100%(30)100% found this document useful (30 votes)
12K views9 pages
Komunikasi berkesan dalam organisasi: Tinjauan masalah yang dihadapi oleh pegawai-pegawai awam. Che Siah bt Romely adalah Pegawai Latihan di INTAN Kampus Wilayah Utara Sungai Petani(INTURA)- Beliau telah kembali kerahmatullah pada tahun 1995 - Semoga Allah mencucuri rahmatnya ke atas roh allahyarhamah. Marilah kita sama-sama sedekahkan alFatihah untuk roh beliau. ALFATIHAH.
Komunikasi berkesan dalam organisasi: Tinjauan masalah yang dihadapi oleh pegawai-pegawai awam. Che Siah bt Romely adalah Pegawai Latihan di INTAN Kampus Wilayah Utara Sungai Petani(INTURA)- Beliau telah kembali kerahmatullah pada tahun 1995 - Semoga Allah mencucuri rahmatnya ke atas roh allahyarhamah. Marilah kita sama-sama sedekahkan alFatihah untuk roh beliau. ALFATIHAH.
Komunikasi berkesan dalam organisasi: Tinjauan masalah yang dihadapi oleh pegawai-pegawai awam. Che Siah bt Romely adalah Pegawai Latihan di INTAN Kampus Wilayah Utara Sungai Petani(INTURA)- Beliau telah kembali kerahmatullah pada tahun 1995 - Semoga Allah mencucuri rahmatnya ke atas roh allahyarhamah. Marilah kita sama-sama sedekahkan alFatihah untuk roh beliau. ALFATIHAH.
KOMUNIKASI BERKESAN DALAM ORGANISASI:
TINJAUAN MASALAH YANG DIHADAPI
OLEH PEGAWAI-PE
AWAI AWAM
CHE SIAH BTE ROMLY
Institut Tadbiran Awam Negara
Pendahuluan
etiap hari kita berkomunikasi. Tujuan
S dan cara kita berkomunikasi dengan setiap
individu adalah berbeza. Umumnya, kita
berkomunikasi ialah sama ada untuk tujuan sosial,
jan intelektual. Komunikasi melibatkan
proses membaca, menulis, menyampai, menerima
dan memberi maklum balas secara isyarat
Sering kali apa yang terjadi ialah apa yang
disampai dan dimaksudkan tidak difahami seperti
mana yang diharapkan. Dengan ini akan
berlakulah konflik, kekeliruan, perselisihan faham
dan percanggahan pendapat.
Mengikut Gerald M. Goldhaver di dalam
bukunya
komunikas
Organizational Communication,
adalah amat penting dan dianggap
sebagai “darah dan daging” organisasi ataupun
“gam” yang memadukan organisasi. Komunikasi
juga dianggapkan seperti minyak yang melicinkan
fungsi organisasi, benang yang mengikat
organisasi, daya penggerak organisasi dan juga
agen penyatu yang menggeratkan semua
perhubungan di dalam dan di luar organisasi
Sebagai penjawat awam di dalam sesebuah
organisasi, proses komunikasi_ melibatkan
individu-individu yang berlainan. Setiap individu
mempunyai sikap, latar belakang, tahap
pendidikan, pengalaman dan pendedahan yang
berbeza-beza. Faktor-faktor yang dinyatakan ini
kemungkinan besar akan memberi kesan kepada
BULETIN KOMUNIKASI BERKESAN JILID 3 BIL. 1,1994
proses komunikasi berkenaan,
Apa dia Komunikasi?
Mengikut Hisham Al-Talib dalam bukunya Buku
Panduan Petugas Bagi Petugas Islam,
komunikasi ialah satu proses yang melibatkan
perkongsian idea-idea, perasaan dan fikiran dari
seorang individu kepada individu yang lain atau
kumpulan individu yang lain.
Komunikasi juga ialah satu proses di mana
kita membiarkan orang lain mengenali diri kita
dan menjalin persefahaman dengan kita.
Komunikasi ialah satu proses yang dinamik,
berbentuk tranasional, peribadi dan berurutan,
Charles Cooley mendefinisikan komunikasi
sebagai mekanisma yang menyebabkan adanya
hubungan antara| manusia dan yang
memperkembangkan semua lambang_fikiran,
bersama-sama dengan alat-alat menyiarkannya
dalam ruang dan merakamkannya dalam waktu.
Ini meliputi wajah, sikap dan gerak-geri, suara,
kata-kata tertulis, percetakan, telegraf, telefon
dan apa saja yang merupakan penemuan mutakhir
untuk menguasai ruang dan waktu,
Di dalam organisasi komunikasi yang
terlibat ialah dikenali sebagai interpersonal com-
munication di mana ianya melibatkan individu-
individu yang berlainan setiap masa ( di dalam/
luar organisasi). Setiap individu pula mempunyai
sikap, latar belakang, tahap pendidikan,pengalaman, pendedahan yang berbeza yang
mungkin memberi kesan kepada proses
komunikasi.
Proses komunikasi di dalam organisasi
boleh didapati di dalam mesyuarat-mesyuarat
pengurusan, di meja makan, urusan melalui
telefon, kerja gotong-royong, urusan temu duga
dan penilaian ke atas projek-projek yang
dijalankan.
Kita dapati sering berlaku penjawat-
penjawat awam tidak mempunyai keupayaan
untuk menyatakan idea/fikiran/mese} yang
hendak disampaikan dengan jelas dan berkesan.
Proses Komunikasi
Dalam proses komunikasi ianya melibatkan tiga
unsur penting iaitu:
(i) Penyampai maklumat,
(ii) Penerima maklumat, dan
(iii) Mesej atau maklumat.
PROSES KOMUNIKASI
PENGHANTAR
PEMBENTUK
IDEA
MAKLUMBALAS, MESEJ
PENERIMA
Di dalam proses komunikasi, ia melibatkan
dua hala iaitu penyampai dan penerima. Sebagai
penyampai, individu perlu patuh kepada peraturan
asas mengenai kefahaman untuk membantu
pemahaman pendengar tentang apa yang
diperkatakan. Penerima pula perlu mengamati
beberapa garis panduan untuk membantunya
menghayati mesej yang disampaikan kepadanya.
Dalam berkomunikasi dengan individu
yang lain terutamanya di dalam organisasi, kita
perlu berhati-hati supaya perkara yang hendak
disampaikan itu diterima dan difahami
sepenuhnya serta tindakan yang dikehendaki
diambil dengan sewajamya.
Jenis-jenis Komunikasi
Pada umumnya, komunikasi boleh dibahagikan
kepada dua jenis iaitu:
a. Komunikasi Lisan, dan
b. Komunikasi Tanpa Lisan,
a. Komunikasi Lisan
Satu proses komunikasi yang melibatkan
suara, Berkomunikasi secara lisan, lebih
menitikberatkan kepada nada suara, bahasa
yang digunakan, kefasihan sebutan, dan
kelancaran perkataan yang digunakan,
Apabila berkomunikasi secara lisan,
bagaimana sesuatu perkataan itu
disampaikan/diucapkan
pentingnya dengan apa yang diucapkan.
Maksudnya setiap perkataan yang
diucapkan hendaklah selari/sejajar dengan
penggerakan anggota badan, memek muka,
gerak mata, Contoh komunikasi lisan yang
sering dilakukan oleh pegawai-pegawai
awam ialah layanan urusan melalui telefon,
perkhidmatan kaunter, berceramah,
taklimat hadiri mesyuarat, bengkel dan
persidangan,
samalah
b. Komunikasi Bukan Lisan
Komunikasi jenis ini tidak melibatkan
suara, Prosesnya adalah secara bertulis,
bercetak ataugun melalui penggunaan
isyarat, simbol dan penggerakan lain-lain
anggota badan. Banyak penulis
berpendapat bahawa komunikasi bukan
BULETIN KOMUNIKASI BERKESAN JILID 3 BIL. 1, 1994lisan terutamanya yang menggunakan
gerakan anggota badan (tangan, badan,
kontek mata dan memek atau air muka)
lebih memberi mesej yang bermakna dari
perkataan-perkataan yang diucapkan
Sehubungan dengan ini komunikasi jarak,
komunikasi melalui pakaian, melalui bau
dan lain-lain lagi juga memberi kesan di
dalam pethubungan harian individu dengan
masyarakat sekeliling terutamanya di dalam
organisasi,
Mengapa Kita Perlu Berkomunikasi
Keperluan komunikasi di dalam kehidupan harian
individu adalah tidak dapat dinafikan. Sebagai
individu kita perlu berkomunikasi sama ada
dengan abli keluarga di rumah, di pejabat ataupun
di majlis sosial, atau di pasaraya,
Pada umumnya, tujuan kita berkomunikasi
adalah seperti yang berikut:
(i) Untuk mendapat penerimaan sosial
terhadap diri individu (berdasarkan
Teori Abraham Maslow - Hierarchy
of Needs);
Gi) Untuk mendapat kerjasama di dalam
‘menjalankan tugas harian;
(iii) Untuk mencapai objektif individu dan
juga organisasi; dan
(iv) Untuk mengelakkan diri individu
daripada perasaan tersisih atau
kesunyian,
Dalam konteks ini, tujuan utama pegawai
awam berkomunikasi ialah untuk mendapatkan
kerjasama, sokongan dan mandat bagi
menjalankan tugas-tugas_rasmiyang
dipertanggungjawabkan ke atas mereka.
Kelancaran dan kejayaan pencapaian matlamat
atau objektif sesuatu organisasi bergantung
sepenuhnya kepada keberkesanan komunikasi
yang dijalankan oleh pegawai awam berkenaan,
Mesej yang hendak d
mpaikan hendaklah
disesuaikan dengan kcupayaan penerima dari segi
kemahiran, sikap, peringkat pengetahuan dan latar
belakang dan sosio bu
anya.
Fakta-Fakta yang Mempengaruhi
Komunikasi
Secara umumnya beberapa fakta asas
mempengaruhi proses komunikasi. Antara fakta-
fakta asas tersebut adalah seperti yang berikut:
(i)
(ii)
(iii)
(iv)
Bahasa Yang Digunakan
Bahasa dan perkataan yang di-
gunakan dalam proses ber-
komunikasi hendaklah bahasa yang
mudah difahami oleh penerima/
pendeng:
Nada Suara
Semasa berkomunikasi, gunakanlah
nada suara yang sesuai dengan tahap
pendengaran pendengar, Contohnya
untuk pendengar yang ramai dan di
tempat yang lapang, proses
komunikasi di dalam kes ini
memerlukan nada suara yang lebih
lantang.
Gaya/Stail Penyampai
Tingkah laku, pergerakan anggota
badan dan kaedah yang digunakan,
hendaklah bersesuaian dengan mesej
yang hendak disampaikan, Dengan
ini penyampaian tidak kaku dan akan
lebih berkesan. Kelancaran dan
kefasihan adalah unsur-unsur penting
yang mempengaruhi proses
komunikasi.
Kelajuan Perkataan
Perhatian perlu diberi kepada
kelajuan pertuturan kita, Sebutan satu
perkataan dengan perkataan yang lain
BULETIN KOMUNIKASI BERKESAN JILID 3 BIL. 1, 1994
uu