INTRODUCCIN En un mundo en el que las empresas son cada vez ms competitivas, es necesario siempre estar a la punta del mercado.

Para ello, es necesario aliarse con los componentes que permitan el liderazgo correcto. La educacin es uno de los ejemplos, como tambin lo son los programas informticos. Mientras ms se haga por buscar el liderazgo, ms beneficios se encontrarn. Una forma de lograrlo es mejorando los tiempos, para darle al empleado y al cliente ms satisfaccin. Eso se puede lograr con sistemas que permitan un mayor aprovechamiento de cada minuto. Dentro de las empresas que tienen esa necesidad, se inscribe Importadora de Repuestos 2003, CA, que precisa una propuesta que le ayude a mejorar los tiempos de entrega de los productos, as como mejorar el control del inventario. Si se logra esto, los empleados tendrn menos labores y el cliente podr ser atendido a una mayor velocidad. Por esa razn, esta investigacin se embarca en la creacin de una propuesta que cumpla con las necesidades de la empresa, siguiendo un esquema orientado a objeto y consultando a los involucrados para que se adapte al usuario final. Para ello, la investigacin se dividi en cinco captulos, cada uno con una funcin especfica, adems de desplegar los pasos metodolgicos correspondientes para conquistar el objetivo definido del trabajo especial de grado. Cada uno de ellos se describe inmediatamente: En el primer captulo se delinea y describe el problema del presente estudio, de igual forma se establece la justificacin, objetivos y, por ltimo, se hace la operacionalizacin de las variables.

El segundo captulo presenta los antecedentes de investigacin, que vienen a hacer la sustentacin en el sentido metodolgico. Seguidamente se encuentran las bases tericas, otra forma de apoyo en cuanto a los distintos conceptos, definiciones y orientaciones que son sumamente necesarios para la propuesta. El Captulo III contiene el tipo de investigacin, poblacin, los distintos tipos de instrumentos y las tcnicas de anlisis de datos que mejor se adapta a esta metodologa de investigacin El Captulo IV cuenta con los resultados de los instrumentos aplicados y la interpretacin de dichos resultados, terminando con las conclusiones y las recomendaciones respectivas. El Captulo V sirve para la presentacin de la propuesta, as como el anlisis minucioso de la misma. Esto se logr con el uso de diagramas y cuadros, que permiten explicar y estudiar los procesos que se llevan a cabo dentro del programa. Por ltimo, se presentan las referencias que se usaron durante el desarrollo de la investigacin, as como los anexos necesarios que le dan el respaldo.

CAPTULO I EL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La administracin es el uso adecuado de la informacin dentro de una organizacin. Es la manera como su procesamiento derive en una buena direccin de una organizacin. Su modernizacin y constante adaptacin a la realidad de las sociedades ha generado un saludable crecimiento de la economa en todos los niveles: local, regional, nacional y mundial. Ese mismo crecimiento ha originado una competencia entre empresas de ramos similares. Cada una trata de superar a la otra, creando un liderazgo dentro del mercado, dndole ms importancia al consumidor y prestndole nuevas tendencias dentro de la comercializacin. Esta competencia dentro del comercio genera y activa la economa mundial. Con ella, se crean empleos, ganancias y se crea la contienda entre empresas del mismo ramo. Como consecuencia y representacin de esta actividad, se crearon ms compaas e industrias. Y con el tiempo, cada vez ms la necesidad de crear regulaciones en la actividad, para hacerla estndar. Como parte de esa estandarizacin dentro de la actividad comercial, se comenzaron a generar documentos mercantiles iguales, que no solamente sirve para la regularizacin, sino tambin para el control interno de cada empresa. Este control incluye la informacin que se obtiene y genera tras la interaccin con el pblico externo (clientes, proveedores, vecinos) e interno (personal) As, se crean registros, evitando problemas futuros. Estos registros se llevan y se ejecutan en todo el globo, incluyendo a Venezuela, que tiene, por ejemplo, una manera de facturar individualizada y
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particular. Razn por la que cada empresa debe llevar un sistema que le permita la recoleccin y actualizacin de datos. Si una compaa no tiene un sistema que haga esto, la llevara a una realidad marcada por dos consecuencias: ilcito fiscal y desorden total en su administracin. Por esto es que toda organizacin, desde la ms grande hasta la ms pequea necesita tener un mtodo fuerte y sostenible en el tiempo. Dentro de estas empresas, se encuentra Importadora de Repuestos 2003 CA, que se encarga de la compra y venta de repuestos de automviles. Con un universo clientelar que necesita de repuestos automovilsticos. Dentro de ellos se cuentan talleres, mecnicos y personas de a pie. Esta empresa, como toda estructura organizativa, ha segmentado su estructura en diversos departamentos. Con esto, se logra la divisin del trabajo y el logro de las metas. Entre ellos, se encuentra el departamento de administracin, que se encarga del trato directo con los proveedores, el manejo de la mercanca y chequear que las ventas se realicen de manera correcta. Sin embargo, su funcionamiento no es ciento por ciento correcto. Existen una serie de sntomas que obstaculizan el uso ptimo de la informacin. Entre ellas, el bajo control de las acciones que all se cometan, desde el contacto con un proveedor, hasta la puesta en venta de una mercanca en especfico. As mismo, se encuentra presente un descontrol de la existencia, pues en ocasiones no se sabe la existencia de un producto en especfico en stock. Al no tener consciencia del movimiento de la mercanca en tiempo real, podran quedarse sin algn producto de manera imprevista.

Por otra parte, no hay una estadstica de las ventas que permitan crear planes de negocios. No hay un registro del comportamiento de la clientela. Sin esa informacin, el mercadeo correcto de la empresa se hace una tarea engorrosa. La continuidad de estas fallas genera, en principio, prdida de posibles clientes, pues no se tiene conocimiento de qu quiere el pblico. Sin eso, la forma como se venda puede ser la ms inadecuada y no saberlo. Adems, prdida de clientes actuales. Si no se conoce el movimiento del stock, se crean vacos de mercanca. En caso de que un cliente no consiga lo buscado, se ir con la competencia. Y como consecuencia ltima, la prdida de ganancias. La ms grave de todas, pues una empresa que no genere dividendos pone en peligro su estabilidad en el futuro. Por esto, se propone la creacin de un sistema administrativo como apoyo a la gestin de facturacin e inventario de la empresa Importadora de Repuestos 2003, CA, que les permita llevar las cosas de manera fcil, mejorando el rendimiento de la empresa y evitando cualquier mal funcionamiento que se pudiera generar en un futuro. Adems, con los datos obtenidos se puede hacer una empresa que conoce a su pblico y sacarle provecho, para crear una mayor fidelidad. Para cumplir a cabalidad con un sistema efectivo y eficaz para la empresa, primero se deben solventar ciertas preguntas, como cul es la situacin actual?, cmo deber ser el diseo del sistema administrativo ms adecuado? y cmo se configurar y cules sern los parmetros de este nuevo sistema?

Justificacin Cada da hay ms empresas en el mundo. Muchas se especializan en un rea especfica. Y cada vez hay ms empresas con la misma especializacin. Por ende, hay ms competencia. La manera de resaltar en el mercado es ser mejor que el resto, atrayendo la mayor cantidad de clientes, prestndoles el mejor servicio posible y crear fidelidad en ellos. Todo de la manera ms econmica posible, para no generar gastos excesivos. Un sistema administrativo confiable es una pieza clave para lograr esto. Con l, no slo se logra recortar gastos, sino tambin ganar tiempo, obtener una gran cantidad de datos de los pblicos con los que se maneje la empresa y, como consecuencia, mayor eficiencia y mejor uso de los recursos disponibles.

Objetivos General Desarrollar un sistema administrativo como apoyo a la gestin de facturacin e inventario para la empresa Importadora de Repuestos 2003, CA Especficos 1. 2. Diagnosticar la situacin actual del sistema de facturacin en Determinar las necesidades del personal para la optimizacin

Importadora de Repuestos 2003, CA del sistema de facturacin e inventario

3. propuesto 4.

Analizar los requisitos del usuario con respecto al sistema Disear un nuevo sistema administrativo ajustado a los

requerimientos de la empresa Importadora de Repuestos 2003, CA

Alcances La propuesta estara destinada principalmente a los trabajadores de la empresa, quienes seran las personas que tendran mayor contacto con l. Para ello, deber ser didctico, intuitivo y fcil de manejar para el usuario comn. Asimismo, se vern afectados los otros pblicos que tenga relacin con la empresa. En principio, los clientes, quienes con sus datos podran generar una rica fuente de informacin que le permitir a la empresa tomar decisiones administrativas. Con ellos se conocern cules son las tendencias en un mercado especfico. Por ltimo, los proveedores, quienes despachan la mercanca. Aunque stos no usarn el sistema, la relacin con el empresario se ver influida por los datos arrojados.

Cuadro 1 DEFINICIN OPERACIONAL DE VARIABLES Objetivo General: Desarrollar un sistema administrativo como apoyo a la gestin de facturacin e inventario para la empresa Importadora de Repuestos 2003, CA
Objetivos Especficos Diagnosticar la situacin actual del sistema de facturacin e inventario en Importadora de Repuestos 2003, CA Situacin actual Variables Dimensin -Sistema de facturacin e inventario Indicadores -Inventario -Facturacin -Control -Pedidos -Eficacia Determinar las necesidades del personal para la optimizacin del sistema de facturacin e inventario Necesidades -Control de facturacin e inventario -Vinculacin -Proceso -Actualizacin -Tendencias de mercado - Datos Analizar los requisitos del usuario con respecto al sistema propuesto Anlisis de sistemas -Sistema de automatizacin - Procesos -Plataforma Tecnolgica Disear un nuevo sistema administrativo ajustado a los requerimientos de la empresa Importadora de Repuestos 2003, CA Programacin Guin de entrevista 11 12 13 Instrumento 1 2, 3 4 5 6 7 8 9 10 Dpto. Administracin de Importadora de Repuestos 2003, CA tems Fuente

-Desarrollo de Infraestructura -Implementacin

-Pruebas -Adiestramiento

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CAPTULO II MARCO TERICO

ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN

Para llevar a cabo la presente investigacin, es necesario tomar en cuenta algunos antecedentes que sirven como gua a la hora de cumplir con las metas. Entre ellos, se pueden citar: Hernndez, M (2006) en su Trabajo Especial de Grado para optar al ttulo de Tcnico Superior en Informtica, presentado en el Instituto Universitario Tecnolgico Antonio Ricaurte (IUTAR) Diseo de un sistema automatizado para los departamentos de ventas, producto terminado y facturacin de la empresa Industrias Sper Qumicas, CA establece la necesidad de crear un sistema que sirviera para la gerencia de diversos departamentos relacionados con las ventas de los productos del inventario de la empresa. He ah la relacin con la presente investigacin: cmo generar las estructuras para que un sistema sea til para una empresa y para su inventario. Esa investigacin fue un proyecto de la modalidad factible, de tipo campo, documental y explicativo. Us la metodologa de James Martin y recolect la informacin a travs de encuestas y la observacin directa. Por su parte, Machado, M (2006) en su trabajo Desarrollo de un sistema automatizado de inventario para el control de los productos de la empresa Agrolen Molinos San Felipe CA, ubicada en La Encrucijada, estado Aragua tena como fin automatizar el inventario y, de esa manera, controlar la existencia de los productos de la empresa. En la presente

investigacin se plantea algo similar: permitir que el estado del stock se pueda manejar constantemente y as llevar un control preciso del inventario. Aquella investigacin se present en el IUTAR para optar al ttulo de Tcnico Superior en Informtica. Era un proyecto factible, apoyado en una investigacin de campo de tipo descriptivo, con revisin bibliogrfica y documental. La metodologa usada fue anlisis estructurado. Asimismo, Parra, N (2006) en su trabajo para optar al ttulo de Tcnico Superior en Informtica Diseo de un sistema automatizado de control de inventario para Industrias Ruansa de Venezuela CA, Santa Cruz, estado Aragua cre un sistema que solventaba los inconvenientes que existan en el almacn de esa empresa. Su similitud con la presente investigacin es que sta desea prever todos los problemas presentes y futuros que puedan ocurrir con el rea donde se almacenan la mercanca. Esa investigacin fue presentada en el IUTAR. Fue un proyecto factible, apoyado en una investigacin de campo con nivel descriptivo. Su metodologa era hbrida y la recoleccin de datos se realiz con la observacin directa y encuestas.

BASES TERICAS Sistemas de informacin Segn Seen, J (2003) es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio (p. 62) Esto quiere decir que para que exista un sistema es necesario que sirva de ayuda en alguna empresa, entendindose como algo que se

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emprende. En este caso, se estara hablando de una organizacin que vive de la compraventa de artculos para automviles. Por otra parte, Montilva (2001) asevera que es un sistema hombremquina que procesa datos a fin de registrar los detalles originados por las transacciones que ocurren y las entidades que forman una organizacin y proporcionar informacin que facilite la ejecucin de actividades, operaciones y funciones en una organizacin (p.32) La forma como los sistemas apoyan a las empresas es a travs de la informacin que generan o procesan. Si no cumple con este requisito, el sistema no sera de utilidad. Ciclo de vida de un sistema Un sistema de informacin al igual que los seres vivos muestra un proceso de nacimiento y muerte bien definido. En este sentido, Montilva (1999) lo describe as: Proceso de nacimiento y muerte de un sistema de informacin que muestra su evolucin por medio de las etapas siguientes: Surgimiento de necesidades de informacin, desarrollo, operacin y mantenimiento y disposicin. Es decir, ste tiene un origen o nacimiento, ocasionado por necesidades, a partir del cual se emprende el desarrollo que va desde la definicin del proyecto hasta la puesta en operacin, esto sera llamado crecimiento; posteriormente se inicia la etapa de operacin y mantenimiento (maduracin), pero luego influyen factores como la dinmica de la organizacin, avances tecnolgicos entre otros que lo vuelven obsoleto (decaimiento), lo que origina su paralizacin o muerte.

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Sistemas automatizados Para Seen (2003) son los aquellos que son hechos por el hombre, que interactan o son controlados por una o ms computadoras (p. 70) Estos necesitan no solamente ser hechos por el hombre, sino tambin deben serle de utilidad. Para ellos, es necesario que cumplan con una serie de requerimientos que deben ser dictados por el usuario final. Bases de datos Son definidas por Seen (2003) como una coleccin integrada de datos almacenados en distintos tipos de registros, de forma que sean accesibles para mltiples aplicaciones. La interrelacin de los registros se obtienen de las relaciones entre los datos, no de su lugar de almacenamiento fsico (p. 59) Estas son tiles a la hora de la consulta de algn dato necesario. Por eso se usan no solamente como un depsito, sino como almacn de informacin que puede ser buscada cuando sea preciso. El buen funcionamiento depende de su estructuracin. Se deben relacionar los datos de tal manera que su interaccin sea la ms ptima. Factura Para Finney (2002) es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisin de un servicio, con indicacin de la fecha de devengo, y que indica la cantidad a pagar como contraprestacin. En ella se reflejan los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos (p. 10)

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Es la prueba final de que se ha llevado a cabo una compra. Para los sistemas informticos es una salida. Estos se realizan a travs de reportes que son solicitados por el usuario de acuerdo a los datos que quiera recibir. Por otra parte, en Venezuela existe una estandarizacin de los datos de las facturas, por lo que hay una norma en cuanto a los datos de entrada solicitados en cada factura. Objetivo de los inventarios Segn Finney (2002), el fin de los inventarios es proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios para la empresa, colocndolos a disposicin en el momento indicado, para as evitar aumentos de costos y prdidas de los mismos. De esa manera, se puede satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto, la gestin de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada (p. 15) Los inventarios sirven para que la empresa conozca en el momento exacto cul es la situacin del almacn. Si esto no se sabe, puede caer en ausencia de existencia en stock de forma imprevista. Por eso es tan valioso que se controle y se verifique cuando sea necesario.

Administracin Stoner (2004) define a la administracin como el proceso de planear, organizar, liderar y controlar los esfuerzos de los miembros de la organizacin, y el empleo de todos los dems recursos organizacionales para lograr objetivos organizacionales establecidos (p. 7)

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Es fundamental que una empresa planifique con la intencin de liderar el mercado. Para ello, se debe valer de los recursos humanos y materiales necesarios, as como los sistemas informticos que le sean de utilidad para lograr el objetivo. Planeacin y control Kendall y Kendall (1997) sealan que la planeacin incluye todas las actividades requeridas para seleccionar un equipo para el anlisis de sistemas (p.54). Tambin en este periodo se produce la asignacin de los miembros a los proyectos as como la estimacin del tiempo necesario para realizar cada tarea y terminarla en el lapso esperado La instalacin de un sistema sin la adecuada planeacin puede conducir a grandes frustraciones y causar que el sistema sea subutilizado, o peor an, deje de ser usado al no cumplir con las expectativas que le dieron origen. En cuanto al control, cabe sealar que el mismo autor considera que significa usar la retroalimentacin para monitorear el proyecto. (p.55). Esto no es ms que tomar las acciones necesarias para agilizar las actividades para que sean terminadas a tiempo y a la misma vez motivar a las personas del equipo de trabajo para que todo se termine adecuadamente. BASES LEGALES Constitucin de la Repblica Bolivariana La Constitucin Nacional de 1999 en su artculo 112, bajo el ttulo de Derechos Econmicos, expresa:

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Todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad econmica de su preferencia () El Estado promover la iniciativa privada, garantizando la creacin y justa distribucin de la riqueza, as como la produccin de bienes y servicios que satisfagan las necesidades de la poblacin, la libertad de trabajo, empresa, comercio, industria, sin perjuicio de su facultad para dictar medidas para planificar, racionalizar y regular la economa e impulsar el desarrollo integral del pas.

En este artculo se explica que el desarrollo del comercio es necesario y que el mismo Estado se encargar de promoverlo, con el fin de impulsar el desarrollo econmico de la sociedad. Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado En su artculo 1 hace una exposicin de quines deben pagarla, dentro de quienes se encuentran las personas naturales y jurdicas y todas aquellas que realicen actividades que resulten hechos imponibles, los cuales detalla ms adelante en el artculo 3, los cuales son: (a) la venta de muebles, (b) la importacin de bienes, (c) la prestacin de servicios, (d) la exportacin de bienes, (e) la exportacin de servicios. Le empresa Importadora de Repuestos 2003, CA e inscribe dentro de las dos primeras opciones, por lo tanto resulta imponible. Por esa razn debe hacer el cobro del impuesto para luego realizar su devolucin al Estado. Cdigo de Comercio Expone en su primer artculo que rige las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones mercantiles y los actos aunque sean ejecutados por no comerciantes de comercio,

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Dentro de esas obligaciones del comerciante, se encuentra la entrega de facturas, determinada en el artculo 147 como un derecho para el comprador. Esta debe contener los datos de la transaccin comercial y del cliente. Esto da idea de lo fundamental que son estos documentos para el comercio nacional, as como los datos de entrada que necesitar el programa para elaborar los reportes.

GLOSARIO DE TRMINOS Almacn Local donde se guardan mercancas o se venden al por mayor. Bases de datos Conjunto de datos organizados para su almacenamiento en la memoria de un ordenador o computadora, diseado para facilitar su mantenimiento y acceso de una forma estndar Beneficio Ganancia que se obtiene de una inversin. Compra Adquisicin u obtencin de algo a cambio de un precio. Control Regulacin, manual o automtica, sobre un sistema.

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Datos Son representaciones abstractas de hechos u objetos, generalmente formadas mediante combinaciones ordenadas de caracteres alfabticamente, numricos y especiales. Entrada Suministro o ingreso de datos o instrucciones al sistema para ser procesados en la unidad central de procesamiento. Inventario Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancas existentes en un almacn. En trminos generales, es la relacin o lista de los bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona o comunidad. Proveedor Persona o empresa que abastece de algunos artculos necesarios. Proceso Son las etapas que se efectan para llevar a cabo los objetivos de una organizacin. Programa Conjunto de instrucciones ordenadas que describen las acciones que deben ser ejecutadas. Salida Datos o informacin que resulta en un procesamiento y que se pone a disponibilidad del usuario.

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Usuario Persona o grupo de personas que hacen uso de un sistema, como un medio para la ejecucin de sus actividades.

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CAPTULO III MARCO METODOLGICO El marco metodolgico es el apartado del trabajo que dar el giro a la investigacin, es donde se expone la manera como se va a realizar el estudio, los pasos para realizarlo, su mtodo. As lo exponen Buenda, Cols y Hernndez (1997, p.63) Es en este captulo donde se har la definicin de cmo se realiz la investigacin, es decir, cules son sus caractersticas, cules son los pasos a seguir, la poblacin y muestra a tratar, adems del modo como se obtendrn los resultados. DISEO, TIPO, NIVEL Y MODALIDAD DE INVESTIGACIN Esta investigacin es de diseo no experimental, debido a que no se realiza manipulacin deliberada de las variables, sino la observacin del fenmeno, para despus analizarlo. No se construye ninguna situacin sino que se observa la ya exigente, que no es provocada por los investigadores. Esto, segn la definicin de Hernndez, Fernndez y Baptista (2002, p. 58) En cuanto al tipo, Hurtado (2000) explica que dado por el objetivo general (p. 139). En tal sentido, el presente estudio se realizar bajo la modalidad de proyecto factible basado en una investigacin de campo de tipo descriptiva y apoyado en una revisin bibliogrfica y documental. De acuerdo con el Manual para la Presentacin del Trabajo Especial de Grado de la Universidad Pedaggica Libertador, (UPEL; 1998):

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El proyecto factible consiste en la investigacin, elaboracin y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulacin de polticas, programas, tecnologas, mtodos o procesos. El proyecto debe tener apoyo en una investigacin de tipo documental, de campo o un diseo que incluya ambas modalidades (p. 7).

En este caso, la investigacin es factible porque presenta una propuesta, un sistema administrativo, para un problema representado por el sistema actual que est desfasado, adems de las nuevas necesidades que la empresa tiene. Tomando en cuenta el problema planteado, la investigacin es de campo, debido a que los datos se obtendrn de forma directa de la muestra. Asimismo, se realizar una revisin en bibliografa, as que existir un apoyo documental. En tal sentido, el Manual de la UPEL de fine investigacin de campo como:

El anlisis de problemas con el propsito de describirlos, explicar sus causas y efectos, entendiendo su naturaleza y factores constituyentes o predecir su ocurrencia. Los datos de inters son recogidos en forma directa de la realidad por el propio estudiante, en este sentido se trata de investigaciones a partir de datos originales primarios (p. 5)

Asimismo, es descriptivo debido a que su enfoque incluye la descripcin exhaustiva y las circunstancias actuales de la facturacin en la

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empresa Importadora de Repuestos 2003, CA. El autor Tamayo y Tamayo (1998) una investigacin descriptiva es aquella que trabaja sobre las realidades de hechos y su caracterstica fundamental es la de presentar una interpretacin correcta de los datos obtenidos (p. 195)

UNIDAD DE ANLISIS, POBLACIN Y MUESTRA Unidad de Anlisis Es el campo de discernimiento donde se ubica la propuesta; por tanto, el rea ser la aplicacin de sistemas administrativos, especficamente en la empresa Importadora de Repuestos 203, CA Poblacin Para Tamayo y Tamayo (1998), la poblacin es la totalidad del fenmeno a estudiar en donde las unidades de poblacin poseen una caracterstica comn, la investigacin (p. 114). En el caso de esta investigacin, la poblacin es el conjunto de personas que conviven dentro de la empresa Importadora de Repuestos 2003, CA y que interactan con el sistema de facturacin, as como con los proveedores e inventario. Por su parte, Hurtado (2000), hace una extensin de la definicin al decir que es el conjunto de seres o elementos en los cuales se va a estudiar el eventos, y que adems comparten, como caractersticas comunes, los criterios de inclusin; es a la poblacin a quien estn referidas las conclusiones del estudio (p. 152) cual se estudia y da origen a los datos de la

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Ahora, tomando en cuenta lo anterior mente citado, la poblacin de esta investigacin est conformada por los empleados y el rea administrativa. Adems, indirectamente, los proveedores de los productos y el pblico general que asiste como cliente. Ms especficamente, la poblacin est conformada por cuatro personas, las cuales se dividen de la siguiente forma: dos vendedores y dos en el rea administrativa. Por ltimo, uno de los sujetos en el rea administrativa es quien maneja la caja del local.

Muestra Hernndez y otros (1996) afirman que la muestra es, en esencia, un subgrupo de la poblacin. Digamos que es un subconjunto definido en sus caractersticas al que llamamos poblacin (p. 207) En el caso de esta investigacin, la muestra sera una pequea parte de toda la poblacin. Sin embargo, debido al tamao de sta, se ha decidido tomarla por completo. En primera instancia porque es finita y adems de esa forma se pueden tomar las apreciaciones de todos los involucrados. Esto es lo que se denomina muestra censal, que es explicado por Sabino (2002) de la siguiente manera: en ocasiones es posible y prctico examinar todas las personas o miembros de la poblacin que deseamos describir. A esto se le denomina enumeracin completa o censo (p. 294) En la presente investigacin no slo es posible y prctico, sino conveniente. De esa manera, los resultados obtenidos al final tienen un alto grado de confiabilidad. La distribucin de la muestra se presenta a continuacin:

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Cuadro 2 DISTRIBUCIN DE LA MUESTRA

Descripcin del cargo Administrador Caja Vendedores Total Nmero de personas 1 1 2 4

TCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOS Hurtado (2000) explica que la seleccin de tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos implica determinar por cules medios o procedimientos el investigador obtendr la informacin necesaria para alcanzar los objetivos de la investigacin planteada (p. 164) En cuanto a esto, una de las tcnicas que se utilizarn ser la entrevista. Entre las razones se encuentra el hecho de que permite respuestas ms amplias. Como una tcnica de apoyo en una investigacin, Tamayo y Tamayo (1998) opina que:

La entrevista es la relacin directa establecida entre el investigador y su objetivo de estudio a travs de individuos o grupos con el fin de obtener testimonios orales. La entrevista puede ser individual o colectiva. Por la forma en que est estructurada, puede clasificarse en libres y dirigidas (p. 86)

Se us la entrevista precisamente para establecer una relacin ms espontnea con la muestra. Se realiz asimismo de manera individual para obtener respuestas particulares y, as la muestra no fue influenciada por las respuestas de otras personas involucradas.

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En el caso de la entrevista, el instrumento de recoleccin de datos es el registro de la informacin a travs de un guin previo de preguntas y su asentamiento en un cuaderno de notas. VALIDEZ Y CONFIABILIDAD DE LOS INSTRUMENTOS La validez es vista por Rodrguez (2002) como el grado con el cual un instrumento sirve al propsito para el cual est destinado (p. 57) La validez del instrumento de recoleccin de datos de la presente investigacin, se realiz a travs de la validez de contenido, es decir, se determin hasta donde los tems que contiene el instrumento fueron representativos del dominio o del universo contenido en lo que se desea medir Al respecto, Balestrini (1997) plantea:

Una vez que se ha definido y diseado los instrumentos y procedimientos de recoleccin de datos, atendiendo al tipo de estudio de que se trate, antes de aplicarlos de manera definitiva en la muestra seleccionada, es conveniente someterlos a prueba, con el propsito de establecer la validez de stos, en relacin al problema investigado. (p.140)

Para llegar a la validez de los instrumentos, se sometieron a prueba, como sugiere Balestrini. Con ese propsito se cont con la asesora de tres expertos. Entre ellos, dos especialistas en ciencias informticas y el tercer experto con destreza en metodologa. Los tres realizaron la lectura del guin de entrevista, hicieron sus acotaciones y finalmente lo validaron.

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CAPTULO IV RESULTADOS DE LA INVESTIGACIN Una vez aplicados los instrumentos de recoleccin de datos, se obtuvo una informacin. Durante el desarrollo de este captulo, se realizar un anlisis de ella, con el fin ltimo de obtener el conocimiento buscado a travs de la la realizacin de la investigacin. TCNICAS DE ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS DATOS A continuacin se analizan e interpretan los datos obtenidos a travs de la aplicacin de los instrumentos de recoleccin de datos, mediante el anlisis cualitativo. Segn Len y Montero (2003) los anlisis cualitativos a diferencia de los estudios cuantitativos se busca recaudar informacin sobre las peculiaridades de los sujetos estudiados. As que su manera de trabajar es en no estructurar el modo en que se recoge los datos (p. 65) El guin constaba de quince preguntas que cada cual respondi de acuerdo a su posicin en la empresa. Como se dijo previamente, cuatro personas fueron las seleccionadas. Las preguntas se dividieron segn los objetivos especficos, para darle sentido y orden a las entrevistas. Esta segmentacin result finalmente de la siguiente manera: El objetivo especfico n 1 se present de las preguntas 1 a la 5. Estos tems estn encargados de diagnosticar la situacin actual del sistema para facturar y hacer inventarios en la empresa. Seguidamente, el objetivo especfico n 2 se inquiri de las preguntas 6 a la 10. stas tenan la intencin de conocer cules seran las caractersticas necesarias en un nuevo sistema administrativo.

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A continuacin, las preguntas de la 11 a las 13 se basaron en el tercer objetivo especfico. Con ellas se contina con la intencin de descubrir los requisitos que el usuario plantea a la hora de tener el sistema propuesto. El ltimo objetivo especfico, el nmero 4, se expuso en las dos preguntas finales. Con stas se cerraba la entrevista, tras conocer los detalles relativos a las pruebas finales y el adiestramiento necesario. Para el anlisis de los resultados se utiliz la triangulacin, que consiste en determinar ciertas intersecciones o coincidencias a partir de varios puntos de vista del mismo fenmeno, de acuerdo con Palella y Martins (2010, p. 184) Para el instrumento utilizado, la entrevista, es ideal la triangulacin porque con ella se pueden realizar mltiples comparaciones de las respuestas dadas por la muestra ante el problema presentado. Una vez hecho esto, se pasa a la presentacin de los resultados, a travs de una matriz de resultados. A continuacin, se presentan las matrices de cada una de las preguntas, con sus respectivos resultados:

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Cuadro 3 PROCESO ACTUAL DE VENTAS E INVENTARIO Pregunta: Cmo es el proceso que emplean actualmente para controlar las ventas e inventario? Cdigo Categora de respuesta Frecuencia Para el proceso de ventas se usa un 1 4 sistema que permite facturar Para el inventario, se lleva una lista 2 4 que se comprueba con el stcok cada cierto tiempo

Anlisis e Interpretacin: La muestra encuestada se mostr unnime al explicar que el proceso de ventas e inventario se realiza llevando a cabo dos procesos: uno automatizado, correspondiente a la facturacin y uno manual para el de inventario. Este ltimo es un contraste entre lo que debe existir y lo que realmente hay en almacn. Cuadro 4 FATURACIN Y STOCK Pregunta: La facturacin permite a la gerencia conocer de inmediato el stock del producto? Si la respuesta es negativa, indique por qu Cdigo Categora de respuesta Frecuencia No, es necesario revisar si la 1 1 mercanca est en existencia No, el sistema actual no cuenta con 2 3 esa posibilidad

Anlisis e Interpretacin: El sistema con el que se trabaja actualmente no incluye de ninguna manera con la cual conocer de forma instantnea cmo est el stock del

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producto que se quiere vender. Para ello, el vendedor debe examinar en almacn si realmente se encuentra y luego ofrecerlo.

Cuadro 5 MEJORAS AL SISTEMA DE FACTURACIN Pregunta: Cules mejoras propondra usted para el sistema de facturacin? Cdigo Categora de respuesta Frecuencia 1 Facilidad de uso 2 2 Ms utilidades 2 3 Ms rapidez 1 4 Que sea intuitivo 1

Anlisis e Interpretacin: En cuanto a las mejoras que se podran realizar, las ms principales a considerar por los usuarios fueron la facilidad de uso y ms utilidades. Esto con la intencin de que haga ms fcil la carga de trabajo, as como para usar menos tiempo en cada proceso. De la misma manera, se inclinaron en menor medida por la velocidad y el instinto que debe tener el sistema, que igualmente tienen como objetivo ahorrar tiempo en la realizacin de las tareas.

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Cuadro 6 CONTROL DEL STOCK Pregunta: De qu forma se controla el stock mnimo y mximo de la empresa? Cdigo Categora de respuesta Frecuencia Por cada producto se tiene un 1 3 estimado de mercanca, que se verifica cada cierto tiempo Cuando el estimado se acerca a un estado bajo, se contacta al proveedor 2 1 indicado El mximo depende de la disponibilidad del producto por parte 3 1 del proveedor y de cunto se venda ese producto en un lapso de tiempo determinado

Anlisis e Interpretacin: Como el inventario se maneja de manera manual, primero se coteja si el producto est en almacn, para luego contactar con el proveedor en caso de que haya bajado el nivel deseado. Este proceso se puede automatizar con un mdulo apropiado en el sistema administrativo, que permita la generacin de reportes pertinentes.

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Cuadro 7 PEDIDOS DE MERCANCA Pregunta: Cmo se realizan los pedidos a los proveedores? Qu herramientas utilizan? Cdigo Categora de respuesta Frecuencia Se verifica el estado de la mercanca y 1 3 se llama al proveedor Se contactan cuando el stock de algn 2 1 producto est bajando

Anlisis e Interpretacin: El proceso de pedido de la mercanca se lleva a cabo cuando se verifica el almacn y se encuentra alguna mercanca con stock bajo. Entonces, se realiza el llamado al proveedor encargado de ese material para realizar los pasos administrativos necesarios para la compra.

Cuadro 8 EFICACIA DEL SISTEMA ACTUAL Pregunta: Cun eficaz considera usted el sistema de facturacin actual? Cdigo Categora de respuesta Frecuencia 1 Es eficaz, pero podra ser mejor 3 Baja, hay nuevas necesidades que 2 1 deben ser incorporadas

Anlisis e Interpretacin: En cuanto a la pregunta sobre la eficacia del sistema actual, hubo unanimidad al aseverar que es necesaria una mejora. Segn la muestra, el sistema que se usa es bastante til, pero necesitara una actualizacin para que se adapte a las nuevas necesidades de la empresa.

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Cuadro 9 DEFICIENCIAS DEL SISTEMA ACTUAL Pregunta: Qu deficiencias considera usted que presenta el sistema actual y con qu causas lo vinculara? Cdigo Categora de respuesta Frecuencia 1 No es amigable 1 2 Le faltan herramientas 1 3 El diseo 2

Anlisis e Interpretacin: Cuando se le pregunt a la muestra sobre las deficiencias del sistema actual, todos se inclinaron por el diseo del programa. Mientras la mitad habl del diseo en s, otros dijeron que era poco amigable y que adems le faltaban algunas herramientas para hace su uso mucho ms fcil.

Cuadro 10 PROCESO DE INVENTARIO ACTUAL Pregunta: Es el proceso de de inventario el ms ideal? Explique por qu Cdigo Categora de respuesta Frecuencia No, se le pueden ofrecer al cliente 1 3 productos que no estn en almacn No, es necesario conocer el inventario 2 1 de forma automtica

Anlisis e Interpretacin: Sobre cmo se lleva el proceso de inventario actualmente, al unsono expresaron que no era el ms ideal. Esto se debe a que es un proceso manual, lo que puede generar que se les ofrezcan a los clientes productos que no se encuentran en almacn. Por esta razn solicitan una solucin automatizada al conocimiento de almacn e inventario.

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Cuadro 11 ACTUALIZACIONES A LA PROPUESTA Pregunta: Qu actualizaciones incorporara a la propuesta para ajustarlo a su trabajo, es decir: aspectos le quitara, cules le dejara y cuntos agregara? Cdigo Categora de respuesta Frecuencia 1 Le agregara un mdulo de inventario 4 Le dejara el de facturacin, pero lo 2 4 hara ms agradable para el usuario Lo hara ms fcil de administrar por el 3 1 usuario

Anlisis e Interpretacin: En cuanto a qu piezas desearan dentro del diseo de la propuesta, hay dos corrientes bien importantes: la primera se refiere al sistema de inventario que es solicitado de forma unnime. En segundo lugar est que el mdulo de facturacin debera ser ms agradable al usuario. Por ltimo, hay una opcin igual de vlida e significativa que las dems: que sea ms fcil de administrar por el usuario, para que no necesite de la asistencia de expertos continuamente.

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Cuadro 12 SISTEMA Y MERCADEO Pregunta: Considera que un sistema de facturacin e inventario le ayudaran a conocer las tendencias de compra de los consumidores y ayudar a la toma de decisiones en mercadeo? Cdigo Categora de respuesta Frecuencia S, eso ayudara con algunas 1 4 decisiones

Anlisis e Interpretacin: Acerca de la relacin entre la toma de decisiones de mercadeo y las tendencias de compra, fue unnime respuesta: un sistema administrativo adecuado puede ayudar a conocer el comportamiento de los clientes, si se usan de forma apropiada los datos que arrojados como una gua.

Cuadro 13 DATOS DEL SISTEMA Y SU RELACIN Pregunta: Qu datos son primordiales en los procesos de facturacin e inventario? Cmo se relacionan? Cdigo Categora de respuesta Frecuencia Datos del cliente y de los productos. El 1 4 producto es comprado por el cliente Datos de los productos y de los proveedores. Los proveedores veden 2 4 los productos a la empresa

Anlisis e Interpretacin: Cuando se le inquiri a la muestra cules datos eran necesarios en los procesos que debe llevar a cabo el sistema, hubo dos explicaciones: los datos de los proveedores se usan junto a los de los productos para llenar el

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inventario. Una vez realizado este evento, se vuelven a usar los datos de los productos, junto a los del cliente para la factura. Cuadro 14 PROCESOS MS EFICACES Pregunta: Cmo deberan realizarse los procesos para que sean ms eficaces? Cdigo Categora de respuesta Frecuencia 1 Realizarse ms rpidamente 4 Que sean sencillos para el usuario 2 2 promedio Que se adapte a las necesidades de 3 2 la empresa Que sea fcil de actualizar y 4 1 administrar

Anlisis e Interpretacin: En cuanto a cmo deberan realizarse los procesos dentro del nuevo sistema para asegurar su eficacia, expresaron varias cualidades, como: la rapidez, necesaria para tener procesos que aprovechen al mximo el tiempo; la sencillez, para que pueda ser usado por cualquiera sin un entrenamiento muy extenso; que cumpla con los requerimientos actuales de la empresa, de forma que se incluyan mdulos necesarios actualmente; y fcil de administrar, que redunda en que el administrador pueda realizar la mayora de las actividades sin necesidad de que sea un experto en ciencias informticas.

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Cuadro 15 PLATAFORMA TECNOLGICA Pregunta: Cuenta la empresa con la plataforma tecnolgica para la implementacin de un nuevo sistema de facturacin e inventario? Cdigo Categora de respuesta Frecuencia S, la empresa cuenta con la 1 4 plataforma necesaria

Anlisis e Interpretacin: Sobre la plataforma necesaria para que se implemente un novedoso sistema en la empresa, la respuesta fue unnime: s se cuenta con lo necesario. En consecuencia, a bienvenida es mucho ms fcil, pues no precisa la compra de equipos ni software extra para su correcto funcionamiento.

Cuadro 16 PRUEBAS Pregunta: Cmo considera que deben realizarse las pruebas del nuevo sistema? Cdigo Categora de respuesta Frecuencia Debe planificarse en das y horas que no interrumpan el funcionamiento 1 2 actual de la empresa Deben ser realizadas por personas 2 4 expertas en la materia Debe estar presente la poblacin para 3 1 solventar cualquier duda

Anlisis e Interpretacin: Sobre el tema de las pruebas del sistema, cuando se les inquiri cmo deberan realizarse, se consiguieron tres tipos de respuestas: la primera es

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que deberan ser hechas por expertos, para evitar daos a las mquinas o una mala instalacin. En segundo lugar, debera realizarse en das que no interrumpan el trabajo en la empresa, para no causar molestias en el proceso de compraventa diario. Por ltimo, se solicit la presencia de todos los trabajadores para que pudieran realizar cualquier pregunta al momento y as responder a las dudas.

Cuadro 17 ADIESTRAMIENTO Pregunta: Cmo deber llevarse a cabo el adiestramiento? Qu materiales necesitan y quines debern participar? Cdigo Categora de respuesta Frecuencia Al igual que las pruebas, en das y 1 2 horas que no interrumpan el funcionamiento de la empresa Deben estar presentes todos los 2 1 empleados de la empresa 3 Debe ser dictado por expertos 4 Deben entregarse guas de usuario 4 4 para resolver problemas sencillos

Anlisis e Interpretacin: Con respecto al adiestramiento del personal, la respuesta de la muestra se divide en cuatro partes. En principio, se solicita que sea dictado por expertos, para evitar cualquier problema y encontrar las soluciones inmediatamente. Seguidamente, se encuentra la peticin de materiales que les sirvan como gua al usuario final del sistema. En tercer lugar, se pidi que -como las pruebas- se realice en un horario que no obstaculice el trabajo en la empresa. En ltimo lugar, se exhort la presencia de todo el pblico interno, para que todos sean instruidos al mismo tiempo.

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CONCLUSIONES Despus de aplicada la encuesta a la muestra, realizadas las matrices pertinentes y los anlisis de cada una, se concluye que: -El sistema de facturacin actual no les ofrece las herramientas, de acuerdo a las necesidades actuales de la empresa. -Realizar el inventario de forma manual no es la manera ms ideal de llevar un almacn. Crea desinformacin en el vendedor y en rea administrativa. -Para resolver la situacin, es necesaria la implementacin de un nuevo sistema que complazca las exigencias, adems de tener algunas caractersticas que lo hagan agradable, intuitivo, adems de funcional. -El rea administrativa se inclina por un sistema que les ayude con las tareas de inventario, as como que sea fcil de actualiza por el usuario promedio. -Un correcto uso de los datos obtenidos del sistema podran redundar en un mejor trato con el cliente, de acuerdo al comportamiento que el mercado tenga. -Al incluir un mdulo de inventario, es necesario sumar tambin a los proveedores de forma detallada. -Las pruebas y el adiestramiento son de gran importancia para el correcto uso del sistema. Estos deben ser realizados con la presencia de todos los involucrados y dictado por expertos para solucionar cualquier duda o problema inmediatamente. Igualmente, se debe entregar un manual para los usuarios.

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RECOMENDACIONES Al Insitituto Universitario Antonio Ricaurte: -Incluir dentro del pensum de las materias de Lenguaje y Programacin los Sistemas Gerenciales -Hacer talleres para el alumnado que le permita aprender y actualizar lo aprendido en clases.

A la empresa Importadora de Repuestos 2003, CA -Realizar una actualizacin constante de sus sistemas administrativos. -Usar la informacin obtenida para ser ms competitivos en el mercado. -Automatizar todos los procesos que puedan, para as aprovechar al mximo el tiempo y ser ms profesionales a los ojos de los clientes

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CAPTULO V LA PROPUESTA PRESENTACIN INTRODUCTORIA DE LA PROPUESTA El sistema propuesto se llama ProStar, una combinacin del prefijo pro y la palabra inglesa star, cuyo equivalente en espaol es estrella. El prefijo pro es usado por su significado de continuidad, as como es tambin es la abreviatura de la palabra profesional. Continuando, este sistema se propone no slo ser un simple sistema de facturacin, sino uno que se adapte a las exigencias del sistema legal en Venezuela. Con esto, se hace referencia a requisitos como el Impuesto al Valor Agregado (IVA), los datos completos del cliente, entre otros. Asimismo, hay que resaltar que el sistema propuesto guarda cierta relacin con el actual, que se ha quedado obsoleto con el crecimiento de la empresa y las necesidades del mercado. Por esa razn, se ha tomado lo bueno del antiguo y se ha mejorado, agregando nuevas opciones que la empresa demanda.

JUSTIFICACIN DE LA PROPUESTA En vista de que la situacin del sistema actual dentro de la empresa Importadora de Repuestos 2003, CA, es necesaria el desarrollo de un nuevo software que les permita adecuarse a sus nuevas necesidades. Los resultados obtenidos despus realizadas las entrevistas as lo certifican. La muestra consultada no slo est de acuerdo con la creacin de un sistema nuevo, justificando totalmente la propuesta, sino que adems dio los

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detalles de cmo debe ser desarrollado, cules caractersticas les gustara que fueran incluidas, modificadas o eliminadas. Por esa razn, el programa se adapta a sus requerimientos que tiene la organizacin.

OBJETIVOS DEL SISTEMA PROPUESTO Objetivo General Disear un sistema administrativo que permita manejar la facturacin e inventario para la empresa Importadora de Repuestos 2003, CA Objetivos Especficos 1. Generar un registro de los clientes que frecuentan la empresa 2. Controlar el inventario de los productos en el almacn 3. Generar reportes con fines administrativos 4. Proveer de un registro histrico de las actividades administrativas realizadas por la organizacin 5. Garantizar seguridad del manejo de datos claves y niveles de usuario para dar acceso al sistema 6. Disear una interfaz amigable y de fcil uso a travs del uso de

DIAGRAMAS ORIENTADOS A OBJETOS (UML) Diagrama funcional del sistema propuesto Un diagrama funcional en informtica aquel que indica las funciones de las partes principales de un sistema total, y tambin muestra las

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relaciones importantes e interacciones entres sus partes segn el diccionario cientfico en lnea de Answers.com. Por la facilidad que implica la explicacin de los procedimientos de forma grfica, se ha usado un diagrama funcional para explicar cmo funcionar el sistema ProStar. ste se encuentra a continuacin.

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1. El cliente solicita un producto al vendedor

2. El vendedor verifica en sistema que el producto est en almacn. Le solicita los datos al cliente 3. Busca el producto en almacn para entregarlo

4. El cliente paga el importe indicado

5. El sistema emite la factura con los datos de la compra

6. El cliente recibe la factura y los productos de su compra

Grfico 1 DIAGRAMA FUNCIONAL DEL PROCESO DE FACTURACIN DE PROSTAR 42

1. El administrador solicita un reporte de la situacin del almacn 2. El reporte expresa la cantidad de productos disponibles

3. Si el nivel est en el stock mnimo o cercano, se llama al proveedor

4. El proveedor hace la entrega de la mercanca, que pasan a almacn 5. Los datos son cargados al sistema, para la actualizacin del inventario

6. Cada compra actualiza el inventario, para que la consulta del estado sea real

Grfico 2 DIAGRAMA FUNCIONAL DEL PROCESO DE INVENTARIO DE PROSTAR 43

Diagramas de casos de uso Segn Salinas (2010), un diagrama de caso de uso representa la forma como un Cliente (Actor) opera con el sistema en desarrollo, adems de la forma, tipo y orden en como los elementos interactan (operaciones o casos de uso), de acuerdo a su definicin disponible en el sitio web del Departamento de Ciencias de la Computacin de la Universidad de Chile. Esta representacin grfica se arma usando una serie de elementos que se describen seguidamente:

Actor. Es un rol que un usuario juega con respecto al sistema. Es importante destacar el uso de la palabra rol, pues con esto se especifica que un Actor no necesariamente representa a una persona en particular, sino ms bien la labor que realiza frente al sistema Caso de uso. Es una operacin/tarea especfica que se realiza tras una orden de algn agente externo, sea desde una peticin de un actor o bien desde la invocacin desde otro caso de uso Asociacin. Es el tipo de relacin ms bsica que indica la invocacin desde un actor o caso de uso a otra operacin (caso de uso). Dicha relacin se denota con una flecha simple Fuente: Salinas (2010) Grfico 3 PALETA DE CASO DE USO

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Ingresa al sistema

Solicita un producto VENDEDOR

Introduce los datos de bsqueda del producto y los datos del cliente

Ubica el pedido en almacn

CLIENTE

Cancela el monto correspondiente a la compra

Recibe el dinero

Entrega la factura

Culmina el pedido CAJERO Recibe los productos comprados

Grfico 4 DIAGRAMA DE CASO DE USO DEL PROCESO DE FACTURACIN DE PROSTAR

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Obtiene una notificacin el estado del producto en stock

Si el estado es mnimo, contacta al proveedor

ADMINISTRADOR

Lleva la mercanca solicitada

Ingresa la nueva mercanca en el sistema, para su actualizacin

PROVEEDOR

Realiza una compra

CLIENTE

Emite una factura que automticamente actualiza el estado del inventario

CAJERO

Grfico 5 DIAGRAMA DE CASO DE USO DEL PROCESO DE INVENTARIO DE PROSTAR

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DIAGRAMA DE SECUENCIA Un diagrama de secuencia es, de acuerdo al sitio oficial de Microsoft (s.f.), aquel que representa la secuencia de mensajes entre las instancias de clases, componentes, subsistemas o actores. El tiempo fluye hacia abajo en el diagrama y muestra el flujo de control de un participante a otro Continuando con los diagramas de casos de uso y los diagramas funcionales, representa grficamente la relacin entre las entidades que intervienen en los procesos de la propuesta. Un diagrama de secuencias muestra los procesos que hacen vida de forma simultnea, los mensajes que se intercambian entre ellos, en el orden en que ocurren. Esto permite la especificacin de los tiempos de ejecucin de los escenarios de manera grfica. Esta representacin se construye usando una serie de elementos que se detallan a continuacin: Lneas de vida. Son lneas verticales paralelas que muestran los diferentes procesos u objetos que hacen vida de manera simultnea Flechas horizontales. Muestra los mensajes intercambiados entre los procesos u objetos, en el orden en el que ocurren

Cuadrado. Objeto o actor

Fuente: Cueva (2010) Grfico 6 PALETA DE DIAGRAMA DE SECUENCIA

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VENDEDOR Ingresa Permite acceso

SISTEMA

CLIENTE

CAJERO

Solicita producto Busca producto Recibe costo Da sus datos personales Paga el monto indicado Entrega factura Entrega producto

Grfico 7 DIAGRAMA DE SECUENCIA DE FACTURACIN

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ADMINISTRADOR Revisa mercanca Emite reporte

SISTEMA

PROVEEDOR

VENDEDOR

Hace pedido Entrega mercanca Actualiza inventario Hace una venta Actualiza inventario

Grfico 8 DIAGRAMA DE SECUENCIA DE INVENTARIO

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DIAGRAMA DE COLABORACIN Segn el sitio oficial de Microsoft (ob. cit), un Diagrama de Colaboracin muestra una interaccin organizada basndose en los objetos que toman parte en la interaccin y los enlaces entre los mismos. A diferencia de los Diagramas de Secuencia, los Diagramas de Colaboracin muestran las relaciones entre los roles de los objetos. La secuencia de los mensajes y los flujos de ejecucin concurrentes deben determinarse explcitamente mediante nmeros de secuencia. Para su representacin se usa un grafismo que se expone a continuacin:
Tabla u objeto de almacenamiento de datos. Puede ser el resultado de operaciones o elementos de almacenamiento estable o voltil como archivos o vectores.

Accin ejecutada por el objeto.

Accin ejecutada por el objeto notacional o clase. De acuerdo a su complejidad pueden ser explotadas para establecer secuencias internas. Flujo de datos intrnseco. No puede ser obviado si se ejecuta la accin. Flujo de datos opcional, puede elegirse o desecharse.

Fuente: Booch (1999) Grfico 9 PALETA DE DIAGRAMA DE COLABORACIN

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Cargar Proveedor Cdigo del Proveedor

Mercanca Todos los datos

Introduccin de Datos de Mercanca

Consultar

Grfico 10 DIAGRAMA DE COLABORACIN DE DATOS DE MERCANCA

Proveedor Datos Generales

Cargar

Solicitud Identificacin

Compra Mercanca Cdigo Consultar

Grfico 11 DIAGRAMA DE COLABORACIN DE DATOS DE COMPRA

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DISEO FSICO LGICO DE LA BASE DE DATOS El modelo lgico y fsico de la base de datos es aquel que se encarga de expresar los esquemas conceptuales locales. Mientras, el objetivo del diseo lgico es obtener una representacin que use, del modo ms eficiente posible, los recursos que el modelo de SGBD posee para estructurar los datos y para modelar las restricciones, segn Garca (2010) en la pgina especializada MailxMail.com. En este caso, se representarn los datos de entrada, que son almacenados y que finalmente son procesados. En el caso del proceso de facturacin, el diseo es el siguiente: Cuadro 18 DISEO FSICO LGICO. FACTURACIN Nombre del almacenamiento Descripcin Contenido Facturacin Factura que se produce tras la venta de alguna mercanca Datos del cliente Datos de los productos Hora y Fecha Sub total a pagar Impuestos Total

Cuadro 19 DISEO FSICO LGICO. INVENTARIO Nombre del almacenamiento Descripcin Contenido Inventario Stock disponible de productos en almacn Datos de los productos Existencia Precio Localizacin Proveedor los diferentes

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DICCIONARIO DE ARCHIVOS DE DATOS Segn el diccionario informtico Alegsa, un diccionario de datos es un listado organizado de todos los datos que pertenecen a un sistema. El objetivo de un diccionario de datos es dar precisin sobre los datos que se manejan en un sistema, evitando as malas interpretaciones o ambigedades. Igualmente, define con precisin los datos de entrada, salida, componentes de almacenes, flujos, detalles de las relaciones entre almacenes, entre otros. En esta investigacin, se utilizar esta herramienta para el diseo de las tablas que intervienen en la base de datos. Cada una de ellas se especificar seguidamente.

Cuadro 20 DICCIONARIO DE DATOS. TABLA: USUARIO Clave Campo Nombre Clave Id Usuario Nivel Comisin Tipo Texto Texto Texto Numrico Numrico Tamao 50 20 20 3 6

Cuadro 21 DICCIONARIO DE DATOS. TABLA: CLIENTE Clave Campo Id Cliente Razn Social Direccin Telfono
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Tipo Texto Texto Texto Numrico

Tamao 10 50 50 11

Cuadro 22 DICCIONARIO DE DATOS. TABLA: FACTURA Clave Campo N de factura Subtotal Impuestos Total Comisin por Factura Forma de pago Banco N de documento Fecha Hora Descuento Id Cliente Tipo Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Texto Texto Numrico Fecha Hora Numrico Texto Tamao 50 20 20 20 2 50 50 20 20 20 2 9

Cuadro 23 DICCIONARIO DE DATOS. TABLA: INVENTARIO Clave Campo Id Producto Descripcin Precio Bruto Precio Unitario Comisin por producto Id Proveedor Existencia Stock mnimo Fecha de compra Localizador Tipo Numrico Texto Numrico Numrico Numrico Texto Numrico Numrico Fecha Texto Tamao 50 50 20 20 2 10 3 3 20 20

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Cuadro 24 DICCIONARIO DE DATOS. TABLA: PROVEEDORES Clave Campo Id Proveedor Razn Social Persona de Contacto Telfono 1 Telfono 2 Telfono 3 Direccin Correo electrnico Tipo Texto Texto Texto Numrico Numrico Numrico Texto Texto Tamao 10 50 50 11 11 11 50 50

Cuadro 25 DICCIONARIO DE DATOS. TABLA: DETALLE FACTURA Clave Campo N de factura Cantidad de artculos Id Producto Precio Unitario Tipo Numrico Numrico Numrico Numrico Tamao 50 4 50 20

Cuadro 26 DICCIONARIO DE DATOS. TABLA: DETALLE PRESUPUESTO Clave Campo N de presupuesto Cantidad de artculos Id Producto Precio Unitario Tipo Numrico Numrico Numrico Numrico Tamao 50 4 50 20

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Cuadro 27 DICCIONARIO DE DATOS. TABLA: PRESUPUESTO Clave Campo N de presupuesto Subtotal Impuestos Total Fecha Hora Descuento Id Cliente Tipo Numrico Numrico Numrico Numrico Fecha Hora Numrico Texto Tamao 50 20 20 20 20 20 2 10

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Grfico 12 DIAGRAMA DEL MODELO DE ENTIDAD RELACIN DE PROSTAR

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CARTA ESTRUCTURADA Una carta estructurada o mapa de navegacin es, de acuerdo con Garrido (s.f.), la representacin grfica de la organizacin de la informacin. Expresa todas las relaciones de jerarqua y secuencia y permite elaborar escenarios de comportamiento de los usuarios As lo expresa en su pgina especializada ArquitectutaDeLaInformacion.cl. Entonces, en el caso de ProStar, se estara hablando de cmo estaran divididos los niveles de programa. Sera un grafismo que ayudara la comprensin de cmo funcionara, pero adems donde se localizaran las piezas. En pocas palabras, es la estructura del men. Seguidamente se encuentra la carta estructurada de la propuesta:

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ProStar

Facturas

Presupuesto

Reportes

Inventario

Proveedores

Herramientas

Salir

Generar

Generar

Por Factura

Editar

Buscar

Calculadora

Por Proveedor

Agregar

Editar

Reimpresin

Por Vendedor

Eliminar

Agregar

Ayuda

Eliminar Por Producto

Acerca de

Por Presupuesto

Grfico 13 DIAGRAMA DE CARTA ESTRUCTURADA DE PROSTAR

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Ahora, para conocer el sistema ProStar es justo definir cada uno de los procesos que dentro de l se desarrollan. A continuacin, se detallan cada uno de ellos: Ingresar datos del usuario Es el primer paso que se debe realizar. El usuario debe introducir su id y seguidamente su contrasea. Si es correcta, le dejar acceder al men principal, desde donde podr escoger una accin a realizar. Si por el contrario, es incorrecta, no le dejar continuar hasta que coloque unos datos vlidos. Facturar Durante este proceso, el vendedor debe solicitar los datos del cliente, para luego seleccionar los productos que ha de comprar. Despus de esto, se ingresa la forma de pago (si es en cheque, se deben colocar los datos de ste y si el pago se realiza en plstico, debe poner los datos de la tarjeta) Seguido de esto, si hay algn tipo de descuento envuelto en la operacin, se selecciona. Por ltimo, se imprime la factura. Ingresar informacin Esto se realiza con la intencin de ir llenando las tablas de la base de datos del programa. De esa forma, no es necesario colocar una misma informacin una y otra vez. Este proceso se divide a su vez en tres subprocesos (a) ingresar clientes, (b) ingresar proveedores y (c) ingresar productos. Estos se detallan a seguidamente:

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Ingresar clientes Se deben ingresar aquellos datos que por ley deben ser reflejados en toda factura: nombre o razn social, cdula de identidad o RIF, direccin y telfono. Este procedimiento lo debe realizar el vendedor al momento de realizar la transaccin. Ingresar proveedores Se deben ingresar los datos de los proveedores para llevar un registro de productos, segn su origen. De igual manera esto servira para el control de inventario, una vez que sea necesario comprar un producto que se haya agotado. Tambin se usara como agenda de contacto. Este subproceso debe ser llevado a cabo por el administrador del sistema. Ingresar productos Esto se realizara para llenar la tabla de inventario de productos. En ella se colocaran los datos necesarios para hacer la consulta a la hora de facturar. De esta manera, se llevara un control del inventario disponible en almacn. Este subproceso debe ser llevado administrador del sistema. Emisin de reportes Esto se refiere a todos los documentos que se pueden obtener tras una consulta. El reporte ms importante despus de la factura- es el de cierre de caja, que debe realizarse de manera diaria para verificar que la cantidad dinero disponible es la misma que se encuentra en el sistema. Otros reportes son la consulta de productos o el movimiento realizado por cada vendedor, con el fin de conocer la comisin que se le deber pagar junto al sueldo. a cabo, igualmente, por el

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Elaboracin de cotizaciones Cada vez que un potencial cliente solicite un presupuesto, debe ofrecrsele un comprobante fsico de la informacin dada. Para ello, se debe ingresar al mdulo especfico, ingresar los datos del cliente y los productos solicitados. Finalmente, se le entregar un documento con los precios y que indique el perodo de validez. MODELOS DE INTERFACES Cuando se habla de interfaz en informtica, se hace referencia a la parte de un programa que permite el flujo de informacin entre un usuario y la aplicacin, o entre la aplicacin y otros programas o perifricos. Esa parte de un programa est constituida por un conjunto de comandos y mtodos que permiten estas intercomunicaciones, segn la definicin del diccionario en lnea especializado Alegsa. Tomando en cuenta lo previamente dicho, entonces en esta propuesta seran las pantallas que el usuario tendra a su disposicin para interactuar con el programa. Es lo que usar para consultar, editar y borrar informacin. Algunas de estas pantallas se muestran seguidamente:

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Cuadro 28 MODELO INTERFAZ: ACCESO Empresa Importadora de Repuestos 2003 PROCESO: ACCESO Ref: 1/4

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Cuadro 29 MODELO INTERFAZ: MEN PRINCIPAL Empresa Importadora de Repuestos 2003 MEN PRINCIPAL Ref: 12/4

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Cuadro 30 MODELO INTERFAZ: FACTURACIN Empresa Importadora de Repuestos 2003 PROCESO FACTURACIN Ref: 3/4

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Cuadro 31 MODELO INTERFAZ: CALCULADORA Empresa Importadora de Repuestos 2003 HERRAMIENTA CALCULADORA Ref: 4/4

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ANLISIS COSTO-BENEFICIO El costo-beneficio es una lgica o razonamiento basado en el principio de obtener los mayores y mejores resultados, tanto por eficiencia tcnica como por motivacin, es un planteamiento formal para tomar decisiones que cotidianamente se nos presentan. Segn el profesor Cleto Hernndez en su taller de la relacin costobeneficio es el proceso de colocar cifras en bolvares a los diferentes costos y beneficios de una actividad. Al utilizarlo se estima el impacto financiero acumulado de lo que se quiere lograr Para esto, se suman los costos totales y se determinan los beneficios en bolvares, para finalmente realizar un clculo matemtico. Una vez que se realiza esta evaluacin, se pueden adoptar las decisiones ms pertinentes, pues ya se tendran criterios racionales. Existen dos tipos de beneficios, los tangibles y los intangibles. Los primeros son aquellos de los que se obtiene una ganancia exacta, mientras los segundos producen ganancias estimadas, pues no ofrece una cifra exacta. En esta propuesta, los costos son mnimos, debido a que la empresa cuenta con los equipos y materiales necesarios para la implementacin del sistema. Por otra parte, los beneficios son intangibles, pues hacen referencia a la satisfaccin del cliente y del empleado. Todo esto se ha representado en un cuadro que se encuentra a continuacin:

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Cuadro 32 RELACIN COSTO-BENEFICIO RELACIN COSTO BENEFICIO Actividades -Horas extras para el entrenamiento del personal (aproximadamente 20) -Mantenimiento mensual Total Costo Beneficios 750 -Aumento de la satisfaccin del cliente -Aumento de la satisfaccin del 300 personal -Control de inventario 1050 Total 2000 1000 500 Ganancia 500

Una vez que se tienen los totales, se procede al clculo de la reinversin. Esto se obtiene tras sustituir la siguiente ecuacin: Reinversin= Beneficios Costos 2000 =1,90 1050

Reinversin=

Esto quiere decir que por cada bolvar invertido, hay una reinversin de Bs. 1,90. En resumen, esta propuesta es de provecho porque obtiene un rendimiento considerable.

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