1 ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS USANDO ACCESS 2000

Unidad 4

Pgina 1 - Formularios Pgina 2 - Ordenar y filtrar Registros Pgina 3 - Consultas Pgina 4 - Informe

Unidad 4 - Formularios, Consultas e Informes. Formularios

Formulario Al llegar a este punto usted ya est familiarizado con el procedimiento de introducir datos en una tabla directamente a travs de la hoja de datos, pero existe una manera ms rpida y fcil a travs de los formularios. Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar registros de una tabla o consulta. Crear Formularios. Para familiarizarnos con la creacin de formularios, crearemos uno para la introduccin de datos de la tabla Empleados. Para realizar esta operacin debemos seleccionar, la tabla a la cual vamos a crearle el formulario, para nuestro caso la tabla Empleados, despus haga clic sobre el botn Nuevo objeto: Autoformulario de la barra de herramientas (En este botn hay una lista de opciones en el botn desplegable, pero solo con hacer clic toma Autoformulario por default). La manera como muestra la grfica es como quedara nuestro formulario.

Haga clic sobre el botn nuevo registro, en la parte inferior de la ventana del formulario para moverse a

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un registro nuevo. Una vez haya digitado la informacin, cierre el formulario haciendo clic sobre el botn cerrar, en la esquina superior derecha de la ventana, gurdelo con el nombre que desee (para nuestro caso Empleados). Asistente Para Formularios. Para crear un formulario , utilizando el asistente, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a crear. Hacer clic sobre el objeto Formulario que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. Hacer clic sobre la opcin Crear un formulario utilizando el asistente de la ventana de la base de datos. O hacer clic sobre el botn Nuevo de la ventana de la base de datos. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: Seleccionar Asistente para formularios. Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qu tabla queremos realizar el formulario. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Debemos especificar los campos que aparecern en el formulario utilizando los siguientes botones: para aadir el campo seleccionado al formulario. para aadir todos los campos al formulario. para quitar el campo seleccionado de la lista de campos del formulario de la derecha. para quitar todos los campos de la lista de campos del formulario. Si queremos realizar un formulario a partir de los datos de ms de una tabla, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadro Tablas/Consultas, elegir la tabla correspondiente y con la segunda tabla Hacer clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente.

Elegir la distribucin del formulario. Las distribuciones ms utilizadas son la de Columnas y Justificado, ya que las dems se parecen mucho al aspecto de tablas. Pulsando en cada opcin que aparece a la izquierda el aspecto que tendr el formulario. Hacer clic sobre el botn Siguiente.

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Elegir el estilo del formulario. Pulsando sobre cada estilo de la lista aparece a la izquierda el aspecto que tendr el formulario. Hacer clic sobre el botn Siguiente.

Escribir el nombre que le queremos dar al formulario. Para nuestro caso el sugerido por Access es conveniente. Hacer clic sobre el botn Finalizar. Por ltimo aparecer el formulario creado preparado para la edicin de registros.

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Formulario finalizado con las caractersticas que le hemos colocado a travs de nuestra navegacin con el asistente para formularios.

Desplazamiento a travs de los registros de un formulario Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de Registros:

En primer lugar, observando la barra nos indicar en qu registros estamos situados y el nmero total de registros de la tabla. En el recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual . Al final donde pone de 1 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es uno Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin: para ir al primer registro de la tabla. para ir al registro anterior de la tabla. para ir al registro posterior de la tabla. para ir al ltimo registro de la tabla. para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla. Podemos ir tambin directamente a un nmero de registro determinado de la siguiente forma: 1 Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual. 2 Escribir el nmero del registro al cual queremos ir. 3 Pulsar INTRO.

Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas, FLECHA IZQUIERDA, FLECHA DERECHA , FLECHA ARRIBA y FLECHA ABAJO del teclado

PERSONALIZAR FORMULARIOS
Aunque haya creado un formulario supongamos que quiere modificar la apariencia de este y la forma como opera, una vez hechos los cambios pertinentes no olvide pulsar el botn guardar para salvar los cambios realizados. Haga clic sobre el botn Vista de Diseo en la Barra Herramientas.

Iconos de Utilidad de La Caja de Herramientas Seleccionar objetos: Permite seleccionar objetos en formularios e informes. Asistente para controles: Activa o desactiva los asistentes para controles

Etiqueta: Crea una etiqueta para presentar texto descriptivo. Cuadro de Texto: Crea un cuadro para presentar o modificar datos. Grupo de Opciones: Crea un grupo de controles que permiten una eleccin. Botn de Alternar: Crea un botn que indica un valor verdadero al estar presionado. Botn opcin: Crea un botn de eleccin nica. Casilla de verificacin: Crea una casilla para indicar un valor Verdadero o Falso. Cuadro combinado: Crea un cuadro para modificar datos o elegir un valor de una lista. Cuadro de lista: Crea una lista de valores. Botn de comando: Crea un botn para invocar una funcin de Visual Basic. Imagen: Crea un marco para presentar una imagen esttica. Marco de objeto independiente: Crea un marco para presentar un objeto OLE Marco de objeto dependiente: Crea un marco para presentar un objeto OLE de Base De Datos. Salto de pgina: Marca el comienzo de una nueva pgina. Control ficha: Simula varias pestaas para formularios permite ordenar los objetos en un formulario. Subformulario / Subinforme: Crea marco para presentar un informe incrustado. Lnea: Permite dibujar lneas. Rectngulo: permite dibujar rectngulos. Mas controles: permite tener controles personalizados.

Unidad 4 - Formularios, Consultas e Informes Ordenar y Filtrar Registros

ORDENAR REGISTROS Access permite ordenar los registros de una tabla (o un Formulario), en un orden distinto al inicialmente presentado. Las tablas pueden ser ordenadas por mas de un campo a la vez, para ello se deben seleccionar las columnas que se van a ordenar, las cuales deben ser adyacentes, si es necesario se debe cambiar el orden de las columnas en la tabla.

Para ordenar los registros de una tabla se debe: Abrir la tabla en modo presentacin hoja de datos. Seleccionar el campo o los campos por los cuales se debe ordenar, del men registros, seleccionar Ordenar y luego Ordenar Ascendente o Descendente.

Filtrar Registros Cuando se desea ver ciertos registros de una tabla (o de un formulario) y ala vez estos se quieren ver ordenados, lo mejor seria utilizar un filtro o una consulta. Crear y aplicar un filtro Abrir la tabla en modo presentacin hoja de datos Del men registros, elegir la opcin filtro, luego filtro u orden avanzado

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Con clic sostenido, arrastrar los campos sobre los que se desea especificar algn criterio o establecer algn ordenamiento, hasta la fila campo de la cuadricula situada en parte inferior de la ventana.

Especificar el criterio, orden o ambos, en las lneas debajo de los campos situados en el filtro. Eliminar un filtro Del men registros elegir Quitar filtro u orden Uso de expresiones en los criterios Se deben utilizar expresiones para especificar criterios. Una expresin es una combinacin de operadores (=, <,>,>=, <=, <>) y valores nmeros o texto, para poder seleccionar los registros que se deben ver despus de aplicar un filtro. En este cuadro se vern algunos ejemplos de expresiones, las comillas y los smbolos de (#) no es necesario escribirlos ya que Microsoft Access los agrega de forma automtica.

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Ejemplo de expresiones en los criterios

EXPRESION Barranquilla <K >=D Como S* 14000 <> 0 >#1/7/1999 Entre #22/6/2000 y #28/9/2000 Como */*/2000 Barranquilla o Bogot Nulo

ACCESS MOSTRAR LOS REGISTROS El Valor sea Barranquilla El valor en el campo empiece por letras de A a la J El valor en el campo empiece por letras de D a la Z El apellido empiece por la letra S El valor sea 14000 Diferente de cero La fecha sea mayor al 1 de Julio de 1999 La fecha este entre Junio 22 de 2000 y septiembre 28 de 2000 La fecha se a cualquier dia del ao 2000 El valor sea la ciudad de Barranquilla o de Bogot No haya ningn valor almacenado en el campo.

Unidad 4 - Formularios, Consultas e Informes Consultas

CONSULTAS Las consultas son mas complejas que los filtros pero al mismo tiempo constituyen la forma mas flexible de efectuar bsquedas en las Bases de Datos. Access proporciona dos tipos de consultas las de seleccin que pueden encontrar y extractar informacin y las consultas de accin que pueden actualizar o eliminar registros. Las consultas muestran aquellos datos de una tabla que cumplen unos criterios especificados. Consultas de seleccin: Son las consultas que extraen o nos muestran nicamente los datos que le especificamos. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos. Estas son las consultas ms se utilizadas. Consultas de accin: Son consultas que realizan cambios a los registros en una sola operacin. Existen varios tipos de consultas de accin, de actualizacin, de eliminacin, de datos anexados y de creacin de tablas. Es decir realizan cambios en los registros. Seleccionar campos especficos: Para crear la consulta sobre cada empleado y su salario por cargo, siga los siguientes pasos:

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1. Haga clic en la Barra de men en la opcin Insertar, Consulta a continuacin aparecer el asistente Nueva consulta .

2. Haga clic sobre el asistente para consultas sencillas y luego, haga clic sobre el botn aceptar

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3. Seleccione tabla: Empleados en el cuadro Tablas/Consultas, escoja el Nombres de empleados en la lista campos disponibles, y luego haga clic sobre le botn > para mover dicho campo al cuadro campos seleccionados. Repita este paso para salarios x cargo y luego haga clic sobre el botn siguiente.

4. En el siguiente cuadro de dialogo colquele un nombre a la consulta, para nuestro caso Valor Nomina

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5. Access ejecuta la consulta y muestra la ventana de consulta con los resultados de operacin.

CONSULTA CON SELECCIN DE REGISTROS ESPECIFICOS Hasta aqu ya usted ha logrado identificar la seleccin de los campos de una tabla, ahora aprenderemos a seleccionar los campos de un determinado grupo de registros. En el ejemplo dado por nosotros, queremos identificar los empleados con su cdigo laboral, Nombres y Apellidos. 1. En la ventana Base de Datos escoja el men Objetos escoja la opcin consultas, en la lista de consultas haga doble clic sobre crear una consulta en vista de diseo, para seleccionar la tabla en la cual quiere trabajar 2. En la pestaa tabla escoja Empleados, haga clic sobre el botn agregar y luego sobre el botn cerrar.

3. En la mitad superior de la ventana, en el cuadro Empleados muestra la lista de los campos de la tabla Empleados. El asterisco ( * ), al comienzo de la lista representa todos los campos. En la mitad inferior se encuentra la cuadricula de diseo, en el cual puede construir visualmente la consulta. 4. En el cuadro de Empleados, haga doble clic sobre el campo de Nombre de Empleados para que Access lo incluya en el resultado de la consulta. Lo transfiere al campo Empleado a la primera columna de la fila del campo de la cuadricula de diseo, tambin identifica la tabla de donde proviene dicho campo en la fila, y muestra un visto bueno en la casilla de verificacin situado en la fila Mostrar para indicar cada uno de los campos que aparecern en la hoja de datos de consulta. Para insertar una segunda condicin de campo haga doble clic sobre apellidos, en el cuadro Empleados y as quedara en la segunda columna de la cuadricula y as sucesivamente para agregar mas campos, si hace doble clic sobre el campo equivocado, vasta presionar la tecla (SUPR) entonces quedara eliminada.

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Revise que las casillas en la fila a Mostar se encuentren activas, haga clic sobre el botn ejecutar en la barra de herramientas, lo reconocer fcilmente ya que es similar a un signo de admiracin.

Modificar consultas
Haga clic sobre el botn vista, en la barra de herramientas, para cambiar a Vista de Diseo de la consulta antes creada Haga clic sobre la fila criterios de id del cargo y escriba 14

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Comodines en consultas Uso Reemplaza una cadena de caracteres Ejemplo

Nombre de comodn * Asterisco

? Interrogacin

C* el carcter comodn debe buscar un nombre que empiece por la letra C seguida de cualquier numero de caracteres Reemplaza un solo carcter Mar?a el resultado puede ser el nombre Marta o Maria

Operadores matemticos Nombre del operador = (igual) < (menor que) > (mayor que) < = (menor o igual a) Uso Ejemplo El valor a buscar debe ser igual = 25 el valor debe ser igual a al indicado en el criterio 25. El valor a buscar debe ser < 25 el valor debe ser menor a menor al indicado en el criterio 25 El valor a buscar debe ser > 25 el valor debe ser mayor a mayor al indicado en el criterio 25 El valor a buscar debe ser < = 25 el valor debe ser menor menor o igual al indicado en el o igual a 25 criterio El valor a buscar debe ser > = 25 el valor debe ser mayor mayor o igual al indicado en el o igual a 25 criterio El valor a buscar debe ser <> 25 el valor debe ser diferente al indicado en el diferente a 25 criterio

> = (mayor o igual a)

<> ( diferente a)

Operadores lgicos Nombre del operador Uso Las dos condiciones deben ser verdaderas Ejemplo

Y AND O OR NO NOT

>1980 Y <1990 da como resultado una fecha entre 1980 y 1990 Una de las dos condiciones =19 OR =20 da como resultado debe ser verdadera el valor 20 o 19 Se usa para identificar los NOT 14 muestra los resultados registros que no cumplen un de cdigos diferente a 14 determinado criterio

Consultas de accin. Las consultas de eliminacin son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen los criterios especificados por el usuario. Consulta de Eliminacin. Para crear una consulta de eliminacin:

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1 Estar situado en la ventana de diseo de la consulta. 2 Hacer clic sobre la flecha del botn eliminar consulta La ventana de diseo se modificar ligeramente: de la barra de herramientas.

Funciona igual que una consulta de seleccin, pero aqu solamente pondremos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda aunque se borrarn los registros enteros. Han desaparecido la fila Orden y Mostrar por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Eliminar que no hace falta utilizar, se asignar el valor directamente al especificar el campo de bsqueda. Tengamos muy en cuenta que si no indicamos un criterio de bsqueda, se eliminarn todos los registros de la tabla. Cuando ejecutamos una consulta de eliminacin Microsoft Access avisa que los registros sern borrados Consultas de datos anexados. Para crear una consulta de tipo de datos anexados: 1 Estar situado en la ventana de diseo de la consulta. 2 Hacer clic sobre la flecha del botn Anexar consulta Aparecer el siguiente cuadro de dialogo: de la barra de herramientas.

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3. Hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadro Nombre de la tabla. 4. Elegir la tabla a la que vamos a aadir los registros. 5. Hacer clic sobre el botn Aceptar. La ventana de diseo se modificar ligeramente.

Funciona igual que una consulta de seleccin. Ha desaparecido la fila Mostrar por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Anexar a que no hace falta utilizar, se asignar directamente el nombre de la tabla donde vamos a aadir los registros. Cuando ejecutamos una consulta de datos anexados Microsoft Accees avisa de la modificacin que va a realizar. Consultas de actualizacin. Las consultas de actualizacin son consultas que modifican de una tabla los registros que cumplen los criterios especificados.

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Para crear una consulta de actualizacin: 1 Estar situado en la ventana de diseo de la consulta. 2 Hacer clic sobre la flecha del botn actualizar consulta La ventana de diseo se modificar ligeramente: de la barra de herramientas.

Funciona igual que una consulta de seleccin, pero aqu solamente pondremos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y los campos que se quieren actualizar. Desaparecen la fila Orden y Mostrar por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Actualizar donde tendremos que escribir el nuevo valor a dejar en el campo de la columna. Cuando ejecutamos una consulta de actualizacin Microsoft Access avisa la realizacin de la modificacin. Consultas de creacin de tabla. Las consultas de creacin de tabla son consultas que crean una nueva tabla a partir de registros de otra tabla. Para crear una consulta de creacin de tabla: 1 Estar situado en la ventana de diseo de la consulta. 2 Hacer clic sobre la flecha del botn Tipo de consulta creacin de tabla herramientas. aparecer el siguiente cuadro de dilogo: de la barra de

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3 Escribir en el recuadro Nombre de a tabla el nombre de la nueva tabla. 4 Hacer clic sobre el botn Aceptar. La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin y funciona igual. Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin. Tambin avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.

Unidad 4 - Formularios, Consultas e Informes Informes

INFORMES Es la forma efectiva de presentacin de los datos, en un informe es posible presentar la informacin deseada ya que tiene control sobre la presentacin del mismo y de los datos que los componen. En un informe, es posible incluir entre otras caractersticas: logotipos, clculos totales y subtotales, presentacin de los datos agrupados por categoras y etiqueta del correo o en impresin. CREACIN DE INFORMES Para familiarizarnos con la creacin de informes, crearemos uno para la introduccin de datos de la tabla Empleados.Para realizar esta operacin debemos seleccionar, la tabla a la cual vamos a crearle el informe, para nuestro caso la tabla Empleados, despus haga clic sobre el botn Nuevo objeto: Autoinforme de herramientas (En este botn hay una lista de opciones en el botn desplegable). de la barra

Para ver la prxima pgina del informe haga clic sobre el botn pagina siguiente a la derecha de cuadro pagina especifica, en la esquina inferior izquierda. Haga clic sobre el botn cerrar de la ventana del informe y determine usted si lo guarda o no.

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Asistente para creacin de informes 1. En la ventana Base de Datos , haga clic sobre la opcin crear un informe usando el asistente aparecer el siguiente cuadro

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2. Seleccione campos. Debemos especificar los campos que aparecern en el informe utilizando los siguientes botones: para aadir el campo seleccionado al informe. para aadir todos los campos al informe. para quitar el campo seleccionado de la lista de campos del informe de la derecha. para quitar todos los campos de la lista de campos del informe. Si queremos realizar un informe a partir de los datos de ms de una tabla, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadro Tablas/Consultas , elegir la tabla correspondiente y con la segunda tabla Hacer clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 3. Para especificar un nivel de agrupamiento debe definir uno o mas campos como base para la organizacin y ordenamiento del informe , seleccione el id del cargo y haga clic sobre el botn >. La vista preliminar a la derecha muestra que el informe estar agrupado por id del cargo.

Seleccione nombre y haga clic sobre el botn > y le da al botn siguiente. Access pregunta si quiere el resto de los campos en algn orden particular, esta tabla es muy pequea para aprovechar esta opcin, pero las bases de datos grandes puede hacer clic sobre las flechas descendentes al lado derecho de los cuadros y seleccionar los campos pertinentes, para el caso de nuestro ejemplo

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4. Seleccione las diferentes opciones y vea como cambia la disposicin del informe en el cuadro de vista preliminar a izquierda terminada la exploracin, escoja el esquema 2 como la opcin de distribucin y vertical como la opcin de orientacin. Luego haga clic sobre el botn siguiente para pasar al prximo cuadro de dialogo

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5. Ensaye los diferentes estilos, cuando los haya visto todos seleccione corporativa y a continuacin haga clic sobre el boto siguiente.

7. Access sugiere Empleados como titulo del informe. Acepte este nombre, y deje seleccionada la opcin vista previa del informe y haga clic sobre el botn finalizar para ver el informe. L a vista preliminar muestra una grfica similar al que aparece a la derecha de su monitor.

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Modificar estructura del informe

En Access es posible personalizar un informe, agregando campos, cambiando la apariencia y el formato, el texto de las etiquetas o la fuente de datos, al igual que el orden o agrupamiento entre otras opciones. La informacin de un informe puede provenir de una tabla de una consulta o de una instruccin SQL. Esta informacin son los datos. El resto de informacin se almacena en el diseo del informe (ttulos, encabezados de columnas y resultados de expresiones. El vinculo entre un informe y su origen se basa en objetos grficos llamados controles que son cuadros de texto que muestran nombres y nmeros, etiquetas con ttulos y lneas de datos que organizan grficamente la informacin y hacen mas atractivos los informes. Pasos para modificar el diseo del informe Estando en la ventana Base de Datos hacer clic sobre el informe que deseamos modificar y cmbielo a vista de Diseo Haga clic sobre el botn maximizar, en la ventana del informe para ver la venta tal y como se muestra a continuacin

Ahora trate el informe similar a como lo hara con un formulario ya que las herramientas son las mismas, y las propiedades pueden ser modificadas.

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Cuadro de Herramientas

Propiedades Estas opciones se utilizan para realizar cambios a los objetos.

Imprimir Informe Para imprimir un informe desde la pantalla de diseo vasta con seleccionar en el men archivo la opcin imprimir o hacer clic en el icono Desde la presentacin preliminar imprimir imprimir.

es posible imprimir haciendo clic en el icono

Si nos interesa imprimir o utilizando otra ruta podemos: 1. Ir al men Archivo. 2. Elegir la opcin Imprimir...