PERANCANGAN SISTEM KNOWLEDGE MANAGEMENT DIVISI HR & SERVICES INTERNATIONAL OIL COMPANY

Akhram Rakhmat Andriarto1; Raynaldo Phirsen Heydemans2; Yunus Widjaja3; Richard Kumaradjaja4

ABSTRACT
When company becomes big, the role of information in company is also great. The information must be managed in order to become knowledge with business value. The management of information in form of standard procedure documentation and working policy must be managing well by International Oil Company (IOC). The result of article is Knowledge Management System design that is collection of Knowledge Management tools by giving priority to codification implementation strategy based on web. With the result hopefully the knowledge owned by the company through expertise and knowledge champion (Community of Practice) can be shown and managed well so it able to use to improve competency, performance, and productivity of the workers that able to strenghten the competition level of IOC in oil and gas industry. Keywords: knowledge management system, Oil Company

ABSTRAK
Ketika suatu perusahaan menjadi semakin besar, peran informasi di dalam perusahaan menjadi semakin besar pula. Informasi itu harus dikelola sehingga dapat menjadi pengetahuan yang mempunyai nilai bisnis. Pengelolaan informasi yang berupa dokumentasi standar prosedur dan kebijakan kerja masih harus dikelola dengan lebih baik lagi oleh International Oil Company (IOC). Hasil keluaran artikel adalah perancangan Knowledge Management System yang merupakan kumpulan tools Knowledge Management dengan mengutamakan strategi implementasi codification berbasis web. Dengan hasil keluaran itu diharapkan pengetahuan yang dimiliki perusahaan melalui para expertise dan knowledge champion (Community of Practice) dapat dimunculkan dan terkelola dengan baik sehingga dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kompetensi, kinerja, dan produktivitas para pekerja yang tentunya dapat memperkuat tingkat kompetisi IOC di dalam industri minyak dan gas. Kata kunci: knowledge management system, perusahaan minyak

Program Pascasarjana, Magister Manajemen, Universitas Bina Nusantara, Kampus JWC, Jl. Hang Lekir I No. 6, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan 12120, rkumaradjaja@binus.edu
1,2,3,4

Perancangan Sistem Knowledge... (Akhram Rakhmat Andriarto; dkk)

PENDAHULUAN
Proses bisnis merupakan hal yang sangat penting dalam menentukan tujuan dan keberhasilan suatu perusahaan. Bila bagian proses bisnis tersebut tidak berfungsi dengan sebagaimana mestinya maka akan mempengaruhi dan menghambat jalannya roda organisasi secara keseluruhan. Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu faktor produksi yang sangat penting bagi organisasi dalam melaksanakan proses bisnisnya. Oleh karena itu, SDM harus dapat dimanfaatkan, dipelihara, dan terus dikembangkan demi tercapainya tujuan dan keberhasilan organisasi. Dalam hal ini, divisi Sumber Daya Manusia memegang peranan penting untuk melakukan strategi yang diperlukan agar sumber daya manusia dapat dikelola dengan baik dan tepat sehingga memberikan manfaat dan menjadi aset yang berharga bagi organisasi. Manajemen pengetahuan atau umum disebut knowledge management merupakan salah satu cara untuk mengembangkan potensi sumber daya manusia dalam organisasi. knowledge management adalah suatu cara untuk mengindentifikasi, memilih, mengatur, menyebarkan, dan pemindahan informasi serta keahlian penting. Permasalahan berfokus pada perencanaan sistem knowledge management dengan perumusan masalah sebagai berikut: Bagaimana merancang sistem knowledge management yang dapat mengakomodasi kebutuhan di divisi HR & Services? Menganalisis strategi bisnis yang dijalankan oleh International Oil Company (IOC) dalam mengelola dan mengembangkan potensi sumber daya manusianya sehingga dapat menjadi masukan untuk penerapan sistem knowledge management di divisi HR & Services; Menganalisis infrastuktur atau aset perusahaan yang mendukung penerapan sistem knowledge management; Merancang blueprint sistem knowledge management yang mudah diterapkan dan dimengerti bagi pengguna yang akan memanfaatkannya.

TINJAUAN PUSTAKA
Pengetahuan dan informasi merupakan salah satu aset (intellectual capital) yang dimiliki oleh suatu organisasi. Pentingnya pengetahuan dan informasi menjadi kunci keberhasilan dalam pertumbuhan organisasi dan tingkat produksi, kompleksitas, volume, serta banyaknya permintaan pasar semakin besar. Istilah Intellectual Capital (IC) sebagai human capital untuk pengertiannya dalam konteks organisasi atau komunitas yang mengacu kepada pengetahuan dan kemampuan mengetahui (knowing capability) dari sebuah kolektivitas organisasi yang meliputi pengetahuan, keterampilan, dan kapabilitas yang memungkinkan seseorang bertindak dengan cara baru. Intellectual Capital (IC) dengan demikian, merupakan sebuah sumber daya penting dan sebuah kapabilitas untuk bertindak berdasarkan pengetahuan dan kemampuan untuk mengetahui.

Jurnal Piranti Warta Vol.11 No.1 Januari 2008: 1-14

Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995), perusahaan Jepang mempunyai daya saing karena mereka memahami bahwa knowledge merupakan sumber daya saing. Knowledge itu harus dikelola (managed) karena harus direncanakan dan diimplementasikan. Untuk mencapai budaya institusi yang inovatif, upaya membangun knowledge sharing (berbagi pengetahuan) perlu dilakukan, salah satunya dengan menerapkan knowledge management di dalam organisasi untuk mengintegrasikan semua struktur pengetahuan tersebut. Jadi, manajemen pengetahuan (knowledge management) adalah merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisis dari macam-macam sumber yang kompeten. Kunci utama pelaku knowledge sharing adalah manusia. Keuntungan orang yang berbagi knowledge adalah mereka mampu merespons kesempatan secara cepat, inovatif dapat diciptakan bukan bersifat reinventing the wheel, agar mencapai sukses di bisnis secara cepat dan biaya murah. Penciptaan pengetahuan tercapai melalui pemahaman atau pengakuan terhadap hubungan dari tacit dan explicit knowledge dalam organisasi serta melalui desain proses sosial yang menciptakan pengetahuan baru dengan mengalihkan dari tacit knowledge ke dalam explicit knowledge, hal itu berarti melakukannya berdasarkan learning process. Organisasi perlu terampil dalam mengalihkan tacit knowledge ke explicit knowledge dan kembali ke tacit yang dapat mendorong inovasi dan pengembangan produk baru. Knowledge management memiliki fungsi penting yang terbagi dalam empat hal sebagai berikut (Davidson & Voss, 2003): Identifikasi aset kunci dari knowledge yang ada di dalam perusahaan; Merefleksikan apa yang organisasi diketahui; Saling berbagi (sharing) segala knowledge kepada siapapun yang membutuhkannya; Menerapkan penggunaan knowledge untuk meningkatkan kinerja organisasi. Komponen kritis knowledge yang dibutuhkan dalam pelaksanaan strategi knowledge management yang berhasil adalah sebagai berikut (Davidson & Voss, 2003): Sumber dan aliran knowledge yang tepat bagi perusahaan; Teknologi yang tepat untuk menyimpan dan mengkomunikasikan knowledge tersebut; Budaya kerja yang tepat sehingga pekerja termotivasi untuk memanfaatkan knowledge tersebut. Teknologi Informasi (TI) memiliki peranan yang sangat penting pada organisasi yang menerapkan sistem knowledge management. Teknologi Informasi melalui enterprise infrastrukturnya memungkinkan sistem knowledge management berjalan secara menyeluruh dalam suatu organisasi. Sistem knowledge management dibangun menggunakan tiga komponen dalam teknologi, yaitu communication, collaboration, dan storage & retrieval. Pertama,

Perancangan Sistem Knowledge... (Akhram Rakhmat Andriarto; dkk)

Communication: Teknologi dalam berkomunikasi menyediakan fasilitas dan media bagi pengguna untuk mengakses pengetahuan yang dibutuhkan dan saling berkomunikasi antar pengguna, terutama dengan orang yang ahli di bidangnya. Contoh media komunikasi yang digunakan adalah Internet, e-mail, corporate intranet, dan media komunikasi web based lainnya. Kedua, Collaboration: Teknologi yang berkolaborasi merupakan salah satu cara untuk menyelenggarakan kerja kelompok pada suatu organisasi. Kelompok dapat bekerja menggunakan data dan dokumen pada waktu bersamaan maupun berbeda, dalam tempat yang sama ataupun tempat berbeda. Sistem komputerisasi yang berkolaborasi memberikan ruang gerak yang luas kepada individu untuk bekerja secara online kapan saja dan dimana saja. Ketiga, Storage & Retrieval: Pengetahuan adalah modal intelektual yang dimiliki dan harus dikelola oleh organisasi sehingga dapat menghasilkan manfaat yang berarti untuk perkembangan organisasi tersebut. Proses menangkap, menempatkan, dan mengelola pengetahuan menggunakan Data Base Management System (DBMS) dibutuhkan untuk mengubah tacit knowledge menjadi knowledge yang mudah dikomunikasikan dan mudah didokumentasikan yang disebut explicit knowledge. Dokumentasi menjadi sangat penting dalam knowledge management agar pengetahuan itu mudah untuk diakses oleh siapapun dan kapanpun dalam organisasi. Beberapa teknologi telah memberikan kontribusi dalam perkembangan dari penerapan sistem knowledge management selama ini. Teknologi, seperti Artificial Intelligence, intelligent agents, knowledge discovery in databases (KDD), dan Extensible Markup Language (XML) adalah contoh teknologi yang mampu mengimplementasikan sistem knowledge management modern dan merupakan dasar teknologi untuk melakukan inovasi baru dalam bidang knowledge management. Hansen, Nohria, dan Tierney (1999) mengemukakan pada dasarnya bagaimana strategi organisasi mengelola pengetahuan terbagi atas dua cara. Pertama, Strategi Kodifikasi (codification strategy). Bila pengetahuan diterjemahkan dalam bentuk eksplisit secara berhati-hati (codified) dan disimpan dalam basis data sehingga pengguna yang membutuhkan dapat mengakses pengetahuan tersebut maka cara mengelola seperti itu dikatakan menganut strategi kodifikasi. Kedua, Strategi Personalisasi (personalization strategy). Pengetahuan tidak hanya eksplisit saja, melainkan juga pengetahuan yang terpikirkan (tacit). Pengetahuan tacit amat sangat sulit diterjemahkan ke dalam bentuk eksplisit. Oleh sebab itu, pengetahuan dialihkan dari satu pihak ke pihak lain melalui hubungan personal yang intensif. Jadi, disini fungsi utama adalah jaringan komputer, baik internet atau intranet, bukan saja untuk menyimpan atau mendokumentasikan pengetahuan, melainkan juga untuk memfasilitasi lalu lintas komunikasi antar individu dalam suatu organisasi.

Jurnal Piranti Warta Vol.11 No.1 Januari 2008: 1-14

METODE PENELITIAN
Kerangka berpikir yang diterapkan dalam penelitian ini dikembangkan dengan konsep alur pemikiran sistematis berdasarkan fakta dan logika yang ada. Pemikiran dimulai dengan proses analisis fakta tentang strategi dan kondisi perusahaan saat ini. Dilanjutkan dengan pemikiran yang berfokus untuk menemukan strategi penerapan knowledge management yang paling tepat untuk IOC dan pada akhirnya akan memberikan dampak terhadap kinerja SDM dan keuntungan tangible dan intangibel lainnya yang akan didapat perusahaan. Perancangan yang dilakukan terbagi dalam tiga buah tahapan utama, yaitu Analisis Kondisi Perusahaan, Analisis Strategi Sistem KM, dan Tahap Pengembangan Sistem KM. Tahapan yang paling awal dilakukan adalah menganalisis kondisi dan strategi perusahaan saat ini. Bersamaan dengan itu, juga akan dilakukan analisis strategi sistem KM. Setelah kedua tahapan itu selesai, dilanjutkan dengan tahap pengembangan sistem KM (KM Roadmap). Diharapkan melalui tahapan tersebut akan dihasilkan suatu rekomendasi solusi sistem KM yang paling tepat bagi perusahaan yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerja, pengetahuan, dan keahlian SDM dan tentunya mampu meningkatkan profit margin serta image perusahaan.

PEMBAHASAN
Hasil penelitian menggunakan metode deskriptif analitik dengan data kualitatif (non metric) dan jenis desain pengukuran menggunakan skala Guttman serta skala ordinal. Dalam menentukan data yang dibutuhkan pada analisis ini, digunakan teknik pengumpulan data simple random sampling kepada para pekerja yang ada di dalam divisi HR & Services, mulai dari tingkat staf sampai pimpinan. Survei terhadap responden dilakukan secara dua tahap. Survei tahap pertama bertujuan untuk mengetahui minat, perilaku, dan kondisi para pekerja saat ini dalam usaha meningkatkan pengetahuan dan prestasi kerja. Survei tahap kedua bertujuan untuk mengetahui pilihan, pendapat, dan ide dari level manajemen divisi HR & Services mengenai konsep desain dan strategi untuk implementasi sistem knowledge management dalam perusahaan. Kuesioner tahap I dibagikan kepada 30 responden di divisi HR & Services, terdiri dari 6 buah pertanyaan dengan 2 pilihan jawaban YA dan TIDAK untuk setiap jawaban pertanyaan. Setiap jawaban dari keenam pertanyaan tersebut memiliki bobot nilai tersendiri. Dari bobot nilai tersebut dihasilkan range skor dari total 30 responden yang menjawab 6 pertanyaan pada kuesioner,

Perancangan Sistem Knowledge... (Akhram Rakhmat Andriarto; dkk)

Dari range skor tersebut dapat dihasilkan sikap dari para responden, yaitu sangat berminat, berminat, ragu ragu, dan tidak berminat. Dari data tersebut dapat ditentukan jumlah persentasi minat para responden dalam mengelola pengetahuan dalam perusahaan, bahwa mayoritas responden yang sangat berminat untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi sebesar 36,66%, yang berminat sebesar 43,30%, dan yang masih raguragu sebesar 20% sehingga total responden yang berperilaku positif terhadap knowledge management dalam organisasi adalah sebesar 80% sedangkan mayoritas usia responden adalah 46 sampai dengan 50 tahun. Pada dasarnya, para responden memiliki sikap proaktif dalam mengelola pengetahuan walaupun sebagian besar responden tidak mengalami kesulitan dalam mengerjakan tugas atau tanggung jawab baru dan tidak bergantung pada orang lain dalam menyelesaikan masalah. Sebagian besar responden juga berpendapat masih memiliki waktu cukup untuk belajar pengetahuan baru dan terdorong untuk meningkatkan pengetahuan serta keahlian karena menurut mereka tingkat pengetahuan dan keahlian yang mereka miliki saat ini belum mencukupi untuk menunjang pekerjaan dan karir di masa depan. Survei tahap kedua dilakukan untuk mengetahui informasi dari responden mengenai cara implementasi dan hasil yang diharapkan dari penerapan sistem knowledge management. Terdiri dari enam buah pertanyaan dengan pilihan jawaban untuk 5 pertanyaan pertama. Dari jawaban responden dapat disimpulkan bahwa: Strategi kodifikasi melalui sistem informasi database elektronik terpadu (web based/intranet) dipilih sebagian besar responden untuk meningkatkan performa pekerja dan mengelola pengatahuan di dalam perusahaan; Program reward (penghargaan) bagi yang aktif memberikan kontribusi terhadap proses penyebaran pengetahuan dalam organisasi adalah cara yang paling efektif untuk mendorong pekerja agar memiliki karakter knowledge oriented; Sebagai cara untuk memelihara budaya belajar dan membangun SDM yang berkualitas adalah yang diharapkan para responden dari penerapan sistem knowledge management; Information Center adalah bagian dari IOC web yang paling mendekati konsep dari knowledge management. Satu pertanyaan lagi bertujuan untuk mengetahui peringkat aspek paling penting yang diharapkan diterapkan pada sistem knowledge management. Urutan peringkat untuk aspek penting dari desain sistem knowledge management yang diharapkan para responden adalah sebagai berikut.

Jurnal Piranti Warta Vol.11 No.1 Januari 2008: 1-14

Tabel 1 Aspek Penting Desain Sistem Knowledge Management Peringkat 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Aspek Aspek Penting Kemudahan / User Friendly Kualitas informasi / pengetahuan Sumber informasi yang terpercaya Keragaman informasi / pengetahuan Kecepatan Fleksibilitas Teknologi Oriented Integrasi / Kolaborasi Human Oriented Isi / Content

Analisis infrastruktur sistem informasi merupakan tahap analisis kondisi perusahaan selanjutnya. IOC telah membangun infrastruktur sistem informasi dengan Teknologi Informasi (TI) yang dapat berkolaborasi dan terintegrasi keseluruh bagian perusahaan, dari head office di Jakarta sampai operational field di daerah Kalimantan Timur. Kegiatan operasional sistem dan pemeliharaan infrastruktur IT perusahaan dilaksanakan oleh departemen Information and Communication Technology (ICT). ICT berperan penting dalam operasional perusahaan, khususnya dalam mengintegrasikan, mengubah, dan mengolah data menjadi informasi yang kemudian dapat memberikan masukan dalam pengambilan keputusan yang tepat waktu dan tepat guna. Sistem informasi perusahaan terdiri dari modul dan aplikasi yang berhubungan dengan pekerjaan dan terintegrasi dengan seluruh divisi. Semua sistem aplikasi tersebut dirangkum dalam satu corporate portal sehingga memudahkan dan mempercepat proses distribusi informasi ke seluruh bagian dalam perusahaan serta mengurangi space memory untuk keperluan install aplikasi. Aliran informasi dalam organisasi terjadi antardivisi melalui suatu proses Health, Safety, and Environment (HSE) terpadu yang dilakukan oleh tiga divisi utama perusahaan, yaitu resource management, technical support, dan field operations serta didukung oleh empat divisi lain. Pada tahun 2003, IOC mulai mengembangkan aplikasi portal berbasis web yang terintegrasi antar bagian dalam perusahaan. Latar belakang pengembangan aplikasi portal IOC web tersebut lebih kepada kebutuhan adanya sistem yang dapat membantu

Perancangan Sistem Knowledge... (Akhram Rakhmat Andriarto; dkk)

mempercepat proses pekerjaan dan memudahkan memonitor setiap alur kerja yang terjadi. Portal IOC web merupakan aplikasi intranet yang digunakan seluruh pekerja IOC, baik di kantor pusat maupun di lapangan (field). Berbasis Windows, dengan aplikasi Sharepoint Services 2007 dan hardware server HP DL 380 di atas jaringan Cisco. Sistem didesain dengan titik berat pada sistem keamanan dan user friendly. Di samping itu, memudahkan perusahaan melakukan tracking terhadap kinerjanya. Portal ini berisikan berbagai informasi yang dibutuhkan karyawan, seperti tingkat produksi, health & safety environment, serta pengumuman yang perlu diketahui seluruh pekerja. Melalui portal ini, pekerja IOC mudah mengakses aplikasi yang dibutuhkan, tanpa harus memasukkan user id dan password karena sudah terverifikasi secara otomatis dengan teknologi single sign on. Selain aplikasi yang berhubungan dengan pekerjaan, portal IOC web juga mencakup seluruh aplikasi yang berhubungan dengan proses bisnis di setiap divisi, seperti e-leave, e-travel, individual performance objective, Maximo untuk pengadaan, akuisisi dan maintenance planning, Oracle finance, Remedy, serta performance dashboard. IOC telah memiliki infrastruktur teknologi informasi yang terdiri dari sistem aplikasi yang terintegrasi ke seluruh proses bisnis di semua divisi dan dirangkum dalam satu corporate portal. Dengan demikian, IOC sudah memenuhi persyaratan teknis utama untuk penerapan sistem knoweledge management yang berbasis web. Selanjutnya, dilakukan analisis keselarasan strategi perusahaan dengan knowledge management. Langkah tersebut berguna untuk menentukan posisi strategis terhadap sistem manajemen pengetahuan yang selaras dengan strategi perusahaan. Strategi perusahaan dalam mendukung pencapaian target jangka panjang diantaranya dengan melaksanakan pelatihan dan pengembangan kompetensi pekerja yang merupakan pelatihan kompetensi berdasarkan kesenjangan antara kompetensi pekerja yang dimiliki dengan kompetensi pekerjaan yang dibutuhkan untuk saat ini dan masa mendatang. Knowledge management diimplementasikan untuk mendukung keberhasilan strategi perusahaan sehingga sukses implementasi knowledge management dapat dilihat dari sejauh mana kontribusinya dalam mendukung pencapaian target perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang. Hal yang perlu dilakukan agar terjadi keselarasan antara keduanya adalah dengan cara berikut. Pertama, melakukan analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) dan melakukan pemetaan pengetahuan yang dimiliki perusahaan, kompetitor, dan industri secara keseluruhan. Kedua, analisis kesenjangan pengetahuan dan identifikasi bagaimana knowledge management dapat mengisi kesenjangan tersebut. Hasil pemetaan pengetahuan berdasarkan analisis SWOT menghasilkan empat tipe strategi yang membantu dalam perencanaan bisnis dan pengambilan keputusan.

Jurnal Piranti Warta Vol.11 No.1 Januari 2008: 1-14

Pertama, Strategi SO (Strengths Opportunities): Meningkatkan kesejahteraan pekerja dan mengoptimalkan human capital melalui pelatihan, seminar, workshop, dan penerapan sistem knowledge management; Up to date dalam hal penguasaan teknologi untuk terus mengembangkan bisnisnya ke arah global; Merekrut calon pekerja berkualitas yang berpotensi untuk menciptakan values untuk membawa perusahaan ke tingkat persaingan tertinggi; Mengembangkan human capital yang menunjang strategi perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. Kedua, Strategi WO (Weaknesses Opportunities): Implementasi sistem KM yang berorientasi pada teknologi IT (web based) untuk meningkatkan kapabilitas SDM dan perusahaan; Merancang sistem KM yang mendukung aplikasi untuk membuat, menyimpan, dan menyebarkan informasi SOP ke seluruh bagian dalam perusahaan; Meningkatkan kebiasaan sharing knowledge dan budaya belajar diantara para pekerja. Ketiga, Strategi ST (Strengths Threats): Melakukan research & development untuk melakukan inovasi dan pengembangan produksi; Menjaga dan meningkatkan kualitas SDM sebagai aset intelektual perusahaan yang dapat memberikan manfaat bagi pertumbuhan perusahaan; Meningkatkan kerja sama yang saling menguntungkan dengan perusahaan joint operator maupun perusahaan PSC (Production Sharing Contract) lain; Menjalin hubungan timbal balik yang baik dengan para stakeholders. Keempat, Strategi WT (Weaknesses Threats): Menguatkan positioning perusahaan dengan tetap fokus pada visi, misi, dan strategi bisnis perusahaan; Perbaikan terus menerus terhadap struktur organisasi seiring dengan strategi efisiensi biaya dan efektivitas kerja; Melakukan inisiatif benchmarking terhadap proses bisnis dengan perusahaan PSC (Production Sharing Contract) lain yang memiliki core competency yang sama. Langkah berikutnya adalah analisis kesenjangan pengetahuan (knowledge gap) yang berguna untuk mengetahui knowledge apa yang sudah dimiliki dan belum dimiliki perusahaan serta strategi apa yang harus dilakukan untuk mengatasi kesenjangan tersebut. Knowledge gap utama yang terjadi di dalam perusahaan adalah terdapat kesenjangan terhadap kompetensi individu pekerja dengan kompetensi posisi yang harus dipenuhi untuk menduduki jabatan tertentu. Selain itu, pendokumentasian proses kerja antar bagian (section) belum terdistribusi dengan baik antardepartemen sehingga dapat mengganggu kelancaran proses bisnis dan rotasi pekerja di kemudian hari. Berikut adalah analisis alternatif strategi yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk mengatasi knowledge gap yang terjadi. Pertama, akuisisi pengetahuan: benchmarking, pelatihan, mengirimkan pekerja magang ke perusahaan lain yang memiliki kompetensi yang dibutuhkan. Kedua, penyimpanan dan pemeliharaan pengetahuan: menyediakan media belajar online yang bersifat edukatif dan fleksibel, menyediakan tools untuk menampilkan dan menyelaraskan cara membuat dan/atau memodifikasi prosedur operasional baku, membentuk kelompok berdasarkan bidang kompetensi.

Perancangan Sistem Knowledge... (Akhram Rakhmat Andriarto; dkk)

Ketiga, Distribusi pengetahuan: kodifikasi melalui web based, personalisasi dengan membangun trust dan relation antara knowledge user dengan expertise melalui forum atau grup diskusi. Keempat, utilisasi pengetahuan: integrasikan pengetahuan dengan inisiatif strategis perusahaan. Tahap terakhir, yaitu tahap pengembangan sistem KM yang menggunakan model KM Roadmap (Tiwana, 2000) yang terdiri dari empat fase, yaitu fase evaluasi infrastruktur pengetahuan, fase analisis, desain, dan pengembangan sistem KM, fase penerapan sistem KM, dan fase evaluasi sistem KM. Pembahasan penelitian hanya dibatasi sampai fase kedua, yaitu analisis, desain, dan pengembangan sistem KM karena lingkup permasalahan yang dibahas hanya untuk perancangan sistem knowledge management yang dapat memenuhi kebutuhan divisi HR & Services. Fase pertama untuk evaluasi infrastruktur pengetahuan telah dibahas sebelumnya sehingga dilanjutkan ke fase kedua, yaitu tahap perancangan dan desain infrastruktur sistem KM yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Berdasarkan hasil jawaban responden dari survei yang telah disebar sebelumnya maka kodifikasi merupakan strategi yang diutamakan dan diinginkan mayoritas responden dibandingkan strategi personalisasi. Hasil analisis alternatif strategi yang dapat dilakukan perusahaan untuk mengatasi kesenjangan pengetahuan di dalam perusahaan, mengutamakan inisiatif dalam menyediakan tools untuk menampilkan, dan menyelaraskan cara membuat dan/atau memodifikasi prosedur operasional baku (SOP), serta mendistribusikan dokumen SOP keseluruh bagian perusahaan melalui corporate portal. Manusia memiliki peranan yang paling penting dalam kesuksesan dan keberlangsungan penerapan sistem knowledge management di suatu organisasi karena peranan dalam berbagi dan mengelola pengetahuan tergantung pada inisiatif dan perilaku manusia sebagai individu yang juga bagian dari sistem. Oleh karena itu, pengoperasian sistem knowledge management yang efektif harus dilakukan dengan dua cara, yaitu pengoperasian secara web based (virtual) dan pengoperasian secara tatap muka (face to face), hanya saja porsi untuk pengoperasian secara virtual lebih besar daripada secara tatap muka. Pengoperasian virtual dilakukan melalui Knowledge Management Tool (KM Tool) berbasis web yang dirancang untuk mengakselerasi proses knowledge management, yaitu collect dan connect. KM Tool memfasilitasi proses collect dengan menyediakan media dan fungsi penyimpanan knowledge dan menstrukturkannya berdasarkan taksonomi yang memudahkan pengguna untuk menemukan dan mengaksesnya. Untuk proses connect, KM Tool dapat mempublikasikan knowledge yang tersimpan dalam repository KM Tool dan knowledge source (expertise) yang tersimpan dalam expert locator secara luas atau secara terbatas. Contoh aplikasi dari KM Tool yang berbasis web adalah IOC Online SOP (IOS), Digital Library, Knowledge Map, e- Groups, dan Inspirasi sedangkan contoh untuk pengoperasian secara tatap muka adalah Knowledge Meeting, Senior for Junior Club, dan Project Sharing.

10

Jurnal Piranti Warta Vol.11 No.1 Januari 2008: 1-14

Sistem knowledge management yang dapat mengelola penulisan dan distribusi SOP secara online, yaitu IOC Online SOP (IOS) menjadi fokus perancangan sistem yang akan diterapkan. Proses kerja pada IOS dilakukan berdasarkan langkah yang terdiri dari beberapa stage. Production Stage, yaitu langkah pertama, untuk proses penulisan atau update SOP. Dilakukan oleh seluruh staf di bawah level Supervisor, dinamakan sebagai Authors. Review StageI, yaitu langkah kedua, untuk proses revisi draft SOP yang telah dibuat oleh pihak Authors. Otoritas pada proses ini diberikan kepada level Supervisor atau level yang lebih tinggi, dinamakan sebagai Reviewer. Approval Stage, yaitu langkah ketiga, untuk proses persetujuan draft SOP yang telah direvisi oleh pihak Reviewers. Otoritas pada proses ini diberikan kepada level Manajer atau level yang lebih tinggi, dinamakan sebagai Approver. Setelah stage terakhir dilaksanakan, proses dilanjutkan dengan mendokumentasikan SOP yang telah disetujui ke dalam sistem database untuk kemudian didistribusikan ke yang telah ditentukan oleh Approver melalui corporate portal. Gambar 1 menjelaskan proses yang terjadi pada masingmasing stage.

Gambar 1 Proses pada Stage IOS

Perancangan Sistem Knowledge... (Akhram Rakhmat Andriarto; dkk)

11

Proses penulisan draft SOP mengikuti pedoman penulisan SOP yang juga didokumentasikan di dalam database sehingga terdapat keseragaman tata cara penulisan SOP dan memudahkan user untuk memanfaatkan fasilitas IOS tersebut. Gambar 2 menjelaskan proses work flow pada IOS, mulai dari proses produksi sampai distribusi (dissemination).

Gambar 2 Proses Work Flow pada IOS

Aplikasi IOS terdiri dari beberapa bagian yang memiliki banyak web page sesuai dengan fungsinya masingmasing. Sebelum user dapat browsing dan menggunakan tiap fasilitas di dalam aplikasi IOS, harus melakukan login terlebih dahulu dengan memasukkan nomor ID dan password masingmasing. Halaman muka menampilkan greeting untuk user, definisi dari IOS, tombol Log Out, serta tiga bagian utama dari aplikasi IOS, yaitu Tools, SOP Collaboration, dan SOP Development. Bagian Tools terdiri dari Frequently Ask Question (FAQ) dan Help Desk untuk memfasilitasi user mencari informasi dan bantuan yang dibutuhkan mengenai aplikasi IOS. Bagian SOP Collaboration terdiri dari empat bagian. Pertama, Approved SOP: kumpulan dari kebijakan dan prosedur operasional standar (SOP) yang telah disetujui dan terdaftar dalam sistem database. Informasi yang terdapat pada halaman awal bagian ini adalah judul dan nomor SOP, tanggal pengesahan, applicable documents, serta detail dari isi SOP tersebut. Kedua, In Process SOP: kumpulan dari kebijakan dan prosedur operasional kerja (SOP) yang statusnya belum disetujui tetapi terdaftar dalam sistem database sebagai draft SOP yang masih dalam tahap proses pembuatan atau menunggu persetujuan dari pihak Approver. Informasi yang terdapat pada halaman awal bagian ini adalah judul dan nomor SOP, tanggal pengajuan, applicable documents (file attachment) serta detil dari draft SOP tersebut. Ketiga, Department: untuk melihat data SOP yang ada di tiap departemen di perusahaan. Informasi yang terdapat pada halaman bagian ini adalah nama departemen yang sudah mendaftarkan dokumen SOP - nya secara online. Keempat, Search:

12

Jurnal Piranti Warta Vol.11 No.1 Januari 2008: 1-14

merupakan cara untuk mencari informasi mengenai SOP yang ada di database dengan menuliskan kata kunci dari informasi yang ingin dicari. Bagian SOP Development menampilkan dan memfasilitasi proses Production, Review, Approval, dan Dissemination. Pasca implementasi sistem knowledge management tidak serta merta bahwa KM Tools akan langsung dioptimalkan oleh para user. Perlu dilakukan sosialisasi penggunaan KM Tools dan mobilisasi pekerja untuk memanfaatkan KM Tools tersebut. Selain sosialisasi penggunaan, para pemimpin perusahaan juga perlu memberi contoh dan teladan dalam pemanfaatan KM Tools. Langkah yang perlu dilakukan untuk pengembangan sistem knowledge management adalah melakukan sosialisasi mengenai KM Tools ke seluruh perusahaan; Penunjukkan personil yang bertanggung jawab dalam pengoperasian KM Tools yang terdiri dari personil teknis yang ditugaskan untuk mengelola sistem dan juga personil yang ditugaskan untuk mengelola konten yang dikandung sistem; Membangun sistem performansi dan evaluasi terhadap KM Tools dan forum tatap muka secara menyeluruh, baik itu menyangkut manusia, konten pengetahuan dan teknologi; Memberlakukan sistem reward berdasarkan aktifitas pekerja dalam penggunaan KM Tools; Memberikan feedback terhadap pengelola operasi sistem knowledge management pasca UAT (User Acceptance Test); Mendefinisikan dan merencanakan kebutuhan pengetahuan (knowledge needs) dan expert untuk jangka pendek (1 tahun) dan menengah (2-3 tahun). Pada masa awal KM Tools beroperasi, biasanya tidak langsung berjalan mulus. Untuk itu, perlu segera menyusun manual, membentuk Help Desk, dan menyusun FAQ (Frequent Ask Question), agar pengelola KM Tools dapat lebih efektif dalam menuntun dan menjelaskan cara penggunaan KM Tools.

PENUTUP
Dari hasil analisis dan pembahasan sebelumnya dapat ditarik simpulan berupa hal berikut. Pertama, pengetahuan yang dimiliki perusahaan sudah sangat maju dan unggul dalam industrinya dan menjadi modal yang kuat untuk tetap bersaing dengan competitor. Keunggulan IOC adalah budaya perusahaan yang kuat untuk menciptakan semangat kerja yang dinamis, menciptakan lingkungan kerja yang aman dan sehat, serta membangun hubungan interpersonal yang harmonis dengan dukungan strategi pelatihan dan pengembangan kompetensi pekerja secara terus menerus sehingga dapat menciptakan SDM yang berkualitas yang memberikan kontribusi penting dalam peningkatan kinerja dan image perusahaan. Kedua, Infrastruktur Teknologi Informasi dan Komunikasi yang ada di perusahaan telah mendukung untuk pengembangan sistem knowledge management lebih lanjut. Dengan kondisi saat ini, dimungkinkan penambahan tools knowledge management

Perancangan Sistem Knowledge... (Akhram Rakhmat Andriarto; dkk)

13

yang dapat diimplementasikan di dalam perusahaan untuk mendukung tujuan strategisnya. Ketiga, hasil analisis terhadap minat dan perilaku pekerja terhadap pengelolaan pengetahuan menunjukkan hasil positif yang mendukung usaha peningkatan pengetahuan dan prestasi kerja sedangkan dari pihak level manajemen divisi HR & Services mengharapkan konsep desain tools yang user friendly dan berkualitas dengan strategi implementasi kodifikasi sebagai cara untuk memelihara budaya belajar dan membangun SDM yang berkualitas. Ketiga, perancangan tools knowledge management mengutamakan strategi kodifikasi dengan dukungan strategi personalisasi. Hasil perancangan difokuskan untuk diterapkan di divisi HR & Services. Oleh karena itu, disesuaikan dengan kebutuhan dan permasalahan yang terjadi di divisi tersebut agar implementasinya tepat sasaran dan efektif.

DAFTAR PUSTAKA
Anonymous. Mei 2007. Sajian Utama: Top 25 Best IT System 2007, Hal. 34a 34h & Hal. 40 43, Majalah SWA No.10/XXIII/10-23 Mei 2007, Jakarta. Krogh, Georg V., Ichijo K., and Nonaka I. 2000. Enabling Knowledge Creation. New York: Oxford University Press, Inc. Liebowitz, J. 1999. Knowledge Management Handbook. LLC, Florida: CRC Press. Pfeffer, J., Sutton and Robert I. 2000. The Knowing Doing Gap. Massachusetts: Harvard Business School Press. Schwalbe, K. 2006. Information Technology Project Management. Fourth Edition. Canada: Thomson Course Technology. Tiwana, A. 2000. Knowledge Management Toolkit. New Jersey: Prentice Hall, Inc. Tobing, Paul L. 2007. Knowledge Management: Konsep, Arsitektur, dan Implementasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Turban, Leidner, Mclean and Wetherbe. 2006. Information Technology for Management: Transforming Organizations in the Digital Economy. 5th Edition. Asia: John Wiley & Sons, Inc. Umar, H. 2007. Metode Penelitian untuk Skripsi dan Tesis Bisnis. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada. Ward, J. and Peppard J. 2003. Strategic Planning for Information System. Third Edition. Chichester, West Sussex: John Wiley & Sons, Ltd.

14

Jurnal Piranti Warta Vol.11 No.1 Januari 2008: 1-14