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Contenido............................................................................................................1 1. EMPEZAR A TRABAJAR CON PROJECT..............................................................4 1.1. Introduccin.................................................................................................4 1.2. Microsoft Office Project 2007.......................................................................4 1.3. Acceder al programa....................................................................................5 1.4. Entorno de trabajo.......................................................................................5 1.5. Visualizar cambios.......................................................................................5 1.6. Vistas y tablas...........................................................................................6 1.7. Mostrar y/u ocultar columnas....................................................................8 1.8. Programar a partir de una fecha de comienzo o fin el proyecto.............11 1.9 Crear un archivo.........................................................................................13 1.10. Definir el calendario del Proyecto............................................................15 1.11. Para Modificar Un Calendario Base..........................................................17 1.12. Para Crear Un Calendario Nuevo..............................................................19 1.13.Como aplicar un calendario base al proyecto...........................................22 2. TAREAS ........................................................................................................ 24 2.1.Agregar tareas al proyecto.........................................................................24 2.2.Definir la duracin de las tareas.................................................................25 2.3. Hitos........................................................................................................28 2.4. Tareas repetitivas...................................................................................28 2.5. Modificar datos de tareas........................................................................30 2.6. Eliminar una tarea...................................................................................31 2.7. Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas...................................31 2.8. Tareas de resumen y subtareas..............................................................31 2.9. Organizacin de la tareas en un esquema.................................................33 2.10. Establecer dependencias entre tareas.....................................................37 2.11. Tiempo de posposicin y tiempo de adelanto..........................................42 2.12. Dividir tareas........................................................................................43
2.13. Tareas crticas.......................................................................................43 2.14. Ruta crtica............................................................................................44 2.15. Tipos de tareas.....................................................................................44 2.16. Cambiar el tipo de tarea.......................................................................45 2.17. Tareas condicionadas por el esfuerzo...................................................45 2.18. Delimitaciones de tarea........................................................................46 2.19. Tipos de delimitacin............................................................................47 2.20. Prioridad................................................................................................48 2.21. Importar tareas desde una hoja Excell.....................................................49 2.22. Como tener acceso a la informacin del proyecto-..................................53 2.23 Escalas temporales...................................................................................56 2.25.- Ordenar la informacin...........................................................................60 2.26. Creacin de hitos en un esquema............................................................63 3. ASIGNACIN Y RECURSOS............................................................................64 3.1.Configuracin de Recursos..........................................................................64 3.2.Para asignar recursos manualmente...........................................................64 3.3. Disponibilidad de Recursos........................................................................74 3.4.Para encontrar el recursos correcto para el trabajo....................................75 3.5.Verificacin de recursos..............................................................................78 3.6 Cambios en la programacin......................................................................80 3.7.Definir propiedades de redistribucin.........................................................83 4. COSTOS .SOBREASIGNACIN Y REDISTRIBUCIN.........................................85 4.1. Planeamientos de costos de los recursos y de las tareas..........................85 4.2. Planeamiento de los costos de los recursos...............................................85 4.3. Como especificar costos variables para los recursos de trabajo................86 4.4.Como especificar costos fijos para los recursos de trabajo.........................87 4.5.Como establecer los costos para los recursos del material.........................89 4.6.Como establecer varios costos para un recurso:........................................90 4.7.Cambio de las asignaciones de los recursos...............................................92 4.8. Como establecer la acumulacin de costos...............................................94 4.9. Planeamiento de costos fijos de tareas......................................................95 4.10. Revisin de costos planeados..................................................................97 4.11. Actualizacin manual de los costos del Proyecto...................................102
5 SUPERVISIN DEL PROYECTO......................................................................104 6. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO .ACTUALIZACIN Y PROGRESO DE TAREAS 109 6.1.Establecer Lnea de base..........................................................................110 6.2.Revisar la informacin de resumen prevista y real...................................115 6.3.Para borrar una lnea de base...................................................................116 6.4 Actualizacin de Progreso de tareas.........................................................117 6.5. Actualizar el proyecto segn la programacin.........................................118 6.6. Introducir el porcentaje completado........................................................121 6.7.Introducir la duracin real.........................................................................123 6.8.Introducir Fechas de Comienzo y Finalizacin de las Tareas.....................124 6.9.Actualizacin del progreso mediante el trabajo de recursos.....................125 Introducir el porcentaje de trabajo completado..............................................126 6.10.Introducir el trabajo real y el trabajo restante completado.....................127 6.11. Para volver a programar el proyecto......................................................132 7 INFORMES SOBRE EL PROYECTO..................................................................134 7.1.Algunos ejemplos de informes:.................................................................137 7.2.Para crear informes personalizados..........................................................141
de la tabla que se ven afectadas por dicho cambio. Esto permite un mayor control visual de las repercusiones de los cambios que efectuamos. Por defecto, esta funcin est activa pero podemos activarla/desactivarla desde es men
Ver Ocultar/Mostrar Cambiar resaltado.
Las vistas las podemos cambiar desde la barra de vistas o desde el men Ver.
La opcin Ms vistas abre un cuadro de dilogo en el cul tenemos mayor cantidad de vistas. El botn Nueva nos da la opcin de crear una Vista nica o una Vista combinada.
La vista combinada es muy til por que nos permite ver de una vez informacin que tendramos cambiado de vistas.
Nota: Cuando creamos una vista nueva, de cualquiera de las dos formas, esta se sumar a las ya existentes en el cuadro de dilogo Ms vistas para estar disponible cuando la necesitemos en el proyecto en que fue creada.
1. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos que quede a la derecha de la columna a insertar y hacer clic con el botn derecho. 2. En el men desplegable seleccionar Insertar columna. 8
1. Campo Nombre de campo: Al desplegar las opciones aparecern todas las columnas que podemos insertar. Hacemos clic sobre la que deseemos. 2. Campo ttulo: Si queremos ponerle un nombre diferente en el encabezado debemos escribirlo en este campo. 3. Campos Alinear ttulos y Alinear datos: En el men desplegable aparecen las opciones de alineacin izquierda, centro y derecha. 4. Campos Ancho y Ajuste perfecto: Ancho me permite personalizar el ancho de columna y Ajuste perfecto establece el ancho de acuerdo con la columna ms ancha. Si est tildada la opcin Ajustar texto al encabezado se ajusta el texto a la lnea siguiente. Ocultar columnas 1. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos ocultar y hacer clic con el botn derecho. 2. En el men desplegable seleccionar Ocultar columna. O 1. Seleccionar la columna a ocultar. 2.En el men Edicin hacer clic en Ocultar columna.
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En ambos casos si las columnas a ocultar contienen algn dato stos no se perdern, lo que si se perder es el ttulo si es que lo hemos puesto.
2. En el cuadro de dilogo Informacin del proyecto, en el recuadro Programar a partir de cambiar por Fecha de fin del proyecto.
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E n
el cuadro de dilogo que aparece en la parte izquierda de la pantalla seleccione si va a generar un nuevo proyecto o va a utilizar uno existente
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En este momento se debe definir si la programacin se har a partir desde la fecha de finalizacin o de la fecha de inicio del proyecto. (Para un proyecto programado desde la fecha de finalizacin, las tareas que no requieran una fecha especfica se programarn lo ms tarde posible, en lugar de hacerlo lo ms pronto posible). Cuando ya tenga toda la informacin clara: Haga clic en Proyecto Informacin del Proyecto En el
cuadro de dilogo que aparece escriba: Fecha de comienzo escriba la fecha de comienzo del proyecto. El programa calcular automticamente la fecha de fin. Programar a Partir de Escoja si va a utilizar la programacin desde el inicio o desde el final del proyecto Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que debe ponerse es en el cuadro Fecha de Fin y dejar constante la Fecha Inicio del Proyecto Por defecto el programa utilizar la fecha del da que aparece en el cuadro Fecha de Hoy para iniciar la programacin. Si usted desea iniciar desde otra fecha modifquela. 14
C u a n d o
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Para modificar cualquiera de estos calendarios segn las necesidades del proyecto: Haga clic en Herramientas Cambiar Calendario Laboral
Para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cuales son los das de descanso que afectan la programacin y las horas de trabajo que se vaya a implementar en el proyecto. Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al de las tareas y los recursos. Aunque en casi todo proyecto, estos tres calendarios coinciden. Aparecer, entonces, un cuadro de dialogo donde usted debe decidir: si modificar algn calendario base o va a crear uno totalmente nuevo.
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S solo desea modificar un da: En la casilla Excepciones escriba el nombre con que identifique el cambio, en las casillas de Comienzo y Fin escriba las fechas donde vaya a realizar el cambio. Estas excepciones no necesariamente tienen que durar un da, usted puede escribir la duracin de varios das, semanas o meses.
Clic en Detalles. En el cuadro que aparece escriba la informacin sobre la excepcin Si usted marca la excepcin como un da laborable, inmediatamente se activar la opcin Desde y Hasta. Para escribir la informacin en este cuadro, haga clic en la casilla donde desea escribir y presione la tecla F2. 17
Para terminar clic en aceptar Si desea modificar un da de la semana: Resalte el da de la semana que desea cambiar presionado la techa Shift (Maysculas) y desplazndose con las fechas. En la pestaa Semanas Laborales escriba el nombre para su identificacin Clic en Detalles. En el siguiente cuadro escriba las caractersticas de esta semana y por ltimo de clic en Aceptar. 18
En cada uno de los anteriores casos observe que el cambio que hizo aparece resaltado con un color diferente segn el tipo de informacin que usted haya ingresado. En el cuadro de dilogo del calendario, puede observar la convencin que utiliza Project para cada caso.
Lo ms recomendable es cada que se vaya a crear un nuevo proyecto, crear un calendario donde se defina los das que se van a trabajar, das que tiene un mes, horas a la semana, etc. Para esto lleve a cabo los siguientes pasos: Clic en Herramientas Opciones Clic en Calendario. En el cuadro de dilogo que aparece defina las condiciones para el proyecto
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Cuando haya terminado, d clic en Aceptar. Abra nuevamente el men Herramientas Cambiar calendario Laboral. Haga clic en Crear Calendario
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cuadro Nombre escriba el nombre con el que vaya a identificar el calendario del proyecto. Seleccione la opcin Crear nuevo calendario base o active la opcin hacer una copia del calendario base si desea adaptar un calendario existente. Clic en Aceptar
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En la pestaa Semana laborales escriba un nombre que identifique el calendario y la duracin Clic en Detalles Defina el calendario a utilizar en todo el proyecto.
Se debe tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un da (ejemplo: lunes, domingo) debe dar clic en Aceptar para que Project vaya almacenando la informacin Cuando toda la informacin haya sido ingresada, el calendario aparecer con otro color diferente al que tena inicialmente. Se debe tener cuidado de cambiar el calendario de todo el proyecto. El error ms frecuente es generar los cambios en una sola semana.
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Clic en Proyecto Informacin del Proyecto En el cuadro Calendario, seleccione el nombre del calendario base que se aplicar al proyecto. Clic en Aceptar. 22
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El programa le mostrar una duracin de 1da?. Con el fin de recordarle que debe ingresar el periodo de duracin de la actividad. El signo de interrogacin significa que la duracin de las actividades es ESTIMADA
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Para escribir la duracin de las tareas: Muestre el Diagrama de Gantt En el campo duracin de cada tarea, escriba el periodo estimado que se demorar para ejecutarse (Si quiere puede agregarle un signo de interrogacin para indicar que es la duracin estimada) Pulse Enter.
Con este procedimiento se irn creando las barras del diagrama de Gantt. Las fechas del diagrama se calcularn automticamente, segn las fechas que se definieron en la informacin del proyecto. Mientras no se hayan configurado las dependencias de tareas vinculando predecesoras y sucesoras, la fecha de todas las tareas ser la misma que la fecha desde la que se va a programar el proyecto Si quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo especfica, independiente de los das laborales, se puede escribir una duracin transcurrida. Este tipo de tareas es utilizado generalmente en actividades que despus de iniciadas no pueden detenerse o que son independientes de las programaciones del proyecto, Por ejemplo: Fraguado de Concreto, Secar Pintura, etc. Las duraciones transcurridas se programan 24 horas al da, 7 das a la semana, hasta que finalicen. Para especificar una duracin transcurrida se debe escribir una t despus de la unidad de duracin, por ejemplo: 3dt para tres das transcurridos 25
Para las duraciones normales es necesario especificar a parte del calendario diario del proyecto, las condiciones con las que va a trabajar el programa, as en el momento en que se omita alguna informacin el pueda trabajar con esta. Los pasos para establecer las condiciones de tiempo especficas de cada proyecto son: Hacemos clic en Herramientas Opciones
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2.3. Hitos
Cuando necesitamos marcar un punto de referencia en algn lugar de nuestro proyecto podemos ingresar un hito. Para ello debemos ingresar una tarea con una duracin cero, esto har que la tarea se muestre automticamente como hito.
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En la imagen se ve una tarea repetitiva, reunin con una duracin de 4 hs., la misma se repite cada dos das laborales. Observar el indicador (figura de la columna i), el + de la tarea a la izquierda, lo cul quiere decir que si se despliega muestra cada una de las tareas (como podemos observar en las siguientes imgenes).
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Nota: A medida que avancemos con el curso iremos viendo las dems funciones de este cuadro.
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En el listado de tareas las subtareas aparecen con sangra, pudindose establecer varios niveles. En el diagrama de Gantt aparece la tarea de resumen en color negro y la barra con un formato diferente. En la siguiente imagen se muestra un proyecto con dos niveles:
Aplicar sangras. Para ello debemos: 1. Seleccionar las tareas que pasarn a ser subtareas. 2. En la barra de herramientas hacer clic en Aplicar Sangra. Automticamente se le aplica una sangra a las tareas seleccionadas y la tarea superior se convierte en tarea de resumen. Sacar sangras. Para ello debemos: 1. Seleccionar las subtareas. 2. En la barra de herramientas hacer clic en Anular Sangra.
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Si nos situamos sobre una tarea de resumen podemos mostrar u ocultar las subtareas, tanto desde el signo +- que se encuentra a la izquierda del nombre como desde los signos +-de la barra de herramientas.
Se aplicar Sangra a la tarea sealada. La tarea superior se convertir en una tarea de resumen. Las tareas de resumen aparecen en Negrilla y se muestran en el rea del grfico como una barra negra. Para aplicar y quitar sangras ya deben estar escritas todos los captulos (tareas resumen de actividades).
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IMPORTANTE: Existe una forma ms gil de aplicar sangras a las tareas: Seale toda la fila de la tarea que vaya a convertir en una subtarea Haga clic en el botn derecho del Mouse Clic en Aplicar sangra
Para anular la sangra simplemente seleccione la tarea que desee, repita el anterior procedimiento pero al final haga clic en Anular Sangra.
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Al generar tareas y subtareas aparecen los signos ms y menos que permiten mostrar y ocultar las subtareas. 2. Insertar la tarea resumen del proyecto Haga clic en Herramientas Opciones Clic en Vista En Opciones de Esquema active la opcin Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto
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Cuando una tarea se programa con tiempo de adelanto este se expresa como un valor negativo, que puede ser un porcentaje de la actividad predecesora (-25%) o un perodo de tiempo especfico (4d). Para escribir esta programacin directamente sobre la hoja del Diagrama, en la casilla de la actividad sucesora se debe poner el tipo de vnculo existente y el tiempo de adelanto. Ejemplo: 3FC 2
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Haciendo doble clic sobre el vinculo de las tareas y aparecer la informacin de dependencias. En este cuadro se puede cambiar automticamente las relaciones entre actividades.
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Cuando pensamos un proyecto las tareas no comienzan todas juntas sino que por ejemplo, hay tareas que no pueden comenzar hasta que otras finalicen. Para ello Project nos permite vincular las tareas. Es muy importante en este paso marcar cul es la tarea antecesora y cul la predecesora. Project nos permite vincular las tareas de cuatro formas diferentes segn lo necesitemos: Fin Comienzo Cuando finaliza una tarea recin ah puede comenzar la tarea predecesora.
Ntese que en todas las imgenes desde la primer tarea sale la flecha para terminar en la segunda. Esto es lo que marca quien es la antecesora y quin la predecesora, en este caso la primera es la antecesora y la segunda la predecesora. Como vincular tareas. 1. Seleccionar la tarea antecesora. 2. Manteniendo presionada la tecla Control marcar la/s tareas predecesoras. 3. En la barra de Herramientas hacer clic en el botn Vincular tareas.
4. Para cambiar el tipo ir al diagrama de Gantt, hacer doble clic sobre la lnea que une las tareas. 5. En el cuadro que aparece en Tipo elegir el tipo de vinculacin y Aceptar.
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Desvincular tareas. 1. Seleccionar las tareas a desvincular. 2. En la barra de Herramientas hacer clic en el botn Desvincular tareas.
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2. Observar que el cursor toma una forma diferente, en el diagrama de Gantt hacer clic sobre la tarea en la fecha que se quiere dividir. Arrastrar hasta la fecha en que se quiere reanudar la tarea. La tarea quedar de esta forma.
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tarea)es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignacin de recursos o en la duracin de la tarea no afecta al trabajo de la misma. El tipo de tarea se calcula por medio de esta formula: TRABAJO = DURACIN * UNIDADES
Activar o desactivar la opcin condicionada por el esfuerzo. 1. Hacer doble clic sobre la tarea. 2. En el cuadro de dilogo Informacin de la tarea ir a la pestaa Avanzado. 3. Tildar o destildar la casilla de verificacin Condicionada por el esfuerzo.
delimitacin. Si nos pasamos de la fecha y todava la tarea no est completa, un indicador nos avisar.
3. En los campos Fecha lmite y Tipo de delimitacin introducir los datos necesarios.
Nota 1: Las delimitaciones afectan a la programacin del proyecto, por eso es recomendable delimitar (con flechas inflexibles) lo menos posible las tareas. Nota 2: Tener en cuenta que si trabajamos con un proyecto programado con fecha de fin las delimitaciones flexibles sern las inflexibles para un proyecto programado con fecha de comienzo. Lo mismo para las delimitaciones inflexibles.
2.20. Prioridad.
Podemos establecer mediante un nmero la prioridad de una tarea ante las dems tareas del proyecto. La prioridad abarca de 0 a 1000, siendo una tarea con prioridad 0 la menos importante y 1000 la ms importante. Por defecto todas las tareas tienen una prioridad de 500, o sea que son todas iguales, no es recomendable cambiar esta prioridad si no es estrictamente necesario. Esta funcin es muy til para resolver las sobreasignaciones que veremos ms adelante.
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Como cambiar la prioridad a una tarea. 1. Doble clic en la tarea, se abre el cuadro Informacin de la tarea. 2. En la pestaa General, en el recuadro Prioridad: ingresar el nuevo valor.
Abrir Excel Clic en Archivo Nuevo Clic en Soluciones hoja de clculo (o en Marmreo o F7 dependiendo de la versin de Excel que est manejando) Haga doble clic en Plantilla de Informacin de listas de tareas de Microsoft Project. La Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado de Project.
Escriba las tareas y la informacin necesaria y luego guarde el archivo. Cuando ya haya escrito toda la informacin del proyecto, vuelva a Microsoft Project.
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Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacin del equipo donde haya guardado la lista de tareas en Excel. En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con extensin *.xls)
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Haga clic en Siguiente Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacin clic en siguiente.
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Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto, anexar las tareas al proyecto activo o combinar los datos en el proyecto activo. A continuacin haga clic en Finalizar.
2.22. Como tener acceso a la informacin del proyectoExisten ms de 20 vistas integradas en Microsoft Project, unas asociadas con tareas, otras con recursos y otras con asignaciones. Las vistas ms utilizadas estn disponibles en el men Ver. Pero se pueden encontrar todas las vistas en el Men Ver Ms Vistas
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Para cambiar a una vista diferente a la que se muestra en la pantalla: 1. Haga clic en el men Ver y observe la parte superior del men para ver si aparece la vista que necesita. 2. Si aparece en la lista, haga clic en el Nombre. 3. Si no aparece haga clic en Ms Vistas. Aparecer la lista completa de las Vistas que se encuentran disponibles. 4. Haga doble clic en la vista que desea y aparecer en el rea de trabajo, sustituyendo la anterior
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Cambiar de una vista a otra no modificar los datos, simplemente reemplazara la anterior forma de ver los datos. Como se mencion anteriormente, en el men Ver aparecen las vistas ms utilizadas, sin embargo es posible que las necesidades de cada proyecto sean diferentes y se desee cambiar la configuracin del men, para hacerlo: En el Men Ver Mas Vistas Seleccione la Vista que desea mostrar y haga clic en Modificar. Aparecer el cuadro de dialogo Definicin de una vista en el cual debe activar la casilla Mostrar en el Men. Para eliminarlas de men Ver se hace el mismo procedimiento y se quita la verificacin de Mostrar en el Men.
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Aparecer el cuadro de dilogo Escala Temporal que tiene cuatro fichas: Nivel Superior, Nivel Intermedio, Nivel Inferior y Periodo No Laborable.
El nivel intermedio es el que generalmente se modifica segn los requerimientos de la programacin, lo ms comn es mostrar la programacin en semanas y das.
2.24. Tablas Todos los diagramas tienen una tabla predeterminada definida por defecto. El programa Project permite cambiar la tabla para los tipos de vistas a los que estn relacionados o modificar una tabla existente para agregar, cambiar o quitar las columnas. Para cambiar la tabla de una vista:
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Si la tabla aparece en el submen, haga clic en el nombre. Si no aparece haga clic en Ms Tablas. En el cuadro de dialogo que aparece, haga clic en la tabla que desee.
La tabla se puede modificar con los datos que se necesiten. Para esto se lleva a cabo el mismo procedimiento explicado anteriormente y en el cuadro de dialogo Mas Tablas haga clic en Modificar. Usted puede insertar o eliminar toda la informacin que quiera. Recuerde que esta informacin no se perder sino que quedar oculta en la base de datos del archivo.
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Si desea eliminar una columna desde el escritorio, haga clic sobre el Encabezado de la columna y pulse la tecla Suprimir. La columna desaparecer, pero seguir existiendo en la base de datos y puede recuperarse en cualquier momento.
Haga clic en Proyecto Ordenar En el submen que aparece se muestran los campos ms utilizados. Si desea ordenar por otro campo que no se muestre en el submen haga clic en Ordenar por.
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Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar y las opciones que tiene para ordenar la informacin.
Si no est seguro de querer cambiar la numeracin de las actividades del proyecto, asegrese que la casilla Renumerar Tareas Permanentemente este desactivada.
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Los hitos aparecern en la fecha lmite de la tarea, aunque las fechas de inicio y fin permanecern en la base de datos del programa sin sufrir alteraciones. 63
Se debe tener en cuenta que una tarea con subtareas (o sea, cuando se le haya aplicado sangra), aunque se seale como hito no aparecer en la pantalla con la convencin de hito.
3. ASIGNACIN Y RECURSOS
3.1.Configuracin de Recursos
Microsoft Project es una buena herramienta para analizar si los recursos de un proyecto estn sobreasignados desde el momento de su concepcin. Al asignar los recursos al programa, las tareas se recalculan segn el esfuerzo que deben llevar a cabo. Una programacin que se extienda ms all del lmite propuesto inicialmente, debe revaluarse en cuanto al nmero de horas de trabajo o cantidad de recursos.
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Las unidades de asignacin se escriben en porcentaje o en nmeros enteros segn la configuracin establecida por el programador y significan la proporcin del recurso que se aplica a la actividad (Por ejemplo: Se tiene una Concretadora para realizar columnas y vigas, si la concretadora estar ocupada por la maana en las columnas y por la tarde en vigas, entonces se utilizar 50% o 0.5 en cada una de las actividades). Si los recursos que se estn asignando son materiales la unidad de asignacin ya no es en porcentaje sino en las unidades como se paga las actividades, Por ejemplo: Para acero la unidad es el Kilogramo o 1 Kg/ml Segunda Forma:
Estando en el Diagrama de Gantt haga Clic en Ver Hoja de Recursos En la tabla que aparece, escriba todos los recursos que utilizar en la ejecucin del proyecto.
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A l
terminar de llenar esta tabla vuelva al Diagrama de Gantt Seale la actividad a la que le vaya asignar los recursos Haga clic en Herramientas Asignar Recursos Aparece un cuadro donde estn todos los recursos que usted ha escrito.
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Para asignar los recursos, seale los que se apliquen a la actividad y haga clic en Aceptar.
Todos los recursos que se asignen a la actividad aparecen sealados por medio de un chulo en la parte izquierda y en la parte superior de la lista.
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Para continuar asignando recursos solo seale la siguiente actividad, sin cerrar el cuadro de dilogo y repita el procedimiento.
Tercera Forma:
All puede escribir los recursos directamente a la actividad. Para asignar la cantidad de recursos, es decir, la capacidad mxima se escriben los nmeros dentro de un corchete y un recurso se separa de otro por medio de punto y coma.
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Si escribe una lista con varios recursos, es recomendable ordenarla alfabticamente para evitar que un recurso se encuentre varias veces en la lista. Para esto: Vaya a la tabla de recursos y seleccione en el men Proyecto Ordenar
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En el cuadro de dilogo que aparece, escriba como primer criterio NOMBRE y luego de clic en Ordenar
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Teniendo la lista organizada por nombres podr identificar cuales estn repetidos y borrarlos. Despus de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no haya sobreasignaciones. Una sobreasignacin significa que el recurso est trabajando en un solo da, mas horas de las que puede. Para esto hay dos mtodos. Primer Mtodo:
Seale todas las actividades Por el men Herramientas Asignar Recursos En el cuadro de dilogo que aparece haga clic en Grficos
Trabajo de Asignacin En la casilla donde aparece el titulo del grfico, seleccione Trabajo de asignacin
Aparecer el siguiente grfico de barras. Las barras azules que estn por debajo de la lnea negra son recursos que trabajan segn su capacidad mxima. Las barras rojas que aparecen ms arriba de est lnea muestra que ese da hay una sobreasignacin de tiempo para los recursos. Segundo mtodo
En Ver Uso de Recursos todos los recursos que estn sobreasignados aparecern de color rojo. Est grfico nos muestra cuantas horas diarias est trabajando nuestros recursos y dividiendo esto por el nmero de recursos 72
tengo cual es la cantidad de recursos que necesito para cumplir el programa de trabajo.
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Las celdas amarillas muestran cuantas horas trabajo el recurso en una actividad especifica. Las celdas blancas muestran cuantas horas trabaja el recurso diariamente.
Aparecer el cuadro de dilogo con todos los recursos. Ubquese sobre un recurso y dle doble clic para que aparezca la informacin del recurso. En el cuadro de la parte inferior puede ingresar los periodos de tiempo que el recurso estar disponible, tambin podr agregar 74
diferente informacin como el costo de los recursos, las horas que trabaja diariamente el recurso, etc.
Cuando haya seleccionado un filtro, la lista de la Tabla de Recursos solo mostrar los recursos que cumplen los criterios seleccionados. Para asignar estos recursos, se realizar el proceso de la forma que se explic anteriormente Si quiere volver a ver todos los recursos, haga clic en Todos los Recursos o simplemente desactive la casilla Filtrar por
Para ver aquellos recursos que tienen tiempo libre dentro de la programacin del proyecto, siga estos pasos: En el Diagrama de Gantt, seale todas las tareas y haga clic en Herramientas Asignar Recursos
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Active la casilla de verificacin Disponible para trabajar y escriba las horas que necesite estar disponible. Inmediatamente desaparecern de la lista los recursos que no cumplan con esta condicin
Usted tambin puede observar la Disponibilidad de los recursos grficamente: Cuando este en el cuadro de Asignacin de Recursos escoja el recursos que quiera observar o seale todos los recursos para ver cual se encuentra disponible
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Haga clic en Grficos y selecciones el Grafico de Disponibilidad Restante, cada color es un recurso diferente
3.5.Verificacin de recursos
Cuando haya terminado de asignar los recursos, usted debe revisar como afectaron la programacin, es decir si la duracin inicial del proyecto varo. Si esto ocurre, se deber evaluar que solucin se le puede dar asignar ms recursos o cambiar la duracin de las tareas. Esta decisin siempre debe ir acompaando de un anlisis econmico y de espacio pues son los dos limitantes que siempre aparecen en todo tipo de proyectos. Cuando ya tenga la solucin puede redistribuir los recursos de forma manual o seguir el siguiente procedimiento: 78
Aparecer el cuadro de dilogo Redistribuir Recursos. En este seleccione las condiciones de redistribucin que quiera que se apliquen al proyecto. Recuerde por defecto, los recursos estn asignados por trabajo en horas, entonces en el cuadro de verificacin Buscar sobre asignaciones con el criterio: se debe poner horas.
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Si quiere que la redistribucin de recursos se haga cuando usted quiera, siga el procedimiento anterior pero seleccione la casilla Manual. Cuando termine de Enter. Igualmente se puede hundir la tecla Mayscula + F9. En cualquiera de los dos casos usted podr verificar que cambios por medio del Diagrama de Gantt de Redistribucin. En el men Ver Mas Vistas En el cuadro de dilogo que aparece a continuacin, busque Diagrama de Gantt de Redistribucin. Seleccinelo y de clic en Aplicar. Aparecer un Diagrama de Gantt con dos barras para cada tarea. La primera nos muestra la programacin anterior a la redistribucin y la segunda nos muestra como quedo la tarea despus de la redistribucin.
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En el cuadro de Prioridad escriba el nmero que represente la prioridad deseada de esa tarea
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Microsoft Project no asigna automticamente la tasa de horas extras cuando un recurso excede las 10 horas diarias o las 48 horas semanales. Si lo hiciera, podra acabar con costos superiores a los reales. Para utilizar la tasa de horas extra, usted debe especificar el trabajo de horas extras y el trabajo normal para el recurso Para asignar el trabajo extra, simplemente inserte una columna Llamada Trabajo de Horas Extra
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En el campo Costo/Uso del recurso de trabajo, escriba el costo por uso del recurso. Ejemplo: $ 100.000
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En el campo Tasa Estndar, escriba el costo por unidad. Por ejemplo: Un ladrillo vale $ 950, Un bulto de cemento vale $ 16.000
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Si hay un costo por uso del material, escrbalo en campo Costo/Uso. Ejemplo: Para los materiales granulares el derecho de explotacin de las cantares - $ 1500/m3
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En la ficha A (predet.), puede ver la tasa estndar, la tasa de horas extras y el costo por uso escritos en la Hoja de Recursos Para especificar un cambio en las tasas despus de un cierto periodo de tiempo, haga clic en Fecha Efectiva y escriba la fecha modificada. Tenga en cuenta que la primera celda no se dejar modificar pues Project calcular los cambios con respecto a esta. Cuando haya escrito la fecha, puede escribir los otros datos que se deben modificar.
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Para especificar diferentes costos basados en diferentes tipos de actividades, escriba los costos en otro ficha, como B o C. Por ejemplo: Un ayudante tiene salarios diferentes dependiendo de la actividad que realiza, entonces despus de asignar el costo de la primera actividad en A se escribe el costo de la otra actividad en B.
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Luego, haga doble clic en el recurso al cual se le asignar una tabla diferente a la A. Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la Asignacin
Seale la pestaa General En la Tabla de Tasas de Costos, situada en la parte inferior, seleccin la tabla que desee aplicar a esta asignacin
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Los mtodos consisten en: Comienzo: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al inicio del proyecto Final: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al final del proyecto Prorrateo: Se hace un promedio entre el precio inicial y el precio final de las actividades o recursos. 94
Tambin puede especificar el mtodo de acumulacin de costos en la ficha Costos del cuadro de dilogo Informacin del Recurso.
Cuando se tienen los costos asociados a las actividades, sin importar si tienen recursos o no, puede escribir un costo fijo para una tarea. Para escribir un costo fijo para una tarea, siga estos pasos: Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tabla Costo Aparecer la tabla Costo con los campos Costo Fijo y Acumulacin de Costos Fijos En el campo Costo Fijo de la tarea, escriba el Costo 95
En el campo Acumulacin de Costos Fijos especifique cuando debera acumularse el costo de la tarea. El costo fijo planeado para la tarea se agregar a otros costos calculados para asignaciones y tareas durante el proyecto. El total aparecer en el campo Costo Total de la tarea de resumen del proyecto.
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En la vista Uso de Tareas, puede ver los costos de cada asignacin y el costo total de cada tarea. En la vista Uso de Recursos, puede ver los costos de cada asignacin y el costo total de cada recurso.
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2. Revisin de los costos de recursos: Puede revisar los costos de recursos para ver cuanto cuesta a cada recurso llevar a cabo las tareas asignadas. Para obtener los costos totales de las asignaciones de un recurso, agregue el Costo a la Hoja de recursos de la siguiente manera: Haga clic en Ver Hoja de Recursos Haga clic en el encabezado de columna situado a la derecha del lugar en el que desea insertar el campo Costo Haga clic en Insertar Columna En la lista Nombre de Campo, haga clic en Costo y a continuacin haga clic en Aceptar. Se agregar el campo Costo a la tabla, mostrando los costos totales planeados para todas las asignaciones de cada recurso
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3. Revisin de costo de tareas: Puede revisar los costos de tareas para ver cuanto cuesta realizar cada tarea. Este costo es la suma de todos los costos de los recursos asignados a esta tarea, adems de los costos fijos adicionales. Para ver los costos totales de las tareas, haga lo siguiente Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tabla Costo Revise el campo Costo Total para ver el costo de cada tarea
4. Revisin del costo total planeado del proyecto Puede ver el costo total planeado del proyecto. Este costo es la suma de todos los costos de tareas, y de los costos fijos adicionales del proyecto. Para ver el costo total del proyecto, siga estos pasos:
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En el Diagrama de Gantt, agregue la tarea de resumen al proyecto. En Herramientas Opciones Vista Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto haga clic en Tabla Costo.
Frente a la barra de resumen del proyecto, aparecer el costo total del proyecto. Ejemplo: $ 98.500.000
Otra forma de ver el costo total del proyecto es: Haga clic en Proyecto Informacin del proyecto. En el botn Estadsticas, aparecer el costo total del proyecto
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Para introducir los costos de tareas manualmente: En el Diagrama de Gantt haga clic en Ver Tabla Costo para aplicar la tabla Costo. Escriba el total de costos reales en el campo Real de la tarea
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2. Segunda Forma En el Diagrama de Gantt, selecciones el men Herramientas Opciones Vista - Mostrar tarea de resumen del proyecto
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5. Lneas de Progreso Las lneas de progreso crean un grfico en el Diagrama de Gantt que proporciona valiosa informacin de progreso, de la siguiente manera: Los picos dirigidos hacia la izquierda indican el trabajo retrasado con respecto a la programacin Los picos dirigidos hacia la derecha indican el trabajo adelantado con respecto a la programacin Las lneas verticales de una barra de Gantt indican una tarea ajustada a la programacin.
clic
en
Herramientas
En la ficha Fechas e intervalos, active la casilla de verificacin Mostrar siempre la lnea de progreso actual. A continuacin seleccione si desea mostrar la lnea de progreso con la fecha de estado del proyecto o con la fecha actual. En Mostrar lneas de progreso en relacin con el, seleccione si desea que las lneas de progreso reflejen el Plan Real o el Plan Previsto.
Puede definir varias formas de representar las fechas e intervalos de fechas con las lneas de progreso. Puede introducir fechas de lneas de progreso especficas, mostrar lneas de progreso en relacin con intervalos de fechas seleccionados, etc.
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Haga clic en la ficha Estilos de Lnea y defina sus preferencias para mostrar lneas de progreso en el Diagrama de Gantt. Puede especificar el tipo y el color de la lnea, y la forma y el color del progreso para la lnea de progreso actual y para otros diferentes.
Para quitar las lneas de progreso, siga estos pasos: Clic en Herramientas Seguimiento Lnea de Progreso En la ficha Fechas e Intervalos, desactive la casilla de verificacin Mostrar siempre la lnea de progreso actual
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En la fase de ejecucin del proyecto Microsoft Project puede ayudarlo a almacn la informacin del progreso, analizar el rendimiento y generar informes de estado. Supervisando el progreso y el rendimiento, puede ajustar el plan del proyecto para asegurarse de que el mbito, la programacin, los costos y los recursos estn equilibrados de forma necesaria. Para hacer el seguimiento con Project se deben hacer dos cosas: guardar la informacin prevista del proyecto y escribir la informacin de progreso cuando los recursos comiencen a completar tareas.
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Para guardar una lnea base para el plan del proyecto siga estos pasos: Haga Clic en Herramientas Seguimiento Guardar Lnea de Base Asegrese que la opcin Guardar Lnea de base est activada. Si no se encuentra activada cierre el men Herramientas y escoja en Ver Diagrama de Gantt En la opcin Guardar Lnea de Base asegrese que se ha seleccionado Lnea de base En este mismo cuadro de dilogo en Para seleccione Proyecto Completo Haga clic en Aceptar
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Cuando se asignan actividades adicionales al proyecto aunque ya haya guardado la lnea de base puede continuar agregndole tareas. Siga estos pasos: En el Diagrama de Gantt seleccione las tareas que desea agregar a la lnea de base. Haga clic en Herramientas - Seguimiento Guardar Lnea de Base para mostrar el cuadro de dilogo Lnea de Base. Asegrese de que la opcin Guardar Lnea de Base est activada
En el cuadro Lnea de Base aparee la fecha en que guard por ltima vez la lnea de base. Si desea agregar tareas a otras lneas de base, por ejemplo Lnea de Base 1, haga clic en la Lnea de Base correspondiente en la lista. En Para, active las tareas seleccionadas.
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De manera predeterminada despus de que se guarda una lnea de base, una tarea de resumen no se actualiza al modificar, agregar o eliminar una subtarea. Para evitar esto seleccione la casilla De Subtareas a Tareas de Resumen. Haga clic en Aceptar y Si para confirmar que desea cambiar la lnea de base existente
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Para ver la lnea de base puede utilizar dos formas: En Ver haga clic sobre Diagrama de Gantt de Seguimiento. En el grfico que aparece usted podr comparar la informacin inicial (barras azules y rojas) y la ingresada durante la ejecucin del proyecto (negra).
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Igualmente puede utilizar las tablas: Clic en Ver Tabla Mas Tablas
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En el cuadro de dilogo que aparece seleccione Lneas de Base y haga clic Aplicar
Lo ms comn es que las lneas de base no se modifiquen, por lo tanto cuando tenga que asignar nuevas tareas al proyecto cree una lnea de base completamente nueva. Para esto se sigue el procedimiento anterior pero siempre se selecciona la opcin Para: Proyecto Completo
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Aparecer el cuadro de dilogo Borrar Lnea de Base. Active Plan Previsto o Plan Provisional segn el caso y seleccione el nombre de la lnea de base que desea borrar. Active la opcin Proyecto Completo o Tareas Seleccionadas Clic en Aceptar
Al introducir una parte de informacin de estado, normalmente, Microsoft Project calcula otras partes. La programacin y los costos se calculan automticamente. Existen varios mtodos para actualizar el proceso de las tareas, usted puede utilizar el que le parezca ms conveniente mientras que utilice siempre el mismo, pues esto le permite obtener resultados ms coherentes.
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Para actualizar el proyecto segn la programacin: Haga clic en Herramientas Seguimiento Actualizar Proyecto. Aparecer el cuadro de dilogo Actualizar el proyecto
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Asegrese de que est activada la opcin Actualizar trabajo completado al Escriba la fecha de trabajo completado en el cuadro. De manera predeterminada aparecer la fecha de hoy
Active la opcin Solo al 0% o al 100% si desea que Project calcule si la tarea no ha comenzado o si se ha completado al 100%, o si est en curso, tambin puede activar la opcin Por Porcentaje Activado
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Si la fecha programada de comienzo es posterior a la fecha de trabajo completado, la tarea seguir con 0%. Si la fecha programada de finalizacin de una tarea es anterior a la fecha de trabajo completado, la tarea se configurar con el 100% completado. Si la fecha programada de comienzo de una tarea es anterior y la fecha programada de finalizacin de una tarea es posterior a la fecha de trabajo completado, el programa calcular un porcentaje de valor completo. Active la casilla Solo de 0% al 100% si desea que las tareas en curso continen al 0%. Es decir, todas las tareas con fechas de finalizaciones programadas posterior a la fecha de trabajo completado para las que no se haya introducido un valor aparecern en cero Puede usar este mtodo para actualizar todo el proyecto o slo las tareas seleccionadas. Para esto active la opcin Todo el Proyecto o Tareas Seleccionadas
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En el Diagrama de Gantt el porcentaje completado se representa como una lnea negra dentro de las barras.
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Esta actualizacin tambin puede hacerse por la Informacin de la Tarea Seleccione la Tarea que desea actualizar Haga doble clic sobre ella. Aparecer el cuadro de Informacin de la Tarea En la pestaa General escriba el porcentaje completado. dilogo
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Si espera que la tarea dure ms o menos tiempo del programado, actualice la duracin restante el respectivo cuadro.
NOTA: De manera predeterminada Microsoft Project calcular automticamente el trabajo y el costo real y restante para los recursos asignados al actualizar el porcentaje completado, la duracin real o la duracin restante de tareas o asignaciones. Si quiere que el programa no lo haga automticamente sin que usted pueda controlarlos haga clic 123
en Herramientas Opciones Clculo y quita la verificacin de las casillas Actualizar el estado de las tareas actualiza el estado del recurso
En el Diagrama de Gantt, selecciones las tareas con fecha de comienzo o finalizacin que desea actualizar. Haga clic en Herramientas Seguimiento Actualizar tareas En Estado Real, escriba la fecha real de comienzo o final segn sea el caso.
Al escribir fechas reales de comienzo y finalizacin, las fechas programadas cambian para adaptarse a ellas, con el fin de mostrar que efecto tienen estas fechas en la programacin establecida inicialmente.
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Siga estos pasos para introducir el porcentaje de trabajo completado de una asignacin: Abra la vista Uso de Tareas
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Haga Doble clic en el nombre del recurso situado debajo de la tarea (esto se llama Asignacin) con el porcentaje de trabajo que desea actualizar. En el cuadro de dilogo Informacin de la Asignacin, haga clic en la ficha Seguimiento. En el cuadro % trabajo completado, escriba el valor.
Para introducir la cantidad total de trabajo real completado en una tarea, haga lo siguiente: Desde el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tabla Trabajo Arrastre la barra divisoria hasta ver la columna Real. En el campo Real de la tarea que desea actualizar, escriba el valor de trabajo real.
Los valores de los campos Restante y % trabajo compl. se calcularn de nuevo. Para escribir la cantidad total de trabajo real completado en una asignacin, haga lo siguiente: Abra la Vista Uso de Tareas
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En el campo Real de la asignacin que desea actualizar, escriba el valor del trabajo real.
Los valores de los campos Restante y % trabajo Introducir el trabajo real completado por perodo de tiempo El mtodo ms comn de actualizar la informacin real de progreso es introducir el trabajo real de las asignaciones por perodos de tiempo. Ejemplo: por horas Con este mtodo, se utiliza el parte de horas de la vista Uso de tareas para introducir datos reales. Para hacerlo siga los siguientes pasos: Abra la Vista Uso de Tareas Haga clic en Formato Detalles Trabajo Real. El parte de horas de la vista incluir la fila Trab. Real como una fila debajo de Trab.
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Si desea mostrar los totales resumidos de trabajo real de las asignaciones, aplique la Tabla trabajo al parte de horas de la vista. Haga Clic en Ver Tabla Trabajo
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Active la opcin Reprogramar trabajo restante para que empiece despus de y asigne la fecha desde la que quiera que se vuelva a programar
Puede utilizar este proceso para reprogramar Todo el proyecto o solo las Tareas seleccionadas. Para esto active la opcin que mas se acomode a su necesidad.
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Para ver los informes integrados disponibles: Haga clic en Ver Informes. Aparecer el cuadro de dilogo Informes, mostrando las categoras disponibles.
NOTA: La versin de Microsoft Project 2007 cuenta con un men llamado Informes. Para que aparezca los informes haga clic en Informes Informes.
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En el cuadro de dilogo Informes, haga doble clic en la categora que desea mostrar
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cuadro
pidindole
El informe aparecer en una ventana de Vista Preliminar. Haga clic en una parte del informe para ampliarla. Haga clic otra vez para volver al estado anterior.
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Puede configurar la pgina del informe como le parezca ms conveniente. Para esto de clic en Configurar Pgina. Cuando ya est listo para imprimir de clic en Imprimir
1. INFORMES DE COSTOS El infrome presupuesto enumera todas las tareas del presupuesto ordenadas por costo total. El informe refleja los costos reales, el costo previsto (programado), la variacin, el costo fijo, el metodo de acumulacin y el costo restante. Las tareas se enumeran de mayor a menor costo. Para crear el informe Presupuesto, haga lo siguiente: Haga Clic en Ver Informes (En Microsoft Project 2007 aparecern los Informes en un men aparte) Haga doble clic en Costos Haga doble clic en Presupuesto Aparecer el informe Presupuesto.
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El informe de flujo de caja es un informe que muestra los costos totales programados y reales de cada tarea, divididos en periodos semanales. Para generar un informe de Flujo de Caja En Informes Costos haga doble clic a Flujo de Caja
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Existe un Informe que resume toda la informacin del proyecto. Este informe se centra en la informacin ms importante y es particularmente til para las directivas por la concisa presentacin de los datos generales del proyecto. Para generar el Informe Resumen del proyecto En Informes Generales haga doble clic a Resumen del proyecto
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El informe de Tareas, Recursos Humanos y Fechas es una muestra los recursos asignados a cada actividad divididos en horas diarias de trabajo asignado. Para generarlo Haga doble clic Informes Asignaciones y doble clic en Tareas, Recursos Humanos y Fechas
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En el cuadro de dilogo que aparece haga clic en el informe que desea crear en la lista de Informes
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Project permite personalizar los informes tomando datos de las tablas del proyecto. Al cambiar un informe debe especificar el contenido en las categoras de Definicin, Detalles y Ordenar
IMPORTANTE: la versin Microsoft Project 2007 cuenta con otro tipo de Informes llamados Informes Visuales. Al seleccionar alguno de ellos se crea un grfico en Excel como resultado de una Tabla dinmica. Para crear un Informe Visual siga estos pasos: En el men Informes haga clic sobre Informes Visuales. Aparecer un cuadro de dilogo donde usted podr escoger el tipo de Informe
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Un conocido formato para representar grficamente los cambios del proyecto, es el Grfico de Curvas S. Para crearlo usted debe hacer el procedimiento que se explica a continuacin: Haga clic en Ver Mas Vistas Entrada de tarea
Haga clic en el encabezado de la columna del campo Predecesoras. Haga clic en Insertar Columna. En el cuadro Nombre de Campo haga clic en Costo Real y despus en Aceptar
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En el men Archivo haga clic sobre Guardar Como. Aparecer el cuadro de dilogo de Guardar como, en la casilla de Guardar como Tipo seleccione la opcin Libro de Microsoft Excel
Haga clic en Guardar. Automticamente Project mostrar el Asistente para Exportacin, de clic en Siguiente para continuar.
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Para exportar toda la informacin seleccione la casilla Plantilla de Excel del Proyecto, si solo quiere exportar marque la opcin Datos Seleccionados (Estas tareas deben estar seleccionadas).
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Haga clic en Finalizar. Abra el libro de Excel que ha creado. Seleccione las columnas y las filas Nombre de Tarea y Costo Real que contengan datos.
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En el asistente para grficos haga clic sobre Tipos Personalizados Seleccione el tipo de grfico Lneas Suavizadas y a continuacin clic en el botn siguiente.
Junto a Series en haga clic en Columnas y despus haga clic en el botn siguiente.
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Haga clic en la ficha Leyenda y active la casilla de Verificacin Mostrar Leyenda. En Ubicacin haga clic en Derecha y a continuacin clic en siguiente
En Colocar Grfico, haga clic En una hoja nueva. Deje el nombre como Grfico 1 y a continuacin haga clic en Finalizar
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