Apostila de Microsoft Access 2003

Idealizada por: Cleidson Rodrigo de Morais Fernandes Orientado por: www.office.microsoft.com

Com esta apostila voc usufruir de um treinamento apostilado acompanhado de alguns arquivos de Banco de Dados onde voc poder aplicar todas as instrues orientadas nesta apostila, os arquivos seguem junto pasta da apostila, conforme a ordem das sesses prticas.
O Senhor o meu pastor e nada me faltar. Salmo 23 1

 DICE Introduo ao Banco de Dados ............................................ 5

Vantagens de utilizar um banco de dados .............................................................................. 5 Melhor que um conjunto de listas .......................................................................................... 6 Fazendo amizades com relaes ............................................................................................ 7 A estrutura de um banco de dados ......................................................................................... 8 Sesso prtica ......................................................................................................................... 9

Organizar os dados em tabelas ...........................................10

Tabelas, os blocos de construo de bancos de dados ......................................................... 10 Campos de dados.................................................................................................................. 11 Cada registro exclusivo ..................................................................................................... 12 Tudo relativo ..................................................................................................................... 12 Sesso prtica 01 .................................................................................................................. 13 Conhecer tabelas ............................................................................................................ 13

Analisando, exibindo e reportando dados..........................15

Consultas .............................................................................................................................. 15 Formulrios .......................................................................................................................... 16 Relatrios impressos ............................................................................................................ 16 Sesso prtica 02 .................................................................................................................. 17 Conhecer objetos de banco de dados................................................................................ 17

Desenvolvendo no Access ....................................................20

Planejar tabelas .................................................................................................................. 20 Determinar as tabelas necessrias ........................................................................................ 21 Por que separar tabelas? ....................................................................................................... 21 Determinar chaves primrias................................................................................................ 22 Estruturar tabelas para evitar duplicao ............................................................................. 23 Sesso prtica 03 .................................................................................................................. 23 Planejar e examinar tabelas .............................................................................................. 24 Criar as tabelas necessrias .................................................................................................. 24 Criar uma tabela utilizando um assistente............................................................................ 25 Criar uma tabela no modo Design........................................................................................ 25 Criar uma tabela inserindo dados ......................................................................................... 25 Sesso prtica 04 .................................................................................................................. 26 Criar e modificar uma tabela........................................................................................ 26 Configurar campos ............................................................................................................... 27 Nomear campos claramente ................................................................................................. 27 Definir tipos de dados para campos ..................................................................................... 27 Definir propriedades de campo ............................................................................................ 28 Sesso prtica 05 .................................................................................................................. 29 Configurar campos......................................................................................................... 29 Definir relaes entre tabelas ............................................................................................... 31 Definir chaves primrias ...................................................................................................... 31 Configurar relaes de tabelas ............................................................................................. 32 Relao um-para-um ............................................................................................................ 32 Relao um-para-muitos ...................................................................................................... 33 Relao muitos-para-muitos................................................................................................. 33 Sesso prtica 06 .................................................................................................................. 34 Definir relaes de tabela .............................................................................................. 34 Por que usar formulrios? .................................................................................................... 35 Vantagens dos formulrios: clareza e controle .................................................................... 35 2

Tipos de formulrios adicionais ........................................................................................... 36 Sesso prtica 07 .................................................................................................................. 36 Comparar a entrada de dados em um formulrio e em uma tabela ......................... 36 Criar um formulrio ............................................................................................................. 37 Assistente de Formulrio...................................................................................................... 37 AutoFormulrios .................................................................................................................. 38 No modo Design................................................................................................................... 39 Sesso prtica 08 .................................................................................................................. 39 Criar e modificar um formulrio.................................................................................. 39 Partes de um formulrio ....................................................................................................... 40 Controles .............................................................................................................................. 40 Selecionar um ou mais controles.......................................................................................... 41 Alterar a ordem de tabulao dos controles ......................................................................... 41 Sees................................................................................................................................... 42 Selecionar uma seo ........................................................................................................... 42 Adicionar sees de cabealho e de rodap ......................................................................... 43 Propriedades ......................................................................................................................... 43 Botes de navegao ............................................................................................................ 44 Sesso prtica 09 .................................................................................................................. 44 Partes de um formulrio................................................................................................ 44 Personalizar a aparncia de um formulrio .......................................................................... 45 Atribuir um novo formato ao formulrio ............................................................................. 46 Redimensionar as sees do formulrio............................................................................... 46 Aplicar uma formatao predefinida.................................................................................... 47 Sesso prtica 10 .................................................................................................................. 47 Personalizar a aparncia de um formulrio ................................................................ 47 Como o uso de relatrios pode ajud-lo............................................................................... 48 Os relatrios atendem a vrias finalidades ........................................................................... 49 Os relatrios so abrangentes............................................................................................... 49 Os relatrios combinam dados e design ............................................................................... 50 Sesso prtica 11 .................................................................................................................. 50 Explorar relatrios e suas origens ................................................................................ 50 Exerccio 1: Explorar um relatrio............................................................................... 50 Exerccio 2: Comparar um relatrio e sua tabela de origem ..................................... 51 Criando relatrios ................................................................................................................. 51 AutoRelatrio ....................................................................................................................... 52 Assistente de Relatrio......................................................................................................... 52 Modo Design ........................................................................................................................ 53 Visualizar os relatrios criados ............................................................................................ 53 Sesso prtica 12 .................................................................................................................. 54 Exerccio 1: Criar um AutoRelatrio ........................................................................... 54 Exerccio 2: Usar o Assistente de Relatrio ................................................................. 54 Exerccio 3: Exibir um relatrio no modo Design e em Visualizar Layout .............. 55 Personalizar relatrios....................................................................................................... 55 Personalizar no modo Design............................................................................................... 56 Os relatrios tm sees ....................................................................................................... 56 Agrupar dados em relatrios ................................................................................................ 57 Definir propriedades do relatrio ......................................................................................... 57 Inserir quebras de pgina...................................................................................................... 58 Aplicar uma AutoFormatao .............................................................................................. 58 Personalizar formatao ....................................................................................................... 59 Sesso prtica 13 .................................................................................................................. 59 Exerccio 1: Exibir cabealhos e rodaps ..................................................................... 59 3

Exerccio 2: Reagrupar um relatrio ........................................................................... 60 Exerccio 3: Aplicar uma AutoFormatao ................................................................. 60

Consultas I: Obter respostas com consultas ......................61

Colocar dados em uso .......................................................................................................... 61 O que voc deseja saber? ..................................................................................................... 62 O que voc deseja saber? ..................................................................................................... 63 Obter dados atualizados diariamente.................................................................................... 64 Tipos de consultas ................................................................................................................ 64 Sesso prtica 14 .................................................................................................................. 65 Explorar consultas ............................................................................................................ 65 Criar consultas seleo ......................................................................................................... 66 Criar consultas de duas maneiras ......................................................................................... 66 Noes bsicas sobre o assistente ........................................................................................ 67 Trabalhar no modo Design ................................................................................................... 68 Especificar campos............................................................................................................... 69 Especificar critrios para concentrar os dados ..................................................................... 69 Os campos esto aparecendo na tela? .................................................................................. 70 Executar a consulta............................................................................................................... 70 Sesso prtica 15 .................................................................................................................. 71 Criar e refinar uma consulta seleo............................................................................ 71

Consultas II: Limitar resultados e calcular valores ..........73

Limitando resultados ............................................................................................................ 73 Mostrar apenas os valores principais mais baixos e mais altos............................................ 74 Limitar os resultados usando critrios.................................................................................. 74 Tipos de critrios .................................................................................................................. 74 Expresse-se com critrios..................................................................................................... 75 Construtor de Expresses ..................................................................................................... 76 Operador, operador, voc tem esse nmero? ....................................................................... 76 Comparar valores: maior que, menor que etc. ..................................................................... 77 Entre dois valores ................................................................................................................. 77 Sesso prtica 16 .................................................................................................................. 78 Expresse-se com clculos..................................................................................................... 79 Calcular o total ou a mdia de registros em uma consulta ................................................... 80 Criando um campo calculado............................................................................................... 80 Exemplos de campos calculados .......................................................................................... 81 Operadores aritmticos e sua precedncia ........................................................................... 81 Precedncia de operadores: todos em ordem agora ............................................................. 82 Calculando datas .................................................................................................................. 82 Compreendendo como os valores nulos afetam as consultas............................................... 83 Sesso prtica 17 .................................................................................................................. 83 Trabalhar com clculos ................................................................................................. 83

Consultas III: Criar consultas parmetro que solicitam entrada dos usurios............................................................87
Crie uma s vez, use sempre ................................................................................................ 87 Alterar os valores dos critrios sempre que desejar ............................................................. 88 Configurar uma consulta parmetro ..................................................................................... 88 Consultas parmetro de execuo e resposta imediatas ....................................................... 89 Vrias regies, uma s consulta ........................................................................................... 89 Configurar campos ............................................................................................................... 90 Configurar os valores dos critrios..................................................................................... 900 Teste sua consulta................................................................................................................. 91 4

Introduo ao Banco de Dados

Aprenda a estrutura e os benefcios de um banco de dados do Microsoft Access e fique familiarizado com as formas de inserir e extrair os dados de um banco de dados
METAS

Aps a concluso deste curso, voc conhecer:

A diferena entre um banco de dados e uma lista. Tabelas, campos, registros e chaves primrias. Quatro itens principais, chamados de objetos, contidos na maioria dos bancos de dados.

TEXTO DO CURSO

Voc quer gerenciar nmeros de vendas e de inventrio? Registros de alunos de uma escola? Ou quem sabe a sua prpria coleo de DVDs, CDs e fitas de vdeo? Um banco de dados pode ajud-lo a inserir os dados com facilidade, encontr-los com rapidez, us-los para criar etiquetas ou malasdiretas, bem como resumi-los em relatrios impressos ou online. Este curso o ajudar a compreender os benefcios e a estrutura de um banco de dados do Access

Vantagens de utilizar um banco de dados

O Access desbloqueia o valor completo dos seus dados

TEXTO DO CURSO

Um banco de dados muito mais que apenas uma lista ou tabela. Com um banco de dados, voc realmente tem o comando de seus dados, pois ele permite recuper-los, classific-los, analis-los, resumi-los, bem como relatar resultados em segundos. Ele pode combinar dados de vrios arquivos para que voc no precise mais inserir informaes duas vezes e pode at mesmo tornar a entrada de dados mais eficiente e precisa. Nesta lio, mostraremos alguns benefcios de um banco de dados e apresentaremos as suas partes mais importantes

Melhor que um conjunto de listas

Um benefcio chave do Access evitar as complicaes geradas por diversas listas.

TEXTO DO CURSO

Digamos que voc seja secretrio(a) de uma grande sociedade de caminhada. Voc possui uma lista de voluntrios para reciclagem, uma lista de voluntrios para festas em feriados, endereos para rtulos de panfletos, uma lista de associao e assim por diante. Suponha que um membro da sociedade, que aparece em diversas listas, altere o seu email pela segunda vez este ano. Com apenas um conjunto de listas, voc ter o cansativo trabalho de alterar essas informaes em todos os locais em que elas aparecerem. Com um banco de dados bem estruturado, ser necessrio alter-las apenas uma vez. O banco de dados cuida de todo o trabalho restante. Se voc apenas estiver trabalhando com aproximadamente 10 itens, provavelmente preferir criar uma lista simples, talvez como uma planilha no Microsoft Excel ou uma lista com marcadores ou tabela no Microsoft Word. Se os seus dados so mais complexos ou so alterados freqentemente, um banco de dados do Access oferece uma grande vantagem

Fazendo amizades com relaes

Relaes vinculam dados de tabelas individuais para aumentar as suas utilidades.

TEXTO DO CURSO

O Access cria bancos de dados relacionais, ou seja, os dados so armazenados em vrias tabelas separadas de acordo com o assunto ou a tarefa, mas esses dados esto relacionados e podem ser reunidos da maneira que voc especificar. Mesmo que o banco de dados de uma sociedade possa armazenar informaes de contato dos membros separadamente das suas listas de voluntrios para reciclagem ou de dados para planejamento de feriados, ele tambm poder extrair todas essas informaes em conjunto sempre que voc precisar. Portanto, possvel imprimir rapidamente uma lista das pessoas que se candidataram como voluntrios para reciclar papis no sbado, incluindo seus endereos e nmeros de telefone atualizados. Os dois conjuntos de dados so relacionais, ou seja, as informaes em um conjunto de dados (como o nome de Nancy Davolio na lista de reciclagem) esto associadas s informaes, ou as "conhecem", no outro conjunto de dados (informaes de contato de Nancy Davolio). Para aproveitar ao mximo o seu banco de dados, convm configurar as tabelas de dados para refletir as tarefas e os assuntos associados aos seus dados. Ao planejar o banco de dados, leve em considerao os cenrios nos quais os dados sero inseridos, pesquisados ou reportados pelas pessoas. Uma simples precauo pode ser um grande empreendimento

A estrutura de um banco de dados

Objetos correspondem s partes mais importantes de um banco de dados.

TEXTO DO CURSO

Os bancos de dados do Access consistem em objetos. Posteriormente neste curso, descreveremos com mais detalhes os quatro importantes objetos a seguir: Tabelas armazenam dados em linhas e colunas. Todos os bancos de dados contm uma ou mais tabelas. Consultas recuperam e processam dados. Elas podem combinar dados de diferentes tabelas, atualizar dados e executar clculos com base nesses dados. Formulrios controlam a entrada e as exibies de dados. Eles fornecem indicaes visuais capazes de facilitar o trabalho com dados. Relatrios fazem o resumo e a impresso de dados. Eles transformam os dados de tabelas e consultas em documentos destinados comunicao de idias

Sesso prtica

TEXTO DO CURSO

Esta sesso prtica no envolve o uso do Access ou o download de arquivos. Voc precisa apenas de papel e caneta ou um programa de processamento de texto para expressar suas idias.

1.

Tente se lembrar de um banco de dados.

Reflita sobre as situaes recentes nas quais voc viu um banco de dados em operao. bastante provvel que uma loja recm-visitada utilize um banco de dados para gerenciar o inventrio, atualizar informaes sobre clientes e gerar recibos ou faturas. Ou, talvez, a sua empresa utilize um banco de dados para gerenciar informaes sobre clientes ou funcionrios.

2.

Observe os usos do banco de dados.

Anote como as pessoas utilizaram o banco de dados: Elas pesquisaram informaes sobre clientes? Digitalizaram etiquetas de preos na caixa registradora ou no computador? Verificaram a disponibilidade de mercadorias no inventrio? Imprimiram recibos?

3.

Imagine as atividades do banco de dados.

Se estiver planejando criar um banco de dados, anote duas ou mais situaes nas quais voc (ou outra pessoa na organizao) provavelmente utilizar os dados, como na criao de um relatrio de status mensal, na reviso de dados de vendas, no envio de cartas modelo ou no lanamento de notas de estudantes em tarefa

Organizar os dados em tabelas

Tabelas organizam os seus dados.

TEXTO DO CURSO

Todos os bancos de dados do Access contm pelo menos uma tabela. Nesta lio, mostraremos a composio de uma tabela e como voc pode estrutur-las de acordo com os seus dados.

Tabelas, os blocos de construo de bancos de dados

Figura 1 A linha que contm informaes sobre a United Package um registro.

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Figura 2 A coluna que contm nmeros de telefone um campo.

TEXTO DO CURSO

Tabelas armazenam dados e, por isso, so blocos de construo essenciais de qualquer banco de dados. Um banco de dados deve possuir uma tabela individual para cada assunto principal, como registros de funcionrios, pedidos de clientes, mtodos de transporte ou fornecedores. Os dados no devem ser duplicados em diversas tabelas. A duplicao de dados um erro comum, mas poder ser facilmente evitada se voc estruturar as suas tabelas de maneira eficiente. Cada tabela contm linhas chamadas de registros e colunas chamadas de campos. Um registro um conjunto de fatos sobre uma determinada pessoa, evento, CD ou outro item de interesse. Por exemplo, Nancy Davolio e os detalhes do seu emprego so um registro na tabela Funcionrios. Speedy Express e suas informaes de contato so um registro na tabela Transportadoras. Um campo um tipo nico de fato que pode se aplicar a cada pessoa, evento ou outro registro. Por exemplo, Cdigo Postal um campo na tabela Funcionrios, enquanto Telefone um campo na tabela Transportadoras

Campos de dados

Se um nome de campo existente no for suficientemente descritivo, voc poder renomear o campo. Os tipos de dados de um campo limitam e descrevem os tipos de informaes que podem ser inseridas nesse campo, como Nmero ou Moeda. Voc utiliza um identificador exclusivo, chamado de chave primria, para cada registro da sua tabela. As propriedades de campos so um conjunto de caractersticas que fornecem controle adicional sobre os dados.
TEXTO DO CURSO

Os campos em um banco de dados possuem configuraes que determinam os tipos de dados que eles podem armazenar, como os dados so exibidos e o que pode ser feito com esses dados. Por exemplo, voc pode utilizar as configuraes do campo para garantir que todas as pessoas insiram a data de remessa com dois nmeros para o ms, dois nmeros para o dia, quatro nmeros para o ano e barras entre esses nmeros: 09/03/2008. Voc tambm pode exigir que a data de remessa seja pelo menos dois dias posterior data de entrada. Uma configurao importante para campos so os tipos de dados, incluindo nmero, texto, moeda (dinheiro) e data/hora (exibidas em conjunto como um nico tipo no Access). Os tipos de dados limitam e descrevem os tipos de informaes no campo, alm de determinarem as aes que podem ser executadas em um campo e a quantidade de memria utilizada pelos dados.

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Os campos tambm possuem propriedades que controlam os detalhes das informaes que eles contm, incluindo um nmero de caracteres, um valor padro e uma regra de validao que garante a conformidade dos dados com determinados critrios. As propriedades facilitam a entrada e o gerenciamento de dados

Cada registro exclusivo

Um funcionrio e os detalhes do seu emprego formam um registro na tabela Funcionrios. Essas informaes no devem ser repetidas em outras tabelas e outros registros.
TEXTO DO CURSO

Voc j deve ter ouvido que dois flocos de neve nunca so iguais. Essa caracterstica tambm se aplica a registros em um banco de dados bem estruturado. Cada registro em uma tabela deve ser exclusivo. Em outras palavras, no possvel ter dois registros idnticos sobre Nancy Davolio no mesmo banco de dados. Entretanto, o que acontecer se voc tiver duas funcionrias chamadas de Nancy Davolio? Para diferenciar um registro do outro, as tabelas podem conter um campo de chave principal. A chave principal um identificador (como um nmero de pea, um cdigo de produto ou um cdigo de funcionrio) exclusivo para cada registro. A chave primria deve ser uma informao que no ser alterada freqentemente. Se voc desejar, o Access pode atribuir uma chave primria numrica que crescer em incrementos de 1 sempre que voc adicionar um registro a uma tabela. Esse nmero continuar a ser associado a esse registro mesmo que voc adicione e exclua outros registros inseridos anteriormente no banco de dados. Se a chave primria for um nmero, como as pessoas reconhecero o registro? No se preocupe, o banco de dados pode associar cada chave primria a um nome amigvel, como o nome de um funcionrio. Dessa forma, possvel trabalhar com informaes conhecidas, mesmo que a tabela de base esteja armazenando um nmero.

Tudo relativo

O Cdigo do Funcionrio exibido em ambas as tabelas como uma chave principal... ...e como uma chave externa.

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TEXTO DO CURSO

Uma chave principal separa informaes semelhantes, torna cada registro exclusivo e, alm disso, rene informaes. Voc relaciona duas tabelas utilizando uma chave principal. dessa maneira que as tabelas compartilham dados e possvel evitar a repetio de informaes em ambas as tabelas. As chaves primrias permitem que voc utilize toda a potncia de um banco de dados relacional em vez de trabalhar com diversas listas repetitivas cuja manuteno muito difcil e com as quais no possvel operar em conjunto. Quando duas tabelas so relacionadas, a chave principal de uma delas torna-se uma chave externa da outra. Digamos que voc possua uma tabela Funcionrios e uma tabela Pedidos. O nmero do Cdigo do Funcionrio a chave primria da tabela Funcionrios e, ao mesmo tempo, uma chave externa da tabela Pedidos. A tabela Pedidos possui a sua prpria chave primria, o nmero do Cdigo do Pedido. Quando Nancy Davolio recebe um pedido, seu nmero de Cdigo do Funcionrio inserido na tabela Pedidos. Esse nmero de cdigo corresponde aos detalhes sobre Nancy na tabela Funcionrios e, portanto, no necessrio repetir os dados sobre Nancy (como o ramal do seu telefone) na tabela Pedidos. Para obter mais detalhes sobre chaves primrias, chaves externas e relaes de tabelas, consulte "Organizar os dados em tabelas

Sesso prtica 01
Conhecer tabelas
Exerccio 1: Abrir uma tabela
1. 2. Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Tabelas est selecionada. Abra a tabela Fornecedores clicando duas vezes nessa tabela. Percorra-a de cima para baixo para exibir os dados que ela contm. 3. No menu Arquivo, clique em Fechar para fechar a tabela.

Exerccio 2: Examinar uma tabela

1. 2. Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Tabelas est selecionada. Abra a tabela Produtos clicando duas vezes nessa tabela.

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3.

Clique no boto Exibir tabela.

na barra de ferramentas Folha de Dados da Tabela. Observe o design subjacente da

4.

Observe que as descries dos campos Cdigo da Categoria e Cdigo do Fornecedor correspondem s tabelas Categorias e Fornecedores. Esses dois campos so chaves primrias nessas tabelas, mas so chaves externas na tabela Produtos.

5.

No menu Ferramentas, clique em Relacionamentos. Observe que linhas de conexo mostram relaes entre as trs tabelas vinculadas por Cdigo da Categoria e Cdigo do Fornecedor.

6.

Feche a janela Relacionamentos e feche a tabela conforme indicado no Exerccio 1.

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Analisando, exibindo e reportando dados

Uma janela do banco de dados aberta para mostrar a lista de objetos de banco de dados.
TEXTO DO CURSO

Embora as tabelas sejam excelentes para armazenar dados, para aproveitar todos os benefcios do Access, voc precisa compreender outros objetos do banco de dados do programa. Nesta lio, falaremos mais sobre formulrios, consultas e relatrios (incluindo pginas de acesso a dados, as quais relatam dados online) e como eles podem ajud-lo.

Consultas

Esta consulta extraiu os nomes de funcionrios residentes no Reino Unido a partir de uma tabela Funcionrios mais extensa.
TEXTO DO CURSO

Voc tem perguntas s quais deseja responder com os seus prprios dados? Por exemplo:

Quais dos seus funcionrios residem no Reino Unido? Quantas regies apresentaram mais de R$250.000,00 em vendas no ltimo ms? Quais escolas apresentam o maior ndice de faltas? Consultas podem responder a essas perguntas reunindo os dados armazenados no banco de dados ou realizando clculos com esses

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dados para fornecer informaes adicionais. Para responder a perguntas, as consultas recuperam, filtram, classificam e renem dados em um comando. Outra vantagem das consultas combinar os dados de vrias tabelas em uma nica exibio. Quando uma consulta encontra dados e os exibe ao usurio, tambm pode processar esses dados de acordo com as suas instrues. Uma consulta pode realizar clculos utilizando dados: Qual o total de vendas menos os custos de transporte? Uma consulta tambm pode remover dados: excluir nomes de membros com dvidas no pagas durante 24 meses. necessrio ter cautela durante a execuo de consultas que alteram dados e tambm considerar a realizao de um backup desses dados em primeiro lugar.

Formulrios

Elementos grficos, como linhas e retngulos, so armazenados no design do formulrio. Dados so originados a partir dos campos na consulta ou tabela de base. Um clculo originado a partir de uma expresso, que armazenada no design do formulrio. Textos descritivos so armazenados no design do formulrio.
TEXTO DO CURSO

Formulrios permitem que as pessoas insiram ou exibam dados facilmente no seu banco de dados. Voc pode comparar formulrios com janelas por meio das quais possvel trabalhar com dados. Formulrios controlam e simplificam a entrada de dados. medida que as pessoas inserem dados em um formulrio, esses dados so salvos em uma tabela de base. Formulrios facilitam a compreenso dos dados em uma tabela ou consulta, apresentando-os em designs visualmente convidativos. Alm disso, podem fornecer uma tela de inicializao com maneiras simples de iniciar tarefas de banco de dados. Formulrios fornecem listas suspensas, instrues, controles de navegao e grficos para ajudar os usurios a trabalhar com dados. De uma forma ou de outra, eles facilitam a utilizao dos dados. Para aprender mais informaes sobre os detalhes de criao e utilizao de formulrios, consulte o curso "Um formulrio para cada funo".

Relatrios impressos

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Um relatrio converte dados em um documento formatado.

TEXTO DO CURSO

Voc faz relatrios de rotina sobre clculos de vendas? Fornece um catlogo do seu inventrio? Imprime etiquetas para CDs, DVDs e vdeos em casa? Gera faturas e recibos? Relatrios convertem dados em documentos e so fornecidos em diferentes formas e tamanhos, embora todos sejam projetados para apresentar dados impressos. Eles fornecem mtodos para formatar a aparncia impressa dos dados da maneira que voc considera mais eficiente para os seus objetivos. Utilizando relatrios, voc pode agrupar dados, realizar clculos com base nesses dados, alm de adicionar ttulos e outras formataes para torn-los mas significativos e fceis de serem lidos. Aps a criao de um relatrio, possvel salvar o seu formato para que ele possua a mesma aparncia sempre que for impresso, mesmo se os dados forem alterados

Sesso prtica 02
Conhecer objetos de banco de dados
Exerccio 1: Consultas

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1.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Consultas.

2.

Abra a consulta Dez Produtos Mais Caros clicando duas vezes nessa consulta. Observe como os produtos esto classificados com base no preo.

3.

Clique no boto Exibir da consulta.

na barra de ferramentas Folha de Dados de Consulta. Observe o design subjacente

18

4.

Feche a consulta.

Exerccio 2: Formulrios
1. 2. Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Formulrios. Abra o formulrio Categorias clicando duas vezes nele.

3.

Clique nas setas na parte inferior do formulrio para explorar outros registros.

4.

Feche o formulrio.

Exerccio 3: Relatrios

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1. 2.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Relatrios. Abra o relatrio Catlogo clicando duas vezes nesse relatrio. Clique nas setas da parte inferior do relatrio para percorrer as suas pginas.

3. 4.

Feche o relatrio. Na janela Banco de Dados, abra o relatrio Etiquetas dos Clientes clicando duas vezes nesse relatrio. Observe que a pgina de etiquetas um tipo de relatrio e uma maneira de imprimir dados para uso prtico.

5.

Feche o relatrio.

Desenvolvendo no Access
Planejar tabelas

Um fluxograma pode ajud-lo a organizar as suas tarefas e a planejar o seu banco de dados.

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Determinar as tabelas necessrias

Figura 1 United Package um registro

Figura 2 Telefone um campo.

Em um banco de dados, as relaes entre dados so representadas em tabelas por registros (linhas) e campos (colunas). Cada tabela dedicada a um assunto especfico, como endereos de funcionrios, pedidos de clientes, mtodos de transporte ou fornecedores. Cada pessoa ou item que faz parte do assunto de uma tabela, bem como os dados sobre essa pessoa ou esse item, forma um registro. Por exemplo, os detalhes sobre o Cdigo da Transportadora 2, a United Package, formam um registro. Cada tipo especfico de informao sobre uma pessoa ou um item, como sobrenome, endereo ou telefone, corresponde a um campo. Por exemplo, Telefone um campo na tabela Transportadoras. Cada campo e cada registro devem ser exclusivos. Por exemplo, os dados para Speedy Express no devem ser repetidos em outros registro; "Nome da Empresa" deve ser exibido apenas uma vez como um nome de campo. Todas as entradas em uma nica tabela devem ser do mesmo tipo. A tabela Transportadoras deve conter apenas os nomes das transportadoras e os seus dados associados. Nenhum dado, com exceo de nmeros de telefone, deve ser colocado no campo Telefone. Antes de criar o seu banco de dados, voc deve analisar os dados e determinar como eles podem ser divididos em tabelas separadas e bem estruturadas.

Por que separar tabelas?

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Observemos dois cenrios de entrada de pedidos: Um cliente deseja cancelar um pedido feito. Se o seu endereo estiver em uma tabela separada do seu pedido, voc poder excluir esse pedido facilmente sem excluir o endereo. Voc acabou de inserir uma pilha de pedidos de clientes no momento em que a sua empresa decidiu alterar os mtodos de transporte. Se esses mtodos de transporte estiverem mantidos em suas prprias tabelas, no ser necessrio atualizar cada pedido individual. O Access trabalha com tabelas separadas em bancos de dados relacionais que podem ajud-lo a estruturar dados de forma eficiente, a evitar esforos em vo e a evitar dores de cabea. Os bancos de dados relacionais armazenam dados em tabelas separadas de acordo com o assunto, mas essas tabelas so articuladas por meio de relaes. Por exemplo, uma tabela de clientes est relacionada a uma tabela de pedidos por meio de um campo de cdigo do cliente em cada uma dessas tabelas. A tabela Fornecedores contm todas as informaes de contato sobre essas empresas. A tabela Produtos faz referncia tabela Fornecedores, mas no precisa incluir as informaes de contato de todos os fornecedores. Normalmente, os dados no devem ser repetidos em mais de uma tabela, exceto para esses tipos de campos relacionados. Alguns benefcios desse mtodo incluem: Eficincia No necessrio armazenar informaes redundantes, como o nome ou o endereo de um cliente, em todos os pedidos feitos por esse cliente. Controle mais fcil atualizar, excluir e estender dados em um banco de dados bem estruturado que no contenha duplicaes. Preciso Ao evitar repeties, voc diminui os riscos de erros. Exatamente uma vez e em qualquer lugar. Integridade dos dados Voc pode adicionar ou remover campos ou registros em tabelas exclusivas sem afetar a estrutura dos dados. Alm disso, no ser necessrio recriar o design do banco de dados. A separao protege a estrutura original. Enquanto voc planeja as suas tabelas, pense nas maneiras de estruturar os dados para facilitar a sua entrada e a manuteno.

Determinar chaves primrias

As tabelas em bancos de dados relacionais devem possuir uma chave primria. Uma chave primria um campo ou um conjunto de campos que diferencia cada registro de todos os outros. Por exemplo, Nancy Davolio a nica funcionria com o Cdigo do Funcionrio exclusivo igual a 1, como mostra o exemplo. A chave primria tambm permite relacionar duas tabelas para evitar a duplicao de dados. Por esses motivos, ela um item de informao muito importante. Suponha que a chave primria para uma tabela Funcionrios seja um nmero de Cdigo do Funcionrio. Quando Nancy Davolio recebe o pedido de um cliente, ela pode inserir seu prprio cdigo de funcionrio com esse pedido. Cdigo do Funcionrio a chave primria da tabela Funcionrios. O Cdigo do Funcionrio na tabela Pedidos aponta para o Portanto, a tabela Pedidos no precisa conter mais detalhes sobre Nancy, como o ramal do seu telefone. O nmero de cdigo de Nancy corresponde ao registro na tabela

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registro do funcionrio na tabela Funcionrios.

Funcionrios que contm os dados dela. Chaves primrias devem ser informaes que no sero alteradas com freqncia, como um nmero de pea ou um cdigo de funcionrio. Posteriormente neste curso, mostraremos como definir uma chave primria, mas bom comear a pensar em uma chave primria nos estgios de planejamento.

Estruturar tabelas para evitar duplicao

Produtos: Tabela ID do Produto 1 2 3 Nome Chai Fornecedor Exotic Liquids Endereo 49 Gilbert St. 49 Gilbert St. 9-8 Sekimai Cada registro exclusivo? Um registro repetido em outro lugar? Figura 1 Redundante detalhes repetidos do fornecedor. Existem detalhes, ou grupos de detalhes, repetidos em mais de um registro ou tabela? Voc consegue alterar um registro facilmente sem alterar outro registro? Fornecedores: Tabela ID do Fornecedor 1 2 Fornecedor Endereo Cidade Londres Tquio Cada registro contm todos os detalhes a partir dos quais ele formado? Cada registro contm apenas os detalhes a partir dos quais ele formado, especificamente apropriados para a identidade desse registro? Existem campos dependentes de outros campos na tabela? Se as tabelas no forem criadas com a estrutura ideal, algumas relaes sofrero conseqncias indesejveis: perda de dados, necessidade de atualizar dados em diversos locais ou incapacidade de adicionar novos dados. Para ver um exemplo de como uma organizao inadequada pode causar problemas, considere a situao mostrada na Figura 1. Produtos: Tabela ID do Produto 1 2 3 Nome Chai Chang Ikura 1 1 2 Ao armazenar os dados dos fornecedores separadamente em suas prprias tabelas (Figura 2), voc pode alterar as informaes de Tokyo Traders apenas uma vez na tabela Fornecedores. Cada registro de produto que contiver o ID do Fornecedor de Tokyo Traders ser associado a essas informaes atualizadas. O uso do ID do fornecedor permite remover nomes e endereos de fornecedores a partir da tabela Produtos, evitando entradas duplicadas e excesso de manuteno desnecessria de dados. Lembre-se de que, quanto mais sentido as suas tabelas fizerem para voc agora, mais sentido ainda elas faro posteriormente. Alm disso, podero ser utilizadas com mais facilidade de maneiras eficientes. ID do Fornecedor Voc deseja alterar os detalhes de Tokyo Traders no banco de dados. Se voc armazenar informaes sobre o fornecedor, como o endereo e o telefone, em cada registro de produto da tabela Produtos, ser necessrio modificar cada registro. Estas so algumas perguntas que podem ser feitas para ajud-lo a estruturar os seus dados: Enquanto voc faz o esboo da sua lista de tabelas, necessrio analisar as relaes dos dados e verificar a existncia de duplicaes.

Chang Exotic Liquids Ikura Tokyo Traders

Exotic Liquids 49 Gilbert St. Tokyo Traders 9-8 Sekimai

Figura 2

Eficiente tabela Fornecedores criada.

Figura 3 Eficiente a tabela Produtos faz referncia tabela Fornecedores, mas no contm mais os detalhes dos fornecedores.

Sesso prtica 03
Nesta prtica, voc levar em considerao a maneira como as tabelas devem ser estruturadas. Para o primeiro exerccio, voc pode utilizar caneta e papel, uma tabela no Microsoft Word ou uma planilha no Microsoft Excel. Voc tambm poder utilizar o Microsoft Access se j souber como utiliz-lo para criar uma tabela; caso ainda no saiba, no se preocupe, pois ensinaremos na prxima lio. No segundo exerccio, voc examinar algumas tabelas do Access j criadas

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Planejar e examinar tabelas

Exerccio 1: Planejar tabelas
1. 2. Faa o esboo de duas tabelas que voc planeja utilizar no seu banco de dados e liste os campos que cada uma conter. Verifique cada lista para ver se existem duplicaes e determine se voc pode atribuir uma chave primria a cada tabela.

Exerccio 2: Examinar tabelas no Access

Neste exerccio, voc far a comparao de campos e explorar dados em tabelas relacionadas. 1. 2. 3. Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Tabelas est selecionada. Abra as tabelas Fornecedores e Produtos para explor-las. Clique duas vezes em cada tabela para abri-la. Talvez seja necessrio arrastar uma das tabelas ou minimiz-la para poder abrir a outra. Em seguida, percorra com o mouse ou utilize os botes de navegao na parte inferior das tabelas para explor-las.

4. 5. 6. 7.

Observe como a tabela Fornecedores contm informaes de contato para cada fornecedor, enquanto a tabela Produtos no contm os detalhes do fornecedor. Quando terminar, feche as duas tabelas. Clique duas vezes na tabela Clientes e explore-a. na barra de ferramentas Folha de Dados da Tabela (geralmente ancorada na parte Clique no boto Exibir superior da tela) para ver a tabela Clientes no modo Design. Observe as descries para os campos nessa tabela. Feche a tabela.

Criar as tabelas necessrias

O Access oferece trs maneiras de criar tabelas

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Criar uma tabela utilizando um assistente

O Access tem assistentes que o ajudam passo a passo durante o processo de criao de tabelas. Os assistentes so particularmente teis se voc prefere receber um prompt para os itens a serem includos na sua tabela. Os assistentes faro diversas perguntas com relao s suas tabelas e, portanto, convm preparar essas informaes enquanto voc cria tabelas. Na sesso prtica, forneceremos instrues mais detalhadas sobre diversos assistentes e, portanto, voc ficar mais familiarizado com os tipos de perguntas s quais precisar responder

O assistente faz perguntas e reage de acordo com as suas respostas.

Criar uma tabela no modo Design

Voc tambm pode criar uma tabela no modo Design ou pode utilizar o modo Design para alterar as configuraes e os nomes de campos de uma tabela. Algumas pessoas preferem utilizar um assistente para criar uma tabela rapidamente e, em seguida, alternar para o modo Design para refinar essa tabela. Outras pessoas preferem trabalhar desde o comeo no modo Design, pois esse mtodo proporciona mais controle sobre as caractersticas da tabela e dos seus campos medida que so configurados. O modo Design uma boa maneira de criar uma tabela quando voc conhece exatamente como deseja configurar os seus campos. Esse modo no fornece instrues passo a passo como um assistente e, portanto, exigir mais reformulaes.

Campos no modo Design

Criar uma tabela inserindo dados

A maneira mais rpida e menos controlada de criar uma tabela no modo Folha de Dados, simplesmente inserindo dados e nomeando campos durante a criao. O modo Folha de Dados mais ou menos semelhante a uma planilha, e voc pode digitar dados diretamente nas clulas como faz em uma planilha. O Access aplicar algumas configuraes de tabela com base nos dados inseridos dessa maneira. Esse mtodo pode ser utilizado quando voc precisa configurar uma tabela bsica e inserir dados rapidamente. Entretanto, ao contrrio do uso de um assistente ou do modo Design, esse mtodo no permite controlar muitos detalhes sobre tabelas. Voc pode alternar para o modo Design e refinar a sua tabela bsica. Convm refinar o design da tabela antes de inserir uma grande quantidade de dados caso a

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alterao nas configuraes afete os dados j inseridos. Inserindo dados para criar uma tabela Se a entrada de dados rpida for prioritria e voc tiver uma grande quantidade de dados para inserir, considere a criao de um formulrio com base em uma tabela. Os formulrios podem fornecer textos com instrues, caixas suspensas, opes padro e outros auxlios para facilitar a entrada de dados e torn-la mais consistente. Para exibir uma lio sobre formulrios do Access, consulte o curso "Um formulrio para cada funo". Observao A alterao dos tipos de dados de um campo depois da insero de dados gera um processo potencialmente lento de converso de dados quando voc salva a tabela, especificamente se essa tabela contiver uma grande quantidade de dados. Se os tipos de dados para dados j armazenados em um campo estiverem em conflito com os tipos de dados para os quais voc alterou, alguns dados podero ser pedidos.

Sesso prtica 04
Criar e modificar uma tabela
Exerccio 1: Criar uma tabela utilizando o Assistente de Tabela
1. 2. Na janela Banco de Dados, em Objetos, certifique-se de que a opo Tabelas esteja selecionada e, em seguida, clique em Criar tabela usando o assistente. No Assistente de Tabela, certifique-se de que a opo Comercial esteja selecionada (na caixa localizada no canto superior esquerdo) e percorra a lista na caixa Tabelas de Exemplo para ver as opes disponveis. Em seguida, clique em Pessoal na caixa localizada no canto superior esquerdo. Na caixa Tabelas de Exemplo, explore as opes pessoais e clique em Coleo de Vdeos. Na caixa Tabelas de Exemplo, explore a lista de campos possveis para essa tabela. Clique na seta de ponta dupla ao lado da caixa para incluir todos esses campos de exemplo na tabela. Observao Se voc no quiser utilizar todos os campos de exemplo exibidos, poder adicionar um campo individual por vez clicando no campo desejado e, em seguida, clicando na seta de ponto nica. 4. 5. 6. 7. Clique em Avanar e certifique-se de que a opo Sim, defina a chave primria para mim esteja selecionada. No se preocupe se voc no sabe o que isso significa. Discutiremos esse assunto na prxima lio. Clique em Avanar. Se a tela seguinte solicitar a especificao de uma relao para essa tabela, basta clicar em Avanar. Certifique-se de que a opo Inserir os dados diretamente na tabela esteja selecionada e clique em Concluir. Explore a estrutura de tabela criada e, em seguida, feche a tabela quando terminar.

3.

Exerccio 2: Adicionar um campo a uma tabela no modo Design.

Suponha que voc deseje adicionar um campo a uma tabela para armazenar o endereo de email das suas transportadoras. 1. Na janela Banco de Dados, em Objetos, certifique-se de que a opo Tabelas esteja selecionada. Clique duas vezes na tabela Transportadoras. Observe os campos na tabela e clique no boto Exibir na barra de ferramentas Folha de Dados da Tabela para alternar para o modo Design. Na coluna Nome do Campo, clique na primeira clula vazia e digite Email para criar um novo campo Email. Pressione a tecla TAB para acessar o campo Tipo de Dados. Certifique-se de que o tipo de dados Texto esteja selecionado. Pressione a tecla TAB para acessar a coluna Descrio. Digite Endereo de email de contato das transportadoras. Clique no boto Exibir na barra de ferramentas Design da Tabela para alternar para o modo Folha de Dados. Salve o design da tabela quando solicitado. Observe que um novo campo Email foi adicionado tabela. 6. Feche a tabela.

2.

3. 4.

5.

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Configurar campos

Cdigo da Transportadora, Nome da Empresa e Telefone so campos.

Nomear campos claramente

Suponha que voc tenha criado uma tabela e agora deseje rastrear tipos adicionais de dados contidos nessa tabela. possvel adicionar e nomear mais campos. Escolha nomes de campos que possam ser facilmente compreendidos pelas pessoas que utilizaro o banco de dados. Se a sua organizao possuir outros bancos de dados, ser necessrio verificar se existem convenes para a nomeao de campos de bancos de dados. Embora voc possa adicionar ou alterar os nomes de campos de uma tabela no modo Folha de Dados, o melhor local para atualizar os campos de uma tabela no modo Design. A possvel adicionar e renomear campos facilmente, alm de adicionar textos descritivos e definir as propriedades e os tipos de dados desses campos.

Nomes de campos so bem definidos e refletem seus objetivos.

Definir tipos de dados para campos

Tipo de dados Texto Descrio Um campo Texto pode armazenar qualquer tipo de caractere ou nmero e possui um limite de 255 caracteres. Um campo Nmero pode armazenar apenas nmeros e esses nmeros podem ser utilizados para clculos. Exemplo Um nome de produto, como Access O tipo de dados de um campo um atributo dos dados armazenados desse campo. A seleo correta do tipo de dados fornece importantes vantagens: Controle O tipo de dados determina quais tipos de informaes podem ser armazenadas no campo, evitando erros e melhorando a validao de dados. Definir o tipo de dados como Nmero, por exemplo, evita a entrada de textos invlidos. Convenincia O tipo de dados pode ajudar a gerenciar requisitos de espao em disco do banco de dados e a acelerar o desempenho. Definir o tipo de dados como Nmero, por exemplo, normalmente acelerar a realizao de clculos. A tabela mostra alguns dos tipos de dados mais teis. Para ver uma lista completa enquanto voc trabalha, clique em qualquer local da coluna Tipo de Dados e, em seguida, pressione F1.

Nmero

Uma contagem de unidades, como 200

Data/Hora

Um campo Data/Hora A data de um armazena uma data e pedido, como uma hora. 10/10/2008 5:21 P.M. Um campo Moeda armazena valores monetrios, nmeros e formataes de O preo de um item, como $41,99

Moeda

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casas decimais, que podem ser utilizados em clculos. AutoNumerao Um campo AutoNumerao armazena nmeros de srie ou aleatrios atribudos pelo Access e no pode ser atualizado. Objeto OLE Um campo Objeto OLE armazena objetos criados por programas diferentes do Access e que esto vinculados ou incorporados a uma tabela do Access. Um nmero de identificao do cliente, como 123243

Um anexo, como uma planilha do Excel, um documento do Word, um grfico ou um som

Tipos de dados utilizados com freqncia

Definir propriedades de campo

Prxima Propriedades do Campo Tamanho do Campo Descrio A propriedade Tamanho do Campo define o nmero mximo de caracteres em um campo. A propriedade Formato especifica como o campo deve ser exibido e impresso. A propriedade Mscara de Entrada especifica um padro para a entrada de dados em um campo. A propriedade Legenda fornece o rtulo para um campo utilizado em um formulrio ou relatrio. A propriedade Valor Padro fornece as informaes padro para todos os novos registros. A propriedade Regra de Validao valida os dados inseridos pelos usurios antes de salvar os dados. A propriedade Texto de Observaes Uma descrio de item no pode exceder 40 caracteres. Uma propriedade de campo um atributo de um campo que controla a exibio e entrada de dados do usurio. A seleo correta de propriedades de campo garante que todos os dados sejam vistos e inseridos da mesma maneira no banco de dados, incluindo formulrios, consultas e relatrios que utilizam esses dados. Considere usurios inserindo dados. Eles podem inseri-los de vrias maneiras diferentes, como 24-04-08, 24/04/8 ou 24/04/2008. Alm disso, formatos de data padro so diferentes em vrias partes do mundo. Se voc definir a propriedade de campo para a data como Mscara de Entrada, estabelecer um nico padro para essa entrada de dados. Dessa forma, possvel garantir que essas informaes sempre sejam inseridas no formato 24/04/2008. Voc pode decidir se deseja que caracteres na mscara, como traos ou barras, sejam armazenados como parte dos dados ou se deseja armazenar apenas os nmeros da data. A tabela mostra algumas das propriedades de campo mais teis. Para ver detalhes de propriedades de campo enquanto voc trabalha, clique em cada propriedade de campo na parte inferior do modo Design e pressione F1.

Formato

A data de um pedido ser exibida como "14 de junho de 2008".

Mscara de Entrada

A data de um pedido deve ser inserida no formato "14/06/2008".

Legenda

O rtulo do campo "Data de contratao do funcionrio".

Valor Padro

A data do pedido sempre a data atual, a menos que essa data seja editada.

Regra de Validao

A quantidade solicitada deve ser maior que 1.

Texto de Validao

"Insira uma quantidade de

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Validao exibe uma mensagem quando os dados so rejeitados como invlidos. Requerido A propriedade Requerido define um campo para que ele exija dados de forma a concluir o registro. A propriedade Permitir Zero permite que um registro seja concludo com um campo que no contenha dados. A propriedade Indexado acelera a pesquisa e pode assegurar a exclusividade dos dados.

pedido maior que 1."

Um pedido de compra deve conter um endereo para remessa.

Permitir Zero

Nem todos os clientes possuem um endereo de email e alguns registros no contero dados nesse campo. Itens de dados utilizados com freqncia, como nmeros de pea ou cdigos de cidades, podero ser localizados e gerenciados com mais facilidade.

Indexado

Propriedades de campo utilizadas com freqncia

Sesso prtica 05
Nesta sesso prtica, voc abrir uma tabela existente para examinar as suas propriedades de campo. Em seguida, adicionar um campo a uma tabela e definir por conta prpria a propriedade desse campo.

Configurar campos
Exerccio 1: Exibir propriedades de campo
1. Na Janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Tabelas est selecionada. Clique na tabela Funcionrios e, em seguida, clique no boto Design 2. na barra de ferramentas.

Em Nome do Campo, certifique-se de que o campo ID do Funcionrio esteja selecionado e, em seguida, exiba as suas propriedades em Propriedades do Campo na parte inferior da tela.

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3.

Repita esse processo para mais quatro nomes de campos, examinando uma ou duas propriedades de campo para cada um desses nomes; feche a tabela quando terminar.

Exerccio 2: Adicionar um campo e definir as suas propriedades

Suponha que voc deseje adicionar um campo a uma tabela para especificar se uma empresa fornece ou no remessas internacionais. 1. A no ser que a Janela Banco de Dados j esteja exibida, pressione F11 para alternar para essa janela. A no ser que a opo Tabelas j esteja selecionada em Objetos, clique em Tabelas. Clique na tabela Fornecedores e, em seguida, clique no boto Design tabela no modo Design. na barra de ferramentas para abrir a

2. 3. 4. 5. 6.

Na coluna Nome do Campo, clique na clula em branco em Fax e digite a palavra Internacional. Acesse a coluna Tipo de Dados, pressione a seta para abrir a lista suspensa e selecione Sim/No. Essa configurao controla os tipos de dados que sero armazenados no campo. Acesse o campo Descrio e digite Especifica se a empresa controla remessas internacionais. Essa descrio registra a funo do campo no banco de dados. Em Propriedades do Campo, clique na caixa Legenda e digite Remessa Internacional. Essa propriedade fornece um rtulo que ser exibido sempre que o campo for utilizado em um formulrio ou relatrio. Em seguida, feche a tabela, salvando as alteraes quando solicitado se voc quer exibi-las mais tarde.

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Definir relaes entre tabelas

Bancos de dados relacionais conectam tabelas para que elas trabalhem em conjunto.

Definir chaves primrias

Conforme estudado na primeira lio, "Planejar tabelas", o campo de chave primria identifica um registro exclusivamente. Tambm vincula tabelas para que elas detectem a existncia umas das outras. Quando duas tabelas so relacionadas, a chave primria da tabela pai torna-se uma chave externa na tabela filho. A chave externa uma referncia da tabela filho s informaes na tabela pai relacionada. Normalmente, a chave primria corresponde apenas a um campo, como um nmero de pea. Em algumas circunstncias, a chave primria pode corresponder a dois ou mais campos em conjunto, como um nmero de pea do fabricante e um cdigo de pas, que identificam exclusivamente uma pea para cada pas. Se voc no tiver definido a chave primria utilizando o Assistente de Tabela, poder defini-la no modo Design. Se necessrio, possvel alterar essa chave mais tarde.

Cdigo da Categoria aparece em ambas as tabelas como uma chave primria... ...e como uma chave externa.

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Configurar relaes de tabelas

Para mostrar como a chave primria de uma tabela est relacionada a outra tabela, voc configura relaes de tabelas. Existem trs tipos de relao: um-para-um, um-para-muitos e muitos-para-muitos. Para configurar e exibir relaes, utilize o comando Relacionamento no menu Ferramentas.

Arraste o campo Cdigo do Funcionrio da tabela Funcionrios para o campo equivalente na tabela Pedidos. O Cdigo do Funcionrio a chave primria para a tabela Funcionrios. Cada funcionrio pode receber vrios pedidos, uma relao um-para-muitos. O Cdigo do Funcionrio uma chave externa na tabela Pedidos.

Relao um-para-um
Em uma relao um-para-um, cada registro em uma tabela est diretamente relacionado a um nico registro em outra tabela. Um exemplo uma tabela Funcionrios e uma tabela Jogadores de Futebol da empresa. Um funcionrio estar listado na tabela Jogadores de Futebol apenas uma vez e viceversa.

Cada jogador de futebol possui um registro correspondente na tabela Funcionrios. Esse conjunto de dados um subconjunto dos registros de

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Cdigo do Funcionrio na tabela Funcionrios.

Relao um-para-muitos
Em uma relao um-para-muitos, um registro em uma tabela est relacionado a vrios registros em uma segunda tabela, mas os registros nessa segunda tabela esto relacionados apenas a um registro na primeira tabela. Um exemplo uma tabela Fornecedores e uma tabela Produtos. Um fornecedor pode ser a nica origem de vrios produtos, sendo que todos eles esto relacionados apenas a esse fornecedor.

Figura 1 Um fornecedor ...

Figura 2 pode fornecer mais de um produto...

Figura 3

... mas cada produto possui apenas um fornecedor.

Relao muitos-para-muitos
Em uma relao muitos-para-muitos, um registro em uma tabela est relacionado a diversos registros em uma segunda tabela, enquanto um registro na segunda tabela est relacionado a diversos registros na primeira tabela. Esse tipo de relao exige uma terceira tabela, chamada de tabela de juno. A tabela de juno contm as chaves primrias das outras duas tabelas como suas chaves externas. Por exemplo, a tabela Pedidos e a tabela Produtos possuem uma relao muitos-para-muitos. Um pedido pode conter diversos produtos, sendo que cada produto pode ser exibido em vrios pedidos. A terceira tabela neste exemplo, a tabela Detalhes do Pedido contm chaves primrias das tabelas Pedidos e Produtos. A tabela Detalhes do Pedido a tabela de juno para as outras duas tabelas. Como cada item na tabela Pedidos e cada item na tabela Produtos podem ser exibidos vrias vezes na tabela Detalhes do Pedido, cada uma dessas duas tabelas possui uma relao um-para-muitos com a tabela Detalhes do Pedido. Todas as tabelas de juno conectam tabelas que possuem relaes

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Chave primria da tabela Pedidos. Chave primria da tabela Produtos. Um pedido pode conter vrios produtos ... ... e cada produto pode ser exibido em diversos pedidos.

um-para-muitos com as tabelas de juno, sendo que as chaves primrias dessas tabelas conectadas correspondem s chaves externas da tabela de juno. Quando uma tabela pode ser relacionada a vrias outras tabelas simplesmente fazendo referncia s informaes nessas tabelas, as partes do banco de dados tornam-se semelhantes s clulas do seu corpo. Cada uma ativa, possui o tamanho correto para a sua funo e, em conjunto, podem exercer efeitos que ultrapassam as suas capacidades individuais.

Sesso prtica 06
Nesta sesso prtica, voc atribuir um campo em uma tabela como a chave primria dessa tabela e, em seguida, criar uma relao entre essa tabela e uma tabela diferente.

Definir relaes de tabela

Exerccio 1: Definir uma chave primria
1. Pressione F11 para alternar para a janela Banco de Dados, a menos que ela j esteja exibida. Clique na tabela Fornecedores e, em seguida, clique no boto Design 2. na barra de ferramentas. na barra

Clique na linha que contm o campo ID do Fornecedor e, em seguida, clique no boto Chave Primria de ferramentas Design da Tabela. Voc ver um cone de chave na clula ao lado do campo ID do Fornecedor.

3.

Feche a tabela e salve as alteraes quando solicitado.

Exerccio 2: Criar uma relao entre duas tabelas

1. Certifique-se de ter fechado a tabela do exerccio anterior. No possvel criar ou modificar relaes entre tabelas abertas. A no ser que a janela Banco de Dados j esteja exibida, pressione F11 para alternar para essa janela. Clique no boto Relacionamentos na barra de ferramentas Banco de Dados.

2. 3.

Arraste o campo ID do Fornecedor na tabela Fornecedores para o campo ID do Fornecedor na tabela Produtos, uma vez que esse o campo com o qual essa tabela deve estar logicamente relacionada. A caixa de dilogo Editar Relacionamentos ser exibida. Observao A tabela Produtos possui um campo ID do Fornecedor porque essa tabela foi projetada para utilizar esse campo como uma chave externa.

4. 5.

Clique no boto Criar para criar a relao e, em seguida, exiba as alteraes no diagrama. Feche a janela Relacionamentos quando terminar.

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Por que usar formulrios?

Os formulrios so prticos, uma vez que eles so extremamente adaptveis a muitas finalidades diferentes. Voc pode criar formulrios, por exemplo, para: Inserir as notas dos alunos Controlar itens de estoque Inserir nomes de novos funcionrios Rever os nmeros de sada de produto semanalmente Atualizar os endereos dos clientes Criar pedidos de servios ou vendas Abrir outros formulrios ou imprimir relatrios do banco de dados

A estrutura dos dados em uma tabela reflete-se na estrutura de um formulrio.

Vantagens dos formulrios: clareza e controle

Ao criar um formulrio, voc dever ter em mente algumas finalidades bsicas. O formulrio atender ao seu objetivo se tiver clareza e controle. Os bancos de dados armazenam dados em tabelas, geralmente em tabelas muito grandes. Embora seja possvel inserir ou ler dados diretamente, esse processo poder ser complicado. Quanto maior for a tabela, mais difcil ser garantir que os dados estejam no campo (coluna) e no registro (linha) corretos. Os formulrios ajudam as pessoas a se concentrarem apenas no que necessrio ao inserirem ou exibirem dados. Voc deve projetar um formulrio de forma que ele seja fcil de ler e de compreender. Voc pode incluir rtulos para descrever dados e instrues para inseri-los prximo a cada rea de trabalho. Os formulrios permitem que voc selecione, nos diversos campos de uma tabela, apenas aqueles nos quais deseja que os usurios se concentrem. Essa seletividade tambm significa que voc no precisa expor todos os dados a todas as pessoas que trabalham com eles. Talvez voc no queira que a pessoa que estiver inserindo nomes na tabela de funcionrios veja o salrio de cada um deles, por exemplo. Pode ser difcil localizar os dados em uma tabela grande. Um formulrio torna os dados mais fceis de se trabalhar.

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Tipos de formulrios adicionais

Embora sejam usados com mais freqncia para inserir ou exibir dados, os formulrios tm vrios outros usos valiosos. E para cada tipo de uso, h um tipo especfico de formulrio.

Menus de controle
Voc pode criar um formulrio que aparece como um menu de controle quando um usurio abre um determinado banco de dados. O menu de controle fornece uma maneira amigvel e controlada de abrir formulrios, relatrios e outros objetos. Ele guia os usurios s aes que voc deseja que eles executem e protege as partes da tela de seu banco de dados nas quais voc no quer que as pessoas mexam.

Mensagens
Os formulrios podem exibir mensagens sobre um banco de dados. Um formulrio pode fornecer instrues para uso do banco de dados ou assistncia para solucionar quaisquer problemas.

Subformulrios
Os formulrios atendem a uma variedade de funes com diversos designs. Um subformulrio se parece com uma parte de outro formulrio. Na verdade, enquanto o formulrio principal maior se conecta a uma tabela, o subformulrio se conecta a uma tabela diferente. Um usurio pode inserir dados em um formulrio e exibir os dados relacionados no outro, sem saber que eles esto separados e so iguais.

Sesso prtica 07
Nesta sesso prtica, voc ir comparar o processo de insero de dados em um formulrio com o processo de insero de dados em uma tabela.

Comparar a entrada de dados em um formulrio e em uma tabela

Exerccio 1: Inserir dados em um formulrio
1. 2. Se voc a janela Banco de Dados no aparecer na tela, pressione F11 para exibi-la. Em Objetos, clique em Formulrios. Clique duas vezes no formulrio Produtos para abri-lo. Reserve um tempo para explorar o formulrio e ver como ele est organizado. Na parte inferior do formulrio, clique no boto Prximo Registro e observe como os dados so alterados de um registro para outro. Observe como o formulrio facilita a exibio dos dados de cada registro e como mais rpida a movimentao entre os registros. Continue clicando no boto Prximo Registro at que voc veja o oitavo registro, Molho de Oxicoco Northwoods. Clique na caixa Unidades Pedidas e digite 20. Clique no boto Prximo Registro novamente at que voc veja o dcimo nono registro, Bolachas de Chocolate Teatime. Clique na caixa Unidades Pedidas e digite 40. No menu Arquivo, clique em Fechar para fechar o formulrio. No feche o banco de dados.

3.

4.

5. 6.

Exerccio 2: Inserir dados em uma tabela

Vamos supor que voc deseje duplicar os nmeros inseridos. Desta vez, voc ir inserir os dados em uma tabela. 1. 2. 3. Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Tabelas. Clique duas vezes na tabela Produtos para abri-la. Localize o oitavo registro, Molho de Oxicoco Northwoods. Role para a direita para localizar a caixa Unidades Pedidas e digite 40.

36

4. 5. 6. 7.

Agora, role para baixo para localizar o dcimo nono registro, Bolacha de Chocolate Teatime. Voc provavelmente ter que rolar de volta para a esquerda para ver esse nome de produto. Role para a direita para localizar a caixa Unidades Pedidas novamente e digite 80. Observe que com todos os registros e campos adjacentes, voc pode ficar na dvida se inseriu um nmero no local correto, principalmente se estiver inserindo dados em diversos registros. Provavelmente, voc achou mais fcil inserir nmeros no formulrio Produtos. Pressione F11 para ver a janela Banco de Dados se voc quiser abrir esse formulrio novamente e examinar as diferenas na entrada de dados.

Criar um formulrio

O Access oferece diversos mtodos para se criar um novo formulrio. Escolha um mtodo. Escolha uma fonte de dados.

Assistente de Formulrio
O Assistente de Formulrio recomendado quando voc deseja ser orientado em todas as etapas do processo de criao de um formulrio. Ele lhe faz perguntas e cria um formulrio com base nas suas respostas. Voc precisar indicar ao assistente: De qual tabela ou consulta vm os dados do formulrio. Quais campos devem ser usados no formulrio. Qual layout de formulrio deve ser aplicado. Qual estilo visual deve ser aplicado. Para comear a trabalhar com o Assistente de Formulrio, em Objetos, na janela Banco de Dados, clique em Formulrios e, em seguida, clique em Novo na barra de ferramentas Banco de Dados. Na caixa de dilogo Novo Formulrio, clique no Assistente de Formulrio para selecionar este mtodo.

O Assistente de Formulrio lhe faz perguntas e as suas respostas

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determinam o formulrio que ele criar.

AutoFormulrios
Os AutoFormulrios so recomendados quando voc no precisa fazer muitas escolhas. Se o seu novo formulrio ir conter todos os campos de uma tabela ou consulta e voc no precisar de muito controle sobre a aparncia do formulrio, um AutoFormulrio ser, simplesmente, perfeito. Ao contrrio do Assistente de Formulrio, um AutoFormulrio no lhe faz perguntas nem oferece opes. A criao de um AutoFormulrio um processo de duas etapas. Escolha um tipo de AutoFormulrio, escolha uma tabela ou consulta e o Access far o restante. Existem muitos tipos de AutoFormulrio, mas os dois aqui mostrados so tudo o que voc precisa saber agora. AutoFormulrio: Colunar mostra os registros, um por vez, com cada campo em uma linha rotulada separada. AutoFormulrio: Tabular mostra todos os registros de uma vez, com cada campo mostrado para cada registro e os rtulos de campo na parte superior do formulrio. Para comear a trabalhar com um AutoFormulrio, em Objetos, na janela Banco de Dados, clique em Formulrios e, em seguida, clique em Novo na barra de ferramentas Banco de Dados. Na caixa de dilogo Novo Formulrio, clique em uma das opes de AutoFormulrio para selecion-la.

AutoFormulrio colunar

AutoFormulrio tabular

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No modo Design
O modo Design a melhor maneira de criar um formulrio quando voc deseja controle total e liberdade completa. Nesse modo, tudo fica a seu critrio. O desafio voc agir por conta prpria, sem os arranjos prvios do Assistente de Formulrio ou de um AutoFormulrio. No entanto, voc tambm pode criar um formulrio por um desses mtodos e alterar os seus detalhes no modo Design. Para trabalhar com um formulrio no modo Design, escolha os itens na caixa de ferramentas. Esses itens, como caixas de seleo, imagens e rtulos, so chamados de controles. Voc pode definir as suas propriedades e format-los para que fiquem com a aparncia desejada no formulrio. Para obter detalhes, consulte o curso "Assumir os controles". No modo Design, voc pode mover os controles, da mesma maneira como reorganiza quadros em uma parede. Por exemplo, voc poder agrupar as caixas de texto para endereo, cidade, estado e CEP mas em duas, trs ou quatro linhas? Voc pode experimentar facilmente todas as opes e escolher a melhor. Para ver o formulrio da maneira como ele aparecer quando algum trabalhar nele, abra-o no modo Formulrio e continue alternando entre os modos Formulrio e Design at que o formulrio fique totalmente do seu agrado. Para comear a trabalhar no modo Design, em Objetos, na janela Banco de Dados, clique em Formulrios e, em seguida, clique em Novo na barra de ferramentas Banco de Dados. Na caixa de dilogo Novo Formulrio, clique em Modo Design para selecionar esse mtodo.

A caixa de ferramentas no modo Design contm controles, como caixas de texto e rtulos, a serem adicionados ao seu formulrio. Os pontos e as linhas de grade do modo Design organizam a rea na qual voc insere e organiza os controles.

Sesso prtica 08
Nesta sesso prtica, voc criar um formulrio usando o Assistente de Formulrio e, em seguida, modificar alguns dos seus detalhes no modo Design.

Criar e modificar um formulrio

Exerccio 1: Criar um formulrio com o Assistente de Formulrio
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Se a janela Banco de Dados no aparecer na tela, pressione F11 para exibi-la. Em Objetos, clique em Formulrios. Clique duas vezes em Criar formulrio usando o assistente. Em Tabelas/Consultas, voc ver Tabela: Produtos. Em Campos Disponveis, clique na seta dupla >> para selecionar todos os campos na tabela. Clique em Avanar. Nas opes de layout, Colunar deve estar selecionada. Se no estiver, selecione-a. Clique em Avanar novamente. Clique em Internacional para o estilo do formulrio. Clique em Avanar e aceite Produtos como o nome do formulrio clicando em Concluir. O formulrio ser aberto. Deixe-o aberto para o prximo exerccio.

Exerccio 2: Refinar o formulrio no modo Design

1. 2. 3. Clique no boto Exibir na barra de ferramentas Modo Formulrio para alternar para o modo Design. Expanda o formulrio e arraste a caixa de ferramentas para o lado para que voc possa ver o formulrio inteiro. Clique no controle Nvel de Estoque ( direita do rtulo Nvel de Estoque) e pressione a tecla DELETE. O controle e o rtulo desaparecero. Clique no controle Unidades Pedidas. Mantenha pressionada a tecla SETA PARA A DIREITA para mover o controle e a sua legenda sobre ele e a tecla SETA PARA CIMA para alinh-lo com o controle Preo Unitrio. (Voc no precisa do mouse, apenas das teclas.) Mova o que desejar mover.

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4.

Clique no boto Exibir

na barra de ferramentas Design do Formulrio para exibir os resultados.

Partes de um formulrio

Como funciona: a compreenso das partes de um formulrio a primeira etapa para adapt-lo s suas necessidades.

Controles
Os controles representam as sees do formulrio que a maioria dos usurios pode ver e com as quais trabalha. Os controles podem mostrar os dados, aceitar a entrada de dados, realizar clculos nos dados e exibir mensagens. Alm disso, eles podem adicionar efeitos visuais, como linhas ou imagens, para facilitar o uso dos formulrios e torn-los mais interessantes. Alguns controles esto acoplados. Um controle acoplado est conectado diretamente a um campo especfico em uma tabela ou consulta selecionada. A conexo direta significa que um controle acoplado pode adicionar, alterar ou exibir dados dinmicos. (Esta lio discutir os controles acoplados a campos nas tabelas.) Quando algum insere ou altera os dados em um controle de formulrio vinculado, esses dados novos ou alterados so inseridos imediatamente na tabela. Os dados exibidos em um controle vinculado sero alterados no formulrio sempre que eles forem alterados na tabela. Controles como linhas decorativas e instrues no so vinculados a dados de tabela, uma vez que esses controles permanecem inalterados. Os controles calculados no so vinculados, j que os valores que podem ser calculados no precisam ser armazenados em uma tabela.

Dados de uma tabela Resultado do clculo (preo depois do desconto) Instrues e identificaes

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Selecionar um ou mais controles

Para alterar um controle, primeiro voc precisa selecion-lo no modo Design. fcil: basta clicar nele. As pequenas alas quadradas pretas aparecem ao redor do controle selecionado. A aplicao de uma alterao a vrios controles de uma vez economiza tempo e garante que a alterao ser aplicada a todos eles da mesma maneira. Para selecionar vrios controles de uma vez no modo Design, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique em cada controle desejado. Depois que examinar as alas para confirmar as opes, faa a alterao. Os controles permanecem selecionados aps uma alterao, no caso de voc querer continuar trabalhando com esse grupo selecionado. Dica Tambm possvel selecionar um grupo de controles

usando o boto Selecionar Objetos na caixa de ferramentas. Clique nesse boto, clique no formulrio, mantenha pressionado o boto do mouse e arraste um retngulo ao redor dos controles desejados. Quando voc liberar o boto do mouse, as alas aparecero para mostrar a sua seleo. As alas mostram selees e ajudam a redimensionar ou mover partes de um formulrio. Selecione os controles clicando neles ou arrastando um retngulo ao redor deles. As alas aparecem quando um controle selecionado. Uma mo aberta aparece quando um controle pode ser arrastado. O boto Selecionar Objetos seleciona os controles dentro do retngulo arrastado.

Alterar a ordem de tabulao dos controles

Algumas pessoas usam a tecla TAB para se mover por um formulrio, de um controle para outro, medida que elas inserem ou exibem dados. Ao projetar ou personalizar um formulrio, voc poder alterar a ordem de tabulao predefinida do movimento de controle para controle. importante que a ordem de tabulao seja lgica e fcil de se utilizar. Normalmente mais simples estabelecer uma ordem da esquerda para a direita e de cima para baixo. No entanto, se o formulrio contiver grupos de controles ou se estiver baseado em um formulrio manuscrito, a melhor ordem de tabulao poder ter um padro diferente. Voc pode alterar a ordem de tabulao no modo Design. Clique em qualquer parte do formulrio e, no menu Exibir, clique em Ordem de Tabulao para abrir essa caixa de dilogo. Em Seo, clique no nome da seo do formulrio cuja ordem de tabulao voc deseja alterar. Arrastar os nomes de controles para cima e para baixo na lista Ordem Personalizada define uma nova ordem de tabulao. Dica Se voc quiser que o Access crie uma ordem de tabulao da esquerda para a direita e de cima para baixo, clique em AutoOrdenar na caixa de dilogo Ordem de Tabulao. A ordem de tabulao determina como as pessoas se movero pelo formulrio se elas pressionarem a tecla TAB. Algumas pessoas preferem ou precisam se mover de controle para controle dessa

41

forma.

Sees
Ao abrir um formulrio no modo Design, voc poder ver as sees pelas quais o formulrio est organizado. Todas as sees do formulrio podem conter controles. A seo Detalhe aparece em todos os formulrios, geralmente contendo a maioria dos controles. Os controles nos quais as pessoas exibem ou inserem dados, como caixas de texto e caixas de listagem, normalmente esto nessa seo. Mas a seo Detalhe tambm pode conter controles que no so alterados, como rtulos e instrues. A seo Cabealho do Formulrio, na parte superior do formulrio, um bom local para o ttulo do formulrio, o logotipo da empresa ou uma mensagem geral sobre o formulrio. A seo Rodap do Formulrio, na parte inferior do formulrio, geralmente contm informaes de navegao ou um lembrete. As sees Cabealho da Pgina e Rodap da Pgina so teis na organizao de formulrios complexos projetados para aparecer em diversas pginas. Os cabealhos e rodaps de pginas aparecem em todas as pginas de um formulrio, mas apenas quando o formulrio impresso ou visualizado para impresso.

O Cabealho do Formulrio normalmente contm informaes gerais. O Cabealho da Pgina usado para impresso. Detalhe geralmente contm a maioria dos controles. O Rodap da Pgina usado para impresso. O Rodap do Formulrio normalmente ajuda na navegao.

Selecionar uma seo

Existem trs maneiras de selecionar uma seo de um formulrio no modo Design. Voc pode clicar no seletor de seo, a caixa na rgua vertical esquerda do nome da seo. (As rguas ajudam a controlar o tamanho de um formulrio medida que voc trabalha nele. Um formulrio no deve ser muito grande, nem muito pequeno, apenas o ideal para os usurios.) Voc pode clicar na barra de seo, o retngulo com o nome da seo na parte superior da seo. Voc pode clicar em qualquer parte no plano de fundo da seo. (Ou seja, qualquer parte que no esteja em um controle.) Quando uma seo for selecionada por qualquer um desses mtodos, a barra de seo ficar realada. Seletor de seo

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Barra de seo Plano de fundo de seo

Adicionar sees de cabealho e de rodap

Voc pode descobrir que o formulrio no qual est trabalhando no tem as sees Cabealho da Pgina e Rodap da Pgina. O formulrio pode at mesmo no ter as sees Cabealho do Formulrio e Rodap do Formulrio. Para adicionar sees de cabealho e de rodap, s pginas ou ao formulrio inteiro, voc precisa estar observando o formulrio no modo Design. Depois que clicar com o boto direito do mouse em qualquer um dos pontos que podem ser usados para selecionar uma seo no formulrio, escolha o comando relevante no menu de atalho para adicionar as sees de cabealho e de rodap pgina ou ao formulrio. Em seguida, voc poder adicionar controles, por exemplo, rtulos ou caixas de texto, a essas sees. Observao Voc pode remover um cabealho e um rodap pelo mesmo processo, que exclui ou adiciona dependendo da presena ou no do cabealho e do rodap. Se voc remover um cabealho e um rodap, o Access excluir quaisquer controles que eles contiverem.

Uma seqncia de aes (modo Design, clicar com o boto direito do mouse, escolher comando) ir adicionar ou excluir um cabealho e um rodap. Formulrio no modo Design Comando para adicionar ou remover cabealho e rodap

Propriedades
Os formulrios tambm tm propriedades, associadas ao formulrio inteiro, que afetam a experincia do usurio com o formulrio. Voc pode selecionar ou alterar essas propriedades para determinar a aparncia e o comportamento gerais do formulrio. Por exemplo, voc pode decidir se o formulrio ter botes na parte inferior para voltar e avanar pelos registros. O formulrio tem botes na parte superior para minimiz-lo, maximiz-lo e fech-lo? O usurio pode redimensionar os botes? A escolha sua, e o mesmo vale para o plano de fundo do formulrio. Para definir ou alterar as propriedades, abra o formulrio no modo Design e clique duas vezes no seletor de formulrio, a caixa na qual as rguas se encontram. Ser aberta uma caixa de dilogo mostrando as configuraes que podem ser escolhidas. Para ver os detalhes de qualquer propriedade, clique na caixa direita do nome da propriedade e pressione F1.

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Clicar duas vezes no seletor de formulrio... ...abrir uma caixa de dilogo na qual voc poder determinar a aparncia e o comportamento gerais do formulrio.

Botes de navegao
Mencionamos os botes na parte inferior de um formulrio que permitem que os usurios avancem e voltem entre os registros. O Access adiciona esses botes de navegao automaticamente a cada novo formulrio. Os botes de navegao no esto visveis no modo Design, mas eles aparecem sempre que voc alterna para o modo Formulrio e tambm quando as pessoas usam o formulrio para exibir ou inserir dados. Primeiro registro Registro anterior Nmero do registro Prximo registro ltimo registro Novo registro O Access adiciona esses botes automaticamente porque eles so muito prticos. Eles permitem que o usurio se mova de forma rpida e fcil para frente e para trs entre os registros ou para o final dos registros existentes a fim de criar um novo registro.

Sesso prtica 09
Nesta sesso prtica, voc localizar e selecionar partes diferentes de um formulrio e, em seguida, alterar a ordem de tabulao do formulrio.

Partes de um formulrio
Exerccio 1: Selecionar e redimensionar uma seo do formulrio
1. Se a janela Banco de Dados no aparecer na tela, pressione F11 para exibi-la. Em Objetos, clique em Formulrios. Clique duas vezes no formulrio Clientes. Clique no boto Exibir na barra de ferramentas Modo Formulrio para alternar para o modo Design.

2. 3. 4. 5. 6.

Clique na barra de seo Detalhe para selecionar a seo. Observe como ela fica realada quando voc a seleciona. Aponte para a parte superior da barra de seo at que o ponteiro se transforme em cruz com setas nas partes superior e inferior. Arraste a barra de seo para cima e para baixo levemente. assim que voc redimensiona uma seo. Agora, clique no controle Cdigo do Cliente ( direita do rtulo Cdigo do Cliente) para selecion-lo. Observe como aparecem alas pretas quadradas ao redor do controle. (O rtulo tambm selecionado, porque as duas se movimentam juntas, a menos que uma ou a outra seja arrastada separadamente usando a ala quadrada maior.) Clique no plano de fundo do formulrio para alterar a seleo do controle para uma seo. Deixe o formulrio Clientes aberto para o prximo exerccio.

7.

Exerccio 2: Alterar a ordem de tabulao

44

1. 2.

Clique no boto Exibir

na barra de ferramentas Design do Formulrio para alternar para o modo Formulrio.

Pressione a tecla TAB para se movimentar pelo formulrio. Observe que os trs controles do lado direito, Ttulo, Regio e Pas, esto em seqncia na ordem de tabulao. Voc gostaria que a ordem da tabulao fosse da esquerda para a direita, onde h dois controles em uma linha, de tal forma que eles preenchessem os endereos em uma ordem lgica.

3. 4. 5.

Clique no boto Exibir

na barra de ferramentas Modo Formulrio para alternar para o modo Design.

No menu Exibir, clique em Ordem de Tabulao. Verifique se Detalhe est selecionado em Seo. Em Ordem Personalizada, clique na caixa cinza esquerda de TtuloDoContato para selecion-la. Clique na caixa novamente e arraste o nome do controle para cima de modo que fique acima de Endereo. Arraste Regio de forma que fique acima de CEP e Pas para que fique acima de Telefone. Clique em OK. Clique no boto Exibir na barra de ferramentas Design do Formulrio para alternar para o modo Formulrio. Pressione TAB para ver como a ordem de tabulao foi alterada.

6.

Personalizar a aparncia de um formulrio

fcil alterar a aparncia de um formulrio.

45

Atribuir um novo formato ao formulrio

Voc pode selecionar efeitos visuais para um formulrio inteiro, para uma seo do formulrio ou para controles individuais. Planos de fundo, bordas, cores e texto esto entre os diversos efeitos visuais que voc pode personalizar em um formulrio. Para usar uma imagem como plano de fundo de um formulrio, abra o formulrio no modo Design e clique duas vezes no seletor de formulrio (a caixa na qual as rguas se encontram) para exibir a folha de propriedades do formulrio. Selecione a guia Formatar, role para baixo at Imagem e clique na palavra ou caixa prxima a ela, fazendo com que o boto Construir com trs pontos aparea. Clicar nesse boto abre a caixa de dilogo Inserir Imagem, na qual voc pode escolher a imagem para o plano de fundo. Para alterar a aparncia de uma seo do formulrio, abra o formulrio no modo Design, clique com o boto direito do mouse na seo que deseja alterar e clique em Propriedades no menu de atalho. A seleo da guia Formatar mostra uma lista de opes, incluindo a cor do plano de fundo, a altura e vrias outras configuraes. O Access apresenta tantas maneiras de selecionar e alterar a aparncia dos controles em um formulrio, que oferecemos um curso separado totalmente voltado para os controles. Quando terminar de aprender sobre os formulrios, voc estar pronto para "Assumir os controles".

Planos de fundo, bordas, cores e texto tornam mais fcil para o usurio compreender o formulrio e trabalhar com ele.

Redimensionar as sees do formulrio

Se voc alterar o nmero ou o tamanho dos controles do formulrio, talvez tambm queria redimensionar as sees do formulrio para melhor acomodar os controles e facilitar o uso do formulrio. Voc pode aumentar ou diminuir as alturas das sees do formulrio individualmente. No entanto, se alterar a largura de qualquer seo, voc alterar a largura do formulrio inteiro. Para alterar a altura de uma seo, coloque o ponteiro na borda superior da barra da seo e arraste-o para cima ou para baixo. Para alterar a largura do formulrio, coloque o ponteiro na borda direita de qualquer seo e arraste-o para a direita ou para a esquerda. Para alterar a altura de uma seo e a largura do formulrio, coloque o ponteiro no canto inferior direito da seo e arraste-o na diagonal em qualquer direo.

Alterando a altura de uma seo

Alterando a largura de uma seo

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Alterando a altura e a largura

Aplicar uma formatao predefinida

Voc gostaria que seu formulrio tivesse o efeito de uma cpia heliogrfica? Um estilo sofisticado, harmonizado? Ou uma aparncia internacional? Com a AutoFormatao, voc precisa apenas de um toque para aprimorar o seu formulrio. O Access oferece diversas AutoFormataes predefinidas. Cada uma contm um estilo e uma cor para fontes e bordas, alm de um efeito de plano de fundo para os formulrios inteiros. Voc pode aplicar uma AutoFormatao a um nico controle, a vrios controles, a uma seo ou ao formulrio inteiro. No modo Design, selecione o que voc deseja alterar, clique em AutoFormatao no menu Formatar e faa suas escolhas. Voc j viu essas formataes predefinidas anteriormente, como opes para criar um formulrio usando um AutoFormulrio. Se aplicar uma AutoFormatao a qualquer formulrio, ela tambm se tornar a formatao de todos os novos AutoFormulrios, at que voc faa uma outra alterao nela.

A AutoFormatao uma maneira rpida e fcil de aplicar formataes predefinidas a um formulrio.

Sesso prtica 10
Nesta sesso prtica, voc personalizar a aparncia de um formulrio.

Personalizar a aparncia de um formulrio

Exerccio 1: Redimensionar uma seo e alterar a cor do plano de fundo
Suponha que voc queira eliminar um espao extra na parte superior de um formulrio. Voc tambm gostaria de adicionar cor a essa rea. 1. Se a janela Banco de Dados no aparecer na tela, pressione F11 para exibi-la. Em Objetos, clique em Formulrios e clique duas vezes no formulrio Fornecedores. Clique no boto Exibir na barra de ferramentas Modo Formulrio para alternar para o modo Design.

2. 3. 4. 5. 6.

Aponte para a parte superior da barra de seo Detalhe at que o ponteiro se transforme em cruz com setas nas partes superior e inferior. Arraste a barra de seo Detalhe para cima at que ela esteja prxima da barra de seo Cabealho do Formulrio. Clique com o boto direito do mouse na seo Detalhe do formulrio e clique em Propriedades. Na caixa de dilogo Seo: Detalhe, verifique se a guia Formatar est selecionada. Clique na caixa ao lado de Cor do Fundo. No se preocupe com o nmero; h uma maneira mais fcil. Clique no boto Construir com trs pontos a cor desejada e clique em OK. ao lado de Cor do Fundo para abrir a caixa de dilogo Cor. Escolha

7. 8. 9.

Feche a caixa de dilogo da propriedade Seo: Detalhe. na barra de ferramentas Design do Formulrio para exibir os resultados. Deixe o Clique no boto Exibir formulrio Fornecedores aberto para o prximo exerccio.

47

Exerccio 2: Aplicar uma AutoFormatao

1. 2. Clique no boto Exibir na barra de ferramentas Modo Formulrio para alternar para o modo Design.

Se o seletor de formulrio, a caixa no canto superior esquerdo em que as rguas se encontram, tiver um quadrado preto ao seu redor, o formulrio inteiro estar selecionado. Se no tiver, clique na caixa para selecionar o formulrio. No menu Formatar, clique em AutoFormatao. Em AutoFormataes do Formulrio, clique em Pintura Sumi. Clique em OK. Essa alterao substituir a cor escolhida no Exerccio 1. Clique no boto Exibir do formulrio. na barra de ferramentas Design do Formulrio para dar uma olhada na nova aparncia

3.

4.

Como o uso de relatrios pode ajud-lo

Os relatrios podem conferir mais utilidade aos seus dados.

48

Os relatrios atendem a vrias finalidades

A complexidade dos relatrios pode variar de uma lista simples como um relatrio de status de projeto ou um relatrio semanal de vendas a um catlogo detalhado de produtos. Alm disso, possvel: Preparar faturas para o cliente. Criar etiquetas de endereamento. Elaborar catlogos, como uma lista alfabtica dos funcionrios com as respectivas informaes de contato. Apresentar dados resumidos, como as vendas agrupadas por regio.

Os relatrios podem resumir e agrupar dados em forma de viso geral.

Os relatrios so abrangentes
Em geral, os relatrios so usados para apresentar uma viso geral, realando os fatos e as tendncias mais importantes. O agrupamento e a classificao de dados para torn-los visivelmente mais significativos so algumas das principais vantagens oferecidas pelos relatrios. Eles permitem que se tenha uma viso geral rapidamente. Um relatrio de vendas pode agrupar informaes sobre vendas por regio, vendedor e trimestre, mostrando subtotais e tambm o valor total. O boletim informativo de um clube pode indicar quantos membros esto associados h 5, 10 ou 20 anos, informar a participao mensal e geral em reunies, alm de listar o nmero de associados em vrias cidades. Embora os relatrios permitam incrementar os dados para uma apresentao bem-sucedida, o agrupamento e a apresentao diversificados no alteram os dados subjacentes nas tabelas do banco de dados.

Os relatrios podem resumir e agrupar dados em forma de viso geral.

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Os relatrios combinam dados e design

Os relatrios so compostos de controles. Alguns controles, como as caixas de texto, exibem dados. Outros controles so elementos decorativos, como linhas divisrias ou logotipos de empresa. Um relatrio pode consistir em pginas e ttulos. Uma pgina pode conter dados agrupados sob vrios ttulos, ou um nico ttulo pode incluir vrias pginas de dados. Os relatrios so compostos de dados. Os dados de um banco de dados consistem em campos e registros. Um campo, indicado em uma tabela como uma coluna, uma categoria nica de fatos que pode se aplicar a todos os registros. Um registro, indicado em uma tabela como uma linha, um conjunto de fatos sobre determinada pessoa ou item. Portanto, o cdigo postal dos funcionrios um campo, ao passo que o nome da funcionria Raquel de Mello um registro.

Logotipo (elemento decorativo) Linha divisria (elemento decorativo) e ttulo do relatrio (caixa de texto) Dados (texto e elementos grficos) do banco de dados agrupados por ttulos Linha divisria

Sesso prtica 11
Explorar relatrios e suas origens
Nestes exerccios, voc examinar alguns relatrios j prontos e far uma comparao com sua tabela de origem.

Exerccio 1: Explorar um relatrio

1. 2. 3. Se a janela Banco de Dados no aparecer, pressione a tecla F11 para exibi-la. Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Relatrios caso essa opo ainda no esteja selecionada. Clique duas vezes no relatrio Catlogo para abri-lo. O relatrio ser aberto no modo de exibio que mostra como a maioria dos usurios devem v-lo. Clique nas setas da parte inferior do relatrio para percorrer suas pginas, e depois retorne primeira pgina.

4. 5. 6. 7.

Clique no boto Zoom,

na barra de ferramentas Visualizar Impresso, para observar melhor o relatrio. na barra de ferramentas Visualizar Impresso, para ver as pginas do relatrio

Clique no boto Duas Pginas, lado a lado.

Clique nas setas da parte inferior do relatrio para ver pares de pginas adicionais. Feche o relatrio.

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Exerccio 2: Comparar um relatrio e sua tabela de origem

Neste exerccio, voc explorar um relatrio que contm informaes de contato do cliente e verificar sua fonte de dados. 1. Abra o relatrio Informaes de Contato do Cliente. Faa o seguinte: na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Relatrios caso essa opo ainda no esteja selecionada. Clique duas vezes no relatrio Informaes de Contato do Cliente para abri-lo.

2. 3. 4. 5.

Clique no boto Zoom,

na barra de ferramentas Visualizar Impresso.

Use as setas da parte inferior do relatrio para percorrer as suas pginas. Observe os dados do cliente e a maneira como esto organizados. Feche o relatrio. Abra a tabela Clientes. Faa o seguinte: na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Tabelas. Clique duas vezes na tabela Clientes para abri-la.

6.

Verifique os dados da tabela. Provavelmente, voc ver nomes e endereos contidos no relatrio Informaes de Contato do Cliente, j que essa tabela a fonte de dados do relatrio. Feche a tabela quando terminar a verificao.

Criando relatrios

H vrias maneiras de se criar um relatrio.

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AutoRelatrio
O AutoRelatrio o meio mais rpido para se criar um relatrio, mas confere a voc menos controle sobre a estrutura e a aparncia do relatrio. O AutoRelatrio contm automaticamente todos os campos de sua fonte de dados, seja tabela ou consulta. Sua estrutura pode ser colunar ou tabular. AutoRelatrio: Colunar Cada campo exibido em uma linha separada com um rtulo esquerda. Somente um registro visvel por vez. AutoRelatrio: Tabular Os rtulos de todos os campos so exibidos em uma linha na parte superior do relatrio, com todos os registros visveis abaixo. O AutoRelatrio mais indicado em duas situaes: quando voc precisa de uma viso geral e resumida dos dados de uma tabela ou consulta (por exemplo, seu chefe precisa de um material impresso para uma reunio que comear em 10 minutos) ou quando voc deseja agilizar a produo de um relatrio que ser personalizado posteriormente.

Os mesmos dados apresentados como um AutoRelatrio colunar... ...e como um AutoRelatrio tabular.

Assistente de Relatrio
O Assistente de Relatrio lhe faz perguntas e cria um relatrio com base nas suas respostas. Recomenda-se este mtodo quando voc deseja orientao em todas as etapas do processo de criao de um relatrio. O Assistente de Relatrio pergunta quais tabelas ou consultas sero usadas como base para o seu relatrio, e tambm quais campos das fontes de dados sero usados. Ele pergunta se voc deseja agrupar os dados e como pretende organiz-los e resumi-los. Depois de informar-se sobre os dados, o Assistente de Relatrio pergunta sobre a aparncia do relatrio: layout, orientao e seis estilos visuais para seleo. Por fim, ele solicita um ttulo e cria um relatrio de acordo com as suas respostas.

O assistente faz perguntas e reage de acordo com as suas respostas.

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Modo Design
Embora o AutoRelatrio e o Assistente de Relatrio sejam timos meios de comear, voc talvez queira personalizar os relatrios criados para adequ-los s suas necessidades e preferncias. O modo Design permite efetuar alteraes que vo da fonte de dados subjacente cor do texto. Para obter detalhes sobre como personalizar seus relatrios no modo Design, consulte a prxima lio. Para obter informaes sobre como usar o modo Design para criar um relatrio do zero, prossiga a leitura. Caso queira liberdade e controle totais, desde o incio talvez voc prefira aprender a costurar sem moldes ou a cozinhar sem receitas voc gostar de criar relatrios no modo Design. O modo Design oferece uma caixa de ferramentas, da qual possvel arrastar controles selecionados e organiz-los em uma grade. Os controles podem ser vinculados a dados de seu banco de dados, exibindo-os diretamente, ou podem ser desvinculados, sem qualquer ligao com uma fonte de dados. Texto descritivo, linhas divisrias, logotipos de produto e outros controles decorativos so geralmente desvinculados. Para obter mais detalhes, consulte o curso "Assumir os controles".

Caixa de ferramentas Grade do modo Design

Visualizar os relatrios criados

Quando voc usa um AutoRelatrio ou o Assistente de Relatrio, o relatrio final exibido no computador como a maioria dos usurios o ver, seja em uma tela ou em uma pgina impressa. Esse o modo de exibio Visualizar Impresso. Para mudar de um modo de exibio para outro, selecione o menu Exibir ou clique na seta ao lado do boto Exibir e escolha uma das opes na lista exibida. Os dados contidos em um relatrio visualizado ou impresso so estticos. Toda vez que visualizar ou imprimir o relatrio, voc ver os dados mais recentes da fonte de dados em tabela ou consulta do relatrio.

Em Visualizar Impresso, possvel ver a aparncia dos relatrios detalhadamente. Em Visualizar Layout, possvel ver a aparncia geral dos relatrios. Normalmente apenas alguns registros sero exibidos nesse modo.

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Sesso prtica 12
Nesta prtica, voc criar um relatrio com o recurso AutoRelatrio e um outro com o Assistente de Relatrio.

Exerccio 1: Criar um AutoRelatrio

Neste exerccio, voc criar AutoRelatrios colunares e tabulares usando os mesmos dados. 1. Se a janela Banco de Dados no aparecer, pressione a tecla F11 para exibi-la. Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Relatrios. Clique no boto Novo, Colunar. na barra de ferramentas Banco de Dados, e, em seguida, clique em AutoRelatrio:

2. 3. 4.

Na lista suspensa, escolha a tabela Categorias como a fonte de dados do relatrio e clique em OK. Quando o relatrio for exibido, clique nas setas na parte inferior do relatrio para percorrer suas pginas.

5.

Explore a maneira como o relatrio estruturado. Observe que os nomes de campo (como CdigoDaCategoria e Descrio) so os mesmos em todas as categorias. O AutoRelatrio no precisou fazer muito esforo para criar, mas tambm no solicitou informaes sobre como voc gostaria de organizar ou formatar o relatrio.

6. 7. 8. 9.

No menu Arquivo, clique em Salvar. Nomeie o relatrio AutoRelatrio Colunar Categorias para referncia posterior. Feche o relatrio quando terminar. Repita as etapas de 1 a 5, mas agora selecione AutoRelatrio: Tabular. Explore o relatrio exibido e observe as diferenas entre as estruturas dos dois tipos de AutoRelatrio. O relatrio tabular usa os nomes de campo como ttulos na parte superior de cada pgina. Salve o relatrio como AutoRelatrio Tabular Categorias e feche-o quando terminar.

Exerccio 2: Usar o Assistente de Relatrio

Neste exerccio, voc criar um relatrio usando a mesma tabela do Exerccio 1, de forma que poder perceber como o Assistente de Relatrio confere maior controle sobre a organizao e formatao do relatrio. 1. 2. Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Relatrios. Clique duas vezes em Criar relatrio usando o assistente.

Observao: caso no veja esse comando, clique no boto Novo, clique duas vezes em Assistente de Relatrio. 3. 4.

na janela Banco de Dados, e, em seguida,

Na caixa Tabelas/Consultas, verifique se a opo Tabela: Categorias est selecionada. (Talvez seja preciso clicar na seta para v-la.) Clique nas setas duplas de adio >> a fim de mover todos os campos da coluna Campos Disponveis para a coluna Campos Selecionados. (Se no quiser incluir todos os campos, use a seta nica de adio > e adicione somente os que desejar. Voc pode usar a seta nica de remoo < se quiser remover qualquer campo da coluna Campos Selecionados.) Clique em Avanar. Na tela que pergunta sobre nveis de agrupamento, clique em Avanar. (A Lio 3 contm mais explicaes sobre agrupamento.) Na tela de ordem de classificao, selecione NomeDaCategoria na caixa nmero 1 (ser preciso clicar na seta para v-la) para classificar as categorias em ordem alfabtica. O boto Crescente deve ser exibido por padro; clique no boto Decrescente, caso ele esteja em exibio, para alternar para a ordem crescente. Clique em Avanar. Na tela de layout, clique em Colunar, em Layout. Em seguida, clique em Tabular. Observe as diferenas entre os dois estilos, que se assemelham s opes de layout dos AutoRelatrios. Em Layout, clique em Justificado. O layout justificado organiza os dados em blocos. Clique em Avanar. Na tela de estilos, clique nos vrios estilos para visualizar amostras e, em seguida, clique no estilo Casual. Clique em Avanar.

5. 6.

7. 8. 9.

10. Nomeie o relatrio Relatrio do Assistente Categorias e clique em Concluir. Explore o relatrio e feche-o quando terminar.

54

Se perceber alguma formatao ou organizao que queira alterar, mostraremos como faz-lo posteriormente neste curso.

Exerccio 3: Exibir um relatrio no modo Design e em Visualizar Layout

Na primeira sesso prtica, voc verificou alguns relatrios em Visualizar Impresso. Agora voc explorar outros modos de exibio. O modo Design onde voc pode reorganizar elementos do relatrio, da mesma forma como reordena quadros em uma parede. Visualizar Layout um meio rpido de ver o layout geral do relatrio; til principalmente se o relatrio possui muitos registros. O recurso Visualizar Impresso mostra o relatrio como a maioria das pessoas o ver. 1. 2. 3. Se a janela Banco de Dados no aparecer, pressione a tecla F11 para abri-la. Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Relatrios. Clique duas vezes no relatrio Lista Alfabtica de Produtos para abri-lo. Clique nos botes na parte inferior para percorrer o relatrio. Clique no boto Zoom, na barra de ferramentas Visualizar Impresso , para ter uma viso mais ntida do relatrio. Observe que ele possui vrias pginas. Clique no boto Exibir, na barra de ferramentas Visualizar Impresso, para alternar para o modo Design.

4. 5. 6. 7. 8.

Explore o layout do relatrio no modo Design. Clique na seta ao lado do boto Exibir, Visualizar Layout. na barra de ferramentas Design do Relatrio, e, em seguida, clique em

Observe que as setas na parte inferior esto esmaecidas, pois Visualizar Layout mostra somente alguns dados do relatrio. Feche o relatrio.

Personalizar relatrios

Voc pode personalizar os relatrios para que tenham a aparncia desejada.

55

Personalizar no modo Design

Voc talvez queira alterar a estrutura do relatrio para agrupar dados por ttulos, por exemplo, ou para separar partes do relatrio. Pode ser que voc deseje uma aparncia diferente mais casual ou compacta, ou usar novas cores ou letras. O modo Design onde voc adiciona sees, agrupa dados, define propriedades do relatrio para controlar a aparncia e o comportamento, redimensiona partes de um relatrio ou altera a sua formatao. Em Visualizar Impresso, veja como o relatrio ser exibido para quem o estiver utilizando. Voc pode alternar repetidamente entre os dois modos de exibio at obter o resultado desejado.

Alterar a aparncia dos ttulos e outros textos. Adicionar, remover ou redimensionar sees.

Os relatrios tm sees
H trs tipos de sees: Sees de cabealho As sees de cabealho contm informaes exibidas na parte superior do relatrio ou de cada pgina do relatrio. O cabealho do relatrio exibido uma vez, no incio do relatrio. O contedo mais importante (como nome, endereo e logotipo da empresa) pertence ao cabealho. O cabealho da pgina exibido em todas as pginas do relatrio. O contedo que voc quer exibir na parte superior de cada pgina, como nomes de coluna, pertence ao cabealho da pgina. Detalhe A seo de detalhes contm a maioria das informaes de um relatrio. Por exemplo, a seo de detalhes de uma fatura lista todos os itens individuais adquiridos e o respectivo custo. Rodap O rodap da pgina exibido em todas as pginas. O rodap do relatrio exibido apenas uma vez, no fim do relatrio. A seo de rodap da pgina pode conter o nmero da pgina; a seo de rodap do relatrio pode conter a concluso, como um valor total.

Cabealho de relatrio com ttulo Cabealho de pgina com ttulos Seo de detalhes com dados Rodap de pgina com linha divisria e nmeros de pgina

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Agrupar dados em relatrios

Voc pode agrupar dados em um relatrio selecionando um ou mais valores. Por exemplo, a seleo de uma data pode agrupar todos os pedidos referentes a essa data, como mostra a ilustrao. Voc pode selecionar at 10 valores para agrupamentos em um relatrio. Para criar ou alterar o agrupamento de dados no modo Design, clique no boto Classificao e Agrupamento, na barra de ferramentas Design do Relatrio. Voc tambm pode usar o Assistente de Relatrio para agrupar dados quando cria um relatrio com o assistente.

Os pedidos esto agrupados por data de envio.

Definir propriedades do relatrio

Voc pode definir vrias propriedades para um relatrio a fim de alterar a maneira como ele exibido ou impresso. Por exemplo, a propriedade Cabealho da Pgina determina se o cabealho da pgina ser impresso na pgina que comea com o Cabealho do Relatrio. Para exibir ou alterar as propriedades de um relatrio, clique

duas vezes no seletor de relatrio onde as rguas se unem. Para obter mais detalhes sobre uma propriedade, clique nessa propriedade e pressione F1. Cada seo e controle (como uma caixa de texto) do relatrio tambm possui propriedades. Para exibir as propriedades de uma seo, clique duas vezes no nome da seo ou no

Clique duas vezes no seletor de relatrio... ...para exibir as propriedades do relatrio.

seletor de seo. Para exibir as propriedades de um controle, clique duas vezes no controle. Voc tambm pode clicar duas vezes em um controle, no seletor de seo ou de relatrio e, em seguida, clicar em Propriedades.

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Inserir quebras de pgina

Nos relatrios, voc usa um controle de quebra de pgina para marcar onde deseja iniciar uma nova pgina na seo. Suponha que voc tenha includo uma pgina de ttulo e a introduo no Cabealho do Relatrio. Se quiser que o ttulo e a introduo sejam impressos em pginas separadas, coloque uma quebra de pgina no Cabealho do Relatrio, entre os controles que os contm. Observao No necessrio inserir uma quebra de pgina, a menos que voc deseje uma pgina nova. O relatrio atribuir automaticamente pginas a dados contnuos.

No modo Design, use a ferramenta Quebra de Pgina, na Caixa de Ferramentas, para indicar onde deseja colocar uma quebra de pgina. Cuidado ao posicionar uma quebra de pgina acima ou abaixo de qualquer controle para evitar dividir os dados no outro controle. Uma pequena linha pontilhada na borda esquerda do relatrio indica a quebra de pgina.

A ferramenta Quebra de Pgina... ...insere uma quebra de pgina, indicada por uma linha pontilhada.

Aplicar uma AutoFormatao

Para economizar tempo, voc pode aplicar um formato predefinido conhecido como AutoFormatao ao relatrio total ou parcialmente. (Voc pode aplicar diversas AutoFormataes a diversas partes do relatrio se quiser.) Voc quer que o seu relatrio tenha uma aparncia casual? Ou voc prefere compactar o texto e os ttulos de forma a reduzir o nmero de pginas? Uma AutoFormatao define o estilo e a cor do texto, dos ttulos e das linhas divisrias (como as linhas entre as sees). Voc pode aplic-la ao relatrio inteiro, a uma seo especfica ou a apenas um controle. As opes de AutoFormatao so as mesmas apresentadas no Assistente de Relatrio. Se voc aplicar uma AutoFormatao a qualquer relatrio, essa AutoFormatao tambm passar a ser a formatao de todos os novos AutoRelatrios, at voc efetuar outra alterao na AutoFormatao. Observao A aplicao de uma AutoFormatao pode remover uma formatao personalizada que tenha sido aplicada anteriormente. Para saber sobre formatao personalizada, continue a leitura.

Voc pode aplicar vrios formatos rapidamente usando a AutoFormatao.

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Personalizar formatao
Se uma AutoFormatao no garantir a aparncia desejada, voc poder adapt-la aplicando formatao personalizada ao relatrio no modo Design. Caso esteja criando o relatrio do zero, voc poder escolher a formatao durante o processo de criao. Voc pode selecionar o tamanho e a aparncia das sees e dos controles de um relatrio, como tambm pode escolher as cores de segundo plano, as bordas e os estilos de texto que desejar. Selecione a seo ou o controle e clique nos botes que deseja na barra de ferramentas Formatao (Formulrio/Relatrio). Voc tambm pode personalizar a aparncia de um controle, de uma seo ou do relatrio inteiro definindo suas propriedades, como informado anteriormente nesta lio. Alm disso, voc pode realizar clculos nos controles do relatrio, como subtotais e totais. Para obter mais informaes sobre como realizar clculos em controles, consulte o curso "Assumir os controles". Clique no boto Negrito, na barra de ferramentas Formatao (Formulrio/Relatrio)... ...para formatar o texto selecionado no relatrio.

Sesso prtica 13
Nesta prtica, voc verificar os cabealhos e rodaps de um relatrio e agrupar os dados do relatrio. Em seguida, voc aplicar uma AutoFormatao e, por fim, personalizar a formatao.

Exerccio 1: Exibir cabealhos e rodaps

Neste exerccio, voc explorar cabealhos e rodaps de um relatrio, incluindo uma nova variedade de cada um. 1. 2. 3. Se a janela Banco de Dados no aparecer, pressione a tecla F11 para abri-la. Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Relatrios. Clique duas vezes no relatrio Lista Alfabtica de Produtos para abri-lo em Visualizar Impresso. Percorra o relatrio e procure os seguintes itens:

o o o
4. 5.

O ttulo A linha horizontal na parte superior de cada pgina e na parte inferior de cada seo alfabtica Os ttulos de letras na parte superior de cada seo alfabtica Na barra de ferramentas Visualizar Impresso, clique no boto Exibir Examine cada cabealho e rodap. O Cabealho do Relatrio contm o ttulo (exibido uma vez na pgina de ttulo); o Cabealho da Pgina contm uma linha horizontal (exibida na parte superior de cada pgina); e o Cabealho NomeDoProduto contm o rtulo do campo NomeDoProduto e os rtulos de dados. Esse tipo de cabealho uma novidade. Ele exibido depois que os dados so agrupados para o relatrio. .

59

O Rodap NomeDoProduto (tambm resultante de agrupamento) contm uma linha horizontal para indicar o fim de cada seo agrupada e o Rodap da Pgina contm o nmero da pgina. Talvez seja preciso rolar a pgina para a direita para v-lo. 6. Mantenha o relatrio aberto no modo Design para o prximo exerccio.

Exerccio 2: Reagrupar um relatrio

Neste exerccio, voc reagrupar o relatrio que acabou de explorar. Em vez de grupos alfabticos, voc agrupar os produtos por categoria. Voc tambm alterar a formatao do texto para um controle a fim de fazer uma correspondncia com o novo agrupamento. O relatrio Lista Alfabtica de Produtos deve ter sido aberto no modo Design na lio anterior.

1.

. Na caixa de Na barra de ferramentas Design do Relatrio, clique no boto Classificao e Agrupamento dilogo Classificao e Agrupamento, em Campo/Expresso, clique na primeira caixa e ver uma seta ao lado. Clique na seta para abrir uma lista, role as opes para selecionar NomeDaCategoria. Feche a caixa de dilogo Classificao e Agrupamento. Voc ver Cabealho NomeDaCategoria entre as sees Cabealho da Pgina e Detalhe do relatrio. Logo abaixo da barra de seo renomeada, selecione o controle que contm =Esquerda([NomeDoProduto],1) e pressione a tecla DELETE. Ainda em Cabealho NomeDaCategoria, selecione o rtulo Nome da Categoria e exclua-o. Pelo fato de voc estar reagrupando o relatrio e utilizando nomes de categoria como ttulos de seo, no h motivo para esse rtulo ser exibido nessas sees. Na seo Detalhe, selecione o controle NomeDaCategoria e arraste-o at Cabealho NomeDaCategoria. Mantenha o controle NomeDaCategoria selecionado. Na barra de ferramentas Formatao (Formulrio/Relatrio), clique no boto Negrito . .

2.

3.

4. 5.

6. 7.

Na barra de ferramentas Formatao (Formulrio/Relatrio), digite 10 na caixa Tamanho da Fonte

Em Cabealho do Relatrio, clique no controle Lista Alfabtica de Produtos para selecion-lo, faa uma pausa e clique no controle para poder editar o texto nele contido. (Se voc clicar no controle duas vezes rapidamente, suas propriedades sero exibidas. Se isso acontecer, feche a caixa de dilogo Propriedades e tente clicar lenta e separadamente at conseguir editar o texto.) Altere o texto para Lista de Produtos por Categoria. Clique no boto Exibir, na barra de ferramentas Design do Relatrio, para ver os resultados. Agora percorra o relatrio para verificar como ficou o agrupamento. No menu Arquivo, clique em Salvar como e nomeie o relatrio modificado Lista de Produtos por Categoria. Deixeo aberto para o prximo exerccio.

8. 9.

Exerccio 3: Aplicar uma AutoFormatao

Neste exerccio, voc aplicar uma AutoFormatao ao relatrio Lista de Produtos por Categoria recm-criado. 1. Se o relatrio no tiver sido aberto no exerccio anterior, na barra de ferramentas Visualizar Impresso, clique no boto Exibir 2. para abri-lo no modo Design.

A AutoFormatao aplicada aumentar o ttulo do relatrio. Portanto, primeiro preciso expandir a seo de cabealho, na qual o ttulo exibido. Arraste a barra da seo Cabealho da Pgina cerca de trs pontos da grade para baixo no modo Design. Em Cabealho do Rodap, selecione o controle que contm =Formato(Data(),"dd-mmm-yyyy"). O ponto de insero ter a forma de mo. Arraste o controle cerca de trs pontos da grade para baixo. Clique no seletor de relatrio onde as rguas se unem. Quando o relatrio for selecionado, ser exibido um ponto

3. 4.

preto na caixa do seletor

Essa seleo significa que a AutoFormatao ser aplicada ao relatrio inteiro. 5. No menu Formatar, clique em AutoFormatao e, em seguida, clique em Compacto, em AutoFormatos do Relatrio. Clique em OK. Clique no boto Exibir na barra de ferramentas Design do Relatrio para ver os resultados.

6. 7.

Feche o relatrio quando terminar. Salve-o ao informar se deseja verificar os resultados posteriormente.

60

Consultas I: Obter respostas com consultas

Depois de inserir os dados no banco de dados, como acess-los? Um banco de dados torna-se realmente valioso quando voc usa os dados nele contidos como um recurso para responder perguntas ou executar tarefas. Ao comparar nmeros de vendas semanais, controlar embalagens, localizar membros de seu clube que moram no Texas ou em vrios outros cenrios, uma consulta pode ajudar a recuperar dados e a combin-los da forma mais adequada. Para obter mais informaes sobre este curso, leia a viso geral no centro desta pgina ou o sumrio na coluna esquerda. Em seguida, clique em Prxima para iniciar a primeira lio.

Colocar dados em uso

As consultas podem selecionar itens de dados e torn-los mais teis.

TEXTO DO CURSO

As consultas permitem extrair apenas os dados necessrios de um banco de dados para poder executar tarefas e obter respostas. Com elas, voc pode recuperar, combinar, reutilizar e analisar dados. Tambm pode usar as consultas para recuperar dados em vrias tabelas ou como uma fonte para formulrios, relatrios e pginas de acesso a dados. Neste curso, veremos as noes bsicas de como escolher e recuperar dados com consultas seleo, o que lhe dar uma boa base para trabalhar com outros tipos de consulta mais complexos.

61

O que voc deseja saber?

As consultas expressam as perguntas para as quais voc deseja que os dados forneam respostas.
TEXTO DO CURSO

Ao trabalhar com consultas, voc deve ter em mente as perguntas para as quais deseja que os dados forneam respostas. Quanto mais bem formulada a pergunta, mais precisa poder ser a consulta. Aqui esto alguns exemplos que ajudaro voc a pensar em outros.

Banco de dados corporativo de produtos e vendas

Qual o item da empresa mais vendido no Reino Unido? Quais seriam os nossos ganhos e perdas se deixssemos de produzir a linha de produtos de menos sada? Qual o item de fabricao mais cara?

Banco de dados de colees de mdias pessoais

Quantos dos meus DVDs esto emprestados para amigos? Quais CDs contm minhas canes favoritas de todos os tempos?

Banco de dados de liga esportiva

Qual time marcou mais pontos em todos os jogos no ltimo ano? Quem fez o pedido de uniformes para o time este ano e quais so os tamanhos necessrios? Para quais perguntas voc deseja que os dados forneam respostas?

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O que voc deseja saber?

As consultas expressam as perguntas para as quais voc deseja que os dados forneam respostas.
TEXTO DO CURSO

Ao trabalhar com consultas, voc deve ter em mente as perguntas para as quais deseja que os dados forneam respostas. Quanto mais bem formulada a pergunta, mais precisa poder ser a consulta. Aqui esto alguns exemplos que ajudaro voc a pensar em outros.

Banco de dados corporativo de produtos e vendas

Qual o item da empresa mais vendido no Reino Unido? Quais seriam os nossos ganhos e perdas se deixssemos de produzir a linha de produtos de menos sada? Qual o item de fabricao mais cara?

Banco de dados de colees de mdias pessoais

Quantos dos meus DVDs esto emprestados para amigos? Quais CDs contm minhas canes favoritas de todos os tempos?

Banco de dados de liga esportiva

Qual time marcou mais pontos em todos os jogos no ltimo ano? Quem fez o pedido de uniformes para o time este ano e quais so os tamanhos necessrios? Para quais perguntas voc deseja que os dados forneam respostas?

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Obter dados atualizados diariamente

As consultas recuperam as ltimas informaes de um banco de dados.

TEXTO DO CURSO

Sempre que voc executa uma consulta, ela verifica os dados mais recentes no banco de dados. Os dados que ela retorna so chamados de conjunto de registros. Voc pode navegar pelo conjunto de registros, selecion-los, classific-los e imprimi-los. Normalmente, o conjunto de registros gerado por uma consulta no salvo, mas a estrutura e os critrios utilizados na consulta para obter os resultados so salvos. Voc poder verificar os dados mais recentes novamente a qualquer momento. Para fazer isso, basta executar a consulta mais uma vez. As consultas tm ttulos, o que facilita a sua localizao e o seu uso diversas vezes. Como o Access salva os critrios e as estruturas das consultas, se voc precisar de um determinado conjunto de informaes com freqncia, como as vendas durante um ano especfico, poder evitar a procura desses dados a cada vez executando a consulta novamente. provvel que voc tenha mais o que fazer com o seu tempo. Voc pode criar e salvar vrias consultas para recuperar os dados de maneiras diferentes. Alm disso, fcil revisar as consultas. Assim, caso no as configure da maneira correta na primeira vez, ou se as suas necessidades forem outras, voc poder alterar os seus critrios com facilidade. Voc poder at mesmo usar uma ou mais consultas como fonte dos dados de outra consulta, aumentando a sua eficincia com a seleo cada vez mais precisa dos dados exatos desejados

Tipos de consultas
Tipo de consulta Consulta seleo Consulta parmetro Consulta de tabela de referncia cruzada Consulta ao Consulta SQL Descrio Recupera dados de uma ou mais tabelas e exibe o conjunto de registros em uma folha de dados. Esse o tipo mais comum de consulta. Solicita que o usurio insira valores que definam a consulta, como uma regio especificada para os resultados das vendas ou uma faixa de preos especificada para casas. Organiza um conjunto de registros para torn-lo mais facilmente visvel, usando ttulos de linhas e de colunas. Cria uma nova tabela ou altera uma tabela existente. Uma consulta avanada que criada com uma instruo SQL.

TEXTO DO CURSO

O Access oferece muitos tipos diferentes de consultas para atender s mais diversas necessidades de dados. Apresentaremos uma breve descrio da maioria dos tipos de consultas, ainda que este curso concentre-se no tipo de consulta mais usado, a consulta seleo. Uma consulta seleo recupera dados de uma ou mais tabelas e exibe o conjunto de registros em uma folha de dados. Voc tambm pode usar uma consulta seleo para agrupar dados e calcular somas, contagens, mdias e outros tipos de totais, embora este curso no aborde os clculos. Ao ser executada, uma consulta parmetro exibe uma caixa de dilogo, solicitando ao usurio que insira informaes a serem utilizadas como critrios da pesquisa. Voc pode criar uma consulta parmetro para solicitar mais informaes; por exemplo, voc pode cri-la para solicitar duas datas. Em seguida, o Access recuperar todos os dados com valores entre essas duas datas. Uma consulta de tabela de referncia cruzada organiza um conjunto de registros para torn-lo mais facilmente visvel, usando ttulos de linhas e de colunas. Os dados podem ser vistos em termos de duas categorias ao mesmo tempo.

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Uma consulta ao cria uma nova tabela ou altera uma tabela existente adicionando dados a ela, excluindo dados dela ou a atualizando. Devido grande potncia de uma consulta ao que, na verdade, altera os dados da tabela, considere a possibilidade de fazer backup dos seus dados antes de executar esse tipo de consulta. Uma consulta SQL criada com uma instruo em SQL (Structured Query Language). SQL uma maneira avanada de consultar, atualizar e gerenciar bancos de dados relacionais. O Access poder criar a instruo SQL quando voc criar esse tipo de consulta, ou voc poder criar a sua prpria instruo SQL.

Sesso prtica 14
Nesta prtica, voc executar algumas consultas e examinar os resultados. Em seguida, voc observar as consultas subjacentes para ver como funcionam de fato.

Explorar consultas
Primeiramente, voc planejar uma consulta. Em seguida, examinar algumas consultas predefinidas para familiarizar-se com o seu funcionamento. Na sesso prtica aps a prxima lio, voc criar consultas sozinho.

Exerccio 1: Planejar uma consulta

Neste exerccio, voc planejar uma consulta e, em seguida, anotar a sua descrio no papel. Voc no trabalhar no Access durante este exerccio, mas trabalhar no prximo exerccio desta prtica. Considere uma pergunta ou um conjunto de perguntas para as quais voc deseja que os dados forneam respostas. Caso no tenha uma pergunta em mente, pense em um banco de dados de receitas e no tipo de informaes que gostaria de encontrar nele. No papel, anote o seguinte:

O foco dos dados como, por exemplo, todos os vdeos do seu banco de dados de entretenimento domstico que esto emprestados, ou todas as receitas de um banco de dados de receitas que utilizam frango ou que so vegetarianas. Os campos de informaes que voc deseja exibir como, por exemplo, o ttulo, a durao e o status dos vdeos no banco de dados de entretenimento, ou o nome, o tempo de preparo e os ingredientes das receitas no banco de dados de receitas.

Exerccio 2: Executar algumas consultas predefinidas

1. Se a janela Banco de Dados no aparecer na tela, pressione F11 para exibi-la. Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Tabelas est selecionada. 2. 3. Clique duas vezes na tabela Receitas para abri-la. Observe que h cinco registros nesta tabela e feche-a. Agora, voc executar uma consulta para selecionar uma dessas receitas. 4. 5. Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Consultas. Clique duas vezes na consulta Vegetariano para executar a consulta e exibir somente os ingredientes vegetarianos. Feche a consulta. 6. 7. 8. 9. Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Consultas est selecionada. Clique duas vezes na consulta Receitas de Almoo para execut-la. Observe quais receitas so exibidas. Agora, clique no boto Design para observar o funcionamento subjacente da consulta.

Observe as informaes que so exibidas nas linhas Campo e Critrios.

No se preocupe se esse modo de exibio parecer complicado. Simplesmente explore-o por enquanto. Explicaremos esse modo de exibio mais detalhadamente na prxima lio. Quando estiver pronto, feche a consulta e o banco de dados.

65

Criar consultas seleo

As consultas podem tornar os dados mais teis selecionando aqueles que respondem s perguntas e executam as tarefas solicitadas.
TEXTO DO CURSO

Agora que voc j tem noes bsicas de consulta, chegou a hora de criar uma. Nesta lio, voc aprender duas maneiras de criar uma consulta seleo, um tipo simples e verstil de consulta usado em vrias situaes diferentes.

Criar consultas de duas maneiras

Voc pode criar consultas no modo Design ou usando um assistente.

TEXTO DO CURSO

Da mesma forma que ocorre com formulrios e relatrios, o Access oferece duas maneiras bsicas de criar consultas: usando um assistente e no modo Design.

66

O assistente, tambm conhecido como Assistente de Consulta Simples, configura rapidamente a estrutura da consulta definindo alguns itens para voc. No modo Design, voc tem controle total ao criar uma consulta. Voc arrasta os campos desejados at uma grade e insere os critrios para a seleo dos dados a serem recuperados. Voc tambm pode criar a consulta usando o assistente e, depois, refin-la no modo Design para obter apenas os resultados necessrios.

Noes bsicas sobre o assistente

Um assistente orienta voc durante a criao de uma consulta.

TEXTO DO CURSO

O Assistente de Consulta Simples comea solicitando que voc selecione os campos desejados do banco de dados. Voc pode selecionar campos de tabelas, bem como campos de consultas preexistentes. Por exemplo, se voc estiver recuperando uma lista de pessoas de uma tabela Funcionrios, o assistente solicitar que escolha os campos a serem includos na consulta, como o nome, o gerente e o ramal de telefone de cada funcionrio. O assistente tambm permite agrupar e resumir dados, o que no necessrio em consultas simples, mas pode ser til na anlise de conjuntos de registros mais complexos. Depois que voc criar a consulta, o assistente poder execut-la ou poder abrir o modo Design. Nesse modo, voc poder especificar critrios para refinar a consulta. Por exemplo, voc poder especificar no modo Design que a lista recuperada dever mostrar somente os funcionrios do Departamento de Marketing e que ela dever estar classificada pelos sobrenomes dos funcionrios.

67

Trabalhar no modo Design

Voc pode criar e modificar consultas no modo Design. O modo Design mostra as tabelas ou as consultas existentes nas quais voc pode basear a sua consulta... ...e uma grade na qual voc pode adicionar critrios e modificar a consulta.
TEXTO DO CURSO

No modo Design, o primeiro passo escolher as tabelas ou as consultas existentes que contm os campos que voc deseja usar. O passo seguinte selecionar e arrastar esses campos para uma grade. Os campos podem ser provenientes de uma nica tabela ou de vrias tabelas. Neste curso, nos concentraremos no trabalho com apenas uma nica tabela. Depois que adicionar os campos, voc poder especificar os critrios e outras configuraes, como se deseja ou no classificar os resultados. Observao Voc poder alterar os campos usados em uma consulta depois que fizer a seleo original. Para obter detalhes sobre como fazer alteraes, consulte o Carto de Referncia Rpida. Quer voc crie a consulta com o assistente ou no modo Design, test-la no modo Design lhe permitir ajust-la com facilidade caso no obtenha os resultados desejados.

68

Especificar campos

No modo Design, voc pode clicar duas vezes... ...ou arrastar campos... ...para adicion-los grade.
TEXTO DO CURSO

Os campos especificados para uma consulta controlam os dados que ela recupera. Por exemplo, em uma lista dos produtos mais vendidos, convm ver o nome de cada produto, sua margem de lucro, seus totais de vendas e seus distribuidores. Informaes como as datas de fabricao dos produtos talvez sejam desnecessrias. Voc poder especificar os campos desejados, quer utilize o assistente ou o modo Design. O assistente solicitar que voc escolha as tabelas ou consultas e, em seguida, os campos que deseja usar. No modo Design, voc tambm poder comear escolhendo as tabelas ou consultas que deseja usar. Em seguida, voc adicionar cada campo desejado consulta arrastando do resumo da tabela exibido acima da grade. Essa ao preencher as caixas Campo e Tabela da consulta. Voc tambm poder clicar duas vezes nos campos para selecion-los e exibi-los na grade na ordem em que clicar neles.

Especificar critrios para concentrar os dados

Os critrios ajudam a concentrar os dados especificando precisamente os resultados desejados.

TEXTO DO CURSO

Critrios so detalhes incorporados a uma consulta para identificar os dados especficos que se deseja recuperar. Por exemplo, se voc estiver querendo almoar, convm exibir apenas as receitas de itens de almoo.

69

Para fazer isso, especifique um critrio que limite o conjunto de registros s receitas que mostram "Almoo" no campo QualPrato. As receitas que contm quaisquer outros dados, ou que no contm dados, nesse campo no atendem a esse critrio e, portanto, no so recuperadas por essa consulta. Para definir um critrio, digite o texto ou valor que concentre a consulta na linha Critrios da grade da consulta. Por exemplo, para limitar o conjunto de registros s receitas de almoo, basta digitar Almoo, entre aspas, na linha Critrios, em QualPrato. Os critrios podem ser simples como "Almoo" ou mais complexos. Os critrios complexos podem incluir vrias condies (por exemplo, todas as receitas de almoo que tambm usem franco em seus ingredientes). Ou voc pode comparar valores (por exemplo, todas as receitas com mais de 200 calorias por poro).

Os campos esto aparecendo na tela?

Voc pode especificar quais dos campos usados na consulta devem ser exibidos nos resultados.
TEXTO DO CURSO

s vezes, prefervel no exibir todos os dados recuperados por uma consulta. As informaes podem no ser necessrias, ou voc talvez no queira revelar os critrios que usou na consulta. Por exemplo, se estiver recuperando apenas as receitas de pratos de almoo, convm exibir o nome de cada receita e sua descrio. Mas no ser necessrio exibir o campo QualPrato, j que todas as receitas retornadas por essa consulta referem-se a almoo. Se voc der consulta um ttulo como Receitas de Almoo, ser redundante para as pessoas verem o campo QualPrato. A caixa Mostrar permite que voc decida se todos os campos usados na consulta devero ser exibidos ou no. Voc poder exibir ou no um campo, independentemente de ter especificado um critrio para o mesmo. Voc poder marcar ou desmarcar a caixa Mostrar relativa a cada campo a qualquer momento que usar a consulta. Esse recurso tambm lhe permite reutilizar uma consulta, mas exibir somente alguns dos resultados, caso precise apenas de um subconjunto do conjunto de registros em determinada ocasio. possvel mostrar dois campos em vez de uma dezena, sem precisar criar um nova consulta com essa finalidade.

Executar a consulta

70

No modo Design... ...voc pode executar uma consulta... ...e exibir os seus resultados.
TEXTO DO CURSO

Voc pode testar uma nova consulta no modo Design. Basta clicar no boto Executar Consulta. Dessa maneira, voc ir para o modo de exibio de resultados.

na barra de ferramentas Design da

Caso os resultados desejados no apaream na tela, clique no boto Design ajustes.

para retornar ao modo Design e fazer outros

Para executar uma consulta, basta abri-la clicando duas vezes nela na lista de consultas, que aparece quando voc clica em Consultas, em Objetos, na janela Banco de Dados. Para exibir os resultados da consulta de uma melhor forma, convm criar um formulrio; para imprimir os resultados da consulta de uma maneira mais adequada, voc poder criar um relatrio. Para obter mais informaes, consulte os cursos "Um formulrio para cada funo" e "Relatrios I: Mostre seus dados".

Sesso prtica 15
Nesta prtica, voc criar e executar algumas consultas simples.

Criar e refinar uma consulta seleo

Exerccio 1: Usar o assistente
Neste exerccio, voc usar o assistente para criar uma consulta denominada "Receitas de Almoo".

1.

Se a janela Banco de Dados no aparecer na tela, pressione F11 para exibi-la. Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Consultas.

2.

Clique duas vezes em Criar consulta usando o assistente.

Observao

Se esse comando no aparecer na tela, clique no boto Novo

na barra de ferramentas Banco de

Dados e clique duas vezes em Assistente de Consulta Simples.

3. 4.

Em Tabelas/Consultas, clique em Tabela: Receitas. Clique no campo NomeDaReceita e, em seguida, clique no boto de seta nica para a direita. Faa o mesmo nos campos Descrio da Receita e QualPrato. Se desejar remover um campo depois que adicion-lo, clique no boto de seta nica para a esquerda. Clique no boto Avanar.

5.

Digite Receitas de Almoo como ttulo da consulta. Clique em Abrir a consulta para visualizar informaes e, em seguida, clique em Concluir.

6.

Voc especificou os campos da consulta, mas ainda no especificou nenhum critrio, como pode ver nos resultados da consulta. A consulta que voc criou recupera todas as receitas e no apenas as de almoo. Isso ocorre porque voc ainda no especificou nenhum critrio, o que ter oportunidade de fazer no prximo exerccio. Assim, deixe a consulta aberta.

Exerccio 2: Especificar um critrio na exibio Design

Agora, voc especificar um critrio para a consulta criada com o assistente. Como o ttulo da consulta sugere, voc deseja ver apenas as receitas de pratos de almoo.

71

1.

Clique no boto Exibir exibio Design.

na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta na

2. 3.

Observe a coluna que contm o campo QualPrato. Voc dever inserir o critrio nessa coluna. Clique na clula Critrios, em QualPrato, e digite "Almoo" para especificar o critrio. As aspas s sero necessrias se o critrio contiver um ou mais espaos, mas convm us-las mesmo com uma nica palavra, para adquirir o hbito.

4.

Agora, clique no boto Executar

na barra de ferramentas Design da Consulta para exibir os resultados da

consulta. Voil! Voc conseguiu. Agora, voc dever ver somente as receitas de pratos de almoo. 5. Deixe a consulta aberta para o prximo exerccio.

Exerccio 3: Especificar que um campo no deve ser exibido nos resultados da consulta
Como a sua consulta recupera apenas as receitas de pratos de almoo, e o seu ttulo Pratos de Almoo, convm ocultar o campo QualPrato.

1.

Clique no boto Exibir Design.

na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para alternar para a exibio

2. 3.

Em QualPrato, clique na caixa de seleo Mostrar para desmarc-la. Agora, clique no boto Executar na barra de ferramentas Design da Consulta. Observe que voc continua

vendo apenas as receitas de almoo, mas o campo QualPrato no aparece mais na tela. 4. Deixe a consulta aberta para o prximo exerccio.

Exerccio 4: Alterar os resultados

Neste exerccio, voc tentar modificar os resultados dos exerccios anteriores. Primeiramente, voc classificar os resultados e, depois, modificar a consulta para recuperar as receitas de jantar em vez das de almoo.

1.

As receitas de almoo no esto em uma ordem especfica. Suponha que voc deseje coloc-las em ordem alfabtica pelo nome da receita.

2.

Clique no boto Exibir Design.

na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para alternar para a exibio

3.

Em NomeDaReceita, clique na clula Classificar para exibir uma seta, clique na seta e selecione Crescente. Agora, clique no boto Executar na barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta novamente. Os

resultados sero colocados em ordem alfabtica imediatamente. muito simples. 4. Se voc comeou na hora do almoo, provvel que j esteja com fome para jantar agora. Assim, voc alterar o critrio da pesquisa para recuperar pratos de jantar e salvar essa alterao com um ttulo diferente. Dessa maneira, voc ter duas consultas: uma para pratos de almoo e uma para pratos de jantar. 5. Clique no boto Exibir Design. 6. Clique na clula Critrios, em QualPrato, e altere "Almoo" para "Jantar". Marque a caixa de seleo Mostrar para exibir esse campo no conjunto de registros. 7. 8. Execute a pesquisa novamente clicando no boto Executar na barra de ferramentas Design da Consulta. na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para alternar para a exibio

Agora, apenas as receitas de jantar estaro exibidas na tela. No menu Arquivo, clique em Salvar como e digite o ttulo Receitas de Jantar na caixa Salvar Consulta como. Verifique se Consulta est selecionada como o tipo de arquivo na caixa em Como.

72

9.

Feche a consulta e examine as consultas listadas na janela Banco de Dados. Agora, aparecem as consultas Receitas de Almoo e Receitas de Jantar.

Consultas II: Limitar resultados e calcular valores

Agora voc j sabe criar uma consulta bsica para recuperar dados, como recuperar todos os associados de vendas em Paris, e est pronto para se aperfeioar. E se voc precisar de uma lista dos produtos mais vendidos na Europa ou do total de todas as vendas na Frana? E se quiser calcular o imposto de seus produtos? Voc pode fazer isso e muito mais com consultas, as quais no somente recuperam dados, mas podem ser usadas como uma fonte de dados em formulrios e relatrios.

Limitando resultados
As consultas permitem a nfase em dados tornandoos mais teis. Por exemplo, possvel identificar os produtos que vendem mais ou menos ou encontrar todas as vendas de imveis superiores a um determinado valor. Uma maneira de dar nfase a consultas identificar os valores mais altos ou mais baixos, como recuperar produtos com o maior nmero de vendas ou os alunos com as notas mais baixas. Outra maneira usar critrios, ou seja, texto, nmeros, datas e clculos que especifiquem condies s quais os dados devam atender. Nesta lio, voc conhecer os recursos dos valores "principais", o que o ajudar a determinar os valores mais altos e mais baixos; em seguida, aprender mais sobre critrios. Alm disso, voc ter a oportunidade de experimentar os recursos na sesso prtica no final deste curso.

73

Mostrar apenas os valores principais mais baixos e mais altos

Voc quer saber o maior ou menor ou o mximo ou mnimo de algo, como os produtos mais caros fabricados por sua empresa, os profissionais de vendas com as maiores vendas por trimestre ou os alunos com as menores mdias? Com uma consulta de valores principais, bastam alguns cliques do mouse. Voc pode at mesmo especificar um nmero, como 10 associados de vendas, ou uma porcentagem, como os 20% com as mdias mais baixas. No modo Design, clique na seta ao lado de Todas e clique em na caixa Valores Principais um dos nmeros ou das porcentagens predefinidos. Por exemplo, clique em 25% para mostrar 25% das mdias mais altas ou mais baixas de um banco de dados acadmico. No modo Design, voc tambm pode digitar o valor ou a porcentagem de sua preferncia na caixa Valores Principais. possvel recuperar alguns dos valores mais altos e mais baixos entre os seus dados. Voc pode selecionar um nmero ou uma porcentagem de registros a serem recuperados. Clique na clula Classificar, clique na seta exibida e em Crescente para recuperar os valores mais altos ou em Decrescente para recuperar os mais baixos. Para especificar se deseja os valores mais altos ou mais baixos, clique na clula Classificar da grade de design da consulta. Clique na seta exibida e em Crescente para recuperar os valores mais altos ou em Decrescente para recuperar os mais baixos.

Limitar os resultados usando critrios

Embora seja possvel usar consultas para extrair dados de alguns campos de uma tabela grande, por exemplo, voc poderia recuperar apenas o nome e o cargo de uma tabela de funcionrios grande com 30 campos, usar critrios limita os resultados ainda mais. Por exemplo, possvel recuperar os funcionrios subordinados a um gerente especfico ou que tenham sido contratados depois de uma determinada data. No modo Design, voc insere critrios em uma clula de Critrios para especificar uma condio qual os dados devem atender. Essa condio s vezes chamada de valor simples (texto simples, nmeros ou datas) ou de expresso (valores e funes combinados com comparaes e clculos). Voc aprender mais sobre expresses posteriormente.

Os critrios ajudam a limitar os resultados de uma consulta especificando, de forma precisa, o que voc deseja (neste caso somente receitas de almoo).

Tipos de critrios
Tipo Texto "administrador" Exemplo Descrio Localiza todos os funcionrios cujo cargo "administrador". Voc pode usar diferentes tipos de dados e at mesmo clculos ou comparaes em seus critrios. Veja aqui alguns exemplos comuns: Texto: coloque palavras ou frases especficas entre aspas. O Access aplica aspas automaticamente aos critrios de texto quando voc

74

Nmero

03

Localiza todos os cursos cujo nmero de seo 3. Localiza todas as datas que correspondem exatamente a 03/04/06. Usa a funo de data chamada Now() para recuperar todas as datas anteriores a hoje.

executa a consulta, mas o posicionamento automtico das aspas talvez no seja correto em critrios complexos que contenham vrias palavras ou pontos, por exemplo: "Salvador, BA" ou "So Paulo" Nmeros: voc pode usar nmeros e clculos nos critrios. No coloque nmeros entre aspas quando os dados forem armazenados em um campo numrico (aquele que contm apenas nmeros). No entanto, coloque-os entre aspas quando forem armazenados em um campo de texto, como parte de um endereo, por exemplo. Datas: possvel comparar dados com datas de vrias maneiras. Coloque as datas entre sinais de nmero (#). O Access aplica automaticamente os sinais de nmero s datas com determinados formatos quando voc executa uma consulta, mas preciso verificar se foram posicionados corretamente caso seja utilizado um formato de data no reconhecido pelo programa. Expresses com comparaes e clculos: possvel usar uma combinao de texto, nmeros, datas e funes com comparaes e clculos. Voc aprender expresses nas prximas sees. Observao Se voc estiver recuperando nmeros ou datas e no obtiver os dados desejados, talvez seja conveniente verificar o tipo de dados do campo. Por exemplo, se alguns nmeros forem tratados como texto, como em um endereo, determinadas expresses (como maior que) funcionaro de forma diferente. possvel determinar o tipo de dados exibindo a tabela que contm o campo no modo Design.

Data

#03/04/06#

Expresso <Now() com um operador de comparao

Expresso com um clculo

([UnidadesRecebidas])<([UnidadesPedidas]- Usa um clculo 3) nos critrios.

Exemplos de critrios.

Expresse-se com critrios

Voc digita texto, nmero ou data na clula Critrios quando quer localizar registros que tenham dados iguais (=) aos critrios inseridos. Embora voc esteja digitando um valor simples, o Access formula uma expresso automaticamente. Uma expresso combina valores (texto ou nmeros) com funes internas, campos, clculos, operadores (como maior que >) e constantes. Ela usada para calcular nmeros, definir critrios, comparar dados com um valor predefinido, definir uma condio (se x for verdadeiro, ento y) e adicionar seqncias de texto, como nome e sobrenome (s vezes chamado de concatenao). Voc pode criar as suas prprias expresses, de uma simples comparao (como nas vendas maior que 100.000) a valores entre dois nmeros especficos e clculos (localizar datas de entrega com mais de trs dias da data do pedido). Para criar uma expresso, voc pode combinar texto, nmeros, datas, identificadores (como nomes de campo), operadores (como = ou +), funes internas e constantes (um valor predefinido que no muda, como Verdadeiro). Um exemplo de uma expresso usada como critrios. Essa expresso localizar pedidos ainda no entregues, menos trs unidades que j esto atrasadas.

75

Construtor de Expresses
Embora seja possvel digitar as expresses manualmente, voc tambm pode usar o Construtor de Expresses para ajudar a construlas. Ele usado no modo Design. Na grade de design da consulta, clique com o boto direito do mouse na clula na qual deseja criar uma expresso, como a clula Critrios de um campo, e clique em Construir no menu de atalho. Se voc souber a sintaxe da expresso necessria, provavelmente vai querer digit-la na grade de design da consulta. No entanto, se no souber, poder utilizar o Construtor de Expresses. Voc tambm pode us-lo para criar a estrutura bsica e, em seguida, fazer refinamentos digitando. Observao Tambm possvel usar o Construtor de Expresses para criar campos calculados, sobre os quais voc aprender na prxima lio.

A seo superior do Construtor de Expresses uma caixa de expresso na qual voc cria a expresso. Na seo do meio h botes dos operadores usados com mais freqncia. Na seo inferior h elementos de dados disponveis para usar na expresso.

Operador, operador, voc tem esse nmero?

Operadores so smbolos e palavras que especificam a ao a ser executada com os dados. Eles podem comparar dados com um valor, fazer clculos, usar vrios critrios, combinar campos de texto (tambm conhecido como concatenao) e muito mais. Este curso aborda os operadores de comparao e de aritmtica, mas, primeiro, eis aqui uma viso geral dos tipos bsicos de operadores: Comparao: esses operadores comparam dados do banco de dados com valores ou outros campos, como recuperar todos os produtos com inventrios de 100 itens ou mais (>=100) ou todas as notas inferiores a 70 (<70). Aritmtica: esses operadores fazem clculos, como adicionar campos (Subtotal + Dica) ou multiplicar um campo pelo desconto especificado (Taxa * 0,50). Lgica: esses operadores aplicam lgica para determinar se as condies so verdadeiras ou falsas. Alguns tipos comuns so E, Ou e No. Por exemplo, possvel recuperar uma lista de funcionrios que trabalham no escritrio de So Paulo e moram em Campinas. Voc experimentar os operadores de comparao na sesso prtica desta lio e far um passeio pelos operadores de aritmtica na prxima lio.

Os operadores podem comparar, combinar e fazer clculos com dados e critrios.

76

Comparar valores: maior que, menor que etc.

fcil recuperar dados com base na comparao com um valor, como todas as notas iguais ou menores que 70. Basta digitar o operador de comparao, como <= (menor ou igual a), antes do valor na clula Critrios da grade de design da consulta. Por exemplo, para localizar todos os produtos cujo preo igual ou superior a 60,00, basta digitar ">60" como critrio para o campo Preo Unitrio de uma consulta de produtos.

Esta consulta usando um operador de comparao... = > < >= <= <>

Operadores comuns de comparao Igual a Maior que Menor que Maior ou igual a Menor ou igual a Diferente de

...recupera produtos cujo preo unitrio maior que 60,00.

Entre dois valores

Como localizar um valor entre dois valores? Por exemplo, talvez voc queira encontrar todas as residncias em um banco de dados especfico que custem entre 150 e 250 mil ou todos os produtos que custem entre 25,00 e 40,00. Voc pode usar o operador chamado Entre, como "Entre um valor mais baixo E um valor mais alto". Basta digitar o que costuma dizer, ou seja: Entre 25 e 40 Alm de localizar valores entre esses dois nmeros, a expresso tambm localiza valores que correspondem aos nmeros inferior e superior. Por exemplo, a expresso anterior recuperaria produtos que custam 25,00 e 40,00 se o banco de dados contivesse algum. Observao O operador Entre usado normalmente em consultas parmetro, um tipo de consulta seleo na qual o usurio deve digitar critrios, mas tambm pode ser usada em outras consultas seleo.

Os produtos que custam entre 25,00 e 40,00, incluindo aqueles que custam essas quantias exatas, so recuperados.

77

Sesso prtica 16
Nesta sesso prtica, voc vai criar uma consulta de valores principais, comparar valores e calcular a mdia dos custos.

Exerccio 1: Criar uma consulta de valores principais

Em primeiro lugar, voc exibir os produtos com os inventrios mais baixos. 1. 2. 3. Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Consultas. Clique duas vezes na consulta Nveis de Inventrio para execut-la. Na barra de navegao da consulta (provavelmente, a rea inferior esquerda de sua tela) veja quantos registros a consulta recupera.

Nesse ponto, a consulta est localizando todos os 77 produtos da tabela base.

4.

Clique no boto Exibir Design.

da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no modo

5.

Clique na seta ao lado da caixa Valores Principais em 25%.

da barra de ferramentas Design da Consulta e clique

Agora, voc determinar que deseja 25% dos mais baixos especificando a ordem de classificao. 6. Na grade de design da consulta, no campo UnidadesEmEstoque, clique na clula Classificar. Em seguida, clique na seta exibida e clique em Crescente na lista. Clique no boto Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta novamente.

7.

Agora, voc tem um conjunto menor de resultados, ou seja, todos os produtos com inventrio mais baixo classificados na ordem crescente pelo nmero de unidades em estoque. Na barra de navegao da consulta, voc pode ver que foram retornados 21 registros, os quais representam os produtos com a menor quantidade em estoque. (Voc deve ter notado que 25% de 77 no exatamente 21. Se observar os resultados da consulta, ver que os ltimos quatro produtos tm o mesmo nmero de unidades em estoque. O Access no separar de forma arbitrria os resultados iguais. Em vez disso, retornar todos os resultados iguais necessrios para satisfazer a consulta.) 8. Agora, voc quer ver uma lista de um nmero definido de produtos com inventrios altos para avaliar se vai colocar alguns itens venda. Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta, clique no boto Exibir retornar ao modo Design. 9. Clique na seta ao lado de Valores Principais novamente e digite 30 maiores nveis de inventrio. para

para exibir os 30 produtos com os

10. Na grade de design da consulta, no campo UnidadesEmEstoque, clique na clula Classificar. Em seguida, clique na seta exibida e clique em Decrescente na lista. da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta novamente e 11. Clique no boto Executar observe os resultados. Voc ver os 30 produtos com mais unidades em estoque. (Na verdade, voc ver 31 produtos. Por qu? Dica: observe os ltimos dois produtos entre os resultados da consulta. H 36 itens de cada um deles em estoque. O que o Access faz neste caso? Ele inclui ambos os resultados.)

12. Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta, clique no boto Exibir

para retornar ao modo Design.

13. Agora, vamos restaurar todos os resultados novamente. importante executar esta etapa para que o prximo exerccio funcione corretamente.

Clique na seta ao lado da caixa Valores Principais da barra de ferramentas Design da Consulta e clique em Todas. Em seguida, clique na clula Classificar do campo UnidadesEmEstoque. Clique na seta exibida e clique em no classificado na lista.

na barra de ferramentas Design da Consulta. Observao 14. Clique no boto Executar esta etapa para que o prximo exerccio funcione corretamente.

importante executar

78

15. Feche a consulta, mas no salve as alteraes nem feche o banco de dados. Exerccio 2: Comparar dados a um valor Agora, voc quer exibir uma lista dos itens mais caros. Portanto, especificar os critrios dos itens a serem recuperados que custam mais de 40,00. 1. 2. 3. 4. Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Consultas ainda est selecionada. Clique na consulta Comparao para selecion-la e clique no boto Design janela Banco de Dados para abrir a consulta no modo Design. da barra de ferramentas da

Na grade de design da consulta, em PreoUnitrio, clique na clula Critrios e digite >40. Clique no boto Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta.

Observe que todos os produtos mostrados custam mais de 40,00. 5. Deixe a consulta aberta para o prximo exerccio.

Exerccio 3: Entre os nmeros Nesta sesso prtica, voc vai alterar a consulta do exerccio anterior para localizar produtos que estejam entre dois preos.

1. 2. 3.

Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta, clique no boto Exibir

para retornar ao modo Design.

Na clula Critrios, em PreoUnitrio, exclua os critrios contidos e digite Entre 25 e 40. Clique no boto Executar na barra de ferramentas Design da Consulta para exibir os resultados.

Observe que os resultados esto entre 25,00 e 40,00 e tambm incluem registros dos produtos que custam esses valores exatos. 4. Salve e feche a consulta e o banco de dados.

Expresse-se com clculos

Voc deseja calcular dados, como exibir o frete total por pas, adicionar dois campos ou multiplicar um preo pela porcentagem de aumento? possvel usar a "consulta de totais" para executar vrios clculos, incluindo calcular a mdia e contar o nmero de registros que satisfazem determinados critrios. Tambm possvel criar campos calculados, os quais so exibidos juntamente com os outros campos do banco de dados. Os totais de frete so calculados na consulta e no so armazenados na tabela base. Em ambos os casos, os clculos no so armazenados no banco de dados, o que ajuda a controlar o seu tamanho e a sua eficincia.

79

Calcular o total ou a mdia de registros em uma consulta

Para fazer clculos relacionados a um grupo de itens, voc pode usar o que chamamos de consulta de totais. No deixe o nome "consulta de totais" engan-lo. Ela pode fazer muito mais que apenas calcular o total dos dados. Uma consulta de totais pode calcular a mdia de um grupo de itens, contar o nmero de itens, encontrar o nmero mnimo e o nmero mximo e muito mais. A consulta usa funes internas que calculam a mdia, contam e executam outras operaes. Para obter uma lista completa, consulte o Carto de Referncia Rpida no final deste curso. importante compreender por qual campo deseja agrupar os dados, como agrupar os totais de frete pelo campo Frete. Voc comea exibindo a linha Total. Basta clicar no boto Totais na barra de ferramentas Design da Consulta.

Em seguida, clique na clula Total do campo pelo qual deseja agrupar os dados e clique na seta exibida. Na lista Agrupar por, clique no clculo ou na funo que deseja aplicar.

Essa consulta mostrar o frete total de cada pas da tabela Pedidos. O boto Totais. Os clculos disponveis na clula Total.

Criando um campo calculado

Na ltima lio, voc aprendeu a usar expresses como critrios. Tambm possvel us-las para criar campos calculados. Um campo calculado um novo campo que voc cria em uma consulta para indicar os resultados de um clculo. Por padro, um campo calculado exibido com os outros campos nos resultados da consulta. Ele tambm pode ser exibido em formulrios e relatrios baseados na consulta. Voc pode fazer clculos numricos, bem como combinar texto (como os campos Nome e Sobrenome para criar um nico campo para o nome de um cliente). Nesta lio, voc se concentrar nos clculos numricos. Ao contrrio de um campo real do banco de dados, os resultados do campo calculado no so armazenados como dados. Os clculos so feitos cada vez que voc executa a consulta. Para criar um campo calculado, voc precisa primeiro atribuir um nome ao campo, como faria com qualquer campo do banco de dados. Um exemplo de campo calculado seria o campo Valor na seguinte expresso: Valor: [Quantidade] * [PreoUnitrio] Se voc no atribuir um nome ao campo e apenas digitar a equao, o Access atribuir Expr1, Expr2 etc. a cada campo calculado.

Ampliando um campo calculado. O campo calculado exibido com os outros campos na grade de design da consulta. A caixa Zoom fornece uma rea maior na qual voc pode digitar o seu clculo.

80

Para inserir uma expresso no modo Design, voc pode: Digit-la diretamente na grade de design da consulta. ou Digitar na caixa Zoom. Basta clicar com o boto direito do mouse na clula e clicar em Zoom no menu de atalho. ou Usar o Construtor de Expresses. Basta clicar com o boto direito do mouse na clula e clicar em Construir no menu de atalho.

Exemplos de campos calculados

Expresso QtdeTotal: [QtdeEnviadaAgora] + [JEnviada] Objetivo Exibe no campo QtdeTotal a soma dos valores dos campos QtdeEnviadaAgora e JEnviada. Esse clculo pode ajudlo a avaliar quanto de um pedido j foi entregue. Exibe no campo Valor o produto da multiplicao do campo Quantidade pelo campo PreoUnitrio. Exibe no campo FretePrincipal o custo do frete mais 10% de aumento. Exibe no campo Total a soma dos valores dos campos Subtotal, Imposto e Gorjeta. Um campo calculado pode adicionar, subtrair, multiplicar, dividir e realizar outras operaes nos dados. Ele pode conter campos dos dados, como Preo vezes Quantidade, bem como nmeros e funes internas. Por exemplo, possvel calcular o preo de um servio importante, talvez um servio urgente ou em circunstncias incomuns, multiplicando o custo do frete para aplicar um aumento de 10%.

Valor: [Quantidade] * [PreoUnitrio]

FretePrincipal:Frete*1,1

Total: [Subtotal]+[Imposto]+[Gorjeta]

TotalSalrioSemanal: Exibe no campo [SalrioPorHora]*[DiasPorSemana]*[HorasPorDia] TotalSalrioSemanal o produto da multiplicao do valor por hora pelo nmero de horas trabalhadas em um dia e o nmero de dias trabalhados em uma semana.

Exemplos de campos calculados.

Operadores aritmticos e sua precedncia

Operador + Adio. Subtrao. Objetivo As expresses usam operadores aritmticos. Como vimos na primeira lio, os operadores so smbolos ou palavras que executam aes em relao aos dados. Alguns operadores aritmticos tambm podem ser usados para combinar (ou concatenar) campos de texto, mas neste curso voc

81

* / \ ^ Resto

Multiplicao. Diviso. Diviso na qual as expresses numricas e o quociente so arredondados. Eleva a primeira expresso numrica potncia da segunda. Arredonda as expresses numricas para inteiros, divide o primeiro inteiro pelo segundo e retorna somente o resto. til para retornar cada n registro, como cada stimo registro.

aprender a usar operadores com valores. Voc j deve usar os operadores de adio (+), subtrao (-), multiplicao (*) e diviso (/) com mais freqncia, mas til conhecer os outros operadores e os respectivos propsitos.

Operadores e sua precedncia.

Precedncia de operadores: todos em ordem agora

Operador Exponenciao (^) Negao um sinal de menos (-) esquerda Multiplicao e diviso (*,/) Diviso de inteiros (\) Mdulo (Resto) Adio e subtrao (+,-) Ordem 1 2 3 4 5 6 Se voc tiver vrios parnteses, uns dentro dos outros, o Access agir de dentro para fora. Se tiver vrios operadores no mesmo nvel, o Access os avaliar da esquerda para a direita. Lembre-se de que o Access avalia a multiplicao e a diviso antes da adio e da subtrao. Considere a seguinte expresso: Se a sua expresso tiver vrios operadores aritmticos, o Access avaliar determinados operadores antes de outros. Isso conhecido como precedncia de operadores. Voc pode alterar a ordem colocando parnteses ao redor da parte que o Access deve avaliar primeiro.

Tabela de operadores comuns e a respectiva ordem da precedncia.

[Quantidade]*([PreoAtual][PreoInicial])
Se Quantidade fosse 500, PreoAtual fosse 40 e PreoInicial 35, o resultado seria 2.500. Sem os parnteses, o resultado seria 19.965. uma grande diferena.

Calculando datas
Expresso HoraDeBuscar: SomData("h", 3, [HoraDeChegada]) Idade: DifData("aaaa", [DataDeNascimento], Agora())+ Int( Formato(agora(), "mmdd") < Formato( [DataDeNascimento], "mmdd") ) TempoDeAtraso: DifData("d", [DataDoPedido], [DataDeEnvio]) AnoDaContratao: PartData("aaaa", [DataDaContratao]) NmeroDoMs: PartData("M", [DataDoPedido]) EsteMs: Formato(Agora(), "mmm") Objetivo Exibe uma hora que trs horas aps a HoraDeChegada. Calcula a idade de algum a partir do nascimento, em relao data atual. Exibe o nmero de dias entre os campos DataDoPedido e DataDeEnvio. Exibe o ano em que cada funcionrio foi contratado. Exibe o nmero do ms, como 8 para agosto. Exibe o ms abreviado que a data atual representa, onde mmm janeiro a dezembro. Voc pode trabalhar com datas em clculos, como subtrair uma data de outra ou recuperar todas as datas anteriores a hoje. No Access, datas e horas so armazenadas como nmeros decimais para que voc possa us-las em equaes matemticas. Mas, para clculos simples de data, no preciso se preocupar com o que ocorre nos bastidores, pois o Access cuida dos clculos para voc. Com o Access, voc pode fazer mais do que apenas adicionar e subtrair datas. Usando PartData, possvel exibir parte de uma data, como o ano em que algum foi contratado. H algumas expresses de data na tabela esquerda e no Carto de Referncia Rpida no final deste curso.

82

Alguns exemplos de expresses de data.

Compreendendo como os valores nulos afetam as consultas

Expresso HoraPrecedente: SeImed(Nulo([DataDaSolicitao] [DataDeEnvio]), "Est faltando a data", [DataDaSolicitao] - [DataDeEnvio]) Objetivo Exibe a mensagem "Est faltando a data" no campo HoraPrecedente quando o valor de DataDaSolicitao ou DataDeEnvio nulo. Caso contrrio, exibe a diferena. Exibe uma seqncia vazia no campo PasAtual quando o campo Pas nulo. Caso contrrio, exibe o contedo do campo. Quando no h dados a serem inseridos em um campo, ele considerado nulo. Se voc tentar fazer clculos, executar uma consulta de totais ou classificar um campo que contenha alguns valores nulos, talvez no obtenha os resultados desejados. Por exemplo, a funo Mdia ignora automaticamente os campos que contm valores nulos. Os valores nulos tambm afetariam os resultados se voc estivesse contando o nmero de registros de alunos com base no campo Nota e algumas notas ainda no estivessem registradas. A contagem no refletir o nmero total de alunos, pois os alunos sem nota ainda no foram includos. Talvez seja conveniente excluir valores nulos dos resultados ou, possivelmente, limitar os resultados apenas queles registros com valores nulos. Por exemplo, talvez voc queira procurar os alunos que ainda no tenham notas. Voc pode fazer isso usando os operadores Nulo e Negado Nulo. Basta digitar o operador na grade de design da consulta na clula Critrios do campo cujos valores est verificando. Talvez voc queira tambm lidar com valores nulos usando uma expresso e executando uma ao diferente nesses registros. possvel usar a expresso interna chamada Nulo. H alguns exemplos na tabela esquerda e no Carto de Referncia Rpida no final deste curso. Alguns tipos de campo, como Texto, Memorando e Hiperlink, tambm podem conter uma seqncia de comprimento nulo, o que significa que voc sabe que no h valor para o campo. Por exemplo, um aluno pode ter desistido e, assim, voc sabe que ele no tem uma nota. Insira uma seqncia de comprimento nulo digitando duas aspas duplas sem espao entre elas (""). Observao Em um projeto do Access associado a um banco de dados do Microsoft SQL Server, possvel inserir uma seqncia de comprimento nulo em um campo cujo tipo de dados seja varchar ou nvarchar.

PasAtual: SeImed(Nulo([Pas]), "", [Pas])

=SeImed(Nulo([Regio]),[Cidade]&""& Exibe os valores [CEP], [Cidade]&" "&[Regio]&"" dos campos &[CEP]) Cidade e CEP quando o campo Regio nulo. Caso contrrio, exibe os valores dos campos Cidade, Regio e CEP.

Alguns exemplos de expresses Nulo.

Sesso prtica 17
Nesta sesso prtica, voc executar uma consulta de totais, aprender a importncia dos parnteses, criar um campo calculado manualmente e usando o Construtor de Expresses, calcular uma data e explorar valores nulos.

Trabalhar com clculos

Exerccio 1: Totais e contagens
Nesta sesso prtica, voc revisar as informaes de resumo sobre a remessa de seus pedidos. 1. 2. 3. Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Consultas ainda est selecionada. Clique duas vezes na consulta Resumo de Frete para execut-la. Na barra de navegao da consulta (provavelmente, a rea inferior esquerda de sua tela), veja quantos registros a consulta recupera.

83

Neste ponto, a consulta est recuperando todos os 122 pedidos, o pas para o qual cada pedido foi enviado e o custo do frete por pedido. Em vez disso, voc deseja ver o custo total do frete por pas de todos os pedidos.

4. 5.

Clique no boto Exibir Design.

da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no modo

Voc no precisa do CdigoDoPedido, portanto, remover esse campo da consulta. Na grade de design da consulta, aponte para a barra horizontal fina, chamada seletor de coluna, acima do campo CdigoDoPedido. Quando o ponteiro tornar-se uma seta, clique para selecionar o campo CdigoDoPedido e pressione a tecla DELETE. O campo ser removido e os outros dois campos se deslocaro para a esquerda na grade de design da consulta.

6. 7.

Na barra de ferramentas Design da Consulta, clique no boto Totais exibida a linha Total.

. Na grade de design da consulta, agora

Sob o campo Frete, clique na clula Total (a opo Agrupar por a mais provvel a ser exibida), clique na seta exibida e clique em Soma na lista. Clique no boto Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta.

8.

O frete total de todos os pedidos calculado para cada pas e o campo chamado de SomaDeFrete. A Argentina ter um total de 298,93 em pedidos. 9. Agora, vamos ver quantos pedidos foram enviados a cada pas. Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta, clique no boto Exibir para retornar ao modo Design.

10. Clique na clula Total sob o campo Frete, clique na seta exibida e clique em Contagem na lista. 11. Execute novamente a consulta e observe que o nmero de pedidos por pas est listado. A Argentina tem trs pedidos.

Dica Para executar novamente a consulta, clique no boto Executar Consulta.

na barra de ferramentas Design da

12. Salve a consulta se quiser manter os resultados e feche-a, mas mantenha o banco de dados aberto.

Exerccio 2: Precedncia de operadores

Nesta sesso prtica, voc ver a diferena drstica que os parnteses podem fazer e como a precedncia de operadores pode gerar valores inesperados. 1. 2. Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Consultas ainda est selecionada. Clique duas vezes na consulta Nveis de Inventrio para execut-la. D uma olhada nos campos ValorTotalErrado e ValorTotalCorreto. No momento, ambos exibem o mesmo valor incorreto. A sua tarefa corrigir a precedncia no campo ValorTotalCorreto.

3. 4.

Clique no boto Exibir Design.

da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no modo

Clique com o boto direito do mouse no campo ValorTotalCorreto e clique em Zoom no menu de atalho. Voc ver a expresso: ValorTotalCorreto: [UnidadesEmEstoque]+[UnidadesPedidas]*[PreoUnitrio] A precedncia de operadores est fazendo com que UnidadesPedidas seja multiplicado por PreoUnitrio e, em seguida, adicionado a UnidadesEmEstoque. O que voc realmente deseja primeiro somar UnidadesEmEstoque com UnidadesPedidas e, em seguida, multiplicar essa soma pelo PreoUnitrio.

5.

Digite parnteses antes do primeiro colchete de [UnidadesEmEstoque] e depois do ltimo colchete de [UnidadesPedidas], como mostrado: ValorTotalCorreto: ([UnidadesEmEstoque]+[UnidadesPedidas])*[PreoUnitrio]

6. 7.

Clique em OK para fechar a janela Zoom. Clique no boto Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta.

84

Voc notar uma grande diferena entre a maioria dos campos ValorTotalErrado e ValorTotalCorreto. Por exemplo, o ValorTotalCorreto de Chai ser 702 em vez de 39 e de Chang ser 1.083 em vez de 777. 8. Salve a consulta se quiser manter os resultados e feche-a em seguida.

Exerccio 3: Criar um campo calculado

Os seus preos logo tero um aumento de 10%. Portanto, voc deseja recuperar uma lista dos novos preos. 1. 2. 3. Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Consultas ainda est selecionada. Clique na consulta Aumento de Preo para selecion-la e clique no boto Design janela Banco de Dados para abrir a consulta no modo Design. Clique na clula em branco direita do campo PreoUnitrio e digite o seguinte: NovoPreo: [PreoUnitrio]*1.1 4. Clique fora da clula para concluir o clculo do campo. Em seguida, clique com o boto direito do mouse na clula, clique em Propriedades no menu de atalho e clique na caixa Formato da caixa de dilogo Propriedades do Campo. Clique na seta exibida, clique em Moeda na lista e clique no boto Fechar. Clique no boto Executar da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta. da barra de ferramentas da

5. 6.

Voc ver que os preos na coluna NovoPreo aumentaram 10%. 7. Mantenha essa consulta aberta no modo Design para o prximo exerccio. Dica Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta, clique no boto Exibir.

Exerccio 4: Usar o Construtor de Expresses

Agora, voc usar o Construtor de Expresses para construir um campo calculado semelhante na mesma consulta. 1. Se a consulta Aumento de Preo no for exibida no modo Design, abra-a. Dica 2. 3. 4. 5. Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta, clique no boto Exibir.

Na grade de design da consulta, clique com o boto direito do mouse na clula direta da expresso NovoPreo criada no exerccio anterior e clique em Construir no menu de atalho. Na parte inferior do Construtor de Expresses, clique duas vezes no sinal de mais ao lado de Tabelas para expandir a pasta e clique na pasta Produtos para exibir os seus campos. Clique duas vezes em PreoUnitrio para que mostre a rea da expresso na parte superior do Construtor de Expresses. Clique no boto do asterisco * (multiplicao) para adicion-lo equao e digite 1,10. Clique em OK e clique fora do campo para que o Access conclua a sintaxe da expresso. Voc notar que o Access atribuiu expresso o nome padro Expr1:. Renomeie-a excluindo o nome padro e digitando EPNovoPreo. O Construtor de Expresses adiciona automaticamente identificadores aos objetos, os quais so necessrios ao construir expresses complexas com vrias tabelas, consultas etc. Clique fora da clula para concluir o campo. O campo deve ser: EPNovoPreo: [Produtos]![PreoUnitrio]*1,1

6.

Clique com o boto direito do mouse no campo EPNovoPreo, clique em Propriedades no menu de atalho e clique na caixa Formato da caixa de dilogo Propriedades do Campo. Clique na seta exibida, clique em Moeda na lista e clique no boto Fechar. da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta. Os resultados Clique no boto Executar dos campos NovoPreo e EPNovoPreo devem ser iguais. Dica O uso do Construtor de Expresses nessa expresso no absolutamente necessrio, mas voc ver o quanto ele til em expresses mais complexas, pois cria a sintaxe automaticamente. Tambm possvel us-lo como ponto de partida e depois desenvolver a expresso manualmente.

7.

8.

Salve e feche a consulta, mas mantenha o banco de dados aberto para o prximo exerccio.

85

Exerccio 5: Subtrair datas

Nesta sesso prtica, voc ver o tempo de atraso entre datas dos pedidos. 1. 2. 3. Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Consultas ainda est selecionada. Clique na consulta Tempo de Atraso para selecion-la e clique no boto Design janela Banco de Dados para abrir a consulta no modo Design. Clique na clula vazia direita do campo DataDoPedido e digite o seguinte: TempoDeAtraso: [DataDeEnvio]-[DataDoPedido] 4. Execute a consulta. da barra de ferramentas da

Dica

Clique no boto Executar

da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta.

Voc ver o nmero de dias entre a data em que o pedido foi feito e a data em que foi enviado. Role para a direita se necessrio. 5. Etapa bnus: Classificar os resultados.

Dica Clique no boto Exibir da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no modo Design. Em TempoDeAtraso, clique na clula Classificar, clique na seta exibida e clique em Crescente na lista.

6.

Clique no boto Executar

da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta.

Os pedidos agora esto classificados conforme o tempo de atraso, do menor para o maior. 7. Salve e feche a consulta.

Exerccio 6: Verificar se h valores nulos

Nesta sesso prtica, voc usar os operadores Nulo e Negado Nulo para localizar e excluir registros com valores em branco. 1. 2. Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Consultas ainda est selecionada. Clique duas vezes na consulta Resumo de Notas para execut-la. Voc v os registros no incio que no possuem notas? Esses registros foram classificados na ordem crescente e os valores nulos aparecem no incio.

Clique no boto Exibir Design. 3. 4.

da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no modo

Na grade de design da consulta, na clula do campo Nota (a terceira clula a partir da esquerda), digite o operador Nulo na clula Critrios. No esquea de incluir o espao entre e Nulo. Execute a consulta.

Dica

Clique no boto Executar

da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta.

Voc ver dois registros, ambos sem notas. 5. Volte para o modo Design e troque Nulo por Negado Nulo.

da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no Dica Clique no boto Exibir modo Design. Na grade de design da consulta, em Notas, digite o operador Negado Nulo na clula Critrios. Execute a consulta novamente e examine os resultados.

Dica

Clique no boto Executar

da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta.

86

Dessa vez, voc ver os registros que possuem notas e nenhum registro com valores nulos. Como constatou, bem fcil isolar registros com valores em branco usando os operadores Nulo e Negado Nulo.

Consultas III: Criar consultas parmetro que solicitam entrada dos usurios
Uma consulta parmetro do Microsoft Access til quando o mesmo tipo de consulta executado com freqncia, mas os valores de pesquisa mudam. Se estiver familiarizado com a consulta seleo bsica, aprenda como transform-la em uma consulta parmetro.

Crie uma s vez, use sempre

Uma consulta parmetro pode responder vrias perguntas.

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Alterar os valores dos critrios sempre que desejar

Assim como uma consulta seleo, a consulta parmetro salva a estrutura bsica da consulta por exemplo, os campos exibidos. Voc tambm pode especificar os campos a serem usados como critrios para restringir a pesquisa, como os valores de vendas de um determinado ms. O que torna as consultas parmetro exclusivas a possibilidade de configur-las para que solicitem os dados necessrios por exemplo, o ms a ser pesquisado quando voc executar a consulta. Voc no precisar inserir valores reais (como o ms especfico do qual deseja obter os valores de vendas) ao configurar a consulta. Em outras palavras, voc controla quando deseja executar a consulta e pode especificar qualquer ms desejado. Se no utilizasse uma consulta parmetro, voc acabaria tendo que usar uma consulta seleo para cada ms pesquisado, o que no seria muito eficiente.

As consultas parmetro solicitam que voc informe os dados que deseja localizar.

Configurar uma consulta parmetro

A configurao de uma consulta parmetro semelhante de vrias maneiras configurao de uma consulta seleo. Voc pode usar o Assistente de Consulta Simples para criar rapidamente as tabelas e os campos a serem includos e, em seguida, adicionar critrios no modo Design ou ir diretamente para esse modo e configurar os critrios. A diferena de uma consulta parmetro est no modo de manipulao dos critrios: em vez de inserir os valores de vendas reais, voc solicita ao usurio da consulta para inserir os valores dos critrios. O texto dos critrios de uma consulta parmetro exibido entre colchetes. Essa solicitao bem simples. Voc insere o texto entre colchetes [ ] na grade da consulta a ser exibida quando algum executar a consulta. Forneceremos mais exemplos e, posteriormente neste curso, voc ter a oportunidade de experimentar isso sozinho.

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Consultas parmetro de execuo e resposta imediatas

A execuo de uma consulta parmetro tambm simples. Quando voc (ou outra pessoa) executa a consulta, uma caixa de dilogo exibida com a mensagem criada (ou seja, o texto entre colchetes da grade da consulta); por exemplo, "Voc deseja exibir as vendas de qual regio?" Simplesmente digite a regio, clique em OK e deixe que o Access faa o resto. Ele exibir os resultados com base no que foi digitado pelo usurio, que, neste exemplo, foi vendas por regio. Se a sua consulta abranger um intervalo, como uma data de incio e uma data de trmino, voc ser solicitado a digitar o primeiro valor, depois o segundo valor e pronto, os resultados aparecero. Saiba mais sobre isso na ltima lio.

A mensagem exibida quando um usurio executa a consulta parmetro. O texto do campo Critrios da consulta.

Vrias regies, uma s consulta

Utilize consultas parmetro para procurar os doadores de cada regio.

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Configurar campos
A primeira etapa para a configurao de uma consulta parmetro especificar os dados a serem includos na consulta, como informaes sobre clientes, pedidos de vendas ou doadores. Para isso, utilize o Assistente de Consulta Simples ou o modo Design. Neste exemplo, configuraremos a consulta usando o assistente, que solicitar que voc especifique a tabela de base da consulta. Nesse caso, utilizaremos a tabela Informaes sobre Doadores. Nessa lista, desejamos incluir informaes como nome e endereo do doador, mas no desejamos incluir a quantia doada.

Mova os campos que voc deseja incluir na consulta, de Campos Disponveis para Campos Selecionados.

Configurar os valores dos critrios

Na prxima etapa, alternaremos para o modo Design a fim de especificar os valores dos critrios a serem usados para restringir a consulta. Esse ser o valor que voc ou outro usurio dever inserir quando a consulta for executada. Neste caso, o valor dos critrios a ser pesquisado o campo Regio, pois voc deseja fornecer uma lista de doadores com base na regio de cada um deles. Portanto, como devemos realizar a consulta para solicitar que as pessoas insiram o valor? Muito simples: insira o texto a ser exibido quando uma pessoa executar a consulta colocando-o entre colchetes, conforme mostrado na ilustrao. Para assegurar que as pessoas saibam o que digitar quando forem solicitadas, torne o texto o mais claro possvel. Se possvel, inclua um exemplo. Para esta consulta, utilizaremos este texto de prompt: "[Inserir a regio de pesquisa; por exemplo, norte]."

Use o campo Critrios para inserir o texto a ser exibido como prompt para os usurios.

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Teste sua consulta

Voc especificou todos os itens necessrios configurao desta consulta, portanto, vamos test-la. Voc no precisar sair do modo Design; basta clicar no boto Executar na barra de ferramentas Design da Consulta. Ao testar ou executar uma consulta parmetro, uma caixa de dilogo solicitar que voc insira o valor dos critrios. Insira um valor de exemplo que o ajude a verificar se a consulta est funcionando. No exemplo, inserimos Sudeste e a consulta retornou um conjunto de dados que corresponde aos critrios.

Clique no boto Executar ... ... para exibir os resultados da consulta parmetro.

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