MATERIA: INFORMATICA APLICADA II.

FACILITADOR: ING. LUIS ENRIQUE MONTERO DE LA CRUZ UNIDAD I

EXCEL
L.C. MICH. A 10 DE ENERO DEL 2011

1. INTRODUCCION
Excel es un programa tipo hoja de calculo, que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadricula. Hoja de calculo, es un programa capaz de realizar operaciones matemticas a todo los niveles, la cual esta compuesta por una serie de datos distribuidas en celdas que estn dispuestas en fila y columnas, los datos son de varios tipos y pueden relacionarse uno con otros. Entendemos por dato a un antecedente necesario para llegar al conocimiento exacto de una cosa.

Una hoja de calculo pretende sustituir la clsica hoja de papel en la que se realizan operaciones aritmticas y otras operaciones compleja. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

1.1. OBJETIVO
Vamos a ver cules son los elementos bsicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc., para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenders cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven.
Microsoft Office Excel, mas conocido como Microsoft Excel, es una aplicacin para manejar hojas de clculo. Es una hoja electrnica que nos permite construir planillas, cuadros estadsticos, registros de asistencias de notas etc.

1.2. COMO INICIAR EXCEL

Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el programa.

1.3 Partes que componen la pantalla de Excel.

Cont
En la que se distinguen las siguientes partes: 1. BARRA DE INICIO RPIDO (Nueva caracterstica en Office 2007).

2. BARRA DE TTULO DE LA VENTANA DE EXCEL, incluye el nombre del libro abierto.

3. BOTONES CLSICOS DE LAS VENTANAS DE WINDOWS (minimizar, maximizar y cerrar). 4. BARRAS DE DESPLAZAMIENTO. Permiten el movimiento a travs del largo y ancho del documento.

Cont
5. BARRA DE ESTADO. muestra la posicin o la hoja en que se este trabajando.

6. ZOOM SOBRE LA HOJA. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de zoom o bien la vista del libro en donde se este trabajando de forma rpida y precisa. tambin se dispone de controles para cambiar la vista de la hoja.

7. BOTONES. Normal, diseo de pagina y vista previa a salto de pagina.

8. CUADRO DE NOMBRES.

9. BARRA DE FORMULAS.

Cont
10. CINTA DE OPCIONES DESPLEGABLES.

11. COLUMNAS. Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido Vertical.

12. FILAS es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.

Cont
13.- CELDAS. Es la interseccin de una fila y una columna y en ella se introducen los grficos, ya se trate de texto, nmeros, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila.

Cont
BOTON DE OFFICE. El nico men desplegable se encuentra en el botn de Microsoft office localizado en el vrtice izquierdo superior de su pantalla, en este men se han colocado los comandos para crear, guardar, abrir e imprimir un documento de manera rpida. .

Cont
Elementos de Botn de Inicio Genera un nuevo documento en blanco. Da la opcin de abrir algn otro documento de la computadora, sin importar donde se encuentre. Guardar el documento en el que se esta trabajando. Da la opcin de guardar, pero aqu podemos decidir donde, tipo de archivo, plantilla, etc.

Muestra la opcin de abrir un archivo desde office live.

Cont
Da la opcin de guardar el documento en office live. Genera la accin de imprimir el documento deseado o la visualizacin de este. Prepara el documento para su distribucin deseada. Da la opcin de enviar una copia del documento a otras personas. Distribuye el documento a otras personas. Cierra el documento de manera directa.

Elementos de Botn de Inicio Pega el contenido del portapapeles. Corta la seleccin del documento. Copia la seleccin. Aplica la opcin de cursiva Subraya el texto seleccionado. Cambia el texto ya sea a maysculas o Minsculas. Estas opciones dan agrandar la fuente o encoger la fuente.

Copia el formato de un sitio y lo aplica en otro.

Cambiar fuente.
Cambia el tamao de la fuente. Aplica negrita al texto seleccionado.

Borra todo el formato de la seleccin.

Color de resaltado del texto. Color de fuente.

Muestra las diferentes formas de colocar el texto. Aplicacin de aumentar y disminuir sangra. Ordenacin del texto alfabticamente. Colorea el fondo del texto seleccionado. Opcin de bordes. Cambia el conjunto de estilos, colores, y fuentes Utilizados en este documento. Ayuda de Microsoft office word.

Une celdas seleccionadas en una sola de mayor tamao. Elige la manera en que se mostraran los valores en una celda. Selecciona un formato de moneda a la celda seleccionada. Muestra el valor de la celda como un valor porcentual. Muestra el valor de la celda con separador de miles.

Aumenta o disminuye los decimales dentro de la celda seleccionada.

Tipos de alineaciones de texto dentro de la celda.

Gira el texto en diagonal o a un ngulo deseado. Hace que el contenido de texto sea visible dentro de las celdas mostrndolas en varias lneas.

Resalta celdas interesantes.

Da formato a un conjunto de celdas y las convierte en tabla. Aplica estilos predefinidos a las celdas.

Inserta filas, celdas o columnas dentro de la hoja. Elimina filas o columnas de la hoja actual. Cambia el alto de las celdas y ancho de las columnas. Muestra la suma de las celdas seleccionadas. Contina un modelo en una o mas celdas adyacentes.

Elimina todo de la celda. Organiza todos los datos para facilitar su anlisis.
Busca y selecciona un texto.

Elementos de Botn de Inicio

Organizan y resumen datos complicados. Crea una tabla en cualquier punto. Inserta un grafico circular. Inserta un grafico de barra.

Inserta una imagen de un archivo.

Inserta imgenes prediseadas. Inserta formas previamente prediseadas. Inserta grficos smartart para comunicar la Informacin. Inserta un grafico de columna. Inserta un grafico de linea.

Inserta un grafico de rea.

Inserta un grafico e dispersion. Inserta un grafico de cotizacin, superficie, de anillo, de burbuja. Crea un vnculo a una pagina web. Inserta un cuadro de texto en le documento. Edita el encabezado o pie de pgina del documento.

Inserta texto decorativo en el documento. Inserta una lnea de firma que especfica quien debe firmar. Inserta un objeto incrustado. Inserta caracteres que no existen en el teclado.

2. Hojas de Trabajo
2.1 Configuracin de una hoja de Trabajo
Los documentos en Excel se denominan libros. En esta nueva versin de Excel estos ficheros tendrn una extensin .xlsx a diferencia de versiones anteriores cuya extensin era .xls. Por supuesto que en esta nueva versin los tipos de ficheros antiguos son soportados. Excel es capaz, adems, de guardar nuestros libros en otros formatos. Un libro est compuesto por varias hojas de clculo. Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas de forma simultnea.

Cada vez que abramos un libro nuevo de trabajo se abrir con tres hojas de clculo.

La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, es posible desplazarse entre las hojas de un libro.

Operaciones con las hojas.

Para organizar el libro de la manera ms conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc. Tambin se puede organizar la pantalla usando varias ventanas para ver partes diferentes de una hoja, hojas distintas del mismo libro de trabajo o bien varios libros de trabajo.

Seleccionar varias hojas.

Podemos seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas simultneamente, como eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez. Para seleccionar varias hojas se debe hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y manteniendo pulsada la tecla Ctrl hacemos clic en la etiqueta de cada una de las hojas que queramos seleccionar. Esta forma de seleccionar las hojas la utilizaremos cuando las hojas a seleccionar no estn contiguas. Cuando las hojas a seleccionar se encuentren contiguas lo haremos de la siguiente forma, se hace clic en la primera hoja que queramos seleccionar y manteniendo pulsada la tecla Shift se hace clic en la ltima hoja a seleccionar.

Desplazarse por las hojas en un libro de trabajo.

La manera ms sencilla de moverse a travs del libro de trabajo es utilizar los botones de desplazamiento

Estos controles no cambian la hoja activa, simplemente desplazan las etiquetas de las hojas que no se pueden mostrar. un libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras nuevas. La cantidad mxima de hojas vendr limitada tan slo por la memoria disponible. Para insertar nuevas hojas de clculo disponemos de las siguientes opciones: 1. Hacer clic en el cono Las nuevas hojas aparecern a la derecha de la ltima hoja existente.

Cont
2. Hacemos clic con el botn secundario del ratn sobre una hoja apareciendo el siguiente men de opciones:

Seleccionamos la opcin insertar y aparece el siguiente cuadro de dialogo: Seleccionamos Hoja de clculo y pulsamos el botn Aceptar. La nueva hoja aparecer a la izquierda de la hoja existente.

Cont
3. Para insertar una hoja de clculo nueva antes de otra ya existente, seleccione esa hoja de clculo y, a continuacin, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuacin, en Insertar hoja. Insertar varias hojas de clculo a la vez. 1. Mantenga presionada la tecla MAYS o SHIFT y, a continuacin, seleccione un nmero de fichas de hoja existentes equivalente al nmero de hojas de clculo que desee insertar en el libro abierto. 2. Por ejemplo, si desea agregar tres hojas de clculo nuevas, seleccione tres fichas de hoja de las hojas de clculo existentes. 3. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y luego en Insertar hoja.

Cont
Eliminar hojas.
Para eliminar una hoja de trabajo, los pasos a seguir son: 1. Un clic secundario o derecho sobre la hoja a eliminar. 2. En el men que se despliega seleccionamos Eliminar. O bien: 1. Un clic sobre la hoja a eliminar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Eliminar y luego en Eliminar hoja.

Cont
Cambiar el nombre de las hojas.
Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace doble clic en la etiqueta y se teclea el nuevo nombre, tal como se muestra en la siguiente figura: La Hoja1 ahora se llama Ingresos. Otra forma de cambiar el nombre a la hoja es haciendo clic con el botn secundario sobre la etiqueta apareciendo el men contextual que se muestra en la figura.

Y seleccionamos la opcin Cambiar nombre, a continuacin escribimos el nuevo nombre de la hoja.

Cont
Mover hojas.
Es posible mover las hojas, tanto dentro de un libro de trabajo, como a otro libro ya existente o creado especialmente, pero no se podr hacer utilizando los comandos Cortar, Copiar y Pegar.

Mover hojas dentro de un libro de trabajo

Para mover una hoja a otra posicin del libro de trabajo basta con arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecer un tringulo que indica dnde se va a insertar la hoja. Una vez en la posicin deseada, se suelta el botn del ratn, con lo cual la hoja se mover a la nueva posicin. Se puede mover ms de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrndolas a la posicin deseada. Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la nueva posicin sern insertadas juntas.

Cont
Mover o copiar hojas a otro libro de trabajo.
Las hojas de un libro pueden moverse a otro ya existente, o a uno nuevo, mediante los siguientes pasos: 1. Seleccionar las hojas que se desean mover. 2. Hacemos clic con el botn secundario sobre alguna de las etiquetas de las hojas seleccionadas, del men contextual que aparece seleccionamos Mover o copiar. 3. Aparece el siguiente cuadro de dilogo. 4. Desplegamos la lista Al libro y seleccionamos el libro de trabajo destino al que queremos copiar o mover la hoja seleccionada (que debe haberse abierto anteriormente). 5. En el recuadro Antes de la hoja aparecern todas las hojas de que dispone el libro seleccionado en el paso anterior. Hacemos clic en la hoja donde queramos que se inserten las hojas. 6. Por ltimo marcamos la casilla Crear una copia si lo que queremos es copiar las hojas, si no la marcamos las hojas se movern, y pulsamos Aceptar.

ABRIR, GUARDAR Y CREAR UN LIBRO

Dividir la ventana de trabajo. En esta nueva versin de Excel los comandos para crear, guardar y abrir un libro se encuentran alojados en un men que se despliega al hacer clic sobre el botn de Microsoft Office localizado en el vrtice izquierdo superior de su pantalla. Al hacer clic en este botn se despliega el siguiente men:

Cont
CREAR UN LIBRO Al iniciar Excel, se genera un libro con tres hojas en blanco. Pero si se desea, se puede comenzar a trabajar con uno nuevo. Para ello hacemos clic en el botn de Microsoft Office y luego un clic en la opcin Nuevo

Con lo que desplegar el siguiente cuadro de dilogo:

En la cual le damos clic a libro en blanco y despus le presionamos el botn crear

Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en sig. figura:

Cont...
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de estos mtodos que te explicamos a continuacin:
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma. Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no. Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda, comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.

Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la informacin. Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Aceptar.

Tipos de datos
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Tipos de datos
Errores en los datos Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cont
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como que nos permitir saber ms sobre el error. Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin: Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas).

Cont
Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas. Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la esquina de la celda. Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

Cont
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero. #NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

Cont
#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin. #NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se interceptan.
Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este smbolo se utilizar como hemos visto antes.

Formato de celdas
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal.

Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar los cuadros de dilogo o la banda de opciones, a continuacin te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:
Utilizando los cuadros de dilogo: En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Fuente.

Cont
Del cuadro de dilogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaa Fuente, aparecer la ficha de la derecha. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn Aceptar.

Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. Esto es muy til a la hora de elegir el formato que ms se adapte a lo que queremos.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.

Cont
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva. Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado. Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir un color para la letra.

Cont
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y Subndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se encuentra a la izquierda. Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2007 tiene por defecto.