Pengurusan GERKO

PENGURUSAN MESYUARAT
Disampaikan oleh Mohd Saufi Ruslan Mohd. Hasrul Asraf Othman Mohd Zakaria Kamaruzaman Mohd Roslaidi Mohamad
Pengurusan Gerko - NI2003
4/13/2012 10:18 PM 1

Skop / Tajuk ( 2 jam )

Jenis-jenis Mesyuarat Peranan Ahli Jawatankuasa Mesyuarat Agenda Mesyuarat Pengendalian Mesyuarat Tatacara Mesyuarat Minit Mesyuarat

Pengurusan Gerko - NI2003

4/13/2012 10:18 PM 2

Objektif / Hasil Pembelajaran

Mengetahui jenis-jenis, tatacara mesyuarat serta peranan dan tanggung jawab Menyediakan agenda dan minit mesyuarat

Pengurusan Gerko - NI2003

4/13/2012 10:18 PM

Mesyuarat menurut Islam

Oleh itu, maafkanlah mereka (mengenai kesalahan yang mereka lakukan terhadapmu ) dan pohonlah ampun bagi mereka dan juga bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan ( peperangan dan soal soal duniawi ) itu.
Tafsiran al Quran Al Imran : 159
Pengurusan Gerko - NI2003
4/13/2012 10:18 PM 4

..mesyuarat menurut Islam

Islam menjadikan syura sebagai peraturan untuk meneliti dan memeriksa pendapat orang lain serta menyatukan pendapat pendapat tersebut agar memperolehi petunjuk. Bermesyuarat membawa erti berjihad kepada kebenaran dan menjunjung tinggi hukum hukum Allah.

Pengurusan Gerko - NI2003

4/13/2012 10:18 PM

Pengertian Mesyuarat
Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara tiga individu atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi. Mesyuarat berbeza mengikut keahlian , organisasi dan objektifnya.

Pengurusan Gerko - NI2003

4/13/2012 10:18 PM

Jenis-jenis Mesyuarat
Mesyuarat Agong Tahunan Mesyuarat Pagi Mesyuarat Luar Biasa Mesyuarat Jawatankuasa Taklimat

Pengurusan Gerko - NI2003

4/13/2012 10:18 PM

Skop Perbincangan
Pengertian Mesyuarat Asas asas Pengurusan Mesyuarat Tatasusila Mesyuarat Membentuk dan Menyusun Agenda Check List Tugas - Bilik Mesyuarat Susun Atur Tempat Mesyuarat Carta Aliran Mengendalikan Mesyuarat Peranan Pengerusi dan Setiausaha Kepimpinan dalam Mesyuarat Minit Mesyuarat
Pengurusan Gerko - NI2003
4/13/2012 10:18 PM 8

Carta Aliran Pengurusan Mesyuarat

TINDAKAN PRAMESYUARAT SEMASA MESYUARAT SELEPAS MESYUARAT
Pengurusan Gerko - NI2003

4/13/2012 10:18 PM

Tindakan Pra-mesyuarat
Menentukan tarikh, masa, tempat dan agenda bersama pengerusi Membincangkan tujuan / objektif Membuat tempahan bilik mesyuarat Menentukan kertas-kertas kerja kementerian/jabatan/unit (< 15 hari) Menghantar surat jemputan ( 10 hari )
Pengurusan Gerko - NI2003
4/13/2012 10:18 PM 10

..tindakan pra-mesyuarat
Menyediakan kemudahan bilik Menentukan kehadiran ( 1 jam ) Perbincangan pra-mesyuarat (2 hari) Makluman mengenai etika mesyuarat kepada ahli

Pengurusan Gerko - NI2003

4/13/2012 10:18 PM

11

Tindakan semasa mesyuarat

Memulakan mesyuarat Mengawal perbincangan Berikan penjelasan jika perlu Mencatat minit mesyuarat / kehadiran / atau tindakan Merumus mesyuarat

Pengurusan Gerko - NI2003

4/13/2012 10:18 PM

12

Tindakan selepas mesyuarat

Menyediakan draf minit ( 3 hari ) Meluluskan dan mengedarkan minit ( 1 minggu ) Susunan nama kehadiran ahli Pelaksanaan keputusan mesyuarat / pengesanan maklumbalas Laporan maklumbalas oleh urusetia Menentukan format maklumbalas dari kementerian / jabatan / unit Mesyuarat post mortem
Pengurusan Gerko - NI2003
4/13/2012 10:18 PM 13

Membentuk dan menyusun agenda

Perkara perkara utama dalam agenda: - perutusan pengerusi - pengesahan minit mesyuarat yang lalu - perkara-perkara berbangkit - senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan - pembentangan kertas-kertas kerja jika ada - hal-hal lain - penutup mesyuarat
Pengurusan Gerko - NI2003
4/13/2012 10:18 PM 14

Susun Atur Tempat Mesyuarat

Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi perbincangan peserta tidak ramai.
Pengurusan Gerko - NI2003
4/13/2012 10:18 PM 15

Senarai semak tugas bilik mesyuarat

Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi bilangan peserta yang ramai.
Pengurusan Gerko - NI2003
4/13/2012 10:18 PM 16

Senarai semak tugas bilik mesyuarat

Sesuai bagi peserta ramai dan perlukan kawalan lebih ke atas ahli ahli
Pengurusan Gerko - NI2003
4/13/2012 10:18 PM 17

Susun Atur Tempat Mesyuarat

Sesuai apabila bilangan ahli terlalu ramai. Contohnya,mesyuarat Agung tahunan.

Pengurusan Gerko - NI2003
4/13/2012 10:18 PM 18

Senarai semak tugas bilik mesyuarat

Bilik mesyuarat Kerusi , meja mencukupi Lampu boleh digunakan Kipas , alat pendingin Papan putih,pen,pemadam, LCD, skrin putih Alat pembesar suara,perakam
Pengurusan Gerko - NI2003
4/13/2012 10:18 PM

19

senarai semak tugas bilik mesyuarat

Gelas,minuman,air,jag, gula gula,kertas kosong. Pensel,ball pen,kertas tulis, fail dan bahan bahan jika ada.

Pengurusan Gerko - NI2003

4/13/2012 10:18 PM

20

Persediaan semasa mesyuarat

Minit mesyuarat lalu Peraturan peraturan mesyuarat Dokumen dokumen yang diperlukan Alatan alatan lain yang diperlukan

Pengurusan Gerko - NI2003

4/13/2012 10:18 PM

21

Mesyuarat yang tidak berkesan

6D 6D

DATANG

DUDUK

DENGAR

DIAM

DENGKUR

DUIT

Pengurusan Gerko - NI2003

4/13/2012 10:18 PM

22

Mesyuarat Berkesan
Objektif tercapai Agenda yang jelas Pengerusi dan setiausaha berkualiti dan berkesan Pengurusan masa yang baik Kemudahan fizikal yang selesa Ahli yang mempunyai kepakaran Perbincangan secara positif Minit Mesyuarat yang tepat Tindakan susulan dilaksanakan
Pengurusan Gerko - NI2003
4/13/2012 10:18 PM 23

Bahan Rujukan
Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994), Pengurusan Kokurikulum, Kuala Lumpur: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd. Kementerian Pendidikan Malaysia. ( 1990 ). Buku Panduan Gerak Kerja Kokurikulum Sekolah Rendah. Kuala Lumpur: Pusat Perkembangan Kurikulum dan Dewan Bahasa dan Pustaka Jabatan Perdana Menteri, (1991). Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan. Kuala Lumpur:
Pengurusan Gerko - NI2003
4/13/2012 10:18 PM 24

Rumusan
Pengurusan mesyuarat yang berkesan membantu pelaksanaan aktiviti yang lebih teratur Setiap ahli perlu memahami tanggung jawab masing-masing Mesyuarat dilaksanakan dalam situasi kekeluargaan
Pengurusan Gerko - NI2003
4/13/2012 10:18 PM

25