bernardorobelo.

com

MICROSOFT ACCESS 2007

Ing. Bernardo Robelo www.bernardorobelo.com Bernardo.robelo@gmail.com

bernardorobelo.com

Access o Excel?
Use Excel si:


Use Access si:

Usted trabaja con

Sus datos tienen un tamao manejable No hay necesidad de relacionar datos Su informacion es para crear calculos y estadisticas

grandes cantidades de datos Necesita crear relaciones Realiza analisis de datos con bases externas

bernardorobelo.com

Microsoft Access
Access es un programa usado para ingresar, almacenar,

y obtener datos relacionados en un formato conocido como Base de Datos

Los datos se almacena en una estructura basica llamada

Tabla
Las Tablas contienen campos y registros

Diseo de una BDD

Elementos bsicos

bernardorobelo.com

Bases de datos
Una base de datos es un conjunto de datos que estn

organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensin .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan la informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional.

bernardorobelo.com

Terminologia de Base de Datos

Campo Registro Tabla Base de Datos
Una base de datos esta compuesta de 1 o mas tablas Campos

Tablas individuales en una base de datos Registros

bernardorobelo.com

Objectos
Tablas Consultas Reportes Formularios Modulos Macros

Objects

Diseo de una BDD

Elementos bsicos

bernardorobelo.com

Tabla de datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para

almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin,... Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,... En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

bernardorobelo.com

Tipos de Datos
TEXTO: Este tipo de dato puede contener letras, signos de puntuacin o nmeros que no vayan a ser

utilizados en operaciones matemticas. Como mximo se podrn introducir 255 caracteres en cada campo. Por ejemplo un nombre, una direccin, un cargo, una familia, un telfono (no lo vamos a operar). MEMO: Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de informacin. Se pueden almacenar hasta 64.000 caracteres por cada campo. Por ejemplo unos datos de inters, el argumento de una pelcula... NUMRICO: En estos campos se almacenan datos de tipo numrico. Con ellos se podrn realizar operaciones matemticas. Ejemplos de ste tipo seran, el nmero de empleados de una empresa, el nmero de hijos, los das de pago, los minutos de duracin de una pelcula en una tabla de pelculas... FECHA/HORA: Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas. Por ejemplo fecha de alta, fecha de estreno, fecha de nacimiento, hora de entrada... MONEDA: Se utilizan para almacenar datos numricos de tipo monetario. Admite hasta cuatro decimales. Por ejemplo un saldo, un precio de compra, un volumen de compras... AUTONUMRICO: Este campo almacena datos numricos que sern generados automticamente por Access al introducir un nuevo registro, asignando a cada registro el valor numrico del registro anterior incrementado en una unidad (1, 2, 3, ...). Se garantiza la no repeticin de valores para toda la tabla. nicamente puede haber un campo de estas caractersticas en cada tabla. De existir, siempre comienza con el valor 1. Se puede aprovechar esta numeracin para codificar elementos de la tabla tales como cdigos de empleado, nmeros de pedido, nmeros de orden... S/NO: Este tipo de campos slo admite valores lgicos como son: S (con acento) o No, Verdadero o Falso y Activado o Desactivado. Se establecern como tales slo aquellos campos en los cuales nicamente se afirme o niegue algo. Por ejemplo moroso (S/No), casado (S/No), pagado (S/No)... OBJETO OLE: Contienen datos de diferente naturaleza, hojas de clculo de Excel, dibujos, imgenes, ficheros de sonido, etc. Por ejemplo, para el las fichas de los empleados, introducir en un campo de ste tipo la foto del empleado. Se asociar al campo un archivo .jpg nicamente. HIPERVNCULO: Son campos de acceso directo a objetos, documentos o direcciones Web, estableciendo hipervnculos con estos objetos. Por ejemplo, la direccin URL que lleva a la pgina web de la empresa, en registros de pisos en una inmobiliaria, enlaces con archivos documentales respecto a cada piso.

bernardorobelo.com

Tablas
Vista de Diseo Vista de Datos

Vista de Datos usada para agregar, modificar, borrar y

ver registros Vista de Diseo usada para crear y modificar campos en una tabla

Diseo de una BDD

Elementos bsicos

bernardorobelo.com

Consultas
Una consulta es un objeto que proporciona una visin

personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

11

bernardorobelo.com

Consultas
Criterio de restriccion de un conjunto de datos para mostrar los registros relacionados a Sale Representative El resultado de la consulta muestra unicamente a los empleados que son Sales Representative

Las consultas nos permiten hacer preguntas a los datos La respuesta de la consulta es un dataset La pregunta esta formada por criterios

Diseo de una BDD

Elementos bsicos

bernardorobelo.com

Formulario
Un formulario es el objeto de Access 2007 diseado

para la introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de las tablas. Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma de pestaas de datos para la introduccin.

Diseo de una BDD

Elementos bsicos

bernardorobelo.com

Informe
Un informe es el objeto de Access 2007 diseado para

dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Diseo de una BDD

Elementos bsicos

bernardorobelo.com

Pgina
Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de

pgina Web diseada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet.

15

bernardorobelo.com

Formularios, Consultas, y Reportes

Reporte

Consulta

Formulario

Formularios, Consultas, y reportes estan basados en los

datos que contiene una tabla

Diseo de una BDD

Elementos bsicos

bernardorobelo.com

Macros
Una macro es el objeto de Access 2007 que define de

forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.

Diseo de una BDD

Elementos bsicos

bernardorobelo.com

Mdulo
Un mdulo es el objeto de Access 2007 que contiene

procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic. Realmente se trata de programacin con Access.

Diseo de una BDD

Elementos bsicos

bernardorobelo.com

Llaves
Access crea automticamente un ndice con el campo clave

principal de una tabla y es utilizado para buscar registros y crear combinaciones entre tablas. No admite valores duplicados en los mismos, El orden de los campos en una clave principal de mltiples campos determina el orden predeterminado de la tabla. Si no se establece una llave principal no se podr realizar ninguna relacin y la bsqueda y ordenamiento se realizara mucha mas lentos. No acepta valores Nulos.

bernardorobelo.com

Ejercicio
Definamos una base de datos dados los siguientes

ejemplos

bernardorobelo.com

bernardorobelo.com

Boletin de Clases