HAKIKAT KONSEP ADMINISTRASI

1. Arti Administrasi Secara Etimologis Secara etimologis istilah administrasi berasal dari bahasa Inggris dari kata administration yang bentuk infinitifnya to administer. Kata to administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakan). Kata Administrasi juga dapat berasal dari bahasa Belanda dari kata administratie yang mempunyai pengertian yang mencakup tata usaha, manajemen dari kegiatan kegiatan organisasi dan manajemen dari sumber daya. Di zaman Romawi, seorang administrator adalah seorang yang mendapat kepercayaan untuk melakukan tugas dari seorang pemilik harta kekayaan untuk mengurus semua kesatuan harta kekayaan berikut personil dalam satu organisasi. Kesatuan harta kekayaan dan personil merupakan unit organisasi dan diurus serta diselenggarakan sedemikian rupa sehingga masing-masing merupakan suatu administratio. Suatu unit administrasi atau administratio atau unit organisasi dipimpin oleh administrator yang bertanggung jawab kepada pemilik atau magister yang meberikan tugas, kewajiban dan tanggung jawab kepadanya. Maka secara etimologis administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi, manusia, harta benda ke arah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi. Perkembangan penggunaan istilah dan pengertian administrasi di Indonesia juga masih menunjukan ketidaksamaan pandangan atau pendapat. Di satu pihak administrasi diartikan sebagai tata usaha dan di lain pihak administrasi diartikan sebagai kegiatan pengelolaan human resources dan material resources termasuk pengelolaan informasi atau kegiatan tata usaha. 2. Administrasi dalam Arti Sempit Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain, atau biasa kita sebut tata usaha.

Berikut ini beberapa pengertian administrasi dalam arti sempit atau tata usaha : Tata usaha pada hakikatnya merupakan pekerjaan pengendalian (the handling) informasi (Prajudi Atmosudirjo, 1980) Kegiatan administrasi meliputi pekerjaan tata usaha yang bersifat mencatat segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi untuk menjadi bahan keterangan bagi pimpinan (J. Wajong, 1962) Oleh karena itu, kegiatan tata usaha merupakan pengelolaan data dan informasi yang keluar dari dan masuk ke organisasi, maka keseluruhan rangkaian kegiatan-kegiatan tersebut terdiri atas penerimaan, pencatatan, pengklasifikasikan, pengelolaan, penyimpanan, pengetikan, penggandaan, pengiriman informasi dan data secara tertulis yang diperlukan oleh organisasi.

3. Administrasi dalam Arti Luas Sesungguhnya istilah administrasi berhubungan dengan kegiatan kerja sama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang sehingga tercapai tujuan yang diinginkan. Manusia merupakan makhluk yang saling membutuhkan antara satu dengan yang lain dalam memenuhi kebutuhan hidupnya, baik yang bersifat materiil maupun non-materiil. Akan tetapi, di samping kebutuhan-kebutuhan tersebut terbatas dan sulit diperoleh, serta tiap individu tidak berdaya untuk memperoleh atau mewujudkannya secara sendirisendirioleh keterbatasan waktu dan kemampuan yang dimiliki, maka pada akhirnya melakukan kerja sama dengan individu lain yang memiliki kebutuhan dan tujuan yang sama. Kerja sama adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang secara bersama-sama, teratur dan terarah berdasarkan pembagian tugas sesuai dengan kesepakatan bersama. Hampir di semua aktivitas kehidupan manusia, apalagi jika aktivitas kehidupan tersebut memerlukan bantuan orang lain, selalu dijumpai sekelompok orangorang yang melakukan kerja sama yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Bahwa pada dasarnya ilmu administrasi adalah ilmu yang mempelajari fenomena kerja sama yang bersifat kooporatif dan terorganisasi untuk mencapai tujuan. Fenomena kerja sama yang dilakukan oleh dan bersifat public menjadi pusat kajian ilmu administrasi (Public Administration), fenomena kerja sama yang dilakukan oleh dan bersifat privat menjadi pusat kajian Ilmu Administrasi Niaga (Business Administration) dan fenomena
2

kerja sama antarnegara serta antar individu atau organisasi yang melewati batas negara merupakan pusat kajian Ilmu Adminstrasi Internasional (International Administration). Berikut ini beberapa definisi-definisi administrasi : Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. (The Liang Gie, 1980) Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan tindakan kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan. (Sondang P. Siagian, 1980) Administrasi adalah keseluruhan proses dari aktivitas-aktivitas pencapaian tujuan secara efisien dengan dan melalui orang lain. (Stephen P. Robbins, 1983) Administrasi adalah suatu daya upaya manusia yang kooperatif, yang memepunyai tingkat rasionalitas tinggi. (Dwight Waldo, 1971) Berdasarkan uraian dan definisi-definisi yang di kemukakan di atas, dapat dirinci beberapa ciri pokok untuk disebut sebagai administrasi, yaitu : 1. Sekelompok orang; kegiatan administrasi hanya mungkin jadi jika dilakukan oleh lebih dari satu orang. 2. Kerja sama; kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi dua orang atau lebih kerja sama. 3. Pembagian tugas; kegiatan administrasi bukan sekedar kegiatan kerja sama, melainkan kerja sama tersebut harus di dasarkan pada pembagian kerja yang jelas. 4. Kegiatan yang runtut dalam suatu proses; kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan. 5. Tujuan; sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui kegiatan kerja sama. Jika di sederhanakan, maka ciri pokok untuk dapat disebut sebagai administrasi, sebagai berikut : 1. Kerja sama dilakukan oleh sekelompok orang. 2. Kerja sama dilakukan berdasarkan pembagian kerja secara terstruktur. 3. Kerja sama dimaksudkan untuk mencapai tujuan. 4. Untuk mencapai tujuan memanfaatkan sumberdaya-sumberdaya. Dengan demikian kita dapat merumuskan tentang administrasi yaitu kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana di tentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumberdaya-sumberdaya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
3

Kerja sama Kerja sama timbul apabila orang menyadari, bahwa mereka mempunyai kepentingankepentingan yang sama dan pada saat yang bersaaan pula mempunyai cukup pengetahuan dan pengendalian terhadap diri sendiri untuk memenuhi kepentingan-kepentingan tersebut, maupun menyerahkan atau mengurangi sebagian kebebasannya untuk mendapat imbalan dari dan melalui kerja sama. Menurut Gibson, dkk (1983), kelompok kerja sama formal dan innformal dibentuk karena beberapa alasan, yaitu : 1. 2. 3. 4. Pemuasan kebutuhan (the statisfication of needs) Kedekatan dan daya tarik (proximity and attraction) Tujuan kelompok (group goals) Alasan ekonomi (economic reasons) Dijumpai juga beberapa teori tentang terbentuknya kelompok, yaitu : 1. Teori tukar menukar (exchange theory of attraction) Individu melakukan interaksi dan membentuk kelompok melalui proses tukar menukar oleh adanya daya tarik antara imbalan (reward) dan biaya (cost). 2. Teori kesamaan sikap (theory of similar attitude) Individu cenderung tertarik kepada orang lain dan membentuk kelompok karena dianggap memiliki sikap yang sama dengannya. 3. Prinsip saling melengkapi (the principle of complementary) Individu berinteraksi bukan karena kesamaan sikap, tetapi justru karena ada perbedaan dengan orang lain sehingga orang tersebut ingin melengkapi perbedaan dengan orang lain. Sesuai dengan berbagai aspek yang melatar belakangi terbentuknya atau dilakukannya kerja sama, maka dapat dikelompokkan beberapa jenis kerja sama, yaitu : 1. Menurut pelaku, dapat dibedakan antara : a. Kerja sama individual. b. Kerja sama organisasional. 2. Dilihat dari bentuk, dapat dibedakan antara : a. Kerja sama formal. b. Kerja sama tidak formal.
4

3. Dilihat dari daya ikatan, dapat dibedakan antara : a. Kerja sama sukarela. b. Kerja sama terpaksa. 4. Dilihat dari waktu, dapat dibedakan antara : a. Kerja sama sementara. b. Kerja sama periodik. c. Kerja sama terus menerus. 5. Dilihat dari kepentingan, dapat dibedakan antara : a. Kerja sama atas dasar kepentingan ekonomi. b. Kerja sama atas dasar kepentingan politik. c. Kerja sama atas dasar kepentingan sosial. d. Kerja sama atas dasar kepentingan pertahanan. 6. Dilihat dari lingkungan wilayah, dapat dibedakan antara : a. Kerja sama lokal. b. Kerja sama nasional. c. Kerja sama regional. d. Kerja sama internasional. Pembagian Kerja Suatu kerja sama dapat berlangsung dengan baik jika diantara pihak-pihak yang melakukan kerja sama tersebut dapat dilakukan pembagian kerja. Dengan adanya pembagian kerja sendirinya tersusun suatu spesialisasi, sehingga setiap orang yang melakukan kerja sama dapat bekerja pada bidang pekerjaan tertentu sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya. Tujuan Setiap individu membentuk atau masuk menjadi anggota dari suatu kelompok kerja sama dengan individu lainnya dalam suatu kelompok kerja sama, karena melalui kerja sama dengan individu lainnyadalam suatu kelompok, tujuan dapat dicapai relatif lebih efektif. Akan tetapi, tujuan yang ingin dicapai melalui kerja sama tidak lagi semata-mata tujuan individual, melainkan menjadi tujuan organisasional (organizational goal).

Tujuan yang ingin dicapai melalui kerja sama organisasional, seperti berikut : 1. Organisasi a. Memperoleh laba. b. Meningkatkan kesejahteraan anggota. c. Memberi pelayanan. 2. Individu a. Memenuhi kebutuhan. b. Memberi pelayanan. Pandangan yang sama tentang pengertian Administrasi juga dikemukakan oleh Prajudi Atmosudijo, yaitu : 1. Administrasi sebagai proses. Keseluruhan tindakan sekelompok orang-orang yang berlangsung secara runtut dan sistematis dalam satu kesatuan dari tahap awal hingga tercapainya tujuan yang diinginkan. 2. Administrasi sebagai fungsi. Keseluruhan tindakan dari sekelompok orang dalam suatu kerja sama dengan fungsi-fungsi tertentu hingga tercapai tujuan. 3. Administrasi sebagai institusi. Keseluruhan orang-orang yang melakukan kerja sama berdasarkan strukturisasi dan fungsional kerja. Orang-orang yang melakukan kerja sama yang terstrukturisasi dan terfungsional dapat dikelompokkan, atas : a. Administrator Orang yang menduduki posisi puncak dalam suatu struktur. b. Manajer Orang atau orang-orang yang melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan oleh administrator dan dalam pelaksanaan kegiatannya dan memiliki otoritas dari dan bertanggung jawab kepada administrator. c. Supervisor Orang atau orang-orang yang bertanggung jawab atau pelaksanaan oprasional dari setiap kegiatan hingga tercapainya tujuan yang diinginkan dan secara langsung bertanggung jawab terhadap manajer.

d. Staf Orang atau orang-orang yang tugasnya membantu memberi pemikiran, saran dan pendapat kepada dan untuk dipertimbangkan oleh administrator atau manajer dalam memecahkan berbagai masalah, mengambil keputusan atau membuat kebijakan, tetapi tidak terlibat langsung dalam pelaksanaan kerja. e. Pekerja atau Karyawan Orang atau orang-orang yang melakukan atau melaksanakan pekerjaan secara langsung sesuai dengan bidang keahliannya masing-masing.

4. Pentingnya Studi Administrasi Jika administrasi diartikan sebagai rangkaian kegiatan kerja sama manusia untuk mencapai tujuan, ini berarti fenomena kegiatan kerja sama sebagai objek kajian ilmu administrasi hampir dijumpai dalam setiap aspek kehidupan manusia. Masalah-masalah yang timbul dengan perkembangannya dunia sekarang ini dapat dianalisis dan dipecahkan melalui ilmu administrasi. Pelaksanaan pembangunan, transportasi dan perhubungan, stabilitas nasional, kemajuan ekonomi, dan lain-lain, berlangsung melalui proses pengelolaan secara administratif. Pentingnya studi dan peranan administrasi, disebabkan : 1. Dalam kehidupan masyarakat modern, terjadi perubahan pola kehidupan di segala bidang menjadi pola kehidupan berdasarkan kerja sama keorganisasian. 2. Pola kehidupan keorganisasian ini berkaitan dengan pola kehidupan modern dan cara berfikir serta bekerja secara rasional. 3. Cara berpikir dan bekerja secara rasional ini berkaitan dengan ilmu pengetahuan dan teknologi modern. 4. Cara berfikir modern dan bekerja secara rasional dimaksudkan untuk menghasilkan keefektifan dan keefesienan pencapaian tujuan. 5. Berpikir dan bekerja secara rasional dengan teknologi modern dan dengan pola kehidupan berorganisasi modern ke arah efesiensi dan efektivitas memerlukan administrasi.

Daftar Refrensi

Silalahi, Ulbert; Studi tentang Ilmu Administrasi, Sinar Baru Algensindo, Bandung, 2009.