Metodologa para el proceso de migracin hacia la suite ofimtica OpenOffice

Experiencia del proceso en las Empresas Municipales de Cali Emcali

Casos de Exito
      

Espaa Asia Brasil Hospital Universitario UPAEP, A.C. (Mexico) Colmena Salud (Colombia) Facultad de Ciencias PUJ (Colombia) Novell

Novell - Open DeskTop Initiative

   

Inicio Marzo de 2004 Mas de 5000 usuarios Julio de 2004 90% utilizando OpenOffice Mediados del 2005 Novell Linux Desktop

Porque migrar?

Reduccin de costos

Hardware Licencias

 

Independencia Tecnolgica Personalizacin de aplicaciones

Preparacin de la migracin
     

Planeacin y coordinacin Establecer prioridad de aplicaciones Eje central El Usuario Crear entorno de retroalimentacin Compartir informacin Grupo de Apoyo y Soporte

Usuarios
   

 

Categorizar usuarios Evaluar disposicin Crear inters hacia el cambio Capacitacin en las herramientas que se van a utilizar Realizar un seguimiento en los adelantos Mantenerlos informados

Comenzando la migracin

Emcali - PTI

Panorama
   

800 equipos nuevos 200 equipos anteriores (aprox) 1000+ usuarios Aplicaciones

OpenOffice Thunderbird Firefox

Plazo 10 meses

Polticas de migracin


 

Utilizar los formatos de OpenOffice para documentos internos. Guardar como PDF documentos informativos. Utilizar los formatos de MS Office cuando se trabaje con empresas externas.

Tareas Paralelas


Sensibilizacin Manuales Instalacin Capacitacin Soporte

Sensibilizacin
 

   

Jornada de Sensibilizacin del PTI Ventajas del PTI en el ambiente laboral y personal Actividad de preparacin para la capacitacin Explicacin de Software Libre Abrir canales de comunicacin Crear un ambiente de comunidad

Manuales

    

Manual de usuario Manual de macros Retroalimentacin de los usuarios Creacin de FAQ Disponibilidad de informacin pertinente

Instalacin de los equipos



Software instalado

OpenOffice Thunderbird Firefox

  

Migracin de la informacin Cambio de equipo Entrega

Capacitacin
  

Nivel bsico Jornada de 20 horas Temas

OpenOffice ThunderBird Firefox

Instalacin de las aplicaciones

Capacitacin


   

Presentacin de similitudes y diferencias con las nuevas aplicaciones Identificar el potencial de los usuarios Identificar posibles inconvenientes Evaluacin de asistentes Evaluacin de capacitadores

Soporte


4 tipos

Telefnico Escritorio remoto Correo electrnico Presencial

 

Jornada laboral completa Mismos capacitadores

Soporte
 

Complementar la capacitacin Solucionar los problemas que se presenten a los usuarios Resolver las dudas en los temas de la capacitacin Prevenir los inconvenientes detectados en la capacitacin

Inconvenientes presentados
 

Rechazo al cambio Archivos con:

Macros Diagramas Mas de 32000 filas en Hojas de calculo Otros

Cruce de horarios en la capacitacin

Solucin de problemas
    

Creacin de una plantilla Uso de OpenOffice 2.0 en algunos equipos Re-escritura de algunas macros Exportar archivos de AS/400 como CSV Seguimiento y control a usuarios que lo requieran Curso tcnico al rea de soporte

Resultados
    

Entorno de trabajo similar Bajo impacto en el cambio Equipos funcionales con aplicaciones libres 800 equipos nuevos en 23 edificios Capacitados hasta el momento mas de 300 usuarios 50 OpenOffice 2.0

Resultados


Mas del 90% de aceptacin entre los asistentes a las capacitaciones Promedio de ms de 4 puntos a los capacitadores en escala de 1 a 5

Conclusiones
   

La migracin hacia OpenOffice es posible El xito depende en gran medida de la disposicin del usuario OpenOffice y MS Office tienen el mismo propsito Clasificar los usuarios en niveles de bsico, medio y avanzado incrementa el aprovechamiento de la capacitacin