SISTEM INFORMASI, BUTUH TAK BUTUH?

Hanung Nindito PrasetyoMahasiswa Sekolah Pascasarjana Magister InformatikaKelompokKeahlianSistem InformasiSekolahTeknikElektro&InformatikaInstitutTeknologiBandung/NIM 23511023Dosen Program Studi Teknik Komputer Politeknik Telkom/NIP 10790635-3hanung.nindito@students.itb.ac.id

;hnp@politel.ac.id

;erhanfath@yahoo.co.idAbstrakApakah itu sistem Informasi? Pertanyaan ini selalu muncul manakala kita masuk dalam ranah manajemen berbasisTeknologi Informasi maupun Teknologi Informasi yang ber’manajemen’. Sampai saat ini masih banyak individuyang nampaknya keliru dengan pemahaman sistem informasi. Selain keliru dengan substansinya, masih banyakpula yang keliru bagaimana menerapkan sistem informasi dengan baik dan benar. Tulisan ini selain di buat untukmemberikan resumesingkat terhadap pengertian dan pemahaman Sistem Informasi juga berusaha memberikanpencerahan dan wawasan terhadap pemahaman penulis terhadap sistem Informasi yang dimulai denganpemahaman Sistem informasi sebagai sebuah sistem, sistem informasi sebagaisebuah aplikasi,peranan sistemInformasi dalam organisasi dan manajemen, serta sejauh mana penerapan Sistem Informasi di Indonesia.Dalamera Globalilasi yang sangat dinamis dimana perubahan selalu terus berlangsung, tentu saja pertanyaannya adalahsejauh mana sistem Informasi memiliki peranan yang signifikan terutama dalam ‘Change Management’?.Keyword: Sistem, Sistem Informasi , Organisasi dan manajemen

I.PERLUKAH SISTEM INFORMASI?

Pertanyaan ini bukan hanya sebagai subjuduldari resume ini, tapi juga pertanyaan yang selalu muncul dalambenak penulis. Sebenarnya Sistem Informasi itu ‘makhluk’ seperti apa? Kalau mendengar kata sistem Informasimaka yang ada di benak kita adalah teknologi informasi, informatika, internet dan sebagainya. Bagaimana denganperusahaan atau corporate, apakah ada sistem informasi yang digunakan? Apa yang harus dilakukan oleh seorangmanajer perusahaan terhadap sistem informasi yang digunakan oleh perangkat perusahaan? Bagaimana puladengan perangkat pemerintah dikota atau bahkan perangkat pemerintah di desa seperti seorang kepala desa yangmemimpin daerah yang letaknya terpencil? Dengan kondisi seperti itu, adakah sistem informasi yangdikembangkan dan digunakan?. Pertanyaan-pertanyaan tersebut akan terjawabapabila kita memahamipengertian dari sistem informasi itu sendiri. Kita dapat mulai mengawalinya dari pemikiranbahwa sisteminformasi bukan sebagai sebuah aplikasi komputer seperti pada era saat ini, Sistem Informasi yang dimaksudadalah sistem Informasi sebagai sebuah sistem. Sebagaimana didefinisikan secara teknis (Laudon,2004)sebagaiberikut

Suatu Sistem Informasi adalah satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan(ataumendapatkan-kembali), memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukungpengambilan keputusan dan kendali dalam sebuah organisasi. Sebagai tambahan terhadap pendukungpengambilan keputusan kordinasi, dan kendali, sistem informasi dapat juga membantu para manajerdan karyawan untuk meneliti permasalahan, memvisualisasikan pokok-pokok yang kompleks danmenciptakan produk-produk baru.

Berdasarkan definisi di atas dapat kita lihat bahwa sistem informasi tidak serta merta berkaitan langsung denganteknologi Informasi melainkan sebuah sistem yang digunakan agar diperoleh informasi yang dapat digunakanpimpinan dalam hal ini dapat saja seorang direktur atau manajer bila konteksnya adalah perusahaan atau

corporate

, dapat saja seorang Kepala desa atau lurah yang mengembangkan sistem dengan hanya mengandalkanbuku tulis yang sederhana untuk mencatat aktivitas perihal buku tamu, buku kehadiran pegawai, buku programkerja dan sebagainya. Substansinya adalah informasi yang dihasilkan secara konsekuensi dapat digunakan sebagaisarana pendukung dalam pengambilan keputusan dan sebagai alat kontrol atau kendali bahwa aktivitas organisasidapat berjalan dengan baik sesuai apa yang direncanakan. Sebagaimana pertanyaan subjudul; perlukah sisteminformasi?Maka jawabannya adalah iya. Sekalipun kita berada dalam daerah terpencil, tidak pernah mengenaldunia komputer atau teknologi informasi maka manakala kita mengembangkan suatu sistem yang beraturan makaseyogyanya akan selalu ada sistem informasi yang dibangun sebagai kebutuhan utama jalannya aktivitasorganisasi.Dalam hal ini apabila konteks kita dalam Manajemen Modern maka sistem informasi merupakankebutuhan mutlak atau

absolute

sebuah perusahaan dalam menjalankan dan mengembangkan bisnisnya di erakompetisi yang sangat dinamisdan kompetitif.

II.KONSEP DASAR & PERAN SISTEM INFORMASI

Untuk memahami sistem Informasi secara integral, kita mulai dari pemahaman bahwa sistem informasi berisiinformasi tentang personal atau orang-orang tertentu, tempat-tempat dan lingkungan serta segala sesuatu yangberkaitan dengan organisasi yang dapat diketahui. Informasi merupakan data yang telah diolah dan hasilnya dapatdigunakan untuk manusia dalam menjalankan roda organisasi atau mengembangkan manajemen. Sisteminformasi sebagai sebuah sistem tentu memiliki aktivitas berupa

Input, process dan Output

. Tahapan-tahapantersebut tentu saja melibatkan berbagai entitas yang kita sebut saja sebagai bagiandari lingkungan sisteminformasi. sebagaimana bagan berikut ini:Kenneth C. Laudon, Prentice Hall, 2004

Bagan 1Tahapan Input, Process dan Output

Sebagaimana kita dapat lihat dalam bagan,lingkungan sistem informasi meliputi entitas eksternal seperti

Suppliers, Customers, Regulatory Agencies, Stockholders,

dan

Competitors

sedangkan internalnya adalahorganisasi itu sendiri yang menjalankan aktivitasnya. Tahapan

input

merupakan tahap mengumpulkan datamentah dari entitas internal maupun lingkungan eksternal. Pada tahap Pemrosesan data yang diperoleh di formatsesuai kebutuhan organisasi baik dalam hal aktivitas rutin, alat kendali ataupun sebagai bahan pengambilankeputusan. Pada tahap

Output

maka data tersebut di alihkan pada pengguna atau kepada aktivitas yangmembutuhkan data tersebut. Dalam bagan,proses

output

tidak hanya secara internal tapi juga diumpanbalikkansesuai kebutuhan kepada entitas eksternal.Apa yang dijalankan perusahaan dalam hal aktivitas Sistem informasisebagai bagian dari aktivitas manajemen tak lain adalah untuk pencapaian Profit dan posisi strategis organisasi

atau perusahaan.Secara formal proses tersebut tergambarkan dalam bagan Rantai Nilai Informasi Bisnis berikutini:

Kenneth C. Laudon, Prentice Hall, 2004Bagan 2Rantai Nilai Informasi Bisnis Organisasi/Corporate

Sistem informasi sebagai bagian dari aktivitas manajemen akan memberikan efisiensi terhadap proses pencapaianorganisasi yeng tentu saja akan memberikan nilai bisnis kepada lingkungan organisasi dalam hal ini penerimabisnis organisasi.Nilai bisnis yang positif tidak serta merta terwujud saat organisasi menerapkan sistem informasinamun proses tersebut harus didukungdengansiklus kendali

Plan, Do, Check, Action

(PDCA) dalam setiaptahapannya(

W. Edwards Deming, 1986)

.Hal ini dapat digambarkan dalam salah satu contoh tahapan dalambagan berikut:

Bagan 3Contoh Aktivitas Proses Bisnis Manajemen

Supply ChainManagementPlanDoCheckAction

InformationSystemDeliveryInformationSystemDeliveryInformationSystemdeliveryInformationSystemDelivery