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Ficha tcnica
Reservados todos os direitos patrimoniais e de reproduo Fundao Bradesco Homepage: www.fb.org.br AUTORIA Fundao Bradesco COLABORADORES Departamento Escola Virtual - Fundao Bradesco PROJETO GRFICO E REVISO Setor Gerao de Recursos Didticos PUBLICAO: 2010

APRESENTAO

Esta apostila compe o material didtico dos cursos de Informtica referentes ao Pacote Office 2007, composto pelos aplicativos Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook e Internet.

Na sequncia, apresentamos definies, orientaes tcnicas, procedimentos e exerccios prticos, fundamentais para qualificar profissionalmente jovens e adultos, para que possam ter autonomia no uso da ferramenta, dominar as competncias exigidas pelo mercado de trabalho e, assim, favorecer sua empregabilidade em qualquer rea ocupacional.

Lembramos que as profundas transformaes ocorridas no mundo do trabalho, a velocidade da informao, a comunicao, a globalizao, a difuso de novas tecnologias e de novas formas de organizao do trabalho so alguns exemplos das mudanas que vm exigindo dos trabalhadores o desenvolvimento de novas competncias frente s profisses.

Diante desse contexto, a informtica parte fundamental dessa transformao, visto que est presente em todos os setores da sociedade: no comrcio, na indstria, na sade, na educao etc.

Enfim, as informaes aqui apresentadas serviro para alicerar a base do conhecimento requerida para a construo das competncias e habilidades propostas na qualificao de Operador de Microcomputador.

SUMRIO
1. CONCEITOS E TERMINOLOGIAS ..............................................................................11 1.1 Dado .............................................................................................................11 1.2 Informao ....................................................................................................11 1.3 Campo ...........................................................................................................11 1.4 Registro .........................................................................................................11 1.5 Tabela............................................................................................................11 1.6 Banco de dados ..............................................................................................11 1.7 Relacionamento entre tabelas ..........................................................................12 1.8 SGBDR ...........................................................................................................12 1.9 Planejamento do banco de dados ....................................................................12 1.10 Modelagem de dados ....................................................................................12 2. ACESSANDO O ACCESS ...........................................................................................14 3. CRIANDO UM BANCO DE DADOS.............................................................................16 3.1 Objetos do banco de dados .............................................................................17 4. EXPLORANDO A JANELA DO ACCESS .......................................................................18 5. COMO OBTER AJUDA? ............................................................................................22 6. CONHECENDO O MENU DO ACCESS ........................................................................25 7. DETALHANDO A FAIXA DE OPES .........................................................................31 8. ABRINDO UM BANCO DE DADOS .............................................................................33 9. CRIANDO UMA TABELA ...........................................................................................33 9.1 Criando campos ..............................................................................................35 9.2 Movendo campos ............................................................................................37 9.3 Excluindo campos ...........................................................................................37 9.4 Conhecendo a estrutura dos campos ................................................................38 9.4.1 Tipos de campo ....................................................................................40 9.4.2 Propriedade dos campos ........................................................................41 10. CHAVE PRIMRIA .................................................................................................55 10.1 Criando uma chave primria ..........................................................................55 10.2 Visualizando e editando ndices ......................................................................56 11. EDITANDO REGISTROS .........................................................................................57 11.1 Inserindo registros ........................................................................................57 11.1.1 Inserindo dados em campos tipo Objeto OLE ........................................58 11.1.2 Inserindo dados em campos do tipo Anexo ...........................................59 11.2 Alterando registros ........................................................................................61

11.3 Excluindo registros ........................................................................................61 11.4 Classificando registros ...................................................................................63 11.5 Filtrando (selecionando) registros...................................................................63 11.5.1 Principais cdigos que auxiliam na seleo ............................................64 11.5.2 Removendo o filtro ..............................................................................65 12. ALTERANDO A VISUALIZAO DA TABELA .............................................................65 12.1 Alterando a largura dos campos .....................................................................68 12.2 Alterando a altura das linhas..........................................................................69 13. RELACIONAMENTO ENTRE TABELAS ......................................................................69 13.1 Definindo um relacionamento ........................................................................70 13.2 Visualizando relacionamentos ........................................................................73 13.3 Editando um relacionamento .........................................................................74 13.4 Excluindo um relacionamento ........................................................................74 13.5 Adicionando uma tabela na janela de relacionamentos ....................................75 13.6 Excluindo uma tabela na janela de relacionamentos ........................................75 13.7 Restries quanto aos relacionamentos ..........................................................76 14. CONSULTAS .........................................................................................................76 14.1 Tipos de consultas ........................................................................................76 14.2 Criando uma consulta....................................................................................77 14.2.1 Utilizando a consulta para acessar dados de tabelas relacionadas ...........79 14.3 Editando a consulta.......................................................................................81 14.3.1 Selecionando campos na consulta ........................................................82 14.3.2 Movendo campos ................................................................................83 14.3.3 Excluindo campos................................................................................84 14.4 Classificando registros ...................................................................................84 14.5 Definindo critrios .........................................................................................85 14.5.1 O construtor de critrios ......................................................................89 14.6 Utilizando parmetros de seleo ...................................................................90 14.7 Efetuando clculos em consultas ....................................................................91 14.7.1 Criando um campo de clculo ...............................................................91 14.7.2 Utilizando funes para calcular valores.................................................93 14.8 Consulta de criao de tabela ........................................................................95 14.9 Consulta de atualizao dados .......................................................................97 14.9.1 Utilizando parmetros para atualizar registros .......................................98 14.10 Consulta de insero de dados ................................................................... 100 14.11 Consulta de excluso de registro ................................................................ 102 15. FORMULRIOS ...................................................................................................103 15.1 Vantagens dos formulrios: clareza e controle ............................................... 103 15.2 Criando formulrios ..................................................................................... 104 15.2.1 Criando formulrios com a ferramenta Formulrio................................ 104 15.2.2 Criando formulrios com a ferramenta Formulrio Dividido ................... 105 15.2.3 Criando formulrio com a ferramenta Vrios Itens ............................... 106

15.2.4 Criando formulrio com a ferramenta Formulrio em branco ................. 107 15.2.5 Criando formulrios com o Assistente de Formulrio ............................ 109 15.3 Modos de edio de um formulrio............................................................... 113 15.4. Editando um formulrio no modo Layout ..................................................... 114 15.4.1 Selecionando campos ........................................................................115 15.4.2 Movendo campos ..............................................................................116 15.4.3 Redimensionando campos ..................................................................117 15.4.4 Utilizando a guia Formatar .................................................................118 15.4.5 Utilizando a guia Organizar ................................................................128 15.5 Editando um formulrio no modo Design ...................................................... 132 15.5.1 Utilizando a guia Design ....................................................................133 15.5.2 Utilizando a guia Organizar ................................................................161 16. RELATRIO ........................................................................................................163 16.1 Criando relatrios ....................................................................................... 163 16.1.1 Criando relatrios com a ferramenta Relatrio ..................................... 163 16.1.2 Criando relatrio com a ferramenta Relatrio em branco ...................... 166 16.1.3 Criando relatrios com o Assistente de Relatrio .................................. 166 16.1.4 Criando Etiquetas ..............................................................................172 17. TRABALHANDO COM MACROS .............................................................................175 17.1 Criando macros independentes .................................................................... 176 17.1.1 Executando uma macro .....................................................................178 17.2 Criando macros incorporadas ....................................................................... 178 17.3 Macros de grupo ......................................................................................... 180 17.4 Macro Autoexec .......................................................................................... 181 EXERCCIOS ............................................................................................................183 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS................................................................................200

INTRODUO

Seja bem-vindo ao Access 2007 Bsico!

O Access 2007 um sistema gerenciador de banco de dados relacional, constituindo uma poderosa ferramenta de auxlio execuo de trabalhos que envolvam processamento de informaes. Com ele, voc pode criar diversas aplicaes, como um pequeno controle de estoque, lista de livros, cadastro de clientes e registros de aulas entre outros.

O Access 2007 ajuda voc a acompanhar, reportar e compartilhar informaes de forma efetiva, em um ambiente gerencivel, a fim de possibilitar-lhe tomar sempre as melhores decises.

Nesta nova verso, o Access surge com uma nova interface. Nela, os tradicionais menus de opes desaparecem e do lugar a uma faixa de opes com diversas guias, em que podemos encontrar, mais facilmente, os comandos necessrios para executar as tarefas que nos propomos realizar.

1. Conceitos e terminologias
1.1. Dado
Dados so nmeros ou descries de objetos ou eventos que, isoladamente, no provocam nenhuma reao no leitor. (MATARAZZO, 1998, p.18). Por exemplo: 124.

1.2. Informao
Informao o produto da anlise dos dados existentes, devidamente interpretados dentro de um contexto para permitir a tomada de decises de forma otimizada. (OLIVEIRA, 1993, p.36). Por exemplo: 124 encomendas foram entregues.

1.3. Campo
Local onde os dados sero inseridos. Por exemplo: NOME.

1.4. Registro
Conjunto de campos com informaes relacionadas. Por exemplo: NOME, ENDEREO, BAIRRO, CEP, UF.

1.5. Tabela
Conjunto de registros.

1.6. Banco de dados

Aplicativo que permite armazenar, recuperar e, principalmente, organizar o que existe de mais valioso para uma organizao: a informao.

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1.7. Relacionamento entre tabelas

a forma de unir duas ou mais tabelas por um campo em comum a elas. Dessa forma, podemos ter em um relatrio, por exemplo, dados das tabelas relacionadas.

1.8. SGBDR
Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados Relacional um aplicativo no qual todas as tabelas, ndices, consultas, relatrios e cdigos so armazenados num nico arquivo.

1.9. Planejamento do banco de dados

Antes de criar um banco de dados necessrio realizar um estudo sobre o tipo de dados que voc precisar armazenar para obter as informaes adequadas, ou seja, que lhe sero teis. O planejamento primordial para que se garanta que dados no faltaro ou sero repetidos, que as tabelas e campos que armazenaro os dados sejam definidos corretamente, entre outros.

1.10. Modelagem de dados

Modelagem de dados a maneira de organizar os dados, estruturando corretamente todos os objetos (tabelas, consultas, relatrios etc.) que sero utilizados, garantindo: Extrao correta das informaes Ganho de produtividade durante o desenvolvimento da aplicao Consultas e relatrios executados mais rapidamente Manuteno mais simples e de menor custo

A modelagem composta pelas seguintes etapas:

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 Definio da finalidade do banco de dados Nesta etapa, devero ser listadas todas as informaes necessrias para a confeco do banco de dados. Todas as pessoas que utilizaro o banco de dados devero ser consultadas. interessante reunir todos os formulrios, planilhas e demais documentos que so utilizados atualmente para registrar as informaes que sero obtidas atravs do banco de dados.

Definio das tabelas e respectivos campos Para definir que tabelas devero ser criadas, rena todos os tipos de informaes de que voc necessitar e divida os itens em tpicos principais, como Clientes, Contas a Receber, Pedidos. Cada tpico torna-se uma tabela. importante esboar a estrutura de cada tabela com os devidos campos, ainda que no papel. Dessa forma, podero ser visualizadas informaes em duplicidade, lembrando que as informaes devero constar de apenas uma tabela. Por exemplo, a tabela Clientes pode incluir campos como nome, sobrenome, email, telefone de contato etc., informaes essas que no precisam constar da planilha Pedidos.

Identificao dos campos de chave primria Chamamos de chave primria um campo que contm um valor exclusivo e que servir de ligao entre tabelas.

Definio dos relacionamentos entre as tabelas importante observar cada uma das tabelas que se tiver em mos para definir como os dados devero relacionar-se entre elas. Por exemplo, as tabelas Clientes e Pedidos podero ser relacionadas pelo campochave CPF/CNPJ, pois seu contedo nunca ser o mesmo para dois clientes. Dessa forma, temos a garantia de emitir uma nota fiscal (relatrio) com os dados corretos, mesmo com cada campo pertencendo a uma das tabelas.

Reviso da estrutura das tabelas Aps a criao das tabelas, no se esquea de verificar se:

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 H informaes duplicadas (dados redundantes) que consomem espao e aumentam a possibilidade de erro. H colunas desnecessrias. Todos os itens de informaes foram quebrados em partes teis menores, por exemplo, uma coluna para Nome e outra para Sobrenome. Os campos esto relacionados com a tabela. Quando um campo no contm informaes sobre o tpico da tabela porque pertence a uma tabela diferente.

2. Acessando o Access
H vrias formas de acessar o Access. A mais utilizada clicar no boto Iniciar, Todos os programas, Microsoft Office, Microsoft Office Access 2007 (figura 1).

Figura 1

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Logo que acessamos o Access, a tela de Introduo ao Microsoft Office Access exibida, como ilustra a figura 2.

Figura 2

Nessa pgina, voc tem as seguintes opes: 1 Selecionar uma categoria de modelo de banco de dados. 2 Visualizar contedos de acordo com o modelo selecionado. Na figura 2, o modelo selecionado Recurso e, alm da opo para criar um Novo Banco de Dados em Branco, so visualizados itens referentes a informaes sobre o Access. 3 Permitir abrir um banco de dados utilizado recentemente ou procur-lo em outras . pastas ao clicar no boto Mais

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3. Criando um banco de dados

Criaremos um banco de dados em branco para utiliz-lo como exemplo. Para isso, inicie o Access a partir do menu Iniciar e, na pgina Introduo ao Microsoft Office Access, siga os passos abaixo:

Figura 3

1 Selecione o item Recurso na guia Categorias de Modelo. 2 Clique em Banco de Dados em Branco. 3 Na caixa Nome do Arquivo, digite o nome desejado: EXEMPLO. 4 Para selecionar a pasta ou disco em que o arquivo deve ser gravado, clique no . boto Procurar 5 Uma vez definido o local desejado, clique em Criar.

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Ateno! Voc deve ter observado que o Access sugeriu como nome do banco de dados Banco de Dados1.accdb. Todo arquivo criado pelo Access ter essa extenso. O arquivo que acabamos de criar recebeu o nome de EXEMPLO.accdb.

Assim que um banco de dados criado, abre-se uma tabela onde os dados so editados. Confira na imagem abaixo:

Figura 4

3.1. Objetos do banco de dados

Internamente, cada banco de dados possui 6 objetos (estruturas), em que os diversos tipos de informaes so manipulados. Esses objetos so os seguintes: Tabelas Local onde os dados so armazenados. O banco de dados pode ter inmeras tabelas e, cada uma delas tem caractersticas prprias, em virtude das informaes que armazena. Consulta considerado o objeto mais importante, pois nele que se podem selecionar dados, realizar clculos e mesclar dados de tabelas diferentes entre outras funes. 17

 Formulrio Utilizado para apresentao ou digitao dos dados, tanto das tabelas como das consultas, por meio de um layout de acordo com a preferncia do usurio. Relatrio Utilizado para impresso dos dados. Nesse objeto, tambm se podem obter totais e subtotais. Macro Cria uma lista de aes que o Access executa automaticamente.

Como a tabela o principal objeto do Access ao criar um banco de dados ela gerada automaticamente vamos considerar que a janela visualizada na figura 4 seja a principal. E, antes de nos aprofundarmos na estrutura do banco de dados, vamos identificar cada parte dessa janela, alm de dar um passeio pelos menus do Access.

4. Explorando a janela do Access

Figura 5

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Menu Clicando sobre o Boto Office, no canto superior esquerdo da janela do Access, aparecero funes, como Salvar, Imprimir, Fechar etc., que so as principais aes desse aplicativo (figura 6).

Figura 6

Do lado direito do Boto Office , voc poder personalizar a Barra de Ferramentas de Acesso Rpido (figura 7) e adicionar a ela os comandos mais utilizados, para que fiquem sempre disponveis. Para isso, clique na Caixa de listagem (lista de opes disponveis) . E para ativar ou desativar um comando, basta clicar sobre ele.

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Boto Office

Barra de ferramentas de acesso rpido

Figura 7

Barra de Ttulo Mostra o nome do banco de dados que est aberto (figura 8).

Figura 8

Boto Ajuda computador).

Acessa a ajuda do Office Online ou a local (salva no

Controles da Janela Controles para Minimizar (aparece na barra de tarefas), Maximizar (fica do tamanho da tela), Restaurar (pode ser redimensionada conforme necessidade) e Fechar (fecha a janela). Voc poder utiliz-los para o Access ou para cada pasta aberta (figura 9A). Temos tambm o boto Fechar para cada objeto ativo (figura 9B).

Figura 9A

Figura 9B

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Guia do objeto ativo A cada objeto ativo (tabela, formulrio, consulta etc.), ser exibida uma guia de ferramentas equivalente (figura 10).

Figura 10

Faixa de Opes Local onde esto os principais comandos do Access, separados por guias: Incio, Criar, Dados Externos e Ferramentas de Banco de Dados. Dependendo do objeto ativado, outras guias sero visualizadas (figura 11).

Figura 11

Barra de status Localizada na margem esquerda inferior, mostra informaes sobre o banco de dados (figura 12).

Figura 12

Barra de status do objeto ativo Mostra informaes sobre o objeto ativo (figura 13).

Figura 13

Modos de exibio As opes de exibio so encontradas direita da Barra de status e permitem alterar a visualizao do objeto ativo. So as seguintes:
Objeto Funo Exibir os dados como se fosse uma planilha, ou seja, Folha de Dados por meio de campos e linhas. Fornecer uma exibio mais detalhada da estrutura Design do objeto formulrio.

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Painel de navegao Permite a navegao entre os objetos criados (figura 14).

Figura 14

rea de edio do objeto ativo Permite a insero de dados na tabela, seleo de dados na consulta etc. Teclado numrico/Caps Lock Quando ativados, sero visualizados nessa rea.

5. Obtendo ajuda
Voc precisa de ajuda? s clicar no boto Ajuda , localizado no canto superior direito da janela do Access, ou pressionar a tecla F1. Abrir-se-, ento, uma janela, como mostra a imagem seguir (figura 15). Basta digitar o assunto e clicar em Pesquisar.

Figura 15

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Objeto

Funo Voltar ou avanar para outra pesquisa feita anteriormente. Parar uma pesquisa antes que ela seja completamente apresentada. Atualizar a pesquisa mostrando novos resultados, caso existam.

Voltar e Avanar

Parar

Atualizar

Voltar pgina inicial da janela de Ajuda. Pgina inicial Imprimir o contedo da rea de pesquisas. Imprimir Alterar o tamanho da fonte, que, por padro, mdio. Os tamanhos predefinidos so: mximo, maior, mdio, menor, mnimo.

Alterar tamanho da fonte

Mostrar ou exibir o sumrio dos tpicos de ajuda. Mostrar / Ocultar Sumrio Exibir a janela de ajuda por cima do documento utilizado (Manter Visvel). Ela ser oculta se voc alternar para outro aplicativo ou minimiz-la. A opo Nem Sempre Visvel abrir a janela na barra de tarefas do Windows. Permitir a digitao do assunto a ser pesquisado. Para efetuar a pesquisa, deve-se clicar no boto Pesquisar. Ao clicar na seta para abrir a lista de opes, possvel obter o seguinte: Pesquisar 1. Contedo do Office Online, que trar ajuda do site da Microsoft, ou seja, a mais atualizada. 2. Contedo deste computador, que abrir a ajuda instalada junto com o Pacote Office. Mostrar o contedo da janela Ajuda. Contedo pesquisado 23

Manter Visvel / Nem Sempre Visvel

Curiosidade! Quando voc abrir a janela de Ajuda, o Access tentar conectar-se automaticamente ao Office Online. Isso acontece, pois o contedo online mais completo e atualizado. Mas, se voc quiser usar o Contedo Ofine (instalado junto com o Office sem a necessidade de estar conectado internet), basta clicar no boto Conectado ao Office Online (figura 16) e na opo Mostre contedo apenas deste computador.

Figura 16

Vamos praticar! Exerccio 1

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6. Conhecendo o menu do Access

Ao clicar no Boto Office , encontraremos as seguintes funes (figura 17):

Figura 17

Novo Essa opo abre uma janela como a ilustrada na figura 18. Nela, voc pode escolher um modelo (layout) para o novo documento. O modelo padro Banco de Dados em Branco.

Figura 18

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Usando modelos prontos para criar banco de dados A seguir, vamos ver alguns modelos de banco de dados que podero facilitar o seu e, em seguida, trabalho (figuras 19 e 20). Para acess-los, clique no Boto Office no boto Novo. Aps selecionar o modelo desejado, basta clicar em Download.

Figura 19 Categoria Pessoa / Contatos

Figura 20 Categoria Negcios / Ativo

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Salvar Para salvar (gravar) um banco de dados, clique no Boto Office e, em seguida, em Salvar. Vale lembrar que o banco de dados salvo com as alteraes realizadas at o momento do procedimento de salvar, isto , tudo o que voc fizer aps isso no estar salvo, enquanto no clicar novamente em Salvar. O arquivo ter a extenso .accdb, inserida automaticamente pelo Access. Uma diferena que observamos em relao aos outros aplicativos do Office que o nome do arquivo definido no momento em que ele criado.

Dicas! Para facilitar a busca por arquivos, veja algumas dicas com relao nomeao deles: - Use palavras-chave que facilitem a memorizao. - Escreva as iniciais maisculas. - Evite preposies entre as palavras. - Evite acentos e cedilhas. - Insira datas, quando necessrio.

Exemplo: Se voc for salvar um banco de dados para controlar estoques, um bom nome seria Controle_Estoques.

Abrir Clique no Boto Office e observe, ao lado dos botes do menu, uma rea com o ttulo Documentos Recentes (figura 21). Nela, aparecero os ltimos documentos acessados.

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Figura 21

Ao clicar em Abrir, aparecer uma janela, para que voc procure o arquivo que deseja abrir. Ao localiz-lo, clique em Abrir (figura 22).

Figura 22

Salvar como Para salvar o banco de dados, clique no Boto Office Salvar. e, em seguida, em

Se for necessrio salvar o banco de dados com outro nome ou em outro local, clique no boto Salvar como, digite o nome desejado e/ou selecione o local desejado (HD, CD, pendrive etc.) e clique em Salvar (figura 23). Ao visualizar a tela, voc observar que o Access permite salvar o arquivo na verso atual (2007) e nas verses anteriores (2003 e 2000). Isso particularmente interessante, quando voc no sabe, por exemplo, que verso tem instalada o usurio que testar a funcionabilidade do banco de dados. possvel ainda gravar apenas o objeto atual como um novo objeto ou nos formatos .pdf (acessvel pelo Acrobat Reader) ou .xsp (acessvel em qualquer plataforma, por exemplo, Linux).

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Figura 23

Imprimir Clique no Boto Office e, em seguida, em Imprimir. Sero visualizadas trs opes, como mostra a figura 24:

Figura 24

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 A opo Imprimir abrir uma janela (figura 25) com configuraes que permitiro selecionar a impressora, pginas e registro a serem impressos, nmero de cpias etc

Figura 25

A opo Impresso Rpida imprime diretamente, sem nenhuma configurao. A opo Visualizar Impresso permite conferir como ficar seu documento (figura 26). Para voltar visualizao normal, clique no boto Fechar Visualizao de Impresso .

Figura 26

Fechar banco de dados Existem vrias formas de encerrar o Access: Clique no Boto Office Clique no Boto Office e no boto Fechar Banco de Dados. e em . 30 .

Clique no controle de janela Fechar

Caso alguma alterao em um dos objetos no tenha sido salva, aparecer a seguinte mensagem (figura 27):

Figura 27

7. Detalhando a faixa de opes

Como vimos anteriormente, a Faixa de Opes mostra os comandos mais utilizados agrupados por temas, para que voc no precise procur-los em vrios menus, facilitando assim o trabalho. H trs componentes bsicos da Faixa de Opes (figura 28). Convm saber como cada um se chama para compreender como utiliz-los.

Figura 28

1 Guias Cada uma representa uma rea de atividade e, em cada uma delas, os comandos so reunidos por grupos. Por exemplo, a guia Incio contm todos os comandos que voc utiliza com mais frequncia e os botes Recortar, Copiar e Colar esto no grupo rea de transferncia. 2 Grupos Cada guia tem vrios grupos que mostram os itens relacionados em conjunto. 3 Comandos Um comando um boto, uma caixa para inserir informaes ou um menu.

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Dica! A Faixa de Opes facilita a localizao de todas as funes. No entanto, voc pode querer trabalhar com seu documento em um espao maior. Para isso, voc pode ocult-la, dando um clique duplo na guia ativa. Para ver os comandos novamente, basta dar outro clique duplo em uma das guias.

Confira abaixo os grupos de cada uma das guias fixas: Incio Modos de exibio, rea de transferncia, Fonte, Rich Text, Registro, Classificar e Filtrar e Localizar. Inserir Tabelas, Formulrios, Relatrios e Outros. Dados Externos Importar, Exportar, Coletar Dados e Listas do SharePoint. Ferramentas de Banco de Dados Macro, Mostrar/Ocultar, Analisar, Mover Dados e Ferramentas do Banco de Dados. , chamada de Alguns grupos tm uma seta diagonal no canto inferior direito Iniciador de Caixa de Dilogo. Ao clicar nela, voc ver mais opes relacionadas a esse grupo. Por exemplo, ao clicar nessa seta do grupo Fonte, temos acesso a mais opes (figura 29).

Figura 29

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8. Abrindo um banco de dados

Clique no Boto Office documentos recentes. e selecione o banco de dados EXEMPLO na rea de

Sempre que um banco de dados aberto, por padro, o Access mostrar uma caixa de dilogo com um Alerta de Segurana, informando o seguinte: O Access desabilitou o contedo potencialmente prejudicial deste banco de dados. Caso voc tenha certeza de que os dados so confiveis, clique em Habilitar este contedo (figura 30).

Figura 30

9. Criando uma tabela

Como j foi explicado anteriormente, a tabela um dos principais objetos do Access, uma vez que sua funo armazenar dados. Para criar uma tabela ou qualquer outro objeto, utilizaremos a guia Criar da Faixa de Opes (figura 31).

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Figura 31

Descreveremos cada um dos grupos dessa guia, medida que isso for necessrio.

Objeto

Funo Criar uma tabela em branco, para que o usurio insira os campos que desejar.

Tabela

Modelos de tabela

Criar uma tabela tendo um modelo como base.

Listas do SharePoint

Criar uma lista em um site do SharePoint, vinculando a tabela a ela.

Design da Tabela

Criar uma tabela em branco no modo Design, que permite detalhar as propriedades dos campos criados.

Nosso banco de dados ter como funo gerenciar informaes de clientes. Por essa razo, podemos utilizar o modelo Contatos (figura 32).

Figura 32

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A tabela criada receber o nome de Tabela 1 e ser visualizada no modo Folha de Dados (figura 33).

Figura 33

Podemos observar que vrios campos fazem parte da tabela: Cdigo, Empresa, Sobrenome etc. Para mover o cursor de um campo para outro, utilize as teclas TAB (prximo) SHIFT+TAB (anterior), ou d um clique no campo desejado.

9.1. Criando campos

Os campos devero ter um nome com, no mximo, 64 caracteres e um tipo que definir quais sero as informaes que nele sero armazenadas. H duas formas para criar um campo no modo de exibio Folha de Dados.

Definindo o campo conforme sua necessidade 1. D um clique duplo no ttulo da coluna Adicionar Novo Campo e digite o nome do campo (figura 34). Utilize a tecla TAB ou a barra de rolagem para movimentar-se pela tabela, caso essa coluna no seja visualizada.

Figura 34

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2. Na exibio Folha de Dados, no h como definir o tipo do campo. Ento como fazer? Digite o contedo que voc quer armazenar e o Access definir o tipo de campo para voc (figura 35).

Figura 35

Como verificar o tipo de campo criado, veremos no prximo tpico.

Utilizando modelos de campo 1. Clique na guia Folha de Dados e, no grupo Campos e Colunas, no boto Novo . Campo 2. Ser aberta uma caixa de dilogo com vrios modelos de campos (figura 36).

Figura 36

3. Selecione o campo que melhor atend-lo e d um clique duplo sobre ele para adicion-lo automaticamente (figura 37).

Figura 37

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9.2. Movendo campos

Podemos mudar a ordem de um ou mais campos, movendo-os para o local desejado. Por exemplo, vamos mover o campo Nome direita do Sobrenome. Para isso, faa o seguinte: 1. Selecione o campo a ser movido clicando sobre ele. Observe que aparece uma seta para baixo sobre o nome do campo (figura 38).

Figura 38

2. Clique sobre o campo e arraste-o at a posio desejada. Observe que a lateral da coluna apresenta uma borda preta (figura 39).

Figura 39

3. Solte o boto do mouse e observe que o campo foi movido (figura 40).

Figura 40

9.3. Excluindo campos

Para excluir um ou mais campos, selecione-os e clique no boto Excluir Folha de Dados (figura 41). da guia

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Figura 41

O Access no solicita confirmao de excluso.

9.4. Conhecendo a estrutura dos campos

Embora a tabela contenha vrios campos, pode ocorrer de eles no atenderem completamente s suas necessidades. O ideal poder conhecer a estrutura de cada um. Para isso, vamos mudar o modo de visualizao da tabela de Folha de Dados para , no Design. Voc se lembra de como fazer isso? Basta clicar no boto apropriado canto direito inferior da tela. Antes de alterar a visualizao, o Access solicita que a tabela seja salva (figura 42).

Figura 42

D a ela o nome de Clientes e clique em OK. Na prxima tela (figura 43), observe que, nesse modo de visualizao, alm de outros detalhes, possvel verificar o tipo de campo utilizado e tambm suas propriedades.

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Figura 43

Onde:

1 Guia Design Apresenta os seguintes grupos: Modos de Exibio, Ferramentas e Mostrar/Ocultar. 2 Nome com o qual a tabela foi salva. 3 Nome do campo Cada nome de campo pode ter at 64 caracteres. Procure criar campos com nomes que lembrem seu contedo. 4 Tipo de dados Analise criteriosamente a informao que o campo deve armazenar antes de definir seu tipo, pois, caso haja necessidade de mudana, os dados j cadastrados podero ser perdidos. 5 Descrio Informao opcional que pode auxiliar o usurio responsvel pela incluso dos dados. 6 Propriedades do campo Define as propriedades de cada campo, dependendo de seu tipo. 7 Breve descrio de cada local em que se encontra o cursor.

39

9.4.1. Tipos de campo

Tipo

Descrio Padro. Aceita todos os caracteres e seu tamanho mximo 255. Independentemente do tamanho estabelecido, ser gravada apenas a quantidade de caracteres utilizados no preenchimento (tamanho varivel). Utilizado para campo de comentrios ou observaes. Tem o tamanho mximo de 64 Kb e no pode ser indexado. Armazena contedos numricos e os sinais de + e -. Seu tamanho vria entre 1, 2, 4, 8 e 16 bytes. Armazena os valores de data e hora para os anos de 100 a 9999. Tamanho: 8 bytes. Utilizado para um campo que exija muitos clculos envolvendo dados com uma a quatro casas decimais. Efetua um clculo mais rpido de ponto fixo, com preciso de 15 dgitos esquerda do separador decimal e de 4 dgitos direita. Tamanho: 8 bytes.

Texto

Memorando

Nmero

Data/hora

Moeda

Um nmero sequencial exclusivo (incrementado em 1) ou nmero Numerao aleatrio atribudo pelo Access, sempre que um novo registro Automtica adicionado a uma tabela. No podem ser atualizados. Tamanho: 4 bytes. Sim/No Valores Sim e No e campos que contenham somente um entre dois valores (Sim/No, Verdadeiro/Falso ou Ativado/Desativado). Tamanho:1 bit. Armazena objetos criados por outros aplicativos (imagem, planilha do Excel, sons etc.) e no pode ser indexado. Tamanho: 1Gb. Texto ou combinao de texto e nmeros armazenados como texto e utilizados como um endereo de hiperlink. Permite anexar qualquer tipo de arquivo compatvel ao registro do banco de dados, da mesma maneira que se anexam arquivos a um email.

Objeto OLE

Hiperlink

Anexo

Permite escolher um valor de outra tabela ou de uma lista de valores, Assistente utilizando uma caixa de listagem ou caixa de combinao. Possui o de Pesquisa mesmo tamanho que o campo de chave primria utilizou para executar a pesquisa, geralmente 4 bytes.

40

9.4.2. Propriedades dos campos

Para cada tipo de campo, podem ser definidas caractersticas (propriedades) especiais, visando a definir melhor o que ele deve armazenar. As propriedades so determinadas pelo tipo do campo. Existem duas guias: Geral e Pesquisa.

Para definir as propriedades dos campos, necessrio fazer o seguinte: 1. No modo Design, selecione o campo desejado e pressione a tecla F6 para acessar a parte de definies (figura 44).

Figura 44

2. Na guia Geral, clique na propriedade desejada e defina seu valor de acordo com os itens descritos a seguir: Tamanho Define o tamanho mximo do campo. Tipo Nmero Voc pode escolhe entre os seguintes: Byte Nmeros de 0 a 255. Ocupam 1 byte. Inteiro Nmeros de 32.768 a 32.767. Ocupam 2 bytes. Inteiro longo Nmeros de 2.147.483.648 a 2.147.483.647. Ocupam 4 bytes. Simples Nmeros com 7 dgitos decimais de preciso, de 3,4x1038 a 3,4x1038. Ocupam 4 bytes. Duplo Nmeros com 15 dgitos decimais de preciso, de 1,797x10308 a 1,797x10308. Ocupam 8 bytes. Cdigo de replicao Decimal

41

 Formato Especifica como os dados sero exibidos. Tipo Texto ou Memorando Voc pode escolher entre os seguintes: > Exibe todos os caracteres em letras maisculas. < Exibe todos os caracteres em letras minsculas. Tipo Nmero ou Unidade Monetria Voc pode escolher entre os seguintes: Nmero Geral Exibe o nmero como foi inserido. Unidade monetria Exibe o smbolo monetrio configurado no Windows com o separador de milhares e duas casas decimais. Os nmeros negativos so visualizados entre parnteses. Euro Exibe o smbolo do euro (), independentemente do smbolo monetrio especificado nas configuraes regionais do Windows. Fixo Exibe pelo menos 1 dgito e 2 casas decimais. Padro Utiliza o separador de milhares com duas casas decimais. Porcentagem Multiplica o valor por 100 e acrescenta o sinal de porcentagem (%). Cientfico Utiliza notao cientfica padro.

Tambm possvel criar formatos com a utilizao dos seguintes cdigos: 0 (zero) Reserva um espao para dgitos. Exibe o nmero digitado ou 0 (zero). # (sustenido) Reserva um espao para dgitos. Exibe o nmero digitado ou nada (branco). $ (cifro) Exibe o caractere literal $. Tipo Data/Hora Entre outras, possui as seguintes opes: Data geral (Padro) Se o valor for apenas uma data, nenhuma hora ser exibida. Se o valor for apenas uma hora, nenhuma data ser exibida. Data completa Exibe a data da seguinte forma: sexta-feira, 5 de junho de 2009. Data normal Exibe a data da seguinte forma: 05-jun-09 Data abreviada Exibe a data da seguinte forma: 5/6/09 Hora completa Exibe a hora da seguinte forma: 15:34:23 Hora normal Exibe a hora da seguinte forma: 3:34 Hora abreviada Exibe a hora da seguinte forma: 15:34

42

Tipo Sim/No Existem 3 opes: Sim/No (Padro) Sim <> 0 e No = 0. Verdadeiro/Falso Verdadeiro <> 0 e Falso = 0. Ativado/Desativado Ativado <> 0 e Desativado = 0.

possvel utilizar cores para visualizar os dados. As cores disponveis so preto, azul, verde, ciano (azul claro), vermelho, magenta (pink), amarelo e branco e devem ser colocadas entre colchetes [ ]. Se o campo for texto, basta especificar a cor desejada. Por exemplo, se quiser todas as letras maisculas e verdes: > [Verde].

Se o campo for nmero ou unidade monetria, devemos especificar seu formato antes da cor. Por exemplo, para valores monetrios positivos, a cor azul e, para valores negativos, a cor vermelha: R$ #.###,00 [Azul];(R$ #.###,00) [Vermelho].

Formato > [VERDE] R$ #.###,00 [Azul]; (R$ #.###,00) [Vermelho]

Valor Digitado Fundao Bradesco -1500 1500

Valores de Exemplo FUNDAO BRADESCO (R$ 1.500,00) R$ 1.500,00

Casas decimais Especificam quantas casas decimais sero exibidas. Automtico (Padro) As casas decimais sero exibidas conforme foram definidas no formato. 0 a 15 Especifica o nmero de casa decimais desejado.

43

 Mscara de entrada Cria um formato padro para todos os valores armazenados nos campos. Os principais cdigos utilizados so os seguintes: 0 (zero) Permite a entrada de dgito (0 a 9) e o preenchimento obrigatrio. 9 Permite a entrada de dgito ou espao e o preenchimento opcional. # Permite a entrada de nmeros precedidos pelos sinais + ou ou espaos e o preenchimento opcional. L Letra (de A a Z) e o preenchimento obrigatrio. ? Letra (de A a Z) e o preenchimento opcional. A Letra ou dgito e o preenchimento obrigatrio. a Letra ou dgito e o preenchimento opcional. \ Faz o caractere seguinte ser exibido como formatao literal.

A seguir, mostramos algumas mscaras de entrada teis e os tipos de valores que voc pode inserir nelas. Os valores podero ser alterados, sempre que houver necessidade.

Mscara de entrada (000) 0000-0000 (999) 9999-9999

Valores de exemplo (011) 1234-5678 (011) 555-0248 ( ) 555-0248

(000) AAA-AAAA #999

(011) 555-TELE 20 2009

>L0L 0L0 00000-9999

T2F 8M4 9811598115-3007

SSN 000-00-0000 >LL00000-0000

SSN 555-55-5555 DB51392-0493

44

 Legenda Rtulo do campo que ser visualizado em formulrios ou relatrios. Valor Padro Valor inserido automaticamente no campo durante a entrada de registros. Veja alguns exemplos:

Valor Padro Data() Fundao Bradesco

Valores de exemplo 5/6/2009 Fundao Bradesco

Regra de validao Define regras para a incluso de novos dados. Por exemplo:

Regra de validao <F: em campo texto, aceita nomes que comecem com A, B, C, D e E >50 E <=100: em campo nmero, aceita valores acima de 50 at 100.

Valores de exemplo Ana, Beatriz, Carlos, Diego, Elisa 51......100

Texto de validao Texto apresentado quando dados invlidos so includos no campo. Por exemplo:

Figura 45

Requerido Sem o preenchimento do campo, o registro no poder ser salvo.

Permitir comprimento zero Permite que um espao em branco seja um contedo vlido em campos Texto ou Memorando. 45

 Indexado Cria um ndice (ordem crescente) que facilita a pesquisa dos dados. Pode ser com duplicao autorizada ou no.

Novos valores Aplicada somente a campos do tipo NumeraoAutomtica, podendo ser definida como: Incremento Acrescenta 1 ao maior valor do campo. Aleatrio Produz um nmero inteiro longo aleatrio, geralmente utilizado em banco de dados replicados (tpico do curso avanado). Os valores desse tipo de campo no podem ser alterados aps a incluso do registro.

Formato de texto No campo Memorando, define como o texto poder ser armazenado: Rich Text Armazena o texto como HTML. Texto sem Formatao Armazena s o texto.

Alinhamento do texto Define como o texto poder ser alinhado de acordo com a largura da coluna (campo): Geral (Padro) O texto alinhado esquerda; os nmeros e as datas so alinhados direita. esquerda Texto, nmeros e datas so alinhados esquerda. Ao Centro Texto, nmeros e datas so centralizados. direita Texto, nmeros e datas so alinhados direita. Distribuir Texto, nmeros e datas so distribudos uniformemente.

Vamos praticar! Exerccio 2

esquerda

Ao Centro

direita

Distribuir

As demais propriedades sero utilizadas no curso de Access Avanado.

46

3. Na guia Pesquisa, temos apenas uma linha de propriedade, conforme ilustra a figura a seguir:

Figura 47

Exibir Controle Define o tipo de controle que dever ser exibido durante a entrada de dados. Caixa de texto No exibe nenhum controle. Basta o usurio digitar os dados.

Caixa de listagem Define uma lista de opes para o usurio e permite que um valor que no faz parte dela seja includo.

Figura 48

Caixa de combinao semelhante ao controle anterior, mas limita a entrada de dados aos que constam da lista.

Figura 49

47

Propriedades da Caixa de Listagem Propriedade Tipo de origem da linha Descrio Define o tipo de fonte de dados para a lista: tabela/consulta, lista de valores ou lista de campos. Informa ao Access onde buscar as informaes para a lista: nome da tabela/ consulta, valores separados por ; (ponto e virgula) ou instrues SQL.

Origem da linha

Propriedade

Descrio No caso da seleo de uma tabela ou consulta nos itens anteriores, indica o nmero da coluna da lista que estar vinculada ao campo. Quantidade de colunas da lista. Indica se a primeira linha de dados pode ser utilizada como cabealho. Largura das colunas em cm, separadas por ; (ponto e vrgula). Permite a seleo de mais de um valor para o campo. Permite que o usurio tenha ou no acesso lista de valores para edit-la, ao clicar com o boto direito do mouse sobre o campo. Abre um formulrio para edio dos valores da lista. Permite visualizar ou no apenas valores que correspondam linha de origem.

Coluna acoplada

Nmero de colunas Cabealho das colunas

Largura das colunas

Permitir valores mltiplos

Permitir edies da lista de itens

Formulrio de edio de itens

Mostrar somente valores da lista

48

Propriedades da Caixa de Combinao Alm das propriedades da caixa de listagem, a caixa de combinao possui as seguintes:

Propriedade Linhas da lista Largura da lista

Descrio Nmero de linhas que sero exibidas na lista. Largura definida em cm. No permite a entrada de itens que no constam da lista, quando o tipo de origem da linha lista de valores.

Limitar a uma lista

Agora, com base na planilha Clientes, faremos diversas alteraes nas propriedades dos campos para ilustrar melhor cada uma delas.

Em primeiro lugar, vamos excluir os campos Sobrenome, Telefone Residencial, Nmero do Fax e Pas.

No modo Design, para excluir um campo, selecione-o clicando esquerda dele, quando o cursor assumir a forma de uma seta g. A seguir, clique no boto Excluir , no grupo Ferramentas, na guia Design (figura 50). Linhas

Figura 50

49

Voc dever inserir as descries conforme mostra a figura abaixo, para que a tabela fique da forma ideal (figura 51):

Figura 51

Voc deve estar se perguntando o que significa a chave Cdigo. No se preocupe. Logo, falaremos dela.

, esquerda do campo

Agora, vamos alterar as propriedades de alguns campos. Clique no campo Empresa para selecion-lo e, em seguida, pressione a tecla F6 para acessar a rea de propriedades. Na guia Geral, faa as seguintes alteraes:

Figura 52

Agora, vamos alterar o campo Telefone Comercial e Telefone Celular. Deixe as propriedades conforme mostra a figura abaixo:

Figura 53

Figura 54

50

Para o campo Estado, vamos criar uma lista de valores, para que seja permitida apenas a seleo dos Estados da regio Sudeste. Para isso, siga os passos abaixo:

1. Selecione o campo Estado e pressione a tecla F6. 2. Clique na guia Pesquisa. 3. Em Exibir controle, selecione Caixa de listagem. 4. Em tipo de Origem da linha, selecione Lista de valores. 5. Em Origem da linha, digite os valores separados por ; (ponto e vrgula): SP;RJ;MG;ES. 6. Em Largura das colunas, defina-a como 1,50cm.

Figura 55

Vamos utilizar o exemplo da figura 49 para criar uma Caixa de combinao que busque os dados de outra tabela. Esse mtodo muito prtico, pois evita que tenhamos dados diferentes para a mesma informao. Em nosso exemplo, utilizaremos dados do campo Descrio da Categoria, da tabela Categorias, para preencher a tabela de Produtos.

1. Abra o banco de dados EXEMPLO_2, que est na pasta Parte_Pratica. 2. Abra a tabela Categorias, dando um clique duplo sobre ela no Painel de Navegao e observe as categorias j inseridas.

Figura 56

51

3. Feche a tabela Categorias e abra a tabela Produtos.

Figura 57

4. Altere o modo de exibio para Design. 5. Selecione o campo Categoria e pressione a tecla F6. 6. Clique na guia Pesquisa. 7. Em Exibir Controle, selecione Caixa de combinao. 8. Em tipo de Origem da linha, selecione Tabela/Consulta. 9. Em Origem da linha, clique no boto Construtor . Esse boto o auxiliar na seleo dos campos que faro parte da Caixa de combinao. 10 O Access abrir uma caixa de dilogo, em que voc dever selecionar a tabela ou consulta de onde os dados sero extrados (figura 58). Selecione a tabela Categorias e clique em Adicionar e em Fechar.

Figura 58

11. Em seguida, so visualizados os campos da tabela, para que voc selecione os desejados. Voc dever selecion-los clicando duplamente sobre eles, para que sejam inseridos automaticamente na grade SQL.

52

Figura 59

Na verdade, o Access cria uma consulta para permitir a busca de dados de outros objetos.

12. Clique no boto Salvar como consulta.

e d o nome de Busca_Categoria para a

Figura 60

13. Clique no boto Fechar apresentada.

e confirme com Sim a prxima pergunta

Figura 61

53

14. Abaixo, veja como ficou a propriedade Origem da linha e faa as demais alteraes.

Figura 62

15. Clique no boto Modo de Visualizao Folha de Dados para salvar a tabela.

e na opo Sim

Figura 63

16. Posicione o cursor no campo Categoria e veja que a seta que abre as opes j est disponvel. Logo aps, pressione a tecla ESC para cancelar a entrada do registro.

Figura 64

54

17. Feche a tabela. Caso outras categorias sejam includas na tabela Categorias, elas sero automaticamente visualizadas na tabela Produtos.

10. Chave primria

Finalmente, vamos decifrar o mistrio da chave na tabela Clientes. esquerda do campo Cdigo,

Como gerenciador de banco de dados relacional, o Access pode pesquisar e reunir rapidamente dados armazenados em tabelas diferentes. Para facilitar esse processo, necessrio que cada registro tenha, no mnimo, um campo que o torne nico, ou seja, no pode haver dados iguais. Para isso, o campo deve ser definido como chave primria. Normalmente, so campos como CNPJ/CPF, RG, matrcula, um cdigo etc.

10.1. Criando uma chave primria

1. Abra a tabela desejada no modo Design e selecione o campo que dever ser a chave primria. 2. Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique no boto Chave Primria Uma chave ser colocada ao lado do campo. .

Figura 65

Quando um campo selecionado como chave primria, automaticamente a propriedade Indexado passa a ser Sim (Duplicao no autorizada).

55

10.2. Visualizando e editando ndices

Alm de os campos definidos como chave primria serem indexados automaticamente, podemos criar ndices para facilitar a busca por informaes em outros campos (Propriedade Indexado). Caso seja necessrio, podemos visualizar os ndices existentes para alter-los ou exclu-los. Para isso, faa o seguinte:

1. Abra a tabela desejada no modo Design. 2. Na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar, clique no boto ndices .

Na caixa de dilogo que aberta, sero visualizados todos os campos indexados (figura 66).

Figura 66

Os campos chave primria so identificados como PrimaryKey. 3. Altere as propriedades desejadas de cada campo. 4. Para excluir um ndice, selecione-o e pressione a tecla Delete. Essa ao deleta apenas o ndice e no o campo. 5. Aps as alteraes, feche a janela e salve a tabela, para que as alteraes sejam efetivadas.

56

11. Editando registros

11.1. Inserindo registros
H duas formas de incluir registros em uma tabela: na prpria tabela ou em formulrio vinculado a ela. Como ainda no trabalhamos com formulrios, incluiremos alguns registros no objeto tabela. Para isso, siga os passos abaixo:

1. Abra o banco de dados Controle_Pedidos. 2. D um clique duplo na tabela Clientes.

Figura 67

Observe que h um asterisco * esquerda do registro. Isso indica que ser adicionado um registro novo.

3. Pressione a tecla TAB para mover o cursor para o campo Empresa, pois o campo Cdigo gerado automaticamente. 4. Digite como nome da empresa aaa. Isso mesmo, trs as minsculos. Em seguida, pressione a tecla TAB novamente e veja como o nome ser visualizado.

Figura 68

Como definimos o formato > [Azul] para o campo, automaticamente o contedo digitado passou a ser AAA.

5. Preencha os demais campos. Observe que, enquanto os dados so inseridos, um visualizado onde havia o asterisco. Isso indica que o registro est sendo lpis editado. 57

6. Assim que o cursor avana para o prximo registro, o anterior gravado. 7. Caso queira cancelar a incluso de dados em um registro, pressione a tecla ESC. 8. Para encerrar a incluso de dados, feche a tabela.

11.1.1.

Inserindo dados em campos tipo Objeto OLE

Para inserir dados em campos do tipo Objeto OLE, faa o seguinte:

1. Abra a tabela desejada no Modo de Exibio Folha de Dados. Vamos usar a tabela Produtos do banco de dados Controle_Pedidos. 2.Posicione o cursor no campo do tipo Objeto OLE e d um clique com o boto direito do mouse. 3.Selecione a opo Inserir objeto.

Figura 69

4. Voc poder optar por Criar do arquivo (abrir um arquivo existente) ou Criar novo (abre o aplicativo selecionado, para que voc crie o arquivo). 5. Clique no boto Criar do arquivo e em Procurar.

Figura 70

58

6. Aps selecionar o objeto desejado, clique em OK.

Figura 71

7. Observe que, no campo, aparecer a palavra Pacote (figura 72). Como afirma a mensagem acima, o objeto ser ativado com o aplicativo que o gerou.

Figura 72

8. Para visualizar o contedo, d um clique duplo sobre ele.

11.1.2. Inserindo dados em campos do tipo Anexo

1. Posicione o cursor no campo e d um clique com o boto direito do mouse. 2. Selecione a opo Gerenciar Anexos:

Figura 73

59

3. Na caixa de dilogo Anexos, que se abre, clique em Adicionar:

Figura 74

4. Aps selecionar o arquivo desejado, clique em Abrir.

Figura 75

5. Assim que a caixa de dilogo Anexos for visualizada novamente, clique em OK.

Figura 76

60

6. Na figura 76, podemos observar que existem ainda as seguintes opes: Remover Exclui o arquivo selecionado. Abrir Abre o arquivo selecionado no aplicativo de origem. Salvar como Salva o arquivo selecionado com outro nome e/ou em outro local. Salvar tudo Salva todos os arquivos em uma nova pasta.

7. Um cone de clipe de papel aparecer no campo, indicando que a linha contm um ou mais arquivos anexados (figura 77). Para visualiz-lo, d um clique duplo sobre o clipe e, novamente, no arquivo desejado.

Figura 77

11.2. Alterando registros

Para alterar registros em uma tabela, faa o seguinte:

1. Abra a tabela desejada no Modo de Exibio Folha de Dados. 2. Posicione o cursor no registro e campo desejados e digite os novos valores. 3. Para salvar as alteraes, basta posicionar o cursor em outro registro. Para cancelar, pressione a tecla ESC.

11.3. Excluindo registros

Para excluir registros em uma tabela, necessrio fazer o seguinte:

1. Abra a tabela desejada no Modo de Exibio Folha de Dados. 2. Selecione o registro desejado clicando na margem esquerda da tabela, quando o cursor assumir a forma de uma seta .

61

Figura 78

1. Pressione a tecla DEL ou clique com o boto direito do mouse e selecione a opo . Excluir Registro

Figura 79

4. Confirme a excluso clicando em Sim na caixa de dilogo.

Figura 80

Ateno! No h como recuperar o registro excludo. Em campos do tipo NumeraoAutomatica, a sequncia no poder ser refeita.

Vamos praticar! Exerccio 3

62

11.4. Classificando registros

Podemos classificar os registros com base em qualquer campo. Para exemplificar melhor, abra o banco de dados Cadastro_Funcionrios e siga os passos abaixo:

1. Abra a tabela desejada no Modo de Exibio Folha de Dados. Vamos abrir a tabela Funcionrios. 2. Clique na seta ao lado do campo Nome.

Figura 81

3. H duas opes de classificao: ordem crescente (A a Z) e decrescente (Z a A). e observe o resultado. Agora clique em . Clique em

11.5. Filtrando (selecionando) registros

Um filtro altera os dados que uma tabela, formulrio ou relatrio exibe sem alterar o design. Voc pode pensar no filtro como um critrio especificado para um campo. O critrio identifica os valores de campo que voc deseja exibir. Quando o filtro aplicado, apenas os registros contendo os valores em que voc est interessado so includos na exibio. O restante permanece oculto, at que voc remova o filtro. Podemos selecionar registros com base nos valores dos campos. Os filtros disponveis dependero do tipo de dados no campo selecionado.

63

11.5.1. Principais cdigos que auxiliam na seleo

Cdigo

Descrio Coincide com qualquer nmero de caracteres. Voc pode usar o asterisco (*) em qualquer lugar em uma sequncia de caracteres.

Exemplo qu* encontra que, quando e quanto, mas no enquanto ou aquilo.

? [] !

Coincide com qualquer caractere alfabtico B?la localiza bala, bola e isolado. bula. Coincide com qualquer caractere que esteja entre os colchetes. Coincide com qualquer caractere que no esteja entre os colchetes. B[ao]la localiza bala e bola, mas no bula. b[!ae]la localiza bola e bula, mas no bala ou bela.

Coincide com qualquer caractere de um intervalo de caracteres. Voc deve b[a-c]la localiza bala, bbla e especificar o intervalo em ordem crescente bcla. (de A a Z, e no de Z a A). Coincide com um nico algarismo qualquer. 1#3 localiza 103, 113 e 123.

1. Abra a tabela desejada no Modo de Exibio Folha de Dados. 2. Clique na seta para baixo ao lado de um dos campos.

3. Selecione a opo Filtros de... A figura 82 mostra as opes disponveis para campos do tipo texto.

Figura 82

64

4. Vamos visualizar apenas funcionrios cujo nome comece com a letra M. Selecione a opo Igual a. 5. Na caixa de dilogo apresentada, digite M*, clique em OK e observe o resultado.

Figura 83

11.5.2. Removendo o filtro

Para visualizar todos os registros novamente, clique na seta ao lado do nome do campo e na opo Limpar filtro de...

Figura 84

Todas as opes vistas podero ser executadas pela guia Incio, grupo Classificar e Filtrar.

12. Alterando a visualizao da tabela

Normalmente, utilizamos um formulrio para facilitar a entrada dos dados. Contudo, se voc preferir utilizar a tabela para esse fim, poder melhorar sua visualizao. Para isso, utilizaremos o grupo Fonte, da guia Incio (figura 85).

Figura 85

65

As opes abaixo alteram a visualizao de toda a tabela, no havendo necessidade de selecionar nenhum campo.

Objeto Fonte:

Ao Alterar o tipo de fonte. O padro Calibri.

Tamanho:

Alterar o tamanho da fonte. O padro 11.

Negrito:

Alterar o estilo da fonte para negrito.

Itlico:

Alterar o estilo da fonte para itlico.

Sublinhado:

Alterar o estilo da fonte para sublinhado.

Cor da fonte:

Alterar a cor da fonte. Alterar a cor de fundo/preenchimento das linhas/colunas. Alterar as linhas de grade que so exibidas. Temos as seguintes opes:

Cor do Fundo/Preenchimento:

Linhas de grade:

Alternar Cor do Fundo/ Preenchimento:

Alternar a cor com a definida no item Cor do Fundo/Preenchimento.

66

Para as opes abaixo, h necessidade de selecionar o campo desejado.

Objeto Alinhar esquerda:

Ao Alinhar o contedo do campo selecionado esquerda. Centralizar o contedo do campo selecionado. Alinhar o contedo do campo selecionado direita.

Centralizar:

Alinhar direita:

, chamada de Iniciador Alguns grupos tm uma seta diagonal no canto inferior direito de Caixa de Dilogo. Ao clicar nela, voc ver mais opes relacionadas a esse grupo. No grupo Fonte, por exemplo, teremos acesso s seguintes opes (figura 86):

Figura 86

67

A configurao apresentada na figura 86 a padro. Faa alteraes e observe o resultado. Por exemplo, selecione a opo Alto relevo e veja o efeito na tabela (figura 87).

Figura 87

A alterao feita na Direo requer algum cuidado, pois caso a opo Da Direita para a esquerda seja selecionada, os campos sero visualizados do ltimo para o primeiro (figura 88).

Figura 88

12.1. Alterando a largura dos campos

Para melhor visualizar o contedo dos campos, podemos alterar a largura deles de duas maneiras: automtica e manualmente. Para alterar a largura do campo automaticamente, basta posicionar o cursor na borda direita do campo, at que ele fique com a forma de cruz e dar um clique duplo (figuras 89-A e 89-B):

Figura 89-A

Figura 89-B

68

Para alterar a largura do campo manualmente, basta posicionar o cursor na borda direita do campo, at que ele fique com a forma de cruz, clicar a e arrastar a borda at a largura desejada, soltando o boto do mouse em seguida (figuras 90-A e 90-B):

Figura 90-A

Figura 90-B

12.2. Alterando a altura das linhas

Podemos alterar a altura das linhas manualmente, porm essa no uma prtica comum. Para isso, basta posicionar o cursor na borda inferior da regio de seleo de registro, at que ele fique com a forma de cruz, clicar a e arrastar a borda at a altura desejada, soltando o boto do mouse em seguida (figuras 91-A e 91-B):

Figura 91-A

Figura 91-B

13. Relacionamento entre tabelas

Uma vez que as tabelas do banco de dados tenham sido criadas, aconselhvel definir relaes entre elas. Por meio desse processo, informamos ao Access como os dados so relacionados, o que facilita a criao de consultas, formulrios e relatrios que utilizem dados de diversas tabelas. Uma relao criada ao associar o(s) campo(s)-chave(s) de uma tabela com o(s) campo(s) correspondente(s) de outra. O Access utiliza os valores dos campos para associar corretamente os registros. Existem trs tipos de relacionamentos que podem ser criados: Relao um para muitos Tipo mais comum. Nessa relao, um registro da tabela A pode ter mais de um registro na tabela B, mas um registro da tabela B s pode ter um equivalente na tabela A. Por exemplo, em uma nota fiscal, um cliente (A) pode ter vrios pedidos (B), mas no podemos ter vrios clientes na mesma nota. 69

Relao muitos para muitos Nesse tipo de relao, um registro da tabela A pode ter mais de um equivalente na tabela B e vice-versa. Por exemplo, em uma nota fiscal (A), podemos ter diversos produtos (B) e, ao mesmo tempo, podemos ter o mesmo produto em vrias notas fiscais. Relao um para um Nesse tipo de relao, cada registro da tabela (A) pode ter somente um registro correspondente na tabela (B) e vice-versa. Esse tipo de relao no comum, porque, geralmente, as informaes relacionadas dessa maneira so armazenadas na mesma tabela. Por exemplo, a tabela A tem os cdigos do cliente e a B os nomes. O ideal que essas informaes estejam na mesma tabela.

13.1. Definindo um relacionamento

Para definir um relacionamento, devemos fazer o seguinte:

1. Abra o banco de dados. Para exemplificar, abra o arquivo EXEMPLO2. 2. Na guia Ferramentas de Banco de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique . Na primeira vez em que esse comando acessado, a seguinte no boto Relaes janela exibida (figura 92):

Figura 92

70

3. Para selecionar as tabelas a serem relacionadas, d um clique duplo sobre cada uma ou clique na tabela e em Adicionar. Em seguida, clique em Fechar. As tabelas sero visualizadas conforme segue:

Figura 93

4. O relacionamento ser criado, quando arrastarmos o campo-chave da tabela ou consulta principal at o campo correspondente da outra tabela ou consulta (figura 94).

Figura 94

5. Assim que o boto do mouse solto, a caixa de dilogo Editar Relaes exibida (figura 95).

Figura 95

71

A opo Impor integridade referencial evita registros rfos e mantm as referncias sincronizadas, de forma que no exista nenhum registro que faa referncia a outros que no existam. Ao ativar essa opo, voc tambm poder fazer o Access atualizar os campos relacionados, caso o valor do campo-chave mude. Por exemplo, se o cdigo do vendedor mudar, todos os pedidos feitos por ele sero alterados automaticamente. Para isso, ative a opo Propagar atualizao dos campos relacionados. Da mesma forma, se um cdigo de vendedor for excludo, todos os pedidos que ele realizou tambm podero ser excludos automaticamente (registros rfos). Para isso, ative a opo Propagar excluso dos registros relacionados.

6. A opo Tipo de associao exibir uma caixa de dilogo com trs opes (figura 96).

Figura 96

7. A opo Criar novo exibir uma caixa de dilogo que lhe permitir criar novos relacionamentos (figura 97).

Figura 97

72

8. Aps definir as opes desejadas (itens 5 e 6), clique em Criar. Uma linha exibida entre os campos, indicando o relacionamento criado (figura 98).

Figura 98

9. Quando fechamos a janela Relaes, uma mensagem visualizada (figura 99).

Figura 99

Observe que a questo refere-se apenas ao layout da janela. Se voc clicar em Sim, ao abrir a tela de relacionamentos novamente, visualizar o ltimo relacionamento criado.

13.2. Visualizando relacionamentos

Para visualizar os relacionamentos existentes no banco de dados aberto, faa o seguinte:

1. Clique na guia Ferramentas de Banco de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar . e no boto Relaes 2. Na guia Design, clique no boto Todas as relaes .

3. Para visualizar os relacionamentos de apenas uma tabela, clique sobre ela e na . opo Mostrar Relaes Diretas

73

13.3. Editando um relacionamento

Para editar um relacionamento, faa o seguinte:

1. Clique na guia Folha de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar e no boto Relaes 2. Na guia Design, clique no boto Todas as relaes .

3. A seguir, d um clique duplo na linha do relacionamento a ser editado e faa as alteraes necessrias na caixa de dilogo Editar Relaes (figura 100).

Figura 100

13.4. Excluindo um relacionamento

Para excluir um relacionamento, faa o seguinte:

1. Clique na guia Folha de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar e no boto . Relaes 2. Na guia Design, clique no boto Todas as relaes .

74

3. A seguir, d um clique na linha do relacionamento a ser excludo e pressione a tecla DEL (figura 101).

Figura 101

13.5. Adicionando uma tabela na janela de relacionamentos

Para a incluso de uma tabela na janela de relacionamentos, faa o seguinte:

1. Clique na guia Folha de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar e no boto . Relaes 2. Na guia Design, clique no boto Todas as relaes 3. A seguir, d um clique na opo Mostrar Tabela . .

13.6. Excluindo uma tabela na janela de relacionamentos

Para ocultar (excluir) uma tabela da janela de relacionamentos, clique sobre ela e em . Ocultar Tabela Essa ao afeta apenas a exibio. Os relacionamentos permanecem gravados, at que sejam excludos, conforme foi visto no item 13.4.

75

13.7. Restries quanto aos relacionamentos

O estabelecimento de relaes, exatamente por sua importncia, impe algumas restries ao banco de dados. Eis as principais: S pode haver uma relao entre duas tabelas. No possvel excluir uma tabela utilizada em um relacionamento antes de excluir o relacionamento.

14. Consultas
Se voc precisar revisar, adicionar, alterar ou excluir dados de seu banco de dados, deve ser considerada a possibilidade de usar uma consulta. As consultas permitem extrair de um banco de dados apenas os dados necessrios para executar tarefas e obter respostas. Com elas, voc pode recuperar, combinar, reutilizar e analisar dados. Tambm pode usar as consultas para recuperar dados em vrias tabelas ou como fonte para formulrios, relatrios e pginas de acesso a dados. Ao trabalhar com consultas, voc deve ter em mente as perguntas para as quais deseja respostas fornecidas pelos dados. Quanto mais bem formulada a pergunta, mais precisa poder ser a consulta. Por exemplo: Quais so as empresas de So Paulo? Quantos pedidos foram feitos pelo cliente XYZ? Qual o total gasto pela empresa XYZ em maro?

A partir do momento em que especificamos o critrio de pesquisa, o Access rene todos os registros que atendam a ele e nos traz respostas.

14.1. Tipos de consulta

Tipo de consulta Consulta seleo Descrio Recupera dados de uma ou mais tabelas e os exibe em uma folha de dados. Esse o tipo mais comum.

76

Tipo de consulta Consulta parmetro Consulta de tabela de referncia cruzada

Descrio Solicita informaes ao usurio antes de sua execuo. Organiza um conjunto de registros para facilitar a anlise dos dados, usando ttulos de linhas e de colunas. Atualiza registros em uma s operao. Podem ser feitas consultas dos seguintes tipos: Excluso Excluem registros de uma tabela.

Consulta ao

Atualizao Alteram registros de uma tabela. Acrscimo Adicionam registros de uma tabela. Criao de tabela Criam tabelas a partir dos dados de outras tabelas.

14.2. Criando uma consulta

O Access oferece duas maneiras bsicas de criar consultas: usando um Assistente de Consulta e no modo Design Consulta. Para criar uma consulta, utilizaremos a guia Criar e o grupo Outro (figura 102).

Figura 102

O assistente, tambm conhecido como Assistente de Consulta, configura rapidamente a estrutura da consulta, definindo alguns itens para voc. No modo Design Consulta, voc tem controle total ao criar uma consulta. Voc arrasta os campos desejados at uma grade e insere os critrios para a seleo dos dados a serem recuperados. Vamos criar uma consulta de seleo coma a ajuda do assistente. Para isso, abra o banco de dados EXEMPLO_2 e faa o seguinte:

77

1. Clique na guia Criar, grupo Outro e no boto Assistente de Consulta

2. Selecione o tipo de consulta desejada e clique em OK. Vamos selecionar o assistente de consulta simples.

Figura 103

3. Selecione a(s) tabela/consulta(s) desejada(s). Vamos utilizar a tabela Clientes para nosso exemplo. 4. Em seguida, selecione os campos desejados, dando um clique duplo sobre cada . um, ou posicionando o cursor no campo e clicando no boto Selecione os campos Empresa, Endereo, Cidade, Estado e CEP. O boto selecionar todos os campos.

5. Em seguida, clique em Avanar.

Figura 104

78

6. Na tela seguinte, o Access sugere um nome para consulta Clientes Consulta. Mantenha-o. 7. Deixe a opo Abrir a consulta para visualizar informaes ativa e clique em Concluir (figura 105).

Figura 105

8. Observe o resultado (figura 106).

Figura 106

14.2.1. Utilizando a consulta para acessar dados de tabelas relacionadas

Imagine que voc precise visualizar os pedidos j efetuados. Se voc abrir a tabela Pedidos, ver as informaes que foram salvas nela (figura 107).

Figura 107

79

Entretanto, pode ocorrer o caso de voc precisar saber quais foram os clientes que fizeram os pedidos e que produtos solicitaram. Como os relacionamentos entre as tabelas j foram criados, voc poder selecionar os dados de todas elas. Para isso, faa o seguinte: 1. Clique na guia Criar e no boto Assistente de Consulta .

2. Selecione o tipo de consulta desejada e clique em OK. Vamos selecionar o assistente de consulta simples. 3. Selecione as tabelas e os respectivos campos conforme a ordem exibida na figura seguinte:

Figura 108

4. Clique em Avanar. 5. Na prxima tela (figura 109), deixe ativada a opo Detalhe (mostrar cada campo de cada registro) e clique em Avanar.

Figura 109

80

6. Clique em Concluir na prxima tela, mantendo o nome sugerido para a consulta.

Figura 110

7. Observe o resultado.

Figura 111

Note que, agora, os demais campos podem ser visualizados.

14.3. Editando a consulta

Mesmo tendo utilizado o assistente de consultas, voc poder editar a consulta criada, sempre que necessrio. Para isso, a consulta deve estar aberta e no modo de visualizao Modo Design. , no canto Voc se lembra de como fazer isso? Basta clicar no boto apropriado direito inferior da tela.

No modo Design, na parte superior, vemos as tabelas utilizadas na criao da consulta, bem como os relacionamentos entre elas. Na inferior, observamos uma grade (colunas e linhas), em que so visualizados os campos selecionados e onde poderemos trabalhar com alguns elementos, adequando a consulta s necessidades do usurio (figura 112).

81

Figura 112

14.3.1. Selecionando campos na consulta

Para selecionar campos que faro parte de uma nova consulta ou para adicionar campos em uma j existente, o procedimento bem simples:

1. Posicione o cursor no campo desejado. 2. D um clique duplo nele ou arraste-o para a grade. A diferena entre as duas maneiras que, quando arrastamos um campo, podemos coloc-lo em qualquer posio (figura 113). J com o clique duplo, ele inserido na ltima coluna (figura 114).

Figura 113

82

Figura 114

14.3.2. Movendo campos

Podemos mover campos em uma consulta para alterar a ordem de visualizao deles. Para mover campos, faa o seguinte:

1. Selecione o campo, posicionando o apontador do mouse de modo que ele fique conforme mostra a figura abaixo:

Figura 115

2. Clique no campo e arraste-o at a posio desejada. Observe que uma tarja preta visualizada na posio que o campo vai ocupar.

Figura 116

3. Ao soltar o boto do mouse, o campo ser movido. 83

14.3.3. Excluindo campos

Para excluir um campo na consulta, basta selecion-lo e pressionar a tecla DEL. Como a excluso apenas na consulta, sua confirmao no ocorre.

14.4. Classificando registros

Para uma melhor visualizao dos dados, podemos classificar os registros em ordem crescente ou decrescente por meio de um ou at dez campos. Caso envolva mais de um campo, a classificao ser da esquerda para a direita. Essa a diferena entre a classificao da consulta e a realizada no modo Folha de Dados, que s classifica um campo por vez. Por exemplo, se voc precisar classificar os funcionrios por Estado e por nome, s conseguir o resultado desejado por meio de uma consulta. A figura 117 mostra a classificao dos funcionrios por Estado, realizada no modo Folha de Dados. Veja que no possvel classificar tambm por nome.

Figura 117

A figura 118 mostra os mesmos dados classificados conforme a necessidade, ou seja, por Estado e por nome de funcionrio.

Figura 118

84

Para classificar um campo na consulta, faa o seguinte:

1. Abra o banco de dados Cadastro_Funcionrios. 2. Clique na guia Criar, grupo Outro e no boto Design da Consulta 3. Selecione a tabela Funcionrios e os campos Cdigo, Estado e Nome. 4. Clique na seta da linha Classificao dos campos e escolha a ordem desejada. .

Figura 119

5. Veja como fica a estrutura da consulta (figura 120) para se obter o resultado visualizado na figura 118.

Figura 120

6. Para retirar a classificao, escolha a opo (no classificado).

85

14.5. Definindo critrios

Critrios so detalhes incorporados a uma consulta para identificar os dados especficos que se deseja visualizar. Podem-se inserir critrios em um ou mais campos. Na tabela abaixo, descrevemos alguns cdigos, operadores e expresses que podem ser utilizados:

Cdigo

Descrio Substitui qualquer nmero de caracteres

Exemplo M* Ma* Santos

Resultado Mar; Mel; Milhas Marcos Santos; Marina Santos Mala; Maca; Mola De 0 a 49 De A a E De 0 a 50 De A a F De 51 em diante De G a Z De 50 em diante De F a Z 50 F 0,1, ...,49,5,1... A, B,...,E, G,... SP Elisa SP Elton SP Eugenio SP MG

Substitui qualquer caractere M??a alfabtico isolado <50 <F <=50 <=F >50 >F >=50 >=F =50 =F <>50 <> F UF = SP E NOME = E* UF = SP OU UF = MG

<

Menor que

<=

Menor ou igual

>

Maior

>=

Maior ou igual

Igual

<>

Diferente

Estabelece mais de um critrio simultaneamente

Ou

Estabelece mais de um critrio

86

Vamos continuar utilizando o banco de dados Cadastro_Funcionrios para realizarmos alguns testes.

1. Clique na guia Criar, no grupo Outro e no boto Design da Consulta

2. Selecione a tabela Funcionrios e os campos Nome, Sobrenome, Cidade e Estado. 3. Desabilite a visualizao dos campos Cidade e Estado, clicando na caixa de verificao da linha Mostrar, deixando-a em branco . 4. Na linha Critrios do campo Nome, digite P*. Veja a figura abaixo:

Figura 121

5. Para visualizar o resultado da pesquisa, clique no boto Executar no grupo Resultados.

, localizado

Figura 122

Note que, embora os campos Cidade e Estado faam parte da consulta, eles no so visualizados.

87

6. Clique no boto Modo Design campo Nome.

e veja o que acontece na linha Critrios do

Figura 123

O prprio Access complementou a expresso com o parmetro Como e colocou aspas no critrio utilizado. 7. Agora, em ordem alfabtica, visualize os funcionrios que moram na cidade de Piracicaba.

Figura 124

8. A estrutura da consulta deve ter ficado conforme mostra a figura 125.

Figura 125

88

9. Agora, visualize apenas os funcionrios que moram em Piracicaba e cujo nome comece com a letra P.

Figura 126

10. Salve a consulta com o nome de Funcionrios_P_Piracicaba.

Vamos praticar! Exerccios 4 e 5

14.5.1. O construtor de critrios

Para elaborar critrios mais complexos, voc pode contar com o auxlio do boto , localizado na guia Design, grupo Configurao da Consulta. Construtor Essa opo mostra uma caixa de dilogo (figura 127) que lhe dar acesso a vrios comandos e funes para construir a expresso a ser utilizada como critrio. Para construir as expresses, clique em cada uma das opes desejadas.

Figura 127

89

14.6. Utilizando parmetros de seleo

Para no ser necessrio entrar no modo Design toda vez que o critrio mudar, basta colocarmos uma expresso diferente de qualquer campo entre colchetes, na linha Critrio, para que ele seja pedido automaticamente antes de a consulta ser executada.

1. Clique na guia Criar, no grupo Outro e no boto Design da Consulta

2. Selecione a tabela Funcionrios e os campos Nome, Sobrenome, Cidade e Estado. 3. Desabilite a visualizao do campo Estado, clicando na caixa de verificao da linha Mostrar, deixando-a em branco . 4. Na linha Critrios do campo Cidade, digite: Digite a cidade desejada. Veja a figura seguinte:

Figura 128

5. Clique no boto Executar

e preencha a informao solicitada (figura 129).

Figura 129

90

6. Digite Santos, por exemplo, e observe o resultado.

Figura 130

7. Feche a consulta, salvando-a com o nome de Consulta_Seleo_Cidade. Toda vez que a consulta for aberta, essa tela ser exibida.

Dica! No momento da digitao da mensagem a ser exibida, caso ela seja extensa, pressione a tecla F2 para ampliar a visualizao.

14.7. Efetuando clculos em consultas

As consultas no servem apenas para localizar dados especficos. Tambm possvel utiliz-las para realizar clculos. Podemos criar campos utilizando uma expresso para calcular valores ou utilizar funes agregadas ao Access.

14.7.1. Criando um campo de clculo

Por exemplo, podemos criar um campo que calcule o total a ser pago a partir do campo Preo Unitrio (tabela Produtos) e Quantidade (tabela Pedidos) da seguinte forma:

91

1. Abra o banco de dados EXEMPLO_2. 2. Clique na guia Criar, no grupo Outro e no boto Design da Consulta .

3. Selecione as tabelas Pedidos e Produtos e os campos Num_pedido, Quantidade e Preo unitrio. 4. Na coluna direita do campo Preo, digite a seguinte expresso na linha Campo: Total: [preo unitrio]*[quantidade], onde: Total Ttulo da coluna. [nome do campo] Os nomes de campos utilizados para o clculo devem estar entre colchetes. * (asterisco) Operador matemtico que indica multiplicao.

Figura 131

5. Clique no boto Executar

e veja o resultado (figura 132).

Figura 132

6. Feche a consulta, salvando-a com o nome de Consulta_Total. 92

14.7.2. Utilizando funes para calcular valores

Em uma consulta, podemos utilizar funes que efetuaro alguns tipos de clculos para todos os registros ou para um grupo deles, utilizando critrios. Por exemplo: Quantos produtos de cada categoria esto cadastrados? Qual o produto de menor preo por categoria? Para isso, faa o seguinte:

1. Abra o banco de dados EXEMPLO_2. 2. Clique na guia Criar, no grupo Outro e no boto Design da Consulta .

3. Selecione as tabelas Categorias e Produtos e os campos Descrio da Categoria e Nome do Produto das respectivas tabelas. , localizado no grupo Mostrar/Ocultar da guia Design. 4. Clique no boto Totais A linha total ser exibida na grade:

Figura 133

Sempre que acessamos a opo Total, necessrio definir agrupamentos, que so grupos de registros com um valor em comum. Por essa razo, o Access coloca a opo Agrupar por em todos os campos. Por exemplo, para saber qual o nmero de produtos de cada categoria, o campo Descrio da Categoria ter que ser o de agrupamento. Para facilitar a consulta, selecione somente os campos que sero totalizados e os campos pelos quais os registros devam ser agrupados. As principais funes agregadas suportadas pelo Access so as seguintes:

Funo Soma Mdia Mn Mx Contar Desv

Utilizao Realizar a soma do total de valores de um ou mais campos. Calcular a mdia dos valores de um campo. Exibir o menor valor de um campo. Exibir o maior valor de um campo. Contar o nmero de itens de um campo. Medir como os valores so dispersos a partir de um valor mdio. 93

Funo Var Primeiro ltimo

Utilizao Medir a varincia estatstica de todos os valores na coluna. Retornar um valor de campo a partir do primeiro registro no conjunto de resultados retornado por uma consulta. Retornar um valor de campo a partir do ltimo registro no conjunto de resultados retornado por uma consulta.

5. Voltando ao nosso exemplo Quantos produtos de cada categoria esto cadastrados? na linha Total do campo Nome do Produto, selecione a opo Contar.

Figura 134

6. Clique no boto Executar

e veja o resultado (figura 135).

Figura 135

7. Para alterar o ttulo do campo, clique no boto Folha de Propriedades , na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar, e digite o ttulo desejado na propriedade Legenda.

Figura 136

94

8. Observe o resultado e salve a consulta com o nome de Produtos_por_ Categoria.

Figura 137

14.8. Consulta de criao de tabela

Quando queremos criar uma cpia de uma tabela para efetuar testes, por exemplo, com registros que satisfaam determinada condio, ou copiar uma tabela para outro banco de dados, necessrio criar uma consulta que selecione os registros desejados para, ento, transform-la em uma consulta de ao que crie essa nova tabela. Vamos criar uma consulta para selecionar os clientes de SP.

1. Abra o banco de dados EXEMPLO_2. 2. Clique na guia Criar, no grupo Outro e no boto Design da Consulta .

3. Selecione a tabela Clientes e os campos Cdigo, Empresa, Telefone Comercial e Estado. 4. Defina o critrio adequado.

Figura 138

95

5. Clique no boto Executar os corretos.

e certifique-se de que os dados apresentados so ,

6. Alterne para o modo Design e clique no boto Tipo de consulta: criar tabela localizado na guia Design, no grupo Tipo de consulta.

7. Na caixa Nome da tabela, digite o nome da nova tabela e informe se ela ser criada no Banco de dados atual ou em outro. Caso seja em outro banco, devemos informar o Nome do arquivo.

Figura 139

8. Depois de preencher todas as opes, clique em OK. 9. Em seguida, clique no boto Executar criar tabela. , para que seja executada a ao de

10. Clique em Sim na caixa de dilogo apresentada.

Figura 140

11. Feche e salve a consulta com o nome de Cria_tabela. Toda consulta de ao apresentar um cone relativo ao executada e um ponto de exclamao em seu nome.

96

14.9. Consulta de atualizao de dados

Podemos criar uma consulta para modificar registros de uma s vez, utilizando critrios para selecionar os registros que devem ser alterados. Por exemplo, o dono da empresa resolveu aumentar o preo de todos os produtos em 10%. Para isso, faa o seguinte:

1. Abra o banco de dados EXEMPLO_2. 2. Clique na guia Criar, no grupo Outro e no boto Design da Consulta .

3. Selecione a tabela Produtos e os campos Cdigo, Nome do Produto e Preo unitrio. 4. Utilizando os comandos vistos no item 14.7.1, crie uma frmula que permita isso.

Figura 141

5. Clique no boto Executar e certifique-se de que o clculo efetuado esteja correto. 6. Alterne para o modo Design e clique no boto Tipo de consulta: atualizao localizado na guia Design, no grupo Tipo de consulta. ,

7. Ser acrescentada na grade uma linha Atualizar para, indicando o local onde dever ser especificado o valor a ser alterado. 8. A expresso utilizada dever trazer o nome do campo que ser atualizado entre colchetes [ ] e, em seguida, a frmula para a alterao.

97

Figura 142

9. Em seguida, clique no boto Executar , para que a ao seja executada. Uma caixa de dilogo ser exibida, apresentando o nmero de registros que sero atualizados na tabela e informando que no h como desfazer a alterao.

Figura 143

10. Clique em Sim, na caixa de dilogo apresentada. 11. Feche e salve a consulta com o nome de Aumento_Produto. 12. Abra a tabela Produtos e verifique que os registros foram alterados.

14.9.1. Utilizando parmetros para atualizar registros

No exemplo anterior, a consulta criada aplicou um aumento de 10% em todos os produtos. J se o porcentual variasse a cada vez que o aumento tivesse que ocorrer, poderamos criar uma consulta que possibilitasse a indicao do porcentual de aumento antes da efetivao da ao. Para isso, faa o seguinte:

1. Crie uma cpia da tabela Produtos, clicando no boto Copiar

e em Colar .

2. Clique na guia Criar, grupo Outro e no boto Design da Consulta

98

3. Selecione a tabela Cpia de Produtos e o campo Preo unitrio. 4. Clique no boto Tipo de consulta: atualizao no grupo Tipo de consulta. , localizado na guia Design,

5. Na linha Atualizar para, digite a expresso [Preo unitrio]*[ndice de aumento], onde: [Preo unitrio] Nome do campo a ser alterado. * (asterisco) Operador que indica multiplicao. [ndice de aumento] Parmetro que ser solicitado ao usurio antes da execuo da consulta.

Figura 144

6. Clique no boto Executar

, para que a ao seja executada.

7. Digite o ndice de aumento desejado e clique em OK.

Figura 145

99

8. Clique em Sim na caixa de dilogo exibida, informando o nmero de registros que sero atualizados na tabela, e observe o resultado. 9. Feche a consulta e salve-a com o nome de ndice_aumento. 10. Abra a tabela Cpia de Produtos e verifique que os registros foram alterados.

14.10. Consulta de insero de dados

Podemos criar uma consulta para acrescentar registros de uma tabela no final de outra, utilizando critrios para selecionar os registros que devem ser inseridos. Por exemplo, ser necessrio inserir na tabela Clientes de SP os clientes do Estado de Minas Gerais (MG). Para isso, faa o seguinte:

1. Abra o banco de dados EXEMPLO_2. 2. Renomeie a tabela Clientes de SP para Clientes da regio Sudeste, clicando com o boto direito sobre ela e selecionando a opo Renomear. 3. Crie uma cpia da consulta Cria_tabela, clicando no boto Copiar , d a ela o nome de Insere_registros. Colar e, em

4. Clique com o boto direito do mouse sobre a consulta Insere_registros e selecione a opo Modo Design. 5. Defina o critrio adequado.

Figura 146

6. Clique no boto Executar os corretos.

e certifique-se de que os dados apresentados so ,

7. Alterne para o modo Design e clique no boto Tipo de consulta: acrscimo localizado na guia Design, no grupo Tipo de consulta. 8. Na caixa de dilogo exibida, clique na seta acrescentados os dados e em OK.

para selecionar a tabela em que sero

100

Figura 147

9. Veja que a linha Acrescentar a inserida na grade com os respectivos campos.

Figura 148

10. Clique no boto Executar executada.

, para que a ao de acrescentar registros seja

11. Clique em Sim na caixa de dilogo apresentada.

Figura 149

12. Feche a caixa de dilogo, salvando-a. 13. Abra a tabela Clientes da regio Sudeste e observe que os clientes de Minas Gerais foram inseridos no final da tabela.

101

Figura 150

14.11. Consulta de excluso de registro

Podemos utilizar uma consulta para excluir registros de uma s vez, utilizando critrios para selecionar os registros que devem ser excludos. Por exemplo, o dono da empresa decidiu no vender mais produtos para clientes do Rio de Janeiro. Para isso, devemos fazer o seguinte:

1. Clique na guia Criar, no grupo Outro e no boto Design da Consulta 2. Selecione a tabela Clientes e o campo Estado. 3. Defina o critrio adequado.

Figura 151

4. Clique no boto Executar os corretos.

e certifique-se de que os dados apresentados so ,

5. Alterne para o modo Design e clique no boto Tipo de consulta: excluso localizado na guia Design, no grupo Tipo de consulta.

6. Veja que a linha Excluir inserida na grade com o parmetro Onde, que indica de onde os registros sero excludos (figura 152).

102

Figura 152

7. Em seguida, clique no boto Executar seja executada.

, para que a ao de excluir registros

8. Clique em Sim na caixa de dilogo apresentada.

Figura 153

9. Feche a caixa de dilogo e salve a consulta com o nome de Exclui_clientes.

15. Formulrios
Normalmente, utilizamos um formulrio para trabalhar com os dados e no uma tabela ou consulta, pois ele permite visualizar informaes, de forma organizada e formatada, de alguns ou de todos os campos, um registro por vez, facilitando o processamento (incluso, alterao e excluso). Um formulrio visualmente atraente torna o trabalho com o banco de dados mais agradvel e mais eficiente e tambm pode ajudar a impedir que dados incorretos sejam inseridos.

15.1. Vantagens dos formulrios: clareza e controle

Geralmente, os bancos de dados armazenam dados em tabelas que so muito grandes. Embora, como j vimos, seja possvel inserir ou ler dados diretamente na tabela, isso pode tornar-se complicado, pois quanto maior for a tabela, mais difcil ser garantir que

103

os dados estejam no campo e no registro corretos. Os formulrios permitem que voc selecione, nos diversos campos de uma tabela, apenas aqueles cujo acesso deseja permitir aos usurios. Dessa forma, voc no precisa expor todos os dados a todas as pessoas que trabalham com eles. Por exemplo, a pessoa que estiver inserindo nomes na tabela de funcionrios no precisar ver o salrio deles.

15.2. Criando formulrios

O Access 2007 fornece vrias ferramentas para ajud-lo a criar formulrios rapidamente, alm do Assistente de Formulrio. Essas ferramentas esto disponveis na guia Criar, grupo Formulrios (figura 154).

Figura 154

Utilizaremos o banco de dados EXEMPLO_2 para os prximos exemplos.

15.2.1. Criando formulrio com a ferramenta Formulrio

Tipo de formulrio mais simples, pois exibe todos os campos da tabela/consulta. Uma vez que no necessrio abrir a tabela ou consulta para criar um formulrio, faa o seguinte:

1. No painel de navegao, clique sobre a tabela ou consulta desejada. 2. Clique na guia Criar, no grupo Formulrios e no boto Formulrio .

3. O formulrio ser criado com todos os campos da tabela e exibido no modo Layout (figura 155). Layout e Design so dois modos em que possvel fazer alteraes no design de formulrios. Descreveremos a diferena entre eles mais adiante.

104

Figura 155

4. Se uma tabela tiver uma relao um-para-muitos com a tabela ou consulta que voc usou para criar o formulrio 1 , o Access adicionar uma folha de dados ao formulrio baseada na tabela ou consulta relacionada 2 . No exemplo anterior, o formulrio foi criado com base na tabela Cliente, que est relacionada com a tabela Pedidos. Dessa forma, a subfolha de dados exibir todos os registros na tabela Pedidos do cliente atual. Se decidir que no deseja a subfolha de dados no formulrio, voc poder exclu-la, selecionando-a e pressionando a tecla DEL (figura 156).

Figura 156

5. Salve o formulrio com o nome de Clientes_simples.

15.2.2. Criando formulrio com a ferramenta Formulrio Dividido

O formulrio dividido um novo recurso no Access 2007, que fornece duas exibies dos dados ao mesmo tempo: os modos Formulrio e Folha de Dados. 105

1. No painel de navegao, clique sobre a tabela ou consulta desejada. 2. Clique na guia Criar, no grupo Formulrios e no boto Formulrio Dividido 3. O formulrio ser criado e exibido no modo Layout (figura 157). .

Figura 157

Os dois modos esto sempre sincronizados entre si. A seleo de um registro ou campo na folha de dados seleciona o mesmo registro ou campo na outra parte. Ao trabalhar com formulrios divididos, voc usufrui dos benefcios de ambos os tipos de formulrios em um nico formulrio. Por exemplo, voc pode usar a parte folha de dados do formulrio para localizar rapidamente um registro e, depois, usar a parte formulrio para exibir ou editar o registro, desde que a fonte de registro possa ser atualizada e voc no tenha configurado o formulrio para impedir essas aes. 4. Salve o formulrio com o nome de Produtos_dividido.

15.2.3. Criando formulrio com a ferramenta Vrios Itens

Um formulrio com vrios itens permite visualizar mais de um registro ao mesmo tempo. Esse tipo de formulrio pode ser parecido com uma folha de dados, quando criado. No entanto, como se trata de um formulrio, h mais opes de personalizao do que em uma folha de dados.

106

1. No painel de navegao, clique sobre a tabela ou consulta desejada. 2. Clique na guia Criar, no grupo Formulrios e no boto Formulrio Vrios . Itens 3. O formulrio ser criado e exibido no modo Layout (figura 158).

Figura 158

4. Salve o formulrio com o nome de Clientes_vrios.

15.2.4. Criando formulrio com a ferramenta Formulrio em branco

Como o nome indica, essa ferramenta abre um novo formulrio em branco, que pode ser personalizado e formatado da maneira desejada. Essa pode ser uma maneira muito rpida de criar um formulrio, especialmente se voc pretende colocar nele apenas alguns campos.

1. Clique na guia Criar, no grupo Formulrios e no boto Formulrio em . branco 2. Um formulrio em branco ser aberto no modo Layout, e a janela Lista de Campos lhe permitir selecionar os campos desejados (figura 159).

107

Figura 159

3. Na janela Lista de Campos, expanda as tabelas que contm os campos que voc deseja visualizar no formulrio, clicando no sinal + esquerda de cada uma delas.

Figura 160

4. Para adicionar um campo ao formulrio, clique nele duas vezes ou arraste-o para o para a definio formulrio. Ao adicionar o primeiro campo, ser exibido um boto de como os demais campos devero ser inseridos (figura 161).

Figura 161

5. Para adicionar vrios campos de uma vez, mantenha a tecla CTRL pressionada, clique nos campos que voc deseja adicionar e arraste-os para o formulrio. 6. Insira os campos Empresa, Endereo, Cidade e CEP. 108

Figura 162

7. Salve o formulrio com o nome de Clientes_branco.

15.2.5. Criando formulrio com o Assistente de Formulrio

Como vimos, o Access oferece vrias ferramentas para a criao rpida de formulrios na guia Criar, no grupo Formulrios. No entanto, se voc quiser ser mais seletivo em relao aos campos exibidos, use o Assistente de Formulrio. O assistente tambm lhe permite definir como os dados so agrupados e classificados e voc pode usar campos de mais de uma tabela ou consulta, desde que tenha previamente especificado as relaes entre elas. Para ativar o assistente de formulrios, siga os passos abaixo:

1. Clique na guia Criar, no grupo Formulrios e no boto Mais Formulrios 2. Clique na opo Assistente de Formulrio .

3. Selecione a tabela e os campos desejados e clique em Avanar.

Para selecionar os campos desejados, utilize: > Para acrescentar o campo que estiver selecionado ao formulrio. >> Para acrescentar todos os campos ao formulrio. < Para retirar um campo do formulrio. << Para retirar todos os campos do formulrio.

109

Figura 163

4. Selecione o layout desejado entre os visualizados nas figuras de 164-A a 164-D e clique em Avanar. Coluna Os rtulos dos campos aparecem em negrito e alinhados direita, e o alinhamento dos campos obedece ao seu tipo.

Figura 164-A

Tabela Os campos ficam dispostos na forma de uma tabela e seus rtulos so utilizados como ttulos das colunas.

Figura 164-B

110

Folha de dados Os registros aparecem da mesma forma que na tabela.

Figura 164-C

Justificado Os campos so distribudos lado a lado, de modo a ocupar a largura do formulrio. Quando no houver mais espao, vo para a linha de baixo.

Figura 164-D

5. Selecione o estilo desejado e clique em Avanar.

Figura 165

111

6. Atribua o nome de Cadastro de Clientes ao formulrio 1 , deixe ativada a opo para abrir o formulrio 2 e clique em Concluir (figura 167).

Figura 166

7. Veja o resultado final do formulrio criado como exemplo:

Figura 167

Vamos praticar! Exerccio 6 112

15.3. Modos de edio de um formulrio

Conforme foi citado anteriormente, Layout e Design so dois modos em que possvel fazer alteraes no design de formulrios. A seguir, descreveremos as semelhanas e as diferenas entre eles:

Modo Layout mais voltado para o visual. Durante a exibio do formulrio nesse modo, cada controle (campos, frmulas etc.) exibe dados reais. Assim, esse modo muito til para configurar o tamanho dos controles ou executar outras tarefas que afetam a aparncia e a usabilidade do formulrio.

Figura 168

Modo Design Fornece uma exibio mais detalhada da estrutura do formulrio. Voc pode ver as sees Cabealho, Detalhe e Rodap. No possvel visualizar os dados. No entanto, h certas tarefas que podem ser executadas mais facilmente nesse modo, como, por exemplo, adicionar uma variedade mais ampla de controles, como rtulos, linhas e retngulos.

113

Figura 169

15.4. Editando um formulrio no modo Layout

Por padro, quando um formulrio criado usando-se uma das ferramentas na guia Criar, ele aberto no modo de exibio Layout. O Access coloca as caixas de texto e demais controles (campos, botes de opo etc.) em guias denominadas layouts. Um layout, indicado por uma grade laranja em volta dos controles, ajuda a alinh-los horizontal e verticalmente, a fim de dar ao formulrio uma aparncia uniforme. No modo de exibio Layout, temos duas guias que possibilitam editar o formulrio: Formatar (figura 170) e Organizar (figura 171).

Figura 170

114

Figura 171

Vamos utilizar os principais comandos de cada uma delas. Para isso, clique com o boto direito do mouse sobre o formulrio Clientes_Simples e selecione a opo Modo . de Exibio de Layout

15.4.1. Selecionando campos

Clique sobre qualquer campo (Cargo por exemplo) para selecion-lo.

Figura 172

Para selecionar mais de um campo, clique sobre cada um deles, enquanto mantm a tecla SHIFT pressionada (figura 173).

Figura 173

115

Ao selecionar um dos campos de um layout, um smbolo aparece no canto superior esquerdo.

Figura 174

Ao clicar sobre o smbolo, todos os campos (controles) do layout sero selecionados (figura 175). Essa seleo ser til se voc desejar realizar uma alterao (fonte, cor, estilo etc.) em todos os campos de uma vez. Por exemplo, alterar a fonte para Bradley Hand ITC e aumentar o tamanho da fonte de 11 para 18 (figura 176).

Figura 175

Figura 176

15.4.2. Movendo campos

Aps selecionar o campo desejado, voc poder mov-lo, arrastando-o at a posio . O local de destino ser sinalizado desejada, desde que o cursor esteja com a forma por uma linha laranja (figura 177). Solte o mouse, que o campo ser movido (figura 178).

Figura 177

Figura 178

Lembre-se: se quiser mover todos os campos de um layout, clique no 116

15.4.3. Redimensionando campos

Se voc observar o formulrio Clientes_Simples no modo Layout (figura 168), ver que h campos que podem ter sua altura ou tamanho diminudos. Para redimensionar um campo, selecione-o e posicione o ponteiro do mouse na borda de altura ou comprimento, clique nela e arraste-a at obter o tamanho desejado. Observe como o ponteiro do mouse ficar em cada uma das bordas:

Figura 179

Na figura 180, voc poder verificar a diferena do layout exibido na figura 168, aps redimensionamento dos campos.

Figura 168 (antes)

Figura 180 (depois)

117

Como o contedo dos registros visualizado no modo Layout, certifique-se de que nenhum contedo ficar obstrudo. Utilize os botes da barra de status para mover-se pelos registros.

Figura 181

15.4.4. Utilizando a guia Formatar

O primeiro grupo da guia Formatar, Modos de Exibio permite alternar rapidamente entre os modos existentes. Tem a mesma funo dos botes da barra de status.

Figura 182

No grupo Fonte, temos vrias opes para melhorar a aparncia do formulrio. Para que as opes fiquem disponveis, necessrio que um controle (campo, caixa de texto etc.) esteja selecionado. Selecione o campo Nome e faa as alteraes, clicando nas seguintes opes:

118

Objeto Alterar o tipo de fonte.

Funo

Fonte:

Cor da fonte

Alterar a cor da fonte.

Tamanho da fonte

Alterar o tamanho da fonte.

Negrito

Aplicar o efeito negrito ao texto selecionado.

Itlico

Aplicar o efeito itlico ao texto selecionado. Normalmente, utilizado em termos de outro idioma.

Sublinhado

Aplicar o efeito sublinhado ao texto selecionado.

Alinhar texto esquerda

Alinhar o texto esquerda em relao ao tamanho do controle.

Centralizar

Centralizar o texto em relao ao tamanho do controle.

Alinhar texto direita

Alinhar o texto direita em relao ao tamanho do controle.

Formatar Pincel

Copiar a formatao de uma rea selecionada e aplicar outra.

Cor de Fundo/ Preenchimento

Aplicar uma cor de fundo ao controle selecionado.

Alternar Cor do Fundo/ Preenchimento:

Alternar a cor com a definida no item Cor do Fundo/ Preenchimento.

119

Objeto

Funo Especifica uma formatao diferente da padro, a ser exibida quando uma condio estabelecida for verdadeira. Para criar essa formatao, siga os passos abaixo: 1 Selecione o campo desejado, por exemplo, Cidade. 2 Clique no boto Condicional. 3 Especifique a condio, por exemplo, para cidade = Osasco. 4 Defina a formatao desejada. No exemplo abaixo, a fonte est em negrito, na cor vermelha e com fundo amarelo.

Condicional

5 Deixe selecionado o boto Ativado e clique em OK.

Figura 183

No grupo Formatao, temos vrias opes para formatao de campos tipo Numerao Automtica, Nmero ou Unidade Monetria. Para que as opes fiquem disponveis, necessrio que um controle esteja selecionado. Abra o formulrio Produtos_dividido no modo Layout (clique sobre ele com o boto direito do mouse) e selecione o campo Preo unitrio. As opes disponveis so as seguintes: Objeto Funo Alterar o formato do nmero.

Formato

Alterar o formato do nmero para moeda. Aplicar formato de moeda Ex.: R$ 16,50.

120

Objeto

Funo Alterar o formato do nmero para porcentual.

Aplicar formato Porcentual

Ex.: 1650,00%. Alterar o formato do nmero para decimal.

Aplicar formato Decimal

Ex.: 16,50. Aumentar ou diminuir o nmero de casas decimais.

Aumentar/Diminuir Ex. : 16,500 ou 16,5. Decimais

No grupo Linhas de Grade, temos as opes descritas abaixo. Para que essas opes fiquem disponveis, necessrio que um controle esteja selecionado. Abra o formulrio Clientes_branco no modo Layout, clicando sobre ele com o boto direito do mouse. As opes disponveis so as seguintes:

Objeto

Funo Definir o local onde a grade ser visualizada.

Linhas de Grade

Ex.: Horizontal

, Vertical

Definir a espessura da linha da grade. Largura Ex.: 3 pontos , 5 pontos

Determinar o estilo da linha. Estilo Ex.:Traos , Trao ponto

121

Objeto

Funo Selecionar a cor da linha. Ao clicar nesse boto, uma tela com vrias cores predefinidas ser visualizada (figura 184). Se desejar criar outras cores, clique na opo Mais Cores e, na guia Personalizar, defina o padro desejado (figura 185).

Cor da linha

Figura 184

Figura 185

As alteraes nas bordas sero visualizadas para todos os campos do layout. No exemplo abaixo (figura 186), foi selecionada uma borda com largura de 3 pontos, estilo da linha trao e cor vermelho-escura.

Figura 186

Com as opes do grupo Controles, possvel incrementar o formulrio com vrias opes de acordo com seu modelo. Abra os formulrios Clientes_Branco e Clientes_ Simples no modo Layout. As opes desse grupo so as seguintes:

122

Objeto

Funo Insere uma imagem como logotipo. Se o modelo de formulrio no possuir rea de cabealho em que o logotipo inserido (Clientes_Branco), ela ser criada automaticamente (figura 187).

Figura 187

Logotipo

Observe que foi criada a rea para o cabealho aps a insero da imagem. Se o formulrio j possuir a rea de cabealho (Clientes_ ser visualizado no local em que a Simples), o cone imagem for inserida (figura 188).

Figura 188

123

Objeto

Funo

Abre uma caixa de texto na rea de cabealho que possibilita insero de um ttulo. Caso essa rea no exista (Clientes_Branco), ela ser criada automaticamente. Por padro, o Access insere o nome do formulrio como ttulo (figura 189).

Ttulo

Figura 189

Apague o ttulo sugerido e digite o desejado (figura 190).

Figura 190

Se o formulrio possuir a rea de cabealho, ser possvel alterar o ttulo existente. O procedimento o mesmo descrito anteriormente.

124

Objeto

Funo Insere a data e/ou hora alinhados direita, na rea de cabealho, conforme modelo selecionado. Caso essa rea no exista, ela ser criada automaticamente (figuras 191 e 192).

Data e Hora
Figura 191

Figura 192

Para excluir a informao inserida, selecione-a e pressione a tecla DEL.

125

Objeto

Funo Essas opes tm a mesma funo vista no grupo Formatao, com a diferena de que o efeito visualizado ser apenas para a rea (rtulo ou campo) selecionada. No exemplo abaixo (figura 193), selecionamos o campo Empresa e aplicamos uma borda com a espessura da linha de 3 pontos, tipo de linha traos e cor da linha vermelho-escura.

Espessura da linha

Tipo de linha

Cor da linha
Figura 193

Permite a insero de campos da tabela principal, tabelas relacionadas ou ainda de outras tabelas do banco de dados.

Adicionar Campos Existentes

Figura 194

126

Objeto

Funo Permite selecionar um formato predefinido e aplic-lo ao formulrio (figura 195).

Figura 195

Para retirar a formatao aplicada, clique novamente , na opo Assistente de no boto AutoFormatao AutoFormatao... (figura 196). AutoFormatao

Figura 196

Selecione a opo Access 2007 e clique em OK (figura 197).

Figura 197

127

15.4.5. Utilizando a guia Organizar

O primeiro grupo da guia Organizar, Layout de Controle, permite alternar o layout dos controles (campos) do formulrio. Abra o formulrio Clientes_Branco no modo Layout. As opes desse grupo so as seguintes:

Objeto

Funo Distribui o(s) campo(s) selecionado(s) como uma tabela com os rtulos na parte superior e os campos abaixo (figura 198).

Tabela

Figura 198

Distribui o(s) campo(s) selecionado(s) com os rtulos esquerda dos campos (figura 199).

Empilhado

Figura 199

Permite que movimentao ou alterao de tamanho seja feita apenas na rea selecionada, rtulo ou campo (figura 200).

Remover

Figura 200

128

Objeto

Funo Altera a margem esquerda e a superior do contedo do campo. A alterao muito sutil (figura 201).

Margens do controle
Figura 201

Altera o espao entre a borda do campo e a linha de grade, caso ela esteja ativada (figura 202).

Preenchimento do controle
Figura 202

Ajustar grade

Facilita o alinhamento dos controles na grade do layout. Mais utilizado no modo Design. No modo Formulrio, permite o preenchimento dos campos em ordem diferente da apresentada no formulrio. Basta clicar no campo(s) desejado(s), quando o apontador do mouse estiver desta forma: (figura 203) e arrast-lo para a ordem desejada (figura 204).

Ordem de tabulao

Figura 203

Figura 204

Agora, ao pressionar a tecla TAB, o cursor se mover do campo Endereo para o campo CEP, mesmo no sendo essa a ordem no formulrio. 129

As opes do grupo Alinhamento do Controle, mais utilizadas no modo Design, alinham o layout ponto a ponto na direo indicada.
Com as opes do grupo Posio, possvel alterar a posio dos controles. Abra os formulrios Clientes_Simples no modo Layout. As opes desse grupo so as seguintes:

Objeto

Funo Vincula um controle a outro, de modo que as movimentaes e redirecionamentos ocorram simultaneamente. Selecione os controles desejados e a opo de ancoragem adequada (figura 205).

Figura 205

Observe que os controles foram alongados para baixo, dentro do limite das reas em que esto (figura 206).

Ancoragem

Figura 206

Figura 207

130

Objeto

Funo Ajusta o controle para que o contedo possa ser visualizado (figura 208).

Ajustar para caber

Figura 208

Traz o objeto para frente ou o envia para trs dos demais objetos (figura 209). / Trazer para frente / Enviar para trs
Figura 209

Exibe todas as propriedades do controle. Caso voc prefira, poder utilizar essa rea para realizar as alteraes. Observe que alguns cdigos esto em hexadecimal, como, por exemplo, cor de fundo.

Propriedades

Figura 210

Vamos praticar! Exerccio 7

131

15.5. Editando um formulrio no modo Design

No modo Design, voc tem controle e liberdade total para criar um formulrio, sem a ajuda do Assistente de Formulrio e de um AutoFormulrio. Porm, voc poder criar o formulrio por um desses mtodos e alterar o que for necessrio no modo Design. Conforme foi especificado no item 15.3, no modo Design, no possvel visualizar os dados, apenas a estrutura do formulrio, como demonstrado na figura 211:

Figura 211

A estrutura est dividida da seguinte forma: 1 Cabealho do formulrio visualizado ou impresso s na primeira pgina. 2 Cabealho da pgina visualizado ou impresso em todas as pginas. 3 Detalhe O contedo dessa rea visualizado ou impresso para todos os registros. 4 Rodap da pgina visualizado ou impresso em todas as pginas. 5 Rodap do formulrio visualizado ou impresso s na ltima pgina.

132

No modo de exibio Design, temos duas guias que possibilitam editar o formulrio: Design (figura 212) e Organizar (figura 213).

Figura 212

Figura 213

Daremos destaques aos itens que no esto presentes no modo Layout, descritos no item anterior. Para isso, clique com o boto direito do mouse sobre o formulrio . Clientes_Simples e selecione a opo Modo de Exibio Design

15.5.1. Utilizando a guia Design

As opes dos grupos Modos de Exibio, Fonte e Linhas de Grade so as mesmas disponveis na guia Formatar do modo Layout. Temos o grupo Controles para trabalhar com controles, que exibem informaes de um formulrio e podem ser acoplados (ligados a uma fonte de dados que pode ser uma tabela ou consulta), no acoplados (exibem informaes tipo linhas, retngulos ou figuras) e calculados (ligados a uma fonte de dados que pode ser uma expresso que utilize dados de um campo de uma tabela, de um formulrio ou relatrio).

Dica! Antes de utilizar as opes do grupo Controles, clique no boto Usar Assistentes de para ativ-lo. Esse assistente o auxiliar na criao do controle desejado. Controle

133

Inserindo nmero de pgina 1. Abra o formulrio desejado no modo Design e, na guia Design, no grupo . Controles, clique no boto Inserir nmero da pgina 2. Na caixa de dilogo aberta (figura 214), selecione as opes desejadas e clique em OK.

Figura 214

3. Caso a rea cabealho da pgina no esteja visualizada, ela ser aberta automaticamente (figura 215).

Figura 215

134

4. O nmero da pgina (figura 216) ser visualizado no modo Visualizar Impresso.

Figura 216

Inserindo uma linha

1. Abra o formulrio desejado no modo Design e, na guia Design, no grupo . Controles, clique no boto Linha 2. Clique no local do incio da linha e arraste o mouse at a posio final. Para criar uma linha reta, pressione a tecla SHIFT, enquanto arrasta o mouse (figura 217). Clique fora da linha para ver seu efeito real (figura 218).

Figura 217

Figura 218

135

Inserindo um retngulo
1. Abra o formulrio desejado no modo Design e, na guia Design, no grupo . Controles, clique no boto Retngulo 2. Clique no local do incio do retngulo e arraste o mouse at a posio final (figura 219). Normalmente, ele utilizado para criar efeitos de agrupamento de controles. Veja o seguinte exemplo (figura 220).

Figura 219

Figura 220

Inserindo um rtulo 1. Abra o formulrio desejado no modo Design e, na guia Design, no grupo . Controles, clique no boto Rtulo 2. Clique no local do incio do rtulo e arraste o mouse at a posio final (figura 221). Esse controle exibe ttulos, legendas ou instrues.

Figura 221

Criando campo calculado por meio da caixa de texto 1. Abra o formulrio desejado no modo Design e, na guia Design, no grupo Controles, . clique no boto Caixa de texto 2. Clique no local do incio da caixa e arraste o mouse at a posio final. O Access cria um controle no acoplado com um rtulo aleatrio (figura 222).

136

Em nosso exemplo, calcularemos o total a ser pago pelo cliente, utilizando a frmula Preo unitrio * Quantidade.

Figura 222

3. Para definir o contedo de um campo no acoplado, clique no boto e, na guia Dados, clique na linha Fonte do Controle. Propriedades 4. Digite a expresso desejada ou clique no boto Construtor , para que o Access o auxilie na criao dela e clique em OK (figura 223). Toda expresso tem que comear pelo sinal = (igual).

Figura 223

137

5. Aps clicar em OK, observe que a expresso foi inserida na linha Fonte do Controle (figura 224).

Figura 224

6. Para alterar o formato, nome e demais itens, clique nas guias adequadas ou na guia Todas e faa os ajustes desejados (figura 225).

Figura 225

7. Para alterar o rtulo do controle, d um clique sobre ele e clique no boto , na guia Formato, na linha Legenda e digite o texto desejado. Propriedades

Figura 226

138

8. Clique no modo Formulrio e observe que o total foi calculado (figura 227).

Figura 227

Inserindo boto de ao 1. Abra o formulrio desejado no modo Design e, na guia Design, no grupo . Controles, clique na opo Boto 2. Clique no local em que o boto deve ser inserido e arraste o mouse at obter o tamanho desejado. O assistente de criao ser exibido, para que voc selecione o tipo de ao a ser executada. Aps selecion-lo, clique em Avanar (figura 228).

Figura 228

139

Em nosso exemplo, criaremos um boto para avanar um registro. V preenchendo as informaes e clicando em Avanar. Na ltima tela, clique em Concluir (figuras 229 e 230).

Figura 229

Figura 230

140

3. Clique no modo Formulrio e, em seguida, no boto criado (figura 231).

Figura 231

Esse tipo de ao necessrio, quando se cria um sistema para usurios que no conhecem o Access e precisam das informaes com o mximo de clareza.

Vamos praticar! Exerccio 8

Inserindo uma caixa de combinao ou de caixa de listagem 1. Abra o formulrio desejado, no modo Design e, na guia Design, no grupo ou Caixa de Listagem . Controles, clique na opo Caixa de Combinao 2. Clique no local em que a caixa de combinao ou de listagem deve ser inserida e arraste o mouse at obter o tamanho desejado. O assistente de criao ser exibido, para que voc selecione as opes desejadas. Em seguida, clique em Avanar (figura 232).

Figura 232

141

3. A caixa de combinao ou de listagem permite que voc cadastre informaes visualizando o contedo do campo. A diferena entre elas que, na primeira, voc pode digitar parte do contedo, pois o campo aparece em branco. Na segunda, voc utiliza a barra de rolagem para visualizar o contedo. Para exemplificar, criaremos uma caixa de combinao/listagem que permita inserir produtos visualizando a descrio da categoria, mesmo que o dado armazenado seja o cdigo. Por essa razo, a primeira opo (tela anterior) foi a selecionada. 4. Na prxima tela, selecionamos a tabela Categorias, pois ela fornecer as informaes desejadas.

Figura 233

5. necessrio selecionar os dois campos, pois a descrio ser visualizada, porm o dado armazenado o cdigo (figuras 234).

Figura 234

142

6. Para facilitar a localizao da categoria, necessrio que sua descrio esteja em ordem crescente (figuras 235).

Figura 235

7. A tela a seguir permite ajustar a largura da coluna que ser visualizada. Convm notar que a opo Ocultar coluna chave (recomendado) est ativada, mesmo sendo uma informao irrelevante para o usurio, uma vez que gerada automaticamente na tabela de origem.

Figura 236

143

8. Na tela abaixo, indicamos em que campo a informao deve ser armazenada. Como o Access sabe em que campo armazen-la? Ele armazenar o valor no campo equivalente do formulrio (figura 237).

Figura 237

9. Agora, basta digitar o rtulo desejado e clicar em Concluir.

Figura 238

144

10. Caso seja necessrio, faa ajustes na posio, largura, fonte, cor etc. do controle criado (figura 239).

Figura 239

11. Veja como a caixa de combinao e a de listagem so visualizadas no modo Formulrio (figura 240), durante a entrada de novos dados.

Figura 240

Inserindo quadro de objeto no acoplado

Um objeto no acoplado lhe permitir inserir uma imagem, um clipe e um grfico entre outros tipos de arquivo, que sero fixos para todos os registros. 1. Abra o formulrio desejado no modo Design e, na guia Design, no grupo . Controles, clique na opo Quadro de objeto no acoplado

145

2. Clique no local em que o objeto deve ser inserido e arraste o mouse at obter o tamanho desejado. O assistente de criao ser exibido, para que voc selecione se vai criar um novo objeto (Criar novo) ou abrir um j existente (Criar do arquivo). Selecione a segunda opo e clique em Procurar (figura 241).

Figura 241

Por exemplo, voc pode inserir uma imagem que represente a organizao em que trabalha. Em nosso exemplo, utilizaremos uma imagem instalada automaticamente pelo Office 2007.

3. Aps localizar o arquivo, clique em OK (figura 242).

Figura 242

146

4. Em seguida, clique em OK novamente (figura 243).

Figura 243

5. Observe que o nome do arquivo visualizado e no a imagem (figura 244).

Figura 244

Para que a imagem possa ser visualizada, necessrio alterar algumas propriedades do objeto OLE inserido.

, na guia Dados, na linha 6. Para isso, clique sobre ele e, no boto Propriedades Ativado, selecione a opo Sim e, na linha Bloqueado, selecione a opo No (figura 245).

147

Figura 245

7. Alterne para o modo Formulrio e d um clique duplo no controle para visualizar a imagem. 8. Observe que ser aberto o aplicativo configurado para abrir arquivos .jpg.

Dica! Para inserir uma imagem e visualiz-la automaticamente, copie-a para um aplicativo de edio de imagem que permita deix-la do tamanho desejado (figura 246) e cole-a no formulrio no modo Design. Automaticamente, um controle Objeto OLE ser criado (figura 247).

Figura 246

Figura 247

Essa imagem ser exibida para todos os registros. O controle Quadro de objeto acoplado equivalente a um campo de uma das tabelas ou consultas utilizadas para gerar o formulrio.

148

Criando um grupo de opo Um grupo de opes permite ao usurio clicar sobre a opo desejada em vez de digit-la. Embora o contedo armazenado na tabela seja numrico, na visualizao do formulrio, podemos colocar o texto que quisermos como descrio de cada opo. Um grupo de opo tambm pode ser utilizado, sem que haja um campo especfico para armazenar seu contedo. Por exemplo, vamos criar um grupo de opo que pea a confirmao do pedido. Para isso, faa o seguinte:

1. Abra o formulrio desejado no modo Design e apague o campo a ser utilizado, caso ele faa parte do formulrio. 2. Na guia Design, no grupo Controles, clique na opo Grupo de opes .

3. Clique no local em que o grupo deve ser criado e arraste o mouse at obter o tamanho desejado. O assistente de criao ser exibido, para que voc selecione as opes necessrias. 4. A primeira tela solicita que se digite o rtulo para as opes. Digite Sim e No e clique em Avanar (figura 248).

Figura 248

149

5. O Access permite que um dos valores seja designado como padro, ou seja, se a resposta do usurio for essa, ele no precisa digitar nada (figura 249).

Figura 249

6. Voc pode associar cada opo a um valor correspondente (figura 250).

Figura 250

150

7. O grupo de opes s pode ser associado a campos tipo Nmero ou Sim/No, caso seu valor tenha que ser salvo na tabela. Em nosso exemplo, no ser necessrio armazenar esse valor (figura 251).

Figura 251

8. Agora, defina o tipo e o estilo do controle desejado (figura 252).

Figura 252

151

9. Para concluir, informe a legenda para o grupo criado (figura 253).

Figura 253

10. Aps clicar em Concluir, veja como o grupo foi criado (figura 254).

Figura 254

11. Alterne para o modo Formulrio e observe que o boto Sim j est destacado, pois deixamos essa resposta como padro no passo 5 (figura 255).

Figura 255

152

Organizando os dados com guias Para facilitar a utilizao do formulrio, no caso de ele conter muitos campos, podemos separar as informaes por intermdio de guias de acesso. Por exemplo, para facilitar a incluso dos clientes, podemos separar as informaes em uma guia com dados da empresa e em outra com os dados pessoais. Para isso, faa o seguinte:

1. Abra o formulrio desejado no modo Design e, na guia Design, no grupo . Voc tambm pode criar um formulrio Controles, clique na opo Controle Guia em branco, se achar mais adequado. 2. Clique no local em que a guia deve ser criada e arraste o mouse at obter o tamanho desejado (figura 256).

Figura 256

Observe que so criadas duas guias com nmeros gerados pelo Access.

153

3. Clique no rtulo da primeira guia e observe que um contorno laranja ser visualizado. nessa rea que os campos devero ser includos (figura 257).

Figura 257

4. Clique no boto Adicionar campos existentes e deixe os campos da tabela Clientes visveis. Ser necessrio arrastar os campos para a guia. Selecione todos os campos relacionados empresa com o auxlio da tecla CTRL (figura 258).

Figura 258

154

5. Ao arrastar os campos para a rea da guia, observe que essa rea ficar preta (figura 259).

Figura 259

6. Ao soltar o mouse, os campos sero visualizados (figura 260). Faa os ajustes que desejar.

Figura 260

155

7. D um clique duplo no rtulo Pgina65 (figura 259). Isso abrir a folha de propriedades. Clique na guia Todas e, na linha Nome, digite o seguinte: Dados comerciais (figura 261).

Figura 261

8. Feche a folha de propriedades e observe o resultado (figura 262).

Figura 262

9. Repita os passos anteriores para a guia dos Dados pessoais e mude para o modo Formulrio. Seu formulrio deve estar parecido com a imagem abaixo (figura 263).

Figura 263

156

10. Para inserir mais guias, clique no rtulo de uma das guias e, em seguida, no . Uma nova guia ser inserida (figura 264). boto Inserir Pgina

Figura 264

11. Para alterar a ordem das guias, clique sobre uma delas com o boto direito do mouse e selecione a opo Ordem da pgina. Selecione a desejada e a mova para cima ou para baixo (figura 265).

Figura 265

Vamos praticar! Exerccio 9

157

Agrupando dados com subformulrio

Um dos recursos que o Access oferece o agrupamento de dados de tabelas relacionadas. Por exemplo, voc pode querer ver quantos produtos existem para cada categoria. Para isso, faa o seguinte:

1. Abra o formulrio desejado no modo Design e, na guia Design, no grupo . Vamos utilizar o Controles, clique na opo Subformulrio/Subrelatrio formulrio Categorias_sub. 2. Clique no local em que o subformulrio deve ser criado e arraste o mouse at obter o tamanho desejado. O assistente de subformulrio o ajudar. Fornea as informaes solicitadas e clique em Avanar (figura 266).

Figura 266

Como queremos visualizar os produtos de cada categoria, devemos selecionar um formulrio que mostre os produtos.

158

3. A prxima tela permite definir os campos que vincularo os registros do formulrio principal aos do subformulrio. Como as tabelas so relacionadas, basta aceitar a indicao do Access. Em seguida, clique em Avanar (figura 267).

Figura 267

4. Fornea um nome ao subformulrio e clique em Concluir (figura 268). No exemplo, ele foi nomeado como Produtos por categoria.

Figura 268

159

5. No modo Layout, faa as alteraes que julgar necessrias. Navegue pelos registros do formulrio Categorias_sub e veja que os produtos sero agrupados de acordo com o cdigo da categoria (figuras 269 e 270).

Figura 269

Figura 270

160

6. Voc poder incluir produtos nesse formulrio de acordo com a categoria (figura 271).

Figura 271

Utilizando a guia Organizar As opes da guia Organizar so as mesmas descritas no modo Layout, com exceo do grupo Mostrar/Ocultar, que possibilita o seguinte:

Objeto

Funo Exibe/oculta as linhas de grade (figuras 272 e 273).

Grade

Figura 272

Figura 273

161

Objeto

Funo Exibe/oculta as rguas horizontal e vertical (figuras 274 e 275).

Rgua

Figura 274

Figura 275

Exibe/oculta o cabealho ou o rodap de formulrio, que visualizado na tela (figuras 276 e 277).

Cabealho / Rodap de Formulrio

Figura 276

Figura 277

Exibe/oculta o cabealho ou o rodap de formulrio, que visualizado na impresso (figuras 278 e 279).

Cabealho / Rodap de Pgina

Figura 278 Figura 279

162

16. Relatrios
Os relatrios so uma tima maneira de organizar e apresentar dados. Eles permitem que se imprima de uma lista simples como um relatrio semanal de vendas a um catlogo detalhado de produtos. Alm disso, possvel criar etiquetas de endereamento ou apresentar dados resumidos, como as vendas agrupadas por regio. Todos os mtodos utilizados na criao de formulrios podem ser utilizados na criao de relatrios. A diferena entre eles o modo como os dados so agrupados: Formulrios Agrupam dados utilizando um formulrio principal e um subformulrio. Relatrios Agrupam dados a partir de uma nica tabela/consulta.

16.1. Criando relatrios

O Access 2007 fornece vrias ferramentas para ajud-lo a criar relatrios rapidamente, alm do Assistente de Relatrio. Essas ferramentas esto disponveis na guia Criar, grupo Relatrios (figura 280).

Figura 280

16.1.1. Criando relatrio com a ferramenta Relatrio

Tipo de relatrio mais simples, pois exibe todos os campos da tabela/consulta. Uma vez que no necessrio abrir a tabela ou consulta para criar um relatrio, faa o seguinte:

1. No painel de navegao, clique sobre a tabela ou consulta desejada. 2. Clique na guia Criar, no grupo Relatrios e no boto Formulrio .

163

3. O relatrio ser criado com todos os campos da tabela e exibido no Modo de Exibio de Layout (figura 281).

Figura 281

Onde:

1 rea de cabealho Traz o nome da tabela/consulta como ttulo e o cone de relatrio como logotipo. 2 Margens rea das margens superior, esquerda e direita. 3 Data Automaticamente, a funo =Data() inserida na rea de cabealho do relatrio e alinhada direita. A data poder ser excluda ou ter o formato alterado. 4 Hora Automaticamente, a funo =Tempo() inserida na rea de cabealho do relatrio e alinhada direita, podendo ser excluda ou ter o formato alterado. 5 Ttulo das colunas inserido automaticamente no cabealho da pgina. Observe que o Access utiliza o nome dos campos, que podero ser alterados. 6 rea de detalhe Tudo o que estiver nessa rea ser impresso para todos os registros. 7 Total de registros Automaticamente, a funo =Contar() inserida na rea de rodap do relatrio e alinhada esquerda, podendo ser excluda ou ter o formato alterado. Dessa forma, possvel saber quantos registros foram impressos. 8 Pgina n de um total de pginas Automaticamente, a funo =Pgina & [Pgina] & de & [Pginas] inserida no rodap da pgina, podendo ser excluda ou ter o formato alterado.

164

4. Alterne para o modo Design e veja as reas descritas na pgina anterior (figura 282).

Figura 282

5. Faa algumas alteraes no layout do relatrio (fonte, logotipo etc.), utilizando as opes dos grupos das guias Formatar e Organizar dos modos de visualizao Layout ou Design, que, em sua maioria, tm a mesma funo descrita anteriormente, quando trabalhamos com formulrios. Veja o exemplo da figura 283.

Figura 283

6. Visualize o relatrio no Modo de Exibio de Relatrio, feche-o e salve-o com o nome de Relao de pedidos (figura 284).

Figura 284

Vamos praticar! Exerccio 10 165

16.1.2. Criando relatrio com a ferramenta Relatrio em branco

Os passos para criao do relatrio em branco so os mesmos descritos no item referente criao do formulrio (15.2.4).

16.1.3. Criando relatrio com o Assistente de Relatrio

Como vimos, o Access oferece vrias ferramentas para a criao rpida de relatrios na guia Criar, no grupo Relatrios. No entanto, se voc quiser ser mais seletivo em relao aos campos impressos, use o Assistente de Relatrio. O assistente tambm lhe permite definir como os dados so agrupados e classificados. E voc pode usar campos de mais de uma tabela ou consulta, desde que tenha previamente especificado as relaes entre elas.

1. Clique na guia Criar, no grupo Relatrios e no boto Assistente de . Relatrio 2. Selecione a tabela/consulta e os campos desejados e clique em Avanar (figura 285). Para selecionar os campos desejados, utilize o seguinte: > Para acrescentar o campo que estiver selecionado ao formulrio. >> Para acrescentar todos os campos ao formulrio. < Para retirar um campo do formulrio. << Para retirar todos os campos do formulrio.

Figura 285

166

3. Na prxima tela, voc pode definir por qual campo o relatrio ser agrupado. Note que o Access sugere o campo Cdigo do cliente, uma vez que provvel que se queira um relatrio com os pedidos de cada cliente. Clique em Avanar (figura 286).

Figura 286

4. Alm do agrupamento, voc pode selecionar mais quatro campos de classificao em ordem crescente ou decrescente. Clique em Avanar (figura 287).

Figura 287

167

5. A prxima tela permite selecionar o layout e a orientao do relatrio. Aps definir essas opes, clique em Avanar (figura 288).

Figura 288

6. Escolha um estilo e clique em Avanar (figura 289).

Figura 289

168

7. Na ltima tela, d um nome ao relatrio e clique em Concluir (figura 290).

Figura 290

8. As prximas imagens ilustram os layouts de relatrio que podem ser selecionados (passo 5).

Figura 291

Figura 292

169

Figura 293

9. Caso seja necessrio realizar alteraes, alterne para os modos Exibio de Layout ou Design. As guias Formatar, Design e Organizar tm as mesmas opes vistas anteriormente. 10. Para alterar as configuraes da pgina, clique na guia Configurar Pgina (figura 294), cujas opes so descritas a seguir:

Figura 294

Objeto

Funo Permite selecionar entre os vrios tamanhos de papel (Carta, A4 etc.).

Tamanho / Retrato/ Paisagem

Alterna a orientao da impresso entre vertical (retrato) ou horizontal (paisagem).

Margens

Permite definir as margens entre Normal, Larga, Estreita ou a ltima margem personalizada.

170

Objeto

Funo

Mostrar margens

Mostra/oculta as margens.

Iprimir somente dados

Cabealhos e rodaps no sero impressos, caso esta opo esteja ativada. A diferena visualizada no modo Visualizao de Impresso.

Imprime os dados em quantas colunas forem definidas. As colunas so visualizadas no modo Visualizao de Impresso.

Colunas

Figura 295

Figura 296

Configurar Pgina

Abre uma caixa de dilogo com guias que permitem realizar as alteraes dos tpicos anteriores.

Vamos praticar! Exerccios 11, 12 e 13

171

16.1.4. Criando etiqueta

Podemos criar etiquetas padronizadas ou personalizadas com os dados de uma tabela ou consulta. Para isso, faa o seguinte:

1. No painel de navegao, clique sobre a tabela ou consulta desejada. 2. Clique na guia Criar, no grupo Relatrios e no boto Etiquetas. 3. O assistente o ajudar a criar as etiquetas. Na primeira tela, especifique o tamanho da etiqueta que informado na embalagem. Em seguida, clique em Avanar (figura 297).

Figura 297

4. A seguir, defina o estilo de fonte desejado e clique em Avanar (figura 298).

Figura 298

172

5. Na prxima tela, construa a etiqueta, digitando rtulos para os campos 1 diretamente na caixa Prottipo da etiqueta. Em seguida, selecione o campo, dando um clique duplo sobre ele 2 . Para passar para a linha de baixo, pressione a tecla ENTER. Aps definir o contedo, clique em Avanar (figura 299).

Figura 299

6. Defina o(s) campo(s) de classificao da etiqueta e clique em Avanar (figura 300).

Figura 300

173

7. D um nome ao relatrio e clique em Concluir (figura 301).

Figura 301

8. O relatrio ser aberto no modo Visualizao de Impresso (figura 302).

Figura 302

174

9. Caso seja necessrio realizar alteraes, alterne para os modos Exibio de Layout ou Design. As guias Formatar, Design, Organizar e Configurar Pgina tm as mesmas opes vistas anteriormente. No entanto, muito mais fcil fazer a etiqueta novamente. Observe que os dados sero visualizados em uma nica coluna. No se preocupe. Ao clicar em Visualizao de Impresso, tudo estar em ordem.

17. Trabalhando com macros

Uma macro um conjunto de uma ou mais aes para a automatizao de tarefas. Pode-se criar uma macro para executar uma sequncia de aes ou executar aes sob condies. Podem-se tambm criar grupos de macros. Ao criarmos uma macro, a guia Design visualizada:

Figura 303

Onde: Objeto Funo Executa as aes da macro para realizao de testes.

Executar

Passo a passo

Executa ao por ao da macro para detectar se h algum erro ou para observar os resultados de cada uma.

Construtor / Inserir / Excluir linhas

Auxilia na construo de macros condicionais.

Insere ou exclui aes.

175

Objeto

Funo

Mostrar todas as aes

Alterna as aes disponveis na coluna Ao com as que so permitidas no caso de banco de dados no confivel.

Nomes de macro

Nomeia as macros utilizadas em macros de grupos.

Condies

Especifica critrios que devem ser atendidos antes que uma ao seja realizada.

Argumentos

So os dados que devem ser fornecidos para execuo da macro. Por exemplo, nome do formulrio a ser aberto.

17.1. Criando macros independentes

1. Na janela do banco de dados, clique na guia Criar e no boto Macros A seguinte tela ser visualizada (figura 304). .

Figura 304

176

2. Na coluna Ao, na primeira linha, clique sobre a seta para exibir a lista de aes (figura 305).

Figura 305

3. Clique sobre a ao desejada e, na parte inferior da janela, defina os argumentos da ao, que variam conforme a ao escolhida. Em nosso exemplo, a ao Abrir formulrio, e o argumento o formulrio Cadastro de Clientes (figura 306).

Figura 306

4. O preenchimento da coluna Comentrio no necessrio, mas auxilia no entendimento. 5. Normalmente, quando abrimos um formulrio para incluso de dados, clicamos no . Essa, ento, pode ser a prxima ao de nossa boto Novo registro (em branco) macro. Observe a prxima imagem e veja as opes selecionadas.

177

Figura 307

Note que no foi necessrio repetir o nome do formulrio, pois a ao anterior j tem essa informao. 6. A macro deve ser salva com o nome de Abrir Cadastro de Clientes.

17.1.1. Executando uma macro

H vrias maneiras de executar uma macro: D um clique duplo sobre ela; ou clique na guia Ferramenta de Banco de Dados, ; ou associe a macro ao evento de no grupo Macro e no boto Executar Macro um formulrio, relatrio ou controle. Quando o evento for disparado, a macro ser executada.

17.2.Criando macros incorporadas

As macros incorporadas so armazenadas nas propriedades de evento dos formulrios ou relatrios. Elas auxiliam no gerenciamento do banco de dados, porque voc no precisa controlar separadamente as macros para esses objetos.

1. Clique com o boto direito do mouse no formulrio ou relatrio que conter a ou Modo Layout . macro e, em seguida, clique no Modo Design 2. Clique no controle ou seo que contm a propriedade de evento em que voc deseja incorporar a macro.

178

3. Se a folha de propriedades ainda no estiver sendo exibida, clique no boto correspondente para exibi-la. 4. Na folha de propriedades, clique na guia Evento. 5. Clique na propriedade de evento em que voc deseja incorporar a macro e, em . seguida, clique em

Figura 308

Em nosso exemplo, j h uma ao (Fechar) estabelecida na primeira linha da coluna Ao, pois utilizamos um boto de ao. Agora, pense no que aconteceria se, antes da ao de fechar, fosse solicitada uma confirmao ao usurio. 6. Insira uma linha antes da primeira ao e, na caixa de listagem da coluna Ao, clique na ao desejada. 7. Insira os argumentos requeridos em Argumentos da Ao.

Figura 309

179

8. Se quiser adicionar outra ao, clique na prxima linha da coluna Ao e repita as etapas 6 e 7. , dando a 9. Quando a macro estiver concluda, clique no boto Salvar Como ela o nome de Macro_incorporda_Cadastro_Cliente e, em seguida, clique no boto Fechar . 10. Salve o formulrio para salvar as alteraes de suas propriedades. 11. Execute a macro Abrir Cadastro de Clientes, clique no boto Fechar formulrio e observe a mensagem que ser visualizada (figura 310). No se esquea de ligar o som para ouvir o sinal sonoro.

Figura 310

17.3. Macros de grupo

Macros de grupo so macros salvas em um mesmo objeto. Assim, quando esto separadas em grupos, fica mais fcil gerenci-las.

1. Na janela do banco de dados, clique na guia Criar e no boto Macros

2. Na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar, clique no boto Nomes de . Macro 3. Na coluna Nome de Macro, digite os nomes. 4. Selecione as aes necessrias para a execuo dessa macro. 180

5. Se for necessrio, repita quantas vezes precisar os passos 3 e 4 para criar as macros (figura 311).

Figura 311

6. Salve a macro com o nome de Abrir formulrios. 7. Para executar a macro de grupo, clique na guia Ferramentas de banco de . dados, no grupo Macro e no boto Executar Macro 8. Na caixa de dilogo exibida, selecione o formulrio a ser aberto e clique sobre ele (figura 312).

Figura 312

17.4. Macro Autoexec

Uma macro salva com o nome Autoexec pode executar uma ou mais aes, quando o Banco de Dados for aberto. Quando abrimos o Banco de Dados, o Access verifica se existe uma macro com esse nome e a executa.

Dica! Se no quiser que a macro Autoexec seja executada, pressione a tecla SHIFT ao abrir o banco de dados.

Vamos praticar! Exerccio 14 181

Exerccios

Bsico

Access

Exerccios
Voc poder registrar os comandos utilizados na linha abaixo de cada item.

Exerccio 1
1. Acesse o Access e crie um banco de dados em branco na pasta C:\Exerc_Access_ Bsico. D ao banco de dados o nome de Controle de Biblioteca.

2. Personalize a Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, ativando os comandos Abrir, Novo e Visualizar Impresso.

3. Feche a tabela que o Access criou automaticamente.

4. Acesse a Ajuda e pesquise sobre como criar uma tabela.

5. Feche o banco de dados sem salvar as alteraes.

Exerccio 2
1. Abra o banco de dados Controle de Biblioteca.

2. Crie uma tabela em branco.

185

3. Alterne para o modo Design, salvando a tabela com o nome de Cadastro de livros.

4. Acrescente os campos conforme segue:

5. Altere as propriedades dos campos da seguinte forma:

Campo Ttulo

Tamanho / Formato 60

Mscara

Requerido

Indexado Sim (duplicao autorizada) Sim (duplicao autorizada) Sim (duplicao autorizada) Sim (duplicao no autorizada) Sim (duplicao autorizada)

Sim

Autor

50

Sim

Editora

35

Sim

ISBN Data de aquisio

Inteiro longo

Sim

Data abreviada

99/99/0000

Sim

6. Salve a tabela e feche o banco de dados.

186

Exerccio 3
1. Abra o banco de dados Controle de Biblioteca_A, que est gravado na pasta Curso_Access_Exercicios.

2. Visualize os ndices das tabelas e anote quais so os campos-chave de cada uma.

3. Crie os relacionamentos entre as tabelas, tendo por base os campos-chave e os campos em comum entre elas.

4. Insira os registros abaixo na tabela Cadastro de emprstimo:

5. Salve o banco de dados.

187

Exerccio 4
1. Abra o banco de dados Controle de Biblioteca_A que est gravado na pasta Curso_Access_Exercicios.

2. Crie uma consulta que possibilite a visualizao dos dados conforme mostra a ilustrao abaixo:

3. Salve a consulta com o nome de Consulta para Cadastro de emprstimo, pois ela ser utilizada na criao do formulrio para incluso dos dados.

4. Qual a vantagem da utilizao da consulta na criao do formulrio para incluso de dados em relao ao uso da tabela?

5. Feche o banco de dados.

188

Exerccio 5
1. Abra o banco de dados Controle de Biblioteca_A, que est gravado na pasta Curso_Access_Exercicios.

2. Crie uma consulta que possibilite a visualizao de alunos com entrega atrasada de livros, conforme mostra a ilustrao abaixo:

3. Salve a consulta como o nome de Consulta livros no devolvidos.

4. Feche o banco de dados.

189

Exerccio 6
1. Abra o banco de dados Controle de Biblioteca_A, que est gravado na pasta Curso_Access_Exercicios.

2. Com base na tabela Cadastro de Livros e utilizando o Assistente de Formulrio, crie um formulrio com o layout tabela. Utilize o estilo que preferir. Observe o modelo abaixo:

3. Salve o formulrio com o nome sugerido (Cadastro de Livros).

4. Agora, faa o mesmo com a tabela Cadastro de alunos, porm, selecione o layout justificado.

190

5. Com base na consulta Consulta para Cadastro de emprstimo, crie um formulrio que possibilite a incluso dos dados. Salve o formulrio com o nome de Controle de livros emprestados.

6. Feche o banco de dados.

Exerccio 7
1. Abra o banco de dados Controle de Biblioteca_A, que est gravado na pasta Curso_ Access_Exercicios.

2. Abra o formulrio Cadastro de livros no modo Layout e, utilizando as guias Formatar ou Organizar, faa o seguinte: a) Insira um logotipo. b) Altere a fonte do ttulo principal a seu critrio. c) Aumente o tamanho da fonte dos ttulos das colunas e centralize- os.

191

3. Faa as alteraes dos itens a, b e c nos demais formulrios.

4. Salve as alteraes feitas nos formulrios e feche o banco de dados.

Exerccio 8
1. Abra o banco de dados Controle de Biblioteca_A, que est gravado na pasta Curso_ Access_Exercicios.

2. Abra o formulrio Cadastro de livros no modo Design e, utilizando as guias Formatar e Organizar, faa o seguinte: a) Insira o nmero de pgina no rodap, centralizando-o. b) Insira um boto de ao para fechar o formulrio. c) Visualize o formulrio de modo a verificar as alteraes realizadas.

192

3. Execute os passos b e c nos demais formulrios.

193

4. Salve as alteraes feitas nos formulrios e feche o banco de dados.

Exerccio 9
1. Abra o banco de dados Controle de Biblioteca_A, que est gravado na pasta Curso_Access_Exercicios.

2. Crie um formulrio em branco e insira um controle de guia.

3. Nomeie a primeira guia como Cadastros e a segunda como Relatrios.

4. Na primeira guia, insira botes de opo que possibilitem abrir os formulrios Cadastro de livros, Cadastro de alunos e Cadastro de emprstimos.

5. Insira mais um boto de ao que permita sair do banco de dados e ilustre-o com um clipart ou imagem.

194

Lembre-se de que o ideal deixar a imagem com o tamanho desejado em outro aplicativo e, depois, col-la no formulrio.

6. Salve o formulrio com o nome de Menu Principal e feche o banco de dados.

Exerccio 10
1. Abra o banco de dados Controle de Biblioteca_A, que est gravado na pasta Curso_Access_Exercicios.

2. Com base na tabela Cadastro de Livros, crie um relatrio simples.

3. Alterne para o modo Layout e ajuste o tamanho dos campos para que as informaes sejam visualizadas em uma nica pgina.

4. Altere o cabealho para Livros cadastrados e visualize-o no modo Exibio de Relatrio.

195

5. Salve o relatrio e feche o banco de dados.

Exerccio 11
1. Abra o banco de dados Controle de Biblioteca_A, que est gravado na pasta Curso_ Access_Exercicios.

2. Com base no formulrio Controle de livros emprestados e utilizando o Assistente de Relatrio, crie um relatrio que agrupe os dados por aluno. Selecione os campos e salve o relatrio com o nome sugerido no modelo abaixo.

3. Alterne para o modo Layout e ajuste o tamanho dos campos, para que as informaes sejam visualizadas em uma nica pgina.

Podemos observar que a aluna Karina est com dois livros.

196

4. Salve o relatrio e feche o banco de dados.

Exerccio 12
1. Abra o banco de dados Controle de Biblioteca_A, que est gravado na pasta Curso_ Access_Exercicios.

2. Com base na consulta Consulta livros no devolvidos e utilizando o Assistente de Relatrio, crie um relatrio que agrupe os dados por aluno. Selecione os campos e salve o relatrio com o nome sugerido no modelo abaixo.

3. Alterne para o modo Layout e ajuste o tamanho dos campos, para que as informaes sejam visualizadas em uma nica pgina.

Podemos observar que a aluna Karina j devolveu um dos livros.

4. Salve o relatrio e feche o banco de dados.

197

Exerccio 13
1. Abra o banco de dados Controle de Biblioteca_A, que est gravado na pasta Curso_Access_Exercicios.

2. Abra o formulrio Menu Principal no modo Design e crie botes de ao na guia Relatrios que abram os relatrios criados para visualizao ou os imprima, conforme modelo abaixo:

3. Salve o formulrio e feche o banco de dados.

198

Exerccio 14
1. Abra o banco de dados Controle de Biblioteca_A, que est gravado na pasta Curso_Access_Exercicios.

2. Crie uma macro que abra o formulrio Menu Principal e salve-a com o nome de Autoexec.

3. Feche o banco de dados e abra-o novamente.

199

Referncias Bibliogrficas
MATARAZZO, Dante C. Anlise Financeira de Balano. 2. ed. So Paulo: Atlas, 1998. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouas de. Sistemas de informaes gerenciais: estratgias, ttica operacionais. 5. ed. So Paulo: Atlas, 1993.

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www.fundacaobradesco.org.br