Office

2007
Gua de nuevas caractersticas

GARCA - 2009 JOS ENRIQUE MARTNEZ

Tabla de Contenido
ACERCA DE ESTE MANUAL ............................................................................................................7 Objetivo.....................................................................................................................................7 Contenido..................................................................................................................................7 EL NUEVO OFFICE..........................................................................................................................8 Introduccin ..............................................................................................................................8 Primera toma de contacto ........................................................................................................8 La cinta de opciones..............................................................................................................8 Herramientas adicionales....................................................................................................10 Iniciador de cuadros de dilogos.........................................................................................11 Vista previa activa ...............................................................................................................11 Agregar y quitar comandos de la barra de herramientas de acceso rpido .......................11 La cinta de opciones cambia y se adapta segn la resolucin de la pantalla......................12 Respuesta a las primeras preguntas .......................................................................................14 Qu ha pasado con el men Archivo?...............................................................................14 Dnde se inicia un documento en blanco? .......................................................................14 Dnde estn los mtodos abreviados de teclado? ...........................................................14 Y si no encuentra el comando que se est buscando?......................................................15 Cmo son los nuevos formatos de archivo?......................................................................15 Cmo se trabaja con personas que no tienen Office 2007?..............................................16 WORD 2007 NUEVAS CARACTERSTICAS.....................................................................................17 Introduccin ............................................................................................................................17 Minibarra de herramientas .................................................................................................17 Ocultar temporalmente la cinta de opciones......................................................................18 Buscar los comandos habituales .............................................................................................19 Botn Office ........................................................................................................................19 Formato de prrafo, numeracin y vietas.........................................................................20 Estilos ..................................................................................................................................21 Copiar formato ....................................................................................................................22 Ficha Insertar.......................................................................................................................22 Zoom ...................................................................................................................................22 Ortografa y Gramtica........................................................................................................23

Diseo de pgina.................................................................................................................23 Imprimir ..............................................................................................................................23 Opciones de Word...............................................................................................................24 Un nuevo formato de archivos: XML.......................................................................................25 Razones ...............................................................................................................................25 Nuevas herramientas ..........................................................................................................25 Formatos de archivos en Word ...........................................................................................26 Gua de referencia de comandos de Word 2003 a Word 2007...............................................27 EXCEL 2007 NUEVAS CARACTERSTICAS......................................................................................28 Descripcin general.................................................................................................................28 Ms comandos pero slo cuando se necesitan...................................................................28 Una nueva Vista ..................................................................................................................29 El nuevo formato de archivo (XML).........................................................................................30 Ventajas...............................................................................................................................31 Tipos de formatos de archivo..............................................................................................31 Nuevos Libros..........................................................................................................................33 Funciones mejoradas ..............................................................................................................33 Barra de frmulas redimensionable....................................................................................33 Funcin Autocompletar.......................................................................................................33 Entidad Tabla ..........................................................................................................................33 Estilos de Tabla....................................................................................................................34 Opciones de estilo de tabla .................................................................................................34 Fila de encabezado de Tabla ...............................................................................................34 Columnas calculadas ...........................................................................................................34 Columnas adyacentes .........................................................................................................34 Autofiltrado automtico .....................................................................................................35 Nombre de la tabla..............................................................................................................35 Formato condicional enriquecido ...........................................................................................35 Valores superiores e inferiores ...........................................................................................36 Barras de datos ...................................................................................................................37 Escalas de color ...................................................................................................................37 Conjunto de iconos .............................................................................................................37 Filtro y orden mejorado ..........................................................................................................38 Formato de celda ms accesible .............................................................................................38

Estilos y Temas ........................................................................................................................39 Tablas dinmicas cmodas de crear .......................................................................................40 Barra de estado personalizable...............................................................................................41 Grficos mejorados .................................................................................................................41 Grficos compartidos ..........................................................................................................43 Herramientas SmartArt ...........................................................................................................44 Descripcin general de la creacin de grficos SmartArt....................................................44 Consideraciones a la hora de crear un grfico SmartArt.....................................................45 Crear un grfico SmartArt ...................................................................................................47 Complemento para guardar como PDF...................................................................................47 Sobre los formatos de archivo PDF .....................................................................................47 Instalar y utilizar Publish como complemento de PDF desde Microsoft.............................48 Gua de referencia de comandos de Excel 2003 a Excel 2007 ................................................48

Tabla de Ilustraciones
Ilustracin 1: Cinta de opciones ....................................................................................................8 Ilustracin 2: Fichas, grupos y comandos......................................................................................9 Ilustracin 3: Herramientas de imagen.......................................................................................10 Ilustracin 4: Iniciador de cuadros de dilogos...........................................................................11 Ilustracin 5: La cinta de opciones se adapta .............................................................................13 Ilustracin 6: Minibarra de herramientas ...................................................................................18 Ilustracin 7: Ocultar cinta de opciones......................................................................................19 Ilustracin 8: Botn Office ..........................................................................................................20 Ilustracin 9: Grupo prrafo........................................................................................................21 Ilustracin 10: Estilos ..................................................................................................................22 Ilustracin 11: Imprimir...............................................................................................................24 Ilustracin 12: Opciones de Word...............................................................................................24 Ilustracin 13: Grficos SmartArt ................................................................................................25 Ilustracin 14: Herramientas para Grficos ................................................................................29 Ilustracin 15: Vista diseo de Pgina.........................................................................................29 Ilustracin 16: Herramientas de Tabla en Excel ..........................................................................34 Ilustracin 17: Columna de frmulas ..........................................................................................35 Ilustracin 18: Formato condicional............................................................................................36 Ilustracin 19: Valores superiores e inferiores ...........................................................................36 Ilustracin 20: Barra de datos ....................................................................................................37 Ilustracin 21: Escalas de color ...................................................................................................37 Ilustracin 22: Conjunto de iconos..............................................................................................37 Ilustracin 23: Ordenacin y filtro ..............................................................................................38 Ilustracin 24: Ficha Inicio...........................................................................................................39 Ilustracin 25: Temas en Excel ....................................................................................................39

Ilustracin 26: Panel de Tablas dinmicas...................................................................................40 Ilustracin 27: Herramientas de Tablas dinmicas .....................................................................41 Ilustracin 28: Grafico de Excel 2007 ..........................................................................................42 Ilustracin 29: Herramientas de grficos: Diseo .......................................................................42 Ilustracin 30: Herramientas de grficos: Presentacin .............................................................42 Ilustracin 31: Herramientas de grficos: Formato ....................................................................43 Ilustracin 32: Grficos SmartArt ................................................................................................44

ACERCA DE ESTE MANUAL

Objetivo
Este manual se ha desarrollado con la intencin de que cualquier usuario de Office 2000, XP o 2003 pueda aprovechar las ventajas del nuevo Office 2007. En este sentido usted se puede ayudar de esta gua para entender cmo trabajar con las nuevas caractersticas de Office 2007 as como las novedades que aporta. Lo que se pretende es que pueda seguir realizando su trabajo diario pero de una manera ms cmoda y sencilla, beneficindose de la nueva interface que incorpora la ltima versin de Office. En ningn caso este manual pretende ser un curso de aprendizaje de las herramientas de Office sino ms bien una adaptacin al nuevo entorno.

Contenido
Gran parte del contenido de este manual est basado en la web oficial de Microsoft Office (http://office.microsoft.com/es). As mismo puede acudir a dicha web para aclarar o ampliar cualquier tema de su inters. Desde este sitio adems puede descargar plantillas y complementos que le puedan ser tiles para su trabajo diario.

Descarga y acceso a ms recursos

Puedes descargar este manual libremente desde la web del autor: www.josenrique.es All tambin encontrars gran cantidad de recursos accesibles sin coste alguno as como la posibilidad de plantear y encontrar respuesta a tus dudas

 EL NUEVO OFFICE
Introduccin
Cuando abre Microsoft Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007, Office Access 2007, o crea un mensaje nuevo en Office Outlook 2007 ver algo nuevo en la parte superior de la pantalla. El antiguo diseo de mens y barras de herramientas se ha sustituido por la cinta de opciones, situada en la parte superior de la ventana. La cinta de opciones contiene fichas en las que hace clic para llegar a los comandos cuyo uso ya conoce. Con un poco de tiempo y de prctica, ver que la cinta de opciones trabaja a su favor, no en su contra. De hecho, esta cinta se desarroll como respuesta a lo que los usuarios de Office, entre los que posiblemente se encuentre usted, han pedido: programas de uso ms sencillo, con comandos que se encuentren ms fcilmente.

Primera toma de contacto

La cinta de opciones S, es mucho lo que ha cambiado en los conocidos programas de Microsoft Office. Pero lo bueno es que los comandos y las herramientas que necesita estn ms a la vista y ms a mano. En lugar de tener cerca de 30 barras de herramientas ocultas y comandos escondidos en los mens o en los cuadros de dilogo, ahora dispone de un centro de control que agrupa todos los elementos esenciales y los presenta en primer plano. Y una vez que sepa cmo se usa la cinta de opciones en un programa, le resultar muy fcil

Ilustracin 1: Cinta de opciones

utilizarla en los dems. La cinta de opciones consta de tres componentes bsicos. (Ilustracin 2)

 Las fichas, que estn en la parte superior de la cinta y cada una de ella representa las tareas principales que se llevan a cabo en un programa determinado. Los grupos, que son conjuntos de comandos relacionados que se muestran en las fichas. Agrupan todos los comandos ms necesarios para un tipo de tarea y permanecen expuestos y disponibles, lo que constituye una rica ayuda visual. Los comandos, que estn organizados en grupos. Un comando puede ser un botn, un men o un cuadro en el que se especifica informacin. Por dnde se empieza? Por la primera ficha. Por ejemplo, la primera ficha de Word 2007 es la ficha Inicio. La tarea principal en Word consiste en escribir, por tanto, los comandos de la ficha Inicio son los que ms se utilizan para escribir documentos: comandos de formato de fuente (en el grupo Fuente), opciones de prrafo (en el grupo Prrafo) y estilos de texto (en el grupo Estilo). Encontrar la misma organizacin en todos los programas de Microsoft Office 2007, con los comandos para las tareas ms habituales en la primera ficha. La ficha principal de Excel, PowerPoint y Access tambin se denomina Inicio. En Outlook, para crear un mensaje, se usa la

Ilustracin 2: Fichas, grupos y comandos

ficha Mensaje. Los comandos se organizan en funcin de cmo se utilizan. Los comandos que ms se usan son ahora ms visibles. Un ejemplo es el comando Pegar. Al ser uno de los comandos ms utilizados, por qu no darle la mxima visibilidad en la ventana, junto con sus comandos relacionados Cortar y Copiar? Los comandos que se utilizan con ms frecuencia ya no comparten espacio con una serie de comandos raramente usados, en una barra de herramientas o en un men. Son los que ms se usan y por eso son los que estn ms a mano.

Los comandos que se usan menos no estn tan visibles en la cinta de opciones. Por ejemplo, la mayora de las personas usan el comando Pegado especial menos que el comando Pegar. Por ello, para tener acceso a Pegado especial primero se hace clic en la flecha de Pegar. Herramientas adicionales Por otro lado hay algunos comandos que aparecen slo cuando puede necesitarlos, en respuesta a alguna de las acciones que lleva a cabo. Por eso le puede dar la impresin a priori de que faltan muchas funciones. Por ejemplo, si no tiene ninguna imagen en un documento de Word, no necesitar los comandos que permiten trabajar con imgenes. Pero una vez que inserte una imagen en Word, aparecern las Herramientas de imagen junto con la ficha Formato, (Ilustracin 3) que contiene los comandos que necesita para trabajar con la imagen. Cuando deje de trabajar con la imagen, las herramientas desparecern. Cuando desee trabajar en la imagen de nuevo, haga clic en ella y la ficha volver a aparecer, con todos sus comandos. El programa sabe lo que usted est haciendo y le ofrece las herramientas que necesita. La cinta de opciones responde a sus acciones. As que no se preocupe si no ve todos los comandos todo el tiempo. D los primeros pasos y

Ilustracin 3: Herramientas de imagen

los comandos necesarios estarn a mano.

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Iniciador de cuadros de dilogos Cuando vea una pequea flecha en la esquina inferior derecha de un grupo, eso significa que hay ms opciones disponibles en el grupo. Haga clic en la flecha (denominada Iniciador de cuadros de dilogo) y ver un cuadro de dilogo o un panel de tareas con ms comandos. Por ejemplo, en PowerPoint, en la ficha Inicio, el grupo Fuente contiene todos los comandos que ms se utilizan para hacer cambios en las fuentes: comandos para cambiar el tamao y la fuente, o aplicar formato de negrita, cursiva o subrayado. Pero si desea una opcin menos utilizada, como un superndice, tiene que hacer clic en la flecha del grupo Fuente para abrir el cuadro de dilogo Fuente, que contiene la opcin de superndice y otras relacionadas con las fuentes. (Ilustracin 4)

Ilustracin 4: Iniciador de cuadros de dilogos

Vista previa activa Ahora puede ver una vista previa activa de lo que elige antes de seleccionarlo. Consigue mejores resultados en menos tiempo porque elige lo que desea la primera vez que lo intenta, sin necesidad de deshacer los cambios y probar de nuevo. Para usar la vista previa activa, site el puntero del ratn sobre una opcin. El documento cambia para mostrar la opcin antes de que se seleccione realmente. Una vez visto lo que desea, slo tiene que hacer clic en la opcin para seleccionarla. Agregar y quitar comandos de la barra de herramientas de acceso rpido Si utiliza con frecuencia comandos que no estn tan a mano como deseara, puede agregarlos de una manera muy sencilla a la barra de herramientas de acceso rpido, que se encuentra sobre la cinta de opciones cuando inicia un programa de Microsoft Office. En dicha barra, los comandos se mantienen siempre visibles y a mano.

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Por ejemplo, si utiliza la vista preliminar en Word o Excel todos los das evitar hacer clic en el botn de Office y en Imprimir para tener acceso al comando, puede agregar la vista preliminar a la barra de herramientas de acceso rpido. Para ello, haga clic con el botn derecho del ratn en vista preliminar y despus haga clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Para eliminar un botn, haga clic con el botn secundario del mouse en l y despus haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido. La cinta de opciones cambia y se adapta segn la resolucin de la pantalla Todo lo que hemos descrito hasta ahora es as cuando la pantalla est configurada con una resolucin alta y la ventana del programa est maximizada. Si no es as, las cosas se ven diferentes. (Ilustracin 5) Resolucin baja Si la pantalla est configurada con baja resolucin, por ejemplo, 800 por 600 pxeles, algunos grupos de la cinta de opciones slo mostrarn el nombre del grupo, en lugar de los comandos del grupo. Tiene que hacer clic en la flecha del botn del grupo para ver sus comandos. Por ejemplo, en Word, con una resolucin mayor, ver todos los comandos del grupo Mostrar u ocultar en la ficha Vista. Pero con una resolucin de 800 por 600, slo ver el botn Mostrar u ocultar, no los comandos del grupo. En ese caso, haga clic en la flecha del botn Mostrar u ocultar para mostrarlos. Por lo general, los grupos que slo muestran el nombre del grupo con una resolucin ms baja son los que contienen comandos que se utilizan pocas veces. Minimizada Con cualquier resolucin, si reduce el tamao de la ventana, se llega a un tamao en el que algunos grupos slo mostrarn el nombre de grupo y tendr que hacer clic en la flecha del botn del grupo para mostrar los comandos. Tablet PC Si trabaja en un Tablet PC con una pantalla pequea, comprobar que la cinta de opciones se ajusta y muestra versiones ms reducidas de las fichas y los grupos. Si tiene un monitor mayor, la cinta se ajusta y muestra versiones ms grandes.

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Ilustracin 5: La cinta de opciones se adapta

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Respuesta a las primeras preguntas

Qu ha pasado con el men Archivo? El botn de Microsoft Office aparece en la esquina superior izquierda de la ventana en varios programas de Microsoft Office y ofrece los mismos comandos bsicos que aparecan antes en el men Archivo para abrir, guardar e imprimir documentos. Pero el botn contiene ms comandos que el men Archivo. Por ejemplo, permite comprobar si los archivos de Word, Excel y PowerPoint contienen comentarios o informacin privada. El botn de Microsoft Office tambin le lleva a la configuracin del programa que controla aspectos como son las preferencias de la revisin ortogrfica. Haga clic en Opciones de Excel, Opciones de Word, etctera, en la parte inferior del men y despus haga clic en alguna de las categoras de la lista de la izquierda. Por ejemplo, en Excel, haga clic en Frmulas para activar o desactivar el estilo de referencia de celdas F1C1. En Word, haga clic en Revisin para habilitar o deshabilitar la caracterstica de revisin ortogrfica mientras escribe. En versiones anteriores de Office, era posible configurar opciones en el cuadro de dilogo Opciones, al que se tena acceso a travs del men Herramientas. Muchas de estas opciones estn disponibles ahora haciendo clic en el botn de Microsoft Office, donde estn ms visibles y cercanas cuando se comienza a trabajar en archivos viejos o nuevos. Dnde se inicia un documento en blanco? Para comenzar, haga clic en el botn de Microsoft Office situado en la esquina superior izquierda de la ventana. A continuacin, haga clic en Nuevo para abrir ventana Nuevo documento en Word, la ventana Nuevo libro en Excel, la ventana Nueva presentacin en PowerPoint o la ventana Introduccin a Microsoft Office Access en Access. Cuando cree un documento, presentacin o base de datos, se abrir una pantalla completa a todo color desde la que comenzar. Comience por un archivo en blanco o existente, tal y como hace habitualmente. O bien, en el margen izquierdo, bajo Microsoft Office Online, haga clic en Destacado y elija alguna de las opciones del catlogo de vnculos a plantillas en lnea y cursos de formacin para ponerse a trabajar de inmediato. Dnde estn los mtodos abreviados de teclado? El diseo de la cinta de opciones trae consigo nuevos mtodos abreviados. Por qu? Porque supone dos grandes ventajas con respecto a versiones anteriores: Mtodos abreviados para cada botn de la cinta de opciones. Mtodos abreviados que requieren menor combinacin de teclas.

Uso de nuevos mtodos abreviados

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Los nuevos mtodos abreviados tambin tienen nombre: Sugerencias de teclas, que aparecen al presionar ALT. Todas las fichas de la cinta de opciones, los comandos de las fichas, la barra de herramientas de acceso rpido y el botn de Microsoft Office tienen sugerencias de teclas. Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecern todos los identificadores de sugerencias de teclas para los botones de la ficha. A continuacin, utilice la tecla correspondiente al botn que desea. Dnde estn los antiguos mtodos abreviados? Los antiguos mtodos de teclado que comienzan con CTRL se mantienen intactos y los puede seguir utilizando como antes. Por ejemplo, la combinacin CTRL+C an copia algo en el Portapapeles y la combinacin CTRL+V pega algo del Portapapeles. Y si no encuentra el comando que se est buscando? En Word 2007, Excel 2007 y PowerPoint 2007, hay una gua de referencia visual e interactiva para saber dnde estn las cosas. Para ello localice dentro de la web oficial de office (http://office.microsoft.com/es) Interactivo: gua de referencia de comandos de Word 2003 a Word 2007 Para usar esta gua interactiva, se elige un comando en un programa de Office 2003 para ver dnde se encuentra en el nuevo programa. Por ejemplo, para buscar el comando Insertar tabla en Word, en la gua tendra que colocar el puntero sobre el comando Insertar de Word 2003. Despus, al hacer clic, se ve una animacin que muestra la ubicacin del comando en Word 2007. (Est en la ficha Insertar en el grupo Tablas). Cmo son los nuevos formatos de archivo? Word 2007, Excel 2007 y PowerPoint 2007 presentan nuevos formatos de archivo. Por qu? Por muchas razones, por ejemplo, para aumentar la seguridad de los archivos, reducir la posibilidad de que se daen, reducir su tamao y otra serie de caractersticas nuevas. Si los detalles tcnicos son de su inters, los nuevos formatos de archivo se basan en XML (Lenguaje de marcado extensible) y abarcan los formatos XML abiertos de Office. Algunos datos ms sobre el nuevo formato de Word, Excel y PowerPoint El formato de archivo predeterminado de los documentos, libros de trabajo y presentaciones incluye una "x" al final que representa el formato XML. Por ejemplo, en Word, un documento se guarda de manera predeterminada con la extensin .docx, en lugar de .doc. Si guarda un archivo como una plantilla, sucede lo mismo: la extensin de la plantilla tiene la antigua extensin con una "x" al final: por ejemplo, .dotx en Word. Si el archivo contiene cdigo o macros, tiene que guardarla usando el nuevo formato de archivo habilitado para macros. En un documento de Word, ese formato es .docm; en una plantilla de Word, es .dotm.

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 Cmo se trabaja con personas que no tienen Office 2007? Puede abrir un archivo creado en Office desde la versin 95 hasta la 2003. Abra el archivo normalmente. Despus de trabajar en l en la versin 2007, tal vez desee guardarlo. De manera predeterminada, el cuadro de dilogo Guardar como guarda un archivo creado en una versin anterior con el formato de esa misma versin. Cuando lo guarde, un comprobador de compatibilidad le informar sobre qu caractersticas de la versin 2007 estarn deshabilitadas o coincidirn plenamente. Nota Si abre una presentacin creada en PowerPoint 95, PowerPoint ofrecer guardar de manera predeterminada con el formato de 2007, pero puede elegir guardar el archivo con el formato de 97-2003. Si desea guardar el archivo con el formato de 2007, seleccione Documento de Word, Libro de Excel o Presentacin de PowerPoint en el cuadro Guardar como tipo. Los compaeros que dispongan de las versiones de Word, Excel o PowerPoint de 2000 a 2003 (y las ltimas revisiones y Service Packs) pueden abrir archivos de 2007. Cuando hagan clic en su documento, se les preguntar si desean descargar un convertidor que les permita abrir el documento.

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WORD 2007 NUEVAS CARACTERSTICAS

Introduccin
Word 2007 as como el resto de las herramientas de Office han sido rediseadas de forma que es posible que no le resulte del todo familiar, sin embargo este nuevo diseo tiene la clara intencin de que resulte ms productivo que versiones anteriores. Al usuario le resultar ms cmodo e intuitivo descubrir dnde y cmo realizar cualquier tarea incluso si ste parte de cero. Minibarra de herramientas Adems de todo lo visto anteriormente sobre el nuevo office, en Word 2007 tiene especial inters la Minibarra de herramientas. Algunos comandos de formato son tan tiles que deberan estar disponibles siempre, independientemente de lo que est haciendo. Supongamos que desea dar formato a un texto rpidamente, pero est trabajando en la ficha Diseo de pgina. Puede hacer clic en la ficha Inicio para ver las opciones de formato, pero hay un mtodo ms rpido: (Ilustracin 6) Seleccione el texto arrastrndolo con el mouse (ratn) y seale la seleccin. La minibarra de herramientas aparecer atenuada. Si seala a la minibarra de herramientas, se vuelve activa y puede hacer clic en una opcin de formato de ella. La minibarra de herramientas es estupenda para opciones de formato, pero y si desea que otros tipos de comandos estn siempre disponibles? Use la barra de herramientas de acceso rpido.

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Ilustracin 6: Minibarra de herramientas

Ocultar temporalmente la cinta de opciones La cinta de opciones centraliza y facilita satisfactoriamente la bsqueda de todos los elementos de Word 2007. Hay ocasiones, sin embargo, en que no necesita buscar nada. Slo desea trabajar en el documento y le gustara tener ms espacio para hacerlo. Por ello, la cinta de opciones resulta tan fcil de ocultar temporalmente como de usar. Esto se hace del modo siguiente: haga doble clic en la ficha activa. Los grupos desaparecen, por lo que tiene ms espacio. Siempre que desee ver todos los comandos de nuevo, haga doble clic en la ficha activa para mostrar de nuevo los grupos.

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Ilustracin 7: Ocultar cinta de opciones

Buscar los comandos habituales

Al encontrarse de pronto con un diseo nuevo en Word 2007 le surgirn preguntas del tipo: Dnde se crea un documento? Dnde estn las vietas, los estilos y cmo puede comprobar la ortografa? Qu pasa con la impresin? Botn Office El lugar donde iniciar un documento de Word es el botn de Microsoft Office. (Ilustracin 8) Tras presionar el botn, aparece un men. Quiz note que este men, que se muestra aqu, se parece un poco a los mens Archivo de las versiones anteriores de Word. A la izquierda del men, ve todos los comandos para trabajar con un archivo. Aqu es donde se crea un nuevo documento o se abre uno existente. Tambin estn aqu los comandos Guardar y Guardar como. En el lado derecho del men se enumeran los documentos abiertos recientemente. stos suelen estar siempre visibles de modo que no tiene que buscar en el equipo un documento en el que trabaje con frecuencia.

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Ilustracin 8: Botn Office

Formato de prrafo, numeracin y vietas Una vez que abra un documento y escriba el texto, sin duda desear dar formato al texto. Muchos de los comandos de formato conocidos estn visibles en la ficha Inicio, en el grupo Fuente: Negrita, Cursiva, Tamao de fuente, etc. Tambin hay aqu otros comandos que le resultarn tiles. En el grupo Prrafo (Ilustracin 9) tiene las tan populares listas con vietas, listas numeradas y listas con varios niveles. Encontrar igualmente los comandos de sangra y de alineacin. Recuerde que tiene que hacer clic en la pequea flecha diagonal que se encuentra en la esquina inferior derecha del grupo, el iniciador de cuadros de dilogo, si no ve opciones que est acostumbrado a utilizar en Word. Por ejemplo, al hacer clic en la flecha del grupo Prrafo, se abre un cuadro de dilogo conocido en el que puede trabajar con sangra, control de lneas viudas y hurfanas, etc.

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Ilustracin 9: Grupo prrafo

Estilos Para plantear un mtodo ms eficaz a la hora de dar formato que usar simplemente los comandos negrita y cursiva, debe usar los estilos de Word 2007 Puede trabajar con los estilos desde la ficha Inicio, en el grupo Estilos: (Ilustracin 10) Los estilos rpidos son estilos profesionales listos para usar, rpidos y fciles de aplicar; tienen una nueva apariencia en esta versin de Word. Los estilos rpidos ms utilizados aparecen directamente en la cinta de opciones. Haga clic en este botn para ver ms estilos rpidos listos para usar. Haga clic en el iniciador de cuadros de dilogo para abrir el panel Estilos. Este panel conserva los estilos personalizados que haya podido crear en una versin anterior de Word y aqu es donde va a crear estilos nuevos o corregir estilos existentes. Los estilos rpidos son algo ms que unas funciones cmodas y bonitas para el documento. El uso de estos estilos en todo el documento proporciona una gran ventaja: realizar correcciones con una sola tecla.

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Ilustracin 10: Estilos

Copiar formato Otro comando de formato extremadamente rpido es Copiar formato. Se encuentra en la parte ms a la izquierda de la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles. En caso de que no est familiarizado con Copiar formato, es una forma rpida de duplicar el formato de una seccin de texto a otra. Para usar Copiar formato, coloque el cursor en el texto cuyo formato desea copiar y haga clic en el botn Copiar formato. Si tiene ms de un lugar en el que copiar el formato, asegrese de hacer doble clic en Copiar formato para que se mantenga. A continuacin, seleccione el texto en el que desea copiar el nuevo formato. Para desactivarlo, haga clic en el botn de nuevo o presione ESC. Ficha Insertar La ficha Insertar permite incluir en un documento abundante informacin adicional. Desde esta ficha tiene acceso a agregar imgenes, imgenes prediseadas, grficos o formas al documento. stos no son los nicos comandos de esta ficha. Aqu tiene tambin Tablas e Hipervnculos. Y esto no es todo: listos para que los pueda utilizar estn los nmeros de pgina, cuadros de texto y WordArt. Zoom Tras realizar una insercin, quiz desee ver los detalles ms de cerca. Para ello usar el zoom Mire en la esquina inferior derecha. Arrastre el control deslizante hacia la derecha para acercarse y hacia la izquierda para alejarse. Sugerencias

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Al hacer clic en el nmero de porcentaje que est a la izquierda del control deslizante, se abre el cuadro de dilogo Zoom, donde puede especificar un porcentaje de zoom. Si el ratn tiene una rueda, puede mantener presionada la tecla CTRL y girar la rueda hacia delante para acercarse y hacia atrs para alejarse. Tambin puede encontrar los comandos Zoom en la ficha Ver. Ortografa y Gramtica El comando Ortografa y gramtica ahora se encuentra en la ficha Revisar porque forma parte de la revisin del trabajo. Busque en la parte extrema izquierda, en el grupo Revisin. Diseo de pgina Antes de imprimir, es mejor comprobar qu diseo tienen las pginas para la impresora. Todo lo que necesita est en la ficha Diseo de pgina. El grupo Configurar pgina contiene Tamao (21,59 x 27,94, A4, etc.), Orientacin (horizontal y vertical) y Mrgenes. Hay un acceso fcil a la configuracin de mrgenes en el mismo nivel que otros comandos de este grupo. Recuerda que en las versiones anteriores deba ejecutar varios pasos hasta llegar al men Archivo, Configurar pgina, etc.? Imprimir Cuando est realmente listo para imprimir, vuelva al botn de Microsoft Office. Ahora tiene varias opciones: (Ilustracin 11) Si hace clic en el comando Imprimir, aparecer el cuadro de dilogo Imprimir. No obstante, si se sita sobre la flecha que hay a la derecha del comando Imprimir, ver tres comandos: Imprimir, que abre el ya familiar cuadro de dilogo Imprimir. Impresin rpida, que enva el documento a la impresora de inmediato. Vista preliminar, que muestra el aspecto que tendr el documento impreso. Si utiliza a menudo este comando, es posible que desee agregarlo a la barra de herramientas de acceso rpido.

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Ilustracin 11: Imprimir

Opciones de Word Todas las funciones que est acostumbrado a usar a diario en Word estn en la cinta de opciones y son mucho ms fciles de encontrar que nunca. Pero dnde estn las opciones que no sirven para la produccin de documentos sino que controlan el funcionamiento de Word? Opciones como seguridad e informacin del usuario, diccionarios de ortografa y autocorreccin? En las versiones anteriores de Word, se haca clic en Opciones en el men Herramientas. Ahora, todas estas opciones forman parte de Opciones de Word que se abre haciendo clic en el botn Opciones de Word en el men que se abre a su vez al hacer clic en el botn de Microsoft Office. (Ilustracin 12)

Ilustracin 12: Opciones de Word

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Un nuevo formato de archivos: XML

Otro gran cambio en la nueva versin de Word: un formato de archivos mejorado. El nuevo formato de archivos ayuda a tener tamaos de archivos ms pequeos y archivos ms seguros. Presenta tambin otras ventajas. En esta leccin sabr tambin lo que sucede cuando abre archivos que no tienen el nuevo formato. Razones El cambio se debe a tres motivos principales: Ayuda a crear documentos ms seguros separando archivos que contienen secuencias de comandos o macros, y facilitando la identificacin y el bloqueo de cdigo o macros no deseados. Ayuda a crear tamaos de archivos de documentos ms pequeos. Ayuda a crear documentos menos sensibles a los daos.

Nuevas herramientas El nuevo formato de archivos le da igualmente la capacidad de utilizar funciones que slo estn disponibles en Word 2007. Un ejemplo de este tipo de funcin es la de los grficos SmartArt. (Ilustracin 13) Esta ilustracin muestra cmo se inicia un grfico de este tipo en Word. Observe cuntos diseos de grficos SmartArt estn disponibles para su eleccin. El nuevo formato de archivos admite muchas otras funciones nuevas, como ecuaciones matemticas, temas y controles de contenido.

Ilustracin 13: Grficos SmartArt

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Cuando se crea un nuevo documento en Word 2007, y se guarda luego, se elige el nuevo formato de archivo automticamente. Puede comprobarlo examinando atentamente el cuadro de dilogo Guardar como. Observe que el cuadro Guardar como tipo indica Documento de Word (.docx). Esto significa que se est utilizando el nuevo formato de archivo. Formatos de archivos en Word Extensin de archivo .docx .dotx .docm .dotm La nica diferencia que posiblemente vea en relacin con los nuevos formatos de archivo de Word es si utiliza macros o cdigo. Anteriormente, slo haba dos tipos de archivos de Word: documentos y plantillas (.doc y .dot). Con Word 2007 hay cuatro tipos de archivos: .docx, .dotx, .docm y .dotm (la "x" representa XML y la "m", macro). Los documentos y plantillas bsicos (.docx y .dotx) ya no pueden contener macros ni cdigo, por lo que son ms seguros para el uso diario: nadie puede insertar cdigo oculto en un documento. No obstante, como las macros son elementos tiles, existen dos tipos de archivos adicionales que admiten documentos y plantillas que contienen cdigo: .docm y .dotm. Word 2007 puede abrir archivos creados en todas las versiones anteriores de Word, de 1.0 a 2003. Word abrir los documentos antiguos en el modo de compatibilidad. Lo sabe porque en la parte superior del documento aparece "(Modo de compatibilidad)" junto al nombre del archivo. Qu es el modo de compatibilidad? Bsicamente indica que el documento utiliza un antiguo formato de archivo. Como el formato de este archivo no incluye algunas de las nuevas funciones de la nueva versin de Word, estas funciones se desactivan o se modifican para aproximarse a una versin antigua de Word. Por ejemplo si abre documento antiguo de Word 2003 en la nueva versin de Word observar que la barra de ttulo incluye (Modo de compatibilidad). Si intenta crear un grfico SmartArt ver que el cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt no aparece en absoluto, en su lugar se muestra Galera de diagramas. De hecho, esta Galera de diagramas es como la de Word 2003 y tiene la misma serie de funciones. Para qu se utiliza Documento de Word estndar sin macros ni cdigo Plantilla de Word sin macros ni cdigo Documento de Word que puede contener macros o cdigo Plantilla de Word que puede contener macros o cdigo

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Es buena idea trabajar en el modo de compatibilidad si sabe que va a compartir documentos con mucha gente que utiliza versiones antiguas de Word. De este modo, lo que ve es lo que ven. As podr prever lo que pueden y no pueden hacer en su versin de Word. Para convertir el formato de un documento antiguo en el nuevo formato de archivos slo tiene que hacer clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, en el comando Convertir del men. Esta conversin le proporciona las ventajas del nuevo formato (archivos ms pequeos, ms seguros, etc.) y tambin las nuevas funciones en su modo completo y no abreviado. Por ejemplo, tendr todas las opciones mostradas en el cuadro Elegir un grfico SmartArt y no la serie ms reducida. Nota Si tiene Windows configurado para mostrar las extensiones de archivo, el nombre de archivo cambia de Mi documento.doc a Mi documento.docx. La "x" representa XML. Si tiene un documento creado en la nueva versin de Word puede guardarlo en un formato de archivo antiguo para que otros usuarios que no tengan Office 2007 puedan trabajar con el archivo Esto se hace del modo siguiente: Haga clic en el botn de Microsoft Office y, en el men, seale la flecha al final del comando Guardar como. En la lista de opciones, haga clic en Documento de Word 97-2003. Es posible que aparezca una advertencia que indica que guardar en el antiguo formato de archivo provoca la prdida o modificacin de algunas caractersticas. Por ejemplo, si el documento contiene un nuevo diagrama, Word le notificar que el diagrama se combinar en un objeto nico no editable. De este modo, el usuario puede al menos ver el diagrama, pero no podr editarlo porque su versin de Word no sabe cmo trabajar con esta nueva caracterstica.

Gua de referencia de comandos de Word 2003 a Word 2007

En la web oficial de Office (http://office.microsoft.com/es) puede encontrar una gua interactiva donde averiguar cmo hacer en Word 2007 cualquier tarea que ya saba realizar en Word 2003. Para ello entre en http://office.microsoft.com/es y teclee en el buscador: gua de referencia de comandos de Word 2003 a Word 2007.

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EXCEL 2007 NUEVAS CARACTERSTICAS

Descripcin general
Excel, al igual que el resto de las herramientas del nuevo office 2007 presenta un nuevo aspecto. Esta nueva apariencia y sus motivos est recogidos en la primera parte de este manual cuando se da una introduccin al Nuevo Office. Ah podr comprobar el funcionamiento de la nueva cinta de opciones y las herramientas adicionales que incorpora Ms comandos pero slo cuando se necesitan Los comandos de la cinta de opciones son los que ms se utilizan. En lugar de mostrar todos los comandos todo el tiempo, Excel 2007 muestra algunos comandos en respuesta a las acciones que se realizan. Por ejemplo, si no hay un grfico en una hoja de clculo, los comandos que se usan para trabajar con grficos no son necesarios. Pero una vez creado, aparecen las Herramientas de grficos con tres fichas: Diseo, Presentacin y Formato. En dichas fichas estn los comandos que se precisan para trabajar con un grfico. La cinta de opciones responde a la accin del usuario. (ilustracin 14) Use la ficha Diseo para cambiar el tipo de grfico o moverlo a otra ubicacin; la ficha Presentacin para cambiar los ttulos y otros elementos del grfico y la ficha Formato para agregar relleno de color y cambiar el estilo de las lneas. Cuando termine el grfico, haga clic fuera del rea del grfico. Desaparecern las Herramientas de grficos. Para volver a verlas, haga clic dentro del grfico y se mostrarn. As que no se preocupe si no ve todos los comandos todo el tiempo. D los primeros pasos y los comandos necesarios estarn a mano.

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Ilustracin 14: Herramientas para Grficos

Una nueva Vista La nueva vista Diseo de pgina de Excel.

Ilustracin 15: Vista diseo de Pgina

Encabezados de columna. Encabezados de fila. Reglas de margen. Para llegar a la nueva vista, haga clic en Vista Diseo de pgina, en la barra de herramientas Ver en la parte inferior derecha de la pantalla. O haga clic en la ficha Vista de la cinta de opciones y despus en Vista Diseo de pgina, en el grupo Vistas de libro.

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En la vista Diseo de pgina hay mrgenes de pgina en la parte superior, lateral e inferior de la hoja de clculo, adems de un espacio azul entre las hojas. La regla lateral y superior ayudan a ajustar los mrgenes. Es posible mostrar y ocultar las reglas segn convenga (haga clic en Regla, en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Vista). Con esta nueva vista, no hace falta la vista preliminar para hacer ajustes en la hoja de clculo antes de imprimirla. Es fcil agregar encabezados y pies de pgina en la vista Diseo de pgina. A medida que escribe en la nueva rea de encabezados y pies de pgina en la parte superior o inferior de la pgina, se abre la ficha Diseo con todos los comandos que necesita para crear los encabezados y pies de pgina. Es posible ver cada hoja de un libro en la vista que mejor se ajusta a las peculiaridades de la hoja. Simplemente seleccione una vista en la barra de herramientas Ver o en el grupo Vistas de libro en la ficha Vista de cada hoja de clculo. La vista Normal y la vista previa de salto de pgina se encuentran ah.

El nuevo formato de archivo (XML)

Excel 2007 tiene un nuevo formato de archivo. Para qu? Para proporcionar mayor seguridad, reducir el riesgo de que se daen; reducir el tamao y otra serie de caractersticas nuevas. Los archivos viejos continan sindolo a menos que usted decida lo contrario. Si abre un archivo creado en una versin anterior, cuando guarde el archivo y el trabajo que haya hecho en l, la configuracin automtica del cuadro de dilogo Guardar como es guardarlo manteniendo su formato original. Si lo inici en Excel 2003, Excel 2007 lo guardar con formato 2003 salvo que se especifique otra opcin. Las nuevas caractersticas advertirn si se guarda el archivo como antiguo. Cuando guarda un archivo con el formato de una versin anterior, un comprobador de compatibilidad le indicar si alguna de las caractersticas de la versin 2007 no son compatibles con la versin anterior. Por ejemplo, si aplica un color a un encabezado en Excel 2007 y despus guarda el archivo con formato de Excel 97-2003, el comprobador de compatibilidad le indicar que las versiones anteriores de Excel no tienen la opcin de color para encabezados y pies de pgina, y que el encabezado aparecer como texto sin formato. Importante Si una caracterstica nueva no va a estar disponible cuando se guarda un archivo en un formato anterior y se vuelve a abrir en Excel 2007, el comprobador de compatibilidad se lo notificar. Siempre puede copiar primero los archivos ms recientes con el nuevo formato. Es sencillo mantener una copia de un libro con formato 2007. Use Guardar como y especifique Libro de Excel (*.xlsx). Dicha copia del archivo contendr todas las caractersticas de Excel 2007. Comparta documentos entre versiones utilizando un convertidor. Si crea un archivo en 2007 y lo guarda con el formato de 2007, los compaeros que tengan las versiones de Excel de

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2000 a 2003 (y las ltimas revisiones y Service Packs) podrn trabajar en sus archivos de 2007. Cuando hagan clic en su documento, se les preguntar si desean descargar un convertidor que les permita abrir el documento. Si los detalles tcnicos son de su inters, el formato de archivo de Excel 2007 se basa en XML (Lenguaje de marcado extensible) y comprende los formatos XML abiertos de Office. Tambin es el nuevo formato de archivo de Microsoft Office Word 2007 y PowerPoint 2007. Ventajas El nuevo formato de archivo trae consigo mejoras en Excel. Las ventajas principales son: Nuevas caractersticas Adems de las caractersticas vistas en las lecciones anteriores, el nmero de filas ha crecido de 65.536 a 1.048.576 y el nmero de columnas ha aumentado de 256 a 16.384. Puede escribir frmulas ms largas en la nueva barra de frmulas de tamao variable. Y si hace clic en grandes fragmentos de texto en una celda, la barra de frmulas ya no ocupa parte de la cuadrcula de la hoja de clculo. Archivos ms seguros Los libros que contienen macros o cdigo no deseado se identifican y bloquean ms fcilmente. Menor riesgo de que los archivos se daen Excel ha mejorado la capacidad de abrir archivos daados y recuperar una parte del trabajo que, de otro modo, se perdera. Menor tamao de archivo Los libros estn comprimidos; el tamao de archivo es entre 50 y 75 por ciento ms pequeo que en versiones anteriores de Excel. Los archivos comprimidos se abren y se guardan del mismo modo que abra y guardaba cualquier archivo de Excel. Datos ms tiles Se puede hacer ms con los datos porque la base de XML facilita la tarea de integrarlos con conjuntos de datos de otros programas y equipos. Por ejemplo, almacenar los datos presupuestarios en un programa especializado, seleccionar la informacin que necesita e importarla a un documento de Word, a una hoja de Excel y a una base de datos de Access. Tipos de formatos de archivo Puede elegir entre varios tipos de archivos para guardar en Excel 2007. Libro de Excel (*.xlsx) Guarde libros que no contengan macros ni cdigo de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) como libros de Excel. Si intenta guardar como Libro de Excel un libro que contiene comandos de macros o proyectos de VBA, Excel le notificar que se eliminar la macro o el cdigo VBA. Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm) Guarde un libro con este formato de archivo cuando contenga macros o cdigo VBA. Si intenta guardar un libro que contiene macros o VBA como Libro de Excel, Excel le advertir para que no elija esta opcin. Plantilla de Excel (*.xltx) Guarde el libro como este tipo cuando necesite una plantilla. Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm) Guarde un libro como este tipo de archivo cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o cdigo de VBA.

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Libro binario de Excel (*.xlsb) Guarde el libro como este tipo de archivo cuando tenga un libro especialmente grande; este tipo de archivo se abrir antes que un libro de Excel grande. Este formato mantiene las nuevas caractersticas de Excel salvo XML. Libro de Excel 97-2003 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que compartir el archivo con alguien que trabaja con versiones anteriores del programa y no cuenta con el Paquete de compatibilidad de Microsoft para Office 2007. Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que compartir el archivo con alguien que utiliza Microsoft Excel 5.0. La mayor parte de las caractersticas de Excel 2007 no estarn disponibles.

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Nuevos Libros
Para comenzar, haga clic en el botn de Microsoft Office situado en la esquina superior izquierda de la ventana. A continuacin, haga clic en Nuevo para abrir Nuevo libro en Excel. Comience por un archivo en blanco o existente, tal y como hace habitualmente. O bien, en el margen izquierdo, bajo Microsoft Office Online, haga clic en Destacado y elija alguna de las opciones del catlogo de vnculos a plantillas en lnea y cursos de formacin para ponerse a trabajar de inmediato. Puede comenzar con un libro totalmente vaco o partir de una de las plantillas que Excel 2007 ofrece. Adems bajo el ttulo de Office Online encontrar plantillas que Microsoft pone a disposicin de los usuarios, algunas de ellas realizadas por otros usuarios.

Funciones mejoradas
Las siguientes mejoras facilitan en gran medida la escritura de frmulas en Office Excel 2007. Barra de frmulas redimensionable La barra de frmulas cambia de tamao automticamente para acomodar frmulas largas y complejas, lo que evita que las frmulas cubran otros datos del libro. Tambin puede escribir frmulas ms largas con ms niveles de anidamiento con respecto a versiones anteriores de Excel. Funcin Autocompletar Con la funcin Autocompletar puede escribir rpidamente la sintaxis correcta de las frmulas. Desde la deteccin fcil de las funciones que desea utilizar hasta obtener ayuda para completar los argumentos de la frmula, podr obtener las frmulas correctas tanto la primera vez como las dems veces.

Entidad Tabla
En Office Excel 2007, puede utilizar la nueva interfaz de usuario para crear, aplicar formato y expandir rpidamente una tabla de Excel (que en Excel 2003 se denominaba lista de Excel) con el fin de organizar los datos de la hoja de clculo para que sea ms fcil trabajar en ella. La funcionalidad nueva o mejorada de las tablas incluye las siguientes funciones. Cuando trabajamos con un rango de datos tipo lista lo primero en office 2007 es darle una entidad de tabla. Para ello seleccionamos la lista y en la ficha Insertar elegimos la opcin de Tabla. A partir de este momento se muestran multitud de opciones relacionadas con las tablas bajo la ficha adicional Herramientas de Tabla. (Ilustracin 16)

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Ilustracin 16: Herramientas de Tabla en Excel

Estilos de Tabla Ahora es mucho ms sencillo dar una apariencia profesional a las tablas usando el grupo de comandos Estilos de tabla, bajo la Ficha Diseo. Opciones de estilo de tabla Dentro del grupo Opciones de estilo de tabla encontramos la posibilidad de destacar ciertas partes tpicas a la hora de trabajar con una tabla como son los encabezados de columnas, las filas de totales o incluso alternar el tono de color entre filas o columnas para facilitar la lectura. Puede aplicar un estilo de tabla para agregar rpidamente a las tablas un formato profesional y con la calidad de un diseador. Si se habilita un estilo de filas alternas en una tabla, Excel mantendr la regla de alternar estilos mediante acciones que habran interrumpido este diseo tradicionalmente, por ejemplo, filtrar, ocultar filas o reorganizar manualmente filas y columnas. Fila de encabezado de Tabla Adems cuando se muestran los encabezados de la tabla, stos permanecen visibles con los datos de las columnas de la tabla y reemplazan a los encabezados de la hoja de clculo al desplazarse por una tabla larga. Columnas calculadas Este tipo de columnas utiliza una sola frmula ajustada a cada fila. La columna se ampla automticamente para incluir filas adicionales para que la frmula se extienda inmediatamente a dichas filas. Lo nico que se debe hacer es especificar una frmula una vez: no es necesario utilizar los comandos Rellenar ni Copiar. (Ilustracin 17) Columnas adyacentes As mismo cualquier columna adicional que quiera aadir a su tabla adoptar la misma apariencia que el resto, de esta forma le resultar mucho ms cmodo ampliar su lista sin necesidad de volver a formatear el aspecto.

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Autofiltrado automtico Si observa la Ilustracin 17 notar que el Autofiltro est activado de manera predeterminada en una tabla para habilitar la ordenacin y el filtrado eficaces de los datos de la tabla.

Enter

Ilustracin 17: Columna de frmulas

Nombre de la tabla Ahora y de manera mucho ms cmoda puede nombrar la tabla para poder hacer referencia a ella en cualquier momento o incluso desde otra aplicacin, como por ejemplo para importar una tabla a Access. Para nombrar la tabla basta con haberle dado entidad de tabla y en la ficha Diseo encontramos el grupo de ms a la izquierda llamado Propiedades

Formato condicional enriquecido

En versin de Excel 2007, puede utilizar el formato condicional para comentar visualmente los datos con fines analticos y de presentacin. Para encontrar fcilmente excepciones y reconocer tendencias importantes en los datos, puede implementar y administrar varias reglas de formato condicional que apliquen un formato visual enriquecido en forma de degradados de color, barras de datos y conjuntos de iconos a los datos que cumplan dichas reglas. Los

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formatos condicionales son asimismo fciles de aplicar; basta con hacer varias veces clic para ver las relaciones de los datos que puede utilizar para fines de anlisis. Para ello debe usar el comando de Formato condicional del grupo Estilos ubicado en la ficha Inicio.

Ilustracin 18: Formato condicional

Valores superiores e inferiores

Ilustracin 19: Valores superiores e inferiores

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Barras de datos

Ilustracin 20: Barra de datos

Escalas de color

Ilustracin 21: Escalas de color

Conjunto de iconos

Ilustracin 22: Conjunto de iconos

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Filtro y orden mejorado

En Office Excel 2007, puede organizar rpidamente los datos de la hoja de clculo para buscar las respuestas que necesita utilizando las mejoras en el filtrado y la ordenacin. Por ejemplo, ahora puede ordenar los datos por color y por ms de 3 niveles (hasta un mximo de 64). Tambin puede filtrar los datos por color o por fechas, mostrar ms de 1000 elementos en la lista desplegable Autofiltro, seleccionar varios elementos para filtrarlos y filtrar datos en tablas dinmicas. Ahora no solo puede usar herramientas de filtrado y ordenacin desde la Ficha Datos sino que adems usando los desplegables que aparecen en los nombres de campo de la tabla tiene acceso a una amplia gama de filtrados y distintas formas de ordenar.

Ilustracin 23: Ordenacin y filtro

Las principales novedades son: Filtro por colores e iconos Filtro por ms de un elemento Ordenacin por colores e iconos Ordenacin por ms de 3 niveles (hasta 64)

Formato de celda ms accesible

A la hora de dar formato hasta ahora haba que usar uno de los mens ms frecuentes en Excel, Formato, Celdas. Ahora con el nuevo Excel 2007 tiene todos los comandos necesarios a un clic de ratn en la Ficha Inicio.

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Ilustracin 24: Ficha Inicio

Incluso un grupo para dar Estilos con un aspecto profesional en el que podr elegir de una gran variedad de formatos predefinidos. No se debe olvidar la posibilidad de elegir un Tema desde la ficha Diseo de pgina. Al igual que en Word 2007 y PowerPoint 2007 podr realizar trabajos que tengan la misma apariencia global escogiendo un tema en las 3 aplicaciones.

Estilos y Temas
En Office Excel 2007, puede dar formato rpidamente a los datos de la hoja de clculo aplicando un tema y utilizando un estilo concreto. Los temas se pueden compartir con otros programas de versin Office 2007, como Microsoft Office Word y Microsoft Office PowerPoint, mientras los estilos estn diseados para cambiar el formato de elementos especficos de Excel, como tablas, grficos, tablas dinmicas, formas o diagramas de Excel. Aplicar un tema (Ilustracin 25). Un tema es un conjunto de colores, fuentes, lneas y efectos de rellenos predefinidos que se pueden aplicar a todo el libro o a elementos concretos, por ejemplo, grficos o tablas. Los temas ayudan a crear documentos con un aspecto profesional. Puede ser que su compaa le proporcione un tema que pueda utilizar, o puede elegir entre los temas predefinidos que hay disponibles en Excel. Tambin resulta fcil crear un tema propio con un aspecto uniforme y profesional que pueda aplicarse a los libros de Excel y a otros documentos de versin Office 2007. Al crear un tema, podr cambiar de manera individual el color, la fuente y los efectos de relleno, con el fin de poder realizar cambios en alguna de estas opciones o en todas.

Ilustracin 25: Temas en Excel

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 Utilizar estilos Un estilo es un formato basado en un tema predefinido que se puede aplicar para cambiar el aspecto de tablas, grficos, tablas dinmicas, formas o diagramas de Excel. Puede personalizar un estilo si los estilos predefinidos integrados no satisfacen sus necesidades. Para los grficos puede elegir entre muchos estilos predefinidos, pero no puede crear estilos de grficos propios. Como en Excel 2003, los estilos de celda se utilizan para dar formato a celdas seleccionadas, pero ahora puede aplicar rpidamente un estilo de celda predefinido. La mayora de los estilos de celda no se basan en el tema que se aplica al libro y puede crear fcilmente uno propio.

Tablas dinmicas cmodas de crear

En Office Excel 2007, utilizar tablas dinmicas es mucho ms fcil que en versiones anteriores de Excel. Con la nueva interfaz de usuario de tabla dinmica, la informacin que desea ver sobre sus datos est a su disposicin con slo hacer clic unas cuantas veces; ya no tiene que arrastrar datos hasta zonas de colocacin que no son siempre un destino fcil. En vez de eso, simplemente puede seleccionar los campos que desea ver en una nueva lista de campos de la tabla dinmica. Desde la ficha Insertar se elige en el grupo Tablas el comando Tabla Dinmica. A partir de ah solo tiene que trabajar con el panel que aparece a la derecha de la pantalla para conformar las cabeceras de filas y columnas de su tabla dinmica usando la Lista de campos. (Ilustracin 26) Y despus de crear una tabla dinmica, puede aprovechar muchas otras funciones nuevas o mejoradas para resumir, analizar y dar formato a los datos de la tabla dinmica. Gracias a las nuevas fichas adicionales (Opciones y Diseo) que aparecen al crear la tabla dinmica usted tiene al alcance de la vista multitud de herramientas tiles para trabajar con la tabla dinmica. (Ilustracin 27) Utilizar Deshacer en tablas dinmicas Ahora puede deshacer la mayora de las acciones que utiliza para crear o reorganizar una tabla dinmica. Indicadores de ms o menos detalles Estos indicadores se utilizan para indicar si se pueden expandir o contraer partes de la tabla dinmica para ver ms o menos informacin.

Ilustracin 26: Panel de Tablas dinmicas

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Ilustracin 27: Herramientas de Tablas dinmicas

Ordenar y filtrar Ordenar es ahora tan fcil como seleccionar un elemento en la columna que desea ordenar y utilizar los botones de ordenacin. Puede filtrar los datos utilizando filtros de tabla dinmica como Mayor que, Igual a o Contiene. Formato condicional Puede aplicar formato condicional a una tabla dinmica de Office Excel 2007 por celdas o por interseccin de celdas. Estilo y diseo de tablas dinmicas Del mismo modo que se hace con las tablas y los grficos de Excel, puede aplicar rpidamente un estilo predefinido o personalizado a una tabla dinmica. Adems, cambiar el diseo de una tabla dinmica resulta tambin mucho ms sencillo con la nueva interfaz de usuario. Grficos dinmicos Igual que las tablas dinmicas, los grficos dinmicos son ms fciles de crear en la nueva interfaz de usuario. Todas las mejoras de filtrado tambin estn disponibles para los grficos dinmicos. Cuando cree un grfico dinmico, tendr a su disposicin herramientas y mens contextuales especficos para que pueda analizar los datos del grfico. Tambin puede cambiar el diseo, el estilo y el formato del grfico o sus elementos de la misma manera que lo hara en un grfico normal. En Office Excel 2007, el formato de grfico que aplique se conserva cuando se realizan cambios en el grfico dinmico, lo que supone una mejora sobre la forma en que funcionaba en versiones anteriores de Excel.

Barra de estado personalizable

La barra de estado de cualquier aplicacin de Office ofrece al instante informacin adicional del trabajo que se est realizando en ese momento. Al igual que en el resto de las herramientas de Office (Word, PowerPoint...) en la versin 2007 el usuario decide que informacin quiere mostrar en la barra de estado. Tiene especial inters la informacin al instante de la suma, promedio, cuenta y muchas funciones ms que aparecen con solo seleccionar un rango de celdas. Para decidir la informacin que quiere que Excel 2007 muestre en la barra de estado solo tiene que hacer clic en la misma con el botn derecho y elegir de la lista.

Grficos mejorados
En Office Excel 2007, puede utilizar las nuevas herramientas grficas para crear fcilmente grficos de aspecto profesional que comuniquen informacin eficazmente. En funcin del tema que aplique al libro, el nuevo y actualizado aspecto de los grficos incluye efectos especiales como 3D, transparencia y sombras suaves. (Ilustracin 28).

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Ilustracin 28: Grafico de Excel 2007

A travs de la ficha Insertar y el comando Grfico usted entra en la nueva interfaz de usuario que facilita la exploracin de los tipos de grfico disponibles de manera que pueda crear el grfico adecuado para los datos. Se proporcionan numerosos estilos y diseos de grficos predefinidos para que pueda aplicar rpidamente un formato atractivo e incluir los detalles que desea en el grfico. (Ilustracin 29, 30 y 31)

Ilustracin 29: Herramientas de grficos: Diseo

Ilustracin 30: Herramientas de grficos: Presentacin

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Ilustracin 31: Herramientas de grficos: Formato

Selectores de elementos de grfico visual Adems de los diseos y los formatos rpidos, ahora puede usar la nueva interfaz de usuario para cambiar todos y cada uno de los elementos del grfico para presentar los grficos de la mejor manera. Con slo hacer clic algunas veces, puede agregar o quitar ttulos, leyendas, lneas de tendencia y otros elementos del grfico. Un aspecto moderno con OfficeArt Debido a que los grficos de Office Excel 2007 estn dibujados con OfficeArt, casi cualquier cosa que pueda hacer a una forma de OfficeArt podr hacrsela al grfico y a sus elementos. Por ejemplo, puede agregar una sombra suave o un efecto biselado para resaltar los elementos o utilizar transparencias para hacer que los elementos que estn parcialmente tapados en el diseo del grfico estn visibles. Tambin puede utilizar efectos 3D realistas. Lneas y fuentes claras Las lneas de los grficos aparecen menos dentadas y se utilizan las fuentes ClearType para mejorar la legibilidad del texto. Ms colores que nunca Puede elegir fcilmente entre los colores del tema predefinidos y variar la intensidad de su color. Para obtener ms control, tambin puede agregar sus propios colores eligiendo entre 16 millones de colores en el cuadro de dilogo Colores. Plantillas de grfico Guardar sus grficos favoritos como plantilla de grfico es todava ms fcil gracias a la nueva interfaz de usuario. Grficos compartidos Utilizar grficos de Excel en otros programas En versin Office 2007, los grficos se comparten entre Excel, Word y PowerPoint. En vez de utilizar las funciones de grficos que proporciona Microsoft Graph, Word y PowerPoint incorporan ahora las eficaces funciones de grficos de Excel. Debido a que una hoja de clculo de Excel se utiliza como la hoja de datos del grfico para grficos de Word y de PowerPoint, los grficos compartidos ofrecen la riqueza de funcionalidad de Excel, incluidos el uso de frmulas, el filtrado, la ordenacin y la capacidad de vincular un grfico a orgenes de datos externos, como Microsoft SQL Server y Analysis Services (OLAP), para mantener la informacin actualizada en el grfico. La hoja de clculo de Excel que contiene los datos de su grfico se puede almacenar en un documento de Word o en una presentacin de PowerPoint, o en un archivo independiente para reducir el tamao de los documentos. Copiar grficos en otros programas Los grficos se pueden copiar y pegar fcilmente entre documentos o de un programa a otro. Cuando se copia un grfico desde Excel a Word o PowerPoint, ste cambia automticamente para coincidir con el documento de Word o la presentacin de PowerPoint, aunque tambin se puede conservar el formato de grfico de Excel. Los datos de la hoja de clculo de Excel se pueden incrustar en el documento de Word o

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en la presentacin de PowerPoint, aunque tambin los puede dejar en el archivo de origen de Excel. Animar grficos en PowerPoint En PowerPoint, puede utilizar la animacin para destacar los datos de un grfico basado en Excel. Puede animar todo el grfico o la entrada de leyenda y los rtulos del eje. En un grfico de columnas, puede incluso animar columnas individuales para ilustrar mejor un punto especfico. Las caractersticas de animacin son ms fciles de encontrar y ofrecen muchas ms posibilidades de control. Por ejemplo, puede efectuar cambios en pasos especficos de animacin y utilizar ms efectos de animacin.

Herramientas SmartArt
Un grfico SmartArt es una representacin visual de la informacin que se puede crear de forma rpida y fcil, eligiendo entre los diferentes diseos, con el objeto de comunicar mensajes o ideas eficazmente. Para ello, en el grupo Ilustraciones de la Ficha Insertar, debe elegir SmartArt. A continuacin dispondr de una galera de tipos de grficos donde en funcin de la idea que quiera transmitir podr escoger de un tipo u otro. (Ver Ilustracin 32)

Ilustracin 32: Grficos SmartArt

Descripcin general de la creacin de grficos SmartArt Gran parte del contenido que se crea utilizando programas de Office 2007 es textual, aunque el uso de ilustraciones mejora la forma de entender y recordar un texto, adems de animar a realizar alguna accin. Crear ilustraciones con la calidad de un diseador puede ser un reto, especialmente si el usuario no es un profesional del diseo o no se puede permitir contratar uno. Si ha utilizado versiones anteriores de Microsoft Office, puede perder gran cantidad de

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tiempo en conseguir que las formas tengan el mismo tamao y estn correctamente alineadas. Tambin necesitar tiempo para conseguir que el texto tenga el aspecto adecuado y en aplicar formato manualmente a las formas para que se adapten al estilo general del documento, en vez de centrarse en el contenido. Con la nueva caracterstica denominada grfico SmartArt de versin Office 2007 y con otras caractersticas nuevas, como los temas podr crear ilustraciones con la calidad de un diseador con slo hacer clic unas cuantas veces. Puede crear un grfico SmartArt en Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007 o en un mensaje de correo electrnico en Outlook 2007. Aunque los grficos SmartArt no se pueden crear en otros programas de versin Office 2007, puede copiarlos y pegarlos como imgenes en dichos programas. Al crear un grfico SmartArt, se le pide al usuario que elija un tipo, que puede ser: Proceso, Jerarqua, Ciclo o Relacin. Un tipo es similar a una categora de grfico SmartArt y cada tipo contiene varios diseos diferentes. Una vez elegido el diseo resulta fcil cambiar el diseo del grfico SmartArt. Gran parte del texto, as como otro contenido, los colores, los estilos, los efectos y el formato de texto se transfieren automticamente al nuevo diseo. Una vez seleccionado un diseo aparece un texto de marcador de posicin (por ejemplo, [Texto]) para que pueda ver el aspecto del grfico SmartArt. El texto de marcador de posicin no est impreso ni se muestra durante una presentacin con diapositivas. Sin embargo, las formas siempre se muestran y se imprimen a menos que las elimine. Puede sustituir el texto de marcador de posicin por su propio contenido. A medida que agrega y modifica el contenido en el panel de texto, el grfico SmartArt se actualiza automticamente, es decir, las formas se agregan o se quitan segn sea necesario. Tambin puede agregar y quitar formas en el grfico SmartArt para ajustar la estructura del diseo. Por ejemplo, aunque el diseo Proceso bsico aparezca con tres formas, puede ser que su proceso slo necesite dos formas o que necesite cinco. A medida que agrega o quita formas, y modifica el texto, la disposicin de las formas y la cantidad de texto que contienen se actualiza automticamente y se mantiene el diseo y el borde originales del diseo de grfico SmartArt. Para dar al grfico SmartArt una calidad profesional y perfeccionar la presentacin rpidamente, aplique un Estilo SmartArt. Consideraciones a la hora de crear un grfico SmartArt Antes de crear el grfico SmartArt, visualice el tipo y el diseo ms adecuados para mostrar sus datos. Qu desea trasmitir con el grfico SmartArt? Desea un diseo concreto? Puesto que puede cambiar diseos de forma rpida y fcil, pruebe con los diferentes tipos de diseos hasta que encuentre el que mejor ilustre su mensaje. El grfico debe ser claro y fcil de entender. Experimente con los diferentes tipos de grficos SmartArt utilizando la siguiente tabla como punto de partida. La finalidad de esta tabla es ayudarle a ponerse manos a la obra, no es una lista completa.

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 Tipo de grfico Lista Proceso Ciclo Jerarqua Jerarqua Relacin Matriz Pirmide

Propsito del grfico Mostrar informacin no secuencial Mostrar los pasos de un proceso o escala de tiempo Mostrar un proceso continuo Mostrar un rbol de decisin Crear un organigrama Ilustrar conexiones Mostrar cmo las partes se relacionan con un todo. Mostrar relaciones proporcionales con el mayor componente en la parte superior o inferior.

Asimismo, tenga en cuenta la cantidad de texto que tiene porque sta suele determinar el diseo que se ha de utilizar y las formas que se necesitan. En general, los grficos SmartArt son ms eficaces cuando el nmero de formas y la cantidad de texto se limitan a puntos clave. Los textos largos pueden distraer la atencin de la apariencia visual del grfico SmartArt y dificultar la transmisin visual del mensaje. No obstante, algunos diseos, como Lista de trapezoides en el tipo Lista, funcionan mejor con textos ms largos. Algunos diseos de grficos SmartArt contienen un nmero fijo de formas. Por ejemplo, el diseo Flechas de contrapeso del tipo Relacin est diseado para mostrar dos ideas o conceptos opuestos. Slo pueden contener texto dos formas y el diseo no se puede cambiar para mostrar ms ideas o conceptos.

Si necesita transmitir ms de dos ideas, cambie a otro diseo que disponga de ms de dos formas para texto, por ejemplo, el diseo Pirmide bsica del tipo Pirmide. Tenga en cuenta que cambiar los diseos o los tipos de grficos SmartArt puede alterar el significado de la informacin. Por ejemplo, un diseo de grfico SmartArt con flechas hacia la derecha, como Proceso bsico en el tipo Proceso, no significa lo mismo que un grfico SmartArt con las flechas en crculo, por ejemplo, Ciclo continuo en el tipo Ciclo.

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Crear un grfico SmartArt 1. En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt.

2. En el cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt, haga clic en el tipo y en el diseo que desea. 3. Escriba el texto mediante uno de estos procedimientos:

Haga clic en una forma del grfico SmartArt y, a continuacin, escriba el texto. Haga clic en [Texto] en el panel de texto y escriba o pegue el texto. Copie texto desde otro programa, haga clic en [Texto] y pguelo en el panel de texto.

4. Haga clic en el grfico SmartArt. 5. En Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseo, en el grupo Crear grfico, haga clic en Panel de texto.

Complemento para guardar como PDF

Hay muchas situaciones donde es til guardar el archivo con un formato de diseo fijo que sea fcil de compartir e imprimir pero difcil de modificar. Excel 2007 y cualquier programa de Office 2007 ofrece un complemento gratuito para guardar o exportar este tipo de archivo, pero debe antes instalar el complemento para poder utilizarlo. Tambin hay productos de otros fabricantes disponibles para exportar un archivo de Microsoft Office en un documento con diseo fijo. Sobre los formatos de archivo PDF Si utiliza un complemento, puede guardar o exportar un archivo desde un programa de Microsoft Office con los siguientes formatos: Formato de documento porttil (PDF) es un archivo electrnico con diseo fijo que conserva el formato del documento y que permite compartir archivos. El formato PDF garantiza que, cuando el archivo se ve en lnea o se imprime, conserva exactamente el formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar fcilmente. El formato PDF tambin es til para documentos que se reproducirn utilizando mtodos comerciales de impresin. Para ver un archivo PDF, debe tener instalado un lector de archivos PDF en el equipo. Por ejemplo, Adobe Reader es un lector y est disponible en el sitio de Adobe Systems. Despus de guardar un archivo como PDF, no podr usar el programa de la versin Office 2007 para efectuar cambios directamente el archivo PDF. Debe hacer los cambios en el archivo de la versin Office 2007 en el que lo cre y volver a guardar el archivo como PDF.

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Instalar y utilizar Publish como complemento de PDF desde Microsoft Para guardar o exportar un archivo como PDF, debe antes instalar Publish como complemento de PDF. 1. Vaya a Complemento Guardar como PDF o XPS de Microsoft para programas de Microsoft Office 2007 y siga las instrucciones de esa pgina. 2. Tras instalar Publish como complemento de PDF o XPS, puede exportar el archivo como PDF o XPS. Para ello: 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office , seale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuacin, haga clic en PDF o XPS. 2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el libro. 3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF. 4. Si desea abrir el documento inmediatamente despus de guardarlo, active la casilla de verificacin Abrir archivo despus de publicar. 5. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes segn lo que estime ms importante, el tamao de archivo o la calidad de impresin: 6. Si el libro requiere una calidad de impresin alta, haga clic en Estndar (publicacin en lnea e impresin). 7. Si la calidad de impresin es menos importante que el tamao del archivo, haga clic en Tamao mnimo (publicacin en lnea). 8. Con el fin de especificar varias opciones para el archivo, haga clic en Opciones. Haga clic en Aceptar. 9. Haga clic en Publicar.

Gua de referencia de comandos de Excel 2003 a Excel 2007

En la web oficial de Office (http://office.microsoft.com/es) puede encontrar una gua interactiva donde averiguar cmo hacer en Excel 2007 cualquier tarea que ya saba realizar en Excel 2003. Para ello entre en http://office.microsoft.com/es y teclee en el buscador: gua de referencia de comandos de Excel 2003 a Excel 2007.

Descarga y acceso a ms recursos

Si te ha gustado este manual puedes descargarlo libremente desde la web del autor: www.josenrique.es All tambin encontrars gran cantidad de recursos accesibles sin coste alguno as como la posibilidad de plantear y encontrar respuesta a tus dudas

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