero : Registra el nmero de serie y nmero de documento que se emitir. Fecha Cliente : Registra la fecha de emisin del documento. : Registra la Razn Social del cliente al que se le emitir la factura. Se puede visualizar la relacin de clientes con la tecla [F1]. : Una vez ingresado el cdigo de cliente, el nmero de RUC aparecer automticamente.

RUC

Razn Social : Registra automticamente la Razn Social del cliente cuyo cdigo fue ingresado anteriormente. Direccin : Registra automticamente la direccin del cliente cuyo cdigo fue ingresado anteriormente.

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Doc. Referencia : Registra el tipo de documento de referencia. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1]. Vendedor Moneda : Registra el Cdigo de vendedor. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1]. : Registra el tipo de moneda con que ser emitido el documento. Puede ser: MN: Moneda Nacional, ME: Moneda Extranjera.

Tipo de cambio : Registra el tipo de cambio con que ser registrado este documento para efectos contables. Tomar el tipo de cambio registrado por el sistema. Forma de Pago : Registra la forma de pago con que ser emitido el documento. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1]. % Desc. Cl. Mon. des : Registra el porcentaje de descuento otorgado al cliente. : Registra el monto de descuento otorgado al cliente de descuento especial

% Desc. Esp. : Registra el porcentaje otorgado al cliente. Guas Serie Gua

: Nro. de la(s) guas con las cuales se factura. : Nmero de la serie de gua de remisin, este texto y campo solo aparecer si se eligi. Si generar Gua.

Transportista : Cdigo del transportista, aparece el texto y campo slo si se eligi. Si generar Gua. No Pedido Cotizacin : No del documento de pedido. : No de la cotizacin.

Ord. Compra : No de orden de compra. Glosa : Glosa o comentario.

Despus de ingresar los datos requeridos, se presionar el botn Ingresar, para proceder a registrar los artculos que se facturarn con dicho documento. A continuacin de acuerdo a la configuracin establecida a la empresa en la opcin Configuracin de Empresas, referente al recuadro de Facturar con Gua, el sistema preguntar si desea generar una gua que acompaa a la factura. En caso de elegir Si generar Gua, el Programa crear dos documentos, la Factura y la Gua
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de Remisin por el motivo de Gua contra Factura. En caso de elegir No generar Gua, el programa solo crear la Factura. De acuerdo al grfico adjunto en la parte inferior se disponen de botones de accin:

AGREGAR. Permite registrar el ingreso de artculos en el documento. Los datos requeridos son los siguientes: Almacn Artculo Descripcin Unidad Serie/Lote Cantidad Precio Un. Desc. Art. : Cdigo del Almacn del cual se va a descargar para facturar. : Cdigo del Artculo a facturar. : Nombre del producto, que puede ser modificado. : Unidad de medida del producto. : Nmero de la serie o lote de Producto a Facturar. : Nmero de unidades a descontar del Stock. : Importe unitario del producto. : Porcentaje de descuento otorgado.

Cabe resaltar lo siguiente: el sistema efecta el clculo o desglose del I.G.V por la venta, de acuerdo a la configuracin establecida al artculo en la opcin de Datos de Ventas de Artculos, en el campo Precio con I.G.V. Asimismo para el campo Precio Unit. El sistema
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Toma de la tabla de precios establecida al artculo en la opcin Datos de Ventas de Artculos, las alternativas de precios que se puede asignar a un artculo para facturar. QUITAR. Permite eliminar un registro de la factura. EDITAR. Permite modificar los datos de un registro. GRABAR. Efecta la generacin de la factura con el correspondiente nmero del documento. En caso de haber elegido Si generar Gua el programa preguntar por el nmero de la correspondiente gua. CANCELAR. Elimina toda la operacin registrada, sin afectar el stock de los artculos. 3.1.2 Ingreso Rpido Factura / Boleta. Este mdulo est orientado a empresas con una facturacin masiva a travs de Puntos de Ventas o Ventas por Ventanilla. Los datos que se registran son 60 % menos de los que se registra en la opcin de Documentos de Ventas. Los datos que se registran en primer lugar es la cabecera con los siguientes campos:

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Pto. Venta Documento Ser/Num Fecha RUC Raz. Social Vendedor

: : : : : : :

Registra el cdigo del punto de venta. Permite elegir entre factura y boleta. Cdigo del N de serie del documento. Fecha de emisin del documento. Nmero de RUC del cliente. Razn social o nombre del cliente. Cdigo del vendedor.

Nota.- Cuando nos encontramos en los campos de RUC por ejemplo podemos hacer uso de la tecla F1 para jalar la informacin necesaria que se registr en las tablas de ayuda. Despus de dar ingreso a estos campos se registraran los datos de detalle presionando el botn Ingreso y llenar los campos que corresponden a los artculos, veamos la pantalla que nos mostrar el sistema:

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Factura Gua Documento que es factura y gua a la vez


3.1.3

3.1.4 Guas de Venta En esta opcin se pueden emitir Guas de Remisin por concepto de Venta (GV), este proceso al igual que en Inventarios actualiza el stock de los productos. La caracterstica de estas guas radica en que posteriormente se puede facturar por la opcin de Facturar Guas de Venta. Se registrar la siguiente informacin

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Pto. Vta. Documento

: Registra el punto de venta. : Registra el documento que saldr con la factura o boleta de venta, este documento est predeterminado como gua de remisin.

Serie / Nmero : Registra el nmero de serie y nmero de documento que se emitir, en este caso la serie y nmero de la gua de remisin. Fecha Cliente : Registra la fecha de emisin del documento. : Registra la razn social del cliente al que se le emitir la factura. Se puede visualizar la relacin de clientes con la tecla [F1]. : Una vez ingresado el cdigo de cliente, el nmero de RUC aparecer automticamente.

RUC

Razn Social : Registra automticamente la razn social del cliente cuyo cdigo fue ingresado anteriormente. Direccin : Registra automticamente la direccin del cliente cuyo cdigo fue ingresado anteriormente.

Doc. Referencia : Registra el tipo de documento de referencia. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1]. Vendedor Moneda : Registra el cdigo de vendedor. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1]. : Registra el tipo de moneda con que ser emitido el documento. Puede ser: MN: Moneda Nacional ME: Moneda Extranjera.

Tipo de cambio : Registra el tipo de cambio con que ser registrado este documento para efectos contables. Tomar el tipo de cambio registrado por el sistema. Forma de Pago : Registra la forma de pago con que ser emitido el documento. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1]. % Desc. Cl. : Registra el porcentaje de descuento otorgado al cliente. de descuento especial

% Desc. Esp. : Registra el porcentaje otorgado al cliente.


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Transportista : Cdigo del transportista. Glosa : Comentario.

Despus de ingresar los datos requeridos, se presionar el botn Ingresar, para proceder a registrar los artculos que saldrn con dicho documento. El procedimiento es muy similar al registro del detalle de una factura con la diferencia que en una gua se tiene la opcin de registrar o no los precios de venta cuando se requiera.

3.1.5 Facturar Guas de Venta Por esta opcin se facturan aquellas guas emitidas por venta a un cliente, el sistema tiene la posibilidad de emitir guas de remisin por inventarios o facturacin por el concepto de GV (Gua de Venta por Facturar), al emitir una gua asume en primer lugar la situacin de pendiente por facturar, luego que se factura asume la situacin de facturado, cuando una gua es facturada no se puede en Inventarios realizar modificacin alguna al documento. Cabe resaltar que al facturar una gua, el sistema no efecta alguna actualizacin sobre los stock, es decir el Sistema de Inventarios o Facturacin actualiza el stock por el primer documento emitido. Para facturar una gua se debe indicar en primer lugar al cliente, luego el Sistema efectuar una bsqueda de las guas emitidas por venta, mostrndolas en una ventana, para luego elegir la Gua a Facturar, tal como se muestra en el grfico siguiente:

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Luego de haber seleccionado la gua, el sistema efectuar una consistencia de los datos debiendo el usuario completar los datos no registrados en la gua tales como moneda, vendedor, forma de pago y descuentos. Una vez actualizado la cabecera del documento el Sistema copiar los datos de la Gua a la factura y se proceder a actualizar el detalle del documento, de manera similar a las explicadas en el registro de una Factura Directa. 3.1.6 . Emisin de Cotizaciones
En esta opcin se pueden emitir cotizaciones de venta. El registro de la cabecera y detalle es similar al descrito en Documentos de Venta 3.1.1. Una cotizacin puede ser facturada posteriormente indicando el nmero de cotizacin en el campo de Documento de Referencia del formulario de factura, posteriormente el sistema tomar los datos ya registrados para completarlos luego si es necesario.

3.1.7 . Emisin de Pedidos


En esta opcin se pueden emitir pedidos. El registro de la cabecera y detalle es similar al descrito en Documentos de Venta 3.1.1. Un pedido puede ser facturado posteriormente indicando el nmero de pedido en el campo de Documento de Referencia del formulario de factura, posteriormente el sistema tomar los datos ya registrados para completarlos luego si es necesario.

3.1.8 . Emisin Guas Pedidos En esta opcin se pueden emitir gua de pedidos. El registro se realiza primero seleccionando el pedido seguidamente el sistema tomar los datos registrados del pedido y completar la cabecera y el detalle de la gua, en la columna cantidad entregada debe ingresarse la cantidad que se esta recibiendo con la gua a emitir.
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3.2

Obsequios

En este sub. Men se registran todos los obsequios por entregar a los clientes de la empresa. Se encuentra las siguientes opciones:

3.2.1 Factura de Obsequios En esta opcin se registran las facturas por obsequios, para este tipo de transacciones solo se calcula el I.G.V, el cual se muestra luego en el Registro de Ventas.

Se registrar la siguiente informacin:


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Pto. Venta Documento

: Se registra el punto de venta desde el cual se est atendiendo al cliente. : Registra el documento que saldr con la factura o boleta de venta.

Serie / Nmero : Registra el nmero de serie y nmero de documento que se emitir. Fecha Cliente : Registra la fecha de emisin del documento. : Registra la Razn Social del cliente al que se le emitir la factura. Se puede visualizar la relacin de clientes con la tecla [F1]. : Una vez ingresado el cdigo de cliente, el nmero de RUC aparecer automticamente.

RUC

Razn Social : Registra automticamente la Razn Social del cliente cuyo cdigo fue ingresado anteriormente. Direccin : Registra automticamente la direccin del cliente cuyo cdigo fue ingresado anteriormente.

Doc. Referencia : Registra el tipo de documento de referencia. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1]. Vendedor Moneda : Registra el Cdigo de vendedor. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1]. : Registra el tipo de moneda con que ser emitido el documento. Puede ser: MN: Moneda Nacional ME: Moneda Extranjera.

Tipo de cambio : Registra el tipo de cambio con que ser registrado este documento para efectos contables. Tomar el tipo de cambio registrado por el sistema. Forma de Pago : Registra la forma de pago con que ser emitido el documento. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1]. % Desc. Cl. : Registra el porcentaje de descuento otorgado al cliente. de descuento especial

% Desc. Esp. : Registra el porcentaje otorgado al cliente.

Nota.- Despus de ingresar los datos requeridos, se presionar el botn Ingresar, para proceder a registrar los artculos que saldrn con dicho
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documento. Para este tipo de documento el sistema calcular sin el impuesto del I.G.V. 3.3 EXPORTACION
En este sub. Men se registran todos los documentos por entregar a los clientes de la empresa, referentes a sus compras realizadas y que sean de exportacin. Se encuentra las siguientes opciones:

3.3.1 Factura de Exportacin


Aqu se registran los documentos de exportacin a emitir para un cliente del exterior. Este tipo de documentacin a emitir no registrar el valor del I.G.V. Contiene los siguientes campos:

Pto. Venta Documento

: Se registra el punto de venta desde el cual se est atendiendo al cliente. : Registra el documento que saldr con la factura o boleta de venta.

Serie / Nmero : Registra el nmero de serie y nmero de documento que se emitir. Fecha Cliente : Registra la fecha de emisin del documento. : Registra la razn social del cliente al que se le emitir la factura. Se puede visualizar la relacin de clientes con la tecla [F1]. : Una vez ingresado el cdigo de cliente, el nmero de RUC aparecer automticamente.

RUC

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Razn Social : Registra automticamente la razn social del cliente cuyo cdigo fue ingresado anteriormente. Direccin : Registra automticamente la direccin del cliente cuyo cdigo fue ingresado anteriormente.

Doc. Referencia : Registra el tipo de documento de referencia. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1]. Vendedor Moneda : Registra el Cdigo de vendedor. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1]. : Registra el tipo de moneda con que ser emitido el documento. Puede ser: MN: Moneda Nacional ME: Moneda Extranjera.

Tipo de cambio : Registra el tipo de cambio con que ser registrado este documento para efectos contables. Tomar el tipo de cambio registrado por el sistema. Forma de Pago : Registra la forma de pago con que ser emitido el documento. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1]. Pto. Origen Pto. Destino Embarcado Guas Nro. Pedido Cotizacin : Puerto o punto de origen de envo de la mercadera. : Puerto o punto de destino de la mercadera : Lugar de embarque. : Nmero de gua de remisin. : Nmero de pedido. : Nmero de cotizacin.

Ord. Compra : Nmero de orden de compra. Glosa : Glosa o comentario de la factura.

Despus de ingresar los datos requeridos, se presionar el botn Ingresar, para proceder a registrar los artculos que saldrn con dicho documento. El valor de este documento no se calcular el I.G.V. El procedimiento de registro del detalle es similar a los explicados anteriormente.

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3.3.2 Nota de Crdito de Exportacin El Registro de este Documento se realiza haciendo referencia a la Factura de Exportacin, generalmente se emite para la devolucin de mercadera. El procedimiento de registro es igual al explicado en el punto 3.3.1

3.3.3 Nota de Dbito de Exportacin


Documento que se emite en circunstancias similares a la Factura de Exportacin, pero para hacer referencia a gastos o intereses, para ello Ud. previamente tiene que haber creado el artculo con stock servicio. El procedimiento de registro es igual al explicado en el punto 3.3.1

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4.

PROCESOS

En este men principal se pueden actualizar y eliminar documentos tales como Facturas, Boletas, Notas de Crdito/Dbito, Cotizaciones y Pedidos. Para el caso de los documentos que se declaran a Sunat el sistema no permite modificacin en cuanto al detalle del documento. Asimismo por esta opcin se anulan los documentos contables. Y finalmente se emiten los asientos contables. 4.1 Modificacin de Documentos
Esta opcin permite efectuar correcciones sobre Facturas, Boletas y Notas de Crdito / Dbito, pero en los datos de cabecera del documento es decir Fecha, Cliente, Razn Social, Doc. Ref, Pedido, Cotizacin, Orden de Compra, Guas y Comentario, no se puede modificar el tipo de moneda as como los descuentos. Como se haba mencionado en el punto anterior no se podr actualizar aunque se revierta el flag de impresin, la finalidad de este control es evitar inconsistencia o malversacin de datos. La primera pantalla que se presenta al seleccionar la opcin de Actualizacin de Datos Generales, es un BROWSE con la relacin de documentos, mostrando en la parte superior un filtro que nos ayudar a seleccionar slo los documentos que deseamos visualizar; digitando los primeros caracteres de los nmero de los documentos deseados. El sistema nos mostrar slo aquellos registros que se igualan a los caracteres digitados. El filtro est ordenado por nombre del Cliente, Fecha del documento o Nmero del documento. La pantalla mostrada tendr la siguiente informacin:

Despus de ubicar el documento a modificar se proceder a presionar el botn Editar y en esa pantalla se modificarn los datos de dicho documento.
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4.2

Modificacin de Guas

En esta opcin se puede modificar los datos de cabecera de una gua, de forma similar a lo descrito en el punto anterior.

4.3

Modificacin de Cotizaciones

En esta opcin se puede modificar los datos de cabecera de una cotizacin, de forma similar a lo descrito en el punto anterior.

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4.4

Modificacin de Pedidos

En Esta opcin se puede modificar los datos de la cabecera de un pedido.

4.5

Eliminacin de Documentos

Esta opcin tiene por finalidad eliminar documentos mal ingresados y que an no han sido impresos en caso contrario debe revertir la impresin se recomienda que esta opcin sea solo utilizada por personas con autorizacin para evitar adulteracin de informacin. Los documentos que se pueden eliminar son Facturas, Boletas, Notas de Crdito / Dbito, en todos los casos el sistema actualizar el stock de los artculos. La pantalla mostrada tendr la siguiente informacin:

Al igual que la pantalla anterior, se puede ordenar el Filtro por Nombre del cliente, Fecha del documento o Nmero del Documento. El procedimiento de eliminacin consiste en la seleccin del documento, luego con el botn consulta se accede al detalle del mismo y finalmente con el botn de Eliminar se extorna el documento del

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Sistema, previamente el Sistema verificar si an no se ha impreso el documento, en caso contrario no permitir eliminarlo.

4.6

Eliminacin de Guas

Permite eliminar Guas de Venta; muy similar al descrito en el punto 4.4, El proceso de Bsqueda e informacin es igual a la Eliminacin de Documentos.

4.7

Eliminacin de Cotizaciones

Similar al descrito en el punto 4.4, el sistema permite eliminar Cotizaciones de Venta. El proceso de Bsqueda e informacin es similar a la Eliminacin de Documentos.

4.8 Eliminacin de Pedidos Similar al descrito en el punto 4.4, el sistema permite eliminar pedidos de venta. El proceso de bsqueda e informacin es similar a la eliminacin de documentos.

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4.9 Anulacin de Documentos La anulacin de Facturas, Boletas, Notas de Crdito / Dbito consiste en marcar el documento con una situacin de A (anulado), que a su vez actualizar el stock de los artculos. Los documentos anulados no se incluirn en las estadsticas o reportes de venta del sistema, pero s en el registro de Venta con totales en cero.

Los pasos para anular un documento consiste en ubicarlo primeramente y para ello cuenta con los campos de Orden y Buscar, luego dar un Click en el botn de Consulta, en ese momento el sistema mostrar el contenido o detalle del documento, para finalmente anularlo con el botn de Anular.
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4.10 Anulacin de Guas La anulacin de guas consiste en marcar el documento con una situacin de A (anulado), que a su vez actualizar el stock de los artculos.

4.11 Actualiza Estado del Pedido Por esta opcin podemos actualizar el estado de un pedido emitido

4.12 Letras
Esta opcin permite realizar Canjes de Letras y Renovaciones.

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4.12.1

Canje por Letras

- Canje de Letras, debes seleccionar la opcin Canje de Letras, el Cliente y Enseguida el sistema te mostrar sus documentos que pueden ser Canjeadas debes ingresar el monto a canjear posteriormente dar clic en el botn Letras, el sistema automticamente te generar 2 letras con los montos Iguales, si deseas puedes modificar los montos antes debes modificar la columna Autocalc =N y podrs modificar los montos en la columna que Corresponda a la moneda seleccionada. Para cambiar la fecha de Vencimiento debes modificar la columna plazo y automticamente se Cambiar la fecha de vencimiento. - Renovacin de Letras, debes seleccionar la opcin Renovacin de Letras y Luego debers seguir la misma instruccin explicada en Canje de Letras.

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4.12.2

Mantenimiento de Canjes

Esta opcin nos muestra la relacin de clientes con sus respectivos canjes, y nos permite cambiar el estado en que se encuentran las letras, imprimir la letra y realizar una Impresin del Historial de Letras.

4.13 Generar Asiento de Ventas El Sistema de Facturacin forma parte de un conjunto de sistemas que centralizan su informacin en Contabilidad a travs de la emisin de Asientos Contables, en este caso se emiten los asientos de ventas como comprobantes por cada factura, el tipo de Asiento Contable que se desee obtener ser definido en la opcin de Configuracin \ Crear Datos del Sistema \ Crear Empresa, por el botn de Parmetros en el campo Asiento Analtico. El procedimiento consiste en efectuar la seleccin de todos los documentos emitidos en el respectivo mes, una vez que se obtiene la relacin se puede elegir solo aquello a los que se generar asientos o a todos. En la ventana inferior se crearn los asientos contables de cada factura, previamente se marcar el botn , el sistema demorar algunos minutos dependiendo del volumen de informacin que encuentre.
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La pantalla de datos con la explicacin anterior se muestra a continuacin:

Finalmente se puede a travs de los botones de Consulta e Imprimir, obtener una consulta del comprobante de ventas elegido o imprimir la relacin de comprobantes para su revisin y posterior transferencia a contabilidad con el botn de Enviar. En este ultimo paso el Sistema se enlaza con el Sistema de Contabilidad para incluir en el subdiario de Ventas los comprobantes por las Ventas, de esta manera no ser necesario registrarlos en el Sistema Contable.

4.14 Marcar Documentos como no Contabilizados

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En el Sistema de Facturacin despus que se han enviando los Asientos de Ventas a Contabilidad si se quisiera revertir el envi Primero se debe eliminar los Asientos de Ventas en Contabilidad y despus ir al Sistema de Facturacin a la opcin Procesos \ Marcar Documentos como No Contabilizados, el objetivo es descontabilizar o quitarle el check de contabilizado a los documentos en un rango de fechas con la finalidad de volver a Generar el Asiento de Ventas y enviarlo nuevamente a Contabilidad.

4.15

Generacion de Ventas Mensuales

Procesa y genera la informacin de todos los meses para los reportes de ventas mensuales. Agrupa las ventas mensuales por artculo.

4.16

Cierre de Ventas Mensual

En este men se procesan los movimientos de documentos del sistema de facturacin, de un rango de meses determinado. Despus de ejecutar el cierre de ventas mensual se obtendr los reportes mensuales de todos los movimientos, tales como: ventas mensuales x artculo, ventas mensuales x vendedor, ventas mensuales x familia, etc. Una vez realizado el cierre de ventas mensual, no se podr efectuar modificaciones, ni anulaciones a ninguno de los documentos, por eso antes de realizar el cierre de ventas mensual se recomienda revisar que no queden documentos por anular o actualizar.

4.17 Abrir Mes Cerrado Si usted necesita trabajar con algn mes que esta cerrado, puede darle apertura o abrirlo nuevamente con esta opcin, para ello primero debe seleccionar el mes y luego darle click en aceptar.

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5. CONSULTAS
En este men se pueden hacer las consultas de todos los documentos emitidos por las diferentes opciones del men Ventas. Las Consultas se dividen en: Consulta de documentos, Cotizaciones, Pedidos, Guas, Consulta de stock, Kardex de Precios y Comisiones.

5.1

Consulta de Documentos

Por esta opcin se pueden efectuar las consultas a los datos registrados en las Facturas, Boletas, Notas de Crdito / Dbito, Notas de Pedido as como tambin los documentos anulados. La primera pantalla que se presenta al seleccionar la opcin de Consulta de Documentos, es un BROWSE con la relacin de documentos(FT, BV, NC, ND, NP), mostrando en la parte superior los campos Buscar, Documento y Ver, para realizar una bsqueda primero tener en cuenta que por defecto el sistema busca por Punto de Venta o primera columna si desea buscar por otro campo debe dar un click en la cabecera del browse de la columna por la que desea buscar, segundo debe elegir que tipo de documento desea consultar en el campo Documento (FT, BV, NC, ND, NP o Todos), tercero en el campo Ver (existen dos opciones Fecha de Proceso y Todos) primera filtra solo los documentos de acuerdo al mes de la fecha de proceso y la segunda muestra todos los documentos creados sin considerar la fecha de proceso.

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Despus de ubicar el documento a consultar se proceder a presionar el botn Consultar y se encontrar todos los datos referidos al documento en consulta, adems se podr realizar la impresin del documento.

5.2

Consulta de Cotizaciones

Al igual que en la Consulta de Documentos, por esta opcin se puede consultar las cotizaciones de ventas. El proceso de consulta es similar al descrito anteriormente con la diferencia que no tendr que escoger el tipo de documento por el que va ha realizar la bsqueda.

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5.3

Consulta de pedidos.

Al igual que en Consulta de Documentos, por esta opcin se puede consultar los Pedidos de Venta. El proceso de consulta es similar al descrito en 5.1 con la diferencia que no tendr que escoger el tipo de documento por el que va ha realizar la bsqueda.

5.4 Consulta de Guas de Venta El Sistema de facturacin permite un enlace con el Sistema de StarSoft Inventarios, no solamente por la actualizacin de Stock sino por que tambin se puede emitir Guas de Venta y consultarlas, pero solo se puede visualizar las Guas con cdigo de Transaccin GV (Gua de Venta) y GF (Gua contra Factura) . El procedimiento de consulta de Guas es similar al descrito en 5.1
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5.5

Consulta de Stock

En esta pantalla podemos consultar el stock de todos los artculos por almacn. La primera pantalla que se presenta al seleccionar la opcin de Consulta Stock de Artculos, es un BROWSE con la relacin de artculos, mostrando en la parte superior los campos Buscar y Orden que nos ayudar a realizar la bsqueda de acuerdo a los caracteres escritos en el campo Buscar y a lo seleccionado en el campo Orden (Cdigo, Descripcin o Cdigo de Fabricacin).

Una vez ubicado el artculo que queremos consultar procederemos a presionar el botn consulta y encontraremos todos los datos del artculo.
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: 5.6 Comisiones por Vendedor El Sistema de Facturacin tiene la posibilidad de emitir las comisiones de ventas a los vendedores, sobre las ventas emitidas, para obtener este calculo es necesario establecer por cada vendedor el porcentaje de comisin a calcular en funcin al tipo de financiamiento o forma de pago otorgado al Cliente. En esta opcin se puede consultar la Comisiones por Vendedor considerando las opciones: Punto de Venta, Rango de Fechas y Rango de Vendedor, de acuerdo a lo seleccionado te muestra la consulta.

5.7

Consulta de Ventas por Artculo

En esta pantalla se puede visualizar los movimientos que han tenido los artculos seleccionados, por almacn. Si se ingresa a consulta se podr observar los movimientos de precios que ha tenido dicho artculo, para ello debemos seleccionar el rango de fecha que se desea observar.

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Una vez ubicado el artculo sobre el cual desea hacer la consulta presionar el botn Consulta 5.8 Consulta Rpida de Precios

Permite obtener una consulta de los precios por cada producto, de acuerdo al artculo seleccionado. Para realizar bsquedas debe ingresar el dato a buscar en el campo Buscar.

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6. REPORTES
En este men se puede emitir todos los reportes que se deseen respecto al movimiento en el sistema de facturacin. Se recomienda que si se desea visualizar un reporte mensual, ste se realice despus de ejecutar el proceso de Generacin de Ventas Mensuales. Se cuenta con los siguientes tipos de reportes: 6.1

INFORMES DIARIOS

Aqu se emiten los reportes respecto a las ventas de la empresa. Se cuenta con el siguiente tipo de reportes diarios: 6.1.1 Ventas Contado / Crdito Este reporte muestra todas las ventas realizadas da a da o en un rango de fechas y cuyos documentos han sido emitidos por el sistema de facturacin. Para lo cual se tiene que seleccionar el rango de punto de venta a considerar y el rango de fechas:

6.1.2 Ventas por Serie / Factura Este reporte muestra todas las ventas realizadas da a da ordenados por nmero de serie de los documentos que han sido emitidos por el sistema de facturacin. Se puede obtener un reporte resumen de ventas por da o un resumen de ventas acumulado, para lo cual tendra que seleccionar el rango de punto de venta, los rangos de fechas y el tipo de documento tambin existen el check de Todas (si esta activado permite mostrar todos los tipos de documentos) y el check Todas Series ( permite visualizar todas la series si esta activado). La pantalla que se muestra de acuerdo al tipo de reporte que se desea es la siguiente:

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El formato del reporte emitido ser el siguiente:

6.1.3 Ventas por Agrupaciones Este reporte contiene todas las ventas realizadas por la empresa ordenados por cdigo de artculos. Para ello se tiene que seleccionar el rango de fechas, el tipo de moneda, el cdigo del artculo desde el cual desea la impresin y el cdigo del artculo hasta el cual se desea la impresin, el almacn, el orden que desea emitir este reporte ; puede ser: por artculo, por grupo, por lnea, por familia, y por ltimo sealar si se requiere un reporte detallado o un reporte resumido.
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El formato del reporte a mostrarse ser el siguiente:

6.1.4 Ventas por Vendedor Este reporte contiene todas las ventas realizadas para la empresa agrupadas por vendedores. Para ello se tiene que ingresar el rango de fechas, el tipo de moneda, el cdigo del vendedor desde el cual desea la impresin y el cdigo del vendedor hasta el cual se desea la impresin, el cdigo del artculo desde y hasta el cual se desea el reporte, el segundo orden: por artculo, por grupo, por lnea, por familia, y por ltimo se presiona el botn Aceptar.

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El formato del reporte emitido ser el siguiente:

6.1.5 Ventas por Cliente Este reporte contiene todas las ventas realizadas para la empresa agrupadas por clientes. Para ello se tiene que seleccionar el rango de fechas, el tipo de moneda, el cdigo del cliente desde el cual desea la impresin y el cdigo del cliente hasta el cual se desea la impresin, el cdigo del artculo desde y hasta el cual se desea el reporte, el segundo orden: por Artculo, por Grupo, por Lnea, por Familia, y por ltimo se presiona el botn Aceptar.

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6.1.6 Ventas por giro de Cliente


Permite obtener un reporte de ventas por giro de Cliente, para ello se debe establecer el rango de fechas, el rango de Clientes principales, el tipo de moneda y rango de artculos o grupo, por lneas, por familia, por documento, por vendedor dependiendo de la seleccin. La pantalla de datos es el siguiente:

6.1.7

Ventas por Grupos de Clientes

Permite obtener un reporte de ventas por grupo de Clientes, para ello se debe establecer el rango de fechas, as como el rango de Clientes principales y el tipo de moneda del reporte. La pantalla de datos es el siguiente:

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6.2 VENTAS MENSUALES Aqu se emiten los reportes respecto a las ventas mensuales de la empresa. Se cuenta con el siguiente tipo de reportes diarios: 6.2.1 Ventas Mensuales por Artculo Este reporte contiene todas las ventas realizadas para la empresa agrupadas por cdigos de artculo. Para ello se tiene que ingresar el cdigo del artculo desde el cual desea la impresin y el cdigo del artculo hasta el cual se desea la impresin, el rango de fechas, el tipo de moneda, y por ltimo debe escoger si desea por Cantidad, Importe o Ambos el reporte finalmente debe presionar el botn Aceptar.

6.2.2 Ventas Mensuales por Familia Este reporte contiene todas las ventas realizadas para la empresa agrupadas por Familia de Artculos. Para ello se tiene que ingresar el cdigo de la Familia desde el cual desea la impresin y el cdigo de la familia hasta el cual se desea la impresin, el rango de fechas, el tipo de moneda, y por ltimo se presiona el botn Aceptar.

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El modelo de reporte es el siguiente:

6.2.3 .

Ventas Mensuales por Lnea

Este reporte contiene todas las ventas realizadas para la empresa agrupadas por lnea de artculos. Para ello se tiene que ingresar el cdigo de la familia y lnea correspondiente desde el cual desea la impresin y el cdigo de la lnea hasta el cual se desea la impresin, el rango de fechas, el tipo de moneda, y por ltimo se presiona el botn Aceptar.
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El modelo de reporte a obtener es el siguiente:

6.2.4 Ventas Mensuales por Grupo Este reporte contiene todas las ventas realizadas para la empresa agrupadas por grupo de artculos. Para ello se tiene que ingresar el cdigo de la familia, luego de la lnea y por ltimo del grupo correspondiente desde el cual desea la impresin y el cdigo del Grupo hasta el cual se desea la impresin, el rango de fechas, el tipo de moneda, y por ltimo se presiona el botn Aceptar.

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El modelo del reporte es el siguiente:

6.2.5 . Ventas Mensuales por Cliente Este reporte contiene todas las ventas realizadas para la empresa agrupadas por cdigos de clientes. Para ello se tiene que ingresar el cdigo del cliente desde el cual desea la impresin y el cdigo del cliente hasta el cual se desea la impresin, el rango de fechas, el tipo de moneda, y por ltimo se presiona el botn Aceptar.

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El formato del reporte a imprimir ser el siguiente:

6.2.6 Ventas Mensuales por Vendedor Este reporte contiene todas las ventas realizadas para la empresa agrupadas por vendedor. Para ello se tiene que ingresar el cdigo del vendedor desde el cual desea la impresin y el cdigo del vendedor hasta el cual se desea la impresin, el rango de fechas, el tipo de moneda, y por ltimo se presiona el botn Aceptar.
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El formato del reporte a imprimir ser el siguiente:

6.3

VENTAS DE RANGOS MENSUALES

Este reporte nos muestra un consolidado por meses

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6.4

VENTAS POR RANGO DE FECHAS

Reporte detallado de todas las ventas realizadas en un rango de fechas

6.5

DETALLE DE VENTAS POR CLIENTE

Este reporte nos muestra las ventas agrupadas por cliente

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6.6

ANLISIS DE VENTAS

Esta opcin permite conocer las ventas acumuladas pero en orden descendente de mayor a menor por cliente y artculos. 6.6.1 Ranking de Ventas por Cliente
En esta opcin se emitir reportes sobre el ranking de compras de los clientes de la empresa. Puede ser utilizado para premios por meta alcanzada impuesta por la empresa. Se ingresar el rango de fechas del reporte a emitir, el cdigo del cliente desde el que se desea el reporte, el tipo de moneda, y finalmente se presiona el botn Aceptar.

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El formato del reporte a emitir ser el siguiente:

6.6.2 Ranking de ventas por Artculo


En esta opcin se emitir reportes sobre el ranking de ventas de los artculos de la empresa. Puede ser utilizado para tener en cuenta que artculos son los que tienen mayor salida. Se ingresar el rango de fechas que se desean en el reporte, el cdigo del vendedor, el tipo de moneda.

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El formato del reporte a emitir ser el siguiente:

6.6.3 Utilidad de ventas

En este sub. Men se emiten los reportes del registro de utilidades de ventas de la empresa. El reporte puede incluir a todos los artculos o se puede hacer un listado de los artculos que se requiere sean incluidos en el reporte. Tambin se deben indicar las fechas de inicio y fin del reporte, el tipo de moneda y el tipo de reporte que es requerido.

6.6.4 Utilidad por lista de precios

En este sub. Men se emiten los reportes del registro de utilidades de ventas de la empresa por lista de precios. En este caso se debe seleccionar el tipo de almacn del cual se quiere hacer el reporte y tambin el tipo de lista de precio, el tipo de cambio y tipo de moneda, y el orden que se quiere que lleve el reporte. Tambin se puede

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hacer un listado de todos los artculos de dicho almacn o especificar los artculos que se desean registrar.

6.7

. REGISTRO DE VENTAS

En este sub. Men se emiten los reportes del registro de ventas de la empresa. Estos reportes pueden ser emitidos por:

6.7.1 . Registro de Ventas por Punto de Venta.


En esta opcin se emitir reportes sobre las ventas de cada punto de venta de la empresa. Puede ser utilizado para observar qu puntos de venta estn logrando los objetivos. Se ingresar el rango de fechas que se desean en el reporte y el tipo de moneda. Luego se presionar el botn Aceptar.

El formato del reporte a imprimir ser:

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6.7.2 . Registro de Ventas Sunat


En esta opcin se emitir reportes sobre las ventas para entregar a Sunat, y que servirn para los clculos correspondientes de impuestos. Se ingresar el rango de fechas que se desean en el reporte y el tipo de moneda. Luego se presionar el botn Aceptar.

El formato del reporte a imprimir es el siguiente:

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6.8

DOCUMENTOS EMITIDOS

Nos mostrar el documento (s) emitido, es decir los documentos que se han registrado, los ubicamos por el tipo de documento y con un rango de fechas.

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6.9

VENTAS COMPROMETIDAS

Esta opcin nos permite visualizar la relacin el artculos que ha sido pedidos o comprometidos. Pedidos por Vendedor Nos emitir un listado de los pedidos con relacin a los vendedores

6.9.1 Artculos Comprometidos

Un listado de los artculos que han sido pedidos por los clientes en un determinado rango de fechas.

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6.10 6.10.1

LISTADO DE DOCUMENTOS Facturas con guas emitidas

Emite un listado de las facturas realizadas con guas ya emitidas por la Empresa. Debemos ingresar el nombre del cliente y el nmero de factura inicial y el nmero de factura del punto final.

6.10.2

Guas emitidas con facturas

Emite un listado de las guas realizadas con facturas ya emitidas por la Empresa. Debemos ingresar el nmero de serie de las guas y la fecha inicial y final del reporte que se quiere hacer.

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6.10.3

Guas de ventas por cliente

Nos muestra un reporte con el detalle de las gua por cliente en un rango de fechas.

6.11 CONSISTENCIA DEL ASIENTO DE VENTAS


Este reporte nos muestra una consistencia de los asientos transferidos a contabilidad.

7.

CONFIGURACION

Procesos especiales con que cuenta el software para registrar parmetros y configurar el sistema segn las caractersticas de cada
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93

empresa. Estas opciones deben ser usadas exclusivamente por el administrador del sistema y/o por el personal de soporte tcnico. 7.1 CREAR DATOS DEL SISTEMA Crear empresa

7.1.1 .

Esta opcin permite crear la Empresa con la que se va ha trabajar, adems muestra en un browse todas las empresas creadas, cada empresa es identificada mediante un cdigo que es asignado por nica vez por el administrador, al momento de crear la empresa, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otra empresa.

Durante la Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar Empresas nuevas, modificar los datos de las empresas ya existentes (excepto el cdigo o RUC), eliminar empresas o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:

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Cdigo

: Registra el cdigo asignado a la empresa por ingresar. Este cdigo contiene 3 caracteres alfanumricos. : Registra el nmero de RUC de la empresa, el cual ser verificado por el sistema.

RUC

Razn Social : Registra el nombre de la empresa. Direccin Telfono Fax : Registra la direccin de la empresa. : Registra el nmero telefnico de la empresa. : Registra el nmero de fax de la empresa. : Registra al representante legal de la empresa.

Representante Pantalla

: Registra la pantalla que ser utilizada por la empresa. : Registra los reportes que podr obtener la empresa ingresada.

Reporte
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Al ingresar a la opcin Datos, la pantalla ser la siguiente:

Explicaremos el significado de cada uno de los controles que se muestran. Moneda por Omisin (Soles). Factura con Gua : Este control configura el programa para emitir una gua en el mismo momento que se genera la factura, en caso de no estar marcado el programa preguntar por cada factura que emita si desea generar una gua. Ord. Descripcin Chequea Limite Cred. Valor Tasa I.G.V. para efectos de ventas. Subdiario de Venta Precios con IGV : Establece el cdigo de subdiario que en contabilidad se : Establece que el programa asignar por defecto la utiliza para los asientos de ventas. caracterstica de precio con IGV, a todo artculo que se cree. Preg. Impresin : Permite establecer si el programa va a preguntar por la : Permite establecer que todos los helps de ayuda se : Verifica si la Factura que se emite al Cliente no excede el : Permite establecer la tasa de IGV vigente en el mercado muestren ordenados por la descripcin Artculo o Cliente. lmite de crdito permitido. : Establece el tipo de Moneda que se mostrar como

primera alternativa al facturar, los tipos de moneda son ME (Dlares) y MN

impresin del documento que se emite.

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Nro. Automtico Factura sin Gua sin gua. Asiento Analtico ha ser Analtico. Anexo Contable

: Establece si el programa efectuar una pregunta para : Este control configura el programa para emitir la factura : Establece que el tipo de asiento contable a generarse va : Establece el cdigo de anexo de clientes de contabilidad.

generar la numeracin de la factura.

7.1.2 . Crear usuarios


Se registran a los usuarios que tendrn acceso al uso del sistema. Cada usuario es identificado mediante un cdigo asignado por nica vez al momento de crear al usuario, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro usuario.

Durante la actualizacin de datos generales es posible ingresar a un nuevo usuario, editar (modificar) o eliminar a un usuario ya existente.

Cdigo Usuario 8 caracteres.

: Registra el cdigo de usuario. Cuenta con

Nombre Usuario : Registra el nombre del usuario que tendr acceso al sistema.

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Punto de Venta el usuario. Vendedor

: Registra el punto de venta que manejar

: Registra el cdigo de vendedor. : Registra el pass Word con el que se

Pass Word Usuario identificar el usuario.

Confirmar : Se confirma el pass Word con el que se identificar el usuario.

7.1.3 Crear Administrador El sistema para mayor seguridad de sus datos establece dos tipos de usuarios, uno operativo que solo tiene acceso a las opciones que se le establezca y otros administradores con facultades de intervenir los datos de los usuarios operativos.

7.2

TABLA DE DOCUMENTOS

Es la base de datos donde se registran todos los datos de los documentos que sern emitidos por el sistema. Cada documento es identificado mediante un cdigo que asignado por nica vez por el administrador, al momento de crear la empresa, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otra empresa.

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Durante la actualizacin de datos generales es posible ingresar un nuevo tipo de documento, modificar un documento ya ingresado o eliminar un tipo de documento ya existente.

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Registra la siguiente informacin: Tipo de Documento : Registra el cdigo del tipo de documento. Se puede obtener ayuda presionando la tecla [F1].

Doc. Contable

: Despus de ingresar el cdigo del tipo de documento, el documento contable se registrar automticamente.

Descripcin

: Despus de ingresar el cdigo del tipo de documento, el nombre se registrar automticamente.

Serie Documento

: Registra el nmero de serie de los documentos a emitirse.

No. Inicio

: Registra el nmero del primer documento a emitirse.

No Final

: Registra el nmero del ltimo documento a emitirse.

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100

Ultimo No Correlativo : Registra documento.

el

ltimo

nmero

correlativo

del

Cdigo SUNAT

: Registra el cdigo Sunat.

Formato de Impresin

: Es el cdigo del Formato de Impresin.

Lneas Imp.

: Registra el No de lneas que se imprimir en el documento.

Impresora

: Define el nombre de la impresora.

Controlador

: Define el tipo de controlador de impresora.

Puerto de Imp. : Define el puerto de impresora a usar. Luego el sistema dispone de una configuracin de datos para cada tipo de documento, los cuales son los siguientes: Cabecera: Punto de Venta : Define si en el documento se va a requerir la eleccin de Punto de venta. N Serie un Nmero de serie de la relacin de documentos. Razn Social : Define si en el documento se va a requerir modificar la Razn social del cliente. Direccin : Define si en el documento se va a requerir modificar la Direccin del cliente. RUC : Define si en el documento se va a requerir modificar el Nmero de RUC. Fecha Documento : Define si en el documento se va a requerir actualizar la Fecha. Tipo Cambio tipo De cambio. Cotizacin : Define si en el documento se va a requerir ingresar el Nmero de cotizacin. : Define si en el documento se va a requerir actualizar el : Define si en el documento se va a requerir seleccionar

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101

Orden Compra

: Define si en el documento se va a requerir ingresar el Nmero de orden de compra.

Pedido

: Define si en el documento se va a requerir ingresar el Nmero de pedido.

7.3

PUNTO DE VENTA

Esta opcin muestra un browse con todos los puntos de venta registrados. Si presionamos el botn Ingreso, es posible registrar nuevos puntos de venta, a continuacin Se cuenta con los siguientes datos:

Punto venta Razn Social Direccin Almacn

: Registra el cdigo del punto de venta. Contiene 2 caracteres alfanumricos. : Registra el nombre del punto de venta. : Registra la ubicacin del punto de venta. : Registra el cdigo de almacn con el que trabajar este punto de venta. Se puede obtener ayuda mediante : Registra el tipo de documento, se puede
de ayuda mediante la tecla [F1].

la tecla [F1]. Tipo de Documento obtener de la tabla Nro. Serie dicho documento.

: Registra el nmero de serie que manejar

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102

Con el botn Modificar podemos modificar los datos de los puntos de venta ya existentes (excepto el cdigo o RUC), para eliminar puntos de venta tiene el botn Eliminar. El botn doc. de punto de venta permite establecer los documentos que se pueden emitir por el punto de venta, tales como Factura, Boleta, Nota Crdito / Dbito, Gua, Cotizacin, Pedido y Nota de Pedido, especificando adems las diferentes series que por cada una exista. De esta forma se controla que los usuarios asignados a un punto de venta no puedan por error emitir documentos que no le correspondan El botn de $ precios, permite establecer los diferentes precios con los cuales se puede facturar a los Clientes.

7.4

FORMATOS DE IMPRESIN

Esta opcin permite configurar los formatos de impresin de cada documento emitido por el sistema. ADVERTENCIA, sino se configura adecuadamente la informacin registrada en esta opcin, ocasionar que el sistema no pueda imprimir alguno de los siguientes documentos: Factura, Boleta, Nota Crdito / Dbito, Gua, Cotizacin, Pedido, Factura / Nota Crdito / Dbito de Exportacin.

Importante.- Registra la siguiente informacin: Cdigo Formato : Se registra lo que se ingres en la opcin Tabla de Documentos en el campo Formato de Impresin.

Tipo de Documento : Se registra un Tipo de Documento (BV, FT, NC, ND, etc.) Nombre Reporte : Se registra el Nombre del reporte siempre con extensin RPT. Nombre Empresa : Se registra el Nombre de la Empresa.

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7.5

CAMBIA EMPRESA ACTIVA

Esta opcin permite cambiar de empresa. Basta con posesionarse en el campo donde se encuentra la empresa y presionar el botn aceptar. Al cambiar de una empresa a otra, se debe tener en cuenta que se deben cerrar todas las ventanas previamente, y se tendr acceso a los mens de acuerdo a la especificacin que ha otorgado el administrador y dependiendo del usuario que se encuentre usando el sistema.

Para ingresar a esta pantalla tambin se puede presionar la tecla [F12].

7.6

CAMBIA FECHA PROCESO

Esta opcin sistema.

permite cambiar la fecha de trabajo, diferente a la fecha actual del

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7.7 FONDO DE PANTALLA Por esta opcin se podr configurar cualquier imagen como fondo de pantalla del sistema

8. HERRAMIENTAS 8.1 VERIFICAR MENU

Esta opcin permite actualizar las opciones del men, en el caso de actualizar la versin.

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8.2

REVERSIN DE IMPRESIN

Esta opcin permite revertir la impresin lo cual habilita el documento para poder eliminarlo y/o modificarlo a travs del sistema.

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